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Turismo I

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UAM

brunasantana7681
15/09/2023
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Turismo I

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13/06/2022 23:07 Organização de Eventos
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ORGANIZAÇÃO	DE	EVENTOS
CAPI�TULO 4 - PRE� -EVENTO, EVENTO E PO� S-
EVENTO: DEU TUDO CERTO?
Paula Grechinski
13/06/2022 23:07 Organização de Eventos
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Introdução
Depois de tomada a decisão de realizar um evento, é necessário elaborar um projeto. Esse projeto conterá
diversas informações importantes sobre o evento, incluindo o tema, os objetivos, a programação e as
atividades a se cumprir para a realização do evento. Mas existem muitos itens para lembrar e ações a executar
durante a organização de um evento. Portanto, é necessário ter um rigoroso controle para não esquecer
nenhum detalhe. E como organizar todas as informações? Neste capı́tulo, você vai conhecer algumas
ferramentas muito utilizadas no planejamento de um evento, o	check	list	e o cronograma, e também estudará
sobre a planilha de custos e viabilidade e sobre o plano de marketing e divulgação do evento.
Após isso, quando chega a data do evento, como garantir que tudo ocorrerá como planejado? Algumas
providências �inais são fundamentais para que o evento possa ter inı́cio. Você conhecerá aspectos da
coordenação do evento, o roteiro de cerimonial e quais são as informações necessárias para a equipe de
hospitalidade e recepção que atuará durante o evento.
Finalmente, quando o evento acaba, será que o trabalho também acaba? Como avaliar se os objetivos foram
atingidos e se o evento foi um sucesso? O questionário de avaliação é um dos instrumentos utilizados para
avaliar o evento, e você encontrará um modelo neste capı́tulo.
Chegando ao �im desse estudo, é hora de pensar se você realmente se identi�ica e tem as aptidões para atuar na
área de organização de eventos, de conhecer o mercado de trabalho e os tipos de empresas de eventos.
Bons estudos e sucesso!
4.1 Ferramentas de controle e organização
Talvez você tenha uma agenda para ajudar a lembrar de seus compromissos, e controlar aquilo que já foi
realizado ou que está pendente. Algumas ferramentas de planejamento de eventos são como a nossa agenda,
pois ajudam a organizar as ações que precisam ser cumpridas. No caso dos eventos, trabalhamos em fases.
Essas fases são o pré-evento, o transevento e o pós-evento.
Andrade (2007) relembra a importância dos eventos como multiplicadores de negócios e pelo potencial de
gerar �luxos turı́sticos e alterar a dinâmica da economia dos lugares onde ocorrem. Por esses e outros
motivos, nada deve ser feito de improviso e sempre deve-se buscar a excelência no planejamento e na
execução do evento.
A utilização de ferramentas de organização auxilia a controlar as atividades que devem ser realizadas e
também a registrar quais providências já foram tomadas. 
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O check	list	e o cronograma são exemplos de ferramentas de planejamento, controle e organização que servem
como diretrizes para seguir o projeto do evento e operacionalizá-lo. Eles ajudam a ter uma visão do que é
necessário fazer antes, durante e depois do evento. Assim é possı́vel, ao mesmo tempo, ter a visão do todo e
de cada fase a ser realizada.
4.1.1 Check list, cronograma
O check	 list	 é utilizado para acompanhar as providências que devem ser tomadas em todas as fases do
planejamento. Consiste em uma lista de tarefas que devem ser realizadas. A palavra vem do inglês check
(veri�icar) + list	(lista), e podemos traduzi-la como lista de veri�icações. Não há um modelo único de check
list, e o organizador do evento pode desenvolver seu próprio instrumento ou basear-se em um modelo já
existente. O importante é que ele contenha os itens ou tarefas que devem ser lembradas. 
Figura 1 - A organização é fundamental para organizar um evento de sucesso.
Fonte: Shutterstock, 2018.
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Matias (2004) sugere algumas formas de apresentação do check	list, como organizar as atividades por ordem
alfabética; por grupo de atividades; por setores de organização; ou ainda check	 lists	 especı́�icos para
circunstâncias ou momentos do evento. Também podemos usar	 check	 lists para as comissões, para os
serviços contratados, para a programação ou para qualquer outra atividade ou momento do evento em que ele
se faça necessário.
Vejamos um modelo dessa ferramenta.
Figura 2 - O check list é utilizado para veri�icar se todas as tarefas foram cumpridas.
Fonte: Ksanderhttp, Shutterstock, 2018.
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E� importante colocar a atividade que deve ser realizada, o nome da pessoa e setor responsável, e deixar uma
coluna para checar e marcar se a atividade já está feita.
Assim como o check	 list, o cronograma é uma ferramenta de planejamento que pode ser utilizada para o
acompanhamento das atividades nas três fases do evento. Ele está relacionado a prazos, e é utilizado para
veri�icar quanto tempo é necessário para realizar alguma tarefa; ou quanto tempo falta para realizá-la. E� uma
Quadro 1 - Modelo de check list do pré-evento.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em MATIAS (2004).
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ferramenta padrão e prática, que estabelece os prazos para a realização das tarefas.
O cronograma deve apresentar a distribuição ordenada das atividades e providências que devem ser tomadas
dentro de um determinado espaço de tempo, e conter as datas previstas para inı́cio e término de cada tarefa
(MATIAS, 2004). 
Figura 3 - O cronograma refere-se a tempo e prazos para cumprir as tarefas.
Fonte: Korn, Shutterstock, 2018.
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A elaboração do cronograma para o acompanhamento de um projeto é fundamental para não pular etapas
importantes no decorrer do planejamento do evento. 
Clique nas setas e aprenda mais sobre o tema.
Também é importante ter estabelecido nessa ferramenta quem são os responsáveis pela execução das tarefas,
conforme o modelo a seguir. 
VOCÊ SABIA?
A palavra cronograma tem origem na palavra grega Chronos, e signi�ica tempo.
Segundo Zaidman (2005), Chronos era um deus da mitologia grega que
personi�icava o tempo eterno e imortal, e era soberano sobre o tempo de todos os
outros deuses. Era representado pela �igura de um velho, o senhor do tempo. Na
mitologia, Chronos devorava seus �ilhos assim que nasciam, para que ele pudesse
reinar eternamente (uma analogia ao fato de que o tempo devora tudo). Porém,
um dos �ilhos se salvou, Zeus, que destronou o pai e depois tornou-se o deus de
todos os deuses. Chronos refere-se ao tempo sequencial, linear e que pode ser
medido. 
Berkun (2008) ensina que o cronograma tem a �inalidade de agendar compromissos, e ajuda a
manter o foco e controle das ações prioritárias. Matias (2004) a�irma que deve ser feito o
acompanhamento e avaliação constantes do cronograma, para assim prevenir erros durante o
processo de organização do evento. 
O modelo padrão de cronograma apresenta na coluna da esquerda as ações ou atividades que
devem ser executadas, e nas colunas da direita constam o ano, meses ou semanas quando serão
realizadas as ações.13/06/2022 23:07 Organização de Eventos
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Essa ferramenta pode ser utilizada para planejamento de curto, médio ou longo prazo, e também é adequada
para qualquer tamanho de evento. O cronograma ajuda a comparar o tempo previsto para se realizar uma
tarefa e o tempo realmente gasto. Dessa forma, é possı́vel calcular o tempo médio necessário para a execução
de uma atividade e determinar a responsabilidade de cada participante no processo. 
4.1.2 Planilha de custos e viabilidade ( budget)
Muitas das ações presentes no planejamento envolvem custos. Por exemplo, a locação do espaço e dos
equipamentos, a confecção de materiais de divulgação e materiais a serem utilizados durante o evento,
serviços de hospedagem, transporte, recepção, alimentação, contratação de pro�issionais etc. 
Quadro 2 - Criar um modelo de cronograma é fundamental para a organização de um evento.
Fonte: MATIAS, 2004, p. 128.
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E� fundamental planejar os recursos necessários, assim como administrá-los e organizá-los. Segundo Zanella
(2003), o planejamento e�iciente abrange a previsão dos valores necessários para recursos materiais,
�inanceiros e de apoio, assim como as verbas para custeá-los. 
Figura 4 - E� importante conhecer como obter recursos �inanceiros para a realização de um evento.
Fonte: Shutterstock, 2018.
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Britto e Fontes (2002) ressaltam que a administração e supervisão �inanceira materializam a execução do
evento, e tudo deve estar registrado (entradas, saı́das, saldos, aplicações, rendimentos, contas a pagar, contar a
receber etc.).
São tantos itens que necessitam de recursos �inanceiros, que o ideal é fazer uma planilha detalhando-os e
contendo também a somatória do valor total necessário. Vejamos, a seguir, um exemplo de planilha de custos.
VOCÊ SABIA?
Budget é uma palavra em inglês que signi�ica orçamento. Para eventos, constitui-
se em uma ferramenta importante para controlar as �inanças e orçamento.
Podemos dizer que é um plano de contas que serve como base para o inıćio da
execução do evento, no qual constarão custos, receitas e despesas. Assim, é
possıv́el prever as condições �inanceiras e planejar melhor o evento. Alguns
softwares	podem ajudar a construir os	budgets e planilhas, sendo o Excel o mais
popular. 
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Quer aprender mais sobre este assunto? Clique nas abas abaixo e con�ira!
Quadro 3 - Modelo de planilha de custos.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
As planilhas de custos, assim como os próprios custos, variam de acordo com cada evento.
Quando existem muitos elementos que envolvem despesas, é possı́vel trabalhar com mais de uma
planilha, especi�icando os custos para cada tipo de recursos (fı́sicos, humanos, materiais e
equipamentos diversos, locação de equipamentos, serviços externos e o que mais se �izer
necessário). 
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Planilhas	de	custos
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Geralmente, são feitas três cotações para cada item necessário. Para isso, é preciso solicitar
orçamentos para fornecedores. Esses orçamentos devem ter informações como data, serviço a ser
oferecido, prazo de entrega e forma de pagamento. Desse modo, é possı́vel escolher o menor preço
levando também em conta a qualidade do produto ou serviço. O produto ou serviço escolhido
constará na planilha de custos. 
Para garantir a viabilidade do evento, é comum estimar que os custos sejam mais altos do que o
necessário, e prever que as receitas são mais baixas do que a existente, não garantindo que elas
cobrirão 100% dos custos previstos. Em outras palavras, devemos contar com um cenário
desfavorável, porque assim �icará mais fácil garantir um evento viável 
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Cotações
Viabilidade	do	evento
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A Lei Rouanet é um exemplo de receita em eventos. Elencamos a seguir outras fontes de receita em eventos, de
acordo com Matias (2004):
recursos preexistentes;
taxas de inscrição ou venda de ingressos;
patrocínios;
merchandising: itens que não são fundamentais para o evento,
mas geram receitas na forma de patrocínio, como capas de
cadeira, balões e banners; 
CASO
A	Lei	Rouanet	e	o	incentivo	à	cultura
A Lei Rouanet (Lei n. 8.313) foi criada em 1991, e estabelece que uma parte do
imposto de renda de pessoas fıśicas ou jurıd́icas pode ser usada pelo governo
para patrocinar eventos culturais, sendo a principal fonte de �inanciamento e
viabilização de projetos culturais no Brasil. 
Os projetos apoiados pela Lei Rouanet podem ser apresentados por pessoas
fıśicas (artistas, produtores culturais, técnicos da área cultural etc.) ou pessoas
jurıd́icas (autarquias, fundações culturais, empresas, cooperativas, outras
fundações, ONGs, organizações culturais etc.). 
A cantora Marisa Monte, por exemplo, contará em 2019 com um orçamento de R$
4.994.530 advindo da Lei Rouanet para a realização de quatro shows
acompanhada da Orquestra Sinfônica Brasileira. Diversos outros artistas
consagrados bene�iciam-se de recursos da Lei Rouanet para o �inanciamento de
shows e produções musicais, o que por vezes gera controvérsias. Há que se
considerar que o recurso oriundo da Lei Rouanet é um incentivo �iscal que não
sai dos cofres do governo, mas sim de pessoas fıśicas e jurıd́icas, e tem ajudado a
manter diversos projetos culturais de pequeno, médio ou grande porte (BRASIL,
2018).
Para ter um projeto patrocinado pela Lei Rouanet, é necessário passar por uma
avaliação e aprovação do Ministério da Cultura. A lista de projetos aprovados está
disponıv́el para consulta pública. Saiba mais em:
<http://rouanet.cultura.gov.br/legislacao/
(http://rouanet.cultura.gov.br/legislacao/)>.
 
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http://rouanet.cultura.gov.br/legislacao/
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venda de estandes e espaços publicitários;
venda de direitos de transmissão do evento;
eventos paralelos ou realizados antes do evento para captação de
recursos;
doações em dinheiro ou em materiais;
auxílio governamental para financiamento do evento;
leis de incentivo à cultura. 
Considera-se um evento viável aquele em que as receitas são maiores que as despesas. Ou seja, o
planejamento deve contar com recursos su�icientes para quitar os custos com fornecedores e prestadores de
serviço, e ainda visar a uma sobra de caixa: o lucro. 
Ao término do evento, se após o pagamento de todos os fornecedores o saldo for positivo, o evento deu lucro.
Caso não haja saldo, isso signi�ica que o evento deu prejuı́zo. 
No caso de empresas organizadoras de eventos, o correto é administrar as contas de cada evento
separadamente. Isso quer dizer que os gastos com manutenção geral da empresa (aluguel, folha de pagamento,
materiais e serviços �ixos) não devem entrar na conta do evento.
4.1.3 Plano de marketing e divulgação
As estratégias de marketing e divulgação consistem na de�inição e adequação dos meios e mensagens a serem
utilizados com o objetivo de informar, sensibilizar e motivar o público-alvo do evento (MATIAS, 2004). E�
importantelembrar que estratégias diferentes atingem públicos diferentes, portanto, deve-se estudar o público
que se pretende atingir, e então focar os esforços de marketing e divulgação mais adequados.
Portanto, deve-se ter bem claro:
o tipo de evento;
o público-alvo e abrangência do evento;
a disponibilidade financeira para investir em divulgação;
quanto tempo falta para o evento acontecer; e
conteúdo e informações disponíveis para divulgar.
A seguir, você verá algumas opções de divulgação para um evento. Tenha sempre em mente que os meios de
comunicação escolhidos irão levar a mensagem do evento ao público, portanto, devem estar adequados ao
per�il que se pretende atingir. Se a comunicação não for bem direcionada, não haverá o retorno desejado. 
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Para uma comunicação mais dirigida, utiliza-se o envio de fôlderes, folhetos ou circulares para um público
selecionado. Esse envio pode ser feito via correio (menos usual) ou por e-mail, e é utilizada a chamada mala
direta. O material deve conter todo o conteúdo informativo sobre o evento, destacando as informações mais
importantes, portanto, quanto mais próximo da data de realização do evento, mais completas serão as
informações. Para o material, pode ser utilizado o formato, tamanho e cores que tenham relação com o evento.
Clique nas abas abaixo, para aprender mais sobre o tema.
Figura 5 - Escolhendo os meios de comunicação para levar a mensagem do evento.
Fonte: Shutterstock, 2018.
Cartazes
Os cartazes são recursos muito utilizados para divulgação de
eventos, e atingem um público mais amplo e menos dirigido. Um
cartaz contém uma linguagem clara e objetiva para enviar uma
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Também é viável realizar anúncios pagos em revistas, jornais, rádio e TV, e se não houver disponibilidade
�inanceira para tal, é possı́vel negociar algum tipo de permuta com esses meios de comunicação. Se o evento
contar com uma assessoria de imprensa, esta �icará responsável por enviar sugestão de pauta, press	release e
agendar entrevistas. O press	release	consiste em um instrumento de comunicação dirigido à imprensa com o
intuito de despertar o interesse dos jornalistas em divulgar a matéria. 
Folhetos
Outdoors	e	outros
mensagem rápida e direta, portanto, deve ter um visual criativo e
impactante para chamar a atenção do público que passa por ele. E�
interessante �ixar o cartaz em locais onde se concentra o público-
alvo, com no máximo dois meses antes da data do evento. Se a
divulgação nesse meio de comunicação for realizada com muita
antecedência, o público pode perder o interesse (MATIAS, 2004). 
Os folhetos são meios de comunicação distribuı́dos em grande
quantidade, geralmente em locais com grande concentração de
público, que não necessariamente é o público-alvo do evento,
apenas potenciais interessados. Ele contém informações básicas
sobre o evento. 
Os outdoors, painéis e	backlights	são e�icientes quando se pretende
atingir um público abrangente, como é o caso do público de shows e
feiras, porém não são meios indicados para eventos mais dirigidos e
com público seleto. Nesses meios de comunicação, utilizam-se mais
imagens do que palavras, a �im de causar um impacto mais
imediato. A recomendação é que a divulgação por tais meios seja
realizada com 15 dias ou um mês de antecedência do evento. 
4.2 Preparação e providências finais
Chegou a hora de realizar o evento. Este é o momento de montar, controlar e administrar a realização do
evento que foi planejado com tanta dedicação e está prestes e se concretizar. Martin (2003) diz que se o pré-
evento foi bem feito, a chance de sucesso agora é grande, pois já se tem a base para o evento acontecer sem
problemas.
A� s vezes, a falta de um planejamento adequado faz com que não se aproveite todo o potencial e oportunidades
existentes naquela reunião de pessoas. Desse modo, é importante ter os objetivos do evento sempre bem
claros, e treinar a equipe para que o trabalho ocorra em sintonia. 
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Agora falta pouco para o evento começar, e não deixe que a correria e ansiedade com a proximidade do
momento deixem passar despercebidos detalhes importantes. Depois da montagem da estrutura necessária no
local, inicia-se a operacionalização do atendimento ao público e o trabalho dos fornecedores contratados.
Portanto, planeje antes como será esse momento operacional e treine sua equipe.
Dentre as providências �inais, com o check	list	em mãos é hora de conferir e acompanhar se tudo transcorrerá
conforme o planejado. Veri�ique as instalações fı́sicas (aparelhos eletrônicos, placas, tribunas, luminárias,
painéis, mesas, cadeiras, divisórias, bandeiras, cordas divisórias, placas de mesa etc.). Con�ira o material de
secretaria (material de expediente, pastas, blocos, programação, mapas turı́sticos, caixa de primeiros
socorros, barbantes, �itas, tesoura, etiquetas, livros de presença etc.). Cheque também os equipamentos
audiovisuais (projetores, TVs, telões, computadores, equipamentos de gravação, microfones, caixas de som,
aparelhos de som, ampli�icadores, gravadores, extensões, adaptadores, �itas para gravação, �ilmadora, DVD,
videocassete etc.). 
4.2.1 Ferramentas de coordenação e credenciamento
Para melhor organização e coordenação no dia do evento, já estarão estipuladas algumas áreas e funções para
a equipe. A secretaria do evento, por exemplo, cuidará da parte administrativa e coordenará o trabalho da
equipe de recepcionistas. Matias (2004) atribui à secretaria do evento as seguintes funções:
recepcionar os participantes, convidados e autoridades; 
atender aos participantes;
atender e oferecer apoio ao plenário e às salas de comissões;
preparar com antecedência os materiais necessários para o
evento;
VOCÊ QUER VER?
O �ilme O	casamento	dos	meus	sonhos (SHANKMAN, 2001) é uma comédia romântica
que mostra o trabalho de uma pro�issional que organiza casamentos. Ao assistir ao
�ilme, você poderá visualizar uma das caracterıśticas dos pro�issionais de eventos, pois
a personagem realiza o trabalho de forma muito meticulosa para que nada dê errado. 
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supervisionar o atendimento aos participantes, convidados e
autoridades;
efetuar inscrições no dia do evento;
entregar materiais do evento para os participantes;
prestar informações;
entregar certificados;
elaborar controles de tarefas sob sua responsabilidade;
providenciar os materiais necessários para os palestrantes.
Para melhor coordenar o evento, é interessante a existência de salas de apoio, como uma VIP. Nessa sala, que
deve estar próxima ao local do evento, deve-se proporcionar um ambiente agradável, com serviço de copa e
acesso à internet. Nesse local, as autoridades, convidados especiais e palestrantes serão recebidos pela
comissão organizadora do evento. 
Dependendo do tamanho do evento, pode haver a necessidade de um local para recepcionar e acomodar a
imprensa. Nessa sala ocorrerão coletivas de imprensa, encontro com jornalistas para passar informações
sobre o evento, entre outras atividades de apoio para esse setor. Alguns eventos podem necessitar também de
salas para discussão, deliberação de determinados assuntos, ou mesmo salas para grupos de trabalho em
eventos técnico-cientı́�icos.
4.2.2 Roteiro de cerimonial
O cerimonial éo conjunto de formalidades e normas existentes em um evento. Alguns eventos podem ter
necessidade de rituais, gestos, simbolismos e elementos que representam algo naquela ocasião. Observamos
o cerimonial tanto em eventos sociais (como casamentos e formaturas, por exemplo) quanto em eventos
corporativos, acadêmicos ou do poder público. 
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O chefe de cerimonial ou cerimonialista é a pessoa responsável pela organização da parte solene do evento.
Não devemos confundi-lo com o mestre de cerimônias, que é a pessoa que irá conduzir a cerimônia junto ao
público, e por esse motivo deve ter boa dicção, falar agradável e entusiástico, postura �irme e também
estimular o público presente (MEIRELLES, 2002). 
Segundo Dias (1996), o cerimonial deve existir em todas as solenidades, pois é ele que dá ritmo e organiza a
programação, evitando assim situações inesperadas. O poder público e os militares são os segmentos da
sociedade que têm o maior número de formalidades em seu cerimonial. 
VOCÊ QUER LER?
O Comitê Nacional de Cerimonial Público (CNCP) foi criado em 1993, e dentre as suas
atribuições, elaborou o Código de E� tica dos pro�issionais de cerimonial, no ano 2000.
Para os pro�issionais da área, é importante ter conhecimento do código de ética
pro�issional, para assim desempenhar o trabalho com seriedade, dignidade e
pro�issionalismo. Você pode ter acesso a esse documento em:
<http://cncp.org.br/default.aspx?section=10 (http://cncp.org.br/default.aspx?
section=10)>. 
http://cncp.org.br/default.aspx?section=10
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Para ajudar a cumprir a programação e as formalidades necessárias no evento, é importante que se tenha um
roteiro de cerimonial. Esse roteiro conterá um resumo do evento, geralmente apresentado na forma de tópicos
e na ordem em que as coisas devem acontecer em cada momento.
A seguir, você verá uma sequência básica de tópicos para o roteiro de cerimonial de abertura de um evento.
Saudação aos presentes. 
Introdução explicando a que se refere a cerimônia.
Chamar autoridades para compor a mesa diretiva.
Execução do hino nacional.
Agradecimentos necessários e nominação de autoridades
presentes.
Pronunciamentos das autoridades e condução da cerimônia.
Término dos pronunciamentos.
Saudação final e agradecimentos.
Encerramento.
O roteiro deve ser claro, objetivo e conter todas as informações sobre o evento (horários, intervalos,
pronunciamentos etc.). Além disso, ele deve prever também um espaço para anotações de última hora. O
roteiro é utilizado pelo chefe de cerimonial ou cerimonialista, e serve para facilitar a atuação e auxiliar com
informações importantes para todos os envolvidos na cerimônia, especialmente os componentes da mesa de
honra e os pro�issionais que estarão trabalhando naquela ocasião (MEIRELLES, 2002). 
VOCÊ QUER LER?
As normas de cerimonial público estão descritas no Decreto n. 70.274, de 9 de março
de 1972. Esse decreto determina ações de cerimonial público e ordem geral de
precedência, e são utilizadas em muitos eventos onde há necessidade de seguir
protocolos. Você pode acessá-lo em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm
(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm)>. 
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http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm
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Após conhecer um pouco sobre a função do chefe de cerimonial – ou cerimonialista – na execução de um
evento, e o instrumento que o ajuda na condução das atividades no momento em que o evento está
acontecendo – o roteiro de cerimonial – você irá agora aprender sobre a equipe que trabalha com a recepção e
hospitalidade durante o evento.
4.2.3 Treinamento de equipe de hospitalidade e recepção
A equipe que trabalha com a hospitalidade e recepção do evento pode ser terceirizada, e estará sob supervisão
da coordenação do evento. A recepção é considerada o cartão de visitas do evento, porque o primeiro contato
do participante será com a equipe de recepcionistas, que inclusive pode ter postos de atendimento em locais
estratégicos de circulação do público-alvo, como em aeroportos ou hotéis. Clique nas abas e aprenda mais
sobre o tema. 
VOCÊ O CONHECE?
O atual chefe de cerimonial do Palácio do Planalto é o embaixador Pompeu Andreucci
Neto. Sua função, juntamente com uma grande equipe e outros órgãos da
administração interna da Presidência da República, é organizar cerimônias e
atividades na sede do governo brasileiro, onde estará presente o presidente da
República. Ele também prepara e realiza as viagens presidenciais nas cidades
brasileiras e visitas o�iciais ao exterior. Suas atividades são regidas por regras
protocolares previstas em lei. 
No caso do trabalho em aeroportos, a equipe de recepção do evento deve receber cordialmente as
pessoas, auxiliar no desembarque de bagagens, indicar os meios de transporte disponı́veis para o
evento, informar sobre os horários de saı́da e fornecer informações gerais sobre o evento e a
cidade. 
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Aeroportos
Hotel
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Os recepcionistas devem ter conhecimento de toda a programação o�icial e também da programação paralela.
E� importante que conheçam os itinerários e pontos turı́sticos da cidade, conheçam as linhas de ônibus e
coordenem horários de chegadas e saı́das. Quando há um transporte o�icial do evento, cabe aos recepcionistas
entregar aos participantes o número de identi�icação de seu ônibus, conhecer os motoristas e também
controlar a lista de presença dentro do veı́culo. Além disso, é interessante que a equipe tenha facilidade em
providenciar veı́culos para eventualidades e algum conhecimento em primeiros socorros. 
De maneira geral, recomenda-se que a equipe de recepção esteja equipada com walkie-talkies para
comunicação, uniformizada e portando as credenciais do evento. 
Quando há uma equipe de recepção no hotel, o trabalho será recepcionar os visitantes, alojá-los de
acordo com as reservas, providenciar o envio das bagagens aos apartamentos e ajudar a resolver
imprevistos como perda de bagagem ou troca de apartamentos (MATIAS, 2004). De maneira geral, a
equipe irá auxiliar durante a permanência no evento e passar as informações necessárias.
4.3 Atividades da fase de pós-evento
Para quem está organizado o evento, o trabalho não termina quando o evento acaba: é aı́ que começa a última
fase prevista no planejamento. A correria com o evento é tão grande, que a equipe de trabalho quer descansar e
às vezes acaba deixando o evento em segundo plano só porque ele já terminou. Mas a fase do pós-evento é
caracterizada por �inalizar pendências e avaliar os resultados, e às vezes também pode ser necessário entregar
um relatório �inal para o promotor do evento. Clique nas setas e con�ira outras informações sobre o pós-
evento. 
São atividades do pós-evento, segundo Matias (2004):
O pós-evento é a última fase do evento, a conclusão de todo o trabalho, e deve ser feita
independentemente do tamanho do evento ou do número de pessoas que participaram dele.
Sendo assim, a última fase de planejamento do evento consistirá em avaliar, fechar, prestar
contas, arquivar, relatar e mensurar. 
Martin (2003) relata que no pós-evento ocorre a desmontagem de toda a estrutura montada no
pré-evento, são realizados pagamentos e acertos �inanceiroscom os fornecedores e com o
promotor do evento, devolvidos os materiais não utilizados e correspondências o�iciais, e
apresentados os relatórios �inanceiros e avaliação �inal. 
Matias (2004) destaca nessa fase a realização da avaliação técnica, administrativa e também a
avaliação dos participantes, confrontando os resultados atingidos com os objetivos. Esse
momento é importante, pois é possı́vel identi�icar os pontos positivos e negativos do evento, e
assim aprimorar a realização de um próximo evento. 
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preparar o envio de correspondências agradecendo àqueles que
participaram do evento;
controlar e arquivar os documentos gerados durante o evento;
agradecer aos fornecedores, colaboradores e equipe de trabalho;
preparar edição, publicação e envio de anais (quando for o caso);
elaborar o portfólio;
preparar o noticiário geral e expedir o press release para a
imprensa (texto resumido que destaca os elementos principais
que devem constar em uma matéria jornalística);
clipagem das publicações na mídia (compilar e ordenar todas as
notícias relacionadas);
apresentar o balanço financeiro e administrativo e prestar contas;
liquidar pendências;
devolver materiais emprestados;
desmontar estruturas;
transportar materiais e equipamentos para seus devidos destinos;
preparar e apresentar o relatório final;
reunir-se com a equipe para incentivá-la a buscar resultados
ainda melhores em próximos eventos.
Veja a seguir um modelo de	check	list de pós-evento, no qual constam algumas atividades que não podem ser
esquecidas. Certamente esse modelo é apenas um exemplo, e pode ser adaptado e alterado conforme as
necessidades do evento. 
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E� importante que detalhes não sejam esquecidos, e por esse motivo o check list é uma ferramenta que ajuda
também na fase do pós-evento. Além disso, para veri�icar se a planilha de custos atendeu a todas as
necessidades do evento, realiza-se também a análise contábil dos gastos. Nesse momento, será possı́vel saber
se o evento teve lucro ou prejuı́zo.
De maneira geral, ao término do evento, as ferramentas que foram utilizadas nas fases anteriores
(formulários, cronogramas, check	lists, relatórios de atividades, atas das reuniões e questionários de avaliação
dos participantes) também serão acionadas como forma de comparação para veri�icar se os objetivos foram
atingidos, ajudando assim no processo de avaliação �inal.
4.3.1 Questionário de avaliação
A avaliação é fundamental para que ocorra um aprimoramento do trabalho em outros eventos, ajudando a
perceber as falhas e os êxitos. Este não deve ser entendido como um momento desconfortável, mas sim como
algo importante para o crescimento pessoal e pro�issional.
Quadro 4 - O check list de pós-evento ajuda a fazer o balanço geral das atividades.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
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A base da avaliação pode ser o cronograma: será que todas as tarefas, responsabilidades e prazos foram
cumpridos? O	check	list também pode ajudar nesse momento, pois ele apresenta o desenvolvimento ou não de
todas as atividades que foram planejadas.
Como forma de avaliação, a opinião do público participante também é importante, e isso se dá muitas vezes
com a aplicação de um questionário de pesquisa de opinião durante o evento. Pode ser utilizada apenas uma
amostragem dos participantes ou a totalidade deles. A elaboração e a aplicação do questionário podem ser
feitas por especialistas no assunto, no caso de grandes eventos. O importante é que as perguntas sejam bem
elaboradas, pois as respostas e a interpretação delas serão fundamentais para a avaliação do evento.
Após coletar as respostas, é realizada a tabulação do resultado, que contribuirá para identi�icar se os objetivos
do evento foram atingidos. Não é necessário que o participante se identi�ique, pois assim ele se sentirá mais
confortável para expressar sua opinião sem constrangimento.
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Clicando nas interações a seguir, você aprenderá mais sobre o questionário de avaliação. 
Quadro 5 - Modelo de avaliação, pois é importante saber a opinião do participante.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em MATIAS (2004).
Compreender	a	opinião
Avaliação	da	equipe
Um questionário de avaliação não deve ser aplicado apenas como
uma obrigação da fase do pós-evento. Os resultados, após tabulados,
devem ser utilizados para compreender a opinião do público
presente e em que ponto suas necessidades e desejos foram
atingidos, pois ele demonstrará suas insatisfações e expectativas
para próximos eventos. O campo de comentários e sugestões deve
ser levado em conta, pois geralmente os participantes registram
suas emoções (algo intangı́vel) e sugestões que poderão ser
utilizadas para os próximos eventos. Desse modo, a análise da
avaliação é tão importante quanto a própria avaliação, pois sem
análise os dados �icarão apenas no papel. As informações obtidas
devem ser transformadas em ações, para corrigir as falhas e reforçar
os pontos fortes. 
Segundo Matias (2004), a opinião do grupo de trabalho é importante,
e além das reuniões periódicas com todos os envolvidos no
planejamento e organização do evento, a avaliação �inal por parte da
equipe contribuirá para análise dos resultados obtidos. Sendo
assim, também é possı́vel aplicar um questionário de avaliação com
a equipe que participou da organização do evento, e da mesma
forma ele deve ser anônimo para que assim a equipe possa se
autoavaliar e avaliar a organização do evento como um todo. 
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Mas o organizador do evento pode optar por realizar apenas uma reunião com a sua equipe, sem
necessariamente aplicar um questionário. Nessa reunião, a equipe irá veri�icar e avaliar se tudo o que foi
planejado foi executado em todas as fases do evento. Assim, com a conclusão do pós-evento e a avaliação do
que ocorreu, é possı́vel traçar o planejamento do próximo evento, acrescentando informações para que os
resultados sejam cada vez melhores. 
4.4 Mercado de trabalho em eventos
Nesse ponto dos seus estudos, você já conhece muitas informações importantes sobre a organização de
eventos. Então, chegou o momento de pensar no mercado de trabalho nesse setor. Mas antes, vamos falar
sobre algumas caracterı́sticas do organizador de evento, pois são necessárias algumas habilidades e aptidões
para quem decide trabalhar com essa atividade. Clique nas setas para aprender mais sobre este assunto. 
O pro�issional de eventos trabalha com pessoas, portanto, são importantes caracterı́sticas como
ter cultura geral, uma permanente curiosidade e embasamento intelectuais, dominar regras de
comportamento social e ter boa expressão verbal, além de valores éticos e morais consistentes. 
Além disso, como você já sabe, o planejamento é fundamentalpara o sucesso de um evento, e
diversas pessoas estarão envolvidas em sua organização, por isso, é importante que o
pro�issional tenha capacidade administrativa e saiba planejar, domine técnicas de redação, tenha
capacidade de liderança e goste do trabalho em equipe. 
E� essencial, ainda, que quem trabalha na área tenha um bom gosto estético para produzir e criar
os eventos; saiba ouvir o cliente – para assim poder atender às suas expectativas – e seja
prestativo; e tenha capacidade de persuasão para convencer o cliente a mudar de ideia, caso tenha
observado essa necessidade, ou mesmo para negociar com os fornecedores. 
O mercado de trabalho em eventos é promissor, pois constantemente são realizados eventos com
as mais diversas �inalidades e proporções. Sendo assim, o constante desenvolvimento desse
mercado atrai investimentos e, consequentemente, o campo de trabalho para o organizador de
eventos ou empresas cresce também. 
Lembre-se que existem diversos tipos de eventos, e muitas vezes eles são usados inclusive como
uma estratégia para minimizar a sazonalidade em meios de hospedagem e contribuem também
para o desenvolvimento turı́stico de um municı́pio (FERNANDES, 2004). Com relação ao turismo,
alguns eventos são capazes de atrair multidões, o que gera um efeito multiplicador na economia e
geração de empregos diretos e indiretos. 
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Um evento vai além do planejamento, da elaboração da programação, da execução e do monitoramento das
atividades que foram pensadas e destinadas para um público especı́�ico e realizadas em local preparado para
esse �im. O evento deve ser considerado como uma atividade econômica e social que gera benefı́cios para
empreendedores, para o local que o sedia, para o comércio, restaurantes, hotéis e também para a comunidade
(BRITTO; FONTES, 2002). 
Fernandes (2004) destaca que os eventos são uma fonte geradora de empregos, e cada espaço para eventos
contrata, em média, cerca de seis funcionários �ixos. De maneira geral, os espaços para eventos no Brasil
geram cerca de 70.344 empregos diretos e terceirizados. 
4.4.1 Tipos de empresas de eventos
No mercado de trabalho em eventos, é possı́vel que o pro�issional atue tanto como pessoa fı́sica quanto como
pessoa jurı́dica. Quando pessoa jurı́dica, possui uma empresa registrada, que trabalhará com contratos e
parcerias. Segundo Fernandes (2004), as empresas privadas dedicam-se à organização geral dos eventos sob
sua responsabilidade e constituem uma prestação de serviços pro�issional.
No caso de pessoa fı́sica, o organizador de eventos é autônomo, e de acordo com Fernandes (2004), muitas
vezes possui apenas noções básicas de planejamento e organização de eventos, encarando essa atividade
como uma renda extra. E� importante comentar que a falta de conhecimento e despreparo de pessoas que
trabalham com eventos pode resultar em desilusões para o contratante e participantes.
A maioria dos empregos na área de eventos (75%) é terceirizada, ou seja, empresas que trabalham com
buffets, equipamentos audiovisuais, transportes, segurança, recepção, limpeza, entre outros (FERNANDES,
2004). Dentre os tipos de empresas de eventos que empregam pro�issionais da área, podemos citar:
agências de eventos;
VOCÊ QUER VER?
O Festival de Parintins é o maior evento folclórico do Brasil. Ele ocorre no mês de junho
na cidade de Parintins, estado do Amazonas, e celebra a tradição do bumba-meu-boi. O
evento ocorre durante três dias, e o ponto alto é a disputa entre o boi Caprichoso
(azul) e o boi Garantido (vermelho), que ocorre em um local especı�́ico chamado
Bumbódromo, com capacidade para 35 mil espectadores. O documentário Brincar	 de
boi:	 o	 centenário	 dos	 bois-bumbá	 de	 Parintins/AM, disponıv́el no YouTube,
<https://www.youtube.com/watch?v=nd17N_VD7L8
(https://www.youtube.com/watch?v=nd17N_VD7L8)>, conta um pouco dessa
tradição. 
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https://www.youtube.com/watch?v=nd17N_VD7L8
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promotores de feiras;
agências de comunicação;
agências de turismo;
fornecedores de serviços;
locais para eventos;
Convention & Visitors Bureaux;
entidades do setor.
Em todos os campos de atuação do mercado pro�issional de eventos, existe um �luxo de comunicação,
interdependência e relacionamentos. 
Por �im, cumpre lembrar que o mercado de trabalho em eventos é competitivo, portanto, o bom pro�issional
deve estar atento às tendências e novidades do setor, deve atualizar-se e sempre exercitar sua criatividade e
inteligência para proporcionar experiências memoráveis aos participantes.
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Síntese
Neste capı́tulo, você viu o quanto algumas ferramentas podem ajudar no planejamento, como o check	list, o
cronograma, as planilhas de custos e o plano de marketing e divulgação. Você viu também quais são as
providências �inais para que o evento possa ter inı́cio, e a importância do roteiro de cerimonial e da equipe de
recepção. Por �im, quando o evento acaba ainda é necessário tomar algumas providências e avaliar se tudo
ocorreu como planejado.
Além disso, você pôde ver que o trabalho na área de eventos é promissor, porém bastante concorrido e exige
muitos detalhes. Por esses motivos, a organização de eventos deve ser feita por pro�issionais quali�icados,
dedicados e atualizados, que saberão utilizar todas as ferramentas de planejamento e organização de eventos
para atingir o sucesso. 
Neste capı́tulo, você teve a oportunidade de:
aprender que o check list e o cronograma são ferramentas de
planejamento utilizadas em todas as fases do evento, e ajudam a
diminuir as chances de imprevistos;
analisar que, como providências finais, é importante que o
profissional apure sua sensibilidade para antecipar riscos e prever
problemas;
estudar que o pós-evento é o momento de avaliar se tudo ocorreu
conforme planejado, e se os objetivos foram atingidos;
compreender que o pós-evento serve como eixo norteador para a
realização de outros eventos, pois é nessa fase que são avaliados
os resultados;
identificar que os questionários de avaliação podem ser aplicados
aos participantes e também à equipe organizadora do evento, e
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ajudam a identificar os pontos fortes e fracos na organização;
compreender que o setor de eventos apresenta constante
potencial de crescimento e consequentemente um amplo
mercado de trabalho;
perceber que, para profissionais do turismo, o segmento de
eventos é importante, pois gera fluxo turístico e movimenta
pessoas, fomentando o setor.
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Bibliografia
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BERKUN, S. A	arte	do	gerenciamento	de	projetos. Porto Alegre: Bookman, 2008.
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MATIAS, M. Organização	de	eventos: procedimentos e técnicas. Barueri: Manole, 2004.
MEIRELLES, G. F. Protocolo	e	cerimonial: normas, ritos e pompa. São Paulo: Editora STS, 2002.
O CASAMENTO dos meus sonhos. Direção: Adam Shankman. Roteirista: Pamela Falk; Michael Ellis. Estados
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13/06/2022 23:07 Organização de Eventos
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