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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Didatismo e Conhecimento 1
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO: OR-
GANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO; TÉCNICAS 
E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO; MODE-
LOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS; 
ARQUIVAMENTO DE REGISTROS INFOR-
MATIZADOS; ELABORAÇÃO DE RELATÓ-
RIOS E REGISTROS.
A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as fun-
ções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados 
durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos. É a Ciência e 
disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser 
registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princí-
pios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos 
processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, 
processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimen-
to, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
O arquivista é um profissional de nível superior, com formação 
em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode 
trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documen-
tação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o 
responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, 
conservação, preservação e disseminação da informação contida nos 
documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio 
documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última 
instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recupe-
ração da informação e da elaboração de instrumentos de pesquisa, 
observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e 
permanente. O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estu-
dos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos, 
na elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas 
arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e 
organização de atividades culturais que envolvam informação docu-
mental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande 
dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus 
arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste profis-
sional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do 
arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do serviço e de 
tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por 
uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamen-
te como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os 
documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em 
vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser 
públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, co-
merciais e pessoais. Um documento (do latim documentum, derivado 
de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que 
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirma-
ção etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de 
atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivísticos: Informação registrada, independen-
te da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da 
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, con-
texto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade. 
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a 
partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão 
revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e 
dos desdobramentos práticos da gestão.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da 
diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. 
São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, 
relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos de-
vem ser organizados em obediência à competência e às atividades 
da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de 
uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva in-
dividualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não 
devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade: As relações administrativas or-
gânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade 
é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, 
funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas 
relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo 
ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter úni-
co, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de 
arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, aliena-
ção, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação 
progressiva, natural e orgânica.
Clasificação
A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza 
dos documentos. Vejam os métodos básicos:
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas 
de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classi-
ficada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.
Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pas-
tas de acordo com a sucessão temporal.
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades 
territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).
Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou as-
suntos.
Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência 
numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxi-
liar para busca de dados.
Ex.: Na pasta MANUTENÇÃO PRÉDIO você poderá arqui-
var os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: 
primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do 
ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Infor-
mação de que já foi adquirida a torneira, e por último a Informação 
do ESTEC que o serviço foi concluído.
Didatismo e Conhecimento 2
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É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma 
função sejam guardados juntos, para que se perceba como come-
çou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil 
compreensão para quem pesquisa.
Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das 
caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de 
classificação.
Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da ati-
vidade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior 
esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos.
Empréstimo de Documentos: para se controlar melhor os do-
cumentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do 
mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de em-
préstimo de documentos.
Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos 
com os seguintes dados:
- a) Identificação do documento.
- b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
- c) O nome do requisitante e o setor.
- d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Lembre-se: “O arquivamento correto e a localização imediata 
dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado 
com que são executadas cada uma dessas operações.”.
Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em 
agrupar determinado número de documentos de acordo com as di-
visões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este 
sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema 
numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação 
com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamen-
te requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou 
dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de clas-
sificação não oferece especiaisdificuldades quando se procede a 
incorporação de novos documentos. Quando se pretende localizar 
e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas 
alfabéticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicação 
da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são ser-
viços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada 
mediante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de 
outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos 
de documentos de origem contabilística: faturas, pagamentos de 
contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta 
e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona 
a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução 
das instituições ao longo da história.
Classificação Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a 
diferença de que os documentos são classificados e agrupados com 
base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, re-
giões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bair-
ros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, 
como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com 
vista a um melhor acondicionamento e localização dos documen-
tos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver 
necessidade de localizar fato ou pessoas num espaço geográfico 
determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas 
que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões 
e outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em 
museus etnográficos e de arte popular.
Classificação Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideo-
gráfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na 
divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os 
documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conheci-
mento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupa-
mento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em 
grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares 
e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande 
variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento 
de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assun-
tos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador 
ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado res-
peitando um determinado número de regras, tais como, evitar as 
abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a 
utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na 
lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter à 
listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de 
forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permi-
tam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento 
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a es-
trutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo 
resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos 
que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos 
documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao 
infinito e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a 
seguinte:
Divisão do assunto em capítulos
Divisão de cada capítulo em famílias
Divisão de cada família em grupos, representando assuntos 
especializados
Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma 
divisão particular
Classificação Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um 
critério classificativo resultante da combinação da classificação 
numérica com a ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário 
norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como 
uma classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. 
Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas 
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também para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos 
e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. 
Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de 
Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da Améri-
ca e com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos 
assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria 
(0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda 
ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de 
primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 
5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 
55 noutro de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos as-
suntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-
se no principio de que a formação dos números decimais é ilimita-
da e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem, 
podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Seleção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpati-
zantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que 
enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que 
impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é 
um sistema relativamente moroso, quer na sua construção, quer na 
sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior locali-
zação, exigindo pessoal especializado.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de 
classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado na-
cional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalida-
de do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primei-
ra edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. 
Esta primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique 
Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por 
Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes 
classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se 
dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma nota-
ção numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de 
educação corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da 
palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento 
humano, encarando-os sob os vários aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividi-
da em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de 
novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de do-
cumentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou maté-
rias e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. 
Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, 
tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públi-
cas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada 
para fazer faceao surgimento de novos conceitos e conhecimentos 
do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquica-
mente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões prin-
cipais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclas-
ses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais 
especializadas.
As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas for-
mas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexi-
bilizando muito mais a representação dos conceitos.
Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito cor-
responde uma notação que serve de guia na consulta da tabela 
principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação ade-
quada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua 
dimensão universal e internacional, dada a sua independência face 
a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a 
pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a no-
tação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as 
bibliotecas do mundo que adotem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige 
pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classi-
ficar matérias diferentes com o mesmo número.
Classificação Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma auto-
matização em moldes parciais, já que a inteligência humana con-
tinua a ser indispensável para selecionar o assunto principal e de-
terminar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é 
feita a título experimental em algumas bibliotecas.
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A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: 
ao caracterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os 
por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é 
possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada 
par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação 
em conjunto dos objetos que possuem características frequentes, 
constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao 
nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em or-
ganizações que já possuem a classificação física das obras, sendo 
incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A 
concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a 
sua aplicação a um determinado fundo documental são de compe-
tência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na 
Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacio-
nal de Documentação, a revista International Classification onde 
se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia 
sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras 
interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento 
resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade com-
petente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série 
documental. 
A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simpli-
ficação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documen-
tos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução 
da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de 
documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua 
guarda, com consequente otimização do espaço físico e racionaliza-
ção de custos, e sobretudo garantirá a preservação dos documentos 
de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatório.
A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de 
vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo 
corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário 
ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documen-
tação Permanente do Arquivo Público do Estado. 
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de 
alterações na medida em que a produção de documentos se altera, 
devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, 
alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da 
política de arquivos. 
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos docu-
mentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos pro-
duzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já 
consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula 
as atividades do setor. 
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos docu-
mentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais 
interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta 
diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco 
anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários 
ao uso corrente e dificultar o acesso. 
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas con-
tém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o 
arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período 
de valor probatório poderão ser transferidos à Divisão de Docu-
mentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro 
estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos 
órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua 
função junto à sociedade. Esta produção documental de valor per-
manente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua 
conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE 
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada 
no momento de classificação e avaliação da documentação. Proce-
der da seguinte forma:
ƒ verificar se os documentos estão classificados de acordo 
com os assuntos do Código de Classificação de Documentos; ƒ 
documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser 
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, proces-
so ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha 
sido destinado à guarda permanente; ƒ o prazo de arquivamento 
deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte 
ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam 
despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da apro-
vação das contas pelo Tribunal de Contas; ƒ eliminar as cópias e 
vias, quando o documento original estiver no conjunto documental 
(dossiê, processo ou pasta); ƒ proceder ao registro dos documen-
tos a serem eliminados; ƒ elaborar listagem dos documentos des-
tinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou 
entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do 
Arquivo Público do Estado; 
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquiva-
mento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.
PROTOCOLO:
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem 
hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum 
tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para 
que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, 
é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar 
o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem 
ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, 
seja desde o valor probatório até o cultural. 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, 
uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, vi-
sando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores en-
carregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação 
dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio nú-
mero de registro dado ao documento; Livro de registro de docu-
mentos recebidos e/ou expedidos. 
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanida-
de teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas 
que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuí-
ram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar 
que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, 
no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arqui-
vos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conheci-
Didatismo e Conhecimento 5
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
mento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi 
um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabi-
lizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para 
tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de 
um sistema de protocolo. 
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes 
podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, dis-
tribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a de-
nominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. 
E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as 
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, 
ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o docu-
mento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema 
inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de da-
dos, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão 
logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, 
pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma 
ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos 
que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer 
tiveram sua tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, 
afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas 
que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do 
campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das ve-
zes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebi-
mento e registro, destaca-se: 
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial 
da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus 
destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a 
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser 
distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu 
destinatário Para isto, recomenda-se: 
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de cará-
ter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respecti-
vos destinatários;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensi-
vo por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, 
se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da institui-
ção; carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao proto-
colo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a se-
gunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os 
dados das fichas de protocolo; 
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da for-
ma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, 
saber sua exata localização, seus dados principais, como data de 
entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar 
de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro 
da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente en-
contravam dificuldades, como a não localização de documentos, 
não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por 
exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos de-
vem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou reco-
lhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se 
importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação 
do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais con-
fiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com 
relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e 
completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem 
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias do-
cumentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações 
diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de roti-
nas em cada instituição. 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a 
partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolu-
cionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práti-
cos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após 
a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito 
emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência, 
a poucos países. 
Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a 
gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de 
reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de docu-
mentos, que é característica da civilização moderna, de forma a con-
servar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem 
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para 
efeitos de pesquisa”. 
Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como 
a aplicação da administração científica com fins de eficiência e eco-
nomia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores conside-
rados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extre-
mos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição: 
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a ca-
pacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas 
com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, 
incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, 
informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de 
informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e 
materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elabo-
ração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediá-
rios ou outras instalações para armazenagem. 
Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência 
dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou reco-
lhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as 
atividades inerentes às idades corrente e intermediária. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do 
Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos diz 
respeito a uma área da administração geral relacionada com a bus-
ca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destina-
ção final dos mesmos. 
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar 
o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de 
documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, se-
gundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: 
Didatismo e Conhecimento 6
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e 
gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento 
de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias mo-
dernas a esses processos; 
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos siste-
mas de arquivose de recuperação de dados, gestão de correio e te-
lecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise 
de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos 
vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; 
Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, 
estabelecimento de programas de avaliação e destinação de docu-
mentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos 
documentos de valor permanente às instituições arquivísticas. 
O código de classificação de documentos de arquivo é um ins-
trumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer do-
cumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas 
funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com 
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como 
forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, 
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho 
arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o 
qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação 
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física 
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico 
para sua recuperação. 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e 
tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-
tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e 
atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as-
suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia 
funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e 
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de 
acordo com as seguintes operações. 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de 
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referên-
cias cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um 
mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a 
dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código corres-
pondente ao assunto de que trata o documento. 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE 
CLASSIFICAÇÃO 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) se-
cundário(s) de. 
Acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de docu-
mentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos se-
cundários. 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida 
documental arquivísticos, na medida em que define quais documen-
tos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em 
que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos 
intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso 
que apresentam para a administração que os gerou e para a socie-
dade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avalia-
ção de documentos no serviço público datam do final do século 
passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. 
No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públi-
cos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação 
ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documen-
tos produzidos por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência”. 
O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob 
o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário 
em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a 
realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de tempo-
ralidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de ava-
liação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então 
Divisão de Pré Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a 
preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à elimi-
nação e, consequentemente, à redução do volume documental e 
racionalização do espaço físico. 
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na le-
gislação que regula a prescrição de documentos administrativos, 
e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela 
execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as 
informações relativas aos valores primário e secundário dos docu-
mentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e 
de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que 
restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do 
Arquivo Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Inter-
na de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação 
propostos. 
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para 
documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e 
Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de tra-
balho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela se-
cretaria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam 
de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação 
para os documentos da administração pública federal. A tabela, 
elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois 
órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo 
Nacional para aprovação. 
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Co-
narq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara 
Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às 
atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir 
a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Ar-
quivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável 
também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas 
esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos 
os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico 
para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do ser-
viço público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos 
documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação 
da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição 
arquivística pública na sua específica esfera de competência. 
Didatismo e Conhecimento 7
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades 
meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá 
aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos 
relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela 
básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição 
arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato 
legal que lhe confira legitimidade. 
 A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico 
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de 
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o aces-
so à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura bási-
ca deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas 
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediá-
ria, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além 
de um campo para observações necessárias à sua compreensão e 
aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do 
instrumento: 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos do-
cumentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos 
de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela insti-
tuição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da in-
formação, foram empregadas funções, atividades, espéciese tipos 
documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados 
segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem 
o referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que 
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente 
para agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
visando atender exclusivamente às necessidades da administra-
ção que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Ex-
cepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta 
que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado 
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na 
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até ho-
mologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo 
estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que 
o documento é frequentemente consultado, exigindo sua perma-
nência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária 
relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário 
à administração, porém com menor frequência de uso, podendo 
ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição 
desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas for-
mas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administra-
ção (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos 
públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a 
partir das seguintes variáveis: 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com servi-
ços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enqua-
dram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, 
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo 
total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os se-
guintes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo 
da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao se-
tor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que correspon-
de ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subor-
dinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, esta-
dual e municipal). 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com 
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nes-
ta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo ar-
quivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo 
intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e 
efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com 
serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unida-
des organizacionais também funcionam como arquivo corrente, 
transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto 
para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o 
recolhimento ao arquivo permanente. 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam 
com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades orga-
nizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento cor-
rente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do 
arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação 
estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento 
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a 
guarda permanente, quando as informações contidas no documen-
to são consideradas importantes para fins de prova, informação e 
pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísti-
cas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do 
Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos 
documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras 
instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo 
orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâm-
bio de informações sobre os respectivos acervos. 
4. Observações: Neste campo são registradas informações 
complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da 
tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do supor-
te da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos 
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais 
avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação 
da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, 
teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pen-
samento, para legá-los às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do 
que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, 
guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o ver-
dadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, 
por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo 
objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente 
humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do 
homem.
Didatismo e Conhecimento 8
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita 
repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de 
documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os 
resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos 
administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em 
arquivos são:
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e 
prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo ima-
ginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execu-
ção do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documen-
to desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em 
ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma 
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim 
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste 
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas 
serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero 
recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são ar-
quivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o 
cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice 
pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, gra-
ças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim 
destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja 
registrado.
Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu 
nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos 
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu ob-
jetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta 
ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no 
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de nume-
ralfa e alfanumérico.
Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando 
desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geo-
gráfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municí-
pios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial 
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças 
onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o méto-
do especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamen-
te, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, con-
sistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade 
de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. 
Temos o vocabulário todo da língua à nossadisposição e justa-
mente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a 
seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal 
do arquivista, nesta seleção.
Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema De-
cimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classi-
ficação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um 
grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as 
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por 
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à 
sua base decimal.
Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado 
propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a 
utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de 
reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
Tipologia
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reu-
nimos determinada espécie à função ou atividade que o documento 
irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nas-
cimento. 
A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elemen-
tos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou de 
acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma 
fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de pro-
dução de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das 
séries documentais. 
O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas 
pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, 
estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da 
identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, a qual 
está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e 
registrar os elementos constitutivos do documento, visando entender 
e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos 
nessa fase é imprescindível para a análise realizada na fase da ava-
liação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores 
para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando e 
racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência 
administrativa. 
Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante 
no processo de continuidade do fazer arquivísticos, fornecendo dados, 
que serão utilizados no processo da avaliação. 
O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de 
Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Administrações 
Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a iden-
tificação foi reconhecida como uma fase da metodologia arquivística.
Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para 
o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. A 
identificação passa a ser considerada como a primeira fase do traba-
lho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três etapas: 
“identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional 
e a identificação do tipo documental”. 
No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o 
Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era 
constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identifi-
cação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade 
da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como 
uma das metas no tratamento dos conjuntos
Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de pro-
cedimentos para a identificação de documentos em arquivos públi-
cos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 
1986, respectivamente. 
Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava 
um enfoque para o tratamento de massas documentais acumuladas 
nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não che-
gou ao nível da identificação da tipologia documental, ou seja, passou 
longe da discussão sobre as características do documento, focando 
apenas o nível do fundo.
Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é reali-
zada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida 
na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na 
designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamento 
de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produ-
ção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do órgão 
produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organiza-
cional, entre outros. 
Didatismo e Conhecimento 9
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A “fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sis-
tematização das categorias administrativas em que se sustenta à es-
trutura de um fundo”. É considerada a primeira fase da metodologia 
arquivística, por apresentar um caráter intelectual e investigativo, o 
qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias docu-
mentais existentes, cujo objetivo final é a definição das séries que se 
configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção 
seriada. São nas séries que encontramos a identidade do órgão pro-
dutor, as funções, as competências e a definição do tipo documental. 
Diante da escassa literatura e da ausência de estudos sobre essa 
fase metodológica no campo da arquivística, os dicionários publica-
dos no país refletem tal problema. 
Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivística 
publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não 
apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Termino-
logia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz 
referência e define a identificação como um “processo de reconheci-
mento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com 
vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”. 
Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas 
que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o conhe-
cimento da identificação como parte da metodologia, primeira refe-
rência à história do conceito da identificação no Brasil. 
Com base na proposta metodológica da fase de identificação de 
Martín-Palomino Benito e Torre Merino, que contemplam a identi-
ficação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo documental em 
seu menor nível, são definidos três momentos para a realização deste 
procedimento metodológico:
1) Identificação do órgão produtor;
2) Identificação do elemento funcional e
3) Identificação do tipo documental
Para os autores a fase de identificação, deve se iniciar pela iden-
tificação do órgão produtor, sendo seguida pela identificação do ele-
mento funcional. Entretanto, serão associadas em uma mesma etapa 
e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se complementam 
em um mesmo estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou 
aplicação de questionário, pelo estudo da legislação, com especial 
atenção aos itens que tratam das funções e competências, razão pela 
qual não há necessidade de separá-las neste estudo. Nesta perspectiva, 
podemos afirmar que a fase da identificação se constitui de dois mo-
mentos, e não três: a identificação do órgão produtor, considerando os 
elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identifica-
ção do tipo documental. 
Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamento do 
contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o órgão 
produtor da documentação gerada como consequência do exercício de 
suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão produtor toda 
instituição, empresa e/ou organização de pequeno, médio ou grande 
porte que exerce atividades e tem como reflexo dessas, a produção de 
documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais 
e/ou governamentais. Portanto, é quem cria o conjunto documental. 
Então, como fazer essa identificação e quais os procedimentos que 
devem ser realizados? 
Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão, 
significa investigar a história administrativa, sua origem, seu funcio-
namento, a hierarquiade competências e funções desempenhadas. 
Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão analisadas para 
se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvi-
mento das metodologias arquivísticas a serem aplicadas. 
Martín-Palomino Benito e Torre Merino demonstram um es-
tudo sistematizado, que versa sobre: órgão produtor, organogra-
mas e legislação. Neste estudo os autores apresentam vários ele-
mentos, para a elaboração do índice do órgão produtor. Conforme 
os autores, se deve diagnosticar o nome, a origem, as datas e textos 
normativos que indiquem mudanças na estrutura do órgão, as su-
bordinações a outros órgãos e os documentos mais produzidos.
No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos 
dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das di-
versas estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo 
serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que 
afeta o órgão, definindo sua data de aprovação e publicação resu-
mo da norma.
Nota-se que os procedimentos adotados para esta identifica-
ção estarão baseados em coletas de dados. Subentende-se por co-
leta de dados e informações “o registro sistemático do conjunto 
de elementos que se associa ao comportamento de um fenômeno, 
de um sistema ou de um conjunto desses dois” e para diagnosticar 
tais conjuntos, existem três técnicas: a entrevista, o questionário e 
a observação pessoal ou direta, que se elaboradas e aplicadas de 
forma imperfeita comprometerá o planejamento final. 
A Tipologia também cuida da reunião de documentos de for-
ma automatizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, con-
servação e restauração de documentos.
MICROFILMAGEM: é um processo realizado mediante cap-
tação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como 
objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os 
documentos originais (estima-se que um microfilme preservado 
em condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média 
de 500 anos).
A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o docu-
mento estará disponível para consulta apenas através do rolo de 
microfilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que pos-
sua valor legal, a microfilmagem só pode ser realizada por cartó-
rios ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Mi-
nistério da Justiça.
Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislação es-
pecífica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua 
produção. Nesse sentido, a Lei nº 5.433/68, regulamentada pelo 
Decreto nº 1799/66, que disciplina toda produção de microfilme, 
estabelece que:
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as cer-
tidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente 
dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos 
originais em juízo ou fora dele.
É importante destacar que não são todos os documentos de um 
arquivo que devem ser microfilmados.
AUTOMAÇÃO (Digitalização): Quando falamos em auto-
mação de documentos estamos basicamente fazendo referência 
à transposição do suporte inicial do documento (papel, fita mag-
nética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de 
computadores. As duas formas mais comuns de automatizar (digi-
talizar) um documento são:
1. Através da transferência da informação para um CD ou 
mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo pro-
cesso de “scanneamento” de um documento em papel;
2. Gravando as informações de uma fita magnética, disco de 
vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo.
Didatismo e Conhecimento 10
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A digitalização de documentos é uma política de arquivo ba-
seada em quatro fundamentos principais:
1. Diminuição do tamanho do acervo;
2. Preservação dos documentos;
3. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias 
pessoas ao mesmo tempo;
4. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação 
da informação.
Principais diferenças entre os documentos microfilmados e os 
digitalizados:
1. O microfilme possui valor legal. O documento digital não 
possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurídico, 
ele poderá ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mes-
mo não poderá ser feito caso ele tenha sido scanneado.
2. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida útil (con-
sidera-se a integridade da informação) de um CD, em condições de 
armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos. 
O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos.
3. O CD pode ser guardado em condições ambientais “mais 
flexíveis”, enquanto que o microfilme, devido à composição quí-
mica da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais. 
O propósito do acondicionamento é o de guardar, proteger e 
facilitar o manuseio do material que compõe um acervo ou uma 
reserva técnica. Pelo fato de cada instituição possuir uma política 
financeira, uma proposta de tratamento, além de objetos de mate-
riais, tamanhos e dimensões díspares que devem ser preservados, 
não há uma receita pronta para o acondicionamento perfeito, cada 
caso deve ser analisado isoladamente, para se alcançar o objetivo 
de proteger o material. 
É necessário, então, conhecer profundamente o acervo: 
• a localização do prédio; 
• o espaço que abriga a reserva técnica; 
• o objeto a ser preservado. 
A verificação antecipada de todos os pontos, acima relacio-
nados, é de suma importância para a escolha apropriada para a 
resolução do trabalho a ser realizado, bem como avaliar cuidado-
samente cada objeto da reserva técnica ou do acervo é primordial 
para a elaboração de uma embalagem, uma vez que cada um desses 
objetos possui um comportamento específico diante de mudanças 
de temperatura e de umidade, apresentando, portanto, um estado 
de conservação diferente. Dessa forma, pensar, antecipadamente, 
em acondicionamento é ser um profissional precavido em relação 
a possíveis fatores que possam acelerar o processo de degradação 
dos documentos, objetos ou das obras que devem ser preservados. 
CONSERVAÇÃO: É um conceito amplo e pode ser pensado 
como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, 
proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, 
etc.) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológi-
cos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender 
a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. 
Para isso é necessário permanente fiscalização das condições am-
bientais, manuseio e armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultu-
ral consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados 
atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição 
causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos 
de pragas e de microrganismo. A manutenção, a limpeza periódica 
é a base da prevenção.
Os acervos das bibliotecas são basicamente constituídos por 
materiais orgânicos e, como tal, estão sujeitos a um contínuo pro-
cesso de deterioração.
A conservação, enquanto matéria interdisciplinar, não pode 
simplesmente suspender um processo de degradação, já instalado.
Pode, sim, utilizar-se de métodos técnico-científicos, numa 
perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto 
possível deste processo.
Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural, 
na medida em que representa material de valor presente e futuro 
para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atin-
ge proporções de extrema responsabilidade.
É cientificamente provado que o papel degrada-se rapidamen-
te se fabricado e, ou acondicionado sob critérios indevidos. Por 
mais de um século tem-se fabricado papel destinado à impressão 
de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a aci-
dez é uma das maiores causas da degradação dos papéis. Na mes-
ma medida, o acondicionamento de obras em ambientes quente e 
úmido gera efeitos danosos, tais como: reaçõesque se processam 
a nível químico e que geralmente enfraquecem as cadeias molecu-
lares de celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que 
todos os acervos bibliográficos estabeleçam controles ambientais 
próprios dentro de parâmetros precisos.
Há um consenso entre os conservadores, no sentido de que 
tanto a permanência referente à estabilidade química, ao grau de 
resistência de um material à deterioração todo o tempo, mesmo 
quando não está em uso quanto à durabilidade referente à resistên-
cia física, ou seja, à capacidade de resistir à ação mecânica sobre 
livros e documentos, estão diretamente relacionados com as condi-
ções ambientais em que esses materiais são acondicionados. Esses 
dois fatores estão de tal forma interligados que materiais de origem 
orgânica quando se deterioram quimicamente perdem também sua 
resistência física. Em outras palavras, há uma estreita relação entre 
a longevidade dos suportes da escrita, quer sejam em papel, perga-
minho ou outros materiais, e as condições climáticas do ambiente 
onde se encontram.
O controle racional e sistemático de condições ambientais não 
reduz apenas os problemas de degradação, mas também e princi-
palmente evita seu agravamento.
A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se 
pela luta contra as causas de deterioração, na busca do maior pro-
longamento possível da vida útil de livros e documentos. Dentro 
desta perspectiva, padrões de conduta devem ser adotados, tais 
como:
• Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da 
obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão 
ser utilizados durante o tratamento;
• Documentar todos os registros históricos porventura encon-
trados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los.
• Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do 
necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estéti-
ca, histórica e material de uma obra;
Didatismo e Conhecimento 11
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
• Adotar a princípio de reversibilidade, que é o leitmotiv atual 
do desenvolvimento e aplicação do método de conservação em 
livros e documentos, pois é importante ter sempre em mente que 
um procedimento técnico, assim como determinados materiais, são 
sempre alvo de constantes pesquisas e que isto propicia um futuro 
técnico-científico mais promissor à segurança de uma obra.
Fumigação é um tipo de controle de pragas através do trata-
mento químico realizado com compostos químicos ou formulações 
pesticidas (os chamados fumigantes) voláteis (no estado de vapor 
ou gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de mate-
riais, objetos e instalações que não possam ser submetidas à outras 
formas de tratamento. Essa técnica causa dano ao documento, não 
devendo ser utilizada.
RESTAURAÇÃO: A restauração preventiva tem por objetivo 
revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. 
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso 
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou 
a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondiciona-
mento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos 
de deterioração do futuro. Podemos dizer que é melhor: Conservar e 
preservar para não restaurar.
Agentes exteriores que danificam os documentos:
1. físicos
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no pro-
cesso de degradação dos materiais bibliográficos. 
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que 
as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor 
original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento 
natural. 
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel 
que a deficiência de água.
 
2. químicos
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice 
de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência 
duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas 
temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma 
variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavo-
rável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de 
degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de 
origem extrínsecas. 
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ain-
da que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição 
atmosférica é uma das principais causas da degradação química. 
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na do-
cumentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e 
materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de re-
gistrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a 
criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de 
vida diária. 
3. biológicos 
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a 
arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. 
Os principais insetos são: 
Anobiídeos (brocas ou carunchos) 
Thysanura (traça) 
Blatta orientalis (barata) 
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles 
produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra 
os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do docu-
mento.
4. ambientais:
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favo-
rece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos 
agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó. 
5. humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um 
outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que 
ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos. 
PRESERVAÇÃO: É uma política adotada nas empresas para a 
conservação dos documentos. Essa técnica é proveniente das áreas de 
Arquivologia, da biblioteconomia e museologia preocupado com a ma-
nutenção ou a restauração do acesso a artefatos, documentos e registros 
através do estudo, diagnóstico, tratamento e prevenção de danos e da de-
terioração. Deve ser distinguida da conservação, que se refere ao trata-
mento e reparo de itens individuais sob a ação de degradação lenta ou à 
restauração de sua usabilidade.
FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE AR-
QUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e 
seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se 
bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação 
para minimizá-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de 
livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc., que 
utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de 
tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua com posição, é formado 
basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o me-
lhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que 
é o papel.
A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam 
as ligações celulósicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem 
a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, de-
sencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias 
celulósicas.
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração quí-
mica da celulose. Também há os agentes físicos de deterioração, respon-
sáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais frequentes são os 
insetos, os roedores e o próprio homem.
Por isso, considera-se agentes de deterioração dos acervos de biblio-
tecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de insta-
bilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e 
existência.
Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente 
as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza po-
demos diminuirconsideravelmente seu ritmo, através de cuidados 
com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre 
outros.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Antes de citar os principais fatores de degradação, torna-se 
indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles, o que faz 
com que o processo de deterioração tome proporções devastado-
ras.
Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos 
podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Am-
bientais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, Agentes 
Biológicos, Furtos e Vandalismo.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no 
ambiente físico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar, 
Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condições de conservação 
dos documentos de um acervo, é possível identificar facilmente as 
consequências desses fatores, quando não controlados dentro de 
uma margem de valores aceitável.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto.
Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de 
tais fatores, podemos resumir suas ações da seguinte forma:
1.1 Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade 
contribuem significativamente para a destruição dos documentos, 
principalmente quando em suporte papel. O desequilíbrio de um 
interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. 
A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de dete-
rioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa 
alta proporciona as condições necessárias para desencadear inten-
sas reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e 
umidade relativa alta são detectadas com a presença de colônias 
de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou 
outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixa transparece 
em documentos distorcidos e ressecados.
As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são 
muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados 
ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais encon-
trados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam 
umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem 
com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterio-
ração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o 
craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de 
revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc..
O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo 
possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se 
de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de 
umidade relativa.
O monitoramento, que nos dá as diretrizes para qualquer pro-
jeto de mudança, é feito através do termo higrômetro (aparelho 
medidor da umidade e temperatura simultaneamente).
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante im-
portante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade rela-
tiva elevada.
1.2 Radiação da luz
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação 
nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos 
através da oxidação.
O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escurecido. As 
tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos docu-
mentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.
O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultra-
violeta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, 
é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de ori-
gem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes 
(tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz 
natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes geradoras de UV. 
A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado 
luxímetro ou fotômetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que 
bloqueiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no controle de 
temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia.
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da 
radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluores-
centes (esses filmes têm prazo de vida limitado).
- Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de 
curto, médio e longo tempo: 
- não expor um objeto valioso por muito tempo;
- manter o nível de luz o mais baixo possível;
- não colocar lâmpadas dentro de vitrines;
- proteger objetos com filtros especiais;
- certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não 
danifiquem os documentos.
1.3 Qualidades do ar
O controle da qualidade do ar é essencial num programa de con-
servação de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a 
deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.
Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que 
podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados 
no próprio ambiente.
Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre 
(SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São gases 
que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam 
danos sérios e irreversíveis aos materiais. O papel fica quebradiço e 
descolorido; o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem 
como abrasivos e desfiguram os documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do 
acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, 
tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de to-
dos os materiais. 
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre ou-
tros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja 
presença depende quase que exclusivamente das condições ambien-
tais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de 
conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para pratica-
mente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umida-
de relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.
Didatismo e Conhecimento 13
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2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. 
São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes 
ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de 
bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos 
nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem através de es-
poros e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas 
condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento 
e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos 
papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade 
é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua 
proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos 
materiais atacados e na própria colônia de fungos. Além da umi-
dade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento 
das colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta 
de higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o su-
porte, causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil 
remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em cir-
cunstâncias propícias, se reproduzem de forma abundante e rápida.
Se as condições, entretanto, forem adversas, esses esporos 
se tornam “dormentes”. A dormência ocorre quando as condições 
ambientais se tornam desfavoráveis, como, por exemplo, a umida-
de relativa do ar com índices baixos.
Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, não 
se reproduzem nem atacam os documentos. Esse estado, porém, 
é reversível; se