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DISCIPLINA GESTÃO E EMPREENDEDORISMO AULA 08 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS AUTORA GERDA LUCIA PINHEIRO CAMELO TECNÓLOGO EM GESTÃO AMBIENTAL DISCIPLINA GESTÃO E EMPREENDEDORISMO AULA 08 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS AUTORA GERDA LUCIA PINHEIRO CAMELO TECNÓLOGO EM GESTÃO AMBIENTAL GOVERNO DO BRASIL Presidente da República DILMA VANA ROUSSEFF Ministro da Educação ALOIZIO MERCADANTE Diretor de Ensino a Distância da CAPES JOÃO CARLOS TEATINI Reitor do IFRN BELCHIOR DE OLIVEIRA ROCHA Diretor do Câmpus EaD/IFRN ERIVALDO CABRAL Diretora Acadêmica do Câmpus EaD/IFRN ANA LÚCIA SARMENTO HENRIQUE Coordenadora Geral da UAB /IFRN ILANE FERREIRA CAVALCANTE Coordenador Adjunto da UAB/IFRN JÁSSIO PEREIRA Coordenadora do Curso de Tecnologia em Gestão Ambiental MARIA DO SOCORRO DIÓGENES PAIVA TECNÓLOGO EM GESTÃO AMBIENTAL Gestão e Empreendedorismo AULA 08 - Administração por Objetivos Professor Pesquisador/Conteudista GERDA LUCIA PINHEIRO CAMELO Direção da Produção de Material Didático ROSEMARY PESSOA BORGES Coordenação de Produção de Mídia Impressa e de Design Gráfico LEONARDO DOS SANTOS FEITOZA Projeto Gráfico BRENO XAVIER Diagramação ANDREZA RÊGO Ilustrações VICTOR HUGO 5 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS APRESENTANDO A AULA Nessa aula, faremos uma abordagem detalhada da administração voltada para resultados que teve como teórico Peter Drucker (1909 – 2005), filósofo e administrador austríaco, que foi considerado o pai do marketing moderno e o mais renomado dos pensadores da administração moderna. Desejamos a você uma boa leitura da aula e que ensinamentos da administração possibilite um maior interação com a realidade atual. Bom estudo! DEFININDO OBJETIVOS Após a realização dos estudos correspondentes a esta aula, você será capaz de: • compreender o contexto em que surgiu a administração por objetivos e suas implicações na administração moderna. 6 GESTÃO E EMPREENDEDORISMO DESENVOLVENDO O CONTEÚDO INTRODUÇÃO A grande depressão norte-americana, que se seguiu à crise de 1929, provocou sucessivas e cada vez maiores intervenções no modelo capitalista existente até então. O governo impôs uma série de controles para reduzir a influência e a participação dos empresários nas decisões nacionais. Essa mudança de modelo, aliada à filosofia competitiva e materialista da década de 50, obrigou o mundo empresarial a se adaptar. Custos reduzidos e pequenas margens de lucro geraram dentro das empresas uma administração sob pressão. Paradoxalmente, essa pressão para obter melhores resultados acabou gerando um grande desequilíbrio entre os dirigentes de empresas, gerente e empregados, já que as mudanças não se efetivavam. Em meio a toda essa turbulência, Peter Drucker em 1954, publicou o livro “A administração por objetivos” que caracterizava um novo modelo de gestão baseado em resultados e que poderia ser aplicado para diminuir as pressões e equilibrar os objetivos dentro das organizações. O autor defendia em sua obra a tese de que: “Toda a empresa deve organizar-se numa verdadeira equipe e consolidar os esforços de cada um num esforço comum. Cada elemento da empresa contribui com algo diferente, mas todos devem contribuir para uma meta comum. Seus esforços devem todos estar dirigidos no mesmo sentido, e suas contribuições devem se harmonizar para produzir um todo – sem lacunas, sem atritos, sem duplicação desnecessária de esforços...”. Dessa forma, caracterizou os princípios da Administração por Objetivos (APO), em que a visão baseada em processos e sua preocupação com as atividades (meios) deram lugar ao enfoque nos resultados e objetivos alcançados (fins). A preocupação em “para que” e “por que” administrar passou a ser mais importante do que “como” administrar, houve uma tendência de priorizar a eficácia em vez da eficiência (Taylor). CARACTERÍSTICAS DA ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS ( APO) A APO é um processo em que os gerentes e subordinados identificam e negociam objetivos comuns, definem as áreas de responsabilidade de cada um 7 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS em termos de resultados esperados e utilizam esse objetivos como guias para sua atividade. As metas são estabelecidas em comum com gerentes e subordinados e as respectivas responsabilidades de cada um são determinadas em função dos resultados esperados, por meio de indicadores ou padrões de desempenho sob os quais ambos serão avaliados. Assim, ao analisar o resultado final, o desempenho do gerente e do subordinado pode ser objetivamente analisado e os resultados obtidos são comparados com os resultados previstos. No contexto atual das organizações, a APO trabalha dentro do seguinte esquema: • No primeiro momento, o gerente e subordinado se reúnem, discutem, negociam e em conjunto determinam os objetivos de desempenho para cada subordinado. • Vale ressaltar que aqui prevalece consenso por meio de ações participativas. • O segundo passo é o compromisso do gerente em dar apoio, direção e recursos para que a execução das atividades seja viabilizada. O controle do gerente é rígido. • O subordinado passa a executar suas tarefas observando as metas e utilizando os recursos essenciais para atingir os objetivos. • A definição de prazos para mensurar e avaliar as atividades, bem como, a realização de reuniões possibilita uma avaliação conjunta dos resultados. • Nessa última fase, serão retomadas as avaliações e confrontados os resultados esperados com os alcançados. Esse é o momento da retroalimentação. 3 CARACTERÍSTICAS DA APO As características definidas por Drucker (1954) foram aqui descritas segundo Chiavenato (2004): • estabelecimento conjunto de objetivos entre o executivo e o superior; • estabelecimento de objetivos para cada departamento ou cargo; • interligação entre os vários objetivos departamentais; • ênfase na mensuração e no controle; 8 GESTÃO E EMPREENDEDORISMO • contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos; • participação atuante das gerências; • apoio intensivo das assessorias. DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS Fixação dos objetivos estratégicos A primeira etapa do processo tem como finalidade a fixação dos objetivos, principalmente estratégicos, compreendendo problemas como o crescimento a expansão e/ou a diversificação da empresa. Nas organizações mais dinâmicas, altamente complexas, o ambiente, externo ou interno, exerce forte pressão no sentido da mudança. Assim, a idéia da prévia definição dos objetivos pressupõe, especificamente, a previsibilidade das conseqüências e resultados que se espera alcançar. A propósito de objetivos, é bom acrescentar, freqüentemente a clara definição, inclusive quanto aos prioritários, pois os dirigentes da alta administração costumam ter objetivos diferentes, o que nem sempre é reconhecido. Evidentemente, se não são colocados em discussão esses diversos e conflitantes objetivos, visando a um consenso, em termos de empresa, podemos chegar a conclusões díspares, quanto as diversas opções estruturais. Concluindo, estabelecer, como ponto de referência, um elenco de objetivos estratégicos, formulados num enfoque da organização como um sistema aberto, devidamente compensado pela alta direção, é o ponto de partida para o estudo de sua reformulação estrutural- funcional. Ademais, não é raro, após o desenvolvimento dessa e da etapa subseqüente – identificação dos pontos críticos – a empresa concluir que seu problema não e o da modificação da estrutura ou, pelo menos, não é só esse problema. Implementando os objetivos estratégicos Essa fase envolve uma determinada unidade da organização, que pode ser um departamento ou uma divisão. Nessa unidade, as pessoas que executarão 9 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS as atividades se preocupam com a interpretação do planejamento estratégico, trazendo-o para mais perto da realidade do mercado por meio de planos específicos para cada departamento ou divisão: são os chamados planostáticos. Esses planos, de um modo geral, são traduzidos em planos também de marketing, financeiros, de produção e de recursos humanos, dentre outros. Costumam concentrar-se no médio prazo, qualificação que também depende de vários fatores como as características do negócio, do mercado e da organização. No planejamento tático, são definidas as ações que irão materializar as decisões de caráter estratégico. Assim, por exemplo, uma empresa decide no âmbito estratégico, atuar em um novo segmento de mercado. Para que isso aconteça, no nível tático serão feitos os planos por área: finanças, RH, marketing, p&d, produção e outras. No caso do marketing, a decisão de entrar num novo segmento será formatada através do Plano de Marketing, com definição clara do posicionamento naquele segmento específico, da linha de produtos necessária, da estratégia de preços, da promoção e como se realizará a distribuição para o novo mercado, dentre outras definições. Ações que materializam os objetivos estratégicos O nível que executa as tarefas com os seus detalhes, chama-se de operacional. Leva em consideração o curto prazo. Ele é gerado a partir da determinação construída pelo nível intermediário (tático), o qual é gerado a partir do planejamento estratégico. Assim: Planejamento estratégico nível tático nível operacional As ações do operacional materializam-se em planos operacionais sob a forma de procedimentos, orçamentos, programas e regulamentos. Assim, os planos operacionais cuidam da rotina para assegurar que todas as pessoas executem as tarefas e operações determinadas pela organização. PLANEJAMENTO ESTRATÉTICO: ORIGEM, DEFINIÇÃO E IMPORTÂNCIA Nesse período, faz-se necessário por parte das empresas, independentemente 10 GESTÃO E EMPREENDEDORISMO de qual seja o seu tamanho, estabelecer alguns parâmetros e estratégias. Para isso, o importante é ter-se um guia que vai direcionar as ações do presente com vistas ao futuro. Trabalhar o planejamento alinhando-o aos objetivos organizacionais é o grande desafio enfrentado por administradores das empresas de qualquer porte. No entanto, o mais importante é gerar o comprometimento das pessoas, principalmente, dos envolvidos na direção do negócio. Uma estrutura estratégica tem conteúdo lógico e sólido para disciplinar o crescimento da empresa e executar uma transição ordenada do presente para o futuro. O Plano Estratégico fornece uma consolidada integração de informação, o que cria uma formidável sistemática de comunicação na empresa. Como conseqüência direta da implantação do planejamento, destaca-se a gestão estratégica, assumindo a responsabilidade de articular os interesses da empresa, estimular o espírito de equipe, motivar o comprometimento das pessoas e viabilizar ajustes e alterações no plano de acordo com os ambientes interno e externo. Conceitos Podemos definir Planejamento Estratégico como sendo o método pelo qual a empresa pretende aplicar determinada estratégia para alcançar os objetivos propostos. É um planejamento global e em longo prazo. Estratégia é, portanto, a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global, visando atingir os objetivos em longo prazo. É uma metodologia gerencial que permite estabelecer o caminho a ser seguido pela empresa, visando elevar o grau de interações com os ambientes interno e externo. Assim, o Planejamento Estratégico procura responder a questões básicas, como: por que a organização existe, o que e como ela faz, e onde ela quer chegar. Desse planejamento, resulta um v, ou seja, um conjunto flexível de informações consolidadas, que servem de referência e guia para a ação organizacional. Pode ser considerado como uma bússola para os membros de uma determinada organização. Importância O Plano Estratégico é eminentemente flexível e disponibiliza contingências que pode substituir certos objetivos operacionais no caso de o ambiente mostrar 11 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS sinais de alterações. Ele é a base da APO - Administração por objetivos. Aliás, a APO se fundamenta no planejamento estratégico da empresa. Com a implementação do plano estratégico, portanto, torna-se possível monitorar o comportamento do ambiente externo e adequar as estruturas e recursos internos da empresa para poder identificar novas oportunidades e enfrentar as ameaças que dele se originam. ATIVIDADE 01 2.1. Apresente as principais diferenças entre o planejamento estratégico, tático e operacional. RESUMINDO Na aula de hoje, percorremos mais um importante contexto teórico. Aprendemos a origem da Administração por objetivos e o planejamento estratégico. Procure, a partir dessa aula, visualizar como essa teoria se aplica na prática das organizações. LEITURA COMPLEMENTAR Sugerimos a leitura do capítulo da Administração por Objetivos Quanto maior for sua dedicação maior será o acúmulo de conhecimentos adquiridos. Boa sorte. 12 GESTÃO E EMPREENDEDORISMO AVALIANDO SEUS CONHECIMENTOS 1. Após a leitura, reflexão do texto e responder as atividades propostas esbocem uma visão crítica das contribuições que a teoria da APO trouxe para o cenário atual das organizações. 13 ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS CONHECENDO AS REFERÊNCIAS CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos, São Paulo – Makron Books, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a Teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações: edição compacta. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
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