Anexo 01 - apresentação e ordenação dos documentos (checklist 2024)

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MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DAS CRECHES
ANEXO 01 - APRESENTAÇÃO E ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS(CHECKLIST)
Atenção! Todos os documentos digitalizados devem ser apresentados na ordem desseanexo, respeitando as mesmas características dos documentos originais, estarem legíveis,sem alterações no layout e em formato PDF. As folhas devem ser carimbadas e rubricadas,NÃO sendo necessário paginar, usando carimbo como no modelo abaixo:
1. Outros documentos poderão ser solicitados na ocasião da análise da Prestação de Contas, para suadevida aprovação;
2. As assinaturas não podem ser reaproveitadas de um documento para o outro, cada documento deveráser assinado individualmente a próprio punho ou digitalmente, neste caso constando validação queconfirme a autenticidade do mesmo;
3. Caso a Célula de Prestação de Contas suscite alguma dúvida em relação aos documentosdigitalizados, esta pode requerer que a OSC apresente o documento original para conferência;
4. Os documentos deverão ser digitalizados, não fotografados com sombreados e/ou partes de outrosdocumentos;
5. Ao utilizar o carimbo do presidente em qualquer documento, este deverá conter as informações docargo em que o mesmo ocupa na instituição, não de cargos ou funções anteriores ou paralelos;
6. Consulte sempre o Manual de Prestação de Contas mais atual para mais orientações;
7. Todo o ressarcimento deverá vir acompanhado de uma nota explicativa esclarecendo o procedimentorealizado;
8. Outros documentos que não constam neste checklist poderão ser solicitados a qualquer tempo até aabertura do processo de prestação de contas.
PARTE 01 - DOCUMENTOS BÁSICOS
· Ofício de encaminhamento padrão (anexo 02).- deve constar as informações básicas da instituição, telefone para contato e e-mail atualizados.- a data que deve constar no ofício deve ser a última data (a mais recente) dentre todos os documentos daprestação de contas, assim toda vez que for adicionado algum documento que a data esteja posterior a data doofício de encaminhamento, esta deve-se fazer a atualização.- a numeração deste ofício deve ser única por creche e diferente da do ofício de solicitação de juros e multa.
· RG e CPF do presidente, ou do responsável pela entidade com documentação de procuração.
· Estatuto da Entidade com o nome do presidente e os seus representantes (excepcionalmente na 1ª parcela ouquando houver alterações no quadro de representantes da entidade, podendo apresentar a ata de assembleia)
- deve conter as informações do atual presidente. Caso haja troca de representantes durante a execução de algumaparcela, apresentar documento constando informações do presidente anterior.
· Balancete financeiro padrão (anexo 03).- a soma de todas as receitas deve ser igual a soma de todas as despesas.
· Extratos da Conta corrente e Aplicação (investimentos);- devem constar no documento todos os meses referentes à parcela até a data de entrega da Prestação de Contas(para a última parcela o extrato deverá vir com saldo final zero, demonstrando também a transferência feita dosaldo de banco para o FME). Atentar para os diferentes tipos de investimentos e para que o saldo final em contacorrente não esteja negativo (débito ou em vermelho).
· Comprovante de devolução do saldo de banco para o FME, excepcionalmente na última parcela;
· Solicitação por oficio na prestação de contas a consideração de juros e multas dos encargos sociaisreferente a parcela (caso necessário);- a numeração deste ofício deve ser única por creche e diferente da do ofício de encaminhamento.
PARTE 02 - DOCUMENTAÇÃO POR MÊS:
 Ordenar a documentação a seguir obedecendo a sequência para cada mês
1. Folha indicando a creche e o mês referente.2. Analítico de despesas padrão 2024 (anexo 04)2.1 Analítico de despesas relativo ao 13º salário (anexo 4.1). (colocar antes, caso o pagamento do 13º saláriotenha sido feito anterior a folha regular do mês).- com os nomes dos funcionários dispostos em ordem alfabética, sem alterações na configuração do documento(sem distorções), adição ou exclusão de algum item.
3. Folha de pagamento.3.1 Folha de pagamento relativo ao 13º salário (colocar antes, caso o pagamento do 13º salário tenha sido feitoanterior a folha regular do mês).- deve constar o mês de competência, nome da entidade e creche, nome do funcionário, função, admissão, saláriobase/base de cálculo, adicionais, dias trabalhados e horas trabalhadas, salário família, descontos, licença doençaou licença maternidade; Assinatura do funcionário conforme documento oficial válido e data.
4. RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo, deve indicar o período trabalhado: início e término; e funçãoexercida.- necessita de processo com autorização da COEPRO, e;- autorização para a função exercida emitida pela COEPRO.
5. Documentação para cada funcionário:5.1 Autorização para a função exercida emitida pela COEPRO;5.2 Contrato de Trabalho com todas as informações necessários especificando o período do contrato;5.3 CTPS digital (Carteira Digital), esta deve vir com carimbo e assinatura do presidente ao final da folha;5.4 Cópia do RG e CPF;5.5 Comprovante de escolaridade correspondente ao cargo que irá exercer;5.6 Certidão ou identidade dos filhos dependentes menores de 14 anos, se houver.- para os funcionários de RPA, apresentar a documentação pertinente.- toda a documentação deve seguir a ordem em que os nomes aparecem no analítico de despesas para cadafuncionário.
6. Documento que comprove período de licença doença e licença maternidade, quando houver; caso operíodo de licença englobe meses de parcelas diferentes, apresentar documento no referido mês. Ex.:licença que comece em agosto (2ª parcela) e continue em setembro (3ª parcela), deve constar em ambosos meses.
7. Rescisões:7.1 Carteira Digital constando as informações da baixa (rescisão contratual) do funcionário;7.2 Aviso prévio assinado pelo funcionário;7.3 Termo de Rescisão;7.4 Comprovante de pagamento rescisório;7.5 Demonstrativo do FGTS;7.6 Extrato completo do FGTS com saldo inicial e final ZERO, constando todos os depósitos até a rescisão;7.7 GRRF - Identificador igual ao do demonstrativo rescisório;7.8 Comprovante de pagamento da GRRF.- toda a documentação deve seguir a ordem em que os nomes aparecem no analítico de despesas para cadafuncionário.
8. Vale Alimentação; em caso de pagamento feito com cartão, apresentar a seguinte documentação:8.1 - Recibo padrão (anexo 05);8.2 - Nota fiscal;- deve conter no documento, além do nome da entidade, o nome da creche mesmo que possua apenas uma.8.3 - Relatório da empresa, especificando o nome da creche, assinado por cada funcionário, discriminando osvalores recebidos por cada um;8.4 - Boleto pago;8.5 - Certidões negativas (conjunta, FGTS, Estadual e ISS - Sefin);8.6 - Cartão do CNPJ.- para descontos ou adicionais no vale alimentação, apresentar demonstrativo informando o nome do funcionário,o valor e a que dia e mês se refere o desconto e/ou adicional.
9. Comprovante de pagamento dos funcionários; (caso tenha ocorrido ressarcimento, apresentar notaexplicativa explicando o procedimento junto do comprovante de ressarcimento).
10. Encargos Sociais:10.1 Guia única de INSS, PIS e IRRF (através do Documento de Arrecadação de Receitas Federais) comcomprovante de pagamento e de transferência para conta individual da creche.- deve apresentar o comprovante de transferência do valor devido da creche para conta particular, quando aentidade houver mais de um Termo de Colaboração;
- para pagamento do IRRF com mês de competência e ocorrência do fato gerador divergentes, apresentar quadrodemonstrativo junto de nota explicativa.
10.2 Apresentar Demonstrativo Detalhado GPS do mês correspondente;10.3 Apresentar nota explicativa acompanhada de um quadro (planilha) discriminando o cálculo realizado para sechegar ao valor devido de cada imposto ou contribuição do mês correspondente para cada creche gerenciada pelainstituição;10.4 Guia de FGTS com comprovante de pagamento e ressarcimento, este se houver;
- a partir de março/2024, a guia única de FGTS (FGTS Digital) deverá
vir acompanhada de planilhadiscriminando o cálculo realizado referente à cada creche para se chegar ao valor devido do benefício.
10.5 Guia de ISS com comprovante de pagamento e ressarcimento, este se houver ;10.6 Guia de GRRF se tiver sido gerada apenas uma para todos os funcionários com comprovantes de pagamentoe ressarcimento, este se houver.- quando o encargo social for pago com recurso próprio e a entidade estiver sido ressarcida, apresentarcomprovante de ressarcimento para cada encargo pago;- todo ressarcimento deve vir acompanhado de uma nota explicativa esclarecendo o procedimento.
11. Planilha elaborada pela entidade demonstrando os valores referentes às despesas pagas de cada crechepelo termo e pela própria entidade (recurso próprio), incluindo os ressarcimentos feitos quando houver.
12. Arquivo SEFIP:12.1 R.E (Relação dos trabalhadores constante no arquivo SEFIP);12.2 Relatório Analítico da GRF;- a partir de março/2024, apresentar a Relação dos Trabalhadores emitida pelo FGTS Digital.
13. Relatórios da DCTFWeb:13.1 Relatório Analítico INSS DCTFWeb;13.2 Relatório da Declaração Completa;13.3 Relatório Resumo de Débitos.- constando as informações referentes à: contribuição previdenciária segurados, contribuição patronal econtribuição para outras entidades e fundos.
14. Guia de Cagece, mesmo que o documento não esteja nominal à entidade. (caso a creche disponha de poçoprofundo ou meios semelhantes, apresentar exame de potabilidade da água junto de uma notaexplicativa).15. Comprovante de pagamento eletrônico da Cagece, mesmo que paga com recurso próprio.- deve apresentar também o comprovante de ressarcimento junto de uma nota explicativa esclarecendo oprocedimento, caso o pagamento tenha sido feito com recurso próprio e a entidade esteja se ressarcindo.
16. Guia de Enel, mesmo que o documento não esteja nominal à entidade.17. Histórico de pagamento emitido no portal da Enel;18. Comprovante de pagamento eletrônico da Enel, mesmo que paga com recurso próprio.- deve apresentar também o comprovante de ressarcimento junto de uma nota explicativa esclarecendo oprocedimento, caso o pagamento tenha sido feito com recurso próprio e a a entidade esteja se ressarcindo.
19. Material didático:19.1 - Recibo padrão devidamente preenchido (anexo 05);- todos os espaços devem ser preenchidos.19.2 - Nota fiscal didático (com carimbo do termo e do atesto assinado pelo (a) coordenador (a));- deve conter no documento, além do nome da entidade, o nome da creche, mesmo que possua apenas uma.19.3 - Mínimo de 3 Orçamentos na ordem da menor cotação para a maior;- deve conter no documento, além das informações da entidade, o nome da creche mesmo que possua apenas uma,e;- deve conter as informações do CNPJ da empresa, assinatura do responsável/representante da empresa em canetaazul e a indicação da função de quem assina.19.4 – Cartão do CNPJ de cada empresa participante, seja o vencedor ou perdedor da pesquisa de preço; colocardocumento completo após o orçamento de cada proponente;19.5 - Consolidação de preços padrão (anexo 06);19.6 - Comprovante de pagamento eletrônico;- a transferência eletrônica deve ser feita para a empresa que realizou a venda do material, não sendo possível emnome de terceiros.19.7 - Nota explicativa, no caso do pagamento ter ocorrido com recurso próprio e a entidade esteja seressarcindo;19.8 - Certidões negativas (FGTS, ESTADUAL E DE DÉBITOS RELATIVOS AOS TRIBUTOS FEDERAIS EA DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO);
20. Material de Limpeza e higiene:20.1 - Recibo padrão devidamente preenchido (anexo 05);- todos os espaços devem ser preenchidos.20.2 - Nota fiscal de limpeza e higiene (com carimbo do termo e do atesto assinado pelo (a) coordenador (a));- deve conter no documento, além do nome da entidade, o nome da creche, mesmo que possua apenas uma.20.3 - Mínimo de 3 Orçamentos na ordem da menor cotação para a maior;- deve conter no documento, além das informações da entidade, o nome da creche mesmo que possua apenas uma,e;- deve conter as informações do CNPJ da empresa, assinatura do responsável/representante da empresa em canetaazul e a indicação da função de quem assina.20.4 – Cartão do CNPJ de cada empresa participante, seja o vencedor ou perdedor da pesquisa de preço; colocardocumento completo após o orçamento de cada proponente;20.5 - Consolidação de preços padrão (anexo 06);20.6 - Comprovante de pagamento eletrônico;- a transferência eletrônica deve ser feita para a empresa que realizou a venda do material, não sendo possível emnome de terceiros.20.7 - Nota explicativa, no caso do pagamento ter ocorrido com recurso próprio e a entidade esteja seressarcindo;20.8 - Certidões negativas (FGTS, ESTADUAL E DE DÉBITOS RELATIVOS AOS TRIBUTOS FEDERAIS EA DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO);
21. Material de Manutenção ou Serviço de Pequenos Reparos:21.1 - Recibo padrão devidamente preenchido (anexo 05);- todos os espaços devem ser preenchidos.21.2 - Nota fiscal de manutenção (com carimbo do termo e do atesto assinado pelo (a) coordenador (a));- deve conter no documento, além do nome da entidade, o nome da creche, mesmo que possua apenas uma.21.3 - Mínimo de 3 Orçamentos na ordem da menor cotação para a maior;- deve conter no documento, além das informações da entidade, o nome da creche mesmo que possua apenas uma,e;- deve conter as informações do CNPJ da empresa, assinatura do responsável/representante da empresa em canetaazul e a indicação da função de quem assina.21.4 – Cartão do CNPJ de cada empresa participante, seja o vencedor ou perdedor da pesquisa de preço; colocardocumento completo após o orçamento de cada proponente;21.5 - Consolidação de preços padrão (anexo 06);21.6 - Comprovante de pagamento eletrônico;- a transferência eletrônica deve ser feita para a empresa que realizou a venda do material, não sendo possível emnome de terceiros.21.7 - Nota explicativa, no caso do pagamento ter ocorrido com recurso próprio e a entidade esteja seressarcindo;21.8 - Certidões negativas (FGTS, ESTADUAL, DÉBITOS RELATIVOS AOS TRIBUTOS FEDERAIS E ADÍVIDA ATIVA DA UNIÃO E ISS - SEFIN, ESTA NO CASO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS);
22. Aquisição de Gás:22.1 - Recibo padrão devidamente preenchido (anexo 05);- todos os espaços devem ser preenchidos.22.2 - Nota fiscal da aquisição de gás (com carimbo do termo e do atesto assinado pelo (a) coordenador (a));- deve conter no documento, além do nome da entidade, o nome da creche, mesmo que possua apenas uma.22.3 - Mínimo de 3 Orçamentos na ordem da menor cotação para a maior;- deve conter no documento, além das informações da entidade, o nome da creche mesmo que possua apenas uma,e;- deve conter as informações do CNPJ da empresa, assinatura do responsável/representante da empresa em canetaazul e a indicação da função de quem assina.22.4 – Cartão do CNPJ de cada empresa participante, seja o vencedor ou perdedor da pesquisa de preço; colocardocumento completo após o orçamento de cada proponente;22.5 - Consolidação de preços padrão (anexo 06);22.6 - Comprovante de pagamento eletrônico;- a transferência eletrônica deve ser feita para a empresa que realizou a venda do material, não sendo possível emnome de terceiros.22.7 - Nota explicativa, no caso do pagamento ter ocorrido com recurso próprio e a entidade esteja seressarcindo;22.8 - Certidões negativas (FGTS, ESTADUAL E DE DÉBITOS RELATIVOS AOS TRIBUTOS FEDERAIS EA DÍVIDA ATIVA DA UNIÃO).
· Excepcionalmente quando for paga a 2ª parcela do 13º salário no mês de dezembro, os comprovantes depagamento do 13ª salário deverão vir antes das rescisões, item 8;
· Para o 13º salário, o analítico de despesas a ser apresentado é o anexo 4.1.