DPW 2023 _ Priorize suas entregas

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Priorize suas entregas
Vamos à prática?
A gestão de produtos digitais envolve constante atualização e desenvolvimento de funcionalidades.
Por isso, saber priorizar torna-se uma habilidade importante para as pessoas de produto. A
priorização ajuda a identificar os requisitos mais importantes e alocar recursos e tempo de maneira
eficiente para atender às necessidades mais críticas do produto, negócio e usuários.
Contudo, priorizar não é uma tarefa simples e para ajudar nesse processo separamos algumas
ferramentas de priorização:
● Matriz MoSCoW
● Matriz de Esforço e Impacto
● Matriz de Eisenhower
Avance para ver instruções e dicas de como usar essas ferramentas com eficiência.
Objetivo
● Experimentar três tipos de matrizes de priorização para segmentação e priorização de
tarefas.
Matriz MoSCoW
Instruções e Dicas
A sigla MoSCoW é um acrônimo de quatro categorias de prioridade:must have (obrigatório ter),
should have (deveria ter), could have (poderia ter) ewon’t have (não terão). A matriz ajuda a
gerenciar o escopo do projeto e a priorizar os requisitos mais críticos do produto, permitindo o uso
eficiente dos recursos para alcançar os objetivos da solução.
A priorização do MoSCoW é ummétodo eficaz para as equipes que desejam incluir todos os
stakeholders em seus processos. Ela também permite que sua equipe determine quanto esforço
será gasto em cada categoria. É uma boa forma de garantir que o produto está entregando uma boa
variedade de iniciativas a cada lançamento.
O uso da matriz requer colaboração e comunicação entre times, por isso, antes de começar é
importante identificar os stakeholders internos e externos. Conhecer os interesses e necessidades
dessas pessoas ajuda a determinar quais requisitos são mais importantes para o sucesso da
entrega.
Passo a passo
● Quais são as funcionalidadesmapeadas? A matriz permite que você priorize as
funcionalidades que serão desenvolvidas, por isso, antes de partir para a ferramenta,
identifique os recursos e funcionalidades mapeados para a entrega. Essas funcionalidades
devem ser definidas em colaboração com os times e pessoas envolvidas.
● O que é essencial? Primeiro é preciso identificar elementos fundamentais, “MUSTHAVE
(obrigatório ter)”. Como o nome sugere, esta categoria consiste em iniciativas que são
importantes para a equipe. Eles representam necessidades não negociáveis do projeto,
produto ou release em questão.
● O que é importante? No quadrante “SHOULDHAVE (deveria ter)” são documentadas as
iniciativas que são importantes para o produto, projeto ou versão, mas não são vitais. Você
pode considerar os recursos adicionais, melhorias de usabilidade ou outras funcionalidades
que melhoram a experiência ou a eficiência do produto, mas se deixadas de fora, o produto ou
projeto ainda funciona. No entanto, se forem incluídas, agregam um valor significativo.
● O que é opcional? No desenvolvimento de uma solução existem certas funcionalidades que
não são críticas para o sucesso da entrega, mas ainda assim agregam valor. O quadrante
“COULDHAVE (poderia ter)” compreende as iniciativas que “poderiam existir”, mas não são
necessárias para a função principal da solução. Os elementos que forem categorizados nesse
quadrante podem ser adiados ou eliminados sem comprometer a funcionalidade básica da
entrega.
● O que não é prioridade? Mapear as iniciativas que não serão desenvolvidas (WON’T HAVE) é
uma maneira de ajudar a evitar o aumento do escopo. As iniciativas alocadas neste
quadrante são consideradas menos importantes ou simplesmente não são viáveis no
momento e, portanto, serão deixadas de fora do roadmap nesse momento.
Dicas
● No quadrante "Must have" são mapeados os requisitos sem os quais o projeto simplesmente
não pode ser concluído. Se você não tiver certeza se algo pertence a essa categoria, se
pergunte o seguinte:
○ O que acontece se lançarmos sem isso?
○ Existe uma maneira alternativa ou mais simples de fazer?
○ O lançamento / projeto / produto funcionará sem essa iniciativa?
● Uma forma de diferenciar o SHOULDHAVE do COULDHAVE é revisar o nível de dano caso
determinada iniciativa não seja implementada. Caso a não implementação da funcionalidade
demandar algum tipo de improviso para a entrega, ela deveria estar no seu lançamento, por
isso ela é um should have. Contudo, se essa funcionalidade tiver um impacto muito menor
no resultado final, ela é algo que poderia ter, por isso um could have.
● Algumas iniciativas do grupo “não-irão-existir” (WON’T HAVE) serão priorizadas no futuro,
enquanto outras provavelmente não acontecerão. Por isso é importante manter as iniciativas
listadas atualizadas e revisadas regularmente.
Acesse a ferramenta
A matriz MoSCoW pode ser feita em folha de papel, com post-its, slides ou da forma como achar
melhor. Para facilitar, preparamos versões digitais da ferramenta que facilitam seu uso.
● Versão online da matriz MoSCoW em formato Google Slides. Faça uma cópia para seu drive e
comece a usar.
● Caso não tenha acesso às ferramentas do Google, faça o download em pptx.
Aprofunde seu conhecimento
● O MIRO disponibiliza um modelo de matriz para ser usado em times remotos.
● O artigo da Agile Business Consortium explora a metodologia MoSCoW em profundidade.
https://docs.google.com/presentation/d/1DVVxryTqTfADy7NAtSeYta2ru8zSrWdjweqQ_gaeq7E/edit?usp=sharing
https://7435824.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/7435824/%5BOnDemand%5D/Deck%20de%20ferramentas/Matriz%20MoSCoW%20_%20TERA.pptx
https://miro.com/pt/modelos/matriz-moscow/
https://www.agilebusiness.org/dsdm-project-framework/moscow-prioririsation.html
● No artigo “Planilha de priorização colaborativa — Método MoSCoW Remoto”, publicado no
medium da Pretux é possível conhecer uma iniciativa que aplica a metodologia em um
formato de planilha.
Continue esse conteúdo para conhecermais uma ferramenta de priorização.
Matriz de Esforço e Impacto
Instruções e Dicas
A Matriz Esforço x Impacto é uma ferramenta de priorização que evidencia o quanto as ações ou
funcionalidades imaginadas demandam do time, e o quanto podem impactar o projeto, o negócio e
as pessoas usuárias. A matriz ajuda a justificar decisões e a redirecionar as próximas ações da
equipe.
A matriz é composta por dois eixos e quatro quadrantes. O eixo vertical mede o impacto da ação, e o
eixo horizontal mede o esforço para completar a tarefa. A posição do quadrante irá determinar se o
valor é alto ou baixo. Assim, os quadrantes são:
● alto impacto e baixo esforço
● alto impacto e alto esforço
● baixo impacto e baixo esforço
● baixo impacto e alto esforço
Antes de começar a preencher a ferramenta, identifique todas as ações necessárias para realizar o
projeto. No dia-a-dia real de trabalho, a prática de brainstorm com a equipe envolvida é sempre útil
nesse momento, pois cada pessoa lista as ações mapeadas/idealizadas em post its, por exemplo.
Somente depois desse mapeamento é possível classificar as tarefas.
https://medium.com/pretux/planilha-de-prioriza%C3%A7%C3%A3o-colaborativa-m%C3%A9todo-moscow-remoto-1c3cf0fe2d3c
Passo a passo
● Alto Impacto e Baixo Esforço: posicione as ações que, quando forem realizadas, trarão bons
resultados e, ao mesmo tempo, não demandam muita energia do time.
● Alto Impacto e Alto Esforço: coloque as ações que geram resultados expressivos para a
empresa, mas que apresentam alto gasto de tempo para realização. Considere também
processos de alto custo financeiro para o negócio. Tenha um cuidado especial neste
quadrante para definir quais tarefas são viáveis de serem realizadas e quais podem ser
evitadas.
● Baixo Impacto e Baixo Esforço: disponha as tarefas que requerem pouco esforço e os
resultados são de baixo impacto. Para essas tarefas é aconselhável verificar se a ação é
realmente necessária.
● Baixo Impacto e Alto Esforço: preencha com as ações que, quando realizadas, não trazem
resultados relevantes para a empresa, pois demandam muito tempo para serem realizadas.
Além disso, o impacto que geram não é muito significativo. Essas ações devemser evitadas
sempre que possível, sendo que o indicado é realizá-las somente quando forem realmente
necessárias.
Dicas
● Para ter resultados constantes, não basta utilizar a matriz apenas uma vez e, depois,
abandoná-la. O ideal é que, a partir da reflexão e análise geradas, você inclua novos hábitos
de sucesso na rotina para que a empresa tenha mais produtividade.
Acesse a ferramenta
A Matriz de Esforço e Impacto pode ser feita em folha de papel, com post-its, slides ou da forma
como achar melhor. Para facilitar, preparamos versões digitais da ferramenta que facilitam seu uso.
● Versão online da Matriz de Esforço e Impacto em formato Google Slides. Faça uma cópia para
seu drive e comece a usar.
● Caso não tenha acesso às ferramentas do Google, faça o download em pptx.
Aprofunde seu conhecimento
● “Matriz Impacto x Esforço — priorização de soluções” é um trecho de um estudo de caso de
uma agência de turismos que precisou se adaptar diante do cenário da pandemia de COVID.
Nesse artigo, é possível acompanhar como a matriz foi aplicada.
● “Um modelo de priorização eficiente — sem “achismos”” faz uma analogia da mentalidade de
priorização com tempo e biscoitos. Você também vai encontrar algumas dicas de como
metrificar o esforço de cada tarefa.
● “Utilizando a matriz de esforço e impacto para priorização de tarefas” apresenta a
mentalidade da priorização e faz uma comparação com a “matriz de Eisenhower”, ferramenta
apresentada na sequência deste conteúdo.
Continue este conteúdo para conhecermais uma ferramenta de priorização.
Matriz de Eisenhower
Instruções e Dicas
AMatriz de Eisenhower pode ser conhecida como “Matriz de Urgência e Importância” ou a “Matriz
de Gerenciamento de Tarefas de Eisenhower”. Em todos os casos, é uma técnica de gerenciamento
de tempo que ajuda as pessoas a priorizar tarefas com base em sua importância e urgência.
Semelhante a “Matriz Esforço x Impacto”, a ferramenta se divide em quatro quadrantes e cada
quadrante tem seu objetivo definido pela junção entre eixo horizontal e vertical.
O papel da Matriz de Eisenhower é ajudar as pessoas a priorizar tarefas com base em sua
importância e urgência. Isso possibilita melhor gerenciamento de tempo para realizar as tarefas mais
importantes de forma eficiente.
https://docs.google.com/presentation/d/1Bn4qnVflZ02nYvcNGEh2ymBodClHZH7Ydw-Jn571GqU/edit?usp=sharing
https://7435824.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/7435824/%5BOnDemand%5D/Deck%20de%20ferramentas/Matriz%20de%20Esfor%C3%A7o%20e%20Impacto%20_%20TERA.pptx
https://medium.com/@cwoldmar/matriz-impacto-x-esfor%C3%A7o-prioriza%C3%A7%C3%A3o-de-solu%C3%A7%C3%B5es-f4bdf62afa06
https://brasil.uxdesign.cc/um-modelo-de-prioriza%C3%A7%C3%A3o-eficiente-e-sem-achismos-baseado-em-valor-vs-esfor%C3%A7o-695a7e5cc857
https://www.lucidchart.com/blog/pt/matriz-de-esforco-e-impacto
Antes de começar a preencher a ferramenta, tenha compreensão dos objetivos do produto e do que
é importante para alcançar esses objetivos. Identifique todas as tarefas necessárias para alcançar os
objetivos como: quais os recursos necessários, quais os requisitos mapeados e se há algo no backlog
que deve ser considerado.
Passo a passo
● Tarefas importantes e urgentes. O primeiro quadrante envolve ação imediata, são
demandas que não podem ser adiadas e têm um impacto significativo nos objetivos a longo
prazo. Elas podem incluir correções de bugs que afetam a funcionalidade do produto,
problemas de desempenho da solução ou qualquer outra situação que deve ser concluída
com agilidade para evitar problemas e consequências negativas.
● Tarefas importantes, mas não urgentes. O segundo quadrante são para ações que podem
ser adiadas sem consequências graves, mas que devem ser realizadas em algum momento.
Elas incluem atividades como desenvolvimento de novos recursos do produto ou
treinamentos de capacitação para o time, por exemplo. Uma dica é estabelecer prazos
realistas para essas tarefas e incluí-las no planejamento de longo prazo.
● Tarefas urgentes e não importantes. Essas tarefas tendem a consumir tempo e energia e
não contribuem significativamente para os objetivos de longo prazo. Geralmente, essas
tarefas podem ser delegadas para outras pessoas ou adiadas para um momento mais
adequado.
● Tarefas não urgentes e não importantes. Essas tarefas são muitas vezes consideradas
como distrações e podem ser evitadas ou até eliminadas. Muitas vezes gastamos a maior
parte do nosso tempo com essas tarefas, para evitar isso, avalie e elimine as tarefas que não
são importantes ou não contribuem significativamente para os objetivos de longo prazo.
Dicas
● Tarefas urgentes precisam ser resolvidas com velocidade e precisam de atenção imediata,
tarefas importantes precisam ser analisadas, elas envolvem tempo e planejamento.
● A matriz pode ser aplicada para priorizar recursos e requisitos de acordo com a importância e
a urgência. Além disso, ela também pode ser usada para gerenciamento de bugs, garantindo
que aqueles mais importantes e urgentes sejam corrigidos primeiro e que os bugs menos
importantes sejam adiados ou eliminados.
● Você pode usar a ferramenta como uma metodologia de gerenciamento das suas tarefas
individuais como product manager. Assim, você consegue priorizar as tarefas mais
importantes e urgentes em relação ao desenvolvimento do produto.
● Para lidar com as tarefas urgentes e não importantes, uma estratégia é estabelecer limites
para as interrupções e distrações, definindo horários específicos para responder e-mails e
telefonemas ou agendando horários dedicados exclusivamente para lidar com tarefas
administrativas. Ao estabelecer esses limites, é possível dedicar mais tempo e energia para
atividades que são importantes e contribuem significativamente para os objetivos de longo
prazo.
Acesse a ferramenta
A Matriz de Eisenhower pode ser feita em folha de papel, com post-its, slides ou da forma como
achar melhor. Para facilitar, preparamos versões digitais da ferramenta que facilitam seu uso.
● Versão online da Matriz de Eisenhower em formato Google Slides. Faça uma cópia para seu
drive e comece a usar.
● Caso não tenha acesso às ferramentas do Google, faça o download em pptx.
Aprofunde seu conhecimento
● “The Eisenhower Matrix Productivity Method [Video Tutorial]” é uma publicação do blog da
Trello sobre a ferramenta. Também é possível acompanhar o vídeo disponibilizado no
YouTube.
● O artigo “How can the Eisenhower matrix improve your time management”, da Clockify, conta
com tutoriais e dicas de aplicação práticas para a ferramenta. Também é possível
acompanhar um mapa de decisão para melhor posicionar as tarefas nos quadrantes.
Tudo pronto para colocar em prática este conhecimento no seu contexto profissional?
Bom trabalho!
https://docs.google.com/presentation/d/1MhPwquUD5R9AGcRE0cywRgzHqL9rPbD1TbyaIhfxBgg/edit?usp=sharing
https://7435824.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/7435824/%5BOnDemand%5D/Deck%20de%20ferramentas/Matriz%20de%20Eisenhower%20_%20TERA.pptx
https://blog.trello.com/eisenhower-matrix-productivity-tool-trello-board
https://www.youtube.com/watch?v=eFFY-sKGiDk&t=41s
https://clockify.me/blog/productivity/eisenhower-matrix/#What_is_the_Eisenhower_matrix