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1 2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................... 4 2 HISTÓRICO DA ADMINISTRAÇÃO .................................................. 5 A organizações militares ............................................................. 8 Conceito de administração .......................................................... 9 3 INTRODUÇÃO A GESTÃO .............................................................. 11 Gestão de pessoas ................................................................... 12 Liderança (CHIAVENATO, 2004) .............................................. 14 As primeiras teorias do management - antes do século XX (BRASIL, 2018) ............................................................................................. 15 As teorias de gestão do início do século XX (BRASIL, 2018) ... 16 Teorias Modernas de Gestão (BRASIL, 2018) .......................... 17 Gestão na Era Pré-Industrial (SCHWAB et al, 2014) ................ 23 Industrialização e Gestão (SCHWAB et al, 2014) ..................... 25 Gestão na Idade Moderna ......................................................... 26 Gestão contemporânea – A teoria Contingencial (MELO, 2008) 27 4 ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO NAS CLÍNICAS ESTÉTICAS. ........ 29 Planejamento ............................................................................ 30 Organização (CHIAVENATO, 2008).......................................... 39 Direção (CHIAVENATO, 2008) ................................................. 41 Controle (CHIAVENATO, 2008) ................................................ 42 5 ORIENTAÇÕES DE GESTÃO PARA UMA CLÍNICA (OU CENTRO) DE ESTÉTICA. ................................................................................................. 43 Mercado de Estética (SEBRAE, 2016) ...................................... 44 O programa 5S .......................................................................... 46 6 MONTANDO UMA CLÍNICA/CENTRO DE ESTÉTICA.................... 49 3 Localização ............................................................................... 50 Exigências Legais e Específicas (SEBRAE, 2020) ................... 52 Estrutura .................................................................................... 55 Equipamentos e matérias primas (SEBRAE, 2020) .................. 56 Colaboradores para os quadros administrativos e profissional. 58 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................... 60 4 1 INTRODUÇÃO Prezado aluno! O Grupo Educacional FAVENI, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 5 2 HISTÓRICO DA ADMINISTRAÇÃO Fonte: prezi.com É de conhecimento popular que a administração existe, desde que o mundo é mundo. Esta afirmação pode ser reforçada pois, desde que as civilizações mais primitivas ocupavam a terra, elas já adotavam técnicas e ferramentas administrativas para alcançar seu objetivo principal. (ROSSÉS, 2014) A história da administração iniciou-se num tempo muito remoto, mais precisamente no ano 5.000 a.C., na Suméria, quando os antigos Sumerianos procuravam melhorar a maneira de resolver seus problemas práticos, exercitando assim a arte de administrar. Depois, no Egito, Ptolomeu dimensionou um sistema econômico planejado, que não poderia ter-se operacionalizado sem uma administração pública sistemática e organizada. (ROSSÉS, 2014) No Egito, Ptolomeu planejou e estabeleceu um sistema econômico que não poderia ter- se operacionalizado sem uma administração pública organizada através de métodos predefinidos. Em seguida a China de 500 A. C a necessidade de se ter um sistema de governo para o império, a constituição de Chow promulgada em 1100 A.C com 8 regras de administração Pública de 6 Confúcio, demonstram a tentativa chinesa de definir regras e princípios da administração. São eles: (SOUSA, 2016) O alimento O mercado Os ritos O Ministério do Emprego O Ministério da Educação A administração da Justiça A recepção dos hóspedes O exército Apontam-se, ainda, outras raízes históricas. As instituições Otomanas, pela forma como eram administrados seus grandes feudos. Os prelados católicos, já na Idade Média, destacando-se como administradores natos. (GARCIA, 2015) A filosofia deu sua grande contribuição para a administração. Já antes de Cristo, os filósofos da antiguidade expunham seu ponto de vista sobre esta área fascinante que viria a ser importante nos dias atuais. Platão, filósofo grego, discípulo de Sócrates, (429 a.C. – 347 a.C.), também deu sua contribuição, relatando em sua obra intitulada “A República”, seu ponto de vista sobre democracia e administração dos negócios públicos. (EGGERS,2016) Fonte: youtube.com http://www.youtube.com/ 7 Aristóteles, filósofo grego, discípulo de Platão, estudou a organização do Estado e relata três tipos de administração pública: monarquia, aristocracia e democracia. Francis Bacon, filósofo inglês, (1561 – 1626) antecipa-se ao princípio da administração, conhecido como princípio da prevalência do principal sobre o acesso, enfocando a separação do que é essencial e do que é acessório. (EGGERS,2016 apud ROSSÉS, 2014) René Descartes, filósofo, matemático e físico francês (1596 – 1650), foi o autor das coordenadas cartesianas ou dos princípios cartesianos. Vários princípios da administração moderna, como, divisão do trabalho, da ordem, do controle, estão fundamentados nestes princípios. (VASCONCELOS, 2008) Jean-Jacques-Rousseau (1712-1778) combinou a teoria da teoria do contrato social, que se baseia na teoria do acordo entre os participantes da ação e em uma série de regras que a regem. Por sua vez, Karl Marx (1818 – 1883), ofereceu contribuições significativas para a ciência administrativa, a partir da introdução da teoria da origem do Estado e considera que todos os acontecimentos históricos são produto das relações econômicas entre os homens. (ROSSÉS, 2014) Aristóteles Fonte:wordpress.com 8 A organizações militares Fonte: eb.mil.br Por sua vez, as organizações militares evoluíram das displicentes ordens dos cavaleiros medievais e dos exércitos mercenários dos séculos XVII e XVIII, até os tempos modernos com uma hierarquia de poder rígida e adoção de princípios e práticas administrativas comuns a todas empresas da atualidade. A organização militar influenciou enormemente o desenvolvimento das teorias da administração ao longo do tempo. (GARCIA, 2015) A organização linear, por exemplo, tem suas origens nos militares da antiguidade e da Idade Média.O princípio da unidade de comando, fundamental para a função de direção, é o núcleo central de todas as organizações militares. A escala hierárquica, ou seja, a escala de níveis de comando de acordo com o grau de autoridade e responsabilidade correspondente, é tipicamente um aspecto da organização militar utilizado em outras organizações. (GARCIA, 2015) O princípio da direção é uma contribuição valiosa da organização militar. No exército, quando se trata de organização todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e daquilo que ele deve fazer. Como exemplo na história, temos Napoleão, que foi o general mais dominador e opressor da história militar, utilizava esse princípio. 9 Conceito de administração Fonte: bccoaching.com.br No início do século XX Frederick W. Taylor, engenheiro americano, apresentou os princípios da Administração Científica e o estudo da administração como ciência. (GARCIA,2015) A palavra administração tem sua origem ligada ao latim ad – direção para, tendência para; minister – subordinação ou obediência, e significa a função que se desenvolve sob o comando de outro. Então, administrar é obter resultados por intermédio de outros, exerce-se a função de fazer as coisas através de outras pessoas, com os melhores resultados possíveis. (GARCIA,2015) Chama-se a atenção para o fato de o administrador comandar a ação e não a realizar. Tecnicamente, a administração constitui fazer as coisas da maneira mais adequada possível, com o mínimo de recursos – humanos, financeiros e materiais – com o intuito de alcançar objetivos. O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. O ato de administrar é trabalhar com e por intermédio de outras pessoas, na busca de realizar objetivos da organização, bem como de seus membros. (ROSSÉS, 2014) Administração é a tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir objetivos. É o gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas por outros http://www.ibccoaching.com.br/ 10 profissionais e, também, pensando previamente nas consequências de suas decisões. É, também, a ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar. (ROSSÉS, 2014) O principal objetivo da Administração e assegurar o máximo de prosperidade ao patrão e, ao mesmo tempo, o máximo de prosperidade ao empregado. O princípio da máxima prosperidade para o patrão acompanhada da máxima prosperidade para o empregado deve ser os dois fins principais da Administração. Assim, deve haver uma identidade de interesses entre empregados e empregadores. (CHIAVENATO, 2008) Em 1911, Taylor publicou um livro que é considerado como a Bíblia dos organizadores do trabalho, intitulado como Princípios da Administração Científica, que se tornou um dos mais vendidos no mundo inteiro. As propostas pioneiras de Taylor desencadearam uma febra de aperfeiçoamento, que reparam o terreno para o surgimento do Controle da Qualidade Total, ocorrido ao pós-guerra. (CHIAVENATO, 2008) Nas propostas básicas de Taylor, há as cinco funções essenciais da Gerencia Administrativa, ou Gestão Administrativa como é conhecida hoje: (CHIAVENATO, 2008) Planejar: Determinar os objetivos da empresa, especificando a forma como estes deverão ser alcançados. Parte de uma análise futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora para a operacionalização das outras funções. Comandar: Faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Acredita-se que as relações hierárquicas estejam claramente e subordinados se influenciam esteja clara, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. Organizar: A forma de coordenar todos os recursos da empresa sejam eles: humanos, financeiros ou materiais, distribuindo-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido. Controlar: estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que é esperado pela empresa. O controle das atividades desenvolvidas eleva aso 11 máximo a possibilidade de que tudo transcorra conforme as regras estipuladas e ditadas. Coordenar: A implantação de qualquer planejamento seria viável sem a coordenação das ações e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas. 3 INTRODUÇÃO A GESTÃO Fonte:gestordeconteudos.com Quer se trate de negócios, de guerra, de serviços públicos ou de finanças pessoais, os resultados são sempre melhores se a gestão for competente. Sendo uma premissa básica do sucesso, a gestão foi um tema que despertou a atenção de muitos. Acadêmicos, empresários e políticos, desde o início da revolução industrial, começaram a dar grande importância a diversos temas da gestão. (BRASIL, 2018) A multidisciplinaridade e a complexidade envolvidas no estudo da gestão levaram ao surgimento de diversas correntes de pensamento com enfoques diferentes em função de interesses específicos. Alguns paradoxos e contrariedades da gestão são debatidos acesamente até aos dias de hoje. (BRASIL, 2018) 12 Fonte: treasy.com.br A gestão dos serviços públicos foca-se na resolução de problemas sociais. Na gestão das finanças pessoais normalmente procura-se conceber um plano de acumulação de fortuna pessoal ou ajudar a viver dentro de um orçamento familiar. Gestão de pessoas Fonte: xerpa.com.br 13 Gerir pessoas exige uma série de conhecimentos ligadas aos recursos humanos associados à organização. Para exercer a habilidade de gestor de pessoas é preciso desenvolver uma série de competências que permitam compreender todo o contexto organizacional e as formas de lidar com os comportamentos individuais tornando possível utilizar todo o potencial humano disponível da melhor maneira possível. (PEREIRA, 2016) A humanização da empresa é uma das principais premissas da área de Gestão de Pessoas e do gestor que possui pessoas sob sua subordinação ou responsabilidade. Os líderes, não os chefes, são os encarregados de gerir as pessoas e proporcionar a elas as oportunidades de crescimento necessárias ao bom desempenho de suas funções e consequentemente pela obtenção dos resultados desejados dessas pessoas. (PEREIRA, 2016) Segundo Chiavenato (2004 apud PEREIRA, 2016), “entre estas práticas e políticas adotadas no processo de Gestão de pessoas estão”: Contratação Treinamento Avaliação Remuneração Oferecimento de bom ambiente de trabalho Conduzir análise de cargos Prever necessidades de trabalho e recrutar candidatos Orientar e treinar novos funcionários Gerenciar recompensas e salários Avaliar desempenho Treinar e desenvolver Construir o comprometimento do funcionário As empresas são o reflexo das pessoas que nela atuam, ou dela participam e trabalham para obterem sucesso. O sucesso da empresa reflete na pessoa e o sucesso da pessoa reflete na empresa. O retorno obtido pela empresa reflete no retorno obtido pelo funcionário dessa empresa. (PEREIRA, 2016) 14 Objetivos da Gestão de Pessoas: Ajudar a empresa a atingir seus objetivos e realizar a sua missão. Proporcionar competitividade à organização; Proporcionar à organização pessoas treinadas, qualificadas e motivadas; Oferecer oportunidades e incentivos para o autodesenvolvimento; Tornar as pessoas mais satisfeitas com as suas atividades profissionais; Melhorar a qualidade de vida do trabalhador no ambiente de trabalho; Mostrar ao trabalhador que o mundo está em constante mudança e ajudá-lo a compreenderessas mudanças. Tornar possível o cumprimento das políticas internas e regulamentos da empresa e difundir a adoção de comportamentos socialmente responsáveis. Liderança (CHIAVENATO, 2004) A liderança e um fenômeno social que ocorre exclusivamente em grupos sociais. Ela e definida como uma influência interpessoal exercida em uma dada situação e dirigida pelo processo de comunicação humana para a consecução de um ou mais objetivos específicos. A liderança e um tipo de influência entre pessoas: uma pessoa influencia a outra em função dos relacionamentos existentes entre elas. A influência e uma transação interpessoal na qual uma pessoa age no sentido de modificar ou provocar o comportamento de uma outra, de maneira intencional. A influência está ligada ao conceito de poder e de autoridade, abrangendo todas as maneiras pelas quais se introduzem as mudanças no comportamento de pessoas ou de grupos de pessoas. A liderança acontece em uma determinada situação. Ela ocorre em uma dada estrutura social decorrente da distribuição de autoridade de tomar decisões grau em que uma pessoa demonstra qualidades de liderança depende não 15 somente de suas próprias características individuais, mas também das características da situação na qual se encontra. A liderança e função das necessidades existentes em uma determinada situação e consiste em uma relação entre um indivíduo e um grupo. Trata-se de uma relação funcional. Essa relação funcional somente existe quando um líder e percebido por um grupo como o possuidor ou o controlador de meios para a satisfação de suas necessidades. As primeiras teorias do management - antes do século XX (BRASIL, 2018) O medo foi a principal ferramenta utilizada pelos gestores antigos, tais como os senhores dos escravos, que o usavam para forçar o trabalho dos seus trabalhadores. No século XVI, o célebre livro "O príncipe" de Maquiavel defendia o uso do medo como a forma perfeita para liderar pessoas. Fonte: planilhaideal.com.br Ainda hoje, os diferentes tipos de medo são comumente usados pelos gestores medíocres, para colmatar a sua falta de capacidade de liderança: o medo do desemprego, da discriminação e da estagnação profissional são os fatores mais utilizados, principalmente em países subdesenvolvidos e sem segurança social. http://www.planilhaideal.com.br/ 16 A atenção da gestão voltou-se para questões mais científicas quando alguns economistas como Adam Smith se dedicaram a estudar o aumento da produtividade através da divisão do trabalho. Além deste género de questões, os economistas também investigaram a forma como as decisões são tomadas na alocação de recursos e na fixação dos preços. Os conceitos de procura, oferta, rentabilidade e o seu impacto na tomada de decisões empresariais foram estudados pelos economistas e ainda hoje são muito relevantes para os gestores de empresas. Conceitos como o planejamento do trabalho, o controle da qualidade, o apuramento de custos de produção e a estandardização já eram conhecidos e aproveitados pelos gestores antes do início do século XX. Davam-se os primeiros passos para a gestão profissional. As teorias de gestão do início do século XX (BRASIL, 2018) Fonte: khasy020cno.weebly Durante a primeira metade do século XX, Frederick Taylor defendeu a gestão científica, enquanto Max Weber dava ênfase aos aspectos administrativos. A gestão científica enfatizava a medição e especificação de atividades e resultados. Procedimentos precisos foram desenvolvidos para realizar tarefas específicas no menor espaço de tempo e ao menor custo possível. Os 17 trabalhadores foram treinados nestes métodos e não eram autorizados a realizar o trabalho da forma que queriam. A gestão administrativa voltava-se para a organização em vez do desempenho laboral. Defendia-se uma organização hierárquica com níveis de gestão superiores, médios e inferiores e uma cadeia clara de controlo e comando. Enquanto os gestores de topo se encarregavam da estratégia e do planejamento, os gestores de nível médio geriam os supervisores (que eram os gestores de nível mais baixo) que, por sua vez, chefiavam os trabalhadores operacionais (que realmente executavam o trabalho propriamente dito). A liderança era autocrática e cada pessoa na organização seguia as ordens do seu superior direto. Durante esse período, alguns teóricos como Mary Parker Follet, começavam a reconhecer a importância dos aspectos humanos na gestão. Teorias Modernas de Gestão (BRASIL, 2018) Quando começou - se a reconhecer que nem toda a sabedoria da organização residia nas cabeças da gestão de topo, uma nova ideia começou a ganhar terreno: todas as pessoas da organização poderiam contribuir muito mais para o seu sucesso se usassem a sua inteligência. Assim, gradualmente, a gestão descentralizou-se. Além do fator inteligência, o crescente poder dos sindicatos e as políticas promulgadas pelos governos democráticos, obrigaram os gestores de empresas a preocuparem-se mais com o lado humano da organização. Os princípios da ciência comportamental que estudam a forma como as pessoas se comportam em diferentes contextos foram aplicados na gestão. Além do simples sistema recompensa - punição, outras formas de comprometer as pessoas como os objetivos da organização começaram a ser exploradas. As pessoas na organização são hoje reconhecidas como um recurso importante, certamente o mais importante, e o desenvolvimento da gestão de pessoas tornou-se uma área de principal enfoque dos gestores. 18 Fonte: runrun.it Embora a abordagem das ciências do comportamento na gestão de pessoas seja atualmente uma das principais teorias modernas de gestão, o lado "duro" continua no topo das prioridades dos gestores. Por isso, a mentalidade numérica, que visa a eficiência, a produtividade e o lucro, fomentou uma enorme série de teorias que têm sido desenvolvidas na gestão das empresas: 19 Total Quality Management (TQM) Fonte: widgetserver.com Just-in-Time (JIT) Fonte: slideplayer.com.br 20 Lean Manufacturing Fonte: engquimicasantossp.com.br Supply Chain Management (SCM) Fonte: Fleury,2000 21 Customer Relationship Management (CRM) Fonte: anadi.com.br Business Process Reengineering (BPE) Fonte: croz.net 22 Product Lifecycle Management (PLM) Fonte: digitaljournal.com Learning Organization Fonte: muhammadirfan08.wordpress.com Enquanto as organizações hoje são imensamente mais complexas, e essa complexidade continua a impulsionar a proliferação de abordagens de gestão, não podemos esquecer um dos principais fatores que mais contribuiu para o desenvolvimento das modernas teorias de gestão: o ambiente de 23 negócios em rápida mutação. As empresas tornaram-se globais, as questões ambientais estão no topo da agenda dos gestores das multinacionais, a mobilidade e a ubiquidade da informação expuseram as empresas a uma concorrência mais feroz do que nunca. (BRASIL, 2018) Uma compreensão clara dos princípios das teorias de gestão e uma abordagem orientada para pontos de constrangimento pode ajudar o gestor moderno a lidar com cenários de mudança rápida e bastante confusos que caracterizam os negócios dos nossos tempos. (BRASIL, 2018) Gestão na Era Pré-Industrial (SCHWAB et al, 2014) Fonte: gestaodaqualidade1.wordpress.com Na era medieval, criaram-se as primeiras associações de empresários. Estas associações eram compostas tipicamente por mestres artesãos, que eram os proprietários e gerentes dos seus estabelecimentos comerciais, e que empregavam trabalhadores jornaleiros e aprendizes. As associações comerciais controlavam rigorosamenteos diversos ofícios, decidindo quem trabalhava onde e quantos seriam contratados para exercer o seu ofício. A formação profissional era regulada pelas associações e funcionava através de um sistema de aprendizagem, isto é, o aprendiz desenvolvia as suas competências para a função, trabalhando sob a orientação de um mestre. 24 Fonte: slideplayer.com.br A gestão nesta época tinha uma dimensão social e moral, sendo o seu principal objetivo a satisfação das necessidades da sociedade. Os códigos de conduta eram impostos pela igreja. Os artesãos tinham segurança no emprego, mas não tinham qualquer mobilidade (progressão) social. Com a expansão do comércio para o Oriente, uma nova classe de proprietários surgiu, com mais acesso a informações sobre clientes, fontes de matérias-primas e outras informações críticas que os artesãos individuais não tinham. Mudanças importantes surgiam na envolvente externa com grande impacto na gestão das empresas. 25 Industrialização e Gestão (SCHWAB et al, 2014) Fonte: todamateria.com.br As fábricas que empregavam muitos trabalhadores começaram a surgir no século XVIII. Longas jornadas de trabalho caracterizavam o ambiente destas fábricas. Nesta época, por influência do economista Adam Smith, foram introduzidos os conceitos de divisão do trabalho e simplificação do trabalho como forma de aumentar a produtividade dos trabalhadores. No Século XIX surgiram gestores como Robert Owen, que usavam o reconhecimento visível do bom desempenho individual como uma ferramenta para motivar tanto os melhores como os piores trabalhadores. Alguns inventores como Charles Babbage desenvolveram os primeiros equipamentos para medir a produtividade dos trabalhadores, permitindo assim o pagamento de bónus com base em resultados individuais. Os conceitos da "gestão científica" também começaram a aparecer durante este período. Este movimento defendia a tese da observação e registo de tudo o que se relacionasse com a produtividade do trabalho. A tomada de decisões deveria ser feita com base em informações específicas e compreendendo as relações de causa e efeito. Frederick Taylor afinou o conceito, desenvolvendo estudos de tempo e movimento para identificar "a melhor forma" para a realização de tarefas específicas. http://www.todamateria.com.br/ https://www.portal-gestao.com/item/6642-adam-smith.html https://www.portal-gestao.com/item/7641-robert-owen,-um-dos-grandes-fundadores-do-socialismo-e-do-cooperativismo.html https://www.portal-gestao.com/item/6650-frederick-w-taylor-o-mestre-da-produtividade.html 26 Taylor também desenvolveu os conceitos de planeamento, organização e controlo, sugerindo que conduziriam a melhores resultados do que a simples pressão sobre os trabalhadores. Gestão na Idade Moderna No início do século XX, mais atenção foi dada ao aspecto humano da produtividade. Foi sugerido que um bom ambiente de trabalho seria mais favorável à produtividade do que a mera formação dos trabalhadores na execução das tarefas da forma mais eficiente possível, através de rotinas mecânicas e desumanas. Melhores ferramentas, melhores condições de trabalho e uma visão "psicológica" foram introduzidas na gestão das empresas pela primeira vez. Enquanto Elton Mayo introduzia a prática de pausas para descanso, que levavam a uma melhoria dramática na moral e a uma redução da rotatividade dos trabalhadores, pessoas como Mary Parker Follet introduziam o conceito de pensamento de grupo e comportamento de grupo. Segundo Follet, a principal responsabilidade dos gestores era coordenar e facilitar os esforços do grupo. (CRUZ PEDRO, 2014) https://www.portal-gestao.com/item/6922-elton-mayo-e-a-teoria-das-rela%C3%A7%C3%B5es-humanas.html https://www.portal-gestao.com/item/6908-mary-parker-follet-a-%E2%80%9Cprofeta-da-gest%C3%A3o%E2%80%9D.html 27 Fonte: slideplayer.com.br Henri Fayol definiu a gestão como um processo constituído por: - Previsão - Planejamento - Organização - Comando - Controle - Coordenação Gestão contemporânea – A teoria Contingencial (MELO, 2008) De maneira geral, contingência significa algo incerto ou eventual, que pode ou não acontecer. É a possibilidade de que alguma coisa aconteça ou não. Fato imprevisível ou fortuito que escapa ao controle, eventualidade. Refere-se a uma proposição cuja verdade ou falsidade somente pode ser conhecida pela experiência e pela evidência, e não pela razão. A teoria da contingência baseia-se na premissa da inexistência de um modelo que se adapte a todas as empresas em todas as circunstâncias, pois as mudanças ocorrem nos sistemas em função do impacto de determinados tipos de ocorrências. (MELO, 2008) No início da década de 60, uma pesquisa feita para observar quais os modelos estruturais organizacionais mais eficazes constatou que a estrutura da https://www.portal-gestao.com/item/6886-henri-fayol-pai-da-teoria-cl%C3%A1ssica-da-administra%C3%A7%C3%A3o.html 28 organização e o seu funcionamento são dependentes da interface com o ambiente externo. Essa pesquisa quebrou a paradigma de que a teoria clássica era a mais eficiente, surgiu então a teoria da contingência, pois não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas para o alcance eficaz dos objetivos. Alguns destaques da Teoria da Contingência: a organização é de natureza sistêmica, isto é, sistema aberto; suas características organizacionais apresentam uma interação entre si e com o ambiente; as características ambientais funcionam como variáveis independentes, enquanto as características organizacionais são variáveis dependentes. O ambiente é um contexto que envolve a organização (sistema). É a situação dentro da qual uma organização está inserida. Como a organização é um sistema aberto, ela mantém transações e intercâmbio com seu ambiente. Isso faz com que tudo o que ocorra no ambiente venha a influenciar o que se passa na organização. Ao lado do ambiente, a tecnologia constitui outra variável independente que influencia as características organizacionais (variáveis dependentes). Além do impacto ambiental existe o impacto tecnológico sobre as organizações. As organizações dependem da tecnologia para funcionar e alcançar seus objetivos. 29 4 ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO NAS CLÍNICAS ESTÉTICAS. Fonte: inipe.com.br Todo empreendimento necessita de um Planejamento que envolva Administração, Coordenação, Controle e, além disso, que esteja atento às tendências do mercado para atender a uma crescente demanda do mercado. A administração tem uma série de características, entre elas um circuito de atividades interligadas como: buscar a obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle. (PEREIRA, 2011) Dessa forma, fica evidente que a tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa (clínica de estética) e transformá-los em ação empresarial por meio de planejamento, organização, liderança (direção) e controle. Todos esses recursos devem ser aplicados e observados, para se ter êxito na administração e gestão da clínica. http://www.inipe.com.br/ 30 Fonte: administrarcompaixao.wordpress.com Planejamento Nesta etapa a liderança da clínica irá definir objetivos, metas e planos. Lembrando que objetivos e metas não são sinônimos. Objetivos são informações mais genéricas do que a organização quer alcançar, enquanto, metas tem datas e número bem definidos.Já os planos são um conjunto de ações necessárias para organização conseguir os resultados desejados. Planejamento e a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Como principal decorrência do planejamento estão os planos. Os planos facilitam a organização no alcance de suas metas e objetivos. Além disso, os planos funcionam como guias ou balizamentos para assegurar os seguintes aspectos: (CHIAVENATO, 2004) 1. Os planos definem os recursos necessários para alcançar os objetivos organizacionais. 2. Os planos servem para integrar os vários objetivos a serem alcançados em um esquema organizacional que proporciona coordenação e integração. 3. Os planos permitem que as pessoas trabalhem em diferentes atividades consistentes com os objetivos definidos. Eles dão racionalidade ao processo. São racionais porque servem de meios para alcançar adequadamente os objetivos traçados. 31 4. Os planos permitem que o alcance dos objetivos possa ser continuamente monitorado e avaliado em relação a certos padrões ou indicadores a fim de permitir a ação corretiva necessária quando o progresso não seja satisfatório. Planejar é pensar antes, qual o melhor caminho para se chegar aos resultados desejados. O planejamento deve ser flexível, afim de superar os problemas que eventualmente surjam no caminho. (SOUSA, 2009) EXPRESSÕES CARACTERÍSTICAS Oportunidades São situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pelo administrador, podem influenciá-lo positivamente. Por exemplo: novas políticas de governo, novos fornecedores, etc. Ameaças São situações externas, atuais ou futuras que, se não evitadas ou eliminadas, podem afetar o negócio. Por exemplo: concorrência forte, roubos, incêndios, etc. Forças São características do administrador que podem fortalecer e aperfeiçoar o seu negócio, dando-lhe destaque frente aos concorrentes. Tais como: habilidades de liderança motivacional, reconhecimento, etc. Ou tecnicamente, pode-se considerar: a eficiência dos colaboradores, a credibilidade dos fornecedores e a qualidade dos produtos. 32 Fraquezas São características do administrador que devem ser minimizadas, a fim de evitar influências negativas sobre o desempenho da organização. Por exemplo: autoritarismo, individualismo, pouca ou nenhuma comunicação com os colaboradores. Tecnicamente podemos sugerir, a pressão dos fornecedores, colaboradores sem compromisso com o negócio. Adaptado de SOUSA, 2009 Elementos de um bom planejamento: (SOUSA, 2009) 1) Diagnóstico – é o conhecimento exato da realidade presente. Ou seja, o administrador/gestor deve analisar a fundo a situação da empresa, para identificar seus problemas, desenvolver estratégias e estabelecer as prioridades. Para maior precisão, o diagnóstico deve ser sempre: • Realista : Ver as coisas como elas são, sem falsas ilusões. • Completo: Considerando a realidade do negócio e do mercado no qual atua. 2) Objetivos definidos - são os resultados que o administrador se propõe a alcançar, num determinado período. Tais objetivos podem ser: • De curto prazo :os que devem ser realizados nos próximos seis meses. • De médio prazo : os que devem ser realizados nos próximos cinco anos. • De longo prazo : aqueles que devem ser realizados além dos próximos cinco anos. 33 Tais objetivos devem ser: i. Concretos: especificados de maneira precisa. ii. Claros: definir como podem ser realizados. iii. Factíveis: possíveis de serem realizados. iv. Associados ao tempo: quando e em quanto tempo? v. Mensuráveis: que se pode medir até o ponto em que foi realizado. 3) Estratégias – são as ações que o administrador se propõe a realizar para atingir seus objetivos. As estratégias são caminhos que o administrador deve seguir em direção aos seus objetivos. Existem muitos caminhos que levam a uma mesma meta. Escolher uma estratégia envolve entre outras coisas, os aspectos relacionados com: • Prazos previstos • Recursos disponíveis • Locais determinados • Indicação de tarefas • Contratação de pessoal, etc. 4) Critérios de avaliação – são critérios que medem se cada um dos planos foi realizado e se os resultados foram realmente atingidos. O administrador deve determinar com precisão, o que espera obter em cada passo do que foi planejado. O planejamento envolve todas as atividades do negócio, por isso quando o gestor formular o seu projeto, ele precisa definir também as estratégias para atuar em todas as atividades da empresa. Existem 3 tipos de planejamento na organização que acompanha os níveis gerenciais, são eles, planejamento estratégico, tático e operacional. 34 Planejamentos: estratégico, tático e operacional. Fonte: researchgate.net 1) Planejamento Estratégico O planejamento estratégico e um processo organizacional compreensivo de adaptação através da aprovação, tomada de decisão e avaliação. Procura responder a questões básicas, como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo e um plano que serve para guiar a ação organizacional por um prazo de três a cinco anos. (CHIAVENATO, 2008) O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: 1. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Está voltado para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa. Portanto, sujeito a incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas as forças e pressões que estão situadas do lado de fora da organização. 2. O planejamento estratégico e orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo e o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a consideração dos problemas atuais e dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que http://www.researchgate.net/ 35 eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. E mais voltado para os problemas do futuro do que daqueles de hoje. 3. O planejamento estratégico e compreensivo. Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos, no sentido de obter efeitos sinergéticos de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico. 4. O planejamento estratégico e um processo de construção de consenso. Dada a diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento oferece um meio de atender a todos eles na direção futura que melhor convenha a todos. 5. O planejamento estratégico e uma forma de aprendizagem organizacional. Como esta orientado para a adaptação da organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a ajustar-se a um ambiente complexo, competitivo e mutável. Fonte: adaptado de CHIAVENATO, 2008 O planejamento estratégico se assenta sobre três parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja: e a visão que descreve o mundo em um estado ideal. A partir daí examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da organização. (CHIAVENATO, 2008) 2) Planejamento Tático Enquanto o planejamento estratégico envolve toda a organização, o planejamento tático envolve uma determinada unidade organizacional: um departamento ou divisão. Enquanto o primeiro se estende ao longo prazo, o planejamento tático se estende pelo médio prazo, geralmenteo exercício de um ano. Enquanto o primeiro e desenvolvido pelo nível institucional, o planejamento tático e desenvolvido pelo nível intermediário. (CHIAVENATO, 2008) Assim, o planejamento tático e o planejamento focado no médio prazo e que enfatiza as atividades correntes das várias unidades ou departamentos da organização. O médio prazo e definido como o período que se estende por um 36 ano. O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias partes da organização, como departamentos ou divisões, devem fazer para que a organização alcance sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício. Os planos táticos geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Para ajustar-se ao planejamento tático, o exercício contábil da organização e os planos de produção, de vendas, de investimentos etc. abrangem geralmente o período anual. (CHIAVENATO, 2008) Os planos táticos geralmente envolvem: 1. Planos de produção. Envolvendo métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas. 2. Planos financeiros. Envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização. 3. Planos de marketing. Envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender ao cliente. 4. Planos de recursos humanos. Envolvendo recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Recentemente, as organizações estão também se preocupando com a aquisição de competências essenciais para o negócio através da gestão do conhecimento corporativo. Fonte: adaptado de CHIAVENATO, 2008 Contudo, os planos táticos podem também se referir a tecnologia utilizada pela organização (tecnologia da informação, tecnologia de produção etc.), investimentos, obtenção de recursos etc. 3) Planejamento Operacional (DE PAULA, 2014) Por fim, temos o Planejamento Operacional com planos bem mais focados no curto prazo, geralmente elaborados para períodos mais curtos, de 3 a 6 meses, com as definições de métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que a organização possa alcançar os objetivos globais. Estes são planos bem mais detalhados que as etapas anteriores, especificando as pessoas envolvidas, cada uma de suas responsabilidades, 37 atividades, funções e divisão de tarefas além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática. Como resultado da etapa de Planejamento Operacional geralmente obtemos Planos de Ações e Cronogramas das atividades que precisam ser desenvolvidas dentro do período de tempo que está sendo planejado. Uma ferramenta muito útil nesta etapa é o 5W2H que auxilia a empresa a montar os Planos de Ações sem esquecer nenhum detalhe importante. Veja abaixo alguns exemplos de Objetivos Operacionais: Implantar um sistema de separação e rastreamento dos pedidos; Implantar um programa de qualidade total; Fechar parceria com uma universidade para capacitar os funcionários. Sistema 5W2H: O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo. http://www.treasy.com.br/blog/5w2h 38 Fonte: treasy.com.br Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exclui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais. Além disto, é essencial uma avaliação dos riscos de cada atividade planejada, bem como a definição de planos de contingência para caso um desses riscos se concretize. 39 Organização (CHIAVENATO, 2008) Fonte: pt.slideshare.net A organização pode ser aplicada em dois sentidos diferentes: I. Organização como uma unidade ou entidade social: Na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos comuns. Neste sentido, a palavra organização significa qualquer empreendimento humano criado e moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. As organizações podem ser empresas, órgãos públicos, bancos, universidades, lojas e comercio em geral, prestadoras de serviços e diversos outros tipos. Dentro desse enfoque social, a organização pode ser visualizada sob dois aspectos: Organização formal: e a organização baseada em uma divisão racional do trabalho, na diferenciação e integração de seus órgãos e representada através do organograma. E a organização planejada, isto e, a que esta oficialmente no papel, aprovada pela direção e comunicada a todos os participantes por meio de manuais de organização, descrições de cargos, de organogramas e de regras e regulamentos internos. E a organização formalizada oficialmente, Organização informal: e a organização que emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal e a partir dos relacionamentos interpessoais como ocupantes 40 de cargos. A organização informal surge a partir das relações de amizades (ou de antagonismos) entre as pessoas e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento da organização formal. Ela e constituída de interações e relacionamentos sociais entre as pessoas, de tal modo que a organização informal transcende e ultrapassa a organização formal em três aspectos: Na duração: enquanto a organização formal esta confinada ao horário de trabalho, a organização informal pode prolongar-se para os períodos de lazer ou tempos livres das pessoas. Na localização: enquanto a organização formal esta circunscrita a um local físico determinado, a organização informal pode ocorrer em qualquer lugar. Nos assuntos: a organização formal limita-se aos assuntos exclusivos dos negócios da organização, enquanto a informal amplia-se a todos os interesses comuns das pessoas envolvidas. II. Organização como função administrativa de organizar: E parte integrante do processo administrativo. Neste sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e suas atribuições. A função administrativa de organizar conduz necessariamente a criação da estrutura organizacional. A estrutura organizacional pode ser definida como: 1. O conjunto de tarefas formais atribuídas as unidades organizacionais – divisões ou departamentos - e as pessoas. 2. As relações de subordinação, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e amplitude do controle administrativo. 3. As comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas ao longo das unidades organizacionais. 41 O conjunto de tarefas formais, as relações de subordinação e os sistemas de coordenação servem para assegurar o controle vertical daorganização. A estrutura organizacional e eficaz na medida em que facilita o alcance dos objetivos pelas pessoas e é eficiente na medida em que o faz com os mínimos recursos ou custos. Direção (CHIAVENATO, 2008) Fonte: gestaodesegurancaprivada.com.br A direção corresponde a terceira função administrativa que compõe o processo administrativo, vindo depois do planejamento e da organização, e antecedendo o controle. Após o planejamento e a organização, o próximo passo e a direção. A função administrativa de direção está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização. Após definir os objetivos, traçar as estratégias para alcançá-los, estabelecer o planejamento, estruturar a organização, cabe a função de direção colocar tudo isso em marcha. Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executa-los e garantir o alcance dos objetivos. http://www.gestaodesegurancaprivada.com.br/ 42 Como o tempo e dinheiro, quando se trata de negócios, a má ou morosa interpretação dos planos pode provocar elevados custos. O bom administrador e aquele que pode explicar e comunicar as coisas as pessoas que precisam faze- las bem e prontamente, orientando-as e sanando todas as dúvidas possíveis, além de impulsiona-las, lidera-las e motiva-las adequadamente. Controle (CHIAVENATO, 2008) Fonte: pt.slideshare.net Como as organizações não operam na base da improvisação e nem ao acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Elas requerem um considerável esforço de controle em suas várias operações e atividades para saber se estão no rumo certo e dentro do que foi planejado, organizado e dirigido. O controle constitui a última das funções administrativas, vindo depois do planejamento, da organização e da direção. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível. A função administrativa de controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a organização. O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as estratégias para alcança-los e estabelecer os planos de ação. A organização 43 serve para estruturar as pessoas e os recursos de maneira a trabalhar de forma organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que utilizem os recursos da melhor maneira possível. Por fim, o controle serve para que todas as coisas funcionem da maneira certa e no tempo certo. O controle verifica se a execução está de acordo com o que foi planejado: quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, mais fácil será o controle. Quanto mais complexo o planejamento e quanto maior for o seu horizonte de tempo, tanto mais complexo será o controle. Quase todos os esquemas de planejamento trazem em seu bojo o seu próprio sistema de controle. Através da função de controle, o administrador assegura que a organização e seus planos estejam na trilha certa. 5 ORIENTAÇÕES DE GESTÃO PARA UMA CLÍNICA (OU CENTRO) DE ESTÉTICA. Fonte: comunicacaoetendencias.com.br Clínica de estética é uma empresa que presta serviço de tratamento corporal e facial, através de cosméticos e equipamentos diversificados, cujo objetivo é a reabilitação, relaxamento ou a melhora da estética e de saúde dos clientes. 44 O mercado de estética, apesar da crise econômica e política que o Brasil atravessa, não tem sido tão abalado quanto o comércio de produtos e demais setores da atividade econômica, devido à preocupação do brasileiro com a estética, a beleza e os cuidados pessoais. Não somente as mulheres, como também os homens têm buscado cada vez mais novos serviços e produtos de beleza. As clínicas de estética compreendem atividades de reparação, prevenção e educação para uma vida com maior qualidade, visando aplicar os princípios de vida saudável que abrangem o bem-estar do ser humano, tanto biológico, fisicamente, socialmente e até espiritualmente. Por isso, antes de começar o seu planejamento, o empresário deve estabelecer em qual segmento irá atuar no mercado. Esse processo é ideal para a organização inicial antes de abrir uma clínica de estética. Mercado de Estética (SEBRAE, 2016) O setor que abrange as áreas de estética e beleza permanece em contínua expansão. De acordo com dados da Abihpec (Associação Brasileira da Indústria de Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos), de abril de 2016, a expectativa de crescimento da área de Higiene, Beleza e Cosméticos é de 30% até 2018, visto que o cuidado com a estética se tornou algo cultural ao brasileiro. Além disso, o lançamento de produtos, o incremento de tecnologias e consequentemente dos serviços apresenta constantes avanços. 45 Fonte: slideplayer.com.br A preocupação com a aparência não é uma exclusividade feminina. Os homens têm mostrado, cada dia mais, um interesse crescente em produtos e serviços de beleza e estética. Com isso, os gastos com artigos dessa natureza têm aumentado por parte desse público. Contudo, a oferta de serviços customizados para o público masculino parece ainda ser insuficiente. Tal fato mostra um nicho de mercado importante e promissor a ser explorado por empreendedores que pretendem abrir um centro de estética. Além disso, a tendência de envelhecimento da população brasileira tem mostrado um outro mercado a ser explorado. Esse novo mercado está associado a busca de descanso e vitalidade garantindo uma melhor aparência e saúde física e mental por pessoas da terceira idade. Os aposentados constituem, por exemplo, um mercado potencial. O empreendedor deve estar atento para especialização profissional que vem ocorrendo nesse segmento devido ao aumento da oferta de cursos superiores tecnólogos em estética, beleza e cosmetologia, com duração de até dois anos. Com isso, a qualidade dos serviços vem apresentando avanços 46 significativos e novos empreendedores com bom nível de conhecimento estão entrando no mercado. O público que demanda os serviços de estética é bastante exigente e requer profissionais competentes, equipamentos atualizados e ambiente de bom nível para o acolhimento dessa clientela. Devido ao risco intrínseco ao negócio, recomenda-se a realização de ações de pesquisa de mercado para avaliar a demanda e a concorrência Para abrir uma clínica de estética, os empresários podem optar por abrir um negócio próprio ou ainda a opção de abrir uma franquia de estética. A vantagem em se optar por uma franquia é que o empresário receberá da franquia todo o apoio gerencial para padronização do ambiente de trabalho e processos, desde as instalações até o sistema de marketing: tudo é oferecido pelas franquias aos franqueados. No entanto, para funcionar a clínica de estética, o franqueado desembolsa os valores para investimento inicial, taxas de franquias e royalties no caso de tecnologias e técnicas próprias do franqueador. Portanto, para optar por franquia ou negócio próprio o empresário deve pesar pós e contras financeiros e gerenciais. O programa 5S Fonte: garborincompany.com.br 47 O programa 5S originou-se no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Derrotado na guerra, o país estava destruído e necessitando de métodos que demandassem mais ação humana e menos recursos financeiros (CORRÊA; CORRÊA, 2006 apud LOZADA, 2018). Ou seja, precisava encontrar formas mais eficientes de produzir, já que os recursos eram escassos. Com o mercado interno debilitado devido à guerra, as indústrias japonesas buscaram formas de se capacitar para competir no mercado internacional. Para isso desenvolveram diversas técnicas, métodos e metodologiasvoltadas à eficiência produtiva — entre elas, o programa 5S. Para Hradesky apud Rodrigues et al (1989), no período pós-guerra as empresas japonesas focaram na qualidade de seus produtos e obtiveram sucesso, de modo que seus clientes, a imensa maioria do exterior, estavam muito satisfeitos com os seus produtos. (LOZADA, 2018). De acordo com Lapa (1998), o 5S é um conjunto de cinco conceitos que, ao serem exercidos, possuem a capacidade de modificar o humor, bem como de melhorar o ambiente de trabalho e a maneira de condução das atividades rotineiras. O programa, de acordo com a cultura japonesa, nunca é definitivamente implantado, e sim “plantado e cultivado” por meio de princípios que recomenda que sejam seguidos. Segundo o autor, a abreviação 5S deriva de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra “s”: (LOZADA, 2018). 1. Seiri: senso de utilização 2. Seiton: senso de organização 3. Seiso: senso de limpeza 4. Seiketsu: senso de padronização 5. Shitsuke: senso de disciplina SENSO DEFINIÇÃO 1. Senso de utilização Esse princípio indica que apenas o que é útil deve ser deixado nos ambientes de trabalho. Tudo o que não tiver utilidade pode atrapalhar, fazendo com que os 48 funcionários percam tempo e produtividade. Exemplo: mobília desnecessária, cremes espalhados, equipamentos estragados. 2. Senso de organização Separar os objetos e produtos conforme a necessidade de uso. Deixa o ambiente agradável e menos poluído. Com tudo que necessitam sempre à mão o trabalho rende muito mais. A dica é ter espaços e móveis que proporcionem este ambiente favorável 3. Senso de limpeza Ainda mais no setor de bem-estar e estética, a limpeza é indispensável. Um ambiente limpo é o único que pode ser acolhedor e higiênico. Lembre-se que esse item é um dos fatores que os clientes mais avaliam quando entram em uma clínica pela primeira vez. Certifique-se de que a rotina de limpeza esteja em dia e que a equipe responsável por ela esteja comprometida com o trabalho. Lembre-se que a faxina diária não é suficiente, os profissionais devem ser treinados para que a cada intervalo de cliente tenha um mínimo de limpeza para que reestabeleça o ambiente padrão. 4. Senso de saúde Esse princípio indica o cuidado com a higiene pessoal e com a manutenção de hábitos saudáveis. Engloba inclusive a saúde psicológica dos funcionários e clientes. 49 É importante que os profissionais que trabalham na clínica sejam bem treinados sobre quais são os principais cuidados a serem tomados com a higiene e incorporem esses hábitos em sua rotina. Além de garantir a saúde dos profissionais e clientes, os cuidados com higiene aumentam o marketing profissional e proporcionam uma satisfação no cliente que percebe o respeito com que está sendo tratado. 5. Senso de disciplina A disciplina é fundamental para o sucesso dos negócios. É importante organizar normas para toda a equipe, que devem incluir recomendações sobre horário, tom de voz a ser usado com os clientes, e comportamento que favoreçam o trabalho da equipe. 6 MONTANDO UMA CLÍNICA/CENTRO DE ESTÉTICA. Fonte: disconightnaweb.com http://www.disconightnaweb.com/ 50 Os serviços que serão oferecidos pelos centros de estética irão variar de acordo com o foco do negócio, público alvo (segmentação), bem como o dimensionamento da área de atuação desses estabelecimentos. Há de se considerar que as alternativas de serviços a serem prestados ampliam-se constantemente. É preciso ter foco e definir um conjunto de atividades que se enquadrem melhor com o tipo de cliente a ser atendido. (SEBRAE,2020) Uma das grandes apostas para o desenvolvimento do segmento de beleza está direcionada a longevidade que a população está alcançando. O envelhecimento com qualidade de vida é requisito essencial para a nova geração da 3ª idade que está se formando, onde existe grande procura de serviços de estética. Desta forma, a fidelização desse público alvo pode ser encarada como uma oportunidade de negócio. (SEBRAE, 2020) Localização Fonte: graces.com.br Uma boa localização é aquela que favorece o acesso das pessoas ao estabelecimento comercial, com o menor grau possível de dificuldade, bem como a evidência de condições agradáveis para a permanência dos usuários dos serviços. Para a escolha do local para a prestação dos serviços, deve ser levado em consideração o fluxo de pessoas na região, local adequado que favoreça o estacionamento de veículos, além de possuir boas condições ambientais para uma permanência agradável da clientela. 51 Especialistas afirmam que a definição do local de instalação de um negócio se dá em duas esferas principais: identificação do território (região) e localização (endereço), considerando-se ainda algumas variáveis como: a demanda (potencial), a oferta (concorrência) e os custos (aluguel, reforma etc.). Segundo a Associação Brasileira de Franchising (ABF), a definição da melhor localização “ponto” é um pouco mais complexa do que aparenta, pois envolve variáveis antagônicas, como fluxo de pessoas e custos. Deverá ser observado se o local oferece alternativas de deslocamento com facilidade, bem como se o transporte coletivo (ônibus e metrô) é acessível. Alguns detalhes devem ser observados na escolha do imóvel: Fatores de demanda A característica populacional em torno do estabelecimento é o principal fator a ser contemplado num estudo de localização. Não se deve restringir à quantidade de pessoas residentes ou passantes que frequentam a região. É necessário, além de identificar o perfil socioeconômico dessa população (faixa etária, renda, nível educacional), identificar os hábitos de consumo dos frequentadores da região. Fatores de oferta Adicionado ao conhecimento do potencial da região verificado na etapa anterior, é preciso mensurar a influência da concorrência na região. Se for bem atendida, é preciso conhecer quem são os concorrentes, como eles atuam e que espaço de mercado está disponível. A concorrência na região obrigatoriamente não é um fator negativo; ao contrário, muitas vezes verifica-se que a concentração de centros de estética de um mesmo segmento pode tornar a região um polo relacionado ao setor. A análise do melhor ponto deve envolver também as condições de sua utilização, inclusive 52 Fatores de custos aquelas que influenciam diretamente nos custos, seja no investimento inicial (luvas, obras, reformas, equipamentos, comunicação), seja no custo operacional (aluguel, impostos etc.). A consulta de local junto à Prefeitura é o primeiro passo para avaliar a implantação do centro de estética. Ainda é importante ressaltar que o local deve ser bem servido de ônibus, trem, barcas e metrô, que serão usados por clientes e empregados. Empresas, assim como faculdades, escolas, shoppings e até hospitais são os chamados geradores de tráfego. São estabelecimentos que atraem público, beneficiando o comércio da região. O acesso facilitado também é importante para a carga e descarga de mercadorias. Exigências Legais e Específicas (SEBRAE, 2020) O contador, profissional legalmente habilitado para elaborar os atos constitutivos da empresa e conhecedor da legislação tributária, poderá auxiliar o empreendedor neste processo. Para abertura e registro da empresa é necessário realizar os seguintes procedimentos: Contrato Social: É um documento que apresenta, por meio de cláusulas, as normas gerais e principais que regerão o centro de estética, como: nome e localização, objetivo do negócio, dados dos sócios, participação e função de cada um na sociedade. Registro do Contrato Social: Deverá ser encaminhado, em pelo menostrês vias, a um Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, juntamente com cópias de identificação do proprietário ou dos sócios (RG e CPF) e comprovantes de residência para os procedimentos do registro. Neste órgão também é feita uma consulta prévia quanto ao nome da empresa para verificação da possível existência de outras empresas com a mesma finalidade (centro de estética) que tenham o mesmo nome que você quer dar à sua; se já existir alguma, você terá que criar um outro nome diferente, consultar novamente, até que encontre um nome único. 53 Registro na Secretaria da Receita Federal: Inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e o preenchimento da Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica e do quadro de sócios, com validade em todo território nacional. Registro na Secretaria Estadual da Fazenda: Inscrição estadual para centro de estética que realizar venda de produtos. Recolhimento do ICMS (Imposto sobre operações relativas à Circulação de Mercadorias). Registro na Prefeitura Municipal: Nesse órgão público, o centro de beleza obtém o cartão de identificação municipal (inscrição municipal) para recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviços). O percentual da alíquota varia de cidade para cidade. Registro no Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) para providenciar a certificação de matrícula no INSS, recolhimento pela empresa e pelo empregado. Registro no Sindicato Patronal: As contribuições devidas ao sindicato patronal variam de acordo com o mês em que for aberto o centro de estética. Aberturas até o mês de março pagarão Contribuição Sindical, Confederativa e Assistencial. Já as aberturas entre o mês de abril e agosto pagarão Contribuição Sindical e Confederativa. Alvará de Funcionamento: Para o centro de estética iniciar suas atividades é necessário que ele consiga o Alvará de Funcionamento, que é um documento de aprovação do local, expedido pela Prefeitura Municipal. Após a abertura, para o funcionamento do centro de estética, é preciso seguir as exigências legais, entre elas, as seguintes: Lei nº 5.991, de 17 de dezembro de 1973, que dispõe sobre o controle sanitário do comércio de cosméticos. Lei nº 6.360, de 23 de setembro de 1976, que trata sobre as normas de vigilância sanitária para diversos produtos, entre eles os produtos de higiene e os cosméticos. Decreto nº 8.077, de 14 de agosto de 2013, que regulamenta as condições para o funcionamento de empresas sujeitas ao licenciamento sanitário Lei nº 9.782, de 26 de janeiro de 1999. Cria a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), órgão fiscalizador. 54 Lei nº 12.592, de 18 de janeiro de 2012, que dispõe sobre o exercício das atividades profissionais de Cabeleireiro, Barbeiro, Esteticista, Manicure, Pedicure, Depilador e Maquiador. RDC Anvisa 6/2010 - Estende a aplicação do cadastramento para produtos para saúde aos fios têxteis com propriedades térmicas, indicados para composição de vestimentas com efeitos terapêuticos, de embelezamento ou correção estética. RE Anvisa 1554/2002 - Enquadramento dos aparelhos ativos, eletroestimuladores, para utilização em educação física, embelezamento e correção estética na classe de risco II, Regra 9, conforme previsto pelo parágrafo único do Art. 1° da Resolução - RDC n° 185, de 22 de outubro de 2001. RDC Anvisa 56/2009 – Proíbe em todo território nacional o uso dos equipamentos para bronzeamento artificial, com finalidade estética, baseada na emissão da radiação ultravioleta (UV). Em âmbito estadual, a fiscalização cabe à Secretaria Estadual de Saúde, conforme o Código Estadual de Saúde. Além do cumprimento das exigências anteriores, é necessário pesquisar junto à Prefeitura Municipal a legislação aplicada ao negócio de estética. É importante também observar: Para a instalação do negócio é necessário realizar consulta prévia de endereço na Prefeitura Municipal/Administração Regional, sobre a Lei de Zoneamento. É necessário observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). A Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006 (Estatuto da Micro e Pequena Empresa) e suas alterações estabelecem o tratamento diferenciado e simplificado para micro e pequenas empresas. Isso confere vantagens aos empreendedores, inclusive quanto à redução ou isenção das taxas de registros, licenças etc. 55 Estrutura Para a estrutura, deve-se fazer um planejamento, definindo-se antecipadamente todas as atividades que serão ofertadas ao cliente, bem como as exigências estruturais para a prestação deste serviço. Fonte: trinks.com Para a estrutura de um centro de estética estima-se ser necessária uma área com flexibilidade para ampliação conforme o desenvolvimento do negócio. O ambiente pode ser dividido em gabinetes individuais para atendimento, banheiros, recepção, sala de espera e escritório. Deve-se fazer um planejamento, definindo-se antecipadamente todas as atividades que serão ofertadas ao cliente, bem como as exigências estruturais para a prestação deste serviço. (SEBRAE, 2020) Para a implantação de um Centro de Estética, será importante o desenvolvimento de um projeto arquitetônico, considerando-se as normas e práticas de biossegurança, de forma a promover o bem-estar para clientes e funcionários. Deve-se pensar ainda na possibilidade de futuras ampliações conforme o desenvolvimento do negócio. (SEBRAE, 2020) O espaço deve oferecer instalações elétricas e hidráulicas em boas condições, com um ambiente bem iluminado, paredes e pisos claros e laváveis. É necessário transmitir a impressão de limpeza. O investimento inicial para abrir 56 um centro de estética pode variar conforme a quantidade de serviços que serão oferecidos, a média de atendimentos previstos, as instalações etc. (SEBRAE, 2020) É importante alertar aos futuros empreendedores que o valor do aluguel do estabelecimento não poderá comprometer de forma significante o faturamento do empreendimento, haja vista que será necessário ainda a quitação de outras despesas da empresa, como água, luz, internet telefone, remuneração dos empregados, impostos etc. Para dar tratamento profissional ao negócio é fundamental oferecer facilidade para estacionar e ter sala de espera – ou ao menos algumas cadeiras – com direito a cafezinho, água, revistas, TV ou música ambiente. É o mínimo de conforto a ser ofertado para público de qualquer classe social. (SEBRAE, 2020) De acordo com a Agência Nacional de Vigilância Sanitária - ANVISA, para a implantação de uma Clínica/Centro de Estética, será importante o desenvolvimento de um projeto arquitetônico, considerando-se as normas e práticas de biossegurança, de forma a promover o bem-estar para clientes e funcionários. Deve-se pensar ainda na possibilidade de futuras ampliações conforme o desenvolvimento do negócio. Equipamentos e matérias primas (SEBRAE, 2020) Fonte: alugueldelasers.com.br http://www.alugueldelasers.com.br/ 57 A disposição dos equipamentos é importante para a integração das atividades do estabelecimento. Portanto, ao fazer o layout da clínica, o empreendedor deve levar em consideração a ambientação, decoração, circulação, ventilação e iluminação. Na área externa, deve-se atentar para a fachada, letreiros, entradas, saídas e estacionamento. Os principais equipamentos de um centro de estética estão relacionados a seguir. Os equipamentos devem estar conservados, limpos e em bom funcionamento, para garantir a produtividade do negócio e a segurança dos funcionários. É importante lembrar que esta lista de aparelhos e equipamentos é não exaustiva. O mercado da beleza e estética apresenta uma infinidade de soluções que devem ser utilizadas de acordo com o objetivo do negócio e dos serviços que serão ofertados. A gestão de estoques apresenta particularidadesde acordo com o tipo do negócio - comércio ou prestação de serviço. De qualquer forma, deve-se buscar a eficiência nesta gestão, sendo que o estoque de mercadorias deve ser suficiente para o adequado funcionamento da empresa, mas mínimo, para reduzir o impacto no capital de giro. Para atuar no ramo de beleza, o empreendedor deverá buscar sempre manter em estoque quantitativo suficiente para o atendimento ao público, tendo em vista que geralmente a procura pela execução dos procedimentos é realizada com agendamento próximo ou muitas vezes solicitado no momento do orçamento. Durante o processo de compra dos materiais deverá ser verificado se os produtos a serem adquiridos estão com situação regular perante os órgãos de fiscalização competentes. Se tiver dúvida, peça para ver o rótulo do produto. Nele você encontra o número do registro ou notificação na Anvisa, orientações de uso, advertências e a data de validade. Deve também ser verificado constantemente a data de validade dos produtos estocados. A Anvisa também disponibiliza portal eletrônico para a verificação de produtos devidamente registrados: http://portal.anvisa.gov.br/consulta-produtos- registrados. 58 Colaboradores para os quadros administrativos e profissional. A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento e aos serviços oferecidos. Para um centro/clínica de estética de pequeno porte pode-se começar com quatro profissionais, sendo: (SEBRAE, 2020) I. Um recepcionista Principais atribuições: Recepcionam e prestam serviços de apoio a clientes. Prestam atendimento telefônico e nas redes sociais próprias do estabelecimento. Realizam agendamento de procedimentos, organizam informações e planejam a agenda de trabalho do cotidiano e demais atividades pertinentes a função. II. Dois Esteticistas Principais atribuições: O Esteticista é a profissional especialista em tratamentos de beleza e saúde limpeza de pele, maquiagem, pré e pós- operatórios e tratamentos para queimados. Uma Esteticista visa à manutenção da saúde, da beleza e do bem-estar, por meio de cosméticos e aparelhos de alta tecnologia III. Um responsável pelo administrativo: o proprietário poderá ser o responsável pelas atividades administrativas, financeiras, de controle de estoque de materiais, gestão dos recursos humanos e da prestação dos serviços. Deve ter conhecimento da gestão do negócio, do processo produtivo e do mercado. Importante informar que a Lei nº 12.592, de 2012 reconhece os profissionais de beleza e torna obrigatório o seguimento das normas da Anvisa. Essa medida abrirá caminhos para novas ações da Anvisa na proteção de cabeleireiros, manicures, esteticistas e seus clientes. Ainda neste item pessoal, além dos profissionais que devem compor a equipe, atenção especial deve ser dada à questão de segurança do trabalho e saúde ocupacional. (SEBRAE, 2020) Os funcionários devem participar de capacitações que orientem sobre os cuidados necessários na manipulação de produtos químicos e do manuseio dos 59 equipamentos, além das informações sobre o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI). A estrutura do todo o estabelecimento também deve ser compatível com a realização das atividades, no sentido de não expor ou promover sobrecarga no profissional que atua neste local. (SEBRAE, 2020) 60 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRASIL. MINISTÉRIO DA INFRAESTRUTURA. Portal da Estratégia. Uma história da gestão. Disponível em: https://canaldoservidor.transportes.gov.br/ultimas-noticias/658-uma- hist%C3%B3ria-da- gest%C3%A3o.html#:~:text=Quer%20se%20trate%20de%20neg%C3%B3cios, se%20a%20gest%C3%A3o%20for%20competente.&text=Acad%C3%AAmicos %2C%20empres%C3%A1rios%20e%20pol%C3%ADticos%2C%20desde,a%2 0diversos%20temas%20da%20gest%C3%A3o. Acesso em: mar.2021. CRUZ PEDRO, M. GESTÃO DE ATITUDES E COMPORTAMENTOS NO TRABALHO: UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. RELATÓRIO DE ESTÁGIO CURRICULAR PARA OBTENÇÃO DE GRAU MESTRE EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EMPRESARIAL PELA FACULDADE DE DIREITO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA. Acesso em: mar. 2021. CHIAVENATO, R. 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SOUSA, N.B. Gestão Comercial & Vendas. 1º Edição – SP – 2011 – Atualizado em 2016. Editora Clube dos Autores/ AGBOOK SÃO PAULO – SP.
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