Descrição e analise de cargos

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Recursos humanos
Descrição e análise de cargos
Uma pessoa tímida pode trabalhar como recepcionista? Uma pessoa sem
formação em engenharia pode projetar um edifício?
Para que um profissional de RH possa recrutar e selecionar pessoas para a sua
organização, ele previamente precisa saber que pessoa e que profissional está
buscando. Quais são as características que deve apresentar? E quais devem ser sua
formação e suas habilidades?
O plano de cargos e salários é essencial para a área de recrutamento e seleção.
Ele organiza e estrutura o subsistema de recursos humanos de remuneração, sendo
definido também como política salarial.
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Identificar, descrever e analisar os cargos é a primeira etapa para desenvolver
esse plano e, subsequentemente, a política salarial de uma organização. Essas ações
proveem informações completas para suprir o máximo de dados para o RH.
Essas informações darão base para:
Contratação – subsistema de recrutamento e seleção
Definição de remuneração adequada e promoções – subsistema de
políticas salariais e plano de cargos e salários
Verificação e definição de necessidade de treinamentos e capacitações –
subsistema de T&D (treinamento e desenvolvimento)
Clique ou toque para ampliar a imagem.
Fonte: <http://blogclientesa.clientesa.com.br/blogdabolsa/?artID=1322>.
Podem-se destacar alguns aspectos positivos de se realizar o levantamento, a
descrição e a análise de cargos nas organizações.
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Evita-se tomar decisões aleatórias para a determinação de salários. Elas
serão fundamentadas.
Aumenta-se a percepção de justiça, e, consequentemente, mantém-se a
satisfação dos funcionários.
Possibilidades igualitárias de crescimento na organização reduzem a
ocorrência de rumores e de fofocas.
O técnico em RH pode participar da elaboração do plano coletando dados e
informações a respeito dos cargos. Também pode ser solicitado a atualizar dados e a
realizar pesquisas e benchmarking quanto aos diversos aspectos que compõem a
política salarial e o plano de cargos e salários – incluindo a etapa dos cargos.
A organização, por vezes, necessita atualizar o plano de cargos e salários, e o
setor de RH fica responsável por verificar o alinhamento dos cargos existentes com o
plano, assim como suas descrições, análises e correspondentes remunerações.
Mas, então, o que vem a ser descrição e análise de
cargos?
A descrição é um retrato simplificado do conteúdo do cargo e das principais
responsabilidades que o compõem. O objetivo é descrever minuciosamente tudo o que
envolve os cargos que existem em uma organização e permitir a sua compreensão.
A descrição deve responder a quatro questões.
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Vejamos um exemplo de descrição de cargo.
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Nome da
empresa:
Departamento:
Cargo: webmaster (supervisor de pesquisa e
desenvolvimento)
Área: produção
Setor: pesquisa e
desenvolvimento
Local: endereço onde o futuro colaborador trabalhará (rua,
bairro, cidade)
Organograma de localização
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3. Diretor-executivo
2. Gerente de produção
1. Webmaster
2.1 Supervisor de rede
interna
2.2 Supervisor de
sistemas internos
1.1 Webdesigner
1.2 Analista de sistemas
JR
1.3 Analista de sistemas
PL
Objetivo final (missão do cargo): definir, modelar,
implementar plataformas e sistemas e fazer tunning deles.
Fornecedor: mencionar o fornecedor direto relacionado ao
cargo. Exemplo: empresas do grupo.
Cliente: mencionar o cliente. Pode ser o usuário final ou
empresas do grupo, por exemplo.
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Atividades
Desenvolver kit de acesso para o usuário final
Desenvolver aplicações voltadas ao usuário
final
Analisar e modelar aplicações para
implementação
Auxiliar filiais e parceiros em assuntos
específicos relacionados à internet
Indicar treinamentos e especializações
Liderar equipe de desenvolvimento e
acompanhar o desenvolvimento de projetos
Pesquisar tecnologias de trabalho e
desenvolvimento, criando novas metodologias
para agilizar o processo de produção interna
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Contatos
Internos
- Departamento: comercial, auxiliar no fechamento de
planos, viabilidade.
- Teleatendimento: levantar problemática e aceitação de
produtos implantados.
- Diretoria: viabilização de planos.
- Recursos humanos: dúvidas relativas a RH.
Externos
- Fabricantes e revendas: cursos, novas tecnologias,
produtos para teste.
- Principais concorrentes: levantamento da própria imagem
e de produtos e tecnologias dos concorrentes.
- Agências de propaganda: saber o que há de novo no
mercado web em nível de marketing e design.
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Análise do cargo
Nível decisório: o cargo tem autoridade para definir
plataformas, aplicações e sistemas.
Dimensões: quatro subordinados diretos.
Qualificação:
Instrução: nível superior (formação em Engenharia e
cursos específicos).
Experiência (mínimo necessário): três anos.
Aprovação:
Ocupante:
Superior: gerente de produção.
Data:
Fonte: adaptado de Oliveira (2013, p. 8 e 9).
Após a descrição, então, é necessário realizar a análise dos cargos para
determinar suas especificações ou atributos: qualificações, requisitos básicos
(experiência, escolaridade, conhecimento técnico), responsabilidade e condições de
trabalho, além de outros aspectos necessários.
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Conceituação de cargos
Antes de prosseguirmos com a análise dos cargos, vamos organizar três
conceitos que comumente são confundidos: tarefa, função e cargo.
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Tarefa
É um conjunto de ações ou atividades a serem realizadas para alcançar
determinado fim. Quando determinada quantidade de tarefas se acumula, haverá
uma função.
Exemplo:
Cargo: secretária de diretoria bilíngue.
Tarefas:
1. Redigir correspondência
2. Traduzir e versionar documentos e
publicações
3. Receber e transmitir recados e
informações telefônicas
4. Redigir textos em português, inglês e
alemão
5. Operar telex e e-mai, recebendo e
transmitindo mensagens nacionais e
internacionais
6. Manter arquivos e controlar serviços
auxiliares da secretaria
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Função
É um conjunto de tarefas, responsabilidades e deveres. Nas organizações, há
tantas funções quanto empregados. Quando as funções são semelhantes, são
chamadas de cargos.
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Cargo
É um conjunto de funções similares. É a ocupação oficial do empregado.
Empresa de venda de computadores e impressoras
Na área de vendas, havia 20 profissionais trabalhando.
Havia, portanto, 20 funções.
Se a empresa atendesse a clientes iguais e se vendesse
produtos iguais, as exigências dos vendedores seriam as
mesmas, e a empresa teria em sua estrutura apenas um
cargo: vendedor.
Entretanto, nela, havia funções e exigências diferenciadas
(porte dos clientes, tipo dos produtos). Então, definiram-se
três cargos:
- Vendedor I, vendedor II e vendedor III
Há cargos de uso geral, como supervisores, assistentes e auxiliares. Entretanto,
as atribuições ou funções diferem de acordo com o setor ou o departamento.
Exemplos:
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Supervisor de
vendas
Assistente de
RH
Auxiliar de
marketing
Supervisor
administrativo
Assistente de
compras
Auxiliar de
pessoal
Supervisor de
logística
Assistente
editorial
Auxiliar de
recursos humanos
Supervisor
financeiro
Assistente de
tesouraria
Auxiliar
técnico
É comum para alguns cargos, como o de analista,a utilização de uma
classificação em três dimensões:
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O profissional júnior, também chamado de trainee, está iniciando a carreira e
executa atividades rotineiras. Está em etapa de aprendizado, e espera-se que se
desenvolva no período de até dois anos. Atua sob supervisão direta.
O profissional pleno é aquele que desempenha suas atividades com
conhecimento, habilidades e experiências adquiridos anteriormente, assumindo
significativa responsabilidade. Tem menos supervisão que o profissional júnior.
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O profissional sênior está em um cargo que exige conhecimentos específicos e
prolongada experiência prática. Recebe supervisão indireta e, com frequência, precisa
resolver problemas inesperados e não usuais.
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Atributos necessários ao cargo
No desenvolvimento do plano de cargos e salários de uma organização, a
primeira fase corresponde ao levantamento dos cargos já existentes, produzindo-se a
sua descrição. Ou pode ainda a organização realizar a atualização dos seus cargos, e
o setor de RH ficar responsável por verificar se eles estão alinhados com o plano,
assim como suas descrições e análises.
Assim, após a descrição ou a atualização das descrições, deve-se realizar uma
análise, a fim de determinar os atributos necessários a cada cargo.
A descrição faz um retrato simplificado dos cargos, focalizando o seu conteúdo (o
que o ocupante faz, quando, como e por quê). Já na análise, é preciso definir os
requisitos físicos e mentais, as responsabilidades impostas e as condições para a
realização do trabalho.
Analisar um cargo significa detalhar o que ele exige daquele que o ocupa em
termos de conhecimentos, habilidades e capacidades.
Veja o quadro-resumo.
Descrição e análise de cargos
Descrição Análise
O que o ocupante faz? Quais são os atributos mentais?
Quando faz? Quais são os atributos físicos?
Como faz? Quais são as responsabilidades?
Por que faz? Quais são as condições de trabalho?
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Métodos para levantamento de informações
para a análise de funções e cargos
A empresa que planeja realizar um plano de cargos e salários inicia
necessariamente com a descrição e a análise dos cargos existentes em sua estrutura.
E como ela faz para obter as informações necessárias para descrever e analisar os
cargos? Existem métodos para isso
Os principais métodos são:
Clique ou toque para visualizar o conteúdo.
Entrevista
Questionário
Observação
Entrevista
Permite buscar dados sobre os cargos, definindo deveres e
responsabilidades. Há três tipos de entrevistas para levantamento de dados e
informações dos cargos: individual, em grupo e com o supervisor.
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Veja um exemplo de questionário para determinar as atribuições de um cargo.
Questionário
Neste método, utiliza-se uma relação de perguntas organizadas em forma de
questionário, as quais são distribuídas aos ocupantes dos cargos e aos
respectivos supervisores. A diferença entre questionários e entrevistas são a
eficiência e o custo, pois eles podem ser respondidos por um grande número de
colaboradores ao mesmo tempo.
Observação
O ocupante do cargo é diretamente observado durante a execução de suas
atividades. Normalmente, o observador utiliza um questionário, a fim de assegurar
o registro de todas as informações necessárias. Este método é mais utilizado para
cargos cujas atividades são mais simples, repetitivas e rotineiras.
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Questionário
Atributos mentais
- Qual é o nível de instrução
mínima necessário para ocupar o
cargo?
- Quais outros conhecimentos
você considera necessários para a
realização do trabalho?
- Seu trabalho exige esforço
mental? Especifique.
Atributos físicos
- Carrega peso?
- Seu trabalho exige esforço
visual?
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Responsabilidades
- Quais são as decisões que
você precisa tomar no desempenho
do seu cargo?
- Na sua função, você tem
acesso a documentos ou dados
confidenciais? Quais?
- Você supervisiona diretamente
o trabalho de outros empregados?
Indique o cargo e o número de
empregados supervisionados.
Condições de
trabalho
- Sob quais condições você
trabalha?
- Descreva condições
desagradáveis, como ruídos,
temperatura, odores, iluminação
inadequada e outras.
Veja um exemplo prático de questionário para descrição e análise do cargo de
atendente de vendas:
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Questionário de descrição e análise de cargos
Nome: William da Silva
Título do cargo:
Atendente de vendas a
varejo
Departamento: Logística
Superior imediato: Supervisor de logística
Sumário dos deveres
Escreva com as suas
palavras tudo aquilo que você
faz.
O trabalho exige fazer
praticamente de tudo um pouco
na loja: organizar livros, realocar
itens do depósito para a frente,
atender aos clientes de modo a
encantá-los.
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Qualificações
profissionais
Relacione os
conhecimentos que você
utiliza em seu trabalho.
Exigem-se um curso de
vendas, um de informática e, em
alguns casos, um curso de
merchandising.
Equipamentos
Relacione as máquinas
ou os instrumentos
(calculadora, computador,
motor) que você opera como
parte de seu trabalho.
Os equipamentos utilizados
são poucos, pois a função é
atender aos clientes para vender.
Pode-se usar a calculadora para
fazer somas e calcular descontos
e parcelas.
Responsabilidades
Relacione todas as suas
responsabilidades em ordem
decrescente de importância e
a porcentagem de tempo que
dedica a elas por mês.
As responsabilidades são
inúmeras, como ser pontual, ter
boa comunicação, limpar e
organizar os livros, fazer
levantamento de estoque para
fazer pedidos dos livros que
faltam. O trabalho é realizado
durante oito horas diárias, sendo
que, no período escolar, a
jornada de trabalho respeitará o
movimento, havendo comissão
de 2% sobre as vendas
realizadas.
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Contatos
Liste os contatos com
outros departamentos ou
empresas. Defina os deveres
e as responsabilidades
envolvidas nesses contatos
internos e externos.
Há três departamentos:
loja, depósito e caixa. Por isso,
acaba-se trabalhando em todos
os setores. Entretanto, na hora
de movimento na loja, a
prioridade é atender aos clientes
(alunos, professores,
profissionais da área e outros).
Supervisão exercida
Seu cargo tem
responsabilidades por
supervisão de pessoas?
Não.
Supervisão recebida
Com qual frequência
você recebe supervisão de
seu superior?
Frequentemente.
Decisões
Explique as decisões
que você toma no
desempenho de seu cargo.
As decisões tomadas são
procurar ter iniciativa e
disposição para organizar e
especificar as formas de
pagamentos para clientes.
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Condições de trabalho
Descreva as condições
sob as quais você trabalha,
como ruídos, temperaturas
quentes ou frias, trabalho
externo, condições
desagradáveis.
As condições são boas,
mas às vezes ocorrem situações
desagradáveis, como precisar
atender muito rapidamente
quando há grande movimento.
Requisitos exigidos
pelo cargo
Indique os requisitos
mínimos necessários ao
cargo.
Escolaridade: ensino médio
completo ou ensino superior em
curso.
Experiência: seis meses de
função registrada na carteira.
Conhecimentos específicos:
informática, curso de vendas,
disposição para leitura.
Habilidades: boa
comunicação, disposição,
interesse, flexibilidade e
agilidade.
Informação adicional
Descreva toda
informação adicional não
incluída nos itens anteriores.
O horário pode ser alterado,
por isso o atendente de loja deve
estar disponível sempre.Isso é
especialmente necessário nos
meses do início das aulas.
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Fonte: adaptado de Oliveira (2013, p. 23).
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Título dos cargos
A criação de cargos nas organizações deve respeitar determinadas diretrizes e
estar de acordo com elas, com leis e com alguns órgãos, como os que regulamentam
profissões. A organização pode ainda realizar pesquisa de mercado para adequar os
cargos e os salários ao mercado ou para enfrentar dificuldades.
As seguintes fontes de pesquisa podem ser utilizadas para criar cargos em uma
organização:
Clique ou toque para visualizar o conteúdo.
Classificação Brasileira de Ocupações (CBO)
CBO é um documento produzido pelo governo brasileiro e que serve como
referência na classificação das atividades econômicas brasileiras. A classificação
utiliza números e descrições e está organizada por famílias.
Ela foi instituída por uma portaria ministerial. Assim, quando procurar por ela na
internet, escolha o link vinculado ao Ministério do Trabalho.
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Regulamentação dos conselhos profissionais
Há no Brasil um número grande de profissões regulamentadas. Isso significa que
essas profissões são regidas por uma legislação (ou conjunto de leis) própria, na
qual são definidas condutas aceitáveis e reprováveis no exercício delas.
Além disso, são regulamentados outros aspectos, como piso salarial, jornada de
trabalho, órgãos reguladores e exigências quanto à formação técnica.
A fiscalização dessas profissões e a orientação a elas ficam a cargo de
determinadas entidades de classe: os conselhos profissionais.
São exemplos de profissões regulamentadas:
Administrador – Lei 4.769/65
Assistente social – Lei 8.662/1993
Corretor de imóveis – Lei 6.530/78
Corretor de seguros – Lei 4.594/64
Guardador e lavador autônomo de veículos – Lei 6.242/75
Psicólogo – Lei 4.119/62 e Lei 5.766/71
Técnico em segurança do trabalho – Lei 7.410/85
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Manuais técnicos e operacionais
Quando se trabalha com planos de cargos, é necessário ter determinados
conhecimentos e verificar as normas regulamentadoras de certas funções. Há de
se ter também atenção para que as especificações técnicas exigidas sejam
respeitas.
Para operar determinadas máquinas ou equipamentos, por exemplo, podem ser
exigidos conhecimentos específicos, como no caso de motoristas que precisam de
CNH diferenciada.
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)
Não há legislação trabalhista que aborde especificamente a gestão de planos de
cargos e salários, entretanto a CLT deve ser respeitada, para assegurar os direitos
dos trabalhadores.
O aspecto que se destaca na literatura trata da obrigatoriedade de considerar os
preceitos legais de equiparação salarial. O artigo 460 da CLT afirma que o salário
deve ser o mesmo para as mesmas funções desempenhadas em um mesmo
estabelecimento.
CLT - Decreto-Lei nº 5.452, de 1 de maio de 1943
Aprova a Consolidação das Leis do Trabalho.
Art. 460 - Na falta de estipulação do salário ou não havendo prova sobre a
importância ajustada, o empregado terá direito a perceber salário igual ao daquela
que, na mesma empresa, fizer serviço equivalente ou do que for habitualmente
pago para serviço semelhante.
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Práticas de benchmarking
Além das fontes formais de pesquisa de cargos, a organização pode realizar
benchmarking.
Você lembra o que é benchmarking?
Benchmarking é a realização de pesquisas de um aspecto organizacional em
outras organizações similares atuantes no mercado. É considerado ainda um
instrumento de gestão empresarial que pode ser utilizado para comparar produtos,
serviços e práticas empresariais.
O principal objetivo é o aprendizado, seguido de melhoria de processos, produtos
e serviços e aumento da competitividade. A partir da pesquisa, pode-se inovar e
criar outras possibilidades a partir do que já existe.
É um erro comum em empresas com pouco investimento na qualificação dos seus
profissionais determinar salários com base no próprio feeling (percepção) e nos
seus custos sem investigar o mercado. É imprescindível que este seja observado
e se torne uma base para que os cargos estejam adequados com o meio externo.
A pesquisa de benchmarking deve ser realizada com outras empresas do mesmo
segmento e porte. Verificam-se a estrutura organizacional, as atribuições de cada
cargo e o que é oferecido aos colaboradores (salário como remuneração direta e
benefícios como remuneração indireta).
A descrição e a análise dos cargos determinam a remuneração dos colaboradores,
sendo um fator determinante para atrair candidatos e reter talentos. Se uma
empresa realiza de modo incompleto a descrição de cargos, não pesquisa as
organizações concorrentes e oferece salários abaixo do mercado, mais cedo ou
mais tarde perde bons profissionais.
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Avaliação e classificação de cargos
Após o levantamento de todos os dados e informações (descrição e análise) dos
cargos organizacionais, deve-se passar à sua avaliação para posteriormente se definir
a política salarial. Esta também é chamada de política de remuneração.
O objetivo da avaliação e da classificação de cargos é analisá-los e compará-los,
a fim de definir uma ordem, atribuindo o valor de cada um (salários) conforme
complexidades, responsabilidades e relevância.
Esta etapa é realizada pelo departamento da organização que é responsável pela
administração de salários. Normalmente, ele é composto por profissionais especialistas
em salários, com conhecimentos matemáticos e estatísticos. É um trabalho que exige
cuidado e responsabilidade, pois deve resultar na estrutura salarial correta.
Além da apropriada avaliação dos cargos, devem-se verificar as possibilidades
financeiras da organização. A estrutura de salários necessita, ainda, ser equilibrada em
relação aos mesmos cargos na concorrência.
A adequada avaliação da complexidade, das responsabilidades e da relevância
de cada cargo pode se basear nos seguintes fatores de avaliação, divididos em três
campos:
1. Requisitos mentais Escolaridade Experiência Complexidade Habilidade analítica Criatividade
Precisão Julgamento e iniciativa Planejamento 2. Requisitos físicos Esforço físico Habilidade
manual Fadiga mental/visual Concentração Monotonia Pressão do trabalho Pressão emocional 3.
Responsabilidades Por material ou produto Por ferramentas/equipamentos Por erros Por valores
Por contatos Por subordinados Por dados confidenciais
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Definição de níveis hierárquicos
A mais tradicional das estruturas organizacionais é a vertical, que representa
claramente a hierarquia das organizações. Este assunto é aprofundado no material
Organograma de cargos e funções, desta unidade curricular. Quanto mais acima
estão os elementos, maiores são o poder e a responsabilidade; e quanto mais abaixo,
mais operacional e subordinado o cargo é.
Os cargos compõem a estrutura organizacional e são a sua menor parte.
Fazendo uma analogia, podemos dizer que os cargos são como os tijolos de uma
casa. Assim, eles seguem a mesma lógica que os níveis hierárquicos organizacionais.
No quadro a seguir, é possível verificar de modo mais didático os cargos e os
níveis hierárquicos aos quais pertencem, bem como responsabilidades e requisitos de
escolaridade (de modo genérico, pois há variações conforme cada organização).
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Nível
Estrutura
hierárquica
Cargo Formação
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Estratégico
Presidente
Responde
pelos resultados
no negócio e
preside a
organização (dono
da empresa).
Pós-
graduação e/ou
MBA
Diretor
É o
empregado que
ocupa o cargo
mais alto dosetor,
divisão,
departamento ou
empresa.
Desenvolve as
estratégias do
negócio.
Pós-
graduação e/ou
MBA
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Gerente
É o cargo
que desenvolve
o(s) plano(s) do
negócio, gerindo
e/ou
administrando a
organização.
Organiza e
supervisiona
programas de
trabalho; controla
o funcionamento
do negócio.
Curso
superior
completo e
especialização
Tático
Coordenador
ou supervisor
Supervisiona,
organiza, controla
e coordena as
diversas etapas do
trabalho.
Supervisiona e
distribui tarefas
entre o pessoal do
setor.
Curso
superior
completo
Encarregado
Fiscaliza os
empregados do
setor.
Superior
em curso ou
ensino médio
completo
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Operacional
(executante)
Analista
- Sênior
- Pleno
- Júnior
- Trainee
- Técnico
Executa
atividades de
pesquisas e
análises sob
orientação técnica.
Desenvolve
atividades de mais
baixa
complexidade.
-
Formação
superior em
curso (restando
1 ano ou no
máximo 2 para
a conclusão)
- Curso
superior
completo
- Ensino
médio completo
+ curso técnico
Assistente
Assiste
alguém no
desempenho das
funções
(planejando,
analisando e
executando).
Ensino
médio completo
ou início de
curso superior
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Auxiliar
Trabalha
junto a alguém
mais experiente;
realiza tarefas
gerais e de rotina,
sob orientação.
Ensino
médio completo
Estagiário
Realiza
atividades de
baixa
complexidade sob
constante
supervisão
Cursando
nível médio,
técnico ou
superior
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Atualização e manutenção do plano de cargos
e salários
A atualização e a manutenção do plano de cargos e salários devem ser
realizadas conforme a necessidade de cada organização.
Um novo cargo normalmente é criado quando novas atividades surgem a partir
de mudanças e inovações. A análise e a definição de novos cargos necessariamente
devem ser feitas pela área de recursos humanos, assim como a atualização da tabela
ou do plano salarial.
É possível que surja a necessidade de reclassificação de cargos. O nível de
exigência pode ser alterado com o acúmulo ou a diminuição de responsabilidades, com
a redução da complexidade das tarefas ou devido a alguma alteração na formação ou
na experiência.
A extinção de cargos pode ocorrer se as suas atividades e responsabilidades
forem assimiladas por um ou mais cargos, em função de reorganizações e
reestruturações organizacionais.
A descrição é parte essencial de um plano de cargos e salários.
Na maioria das vezes, empresas de pequeno porte – por desconhecimento – não
estudam nem organizam seus cargos. Mesmo que haja poucos, tê-los descritos,
compreendidos e organizados motiva o adequado desenvolvimento do trabalho pelos
colaboradores e, consequentemente, estimula um acertado crescimento
organizacional.