O que voce precisa saber sobre planejamento de compras corporativa

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O que voce precisa saber sobre o planejamento de compras corporativa? 
O processo de compras de uma empresa impacta diretamente em sua saúde econômico-
financeira, uma vez que envolve a movimentação de recursos. Além disso, é uma atividade 
essencial para suprir a organização com todos os insumos necessários para a realização de suas 
atividades. 
A função primordial do plano de compras corporativo é fechar bons negócios pelo menor custo 
possível, contribuindo para a eficiência da empresa. 
O que exatamente é o planejamento de compras? 
O planejamento de compras tem um impacto substancial sobre a saúde financeira das 
organizações. 
A previsibilidade das demandas permite verificar a disponibilidade de dinheiro em caixa, bem 
como dá maior tempo para pesquisar os melhores preços e as condições de pagamento mais 
favoráveis. Entenda: comprar com mais qualidade significa apresentar produtos e serviços 
melhores, a preços mais competitivos. 
Como consequência direta do planejamento de compras corporativas, percebe-se a economia 
de recursos essenciais para a sustentabilidade organizacional, além de um maior retorno sobre 
o investimento realizado em toda a empresa. Além disso, investir em processos de compras 
mais ágeis e eficientes também impacta positivamente . 
Por essas e outras, podemos dizer que o planejamento de compras é um processo estratégico, 
o qual tem por objetivo gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa, zelando pela tríade 
preço, prazo e qualidade. 
O plano de compras de uma empresa deve estar alinhado a seu planejamento estratégico, tendo 
como objetivo proporcionar um atendimento de excelência às necessidades dos públicos 
interno e externo da organização. Atingindo seus objetivos, o planejamento de compras 
corporativas é capaz de contribuir para a eficiência e eficácia do planejamento de custos. 
 
Como estruturar (ou atualizar) o processo? 
 
A atualização constante permite otimizar o processo de compras da empresa, eliminar os 
gargalos que impedem maior agilidade e, com isso, obter maior produtividade e eficiência no 
setor, o que influencia positivamente toda a organização. 
 
Faça um levantamento de demandas 
O levantamento de demandas consiste em determinar quais são as compras que se repetem 
mensalmente e em que quantidade. É importante que cada setor informe os insumos 
necessários para a realização de suas atividades e com que frequência fazem pedidos ao setor 
de compras. 
Defina a periodicidade das compras 
Um bom planejamento de compras deve levar em consideração que, quanto menor for um 
pedido, menor é a capacidade de negociação com o fornecedor. Por outro lado, quanto maior 
for o pedido (tanto em volume de mercadorias quanto em valor monetário), maior será seu 
potencial para negociar melhores preços e prazos. 
Sabendo disso e de posse da sua previsão de demandas, estabeleça a periodicidade com que 
deve fazer os pedidos. Algumas empresas preferem fazer semanalmente, de forma a manter o 
estoque enxuto, enquanto outras preferem fazer pedidos mensais para reduzir o trabalho e 
concentrar pagamentos, por exemplo. Qual a melhor opção para o CEL e LICEU ? 
Determine o orçamento do setor 
Com esses dados em mãos, já é possível determinar o orçamento mensal a ser destinado ao 
setor de compras, o qual também deve fazer parte do planejamento de custos. Assim, o setor 
financeiro é capaz de planejar as saídas de dinheiro e providenciar os recursos necessários para 
o pagamento dos fornecedores. 
Da mesma forma, é possível saber quanto cada setor da empresa gasta em compras, a fim de 
pensar em maneiras efetivas de reduzir os custos e aumentar a produtividade sem perder 
qualidade. 
 
Faça o orçamento das mercadorias 
 
Essa etapa depende da cultura da empresa com relação ao processo de compras. Enquanto 
algumas fazem orçamentos sempre que existe a necessidade de adquirir novos produtos, outras 
contam com fornecedores fixos, os quais são acionados no momento das compras. 
O importante é conhecer os preços e prazos antes da aquisição, de modo a verificar se a empresa 
realmente tem os recursos necessários e pode esperar até a entrega. No caso de parcelamentos 
ou compras a prazo, verifique também a incidência de taxas e juros. 
Confira o recebimento dos pedidos 
Ao contrário do que muita gente pode pensar, o processo de compras não termina no momento 
da aquisição em si. Ainda é necessário receber as mercadorias, conferir se o que está sendo 
entregue corresponde ao pedido e se a nota fiscal foi emitida conforme a ordem de compra. 
Nessa etapa, cabe também fazer uma verificação mais minuciosa dos produtos recebidos para 
evitar a entrada de mercadorias avariadas ou em mau funcionamento. Em outras palavras: é 
preciso conferir a qualidade do que é recebido. 
Dê entrada no sistema de gestão de estoque 
Quando todas as mercadorias forem conferidas, registre-as em seu sistema de gestão de 
estoque para poder controlar a quantidade de insumos disponíveis e sua devida distribuição ao 
longo do tempo. 
É com base nesse controle que você poderá dimensionar com cada vez mais precisão as 
demandas da empresa. Também é por meio da gestão de estoques que se evita a permanência 
de produtos obsoletos no armazém, bem como a perda de mercadorias por prazos de validade 
vencidos. 
Que erros não se deve cometer no setor? 
Como mencionado, é essencial que o planejamento de compras seja eficaz e cumpra com os 
objetivos de gerar economia de recursos e promover melhores resultados para a organização. 
Mas além de estruturar seu plano de compras de acordo com as etapas citadas no tópico 
anterior, existem alguns erros que devem ser evitados. Confira! 
Planejamento por planilha 
Durante muito tempo, as planilhas eletrônicas foram grandes aliadas de quem buscava organizar 
processos e controlar dados de uma maneira mais fácil que o velho combo papel e caneta. Mas 
os processos de compras evoluíram. Atualmente, é impensável manter processos 
organizacionais com tarefas burocráticas e repetitivas, já que a tecnologia trouxe a 
informatização, tornando os processos de compras mais ágeis, confiáveis e seguros. 
Em um primeiro momento, pode até parecer que as planilhas de planejamento de compras 
sejam mais fáceis de manusear. Mas pense bem: com esse método, uma pequena falha de 
lançamento ou uma simples queda de energia já pode comprometer todos os dados contidos 
ali. 
Por essas e outras, a recomendação geral nos dias de hoje é: opte por um sistema de gestão de 
compras integrado a outras soluções adotadas pela empresa, a fim de otimizar processos e 
melhorar o fluxo de informações no negócio. 
Fornecedores não qualificados 
Outro erro bem comum no planejamento de compras de uma empresa é não fazer a qualificação 
de fornecedores, deixando de selecionar adequadamente as empresas que fornecerão insumos 
para a organização. 
Ter uma cadeia produtiva que gere valor do início ao fim garante maior competitividade e 
relevância para a empresa no mercado, além de promover maior satisfação entre os 
consumidores. Diante disso, não existe outra saída: trate de estruturar seu processo de 
qualificação de fornecedores com base naquilo que sua empresa valoriza, indo além do tripé 
preço, prazo e qualidade. 
A reputação dos seus fornecedores no mercado e sua saúde financeira, bem como a forma com 
que eles se relacionam com outros fornecedores: tudo isso é capaz de fazer uma enorme 
diferença para o sucesso do seu negócio. 
Demora na aprovação 
Quanto mais níveis hierárquicos existem dentro de uma empresa, maior é a burocracia para 
colocar os processos em andamento. E isso também se aplica ao setor de compras, que lida 
diretamente com o dinheiro da companhia. Nesse caso, se a autorização sempre demora 
demais, chegando a impactar a produtividade da empresa, está na hora de rever o processo de 
aprovação. 
Analise se a autorização precisa mesmo passar por tantas pessoas e se existe uma forma de 
automatizar o processo. Aí entra o uso de um sistema degestão de compras, por exemplo, que 
será ainda melhor se for no modelo de Software as a Service (SaaS), que pode ser acessado a 
qualquer hora e de qualquer lugar, bastando estar conectado à internet. 
Descontrole nas quantidades 
Estoque parado é sinônimo de prejuízo, já que se trata de dinheiro sem rentabilidade. É o 
mesmo que guardar o lucro da sua empresa na gaveta e esperar que ele renda juros e correção 
monetária! Assim, saiba: comprar mercadorias além do necessário pode gerar perdas 
financeiras, comprometendo o capital de giro do negócio. 
Nesse sentido, é preciso considerar ainda que determinados produtos têm prazo de validade ou 
sofrem depreciação ao longo do tempo, dificultando ainda mais a recuperação do valor 
investido. 
É fundamental, portanto, ter controle sobre a quantidade de mercadorias adquiridas pela 
empresa, certificando-se de que é suficiente para atender à demanda da produção e dos 
clientes, sem gerar excedentes. A forma mais fácil de manter o estoque sob total controle é 
fazendo uso de sistemas informatizados e integrados aos setores que influenciam diretamente 
nas compras — como produção e vendas. 
Com essa solução, toda vez que uma mercadoria é utilizada ou um produto acabado é vendido, 
o estoque é automaticamente atualizado, permitindo ao setor de compras um 
acompanhamento sistemático de tudo o que é usado pela empresa. 
Falta de indicadores de performance 
Para fazer o planejamento de compras da empresa, começa-se com 3 grandes definições: 
objetivos, metas e indicadores de desempenho. 
Os indicadores servem para monitorar o alcance das metas. Entenda: cada meta cumprida é um 
passo a mais rumo à conquista dos objetivos estratégicos do setor, que devem contribuir direta 
e significativamente para a conclusão dos objetivos estratégicos da organização. 
Dá para considerar a opinião de todos os stakeholders? 
Durante o planejamento de compras, é preciso pensar na máxima satisfação de todos os 
públicos envolvidos. Estamos falando de colaboradores, clientes, acionistas e até dos próprios 
fornecedores. Isso porque, mais que um processo comercial de troca de dinheiro por 
mercadorias, o processo de compras é uma parceria. 
Enquanto a empresa busca melhores produtos por preços mais atrativos, os colaboradores 
querem insumos de qualidade para trabalhar, os consumidores desejam produtos de qualidade 
para usar, os acionistas almejam rentabilidade para seus investimentos e os fornecedores, 
lucratividade para seus respectivos empreendimentos. 
Diante disso, não tenha dúvidas: é necessário estabelecer uma relação em que todos esses 
públicos saiam ganhando, de forma a equilibrar interesses para todos se sentirem satisfeitos. 
Mas será que isso é possível? Com o planejamento adequado, é sim. Veja a seguir algumas dicas 
para lidar com cada público estratégico da empresa! 
Colaboradores 
Os funcionários de uma organização contribuem para o processo de compras na medida em que 
fazem uso consciente dos recursos, evitando desperdícios. O setor de compras, por sua vez, 
deve ajudá-los a analisar suas reais necessidades e orientar o processo, de modo que haja um 
equilíbrio de interesses. 
 
 
Clientes 
O desejo de todo cliente é ser bem atendido e adquirir produtos ou serviços de qualidade, que 
atendam a suas necessidades e, dentro do possível, superem suas expectativas. Diante disso, 
cabe ao setor de compras escolher os melhores insumos para a fabricação de mercadorias de 
qualidade ou a prestação de serviços de excelência, sem prejudicar a lucratividade da empresa. 
Além disso, é necessário garantir prazos adequados para a reposição de estoques, evitando 
assim a falta de insumos para a continuidade da operação da empresa. 
Acionistas 
O desejo de todo acionista é ver seu investimento rentabilizar. Para tanto, a empresa deve 
desenvolver um planejamento de compras que atenda às necessidades de geração de lucro. É 
claro que outros fatores influenciam na produção de riqueza, mas saber como, onde, quanto e 
quando comprar já influencia bastante os resultados financeiros. É crucial ter consciência disso 
para garantir a satisfação do público com o planejamento de compras. 
Fornecedores 
Um fornecedor é uma empresa tal qual a sua. Portanto, tem os mesmos objetivos econômico-
financeiros, com a geração de lucro sendo essencial para que ele se mantenha no mercado de 
forma sustentável. É isso, então, que você deve observar quando faz negócios e estabelece 
parcerias. 
Compreender os custos do negócio, bem o mercado em que o fornecedor opera permite avaliar 
as possibilidades de negociação, não pressionando o fornecedor a praticar valores que podem 
afetar sua saúde financeira. Assim, sua cadeia produtiva se torna mais forte e resistente a crises. 
Como monitorar o sucesso do seu plano de compras? 
Lead time 
Trata-se do intervalo de tempo entre o recebimento do pedido de compra (de um setor, por 
exemplo) e o atendimento ao pedido (a efetiva entrega da mercadoria). Esse indicador de 
performance é essencial para acompanhar a eficiência do setor de compras. 
Custo de suprimentos 
Mede o percentual que as compras da empresa representam no total de vendas. É um indicador 
financeiro que serve para nortear decisões estratégicas, como aumento do preço de venda ou 
ações de redução de custos nos setores para não impactar a margem de lucro. 
Prazo médio de pagamento 
Corresponde ao intervalo médio que a empresa leva para pagar os fornecedores. Esse indicador 
é imprescindível para determinar estratégias de venda e comercialização, orientar o uso 
consciente do dinheiro disponível em caixa e evitar endividamentos. 
 
 
Evolução de preço 
É o acompanhamento sistemático do aumento ou da queda de preços dos fornecedores, feito 
mês a mês. Com esse indicador, é possível mensurar o aumento de gastos da empresa, definir 
estratégias de negociação com fornecedores e ainda identificar a necessidade de buscar outros 
parceiros para evitar a perda da lucratividade do negócio. 
Saving 
Temos aqui um dos indicadores de compras mais importantes: o saving. Ele faz o comparativo 
entre o orçamento e o comprado, mostrando claramente a margem de contribuição do setor de 
compras para a lucratividade do negócio. 
Que tendências aguardam o setor de compras? 
Tecnologia e automação 
Automação de processos, machine learning e digitalização de toda a parte documental do setor 
de compras: isso já faz parte da realidade de muitas organizações. Hoje, notas fiscais são 
tramitadas eletronicamente, assim como contratos com fornecedores. Por meio da assinatura 
eletrônica, é possível fechar negócios com rapidez, bem como celebrar termos aditivos ou 
renovar parcerias. 
Nesse cenário, pedidos são feitos via sistemas internos integrados, eliminando a burocracia e os 
riscos de adulteração de documentos ou perda de informações importantes para a gestão da 
empresa. Com o machine learning, é possível prever demandas com precisão, evitando estoques 
parados e, consequentemente, prejuízos financeiros. 
Colaboração e parceria 
Outra tendência que ganha cada vez mais espaço no setor de compras é a colaboração em 
nuvem, auxiliada pela automação de processos e também o machine learning. Os sistemas de 
gestão de compras das empresas passam a se integrar aos sistemas de fornecedores, acionando 
pedidos de forma automática, assim que o estoque atinge um limite mínimo de mercadorias. 
O mesmo acontece internamente, com todos os setores alimentando o sistema de gestão de 
compras em tempo real, otimizando o tempo de atendimento às demandas, assim como os 
pedidos de compras. Assim, a necessidade de supervisão diária por parte do time de compras é 
dispensada, deixando a equipe livre para pensar em estratégias de melhoria para o setor, como 
negociações mais proveitosas com os fornecedores. 
Visão sistêmica do processo 
Também vemos o crescimento do emprego do strategic sourcing — uma visão sistêmica sobre 
os processos de compra das empresas. Em vez de manter o foco apenasno preço, outras 
variáveis são consideradas no momento da compra, como o cumprimento do acordo de nível de 
serviço, o relacionamento com o fornecedor e a importância dos insumos para a atividade da 
organização. 
 
Qualificação profissional 
 
Foi-se o tempo em que o setor de compras empregava qualquer pessoa que tivesse facilidade 
para números e negociações. Hoje, a atuação estratégica dessa área faz com que as empresas 
busquem por profissionais qualificados. Entre as habilidades de um gestor de compras estão, 
além da facilidade com números e negociações, o foco na lucratividade, a liderança e o 
monitoramento de indicadores de desempenho. 
 
Compliance no setor de compras 
 
Basicamente, compliance significa estar em conformidade com as melhores práticas do 
mercado, o que envolve desde o cumprimento de leis estabelecidas pelos governos federal, 
estadual e municipal até o atendimento das necessidades estratégicas da empresa. Por isso, é 
cada dia mais comum vermos a implementação de estratégias de compliance no setor de 
compras. 
A proposta é auditar questões como gestão de riscos e qualidade, impacto das compras na 
receita da empresa, satisfação de todos os stakeholders e uso efetivo das ferramentas digitais 
no setor de compras.