Organograma de Cargos e Funções - UC 7 - TRH - Senac

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Recursos humanos
Conceito
O organograma é uma representação gráfica da estrutura organizacional, que é o
conjunto de funções, cargos, departamentos, relações e responsabilidades que
compõem a organização.
Geralmente, são utilizados quadrados ou retângulos para representar os setores
ou cargos da empresa em um organograma convencional.
A figura 1 é um exemplo de organograma vertical, que é o mais convencional.
(objetos/org-01.png)
Figura 1 – Organograma convencional
É possível observar que, nesse exemplo, o organograma apresenta os
departamentos da empresa. No caso, eles são sete: gerência, produção, fábrica,
financeiro, contas a pagar, operacional e assessoria técnica.
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O organograma completo de uma instituição inclui todos os seus departamentos
e cargos. Empresas grandes terão organogramas extensos. No caso de empresas
pequenas, onde muitas vezes uma única pessoa é responsável por um departamento,
um organograma funcional que retrate todos os cargos que as compõem é suficiente.
Normalmente, utiliza-se o organograma da estrutura organizacional de forma
ampla, e o organograma funcional restringe-se ao RH e à subárea de política salarial e
plano de cargos e salários.
Veja, nas figuras 2 e 3, dois exemplos de organogramas funcionais (com os
cargos organizacionais).
Exemplo 1
(objetos/org-02.png)
Figura 2 – Organograma funcional 1
Exemplo 2
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Figura 3 – Organograma funcional 2
A estrutura organizacional pode ser representada de forma mais detalhada por
meio de funcionogramas, que são representações gráficas das organizações pelas
funções existentes nelas. Por isso, ainda, são diferentes de organogramas funcionais.
Funcionogramas apresentam não só os cargos, mas também as funções
desempenhadas (deveres e responsabilidades de cada setor ou cargo). Veja um
exemplo na figura 4.
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Figura 4 – Funcionograma
Fonte: < http://gti.projetointegrador.com.br /~151N154200054/GestaoPessoas.html >
Alguns pesquisadores afirmam que o organograma vertical (a representação
gráfica organizacional mais comum e tradicional) é de origem militar. Assim, ele
retrataria uma hierarquia de poder e de responsabilidade.
Como é possível perceber, a gerência (ou presidência) fica no topo do
organograma. São as caixas mais no alto, pois representam a área que toma as
principais decisões organizacionais e à qual todos os demais departamentos estão
subordinados. As caixas mais baixas indicam, em geral, o nível operacional.
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Veremos outras configurações mais atuais e modernas para representar
graficamente as estruturas organizacionais mais adiante neste material.
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Objetivos do organograma
A representação gráfica da empresa por um organograma é uma forma clara e
objetiva de exibir:
Estrutura dos setores da organização
Processo de tomada de decisão
Estrutura de cargos da organização
Quem deve responder a quem
Cargos que apresentam possibilidades de crescimento
Caminho para os colaboradores investirem em promoção
O organograma de empresa é parte da organização estratégica, pois define
hierarquias, responsabilidades e limites de cada cargo e de cada departamento. Ele
descreve e alinha processos e relações e torna toda a estrutura organizacional
transparente.
Cada colaborador precisa saber a quem se reportar sobre suas atividades,
dúvidas e eventuais problemas. Também precisa entender a relação do seu setor com
toda a organização. Isso é tão importante quanto entender a função de cada parte do
corpo para entender o seu funcionamento.
Normalmente, as empresas grandes têm organogramas prontos, enquanto
muitas pequenas nem sequer desenvolvem um. Muitas vezes, estas simplesmente
desconhecem a importância da ferramenta ou não refletem sobre ela.
Na figura 5, há um exemplo de organograma de empresa pequena.
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Figura 5 – Organograma inadequado para uma empresa pequena
Há um erro no organograma da figura 5. Você conseguiria
apontá-lo?
Em empresas familiares e/ou empresas pequenas, é comum que pessoas sejam
responsáveis por atividades que seriam de um departamento inteiro. Então, ao
desenvolverem um organograma, em vez de incluírem o cargo nas caixas, colocam o
nome do funcionário. Como o organograma é uma espécie de fotografia da estrutura
da empresa, esse é um erro gritante. É preciso colocar os cargos e suas atribuições.
Então, um organograma de uma organização de pequeno porte poderia ser o que
mostra a figura 6.
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Figura 6 – Organograma adequado para uma empresa pequena
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Tipos de organogramas
Há diversos tipos de organograma. Cada empresa define sua estrutura de acordo
com a sua estratégia, seus valores e seus princípios.
X
Organograma em barras
No organograma em barras, os cargos são organizados em barras de
diferentes comprimentos, de acordo com a autoridade de cada cargo. É pouco
utilizado, já que não evidencia as relações entre os cargos e setores, restringindo-
se apenas ao nível hierárquico.
A figura 13 mostra um exemplo de organograma em barras.
(objetos/org-12.png)
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Figura 13 – Organograma em barras
X
Organograma linear de responsabilidade
O organograma linear de responsabilidade, diferentemente da maioria dos
modelos, apresenta uma associação entre os cargos e as respectivas atividades.
Adicionalmente, há uma legenda com símbolos, tornando a disposição mais
complexa.
Este tipo de organograma é adequado para organizações de estrutura formal
e rígida, com clara distribuição de responsabilidades e pouco espaço para
inovação e criatividade.
Atividade Diretor Gerente Supervisor Assistente
Aprovar
investimento Ø □
Aprovar
procedimento □ Ø
Revisar
procedimento ▼ □
Redigir
procedimento ▼ ∆
Distribuir
procedimento ∆
Arquivar □ ʘ
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Legenda
Executa Δ
Aprova Ø
Participa▼
Controla □
Elabora ʘ
Tabela 1 – Organograma linear de responsabilidade
X
Organograma matricial
A principal característica da estrutura matricial é a integração das diferentes
áreas. Alguns autores a definem como uma estrutura tradicional e uma
solucionadora de problemas ao mesmo tempo. É bastante utilizada por
organizações que trabalham com projetos, inclusive temporários.
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Figura 11 – Organograma matricial
Nessa estrutura, as unidades-tarefa representadas na figura 11 (gerente-
comercial, gerente de produção e gerente de manutenção) apresentam múltiplas
relações. Veja:
Relações com o sistema administrativo (financeiro e RH)
Relações com a gestão (diretor-superintendente)
Relação entre as unidades-tarefa e seus membros
Ao mesmo tempo, pode-se ver a estrutura vertical de organograma.
X
Organograma circular, ou radial
O organograma circular (ou radial) é um modelo mais atual de representação
organizacional. Demonstra menor preocupação com hierarquias e volta-se para
uma estrutura colaborativa e participativa.
A autoridade, ou a centralidade, do seu funcionamento é indicada pelo
elemento no círculo central. Instituições que escolhem esse tipo de representação,
valorizam o trabalho em grupo, o contato, a horizontalidade e boas relações entre
os departamentos. Muitas vezes, também têm boa relação com a comunidade
local.
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Figura 9 – Organograma circular
No organograma circular da figura 9, temos o presidente no círculo central,
demonstrando que a colaboração e a proximidade são mais importantes do que a
hierarquia ou superioridade. Ele não se coloca acima de nenhum outro
departamento.
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Figura 10 – Organograma circular centrado no cliente
No organograma circular da figura 10, o cliente ocupa o círculo central,
mantendo toda a organização aberta ao ambiente externo. Essa estrutura
demonstra a importância do cliente para o negócio, assim como a importância de
um sistema aberto, que conversa com o meio e com a comunidade.
X
Organograma vertical
O organograma vertical é o tradicional. Representa organizações e empresas
que privilegiam um modelo administrativo tradicional, hierárquico e, de algum
modo, rígido. Quanto mais acima estão os elementos, maiores são o poder e a
responsabilidade deles; e quanto mais abaixo, mais operacionais e subordinados
os elementos são. Eles são ligados por linhas, que indicam como se dá a
comunicação entre os diversos setores.
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Figura 7 – Organograma vertical
X
Organograma funcional
O organograma funcional é aquele que enfoca os cargos, as funções e as
relações funcionais. Visualmente, é semelhante ao modelo vertical.
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Figura 8 – Organograma funcional
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Níveis hierárquicos
A maioria dos modelos de organogramas evidenciam caráter hierárquico em
termos de comando e autoridade, bem como de norma sequencial de comunicação.
Em termos de comunicação, há uma norma chamada de by-pass que elucida que
toda ação ou comunicação deve respeitar a linha de comando.
Exemplo: um colaborador decide encaminhar um problema diretamente para a
gerência, desprezando o supervisor imediato. Esse exemplo é um caso de by-pass
ascendente. Entretanto, ele também pode ser praticado de forma descendente.
Essa estruturação tem as suas próprias características e atende valores e
princípios de diversas organizações. Entretanto, também é carregada de
entendimentos e ideias rígidas que estão em decadência atualmente.
A maioria dos modelos apresentam um formato piramidal, o que revela um
afunilamento: na base da estrutura, encontra-se uma quantidade muito maior de
pessoas do que no topo.
Esse modelo de estrutura favorece a concentração de poder em poucas pessoas,
as que supostamente têm maior saber e competência. São essas poucas pessoas que
detêm o poder decisório da organização.
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Figura 14 – Estrutura organizacional piramidal
Como temos visto ao longo do curso, é uma tendência das organizações bem-
sucedidas considerar e valorizar o recurso vivo e inteligente que são as pessoas que
as compõem, independentemente do cargo delas. O funcionário é cada vez mais
considerado um trabalhador intelectual, que contribui enormemente: ele é capaz de
propor melhorias e identificar pontos a melhorar e oportunidades de inovação.
Além disso, as empresas já não podem se estruturar de modo excessivamente
estático e estável, da maneira dos organogramas convencionais. A configuração
horizontal tem sido a melhor representação para o dinamismo do mercado e as novas
relações dentro e fora das organizações.
As estruturas horizontais sustentam-se na visão atual de que as organizações
são sistemas abertos, que precisam manter relações interdependentes com o
ambiente: clientes, mercado, comunidade, organizações governamentais e meio
ambiente.
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Por relações interdependentes, compreende-se que cada elemento do sistema
depende dos demais em alguns aspectos; e, em outros, são independentes.
As trocas entre os elementos do sistema são fundamentais, mas
precisam ser equilibradas. As organizações precisam estar atentas ao
impacto que provocam no meio ambiente, por exemplo. Se produzirem
muito lixo e não promoverem ações para reaproveitar resíduos ou
minimizar desperdícios, prejudicarão o meio ambiente, de que toda a
sociedade depende.
As mudanças que ocorrem em uma parte do sistema repercutem sobre
as demais. O governo, por exemplo, ao alterar taxas de impostos,
impacta os custos das organizações. Se a empresa repassar esses
custos para o valor dos produtos, alterará a sua relação com os clientes.
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Figura 15 – Comparação visual entre um sistema aberto e um sistema isolado
Horizontalidade na prática
Vamos conhecer o case da Mercur, que recentemente implementou um
organograma horizontalizado.
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A Mercur foi fundada há mais de 90 anos na cidade de Santa Cruz do Sul, no Rio
Grande do Sul. Trata-se de uma fábrica conhecida por produzir borrachas de apagar
(de uso escolar e de escritório) e que também tem um portfólio abrangente e
diversificado de outros produtos.
De acordo com Jorge HoelzelNeto, conselheiro de administração e facilitador da
Mercur, a instituição apresentava um arranjo tradicional até o ano de 2007; e foi nessa
época que se começou a avaliar uma mudança no modelo de gestão. O objetivo inicial
era que ela permanecesse presente no mercado e se atualizasse. Em vez de se focar
no consumo, a empresa decidiu voltar-se para as pessoas atuantes nela e em
desenvolver com elas o que era necessário para as suas vidas.
Com o auxílio de uma consultoria, começou a trabalhar questões de estruturação
da organização com foco na sustentabilidade. O objetivo de desenvolver a organização
em termos de sustentabilidade evoluiu para concepções mais abrangentes do que
significa ser sustentável: o âmbito humano, social e ambiental. Nesse movimento, a
organização percebeu que precisava unir as pessoas para construir soluções, e, no
modelo hierárquico tradicional com diretores, gerentes, supervisores, não havia
conversas: o que imperavam eram ordens. Foi a partir desse insight que se iniciou o
processo de mudança para uma gestão mais horizontal.
Nesse processo, foi necessário reinventar a missão, a visão e os valores da
empresa. Eles passaram a ser considerados como ultrapassados, o que tornou
indispensável sua atualização. Os novos princípios, além de contemplarem questões
de cuidado com o meio ambiente, definiram a importância do trabalho em equipe, da
potencialização da colaboração (no lugar da competitividade), do aprendizado e da
educação. Passou-se a valorizar as trocas entre as pessoas, em oposição ao
distanciamento de figuras de poder, como os gerentes e supervisores. Percebeu-se
que todas as pessoas da organização tinham muito a colaborar e que precisavam ter
espaço para se expressarem, o que não ocorria no modelo hierarquizado.
Desafios para a organização continuam a existir: modificações constantes no
mercado, competição com outras empresas, crises econômicas. Contudo, ela passou
a unir esforços entre todas as pessoas que a formam para pensar e resolver os
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problemas e as dificuldades. As decisões passaram a requerer mais tempo para serem
tomadas, uma vez que envolvem um número maior de pessoas. Entretanto, conforme
relata Jorge Hoelzel Neto, as decisões passaram a ser muito mais consistentes e
fortes.
(objetos/org-14.png)
Figura 16 – Estrutura organizacional da Mercur após as mudanças
Fonte: <https://periodicos.ufsm.br/ reaufsm/article/viewFile/ 16352/pdf>.
O organograma da Mercur, após o processo de reestruturação, aponta que, em
cada uma das áreas da organização, há colegiados. Colegiados são os grupos
multidisciplinares de coordenação, em substituição aos tradicionais cargos de gerência
e supervisão.
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A estrutura em teia ou rede dessas áreas é nova nas empresas, demonstrando a
não hierarquização e colocando todos os elementos em contato e em permanente
troca. A área de facilitação é composta pelos diretores da organização e pelos
colegiados e, como o seu próprio nome diz, tem como objetivo facilitar os processos e
o funcionamento de toda a organização.
Esses dois aspectos (a facilitação, com os colegiados, e a estrutura em teia das
áreas) são os pontos diferenciais da mudança estrutural da Mercur.
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Fluxogramas
Fluxogramas são bastante utilizados para mapear o fluxo de atividades e de
processos nas organizações. São mapas que mostram a sequência do que deve ser
feito.
A figura 17 mostra um exemplo de um fluxograma de uma pizzaria.
(objetos/org-15.png)
Figura 17 – Exemplo de fluxograma
Nesse exemplo de fluxograma da pizzaria, há um mapa detalhado de como
registrar um pedido de pizza, desde atender o telefone, recebendo o pedido do cliente,
até fechar o pedido e receber o pagamento.
Normalmente, à medida que uma organização cresce, é necessário desenvolver
fluxogramas para os seus processos nas mais diferentes áreas. Muitas vezes, quando
apenas uma pessoa desempenha todas as atividades que seriam de um setor, caso
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ela venha a faltar, nenhuma outra pessoa sabe executar as atividades. Isso pode gerar
inúmeros problemas. Então, o mais adequado é que se tenha um fluxograma das
atividades e dos processos de todos os cargos das empresas, por organização e
padronização, a fim de evitar possíveis problemas.
 
Aprenda a fazer um organograma
Como técnico em RH, você pode ser solicitado a elaborar, sob supervisão, um
organograma de funções, assim como mapas ou fluxogramas de atividades e/ou
processos.
É possível fazer um organograma em um editor de texto como o Microsoft Word,
por exemplo. Vamos ver como?
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1. Abra um documento no Word. Clique em Inserir e depois procure pelo ícone SmartArt, em
Ilustrações. 2. Quando você clicar em SmartArt, a janela Escolher Elemento Gráfico SmartArt será
aberta. Há diversas opções no menu à esquerda. Selecione Hierarquia, escolha o leiaute do
organograma de que você precisa e clique em OK. 3. Você deverá digitar os cargos ou setores
para cada retângulo. Para isso, basta clicar em cada um dos deles e inserir o texto. Você também
pode utilizar a janela Digite seu texto aqui, que aparece junto ao organograma. 4. É possível
adicionar retângulos em qualquer parte do organograma. - Selecione o retângulo perto do qual
você precisa inserir outro retângulo. - Verifique na parte superior do documento a opção
Ferramentas SmartArt e clique na aba Design. - Escolha, em seguida, a opção Adicionar forma e
escolha a localização. 5. Você pode modificar a forma do organograma. Para isso, selecione o
organograma e, em Ferramentas SmartArt, clique em Design. Na opção Layouts, escolha outro
formato. 6. Na aba Design (acessando Ferramentas de SmartArt, na parte superior do documento),
é possível alterar as cores. Clique em Alterar cores. Você pode ainda modificar o estilo do
organograma, em Estilo de SmartArt (utilize as setas à direita para verificar as opções). Há,
inclusive, modelos em 3D.
Para fazer um fluxograma, você pode utilizar o recurso SmarArt do Word, como
para a construção de organogramas. Neste caso, siga o passo 1 e, no passo 2,
escolha Processo em vez de Hierarquia. As demais opções são semelhantes à da
construção do organograma.
Organogramas e fluxogramas são ferramentas importantes para a gestão das
organizações. O profissional de RH deve conhecer essas ferramentas para
desempenhar com propriedade as suas atribuições.
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