Atualização de documentos

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Atualização de documentos
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Novo processo de arquivamento
Estimados colaboradores, Informamos que a partir de Agosto, daremos início ao um novo processo de arquivamento no setor de RH da Academia Saúde e Vida, com o objetivo de organizar melhor nossos arquivos, de forma que sua consulta seja feita com maior facilidade e praticidade, utilizando melhor nosso tempo. Nos próximos slides, serão demonstrados os novos métodos de arquivamento escolhidos para cada tipo de documento e de que forma acessá-los.
29/07/2022
Atualização de docs.
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1ª Etapa
Iniciaria a organização dos documentos seguindo o roteiro abaixo:
• Classificação, identificação e higienização dos documentos;
• Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da empresa seguida pela identificação necessária;
• Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética;
• Aplicação da tabela de temporalidade;
• Reavaliação dos documentos;
• Eliminação dos documentos que perderam seu valor;
• Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados;
• Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos;
• Listagens impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema. Com isso acredito que poderia gerenciar os mesmos com eficiência, tendo em vista que os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez que necessários, podem ser localizados com rapidez, utilizando um mínimo espaço possível.. 
Atualização de documentos
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INICIO
Classificação, identificação e higienização dos documentos.
Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), o logotipo da empresa seguida pela identificação necessária.
Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética.
Aplicação da tabela de temporalidade
Reavaliação dos documentos
Eliminação dos documentos que perderam seu valor.
Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados
Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos.
Listagens impressas dos documentos identificando sua localização para eventuais problemas como sistema.
FIM
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Com o diagnóstico e fluxograma elaborados, Você deverá descrever como o setor funcionará: organograma, funções, espaço físico, materiais e equipamentos, layout, etc.
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Estrutura
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Principais Departamentos da empresa.
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Administração: é o responsável por fiscalizar e organizar a produção, coordenando a mão de obra para melhorar a produtividade.
Recursos Humanos: Encarrega-se de todas as contratações e demissões de todos os empregados de uma empresa, assim como os benefícios dos mesmos diretamente ou indiretamente.
Financeiro: É responsável pela saúde financeira da empresa. As suas principais funções incluem a gestão do dinheiro, gestão de investimentos, gestão do risco financeiro e as relações com os investidores. Também lida com taxas de câmbio, divisas estrangeiras, alterações das taxas de juro entre outras áreas financeiras 
Comercial: Dirige e coordena as atividades relacionadas com a comercialização e a venda do produtos e/ou serviços de uma empresa. Para isso, analisa a concorrência, faz pesquisas de mercado para conhecer o que realmente pretende o consumidor, verifica a necessidade ou não de publicidade, preocupa-se com a qualidade e aprimoramento dos bens ou serviços. E o departamento responsável pela estratégia de vendas e em alguns casos, de marketing da empresa, encarrega-se de vender e manter o mercado dos produtos ou serviços.
Marketing: Dá a conhecer a empresa, produtos e serviços e preocupa-se com a imagem da empresa. Responsabiliza-se com a animação e controlo de vendedores, distribuição física dos produtos, os serviços de pós-venda, atividades técnico-comerciais, Concebe, executa e explora.
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SETOR DE ARQUIVOS
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A sala de arquivos fica situada entre o departamento de recursos humanos e o financeiro. Tem as dimensões de cerca de 30m² 
Itens necessários.
Mobiliário: deve ser adequado para os formatos dos documentos produzidos e armazenados, possibilitando a economia de espaço e permitindo arrumar de forma racional os documentos e possibilitando também a sua expansão.
Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas de A/Z. Porém os arquivos institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivo, que são específicas para as estantes, podendo ser acondicionadas em média seis caixas por fileira.
Instalações: os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança, sendo assim devem em temperatura de cerca de 22ºC, podendo ser proporcionada por um ar condicionado . A iluminação em 55 lux e 75uw/l de radiação UV(de preferencia trocar as lâmpadas pela de LED que agridem menos os documentos) e a umidade relativa de 55%. A composição da edificação deve ter o sistema anti-fogo a base de pó, bem como proteção mínima.com alarmes e sistema infravermelho. Assim como computador ligado a rede. 
O setor de recursos humanos será o responsável pela execução das operações do arquivo, executando as operações necessárias para manter o setor funcionando corretamente.
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Atualização de documentos
Obrigado
Vitória Estevão Rodrigues
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