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Gestão de Sistemas de Informação: Necessidade dos Sistemas de Informação SST Carvalho, Sidartha Azevedo Lobo de Gestão de Sistemas de Informação: Necessidade dos Sistemas de Informação / Sidartha Azevedo Lobo de Carvalho Ano: 2020 nº de p. : 11 Copyright © 2020. Delinea Tecnologia Educacional. Todos os direitos reservados. Gestão de Sistemas de Informação: Necessidade dos Sistemas de Informação 3 Apresentação Nessa unidade, dedicaremos o estudar à gestão de sistemas de informação, focando na importância que um sistema bem organizado tem na organização, pois os sistemas informatizados fazem parte dos ativos, e sem eles, seria impossível gerir tais informações. Também iremos estudar os aspectos para que se tenha um sistema de informação, bem como, sobre a definição de sistemas de informação como um conjunto de componentes que se relacionam e coletam ou recuperam, processam, armazenam e distribuem informações. Necessidade dos Sistemas de Informação As organizações buscam novas soluções para os problemas recorrentes nos processos operacionais, gerenciais e estratégicos. O cenário de grande competitividade leva à uma corrida entre as organizações, na qual as corporações buscam sempre ser as melhores, provendo os melhores métodos, resolvendo os problemas de maneira eficaz, de forma ágil, com baixa alocação de recursos, com foco no cliente, dentre outras características. Esse processo de disputa entre as organizações leva os gestores à necessidade de unir os componentes da empresa para formar uma única entidade, mais forte, que integra setores e seus recursos (humanos e materiais), permitindo uma gerência mais concisa e precisa quanto aos objetivos organizacionais. A gerência dessa união entre setores de uma empresa é potencializada pelos sistemas de informação, que proveem informações valiosas para os tomadores de decisão, permitindo uma melhor acurácia nos processos decisórios e uma evolução mais rápida e projetada. Você já deve ter notado que praticamente todas as organizações fazem uso de algum sistema de informação em suas rotinas, demandando sistemas robustos que auxiliam nos processos decisórios da empresa. Para alimentar esses sistemas 4 computacionais, são necessários: coleta, processamento e transformação dos dados em informação útil ao processo de tomada de decisão. Todos esses dados, coletados durante a vida da organização, podem ser armazenados, a fim de sempre proverem uma predição mais precisa. Quanto mais dados para analisar, mais precisa a inferência de novas informações. As empresas estão sempre tentando melhorar a eficiência das operações que as compõem, visando alcançar mais lucratividade e melhoria contínua nos processos operacionais e gerenciais. Dentre as ferramentas utilizadas, as tecnologias e os sistemas de informação estão entre as mais importantes, principalmente quando combinadas com mudanças na gestão da empresa. (LAUDON; LAUDON, 2015) Atenção Para garantir excelência operacional, é necessário fazer bom uso dos sistemas de informação, já que podem ser utilizados para disponibilização de bens e serviços, como produtos, pagamentos, contribuições, etc. Os principais recursos econômicos de uma organização são: Pessoas Recursos primários de uma organização, que auxiliam na condução e bom funcionamento da empresa. Dinheiro Recurso que é o principal objetivo de diversas organizações. Matéria-prima Recurso para garantir a produção de bens e serviços. Máquinas Recurso para produzir os bens e serviços. Terra Recurso para alocar a organização e seus ativos 5 Instalações Recurso para a condução dos processos da organização. Energia Recurso para manter em funcionamento alguns dos principais ativos de uma organização. Informação Recurso mais valioso atualmente, capaz de produzir novos produtos e serviços, e otimizar todos os processos da organização. Fonte: Elaborado pelo autor. Você já parou para pensar na quantidade de processos organizacionais que envolve os produtos e serviços que você consome em seu dia a dia? São processos como desenvolver, produzir, comercializar, entregar produtos e serviços, dar assistência aos clientes, dentre outros, e todos eles podem fazer uso dos sistemas de informação para melhorar o seu desempenho. Necessidade de ter sistemas de informação no meio organizacional de determinada empresa Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2015). A empresa descrita na figura anterior é a Major League Baseball (MLB), organização de baseball mais antiga entre as principais organizações de esportes nos Estados Unidos e no Canadá, possui um sistema para venda de ingressos dos jogos. 6 Podemos perceber, na figura anterior, que os principais problemas que a organização destacou são: formular uma estratégia empresarial, monitorar as vendas de ingressos, expandir canais de vendas, formar comunidades on-line, implantar sites, e analisar os clientes a partir de sistema informatizado. Os principais problemas enfrentados pela Major League Baseball são: quedas na receita dos canais de vendas tradicionais, queda na base de clientes e aumento nos custos. Como sabemos, esses problemas podem ser solucionados utilizando sistemas informatizados para, por exemplo, aumentar a divulgação dos jogos, realizar vendas pela internet, conquistar novos torcedores, dentre diversas outras possibilidades. E foi justamente isso que a empresa fez: começou a vender ingressos de forma eletrônica, identificou boas oportunidades de vendas, forneceu informações on-line para os torcedores e ofereceu jogos on-line. Na sequência, a organização dispôs de pessoas e de tecnologias gerenciadas pelos sistemas de informação junto à estrutura da organização como um todo. Os sistemas de informação ajudaram a resolver os problemas relatados e a aumentar as vendas. Praticamente todos os grandes sistemas fazem uso das informações para monitoramento de cenários, clientes, vendas, lucros, dentre diversas outras características, que permitem uma resposta mais rápida a qualquer imprevisto. Por exemplo, um gerente de infraestrutura de redes monitora todo o tráfego de um site de vendas; é possível que ele evite ataques de criminosos digitais ao identificar anomalias na rede ou acessos incomuns. Essa inteligência é provida por métodos de inteligência computacional munidos de dados em tempo real gerados pelos sistemas de informação. Além disso, diversos métodos de inteligência computacional são agregados aos sistemas de informações continuamente, ano após ano. Reflita 7 Um exemplo do benefício alcançado pelo uso dos sistemas de informação foi demonstrado pela Dell Computadores. Em determinada época, quando a venda e o preço dos computadores estavam em queda acentuada (aproximadamente 25% ao ano), levando a maioria dos fabricantes a perder dinheiro, a Dell mostrou benefícios ao utilizar sistemas de informação; essa demonstração resultou em uma lucratividade semelhante à obtida nos seus 25 anos de existência. Reflita Aspectos para o uso do sistemas de informação Ainda sobre o caso Dell, analise esses 4 aspectos positivos: Concorrência Lucratividade justificada pela excelência operacional em sua linha de montagem, característica não acompanhada pelos demais concorrentes. Experiência do usuário Oportunidade de customizar a configuração dos computadores vendidos. A partir do site, os usuários são capazes de definir a melhor configuração para o seu computador, incluindo peças e softwares. Agilidade Caso a montagem peça urgência, a Dell consegue entregar o computador pronto para o usuário em um ou dois dias, com uma taxa a mais por esse benefício. 8 Eficiência organizacional: Pela liderança no mercado de computadores, a Dell consegue inserir novos produtos e serviços, geralmente para grandes clientes, como um site ou computador customizado para determinada organização. Após discutirmos alguns motivadores para o uso dos sistemas de informação e da tecnologia da informação,chegou o momento de definir de modo mais técnica o que é a tecnologia da informação e o que é um sistema de informação. O que são sistemas de informação Segundo Laudon e Laudon (2015, p. 9), “tecnologia da informação é entendido como todo software e todo hardware de que uma empresa necessita para atingir seus objetivos organizacionais”. Além disso, complementam afirmando que “isso inclui não apenas computadores, disk drivers, assistentes digitais pessoais [...], mas também softwares”. Reflita Já os sistemas de informação são definidos como um conjunto de componentes que se relacionam e coletam ou recuperam, processam, armazenam e distribuem informações. Além disso, uma das principais funções é dar apoio à tomada de decisão, juntamente com a coordenação e controle. Em complemento, esse tipo de sistema auxilia gestores e trabalhadores a analisar problemas primariamente complexos para o ser humano, visualizar dados complexos e criar novos produtos. Os sistemas de informação trabalham com os dados e as informações. Em termos técnicos, podemos afirmar que: O dado é classificado como uma sequência de fatos brutos, antes de terem sido organizados de forma a gerar alguma informação e a informação é um aglomerado de dados associados de forma que gere conhecimento significativo e útil para nós. Por exemplo, os caixas dos supermercados registram diversos dados, como códigos de barras, produto, quantidade de itens, dentre outros. Ter o código de barras 9 representa possuir um dado, mas, se esse e outros dados forem processados de forma que consigamos saber quantos produtos com aquele mesmo código de barras foram vendidos no primeiro dia do ano, isso é uma informação. Os sistemas de informação operam basicamente com três processos distintos: entrada, processamento e saída. Na entrada, há a captura dos dados da organização ou do ambiente externo para dentro do sistema de informação. No processamento, os dados são processados, convertidos, classificados, organizados ou calculados em uma abstração mais significativa, gerando as saídas. O processo de saída converte os dados pertencentes ao sistema de informação para a organização ou ambiente externo, permitindo que as pessoas tenham acesso à informação valiosa provida pelo sistema. Atenção Além disso, os sistemas de informação também necessitam de uma etapa adicional, o feedback, utilizado para melhorar a etapa de processamento do sistema informacional e prover ao sistema uma avaliação quanto aos dados fornecidos por ele. Vale destacar que os sistemas de informação diferem dos softwares de uma forma geral, pois são uma abstração de um conjunto de softwares que se comunicam para prover novas informações a partir de dados e outras informações. Entender como funciona o computador, desde sua base, é importante para entender também os sistemas de informação, bem como entender os processos organizacionais para mapeá-los de forma precisa. A figura a seguir ilustra as principais etapas de um sistema de informação. Principais etapas de um sistema de informação Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2015). 10 Podemos perceber, na figura anterior, que os fatores externos (fornecedores, clientes, agências reguladoras, acionistas e concorrentes) afetam o ambiente organizacional, interferindo nos sistemas de informação. Dentro da organização, as principais etapas de um sistema de informação referem- se à aquisição dos dados, ao processamento / classificação / organização / cálculo dos dados e ao provimento das informações como saídas do sistema de informação. Além disso, a etapa de feedback auxilia no aprimoramento do sistema de informação, proporcionando benefícios como: fornecer indícios para melhorar a etapa de processamento e gerar saídas mais eficientes. Fechamento Nessa unidade, estudamos a importância da gestão adequada das informações de uma empresa, pois sem um sistema de informação adequado e informatizado, seria incapaz de obter, de maneira clara e rápida, tais informações. Também estudamos que os sistemas de informação são um conjunto de componentes que se relacionam e coletam ou recuperam, processam, armazenam e distribuem informações. Observamos, também, os aspectos que levam a utilização dos sistemas e informação e também estudamos que os sistemas de informação operam basicamente com três processos distintos: entrada, processamento e saída. 11 Referências LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais. São Paulo: Pearson, 2015.
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