Gestão Documental e Fluxo de Trabalho

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Documentos e arquivamento
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
Na sequência, listamos alguns dos principais motivos que tornam essa prática não apenas importante, mas fundamental. 
· padronização de procedimentos — a sistematização das ações envolvidas nas etapas de tramitação dos documentos estabelece padrões a serem seguidos pelos funcionários, o que dinamiza o seu trabalho;
· diminuição de erros — com a padronização de procedimentos e automação de processos, comuns em fluxos eficientes de documentos, ocorre uma redução significativa de erros;
· melhor acessibilidade — a definição das etapas do ciclo, com a especificação das responsabilidades operacionais de cada setor, permite que os documentos sejam acessados com maior rapidez;
· aumento da segurança — a organização dos documentos de forma padronizada, com o uso de contratos eletrônicos offline e outros arquivos digitais armazenados em nuvem, aumenta a segurança da documentação corporativa;
· melhoria nas integrações — em geral, os fluxos de documentos otimizados utilizam plataformas informatizadas de gestão documental, prática que maximiza a integração dos dados que circulam na empresa;
· redução de custos — com a diminuição de erros, o aumento da segurança e o menor uso de documento em papel ocasionado pela automação, há a redução de despesas operacionais;
· elevação da produtividade — o estabelecimento dos trâmites do fluxo associado ao uso de ferramentas automáticas torna o processo documental mais eficiente, melhorando os índices de produção dos colaboradores.
Para que o fluxo de documentos seja completado de forma bem-sucedida, é necessário o envolvimento de profissionais que atuam em diferentes setores da companhia, assim como a definição de processos detalhados a serem seguidos.
É importante destacar que o fluxo de documentos está inserido em uma prática corporativa mais ampla: o fluxo de trabalho. Por essa razão, o modo como esse ciclo documental é implementado depende dos procedimentos, ferramentas, técnicas e metodologias que a empresa adota em seu cotidiano. Dessa forma, não existe fórmula mágica, quanto mais dinâmicos e eficientes forem os recursos utilizados pela companhia, mais otimizado será o seu fluxo de documentos.
De acordo com a legislação se, por qualquer motivo, a Justiça do Trabalho exige que os documentos sejam apresentados, mas a empresa não consegue encontrá-los — ou já nem sequer os possui —, as chances de problemas aumentam bastante. Além de multas, a organização pode ter de pagar indenizações e ser responsabilizada por danos dos mais diversos tipos causados a colaboradores atuais ou antigos. Mais do que dinheiro, muito tempo pode ser perdido quando um negócio não está pronto para essas situações de manter a documentação em ordem.
Segue tabela, extraída do site “fecomercio”, contendo descrição dos tributos, períodos de armazenamento e respectiva fundamentação legal:
Tributário
Trabalhista/Previdenciário
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