Aula 7 Acurácia de estoque

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Para que se possa ter estoques bem equilibrados e que gerem custos justos e obedeçam às estratégias da
empresa, faz-se necessário controles bem apurados.
Desse modo, os inventários vão ao encontro desses controles, no intuito de apurar a segurança das
informações dos estoques.
Examinar os conceitos fundamentais dos inventários e suas modalidades;
Analisar os resultados dos inventários.
Você sabe o que são os inventários?
Os inventários são uma ferramenta de controle fundamental para a garantia de que as informações,
principalmente de saldos, estão exatas.
Na execução do inventário vai se obter um saldo chamado saldo físico, pois é aquele saldo que se constatou
fisicamente através de contagem. Esse saldo físico será confrontado e comparado com o saldo contábil que é
o saldo que está no banco de dados da empresa e foi obtido através das inúmeras operações de entradas e
saídas em um determinado período de tempo.
A eficiência da Administração de Materiais pressupõe a precisão dos registros dos estoques, bem como a real
aplicabilidade e necessidade dos itens estocados.
No intuito de garantir esses pressupostos, é usual e recomendável a realização de contagens físicas periódicas
do estoque total, para que se possa verificar eventuais discrepâncias entre o estoque físico e o estoque
contábil, assim como entre estoque registrado e estoque real.
Para ler mais sobre inventários, clique no link a seguir:
Clique aqui [../downloads/Aula_6_inventarios.pdf]
Cadeia de suprim., armazenagem e movimentação
Aula 6: Controle de acurácia do inventário
Introdução
Objetivos
Inventários
Aprenda mais
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Existem dois principais tipos de procedimentos para inventários. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se
adéqua ao seu ambiente. Podem ser:
Tipos de inventários
É um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data pré-fixada. É utilizado,
usualmente, no fechamento contábil do exercício anual ou em inventários mensais/trimestrais, para conclusão
dos custos de produção, ou verificação das informações do estoque.
As desvantagens desse tipo de inventário são:
Muitos itens para contar em pouco tempo;
Difícil coordenação dependendo do número de itens e dos volumes;
Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergências;
Falta de credibilidade nos estoques se a periodicidade for longa;
Não orientado para as causas das divergências e sim para ajustes;
Empresa com operações paralisadas ou prejudicadas para realizar o inventário, envolvendo altos
custos;
Processo de interesse contábil e não das operações envolvidas nas atividades fim da empresa;
Desenvolvimento de um péssimo comportamento do pessoal envolvido, de que qualquer problema “o
inventário depois acerta”.
Inventário geral
É uma contagem física dos itens em estoque, feita de maneira contínua e programada de modo que os itens
sejam somados, de acordo com sua popularidade, a uma frequência normalmente diária.
São considerados microinventários, já que as contagens e conferências são executadas por endereços ou
famílias de produtos, como itens classe A tendo prioridade, depois os itens classe B e finalmente os itens
classe C, ou ainda a critério da empresa.
Essas contagens são feitas, normalmente, na temporalidade diária, conforme já dito, quase sempre ao iniciar o
dia de trabalho, com o compromisso de todo o estoque ser inventariado no prazo de um mês, quando se inicia
novamente a contagem.
É importante frisar que os ajustes e rastreamentos de faltas ou sobras vão sendo feitos continuamente na
medida em que são detectados.
Para continuar lendo sobre inventário rotativo, clique aqui. [../downloads/Aula_6_inventario_rotativo.pdf]
Inventário rotativo
É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística.
Neste caso, são contados apenas alguns itens que representam uma boa amostra do universo de itens da
empresa e, pelo resultado da amostragem, chega-se à conclusão se os métodos de controle estão sendo bem
executados.
Este método é muito recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida por meio de inventários
rotativos e há uma exigência de auditoria ao final do exercício contábil para que sejam feitos inventários gerais
(que são então substituídos pelos amostrais).
Inventário por amostragem
Execução dos inventários
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Figura 1: Execução dos inventários
Fonte: istock
Nos inventários, sejam eles gerais ou rotativos, as contagens costumam ser feitas por, pelo menos, duas
equipes, a fim de garantir sua precisão e exatidão.
Figura 2: Contagem
Fonte: istock
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No entanto, caso as contagens não coincidam, convoca-se uma terceira equipe de contagem, eventualmente
uma quarta, até que se chegue à quantidade exata de cada item estocado, ou que fique realmente confirmada
a discrepância.
Para garantir a eficiência do processo de inventário, recomenda-se especial atenção a alguns pontos, como:
Arrumação física dos materiais, de modo a facilitar a contagem;
Cut off (corte), mapa contendo todos os detalhes dos três últimos documentos emitidos antes da
contagem física (notas fiscais, notas de entrada, requisição ou devolução interna de materiais etc.);
Atualização e registros de estoque;
Contagem do estoque: começa pela primeira equipe de contagem, depois a segunda equipe conta os
itens novamente, mas de forma independente da primeira equipe (sem conhecer os resultados
obtidos na primeira contagem), e assim por diante. É comum as recontagens serem efetuadas apenas
nos itens que demostraram diferenças (positivas ou negativas);
Reconciliação e ajustes sempre que houver discrepância entre o estoque contábil e o inventariado. É
também muito importante salientar que esses ajustes não possam ser feitos pela gestão do estoque,
normalmente ficando esse encargo para as áreas financeiras/contábeis.
Após o término do inventário, são emitidos relatórios que contêm o resultado final da contagem. Nos
inventários gerais, esse relatório refletirá todo o estoque, no rotativo demonstrará os endereços ou famílias de
itens que foram inventariados.
Nesses relatórios constam diversas informações, de acordo com a necessidade de análise de cada empresa,
mas para aspectos de controle de estoques, apenas as discrepâncias (diferenças) interessarão.
Para que essas análises sejam feitas com exatidão e responsabilidade, é necessário que o sistema de
informação da empresa permita um rastreamento correto e exato dos itens que tiveram uma diferença
identificada.
Esse rastreamento deverá verificar todas as movimentações de entrada e de saída do item em referência e seu
respectivo lote desde o momento do inventário atual até a data do último inventário realizado. Desse modo,
nota-se que em inventários com periodicidades muito longas (seis meses, doze meses) esse rastreamento se
torna uma tarefa quase impossível.
Você sabe o que é acuracidade de estoque?
Atenção!
Análise dos resultados dos inventários
O pessoal da operação costuma dizer que esses itens, que verificaram uma diferença positiva entre o saldo
físico e o contábil, estão sobrando no estoque. Logicamente, essas diferenças são oriundas de um erro de
movimentação na entrada ou na saída do item no estoque.
Diferenças positivas
Essas diferenças, assim como nas positivas, podem indicar um erro de movimentação ou ainda um extravio do
item em algum momento. Esse extravio será constatado após o rastreamento não descobrir nenhum erro de
movimentação do item. Na hipótese de ser configurado um extravio, a recomendação é que a situação seja
imediatamente relatada ao setor superior e que o caso seja, então, passado para a área de segurança
patrimonial.
Diferenças negativas
Acuracidadedos estoques
Acuracidade de estoque é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas
de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados.
Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual, não confere com o saldo
real, dizemos que este inventário não é confiável ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas
informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível gerencial até o operacional.
Uma informação errada dos saldos em estoque pode:
Levar a uma decisão equivocada na área de planejamento de estoques ou compras;
Atrasar a produção;
Ocasionar a falta do produto para o cliente.
Veja um exemplo!
Um inventário contou 10.000 itens no estoque e 20 itens verificaram diferença (não importa se positiva ou
negativa). Podemos dizer que esse inventário não obteve uma acuracidade absoluta, e que o percentual de
acerto foi de 99,8%.
Figura 3: Inventário
istock
A tolerância é o grau de aceitação do erro, sem que o desvio seja ajustado.
Quando acontecem erros na confrontação dos registros de estoque com as quantidades físicas existentes,
algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o
sistema conseguisse trabalhar sozinho.
Se as informações estão erradas é porque o sistema não está sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a
culpa é dos usuários que não colocam as informações corretas no sistema. Não será a implantação de
sofisticados sistemas de processamento de dados que aumentará a precisão das informações de estoque.
O estoque é responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o
cadastramento até a entrega ao usuário final.
Algumas empresas, dentro de sua realidade, que vai depender do histórico de diferenças nos inventários e
valor agregado dos itens, estabelecem parâmetro de tolerância de erro.
Isso quer dizer que, após apurado o resultado do inventário e havendo erro, se ele estiver dentro do coeficiente
preestabelecido, não há necessidade de rastreamento dos itens em que foram verificadas as discrepâncias e,
portanto, não será necessária a justificativa daquelas diferenças.
Atenção!
Coeficiente de tolerância de diferença
Atenção!
Atividade proposta
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Nesta unidade verificamos como os inventários são importantes para o controle dos estoques. Como você
definiria os inventários e quais as principais diferenças entre o inventário geral e o inventário rotativo?
Os inventários nada mais são do que uma contagem que se realiza temporariamente nos estoques.
O inventário geral conta todos os estoques da empresa de uma só vez. O inventário rotativo pode ser
considerado microinventário, ou seja, a contagem é executada por partes.
Exercícios de fixação
Os inventários são, na verdade, uma contagem que, levada aos estoques, torna-se uma ferramenta de controle
fundamental para a garantia de que as informações, principalmente as de saldos, estão exatas.
POR QUE
Na execução do inventário obteremos um saldo chamado saldo físico, que é aquele que se constatou
fisicamente através de contagem. Esse saldo físico será confrontado e comparado com o saldo contábil, que é
o saldo que está no banco de dados da empresa e foi obtido através das inúmeras operações de entrada e
saída em num determinado período de tempo.
Analisando as duas afirmações, conclui-se que:
As duas afirmações são verdadeiras, e a segunda não justifica a primeira.
As duas afirmações são verdadeiras, e a segunda justifica a primeira.
A primeira afirmação é verdadeira e a segunda é falsa.
As duas afirmações são falsas.
A primeira afirmação é falsa e a segunda verdadeira.
O inventário geral é um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data pré-fixada. É
utilizado, usualmente, no fechamento contábil do exercício anual ou em inventários mensais/trimestrais, para
“fechamento” dos custos de produção ou verificação das informações do estoque. Entre as desvantagens
desse método estão:
I. Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergências.
II. Falta de credibilidade nos estoques se a periodicidade for longa.
III. Falta de credibilidade nos estoques se a periodicidade for longa.
IV. Empresa com operações paralisadas ou prejudicadas para realizar o inventário, envolvendo altos custos.
V. Processo de interesse contábil e das operações envolvidas nas atividades-fim da empresa.
I, II, III e IV estão corretas.
II, III, IV e V estão corretas.
I, II, IV e V estão corretas.
Todas estão corretas.
São considerados microinventários, já que as contagens e conferências são executadas por endereços ou
famílias de produtos, como itens classe A têm prioridade, depois os itens classe B e, finalmente, os itens classe
C, ou ainda a critério da empresa.
POR QUE
Essas contagens são feitas normalmente na temporalidade diária, conforme já dito, quase sempre ao iniciar o
dia de trabalho, com o compromisso de todo o estoque ser inventariado no prazo de um mês, quando se inicia
novamente a contagem.
Nesta aula:
Conhecemos os conceitos fundamentais dos inventários e suas modalidades;
Verificamos como é importante calcular a acuracidade dos inventários e analisar seus resultados.
Na próxima aula:
Indicadores de desempenho.
BERTAGLIA, P. R. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Suprimento. 6. ed. São Paulo: Saraiva, 2008.
Analisando as duas afirmações, conclui-se que:
As duas afirmações são verdadeiras, e a segunda não justifica a primeira.
As duas afirmações são verdadeiras, e a segunda justifica a primeira.
A primeira afirmação é verdadeira e a segunda é falsa.
As duas afirmações são falsas.
A primeira afirmação é falsa e a segunda verdadeira.
O inventário cíclico é uma contagem física, feita de maneira contínua, dos itens em estoque, feita de maneira
programada de modo que os itens sejam somados, de acordo com sua popularidade, a uma frequência
normalmente diária. Podemos apontar como vantagens desse inventário:
I. Realização das contagens em pleno funcionamento das operações..
II. Contagem frequente dos itens menos movimentados.
III. Contínuo aprimoramento das equipes pela percepção da responsabilidade de que os estoques devem ser
mantidos permanentemente corretos.
IV. Orientado para prevenção dos erros, já que o objetivo fundamental é encontrar e conciliar as divergências.
V. Monitoração contínua dos índices de acuracidade.
I, II, III e IV estão corretas.
II, III, IV e V estão corretas.
I, III, IV, V estão corretas.
Todas estão corretas.
É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Essa definição
refere-se a:
Inventário rotativo.
Inventário cíclico.
Inventário por amostragem.
Inventário geral.
Síntese
Próxima aula
Referências
BOWERSOX, D. J. Logística Empresarial. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2011.
CHOPRA, S. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 9. ed. São Paulo: Pearson, 2010.
RODRIGUES, P. R. A. Gestão Estratégica da Armazenagem. 2. ed. São Paulo: Aduaneiras, 2011.