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ANÁLISE DE SISTEMA DE ESTOQUES POR MEIO DE ANÁLISE DE CURVA ABC E GIRO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NUMA ORGANIZAÇÃO HOSPITALAR PÚBLICA. Gleyci kelly carneiro barbosa da silva (UPE ) gleycikellly@gmail.com ELINE SOUZA MATEUS (Estacio ) ELINE.2010@HOTMAIL.COM Andre Luiz Gomes da Silva (Estacio ) andre.algs@hotmail.com O estudo foi realizado numa organização hospitalar pública da cidade do Recife, com o objetivo de analisar o sistema de gestão de estoques atual por meio da aplicação de dos métodos de gestão de estoques: Curva ABC, Giro de Estoques e Coberrtura de Estoques. O estudo irá avaliar o grau de importância dos itens do estoque com base no modelo de gestão de estoques por Curva ABC, para avaliar o grau de distribuição dos produtos na forma de gestão de seus níveis de estoque e forma de reposição. E análise dos níveis de estoques por meio dos modelo de Giro de Estoque, que irá apresentar o grau de rotatividade dos itens do estoque com o objetivo de avaliar a eficiência na aplicação dos recursos financeiros em produtos estocados. Assim como avaliar o tempo que os produtos permanecem em média nos estoques para serem consumidos e repostos aos estoques, para determinar o tempo médio que os produtos ficam parados nos estoques. Ao final do estudo deseja-se apresentar a eficiência e eficácia da gestão de estoques atualmente aplicada n organização hospitalar pública, para propor um sistema de gestão de estoques por meios dos modelos aplicados ao estudo. Palavras-chave: Gestão de Estoques, Curva ABC, Giro de Estoque, Cobertura de Estoque XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 2 1. Introdução A gestão de estoque representa para as empresas boa parte dos ativos de uma empresa, mas ao mesmo tempo representa custo devendo ser bem administrado para que não cause perdas e custos para a organização. Segundo Garcia et al. (2006), a gestão de estoque é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas. Desde o início da história, a humanidade tem usado estoques de variados recursos, de modo a suportar o seu desenvolvimento e sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos. O estudo proposto foi realizado numa organização do segmento de saúde hospitalar que está localizada na cidade do Recife e atende a população da cidade com diversas especialidades. Para o estudo foram selecionados os dados relativos aos produtos estocados e movimentados nos últimos seis meses (de outubro de 2015 a março de 2016). O problema de pesquisa irá analisar o sistema de gestão de estoques por meio os métodos de Curva ABC, que pretende avaliar os itens de acordo com seu grau de importância para a operação da empresa, Giro de Estoque que irá revelar os itens que apresentam níveis de estoques adequados que aumente a eficiência da área e da organização. Ao final do estudo se espera poder contribuir para a gestão de estoque da organização quanto a forma como gerencia seus estoques, aumentando a sua eficiência e eficácia, por meio da identificação de problemas na gestão de estoques e proposição de um modelo de gestão de estoques. Além de contribuir para o meio acadêmico pela discursão do tema e métodos científicos aplicados neste estudo. 1.1. Justificativa e relevância Hospitais são organizações complexas e delicadas para se discutir, e ao se tratar de instituições públicas lança-se um olhar crítico perante o mesmo. No Brasil a questão da saúde é muita discutida, a falta de investimento nesse setor torna um caos os hospitais piorando ainda mais os gargalos dentro desse setor. A falta de assistência básica e o drama da falta de leitos levam a piorar a vida dos profissionais da área e a saúde da população. Assim a relevância deste estudo se concentra na questão de buscar aumentar a eficiência das organizações hospitalares em todos os níveis de gestão e neste estudo aumentar a eficiência da XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 3 gestão dos estoques, isto pois os estoques representam insumos ou produtos acabados, que estão armazenados para serem consumidos. Dentro de uma empresa manter um controle de estoque eficiente, se faz necessário o uso de algumas ferramentas para controlar, por exemplo, quanto, e quando comprar; quanto tem em estoque e quanto saí, manter o controle e previsão de demanda para ter um ponto de ressuprimento e manter o meu estoque sob controle. Segundo Rajewski et. al. (2009), altos estoques contabilizam um alto custo para estocagem e também para os encargos e perdas, sejam por furtos, por obsolescência ou mesmo quando é avariado e perde o valor original total que poderia ser consumido. Assim, Bowersox (2001, p.223), afirma que não se pode apenas pensar em investir em estoque excessivamente, sobrecarregando este setor com grande quantidade de mercadorias e outros também setores como o financeiro, que deve ter grande capital imobilizado. Além de aumentar os custos, deixa-se de investir o capital em outros setores para compra de produtos. 2. Referencial teórico Dentro de qualquer organização que tenha armazenamento de materiais, a gestão de estoque se torna o assunto mais preocupante. Sendo assim a preocupação se direciona não só aos gestores da área, mas a outros departamentos como o financeiro e o administrativo. (CORRÊA, CORRÊA, 2012). Entendendo como a gestão eficiente dessa administração de materiais é importante, vários profissionais se aperfeiçoaram no âmbito de otimização de armazenamento para consumo ou venda (BALLOU,2010). Tem-se como foco maximizar e otimizar os recursos, e assim diminuir os custos. Então afirma-se que ‘’ os estoques servem para melhorar o nível de serviço; incentivar a economia na produção; agir como proteção contra o aumento dos preços; assegurar a organização contra contingências’’ (BALLOU,2011, p.204). A administração de estoques se dá pela acumulação de materiais, seja em excesso ou na falta. E Arnold (2006) comenta que quando os estoques apresentam falta, isso gera uma cadeia de falhas em consequência de pedidos e clientes perdidos. Para POZZO (2010) o controle de estoque se dá em manter os níveis de materiais necessários: matéria-prima, material auxiliar, material de manutenção, material de escritório, material e pecar em processos e produtos acabados. XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 4 Os estoques servem para satisfazer as necessidades futuras, e para isso existem alguns tipos de controle deste. No estoque mínimo, existe uma quantidade mínima de itens que devem ter em estoques quando este for consumido e chegar no ‘’Ponto de Pedido’’ estoque mínimo, deve-se fazer uma compra. (TÓFOLI, 2008). Estoque de segurança, como o próprio nome remete, é caracterizado por manter níveis de estoque suficientes diante da oscilação da demanda. Para Tófoli (2008) as empresas sentem necessidade desse tipo de estoque. O estoque máximo serve para as empresas calcularem a capacidade física das instalações, soma-se o lote de suprimento mais o estoque de segurança para caso a parada da produção por motivos de espaço ou financeiro. A administração eficientede estoque representa um dilema vivido por grandes e médias empresas, uma vez que estoque é patrimônio líquido. Evitar perda de materiais, comprar na quantidade certa para que não falte, é um desafio para os profissionais de logística. Uma vez que estes ficam responsáveis pelo controle de estoque, movimentação de materiais, expedição e distribuição. E para que possamos ter um controle eficaz, faz-se o uso de ferramentas administrativas como a curva ABC, essa ferramenta classifica os materiais de maior custo e movimentação indica pela letra A médio custo e média movimentação e por fim baixo custo e baixa movimentação. Para gerir esses estoques, é usada uma das ferramentas mais importantes no controle de estoque. A curva ABC, é um gráfico onde são caracterizados e listados os produtos classificados em: produtos em maior movimentação e alto custo indicado pela letra A; produtos em média movimentação e custo indicado pela B e produtos de baixa movimentação e custo indicado pela letra C. Essa curva também pode ser utilizada para a classificação de clientes, através dos volumes que comprar ou do lucro que proporciona para a organização (PINTO, 2002). O método da curva ABC segundo Slack, Chambers e Jhonston (2009), é um método que separa e classifica os produtos de maior movimentação e importância. A classe A, representa 80% do estoque onde ficam os produtos de maior movimentação e importância; na classe B, representada por 10% e 15% são os itens intermediários; e por fim a classe C, representada por 10% a 5% que são os itens de baixa movimentação e importância. XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 5 Slack (2002) conceitua dois importantes procedimentos para análise e controle de estoque, sendo eles: cobertura de estoque e o giro de estoque. Onde o primeiro se refere há quanto tempo dura um estoque se não for renovado. Já o segundo diz em quanto tempo um estoque é completamente usado podendo ser renovado, calculando-se sua frequência. A Formula 1 apresenta a equação para a mensura da cobertura de estoque e por qual período aquela mercadoria estará suprindo as necessidades da organização. Formula 1 Desta maneira, podemos utilizar a gestão de estoques embasando-se nos níveis que se tem e aonde se quer chegar. Pozo (2002) afirma que a gestão de estoques por meio dos giros ou rotatividade baseia-se em fatores como custos das vendas, ou quantidade média de estoque, dividido pelo custo anual de um período (anual). Podendo-se avaliar a quantidade de vezes que o estoque gira e se os investimentos feitos nele condizem com a realidade, se está sendo bom seu giro, ou seja, se renovando o estoque e gerando lucro, ou se o giro é baixo, impactando no fluxo de caixa e risco de avarias. Ao falar-se de giro de estoque temos que, obrigatoriamente, citar algumas das formas de reabastecimento da cadeia de suprimentos. Dentre elas, temos o Ponto de Pedido, que consiste em analisar o estoque e identificar em qual o momento do cenário é necessário e mais viável implantar um pedido. Isto porque, segundo Bowersox (1997), quanto maior o pedido, mais tenderá aumentar o estoque médio, e, consequentemente aumentará os custos de manutenção anual de estocagem em contrapartida, quanto maior for o pedido, será necessário menos dispêndio de tempo, implantação e custos de pedido. A Fórmula 2 fornece o cálculo de giro de estoque sugerido por Ballou (2001). Formula 2 Outro fator que deve ser levado em consideração é o Lead Time do processo. Tempo em que é feito o pedido, processado, produzido e entregue até o destinatário final, que deve ser bem planejando e observado as possíveis causas imprevisíveis que possam impactar no processo da cadeia logística. Assim, Fleury e Wanke (2000) observam duas possibilidades de demanda, que podem influenciar no controle do estoque, onde há duas situações: uma é o cenário XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 6 estável, onde o consumo se mantém contínuo. E a outra é um cenário (dito Real), onde há instabilidades de consumo e incertezas. Martins e Alt (2007), explica que o sistema periódico de reposição de estoque é previamente estabelecido, onde ocorre conforme prazo pré-fixado, e ao chegar à data pré-estabelecida é feito o pedido de reabastecimento da diferença do que tem em estoque com o que foi programado, sendo reabastecida apenas aquela quantidade a completar o nível de estoque desejado. 3. Metodologia O estudo tem como característica o uso de métodos de pesquisa qualitativa e quantitativa, com o objetivo de coletar informações com base na realidade da organização. Segundo Richardson (1989), uma pesquisa qualitativa busca produzir informações aprofundadas e ilustrativas sobre uma realidade, diferentemente da abordagem quantitativa não necessita especificamente de dados numérico/estatísticos como base de pesquisa, pois seu objetivo é qualificar os fatos de acordo como ocorrem. Assim este estudo se classifica como qualitativo, por fazer uso do meio bibliográfico, para reunir as informações e conhecimentos necessário por meio de livros, artigos, revistas, periódicos, mesmo que já tenham sido explorados, ainda podem trazer uma nova visão e conhecimento acerca do tema pesquisado. Segundo Lakatos (2009), em uma pesquisa bibliográfica o método visa se utilizar de informações e conhecimentos já escritos e dar um novo enfoque de acordo com o objetivo do estudo, contribuindo para o embasamento para as análises e conclusões do estudo. Outro método qualitativo que será aplicado no estudo é o de estudo de caso, que consiste na análise das condições reais, a fim de trazer problemas da realidade cotidiana associada à teoria e suas possíveis soluções para os problemas abordados. Marconi e Lakatos (1996), afirmam que esta fase é realizada após o estudo bibliográfico. Já a pesquisa quantitativa, tem como enfoque a quantificação em números, por meio de informações, são transformados em dados e daí é possível a análise quantificada. Utiliza-se XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 7 nesta, dados numéricos e ferramentas como a média, mediana, estatística, percentagem, desvio padrão, etc. Por meio do cruzamento da pesquisa qualitativa e quantitativa pode-se utilizar das duas pesquisas para ter melhor aproveitamento dos dados na aplicação de ações e soluções do problema pesquisado. Assim, busca-se uma proposição de solução utilizando a teoria aqui abordada e a prática da empresa pesquisada, colhendo informações no campo de estudo, tanto dados quantitativos, quanto os qualitativos, acerca do estoque da empresa Arthur Eletromóveis, analisando a forma de compra do estoque, quantidades, modelos, e de que maneira influenciam no giro dos estoques e sua otimização e no aumento de sua eficiência. Por meio da pesquisa de campo será levantado os dados, analisado e comparado com a teoria, formulando possíveis soluções para os objetivos geral e específicos já apresentados anteriormente. 4. Análises dos resultados O estudo foi aplicado aos dados coletados de outubro de 2015 a março de 2016 sobre o estoque de uma organização hospitalar da cidade do Recife, com o propósito de trabalhar com informações e dados mais atualizados. Para isso o estudo foi dividido em três partes: a primeira etapa foi a análise dos produtos estocados pela organização por meio da Curva ABC de custos. Para o estudoforam selecionados os itens de estoque que foram consumidos nesse período de análise, que totalizaram 360 itens e aplicado o método de Curva ABC, com o parâmetro de classificação da curva com base nos custos totais de A=80%, B=15% e C=5%. Após a aplicação foram encontrados a seguinte distribuição dos itens estocados conforme Tabela 1. Tabela 1 – Análise da Curva ABC de Custos dos Itens Consumidos no Período de Out/15 a Mar/16. Classificação da Curva Número de Itens % de Participação dos Itens Curva A 94 26,11% Curva B 88 24,44% Curva C 177 49,17% Fonte: Próprio autor. Com base no resultado da análise de Curva ABC, foi possível perceber que o volume de itens críticos para a gestão dos estoques pelo seu custo e frequência de consumo representam apenas 26% e que a maior parte dos estoques consumidos são produtos de baixo consumo representados por aproximadamente 50%. XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 8 Após a análise de Curva ABC dos itens do estoque, foi aplicado o método Giro de Estoque, com o objetivo de análise o número de itens com nível de estoque adequados ao seu consumo e anormalidades na gestão de estoques classificados como baixos ou excedentes. Os resultados da análise dos 360 itens analisados na Curva ABC são apresentados na Tabela 2. Tabela 2 – Análise do Giro de Estoques dos Itens Consumidos no Período de Out/15 a Mar/16. Giro de Estoque Número de Itens % de Participação dos Itens 0,00 a 0,20 166 46,15% 0,21 a 0,41 6 1,54% 0,42 a 0,62 6 1,54% 0,63 a 0,83 6 1,54% 0,84 a 1,00 11 3,08% Acima de 1,00 166 46,15% Fonte: Próprio autor. A análise do Giro de Estoque apresentou a situação dos itens do estoque quanto a sua rotatividade e conforme a Tabela 2, é possível perceber que 46% dos itens tem um giro de estoque acima de 1,00 o que significa que esses produtos são consumidos em até um mês. Mas mais de 50 % dos itens do estoque apresentam situação inversa o que demonstra que há um desequilíbrio nos níveis de estoques mantidos na organização. Já na análise da cobertura de estoque conforme Tabela 3, foi possível observar que 52% dos itens possuem uma cobertura média de estoque de até 30 dias, o que representa um ótimo nível de gestão de estoques, porém quase 48% dos itens do estoque possuem uma cobertura de estoque acima de 30 dias, o representa um problema para os riscos da manutenção de estoques como: avarias, perdas, furtos, obsolescência e perecibilidade dos itens. Tabela 3 – Análise da Cobertura de Estoques dos Itens Consumidos no Período de Out/15 a Mar/16. Cobertura Estoque (dias) Número de Itens % de Participação dos Itens 1 a 5 72 20,00% 6 a 11 17 4,62% 12 a 17 22 6,15% 18 a 23 39 10,77% 24 a 30 39 10,77% Acima de 30 172 47,69% Fonte: Próprio autor. 4.1. Resultados do Estudo de Caso XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 9 Diante dos resultados obtidos no estudo pode-se concluir que a gestão de estoques da organização hospitalar localizada na cidade do Recife, apresenta uma ineficiência significativa, isto baseado nas análises dos níveis de estoques. A análise da Curva ABC apresentou que a organização aplica um modelo de gestão comum para todos os itens do estoque, independentemente de sua classificação quanto a Curva ABC, ou seja, seja qual for o grau de importância dos itens do estoque, os níveis de manutenção de estoques e lotes de reposição são realizados da mesma forma. Quando a organização poderia aumentar a sua eficiência financeira e de gestão dos estoques com a aplicação de planejamento de compras baseadas na classificação ABC dos estoques. Já quanto ao Giro dos Estoques foi possível observar que a organização tem um número muito alto de itens que estão com seus níveis de estoques acima do adequado, isso pois seus giros de estoque estão muito baixos, ou seja o volume das compras e os níveis de estoque máximo não devem estar alinhados com a demanda dos consumidores e operações hospitalares, o que fazem gerar esse alto tempo para renovação dos estoques. Ao se analisar a cobertura dos estoques em número de dias foi possível observar que a maior parte dos itens são consumidos dentro de 30 dias, o que representa que o seu nível de estoque e de reposição dos estoques está alinhado com a demanda de sua operação, gerando uma eficiência quanto a esses itens. Mas na análise geral a organização possui uma ineficiência geral, isto por que 47% dos itens estocados possuem um nível de estoque muito acima de 30 dias de estoques, o que resulta em armazenamento de produtos que não são necessários consumindo espaço, recursos financeiros, tempo de manutenção dos estoques e aumentando os riscos associados com a geração de estoques. 5. Considerações finais O estudo realizado na organização hospitalar pública apresentou que embora a empresa possua um sistema de informação para a gestão dos estoques, a uma considerável ineficiência na gestão dos níveis de estoques e reposição dos mesmos. O que sugere que a organização deve alinhar seus níveis de estoque de acordo com a classificação dos itens e pelo comportamento de seu consumo. O estudo se revela de suma importância não só para a empresa do estudo de caso, mas como base de conhecimento para estudos futuros quanto a gestão de estoques em outras empresas XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 10 do segmento e diversos, na busca pela eficiência no uso de seus recursos financeiros aplicados aos estoques. Como sugestão para estudos futuros é sugerido avaliar se o comportamento da gestão de estoques em organizações hospitalares particulares possui a mesma gestão de estoques e uma ineficiência significativa como identificada neste estudo numa organização hospitalar pública. Outra sugestão de estudo futuro é de se analisar quais os fatores que conduzem a organização hospitalar pública a gerar níveis de estoque desalinhados com a realidade de consumo de suas operações. XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil João_Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016. . 11 REFERÊNCIAS BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 1 ed., São Paulo: Saraiva, 2005. BOWERSOX, D. J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. CHIAVENATO, I. Administração de Materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. 8ª reimpressão. CHING, H. Y. Gestão de Estoque na Cadeia de logística integrada: supply chain. São Paulo: Atlas, 2008. DIAS P. M. A. Administração de materiais: Uma abordagem logística. São Paulo: Atlas,2010. FLEURY, P. F., WANKE, P., FIGUEIREDO, K. F. 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