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Depois de conhecer como se elabora um Código de Classificação de Documentos de Arquivo pelo Módulo 3, podemos falar de seu Instrumento de Gestão de Documentos complementar, que é a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). Ao final deste módulo, você será capaz de: Lição 6 de 8 MÓDULO 04: ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS conceituar Tabela de Temporalidade e Avaliação de Documentos de arquivo;1 conhecer a importância da Avaliação de Documentos de arquivo e seus objetivos;2 entender a finalidade de cada campo dentro da estrutura de uma Tabela de Temporalidade;3 compreender a definição de prazo de guarda e destinação final;4 Vamos iniciar este módulo abordando um pouco mais sobre os conceitos da Tabela de Temporalidade e Avaliação de Documentos de arquivo. Uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) deverá ser elaborada após o Código de Classificação de Documentos pertinente, uma vez que reproduz os descritores nele apresentados. A TTDD apresentará toda a estrutura hierárquica do Código de Classificação, de modo a facilitar a navegação no instrumento, bem como a compreensão da articulação das funções e atividades desempenhadas pelo órgão/entidade. No entanto, ressaltamos que são previstos os prazos de guarda e a destinação final apenas para os descritores nos quais é permitida a classificação. elaborar uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).5 A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento arquivístico, aprovado por autoridade competente, resultante da avaliação e que tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente. SAIBA MAIS Entendendo o conceito de Avaliação de Documentos de arquivo, conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (DIBRATE): “Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos”. A avaliação constitui atividade essencial para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública que os gerou, e para a sociedade. É o processo de avaliação que define, a partir da função pela qual os documentos foram criados, se eles serão preservados como memória histórica da organização ou pesquisa, bem como determina por quanto tempo “É importante lembrar que nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário para o cumprimento das atividades que o produziram.” ficarão guardados e em que momento serão eliminados. E quais são os objetivos da Avaliação de Documentos? a) redução da massa documental; b) agilidade na recuperação das informações; c) eficiência gerencial com utilização racional de recursos; d) preservação dos documentos cuja destinação final é a guarda permanente; e) racionalização da produção de documentos e do seu trâmite; f ) racionalização na utilização de espaços para armazenamento de documentos; g) promoção da consulta e acesso às informações. E de modo a facilitar o seu aprendizado, no gráfico a seguir observamos estes objetivos: Fonte: Elaborado pelos autores. 1 . E S T R U T U R A Ç Ã O D A TA B E L A D E T E M PO R A L I D A D E Agora, após você ler sobre os conceitos e objetivos anteriores, vamos aos nossos tópicos! 1. ESTRUTURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE A seguir, apresentamos a estrutura da uma Tabela de Temporalidade e a definição de seus campos: Código Registro numérico associado ao descritor. Descritor Denominação que representa o conjunto documental. Prazo de guarda no arquivo corrente Registra-se o prazo de permanência dos documentos no arquivo corrente, preferencialmente em anos. Evento que dispara a contagem no arquivo corrente Registra-se o evento que dispara o início da contagem do prazo de guarda na idade corrente, como, por exemplo, produção, arquivamento, aprovação de contas, aposentadoria, revogação. Prazo de guarda no arquivo intermediário Registra-se o prazo de permanência dos documentos no arquivo intermediário, preferencialmente em anos. Evento que dispara a contagem no arquivo intermediário Registra-se o evento que dispara o início da contagem do prazo de guarda na idade intermediária, como, por exemplo, transferência, aprovação de contas, aposentadoria, revogação. Destinação �nal Registra-se a proposta de eliminação ou de guarda permanente para o conjunto documental. Observações Registram-se orientações e instruções complementares. No quadro a seguir, exemplificamos com os eventos mais comuns utilizados para a definição dos prazos de guarda, bem como a lógica do preenchimento destes campos. Fonte: Elaborado pelos autores. FIQUE ATENTO! Para fins de facilitar a implementação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos em sistemas informatizados de gestão de documentos, o Arquivo Nacional incluiu os campos relativos à informação do evento que dispara a contagem do prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, visto que tais informações são importantes para a parametrização desses sistemas. E como é realizada a aplicação de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo? A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos. Entende-se por transferência a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, enquanto recolhimento é a operação pela qual um conjunto de documentos se transfere do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Cabe ressaltar que alguns documentos não necessitam passar pelo arquivo intermediário, podendo ser recolhidos, diretamente, do arquivo corrente para o permanente. O prazo estabelecido para o arquivo corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades administrativas. O arquivo intermediário diz respeito ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora permanecendo à disposição desta. 2 . D E FI NI Ç Ã O D E PR A ZO S D E G U A R D A NO A R Q U I V O C O R R E NT E E NO A R Q U I V O I NT E R M E D I Á R I O 2. DEFINIÇÃO DE PRAZOS DE GUARDA NO ARQUIVO CORRENTE E NO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Para o estabelecimento dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos, deverá ser considerada a frequência de uso para o órgão/entidade que os produziu, bem como os atos normativos que regulam a atividade que lhes deu origem, os quais podem trazer no seu texto os prazos legais a serem cumpridos, ou seja, os prazos prescricionais. De forma geral, a contagem do prazo de guarda é iniciada após o arquivamento. Em casos especiais, essa contagem se dá a partir de outro evento, como aprovação de contas, fim da vigência, homologação do fato, fim do vínculo. Na determinação do prazo de guarda deve ser observado, ainda, o valor probatório dos documentos. A atividade pode dar origem a ações judiciais, ações fiscais e financeiras, as quais geram condições que deverão ser cumpridas, influenciando o prazo total de guarda dos documentos. Deverá ser verificado, ainda, o potencial de utilização dos documentos para a sociedade e o Estado. 3 . D E FI NI Ç Ã O D A D E S T I NA Ç Ã O FI NA L 3. DEFINIÇÃO DA DESTINAÇÃO FINAL No processo de avaliação deve ser identificado o valor primário ou secundário dos documentos. O valor primário é o atribuído a um documentoem função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, e fiscais, o que já presume a determinação de prazos de guarda a serem cumpridos. Após o cumprimento dos prazos de guarda, os documentos que não possuam valor secundário poderão ser eliminados. O valor secundário dos documentos pode ser atribuído ou identificado quando eles passam a ter sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. Documentos com valor secundário poderão ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros ou para o próprio órgão/entidade que os produziu, pois trazem informações primordiais referentes às matérias com as quais lidam e podem ser utilizados para fins de estudo. Nesses casos, os documentos serão considerados de guarda permanente e jamais poderão ser eliminados. Identificados os valores primário e secundário, atribuídos aos documentos, é definido o prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, determinando a sua destinação final, a eliminação ou guarda permanente. É necessário que o órgão/entidade justifique os critérios que determinaram a fixação dos prazos de guarda e a atribuição da destinação final dos documentos. Cabe ressaltar o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) na análise dos conjuntos documentais selecionados para eliminação e incluídos em Listagem de Eliminação de Documentos (LED). A comissão, ao receber uma listagem de eliminação, deve avaliar os conjuntos documentais selecionados após a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo, para verificar se há algum fato que impeça a eliminação de algum conjunto documental, mesmo que ele já tenha cumprido o seu prazo de guarda, como pendências judiciais, financeiras ou administrativas. O processo de avaliação é contínuo, realizado a cada apresentação de uma listagem de eliminação, bem como no acompanhamento do recolhimento dos documentos de guarda permanente. FIQUE ATENTO! O Arquivo Nacional tem disponível em seu site um documento com recomendações para elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos arquivísticos pelos órgãos/entidades do Poder Executivo federal. Acesse: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica- 1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacao_led_2020_03_24_1.pdf E NC E R R A M E NTO https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacao_led_2020_03_24_1.pdf A reflexão proposta neste curso se dá no entendimento de que a elaboração de instrumentos de gestão de documentos arquivísticos, em especial o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, é tarefa essencial para todos os órgãos/entidades do Poder Executivo federal. Assim, após serem elaborados, aprovados e aplicados, além de todos os benefícios apresentados no decorrer do curso, ao longo do tempo impactarão diretamente na redução de custos das instituições, visto que proporcionarão sua manutenção pelo prazo necessário apenas os documentos realmente úteis para os órgãos/entidades, independentemente do suporte. Mas sabemos também que tais iniciativas precisam ter o apoio da alta administração, de modo que as atividades relativas aos serviços arquivísticos no órgão/entidade possam ter visibilidade e continuidade. Por fim, parabéns, nosso curso está concluído! E não se esqueça de fazer a avaliação da aprendizagem. Lição 7 de 8 ENCERRAMENTO Até o próximo curso! R E FE R Ê NC I A S B I B L I O G R Á FI C A S ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicações Técnicas; n. 51). Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 02 mar. 2022. ______. Portaria n. 47, de 14 de fevereiro de 2020. Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. Disponível em: https://www.in.gov.br/web/dou/-/portaria-n-47-de-14-de-fevereiro-de-2020-244298005. Acesso em: 02 mar. 2022. ______. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – Siga, da administração pública federal. 2. ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de- documentos/orientacao-tecnica-1/publicacoes-tecnicas-de-referencia/gestao_de_documentos.pdf. Acesso em: 02 mar. 2022. Lição 8 de 8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf https://www.in.gov.br/web/dou/-/portaria-n-47-de-14-de-fevereiro-de-2020-244298005 https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/publicacoes-tecnicas-de-referencia/gestao_de_documentos.pdf ______. Recomendações para constituição de comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD). 2020. Disponível em: https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao- tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacoes-tecnicas. Acesso em: 01 mar. 2022. ______. Orientações técnicas para elaboração de instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-fim dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. 2021. Versão preliminar. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 15489-1: 2018. Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo parte 1: Conceitos e princípios. Brasil, 2018. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF. Senado, 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 01 mar. 2022. ______. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 01 mar. 2022. ______. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm. Acesso em: 01 mar. 2022. ______. Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm. Acesso em: 01 mar. 2022. ______. Decreto n. 10.148, de 2 dezembro de 2020. Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm. Acesso em: 01 mar. 2022. https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/recomendacoes-tecnicas-1/recomendacoes-tecnicas http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/D10148.htm ______. 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