Análise e Modelagem de Processos de Negócios - Atividade 2 - 100

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Pergunta 1
Leia o texto a seguir:
O desenho de processos é a definição formal de objetivos e entregáveis, e a organização das atividades e regras necessárias para produzir um resultado desejado. Inclui o ordenamento das atividades em um fluxo com base nos relacionamentos das atividades e a identificação e associação de competências, equipamento e suporte necessários para executar as atividades.
Fonte:  ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - BRASIL. BPM CBOK. (2013). Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. 1 ed. P. 144.
Quando se trata de desenho de processos, é fundamental que a equipe entenda seu funcionamento por completo, ou seja,  
as regras e políticas organizacionais e a maneira como funciona o acesso a informação das áreas funcionais.
 
as maneiras como as tecnologias são tratadas e como monitorar processos em ambientes complexos.
 
as partes que integram uma organização e como estão ligadas suas formas de funcionar como processos.
 
as etapas de transformação de processos e como lidar com a gestão das mudanças nas organizações.
 !
as maneiras como as atividades são executadas dentro de cada área funcional envolvida na organização. 
Resposta correta
A alternativa está correta, pois analisar o desenho geral dos processos é importante porque equipes que focam apenas um dos níveis criam desenhos que podem impactar ou prejudicar atividades em outros níveis. Por exemplo, é possível eliminar trabalho evidentemente desnecessário em certa área funcional que terá impacto em outra área funcional adiante no fluxo do processo.
 
Pergunta 2
Leia o texto a seguir:
Nesse ponto, o modelo de estado atual "AS-IS" terá sido analisado para criar ideias sobre como transformar a operação. Limitações e requisitos também terão sido formalmente definidos para serem utilizados em qualquer mudança necessária. Agora, o trabalho passa a ser de desenho das operações de negócio. O desenho é onde a criatividade é elemento crítico e as pessoas devem pensar "fora da caixa" empregando os enfoques de transformação.
Fonte:  ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - BRASIL. BPM CBOK. (2013). Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. 1 ed. P. 152.
Considerando o estado futuro do processo, avalie as afirmações abaixo: 
I. Para suportar os objetivos de desenho do processo, em seu início, deve-se escolher uma ferramenta de modelagem adequada a organização que atenda aos requisitos propostos.
II. As pequenas mudanças feitas frequentemente trazem um efeito negativo no desempenho do processo, o mesmo ocorre com as mudanças radicais, pois mostram a falta de clareza do estado futuro do processo.
III. Tudo que envolve tecnicamente a construção, suporte e implementação do “TO-BE”, terão que ser entendidas pela equipe de desenho de processos e seu contexto.
IV. A equipe deve tratar no primeiro momento das melhorias mais significativas, pois trarão maior impacto para o negócio ou serviço e para o objetivo do projeto.
É correto o que se afirma apenas em:
  
II e III.
I e II.
III e IV.
I, II e III.
reto!
I, III e IV.
Resposta correta
 
A alternativa está correta, pois apenas as afirmações I, III e IV são verdadeiras.
A afirmação I é verdadeira, pois a opção desde o início por ferramenta BPMS possibilitaria a integração dos esforços de análise, desenho, implementação e execução dos novos processos em um mesmo ambiente acelerando, assim, a transformação do processo. A afirmativa II está incorreta, porque mudanças pequenas ou radicais são sempre importantes em processos desde que estejam alinhadas com o processo “TO-BE”. A afirmativa III está correta, pois como essas opções e limitações terão impacto sobre o novo
desenho de negócio e de tecnologia da informação, devem ser identificadas e definidas no início do desenho do processo. A afirmativa IV está correta, pois resolver as questões mais significativas trará um resultado maior para a organização e para o projeto. Portanto, as alternativas corretas são a I, III e IV, apenas.
 
Pergunta 3
Leia o texto a seguir:
Gerenciamento de mudança é um processo iterativo que utiliza um conjunto de técnicas para auxiliar uma organização e seus colaboradores na transição de um estado atual para um estado futuro sustentável. Promove o alinhamento na organização em momentos de mudança, provê condições para obtenção de capacidades e conhecimentos necessários, foca objetivos certos, prepara a organização para a mudança e motiva os colaboradores a alcançar resultados sustentáveis. 
Pelo fato de a transformação ser muitas vezes invasiva e profunda em qualquer operação sendo modificada, o gerenciamento de mudança é chave para realmente transformar o negócio e imprimir velocidade na adoção, maximizando os benefícios ao negócio e aos clientes. São pessoas que fazem acontecer a transformação ou falham nessa tentativa por não ajustar seu comportamento ao novo processo. Tratar a questão "pessoas" ao longo de iniciativas de mudança, utilizando uma aplicação adequada de técnicas de gerenciamento de mudança, é essencial para uma transformação bem-sucedida.
O envolvimento de pessoas de diferentes grupos poderá constituir uma colaboração aberta altamente recomendada, caso ferramentas de colaboração estejam disponíveis. O envolvimento "mão na massa" também é incentivado pelo menos durante o desenho e simulação de novos processos. Isso fornece uma oportunidade para que todos vejam como o seu trabalho irá mudar e comentem sobre a forma que poderiam fazer melhor seu trabalho.
Fonte:  ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - BRASIL. BPM CBOK. (2013). Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. 1 ed. P. 255.
Considerando as reflexões apresentadas, assinale a opção correta.
  
Para gerenciar efetivamente a mudança, é essencial que a equipe de mudança determine como as pessoas deverão se comportar durante a mudança.
  
O principal foco de um plano de gerenciamento de mudanças são as técnicas utilizadas para condução da mudança e como será o nível da mudança.
   
Os gestores e a equipe de mudanças devem tratar com seriedade o envolvimento e a opinião das pessoas. Se isso não ocorrer, causará mais dano que benefício.
 
Devemos olhar para o gerenciamento da mudança como algo simples e objetivo, onde a organização passará com clareza e exatidão todas informações de mudanças.
 
A equipe de mudanças deve ser a única responsável por qualquer gestão de mudança na organização, levando em consideração apenas suas visões do estado futuro.
 
Resposta correta
A alternativa está correta, pois se as pessoas perderem a confiança na mudança, se as questões que levantaram não forem tratadas, ou suas contribuições não forem de alguma forma consideradas, o gerenciamento da mudança irá se deteriorar.
 
Pergunta 4
Leia o texto abaixo: 
Mudanças devem ser iniciadas com o entendimento do estado atual. Isso não deve ser omitido. Não se pode simplesmente começar do zero como se a organização e sua operação não tivessem algum passado. Também é importante notar que nenhuma organização opera no vazio. São redes complexas de clientes, fornecedores, parceiros, executores, regras, entre outros. Juntos, esses itens formam a organização. Nenhuma mudança pode ignorá-los.
Fonte:  ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - BRASIL. BPM CBOK. (2013). Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. 1 ed. P. 146
Considerando o entendimento do estado atual do Processo de Negócio, avalie as afirmações abaixo: 
I. Desconsiderar a história ou histórico envolvido no processo fará com que você repita os mesmos erros anteriormente executados e trará um desenho de processo fora da realidade.
II. O escopo de transformação deve incluir como base a operação atual do processo para que seja gerado um novo desenho de processo.
III. Para que os profissionais de processos envolvidos no desenho de processo tenham entendimento corretodo funcionamento do processo, eles devem compreender o funcionamento de vários processos de uma organização.
É correto que se afirma em:
  
II e III, apenas
I, II e III.
   
I, apenas.
   
I e II, apenas.
 
II, apenas.
 
Resposta correta
A alternativa está correta, pois todas as afirmações são verdadeiras. 
A afirmação I é verdadeira, pois o novo desenho deve resolver problemas existentes ou aproveitar oportunidades, possibilitando que a organização se beneficie. 
A afirmação II é verdadeira porque tentativas de pular a análise inicial podem apresentar diferentes resultados de soluções, que simplesmente não funcionam da forma como as pessoas esperando, muitas vezes, piorando a situação. 
A afirmação III é verdadeira, pois avaliar as atividades e o fluxo de trabalho somente de um único processo pode não fornecer uma base adequada para transformar o processo.
 
Pergunta 5
Leia o texto abaixo: 
Um conjunto de oito diretrizes desenvolvidas por John Kotter a partir de uma extensa pesquisa é apresentado aqui como exemplo:
1.    Instigar um senso de urgência para mudança
2.    Estabelecer um grupo com poder suficiente para liderar o esforço de mudança  
3.    Criar uma visão para ajudar a direcionar os esforços de mudança e desenvolver estratégias para concretizar essa visão
4.    Assegurar que o número máximo possível de pessoas compreenda e aceite a visão e a estratégia 
5.    Remover obstáculos para a mudança e encorajar as pessoas a assumirem riscos e pensarem e agirem de modo não tradicional
6.    Obter resultados que sejam facilmente visíveis, reconhecer e recompensar os envolvidos  
7.    Manter fluxo de benefícios para manter comprometimento com a mudança
8.    Institucionalizar mudanças na cultura organizacional
(Fonte:  ABPMP - ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS - BRASIL. BPM CBOK. (2013). Guia para o gerenciamento de processos de negócio: corpo comum de conhecimento. 1 ed. P. 262. (adaptado)
Considerando a contextualização, imagine que você precisa propor uma série de mudanças para o fluxo de operações da sua equipe. Avalie as afirmações abaixo sobre as necessidades do gerenciamento de mudanças:
I. É preciso criar um senso de urgência nas equipes com formas de pressionar a produtividade e transformar as formas de comunicação.
II. Planejar bem as mudanças e criar uma visão dos benefícios que as mudanças trarão para as rotinas da organização.
III. Crie metas de longo prazo e traga para uma gestão centralizada baseada somente nos resultados futuros.
IV. Uma vez que as mudanças forem incorporadas ao dia a dia, elas se tornam parte da organização e a tendência é que sigam sendo desenvolvidas mesmo com a renovação da equipe.
É correto o que se afirma apenas em: 
  
II e III.
 
II e IV.
 
I e II.
  
I e IV.
 
III e IV.
 
Resposta correta
A alternativa está correta, pois apenas as afirmações II e IV são verdadeiras.
A afirmação II é verdadeira, porque de nada adianta propor várias mudanças para os negócios e não ser capaz de apresentar uma visão sólida dessa mudança para sua equipe. 
A afirmação IV é verdadeira, pois o objetivo final de qualquer processo de gestão de mudanças é fazer com que os novos modelos que estão sendo propostos sejam incorporados pela cultura organizacional. 
A afirmação I é falsa, pois criar um senso de urgência não significa pressionar os funcionários, pelo contrário, é preciso manter uma comunicação honesta e capaz de educar todos sobre a real importância do que está sendo feito.
A afirmação II é falsa, pois uma boa solução é de garantir a evolução de um projeto é com a criação de metas de curto prazo e com reconhecimento rápido.