CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES E SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

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CLASSIFICAÇÃO DE 
INFORMAÇÕES E SISTEMAS DE 
INFORMAÇÕES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
Vivemos numa época caracterizada pelas profundas transformações 
marcada pela acelerada introdução, na sociedade, das novas tecnologias da 
informação e comunicação (TIC). “Aldeia global”, “Era Tecnotrônica”, 
“Sociedade Pós-Industrial”, “Era – ou Sociedade – da Informação” e 
“Sociedade do Conhecimento” são alguns dos termos utilizados com a intenção 
de identificar e de entender o alcance dessas mudanças. 
A informação sempre foi o insumo básico do desenvolvimento. Quando o 
homem associou a fala e a imagem e criou a escrita, ele permitiu a transmissão 
e a armazenagem de informações. A imprensa de Gutenberg, no século XV, o 
telefone, o rádio, a televisão e, agora, as tecnologias da informação e da 
comunicação, que revolucionaram os séculos XIX e XX, aceleraram o acesso e 
o intercâmbio de informações. Estes diversos meios de comunicação, em vez 
de se excluírem, potencializam-se, mutuamente. Na atualidade, o mundo está 
se preparando para dar mais um salto, por meio das novas tecnologias e das 
novas redes. 
Segundo Takahashi (2000), a sociedade da informação não é um 
modismo. Representa uma profunda mudança na organização da sociedade e 
da economia, havendo quem a considere um novo paradigma técnico-
econômico. É um fenômeno global, com elevado potencial transformador das 
atividades sociais e econômicas, uma vez que a estrutura e a dinâmica dessas 
atividades inevitavelmente serão, em alguma medida, afetadas pela 
infraestrutura de informações disponível. 
 
 
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Objetivos: 
 Identificar e diferenciar documento eletrônico, documento digital e 
documento arquivístico. 
 Analisar o ciclo documental tradicional perante os documentos 
eletrônicos/digitais. 
 Analisar a legislação geral e arquivística pertinente. 
 Analisar as técnicas específicas para acesso e preservação de 
documentos arquivísticos eletrônicos, de acordo com as fases correntes, 
intermediária e permanente. 
 
 
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UNIDADE I 
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: 
APROFUNDANDO CONCEITOS E 
PROCESSOS 
 
CAPÍTULO 1 
Evolução Tecnológica 
Segundo Abud (2010), a humanidade, no decorrer de sua história, foi 
obrigada a adaptar-se, de acordo com a sua necessidade de sobrevivência. 
E, no sentido de ilustrar tal adaptação, ou melhor, evolução, Toffler 
(1980), em seu famoso livro “A Terceira Onda”, traçou o caminho histórico pelo 
qual passou a humanidade e que culminou com a terceira onda, uma referência 
à Revolução da Informação. 
Seu início data da década de 1950, com a disseminação do computador, 
embora ainda acessível a uma pequena parcela de usuários. 
Associadas ao uso do computador, várias áreas do conhecimento foram 
alavancadas. Entre elas, a área das telecomunicações tem sido objeto de 
significativas transformações tecnológicas, desde, aproximadamente, a década 
de 1970, época em que o crescimento dos estudos na área da microeletrônica 
já predizia uma nova forma de união tecnológica entre as áreas da informação 
e das telecomunicações. 
Na década seguinte, 1980, pôde-se perceber que o desenvolvimento 
não se dava apenas na esfera tecnológica, mas também no mercado, pois as 
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indústrias das áreas da informática e de telecomunicações incorporaram os 
componentes da microeletrônica de forma crescente, o que propiciou o 
surgimento de novas e dinâmicas facetas mercadológicas e, 
consequentemente, revolucionou a base das telecomunicações na década que 
se iniciava (1990). 
E tudo aquilo que se investiu na área das telecomunicações estava cada 
vez mais perto dos indivíduos. Hoje, para se estar a par das informações que 
correm o mundo de forma acelerada, do conhecimento produzido, o indivíduo 
não necessariamente tem de estar ligado a uma instituição de ensino superior 
ou aos centros de pesquisa científica, basta ele ter acesso ao computador, às 
telecomunicações (ABUD, 2010). 
Ao final do século XX, com a facilidade de acesso a Word Wide Web 
(www) ou à Internet, o mundo, a população brasileira, neste caso, tem como 
acessar o conhecimento produzido nas academias e nos grandes centros de 
pesquisa com um simples CLICK. 
A Tecnologia da Informação (TI) revolucionou e vem revolucionando o 
trato da informação, que, com isso, chega de forma mais rápida e organizada à 
sociedade. 
Meirelles (1994) apud MANFRINATO (2002, p. 22) descreve TI como 
sendo: 
O conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento, 
ao processamento e à comunicação da informação, e a maneira pela 
qual esses recursos são organizados em um sistema capaz de 
desempenhar um conjunto de tarefas. [...] a Tecnologia da 
Informação difere-se de outras tecnologias por manipular um recurso 
identificado por Informação. 
E, ao mesmo tempo em que vem dando saltos gigantescos em favor da 
qualidade da produção e disponibilização da informação, a TI deve criar meios 
de gerenciar toda a informação que é veiculada nos meios de telecomunicação. 
A Gestão do Conhecimento (GC) entra nesse processo desempenhando 
um importante papel para a sociedade da informação, que é o de gerenciar 
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todas as informações, a fim de que sejam organizadas de forma a facilitar seu 
acesso. Além disso, pode contribuir para que se disponibilizem 
informações/conhecimentos fidedignos. 
A GC vem possibilitar que o conhecimento e a informação sejam 
aplicados de forma positiva, ou seja, sejam revertidos em benefícios para 
aquele que os utiliza. O fato de apenas disponibilizar a informação já não é 
mais o diferencial. É importante que ela seja tratada e mesmo adequada às 
pessoas que terão acesso a ela. 
Para dar suporte à gestão do conhecimento, a Tecnologia da Informação 
e Comunicação (TIC) tem um papel fundamental. 
Seu desafio é identificar e/ou desenvolver e implantar tecnologias e 
sistemas de informação que deem apoio à comunicação empresarial 
e à troca de ideias e experiências. Isso facilita e incentiva as pessoas 
a se unir, a tomar parte de grupos e a se renovar em redes informais 
de aquisição e troca de conhecimento, além de compartilhar 
problemas, perspectivas, ideias e soluções em seu dia a dia 
profissional (REVISTA HSM Management 42, janeiro-fevereiro 2004). 
A TIC, que está além dos limites das empresas, é cada vez mais 
presente no cotidiano das pessoas. Com a velocidade com que a tecnologia 
vem entrando nos lares brasileiros, é importante que ela seja acessível a todos, 
para que todos possam viver na sociedade do conhecimento. 
 
CAPÍTULO 2 
Sociedade da Informação 
Para Abud (2010), com o advento da globalização, que produziu a 
eliminação das fronteiras e das barreiras comerciais, o aumento da 
concorrência e da competitividade e do acesso à informação, o trabalho e a 
empresa tornaram-se virtuais, mudando sua estrutura, sua relação espaço e 
tempo, promovendo uma inversão nos insumos da produção, uma vez que, 
agora, o conhecimento gera a matéria-prima, a energia e, por fim, o capital. 
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Hoje, o conhecimento é o aspecto diferencial e estratégico da produção, 
tratado com métodos, metodologias e ferramentas apropriadas, por meio do 
processamento de dados, do tratamento da informação e do gerenciamento do 
conhecimento, para melhor qualidade de vida. Para Cassiolato (1999, p.173): 
A codificação do conhecimento é, basicamente, um processo de 
redução e conversão que implica sua transformação em informação. 
Tal processo permite que a transmissão, o tratamento, o 
armazenamento e a reprodução do conhecimento se tornem tarefas 
simples. Tal tipo de conhecimento, codificado, expressa-se numa 
forma padronizada e compacta, de maneira a minimizar o custo de 
tais atividades, que, por sua vez, são radicalmente alteradas pela 
infraestrutura e pelas tecnologias de informação e de comunicação. 
Desta forma, o conhecimento passa a ser transmitido de forma rápida, 
para longasdistâncias, com custos mais baixos, facilitando as transações 
comerciais. 
O conhecimento produzido de forma coletiva exige uma complexa 
coordenação e produção sob sua elaboração, objetivando um trabalho 
inovador, competitivo, mas saudável. A organização deve aprimorar-se de 
forma contínua em suas atividades e no desenvolvimento de novas aplicações 
a partir de seus próprios sucessos e avanços. Neste sentido, as políticas de 
treinamento devem promover a capacitação para o uso e a administração das 
tecnologias nas pequenas e médias empresas. 
• Programas de capacitação tecnológica, para o aprimoramento, o 
monitoramento e o estímulo a alianças estratégicas e a transferência de 
tecnologia. 
• Programas que colocam especialistas técnicos nas organizações, para 
promover educação tecnológica e identificar melhorias. 
• Programas-ponte, em que o governo oferece educação técnica e 
vocacional, prescreve práticas baseadas em experiências de sucesso no uso 
das tecnologias de comunicação, desenvolve polos de ciência e tecnologia, 
define normas e coordena esforços entre as agências (ROVERE,1999, p.154). 
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O uso das Novas Tecnologias da Informação tem modificado o estilo da 
organização e da administração das empresas, integrando-se funções, 
estabelecendo-se novas relações com o mercado. “Velocidade, capacidade de 
armazenamento, flexibilidade e networking emergiram, portanto, ao longo dos 
anos 1980, como características fortemente inter-relacionadas do novo 
paradigma técnico-econômico.” (CASSILATO apud FREEMAN E SOETE,1994) 
Na sociedade do conhecimento, há conceitos básicos que precisam ser 
explicados. 
• Meios de comunicação: constituem-se em aparatos tecnológicos em 
que são divulgadas notícias e informações em nosso meio. 
• Meio: o que está entre o emissor e o receptor da mensagem, processo 
de mediação da informação. 
• Mídias: aparatos que servem de mediadores entre pessoas, formas de 
comunicação e informação. 
Com a proliferação das tecnologias e do acesso a elas, surgem os 
sistemas de comunicação, chamados de segmentos por atingirem parcelas 
específicas de consumidores e setores. Os processos educacionais mediados 
por computador também produziram a inclusão digital, com implicações 
culturais, sociais e econômicas no presente. 
No Brasil, a partir de 1980, as tecnologias educacionais ganharam maior 
impulso e investimento, com programas de ensino a distância, 
aperfeiçoamento, simulações e de aprendizagem por descoberta. Esta, por sua 
vez, tem como objetivo a linguagem, a partir das pesquisas autônomas do 
aluno e por meio dos processadores de textos, das planilhas eletrônicas, do 
banco de dados. 
Alavi e Leidner (2001) sugerem uma classificação com o objetivo de 
investigar o papel da Tecnologia da Informação no suporte aos processos de 
gestão de conhecimento. 
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• Processo de armazenamento/recuperação: relaciona-se ao conceito 
de memória organizacional, sendo o conhecimento acumulado a partir de 
documentação escrita, de sistemas de informação, de redes de indivíduos, da 
cultura organizacional, de processos produtivos de trabalho, de arquivos de 
informação etc. 
• Processo de transferência de conhecimento: ocorre entre 
indivíduos, de indivíduos para grupos, de grupos para a organização. O 
sucesso do processo de transferência engloba a riqueza dos canais de 
transmissão, o valor percebido pelo conhecimento, a motivação. 
• Criação do conhecimento: engloba a dimensão social da gestão, a 
estrutura dos processos organizacionais e pessoais. 
A relação entre as tecnologias de informação e a gestão do 
conhecimento está no uso dos sistemas de informação, no compartilhamento 
do conhecimento ou das informações. Alavi e Leidner (2001, p. 114) definem 
os sistemas de gestão de conhecimento como 
Uma classe de sistemas de informação aplicados à gerência do 
conhecimento organizacional, ou seja, são sistemas baseados em 
Tecnologia da Informação desenvolvidos para suportar e potencializar 
os processos organizacionais de criação, 
armazenamento/recuperação, transferência e aplicação do 
conhecimento. 
Portanto, os sistemas de gestão do conhecimento têm como 
funcionalidade principal o suporte aos processos de gestão de conhecimento, 
buscando, também, servir como meio de compartilhamento de conhecimento 
entre os indivíduos, assim como os sistemas de informação. Esses atributos da 
Tecnologia da Informação estão presentes nos bancos de dados, nos sistemas 
de aprendizado a distância, nos fóruns de discussão, na multimídia, nas 
videoconferências. 
Hansen et al. (1999, p. 107) propõe um modelo em que as organizações 
podem adotar diferentes estratégias de gestão de conhecimento, a partir da 
análise de suas próprias estratégias competitivas, desenvolvendo redes, para 
conectar pessoas e compartilhar o conhecimento tácito de pessoa para pessoa, 
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promovendo investimentos na infraestrutura, para conversação de 
compartilhamento do conhecimento tácito por meio das tecnologias de 
informação. 
Como exemplos dessas estratégias, temos a codificação, que focaliza o 
uso da Tecnologia da Informação, codificando e armazenando o conhecimento 
significativo para um negócio em bancos de dados eletrônicos. A estratégia de 
personalização, em que o conhecimento é entendido como centrado no 
indivíduo que o desenvolveu, dá-se pelo contato direto entre as pessoas, 
auxiliando na comunicação. 
A informação assume um importante papel na sociedade do 
conhecimento. Em uma organização, ela engloba desde as operacionais, 
aquelas necessárias à realização das operações, até aquelas necessárias ao 
controle gerencial e à tomada de decisões, sendo que está relacionada ao 
aumento do conhecimento. “O valor da informação está em sua utilidade ou no 
benefício que ela nos permite obter” (MATTOS, 1982, p. 109). Na abordagem 
histórica das organizações, podemos traçar um perfil do processo da 
informação. 
Segundo Laudon e Laudon (1996), nos anos 1950, a informação está 
associada a questões burocráticas, com o objetivo de reduzir o custo do 
processamento dos papéis e das rotinas administrativas. Nos anos 1960, já é 
abordada como suporte para a organização, contribuindo em seu 
gerenciamento, como, por exemplo, o desenvolvimento de hardwares para a 
execução de diferentes funções, sem a necessidade de se alterar os 
equipamentos. Nos anos 1970, ela passa a ser vista com o propósito de 
capacitar e realizar ajustes gerenciais sobre toda a organização. Dos anos 
1980 até o presente, torna-se um recurso estratégico para a competitividade e 
a concorrência. A pergunta “o que queremos com a informação” tornar-se 
constante. 
Essa abordagem estratégica se caracteriza em três perspectivas, 
segundo Mcgee e Prusak (1994), sendo elas as seguintes: 
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• A informação e a definição da estratégia: ela age como recurso 
essencial para a definição de estratégias alternativas, que abordem o 
ambiente de trabalho, sua forma de organização, seus problemas, seus 
desafios e suas ameaças. 
• A informação e a execução da estratégia: a informação auxilia 
na criação de produtos e serviços alternativos aliados à Tecnologia da 
Informação; 
• A informação e a integração: o feedback é peça-chave para o 
aprendizado do desempenho da organização e a análise de seus 
objetivos. 
Para esses autores, existem, ainda, cinco estilos de gerência da 
informação, na comunicação e na frequência da informação, para desenvolver 
as competências essenciais de uma organização. 
• Utopia tecnocrática: de caráter tecnológico, refere-se ao 
gerenciamento da informação, sua modelagem e classificação para a produção 
de novas tecnologias; 
• Anarquia: não há controle ou gerência sobre a informação; cada um 
gerencia de forma própria a informação. 
• Feudalismo: as informações são gerenciadas por unidade ou polos 
que definem as necessidades a serem repassadas de forma limitada. 
• Monarquia: sãoos líderes da empresa que organizam o fluxo da 
informação; 
• Federalismo: baseada no consenso e na negociação dos elementos-
chave da informação e no fluxo destes. 
Na Sociedade da Informação, conhecimento e informação dependem da 
qualidade de ambos, assim como de uma base conceitual para sua 
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interpretação e uso. Para Rebollo (2005, p. 194), “La información disponible em 
Internet es caótica para los que no tienen marcos de referencia”. 
 
CAPÍTULO 3 
Tecnologia da Informação 
A Tecnologia da Informação ou Sistema de Informação alterou o mundo 
dos negócios, desde que foi introduzida de forma mais difusa nos anos 1950, 
inovando fronteiras sociais e culturais com novas possibilidades e 
necessidades, como, por exemplo, a rapidez na tomada de decisões, a 
inovação organizacional, o acesso à informação e a sua distribuição (ABUD, 
2010). 
De acordo com Rezende (2003), a Tecnologia da Informação engloba 
um conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e o uso 
da informação, os sistemas de informação, conjunto de partes que geram a 
informação (software e hardware), e os sistemas de conhecimentos, aqueles 
em que são geradas as informações com os conhecimentos agregados. 
Eles têm a função de coletar, processar, armazenar, analisar e distribuir 
informações com um fim específico, incluindo entradas, processamentos e 
saídas. Na Tecnologia da Informação, as comunicações significam as 
transmissões de sinais por meio de um emissor para o receptor. As 
telecomunicações referem-se às transmissões eletrônicas por sinais. As 
comunicações de dados referem-se ao subconjunto de telecomunicações 
ligado à coleta, ao processamento e à distribuição eletrônica de dados, 
principalmente, entre hardware. As principais TIs relacionadas à geração de 
informação, aplicadas ao sistema de informação, são: Executive Information 
Systems, Enterprise Resource Planning, Sistemas de Apoio a Decisões, 
Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados, Data Warehouse, Recursos de 
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Inteligência Artificial, Sistemas Especialistas, Data Mining, Database Marketing, 
recursos da Internet, automação de escritórios (REZENDE, 2005). 
Os Sistemas de Informação Operacionais contemplam o processamento 
de operações e transações cotidianas, controlam os dados de planejamento, o 
controle, a produção de produtos e serviços. Sua função é dar suporte ao 
sistema operacional. Já os Sistemas de Informação Gerenciais abordam o 
processamento de grupos de dados das operações e transações operacionais, 
produzindo-os em informações agrupadas para a gestão, contendo 
informações mais completas e estruturadas. Os Sistemas de Informação 
Estratégicos contemplam o processamento de grupos de dados das atividades 
operacionais e das transações gerenciais, transformando-os em informações 
estratégicas (REZENDE, 2005). 
Toda organização deve readaptar, a todo o momento, o seu sistema de 
informação operacional, principalmente quanto às características de seu 
processamento de dados, o homeostato em relação ao controle; fornecer 
informações que permitem manter o valor de determinadas variáveis de estado, 
quanto ao processo decisório e seletivo da informação (MATTOS, 1982, p. 
126). 
Para Laudon e Laudon (1996), com a globalização, o sucesso das 
organizações deve-se ao aumento de oportunidades, transformando a 
economia das indústrias e as formas de organização e gerenciamento das 
empresas. A Tecnologia da Informação trouxe uma nova estrutura e 
composição organizacional, como o hardware e seus acessórios (desktops, 
notebooks, mouses, processadores etc.) e os softwares (sistemas 
operacionais, planilhas, editores de textos, Internet) e seus sistemas de 
telecomunicação (modem, banda larga etc.). Esse conjunto integrado irá 
caracterizar os sistemas de informação, envolvendo, também, os aspectos 
humanos, administrativos e organizacionais (KENN,1993). 
O sucesso da produtividade está no alinhamento da Tecnologia da 
Informação com as estratégias traçadas pela organização e com sua estrutura, 
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utilizando com eficiência seus aspectos internos e com eficácia suas metas, 
seus objetivos, seus resultados e seus impactos (LAURINDO, 2001). 
Para Nolan (1979), existem seis estágios que auxiliam a verificar a 
evolução do uso da TI na organização, tais como iniciação, contágio, controle, 
integração, administração de dados e maturidade. 
Quanto aos seus impactos, Fernandes e Alves (1992) descrevem 
alguns, tais como nos produtos e serviços, alterando o ciclo de vida de um 
produto e, reduzindo o tempo de custo e distribuição; nos mercados, 
possibilitando a competição de forma global no mercado; nas forças 
competitivas-entrantes, aumentando a economia de escala com o controle e o 
acesso a mercados; nas forças competitivas-compradores e fornecedores, 
criando custos da mudança, incentivando a competitividade entre fornecedores; 
nas forças competitivas-substitutos, melhorando o preço e a performance do 
produto; nas forças competitivas-concorrentes, com o poder de diferenciar os 
produtos e os serviços e de controlar o acesso aos mercados. 
Também, alertam para os aspectos que podem impactar negativamente 
a gestão da tecnologia, como a inércia da organização, o pouco investimento 
em treinamento, a falta de alinhamento entre a tecnologia e a organização, o 
pouco comprometimento. Assim, a Tecnologia da Informação deve ter uma 
gestão dinâmica e flexível, atenta às mudanças internas e externas do 
mercado. O valor do ativo intelectual de uma organização será percebido no 
momento em que se distribuir a informação, aplicando-se o conhecimento de 
produtiva e criativa. 
McFarlan (1984) sugere que a organização formule algumas questões, 
para analisar os impactos da Tecnologia da Informação. 
• A TI pode criar barreiras de entrada? 
• A TI pode mudar a base da competição? 
• A TI pode alterar o relacionamento com fornecedores e clientes? 
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• A TI pode gerar possibilidades de novos produtos? 
O planejamento estratégico da Tecnologia da Informação dependerá do 
processo dinâmico e interativo da operacionalização das informações e de 
seus recursos, da tomada de decisão e das ações das pessoas envolvidas, o 
que irá gerar mudanças nos aspectos estruturais, funcionais e tecnológicos da 
organização (REZENDE, 2003). 
 
 
 
 
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UNIDADE II 
ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
CAPÍTULO I 
Identificação de necessidades de lidar com as 
informações 
Para Severino (S/D), a Tecnologia da Informação e seus recursos nem 
sempre resolvem os problemas das empresas e muito menos as organizam. 
Tecnologia por tecnologia, sem planejamento, sem gestão e ação efetiva não 
traduz contribuição para a empresa. 
É necessário elaborar a organização interna e externa da empresa, 
primeiramente as funções empresariais básicas. Tal organização compreende 
principalmente as funções empresariais e os respectivos procedimentos do 
negócio principal, contemplando as atividades de produção, comercial, 
financeira, de materiais, de recursos humanos e respectivos aspectos legais e 
jurídicos. 
A informação nos dias de hoje tem um valor altamente significativo e 
pode representar grande poder para quem a possui, seja pessoa, seja 
instituição. Ela possui seu valor, pois está presente em todas as atividades que 
envolvem pessoas, processos, sistemas, recursos financeiros, tecnologias etc. 
A rapidez com que as informações são obtidas e circulam atualmente 
nas empresas é impressionante. A cada dia somos defrontados com novos 
sistemas e novas tecnologias possibilitando a obtenção de informações 
estratégicas de mercado, de clientes, concorrentes etc., permitindo decisões 
mais rápidas em todos os níveis de uma organização. Mesmo por meio da 
Internet, em pouco tempo são obtidas informações as mais diversas. 
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Mas, será que todas essas informações que passam pelas nossas mãos 
são totalmente confiáveis? 
É importantelembrar que há pouco mais de 10 anos essa facilidade não 
existia. Há 15 anos, dependíamos de enormes computadores que exigiam um 
enorme tempo para processar a informação de que necessitávamos. E, há 20 
anos, por incrível que pareça aos profissionais mais jovens do mercado, 
utilizávamos listagens com centenas de folhas no levantamento manual (isso 
mesmo, manual) de dados que se transformavam em informações desejadas 
para importantes tomadas de decisão. Afinal, não faz tanto tempo assim e até 
parece que vivíamos no tempo das cavernas! 
O que mudou nesses últimos anos? Obviamente não podemos mais 
perder tempo aguardando que uma máquina nos dê a informação de que 
necessitamos para fechar um negócio, agilizar um contato, atender um cliente 
ou eliminar custos indesejáveis. Seria um contrassenso querer voltar atrás e 
manusear listagens de computador. Mas o que devemos nos perguntar é: 
ainda temos a capacidade de analisar e de avaliar se os dados que estão sobre 
a nossa mesa de trabalho são totalmente confiáveis? O que eles nos revelam? 
Nós temos tempo para checar as informações obtidas, verificar sua 
consistência e detectar pequenos detalhes que podem trazer enormes 
diferenças nos resultados de vendas, finanças, desempenho de pessoas e 
outros aspectos relevantes para a continuidade dos negócios? Ou estamos 
apenas repassando uma folha de papel para ficarmos livres dela mais 
rapidamente? 
Se, há 15 ou 20 anos, perdíamos muito tempo no levantamento manual 
de dados, por outro lado, isso nos permitia a análise instantânea do que estava 
sendo transformado em informação. Estávamos ao mesmo tempo obtendo 
informações e analisando o seu conteúdo, avaliando detalhes que podiam 
influenciar decisivamente o negócio da empresa. Era justamente essa 
capacidade analítica que tornava um funcionário diferenciado e valorizado dos 
demais dentro de um ambiente organizacional. Essa facilidade se perdeu nos 
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dias atuais, uma vez que a nossa vida se transformou num grande computador. 
Hoje fazemos parte de processos nas organizações que nos cobram cada vez 
mais rapidez e menos tempo para analisar profundamente o que estamos 
fazendo e como estamos fazendo, em busca apenas de resultados. 
Estamos perdendo a capacidade de analisar números, dados, 
informações, tendências, históricos, transformando-nos num pacote de 
negócios. Perdemos a capacidade de demostrar, utilizar e desenvolver nossos 
talentos e habilidades no manuseio de informações, nos relacionamentos 
interpessoais e na melhoria dos sistemas de comunicação. 
A Tecnologia da Informação veio para ficar e facilitar a nossa vida, mas 
devemos ter discernimento quanto à sua aplicação, lembrando que ela deve 
ser utilizada para a nossa evolução profissional e intelectual. E, 
consequentemente, para o crescimento das organizações, da economia e do 
País como um todo. 
A configuração e a otimização dos sistemas de informação devem partir 
da identificação regular de necessidades de coletar, tratar, guardar e 
disponibilizar informação de três tipos principais: 
»» de apoio às operações diárias; 
»» de acompanhamento do progresso dos planos de ação; e 
»» de subsídio ao processo de tomada de decisões; 
Por mais simples que seja a organização, a informatização adquire um 
papel importante na configuração da maioria dos seus sistemas de informação, 
pois promove a produtividade dos processos e a integração e qualidade da 
informação, na sua produção e entrega. 
Por isso, um plano de informatização, ou similar, é elaborado, mantido 
atualizado e implementado periodicamente, considerando as necessidades dos 
usuários, que são consultados regularmente para expressarem suas 
necessidades. Para isso, são utilizados canais de comunicação entre os 
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usuários e os supridores dos sistemas de informação, como pesquisas, 
reuniões ou entrevistas. 
Esse plano também é mantido alinhado às estratégias da organização, 
incorporando projetos de sistemas de informação necessários à sustentação e 
ao desdobramento dessas estratégias. Tais projetos podem contemplar, por 
exemplo, novas necessidades emergentes do próprio modelo de negócio, 
necessidades de novos produtos, novos tipos de relacionamento com mercado, 
clientes e fornecedores. Projetos de sistemas de informação podem incluir 
também a melhoria da produtividade, reorganização do sistema de trabalho, 
aprimoramento do controle, gerenciamento de riscos e qualquer outra melhoria 
que exija o desenvolvimento ou a reconfiguração dos sistemas de informação. 
Por isso, a atualização desse plano costuma ser realizada em harmonia com a 
atualização das estratégias da organização para que o emprego da Tecnologia 
da Informação, que representa investimentos significativos, esteja a serviço das 
estratégias e não seja um fim em si mesmo. 
No preparo do plano, a Tecnologia da Informação tem papel destacado. 
O acompanhamento da evolução dessa tecnologia e sua incorporação contínua 
nos sistemas de informação requerem um gerenciamento adequado, em razão 
dos investimentos, dos prazos para incorporação, das alterações nos 
processos e das mudanças comportamentais exigidas. Esse gerenciamento, 
conforme o perfil da organização, pode requerer desde processos menos 
complexos, com um plano de atualização de tecnologia de hardware, software 
e telecomunicações, até abrangentes processos de governança de Tecnologia 
da Informação. 
O levantamento de necessidades para os sistemas de informação não 
informatizados deve seguir a mesma lógica. Os responsáveis consultam os 
usuários e analisam se as estratégias demandam ações para ajustamento do 
sistema e se a incorporação de Tecnologia da Informação atualizada pode 
trazer ganhos para o sistema. Por exemplo, o sistema de gestão à vista em 
murais, cujas características seriam projetadas por um comitê da qualidade, 
considerando-se as demandas dos usuários e as estratégias de pessoal, de 
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processo e de produto, poderia passar para plataformas de Tecnologia da 
Informação quando sistemas de monitores eletrônicos se tornassem 
economicamente viáveis (SEVERINO, S/D). 
CAPÍTULO 2 
Origem da Teoria Geral de Sistemas 
Por volta da década de 1950, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy 
elaborou uma teoria interdisciplinar para transcender os problemas exclusivos 
de cada ciência e proporcionar princípios gerais (sejam físicos, sejam 
biológicos, sejam sociológicos, sejamquímicos etc.) e modelos gerais para 
todas as ciências envolvidas, de modo que as descobertas efetuadas em cada 
uma pudessem ser utilizadas pelas demais. Essa teoria interdisciplinar – 
denominada Teoria Geral dos Sistemas (TGS) – demonstra a interação entre 
as ciências, permitindo a eliminação de suas fronteiras e o preenchimento dos 
espaços vazios entre elas. A TGS é essencialmente totalizante. 
A TGS baseia-se em três princípios básicos. 
a) Expansionismo. 
b) Pensamento sintético. 
c) Teleologia. 
 Expansionismo: é o princípio que sustenta que todo fenômeno é parte 
de um fenômeno maior. O desempenho de um sistema depende de 
como ele se relaciona com o todo maior que o envolve e do qual faz 
parte. O expansionismo não nega que cada fenômeno seja constituído 
de partes, mas a sua ênfase reside na focalização do todos do qual 
aquele fenômeno faz parte. 
 Pensamento sintético: é o fenômeno visto como parte de um sistema 
maior e é explicado em termos do papel que desempenha nesse 
21 
 
sistema maior. Os órgãos do organismo humano são explicados pelo 
papel que desempenham no organismo e não pelo comportamento de 
seus tecidos ou estruturas de organização. A TGS está mais interessada 
em juntar as coisas do que em separá-las. 
 Teleologia: é o conjunto das especulações que se aplicam à noção de 
finalidade e às causas finais. É o princípio segundo o qual a causa é 
uma condição necessária, mas nem sempre suficiente para que surja o 
efeito. Em outros termos,a relação causa-efeito não é uma relação 
determinística ou mecanicista, mas simplesmente probabilística. A 
teleologia é o estudo do comportamento com a finalidade de alcançar 
objetivos e passou a influenciar poderosamente as ciências. 
A TGS permitiu o surgimento da Cibernética e influiu na Teoria Geral da 
Administração, redimensionando totalmente suas concepções. Foi uma 
verdadeira revolução do pensamento administrativo. A teoria administrativa 
passou a pensar sistemicamente. Três teorias são fruto da TGS: Tecnologia e 
Administração; Teoria Matemática da Administração e Teoria de Sistemas. 
Sistema é um conjunto de elementos dinamicamente relacionados, 
formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre 
dados/energia/matéria para fornecer informação/energia/matéria. 
Principais Conceitos: 
1. Informação: é tudo o que permite reduzir a incerteza a respeito de 
algo. 
2. Energia: é a capacidade utilizada para movimentar e dinamizar o 
sistema, fazendo-o funcionar. 
3. Materiais: são os recursos a serem utilizados pelo sistema, como 
meios para produzir as saídas (produtos e/ou serviços). 
4. Saída (output): é o resultado final da operação de um sistema. 
22 
 
5. Retroação (feedback): é um mecanismo segundo o qual uma parte da 
energia de saída de um sistema volta à entrada. 
6. Homeostasia: é um equilíbrio dinâmico obtido pela autorregulação, ou 
seja, pelo autocontrole. 
Teoria da Informação: 
A Teoria da Informação é um ramo da matemática aplicada que utiliza o 
cálculo da probabilidade. Originou-se, em 1920, com os trabalhos de Szilar e 
Nyquist, desenvolvendo-se, posteriormente, com as contribuições de Hartley, 
Shannon, Kolmogorov, Wierner entre outros. Consolida-se com os estudos de 
Shannon e Weaver, no campo da telegrafia e telefonia, em 1949. Formularam 
uma teoria para medir e calcular a quantidade de informação, com base em 
resultados da física e estatística. 
O sistema de comunicação tratado na Teoria da Informação consiste em 
seis componentes: fonte, transmissor, canal, receptor, destino e ruído. 
 
 1. Fonte: pessoa, coisa ou processo que emite ou fornece as 
mensagens por intermédio do sistema. 
2. Transmissor: processo ou equipamento que opera a mensagem, 
transmitindo-a da fonte ao canal. 
3. Canal: equipamento ou espaço intermediário entre o transmissor e o 
receptor. 
4. Receptor: processo ou equipamento que recebe a mensagem no 
canal. O receptor decodifica a mensagem para colocá-la à disposição do 
destino. 
5. Destino: pessoa, coisa ou processo a quem é destinada a mensagem 
no ponto-final do sistema de comunicação. 
23 
 
6. Ruído: quantidade de perturbações indesejáveis que tendem a 
deturpar e a alterar as mensagens transmitidas. 
 
CAPÍTULO 3 
Estruturação de Sistemas de Informação, 
utilização e atualização de Tecnologia da 
Informação. 
Os Sistemas de Informação, independentemente de seu nível ou 
classificação, têm como maior objetivo auxiliar os processos e as tomadas de 
decisões na empresa. Se os sistemas de Informação não se propuserem a 
atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para a empresa 
(SEVERINO, S/D). 
O planejamento dos Sistemas de Informação é uma atividade que define 
o futuro desejado para os sistemas da organização, o modo que deverão ser 
suportados pelas tecnologias. Os principais objetivos de se fazer um 
planejamento são: buscar maior eficiência interna, criando uma base de 
informações necessárias ao bom funcionamento operacional e gerencial; 
administração das informações do ambiente externo; planejamento dos 
recursos de Tecnologia da Informação para suportar o Sistema de Informação 
envolvendo qualidade de hardware e software; utilização da informação 
perante os concorrentes. 
Os Sistemas de Informação devem fazer parte integrante da atividade de 
planejamento estratégico da empresa, diante da sua importância. O 
planejamento ainda resulta inevitavelmente em mudanças na organização, que 
se manifestam principalmente nos funcionários, obrigando-os a refletir sobre a 
organização, a desejar acompanhar a evolução e a inovação organizacional da 
empresa. 
24 
 
Para o desenvolvimento dos Sistemas de Informação, é necessário um 
grande entendimento e detalhamento da composição de um projeto. Estes vêm 
ao encontro dos modernos conceitos de Engenharia de Software, qualidade e 
produtividade de projetos. 
Em razão da complexidade e dos altos custos envolvidos no processo 
de definição, desenvolvimento, implantação e atualização dos sistemas de 
informação, o emprego de mecanismos gerenciais assume um papel 
importante para evitar desperdícios e atender às necessidades da organização 
com sucesso. Existem aspectos críticos que podem, e devem, ser 
considerados para o sucesso de cada uma dessas atividades, conforme o porte 
do sistema. 
A estruturação dos sistemas de informação precisa ser gerenciada para 
atender plenamente às necessidades levantadas. Os métodos especializados 
de desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação em aplicativos 
informatizados, em geral, abrangem, com seus elementos, o processo de 
desenvolvimento, implantação e atualização. Entre as ferramentas gerenciais 
relacionadas à estruturação desses sistemas, podemos citar as práticas 
proativas cobertas pelas normas ISO, relacionadas a software, bem como 
padrões mais detalhados para desenvolvimento e operação de sistemas, como 
o Capability Maturity Model Integration (CMMI) do Software Engeneering 
Institute da Carnegie Mellon. 
Muitas vezes, esse processo é gerenciado em conjunto com 
fornecedores externos especializados em serviços de informática, que, pela 
natureza de seu negócio, adota na gestão de seu processo de produção de 
soluções esse tipo de metodologia. De qualquer maneira, os métodos utilizados 
devem assegurar o atendimento das necessidades levantadas na organização 
cliente. 
Para o desenvolvimento e amanutenção dos sistemas de informação 
não informatizados, as práticas podem variar, mas também devem abranger as 
atividades de definição, desenvolvimento, implantação e atualização dos 
25 
 
sistemas, de forma a garantir o atendimento pleno das necessidades 
levantadas. Para essa finalidade, podem ser empregados métodos menos 
sofisticados de gestão de projetos, de melhoria contínua, de controle da 
qualidade e de tratamento de anomalias que incorporem, de uma forma ou de 
outra, os conceitos do PDCL. 
Utilização e Atualização de Tecnologia da Informação 
De acordo com Severino (S/D), primeiramente, é importante ressaltar 
que, em muitas empresas, Unidade de Tecnologia da Informação tem dado 
excessiva atenção para as tecnologias aplicadas à informática, tal como 
hardware, software e seus periféricos. Muitas vezes, esquecem-se de sua 
principal finalidade e utilidade, que é o desenvolvimento e a melhoria dos 
Sistemas de Informação, para auxiliar a empresa em seus negócios, processos 
e atividades. 
Pode-se conceituar a Tecnologia da Informação como recursos 
tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. Esse 
conceito se enquadra na visão de gestão da Tecnologia da Informação e do 
Conhecimento. 
A manutenção do sistema envolve verificações, mudanças e 
aperfeiçoamentos no sistema para torná-lo mais propenso a atingir as metas 
dos usuários e da organização. A manutenção de software é uma grande 
preocupação para as organizações. Em alguns casos, os problemas são tão 
sérios que podem ser necessários reciclar todo o processo de desenvolvimento 
do sistema. O Mizuho, um banco japonês formado pela fusão de duas 
companhias, encarou grandes problemas computacionais que atrapalharam 
milhões de clientes e que poderiam ter afetado a reputação do banco. Em 
outras situações, pequenas modificações são suficientes para remediar os 
problemas (SEVERINO, S/D). 
Uma vez que o programa tenha sido desenvolvido, é provável que eleprecise de manutenção. Comparativamente, um programa é como um carro 
que precisa de troca de óleo, regulagem de motor e reparos em certas 
26 
 
ocasiões. A experiência mostra que se forem feitas pequenas manutenções 
com frequência, podemos evitar grandes problemas no sistema mais tarde. 
São estas algumas razões para a manutenção de um programa. 
»» Mudanças nos processos de serviço. 
»» Novos requisitos de acionistas, usuários e gerentes. 
»» Falhas ou erros no programa. 
»» Problemas técnicos e de hardware. 
»» Fusões e aquisições de empresas. 
»» Regulamentos governamentais. 
»» Mudanças no sistema operacional ou nos dispositivos em que 
a aplicação é executada. 
»» Eventos não esperados, como, por exemplo, o ataque 
terrorista de 11 de setembro. 
Muitas companhias modificam os programas existentes em vez de os 
desenvolverem, já que eles executam muitas funções importantes e as 
empresas podem possuir milhões de dólares investidos em sistemas legados. 
Assim, logo que novas necessidades de sistemas são identificadas, o fardo de 
suprir essas necessidades geralmente cai em cima dos sistemas antigos. 
Programas antigos são modificados repentinamente para suprir essas novas 
carências. 
O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais 
complexo e menos previsível, e cada vez mais dependente de informação e de 
toda a infraestrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes 
quantidades de dados. A tecnologia está gerando grandes transformações, que 
estão ocorrendo a nossa volta de forma ágil e sutil. É uma variação com 
27 
 
consequências fundamentais para o mundo empresarial, causando 
preocupação diária aos empresários e executivos das corporações, com o 
estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus processos 
internos. A convergência dessa infraestrutura tecnológica com as 
telecomunicações que aniquilou as distâncias está determinando um novo perfil 
de produtos e de serviços. 
Nos dias de hoje, a indústria de Tecnologia da Informação, muito 
competitiva, evolui rapidamente, a fim de proporcionar soluções cada vez 
melhores para o gerenciamento da informação nas organizações. A promoção 
de canais de comunicação suportados pela Tecnologia da Informação com 
clientes, fornecedores e parceiros devem estar voltados para permitir alavancar 
o negócio e promover a integração das informações. A atualização tecnológica 
dos sistemas de informação é um grande desafio, não só em razão da 
complexidade da tecnologia e velocidade do desenvolvimento, mas, 
principalmente, por causa da dificuldade de avaliar as tecnologias necessárias 
para sustentar as estratégias e produzir diferenciais competitivos para a 
organização. 
A organização Classe Mundial incorpora práticas para monitorar a 
Tecnologia da Informação emergente e avaliar e selecionar aquelas que se 
tornarão úteis, a fim de assegurar a sua atualização. Para isso, recorre a 
especialistas internos ou externos, que acompanham, sistematicamente, o 
estado da arte da Tecnologia da Informação em publicações especializadas, 
feiras e congressos; analisam experiências de outras organizações, dentro ou 
fora do ramo; e estudam os benefícios que esses aceleradores tecnológicos 
podem adicionar às estratégias da organização para que tenham êxito, 
recomendando soluções e compatibilizando com o nível de investimentos em 
Tecnologia da Informação. Esse monitoramento deve ser considerado, 
portanto, nos ciclos de formulação das estratégias, para assegurar que possam 
ser definidas as estratégias para os sistemas de informação, considerando a 
integração das informações e dos sistemas (SEVERINO, S/D). 
28 
 
CAPÍTULO 3 
Disponibilização e Segurança das 
Informações 
O controle de acesso às informações pode ser elaborado por meio de 
senhas (ou passawords) específicas para cada cliente/usuários, as quais 
devem ser alteradas com certa regularidade. Sua principal função é permitir ou 
não o acesso a determinado sistema, mas não controla o nível de acesso às 
informações do sistema (SEVERINO, S/D). 
Os níveis de acesso às informações requerem organização de alçadas, 
restrições e responsabilidade pelo acesso, que determinam onde e como cada 
cliente e/ou usuário pode acessar informações específicas. 
Preferencialmente, devem ser distribuídas para atendimento das funções 
empresárias, considerando os níveis de informação (estratégico, gerencial e 
operacional). 
A disponibilização das informações aos usuários tem a característica de 
uma prestação de serviço, cuja complexidade varia de acordo com o perfil da 
organização. Eventuais deficiências nesse serviço podem gerar impactos 
adversos generalizados nas operações diárias, no acompanhamento dos 
planos de ação e na tomada de decisões em todos os níveis. Os usuários 
internos e externos, clientes desse serviço, podem, em muitos casos, até 
paralisar suas atividades em razão dessas deficiências. 
Por essa razão, a organização Classe Mundial gerencia os recursos 
necessários ao serviço de informações aos seus usuários, projetando, 
implementando, avaliando e assegurando o pleno funcionamento da 
infraestrutura necessária à geração e à disponibilização de informações. 
O parque de hardware, software e de comunicação de dados é 
administrado tal que os canais – redes ou dispositivos de entrada, 
29 
 
armazenamento e saída de dados – sejam compatíveis com as demandas e 
estejam disponíveis e acessíveis para responder, ágil e prontamente, às 
necessidades dos usuários. 
Essa administração, quase sempre terceirizada, em razão da 
especialização necessária, incorpora, frequentemente, mecanismos proativos, 
como para monitorar a disponibilidade dos sistemas e do tempo de acesso e 
resposta ao usuário, e o estabelecimento de acordos de nível de serviço entre 
áreas provedoras e áreas usuárias, incluindo serviços regulares de suporte e 
resposta a problemas – help desk. 
A segurança da informação é constituída por um conjunto de controles, 
incluindo política, processos, estruturas organizacionais, normas e 
procedimentos de segurança. 
A vulnerabilidade das redes corporativas cresce em ritmo mais 
acelerado do que as atualizações e correções dos Sistemas de Informação. 
Apesar dos antivírus e firewall (para barrar invasões externas) estarem em 
todas as empresas, isso não é suficiente para que o sistema esteja livre de 
vírus, cavalos de troia, ataques combinados, vazamento de informações ou 
fraudes. 
A complexidade das estruturas das corporações em função dos números 
de periféricos, redes, banco de dados e outros aplicativos exige proteção de 
toda a infraestrutura. Pois cada usuário é um ponto fixo nas redes IP de alta 
velocidade, pois estão sempre conectados on-line e acabam nem percebendo 
quando são vítimas de um ataque. Por esse motivo o gerenciamento e a 
gestão da segurança são duas modalidades apontadas como as principais 
fontes de negócios nesse mercado e andam na contramão da queda de 
investimentos da área de Tecnologia da Informação. 
A Gestão da Segurança das Informações abrange os aspectos 
necessários para garantir a atualização e preservação da confidencialidade, a 
integridade e disponibilidade das informações. A organização Classe Mundial 
estabelece políticas de segurança das informações; avalia e trata os riscos 
30 
 
relativos a essa segurança; estabelece responsabilidades e estruturas para 
viabilizar a política; define níveis de classificação, acesso e propriedade das 
informações; e implementa ferramentas de proteção de instalações e de banco 
de dados, além de mecanismos que assegurem a continuidade dos serviços de 
informação em situações emergenciais. 
A inexistência da prática do gerenciamento da segurança das 
informações pode expor a organização a situações adversas, como: 
»» criação de gargalos ou problemas operacionais para clientes e 
outras partes interessadas em razão de atrasos ou descompassosnos 
ciclos de atualização de suas informações; 
»» perdas de competitividade ou de ativos resultantes de 
ocorrência de roubo ou fraudes de informações em decorrência da 
proteção inadequada de suas informações em relação à 
confidencialidade; 
»» descontinuidade operacional causada por perda irreversível de 
suas informações, incluindo bibliotecas de aplicativos de software, em 
consequência de desastres; e 
»» interrupções de acesso às informações decorrentes de falhas 
de infraestrutura e do serviço de geração de comunicação de dados. 
O nível de atualização das informações pode variar de acordo com a 
necessidade dos usuários: informações para apoiar os processos; 
acompanhamento dos planos de ação ou tomada de decisões, atualizadas em 
tempo real ou em uma frequência maior, conforme o processo. Por outro lado, 
podem existir limites técnicos ou financeiros, de áreas abastecedoras de dados 
ou de áreas geradoras de informações para poder atender às necessidades de 
atualização na frequência ideal. Sabe-se, por exemplo, que atualizações de 
dados e recuperação de informações de forma on-line consomem mais 
recursos computacionais para assegurar bom tempo de resposta ao usuário do 
31 
 
que se forem efetuadas em pacotes (batch), que consomem menos recursos e, 
em compensação, aumenta esse tempo. 
Frequentemente, uma área abastecedora de dados não possui recursos 
suficientes para alimentar os sistemas de informação em tempo real para 
atender às necessidades de usuários da informação gerada com esses dados. 
A organização deve gerenciar o nível de atualização requerida vis-à-vis 
e os investimentos necessários para que isso seja possível, minimizando os 
impactos decorrentes do não atendimento a essas necessidades. Por meio do 
planejamento da integração dos sistemas de informação, com envolvimento 
dos usuários das diversas áreas, o nível de atualização requerida e as 
prioridades devem, para isso, ser estabelecidas proativamente, em tempo de 
projeto dos sistemas, visando a harmonizar os interesses e a minimizar 
impactos da não atualização sistemática de informações críticas de acordo com 
o requerido. 
A disponibilização de acesso aos sistemas de informação a clientes e a 
fornecedores promove a utilização de informações atualizadas, evitando-se 
atrasos e filas, decorrentes da reentrada de dados. A adoção de sistemas de 
informação integrados com bancos de dados também integrados proporciona 
agilidade na atualização das informações entre os diversos sistemas da 
organização. 
O gerenciamento da confidencialidade das informações da organização 
abrange o estabelecimento e a implementação de políticas de controle do 
acesso autorizado aos seus sistemas de informação, o que inclui também as 
informações impressas em documentos. 
O controle de acesso autorizado aos sistemas e banco de dados inclui 
regras de uso de senhas e outros dispositivos de reconhecimento do usuário 
autorizado, bem como de atualização sistemática de ferramentas de proteção 
do acervo de informações contra apropriação indébita de documentos ou 
fraude eletrônica. 
32 
 
A administração de acesso a documentos impressos inclui regras de 
classificação no ato da geração, manuseio e cópias desses documentos, bem 
como de mecanismos de controle de posse de documentos classificados por 
meio de inspeções regulares – por exemplo, por auditorias de segurança. 
A classificação de documentos pode incluir categorias diferenciadas, 
como, “somente uso interno”, “confidencial”, “confidencial restrito” ou 
“confidencial registrado”, de acordo com o tipo de informação e do perfil da 
organização, e permite estabelecer salvaguardas para defesa jurídica contra 
eventuais vazamentos não autorizados. 
Na organização Classe Mundial, é comum as regras de 
confidencialidade serem incorporadas em códigos de conduta de sua força de 
trabalho, em cláusulas de confidencialidade de contratos com fornecedores, 
parceiros e clientes, e, eventualmente, conforme o perfil da organização, até na 
forma de codificação e exibição de informações, interna ou externamente, por 
exemplo, das formulações secretas de componentes de seus produtos, de 
acordo com condições previstas nas políticas. 
A organização Classe Mundial possui mecanismos para assegurar o uso 
de informações corretas e confiáveis que buscam a salvaguarda da exatidão e 
integridade da informação e dos métodos de processamento. Essas 
salvaguardas são implementadas na forma de mecanismos de: 
»» verificação de autenticidade de documentos de entrada e 
saída, eletrônicos ou impressos; 
»» checagem de consistência, integridade e exatidão de dados de 
entrada no sistema de informação; 
»» controle de arquivos armazenados, magnéticos ou não; 
»» controle de modificações e de autoria de registros; 
33 
 
»» inspeção de qualidade de relatórios, controle de versões e 
licenças dos aplicativos informatizados e de qualquer outra ferramenta 
que promova a garantia da qualidade da informação. 
O gerenciamento da disponibilidade visa a garantir que os usuários 
autorizados obtenham acesso à informação e aos ativos correspondentes 
sempre que necessário. Isso é promovido por meio de mecanismos que 
assegurem pronto acesso às informações desejadas, como o emprego de 
sistemas on-line, canais de acesso via Internet, disponibilização de 
computadores e dispositivos de acesso remoto para os usuários, proteção 
física de instalações de hardware e utilização de sistemas redundantes, além 
dos mecanismos que propiciem o pronto restabelecimento do acesso e a 
continuidade do serviço de informações, no caso de perdas de informações ou 
de desastres, como ocorre nas sistemáticas de manutenção de cópias de 
segurança dos registros vitais e nos procedimentos e ensaios de recuperação 
de desastre (SEVERINO, S/D). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
34 
 
UNIDADE III 
 
O TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO DE 
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 
 
CAPÍTULO I – INFORMAÇÃO 
 
 Conceitos 
 
A informação como conceito carrega uma diversidade de 
significados, do uso quotidiano ao técnico. No dicionário do Aurélio a 
informação é definida como: “Ação de informar ou informar-se. Notícia recebida 
ou comunicada; informe. Espécie de investigação a que se procede para 
verificar um fato...”1 Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia 
arquivística2, é o “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos 
num documento.”. Para Silva (2014), é “o conjunto estruturado de 
representações codificadas (símbolos, significantes) socialmente 
contextualizadas e passíveis de serem registadas num qualquer suporte 
material (papel, filme, disco magnético, óptico etc.) e/ou comunicadas em 
tempos e espaços diferentes.” De acordo com a Lei no 12.527 de 2011, a Lei 
de Acesso à Informação, podemos entender por informação os “[...] dados, 
processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de 
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato”. 
Note-se que a informação é relacionada com noções de dados, 
controle, comunicação e conhecimento. Assim, podemos dizer que todo dado 
produzido, processado, manipulado e organizado é considerado informação, 
esteja ele registrado em papel, em arquivos de computador, em filmes ou em 
 
1 Disponível em: <http://www.dicionariodoaurelio.com/Informacao.html>. 
2 Arquivo Nacional, 2005, p. 107. 
http://www.dicionariodoaurelio.com/Informacao.html
35 
 
qualquer outro meio. Mas, é importante estabelecer a diferença clara entre 
dados, informação e conhecimento. Pois, a produção de dados não 
estruturados não conduz automaticamente à criação de informação, da mesma 
forma que nem toda a informação é sinônimo de conhecimento. Toda a 
informação pode ser classificada, analisada, estudada e processada a fim de 
gerar saber. 
Hoje, a informação é parte integrante de toda atividadehumana, 
individual ou coletiva. Assim, temos uma mudança de paradigma de Sociedade 
Industrial para Sociedade da Informação em que a ênfase está nas tecnologias 
intensivas em informação, flexíveis e computadorizadas3. Essa Sociedade da 
Informação representa uma profunda mudança na organização social e 
econômica, a ponto de ser considerada um novo paradigma técnico-
econômico. 
É um fenômeno global, com elevado potencial transformador das 
atividades sociais e econômicas, uma vez que a estrutura e a 
dinâmica dessas atividades inevitavelmente serão, em alguma 
medida, afetadas pela infraestrutura de informações disponível. 
(MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2000. p. 5). 
 
Essa importância da informação como elemento-chave inicia-se com 
o grande progresso tecnológico dos anos 1970 favoreceu um desenvolvimento 
espantoso das telecomunicações e da informática. E, hoje, essa Sociedade da 
Informação permite estabelecer as comunicações em condições 
surpreendentes de quantidade, rapidez e fidedignidade, permite que a 
informação circule sem obstáculos para todos os destinos. Nesse novo 
paradigma, a informação é sua matéria-prima, é um dos fatores essenciais 
nas organizações, tanto pública quanto privada, pois ela é a base para o 
processo decisório.4 
Como constatamos, nessa nova sociedade, a informação encontra-
se presente, de maneira intensa, na vida social dos povos de todos os países, 
independentemente do seu nível de desenvolvimento, tamanho, ou filosofia 
 
3 Werthein, 2000. 
4 Cavalcanti; Damasceno; Neto, 2013. 
36 
 
política, desempenhando um papel central na atividade econômica. A 
informação tornou-se uma necessidade crescente para qualquer setor da 
atividade humana e é indispensável. Contudo, essa sociedade traz no seu bojo 
questões que apresentam contrastes marcantes do ponto de vista social.5. O 
acesso à informação, nos novos tempos, significa o investimento adequado 
para diminuir as desigualdades sociais. Afinal, sem informação uma sociedade 
jamais terá a oportunidade de entender seus direitos e deveres. 
 
INFORMAÇÃO ORGÂNICA REGISTRADA 
 
Segundo Lousada e Valetim (2011), a informação que é produzida 
internamente na organização é denominada informação orgânica, e é gerada 
em decorrência do cumprimento das funções organizacionais, pelos próprios 
colaboradores da organização que, ao mesmo tempo, são produtores e 
consumidores. Isto é, a informação orgânica é intrínseca à organização que a 
gerou e pode gerar novas informações de caráter orgânico. 
A informação orgânica registrada é aquela gerada em decorrência 
do exercício das funções e atividades próprias de uma organização ou 
entidade. Ela constitui o fundamento dos documentos arquivísticos, que 
incluem todos os registros de qualquer espécie ou natureza, sejam eles digitais 
ou analógicos. E é fundamental para atingir missão, funções e objetivos de 
uma entidade, devendo ser gerenciada de modo apropriado, da mesma forma 
que os demais recursos. Portanto, sua gestão deve ser específica, conforme 
teorias e métodos arquivísticos.6 Este tipo de informação um recurso 
importante para os processos organizacionais, inclusive o decisório. Contudo, 
nem todas as informações orgânicas podem ser utilizadas para um processo 
decisório, daí a necessidade de reconhecer quais possuem tal valor. Nesse 
sentido, elas devem ser: 
“[...] selecionadas, tratadas, organizadas e acessíveis, de forma 
que propicie a redução das incertezas. Portanto, é de suma 
 
5 Ministério da Ciência e Tecnologia, 2000. 
6 Rousseau; Couture, 1998, p. 61-69. 
37 
 
importância que o acesso à informação seja no tempo certo, 
que a informação seja confiável, bem como seja consistente.” 
(LOUSADA; VALETIM, 2011, p. 156) 
 
Os arquivos, ou melhor, a informação orgânica registrada colabora 
para que os objetivos de uma organização ou empresa possam ser atingidos, 
garantindo, assim, melhores resultados. Além disso, é acessível somente pela 
própria organização, fato que a torna um recurso estratégico. Principalmente 
após análises diferenciadas em que é possível agregar valor à informação 
original, transformando-a em um insumo informacional diferenciado. Os 
arquivos colaboram com o desenvolvimento e o aperfeiçoamento do trabalho 
dos gestores. 
 
INFORMAÇÃO ORGÂNICA PÚBLICA 
 
Os servidores públicos produzem diariamente uma grande 
quantidade de informações na forma de planilhas, atas de reuniões, editais, 
contratos, processos, projetos de leis, decisões judiciais, bancos de dados 
eletrônicos, relatórios, pareceres, pesquisas – todas para propósitos públicos. 
Por isso ao longo das últimas décadas, tratados internacionais, decisões 
judiciais e o próprio contexto social de diversos países têm contribuído para um 
cenário favorável ao reconhecimento do acesso à informação, sobretudo em 
posse dos órgãos públicos, como um direito humano fundamental. Conforme 
verificamos a seguir. 
Todo ser humano tem direito à liberdade de opinião e de expressão; 
esse direito inclui a liberdade de ter opiniões sem sofrer interferência 
e de procurar, receber e divulgar informações e ideias por quaisquer 
meios, sem limite de fronteiras. (Declaração Universal dos Direitos 
Humanos, da Organização das Nações Unidas, art. 19, 1948). 
 
Toda e qualquer pessoa tem direito à liberdade de expressão; este 
direito compreende a liberdade de procurar, receber e expandir 
informações e ideias de toda a espécie, sem consideração de 
fronteiras, sob forma oral ou escrita, impressa ou artística, ou por 
qualquer outro meio à sua escolha. (Pacto Internacional dos Direitos 
Civis e Políticos, da Organização das Nações Unidas, art. 19, 1966) 
 
38 
 
O acesso à informação em poder do Estado é um direito fundamental 
do indivíduo. Os Estados estão obrigados a garantir o exercício desse 
direito. Este princípio só admite limitações excepcionais que devem 
estar previamente estabelecidas em lei para o caso de existência de 
perigo real e iminente que ameace a segurança nacional em 
sociedades democráticas. (Declaração Interamericana de Princípios 
de Liberdade de Expressão, da Comissão Interamericana de Direitos 
Humanos, item 4, 2000). 
 
No Brasil, a Constituição da República Federativa, de 1988, 
reconhece o direito de acesso a informações públicas como um direito 
fundamental do indivíduo. E, em seu art. 5o, o texto constitucional afirma: 
 
[...] XIV – é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado 
o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional; 
[...] XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos 
informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou 
geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível 
à segurança da sociedade e do Estado. 
 
Em 1991, a Lei no 8.159 instituiu a Política Nacional de arquivos 
públicos e privados e dispôs claramente sobre o dever do Poder Público de 
cuidar da gestão documental e da proteção a documentos de arquivos. E 
afirma em seu art. 4o: 
 
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, ressalvadas 
aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e 
do Estado, à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e 
da imagem das pessoas. 
 
Mas, faltava no Brasil uma lei que regulamentasse esse direito, 
definindo procedimentos a serem observados tanto pela Administração Pública, 
quanto pela sociedade, para a entrega das informações. Para preencher essa 
lacuna, foi publicada, em 2011, a Lei no 12.527, a Lei de Acesso à Informação 
(LAI). Essa Lei se propõe a regulamentar o acesso à informação pública no 
Brasil, com a finalidade de incrementar os meios para que a população possa 
fiscalizaros instrumentos de controle da gestão pública. A ideia geral da LAI é 
que as informações produzidas pelo Estado dizem respeito ao interesse público 
e, portanto, devem estar acessíveis a todas as pessoas. Nessa nova lógica, o 
acesso à informação pública passa a ser a regra e o sigilo, a exceção. Logo, as 
39 
 
informações produzidas pela administração pública são públicas e podem ser 
acessadas por toda sociedade. 
Cavalcanti, Damasceno e Neto (2013, p. 115) ressaltam que não se 
trata apenas da abertura em termos informativos, mas, também, em termos 
interativos. De acordo com os autores, “os cidadãos precisam de informação 
para ver o que está acontecendo dentro do governo e de voz para participar e 
expor suas opiniões.” Assim, voz e visão se unem na ideia de debate 
informado. No entanto, disponibilizar a informação não confere ao usuário a 
compreensão e, sobretudo, a capacidade de fazer conclusões acerca de seu 
conteúdo. Para tanto, segundo os autores acima, é necessário “estabelecer 
uma transparência clara da informação de modo que seja possível fazer 
inferências, os governos terão que aprender a registrar, catalogar e organizar 
as informações, além de disponibilizá-las de maneira mais adequada na 
Internet”. (Idem, p. 117). 
O direito ao acesso à informação assegura que qualquer cidadão 
que deseje receber informações públicas não classificadas como sigilosas 
possa obtê-las conforme determinam os art. 1o, art. 2o, art. 8o § 2o , art. 23 e 
art. 24 da Lei Federal no 12.527, de 2011. Contudo, essa Lei vai além, pois 
provoca uma mudança paradigmática nas Organizações Públicas e na forma 
de geri-la, transformando o amplo acesso às informações como regra e o sigilo 
a exceção. A implementação de ações concretas na promoção da 
transparência governamental e o incentivo à participação social na gestão 
governamental têm ganhado espaço na agenda pública em diversos países ao 
redor do Mundo. Como podemos constatar a seguir: 
 “Cada Estado-Parte deverá […] tomar as medidas necessárias para 
aumentar a transparência em sua administração pública […] 
procedimentos ou regulamentos que permitam aos membros do 
público em geral obter […] informações sobre a organização, 
funcionamento e processos decisórios de sua administração pública 
[...]” (Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção, arts. 10 e 
13, 2003) 
 
40 
 
As transformações sociais ocorridas no final do século XX têm 
contribuído para o reconhecimento do acesso à informação como um direito. A 
democratização de vários países e regiões, a partir dos anos 1980, e os 
grandes avanços nas tecnologias de informação e comunicação iniciadas a 
partir do pós-guerra mudaram completamente a relação das sociedades com a 
informação e o uso que fazem dela. O acesso às informações públicas é 
fundamental para consolidação das democracias, pois possibilita aos cidadãos 
participarem efetivamente das decisões que os afetam. Por isso, os órgãos e 
entidades públicas devem se esforçar continuamente para aprimorar sua 
comunicação com a sociedade e para divulgar as informações em uma 
linguagem acessível. Afinal, utilizando as informações públicas de maneira 
eficiente, o cidadão amplia suas possibilidades de participar do debate público 
e da gestão do Estado. 
 
A INFORMAÇÃO NA NOVA 
ADMINSTRAÇÃO PÚBLICA VOLTADA PARA O 
CIDADÃO 
 
A queda do Keynesianismo7 a partir de 1970 provocou uma 
mudança na atuação do Estado em grande parte dos países do mundo. Castro 
e Gomes (2011) ressaltam que como resultado os tradicionais paradigmas 
organizacionais da empresa pública e os do padronizado Ministérios do Bem-
Estar Social foram modificados com o advento de novas formas, novos papéis 
e novas culturas organizacionais. Como, por exemplo, o movimento destinado 
a introduzir, nos órgãos públicos, padrões de gestão semelhantes aos 
adotados pelas empresas privadas. 
 
7 A doutrina keynesiana é uma teoria econômica que ganhou destaque no início da década de 
1930, no momento em que o capitalismo vivia uma de suas mais graves crises. Segundo o 
pensamento keynesiano, a premissa fundamental para se compreender uma economia 
encontrava-se na simples observação dos níveis de consumo e investimento do governo, das 
empresas e dos próprios consumidores. O keynesianismo defende a necessidade do Estado 
em buscar formas para se conter o desequilíbrio da economia (SOUSA, s/d). 
41 
 
A Administração pública que visa a modernização do Estado 
tornando-o mais eficiente e voltada pra o cidadão-usuário8 teve início em 
países da Organização para Cooperação e o Desenvolvimento Econômico 
(OCDE)9, principalmente no Reino Unido, Nova Zelândia, Austrália, e se 
estendeu nos anos 1990 para os Estados Unidos e Brasil. A administração 
burocrática perde lugar para esse novo modelo gerencial da Administração 
Pública em que o foco é o cidadão e um serviço público de melhor qualidade 
com participação da sociedade e controle social da gestão.10 Qualidade e 
inovação são conceitos-chave muito utilizados por essa Administração voltada 
para o cidadão. A qualidade é o “conjunto de características de um produto ou 
serviço que satisfazem as necessidades e as expectativas do cliente”, e passa 
a fazer parte da esfera pública na medida em que o cidadão passa a ser 
considerado um usuário e receptor da ação das organizações públicas. “Assim, 
qualidade passa a significar a satisfação das necessidades e expectativas dos 
cidadãos, supondo, ainda, a redução dos custos e a melhora permanente dos 
processos de acordo coma as exigências da sociedade.”11 
No Brasil, a partir de 1990, a necessidade de nova reforma no 
sentido de modernizar e dar racionalidade e eficiência ao Estado e uma 
administração pública mais voltada para o cidadão-usuário foram debates em 
diversas esferas do governo e da sociedade brasileira. E a Reforma da Gestão 
Pública brasileira foi iniciada em 1995/1998.12 Nesse modelo de administração 
pública gerencial, adotado pelo Brasil, o sucesso depende do conhecimento 
sobre as informações mantidas pelos órgãos públicos. Além disso, as novas 
tecnologias intensificaram a velocidade com que os poderes públicos e outros 
setores da sociedade produzem, circulam e demandam informações. Logo, 
 
8 O modelo de administração pública gerencial inspirou-se na administração privada, mas 
manteve uma distinção fundamental que é a defesa do interesse público. Um exemplo disso é 
o termo cliente substituído por cidadão. Isso ocorre pela percepção crescente, de que, no setor 
público o critério de eficiência está subordinado ao critério democrático e que a administração 
pública não pode ser compreendida fora dos princípios do poder e da legitimidade. Afinal um 
cidadão pleno é o objeto dos serviços públicos e também seu sujeito (COUTINHO, 2000). 
9 A OCDE é uma organização internacional de 34 países que aceitam os princípios 
da democracia representativa e da economia de livre mercado, que procura fornecer uma 
plataforma para comparar políticas econômicas, solucionar problemas comuns e coordenar 
políticas domésticas e internacionais (WIKIPÉDIA, 2014). 
10 Coutinho, 2000, pp. 40-41. 
11 Idem, p.48. 
12 Silva (2004). 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%A3o_internacional
http://pt.wikipedia.org/wiki/Democracia_representativa
http://pt.wikipedia.org/wiki/Economia_de_livre_mercado
http://pt.wikipedia.org/wiki/Pol%C3%ADtica_econ%C3%B3mica
42 
 
tornou-se mais fácil e legítimo a sociedade solicitar mais informações para 
controlar os atos governamentais, cobrar dos líderes ações corretas e contribuir 
para os processos decisórios dos seus representantes. 
Grandes são os desafios postos às instituições públicas num mundo 
cada vez mais inserido na sociedade da informação. Saber organizar, utilizar e 
disponibilizar as informações, sobretudoas arquivísticas e, mais ainda, 
contribuir para que a informação recebida transforme-se em conhecimento, 
melhorando a qualidade de vida dos cidadãos é um dos principais desafios da 
nova Administração Pública. A gestão documental é um importante instrumento 
para a modernização administrativa, e precisa de uma intervenção articulada e 
integrada para criar novos sistemas de valores. 
 
 
GESTÃO DOCUMENTAL 
 
De forma genérica, a Gestão Documental é o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas para o tratamento da informação orgânica 
registrada. Mas antes precisamos entender alguns conceitos e termos 
importantes, como documento, arquivo e documento arquivísticos, entre outros, 
conforme veremos adiante. 
 
DOCUMENTO 
 
Segundo a conceituação clássica, “documento é qualquer elemento 
gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa” .13 
Nessa perspectiva, o documento pode ser o livro, o artigo de revista 
ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a 
tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário 
 
13 Belloto, 2004, p. 35. 
43 
 
etc., enfim tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, 
científicos, técnicos, culturais ou artístico, pela atividade humana. Para alguns 
profissionais, como, por exemplo, o historiador, praticamente tudo pode ser 
considerado um documento, desde que forneça informação sobre algum 
problema sujeito à investigação histórica. 
O documento no senso comum costuma ser entendido “como tudo 
aquilo que possa registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, 
como cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, 
“documento” também costuma estar identificado a “documento escrito”14. 
Diante das grandes inovações tecnológicas dos últimos tempos a noção de 
“documento” ampliou enormemente. 
Uma definição de documento bastante curta e simples, mas 
contendo o essencial ao conceito é: “Unidade de registro de informações, 
qualquer que seja suporte ou formato.”15. Portanto, qualquer suporte contendo 
uma informação constitui um documento. Temos, nesta definição, dois 
elementos sem os quais não teremos um documento, o suporte16 e a 
informação. Uma segunda definição de documento, que, repetindo o essencial 
amplia suas características de uma forma bastante interessante, é dada pelo 
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (2002): 
[...] toda informação registrada em um suporte material, suscetível de 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, 
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época 
ou lugar. 
 
O documento digital, como todo documento é, antes de tudo, uma 
informação registrada. O que o leva a ser denominado de digital é o fato de que 
a informação nele contida está registrada por meio de dígitos binários e é 
acessada e interpretada por meio de um sistema computacional. Na definição 
do CONARQ, Resolução no 20 de 2004, o documento arquivístico digital é um 
 
14 Gonçalves, 1998, p. 16. 
15 Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística, 2005, p. 73. 
16 Os suportes são os materiais sobre os quais a informação está gravada, isto é, registrada, 
como, por exemplo: papel, madeira, metal, pedra, couro, películas de filmes e microfilmes, fitas 
K7, suporte magnético para disquetes, suporte ótico para CDs e DVDs etc. (GONÇALVES, 
1998). 
44 
 
“[...] documento codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e 
armazenado por sistema computacional.”. Como exemplos, podemos citar 
textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de 
correio eletrônico, páginas web, bases de dados etc. 
Em resumo, qualquer informação registrada é um documento. Não 
importa qual é a informação. Como, também, não importa como está registrada 
ou em que tipo de suporte foi feito o registro. Mas, a variedade dos documentos 
não impede de identificar elementos característicos comuns, tais como: 
suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo, contexto. A seguir, temos um 
quadro para elucidar esses elementos. 
Quadro 1 – Os elementos característicos dos documentos. 
 
 
 Definição Técnica Exemplos 
 
SUPORTE 
 
“Material sobre o qual as informações são 
registradas.” 
 
 
Fita magnética 
Filme de nitrato 
Papel 
 
FORMA 
 
 
“Estágio de preparação e de transmissão de 
documentos.” 
 
Original Minuta 
Cópia Rascunho 
 
 
FORMATO 
 
“Configuração física de um suporte, de acordo 
com a natureza e o modo como foi 
confeccionada.” 
 
Caderno Cartaz 
Folha Livro 
Mapa Planta 
Rolo filme Diapositivo 
 
GÊNERO 
“Configuração que assume um documento de 
acordo com o sistema de signos utilizado na 
comunicação de seu conteúdo” 
 
Textual Fotográfica 
Audiovisual Fonográfica 
Iconográfica 
 
 
ESPÉCIE 
 
“Configuração que assume um documento de 
acordo com a disposição e a natureza das 
informações nele contidas.” 
 
Boletim Certidão 
Relatório Declaração 
 
 
TIPO 
 
“Configuração que assume uma espécie 
documental, de acordo com a atividade que o 
gerou.” 
Boletim de ocorrência 
Boletim de frequência 
Rendimento escolar 
Certidão de nascimento 
Certidão de óbito 
Declaração de bens 
Declaração de imposto 
 
Tabela construída por Gonçalves (1998 p. 19), a partir das definições encontradas no Dicionário de 
Terminologia Arquivística (AAB-SP, 1996). 
45 
 
ARQUIVO 
 
Embora os arquivos estejam presentes em nossa vida e estejamos 
com frequência utilizando documentos arquivísticos, a maioria das pessoas não 
têm uma noção clara do que é um arquivo e um documento de arquivo. 
Um arquivo é um conjunto de documentos. Mas, não é todo ou 
qualquer conjunto de documentos que pode ser considerado um “arquivo”. Há 
distintas definições na literatura arquivística para o conceito de arquivo, mas há 
um consenso nessa literatura de que existem elementos fundamentais que 
independem do contexto temporal dos arquivos. Um desses elementos é a 
organicidade. Logo, a análise da organicidade pode ser uma referência segura 
para definirmos o conceito de arquivo. Pode-se definir o termo “organicidade” 
como a “característica de um todo que é formado por partes inter-relacionadas 
que concorrem para um mesmo fim”17,.Assim, arquivo pode ser considerado 
um todo formado por partes inter-relacionadas que concorrem para um mesmo 
fim. 
Outro passo para compreender o conceito de “arquivo” é entender o 
sentido da palavra. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística, publicado pelo Arquivo Nacional, a palavra “arquivo” tem quatro 
sentidos: 1) conjunto de documentos, mas não um conjunto qualquer; 2) móvel 
que guarda os documentos; 3) instituição/repartição que cuida dos 
documentos; 4) prédio onde se localiza a instituição/repartição. A palavra, ou 
termo, é uma representação de um conceito. Assim, o conceito de arquivo que 
corresponde à palavra arquivo, tomada no sentido de um conjunto de 
documentos de acordo com a Lei no 8.159/1991 em seu art. 2o é: 
[...] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por 
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. 
 
17 Rodrigues, 2004, p. 2. 
46 
 
 
Essa mesma lei federal de Arquivos também conceitua o que são os 
arquivos públicos em seu art. 7o , § 1o : 
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em