Manual de Instruções para Preparação de Palestras

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Manual de Instruções para Preparação de Palestras Online 
 
1. Login nas Contas: 
 - Antes de prosseguir, é necessário estar logado em ambas as contas: a da Liga 
Acadêmica e a dos mediadores. Recomenda-se fazer o login tanto no celular 
pessoal quanto no PC ou notebook. 
Login perfil liga: 
ligaacademica.fisioibmr@gmail.com 
Senha: #LigaFisiO1804# 
Login perfil mediadores: 
mediadores@lafiibmr.page 
senha: ligafisioibmr#2 
2: Contato Inicial com o Palestrante: 
Após o científico indicar o palestrante e definir a data, local e formato do evento 
(palestra online), é hora de a equipe administrativa entrar em ação. 
Enviar e-mail para o palestrante informando a data da palestra, horário, verificar a 
disponibilidade dele, um contato mais direto, como o WhatsApp, para possibilitar 
comunicação rápida em caso de emergência. Solicite também o tema da palestra 
e o mini currículo do palestrante. 
3. Preparação das Palestras Online: 
Passo 1: Criação do Evento na Agenda: 
 - É crucial criar o evento na agenda para gerar o link do Meet. Este link é 
essencial, pois será utilizado na criação do evento no Sympla. Utilizando o e-mail 
associado à conta dos mediadores, acesse a agenda e crie o evento, 
especificando a data, horário e nome da palestra. É importante adicionar um 
tempo extra, por exemplo, se a palestra vai das 16h às 17h, marcar como 
terminando às 17h30. 
Passo 2: Criação do Evento no Sympla: 
 - Com o link do Meet criado, é hora de criar o evento no Sympla utilizando a 
conta da liga. 
 - Copie um evento já existente e apenas faça as alterações necessárias nas 
informações. Não se esqueça de solicitar o número de telefone dos participantes 
e editar a quantidade de ingressos disponíveis para venda, definindo como 150. 
No entanto, é importante ressaltar que o Meet suporta apenas 100 participantes. 
mailto:ligaacademica.fisioibmr@gmail.com
mailto:mediadores@lafiibmr.page
Passo 3: Adicionando o Evento ao Site: 
 - Após criar o evento no Sympla, é hora de adicioná-lo ao site para iniciar a 
divulgação. 
Passo 4: Criação do Grupo no WhatsApp: 
 - Ao encerrar as inscrições, programadas para um dia antes da palestra, é o 
momento de criar o grupo no WhatsApp para estabelecer um contato mais direto 
com os inscritos. 
 - Este passo envolve: 
 1. Gerar a planilha das inscrições. 
 2. Transferir os números para outra planilha. 
 3. Salvar conforme o modelo sugerido. 
 4. Adicionar os números como contatos no Google. 
 5. Criar o grupo no WhatsApp com a foto de perfil do evento e defini-lo como um 
grupo fechado, onde apenas os administradores podem enviar mensagens. 
Passo 5: Envio de Mensagens no Grupo: 
 - Após a criação do grupo, é importante enviar a seguinte mensagem pelo menos 
duas vezes ao dia: 
 “Somos da Liga Acadêmica de Fisioterapia IBMR e recebemos a sua 
inscrição para a palestra: 
 *NOME DA PALESTRA* 
Data: 07/03/2024 (HOJE) 
Horário: 16h 
Local: Palestra Online pelo Google Meet. 
Evento com emissão de certificado em até 20 dias úteis. 
Fiquem atentos às mensagens que enviaremos aqui no grupo!” 
 Passo 6: Procedimentos no Dia da Palestra: 
 - No dia da palestra, um administrador previamente designado deve entrar na 
reunião do Meet através da conta dos mediadores, aproximadamente 15 minutos 
antes do início da palestra. Esse administrador terá a responsabilidade de aceitar 
os inscritos que solicitarem acesso à palestra, juntamente com um membro da 
equipe de comunicação que atuará como mediador, e o palestrante. 
 - Importante: O responsável por aceitar os inscritos na chamada do Meet só deve 
conceder acesso até 15 minutos após o início da palestra. Após esse período, não 
serão aceitas mais solicitações de entrada, a menos que seja alguém da liga. 
Durante a palestra, as seguintes mensagens devem ser enviadas no chat: 
1. Os microfones e as câmeras devem permanecer desligados para garantir o bom 
andamento da palestra. 
2. Os participantes podem enviar suas perguntas diretamente pelo chat. Haverá 
um momento exclusivo para responder aos questionamentos ao final da palestra. 
3. Solicitamos que os participantes permaneçam até o final da palestra, pois será 
disponibilizado no chat o link da ata de presença. Todos devem preencher o 
formulário para receber o certificado. O link estará disponível por 15 minutos após 
o término da palestra. 
No final da palestra, quando o palestrante estiver respondendo às perguntas, o 
link para o formulário de feedback deve ser enviado no chat. Este formulário deve 
aceitar respostas por apenas 15 minutos após o término da palestra. Ou seja, se a 
palestra encerrar às 17h, o formulário deve ser pausado às 17h15. 
Passo 7: Emissão de Certificados: 
 - Após os 15 minutos do término da palestra, a chamada de vídeo do Meet deve 
ser encerrada, independentemente de haver participantes online ou não. 
 - A emissão dos certificados deve ser realizada em até 20 dias úteis após o 
evento. Utilizando o Sympla, há a opção de enviar os certificados. (Consulte as 
instruções específicas sobre como fazer isso). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Manual de Instruções: Preparação para Palestras Presenciais 
 
Passo 1: Contato Inicial com o Palestrante: 
Após o científico indicar o palestrante e definir a data, local e formato do evento 
(palestra presencial), é hora de a equipe administrativa entrar em ação. 
Enviar e-mail para o palestrante informando a data da palestra, horário, verificar a 
disponibilidade dele, um contato mais direto, como o WhatsApp, para possibilitar 
comunicação rápida em caso de emergência. Solicite também o tema da palestra 
e o mini currículo do palestrante. 
Passo 2: Criação do Evento no Sympla: 
 - Crie o evento no Sympla utilizando um modelo já existente. Edite as 
informações conforme necessário, lembrando-se de especificar que se trata de 
um evento presencial. Antes de definir a quantidade de ingressos disponíveis, 
consulte a Beatriz ou Bia para garantir a precisão. 
Passo 3: Divulgação do Evento: 
 - Após criar o evento no Sympla, adicione-o ao site para iniciar a divulgação. 
Passo 4: Disponibilização dos Ingressos e Preparação para o Evento: 
 - Assim como nas palestras online, os ingressos devem ficar disponíveis até um 
dia antes do evento. 
 - Um dia antes da palestra, imprima uma planilha com o nome de todos os 
inscritos para levá-la no dia do evento. No momento do check-in, cada inscrito 
deverá assinar, confirmando sua presença. 
- Ao encerrar as inscrições, é o momento de criar o grupo no WhatsApp para 
estabelecer um contato mais direto com os inscritos. 
 - Este passo envolve: 
 1. Gerar a planilha das inscrições. 
 2. Transferir os números para outra planilha. 
 3. Salvar conforme o modelo sugerido. 
 4. Adicionar os números como contatos no Google. 
 5. Criar o grupo no WhatsApp com a foto de perfil do evento e defini-lo como um 
grupo fechado, onde apenas os administradores podem enviar mensagens. 
Passo 5: Envio de Mensagens no Grupo: 
 - Após a criação do grupo, é importante enviar a seguinte mensagem pelo menos 
duas vezes ao dia: 
 “Somos da Liga Acadêmica de Fisioterapia IBMR e recebemos a sua 
inscrição para a palestra: 
 *NOME DA PALESTRA* 
Data: 07/03/2024 (HOJE) 
Horário: 16h 
Local: 
Evento com emissão de certificado em até 20 dias úteis. 
Fiquem atentos às mensagens que enviaremos aqui no grupo!” 
Passo 5: Check-in no Dia do Evento: 
 - No dia da palestra, os administradores devem ter o aplicativo do Sympla 
Organizador instalado em seus celulares e estar logados na conta da liga. Isso 
facilitará o processo de check-in dos inscritos. 
Passo 6: Emissão de Certificados: 
 - Os certificados devem ser emitidos em até 20 dias úteis após o evento. Utilize o 
Sympla para enviar os certificados (consulte as instruções específicas sobre 
como fazer isso).