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UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS ESTÁGIO CURRICULAR SUPERVISIONADO: A IMPORTÂNCIA DO PROCESSO DE LEGALIZAÇÃO DAS EMPRESAS SÃO PAULO – SP 2023 2 Gustavo Soares Cunha – RA: F1041B-0 ESTÁGIO CURRICULAR SUPERVISIONADO: A importância do processo de Legalização das Empresas Estágio Curricular Supervisionado, apresentado ao Instituto de Ciências Sociais e Comunicação da Universidade Paulista, como parte dos requisitos necessários para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis sob orientação do Coordenador Derneval Gondim Freire. SÃO PAULO – SP 2023 3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 4 1 APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ............................................................................ 5 1.1 RAZÃO SOCIAL .............................................................................................................. 5 1.2 ORIGEM ............................................................................................................................ 5 1.3 EVOLUÇÃO ..................................................................................................................... 6 1.4 ENDEREÇO ..................................................................................................................... 6 1.5 RAMO DE ATIVIDADE ................................................................................................... 7 1.6 FILIAIS .............................................................................................................................. 7 1.7 MISSÃO, VISÃO E VALORES ...................................................................................... 7 1.8 PRINCIPAIS CONCORRENTES .................................................................................. 8 1.9 PRINCIPAIS SERVIÇOS................................................................................................ 8 1.10 ORGANOGRAMA GERAL DA ORGANIZAÇÃO .................................................... 9 2 APRESENTAÇÃO DA ÁREA ONDE SERÃO REALIZADAS AS ATIVIDADES (ÁREA DE ESTÁGIO) ............................................................................................................... 9 2.1 NOME DO DEPARTAMENTO / SETOR ..................................................................... 9 2.2 ORGANOGRAMA ......................................................................................................... 10 3 DESCRIÇÃO DETALHADA DAS ATIVIDADES REALIZADAS NA FUNÇÃO EXERCIDA ................................................................................................................................ 12 4 CONTEXTUALIZAÇÃO PRÁTICA E TEÓRICA ............................................................. 13 4.1 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA NA ÁREA ESTÁGIADA ................................ 13 4.2 ENCAMINHAMENTO DE SOLUÇÃO PARA O PROBLEMA IDENTIFICADO .. 16 4.3 CONTEXTUALIZAÇÃO TEÓRICA OU LEGAL (FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA) ................................................................................................................................................. 27 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................ 31 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 32 7 ANEXOS................................................................................................................................. 36 4 INTRODUÇÃO O Estágio Curricular Supervisionado visa contribuir para desenvolver nos alunos as competências requeridas aos futuros bacharéis e oportunizar, por meio de práticas contábeis dos fundamentos das disciplinas de Contabilidade, a observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma empresa/organização em situação real. A evolução dos processos de legalização de empresas torna-se cada vez mais ágil com o passar do tempo, proporcionando aos empresários e contadores maiores integrações das informações de diferentes órgãos para que sejam atualizadas mais facilmente. O Contador é essencial para o processo de legalização de empresas, visto que é de responsabilidade dele o estudo da legislação que sofre frequente alteração. Os principais órgãos relacionados ao processo de legalização de empresas são a Receita Federal (RFB), a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e as Prefeituras Municipais de diferentes localidades, cada um com suas particularidades e procedimentos. O objetivo deste Relatório de Estágio é apresentar qual a importância do processo de legalização de empresas, destacando seus procedimentos, etapas e fundamentando as principais normas e regras utilizadas para que as empresas estejam totalmente legalizadas, evitando problemas futuros relacionados ao seu Contrato Social ou ao cadastro em diferentes órgãos reguladores, fundamentado em teorias da Contabilidade, adquiridas durante os estudos do curso de Ciências Contábeis. 5 1 APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 1.1 RAZÃO SOCIAL Razão Social: JCG AUDITORIA E CONTABILIDADE LTDA Nome Social: CNPJ: 96.478.649/0001-91 1.2 ORIGEM A JCG foi fundada em 1993 e iniciou suas atividades no bairro da Vila Guilherme, onde permaneceu até hoje. A JCG Auditoria e Contabilidade LTDA, é um escritório de contabilidade atuante no estado de São Paulo, com atuação atrelada a atividade/CNAE principal 69.20-6-01 - Atividades de contabilidade, conforme informações fornecidas pela Receita Federal. O escritório iniciou suas operações com 5 funcionários e hoje se encontra com o total de 25 colaboradores distribuídos em diferentes áreas. A origem do nome JCG, está associada ao seu fundador Sr. José Carlos Godoy, sendo assim suas iniciais. O escritório fornece atendimento aos seus clientes, em sua grande maioria estabelecidos no Estado de São Paulo, com atividades relacionadas à Prestação de Serviços Contábeis em diferentes áreas. 6 1.3 EVOLUÇÃO Com tradição e busca no mercado, a JCG está em constante evolução, adquirindo experiências e criando relações com novos clientes de diferentes segmentos, aumentando o alcance e conquistando seu espaço na consultoria de grandes empresas em diferentes estados do Brasil. Diante da alta demanda de clientes e serviços com o passar dos anos, a JCG chegou à marca de 250 empresas em sua cartela de clientes, a maioria destes, captados através das relações interpessoais da diretoria atual. Recentemente, em 2021, a JCG desenvolveu um software financeiro, o JCG Finance, uma ferramenta segura e eficiente disponibilizada na nuvem que pode ser integrada com o banco e contabilidade da empresa adquirente do produto para controle e administração de finanças. Além dos serviços e ferramentas disponibilizadas pela contabilidade, a JCG dispõe de excelentes funcionários para atendimento e comodidade de seus clientes. 1.4 ENDEREÇO Rua Maria Cândida, 1372, Letra A - Vila Guilherme – São Paulo/SP - CEP 02071-002. 7 1.5 RAMO DE ATIVIDADE Principal: 69.20-6-01 – Atividades de Contabilidade. Secundárias: Não possui. 1.6 FILIAIS Não possui filiais. 1.7 MISSÃO, VISÃO E VALORES 1.7.1 MISSÃO Ser uma empresa que proporciona aos nossos colaboradores um ambiente de trabalho estimulante e, através da nossa prestação de serviço, participar do sucesso de nossos clientes. 1.7.2 VISÃO Ser uma organização contábil de referência no Brasil, reconhecida pelo profissionalismoda equipe e qualidade na prestação de serviços aos nossos clientes. 8 1.7.3 VALORES Ética, Segurança, Transparência, Inovação, Responsabilidade, Comprometimento, Qualidade nos Serviços e Respeito ao Próximo. 1.8 PRINCIPAIS CONCORRENTES As principais concorrentes da JCG são: B2Finance e SERAC. 1.9 PRINCIPAIS SERVIÇOS Os principais serviços são assessorias nas áreas Contábil, Fiscal, Trabalhista/Previdenciária, Financeira e Societária para MEIs, Empresários Individuais, Sociedades Limitadas e Sociedades Anônimas, optantes pelo Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. 9 1.10 ORGANOGRAMA GERAL DA ORGANIZAÇÃO Figura 1 – Organograma Geral da Organização. Fonte: Autor. 2 APRESENTAÇÃO DA ÁREA ONDE SERÃO REALIZADAS AS ATIVIDADES (ÁREA DE ESTÁGIO) 2.1 NOME DO DEPARTAMENTO / SETOR Societário / Legalização 10 2.2 ORGANOGRAMA Figura 2 – Organograma do Departamento Societário. Fonte: Autor. 2.2.1 ORGANOGRAMA ESPECÍFICO DO DEPARTAMENTO/SETOR Figura 3 – Organograma da Equipe do Departamento Societário. Fonte: Autor. 11 2.3 DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO ➢ Coordenador do Departamento Societário: Responsável por coordenar as atividades dos colaboradores do Departamento Societário, verificando quais os recursos, procedimentos, desenvolvimentos e prazos necessários para garantir o correto atendimento a solicitações de clientes, gerência ou diretoria, garantir o andamento dos processos de registros e a comunicação interna das alterações realizadas para toda organização. ➢ Assistente do Departamento Societário: Responsável por analisar, administrar, planejar orçamento, viabilizar e executar os Registros de Documentos distintos em órgãos competentes, providenciar atualizações em sistemas internos, comunicar demais departamentos sobre eventuais alterações cadastrais dos clientes, além de fornecer suporte e orientação ao auxiliar em suas atividades. ➢ Auxiliar do Departamento Societário: Responsável por planejar e controlar os indicadores de regularidade dos clientes solicitando esclarecimentos aos demais departamentos do escritório em relação às pendências em órgãos competentes, consultar processos em geral, controlar o vencimento de certificados digitais, certidões, senhas e acessos do escritório. 12 3 DESCRIÇÃO DETALHADA DAS ATIVIDADES REALIZADAS NA FUNÇÃO EXERCIDA O Assistente do Departamento Societário da JCG Auditoria e Contabilidade LTDA tem como principais atividades analisar, administrar, planejar orçamentos, viabilizar e executar os Registros de Documentos distintos em órgãos competentes, providenciar atualizações, comunicar demais departamentos sobre alterações, além de fornecer suporte e orientação ao auxiliar. O cargo tem a função receber solicitações de registros de documentos diversos de empresas parceiras ou confeccioná-los para registro, sendo esses Contratos Sociais, Alterações Contratuais, Atas, Estatutos, Laudos e Cartas em diferentes órgãos como Junta Comercial, Cartório ou OAB, providenciar o orçamento e proposta para aceite dos clientes, solicitar documentos e informações pertinentes para elaboração dos formulários de registro, providenciar atualizações em diferentes órgãos como Prefeitura Municipal e Secretaria da Fazenda – SEFAZ de diferentes municípios e estados do Brasil, além de emitir Alvará de Funcionamento. Atualizar o cadastro de clientes internos em softwares da organização, comunicar eventuais alterações aos demais departamentos e fornecer atendimento aos demais colaboradores relacionados a problemas com senhas e acessos do escritório são outras importantes atribuições do Assistente do Departamento Societário, que deve comunicar através de suas análises e procedimentos o andamento dos processos ao seu Coordenador. 13 4 CONTEXTUALIZAÇÃO PRÁTICA E TEÓRICA 4.1 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA NA ÁREA ESTÁGIADA Identificamos, em grande maioria, os seguintes problemas presentes na rotina do Departamento Societário: documentos diversos e contratos sociais em desacordo, a ausência de cláusulas importantes ou descritas de maneira errada, ausência de alvará de funcionamento das sociedades, ausência de registro em órgãos de classe competentes, ausência de inscrição municipal ou estadual, razão social inadequada, confusões entre o registro das sociedades na Junta Comercial ou no RCPJ, adoção de porte empresarial, forma jurídica e regime de tributação inadequados. Reconhecemos essas falhas mediante a comparação dos documentos elaborados e procedimentos adotados com as Leis Nº 11.598, de 3 de dezembro de 2007, Nº 10.406 de 10 de janeiro de 2002, Nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, Nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 e Instrução Normativa DREI Nº 81, de 10 de junho de 2020 que, juntamente às demais Leis citadas ao decorrer do relatório, designam os procedimentos, requisitos e integrações necessárias para conformidade legal dos processos empresariais. Diante da burocracia apresentada pelos processos de abertura, alteração, encerramento e legalização de empresas, muitos empreendedores se colocam em situações vulneráveis, deixando de procurar e investir em profissionais capacitados para execução de serviços contábeis, correndo sérios riscos. Nesse cenário surge a informalidade, vista por muitos como uma maneira de sonegação de imposto ou estímulo para um comportamento econômico passivo de contrabando e diminuição do potencial da economia do país. Arthur (1990) compreende que há muito tempo a informalidade é decorrência da carga tributária, fluxo de recursos financeiros direcionados da sociedade para o Estado, por isso os empresários em muitos casos preferem a 14 informalidade ou a ilegalidade perante os órgãos fiscalizadores das empresas, levando em consideração a burocracia já mencionada. Para Inês Schwingel e Gabriel Rizza (2013) é cada vez mais evidente a importância da simplificação, racionalização, desburocratização e desoneração no ambiente de negócios, visando à redução das exigências aos empreendedores, no momento da abertura, registro, legalização, alteração e baixa de seus empreendimentos. Em vista dos fatores mencionados acima, caso as empresas optem pela informalidade ou ilegalidade poderão sofrer consequências graves, que na maioria das vezes não são de conhecimento prévio dos empresários. Penalidades fiscais, impossibilidade de emissão de notas fiscais, autuações, interdições, multas decorrentes da ausência de alvará de funcionamento, impossibilidade da participação de licitações, denúncias e dificuldades de relacionamento com fornecedores são alguns dos riscos que os empresários correm, podendo comprometer até mesmo a permanência de seu negócio no mercado em que estão inseridos. Já segundo Dornelas (SCHUMPETER, 1949, apud DORNELAS 2008, p. 6) embora muitos empreendedores vivam na informalidade, há uma quebra de barreiras significativa identificada através da observação pela internet. O momento atual é a era do empreendedorismo, pois os empreendedores estão se desenvolvendo cultural e comercialmente, renovando conceitos econômicos, gerando riquezas para a sociedade, encurtando distâncias, criando novas relações e novos empregos. A falta da orientação qualificada para a elaboração dos processos de legalização das empresas também é um problema presente no meio contábil, visto que nem todos os profissionais estão devidamente atualizados e são conhecedores de todos os procedimentos adotados por cada órgão fiscalizador para legalização. 15 Isto posto, foi analisado que na rotina do departamento societário são apresentados diversos problemas a serem solucionados, cada um comsua complexidade, sobre empresas diferentes e de segmentos diferentes, ocasionando a necessidade de constante pesquisa e atualização por parte de seus colaboradores. 16 4.2 ENCAMINHAMENTO DE SOLUÇÃO PARA O PROBLEMA IDENTIFICADO Com a finalidade de esclarecer quais os corretos meios para adequação e legalização das empresas, os contadores devem se atualizar continuamente com as alterações das legislações, procedimentos e sistemas estabelecidos pelos órgãos reguladores. Desta forma, se faz imprescindível o acompanhamento das etapas do processo legalização das empresas, que são os seguintes: 4.2.1. Consultoria de planejamento para abertura e alteração da Empresa: Para abertura e alteração da empresa são necessários estudos preliminares relacionados ao local, tipo da sociedade, conceito da sociedade, ramo da atividade, licenças de funcionamento, forma de tributação, perspectiva de faturamento, quadro societário, concorrência, estratégias de marketing, riscos e metas de curto e longo prazo; 4.2.2. Ferramentas de controle: Como auxílio no planejamento de abertura e alteração o contador precisa utilizar ferramentas de monitoramento de etapas e informações de todo o processo, sendo softwares ou planilhas dinâmicas, contendo as informações obtidas do cliente dono da sociedade. Algumas ferramentas são: Checklists iniciais de documentos necessários, questionário de informações de legalização preenchido pelo cliente, custo definido de cada processo, ficha cadastral dos sócios, CRM – Software de Gestão, entre outros; 4.2.3. Entendimento das alterações no Código Civil (LEI Nº 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002): No antigo código civil as empresas eram registradas de acordo com a sua atividade, empresas que possuíam atividade de prestação de serviço eram registradas no Cartório de Registro Civil de Pessoa Jurídica e as que possuíam atividades de comércio eram registradas na Junta Comercial. 17 Com a chegada do novo Código Civil, as empresas passaram a ter sua classificação social determinada como Simples ou Empresária, diferenciando-se pelo modo como exercem sua atividade econômica. A Sociedade Simples exerce a atividade econômica por meio dos sócios (exemplos são sociedades entre médicos que se unem para exercer a própria atividade em conjunto), já a Sociedade Empresária exerce sua atividade econômica através da organização, tecnologia e da empresa como um todo. Além de mencionar o caminho correto para registro das sociedades, o Código Civil é a lei que regula as relações jurídicas entre pessoas físicas e jurídicas, regulamentando o Direito da Família, Direito de Sucessões, o Direito Empresarial e Contratual, tendo como princípios básicos a Eticidade, Socialidade e a Operabilidade. 4.2.4. Forma Jurídica: Entender quais são as formas jurídicas é essencial para a abertura e alteração da empresa, sendo elas: ➢ Microempreendedor Individual (MEI) – Ideal para empresários que trabalham por conta própria e precisam de um CNPJ para emitir notas fiscais, com limitação de até um funcionário e renda bruta anual inferior a 81 mil reais (instituída pela Lei complementar nº 128 de 19 de dezembro de 2008, que alterou a Lei Complementar 123/2006); ➢ Empresário Individual (EI) – Opção para empresários que não querem ter sócios, atuando sem a separação de bens entre seu CPF e seu CNPJ, mas que constatam que seu faturamento mínimo será anualmente de 81 mil reais (Lei nº 10.406/02 do Código Civil); ➢ Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) – Modelo de empreendimento instituído pela Lei 12.441, de 11 de julho de 2011 permitindo ao empresário legalizar seu negócio com finalidade limitada sem a obrigatoriedade de associar-se a outro empresário, exigindo a comprovação do capital social mínimo de 100 salários-mínimos. Porém, em 26 de agosto 18 de 2021 através da Lei Nº 14.195, a EIRELI foi extinta devido à transformação dela em Sociedade Limitada Unipessoal (SLU); ➢ Sociedade Limitada Unipessoal (SLU) – Modalidade que permite a abertura de uma empresa com um único sócio, sem limite mínimo de aporte de capital, separando os bens do empresário dos bens da empresa (instituída pela Lei Nº 13.874, de 20 de setembro de 2019); ➢ Sociedade Empresária Limitada (LTDA) – Tipo de sociedade mais adotado pelos empreendedores, visto que a inclusão de sócios pode ser realizada por meio de um contrato Social, limitando a responsabilidade de cada sócio ao valor de suas quotas, considerando também a vantagem de ter os bens do empresário separados dos bens da empresa (regida pela Lei Nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002); ➢ Sociedade Anônima (S.A.) – Ao invés de cotas empresariais, os sócios dividem o capital em ações, portanto deixam de ser chamados de sócios e passam a ser chamados de acionistas, possibilitando a compra e venda dos papéis da empresa (regida pela lei Lei Nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976). 4.2.5. Porte Empresarial: Entender quais são as opções de porte empresarial é essencial para a abertura e alteração da empresa, sendo eles: ➢ ME (Microempresa) – Permite a empresa a atingir um faturamento bruto anual de até 360 mil reais por ano (regida pela Lei Complementar Nº 123 de 14 de dezembro de 2006); ➢ EPP (Empresa de Pequeno Porte) – Permite que a empresa atinja um faturamento bruto anual de até 4,8 milhões (regida pela Lei Complementar Nº 123 de 14 de dezembro de 2006) ➢ Demais – Porte adotado por empresas que não sejam ME nem EPP, atendendo todas as exceções. 19 4.2.6. Regime Tributário: Sistema que estabelece a cobrança de impostos para cada CNPJ, no Brasil as empresas podem optar pelos seguintes regimes: ➢ Simples Nacional: Regime que tem por finalidade simplificar a apuração fiscal dos Microempreendedores e Pequenos Empresários, recolhendo diferentes impostos por uma única guia (o DAS) com a aplicação de menores taxas. Para ser optante é necessário ter um faturamento bruto inferior a 4,8 milhões e exercer apenas atividades previstas pelo regime (criado pela Lei Complementar Nº 123 de 14 de dezembro de 2006); ➢ Lucro Presumido: Regime que tem uma estimativa de lucro e o segmento da empresa como base, para definição de alíquotas de cada imposto a ser pago. Para ser optante é necessário ter faturamento bruto anual abaixo de 78 milhões de reais (regido pela Lei Nº 9.718 de 27 de novembro de 1998); ➢ Lucro Real: Regime que utiliza o lucro real da empresa para definição de alíquotas de cada imposto a ser pago. Para ser optante é necessário ter um faturamento bruto anual superior a 78 milhões de reais ou que as atividades empresariais sejam de bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras de títulos, valores mobiliários e câmbio, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito, empresas de seguros privados e de capitalização e entidades de previdência privada aberta (regido pela Lei Nº 9.718 de 27 de novembro de 1998); 4.2.7. Titulares e Sócios, impedimentos e possibilidades: Os requisitos para ser titular de empresas são os seguintes: A idade mínima desde que sem impedimentos legais é de 18 anos, ou de 16 a 18 anos, emancipado. Pode ser sócio de uma sociedade apenas maiores de 18 anos, menores emancipados por 20 concessão dos pais, por sentença do juiz, pelo casamento, pelo exercício de emprego público efetivo (cargo de órgão da administração direta, autarquia ou fundação pública federal, estadual ou municipal), por colação de grau em curso superior ou estabelecimento civil ou comercial, por relação de empregodesde que o menor com 16 anos possua economia própria, menores assistidos, incapazes para a prática de atos jurídicos, os que pela enfermidade ou deficiência mental não possuem discernimento para os atos da vida civil, representados por pais, pelo tutor ou pelo curador. 4.2.8. Viabilidade: A etapa de viabilidade é o momento em que o contador, após a reunião de todas as informações sobre a empresa que será constituída, envia um formulário com todos esses dados através do sistema online do respectivo Estado para que seja feita uma análise junto à Prefeitura do Município em que a empresa irá ser aberta. Mediante essa análise é constatado se a empresa poderá exercer as atividades escolhidas na localidade mencionada, tendo como base as leis de zoneamento e habitação específicas do município. 4.2.9. Contrato Social e Cláusulas Contratuais: O Contrato Social é o documento de nascimento da empresa, onde serão estabelecidos a forma jurídica, regras de funcionamento e regras de liquidação da sociedade, sendo consideradas informações indispensáveis e obrigatórias para registro os seguintes dados (artigos 997 a 1.000 da Lei Nº 10.406 de 10 de janeiro de 2002): ➢ Nome, nacionalidade, estado civil, profissão e endereço dos sócios, se pessoas físicas; ➢ Firma ou denominação, nacionalidade e sede dos sócios, se pessoas jurídicas; ➢ Atividade a ser desenvolvida pela empresa; ➢ Capital social da sociedade, compreendendo quaisquer bens, expresso em moeda corrente do país; 21 ➢ A divisão de quotas de cada sócio no capital, e o modo de realizá-la; ➢ As obrigações de cada sócio, cuja contribuição seja estabelecida em serviços; ➢ As pessoas naturais responsáveis pela administração da sociedade, suas atribuições e poderes; ➢ A participação de cada um dos sócios nos lucros e perdas; ➢ Cláusula específica mencionando os procedimentos adotados em caso de falecimento de sócio; ➢ Responsabilidade dos sócios em responder subsidiariamente, ou não, pelas obrigações sociais. 4.2.10. Nome empresarial e Nome Fantasia – Regras de Formação para diferentes tipos jurídicos: O nome empresarial é aquele pelo qual a empresa se identifica e se diferencia das demais, diferentemente do nome fantasia, que é o nome comercial ou de fachada pelo qual a empresa se torna conhecida pelos clientes. O nome empresarial é aquele sob qual o empresário individual, sociedades empresárias e cooperativas exercem suas atividades, atendendo os princípios da veracidade (deve expressar verdadeiramente o nome do sócio, tanto na firma como na denominação, com sincera indicação da atividade a ser desenvolvida) e da novidade (deve ser adotado um nome diferente de todos os outros existentes a fim de evitar erros e confusões nas identificações das empresas) e identificará, quando exigido em lei, o tipo jurídico da empresa, não podendo conter palavras ou expressões atentatórias a moral e aos bons costumes. O nome pode compreender duas espécies: Firma e Denominação. A firma é composta pelo nome civil de forma completa ou abreviada, é de uso obrigatório para o Empresário Individual e sociedade em que houver a responsabilidade ilimitada, e de uso facultativo de Sociedades Limitadas. A denominação é composta por quaisquer palavras de língua nacional ou estrangeira, é de uso obrigatório para as Sociedades Anônimas e Sociedades Cooperativas e de uso facultativo da Sociedade em Comandita por Ações e 22 Sociedade Limitada. Regras específicas sobre a formação do nome empresarial por cada Forma Jurídica: ➢ Empresário Individual: Deve fazer o uso da “Firma” onde só poderá usar o próprio nome do empresário, acrescentando se quiser ou quando existir nome empresarial idêntico ou semelhante, designação mais precisa de sua pessoa ou atividade, figurando-o de forma completa, podendo abreviar os prenomes, nunca abreviando seu último sobrenome e não poderá suprimir as expressões “de”, “da”, “e” e “do”; ➢ Sociedade em Nome coletivo e Sociedade em Comandita Simples: Devem fazer uso da “Firma”, se não individualizar todos os sócios, deverá conter o nome pelo menos de um deles, acrescido do aditivo “e companhia” ou, se for o caso, substituídos por expressão equivalente, tais como “e filhos” ou “e irmãos”, dentre outras, por extenso ou abreviado, podendo abreviar os prenomes; ➢ Sociedade em Comandita por Ações: Poderá fazer uso da “Firma”, semelhantemente às regras e condições descritas para as Sociedade em Nome Coletivo e Sociedade em Comandita Simples, e da “Denominação”, onde é formada com uso de palavras de uso comum ou vulgar da língua nacional ou estrangeira, com expressões de fantasia, acompanhadas da indicação da atividade da sociedade, seguida da expressão “em comandita por ações” por extenso ou abreviada e não poderá conter expressões que denotem atividades não previstas na atividade e objeto social; ➢ Sociedade Limitada: Poderá fazer uso da “Firma” se não individualizar todos os sócios e deverá conter o nome pelo menos de um deles, acrescido do aditivo “e companhia” ou, se for o caso, substituídos por expressão equivalente, tais como “e filhos” ou “e irmãos”, dentre outras, por extenso ou abreviado, podendo abreviar os prenomes, e da palavra “limitada” por extenso ou abreviada, e da “Denominação” formada por palavras de uso comum ou vulgar na língua nacional ou estrangeira, e ou com expressões de 23 fantasia, com a indicação da atividade da sociedade, seguida da palavra “limitada”, se enquadrada com o porte “ME” ou “EPP”, inclusive quando feito juntamente à constituição da sociedade, fica facultativa a inclusão da atividade. As expressões designativas do porte “ME” e “EPP”, não podem figurar no nome empresarial, nem palavras que denotem atividades não previstas na atividade e objeto social; ➢ Sociedade Anônima: Deverá fazer uso da “Denominação” formada com palavras de uso comum ou vulgar da língua nacional ou estrangeira com expressões de fantasia, com indicação da atividade da sociedade, acompanhada da expressão “companhia” ou “sociedade anônima”, por extenso ou abreviada, vedada a utilização da primeira ao final, sem palavras ou expressões que denotem atividade não prevista na atividade da sociedade. A expressão “grupo” é de uso exclusivo dos grupos de sociedades organizados mediante convenção, na forma da Lei das S.A. (art. 1.158 da Lei nº 10.406/02 e Instrução Normativa DNRC nº 116, de 22 de novembro de 2011. e IN DREI Nº 15, de 5 de dezembro de 2013). 4.2.11. Corpo de Bombeiros: É o órgão responsável pelo combate à incêndios e preservação do patrimônio. Para iniciar suas atividades, as sociedades devem emitir o CLCB (Certificado de Licença do Corpo de Bombeiros) ou o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, utilizado para edificações de porte maior), junto a um engenheiro que se responsabilize pelas medidas de segurança, certificando que a edificação é de baixo potencial de risco à vida ou ao patrimônio e concluiu com êxito o processo de segurança contra incêndio. Prestadores de serviço ou autônomos que realizam a atividade empresarial fora do endereço indicado no CNPJ, sendo casa ou residência, ou Microempreendedores que realizam as atividades em sua casa ou residência estão isentos da obtenção do documento. 24 4.2.12. Busca de Nome: A busca de nome é um processo imprescindível para a abertura da sociedade, com finalidade de verificar se a Razão Social escolhida não gerará conflitos com as de empresas já existentes por identicidade ou semelhança. Caso a empresa tenha que ser registrada na Junta Comercial, a busca de nome deverá ser realizada no sistema da própria entidade, porém se for registrada no cartório deverá entrar em contato para verificação do procedimento de busca e pagamento de eventuais taxas a serem cobradas pelo serviço.4.2.13. Jucesp e RCPJ: Ao iniciar o processo de abertura da sociedade deverá ser verificada a forma em que irá exercer sua atividade a fim de definir onde será realizado o registro de seu contrato social. Na Jucesp são registradas as sociedades empresárias, que realizam as atividades econômicas através da própria organização, insumos, mão de obra e capital. Já no RCPJ são registradas as sociedades simples, que exercem as atividades econômicas por meio dos próprios sócios, como advogados e médicos que se juntam a fim de exercerem a atividade em conjunto, conforme o novo código civil. 4.2.14. DBE: O DBE (Documento Básico de Entrada) é o documento utilizado para qualquer prática e/ou alteração relacionada ao CNPJ, desde a abertura até o encerramento das sociedades, que deve ser obtido pelo serviço disponibilizado pela Receita Federal através do Portal REDESIM (Rede de Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios) adotado desde 03 de dezembro de 2007 (Lei Nº 11.598), com a premissa básica de abreviar e simplificar os procedimentos e custos para registro de legalização de pessoas jurídicas. O deferimento deste documento pode ser realizado pela Junta Comercial do Estado competente, Cartório de Registro ou pela Receita Federal, dependendo do evento de alteração a ser tratado. É de suma importância que o Contador tenha familiaridade com o sistema apresentado, visto que se usado de 25 maneira correta poderá agilizar e simplificar a legalização necessária para o seu cliente. 4.2.15. Inscrição Municipal e Estadual: A inscrição Municipal é o cadastro obrigatório para todas as empresas perante a Prefeitura do município onde está estabelecida, mesmo que possuam o estabelecimento apenas para recebimento de correspondências, utilizado para recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviço) e emissão de notas fiscais. Já a Inscrição Estadual é obrigatória para as sociedades que exercem atividades relacionadas à indústria e comércio para emissão de notas fiscais e recolhimento do ICMS (Imposto dobre Circulação de Mercadorias e Serviços). 4.2.16. Previdência Social - INSS: O registro da empresa junto à Previdência Social também é essencial para que a empresa possa iniciar suas atividades e se manter em legalidade com a legislação tributária e trabalhista, mesmo sem funcionários. Após o cadastro, a pessoa jurídica passa a contribuir com a Previdência, por meio do pagamento de tributos, e cumprir obrigações ligadas à área trabalhista. 4.2.17. Alvará de Funcionamento Municipal: É o documento obtido através da prefeitura do município onde a empresa está localizada que concede a ela autorização para que abra suas portas e exerça suas atividades. O processo de obtenção varia de município para município e de acordo com o ramo de atividade da empresa. Como base podemos listar alguns documentos necessários para obtenção, sendo eles: Alvará do Corpo de Bombeiros, Licença Sanitária, Licença Ambiental, IPTU e Habite-se. 4.2.18. Licença da Vigilância Sanitária: É o documento obrigatório para empresas e estabelecimentos que possuem vínculos com a saúde, como farmácias, laboratórios, clínicas e restaurantes, obtido através da Vigilância 26 Sanitária do município da empresa a fim de promover a saúde pública por meio de fiscalizações e ações legais, que constata que a empresa possui um estabelecimento apropriado para exercer suas atividades. 4.2.19. Certificado Digital: É um documento eletrônico de identidade presente em uma mídia adquirida pela empresa para utilização nas assinaturas de documentos, contratos, relatórios e demais demonstrativos contábeis, emissão de notas fiscais, transações financeiras acessos em diferentes órgãos Federais, Estaduais e Municipais, que garante que o documento ou acesso foi de fato realizado pela pessoa específica e autorizada para tal fim bem como o contador responsável pela sociedade. Os certificados podem ser emitidos em mídia física como um pen-drive e cartão para conectar à máquina de uso ou como uma mídia na nuvem ou como um arquivo para download e instalação na máquina. Algumas declarações e acessos são exclusivamente realizados pelo certificado digital, desta forma, se torna obrigatório para todas as sociedades. 4.2.20. Licença Ambiental: É o documento obrigatório para empresas e estabelecimentos que possuem instalações ou operações que utilizam de recursos ambientais, com potencial risco de poluição e degradação ambiental como agricultura, aquicultura, aterros sanitários, bases de armazenamento, combustível derivado de resíduos, cemitérios, crematórios, estações de tratamento de água, hospitais, termoelétricas, usina de compostagem, usinas de reciclagem, entre outros segmentos. Tal documento passou a ser exigido através da através da Lei Nº 6.938, de agosto de 1981, que dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, seus fins e mecanismos de formulação e aplicação. 4.2.21. Órgãos de Classe: Os órgãos de classe são entidades de amparo na regulamentação das atividades de profissões específicas, que fornecem um número de registro ao profissional para identificar sua legalidade de acordo com a Lei. Alguns exemplos de órgãos de classe são: OAB (Ordem dos Advogados 27 do Brasil), CFP (Conselho Federal de Psicologia), CFM (Conselho Federal de Medicina), CFMV (Conselho Federal de Medicina Veterinária), CONFEA (Conselho Federal de Engenharia e Agronomia), entre outros. Para legalidade da empresa é necessário verificar se a atividade exercida necessita de registro em órgão de classe regulatório e providenciá-lo o quanto antes. 4.3 CONTEXTUALIZAÇÃO TEÓRICA OU LEGAL (FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA) O estudo dos procedimentos a serem adotados pelo contador para o processo de legalização de empresas é essencial para todas as sociedades, sem exceções, pois preserva o correto funcionamento delas. Embora a burocracia encontrada em diferentes procedimentos de legalização ainda seja significativa, é papel do contador apresentar os benefícios da legalidade aos seus clientes e auxiliá-los nessa jornada. Requião (2011, p. 48) enfatiza que o sistema de registro e controle da atividade empresarial, no Brasil, encontra-se hipertrofiado nos três graus da administração direta e indireta e implica desestímulo à atividade produtiva e de incremento da ação informal. Pianovski e Barella (2016) verificaram que os gestores dos pequenos empreendimentos possuem pouco conhecimento sobre as principais ferramentas e sua importância na gestão do negócio. A Contabilidade Gerencial pode ser utilizada como ferramenta importante no processo de gestão das informações, em especial nas Micro e Pequenas Empresas (MPE). Prakash (2013) enfatiza que ela disponibiliza informações relevantes para a formulação de estratégias de negócios, atividades de 28 planejamento e controle, tomada de decisão, utilização eficiente dos recursos e otimização do desempenho, criação de valor da empresa e sua legalização. Diante da ausência de informações para a tomada de decisão ou na existência dessas, de sua pouca utilização, Sales, Barros e Pereira (2011) descrevem que as pequenas empresas têm enfrentado dificuldades na gestão dos negócios, levando assim, à mortalidade precoce, fato este corroborado pelo SEBRAE (2015), onde estas possuem uma expectativa de “vida” média de dois anos. Uma das premissas basilares da informação contábil é contribuir para a tomada de decisão, de modo que as melhores práticas sejam adotadas pelos gestores. Essas informações são necessárias para todo tipo de organização (Santos, Dorow & Beuren, 2016). A sincronia de procedimentos, observando-se métodos, prazos e consequências, é de extrema importância para a obtenção de sucesso em um trabalho de legalização. Se algo sair errado poderá ocorrerdispêndio de tempo, dinheiro, multas, e outros prejuízos até mais graves. Dentre as diversas aptidões de um profissional contábil, esta é apenas mais uma: sua atuação no processo de legalização de empresas (LIMA, 2016, p. 3). Segundo Ferronato (2011, p. 22) é claro que as políticas adotadas pelos governos, quando exigem procedimentos em demasia, desempenham um papel que pode criar verdadeiros gargalos com graves percalços, às vezes intransponíveis, para os negócios minúsculos. Assim, é suficiente dizer que uma sequência de regulamentações governamentais, certamente, interfere no processo empreendedor. Segundo Motta e Vasconcelos (2013, p. 134) De fato, seguir as regras, não importa quais sejam, torna-se um fim, e não um meio, o que atrapalha a eficiência organizacional. Seguem-se as regras, nesse caso, porque devem-se 29 segui-las, não importa quais sejam, e esse procedimento torna-se um ritual burocrático, desvinculando-se das preocupações com eficiência ou com considerações práticas. Perdem-se de vista o conteúdo e a concretização dos objetivos organizacionais, uma vez que o apego excessivo à rotinas, regras e formalismo não deixa margem a nenhuma flexibilidade ou questionamento do sistema em questão. Para Maximiano (2011, p. 35) A abertura (ou registro) de uma empresa compreende os procedimentos burocráticos necessários para formalização de um empreendimento. O registro de uma empresa varia de acordo com a região onde ela se encontra e depende do tipo de sociedade que será constituída. No Brasil, é um processo extremamente demorado, que toma centenas de dias. Em determinados países, é possível abrir uma empresa em poucos dias. A lista de exigências é extensa. Além de operações básicas, como solicitação de alvarás, licenças, livros ou documentos em diversos órgãos, há, em certos casos, necessidade de um profissional habilitado responsável, com devido registro no Conselho Regional de sua categoria. Para Marion (1998, p. 128) “A contabilidade pode ser considerada como sistema de informação destinado a prover seus usuários de dados para ajudá- los a tomar decisão”. Requião (2011, p. 146) destaca que o Registro Público de Empresas Mercantis é exercido em todo o território nacional, de forma sistêmica, por órgãos federais e estaduais, com a finalidade de: dar garantia, publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos das empresas mercantis, submetidos a registro; cadastrar as empresas nacionais e estrangeiras em funcionamento no País e manter atualizadas as informações pertinentes; proceder às matrículas dos agentes auxiliares do comércio, bem como ao seu cancelamento. 30 Panucci Filho e Almeida (2010) enfatizam que para as empresas em crescimento alcançarem a sua maturidade, em termos de gerenciamento e tomada de decisão, torna-se essencial à utilização da contabilidade no processo de gestão, considerada como importante instrumento de controle. Para Dornelas (2012, p. 218) o processo de criação de uma empresa às vezes é tedioso e estressante, mas todo empreendedor deve entender a legislação à qual sua empresa está enquadrada, buscando sempre tirar vantagem competitiva desse processo. Segundo Botrel (2007, p. 280) “O ato de registro é requisito para que a atividade econômica organizada seja desenvolvida de maneira regular”. 31 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O relatório apresentado atingiu o objetivo proposto de examinar cada etapa para legalização de uma sociedade, tarefas exigidas na área estagiada. Por meio deste, foram adquiridos maiores conhecimentos sobre as atividades das empresas, órgãos fiscalizadores e suas particularidades, através de fundamentação teórica, sugeridas melhorias de gestão das etapas a serem monitoradas pelo setor. Com os estudos realizados, ficaram evidentes as necessidades de melhorias nos processos de monitoramento do setor, principalmente do comportamento investigativo, e como a falta de planejamento pode influenciar diretamente no resultado do departamento e do cliente, que poderá sofrer com a espera dos órgãos competentes, a cobrança de taxas indevidas ou até mesmo fiscalizações, todos levando ao prejuízo financeiro. A sugestão de melhoria está sendo aplicada no departamento, com constante atualização das legislações através de ferramentas de pesquisa e um checklist elaborado por planilha em excel, como meio mais rápido e efetivo para melhoramento da gestão de atividades da área estagiada. Os meios escolhidos para tal melhoria poderão proporcionar alterações de acordo com cada perfil empresarial. Por fim, nenhum conhecimento e fundamentação teórica adquiridas ocasionará em resultados financeiros e operacionais se não aplicados junto a responsabilidade e comprometimento dos colaboradores da área e dos demais departamentos do escritório, visto que os resultados são de interesse comum. 32 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARTHUR, Anderson. Normas e Práticas contábeis no Brasil. 2 Ed. São Paulo: Atlas, 1990. Panucci Filho, L. & Almeida, L. B. A. (2011). Contabilidade gerencial no crescimento das organizações: Um estudo nas indústrias de confecções. Revista Iberoamericana de Contabilidad de Gestión, v. 9, n. 18, p. 1-17. Prakash, M. (20130. Evolution and changes in management accounting practices. International Research Journal of Management Science & Technology, v. 4, n. 2, p. 1009-1017. Sales, R. L., Barros, A. A. & Pereira, C. M. M. A. (2011). Fatores condicionantes da mortalidade dos pequenos negócios em um típico município interiorano brasileiro. 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Belo Horizonte: Del Rey Ltda, 2007.cap. 13, p. 279-300. 33 Disponível em: https://books.google.com.br/books?id=jELeC7BBqoQC&pg=PA281&dq=a+impo rtancia+do+registro+mercantil&hl=pt- BR&sa=X&ved=0ahUKEwiyhdifqdDTAhULGpAKHUvvAmsQ6AEIRTAF#v=one page&q=a%20importancia%20do%20registro%20mercantil&f=true Acesso em: 03 mai 2023. SCHUMPETER, Joseph Alois. The Theory of Economic Development. Cambridge, Mass. Harvard University Press, 1949. LIMA, Eugenize Berreza. Legalização de Empresas. 2016. ed. Rio de Janeiro: Apostila do Conselho Regional de Contabilidade do Rio de Janeiro, 2016.p. 49. Disponível em: <http://webserver.crcrj.org.br/APOSTILAS/A0163P0449.pdf>. Acesso em: 02 mar 2023. FERRONATO, Airto João. Gestão contábil-financeira de micro e pequenas empresas: sobrevivência e sustentabilidade. São Paulo: Atlas, 2011. MOTTA, Fernando Cláudio Prestes; VASCONCELOS, Isabella Gouveia de. Teoria Geral da Administração. 3. ed. rev. São Paulo: Cengage Learning, 2013. MAXIMIANO, Antônio Cesar Amaru. 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Acesso em: 30 de mar. 2023. 7 ANEXOS JCG Consultoria Rua Maria Cândida, 1372A - Vila Guilherme São Paulo/SP – CEP: 02071-002 Ilmo. Sr. Derneval Gondim Freire Coordenador do Programa de Estágio Curricular Supervisionado Curso de Ciências Contábeis Campus: Norte Universidade Paulista – Unip Ref. Estágio Atestamos para os devidos fins, que o(a) aluno(a) desta Universidade Gustavo Soares Cunha RA nº F1041B-0, realizou sob orientação dos responsáveis pelas respectivas áreas, estágio nesta empresa, no 1º Semestre do ano de 2023, um total de 300 horas. Atenciosamente, _______________________________ Assinatura Nome Legível: Dayana Sayed Alves Cargo: Coordenadora do Departamento Societário 2023-05-19T10:27:04-0300 DAYANA SAYED ALVES:35202035888 2023-05-19T10:27:29-0300 DAYANA SAYED ALVES:35202035888 2023-05-19T10:28:10-0300 DAYANA SAYED ALVES:35202035888 2023-05-19T10:33:56-0300 JCG AUDITORIA E CONTABILIDADE LTDA:96478649000191
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