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53 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Unidade II 3 CUSTEIO BASEADO EM ATIVIDADES (ACTIVITY BASED COSTING — ABC) Atividade Atividade Atividade Produto Figura 30 – Custo ABC O método de custeio baseado em atividades, também conhecido como ABC, aloca os custos aos produtos com base nas atividades realizadas pela empresa, pois o ABC é uma forma de acompanhar custos de uma empresa ou departamento, e das atividades realizadas e verificar como estas estão relacionadas com a geração de receitas e consumo dos recursos. O ABC avalia o valor que cada atividade agrega para a performance e resultados obtidos pela empresa ou departamento. Por meio desse método, é possível diminuir as distorções provocadas pelo rateio dos custos indiretos, como vimos no sistema de custeio por absorção departamentalizado, tendo em vista que aqueles, muitas vezes, são arbitrários. Deste modo, os custos indiretos são a base para o estudo do custeio ABC. A metodologia ABC permite identificar na realização dos serviços ou produtos quais atividades são envolvidas e, consequentemente, quais atividades consomem os recursos. Desse modo, o ABC demonstra uma relação entre serviços ou produtos que consomem atividades e que estas atividades, quando de sua realização, consomem recursos. ABC Atividades Serviços e produtos Recursos Figura 31 – Metodologia do ABC 54 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Os recursos, como vimos anteriormente, são os sacrifícios financeiros que a empresa precisa realizar para tornar disponível em estoque os produtos ou serviços ofertados ao mercado. O custeio baseado em atividade tem o pressuposto de que os recursos são consumidos pelas atividades e que os produtos surgem em consequência das atividades estritamente necessárias para fabricá-los ou comercializá-los (FUKUMOTO; FREITAS, 2000). O método de custeio baseado em atividade — ABC é considerado por muitos um sistema de difícil implantação, mas trata-se de uma poderosa ferramenta gerencial e de custeamento que visa reduzir as distorções decorrentes dos sistemas tradicionais. Reduzir as distorções é de sobremaneira importante para direcionar a empresa a obter resultados no atual cenário competitivo. O cenário de competitividade sempre esteve relativamente distante das instituições de saúde; somente nos últimos anos, com a abertura e a estabilização da economia, essas instituições começaram a se preocupar com custos. Com o domínio das empresas de planos de saúde, estas vêm exercendo uma forte pressão sobre os hospitais no que tange à redução de custos de internação, cirurgias e exames. Isto resulta em perda de receita pelas instituições de saúde. A utilização de um sistema de custeio, ou gestão de custos, passou a ter uma importância fundamental, e o custeio baseado em atividades demonstra ser o sistema que melhor atende. A distribuição dos custos com foco nas atividades de um processo proporciona uma análise de valor dessas atividades, que efetivamente agregam valor ao negócio da empresa, possibilitando assim uma melhor gestão de custos. O custeio ABC descreve de que forma uma empresa emprega seus recursos para atingir determinados objetivos e como gerenciar atividades para conquistar e sustentar uma vantagem competitiva. Antes de continuarmos falando sobre o custeio ABC, precisamos conhecer o que é atividade. Esta se caracteriza pelo consumo de recursos para produzir uma saída de produto. O dicionário descreve atividade como qualquer ação trabalho, e têm exatamente esta definição também em custos. O primeiro passo para gerenciar atividades é entender os recursos, o equilíbrio entre o fornecimento de recursos, a disposição da empresa e a demanda deles exigidos pelas atividades (MARTINS, 2008). É função da administração agrupar atividades fins. A gestão de um hospital, por exemplo, trabalha em função da meta principal, que é a prestação de bons serviços ao paciente, e não em função da preocupação com um produto, como acontece na administração de uma firma comercial. As atividades em um hospital se diferem de outros negócios pela especialidade médica. De agora em diante, vamos entender que o custeio ABC é uma forma de encontrar os custos de uma empresa ou departamento nas várias atividades, ao verificarmos como as atividades estão associadas à geração de receitas e consumo dos recursos. 55 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO O ABC avalia o valor que cada atividade agrega para o negócio ou departamento. Vamos observar a figura a seguir, para conhecermos o comportamento do custeio pelo método ABC. Gastos Atividade I Atividade II Produto Atividade III Centro de custos Figura 32 – Esquema de gastos pelo método ABC Saiba mais O filme Tempos Modernos, de Charles Chaplin, ilustra o mecanismo de atividades repetitivas. Assistam, vale a pena! TEMPOS modernos. Dir. Charles Chaplin. EUA: United Artists, 1936. 87 min. O ABC é o método de custeio que se aproxima do custeio por absorção; este método nasceu na decada de 1980, nos Estados Unidos, com uma proposta diferente das conhecidas até então, os custos alocados nas atividades realizadas para a unidade produtiva. Este método leva em consideração os gastos diretos e indiretos por meio de centro de custos. A proposta fundamental deste método de custeio é a eliminação de desperdícios; para tal, conduz o processo de forma a desprezar os custos que não agregam valores e, portanto, são desnecessários, otimizando o retorno financeiro. Martins (2008) revela que o método de custeio ABC é um processo analítico, eficaz e que promove decisões precisas e rápidas, fornecendo informações fundamentadas em atividades, proporcionando novas formas de observação e análise da empresa. Vejamos algumas delas: Análise de linhas de produtos e serviços Análise organizacional Análise de clientes Análise de processos de negócios Figura 33 – Visão da empresa pelo custeio ABC 56 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Dentro desta ideia de Martins (2008), a visão sobre análise de linhas de produtos e serviços constitui-se um enfoque que considera as diferentes atividades indispensáveis para se fazer um produto. Estas são medidas a partir das atividades de entrada e saída, segundo a quantidade de recursos consumidos, criando um vínculo significativo entre o produto e os recursos que eles consomem. Diferente do custeio tradicional, todos os custos que estão diretamente associados à produção são relacionados no custo do produto; os demais custos são agregados aos produtos por meio de critérios de alocação. O enfoque baseado em atividades reconhece a diversidade do consumo de recursos e a complexidade do produto. O enfoque baseado em atividades reconhece tantas quantas forem necessárias as medidas de atividade para cada produto. Os produtos que dão origem a muitas movimentações são custeados adequadamente e não mais segundo o critério de alocação único. A partir do rastreamento dos custos, o enfoque baseado em atividades desloca custos dos produtos de grandes volumes e sem complexidade para os mais complexos. A análise da linha de produto ou serviço, ao mudar a forma como os custos indiretos são capturados e reportados aos produtos, permite identificar as causas do consumo de recursos e economizar recursos, além de fornecer suporte para a administraçãotomar decisões sobre o preço. Ao nos referirmos à análise de clientes, devemos verificar a falta de informações adequadas sobre os custos quanto à customização do produto e ao custo do serviço específico do cliente, bem como outros custos. Observação Customizar é a capacidade de se lidar com o cliente, adequando-se às suas regras e observações. Alguns clientes solicitam, por exemplo, mais variedades de embalagens, já outros podem exigir um tratamento especial. Estes são exemplos de customização. Customizar, porém, custa! O custo da customização deve ser repassado ao cliente, a empresa deve saber o quanto está gastando a mais para satisfazer aos clientes. Quando este valor é repassado, nem sempre é justo, pois acabam beneficiando alguns e onerando outros. Para a empresa, é necessário ter todos os clientes satisfeitos e, para tanto, o enfoque baseado em atividades proporciona identificar esses custos de forma mais adequada que o método convencional. 57 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO A visão da análise organizacional esboça os objetivos a serem alcançados, utilizando o custo baseado em atividade para analisar a organização sobre o ponto de vista funcional, como aprimorar a capacidade de agregar valor ao negócio, eliminar custos, identificar atividades que não agregam, entre outros. Identificar os que não agregam Eliminar custos Capacidade de agregar valor a empresa Figura 34 – ABC e o ponto de vista funcional da empresa Todas as empresas têm muitas atividades; satisfazer a própria demanda, controlar, conferir, organizar e escrever relatórios são algumas delas, talvez as mais comuns, porém, dependendo da instituição em questão, existem muitas outras diferentes. Poucas empresas, no entanto, descobrem que essas atividades diárias não têm a ver necessariamente com atividades que implicam custos. Neste contexto, esta análise deve ser mais pontuada, envolvendo a atividade e o seu valor, em que basicamente devemos verificar se há necessidade desta ou daquela atividade e se ela agrega valor para a empresa ou para o cliente. A última análise então é o processo de negócio, em que se verifica a importância no processo em contraste com a função. Uma empresa pode usar o método de custeio ABC associado aos processos. A gestão eficaz dos processos contribui significativamente para a melhoria do desempenho de outras áreas, como a melhoria da qualidade para o cliente final. Ela pode ser encontrada no produto ou no serviço, e ambos podem ser auferidos pela satisfação do cliente/consumidor. Outra área evidenciada é a vantagem competitiva por meio da gestão de processos, para criar e sustentar uma posição confortável no mercado. Alguns deles agregam valor, como é o caso do desenvolvimento e introdução no mercado de um novo produto ou serviço. 3.1 Alguns problemas do método de absorção que levaram à criação do ABC Martins (2003) entende que o custeio por absorção quase sempre apresenta distorções devido às arbitrariedades, pois as alocações de custos são feitas sem vincular o custo a cada produto e, sim, por uma forma de rateio pouco precisa. 58 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Observação O custo por absorção consiste em apropriar aos produtos ou serviços produzidos todos os custos, entretanto, considera somente os de produção, sejam diretos ou indiretos, e as despesas são atribuídas diretamente ao resultado da empresa. As distorções surgem devido à escolha do método de rateio que será utilizado para atribuir aos produtos ou serviços a parcela de custo indireto correspondente, ou seja, o rateio será: por horas/ máquina utilizadas, por quantidade de trabalhadores envolvidos e por metragem de área ocupada pelas atividades exploradas na empresa. As atividades econômicas tornaram-se complexas, pois as empresas passaram a produzir em grandes quantidades e maiores gamas de produtos com automação de inúmeros processos de produção. Com a evolução e a automação dos processos, passaram a se tornar evidentes algumas deficiências dos sistemas de custos então adotados. Os sistemas depreenderam ineficiências, principalmente nas empresas de grande porte que produzem bens e serviços de diversos tipos ou configurações e que possuem processos produtivos sensivelmente industrializados. Um dos objetivos da contabilidade de custos foi implementar soluções para controle e avaliação dos estoques; e os procedimentos de separar e identificar os gastos, desembolsos e assunção de obrigações voltadas à produção passaram a ser utilizados também para mensurar e custear serviços. Todavia, com o passar do tempo, a necessidade de informações mais particulares e específicas se tornaram necessárias para a tomada rápida de decisão gerencial. Tendo em vista a constante evolução dos métodos de controle e a necessidade informacional, a contabilidade de custos básica e tradicional teve que evoluir conforme as demandas e o dinamismo do mercado e, para acompanhar toda a complexidade produtiva nas grandes corporações, assim como contribuir para apurar os custos com uma menor possibilidade de distorções oriundas de arbitrariedades, surgiu o método de custeio ABC. O dinamismo do mercado exige das empresas uma visão mais estratégica com a incorporação de novas formas de gestão, e o método do custeio ABC vem ao encontro dessa visão, principalmente por ter como princípio que não são os bens ou serviços que consomem recursos – ao contrário, quem os comsomem são as atividades desenvolvidas para produzir ou prestar o serviço. Lembrete • Não são os bens e serviços que consomem recursos. • São as atividades para produzir bens e serviços que consomem recursos. 59 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Nesse aspecto, o custeio baseado em atividade (ABC) é um método que, de forma rigorosa e realista, busca mensurar as atividades desenvolvidas nas organizações, sejam elas de serviço, comércio ou indústria, identificando os custos indiretos de responsabilidade de cada atividade. As análises e separações dos custos indiretos e despesas são realizadas por meio de direcionadores de custo, de recursos e custo de atividade para, após conhecidos os recursos consumidos com as atividades, sejam rateados aos produtos realizados ou serviços prestados que realmente consumiram recursos. A figura extraída do jornal Diário e Indústria (1994, p. 59) demonstra a visão global da sistemática do (ABC) custo baseado em atividades para uma empresa de serviços. Visão da alocação dos custos Recursos AtividadesProcessos Custos dos processos/Oport. de melhorias Direcionadores de recursos Direcionadores de atividades Análise dos processos do negócio Medidas de performance Alocação dos recursos Alocação das atividades Objeto de custo Figura 35 – Estrutura dos blocos ABC Na vertical, verifica-se o direcionamento de recursos para as atividades necessárias para a produção ou realização do serviço e, segundo o princípio do ABC, após a alocação das atividades, são direcionadas ao objeto do custo, ou seja, produto ou serviço final. Na horizontal, se veem processos de gestão e decisão, mais especificamente quanto à análise dos processos, seus custos e resultados proporcionados. Vejamos algumas dificuldades para separar custos de despesas. Em tese, seria fácil identificar os custos e as despesas, mas na prática não é, tendo em vista que, de forma simplista, dividem-se em: gastos comos processos produtivos, ou seja, custos; gastos com administração; gastos com financiamentos; e gastos com vendas, ou seja, despesas. 60 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Lembrete Custos são todos e quaisquer pagamentos ou promessa de pagar, relativos aos insumos utilizados para disponibilizar o produto ou serviço ao mercado consumidor. No momento de separar os desembolsos surgem as dificuldades, pois nem sempre é possível de forma clara e objetiva separar os custos e despesas. Por exemplo, em geral, nas organizações é comum encontrar uma mesma administração para o todo, ou seja, determinar quanto dessa administração se dedicou à área de produção e quanto à administração. É comum que a administração determine um percentual de rateio, muitas vezes, tendo por base o número de trabalhadores dirigidos em cada área, o que por si só denota uma imperfeição ou arbitrariedade, tendo em vista que um trabalhador pode se dedicar a mais de um produto ou serviço, em horas ou dias alternados. Nas organizações, as despesas são necessárias para operacionalizar a estrutura da empresa e gerar condições de formar receitas com as vendas de produtos ou serviços. São normalmente ligadas às áreas de vendas, administração e financeira, como: depreciações, manutenções, aluguéis, honorários profissionais, despesas financeiras, aluguéis e inúmeras outras. Lembrete Despesas são todos os desembolsos necessários para produzir receitas, assim como as receitas são fruto das atividades operacionais do negócio. Custos Indiretos Rateio Resultado Despesas Vendas Diretos Serviço “A“ Serviço “B“ Serviço “C“ Custos dos serviços vendidos Figura 36 – ABC – custos e despesas 61 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Conforme se verifica na figura anterior, no custeio por absorção, as despesas são lançadas diretamente para o resultado e os custos e gastos gerais atribuíveis aos produtos ou serviços são rateados; mas, quando do rateio dos gastos gerais, surgem indagações: • Qual critério de rateio adotar? • Quantos por cento ou valor absoluto deve ser atribuído para cada produto ou serviço? Agora vamos exemplificar os efeitos dos custos indiretos ou gasto gerais. Vejamos o cálculo do custo de um produto, considerando os valores a seguir: Tabela 10 Contas R$ - Matéria-prima 600,00 - Depreciações 800,00 - Salários operacionais 1.200,00 - Salários supervisores gerais 1.950,00 - Aluguel 4.600,00 - Vigilância terceirizada 2.100,00 Total de gastos 11.250,00 Identificando os custos diretos: - Matéria-prima $ 600,00 - Salários operacionais $ 1.200,00 Total de custos diretos $ 1.800,00 Identificando os gastos gerais (rateáveis): - Depreciações $ 800,00 - Aluguel $ 4.600,00 - Salários supervisores gerais $ 1.950,00 - Vigilância terceirizada $ 2.100,00 Total de gastos gerais $ 9.450,00 Analisando tais informações, que já foram separadas entre custos diretos e gastos gerais, é necessário estabelecer formas de ratear os gastos gerais aos produtos ou serviços, e são estas formas que por vezes vão gerar as arbitrariedades. Vejamos: • Depreciações: deve-se escolher uma forma de ratear a depreciação, que em geral é rateada utilizando como base as horas de trabalho de cada um dos equipamentos e máquinas existentes 62 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II nas áreas de administração, vendas e financeiro. Todavia, a arbitrariedade está no volume de investimentos feitos nos equipamentos e máquinas, que em geral são determinados pela alta direção e, além disso, identificam quanto cada máquina contribui na produção ou prestação do serviço. • Aluguel: é comum ratear o aluguel pela área ocupada por cada um dos setores, sejam de produção, sejam de administração ou de vendas. Mas pode não ser tão simples assim. Suponha- se que uma das áreas é mais bem atendida por infraestrutura, como acessibilidade, iluminação natural, layout. Se fosse possível sublocar parcialmente, quanto seria o valor, considerando as vantagens físicas? • Salários de supervisores gerais: em organizações onde existam supervisores específicos para cada tipo de produto ou serviço, não existiriam problemas para se aferir os custos. Contudo, quando na organização os supervisores são responsáveis por mais de um tipo de produto ou serviços, como definir a quantidade de horas que os administradores, gestores e supervisores dedicam a cada um dos produtos ou serviços? • Vigilância terceirizada: a vigilância em geral busca tomar conta de toda a estrutura; contudo, algumas áreas guardam mais valores que outras demandando mais horas de vigilância, impedindo que sejam simplesmente os custos rateados por hora/homem de trabalho ou área quadrada vigiada. As dificuldades em separar custos e despesas são identificadas, especificamente, empresa a empresa, ou seja, cada organização tem suas peculiaridades. Assim, podemos citar algumas desvantagens que se podem observar na adoção do custeio por absorção ou custeio direto, tais como: • Distorção nos custos de alguns produtos e, consequentemente, no preço de oferta. • Não conhecimento da real margem de contribuição dos produtos ou serviços. • Não possibilidade de escolher um melhor critério de rateio menos oneroso ao produto ou serviço. • Dificuldades em padronizar controles de produção e coerente formação de preço, entre outras. 3.2 O sistema de custeio por atividade, ABC passo a passo em serviços As operacionalidades do negócio no seguimento hospitalar, além de complexo, requer minuciosa gestão em todas as suas atividades. Portanto, encontramos na obra de Hong Yuh Ching, Gestão Baseada em Custeio por Atividades (1997), importantes diretrizes para a implementação de um sistema de custeio ABC, que adiante veremos por meio de tabelas, fluxos e gráficos. 63 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Todavia, é importante definir as atividades envolvidas nas operações hospitalares e, nesse contexto, é importante relembrar: O que são atividades? As atividades desempenhadas dentro de uma empresa está relacionada ao objeto de exploração. As pessoas fazem atividades que consomem recursos, como materiais, uso de pessoal, instalações, máquinas para realizar os serviços. Assim, pode-se entender que atividades são o que as pessoas fazem. Para a análise da atividade, que é composta por um conjunto de tarefas e operações, é necessário definir um nível praticável para gerenciamento de custos, isso porque, por exemplo, ao definir controlar custo por função, fica abrangente e genérico e, ao definir controlar por tarefas, aproxima-se de particularidades que podem ser insignificantes. Podemos desmembrar uma atividade considerando o conjunto de tarefas e operações da seguinte forma: • Entradas: são constituídas de componentes, diferentes de recursos, requeridas para realizar a atividade. É o que dá início à atividade, por exemplo: informações, pedidos de compras, requisições de materiais, solicitações de serviços. Geralmente representadas por algo físico ou eletrônico. • Recursos: entrada física ou disponibilização de infraestrutura, requeridas para realizar a atividade. Por exemplo, realizar um pagamento, se físico, com cheque ou dinheiro, se eletrônico, com a utilização de internet, página do banco, login e senha. • Saída: constitui-se de um produtoou serviço decorrente da realização da atividade. Por exemplo, atividade de ir buscar e entregar um produto ou atividade de realizar a pintura de partes e peças. • Mensuração de saída: expressar o número de vezes ou quantidade de atividade realizada, descrever o consumo de recursos requeridos quando da realização da atividade. O conhecimento das fases de produção ou realização dos serviços, transmitidas para o nível de tomada de decisão, facilita que cheguemos aos objetivos, transparece as medidas de saídas e alicerça a melhoria contínua dos procedimentos, subsidiando a tomada de decisão. Adiante, exemplos de procedimentos que devemos adotar para documentar e implantar um sistema de custo baseado em atividades (ABC). Os layouts sugeridos não são definitivos e devem ser elaborados conforme a necessidade de cada organização. 64 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Quadro 7 – Descrição de algumas atividades hospitalares Atividade Circular sala – pré-operatório Definição Pegar o carrinho de material do arsenal montado, fazer pedido para farmácia, receber entrega da farmácia, constatar a necessidade de equipamentos, providenciar equipamentos, levantar tudo por sala, checar mobiliário, dispor de materiais e equipamentos na sala, checar equipe, chamar o paciente no horário. Entrada Verificar escala no mapa cirúrgico e montar o carrinho. Saída Encaminhar paciente até a sala. Medida de saída Número de pacientes atendidos no centro cirúrgico. Atividade Circular sala – transoperatório Definição Auxiliar instrumentista. Montar mesa operatória, estimar equipamentos, orientar a equipe para montagem, fazer preparos no paciente, operar equipamentos, trocar soros, anotar débitos e interocorrências, dispor material estéril, providenciar outros materiais durante a cirurgia, fazer nota de débito, preencher folha cirúrgica, dispor outras folhas no prontuário, registrar o término da cirurgia. Entrada Encaminhar paciente até a sala. Saída Término do ato cirúrgico. Medida de saída Tempo de duração da cirurgia. Atividade Circular sala – pós-operatório 1 Definição Registrar término da anestesia, ajudar a retirar o paciente da mesa, recolher e conferir o prontuário, preparar material para anatomopatológico, encaminhar o paciente ao repouso pós-operatório e passar plantão. Entrada Final do ato cirúrgico. Saída Entregar paciente na sala de repouso pós-operatório. Medida de saída Número de pacientes atendidos no centro cirúrgico. Atividade Circular sala – pós-operatório 1 Definição Registrar término da anestesia, ajudar a retirar o paciente da mesa, recolher e conferir o prontuário, preparar material para anatomopatológico, encaminhar o paciente ao repouso pós-operatório e passar plantão. Entrada Final do ato cirúrgico. Saída Entregar paciente na sala de repouso pós-operatório, enfermaria. Medida de saída Número de pacientes atendidos no centro cirúrgico. Atividade Circular sala – pós-operatório 2 Definição Entregar material anatomopatológico à secretaria, recolher material limpo e sujo, contar peças de caixa cirúrgica, encaminhar material limpo e sujo, roupa, alcoolizar os móveis, chamar a higienização. Entrada Paciente entregue na sala de repouso pós-operatório, enfermaria. Saída Sala montada para próxima cirurgia. Medida de saída Número de pacientes atendidos no centro cirúrgico. 65 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Embora não se tenha detalhado todas as atividades inerentes a uma cirurgia, busca-se demonstrar e definir algumas delas. É importante destacar que, seguindo o conceito de gestão intrínseco ao método de custeio baseado em atividades, não se pode deixar de avaliar e quantificar os resultados das atividades relativas às medidas de saídas. Adiante, mais um layout acerca de levantamento e identificação de áreas, atividades e medida de saídas. Quadro 8 – Levantamentos de outras atividades Área Atividade Medida de saída Internação Cadastrar dados do paciente. Quantidade de pacientes cadastrados. Solicitar dieta prescrita. Quantidade de dietas. Copa Preparar alimentos. Tempo básico de preparação. Entregar dietas. Quantidade de dietas entregues. Higiene – Leitos Limpeza de quartos e áreas comuns. Pacientes com alta. Recuperação pós-anestésica Recuperar paciente operado. Quantidade de pacientes que passaram pela RPA. Organizar área RPA. Quantidade de pacientes que passaram pela RPA. Caixa Receber contas particulares. Quantidade de notas emitidas. Receber honorários médicos. Quantidade de recebimentos feitos. Encaminhar documentos no final do dia. Quantidade de registros. Enfermagem – Leitos Preparar pacientes para pré-operatório. Quantidade de pacientes preparados. Admitir paciente para pós-operatório direto. Quantidade de pacientes admitidos. Visitar pacientes. Quantidade de pacientes visitados. Enfermagem – Centro cirúrgico Coordenar cirurgias. Quantidades de cirurgias realizadas. Providenciar material consignado. Quantidade de material consignado. Circular sala pré-operatório. Quantidade de cirurgias. Circular sala transoperatório. Quantidade de cirurgias. Circular sala pós-operatório 1. Quantidade de cirurgias. Circular sala pós-operatório 2. Quantidade de cirurgias. Secretaria do centro cirúrgico Agendar cirurgias. Quantidade de cirurgias realizadas. Secretariar o departamento. Rotina diária. Higiene do centro cirúrgico Higienizar sala cirúrgica. Quantidade de cirurgias realizadas. Limpar demais áreas do centro cirúrgico. Rotina diária. Arsenal Montar carrinho de cirurgia. Quantidade de cirurgias realizadas. 66 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Ta be la 1 1 – Cu st ei o da s at iv id ad es Cá lc ul o do c us to d as a tiv id ad es n a ár ea d e le ito s e nf er m ag em – M an hã e ta rd e – ja n. /m ar . At iv id ad e M ed id a de sa íd a Qt . Re cu rs os / De se m bo ls o po r i te m Cu st o to ta l da a tiv id ad e Cu st o po r m ed ia da de s aí da Sa lá rio e nc ar go s be ne fíc io s M at er ia is De pr ec ia çõ es Ou tr os Pr ep ar ar p ac ie nt e pr é- op er at ór io . N º p ac ie nt e pr ep ar ad os . 1. 34 5 6. 50 0, 00 8, 90 % 68 0, 00 11 ,0 4% 19 5, 00 6, 89 % 40 6, 00 6, 83 % 7. 78 1, 00 5, 79 Ad m iss ão pó s- op er at ór io im ed ia to . N º p ac ie nt e ad m iti do s. 1. 25 2 7. 20 0, 00 9, 86 % 99 7, 00 16 ,1 9% 29 0, 00 10 ,2 4% 60 8, 00 10 ,2 3% 9. 09 5, 00 7, 26 As sis tê nc ia at é a al ta o u tr an sf er ên ci a. Ho ra s d e as sis tê nc ia 1. 56 5 18 .5 00 ,0 0 25 ,3 3% 2. 51 0, 00 40 ,7 7% 72 2, 00 25 ,4 9% 1. 52 0, 00 25 ,5 7% 23 .2 52 ,0 0 14 ,8 6 Vi sit a à pa ci en te s. N º p ac ie nt e ad m iti do s. 1. 252 9. 65 0, 00 13 ,2 1% 1. 42 0, 00 23 ,0 6% 38 5, 00 13 ,5 9% 81 0, 00 13 ,6 2% 12 .2 65 ,0 0 9, 80 Ca pa ci da de n ão ut ili za da . 31 .2 00 ,0 0 42 ,71 % 55 0, 00 8, 93 % 1. 24 0, 00 43 ,7 9% 2. 60 1, 00 43 ,7 5% 35 .5 91 ,0 0 To ta is 73 .0 50 ,0 0 10 0, 00 % 6. 15 7, 00 10 0, 00 % 2. 83 2, 00 10 0, 00 % 5. 94 5, 00 10 0, 00 % 87 .9 84 ,0 0 37 ,7 0 Ta be la 1 2 – Cu st ei o da s at iv id ad es Cá lc ul o do c us to d as a tiv id ad es n a ár ea d e re cu pe ra çã o pó s- an es té sic a – ja n. /m ar . At iv id ad e M ed id a de s aí da Q t. Re cu rs os / De se m bo ls o po r i te m Cu st o to ta l d a at iv id ad e Cu st o po r m ed ia da de s aí da Sa lá rio e nc ar go s be ne fíc io s M at er ia is De pr ec ia çõ es Ou tr os Re cu pe ra r p ac ie nt e da a ne st es ia Pa ci en te s at en di do s 1. 07 4 12 .0 50 ,0 0 21 ,0 5% 1. 93 0, 00 83 ,9 9% 73 6, 00 19 ,9 7% 68 6, 00 20 ,0 0% 15 .4 02 ,0 0 23 ,11 % Ca pa ci da de n ão ut ili za da 45 .1 85 ,0 0 78 ,9 5% 36 8, 00 16 ,0 1% 2. 95 0, 00 80 ,0 3% 2. 74 4, 00 80 ,0 0% 51 .2 39 ,0 0 76 ,8 9% To ta is 57 .2 35 ,0 0 10 0, 00 % 2. 29 8, 00 10 0, 00 % 3. 68 6, 00 10 0, 00 % 3. 43 0, 00 10 0, 00 % 66 .6 41 ,0 0 10 0, 00 % 67 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Tabela 13 – Cálculo do custo das atividades na área: enfermagem do centro cirúrgico – dia e tarde Média padrão de pacientes por dia: 19,2 Atividades Hr. decimais por paciente Média padrão Horas decimais dia % 01 Circular sala pré- operatório 0,33 19,20 6,34 4,21 02 Circular sala transoperatório 1,33 19,20 25,54 16,99 03 Circular sala pós- operatório 1 0,42 19,20 8,06 5,36 03 Circular sala pós- operatório 2 0,50 19,20 9,60 6,39 04 Providenciar materiais consignados 0,25 4,00 1,00 0,67 Capacidade não utilizada 99,80 66,38 Totais 2,83 150,34 100 Nº funcionários Horas decimais dias funcionários Horas decimais disponíveis por dia 3 6,00 18,00 20 8,00 160,00 Total 178,00 (-) Férias 1/12 avos - 14,83 Total Disponibilidade 163,17 No quadro anterior, verificamos a sugestão para levantamento e demonstração das cargas horárias de disponibilidade dos funcionários. Embora estejamos demonstrando as atividades de circular as salas do centro cirúrgico, ressaltamos que a demonstração deve ser elaborada para todas as áreas da empresa, para subsidiar os processos de gestão e melhoria continua, assim como a quantificação dos custos. Lembrete Áreas equivalem a centro de custo, e estes são uma unidade mínima administrativa, de negócio ou operações, representadas por pessoas e máquinas, nas quais são realizadas atividades de administração, controle e atendimento correlato aos produtos ou serviços. 68 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Tabela 14 Acompanhamento gráfico das horas de repouso pós-operatório RPA Média de janeiro a março Horários 07:00 - 10:00 10:00 - 13:00 13:00 - 16:00 16:00 - 20:00 Horas disponíveis 442 598 624 208 Horas utilizadas 123 138 69 24 07:00 - 10:00 10:00 - 13:00 13:00 - 16:00 16:00 - 20:00 Carga horária 17 23 24 8 Rose 3 3 3 Nancy 3 3 3 Graziela 3 3 3 Emerson 3 3 3 Elizabete 3 3 3 Lucrecia 3 3 3 Antonio 2 3 4 Suelen 2 3 3 1 Horas de atendimento 1 1 1 1 800 700 600 500 400 300 200 100 07:00 - 10:00 Horas utilizadas Horas disponíveis 10:00 - 13:00 13:00 - 16:00 16:00 - 20:00 0 Figura 37 69 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO 30 25 20 15 10 5 0 07:00 - 10:00 Carga horária Carga horária 10:00 - 13:00 13:00 - 16:00 16:00 - 20:00 Figura 38 Analisando os gráficos, constata-se que somente 20% do tempo disponível é utilizado, existindo assim alto nível de ociosidade. Tabela 15 – Equipe de higienização – média de janeiro a março Horário 06:00-13:00 13:00-19:00 Totais Capacidade de atendimento mês 490 212 702 Atendimentos no mês 414 100 514 Totais em % 84,49% 47,17% 73,22% Tabela 16 Horário 06:00-13:00 13:00-19:00 Carga horária 44 19 Naira 6 3 Soraya 6 3 Diva 7 2 Clarice 7 2 Ivanete 6 3 Adriana 6 3 Aline 6 3 Tempo de atendimento hs. decimais 1,67 1,67 70 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 06:00 - 13:00 13:00 - 19:00 Atendimentos no mês Capacidade de atendimento no mês Figura 39 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 06:00 - 13:00 13:00 - 19:00 Carga horária Carga horária Figura 40 O método de custeio baseado em atividades, como já se mencionou, prima por levantar e mensurar o custo das atividades, e para tal procedimento é imprescindível conhecer muito bem as atividades necessárias para a elaboração do produto ou realização do serviço. Assim, a seguir se demonstram as atividades do centro cirúrgico em forma de fluxograma. Os fluxogramas, quando de sua elaboração, permitem uma análise do algoritmo das tarefas e, se for o caso, denuncia a repetição de tarefas, o retrabalho, ou seja, permite enxergar com antecedência a existência de possíveis gargalos ou consumo de tempo por repetição de tarefas. 71 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Agendar cirurgia Providenciar material cirúrgico Montar carrinho de cirurgia Circular sala pré-operatório Solicitar dieta prescrita Fazer escala de funcionários por sala de cirurgia Circular sala trans-operatório Auxiliar anestesia Circular sala pós-operatório 1 Circular sala pós-operatório 2 Limpar sala cirúrgica Conferir carrinho de anestesia Circular sala pós-operatório 1 Dispensar Limpar quartos e áreas comuns Receber contas particulares Encaminhar documentos para controladoria Receber honorários médicos Efetuar lançamento na CC do paciente Entregar dieta Dispensar materiais e medicamentos Admitir paciente pós-operatório imediato Prestar assistência até alta transferência Preparar recursos para anestesia Dispensar materiais e medicamentos Cadastrar paciente Preparar paciente pré-operatório Figura 41 72 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Quadro 9 Melhoria deprocesso entre processos O conceito de atividades VA e NVA necessita de elaboração a identificação de atividades positivas e negativas Tipos de atividades VA Atividades que agregam para a satisfação do cliente NVA Atividades que não agregam para a satisfação do cliente e são possíveis de serem eliminadas Atividades que não agregam para a satisfação do cliente mas necessárias para possibilitar as atividades VA a serem realizadas Negativa Positiva Tabela 17 – Resumo das atividades de custos – período de janeiro a março Área Atividades VA NVA Capacidade não utilizada Internação Cadastrar paciente. 1.187,00 13.643,00 Farmácia Dispensação material médico. 9.630,00 2.120,00 Efetuar lançamentos ao paciente. 5.008,00 Recebimento de material médico. 2.504,00 RPA Recupera paciente da anestesia. 14.645,00 51.240,00 Higiene e arrumação do quarto 71.479,00 797,66 Copa Preparar alimentos. 16.986,00 3.538,00 Entregar dietas. 3.067,00 Enfermagem e leitos Preparar paciente pré-operatório. 5.323,00 37.430,00 Admissão pós-operatório imediato. 8.871,00 Prestar assistência até alta/transf. 21.289,00 Visita à paciente. 11.532,00 Caixa Receber contas particulares. 151,00 3.774,00Receber honorários médicos. 956,00 Encaminhar documentos à controladoria. 151,00 Secretaria do centro cirúrgico Agendar cirurgias. 5.105,00 3.249,00 Secretariar o departamento. 3.249,00 Higiene do centro cirúrgico Limpar sala cirúrgica. 4.756,00 5.198,00 Limpar demais áreas do CC 19.024,00 73 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Chefia de enfermagem do CC Coordenar cirurgias. 23.144,00 2.572,00 Enfermagem do CC Circular sala pré-operatório. 16.273,00 145.800,00 Circular sala transoperatório. 97.636,00 Circular sala pós-operatório 1. 20.341,00 Circular sala pós-operatório 2. 24.409,00 Providenciar material consignado. 4.068,00 Enferm. CC arsenal – tarde Montar carrinho cirurgia. 11.534,00 14.180,00 Enferm. CC expurgo – tarde Montar caixa de cirurgia. 4.256,00 8.600,00 Sata Conferencia de carrinho de anestesia. 3.731,00 34.500,00Preparar recursos para anestesia. 11.193,00 Auxiliar anestesia. 14.925,00 Controladores de acesso e gestores 54.695,00 Total 817.759,66 463.177,00 27.941,00 326.641,66 Tabela 18 – Cálculo de custo de cirurgia: mamoplastia Atividade Custo por cirurgia Tipo Admissão pós-operatório imediato. R$ 8,00 Fixo/paciente Agendar cirurgia. R$ 4,00 Fixo/paciente Auxiliar procedimento anestésico. R$ 17,00 Fixo/paciente Cadastrar paciente. R$ 1,00 Fixo/paciente Circular sala pós-operatório 1. R$ 45,00 Fixo/paciente Circular sala pós-operatório 2. R$ 54,00 Fixo/paciente Circular sala pré-operatório. R$ 37,00 Fixo/paciente Dispensação material médico. R$ 7,00 Fixo/paciente Efetuar lançamento para paciente. R$ 4,00 Fixo/paciente Entrega de dietas. R$ 2,00 Fixo/paciente Fechar sala. R$ 11,00 Fixo/paciente Limpar sala de cirurgia. R$ 4,00 Fixo/paciente Limpeza quartos áreas comuns. R$ 6,00 Fixo/paciente Montar caixa de cirurgia. R$ 13,00 Fixo/paciente Montar carrinho de cirurgia. R$ 8,00 Fixo/paciente Organizar recursos para anestesia. R$ 25,00 Fixo/paciente Preparar alimentos. R$ 8,00 Fixo/paciente Preparar paciente pré-operatório. R$ 5,00 Fixo/paciente Preparar sala. R$ 7,00 Fixo/paciente Receber contas particulares. R$ 1,00 Fixo/paciente Receber honorários médicos. R$ 3,00 Fixo/paciente 74 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Recuperar paciente da anestesia. R$ 14,00 Fixo/paciente Visita para paciente. R$ 10,00 Fixo/paciente Por dia Pac. dia Recebimento de material médico. R$ 33,00 19,2 R$ 1,72 Infraestruturar Enc. documentos p/ controladoria. R$ 2,00 19,2 R$ 0,10 Infraestruturar Secretariar departamento. R$ 42,00 19,2 R$ 2,19 Infraestruturar Limpar demais áreas do CC. R$ 13,00 Infraestruturar Condenar cirurgias. R$ 16,00 Infraestruturar Média saída Hs. dec. Prestar assistência até alta/transf. 15 3,00 R$ 45,00 Variável Circular sala transoperatório. 23 3,50 R$ 80,50 Variável Providência material consignado. 31 1,00 R$ 31,00 Variável Total R$ 483,51 Tabela 19 – Custo – habitualmente orçado Tipo de cirurgia Sala de cirurgia RPA (taxa) Internação leitos (taxa) Diversos (taxa) Total Adenoamidalectomia 161,00 43,00 94,00 63,00 R$ 361,00 Hérnia ingual 161,00 43,00 94,00 63,00 R$ 361,00 Mamoplastia 324,00 43,00 94,00 63,00 R$ 524,00 Ritiodoplatia 404,00 43,00 94,00 62,00 R$ 603,00 Cálculo pelo ABC Adenoamidalectomia 3,48% R$ 374,00 Hérnia ingual 3,48% R$ 364,00 Mamoplastia -7,73% R$ 483,51 Ritiodoplatia -22,89% R$ 465,00 3.3 Custo padrão hospitalar, custo padrão Custo Corrente Estimado Ideal Figura 42 – Conceito de custo padrão 75 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Podemos entender como custo padrão o planejamento do custo do produto, que é basicamente a multiplicação entre a quantidade padrão e o valor padrão. Considerada uma importante ferramenta gerencial, é utilizada por muitas empresas. Trata-se da comparação entre um padrão já estabelecido e o real, que significa a variação. Vejam: O custo ideal pode ser considerado como aquele em que a empresa estabelece que sejam utilizados todos os recursos para determinado bem ou serviço. Este conceito nos dias de hoje se tornou ultrapassado e na prática diária não tem utilidade. Já o custo corrente é o valor meta para empresa. Levando em consideração as condições normais de faturamento, é bastante difícil de ser alcançado. Quando falamos em custo estimado, entendemos ser aquele com base em dados históricos, em que há expectativas de melhorias em função de mudanças. É, sobretudo, aquele orçado para determinada atividade. Iudícibus (1998, p. 190) conceitua custo padrão como “um sistema de custeamento de produtos que tem filosofia de controle das operações da empresa”. Em outro momento, pontuamos que o custo-padrão está diretamente relacionado com mão de obra, matéria-prima e outros custos de fabricação, ou seja, todos os elementos relacionados com o processo produtivo, seja de bens ou serviços, proporcionando a identificação de desvios entre o que ocorreu e o que deveria ter ocorrido, para um efetivo controle. Encontramos em Shank & Govindarajan (1995, p. 13-32) um importante conceito que associa o custo padrão à estratégia da empresa, por meio de elementos básicos para implementação, tais como: análise da cadeia de valor, análise do posicionamento estratégico e análise do direcionamento de custos. Segundo os autores, estes elementos são importantes para as empresas obterem vantagens competitivas, retratadas na figura a seguir: Preço do produto Custo do produto Valor agregado do produto Pressão competitiva Figura 43 – Gestão estratégica de custos 76 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Bem, para calcularmos as variações de preços e quantidades, vamos utilizar as seguintes fórmulas: Variação de preço: Qr x (Pr – Pp) = Qr x Pr – Qr x Pp Variação de quantidade: Pp x (Qr – Qp) = Qr x Pp – Qp x Pp Onde:Pr = preço real (mão de obra, matéria-prima e outros gastos). Pp = preço padrão determinado. Qr = quantidade real (mão de obra, matéria-prima e outros gastos). Qp = quantidade padrão determinada. Custo real Custo real Variação Figura 44 Vamos considerar que uma empresa determina para a fabricação de seu produto 30 kg, considerando o seguinte preço padrão: R$ 4,00 kg para matéria-prima. Durante o mês, a empresa empregou 31 kg do produto a um preço de R$ 3,80 por kg. Então, teremos: Qr x Pr 31 kg x R$ 3,80 R$ 117,80 R$ 6,20 Qr x Pp 31 kg x R$ 4,00 R$ 124,00 R$ 2,20 Variação total R$ 4,00 Qp x Pp 30 kg x R$ 4,00 R$ 120,00 Figura 45 Neste caso, concluímos que a variação foi favorável, pois houve uma redução do preço mesmo com o aumento da quantidade de produto que a empresa empregou. No entanto, as variações devem ser motivo de investigações por parte dos gestores, para que sejam eliminadas ou minimizadas, pois os processos de custos estão voltados à análise de desempenho. Resumindo, o custo-padrão mensura tanto monetariamente quanto quantitativamente o custo, objetivando uma meta a ser alcançada e considerando o posicionamento gerencial que sua apuração fornece para a avaliação de desempenho. Ultimamente, muito tem se falado em terceiro setor. A atividade nos setores de prestação de serviços vem ganhando destaque no mundo corporativo em muitas áreas, como telecomunicações, informática, 77 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO construtoras e serviços de consultorias como as auditorias, que estão em alta, sobretudo na parte ambiental, as recreativas e as hospitalares, entre outras. Estes serviços têm em seu elenco gastos, principalmente os custos com mão de obra – basta avaliarmos que o produto que se “produz” e vende é considerado intangível. No entanto, não possui estoques de matéria-prima ou produtos acabados, mas, por outro lado, busca continuidade para o negócio, estando diretamente relacionado com o cliente. A importância em se ter um controle sobre seus custos não é diferente do segmento industrial, por exemplo. Para garantir o caminho e se estabelecer no mercado, as empresas de serviços necessitam obrigatoriamente conhecer o custo de suas atividades. Observação A organização de um hospital é bastante complexa; ela conta com muitos serviços, e todos têm o objetivo de tratar o paciente. Para desempenhar esta premissa, cada unidade hospitalar tem um tipo de organização, que necessariamente irá se adequando às necessidades no decorrer do tempo, o que implica tecnologia e estrutura, ou seja, alto investimento de capital. Observação As empresas hospitalares enfrentam desafios financeiros em seu dia a dia e grande parte do problema está no tratamento inexato dos custos. Existem muitas dificuldades em gerir custos na prestação de serviços, um dos aspectos mais relevantes para esta afirmativa está na formação do custo padrão, uma vez que hoje os hospitais trabalham com pacotes de serviços. Vamos visualizar. Médico Pacote Adm. Custos Figura 46 – Formação de custo padrão por pacote 78 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Observação A dificuldade neste controle está concentrada no trabalho para reconhecer o custo da unidade a ser gerenciado. Aqueles que conseguem tem total domínio sobre o negócio e, consequentemente, maior propriedade para tomar decisões. Imaginemos o que uma empresa de prestação de serviço vende. Neste sentido, se faz necessário evidenciar o que se deve avaliar na formação do pacote para procedimentos nos hospitais: Observe: • Tempo de permanência. • Utilização de salas. • Materiais e medicamentos. • SADT. • Nível de atividade. • Alocação de recursos. • Preços de aquisições. • Gastos com pessoal. • Demais componentes de custos. •Apuração de valores. • Relatórios gerenciais. Médico Administração Custos Figura 47 – Fixação do custo padrão ao pacote hospitalar Neste momento, vamos abrir um parêntese para explicar o que entendemos sobre relatórios gerenciais. Dizemos que são aqueles explicativos e que dão suporte à gestão para tomada de decisão. Esses relatórios possuem informações preciosas sobre os centros de custos, como preço unitário das refeições ou quilo da roupa lavada. 79 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Relatórios Custos unitários Resultados por centro de custos Projeções de custos Composição dos custos Figura 48 – Relatórios gerenciais Os relatórios gerenciais devem ser minuciosamente analisados, para tornar as decisões concretas e assim garantirem o funcionamento do hospital, pois, a partir da comparação, é possível visualizar o futuro. Cabe lembrar que análise compreende todos os relatórios, evidenciando a economia nos custos e o crescimento das receitas. As empresas do terceiro setor, as prestadoras de serviços, vendem trabalho, quer dizer, o estoque está contido em cada pessoa que lá está para atender ao cliente. É evidente que em muitos casos há a necessidade de se utilizar materiais ou medicamentos, ou ainda outros componentes que estão imediatamente relacionados com a prestação deste ou daquele serviço. Bittar (1997), nesta linha de pensamento, assegura que o gerenciamento hospitalar é complexo e entende como um desafio a ser enfrentado de forma acertada e constante, o qual ainda deve ser eficaz e eficiente. Hoje é bastante comum encontrarmos empresas de serviços aplicando os conceitos de custos, utilizando para os rateios de seus procedimentos o sistema de custeio por absorção. Outros ainda o fazem pelo ABC, ambos já discutidos por nós anteriormente. Neste momento, iremos nos ater ao custo padrão. O custo padrão é aquele que já agrega os outros, ou seja, os diretos e os indiretos, predeterminados, os quais deverão ser utilizados para fixar preços. Martins (2003) chama atenção para a importância de os preços estarem em níveis reais, uma vez que o custo-padrão é um instrumento básico na solução de vários problemas. Ainda classifica os custos hospitalares como: 80 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Quadro 10 – Principais custos hospitalares Diretos Salários, encargos e benefícios, materiais e medicamentos, gêneros alimentícios, materiais de limpeza, depreciação, entre outros. Indiretos Energia elétrica, água e telefone,seguros, manutenção, impostos e taxas, entre outros. Adaptado de: Martins (2003). Os custos são classificados em cada organização de forma específica, levando em consideração as particularidades de cada uma. Nas unidades hospitalares, o produto é individual para cada ser humano, e serão necessários materiais e medicamentos para sua recuperação, portanto, cabe à organização encontrar a melhor forma de fazê-lo com o menor custo. Constata-se que o custo-padrão desenvolvido nas unidades hospitalares permite evidenciar os impactos das variações nos procedimentos, facilitando, assim, as negociações, bem como favorecendo as decisões estratégicas da empresa, contribuindo para a qualidade dos serviços e da gestão hospitalar. Vamos acompanhar um exemplo do custo padrão para a formação de preço em um pacote de diária: Dividido X Custo Custo unitário da diária Tempo médio permanência Custo padrão com diárias Unidade de internação • Custos diretos • Custos indiretos •Custos serviços auxiliares Custo total Quantidade de diárias (nível de atividade) Adm. Médico Figura 49 – Formação de custo padrão da diária por pacote Podemos usar este modelo para acompanhar quaisquer outros processos de formação de custo padrão, tais como taxa de sala por pacote e de utilização de equipamento, medicamento e materiais, entre outros. 81 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO 4 MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO Entrada Vendas Saída Custos Despesas Figura 50 – Controle de resultados As mudanças nos níveis de produção ou de atividades são grandes desafios para os administradores de empresas. Decisões sobre investimentos ou produção afetam o volume das atividades e, consequentemente, a relação dos custos com os resultados. Nas empresas hospitalares, por exemplo, a quantidade de leitos ocupados na unidade hospitalar deve ser de pelo menos 60% para que as receitas possam cobrir os custos. Este tipo de informação para os gestores, sobre variação de volume com relação a resultados, está relacionado intimamente com a forma com que os custos são classificados. Assim, compreender o comportamento dos custos é de vital importância para os gestores, pois eles devem conhecer a demanda efetiva do seu negócio. Segundo Porter (1980, p. 33), “Toda empresa é uma reunião de atividades que são executadas para projetar, produzir, comercializar, entregar e sustentar o seu produto. Todas essas atividades podem ser representadas, fazendo uso de uma cadeia de valores”. Assim, associamos esta afirmação aos gestores, como responsáveis por toda a empresa e suas atividades. Produto Projetar Entregar Comercializar Sustentar Produzir Figura 51 – Reunião de atividades 82 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II A principal visão do gestor deve estar direcionada para agregar valor à empresa, ressaltando a importância de também contemplar aos sócios, acionistas, quotistas etc. O ponto de partida para se conseguir enxergar com amplitude tal dinâmica do negócio é a análise dos elementos custo, volume e lucro, que estão diretamente relacionados. Porém, os conceitos de custo e despesas fixas são variáveis, pois os comportamentos dos itens de custo irão influenciar nos lucros, considerando o volume. Esta necessidade conceitual aplica-se também às receitas. • Custo • Volume Volume • Lucro Custo Lucro Figura 52 – Relação custo/volume/lucro Observação Custo: parcela de gasto atribuída ao produto, direta ou indiretamente. Volume: quantidade demandada para produção. Lucro: resultado das receitas menos custos e despesas. O grande diferencial para as empresas de sucesso está no fato de oferecerem preços atrativos com qualidade. Afinal, quando vamos ao mercado, cada um de nós busca em primeiro lugar por uma necessidade imediata. Pois bem, chegando lá encontramos muitas opções. Então, o que fazer? Na maioria das vezes, a escolha será feita pelo preço. O mercado de certa forma estabelece o preço de venda; de outro lado, os “donos” do negócio querem uma remuneração maior, ou seja, o lucro, e para equalizar esta situação o gerenciamento de custo é imprescindível. Um dos principais indicadores na análise de custo, volume e lucro são margem de contribuição e ponto de equilíbrio, os quais poderão ser calculados a partir dos elementos dos custos fixos, despesa fixa, custo variável, despesa variável e preço de venda. Podemos entender por margem de contribuição o valor monetário que sobra do preço de venda ou prestação de serviço, considerando o que fica retido a título de cobrir os custos variáveis. Este valor então deverá ser capaz de reembolsar os custos fixos e auferir lucro. Também descrevemos como o valor percentual que sobra das vendas, menos os custos e as despesas variáveis. Observe o gráfico a seguir: 83 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Custo variável Volume de produção e vendas Custo Custo fixo Figura 53 – Representação gráfica dos custos Lembrete Os custos variáveis são aqueles que variam de acordo com a proporção de produção ou venda, ou ainda, no caso dos hospitais, a produção médica. Já os fixos são aqueles que permanecem independentes do volume. A margem de contribuição unitária (MCu) é a diferença entre a receita e o gasto variável (despesa variável unitária mais o custo variável) de cada unidade do produto. Ela representa o valor que cada unidade efetivamente contribui para o reembolso dos gastos fixos e para formação do lucro da empresa. Para calcularmos a margem de contribuição, utilizamos a seguinte fórmula: MCu = PVu – (CVu + DVu) Onde: MCu = margem de contribuição unitária. PVu = preço de venda unitária. CVu = preço de venda unitária. DVu = despesa variável unitária. 84 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II A avaliação de resultados em função da análise dos custos identifica qual o nível de produção ou serviços capaz de gerar receitas necessárias e suficientes para cobrir os custos totais. Quando isso ocorre, ou seja, quando o volume de vendas se iguala aos custos totais e o ponto de lucro se iguala a zero, é o que chamamos de ponto de equilíbrio, veja: Custos variáveis Volume de produção e vendas Custo Receitas Custo total Custos fixos Ponto de equilibrio Figura 54 – Representação gráfica ponto de equilíbrio A análise do ponto de equilíbrio está baseada no desdobramento na composição dos custos fixos e variáveis, sendo o principal objetivo desta análise conhecer o nível mínimo de vendas ou produção que deve ser fabricado na empresa para se obter o lucro desejado. Para tal, se utiliza para a seguinte fórmula. C = F + (V x Q) Onde: C = custo total. F = custo fixo. V = custo variável por unidade. Q = quantidade produzida em unidades. 85 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO No entanto, esta fórmula é “mestre”, pois vai sofrendo derivações dependendo da informação que se deseja obter. Podemos ter o ponto de equilíbrio em unidades ou em valores. Para obtermos o ponto de equilíbrio em unidades (Q), considera-se o lucro igual a zero. Como iremos demonstrar a seguir; Ponto de equilíbrio em quantidades 0 = (P – V) x Q – F PEq = F + Lucro meta P – V Figura 55 Já para o cálculo do ponto de equilíbrio em valores: Ponto de equilíbrio em valores PEvr = PEq x PVu Figura 56 Portanto, o ponto de equilíbrio é determinado pela divisão dos custos fixos pela margem de contribuição unitária. Entender o comportamento dos custos facilita a análise de determinação do nível de operação provável para maximizar os lucros. Agora imaginemos um exemplo hipotético, mas bem comum dentro do hospital. Vamos considerar uma atividade: aplicação IM. Este procedimento é vendido aos clientes particulares por R$ 10,00, e seus custos para o mês foram projetados para 3.000 a 3.600 aplicações. Para esse procedimento foram calculados os seguintes valores de custos, os quais imediatamente necessitaram identificar os custos envolvidos no procedimento em fixos e variáveis. Observe: Tabela 20 Rubrica Estimativa para 3.000 Estimativa para 3.600 Mão de obra (enfermagem) 4.000,00 4.000,00 Mão de obra (recepção) 2.500,002.500,00 Medicamentos 9.000,00 10.920,00 Material kit (seringa, agulha, álcool, algodão) 3.000,00 3.600,00 Outros custos 2.100,00 2.400,00 Total 20.600,00 23.420,00 86 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II O segundo passo é identificar quais são os custos fixos e variáveis, sendo que o custo variável total de cada item deverá ser dividido pela quantidade de procedimentos para se determinar o custo variável unitário. Tabela 21 Rubrica Estimativa 3.000 fixos Estimativa 3.600 variável Mão de obra (enfermagem) 4.000,00 - Mão de obra (recepção) 2.500,00 - Medicamentos - 1,10 Material kit (seringa, agulha, álcool, algodão) - 0,20 Outros custos - 0,11 Total 6.500,00 1,41 A margem de contribuição por procedimento é calculada pela diferença entre o preço unitário de venda e o custo unitário variável: MCu = (P – V) MCu = $ 10,00 – $ 1,41 MCU = 8,59 Já o ponto de equilíbrio em unidades é determinado pela divisão dos custos fixos pela margem de contribuição unitária: PE = CF / (P – V) PE = $ 6.500,00 / $ 8,59 PE = 756 aplicações Assim, para cobrir os custos fixos e igualar o lucro zero, deverão ser executados ao menos 756 procedimentos. Agora, digamos que o hospital almeje nesta atividade um lucro de R$ 20.000,00, vejamos: Q = CF + Lucro meta / MCu PE = $ 6.500,00 + 20.000,00 / $ 8,59 PE = 3.084 aplicações Portanto, para gerar um lucro de R$ 20.000,00, este procedimento terá que ser efetuado no mínimo 3.084 vezes. Entender a relação entre a produção e seus respectivos custos permite que os gestores desenvolvam modelos de planejamento e executem a análise do ponto de equilíbrio. Esta análise é importante para avaliar as alternativas da empresa em relação às mudanças nos níveis das atividades de produção e vendas. 87 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO 4.1 Decisões utilizando-se a margem de contribuição Bem, aprendemos então que a margem de contribuição considera as receitas menos os gastos variáveis. Estes são alocados aos produtos ou serviços (BRUNINI, 2001). Partindo deste conceito, a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio têm um importante papel para os gestores na hora de tomar decisões, momento em que se tornam indispensáveis, sobretudo, em curto prazo. Sendo assim, eles deverão trazer informações que auxiliem nas decisões. Vejamos o quadro que segue. Quadro 11 – Decisões com base margem de contribuição e ponto de equilíbrio Questões Direcionadores Vendas As alterações no processo de vendas de produtos ou serviços, em vista do comportamento do mercado. Políticas As políticas de vendas em relação a lançamentos de novos produtos ou serviços. Produção A definição da capacidade máxima e mínima de produção ou da prestação de serviços. Preço Formação do preço de venda dos produtos ou serviços. Resultado O número de unidades vendidas ou procedimentos executados para se obter um determinado lucro. Adaptado de: Brunini (2001). É função da gestão construir um planejamento, bem como fazer com que ele seja executado de maneira eficiente e eficaz, considerando prazos, custos e cumprimento de metas. Cada estabelecimento tem necessidades próprias, o que não significa que não se baseiem nas mesmas premissas. Nesta linha de pensamento, com essas informações trazidas pela margem de contribuição e ponto de equilíbrio, é possível fazer um planejamento de produção, por exemplo, ou então controlar vendas e até monitorar os resultados esperados, pois a partir desses dados, avaliam-se principalmente os impactos da margem de contribuição unitária alocada aos produtos e serviços. Resumo O método de custeio baseado em atividades, conhecido como ABC, aloca os custos aos produtos com base nas atividades realizadas pela empresa. Este método avalia o valor que cada atividade agrega para a performance e resultados obtidos pela empresa ou departamento, diminuindo as distorções provocadas pelo rateio dos custos indiretos. A metodologia ABC permite identificar na realização dos serviços ou produtos quais atividades são envolvidas e, consequentemente, quais atividades consomem os recursos. É considerado por muitos um sistema de difícil implantação, mas trata-se de uma poderosa ferramenta gerencial e de custeamento. 88 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II O cenário de competitividade e o domínio das empresas de planos de saúde vêm exercendo uma forte pressão sobre os hospitais no que tange à redução de custos de internação, cirurgias e exames. O ABC avalia o valor que cada atividade agrega para o negócio ou departamento. O dinamismo do mercado exige das empresas uma visão mais estratégica, e o ABC vem ao encontro dessa visão, principalmente por ter como princípio que não são os bens ou serviços que consomem recursos, mas, ao contrário, são as atividades desenvolvidas para produzir ou prestar o serviço que consomem recursos. É importante ter um controle sobre seus custos; para garantir o caminho e se estabelecer no mercado, as empresas de serviços necessitam obrigatoriamente conhecer o custo de suas atividades. A organização de um hospital é bastante complexa. Ela conta com muitos serviços, e todos têm o objetivo de tratar o paciente. Alguns hospitais utilizam o custo padrão, que é aquele que já agrega os outros, ou seja, os diretos e os indiretos, predeterminados, os quais deverão ser utilizados para fixar preços. O custo-padrão desenvolvido nas unidades hospitalares permite evidenciar os impactos das variações nos procedimentos, facilitando assim as negociações, bem como favorecendo as decisões estratégicas da empresa. A separação entre custos fixos e variáveis é o ponto de partida para o cálculo da margem de contribuição, que nada mais é que a diferença entre o preço de venda e o custo variável. Ao realizar esta segregação, somos capazes de identificar qual parcela dos custos variáveis está no produto ou serviço. Vimos também a importância em se identificar o ponto de equilíbrio do produto ou serviço, qual é o exato momento, seja em quantidade ou valor, que a empresa consegue cobrir seu custo fixo para se obter resultados, ou seja, o lucro propriamente dito. Em outro momento, pudemos avaliar que o conhecimento sobre margem de contribuição e ponto de equilíbrio por parte da gestão se torna indispensável na hora de tomar decisões. Exercícios Questão 1. Uma empresa comercial vende o produto Omega pelo prazo unitário de R$10,00. Nos últimos 5 anos, uma parcela de suas vendas efetuadas a prazo não foi recebida dos clientes, conforme exposto na tabela a seguir. 89 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Tabela 22 Ano 01 Ano 02 Ano 03 Ano 04 Ano 05 Vendas (R$) 240 260 300 240 320 Parcela não recebida (R$) 12 14 16 10 16 Analisando-se os dados, com o objetivo de acrescentar o custo de inadimplência ao preço do produto, o gerente de vendas pode chegar a qual conclusão? A) Em 50% dos anos, o percentual de não recebimento foi menor do que 4,17%. B) No mínimo, 7% das vendas não são recebidas pela empresa. C) O percentual de recebimentos, em média, equivale a 95% das vendas. D) O preço unitário do produto deve ser ajustado, em média, para R$ 10,25. E) Para cada R$ 100,00 vendidos, a empresa deixou de receber R$ 46,00 no último ano. Resposta correta: alternativa C. Análise dasalternativas Ano 01 Percentual de n o pagamentoã = = 12 240 100 5. % % Ano 02 Percentual de n o pagamentoã = = 14 260 100 5 38. % , % Ano 03 Percentual de n o pagamentoã = = 16 300 100 5 33. % , % Ano 04 Percentual de n o pagamentoã = = 10 240 100 4 17. % , % Ano 05 Percentual de n o pagamentoã = = 16 320 100 5. % % 90 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 Unidade II Verifica-se, portanto, que o percentual de inadimplência oscila em torno de 5% em cada ano. A) Alternativa incorreta. Justificativa: não houve casos em que o percentual de não recebimento foi menor do que 4,17%. B) Alternativa incorreta. Justificativa: o maior percentual de não recebimento foi de 5,38%. C) Alternativa correta. Justificativa: os cálculos efetuados mostraram que o percentual de inadimplência gira em torno de 5%. Logo, 95% dos valores são pagos pelos clientes. D) Alternativa incorreta. Justificativa: como o índice de inadimplência gira em torno de 5%, esse percentual deveria ser usado para calcular o aumento no preço do produto. Dessa forma, teríamos um aumento de R$ 0,50 (5% de R$ 10,00), o que elevaria o preço final a R$ 10,50. E) Alternativa incorreta. Justificativa: no último ano, o percentual de inadimplência foi de 5%, ou seja, para cada R$ 100,00 vendidos, a empresa deixou de receber R$ 5,00. Questão 2. A Gatos e Cães S.A. analisa o projeto de um novo tipo de ração para cachorros. O gerente financeiro responsável estimou o seguinte gráfico para o valor presente (VP) das saídas de caixa e o valor presente de entradas de caixa em função do custo de capital: 50.000 45.000 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 R$ 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Custo de capital VP saídas de caixa VP entradas de caixa Figura 57 91 AH OS P - Re vi sã o: V irg in ia - D ia gr am aç ão : F ab io - 1 4/ 11 /1 4 PLANEJAMENTO FINANCEIRO E ORÇAMENTO Com base nesse gráfico, qual é a decisão que o gerente financeiro deve tomar em relação ao projeto da nova ração? A) Abandonar o projeto, se o custo de capital for igual a 30%. B) Abandonar o projeto, se o custo de capital for menor que 10%. C) Investir no projeto, se o custo de capital for igual a 20%. D) Investir no projeto, se o custo de capital for maior ou igual a 40%. E) Investir no projeto, se o custo de capital for menor que 50%. Resposta desta questão na plataforma.
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