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1 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 3 1 CONCEITOS INTRODUTÓRIOS PARA GESTÃO DE PROJETOS ........... 4 1.1 O que são projetos? ............................................................................. 4 1.2 Qual é a origem dos projetos? ............................................................. 7 1.3 Dedicação aos programas .................................................................... 8 2 CICLO DE VIDA DO PROJETO ................................................................. 9 2.1 Características dos ciclos de vida dos projetos .................................. 11 3 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS........................... 13 4 ÁREAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 17 4.1 Escopo ............................................................................................... 17 4.2 Tempo ................................................................................................ 18 4.3 Custos ................................................................................................ 18 4.4 Qualidade ........................................................................................... 18 4.5 Recursos Humanos ............................................................................ 18 4.6 Comunicação ..................................................................................... 19 4.7 Riscos ................................................................................................. 19 4.8 Aquisições .......................................................................................... 20 5 ROTEIRO BÁSICO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS ................ 20 6 ESTRUTURA BÁSICA DE UM PROJETO TÉCNICO .............................. 25 6.1 Estrutura Básica ................................................................................. 25 7 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS ............................................................................................................... 32 7.1 Executando o planejamento ............................................................... 34 7.2 Controlando o planejamento .............................................................. 34 7.3 Análise e decisão ............................................................................... 35 8 O QUE É PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? ......................................... 37 2 8.1 Mitos e concepções errôneas sobre planejamento estratégico .......... 38 8.2 Do planejamento à projeção futura .................................................... 39 9 O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA ............................ 41 9.1 O processo de administração estratégica .......................................... 43 9.2 Questões especiais na administração estratégica ............................. 44 10 AVALIAÇÃO DA IDEIA DO NEGÓCIO PARA A ELABORAÇÃO DE PROJETO 45 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 57 3 1 INTRODUÇÃO Atualmente, os projetos são responsáveis pela implementação de novas estratégias, pelo lançamento de novos produtos, pelo desenvolvimento de novas tecnologias, pela construção de grandes obras e ocorrem em praticamente todas as organizações e em todas as áreas. Através de projetos, as organizações geram produtos e serviços para todo tipo de cliente, seja ele interno ou externo. Pesquisas realizadas apontam que muitos projetos são abortados ainda na concepção, porque são incapazes de definir o escopo com clareza, não identificando ao certo o produto ou serviço que deve gerar. Fonte: www.gestaoporprocessos.com.br Outro fato recorrente no fracasso é o gerenciamento inadequado de custos e recursos, ocasionando prejuízos, ou ainda gerando produtos diferentes dos que foram planejados anteriormente. Assim, uma alternativa para a redução das falhas e dos custos do desenvolvimento de projetos inovadores para as organizações em geral é a Sistematização do Gerenciamento de Projetos, por meio do estabelecimento de uma 4 metodologia de gestão adequada e que atenda aos requisitos de escopo, prazo, custos, qualidade, além de outros requisitos do projeto (Pitagorsky, 2006).1 1 CONCEITOS INTRODUTÓRIOS PARA GESTÃO DE PROJETOS Projetos são empreendimentos que fazem parte, consciente ou inconscientemente, do dia-a-dia de qualquer organização. A visão da empresa influenciará sensivelmente no sucesso dos projetos. É importante destacar que todo o conteúdo que você estudará neste material didático é baseado nos padrões e conceitos defendidos pelo PMI e aceitos em todo o mundo, sempre ratificados por outros autores, não menos importantes. O PMI, ou Project Management Institute, é uma entidade internacional sem fins lucrativos que congrega profissionais das áreas relacionadas a gerenciamento de projetos. Foi fundada em 1969, como decorrência natural de um movimento que impulsionou a visão científica e sistêmica do gerenciamento de projetos no final da década de 1950, na Filadélfia, Pensilvânia (EUA). Atualmente, é a organização com maior reconhecimento internacional quando o assunto é projetos. Uma das publicações do PMI é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia com mais de 13 traduções oficiais que contém as melhores práticas de gerenciamento de projetos. Ele foi elaborado e redigido com o apoio de colaboradores de diversas áreas de especialização espalhados por todos os continentes. O PMI possui ainda outras publicações que estendem, ampliam e especializam ainda mais o conhecimento sobre gestão de projetos, destacando-se: a extensão do PMBOK para as áreas de construção civil e governamental, o Guia de Gerenciamento de Portfólios e o Guia de Gerenciamento de Programas. 1.1 O que são projetos? A palavra “projeto” costuma causar algumas confusões semânticas, já que pode ser interpretada de diferentes formas, dependendo da área de conhecimento. 1 Texto extraído do link: http://www.inovacaounimedbh.com.br/wps/wcm/connect/560b912e- 972e-46ef-8151-df8c66c42c31/Cartilha_Gerenciamento+de++Projetos.pdf?MOD=AJPERES 5 Por exemplo, é comum ver profissionais de construção civil associando a palavra “projeto” ao trabalho inicial de uma obra, desenvolvido pelo arquiteto, e utilizando o termo “obra” para designar o restante do empreendimento. Já na área de desenvolvimento de produtos da manufatura tradicional, alguns profissionais designam “projeto” como o desenho feito em uma ferramenta de CAD. Vários outros exemplos semelhantes podem ser citados para ilustrar as diferentes conotações da palavra “projeto”. Fonte: alumnicoppead.com.br No entanto, essa proposta de trabalho é fiel ao PMI e, segundo o PMBOK, “um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único.” Na literatura, você encontrará várias outras definições, mas, independente da fonte de referência utilizada, algumas características ajudam a determinar um projeto. Veja! Possui um objetivo – todo projeto deve possuir objetivos que justifiquem a sua existência e que sirvam de norte para os trabalhos que serão desenvolvidos. Na verdade, o surgimento do estudo sistematizado do gerenciamento de projetos se deve à necessidade de alcançar esses objetivos da melhor maneira possível, com foco em resultados. 6 É temporário – todo projeto possui início e fim determinados. Isso é importante e diferencia os projetos das atividades rotineiras. Muitos projetosfracassam porque os envolvidos não conseguem determinar o seu encerramento, fazendo com que, no decorrer do tempo, os objetivos iniciais se percam, o sentido do projeto mude e as justificativas da sua existência deixem de ser importantes. Por exemplo: na operação diária de produzir camisetas brancas, não existe apelo no prazo. Já no desenvolvimento de um novo carro, o apelo existe porque a data de lançamento já está agendada para o fim do ano. É único – cada projeto é inédito, diferente. Isso é facilmente observável porque tudo muda no decorrer do tempo: as equipes mudam, os gestores mudam, assim como a tecnologia. Enfim, todo o contexto no qual os projetos estão inseridos está em constante mudança, e isso torna a gestão de projetos ainda mais desafiadora. Utilizando o mesmo exemplo anterior: na produção das camisetas brancas não existe nada de inédito em fabricar uma após a outra. No caso do novo modelo de carro, essa característica de único fica muito bem representada. É restringido por recursos limitados – seria muito mais simples se, a cada novo projeto, todos os recursos necessários estivessem disponíveis e dentro dos critérios desejados para se realizar o novo desafio. Mas isso normalmente não acontece, e exige dos gerentes de projetos um conjunto de atividades e habilidades para buscar o sucesso do empreendimento. Essa característica é tão marcante nas empresas atuais que muitas teorias e conceitos foram desenvolvidos para gerir de maneira adequada os projetos. O conceito de “corrente crítica” é um bom exemplo de teoria de gestão. Ele ganhou corpo nos últimos anos graças aos trabalhos do Prof. Eliyahu Goldratt, com seus livros A Meta e Corrente Crítica. É realizado por pessoas – esta é uma característica gratificante e, ao mesmo tempo, desafiadora. Remete à necessidade de competências comportamentais e de gestão por parte dos gerentes de projetos, e pode ser o fator determinante para uma gestão bem-sucedida. Coexiste com outros projetos – tal característica, que é negligenciada em muitas definições, é uma das mais importantes e deve ser observada atentamente pelas pessoas que trabalham com gestão de projetos. Além de exigir habilidades técnicas específicas, também exige habilidades como negociação e comunicação para que os objetivos dos projetos sejam atingidos. Realmente a vida dos gerentes de 7 projetos seria muito mais simples se cada um pudesse gerenciar apenas um projeto de cada vez, mas não é isso que acontece. Torna-se necessária uma visão corporativa que garanta a coexistência pacífica e organizada entre os diversos projetos das organizações. Fonte: workit.rocks/blog 1.2 Qual é a origem dos projetos? Muitas podem ser as razões para que um projeto se inicie: uma imposição legal, uma evolução tecnológica, um pedido de cliente, uma demanda do mercado, entre outras. De forma resumida, é possível afirmar que um projeto nasce de uma necessidade, que, por sua vez, provoca ideias. Alguns autores chamam essa fase de “ideação”. Quando se está nessa fase de origem, parafraseando Platão, se está no “mundo das ideias” e não se consegue sair desse local enquanto não organizar as ideias de forma que elas tenham um escopo mínimo. Igualmente importante é ter nessa etapa uma noção de prazos e custos, para transformar a ideia em realidade. É esse o objetivo da fase de concepção dos projetos. Nessa etapa, as ideias são “formatadas” para criarem características de projetos, é quando os objetivos, as expectativas e as justificativas ficam claros. Uma ordem de grandeza financeira e de prazos também deve aparecer. Com essas informações em mãos, tem-se a visão inicial dos projetos, e com essa visão definida, é possível partir para a gestão de 8 portfólios, por meio da qual os projetos e programas passam por um processo sistematizado de classificação, avaliação, priorização e seleção. Além disso, simulações e macro análises de capacidade garantem às empresas que somente projetos viáveis e que realmente “valem a pena” sejam iniciados e/ou permaneçam em execução. Um projeto raramente está sozinho. Vale ressaltar que muitas empresas vivem de projetos, e estes não passam por um processo de seleção como acontece em projetos internos. Nesses casos, a proposta do PMI poderia sofrer algumas adequações, mas, de qualquer forma, mesmo os projetos para clientes deveriam passar por um processo de classificação e priorização, para uma gestão mais profissional. Com esse conjunto de projetos em andamento, torna-se necessário gerenciá- los com práticas mais específicas do que aquelas utilizadas para acompanhar um único projeto. Muitas decisões importantes para a organização só serão tomadas com uma visão corporativa dos projetos. A subcontratação de uma empresa considerada inviável para um projeto específico pode ser viabilizada, desde que essa necessidade seja compartilhada por vários projetos. Isso também pode acontecer para tratamento de riscos, processos de contratação, dentre outros. A partir dessa realidade, as visões de capacidade e alocação de recursos devem ser consolidadas com repositórios centralizados de controle e acompanhamento. Seus gestores terão a necessidade de vislumbrar os vários projetos da organização por meio de painéis executivos de controle. 1.3 Dedicação aos programas A gestão dos programas também tem suas particularidades e merece uma atenção especial. Não é raro ver um conjunto de projetos bem-sucedidos não garantir o objetivo do programa no qual está inserido. Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de uma forma coordenada, integrados por objetivos em comum. Pode não possuir uma data definida de término, mas possui uma meta. 9 Fonte: www.euax.com.br O programa Fome Zero, do Governo Federal, ou um conjunto de projetos orientados para a meta de exportação dos produtos de uma empresa, são bons exemplos. Gerenciar um programa significa coordenar centralizadamente o programa para atingir seus objetivos estratégicos e benefícios. Mas lembre-se sempre da importância de gerenciar cada projeto individualmente! 2 CICLO DE VIDA DO PROJETO Para que se tenha uma boa visão do projeto, é possível dividi-lo em fases, também conhecidas como ciclos de vida, conectando o início ao final do projeto, como você pode verificar na figura a seguir. 10 Fonte: www.sc.senai.br Sobre o ciclo de vida de projetos, vale destacar alguns detalhes: Existem diversos modelos de ciclo de vida para diferentes tipos de projetos; Não existe uma única melhor forma de defini-los. O normal é seguir as políticas das organizações; Cada indústria (segmento, ramo de atividade) pode ter uma prática comum; Cada fase pode ser marcada pela “passagem de bastão”, transferência de responsabilidade, mudança de tecnologia, etc.; O ciclo de vida pode servir para definir marcos de revisão técnica e aprovações; O ciclo de vida aceita sobreposição de fases. Dessa forma, por exemplo, alguns processos de planejamento e mesmo de controle se iniciam durante a concepção (iniciação) do projeto. Observe a figura a seguir. 11 Fonte: www.sc.senai.br Observe também que algumas atividades de planejamento são disparadas durante a iniciação do projeto e se estendem durante todo desenvolvimento do mesmo. Isso se explica pelo próprio ciclo estudado anteriormente. Os processos de execução e controle ocorrem desde o início do projeto, principalmente se a organização possuir uma metodologia institucionalizada de gerenciamento de projeto. Esse esclarecimento serve para desmistificar modelos“em cascata”, que não têm muita aplicabilidade em situações reais. Por exemplo: se na abertura do projeto sabe-se que parte da equipe terá que participar de programas de capacitação para absorver novas tecnologias envolvidas no projeto, é possível então adiantar o planejamento e a execução de treinamento para minimizar os efeitos das curvas de aprendizagem. 2.1 Características dos ciclos de vida dos projetos Na maior parte dos projetos, os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado. Essa característica faz com que os custos acumulados tendam a uma curva “S”, como você pode perceber na figura a seguir. 12 Fonte: www.sc.senai.br Fonte: www.sc.senai.br Perceba que os custos de alteração, por sua vez, aumentam à medida que o projeto se desenvolve. Isso se justifica porque uma correção ou alteração no final de um projeto gera uma quantidade de retrabalho muito maior do que no início do mesmo. Em contrapartida, no decorrer do projeto as incertezas diminuem, assim como os riscos, porque muitos deles são naturalmente eliminados. Por exemplo, se a incerteza da chegada da matéria-prima importada foi um risco mapeado inicialmente 13 para o projeto, no momento em que a ela for entregue, dentro dos padrões acordados, esse risco deixará de existir. 3 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Os projetos não são executados exatamente como foram planejados. Diferentes tipos de mudanças e de situações ocorrem no meio do processo, e é justamente nesse momento que a presença do gerente de projetos se faz necessária. De maneira pejorativa, mas não fora da realidade, é comum ouvir que “gerenciar projetos é a arte de dar respostas ruins a situações que, se não tiverem um tratamento adequado, terão respostas ainda piores”. Estatísticas em todas as partes do mundo mostram que um percentual representativo dos projetos falha. Os motivos são os mais diversos, acompanhe! Má definição por parte do cliente. Definição de requisitos instável. Falta de controle de mudanças. Erro no design da solução. Estimativas imprecisas de recursos e/ou tempo. Recursos e gerente trabalhando em múltiplos projetos simultaneamente. Recursos insuficientes ou inadequados. Solicitações não razoáveis do cliente. Pressões e/ou falta de apoio da alta administração. Falta de planejamento. Metas e objetivos mal definidos. Imposição de prazos. Riscos não avaliados. Projetos sem dono, ou com muitos. Planejamento pobre – pressão para começar. Gerente ignora o patrocinador e os envolvidos. Falta de estratégia e cultura em projetos. Falta de estrutura, ferramentas e processos. Equipe despreparada. Constantes mudanças de escopo. 14 E esses motivos acabam gerando projetos intermináveis, orçamentos “furados”, clientes insatisfeitos e retrabalho para a equipe. Para que o gerenciamento de projetos ganhe uma dimensão profissional e evite problemas como os que você acabou de conferir, é importante vislumbrá-lo como um conjunto de processos. Em vários momentos a visão tradicional de processo será aplicada, conforme mostra a figura a seguir. Fonte: www.sc.senai.br Você pode entender “processo” como um conjunto de ações e atividades inter- relacionadas, realizadas para atingir um conjunto predefinido de resultados. O PMI propõe que os processos de gerenciamento de projetos sejam organizados em grupos. Esta proposta sofreu a influência dos princípios de Deming, na área de qualidade, sendo que o resultado final se assemelha muito a um Ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Action). Observe a figura com os grupos de processos propostos pelo PMI. 15 Fonte: www.sc.senai.br No quadro a seguir, você pode observar os grupos de processos e seus objetivos. Grupo de processos Objetivo Iniciação Autorização do projeto ou fase. É neste momento que é dado o norte do projeto, porque a iniciação envolve diretamente stakeholders (partes interessadas) importantes, como o patrocinador e o cliente. Também é neste momento (ou antes) que o gerente de projeto deveria ser nomeado. Esta visão inicial e abrangente do projeto fica registrada no termo de abertura do projeto. Planejamento Definição e refinamento dos objetivos e seleção das melhores alternativas para alcançá-los. Trata-se do maior grupo de processos do PMBOK, no qual devem ser vislumbradas as nove áreas de conhecimento propostas pelo PMI, integrando-as, para que os objetivos definidos na iniciação sejam alcançados. 16 Execução É onde o trabalho do projeto é realizado, a coordenação das pessoas e de outros recursos deve ser de forma coesa, para realizar o planejado. Neste grupo de processos são produzidas as entregas do projeto, a maior parte do orçamento será consumida neste processo. Monitoramento e Controle Monitoramento do andamento do projeto pela análise, projeções, simulações, identificando variações e ações corretivas necessárias para assegurar que os objetivos sejam atingidos. Mais do que uma visão reativa contra os problemas que podem ocorrer nos projetos, o grupo de processos de controle deve influenciar os fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças, para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas. Encerramento Confirmação de que o trabalho está em conformidade com os requisitos, formalização da aceitação do projeto ou fase, desenvolvimento de lições aprendidas, encerramento do projeto e liberação dos recursos envolvidos. Promoção da melhoria contínua através das lições aprendidas. Fonte: Adaptado de PMBOK (2008) Tenha em mente que grandes projetos podem ser quebrados e organizados em fases, de tal forma que cada fase seja tratada com os grupos de processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Naturalmente ocorrem interações entre as fases dos projetos – esta movimentação é conhecida como rolling wave. É um caso muito comum em projetos de inovação tecnológica, nos quais as incertezas são muitas, indo do escopo às tecnologias envolvidas. Imagine a criação de um novo produto que envolva inovação tecnológica. É muito difícil para a equipe planejar todo o projeto, porque as estimativas dependem de um conjunto de decisões que serão tomadas na concepção do produto. Esse é um caso em que o desenvolvimento da visão do produto pode ser tratado como um projeto que, ao final, entregará todas as condições para a continuidade dos trabalhos. 17 4 ÁREAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS De acordo com a quarta edição do PMBOK, são nove as áreas principais de conhecimento em gerenciamento de projetos. Confira, na figura a seguir. Fonte: paulocmattos.files.wordpress.com 4.1 Escopo O gerenciamento de escopo descreve os processos necessários para assegurar que o projeto inclua somente as atividades necessárias, para que seja finalizado com sucesso. Dessa forma, implica definir e controlar o que será incluído ou não no projeto, dentre as seguintes atividades: Coletar os requisitos; Definir o escopo; Criar a EAP; Verificar o escopo; Controlar o escopo. 18 4.2 Tempo O gerenciamento de tempo descreve os processos necessários para assegurar a conclusão do projeto dentro do prazo previsto. As atividades do tempo são: Definir as atividades; Sequenciar as atividades; Estimar os recursos das atividades; Estimar as duraçõesdas atividades; Desenvolver o cronograma; Controlar o cronograma. 4.3 Custos O gerenciamento de custos descreve os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo definido. Veja as suas atividades: Estimar os custos; Determinar o orçamento; Controlar os custos. 4.4 Qualidade O gerenciamento de qualidade descreve os processos necessários para que as políticas de qualidade sejam implantadas e atendam às necessidades do projeto. As atividades da área de qualidade são: Planejar a qualidade; Realizar a garantia da qualidade; Realizar o controle da qualidade. 4.5 Recursos Humanos O gerenciamento de recursos humanos descreve os processos necessários que organizam e gerenciam a equipe do projeto. São atividades da área de RH: Desenvolver o plano de recursos humanos; 19 Mobilizar a equipe do projeto; Desenvolver a equipe do projeto; Gerenciar a equipe do projeto. 4.6 Comunicação O gerenciamento das comunicações descreve os processos necessários para assegurar a apropriada e oportuna geração, coleta, divulgação, armazenamento e disposição final das informações do projeto. As atividades da área de comunicação são as seguintes: Identificar as partes interessadas; Planejar as comunicações; Distribuir as comunicações; Gerenciar as expectativas das partes interessadas; Reportar o desempenho. 4.7 Riscos O gerenciamento de riscos descreve os processos relacionados à identificação, análise, respostas, monitoramento e controle a riscos do projeto. Suas atividades são: Planejar o gerenciamento dos riscos; Identificar os riscos; Realizar a análise qualitativa dos riscos; Realizar a análise quantitativa dos riscos; Planejar as respostas aos riscos; Monitorar e controlar os riscos. Realizar a análise qualitativa dos riscos; Realizar a análise quantitativa dos riscos; Planejar as respostas aos riscos; Monitorar e controlar os riscos. 20 4.8 Aquisições O gerenciamento de aquisições descreve os processos para a aquisição de produtos e serviços fora da organização executora do projeto. As atividades desta área são: Planejar as aquisições; Conduzir as aquisições; Administrar as aquisições; Encerrar as aquisições. Monitorar e controlar o trabalho do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças; Encerrar o projeto ou fase.2 5 ROTEIRO BÁSICO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS Os principais itens que compõem a apresentação de um projeto relacionam- se de forma bastante orgânica, de modo que o desenvolvimento de uma etapa necessariamente leva à outra. Apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens: a) Título do projeto Deve dar uma ideia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto. b) Caracterização do problema e justificativa A elaboração de um projeto se dá introduzindo o que pretendemos resolver, ou transformar. De suma importância, geralmente é um dos elementos que contribui mais diretamente na aprovação do projeto pela(s) entidade(s) financiadora(s). Aqui deve ficar claro que o projeto é uma resposta a um determinado problema percebido e identificado pela comunidade ou pela entidade proponente. 2 Texto extraído do livro Gestão de projetos, autores: Antônio Joaquim da Silva e Maycon Cim. 21 Fonte: www.teclogica.com.br Deve descrever com detalhes a região onde vai ser implantado o projeto, o diagnóstico do problema que o projeto se propõe a solucionar, a descrição dos antecedentes do problema, relatando os esforços já realizados ou em curso para resolvê-lo. A justificativa deve apresentar respostas à questão “POR QUE”? Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado (operacionalizado)? Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão: Qual a importância da solução desse problema para a comunidade? Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa temática? Qual a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto? Quais os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região? c) Objetivos A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUE? e PARA QUEM? A formulação do objetivo de um projeto pode considerar de alguma maneira a reformulação futura, positiva das atuais condições negativas do problema. 22 Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e o aproveitamento de uma oportunidade. Estes objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados somente pelo sucesso do projeto, dependem de outras condicionantes. É importante distinguir dois tipos de objetivos: o Objetivo Geral ou Macro Objetivo: Corresponde ao produto final que o projeto quer atingir. Deve expressar o que se quer alcançar na região em longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. O projeto não pode ser visto como fim em si mesmo, mas como um meio para alcançar um fim maior. o Objetivos Específicos: Corresponde às ações que se propõe a executar dentro de um determinado período de tempo. Também podem ser chamados de resultados esperados e devem se realizar até o final do projeto. d) Metas As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e neste caso podem e devem ser bastante concretos expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou QUANTO será feito. A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços. Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos? Qual a melhor forma de mensuração? Quando a meta se refere a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, se possível, o sexo, a idade, a faixa de renda e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo. Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance. Obs. Quase todas as instituições financiadoras exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma forma ou outra. e) Metodologia A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto. 23 A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois respondem, a um só tempo, as questões: “COMO?”, “COM QUEM?”, “ONDE?”, e “QUANTO?”. A Metodologia deve corresponder às seguintes questões: a) Como o projeto vai atingir seus objetivos? b) Como começarão as atividades? c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades? d) Como e em quais momentos haverá a participação e envolvimento direto do grupo social? Deve se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação. É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, e é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas. Um projeto pode ser considerado bem elaborado quando tem metodologia bem definida e clara.É a metodologia que vai dar aos avaliadores/aprovadores, a certeza de que os objetivos do projeto realmente têm condições de serem alcançados. Portanto este item deve merecer atenção especial por parte dos órgãos/instituições que elaborarem projetos. Uma boa metodologia prevê três pontos fundamentais: a gestão participativa, o acompanhamento técnico sistemático e continuado e o desenvolvimento de ações de disseminação de informações e de conhecimentos entre a população envolvida - operacionalização. f) Cronograma de Execução O cronograma de execução responde a pergunta “QUANDO?”. Os projetos, como já foram comentados, são temporalmente bem definidos, e devem possuir datas de início e término preestabelecidas. As atividades que serão desenvolvidas devem se inserir neste lapso de tempo. 24 Fonte: irp-cdn.multiscreensite.com O cronograma é a disposição gráfica das épocas em que as atividades vão se realizar e permite uma rápida visualização da sequência em que devem acontecer. Este caminho de exibição do cronograma determinará o se existe caminho crítico e a sequência lógica de execução do projeto, fazendo assim, uma busca na otimização do planejamento / operacionalização das atividades mencionadas. g) Orçamento Respondendo à questão “COM QUANTO?”. O orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica com o que e quando serão gastos os recursos e de que fontes virão tais recursos. Facilmente pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea como, por exemplo: material de consumo; custos administrativo ou pessoal; equipamento e material permanente; serviços de terceiros – físicos ou jurídicos; diárias e hospedagem; obras e instalações. No orçamento as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo. Prevendo também constar o cronograma de desembolso, prevendo os pagamentos feitos pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida. 25 6 ESTRUTURA BÁSICA DE UM PROJETO TÉCNICO A redação técnica de um projeto será fundamental para a sua aprovação. A seguir, descreve-se uma estrutura básica que poderá servir como guia quando da elaboração de um projeto técnico ou, como quiser, um projeto de ação. Trata-se da descrição de um roteiro completo, seguindo mais ou menos as exigências dos agentes financiadores, embora, cada uma destas agências tenha modelo ou formulário próprio. 6.1 Estrutura Básica 1. Folha de apresentação Deverá conter: Nome do projeto; Instituição responsável e sua logomarca; Instituições envolvidas e suas logomarcas; Equipe responsável; Local e data. 2. Título Ter presente que o título será muito importante para vender o projeto e deve provocar aquele primeiro interesse pelo mesmo; Ter uma sigla - sonora, concisa, objetiva e que reflita a ideia geral do projeto; Não deve ser extenso em demasia; porém, claro, coerente e consistente. 3. Introdução Deverá dar uma ideia sucinta do conjunto do projeto (de onde surgiu a ideia, quais as intenções do trabalho, como foi organizado...); Evitar textos maiores que uma ou duas páginas; Assegurar que seja uma espécie de “cartão de apresentação”; Deverá suscitar interesse para que o leitor (consultor) analise o restante do projeto. 4. Proponente Descrever a instituição, empresa ou organização responsável pelo projeto; Fornecer os dados técnicos da mesma, tais como: nome, endereço completo, dados jurídicos (CNPJ, Inscrição Estadual, Municipal); 26 Inserir a logo, se existir; Indicar as parcerias envolvidas com o projeto (reais e não as prováveis); se existirem, colocar os dados e logomarcas das respectivas organizações parceiras. 5. Equipe do projeto Descrever, objetivamente, a equipe que elaborou o projeto e a equipe que deverá acompanhar o processo: equipe técnica, operacional e de apoio disponível; Inserir um currículo resumido de cada profissional envolvido (será importante para dar fundamentação técnica e segurança aos financiadores). Pode-se utilizar o currículo da base Lattes na forma resumida - modelo exigido em instituições como Capes e CNPq; Indicar o coordenador ou responsável pelo projeto, sendo importante ter um “regra dois” para a coordenação – indicar quem assume se o coordenador/responsável sair; Ter uma coordenação “de peso” é importante (profissional reconhecido); Descrever a estrutura disponível e a capacidade institucional para abrigar o projeto; Descrever a capacidade técnica, física e operacional (instalada) do proponente, sua organização, planejamento, logística e recursos a serem utilizados; Prever todos os recursos técnicos, materiais e físicos necessários à execução, porém, não comprometer recursos indisponíveis. 6. Contexto do projeto Elaborar um diagnóstico da situação envolvida, de forma focada e sucinta; Assegurar que o projeto parta de uma realidade e necessidade comprovada; Ter dados reais da situação, com um retrato histórico e atual; Descrever a contribuição dos beneficiários na elaboração do projeto. 7. Objetivos 7.1. Geral O objetivo deve ser claro, coerente e sucinto para dizer o que o projeto quer; Deve refletir a razão de ser do projeto, podendo ser abrangente; Deve estar ajustado às normas dos financiadores - muitas instituições buscam palavras-chaves no texto do projeto (sustentabilidade, desenvolvimento social, 27 impacto ambiental / social, geração de emprego, taxa de retorno financeiro, etc). 7.2. Específicos Os objetivos específicos devem estar bem relacionados com o título, com o contexto do projeto e com o objetivo geral, mantendo o foco; Utilizar verbos de acordo com a linguagem do financiador – infinitivo, particípio passado, gerúndio; Redigir de forma clara o que se quer atingir, indicando os benefícios desejados para o público e área envolvida. 7.3. Resultados desejados Indicar quais os resultados que se quer alcançar, concretamente, ao final do projeto; Descrever os possíveis efeitos e impactos que o projeto pretende produzir; Quantificar os objetivos tentando dar uma dimensão para os mesmos – apresentar os indicadores que podem ser uma boa medida para considerar que os objetivos foram alcançados; Ser realista e manter coerência com os objetivos propostos. 8. Justificativas O projeto deve estar baseado em uma justificativa absolutamente coerente, que fundamente a sua razão de ser; Não deverá haver dúvida do porquê do projeto, o fim a que se destina, devendo convencer da necessidade e relevância dos objetivos propostos; Deixar clara a sua contribuição social, ambiental, cultural, etc.; Projetos sem uma boa justificativa geralmente são rejeitados - uma análise objetiva do contexto geral e específico poderá ser útil nesta fundamentação. 9. Revisão Bibliográfica Procurar fundamentar teórica e tecnicamente o projeto; Atenção às normas técnicas para as citações e referências, organização de quadros e tabelas, inserção de notas; O número de páginas depende das possíveis regras da instituição financiadora, da amplitude do tema e da objetividade; Cuidado para não ser longa demais e conter informações que pouco interessam aos objetivos do projeto; 28 Eventualmente, de acordo com as orientações do agente financiador, a revisão de literatura poderá ter outro título (fundamentação teórica, marco teórico, marco técnico ou outro)ou fazer parte de outra seção do trabalho. 10. Público-alvo Delimitar o público envolvido e descrever os beneficiários diretos e indiretos, indicando-os também quantitativamente, se possível (comunidades, grupos, pessoas, etc); Essa descrição deve ser realista e coerente com a proposta e estratégia do projeto. 11. Estratégia do projeto (atividades) Descrever os meios e as ações que serão utilizados para assegurar o êxito do projeto; Relacionar uma ou mais ações (o que fazer?) para cada objetivo específico com suas respectivas metodologias (como será realizado?); Podem ser descritas a partir de um plano operacional (marco operacional) do projeto; Estabelecer parcerias e políticas de atuação, com as possíveis alianças para a viabilização do processo; Adequar a estratégia do projeto às linhas do financiador; Não queimar etapas – as ações devem ser necessárias e suficientes para assegurar os objetivos pretendidos, mostrando coerência no texto; Prever ações para minimizar possíveis resistências ao projeto. 12. Metodologia Definir uma proposta metodológica a ser utilizada pelo projeto, descrevendo: Como o projeto será desenvolvido; Qual a dinâmica de implementação; Como ele será operacionalizado; Quais os instrumentos de execução; Qual a forma de condução; Utilizar uma metodologia adequada ao público beneficiário, à instituição proponente e às instituições apoiadoras; Descrever, sequencialmente, o passo a passo do desenvolvimento do projeto. 29 Fonte: sentidounico.com.br 13. Premissas e análise de risco Analisar os riscos para o desenvolvimento do projeto, fazendo a sua previsão e observando as ameaças internas e externas. 13.1. Análise de viabilidade – fatores de controle interno Descrever os elementos que asseguram a viabilidade do projeto; Realizar uma análise dos fatores de risco internos do projeto. o Viabilidade política Assegurar que o projeto esteja inserido nas políticas e programas governamentais e institucionais; Assegurar que o mesmo obedeça aos aspectos legais vigentes. o Viabilidade financeira Descrever: Quanto vai custar; Quem vai financiar; Como será o financiamento. Obs.: quando se pleitear um financiamento com o projeto, demonstrar claramente a viabilidade financeira da ação a ser financiada; mas, também claramente, demonstrar a viabilidade financeira das demais atividades desenvolvidas que não são objeto de tal financiamento – isto demonstra que, independentemente da aprovação ou não do projeto, a instituição será capaz de dar continuidade aos seus 30 trabalhos. Se tal questão não ficar esclarecida, normalmente os projetos são reprovados – nenhum agente financiador aposta em uma instituição que só desenvolve uma ação ou que todas as ações dependam de um único agente financiador (dá a impressão que só está interessada no dinheiro). o Viabilidade técnica Descrever: Quem vai dar o suporte técnico; Quanto vai custar tal suporte. o Viabilidade econômica Analisar se o projeto garante o retorno dos investimentos; Verificar se pode ser garantida a sua auto sustentabilidade. Obs.: o retorno do investimento não é medido em termos de cálculo financeiro- contábil (benefício-custo); mas em termos de eficácia (resultados da ação), eficiência (custo da ação) e efetividade (solução definitiva do problema). A auto sustentabilidade está relacionada à possibilidade de garantir a continuidade da ação com recursos próprios, independentemente da renovação do financiamento. o Viabilidade social Verificar se os beneficiários e envolvidos aceitam o projeto; Analisar se há sustentabilidade social. o Viabilidade ambiental Assegurar o respeito aos princípios de sustentabilidade ambiental. 13.2. Análise das premissas – fatores externos ao projeto Analisar os fatores que estão fora do controle do projeto, mas que são importantes para o seu êxito; As premissas podem ser definidas a partir da hierarquia de objetivos; Formular as premissas com um enfoque positivo (como superá-las); Verificar o grau de importância e qual a probabilidade de ocorrer; Examinar se as atividades descritas conduzem diretamente aos objetivos específicos, ou se para isto acontecer, deverá haver um acontecimento adicional externo ao projeto; Examinar se os objetivos específicos conduzem diretamente ao objetivo do projeto, verificando se existem algum fator externo ao projeto que possa contribuir ou impedir de se chegar a este fim. 31 Fonte: s.profissionaisti.com.br 14. Cronograma de execução Descrever o período de execução, por fases e ações, especificando o responsável; Ajustar o cronograma observando características regionais, para não ter imprevistos – colheita, chuva, festas, etc.; Definir o calendário sempre com uma margem de segurança, respeitando a capacidade física, organizacional e financeira da organização; Desenvolver um quadro sintético e de fácil visualização para facilitar a compreensão das etapas do projeto. 15. Orçamento físico e financeiro Detalhar os custos e gastos do projeto, mantendo coerência com todas as etapas, com maior ou menor detalhamento, segundo as exigências do agente financiador; Fazer o orçamento com valores realistas, segundo sua realidade operacional, sem superestimar nem subestimar, segundo pesquisa de mercado; Definir com clareza a contrapartida da instituição proponente (geralmente salário não é aceito como contrapartida); Elaborar o cronograma de desembolso (bimestral ou trimestral, para projetos curtos de 1 ou 2 anos; semestral ou anual, para projetos de 2 anos ou mais); Especificar as necessidades materiais e de recursos humanos; 32 Organizar as planilhas de custos e apresentar a memória de cálculo, se solicitado pelo agente financiador; Conhecer os itens financiáveis por instituição. 16. Controle e avaliação Descrever o sistema de monitoria e avaliação do projeto, demostrando a forma de controle e ações corretivas; Definir pontos de observação, fontes de verificação, indicadores e a periodicidade da avaliação. 17. Documentação Prever um sistema de documentação para o projeto; Definir formas de socializar as informações do projeto com as instituições cooperantes e envolvidos em geral. 18. Referências Bibliográficas Relacionar apenas as citadas no projeto, seguindo as normas da ABNT; Evitar referências não disponíveis (xerox, textos, etc). 19. Resumo do projeto Elaborar uma síntese do projeto buscando dar uma ideia geral do mesmo ao leitor, antes de uma leitura mais detalhada. 20. Apresentação geral Providenciar uma apresentação com uma formatação, layout e configuração básica seguindo as orientações dos financiadores; Ter profissionalismo na redação e apresentação (confiabilidade, correção de linguagem, impessoalidade e bom visual); Assegurar a coerência entre os elementos do projeto; Priorizar textos objetivos e sucintos e, em alguns casos, um resumo executivo, o que poderá facilitar o trabalho dos analistas. 7 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS O Planejamento não está ligado a uma série de regras que devem ser seguidas para que após alguns dias se obtenha um planejamento. Ele deve ser estruturado com base nas características da empresa que busca em última instância a excelência empresarial e a otimização do desempenho econômico da empresa. 33 O planejamento de uma empresa deve ser feito no âmbito global. Na realidade o planejamentoé o processo de desenvolver a estratégia e a relação pretendida da organização com seu mercado consumidor. Assim ele deve envolver todos os membros da organização a fim de que assumam seu papel perante suas responsabilidades e suas atuações diante do que foi planejado e assim atingir o sucesso operacional. De que adiantaria criar inúmeras possibilidades de acontecimentos se não existir comprometimento e o objetivo firme e decisivo de transformar o planejamento em realidade. Segundo Welsch: “planejar representa a forma como a empresa pretende atingir os objetivos e as metas propostas”. O planejamento é a tentativa de prever as ocorrências futuras e estar preparado para agir de forma a evitar surpresas desagradáveis no funcionamento e na gestão do empreendimento. Embora qualquer empreendimento ofereça riscos, é possível prevenir-se contra eles através de algumas ferramentas operacionais que podem dirimir os riscos e auxiliar o administrador na tomada de decisões. O planejamento sozinho não alcança os objetivos da empresa. Se o planejamento realizado não for executado, acompanhado, controlado e o mais importante, corrigido se necessário, de nada adiantará realizar o planejamento. Segundo Welch o processo de planejamento deve ser dinâmico, flexível e oportuno, isto é, adaptável às mudanças, com estilo participativo, voltado para a eficácia empresarial. Não se pode deixar de destacar a importância existente no tema “planejamento” que deve acompanhar os gestores em todos os momentos de construção do conhecimento empresarial. Nas diversas atividades, os empreendedores devem planejar cuidadosamente suas ações implementando planos e avaliações sistemáticas do desempenho conforme os planos idealizados. Cabe ao empreendedor coordenar e participar da escolha da melhor alternativa, observando os aspectos econômicos, de modo a garantir a eficácia da empresa. A etapa de planejamento é o momento em que os possíveis acontecimentos futuros são antecipados e oportunidades e ameaças são identificadas. Nesse aspecto, o processo de planejamento conduz a um conjunto de metas e planos que são 34 adequados e viáveis dentro de um conjunto de circunstâncias previstas. Assim, o planejamento deve estar vinculado ao cenário onde a empresa atuará no futuro. 7.1 Executando o planejamento A próxima etapa é a execução que Welsch define como sendo: “a melhor disposição dos recursos da empresa. Suas atividades, as dos seus funcionários e de todos os recursos dispostos de maneira a alcançar os objetivos e as metas propostas de forma mais eficaz”. A execução do planejamento envolve todos os processos e todos os envolvidos devem assumir a consciência da importância da execução, para que tudo o que foi planejado realmente torne-se realidade e o administrador deve orientar seus colaboradores para que tudo aconteça de acordo com o planejado. A fase de execução é exatamente aquela em que as ações são implementadas e surgem as transações realizadas. É a fase de alcançar os objetivos e metas estabelecidas no planejamento, de forma a otimizar cada evento. Nesta etapa, todos os dados do desempenho da empresa devem ser armazenados para posterior confrontação e comparação com os planos e padrões na fase de controle. Para Mosimann e Fisch: “Execução é a etapa do processo de gestão na qual as coisas acontecem, as ações emergem. Essas ações devem estar em conformidade com o que anteriormente foi planejado. É por meio das ações que surgem os resultados”. 7.2 Controlando o planejamento Após o processo de execução o gestor deve acompanhar e controlar os resultados alcançados comparando-os com o que foi planejado, identificando os possíveis desvios e suas respectivas causas para tomar a decisão quanto às ações para corrigi-los. Welsch diz que: “controlar, representa a segurança de que sua própria energia e ações, bem como as de seus funcionários, estejam coordenadas com a implementação dos objetivos da organização”. 35 Assim como o planejamento, os controles devem ser baseados em planos. Quanto mais claros, completos e integrados forem os controles operacionais, mais eficazes serão as ações para corrigir as possíveis falhas do planejamento. 7.3 Análise e decisão As decisões evoluídas nessa área surgem de duas atividades maiores: primeiro, comparar o desempenho real, com o que foi planejado; segundo, determinar se o plano realmente precisa ser modificado, baseado nesta comparação. O processo de controle dos dados empresariais representa um papel importante porque facilita o controle de rotinas produzindo informações em tempo hábil e destinam-se, principalmente a direcionar o empreendedor na tomada de decisão. Esse planejamento, aqui denominado de “plano de controle”, deve ser escrito e, a cada passo, o administrador deve ter as informações relevantes para auxilia-lo na melhor decisão a ser tomada. Assim as decisões baseadas nas informações geradas pelos controles dão condições ao empresário da melhor escolha para garantir o sucesso de sua empresa. Pode-se definir como controles importantes os controles de compra, venda, custo, despesa, receita e de estoques; formação do preço de venda, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, fluxo de caixa. Esses controles proporcionam ao administrador condições de medir a eficiência da empresa. São simples de elaborar e podem ser acompanhados pelo próprio gestor mesmo que ele não possua grandes domínios sobre a teoria administrativa, podendo ser adquiridos em cursos ou treinamento na área de gestão administrativa ou financeira. Muito se fala em Planejamento Estratégico (PE), e nas organizações de maneira geral ainda se pode encontrar uma série de interpretações em relação a esta ferramenta da administração. O Planejamento Estratégico, que se tornou o foco de atenção da alta administração das empresas, volta-se para as medidas positivas que uma empresa poderá tomar para enfrentar ameaças e aproveitar as oportunidades encontradas em seu ambiente. 36 Fonte: artia.com Empresas de todos os tipos estão chegando à conclusão de que essa atenção sistemática à estratégia é uma atividade muito proveitosa. Empresas pequenas, médias e grandes, distribuidores e fabricantes, bancos e instituições sem finalidade de lucro, todos os tipos de organizações devem decidir os rumos que sejam mais adequados aos seus interesses. As razões dessa atenção crescente à estratégia empresarial são muitas, algumas mais evidentes que outras. Dentre as causas mais importantes do crescimento recente do Planejamento Estratégico, pode-se citar que os ambientes de praticamente todas as empresas mudam com surpreendente rapidez. Essas mudanças ocorrem nos ambientes econômico, social, tecnológico e político. A empresa somente poderá crescer e progredir se conseguir ajustar-se à conjuntura, e o Planejamento Estratégico é uma técnica comprovada para que tais ajustes sejam feitos com inteligência. Trata-se de um instrumento mais flexível que o conhecido Planejamento em Longo Prazo. Um elemento-chave da estratégia é a seleção de apenas algumas características e medidas a serem consideradas tomadas. É um instrumento que força, ou pelo menos estimula, os administradores a pensar em termos do que é importante ou relativamente importante, e também a se concentrar sobre assuntos de relevância. 37 O mais importante na utilização do Planejamento Estratégico é o seu estreito vínculo com a administração estratégica nas organizações. Não se pode tratar isoladamente o planejamento estratégico sem entrar no processo estratégico, contribuindo assim de formamais eficaz com a gestão dos administradores na obtenção dos seus resultados. 8 O QUE É PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO? Com a mudança constante dos cenários econômicos no mundo, inclusive no Brasil, surgem alguns fatores negativos sobre os quais deverá se concentrar a atenção dos administradores. Questões como reduzido crescimento econômico, globalização, regulamentação governamental, inflação, escassez de alguns recursos, alto custo do petróleo e protecionismo internacional deverão alertar as organizações para a utilização e aperfeiçoamento desse Planejamento. No Brasil, apesar de muitas empresas já estarem utilizando a metodologia do Planejamento Estratégico, ainda pairam dúvidas sobre o que realmente este vem a ser e como deve ser formulado. A maior dúvida diz respeito a uma acentuada tendência para a utilização dos termos “Planejamento Estratégico” e “Planejamento a Longo Prazo” como se fossem sinônimos. Segundo Igor Ansoff (1990), somente um número reduzido de empresas utiliza o verdadeiro Planejamento Estratégico. A grande maioria das organizações continua empregando as antiquadas técnicas do Planejamento a Longo Prazo, que se baseiam em extrapolação das situações passadas. A metodologia do Planejamento a Longo Prazo foi desenvolvida nos Estados Unidos na década de 50, com profunda influência da tecnologia de planejamento dos países com economia planejada a longo prazo. Em consequência disso, na opinião de Marvin Bower (1966), os planos em longo prazo tornaram-se projeções de lucro (para dez anos ou mais) sem muita utilidade, representados por uma enorme quantidade de papel e uma limitada quantidade de pensamento estratégico. Tais planos não permitem antever a realidade ambiental futura. 38 Na metade dos anos 60, foi introduzida a metodologia do Planejamento Estratégico mediante proposições do prof. Igor Ansoff, dos pesquisadores do Stanford Research Institute e dos consultores da McKinsey Consulting Co. (TAYLOR, 1975). Philip Kotler (1975), um dos defensores da sua utilização, propõe o seguinte conceito: “O Planejamento Estratégico é uma metodologia Rev. FAE, Curitiba, v.3, n.2, p.9-16, maio/ago. 2000 gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização, visando maior grau de interação com o ambiente”. A direção engloba os seguintes itens: âmbito de atuação, macro políticas, políticas funcionais, filosofia de atuação, macro estratégia, estratégias funcionais, macro objetivos, objetivos funcionais. O grau de interação entre uma organização e o ambiente, que pode ser positivo, neutro ou negativo, é variável dependendo do comportamento estratégico assumido pela organização perante o contexto ambiental. O quadro a seguir ilustra os comportamentos opcionais de uma organização e as respectivas consequências. Existem dúvidas, também, sobre as diferenças entre Planos Estratégicos, Táticos e Operacionais. Russell Ackoff (1966) esclarece que o Plano Estratégico é pertinente à organização como um todo, enquanto os Planos Táticos estão relacionados com as diversas áreas da organização. Por exemplo, um Plano Financeiro e um Plano de Marketing são Planos Táticos. Para operacionalizar os Planos Táticos, são preparados os Planos Operacionais, que orientam a alocação de recursos para cada parte dos Planos Táticos. 8.1 Mitos e concepções errôneas sobre planejamento estratégico No mundo dos negócios, a maior parte do pensamento convencional sobre planejamento estratégico, ou seja, o estabelecimento de metas e a formulação de planos para atingi-las, é mal conduzida e às vezes obsoleta. Muitas organizações perdem tempo excessivo e energia intelectual preciosa tentando planejar e fazer um prognóstico de seu futuro. Criam planos estratégicos grandiosos, apoiados em orçamentos detalhados, estimativas de recursos, planos táticos e cronogramas, mas a maioria desses esforços tem pouca ligação com o sucesso dos negócios. 39 Muitos líderes organizacionais tendem a confundir orçamento com planejamento. Nas instituições estatais, por exemplo, em que os orçamentos são quase em sua totalidade dirigidos para os custos da folha de pagamento, o líder simplesmente extrapola os custos do ano vigente para o ano seguinte, com correções para ajustes de salários e fatores relacionados ao custo de vida. Todos eles compõem seus orçamentos corretamente, com mínimas mudanças, e o processo passa de um ano para outro. Esse tipo de atividade com base no orçamento ilude as pessoas, levando-as a pensar que estão planejando, mas de fato frequentemente há muito pouco ou nenhum planejamento (ALBRECHT, 1994). 8.2 Do planejamento à projeção futura Há uma forma melhor de se pensar no futuro. É preciso mudar o vocabulário que usamos para pensar e falar sobre como orientar nossos negócios. Planejar é a palavra apropriada para se projetar um conjunto de ações para atingir um resultado claramente definido, quando se tem plena certeza da situação em que as ações acontecerão e controle quase absoluto dos fatores que asseguram o sucesso no alcance dos resultados. É necessário um plano para se construir uma ponte, pilotar um avião, transplantar um rim, abrir um novo escritório numa outra cidade ou lançar um novo produto. Mas, se alguém pretende se aventurar num mercado competitivo, ou passar do mercado nacional para um mercado global, ou defender seu negócio principal (core business) em face de mudanças competitivas e tecnológicas expressivas, é preciso algo mais que planejamento. É necessário um processo de raciocínio que seja explorador, e não determinístico. Albrecht (1994) o chama de projeção futura. O planejamento como é feito convencionalmente tem pouco a oferecer em qualquer situação altamente ambígua. Os documentos elaborados, as previsões, os planos de ação e os cronogramas frequentemente não passam de miragem intelectual. Em alguns casos, a ilusão de exatidão que eles criam pode levar a um desvio da concentração nos meios para se alcançar o sucesso. Eles podem dirigir sua atenção erroneamente, fazendo com se siga os planos em vez de explorar oportunidades, das quais a maioria certamente não constará dos planos. Em uma abordagem de projeção do futuro, são necessárias medidas de resultado, ou indicadores críticos, que ajudem a medir a eficácia das estratégias de 40 ação. Mas não podemos nos iludir, pensando que temos um conjunto realista de metas e que estaremos trabalhando para atingi-las. Ao contrário, estaremos desenvolvendo estratégias de ação para explorar o que está acontecendo no ambiente e usando os indicadores críticos para, então, decidir o que fazer. Fonte: www.ninecon.com.br A preocupação, nesse momento, não deve se centrar na expectativa de êxito ou fracasso, pois estaremos nos adaptando continuamente às consequências das nossas estratégias de ação. Parece uma distinção sutil, mas pode ser profunda em seus efeitos sobre os processos de raciocínio aí presentes. Desse ponto de vista, o ciclo típico do planejamento anual que tantas organizações seguem religiosamente pode, na realidade, travar a agilidade delas para reagir às mudanças, ameaças e oportunidades. Redigir o plano estratégico e o orçamento anual é um processo tão exaustivo que ninguém deseja mudá-lo, mesmo que ocorram mudanças ambientais importantes no decorrer do ano. É preciso tanto planejar quanto projetar o futuro para tornar uma empresa bem-sucedida. São necessários indivíduos capacitados nas duas tarefas. Requer-se líderes que dominem ambas as práticas. Enquanto projetar o futuro é um processo que envolve decidir como agir com base no que está ocorrendo no ambiente imediatoe no futuro próximo, planejar é a tradução dessa decisão em ações gerenciáveis. A 41 impossibilidade de se fazer um planejamento para um futuro que se mostra confuso e ambíguo não deve gerar sentimentos de frustração ou impotência. Deve-se, isto sim, desenvolver as qualificações e a disciplina para interpretar continuamente esse futuro em termos de ações e iniciativas estratégicas, e assim usar as habilidades de planejar para concretizar planos coerentes. Pode-se sintetizar as orientações seguidas no planejamento e na projeção do futuro da seguinte forma: A projeção futura e o planejamento devem encontrar-se no ponto em que seja possível divisar uma estratégia de ação e traduzi-la numa meta ou alvo. Nesse sentido, o planejamento torna-se o resultado tático da projeção do futuro, mas não se espera que ele resolva o quebra-cabeça estratégico para a empresa; trata- se de um quebra-cabeça dinâmico, cujas peças são encaixadas a cada dia, a cada mês e ano, e não montadas de uma só vez, na elaboração do chamado plano. A premissa norteadora para essa manobra criativa é a Administração Estratégica. Com uma compreensão clara na empresa de quem realmente é, de sua capacidade, de qual é o seu negócio, de que valor cria para os clientes e de como se diferencia para ganhar clientes e mantê-los, tem os meios para fazer a maior parte do trabalho, não importando o que o ambiente de negócios apresente. 9 O CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA O estudo da Administração Estratégica teve sua forma definida pela primeira vez após a Fundação Ford e a Carnegie Corporation patrocinarem, nos anos 50, a pesquisa no currículo das escolas de negócios. Um resumo dessa pesquisa, chamada de relatório Gordon-Howell, recomendou que o ensino de negócios tivesse uma natureza mais ampla e incluísse um curso de capacitação em uma área chamada de política de negócios (GORDON e HOWELL, 1959). Tal curso deveria ter características muito distintas. Em vez de apresentar aos estudantes problemas de negócios para análise em áreas específicas, tais como marketing ou finanças, enfatizaria o desenvolvimento de conhecimentos na identificação, análise e solução de problemas do mundo real em amplas e importantes áreas de negócios. Assim, daria aos estudantes a oportunidade de exercitar qualidades de julgamento que não são explicitamente exigidas em qualquer outro curso. O relatório também recomendou que o novo curso de política se concentrasse 42 em integrar o conhecimento já adquirido em outros cursos e promovesse o desenvolvimento das habilidades dos estudantes usando aquele conhecimento. O relatório Gordon-Howell conseguiu ampla aceitação. Por volta dos anos 70, o curso fazia parte do currículo de muitas escolas de negócios. Entretanto, com o passar do tempo, o enfoque inicial do curso foi ampliado, incluindo a consideração da organização global e seu ambiente. Por exemplo, a responsabilidade social e ética, bem como o impacto potencial de fatores políticos, legislativos e econômicos sobre o êxito na operação de uma organização tornaram- se assuntos de interesse. Essa ênfase mais recente e mais ampla induziu os líderes da área a mudarem o nome do curso de Política de Negócios para Administração Estratégica (LEONTIADES, 1982). O conceito de Administração Estratégica tem evoluído e continuará a evoluir (GINTER e WHITE, 1982). Como resultado, é perceptível a falta de consenso sobre o significado preciso do termo (ANSOFF, 1993). Apesar do impasse, a administração estratégica é executada em muitas organizações atualmente, e muitas delas se beneficiam de forma significativa. A Administração Estratégica é definida como um processo contínuo e interativo que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado a seu ambiente. No passado, o processo de administração estratégica era influenciado em grande parte pelo departamento de planejamento das organizações. Os integrantes desses departamentos eram envolvidos pelo projeto e implementação dos sistemas de administração estratégica dentro de suas organizações. Entretanto, mais recentemente, os departamentos de planejamento perderam um pouco de sua influência (CERTO, 1993). O processo atual de administração estratégica tende, especialmente em organizações menores, a ser dominado pelo diretor-presidente (CEO) da companhia. O presidente é também considerado primariamente como o principal responsável pelo sucesso do processo. Isso não significa, contudo, que o presidente execute o processo de administração estratégica independentemente. Pelo contrário, o CEO bem sucedido nessa área geralmente esboça um processo de administração estratégica que envolve membros de diversas áreas e diferentes níveis da organização. 43 Uma organização pode obter vários benefícios praticando de forma correta a administração estratégica. Talvez o mais importante seja a tendência de tais organizações aumentarem seus níveis de lucro. Embora estudos anteriores tenham concluído que o aumento da lucratividade normalmente não acompanha a aplicação da administração estratégica,1 um significativo número de pesquisas recentes sugere que um eficiente e efetivo sistema de administração estratégica pode aumentar a lucratividade. 9.1 O processo de administração estratégica A Administração Estratégica envolve um processo ou uma série de etapas. As etapas básicas incluem: Etapa 1 - Execução de uma análise do ambiente: O processo de administração estratégica tem início com a análise do ambiente, isto é, com o processo de monitorar o ambiente organizacional para identificar os riscos e as oportunidades presentes e futuras. Nesse contexto, o ambiente organizacional encerra todos os fatores, tanto internos como externos à organização, que podem influenciar o progresso obtido através da realização de objetivos da organização. Os administradores devem compreender o propósito da análise do ambiente, reconhecer os vários níveis existentes no ambiente organizacional e entender as recomendações das normas para realizar uma análise do ambiente. Etapa 2 - Estabelecimento de uma diretriz organizacional: A segunda etapa do processo de administração estratégica é o estabelecimento da a diretriz organizacional ou determinação da meta da organização. Há dois indicadores principais de direção para os quais uma organização é levada: a missão e os objetivos organizacionais. A missão organizacional é a finalidade de uma organização ou a razão de sua existência. Os objetivos são as metas das organizações. Há outros dois indicadores de direção que, atualmente, as empresas estabelecem: a visão, que é o que as empresas aspiram a ser ou se tornar, e os valores, que expressam a filosofia que norteia a empresa e a que a diferencia das outras. Etapa 3 - Formulação de uma estratégia organizacional: A terceira etapa do processo é a formulação da estratégia. Esta é definida como um curso de ação 44 com vistas a garantir que a organização alcance seus objetivos. Formular estratégias é projetar e selecionar estratégias que levem à realização dos objetivos organizacionais. O enfoque central está em como lidar satisfatoriamente com a concorrência. Assim que o ambiente tenha sido analisado e a diretriz organizacional estipulada, a administração é capaz de traçar cursos alternativos de ação em um esforço conhecido para assegurar o sucesso da organização. Etapa 4 - Implementação da estratégia organizacional: Nesta quarta etapa colocam-se em ação as estratégias desenvolvidas logicamente que emergiram de etapas anteriores ao processo de administração estratégica. Sem a implementaçãoefetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional. Etapa 5 - Controle estratégico: O controle estratégico é um tipo especial de controle organizacional que se concentra na monitoração e avaliação do processo de administração estratégica no sentido de melhorá-lo e assegurar um funcionamento adequado. 9.2 Questões especiais na administração estratégica Duas outras questões têm recebido especial atenção nos últimos anos e os administradores devem considerá-las cuidadosamente para determinar como a administração estratégica deve ser praticada dentro de uma organização em particular. Trata-se das operações internacionais e da responsabilidade social. Durante os últimos anos, os negócios tenderam a se envolver com atividades internacionais. Como se espera que essa tendência continue, cada vez mais as organizações terão questões internacionais a considerar no futuro como parte de seu processo de administração estratégica. A responsabilidade social, por sua vez, é a obrigação administrativa de tomar atitudes que protejam e promovam os interesses da organização e o bem-estar da sociedade como um todo. Reconhecer que tais obrigações existem tem, necessariamente, um impacto sobre o processo de administração estratégica. 45 10 AVALIAÇÃO DA IDEIA DO NEGÓCIO PARA A ELABORAÇÃO DE PROJETO A coleta de informações sobre as oportunidades de negócios identificadas – é a segunda fase do ciclo de criação de um negócio próprio tem como finalidade analisar as características desses negócios. Particularmente, tem por objetivo avaliar a atratividade e possíveis problemas desses negócios, para subsidiar a decisão do futuro empreendedor na escolha que irá desenvolver. Para facilitar a coleta de informações e a escolha da oportunidade de negócio, devem ser analisados os seguintes fatores mais importantes: Sazonalidade; Efeitos da situação econômica; Controle governamental; Dependência de elementos de disponibilidade e custo incerto; Ciclo de vida do setor – expansão, estagnação ou retração; Lucratividade; Mudanças que estão ocorrendo no setor; Efeitos da evolução tecnológica; Grau de imunidade à concorrência; Atração pessoal e Barreiras à entrada Fonte: www.grupomenthor.com.br 46 Cada oportunidade de negócio identificada terá avaliação diferente nos fatores, em função da visão, experiência e recursos de cada potencial empreendedor. Se não fosse assim, todos escolheriam o mesmo negócio para desenvolver. Um empreendedor jovem e dinâmico, por exemplo, vai dar preferência a oportunidades com grande potencial de crescimento, mesmo que tenha de enfrentar consideráveis dificuldades; já um empreendedor mais idoso vai preferir oportunidades com potencial de crescimento menor, mas em compensação, sem grandes dificuldades. Em seguida vamos descrever cada um dos fatores, sua influência sobre os negócios e algumas medidas para reduzir efeitos adversos. 1) Sazonalidade A maioria dos negócios tem algum tipo de sazonalidade nas suas vendas e lucros. Alguns negócios com sazonalidade bem definida são sorveterias, fábricas de gelo, choperias, confecções de maiôs, hotéis de praia etc. Nos casos em que a sazonalidade for mais acentuada, o empreendedor precisa fazer algum tipo de ajuste no seu negócio para reduzir seus efeitos. Alguns possíveis ajustes são: Desenvolver outro negócio com a sazonalidade complementar ao negócio principal; Utilizar pessoal temporário nos períodos de maior demanda para evitar a ociosidade nos períodos de baixa; Produzir num ritmo constante, acumulando estoque nos períodos de baixa para os picos de demanda; Abrir o negócio só na temporada de alta demanda e fechar na de baixa. Há, evidentemente, um fator de risco embutido nos negócios com Sazonalidade muito acentuada, decorrente do maior conhecimento necessário para abrir um negócio complementar, da maior necessidade de capital de giro para produzir estoques e, até mesmo, da dificuldade de conseguir pessoal só para a temporada de alta. Por isso, a sazonalidade acentuada e considerada fator negativo na avaliação de um negócio. 2) Efeitos da situação econômica A grande maioria dos negócios é afetada negativamente pela recessão econômica – alguns mais, outros menos. Os produtos de consumo de baixo custo, por exemplo, tendem a ser menos afetados pela recessão econômica do que os do custo alto, devido ao fenômeno do down trading, que consiste na procura, por parte do consumidor, em época de recessão econômica, de produtos mais baratos que 47 satisfaçam suas necessidades. Portanto, os produtos de consumo mais caros e considerados supérfluos, cuja aquisição pode ser adiada, são os mais afetados pela recessão econômica. Algumas medidas que o empreendedor pode tomar para reduzir o efeito negativo da recessão econômica são as mesmas utilizadas para reduzir o efeito negativo da sazonalidade, descritas anteriormente. Além dessas o empreendedor deve: Planejar a retomada dos negócios para o início da recuperação econômica; Dimensionar o negócio para que ele possa operar eficientemente na recessão, e expandi-lo na retomada, através da utilização da capacidade de terceiros; e Manter bom relacionamento com os fornecedores na recessão para assegurar fornecimento na expansão. Há empresas – particularmente as de bens de capital – que são as mais afetadas pela recessão e por isso dimensionam sua capacidade produtiva para evitar ociosidade na recessão. Essas empresas, em condições econômicas de uma recessão, podem reduzir esses serviços, transferindo os efeitos da recessão para seus fornecedores. 3) Controle governamental O poder do governo sobre a livre iniciativa é o poder de criar distorções, favoritismo, corrupções e outros males que acabam inibindo o processo de destruição criativa e a própria iniciativa. Órgãos reguladores como a Secretaria Especial de Informática – SEI, Instituto do Açúcar e do Álcool – IAA, Instituto Brasileiro do Café – IBC, entre tantos outros, são responsáveis por mais males do que benefícios ais setores sob suas influências. Não pretendemos, neste momento, discutir os efeitos negativos do excesso de controle governamental sobre a livre iniciativa. O que pretendemos é alertar para o fato de que setores sob controle governamental são pouco atrativos para os verdadeiros empreendedores. Que não querem somar aos riscos de iniciar um novo negócio aqueles que são incontroláveis da mudança das regras do jogo implementada por uma burocracia geralmente mal informada. Normalmente, negócios sob controle governamental são muito vulneráveis a mudanças imprevistas na sua regulamentação, em épocas de inflação elevada, de déficit da balança comercial ou de eleições. 4) Dependência de elementos de disponibilidade e custo incerto 48 Toda economia regulada, como aconteceu em 1986 com o plano cruzado, é uma economia de escassez. Numa economia livre, quando ocorre escassez, o preço dos produtos tende a subir, reduzindo a demanda e encorajando os produtores a aumentar o fornecimento. Numa economia regulada os consumidores estão “protegidos” dos aumentos de preços e os produtores, “desmotivados” a aumentarem a produção. Com isto, temos a escassez que não é resolvida. Normalmente essa escassez acaba gerando uma crise que pressiona os preços para cima, como aconteceu com o ágio cobrado pelos fornecedores, no segundo semestre de 1986, e a pretendida proteção
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