02 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS. TEORIA DAS 3 IDADES. TABELA DE TEMPORALIDADE. PROTOCOLO. 
1. Ciclo de vida dos documentos: teoria das 3 idades
	A teoria afirma que os documentos possuem um ciclo de vida que diz respeito, sobretudo, ao grau de frequência de sua utilização[footnoteRef:2]. Assim, podem ser: [2: A teoria das 3 idades não serve de fundamento para a organização de arquivos que, em verdade, é feita por respeito aos princípios arquivísticos. ] 
a) Corrente: é o arquivo de primeira idade. Trata-se de documentos de uso frequente, devendo ser mantidos próximos aos seus produtores e serem de fácil acesso. Possuem valor primário e imediato e sua consulta é restrita ao produtor. Os documentos correntes podem ser transferidos para ao arquivo intermediário ou, caso haja necessidade, recolhidos ao arquivo permanente ou, ainda, ser eliminados caso não sejam mais necessários. Todos os documentos de arquivo passam, necessariamente, pelo arquivo corrente. 
Lei 8159/91. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
DBTA: Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
b) Intermediário: é o arquivo de segunda idade (pré-arquivo, limbo, purgatório, transitório). É resultado da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente, uma vez que já não são consultados com tanta frequência. Continuam possuindo valor primário, sendo conservados por ordem administrativa, legal ou financeira, mas perdem valor com o tempo. Não precisam estar tão perto do produtor e costumam ser armazenados em local um pouco mais distante do escritório. A consulta é restrita ao produtor e a quem ele autorizar. Após seu prazo de guarda no arquivo intermediário, os documentos podem ser recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados. Devem ser subordinados ao arquivo permanente. 
Lei 8159/91. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
DBTA: Arquivo Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. 
c) Permanente: terceira fase do ciclo de vida dos documentos. São oriundos do arquivo corrente ou intermediário, de onde foram recolhidos. O documento é recolhido para o arquivo permanente quando ele perde o valor primário, ou seja, não possui mais nenhum valor para as atividades da administração. Por outro lado, possuem valor secundário e mediato: histórico, cultural, probatório e informativo, sendo guardados para fins científicos, sociais e culturais. De valor permanente, não devem ser eliminados. São guardados em local de fácil acesso ao público, uma vez que sua consulta é liberada ao mesmo.
Lei 8159/91. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
DBTA: Arquivo Permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor. 
	Vale lembrar que um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente caso volte a se tornar útil ao cotidiano da organização por razões funcionais, administrativas, etc.
	A identificação dos documentos de arquivo como correntes, intermediários ou permanentes depende do seu tipo e função, obedecendo a uma tabela de temporalidade. Cada órgão/entidade apresenta prazos distintos, dependendo também de sua tipologia, função e vigência previstas na tabela de temporalidade estabelecida por cada uma dessas entidades. A eliminação, por outro lado, se dará apenas se o documento de arquivo perder todo e qualquer valor, seja primário, histórico, cultural, etc. 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
	Assim, nenhum documento público poderá ser eliminado sem autorização da instituição arquivística pública correspondente a sua esfera de competência. 
	
	Corrente
	Intermediário
	Permanente
	
Principais sinônimos
	1ª fase vital;
Arquivo ativo;
Arquivo de gestão;
Arquivo de movimento
	2ª fase vital;
Arquivo semiativo;
Arquivo no limbo;
Purgatório;
Arquivo temporário
	3ª fase vital;
Arquivo inativo;
Arquivo histórico
2. Valor dos documentos de arquivo
2.1. Valor primário: Está ligado diretamente à utilidade imediata para a qual os documentos foram criados e, por isso, possuem valor transitório. Segundo o DBTA, valor primário é o valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais[footnoteRef:3]. [3: Valor administrativo: valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma unidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valor fiscal: valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. ] 
2.2. Valor secundário: Refere-se ao seu valor histórico, servindo como fonte de informações de pesquisa, tendo caráter permanente[footnoteRef:4]. Segundo o DBTA, valor secundário é o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. [4: Valor permanente é o valor probatório ou informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado de valor arquivístico ou valor histórico. Valor probatório é o valor intrínseco (em razão do seu conteúdo, circunstâncias de produção, assinaturas ou selos) que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. Valor informativo é o valor que o documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. ] 
	Vale lembrar que alguns documentos já nascem com valor secundário, a exemplo do contrato social de uma empresa. 
OBSERVAÇÃO: Além da teoria das 3 idades, tem-se também a teoria das quatro idades de Lodolini, para quem o arquivo teria 4 idades. A primeira idade seriam os arquivos correntes, formados por acervos de 0 a 5 anos. A segunda idade seriam arquivos de depósito, formados por acervos que possuam de 5 a 15-20 anos. A terceira idade são os chamados “pré-arquivos”, de 20 a 40-50 anos da elaboração do documento. A quarta e última idade seriam os arquivos (propriamente ditos), cuja responsabilidade recai direta e exclusivamente sobre a administração arquivística. Nesse caso específico, apenas os documentos de arquivo com mais de 50 anos estão incluídos. 
3. Protocolo
	É um serviço/setor da organização que exerce as atividades de recebimento, registro, autuação, classificação, movimentação (expedição e distribuição) e controle da tramitação, sendo atividade típica do arquivo corrente na fase de utilização dos documentos. O mesmo termo se refere também ao número do registro que é dado ao documento (pela atividade de protocolo) ou mesmo ao livro de registro desses documentos. 
	A rotina de protocolo segue o seguinte processo:
3.1. Recebimento: É a atividade que consiste em recepcionar os documentos e separá-los em dois tipos: o oficial e o particular. Se particular, o documento é encaminhadodiretamente para o destinatário sem que seja necessário analisar seu conteúdo, dispensando registro. Se for oficial, o protocolo observará se o documento é ostensivo ou sigiloso. Os que forem identificados como sigilosos (por conterem menção nesse sentido) serão encaminhados diretamente para o destinatário, enquanto os ostensivos serão abertos e analisados, para que se verifique se há registros a serem feitos ou relacionamentos com outros documentos a serem apontados. 
3.2. Registro e autuação: Registro é a formalização do recebimento de um documento arquivístico nos formulários e sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número de identificação (para posterior controle) e identificação dos metadados (tais como nome do remetente, destinatário, especificações do documento, assunto, data de encaminhamento... que ajudam na sua identificação e organização). Autuação é o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um processo.
3.3. Classificação: É consequência da análise do documento e identificação de seu conteúdo, que devem ser comparados às categorias presentes no plano de classificação elaborado previamente para saber em qual classe o documento analisado se inclui.
3.4. Movimentação (expedição e distribuição): é o envio do documento ao seu correto destinatário (verifica-se também se faltam folhas ou anexos). Pode ser do tipo expedição, que nada mais é senão a movimentação de documentos e processos para destinatários externos OU do tipo distribuição, que é a movimentação de documentos e processos para destinatários internos do órgão ou entidade. 
3.5. Controle da tramitação: corresponde ao mapeamento do andamento do documento desde o momento em que foi produzido/recepcionado até o cumprimento de sua função administrativa. 
4. Avaliação de documentos, plano de classificação, tabela de temporalidade e destinação
	É necessário que a gestão de arquivos realize a avaliação para estabelecer qual o prazo de guarda de cada documento em cada uma das fases do ciclo de vida. Assim, a avaliação consegue reduzir o volume de documentos na organização aos que são realmente necessários, reduzir gastos de armazenagem, facilitar que se localize os documentos no arquivo e contribuir para que os documentos permanentes sejam adequadamente preservados. Busca, ainda, estabelecer qual a destinação de cada tipo de documento a partir de um plano de classificação e uma tabela de temporalidade a ele associado. 
	Todas essas atividades são conduzidas por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), composta por equipes técnicas multidisciplinares. 
	O Decreto 4073/1991 (que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados), diz que:
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. 
§1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedição pelo CONARQ.
§2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no §1º serão submetidas às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 
§3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. 
	Assim, é bom reforçar que tabelas de temporalidade precisam ser criadas para atividades-meio e atividades-fim.
4.1. Plano de Classificação
	É o documento que apresenta o plano segundo o qual os documentos de arquivo serão organizados (tipicamente no arquivo corrente) para que se torne fácil a recuperação da informação contida nos mesmos. É a base para a ordenação dos documentos no arquivo. 
	Segundo o DBTA, plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Frequentemente apresenta códigos específicos para facilitar ainda mais a recuperação de informações. 
	Todas as classificações se dão com base em agrupamentos, que são feitos com base em: classe, subclasse, grupo e subgrupo.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada como objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
	Exemplo: 
4.2. Tabela de Temporalidade e Plano de Destinação
	A tabela de temporalidade é um importante instrumento na arquivologia, pois define os prazos de guarda (em anos) e a destinação final dos documentos (recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, criando um plano de destinação). Nos termos do DBTA, a Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. 
	Os prazos de guarda são estabelecidos de acordo com a frequência de uso, as normas, eventuais fontes de informações e prazos prescricionais. 
	Exemplo:
Observação: a teoria das 3 idades é basilar para o estabelecimento da tabela de temporalidade, pois esta aponta o destino dos diferentes tipos de arquivo a partir de determinados prazos e eventos. 
Observação 2: é preciso ter uma tabela de temporalidade tanto para atividades-fim quanto para as atividades-meio. 
4.3. Eliminação de documentos
	Existe um roteiro básico para eliminação de documentos, constante da Resolução CONARQ 40/2014. 
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos [Anexo 1] que, após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da eliminação.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas erubricadas a fim de obter a autorização.
Art. 3º Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos [Anexo 2], em periódico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.
Art. 4º Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos [Anexo 3], que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada.
Art. 5º A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
§ 1° A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.
§ 2° A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
Art. 6º Os procedimentos dispostos nesta Resolução deverão ser realizados utilizando-se os modelos constantes dos Anexos 1, 2 e 3.
Observação: quanto à incineração de originais de documentos microfilmados, a legislação brasileira diz que: “os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração” (Lei 5433/68, art. 1º, §2º).
5. Classificação dos ARQUIVOS
	Os arquivos podem ser classificados em função de diferentes critérios. São eles:
5.1. Quanto à natureza dos documentos: especiais x especializados
a) Especiais: os arquivos são especiais em função do tratamento especial que deve ser dado à sua guarda e conservação em função das características físicas do suporte. O que determina esse caráter especial é a natureza do suporte e o tratamento diferenciado em função dela.
b) Especializado: também chamados de arquivos técnicos, são aqueles documentos resultantes do desenvolvimento de atividades específicas de uma área do conhecimento humano.
5.2. Quanto à extensão de atuação: central/geral x setorial
a) Central: aquele que recebe documentos correntes dos diversos órgãos da instituição, centralizando as atividades de arquivos correntes da mesma. {documentos de todas as áreas}
b) Setorial: é o arquivo de um órgão operacional qualquer, arquivando documentos correntes de forma descentralizada. {um arquivo específico para cada área}
5.3. Quanto ao estágio de evolução: corrente x intermediário x permanente
a) Corrente: documentos que, mesmo sem movimentação, são objeto de uso frequente. É a primeira idade dos arquivos.
b) Intermediário: não são de uso corrente, mas possuem valor primário, pois podem ser necessários para consulta por razões administrativas, legais, etc.
c) Permanente: documentos de valor histórico que devem ser guardados de forma definitiva pela instituição.
5.4. Quanto às entidades mantenedoras: público x privado
a) Públicos: são todos aqueles cujos documentos sejam produzidos e recebidos por estruturas da administração pública em decorrência de suas funções, sejam administrativas, legislativas ou judiciárias. Além dessas, também são considerados públicos os arquivos de instituições privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. 
b) Privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas em geral. Lembrar que estes podem ser identificados como de interesse público e social pelo Poder Público, desde que considerados fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
6. Classificação dos DOCUMENTOS de arquivo
	Regra geral: os documentos são classificados, para fins de organização e recuperação, com base nas funções de cada documento (principio da proveniência e ordem original). 
6.1. Quanto ao gênero: diz respeito à configuração do documento em relação a como ele comunica sua informação em termos de signos, suporte e formato. São classificações de acordo com o gênero: audiovisual, bibliográfico, cartográfico, digital, eletrônico, filmográfico, iconográfico, micrográfico, textual.[footnoteRef:5] [5: Segundo o DBTA, gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico...”] 
6.2. Quanto à espécie: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório... É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex: boletim, certidão, declaração...
6.3. Quanto ao tipo/tipologia: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São desdobramentos das espécies. É a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento, declaração de bens... ESPÉCIE + ATIVIDADE DO DOCUMENTO = TIPO
6.4. Quanto à natureza do assunto: obrigatório para os órgãos públicos. Pode ser: sigiloso (aquele de acesso restrito[footnoteRef:6] e, por isso, requer medidas especiais em sua custódia, divulgação e acesso) e ostensivo ou ordinário (aquele que não possui sigilo e, por isso, em sua tramitação, a regra é o acesso livre). [6: A Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011), em seu art. 23, traz as situações em que o acesso ou divulgação de informações é restrito. ] 
	No caso específico das informações sigilosas, estas terão atribuição de um grau de sigilo específico, conforme apontado pela Lei 12.527/2011, com prazos específicos para guarda do sigilo:
	
	ULTRASSECRETA
	SECRETA
	RESERVADA
	
PRAZO MÁXIMO
	25 anos (sendo possível uma única renovação)
	15 anos (sem renovação) 
	5 anos (sem renovação)
	Apesar da existência desses prazos, a lei faculta à Administração o estabelecimento de sigilos até determinado evento, desde que o evento seja antes do prazo. 
	O tratamento das informações pessoais terá acesso restrito, independentemente de estas receberem classificação de sigilo em função dos critérios estabelecidos em lei, pelo prazo máximo de 100 anos a contar da sua data de produção. 
6.5. Classificação quanto à forma: também chamado de classificação quanto à tradição. São apenas três formas possíveis: minuta, original e cópia. Minuta é o texto anterior ao original, sem rasuras ou modificações, faltando-lhe apenas validação final para se tornar o texto original. Texto Original é a versão final de um documento, sendo uma matriz acabada, limpa e perfeita para cumprir seus objetivos. Cópia é um documento idêntico ao original no que diz respeito à forma, sendo que suas finalidades incluem a reprodução de originais e a substituição de originais perdidos. 
6.6. Classificação quanto ao formato: formato é o conjunto de características físicas de apresentação,das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Ex: livros, cadernos, pergaminhos, fichários, etc. 
6.7. Quanto à categoria documental: trata-se da configuração do documento de acordo com o formato e a natureza das informações contidas. Podem ser: atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento (registro), atos comprobatórios, atos de ajuste e atos de correspondência.
recebimento
oficial
particular (envia para destinatário)
ostensivo (analisa e movimenta)
sigiloso (envia para destinatário)
recebimento
classificação
movimentação (expedição e distribuição)
registro e autuação
controle da tramitação