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Reuniões 
produtivas
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Módulo 1 - Apresentação
1. Introdução
Por meio desse curso autoinstrucional, o CEFOR colabora com o planejamento e a execução de 
reuniões produtivas e eficazes nos mais diversos ambientes, tanto na Câmara dos Deputados como 
nas organizações em geral.
São apresentados conceitos, procedimentos e ferramentas possíveis de serem aplicados 
imediatamente. Pode-se, ainda, buscar aprofundamento nas fontes citadas.
Excelente curso e ótimas reuniões!
Módulo 2 - Princípios gerais
1. Introdução ao módulo
O dia a dia de toda organização é marcado por reuniões que 
contribuem com o senso de equipe, o compartilhamento de 
informações e a tomada de decisões.
Uma boa reunião pode ser sucinta, criativa e enriquecedora. Mas 
isso não acontece por acaso, e sim como resultado de um bom 
planejamento, de uma preparação cuidadosa, de uma execução 
habilidosa e do acompanhamento posterior. Pode-se dizer que 
uma reunião produtiva é aquela que atinge seus objetivos dentro 
do tempo necessário.
No entanto, com as novas possibilidades trazidas pela tecnologia, muitas vezes é possível atingir 
os objetivos sem necessariamente marcar uma reunião. Um simples telefonema ou um grupo de 
discussão por e-mail podem ser suficientes. Muitas vezes, uma simples mensagem bem escrita 
substitui uma reunião.
O Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento da Câmara dos Deputados – 
Cefor – promove iniciativas de educação e desenvolvimento para o público interno e para 
a comunidade em geral por meio de sua Coordenação de Educação a Distância (COEAD).
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1.1. Como as tecnologias podem substituir as reuniões
Nunca foi tão fácil utilizar a tecnologia para adiantar assuntos de uma reunião ou até substituí-la 
totalmente.
Com um grupo de discussão por e-mail, várias opiniões e ideias podem ser levantadas, 
economizando o tempo de discussão numa reunião presencial.
Outros instrumentos podem ser utilizados, como fóruns na internet, chats, blogs, webinars.
Documentos podem ser editados por várias pessoas em locais e horários diferentes, por meio de 
softwares colaborativos (alguns disponíveis de graça na internet).
Com essas alternativas, é importante questionar se marcar uma reunião é realmente imprescindível. 
Tempo é um recurso cada vez mais escasso para ser gasto desnecessariamente.
 
2. Tipos de reunião
Dentre os diversos tipos de reunião, podemos destacar:
Informativa
Muitas reuniões visam apenas informar procedimentos a serem 
adotados pelos membros do grupo, verificar o andamento dos trabalhos 
ou apresentar resultados, relatórios etc. É um tipo de reunião não-
participativa: usualmente, poucas pessoas falam e as outras apenas 
escutam e fazem suas anotações. Tratando-se de uma informação 
importante, pode ser conveniente planejar um tempo adicional para que 
os participantes expressem a sua compreensão sobre o que foi informado.
De resolução de problemas
Podemos também nos reunir para discutir e levantar possibilidades de 
resolução de problemas. É uma reunião participativa. Por isso, é necessário 
planejar um tempo para a expressão dos membros do grupo, que terá 
uma postura mais ativa. Não é necessário tomar decisões, apenas levantar 
possibilidades.
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Para tomada de decisões
É uma reunião que envolve uma proposta visando a uma decisão coletiva. 
A melhor alternativa é construir um consenso entre os participantes, 
levando em conta todas as dúvidas e colocações. Com isso, todos são 
responsáveis pelas decisões. Quando isso não for possível, pode-se 
recorrer ao voto.
 
De avaliação
Ao contrário de uma reunião informativa, em que poucos falam e muitos 
escutam, uma reunião de avaliação envolve um planejamento que permita 
que muitos, ou todos, expressem suas opiniões. Esse tipo de reunião 
exige uma postura de respeito e aceitação de opiniões de outras pessoas, 
sem que isso indique a necessidade de posturas defensivas ou o uso 
de momentos intermináveis de justificativas para procedimentos sob 
avaliação.
Módulo 3 - Conceitos básicos
1. Introdução ao módulo
O planejamento é a primeira etapa de uma reunião e ele começa 
com a definição dos objetivos. Um objetivo é a meta que se 
pretende alcançar; é sinônimo de alvo, de fim a atingir.
Em uma reunião, é importante determinar objetivos e também 
resultados que possam ser alcançados e aferidos. Assim, por 
exemplo, o objetivo “criar novos projetos para o segundo 
semestre” poderá ter como resultados “chegar a um acordo 
sobre três novos projetos, com cronogramas e responsáveis”.
Uma vez definido o objetivo, torna-se necessário planejar quem 
serão os participantes, qual será o tipo de reunião, como as 
decisões serão tomadas, data, duração e local. Os assuntos 
a serem discutidos devem ser definidos, com hora de início e 
término de cada tópico ou atividade.
Essas informações deverão constar numa pauta, documento que irá guiar a reunião. Ela servirá, em 
primeiro lugar, para ser divulgada previamente aos participantes, para que eles possam se preparar 
para o encontro. Durante a reunião, ela deverá ser seguida a fim de que a reunião alcance seus 
objetivos dentro do tempo especificado.
Para determinar os participantes de uma reunião, devem ser consideradas apenas pessoas 
essenciais, incluindo aquelas com contribuições importantes, influência para aquele assunto, ou com 
pontos de vista divergentes, para enriquecer a discussão.
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As reuniões interativas, com muita colaboração dos participantes, não devem contar com mais de 
dez pessoas. Senão, é indicado dividi-las em pequenos grupos, ou fazer reuniões intermediárias com 
subgrupos.
Dentre os participantes, deve ser escolhido um para controlar a duração da reunião. Ele irá 
acompanhar os horários previstos na pauta, chamando a atenção do grupo quando uma discussão 
se estender demais.
Outro papel a ser atribuído é o de quem fará a ata da reunião, a fim de manter a memória do que foi 
discutido e divulgar as conclusões que o grupo chegou.
Outra função que o organizador pode delegar é o de 
facilitador ou moderador. Este pode ser alguém treinado em 
habilidades de manutenção de grupo (incentivar, harmonizar, 
delegar) e de tarefas (esclarecer, resumir, chegar a consenso).
O moderador não é um tomador de decisões – ele apenas 
conduz a reunião. O responsável pelo resultado continua 
sendo o organizador.
O facilitador pode conduzir a reunião de forma mais neutra 
e objetiva do que o organizador seria capaz. Delegando essa 
tarefa, esse último pode participar da reunião sem que sua 
posição ou hierarquia iniba a participação dos demais. O 
organizador da reunião pode, portanto, se beneficiar ao designar certos papéis aos participantes, 
não concentrando todas as funções em si. A distribuição de tarefas não só viabiliza uma melhor 
participação de todos, como envolve mais os participantes no alcance dos objetivos.
2. Após o planejamento dos objetivos e participantes, é necessário decidir o 
local e a data da reunião
O local escolhido deve ser adequado ao tipo de reunião e número de participantes, não sendo nem 
grande nem pequeno demais. Ele também deve conter os materiais e equipamentos adequados. 
Assim, por exemplo, uma sessão de brainstorming pode contar com brinquedos e uma decoração 
lúdica, que estimule a criatividade.
Em reuniões com mais de duas horas, é fundamental incluir uma pequena pausa, que pode inserir 
um breve lanche. No entanto, os horários de início e fim devem ser rigorosamente cumpridos, a fim 
de não premiar os “atrasados”.
Antes da reunião, não se esqueça de conferir as condições do local escolhido, os materiais 
necessários etc. Lembre-se também de enviar uma pauta para os participantes, com os objetivos, 
local e horário e outras informações importantes.
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3. Findo o planejamento, a próxima etapa é a boa condução da reunião em si
Ao iniciar a reunião, é fundamental seguir o planejamento. Mas, além disso, é importante prestar a
devida atenção aos seguintes aspectos:
Foco: É inevitável que as pessoas, em algum 
momento, desviem-se do assunto que estava 
sendo discutido e que estava previsto na 
pauta. Nesse momento, qualquer participante 
pode chamar a atenção. O novo assunto 
pode ser anotado para ser discutido mais 
tarde, mas nada deve tirar o foco do assunto 
principal.
Administração do tempo: Deve-se seguir o 
planejamento do tempo necessário para cada 
assunto ou ação. Daí a importância de um 
participante ser designado para administrar 
o tempo: ele vai chamar a atenção quando 
uma discussão estiver se estendendo além 
do previsto. No entanto, a pauta não deve 
ser um empecilho para uma boa reunião. 
Se for preciso mais tempo que o previsto 
para um assunto, é possível negociar uma 
prorrogação com os participantes, por tempo 
determinado.
Dinâmica: Durante a reunião, é possível perceber pela linguagem corporal que os participantes 
estão ficando dispersos. Intervalos, lanches, atividades dinâmicas, mudança na organização da sala 
podem ser recursos para dinamizar e prender a atenção de todos.
Feedback: Deve-se evitar criticar prontamente as colocações dos participantes, o que pode fazer 
com que boas ideias morram logo no início. Ao contrário, o mais indicado é se fazer um feedback 
positivo e equilibrado. Uma ideia aparentemente absurda ou fracassada pode se revelar uma grande 
inovação.
Comunicação e resistências: A comunicação eficaz é uma via de mão dupla: não adianta falar e 
não ser compreendido. Portanto, formular sínteses assegura a compreensão sobre a mensagem 
recebida. Deve-se utilizar, também, as habilidades pessoais para lidar com diferentes tipos de 
comportamentos dos integrantes da reunião, incentivando o tímido a falar mais e agindo com 
firmeza e determinação quando algum comportamento “dominador” tomar espaço em demasia.
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4. As decisões podem ser autocráticas, por consenso ou por voto
No primeiro caso, os participantes da reunião 
contribuem apenas com pareceres a serem levados 
em conta por quem vai decidir.
Já nas decisões por consenso, todos os participantes 
assumem a responsabilidade pelo encaminhamento 
e sucesso da decisão tomada. O consenso deve ser 
construído levando em conta todos os argumentos e 
dúvidas levantados.
Em alguns casos, decidir por meio do voto é a única 
alternativa, especialmente quando há grandes 
divergências entre os participantes. Embora seja 
uma solução mais rápida que o consenso, ela tem o 
inconveniente de criar uma divisão entre vencedores 
e vencidos.
5. Uma reunião é um evento pontual, mas com consequências duradouras. 
Dela resultam ações, projetos e ideias a serem implementadas
A reunião deve ser encerrada na hora programada, ou deve-se negociar um tempo determinado 
para prorrogação. Respeitar os horários é uma forma de também respeitar cada participante.
O encerramento da reunião é o momento de atribuir responsáveis e prazos para cada ação 
que foi planejada. Certifique-se também de fazer uma ata para manter a memória do que 
ocorreu e divulgar a outros interessados.
Módulo 4 - Correções de ideias errôneas
1. ideias errôneas
“A reunião é sempre a melhor maneira de resolver um assunto”
Nem sempre.
Considere a dificuldade em conciliar agendas, o tempo perdido com 
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deslocamentos etc. Muitas vezes, há outras soluções menos dispendiosas e que ocupam menos o 
tempo das pessoas. Considere fóruns, e-mails, grupos de discussão virtuais, softwares colaborativos, 
assim como telefonemas, memorandos... Só marque uma reunião se for absolutamente necessário.
 
“Deixe a reunião correr solta”
Nada mais errado.
Deve-se controlar o tempo e manter o foco nos assuntos em pauta, 
deixando temas emergentes para o final ou para outra reunião. 
Começar e terminar uma reunião dentro da hora designada é uma 
forma de respeitar cada participante.
 
“O organizador da reunião faz todo o trabalho”
Isso não é o mais indicado.
O organizador poderá participar plenamente, expondo suas opiniões sem inibir 
subordinados, se contar com um moderador para conduzir a reunião. É importante 
que o facilitador, ou moderador, tenha treinamento em técnicas de reunião, para 
que possa conduzir o encontro com o máximo de eficiência.
Módulo 5 - Atividade
1. Atividade
A elaboração de uma pauta ajuda o organizador e os outros participantes a se prepararem para 
a reunião. Sabendo com antecedência os assuntos a serem tratados, é possível tirar o máximo 
proveito do encontro.
Mesmo nos ambientes de trabalho mais informais, as decisões tomadas e informações 
compartilhadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas e divulgadas a todos os 
interessados. Por isso, a elaboração de uma ata clara e objetiva é de fundamental importância.
A ata deve informar:
1. Título da Reunião
2. Local e data
3. Introdução: Descrição do título do evento
4. Participantes: Nome completo/instituição
5. Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis
6. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião
7. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião
8. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião
9. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada.
Clique aqui para baixar os exemplos de ata e pauta.
https://www.educacaoadistancia.camara.leg.br/ead_cfd/pluginfile.php/199303/mod_folder/content/0/modelo_de_pauta_modelo_de_ata.pdf?forcedownload=1
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Módulo 6 - Encerramento
1. Encerramento
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outros materiais educativos, como vídeos, cursos autoinstrucional e com tutoria, além de recursos 
online. Lá você também encontrará informações sobre os programas de Educação para cidadania 
promovidos pela COEAD.
2. Créditos
Conteúdo: André Corrêa de Sá Carneiro
Planejamento educacional: Thais da Costa Picchi
Adequação de conteúdo: Lúcio José Carlos Batista - Nuead
Revisão textual: Hélio Ferreira Cortes e Quintino de Medeiros Faustino - Nuead
Diagramação: Rafael Marques e Leonardo Stevanato - Nuead
Imagens: Aldo Faiad - Nuead
Desenvolvimento: Leonardo Stevanato e Ênio José Ferreira Júnior- Nuead
Publicado em junho de 2013 e readaptado em outubro de 2020.