NOÇOES ARQUIVAMENTO

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
Professor: Fábio Maia 
 
1) Arquivologia: é uma disciplina científica da Ciência da Informação. 
 
 
2) Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos: 
 
Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes 
segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses 
termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. 
 
Arquivologia é a ciência que estuda 
teorias e métodos de organização e 
tratamento de documentos, e sua 
conversão em potencial de informação. 
Arquivística é a prática da arquivologia. 
Informação é um termo de difícil definição porque
permeia toda a estrutura social. Uma definição
abrangente, porém menos ampla quanto dizemos que
informação é tudo, ou seja, informação são todos os
dados que são organizados e comunicados.
Documento é um termo também polissêmico, posto que
se possa considerar documento qualquer suporte que
registre informações. A partir do momento em que se
fortalece a ideia de que tudo é história, todos os
registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade
servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir
sobre determinada coisa ou fato.
 
 
 
Valor da informação: como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir 
parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Pode ser classificado nos 
seguintes tipos: 
• Valor de Uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação; 
• Valor de Troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as 
leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado; 
• Valor de Propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; 
• Valor de Restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando 
o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. 
 
3) Arquivo 
Conceito: Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, 
organização ou firma, no decorrer de suas 
atividades, arquivados e conservados por si e 
seus sucessores, para efeitos futuros. 
 
Tipos de órgãos: os principais órgãos de 
documentação são: 
a) Museu: instituições que colocam à 
disposição do público coleções de peças e objetos 
culturais. 
b) Biblioteca: suas finalidades são o estudo, a 
pesquisa, a cultura. Os documentos estão 
associados a ideia de coleção e pode haver vários exemplares. 
c) Arquivos: ocorre acumulação de documentos, tem uma natureza orgânica e atingem a sua 
situação por um processo natural. 
d) Centros de Documentação: são locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos. 
Atividades 
específicas do 
arquivo
Receber os 
documentos
Organizar os 
documentos
Preservar os 
documentos
Disponibilizar os 
documentos
 
 
 
Tipos de arquivamento: 
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de 
arquivamento. São eles: 
a) Horizontal: os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, 
estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos 
arquivos permanentes. Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se 
consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a 
localização da informação. 
b) Vertical: os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida 
consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 
 
Classificação dos Arquivos: 
➢ Quanto à Extensão de sua Atuação 
a) Arquivos setoriais: são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os 
documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente, arquivos 
correntes. 
b) Arquivos gerais ou centrais: são os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes 
provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como 
extensão daqueles. 
 
➢ Quanto à Natureza dos Documentos 
a) Arquivos especiais: são aqueles que têm sob sua guarda documentos de tipos diversos – 
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, 
documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial 
não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, 
controle, conservação etc. Em suma: precisam de acondicionamento especial. 
b) Arquivo especializado: é aquele que guarda documento os de determinado assunto específico, 
 
 
independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os 
arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Em suma: Arquivo específico. 
 
➢ Quanto à Entidade Mantenedora: será considerada a natureza da entidade. 
a) Arquivos públicos: arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções, 
independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Arquivo integrante da 
administração pública e mantido por entidades de caráter público seja na esfera federal, estadual ou 
municipal. 
b) Arquivos privados: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas, 
famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação 
orgânica perceptível através do processo de acumulação. 
Obs.: os arquivos privados podem ser convertidos em arquivos de interesse público por decreto 
presidencial. 
 
ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO. ARQUIVO PERMANENTE 
É o conjunto de 
documentos, em tramitação 
ou não, que, pelo seu valor 
primário, é objeto de 
consultas frequentes pela 
entidade que o produziu, a 
quem compete sua 
administração 
é o conjunto de documentos 
originários de arquivos 
correntes, com uso pouco 
frequente, que aguarda 
destinação, responsável 
pelo arquivo intermediário. 
é o conjunto de documentos 
preservados em caráter 
definitivo em função de seu 
valor [secundário]. 
 
4) Documento: INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
 
Conceito: é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para 
registrá-las. Instituída pela ciência arquivística, a definição supra possui caráter generalista, o que 
 
 
significa que certas ciências ou alguns de seus ramos especializados podem adotar definições mais 
específicas 
 
Valor dos Documentos (quanto ao gênero): 
Valor primário 
(ou imediato) 
Inerente à criação do documento, podendo apresentar os seguintes valores: 
• Administrativo: documento é necessário às atividades cotidianas/correntes 
de quem o criou. 
• Fiscal: documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu 
valor cessa quando tal operação se conclui. 
• Jurídico: comprovam direitos a curto ou longo prazo. 
Valor 
secundário 
(ou mediato) 
Identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento se faz 
necessária de forma permanente. Há duas categorias: 
• Probatório: documento comprova a organização e o funcionamento da 
entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o 
produziu. 
• Informativo: documento registra informações sobre pessoas, lugares, 
objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e a que se pretende preservar. 
 
Tipologia Documental: É o estudo que tem por objetivo os tipos documentais, entendidos como a 
configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do 
conteúdo ou técnica de registro. 
 
➢ Suporte do documento: material sobre o qual as informações são registradas. Ex: fita magnética, 
filme de nitrato, papel, CD, etc. 
 
➢ Forma do documento: conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de 
registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.É o estágio de preparação e 
transmissão de documentos. Ex.: cópia, original, minuta, etc. 
 
 
 
➢ Formato do documento: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza 
e o modo como foi confeccionado. Ex: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, 
rolo de filme, tira de microfilme, etc. 
 
➢ Gênero documental: é a designação dos documentos segundo o aspecto de sua formatação 
nos diferentes suportes. Quanto ao gênero, os documentos são classificados, segundo a forma em que 
a informação foi registrada. 
a) Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: 
contratos, atas, relatórios, certidões. 
b) Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. 
c) Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em 
movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os 
documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está 
representada por um filme). 
d) Documentos informáticos ou digitais: documento codificado em dígitos binários, produzido, 
tramitado e armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. 
e) Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. 
Ex.: mapas, perfis e plantas. 
f) Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: 
fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, 
diapositivos (slides), desenhos e gravuras. 
 
➢ Espécie Documental: designação dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta, 
certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa, etc. 
 
➢ Tipo Documental: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características 
comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como: 
 
 
cartas precatórias, carta s régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos 
legislativos, fotografias temáticas, retratos, litogravuras, serigrafias e xilogravuras. 
 
Classificação dos Documentos 
Quanto ao Gênero Podem ser textuais (escritos), iconográficos (fotografias, gravuras, 
desenhos), sonoros, filmográficos ou micrográficos (microrreprodução de 
imagens em microforma). 
Quanto à Natureza 
do Assunto 
Podem ser ostensivos/ordinários (não há qualquer restrição de acesso) 
ou sigilosos (sofrem restrição de acesso, sendo que os níveis de sigilo 
variam entre reservado, secreto ou ultrassecreto). 
Quanto à Forma 
Documental 
De acordo com o estágio de preparação e transmissão dos documentos, 
podendo ser divididos entre minuta (forma sob a qual um documento, 
antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou complete 
que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado), 
original (versão final de um documento, já na sua forma apropriada) ou 
cópia (representa um documento formalmente idêntico a um original, 
podendo vir a conviver com este ou substituí-lo). 
Quanto à Espécie 
ou Tipologia 
Documental 
As espécies podem ser: abaixo-assinado, ata, atestado, certidão, circular, 
laudo, memorando, ofício, ordem de serviço, parecer, petição, prontuário, 
recibo ou relatório. Já o tipo documental é formado quando agrega-se à 
espécie as atividades, funções e competências da entidade 
produtora/acumuladora de documentos. 
Quanto ao Formato É a configuração física de um suporte, de acordo com sua natureza ou 
forma como foi confeccionado. Pode ser um códice, ficha, caderno ou 
livro. 
 
 
 
Informações pessoais: são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, 
cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, 
honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. As informações 
pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo 
máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção. 
 
 
 
 
 
 
 
5) Princípios da Arquivologia 
a) Princípio da Proveniência: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por 
este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da 
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos 
documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva 
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de 
origem distinta. 
b) Princípio da Organicidade: as relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos 
documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções 
e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
c) Princípio da Unicidade: não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo 
conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. 
d) Princípio da Indivisibilidade ou integridade: os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. 
e) Princípio da Cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 
 
6) Ciclo de vida dos documentos: é o elemento que forma o pano de fundo para as 
intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa 
dos documentos, denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou 
de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade. A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está 
intimamente ligada à identificação dos valores primário e secundário dos documentos. 
 
 
 
 
Poder ser eliminado. Poder ser eliminado. 
Não pode ser 
eliminado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Valor Primário Valor Primário Valor Secundário 
 
 
 
 
 
 
 
 
7) Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, 
que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte 
Corrente ou 1ª idade:
composto pelos
documentos em
tramitação ou que são
frequentemente
consultados devido ao
seu uso administrativo,
fiscal e/ou jurídico.
Precisam ficar próximo
ao seu
produtor/acumulador e
possuem valor primário.
Recolhimento
Intermediário ou 2ª
idade: constituído por
documentos consultados
ocasionalmente e
originários dos arquivos
correntes. Nesta etapa,
os documentos
aguardam o término do
seu prazo precaucional
para eliminação ou
encaminhamento ao
arquivo permanente e
ainda possuem valor
primário.
Recolhimento
Permanente ou 3ª
idade: formado por
documentos de valor
secundário, que devem
ser guardados
permanentemente, ou
seja, não podem ser
eliminados/descartados
de forma alguma em
decorrência de seu
valor probatório e/ou
informativo para o
Estado ou sociedade.
RECOLHIMENTO 
 
 
ou eliminação de documentos. É importante registrar que a Tabela de 
Temporalidade é um instrumento resultante da atividade de avaliação 
de documentos 
 
 
 
 
8) Métodos de Arquivamento: A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, 
deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a 
tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza 
dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. 
Os métodos pertencem a dois grandes sistemas: 
 
 
 
 
 
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados: 
• Básicos: 
1. Método Alfabético: é o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nomedas 
pessoas físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na 
ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. 
2. Método Numérico: quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o 
número, devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico. 
- Numérico Simples : atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos 
ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. 
Atenção! 
Nas provas costuma aparecer 
atividade de classificação de 
documentos, o que não é 
correto. 
Sistemas
Direto
Indireto
 
 
- Numérico Cronológico: neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de 
emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas 
as repartições públicas. 
3. Método Geográfico: o método geográfico é do sistema direto. A busca é feita diretamente ao 
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um 
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: 
- Nome do estado, cidade e correspondente; 
- Nome da cidade, estado e correspondente; 
- Correspondências de outros países. 
4. Método Ideográfico (assunto): não é um método de fácil execução por ser necessário que o 
arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da 
instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem 
analisados. É aconselhado nos casos de grandes massas documentais. Podem ser adotados dois 
métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. 
a) Alfabético: pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica: 
• Dicionário: como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa 
ordem alfabética. 
• Enciclopédico: os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados 
alfabeticamente. 
b) Numérico: pode ser subdividido em: decimal e duplex. 
• Decimal: a divisão dos assuntos parte do geral para o particular. 
• Duplex: neste método, a documentação é dividida em classes, conforme os 
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula. 
• Unitermo ou Indexação Coordenada: consiste em atribuir a cada documento, ou grupo 
de documentos, um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo (numeração 
simples). 
5. Método Padronizado: 
 
 
1. Método Variado: método proveniente do método alfabético introduz as cores como 
elemento auxiliador para facilitar não só o arquivamento, como também a localização dos 
documentos. 
 
9) Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados – Ler a Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 
1991 
 
10) Lei de Acesso à Informação - Ler a Lei nº 12.527/2012 
Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso à 
informação são tratados em legislação específica (Lei 12.527/2012 – Lei de Acesso à Informação), 
que estabelece que uma informação pública somente deva ser classificada como sigilosa quando, 
de forma inequívoca, for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança 
ou saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de 
inteligência). 
 
Importante memorizar a tabela! 
Níveis de Sigilo das Informações 
Ultrassecreta Secreta Reservada 
• Prazo de segredo 
máximo: 25 anos. 
• Renovável por 1 única 
vez. 
• Prazo de segredo 
máximo: 15 anos. 
• Renovação não 
prevista. 
• Prazo de segredo 
máximo: 5 anos. 
• Renovação não prevista. 
• Presidente da 
República; 
• Vice-Presidente da 
República; 
• Presidente da 
República; 
• Vice-Presidente da 
República; 
• Presidente da República; 
• Vice-Presidente da 
República; 
• Ministros de Estado e 
autoridades com a mesma 
prerrogativa; 
 
 
• Ministros de Estado e 
autoridades com a mesma 
prerrogativa; 
• Comandantes da 
Marinha, do Exército e da 
Aeronáutica; 
• Chefes de missões 
diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior. 
• Ministros de Estado e 
autoridades com a mesma 
prerrogativa; 
• Comandantes da 
Marinha, do Exército e da 
Aeronáutica; 
• Chefes de missões 
diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior; 
• Titulares de 
autarquias, fundações ou 
empresas públicas e 
sociedades de economia 
mista. 
• Comandantes da 
Marinha, do Exército e da 
Aeronáutica; 
• Chefes de missões 
diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior; 
• Autoridades que exercem 
funções de direção, comando ou 
chefia, de hierarquia equivalente 
ou superior ao nível DAS 101.5; 
• Autoridades que compõe 
o grupo – Direção e 
Assessoramento Superiores, 
conforme regulamentação 
específica. 
 
11) SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS 
É o Sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos 
arquivísticos, sejam os documentos convencionais ou os digitais, convencionais e dinâmicos, 
inclusive páginas web e bancos de dados. 
• As ações do SIGAD aplicam-se a documentos convencionais, ao registrar suas referências, 
podendo, ainda, incorporar imagens digitalizadas dos documentos. 
• Aplicam-se, ainda aos documentos digitais, através de sua captura, armazenamento e 
promoção de acesso. 
• O SIGAD poderá ser composto por software único ou vários softwares integrados, 
adquiridos ou encomendados.