Conceitos de arquivamento

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Conceitos de arquivamento 
 
 
 
 
O arquivamento é uma atividade essencial para a organização, preservação e 
acesso a informações e documentos importantes em qualquer tipo de 
organização, seja ela uma empresa, instituição governamental, biblioteca, 
arquivo histórico ou pessoal. Existem alguns conceitos fundamentais 
relacionados ao arquivamento que são importantes para compreender essa 
prática. Abaixo, listo alguns dos principais conceitos: 
 
Arquivo 
Um arquivo é um conjunto organizado de documentos, sejam eles físicos 
(papéis, fotografias, mapas, etc.) ou digitais (arquivos eletrônicos, e-mails, 
registros digitais, etc.). Esses documentos podem ser produzidos ou 
recebidos por uma instituição ou indivíduo durante o seu funcionamento 
ou atividades. 
 
Arquivística 
 É a ciência que estuda os princípios e técnicas de organização, preservação, 
classificação e acesso a documentos de arquivo. Ela busca estabelecer padrões 
e diretrizes para a gestão eficiente dos arquivos. 
 
Gestão de Arquivos 
 
 
 
 
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 É o conjunto de práticas e ações voltadas para o controle e administração dos 
documentos de arquivo ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui a criação, uso, 
manutenção, avaliação, seleção e eliminação adequada dos documentos. 
 
Ciclo de Vida dos Documentos 
 Os documentos de arquivo passam por diferentes estágios ao longo do tempo, 
conhecido como ciclo de vida. Esse ciclo inclui a fase de produção, utilização 
ativa, guarda intermediária, guarda permanente e, eventualmente, a eliminação 
ou transferência para instituições de arquivo histórico. 
 
Classificação 
 É o processo de organização dos documentos em categorias ou grupos com 
base em critérios específicos, como o assunto, data, autor ou tipo de documento. 
Uma classificação eficiente facilita a busca e recuperação das informações. 
 
Ordenação 
 Refere-se ao arranjo dos documentos dentro de cada categoria ou grupo, 
seguindo uma sequência lógica, geralmente baseada na ordem cronológica ou 
alfabética. 
 
Acesso e Consulta 
 Envolve a disponibilização dos documentos para consulta por parte dos 
usuários autorizados. Isso pode incluir a criação de instrumentos de busca, como 
índices, catálogos ou bases de dados, para facilitar o acesso às informações. 
 
Preservação 
 
 
 
 
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 É o conjunto de técnicas e medidas adotadas para garantir a integridade física 
e intelectual dos documentos de arquivo ao longo do tempo. Isso inclui ações 
como a conservação, digitalização e acondicionamento adequado dos materiais. 
 
Descarte e Eliminação 
A eliminação ou descarte controlado de documentos é uma etapa importante 
para garantir que apenas os registros relevantes e importantes sejam mantidos 
no arquivo. Isso implica seguir as políticas de retenção de documentos e as leis 
e regulamentos pertinentes. 
 
Arquivo Histórico 
 É uma instituição responsável por preservar e disponibilizar documentos de 
valor histórico e cultural para a pesquisa e a sociedade em geral. 
 
Esses conceitos são fundamentais para a compreensão e implementação de 
uma gestão eficiente de arquivos, garantindo que a informação seja bem 
organizada, preservada e acessível quando necessário.