Função de Planejamento

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Função planejamento
O que é planejar?
Diferentemente do que muitos podem imaginar, planejar não é tentar prever o futuro. Na verdade, é o processo pelo qual as pessoas e as organizações preparam-se para enfrentá-lo, afinal, os contextos dinâmicos e permeados de incertezas, que ora atuamos, exigem que se defina para onde devemos caminhar e como chegaremos lá.
Preparar-se para o futuro faz parte do cotidiano de qualquer gestor, independentemente da sua área de atuação.
Experimente observar o trabalho de algum gestor e logo perceberá que, para alcançar os objetivos desejados, a função dele é decidir o que será feito e quando será feito aquilo que é necessário.
No contexto organizacional, tais decisões são essenciais para que uma organização cresça de forma sustentável e sobreviva a longo prazo.
Em uma definição bem simples: o ato de planejar, como parte integrante do processo de gestão, é decidir o que será feito hoje para atingir o que desejamos no futuro. E sobre a função planejamento, segundo Sobral e Peci (2008) é:
A função responsável pela definição dos objetivos da organização e pela concepção de planos que integram e coordenam suas atividades.
(SOBRAL; PECI, 2008, p. 132)
Ainda que nosso objetivo seja compreender a função planejamento no contexto da gestão, convido-o a pensar sobre como o planejamento faz parte de nossas vidas, afinal, todas as pessoas utilizam técnicas do processo de planejamento em situações de seu cotidiano.
O planejamento envolve definir meios para alcançar objetivos em um dado período projetado no futuro.
Vamos ver essa premissa se realizando em um exemplo cotidiano de planejamento!
Pense nas comemorações de Ano-Novo na sua família.
É preciso definir o que será feito, quem será convidado, onde a reunião ocorrerá e o que será servido para que, no dia da festa, tudo esteja perfeito. Certo?
Percebeu agora, nesse exemplo do dia a dia, como o planejamento envolve definir meios para alcançar objetivos em um dado período projetado no futuro? Aposto que disse sim!
Dentro da realidade das organizações, esses objetivos são o propósito, as intenções ou os estados futuros que precisamos atingir.
Você deve estar se perguntando: como faremos isso?
Ajudaremos você a responder: os planos, decorrentes do processo de planejamento, serão os guias que nos orientarão nessa direção. Vamos aprender mais sobre o assunto!
O processo de planejamento é fundamental para as organizações que atuam em ambientes de elevada competição, uma vez que nos ajuda a:
· Conquistar mercados.
· Reter nossos clientes atuais.
· Lidar com os fornecedores.
· Atender às expectativas do governo.
· Contribuir com a comunidade em que estamos inseridos.
· Acompanhar as tendências na área de tecnologia.
· Refletir as mudanças culturais da sociedade.
· Garantir a atração de talentos capazes de entregar os resultados desejáveis.
Investir em planejamento traz inúmeras vantagens, vejamos algumas:
Além disso, o planejamento nos ajuda a sair da rotina da operação diária para se concentrar no futuro da organização. Afinal, ainda que ele não seja completamente previsível, também não é completamente incerto.
Numa organização, o futuro se torna incerto quando há insuficiência de informações sobre o comportamento da concorrência, dos consumidores, dos fornecedores, as fontes de financiamento e outros segmentos relevantes do ambiente.
(MAXIMIANO, 2011, p. 174)
Alguns eventos podem ser previstos com certo grau de precisão, pois representam consequências de atos e decisões passadas. Uma falha grave no processo produtivo, que afetou a qualidade e a confiabilidade de um produto, certamente comprometerá os índices de satisfação dos clientes e as vendas. Portanto, é importante se planejar para lidar com as adversidades.
Você pode se planejar para lidar com as adversidades, mas também com as futuras oportunidades.
É por meio do planejamento que as organizações elevam o grau de controle sobre o futuro das situações internas e das relações com o ambiente externo.
Algumas necessidades, baseadas em fatos ou cenários conhecidos, fazem com que os investimentos em planejamento sejam vistos como essenciais para interferir no curso dos acontecimentos e alterar a situação futura.
Planejar é uma das tarefas mais importantes de toda e qualquer instituição. Vejamos alguns exemplos de como isso acontece em diferentes situações.
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Quando uma empresa lança um produto totalmente inovador no mercado, ela interfere no curso dos acontecimentos, impactando a sociedade como um todo. Foi assim quando lançaram os aviões, os notebooks e os celulares.
Quando uma agência de turismo elabora roteiros para atender a pessoas que participarão de um grande evento esportivo na cidade onde atua, ela está se preparando para enfrentar uma situação futura já conhecida.
Quando uma empresa se prepara para inaugurar uma nova filial numa cidade próxima à sede, deve garantir que todos os seus departamentos (financeiro, pessoas, marketing e operações) atuem de forma coordenada para que o objetivo seja atingido com sucesso.
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Série La Casa de Papel.
Há uma série famosa, La casa de papel (2017), um fenômeno mundial, na qual o planejamento mostrou-se impecável por conseguir se antecipar a quase todas as interferências ambientais.
Se você já assistiu, deve ter lembrado do Professor e seu plano para roubar a Casa da Moeda espanhola e pensou em como ele conseguiu fazer todas aquelas previsões.
Como conhecia cada passo que os policiais dariam nas diversas situações? Só tem uma resposta: seguindo o seu plano, que foi muito bem pensado.
Tipos de planos
A função planejamento abrange não apenas a definição dos objetivos, mas a construção do plano que seguiremos para alcançá-los. Veja um comparativo mostrando a diferença entre eles:
Definição de objetivos
Ajuda a conhecer o resultado futuro que pretendemos alcançar.
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Construção do plano
Estabelece os meios para atingir os objetivos.
E o que isso significa?
Em geral, as organizações se dividem em três níveis, distribuindo as pessoas ou atividades em escala de subordinação umas em relação às outras.
Os três níveis das organizações.
Cada um dos níveis hierárquicos organizacionais tem responsabilidades e objetivos diferentes, e os planos devem ser elaborados obedecendo a essa hierarquia.
Nível estratégico
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Nesse nível, são tomadas as decisões que podem mudar os rumos da organização. São definidos sua missão, sua visão e seus valores. Essas são escolhas que vão guiar o comportamento de todas as pessoas dentro da organização. Tais decisões abrangem temas como busca por novos mercados, investimentos em produtos/serviços, abertura ou não de capital e aquisições.
O planejamento estratégico envolve a tomada de decisão a longo prazo, de 3 a 5 anos. No entanto, como incerteza e imprevisibilidade são características do ambiente que envolve um plano estratégico, ele é revisado constantemente. Como você deve ter percebido, o foco é a organização como um todo. Dessa forma, o planejamento é realizado por diretores e membros do conselho das empresas, quando for o caso.
Nível tático
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As ações de cada área/departamento são definidas nesse momento, atribuindo-lhes responsabilidades relativas a sua especialidade. É um trabalho destinado a diretores ou gerentes de cada área. Não podemos cobrar da área de marketing, por exemplo, ações específicas para melhoria do fluxo de caixa ou a elaboração de um plano de cargos e salários. As duas atividades, respectivamente, são atribuições das áreas financeira e de pessoas.
O horizonte de tempo do planejamento realizado no nível tático tem reflexos no médio prazo. Como o ciclo é mais curto, considera-se a revisão anual para atualização dos caminhos a serem percorridos. Em grandes organizações, as áreas têm autonomia para elaborá-lo, desde que, claro, seja garantido o alinhamento com o plano estratégico. São planos amplamente comunicados porque explicitam as principais ações que serão empreendidas em cada área.
Nível operacional
expand_moreOs planos especificam as tarefas e atividades de rotina a serem realizadas para o cumprimento do plano tático e, consequentemente, do planejamento estratégico. São planos usados, em geral, por gerentes e coordenadores. Podemos definir quais atividades serão realizadas na área de recrutamento e seleção para a contratação de colaboradores para a área de vendas ou, ainda, a escala de trabalho dos operadores de forno em uma indústria.
Ao observar a pirâmide, podemos afirmar, então, que o planejamento estratégico deve ser desdobrado em planos táticos e planos operacionais. Além disso, para que os esforços sejam direcionados e coordenados pelos gestores da organização, é preciso estabelecer os objetivos de acordo com o nível hierárquico responsável pela sua operacionalização.
Veja a representação do desdobramento dos planos na imagem a seguir (CHIAVENATO, 2007):
Etapas do planejamento
Com o que você já aprendeu até agora, deve ter percebido que gestores de sucesso não agem por meio da improvisação e não apostam na sorte para alcançar suas metas. Para isso, dedicam horas de trabalho nas atividades que envolvem o planejamento.
O planejamento é a primeira das funções administrativas e serve de base para desencadear as atividades de organização, direção e controle. Um erro nesta fase inicial do processo pode comprometer o alcance de todos os objetivos organizacionais.
Entendeu, agora, o motivo pelo qual não é possível gerenciar um processo, uma área ou organização sem se planejar?
Não existe um consenso na literatura sobre os passos do planejamento ideal, pois ele envolve o tipo de plano que se pretende fazer, mas é importante que algumas etapas sejam realizadas para que ele cumpra sua função. Vamos conhecê-las!
Definição dos objetivos
Os objetivos representam as pretensões do futuro e são elaborados a partir da missão, da visão e dos valores organizacionais.
Missão
Razão de ser da organização, o motivo pelo qual ela existe e a justificativa de seus lucros para a sociedade.
Visão
Estado mental desejado, algo que se pretende alcançar em um determinado espaço de tempo.
Valores
Suas crenças básicas, que direcionam as ações e o processo decisório das lideranças, bem como o comportamento das pessoas que nela trabalham.
Ainda sobre os valores, como são princípios gerais e diretrizes que norteiam a elaboração de planos e a execução de processos, não há dúvida de que os líderes devem ser os exemplos e os agentes na consolidação dos valores em uma organização, transformando-os em comportamentos observáveis no dia a dia do trabalho.
Abaixo, apresentamos exemplos de missão, visão e valores de duas empresas:
	Missão Empresa A
	Visão Empresa A
	Valores Empresa A
	Atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países em que está presente.
	Prover energia que assegure prosperidade de forma ética, segura e competitiva.
	· Resultados e orientação ao mercado.
· Ética e transparência.
· Superação e confiança.
· Respeito à vida, às pessoas e ao meio ambiente.
	Missão Empresa B
	Visão Empresa B
	Valores Empresa B
	Criar vínculos fortes e duradouros com os consumidores e clientes, fornecendo-lhes as melhores marcas, produtos e serviços.
	Unir as pessoas por um mundo melhor.
	· Sonhamos grande.
· Nossa gente é a nossa força.
· Sempre buscamos melhores resultados.
Exemplos de missão, visão e valores.
Os objetivos organizacionais podem envolver o aumento da fatia de mercado, da produtividade ou da rentabilidade, os quais, após definidos, precisarão ser desdobrados para melhor coordenação dos esforços de todos os envolvidos. É importante, no entanto, que eles sejam definidos levando em consideração algumas características. São elas:
Especificidade
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Os objetivos precisam ser claros para transmitir o nível esperado de desempenho e, quanto mais detalhados forem, mais fácil fica seu entendimento.
Mensurabilidade
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Os objetivos devem ser mensuráveis, logo, precisam ser quantitativos, o que facilita o processo de avaliação e garante objetividade à definição. Veja a diferença: aumentar as vendas X aumentar o volume de vendas em 10%. São formas diferentes de expressar o que, de fato, devemos atingir.
Temporalidade
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Os objetivos precisam ter prazo. São eles que garantirão o senso de urgência, informando, assim, o horizonte temporal para sua realização: aumentar o volume de vendas em 10% até um ano.
Relevância
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Os objetivos devem estar alinhados à missão e à visão institucionais. Dentro de uma organização, não podemos ter objetivos contrapostos, por exemplo, aumentar as vendas X reduzir a produção. Isso trará conflitos às áreas e as pessoas ficarão sem direção porque esses objetivos indicam caminhos distintos a seguir.
Realização
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Os objetivos precisam ser desafiadores, isso não se discute, mas se forem inalcançáveis, ao contrário de realistas, as pessoas não concentrarão seus esforços para atingi-los, pois têm completa noção de que jamais conseguirão.
Análise dos ambientes interno e externo
Tendo clareza do que se quer alcançar, a próxima etapa é a análise do ambiente para mapeamento das oportunidades e ameaças (ambiente externo) e das forças e fraquezas (ambiente interno). Essa análise, em geral, é realizada usando como base uma ferramenta regularmente reconhecida como SWOT, conforme demonstramos a seguir.
Análise SWOT.
Esse diagnóstico ambiental possibilitará a compreensão das dificuldades e restrições que serão enfrentadas, bem como dos espaços favoráveis para atuação, explorando as oportunidades e reduzindo os impactos das ameaças por meio dos pontos fortes reconhecidos na análise. A seguir, detalhamos a análise dos ambientes externo e interno:
Análise ambiental externa
São estudados os fatores tecnológicos, políticos, econômicos, legais, sociais, demográficos e ecológicos, além dos aspectos relacionados a fornecedores, consumidores/usuários, concorrentes e agências reguladoras.
No ambiente externo, mapearemos as oportunidades e as ameaças.
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Análise ambiental interna
Envolve o estudo de sua missão, sua visão, sua estrutura e seus recursos disponíveis (financeiros, físicos, humanos e sistemas organizacionais), do modelo de gestão, da competência das pessoas e dos gestores, da comunicação interna e da cultura da organização.
No ambiente interno, identificaremos quais são suas principais forças e fraquezas.
Como exemplo, apresentamos a análise SWOT de uma empresa de fast-food:
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Forças
· Nome e marca de reputação forte no mercado mundial.
· Grande número de lojas.
· Constante inovação em produtos.
· Adaptação de menu aos locais de implementação.
· Forte investimento em publicidade e marketing.
· Preço competitivo.
· Administração de cadeia de suprimentos just in time.
· Presença como patrocinador em grandes eventos.
· Associação de filmes e desenhos com seus produtos.
Fraquezas
· Pouca variedade de alimentos saudáveis.
· Atendimento lento em pedidos especiais.
· Danos ecológicos na produção de seus produtos.
· Má reputação quanto aos direitos dos funcionários e às condições de trabalho.
· Alto turnover (rotatividade), incluindo alta gerência.
· Desconhecimento da origem de alguns ingredientes.
· Posicionamento “menos por mais” filtra o segmento de clientes.
Oportunidades
· Novas tecnologias que possibilitam a redução de custos.
· Ainda recorrente falta de tempo da população, demandando alimentação fast.
· Aumento da preocupação com questões sociais traz a oportunidade de parcerias com instituições de caridade.
· Consciência por alimentos saudáveis traz oportunidade de mudanças no cardápio.
Ameaças
· Mercado de fast-foodes saturado em economias desenvolvidas.
· Crescente demanda por alimentos mais saudáveis.
· Surgimento de mais estabelecimentos com a proposta “fit” para alimentos.
· Mudanças na regulamentação da Anvisa.
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Você deve estarimaginando o seguinte: se desenvolvemos nossas atividades em um ambiente altamente volátil, monitorá-lo constantemente é o papel de qualquer gestor que deseje compreender o mercado em que atua. Mas como é possível conseguir dados nesse ambiente?
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Resposta
Os gestores contam com informações não apenas de seus relatórios, mas de reuniões realizadas internamente para entender o ambiente em que atuam. Além disso, possuem sua rede de relacionamento, estudos de mercado e notícias veiculadas nos diversos meios de comunicação. A internet, atualmente, possibilita acesso a inúmeros relatórios e pesquisas feitos por diversas organizações, que representam fonte valiosa para a análise de qualquer ambiente.
Mas, com tanta informação disponível, por que alguns gestores tomam decisões tão equivocadas?
Há um termo no mundo corporativo que define gestores que não possuem capacidade para analisar de forma coerente seus ambientes e tomar decisões a seu respeito, é a miopia gerencial. Gestores que sofrem desse mal também negam a realidade e adotam a postura de rejeitar ou racionalizar dados e fatos que ameaçam suas convicções. Vamos ver dois exemplos!
Logo da Mesbla.
Se você tem mais de 25 anos, já ouviu falar da Mesbla, uma das maiores varejistas do comércio brasileiro até o início dos anos 1990.
Por não acreditar que pudesse existir concorrente que viesse a ameaçar sua liderança de mercado, não se preocupou em analisar o ambiente externo e tomar ações efetivas após o surgimento de outras lojas de varejo, shoppings e hipermercados, além das mudanças no perfil de consumidores.
Como você não vê mais nenhuma loja Mesbla por aí, já pode concluir o que aconteceu: teve sua falência decretada em 1999.
Outro exemplo é o efeito Kodak, que foi uma das empresas mais inovadoras no ramo de filmes para máquinas fotográficas até a falência.
Filmes de máquina fotográficas fabricados pela Kodak.
Criação de planos para implementar as ações
Bem, como você já sabe aonde quer chegar e o cenário em que a sua organização atua, é o momento de planejar a operacionalização das atividades de forma coordenada, focando o “como fazer” por meio de um plano de ação.
Todo plano de ação descreve como colocar em prática os objetivos definidos. Uma das ferramentas mais usadas para esse desdobramento, no planejamento de nível operacional a curto prazo, é o plano de ação 5W2H, que agora você vai aprender a utilizar.
O plano de ação 5W2H é estruturado da seguinte maneira:
Matriz 5W2H.
O 5W2H , como o nome diz, é estruturado a partir de sete diretrizes:
1. What? (O que será feito?)
Quais ações devem ser executadas?
2. Who (Quem fará o quê?)
Quem são os responsáveis pela realização das ações?
3. When (Quando será feito?)
Quais são os prazos para realização das ações?
4. Why? (Por que será feito?)
Quais são os indicativos de necessidade, da importância e da justificativa de se executar cada ação?
5. Where? (Onde será feito?)
Qual é o local onde serão realizadas as ações?
6. How? (Como será feito?)
Quais são os meios para a execução das ações?
7. How much? (Quanto custará?)
Quanto custará a realização das ações?
O quadro a seguir ajudará você a construir o plano de ação 5W2H:
	5W
	2H
	What?
	Why?
	Who?
	Where?
	When?
	How?
	How much?
	Ação
Problema
Desafio
	Justificativa
Explicação
Motivo
	Responsável
	Local
	Prazo
Cronograma
	Procedimentos
Etapas
	Custos
Desenbolsos
	Capacitar gestores de linha em RH.
	Turnover (rotatividade) está alto.
	Todos os gestores da empresa serão capacitados por professores experientes.
	Capacitação on-line.
	Terças-feiras, das 9h às 10h, início 10/10/2021 e término 10/11/2021.
	Duas etapas: parte teórica nas primeiras 2 semanas e parte prática nas duas últimas.
	R$1.000 por gestor / diminuir turnover em 10%.
Quadro: Exemplo de plano de ação 5W2H.
Adaptado de Sebrae.
Viu como o plano de ação 5W2H é útil?
Essa ferramenta, amplamente utilizada em ambientes de trabalho, ajuda a garantir o compromisso e o foco das pessoas em torno dos objetivos comuns, além de ser excelente para garantir o alinhamento de todos. Afinal, cada pessoa sabe exatamente qual é a sua responsabilidade no processo e o quanto ela impacta a atividade dos demais. Também garante maior atenção ao planejamento dos recursos financeiros, adequando-o à realidade da organização.
Acompanhamento das atividades
É claro que, depois de destinado todo esse tempo para pensar e planejar as atividades, você precisa destinar um momento para acompanhar o que está sendo feito e verificar se os planos estão funcionando na prática.
Um dos maiores problemas do planejamento é tirá-lo do papel e transformá-lo em realidade, convertendo aquilo que foi planejado em resultados concretos.
Claro que outros problemas são listados na bibliografia que trata do assunto, como resistência a mudanças, falta de consistência e alinhamento dos planos de ação ao plano estratégico e falta de comprometimento dos atores envolvidos no processo, que são a força de trabalho de uma organização.
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Dica
Acompanhar a execução dos planos permitirá a você, gestor, melhores resultados.
Tendências do planejamento
Como a tendência é a distribuição de autoridade entre todos os colaboradores, saber os rumos pretendidos pela organização, suas prioridades estratégicas e seus objetivos orienta a tomada de decisão e coordena esforços de todos num único sentido.
Se um colaborador sabe que um dos objetivos estratégicos é ampliar a fatia de mercado da organização, empregará todos os seus esforços para manter os atuais clientes e aumentar sua base com novas conquistas. Assim, contribuirá para o alcance das metas da instituição.
Um planejamento claro e específico funciona como uma bússola, direcionando as pessoas a um único ponto.
Se as pessoas ficam inseguras com relação ao que devem realizar, como poderão saber se estão contribuindo para o sucesso da organização?
Marcus Lemonis, apresentador de O sócio.
Vários programas de televisão atuais têm como foco as organizações e analisam a forma como seus gestores atuam.
Undercover boss, Shark tank Brasil e O sócio são alguns exemplos.
Essa programação oferece muitas oportunidades de aprendizagem para alunos de cursos de gestão por exibirem as potencialidades e as fragilidades de outras empresas, além das sugestões de pessoas mais experientes para torná-las mais eficientes e eficazes.
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