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Stefano Calicchio A ANÁLISE SWOT EM 4 ETAPAS UUID: 8814c168-1bc7-4fab-bb7d-6bb715b3fbb0 This ebook was created with StreetLib Write http://write.streetlib.com http://write.streetlib.com toc Introdução PASSO 1: O QUE É ANÁLISE DE SWOT E COMO FUNCIONA ETAPA 2: ESTRATÉGIAS DE PREPARAÇÃO E CONSTRUÇÃO PASSO 3: COMO CONSTRUIR UMA ANÁLISE SWOT PASSO 4: MELHORES PRÁTICAS, ERROS COMUNS E EXEMPLOS OPERACIONAIS Conclusão Teste de auto-avaliação Soluções Introdução "É melhor acender uma pequena vela, do que amaldiçoar a escuridão". Confucio O que é a Análise Swot e como é que funciona? Por quem pode ser utilizado e com que objectivos? Como pode esta ferramenta fazer a diferença no desenvolvimento da carreira de uma pessoa ou no crescimento de uma organização inteira? A Análise Swot é uma técnica concebida entre os anos 60 e 70 na Universidade de Stanford, com o objectivo de realizar uma avaliação estratégica de um negócio ou projecto empresarial, a fim de facilitar decisões de alto impacto com vista a alcançar o objectivo. Nos primeiros períodos de aplicação, esta técnica ganhou um lugar de grande importância nos modelos organizacionais, mas foi nos anos seguintes que a sua eficácia levou a uma extensão das áreas de aplicação originais, tanto que hoje a matriz Swot é utilizada por milhões de pessoas não só nos negócios, mas também em organizações públicas e sem fins lucrativos, espaços institucionais e mesmo por indivíduos, para planear e tomar decisões a nível pessoal. Por outro lado, a grelha que pode ser obtida através da análise Swot é capaz de oferecer uma secção transversal detalhada dos pontos fortes e fracos de um cenário actual, bem como uma visão clara das oportunidades e ameaças futuras decorrentes do contexto externo. Neste guia, exploraremos juntos como a Swot Analyisis funciona numa perspectiva operacional, dando-lhe toda a informação de que necessitará para aprender a fazer matrizes eficazes. No decurso da redacção deste manual, fixei- me o objectivo de lhe oferecer um texto que possa realmente acrescentar valor ao tempo que passa a lê-lo, maximizando o espaço disponível e garantindo ao mesmo tempo uma abordagem simples mas não simplista do assunto. O meu objectivo é fornecer ao leitor conceitos-chave funcionais, eficazes e bem expressos, de modo a assegurar a aquisição de conhecimentos úteis para obter uma vantagem competitiva no mundo do trabalho e dos negócios. Nas páginas seguintes irá descobrir a eficácia que uma análise fundamentada do contexto em que opera pode ter, também através de estudos de casos reais. Mas também descobrirá como a análise Swot lhe permite fazer análises construtivas e pouco comuns de possíveis cenários alternativos para o desenvolvimento da sua carreira ou da empresa para a qual trabalha de uma forma ágil e flexível. Finalmente, a abordagem em quatro etapas com que optei por criar este guia irá ajudá-lo através da esquematização dos vários tópicos, mas dentro do livro também será encorajado a tomar em mãos a informação descrita e a pô-la em prática através de um processo gradual. A esperança é que ao proceder desta forma, poderá beneficiar o mais possível deste manual. Dito isto, se agora estiver curioso para saber como tirar o máximo partido da Análise Swot, tudo o que tem de fazer é virar a página e começar a ler! PASSO 1: O QUE É ANÁLISE DE SWOT E COMO FUNCIONA "O estilo Toyota não se trata de criar resultados através de trabalho árduo. O nosso é um sistema que afirma que não há limites para a criatividade das pessoas. As pessoas não vão à Toyota para trabalhar, vão à Toyota para pensar". Taiichi Ohno A história da análise Swot e a sua contínua difusão dentro de organizações empresariais e instituições públicas testemunha quão útil esta técnica pode ser para planear estrategicamente um projecto e tomar melhores decisões em contextos de mercado cada vez mais difíceis e complexos. É evidente que um tal sucesso não poderia ser alcançado sem premissas concretas: esta ferramenta parece caracterizar-se por uma flexibilidade extraordinária, tanto que uma vez aprendida pode ser facilmente aplicada a uma empresa, a um sector empresarial, a um produto, a um projecto sem fins lucrativos, mas também ao plano de carreira de um indivíduo. Apesar das múltiplas áreas de utilização actuais, os antecedentes iniciais da Análise Swot continuam a ser o ambiente empresarial. Como acabou de ser mencionado na introdução, a literatura científica disponível sobre o assunto traça os primeiros usos desta matriz desde os anos 50 e 60. O período histórico não é acidental, uma vez que coincide com a recuperação do comércio mundial após o declínio da economia de guerra da década anterior. A revitalização dos mercados ocidentais e o forte crescimento do consumo durante esse período criaram as condições ideais para um forte crescimento das empresas em todos os sectores, mas ao mesmo tempo tornaram o ambiente em que as empresas estavam a operar cada vez mais competitivo. A matriz Swot respondeu assim à necessidade de planear estrategicamente e racionalmente o acesso aos mercados. O investigador Albert Humphrey estava na altura à frente de um grupo de investigação na Universidade de Stanford, analisando os dados então disponíveis dos arcos da Fortune 500. No decurso do seu trabalho, cedo percebeu que as empresas capazes de produzir melhores resultados e de os manter ao longo do tempo se distinguiam pela sua capacidade de visar estrategicamente os seus clientes potenciais e adquiridos. É de notar que a fase inicial da adopção da Swot foi bastante silenciosa, considerando que o próprio Humphrey nunca reivindicou a criação da técnica para si próprio. Provavelmente não sentiu necessidade disso, também porque inicialmente não foi dada muita atenção ao assunto. Foi apenas nos anos 80 que uma grande proliferação na utilização de matrizes Swot começou a instalar-se, que rapidamente encontrou um lugar nas publicações científicas e revistas universitárias dedicadas à gestão, enquanto que o mundo empresarial e, em particular, os sectores do marketing e da organização empresarial introduziram a técnica e incluíram-na entre as melhores práticas de gestão. A partir desse momento, o sucesso da Análise Swot tornou-se imparável. Segundo Humphrey, a grande utilidade desta ferramenta estava relacionada com as possibilidades de gerir e montar a mudança. Isto porque existe muitas vezes um fosso entre o que uma organização é capaz de fazer e o que realmente alcança. A Análise Swot, se utilizada correctamente e com constância, permite encurtar esta distância de uma forma simples e eficaz. O valor estratégico do instrumento parece portanto fundamental num contexto como o de hoje, porque hoje em dia é cada vez mais complicado fazer escolhas: por um lado, o tempo necessário para reunir informações úteis para ter uma imagem completa da situação foi reduzido. Por outro lado, o gestor, executivo ou decisor empresarial é confrontado com um mundo cada vez mais complicado. Este é um cenário que se torna concreto independentemente do ambiente de trabalho tomado em consideração: quer esteja a operar numa grande empresa multinacional ou a lidar com o mercado como profissional ou proprietário de uma pequena empresa, os resultados obtidos serão o resultado da sua capacidade de tomar decisões estratégicas clarividentes. Para ser bem sucedido neste objectivo, terá, portanto, de estar preparado para uma série de factores. Estes incluem, por exemplo: tipo de ambiente em que você ou a sua organização está a operar; os recursos, aptidões e competências que se podem gastar no mercado; uma visão clara dos desafios que irá enfrentar; uma consciência de que estes desafios também contêm boas oportunidades de melhoria. Muitos gestores bem sucedidos são capazes de organizar inconscientemente os seus recursos de modo a estarem bem preparados para mudanças súbitas de cenário e situações imprevistas. A análise Swot permite-lhe ter sempre na ponta dos dedos um esboço de referência da situaçãodo mercado e dos desafios/oportunidades que inevitavelmente terá de enfrentar. Por outro lado, cada empresa, a fim de alcançar os resultados desejados, deve analisar o que produzir e como produzi-lo, organizando as melhores competências. A estratégia paradigmática - estrutura (Chandler, 1962), postula desde meados do século passado uma relação linear entre estes elementos. O gestor, o empresário ou o profissional encontram-se na sua vida quotidiana a administrar continuamente alguns passos fundamentais, que eles compreendem: definindo a estratégia a seguir; decidir como implementá-la através das acções a empreender para alcançar os objectivos; organizando uma estrutura útil para adaptar estes elementos ao mercado. O método Swot Analysis pode ajudar a enfrentar e resolver de forma óptima as tarefas organizacionais que acabam de ser destacadas, porque num contexto difícil a abordagem estratégica linear (caracterizada pela centralização do poder de decisão) pode ser insuficiente e impraticável. A matriz Swot pode assim favorecer a realização de um ambiente interdependente, ajudando o profissional ou a organização a evoluir e a diferenciar-se através de uma abordagem multifactorial. O valor desta estratégia reside precisamente na sua capacidade de ajudar na elaboração sinergética de factores internos e externos, tornando-os elementos de concepção capazes de encontrar uma aplicação real na lógica operacional da abordagem do mercado. Antes de passarmos ao capítulo seguinte, dedicado às estratégias operacionais da análise SWOT, concentremo-nos no que vimos até agora e descubramos quais são os elementos que compõem a matriz swot: pontos fortes: ou seja, pontos fortes; pontos fracos, ou seja, pontos de fraqueza; oportunidades, um elemento que se refere a oportunidades de mercado; ameaças, um termo que indica as possíveis ameaças que cada empresa é forçada a enfrentar. Neste momento, é necessária uma clarificação. Para permanecer no mercado e continuar a obter lucros, as empresas devem competir: por esta razão, não existe uma "estratégia definitiva" que possa ser aplicada universalmente e de forma omnifuncional ao mercado. Estamos antes a falar de uma metodologia que pode ser aplicada de forma flexível ao desenvolvimento de cenários. Antes de passarmos ao capítulo seguinte, vamos ver juntos uma aplicação prática do que temos visto até agora através de um histórico de casos operacionais. Um caso bem conhecido de gestão organizacional no campo da gestão eficaz é o da Toyota, uma empresa que inventou literalmente um método inovador de organização da produção, derivado de uma filosofia indígena. Estamos a falar de Toyotismo (também conhecido como Toyota Production System), que é um modelo organizacional baseado na ideia de "fazer mais com menos". O que pode parecer impossível levou a um aumento drástico da eficiência em todos os departamentos, compensando assim a falta de recursos que caracterizou o Japão desde o primeiro período pós-guerra. Na Toyota, a produção automóvel passou de uma oferta rígida para uma oferta justa, ou seja, a satisfação da procura real. A relação de confiança entre empregados e a empresa levou ao desenvolvimento de elevadas competências profissionais e autonomia de decisão, mas isto não se limitou à relação entre a empresa e os empregados. Alargou-se a toda a cadeia de fornecimento e partes interessadas, por exemplo, através da procura da Qualidade Total. Um objectivo que foi metaforizado na adopção da palavra japonesa Kaizen, que significa "melhoria contínua", como um lema da empresa. Graças às estratégias que acabam de ser delineadas no TPS, a Toyota conseguiu melhorar a qualidade dos seus produtos, adaptando a produção à procura do mercado e tornando as relações com clientes e partes interessadas mais sólidas, acabando por se tornar um líder mundial no mercado automóvel. Tenha em mente a informação apenas relatada porque nos próximos capítulos iremos construir uma matriz sobre o Toyota a partir destas mesmas noções. Mas antes de chegarmos a esse ponto precisamos de analisar passo a passo quais são os elementos básicos da Análise Swot, que iremos tratar nas páginas seguintes. Os pontos-chave a lembrar antes de passar ao capítulo seguinte: A análise SWOT é uma técnica de planeamento estratégico com uma longa história de sucesso, tendo provado o seu valor tanto na esfera empresarial como pessoal; a ferramenta permite ter sempre à mão um esboço de referência da situação do mercado e dos desafios / oportunidades que surgem; o valor desta estratégia reside precisamente na sua capacidade de ajudar na elaboração sinergética de factores internos e externos, transformando-os em elementos de concepção capazes de encontrar uma aplicação real; um caso bem conhecido de gestão organizacional ideal é o oferecido pela Toyota com o TPS. ETAPA 2: ESTRATÉGIAS DE PREPARAÇÃO E CONSTRUÇÃO "Saber jogar o jogo não é apenas bater bem a bola, mas também fazer a escolha certa, saber quando amortecer ou bater forte, alto, longo, com backspin ou topspin ou plano, e para onde no campo a dirigir. Rafael Nadal Depois de delinear a importância da abordagem estratégica do mercado e o papel que a Análise Swot pode desempenhar neste contexto, chegou o momento de examinar especificamente os elementos que compõem uma matriz Swot. Já vimos que o termo representa a sigla de quatro palavras diferentes: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A fim de podermos aplicar este método de análise, teremos portanto de combinar os elementos acima referidos no âmbito de um projecto de estudo sequencial. De facto, é necessário seguir uma série de passos precisos para assegurar que a matriz possa ser bem elaborada. Em primeiro lugar, é útil compreender a motivação que leva à construção da matriz. Terá então de definir para o que está a trabalhar. No jargão de gestão, diz- se que um objectivo é capaz de funcionar quando é E.M.H.R.T. ou seja.: Específico, ou seja, concreto e com limites claramente marcados; Mensurável, porque pode ser verificado em termos de tempo e resultados; Harmonioso no que respeita às opiniões da organização e das partes interessadas; Realista, portanto exequível com os recursos e o tempo disponíveis; Temporal, ou seja, mensurável com base num plano bem calendarizado. Uma vez que tenha um objectivo claro e bem formado, pode prosseguir com a construção da matriz. No eixo horizontal encontraremos listadas as qualidades úteis para alcançar os objectivos e as que são prejudiciais ou contraproducentes. No eixo vertical, teremos os elementos internos da organização e os externos, relacionados com o mercado em que o profissional ou empresa está a operar. As diferentes combinações dos elementos acima referidos ajudam a fornecer uma imagem completa da situação e, portanto, a ganhar consciência das acções que devem ser realizadas para alcançar o resultado desejado. A análise Swot pode portanto ajudar a compreender se o objectivo que está a ser perseguido está bem formado, se é consistente com as possibilidades presentes no mercado e quais são as acções que podem ser tomadas para o alcançar. Se o objectivo se revelar incompatível, será possível agir em tempo útil com uma abordagem flexível, substituindo-o por um objectivo mais coerente. Uma vez dado este passo, será então necessário realizar avaliações ambientais da situação actual, comparando-a com os próprios produtos e avaliando o seu valor residual para o mercado. Neste sentido, parece útil realizar avaliações sobre o ciclo de vida do produto ou serviço, de modo a poder intervir com actualizações ou actividades de reposicionamento. Podemos então passar à representação de questões estratégicas, ou seja, os factores-chave de desenvolvimento sobre os quais intervir para alcançar os objectivos definidos no início da análise SWOT. Será também durante esta fase que será feita uma avaliação dos pontos críticos e dos possíveis factores-chave sobre os quais se poderá exercer um efeito de alavanca a fim de abordar os seus objectivos.O grande ponto de alavancagem desta ferramenta é que ela pode facilmente adaptar-se a um grande número de situações e contextos, desde o funcionamento do profissional que pretende optimizar a sua consultoria até à grande multinacional que tem de enfrentar objectivos de desenvolvimento em múltiplos mercados. Outro ponto interessante diz respeito à capacidade da análise Swot de transformar situações difíceis em oportunidades reais. Se utilizada correctamente, a flexibilidade desta estratégia permite uma renovação contínua. A chave está em mudar a perspectiva a partir da qual se olha para o contexto em que se opera. Por outro lado, o mundo dos negócios está cheio de exemplos semelhantes. Vejamos juntos um verdadeiro estudo de caso. Em meados dos anos 90, a Dell utilizou uma análise SWOT para tentar consolidar a sua posição no mercado. Durante esse período da história da empresa, sofreu particularmente com a concorrência de fabricantes com uma marca mais forte e uma distribuição mais generalizada, como foi o caso da Compaq ou Ibm. Por conseguinte, tentou transformar o seu ponto fraco numa oportunidade de desenvolvimento, decidindo vender os seus produtos directamente aos clientes. Descobriu que os compradores eram muito mais competentes do que se pensava anteriormente e sabiam exactamente o que queriam. Com os resultados da análise Swot, o seu objectivo era criar uma relação directa com os seus clientes, criando produtos altamente personalizáveis e utilizando o feedback que recebeu para trabalhar em elementos como o design ou as práticas de atendimento ao cliente. Actuar na distribuição, escolhendo um caminho diferente do tradicional retalho, acabou por ser uma oportunidade útil para a Dell repensar o marketing, consolidar a sua marca e adoptar o novo modelo de negócio que permitiu à empresa desenvolver-se. Histórico de casos - Esquema de Análise Linear Swot pontos fortes: vendas directas aos clientes; pontos fracos: baixa presença nas redes de venda; oportunidades: reconhecimento do papel central dos clientes; ameaças: forte concorrência e baixa notoriedade da marca no mercado de referência. Para concluir, uma análise Swot bem elaborada deve conduzir inevitavelmente ao início de uma intensa actividade de monitorização, a fim de mapear a posterior execução das decisões tomadas e de fazer práticas úteis para corrigir o tiroteio, com base no feedback recebido do mercado. Os pontos-chave a lembrar antes de passar ao capítulo seguinte: A fim de realizar uma análise Swot correcta, é necessário antes de mais definir os objectivos a atingir; os objectivos devem ser E.M.H.R.T., ou seja, seleccionados com base em princípios formais e concretos; a grande força da Análise Swot reside na sua capacidade de transformar as ameaças presentes no mercado em oportunidades de desenvolvimento; a história das empresas de sucesso está cheia de exemplos semelhantes, como no caso da Dell, descrito no capítulo. PASSO 3: COMO CONSTRUIR UMA ANÁLISE SWOT "Cada falha é simplesmente uma oportunidade de se tornar mais esperto". Henry Ford Tendo em conta o que vimos até agora, neste capítulo passaremos da teoria à prática, mostrando-vos como se forma uma análise swot bem estruturada. Lembre-se que a matriz prevê, antes de mais nada, uma digitalização interna e externa dos elementos envolvidos no processo de planeamento estratégico. Através deste passo, será então possível, em primeiro lugar, obter uma imagem clara da situação e, em segundo lugar, reconhecer elementos úteis para produzir um verdadeiro empoderamento das oportunidades disponíveis (muitas vezes não reconhecidas devido à falta de consciência). Dissemos que os quatro elementos básicos da matriz SWOT são, respectivamente: Strenghts (forças) Weaknesses (pontos fracos) Opportunities (oportunidades); Threats (riscos). Vamos ver juntos como construir a matriz a partir de um ponto de vista gráfico A representação gráfica da matriz Swot permite verificar imediatamente se o objectivo fixado antes da sua realização é alcançável em relação às provas reportadas na grelha. A fim de verificar eficazmente estes dados, é útil avaliar uma série de características para cada quadrante. Alguns exemplos de pontos fortes são: ● competências, estratégias de produção ou patentes não detidas pelos concorrentes; ● uma forte posição no mercado e uma marca reconhecida; ● uma boa reputação entre clientes e partes interessadas. As fraquezas incluem o seguinte como exemplos: ● uma falta de cultura empresarial; ● a falta de uma marca reconhecida; ● uma má reputação entre os clientes e no mercado; ● falta de perícia para acompanhar o ritmo do mercado; No que diz respeito a oportunidades, são possíveis exemplos: ● a entrada de novas tecnologias de produção ou de produtos; ● a presença de nichos de mercado que ainda estão por explorar e nos quais se está bem posicionado; ● a eliminação das restrições regulamentares ligadas à produção ou comercialização; ● uma proposta de parceria com uma empresa com uma actividade principal complementar. Finalmente, exemplos de ameaças incluem ● a chegada de um novo concorrente ao mercado; ● a adopção no mercado de uma tecnologia capaz de tornar a nossa linha de produtos obsoleta; ● uma actualização regulamentar que torna necessário reconsiderar os processos de produção. Tendo em conta factores como os que acabamos de mencionar, a matriz pode tornar-se um excelente instrumento de análise também de um ponto de vista estratégico. Na verdade, podemos identificar, para cada quadrante, diferentes soluções a seguir: Vamos entrar nos méritos de cada quadrante: primeiro quadrante: através das quais tentamos perseguir oportunidades potenciais no que diz respeito às fraquezas presentes na empresa; segundo quadrante: estas são estratégias úteis para ultrapassar fraquezas; terceiro quadrante: neste caso será necessário identificar as possíveis acções que podem reduzir a vulnerabilidade da empresa a pressões externas; quarto quadrante: dentro deste quadrante, são estabelecidas estratégias defensivas para evitar o desenvolvimento de pontos fracos ou neutralizar novas ameaças. Ao elaborar a matriz Swot, é portanto importante lembrar que se trata de uma obra dinâmica e não de uma fotografia estática. Muitas vezes este instrumento é traduzido indevidamente numa mera lista de pontos a favor ou contra o próprio objectivo. Esta seria uma oportunidade perdida, dado o excelente potencial de mudança resultante de uma análise Swot bem desenvolvida. Para tentar ajudá-lo a tirar o máximo partido deste manual, no próximo capítulo mostrar-lhe-emos alguns exemplos práticos de Análise Swot e convidá-lo-emos a completá-los juntos. Antes de prosseguir, porém, voltemos aos pontos-chave destas páginas. Os pontos-chave a lembrar antes de passar ao capítulo seguinte: a realização gráfica da Análise Swot permite ter uma imagem visual clara e completa da distância entre a situação actual e o alvo desejado; uma vez realizada a análise, é importante verificar se o objectivo é viável e compatível com os recursos disponíveis e a situação de mercado destacada; os quatro quadrantes SWOT têm um forte valor estratégico porque aproximam as soluções e facilitam a renovação dos caminhos traçados pelo profissional ou pela empresa; ao elaborar a matriz, deve ter-se em conta que se trata de um trabalho dinâmico e não estático, pelo que a ferramenta não deve ser traduzida numa simples lista de tarefas a realizar. PASSO 4: MELHORES PRÁTICAS, ERROS COMUNS E EXEMPLOS OPERACIONAIS "Aquele que não aprende com a história está condenado a repeti-la". George Santayana Chegámos ao capítulo mais operacional deste manual, a parte em que nos vamos dedicar a juntar as peças do puzzle analisando alguns estudos de caso relativos à Análise Swot. A ideia por detrás desta abordagem pragmática é fornecer ao leitor conhecimentos práticos reais, para que o conteúdo deste guia não termine no final da leitura, mas possa dar um valor acrescentado na vida quotidianado indivíduo. Comecemos por uma empresa de que já falámos nas páginas anteriores, nomeadamente a Toyota. O conhecido fabricante de automóveis tem enfrentado com sucesso numerosas mudanças de paradigma no mercado da mobilidade nos últimos anos. Vejamos então os elementos da matriz de forma desagregada, uma vez que mais tarde utilizaremos os mesmos conceitos para criar a grelha propriamente dita. Os pontos fortes do fabricante automóvel reflectem a posição global estabelecida da marca e dos veículos na sua carteira. A Toyota é um dos principais fabricantes mundiais de automóveis de passageiros e é conhecida pela qualidade e fiabilidade dos seus produtos, bem como pela sua elevada relação qualidade/preço. As fraquezas, por outro lado, dizem respeito a uma certa rigidez na estrutura hierárquica. É de notar que a empresa teve de efectuar várias recolhas de produtos nos últimos anos. Algumas ineficiências também derivam da capacidade de produção localizada principalmente no Japão e nos Estados Unidos, enquanto outros concorrentes podem tirar partido de uma maior flexibilidade operacional. Por outro lado, as oportunidades que a empresa procura perseguir através de planos tecnológicos ambiciosos, dizem respeito a projectos sobre a utilização de novas formas de tracção e eficiência de combustível. O sistema híbrido introduzido pelo grupo representa bem a orientação da empresa para a inovação. Igualmente interessante é a contínua expansão para novos mercados com elevado potencial de vendas, tais como a Rússia, Índia e China. Finalmente, no que diz respeito às ameaças, relatamos o crescimento contínuo da competitividade nos sectores automóvel e dos transportes. Há também um custo crescente na construção de veículos, enquanto que a volatilidade em relação aos combustíveis poderia orientar os consumidores para estratégias de mobilidade alternativas. Outras ameaças provêm de factores puramente financeiros, tais como a taxa de câmbio entre o iene, o dólar ou o euro, ou o impacto de novas recessões na capacidade de despesa das famílias. Neste momento, podemos finalmente construir a nossa matriz Swot para o estudo do caso Toyota: TOYOTA CASE STUDY Força Fraqueza Posicionamento global, qualidade do produto, capacidade de inovação Rigidez hierárquica, recolha de produtos, local de produção Oportunidades Ameaças Novas tecnologias relacionadas com combustíveis híbridos e alternativos Competitividade sectorial, novos concorrentes, instabilidade financeira Em resumo, o estudo de caso acima pode ser utilizado como modelo de referência para criar uma análise swot relativa à sua empresa ou à sua actividade como profissional. Embora seja verdade que esta matriz nasceu num ambiente empresarial, está cada vez mais estabelecido que ela pode ser utilizada fora das áreas tradicionais de negócios. A matriz Swot também pode ser utilizada com objectivos de crescimento pessoal e como instrumento de introspecção, quando se é confrontado com escolhas que podem ter consequências importantes na sua vida profissional. Outra utilização comum é a do planeamento de carreiras (planeamento de carreiras); neste caso, a grelha pode ser utilizada para identificar os pontos fortes e fracos do seu percurso profissional, bem como as possibilidades / oportunidades e riscos associados a uma mudança de emprego ou ao início de uma nova actividade profissional. Neste sentido, a história do trabalho de uma pessoa pode ser muito semelhante à história do nascimento e desenvolvimento de uma empresa. De um ponto de vista prático, a criação de uma Análise Swot pessoal pode ser uma excelente forma de começar a familiarizar-se com esta ferramenta. Vamos dar uma vista de olhos a algumas dicas operacionais para fazer uma antes do fim deste guia. Então vamos tentar fazer a sua primeira Análise Swot imediatamente. Depois de estabelecer um objectivo de carreira ou negócio, pegue numa caneta e papel (ou abra a aplicação da prancheta no seu tablet) e tente responder às seguintes perguntas. Pontos fortes: que são as pessoas competentes que o diferenciam de outras pessoas que desempenham as mesmas tarefas que você? Quais são as competências e recursos que pode potenciar no seu trabalho? Em que áreas é capaz de se destacar? Em que tipo de ambiente se pode actuar no seu melhor? Nesta parte da matriz, terá de descrever que elementos podem fazer a diferença para o seu empregador ou para os seus clientes no seu negócio diário. A identificação correcta dos seus pontos fortes (sem excessos narcisistas e sem desvalorizar as suas competências) é o ponto de partida para desenvolver um plano de carreira consistente com a sua história passada e as novas perspectivas que o mercado lhe pode oferecer. Pontos fracos: Quais são as tarefas e actividades que desempenha com pouca motivação ou que considera estar longe da sua própria competência? Em que campos ou sectores pensa que necessita de formação para se manter a par do mercado? De que competências necessita para melhorar o seu posto de trabalho? Que hábitos ou atitudes poderia mudar para tentar alcançar melhores resultados no seu trabalho? Neste caso, é uma questão de compreender quais são os pontos fracos do seu perfil de carreira, a fim de compreender o seu potencial de melhoria, mas também de tomar uma decisão informada sobre qual a linha de carreira a seguir no seu futuro. Por vezes este quadrante da matriz permite-lhe compreender quando é altura de repensar o seu trabalho, tanto do ponto de vista da indústria como da forma como é feito (por exemplo, passar de empregado para auto-emprego). Oportunidades: Como posso transformar fraquezas em oportunidades de renovação e desenvolvimento? Onde estão as oportunidades de crescimento no seu sector? Que novas competências pode adquirir a fim de obter uma posição de liderança na empresa onde trabalha? que pode oferecer aos seus clientes para aumentar o valor dos produtos ou serviços que lhes fornece? Neste momento, trata-se de puxar as fileiras dos dois quadrantes anteriores e parar para reflectir sobre como transformar possíveis fraquezas em oportunidades. No sector da gestão, a anedota do termo chinês Weihi, ou os dois caracteres de que é composta a palavra crise, é bem conhecida. A primeira significa perigo e a outra oportunidade. Cada crise é, portanto, a semente de uma possível melhoria. Finalmente, o quarto quadrante, o quadrante da ameaça: Que questões podem ameaçar a progressão na carreira ou atrasar o crescimento da sua carreira? Que mudanças podem ocorrer na indústria em que opera? Que desafios esperam a sua profissão e que competências serão necessárias para os enfrentar? Tem todas as competências e conhecimentos necessários para satisfazer as exigências dos seus clientes? Se não, que estratégia pode seguir para as adquirir? Este último quadrante pode ajudá-lo a antecipar os desafios que enfrenta, fornecendo informação importante sobre como reestruturar áreas problemáticas para melhorar o seu desempenho. Após termos estudado as melhores práticas relacionadas com a concepção de uma análise swot que funciona, concluímos este capítulo analisando alguns erros comuns na utilização desta ferramenta. Antes de mais, comecemos por definir o objectivo que pretende perseguir. À medida que nos aprofundamos ao falar da sigla SMART, este ponto é frequentemente muito pouco detalhado, ambíguo ou impreciso. O resultado é que a Análise Swot perde eficácia e torna-se inconsistente com a razão pela qual é levada a cabo. Da mesma forma, pode acontecer que um foco excessivo no objectivo não nos permita realizar uma análise de alcance suficiente, fazendo-nos perceber uma matriz que não é coerente com a realidade e o ambiente em que estamos inseridos. Outro erro comum diz respeito ao uso compulsivo do Swot. A fim de funcionar eficazmente, este instrumento precisa de ser utilizado com medida. É portanto necessário evitar fazer e refazer a grelha em demasiado pouco tempo, ou porque ao fazê-lo não teria tempo para colocar em campo as acções planeadas,ou porque correria o risco de obter indicações enganosas. Finalmente, a matriz não deve tornar-se um instrumento de fecho ou de introversão. Embora as indicações fornecidas pela Análise Swot possam ser eficazes, a actividade de análise não deve fechar as portas ao feedback que recebemos de outros, nem pode substituí-lo. Mais uma vez, o segredo consiste em utilizá-lo com equilíbrio e num sentido sinérgico em relação à realidade que nos rodeia, sem atribuir expectativas excessivas ao instrumento e, por outro lado, mantendo-se consciente da sua eficácia quando é utilizado correctamente. Pontos-chave a lembrar antes de passar ao capítulo seguinte: Há muitos estudos de casos de análise de swot na web ou em manuais de marketing; estes são exemplos que podem ser utilizados para se familiarizar com a utilização da ferramenta; a matriz não tem uma finalidade de utilização relegada exclusivamente ao mundo empresarial, mas também pode ser utilizada eficazmente na área do crescimento pessoal e desenvolvimento de carreira; Os erros comuns na Análise Swot podem ser numerosos: alguns deles dizem respeito à escolha de objectivos inconsistentes ou ambíguos, foco excessivo, uso compulsivo e falta de abertura ao feedback resultante de uma adopção auto- referencial da ferramenta. Conclusão Chegámos ao fim da nossa viagem de descoberta relacionada com a matriz Swot. No decurso das páginas anteriores explicámos em profundidade o princípio de funcionamento desta ferramenta, explorando o seu potencial em diferentes cenários e campos de aplicação, desde o puramente empresarial ou empresarial até à esfera pessoal. Explorámos como nasceu a Análise Swot e quais são os componentes básicos da matriz. Explorámos então que directrizes e melhores práticas podem ser seguidas para preparar e construir correctamente a matriz. Finalmente, chegámos ao cerne do tema, guiando o leitor passo a passo na construção de uma Matriz Swot e reforçando os conceitos-chave apresentados através de estudos de casos tirados de operações comerciais reais. A intenção que estabeleci quando decidi produzir este livro foi a de oferecer aos leitores estratégias práticas que pudessem ser imediatamente utilizadas na vida quotidiana, a fim de melhorar as oportunidades de carreira e alinhar mais facilmente com os seus objectivos. Neste sentido, não se pode evitar sublinhar o valor introspectivo (antes da prática) da Análise Swot, que representa um instrumento com grande potencial de desenvolvimento pessoal antes do de uma carreira ou de toda uma organização. A minha esperança é que os conselhos que encontrou neste livro lhe permitam alcançar o melhor e alcançar todos os seus objectivos de uma forma equilibrada e eficaz. Teste de auto-avaliação Este livro termina com um convite à acção! O questionário seguinte foi concebido para ajudar o leitor a consolidar as noções teóricas e práticas que acabam de ser apresentadas, através de um exercício que é lúdico e formativo ao mesmo tempo. Conhecer e adquirir competências na concepção da Análise Swot e das suas áreas de aplicação pode ser bastante difícil em primeira leitura. O teste foi concebido para regressar a alguns dos passos mais importantes deste guia, a fim de reforçar os conceitos fundamentais. Abaixo encontrará uma série de perguntas de escolha múltipla. No final, poderá ler as chaves de solução para as seguintes questões. 1 - Quando e onde nasceu a Análise Swot? a) Entre as décadas de 1940 e 1950 na IBM; b) Entre as décadas de 1960 e 1970 na Universidade de Stanford; c) Entre os anos setenta e oitenta na gestão da Toyota; d) Entre as décadas de 1950 e 1960 na Universidade de Columbia. 2 - Qual é o objectivo da utilização desta técnica? a) realizar uma avaliação estratégica do próprio negócio ou projecto comercial, a fim de tomar decisões de alto impacto; b) aperfeiçoar as competências e capacidades específicas do pessoal envolvido num projecto, para que possam melhorar os resultados empresariais obtidos; c) Assegurar que o processo comercial está livre de erros e inexactidões; (d) nenhuma destas respostas. 3 - Onde reside o valor desta técnica? a) em poder ser aplicado sem necessariamente ter de definir objectivos empresariais precisos; b) na ligação de elementos que de outra forma não podem ser ligados a outras técnicas de análise;; c) em ajudar na elaboração sinérgica de factores internos e externos, tornando-os elementos de desenho capazes de encontrar uma aplicação real; d) Ajudar a prevenir crises de mercado antes que estas ocorram. 4 - Quais são os quatro quadrantes que compõem a Análise Swot? a) Capacidade, inabilidade, resiliência, resistência; b) Força, fraqueza, oportunidade, ameaças; c) segurança, insegurança, simplicidade, dificuldade; d) força, fraqueza, flexibilidade, rigidez. 5 - Que sigla é utilizada no livro para indicar a fórmula de um objectivo bem formado? a) inteligente; b) flexionar; c) direito;. d) Nenhum destes. 6 - porque é que a matriz Swot parece particularmente útil em situações complexas? a) porque permite transformar as ameaças presentes no mercado em oportunidades de desenvolvimento; b) porque torna possível simplificar os termos da situação a um nível extremo; c) devido à sua capacidade de subverter o objectivo que o gestor inicialmente se fixou. (d) Nenhuma destas respostas é válida. 7 - O que deve ser considerado na elaboração da matriz? a) os possíveis contra-movimentos do concurso; b) a elaboração de esboços alternativos, a fim de calcular o que poderia acontecer mesmo em cenários de mercado muito diferentes; c) que se trata de um trabalho estático, por isso será bom traduzir o instrumento através de uma lista de tarefas; d) que este é um trabalho dinâmico e não estático, pelo que o instrumento não deve ser traduzido numa simples lista de tarefas. 8 - para que fins pode ser utilizada a Análise Swot? a) Só pode ser eficaz dentro de um contexto empresarial; b) a matriz é adequada para utilização tanto em contextos profissionais como pessoais; c) o seu âmbito nunca foi bem definido e depende do utilizador; d) nenhuma destas respostas está correcta. 9 - Qual destes é um erro típico cometido durante a elaboração da matriz? a) falta de abertura ao feedback; b) a aplicação da matriz também a objectivos pessoais; c) a definição de um objectivo inicial; d) Nenhuma destas respostas é correcta; 10 - O que permite uma utilização correcta da Análise Swot? a) reduzir os custos operacionais, graças à possibilidade de antecipar possíveis erros; b) ter sempre à mão um esboço de referência da situação do mercado e dos desafios/oportunidades com que se é inevitavelmente confrontado; c) ser capaz de evitar situações problemáticas antes que estas possam ocorrer; d) garantir sempre uma solução não convencional para a ocorrência de um problema. Soluções B A C B A A D B A B Cover Page Cover A ANÁLISE SWOT EM 4 ETAPAS Toc Introdução PASSO 1: O QUE É ANÁLISE DE SWOT E COMO FUNCIONA ETAPA 2: ESTRATÉGIAS DE PREPARAÇÃO E CONSTRUÇÃO PASSO 3: COMO CONSTRUIR UMA ANÁLISE SWOT PASSO 4: MELHORES PRÁTICAS, ERROS COMUNS E EXEMPLOS OPERACIONAIS Conclusão Teste de auto-avaliação Soluções