Manual de Elaboração PMMG

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Belo Horizonte - MG
2019
MANUAL 
DE ELABORAÇÃO 
E GESTÃO DE DOCUMENTOS 
INSTITUCIONAIS DA PMMG
RESOLUÇÃO Nº 4.843 DE 01 DE OUTUBRO DE 2019
Aprova o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos 
Institucionais da Polícia Militar de Minas Gerais.
O CORONEL PM COMANDANTE- GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE 
MINAS GERAIS, no uso da competência que lhe confere o inciso III do § 1º, do art. 93, da 
Constituição do Estado de Minas Gerais, de 21 de setembro de 1989, c/c com o art. 28 da 
Lei Delegada n° 174, de 26 de janeiro de 2007, e em conformidade com o art. 6º, incisos VI 
e XI do R-100 aprovado pelo Decreto n° 18.445, de 15 de abril de 1977, e
CONSIDERANDO a conclusão dos trabalhos da Comissão nº 34/2016 - EMPM, que elaborou 
o referido manual conjuntamente com a Assessoria de Desenvolvimento Organizacional – 
ADO ,
RESOLVE:
Art. 1° - Aprovar o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais da Polícia 
Militar de Minas Gerais. 
Art. 2° - Fica revogada a Resolução nº 3.317, de 16 de setembro de 1996.
Art. 3° - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 01 de outubro de 2019.
GIOVANNE GOMES DA SILVA, CORONEL PM
COMANDANTE GERAL
Direitos exclusivos da Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG).
Reprodução condicionada à autorização expressa do Comandante-Geral da PMMG. 
Circulação restrita.
1ª edição– 2019
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca da Academia de Polícia Militar.
ADMINISTRAÇÃO
Comando-Geral da Polícia Militar 
Quartel do Comando-Geral da PMMG
Cidade Administrativa Tancredo Neves, Edifício Minas,
Rodovia Papa João Paulo II, nº 4143 – 6º Andar, Bairro Serra Verde 
Belo Horizonte – MG – Brasil - CEP 31.630-900
 MINAS GERAIS. Polícia Militar. Comando-Geral. 
 M663m Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais 
 da PMMG / Belo Horizonte:
 Assessoria de Desenvolvimento Organizacional, 2019.
 Disponível apenas em versão on-line na Intranet PM. 
 142 p.: il.
 1. Aspectos gerais para a qualidade da produção de 
 documentos na PMMG. 2. Documentos na PMMG. 
 3. Aspectos gerais da Gestão Documental. 
 I. Título. 
 CDD 651.7402
 CDU 659.2
GOVERNADOR DO ESTADO
Romeu Zema Neto
COMANDANTE-GERAL DA PMMG
Cel PM Giovanne Gomes da Silva
CHEFE DO GABINETE MILTAR 
E COORDENADOR ESTADUAL DE DEFESA CIVIL
Cel PM Rodrigo Sousa Rodrigues
CHEFE DO ESTADO MAIOR DA PMMG 
Cel PM Marcelo Fernandes
ASSESSOR DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
Ten Cel PM Miller França Michalick
REDAÇÃO
Cap PM QOR Denise dos Santos Gonçalves
Cap PM QOR Vânia Chiarelli Pinto
Cap PM João Paulo Fiúza da Silva
1º Ten PM Gislayne Helena Marques
COLABORADORES
Ten Cel PM Darley Wilson Dias
Cap PM QOR Vânia Chiarelli Pinto
Cap PM Hebert Bruno de Paula Santana
Cb PM Gesiel Gonçalves Silva Júnior
REVISÃO 
Cap PM Ricardo Luiz Amorim Gontijo Foureaux
1º Ten PM QOS Flávia Mariana Soares Figueiredo
1º Ten PM Marcos Gonçalves Farias
1º Ten PM Gabriela Fernandes Capanema 
3º Sgt PM Danielle Sueli Ventura
PROJETO GRÁFICO E EDITORAÇÃO
2º Sgt PM Aurélio Rodrigues de Lima
COMISSÃO 34/2016-EMPM
Cel PM QOR Sérgio Henrique Soares Fernandes 
Cel PM QOR Alexander Daniel Pereira
1º Ten PM Gislayne Helena Marques
1º Ten PM QOS Flávia Mariana Soares Figueiredo
1º Ten PM Marcos Gonçalves Farias
2º Sgt PM Aurélio Rodrigues de Lima
Membros Convidados
Cel PM QOR Jaqueline Rocha
Cap PM QOR Denise dos Santos Gonçalves
 SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO .................................................................................... 10
2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA PRODUÇÃO DE 
DOCUMENTOS NA PMMG ..................................................................... 11
2.1 Aspectos teóricos ..................................................................................... 11
2.1.1 Comunicação humana, gêneros textuais e padronização ................ 11
 2.1.2 Delineamento do contexto de produção ........................................... 12
2.1.3 Esferas de atividade e comunidades discursivas ............................. 12
2.1.4 Como utilizar este Manual ................................................................ 14
2.2 Características da Redação Oficial ........................................................... 15
2.2.1 Impessoalidade ............................................................................... 15
2.2.2 Correção .......................................................................................... 16
 2.2.3 Concisão .......................................................................................... 16
 2.2.4 Padronização ................................................................................... 17
2.2.5 Clareza ............................................................................................ 19
 2.2.6 Formalidade ..................................................................................... 19
2.3 Aspectos pontuais para a formalidade, para a correção e para a 
padronização dos documentos .................................................................. 20
2.3.1 Pronomes de tratamento .................................................................. 20
2.3.2 Algumas observações sobre o uso dos pronomes de tratamento e 
referência a cargos e funções ................................................................... 22
2.3.3 Identificação do signatário ............................................................... 23
 2.3.4 Designações genéricas e específicas de Comandantes de Unidades. 25
2.3.5 Vocativo ........................................................................................... 25
 2.3.6 Notas relativas à característica da correção .................................... 26
 2.3.7 Abreviaturas, siglas e símbolos ........................................................ 29
2.3.8 Alguns casos para o emprego de maiúsculas e minúsculas ............. 32
2.3.9 A pontuação aberta nos modelos de estrutura .................................. 33
2.3.10 A questão do suporte dos documentos e a formalidade ................. 33
2.3.11 A estruturação dos textos ................................................................ 34
2.3.12 A numeração de tópicos dos textos ................................................ 34
 2.3.13 Controle da produção e do trâmite de documentos ........................ 36
3 DOCUMENTOS DA PMMG ...................................................................... 37
3.1 Ata ............................................................................................................ 37
3.1.1 Conceito e finalidade ....................................................................... 37
3.1.2 Forma .............................................................................................. 37
3.1.3 Outras peculiaridades ...................................................................... 39
3.1.4 Elaboração de atas via IntranetPM ................................................... 41
3.2 Atestado ................................................................................................... 44
3.2.1 Conceito e finalidade ....................................................................... 44
3.2.2. Forma ............................................................................................. 44
 3.2.3 Outras peculiaridades ..................................................................... 45
3.3 Certidão .................................................................................................... 47
3.3.1 Conceito e finalidade ....................................................................... 47
3.3.2 Forma .............................................................................................. 47
3.3.3 Outras peculiaridades...................................................................... 49
3.4 Diretriz ...................................................................................................... 51
3.4.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 51
3.4.2 Forma .............................................................................................. 51
3.4.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 54
3.5 Estudo de Caso ........................................................................................ 55
3.5.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 55
3.5.2 Forma .............................................................................................. 56
3.5.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 60
3.6 Estudo de Situação ................................................................................... 61
3.6.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 61
3.6.2 Forma .............................................................................................. 61
3.6.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 65
3.7 Instrução ................................................................................................... 66
3.7.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 66
3.7.2 Forma .............................................................................................. 66
3.7.3 Elementos pós-textuais .................................................................... 67
3.7.4 Outras peculiaridades ....................................................................... 68
3.8 Memorando .............................................................................................. 69
3.8.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 69
3.8.2 Forma .............................................................................................. 69
3.8.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 71
3.9 Mensagens eletrônicas ............................................................................. 73
3.9.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 73
3.9.2 Forma .............................................................................................. 73
3.9.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 77
3.10 Ofício ........................................................................................................ 78
3.10.1 Conceito e finalidade ...................................................................... 78
3.10.2 Forma ............................................................................................ 78
3.10.3 Outras peculiaridades .................................................................... 82
3.11 Plano ........................................................................................................ 84
3.11.1 Conceito e finalidade ...................................................................... 84
3.11.2 Forma ............................................................................................ 84
3.11.3 Outras peculiaridades .................................................................... 91
3.12 Ordem de Serviço ..................................................................................... 92
3.12.1 Conceito e finalidade ...................................................................... 92
3.12.2 Forma ............................................................................................ 92
3.13 Relatório ................................................................................................... 95
3.13.1 Conceito e finalidade ...................................................................... 95
3.13.2 Forma ............................................................................................ 95
3.13.3 Outras peculiaridades ..................................................................... 99
3.14 Requerimento ........................................................................................... 100
3.14.1 Conceito e finalidade....................................................................... 100
3.14.2 Forma ............................................................................................ 100
3.14.3 Outras peculiaridades ..................................................................... 102
4 ASPECTOS GERAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL ................................ 103
4.1 Arquivo ..................................................................................................... 104
4.1.1 Definição .......................................................................................... 104
4.2 Documento de Arquivo .............................................................................. 104
 4.2.1 Definição .......................................................................................... 104
4.3 Finalidade dos Arquivos ............................................................................ 106
4.4 Características dos documentos arquivísticos .......................................... 106
4.5 Princípios Arquivísticos ............................................................................. 107
4.6 Classificação de Documentos de Arquivo .................................................. 108
4.6.1 Quanto à entidade produtora ............................................................ 108
 4.6.2 Quanto ao gênero ............................................................................. 108
 4.6.3 Quanto à espécie ............................................................................. 109
 4.6.4 Quanto ao tipo ou tipologia documental ............................................ 110
4.6.5 Quanto à natureza do assunto .......................................................... 110
4.6.5 Quanto ao valor ................................................................................ 111
4.6.6 Quanto ao formato ............................................................................ 111
4.6.7 Quanto à forma ................................................................................ 111
4.6.8 Quanto à técnica de registro ............................................................. 112
4.7 Ciclo Vital dos Documentos ....................................................................... 112
4.8 Teoria das Três Idades .............................................................................. 112
4.9 Gestão de Documentos ............................................................................ 114
 4.9.1 Conceito .......................................................................................... 114
 4.9.2 Objetivos .......................................................................................... 114
 4.9.3 Fases da gestão de documentos ...................................................... 114
4.10 Instrumentos de Gestão Documental ........................................................ 116
4.10.1 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo ...................... 116
4.10.2 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 116
REFERÊNCIAS ....................................................................................... 117
Apêndice A – Lista de abreviaturas usuais no âmbito da PMMG .............. 124
Apêndice B – Modelo referencial para elaboração de Ata ......................... 126
Apêndice C – Modelo referencial para elaboração de Atestado ................ 127
Apêndice D – Modelo referencial para elaboração de Certidão ................ 128
ApêndiceE – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Caso .... 129
Apêndice F – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Situação. 130
Apêndice G – Modelo referencial para elaboração de Instrução ............... 131
Apêndice H – Modelo referencial para elaboração de Memorando ........... 132
Apêndice I – Modelo referencial para elaboração de Ofício ...................... 133
Apêndice I-A – Modelo referencial para elaboração de Ofício para 
Assinatura Eletrônica via IntranetPM ......................................................... 134
Apêndice I-B – Modelo referencial para elaboração de Ofício contendo 
informações sobre grau de sigilo ou similar ............................................... 135
Apêndice J – Modelo referencial para elaboração de Ordem de Serviço .. 136
Apêndice K – Modelo referencial para elaboração de Plano ...................... 137
Apêndice L - Modelo referencial para elaboração de Relatório .................. 138
Apêndice M - Modelo referencial para elaboração de Requerimento ........ 139
10 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
1 APRESENTAÇÃO
A linguagem, em suas diversas modalidades – verbal, não verbal, oral ou 
escrita – é o recurso por meio do qual os seres humanos interagem nas 
situações próprias das relações particulares, sociais, profissionais, acadê-
micas, religiosas, etc. No ambiente profissional, recorte que nos interessa 
neste Manual, a linguagem está presente no desenvolvimento do trabalho, 
na formalização das atividades realizadas e na constituição de registros que 
perenizam e certificam a ação do homem. Nenhuma atividade profissional 
prescinde do emprego da linguagem como elemento mediador entre o que 
se pretende realizar e a efetivação dessa intenção.
As formas de utilizar a linguagem não são estanques, mas atualizam-se em 
razão do surgimento de novas necessidades comunicativas, da disponibili-
zação de novas tecnologias e da renovação da concepção sobre o próprio 
uso da língua nas diversas situações formais e informais.
Ao mesmo tempo, modifica-se o entendimento sobre como se dá o desen-
volvimento das competências do profissional para produzir textos próprios 
da sua atividade laboral. A redação técnica, a título de exemplo, que inclui 
a Redação Oficial, deixa de ser assimilada por meio de modelos de escrita, 
prática que originava textos artificiais, inadequados, incompletos, e requer 
que o profissional contemporâneo desenvolva escrita autônoma dos textos 
próprios do seu trabalho.
O presente Manual é uma resposta institucional à renovação da escrita ofi-
cial e da escrita profissional da PMMG. Ele atende à demanda por apoiar 
os profissionais da Instituição na apropriação dos textos que necessitam 
produzir no exercício das funções que lhe são atribuídas.
A produção do Manual foi orientada pelos parâmetros atuais próprios da 
escrita oficial, delimitadora dos aspectos mais gerais que diferenciam essa 
modalidade de produção textual daquelas produzidas em outros ambientes, 
tais como a acadêmica, a forense, a comercial e a literária. A breve expo-
sição dos aspectos teóricos que fundamentaram a elaboração do Manual 
tem o objetivo de esclarecer os parâmetros que orientaram a seleção dos 
documentos e a apresentação de suas peculiaridades.
A proposta de hospedar o Manual na Intranet PM, favorecendo a sua circula-
ção em meio digital, atende ao objetivo de permitir o acesso ao maior núme-
ro de usuários da PMMG. Além disso, visa a assegurar a constante atualiza-
ção decorrente do surgimento de novos documentos, da reformulação dos 
existentes ou da modernização de aspectos e conceitos que tenham efeitos 
nas formas de utilização da linguagem na Instituição. 
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 11
2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA 
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS NA PMMG
Muitas pessoas que dominam magnificamente uma língua sentem amiúde 
total impotência em alguns campos da comunicação precisamente porque 
não dominam na prática as formas de gênero de dadas esferas. “(...) Quanto 
melhor dominamos os gêneros tanto mais livremente os empregamos, 
tanto mais plena e nitidamente descobrimos neles a nossa individualidade 
(onde isso é possível e necessário), refletimos de modo mais flexível e sutil 
a situação singular da comunicação; em suma: realizamos de modo mais 
acabado o nosso livre projeto de discurso” (BAKHTIN, 2011, p. 284-285).
2.1 Aspectos teóricos
2.1.1 Comunicação humana, gêneros textuais e padronização
A necessidade natural humana de se comunicar demanda o emprego da 
linguagem em suas diversas modalidades – especificamente, para os fins 
de interesse deste Manual, a linguagem verbal. A comunicação verbal 
responde a princípios de adequação aos diversos contextos, responsáveis 
pela delimitação das características dos enunciados, ou seja, o que deve ser 
dito e como deve ser dito. Em outras palavras, a aptidão para a linguagem, 
apesar de inerente ao homem, demanda o aprendizado, visto que está 
associada a fatores de ordem cultural (FIORIN, 2013), portanto, relacionada 
ao vínculo com práticas sociais específicas.
Os textos que se materializam nos acontecimentos comunicativos 
recorrentes são denominados gêneros textuais (MARCUSCHI, 2008). Os 
gêneros textuais respondem à necessidade de agir verbalmente em eventos 
de interação – e, geralmente, um único gênero textual atende a uma dada 
demanda comunicativa. Para cumprir seu papel comunicativo, portanto, o 
gênero textual deve se amoldar a padrões que o tornem reconhecível, pelos 
envolvidos na comunicação, como instrumento adequado no contexto em 
que é empregado.
Considerando a diversidade das interações humanas, é impossível relacionar 
a quantidade de gêneros textuais e muito menos pretender dominar o uso 
e a produção de todos eles. É possível, por outro lado, delimitar os gêneros 
textuais em uso nas esferas de atividade.
A padronização dos gêneros textuais corresponde aos aspectos temático, 
de estilo e de construção composicional que lhes são próprios (BAKHTIN, 
2011). Essa padronização pode ser mais ou menos flexível em razão dos 
objetivos mais gerais da comunicação. Tratando do aspecto estilístico, Fiorin 
12 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
(2008) diferencia os textos com função estética, como os poéticos, dos 
textos com função utilitária, cuja função é informar, documentar, explicar, 
convencer, etc. Enquanto estes são regulados por padrões mais rigorosos 
de estilo, aqueles propiciam liberdade criativa ao enunciador.
Dessa forma, e como ressaltou Bakhtin (2011), nos gêneros textuais 
próprios de alguns campos, o elemento criativo e a liberdade de estilo são 
inadequados pois contrariam sua natureza sumamente padronizada. É o 
caso dos gêneros textuais produzidos no ambiente profissional da PMMG 
tratados neste Manual. Estes se enquadram na categoria de enunciados 
utilitários, caracterizados pelos aspectos técnicos e objetivos decorrentes de 
sua caracterização como gêneros textuais da Redação Oficial.
2.1.2 Delineamento do contexto de produção
O ser humano transita em situações diversas de interação, cada uma delas 
caracterizada por demandar uso específico da linguagem. O contexto, 
definido como “o conjunto dos parâmetros que podem exercer uma influência 
sobre a forma como um texto é organizado” (BRONCKART, 2003, p. 93), 
orienta as escolhas possíveis para a produção de qualquer texto, seja ele 
oral ou escrito.
O contexto de produção, que compreende o lugar, o momento, os papéis do 
enunciador e do receptor, a instituição social em que o texto se realiza e os 
objetivos pretendidos, exerce influência na seleção do texto a ser utilizado 
como instrumento de comunicação e, via de consequência, das características 
esperadas desse mesmo texto. Isso explica o fato de um mesmo enunciador 
comunicar-se de maneiras distintas em seu ambiente familiar, no ambiente 
acadêmico, no lugar de trabalho, etc. Explica, ainda, os motivos pelos quais, 
para agir adequadamente em seu ambiente profissional, o ser humano 
necessitadesenvolver habilidades para comunicar-se efetivamente nessa 
esfera de atuação. 
Essas competências estão diretamente relacionadas à capacidade de 
perceber como a linguagem se configura em textos próprios de cada ambiente 
de atuação humana e de dominar a maneira apropriada de produzi-los.
2.1.3 Esferas de atividade e comunidades discursivas
Posicionando-se em situações diversas de interação, o ser humano 
mobiliza os recursos da língua de maneira a agir nos diversos contextos. 
Essas diversas situações enquadram-se no que se define por esferas da 
atividade (BAKHTIN, 2011), as quais correspondem a conjuntos de funções 
de naturezas diversas, tais como a científica, a publicitária, a oficial, a social, 
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 13
etc. As esferas correspondem aos domínios que, segundo Marcuschi (2008), 
indicam instâncias discursivas que delimitam determinados tipos de textos 
que dão origem a formas específicas de comunicação, tais como o discurso 
jurídico, o jornalístico, o religioso, etc.
Os domínios discursivos, assim, “constituem práticas discursivas dentro 
das quais podemos identificar um conjunto de gêneros textuais que, às 
vezes, lhe são próprios (em certos casos exclusivos) com práticas ou 
rotinas comunicativas institucionalizadas” (MARCUSCHI, 2005, p. 24). 
Isso converge para o entendimento de que, inserido em um dado domínio 
discursivo, o ser humano necessita apropriar-se das formas específicas de 
comunicação e que, movimentando-se para outro domínio, deve ser capaz 
de ajustar sua forma de se comunicar.
Se a concepção dos domínios discursivos permite a delineação mais ampla 
das áreas da atividade humana, a noção das comunidades discursivas pode 
permitir conceituar mais especificamente os contextos em que ocorre a 
comunicação. O termo comunidades discursivas foi cunhado por Swales 
(1990; 2009) e corresponde a grupos de pessoas que possuem objetivos 
comuns e que utilizam a linguagem de forma peculiar para atingir esses 
objetivos.
Em linhas gerais, a caracterização de uma comunidade discursiva, nos 
termos propostos por Swales (1990; 2009), compreende o reconhecimento 
de que: a) ela possui objetivos comuns, reconhecidos e aceitos por seus 
membros; b) dispõe de mecanismos que favorecem a comunicação entre 
seus membros, tais como ambientes físicos destinados a reuniões e recursos 
tecnológicos que viabilizam a interação entre os integrantes; c) utilizam 
tais mecanismos como recursos para manter os membros informados, 
para canalizar a inovação, para manter crenças e valores e para ampliar 
o espaço profissional; d) possuem e utilizam um repertório de gêneros 
textuais, reconhecidos e definidos pelos membros como instrumentos de 
comunicação e atingimentos dos objetivos; e) adquirem, utilizam e buscam 
léxico peculiar, que pode assumir significado específico na comunidade, 
assim como terminologia especializada, abreviaturas e siglas próprias; f) 
possuem estruturas hierárquicas explícitas (ou implícitas, de acordo com o 
caso) que orientam os processos de admissão e progresso dos membros.
Na comunidade discursiva PMMG, os membros se utilizam de determinados 
gêneros textuais para alcançar os objetivos institucionais e o fazem com a 
utilização dos recursos disponíveis e com o emprego das convenções que, 
por vezes, diferenciam-se dos usos próprios de outras comunidades. Os gê-
neros textuais utilizados pela PMMG são institucionalizados na medida em 
que são legitimados por ela, responsável por defini-los e especificar suas 
formas de utilização. Apresentam padrões de forma e de conteúdo concebi-
dos para legitimar a ação comunicativa dos membros individuais e permitir a 
representação institucional por meio das ações de linguagem. 
14 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.1.4 Como utilizar este Manual
No seio das comunidades discursivas mais formais e complexas, é comum 
a utilização de manuais que especificam padrões para o uso da linguagem 
e caracterizam os gêneros textuais utilizados pelos membros. É o caso dos 
manuais de normalização de textos científicos – na esfera acadêmica – e 
dos manuais de redação dos órgãos de imprensa – na esfera jornalística. 
Tais obras, muito embora possuam em comum com a Redação Oficial o 
emprego da linguagem na sua modalidade culta, não se aplicam diretamen-
te a este contexto de comunicação, uma vez que destinadas a ambientes 
distintos.
Na esfera da Administração Pública, os manuais de redação dos órgãos go-
vernamentais cumprem a função de delimitar os documentos empregados 
para a execução de seus serviços e especificar os aspectos mais gerais e 
específicos esperados desses mesmos textos. Os aspectos específicos so-
mente podem ser considerados à luz do documento que se pretende produ-
zir, o que demanda a exposição mais detalhada que será feita mais adiante 
neste Manual.
De forma coerente com os atuais norteadores do desenvolvimento de com-
petência para a produção de textos, mormente os de natureza profissional 
técnica, o Manual não pretende apresentar modelos de escrita. Espera-se 
que o profissional da comunidade discursiva PMMG seja capaz de desen-
volver redação própria, resultado da assimilação dos princípios que orien-
tam a escrita profissional na esfera da Administração Pública e, mais parti-
cularmente, da Instituição à qual pertence.
O termo modelo de escrita – ou modelo de conteúdo – reporta ao conteúdo 
de textos previamente escritos para situações específicas que, mesmo se-
melhantes às que demandam nova redação, não podem se aplicar a elas 
como molde. Os formulários instituídos para facilitar a produção e a circula-
ção dos textos mais recorrentes, assim como os padrões estéticos apresen-
tados neste Manual, constituem modelos de forma – ou modelos de estrutu-
ra – cujo emprego facilita o desenvolvimento das atividades profissionais e 
não acarreta prejuízo à qualidade dos documentos.
Este Manual deve ser utilizado para orientar a produção dos gêneros textuais 
elaborados na PMMG. Ao profissional da PMMG encarregado da produção 
de documentos institucionais, apresenta-se uma seleção dos documentos 
produzidos de forma mais recorrente, o delineamento de suas peculiarida-
des de objetivo, forma, conteúdo, bem como a caracterização dos destina-
tários e do emissor – assim entendido aquele que se responsabiliza pela 
assinatura do texto.
A gramática normativa, instrumento ao qual deve recorrer para solucionar 
dúvidas a respeito do emprego da norma culta, e as normas institucionais, 
que orientam quanto ao emprego mais prático dos textos nas atividades 
operacionais e administrativas, são aliados do policial militar encarregado 
da produção de documentos institucionais. 
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 15
Por outro lado, o presente Manual esclarece aspectos da padronização 
dos textos que, como está destacado e especificado ainda no presente 
capítulo, são usos pontuais da linguagem próprios da Redação Oficial e da 
comunidade discursiva PMMG e devem ser empregados na produção dos 
documentos institucionais, aplicando-se aos objetivos comunicativos e aos 
padrões estilísticos de cada texto.
Doravante, o termo documento será utilizado alternativamente para 
referenciar os gêneros textuais abordados neste Manual.
Os termos gênero textual e tipo textual, assim como os demais apresentados 
neste capítulo têm seu emprego fundamentado na literatura que trata 
especificamente da produção textual. O capítulo 4 deste Manual deve 
ser consultado e observado nos casos em que for necessário conhecer e 
empregar termos técnicos referentes à arquivologia.
2.2 Características da Redação Oficial
Redação Oficial é a forma pela qual os órgãos da Administração Pública 
se comunicam entre si, com os administrados ou com empresas privadas. 
Engloba, portanto, todo o rol de documentos empregados na comunicação 
externa e interna de um determinado órgão público.
A Redação Oficial está situada entre outras escritas de natureza técnica,entendida como “toda composição que deixe em segundo plano o 
feitio artístico da frase, preocupando-se com a eficácia e a exatidão da 
comunicação” (GARCIA, 2006, p. 394). Tratando-se de comunicação técnica, 
a Redação Oficial se sustenta por parâmetros que a tornam reconhecida 
perante os diversos destinatários. Atualmente, a Redação Oficial é orientada 
pelas seguintes características: impessoalidade, correção, concisão, 
padronização, formalidade e clareza (MINAS GERAIS, 2012).
2.2.1 Impessoalidade
Impessoal é o texto isento das impressões particulares de quem o redige. 
Ainda que o gênero textual requeira opiniões do redator, é necessário 
que elas sejam livres do sentimento pessoal. Devem, portanto, ser 
fundamentadas em fatos, análises e observações decorrentes da função de 
quem se responsabiliza pelo documento.
Na Redação Oficial, não há lugar para sentimento pessoal ou manifestações 
desvinculadas de fundamentação e de motivação demonstrável por fatos, 
muito menos incoerentes com a situação em que o texto é produzido. Fra-
16 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
ses, advérbios, adjetivos e outros recursos que indiquem apreciação sobre 
pessoas, coisas ou fatos, desvinculada do objetivo específico do documento 
produzido ou da função atribuída ao redator, indicam também desrespeito à 
característica da impessoalidade.
Nessa esfera, a escrita em terceira pessoa não é marca necessária de 
impessoalidade. A escrita em primeira pessoa – do singular ou do plural – é 
própria de determinados documentos, tais como o ofício e o relatório, enquanto 
a escrita em terceira pessoa caracteriza outros, como o requerimento.
2.2.2 Correção
Nos textos da Redação Oficial, emprega-se a variante culta da linguagem. 
Isso equivale a dizer que o redator deve se atentar para as regras da 
gramática formal e empregar o vocabulário comum à maior parte dos 
usuários do idioma.
A definição dessa variante como própria da escrita oficial se deve ao fato 
de que ela está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas 
regionais e dos modismos vocabulares. Por essa razão, permite que se 
atinja a pretendida compreensão pelos cidadãos.
2.2.3 Concisão
O texto conciso é aquele que encerra a mensagem com a menor quantidade 
de palavras, que elimina tudo o que é dispensável, assim como as introduções 
e conclusões vazias. Devem-se evitar, dentre outros: clichês; chavões; 
repetições supérfluas; redundâncias e pleonasmos viciosos.
É preciso cuidar, no entanto, para não confundir economia de palavras com 
economia de ideias, ou seja, não se deve eliminar passagens substanciais 
do texto com o objetivo de reduzi-lo em extensão.
2.2.3.1 Clichês e chavões
Clichês e chavões são expressões vazias de sentido e em nada contribuem 
para a informatividade dos textos oficiais.
O clichê é o lugar-comum, uma ideia óbvia, uma generalidade banalizada 
em razão do seu uso repetitivo ou incompleta para o documento que se pro-
duz. Por esse motivo, não leva informação útil para o destinatário. Quando 
substitui informação relevante, tem efeitos prejudiciais na clareza.
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 17
O chavão é uma expressão linguística estereotipada, geralmente decorrente 
do entendimento equivocado do que seria o estilo próprio do documento. 
Certas expressões que no passado caracterizaram os documentos oficiais 
são consideradas chavões sob a ótica da Redação Oficial moderna. Alguns 
exemplos são:
2.2.4 Padronização
A padronização se observa por dois aspectos: 
a) pelo conteúdo, definido pela seleção de informações, pelo 
vocabulário e pelo conjunto de recursos linguísticos e fraseológicos 
que configuram o estilo próprio do documento a ser produzido;
b) pela forma, ou seja, pela apresentação estética do documento, 
o emprego das fontes, da paragrafação, dos espaçamentos, a 
disposição dos elementos que configuram a estrutura de cada 
documento, etc.
2.2.4.1 No aspecto forma, a diagramação dos documentos institucionais 
obedecerá aos seguintes padrões:
a) papel A4 (29,7 cm x 21 cm);
b) logomarca padronizada com base de 30mm;
c) parágrafo moderno, sem recuo, justificado, com espaçamentos 
anterior e posterior de 6 pt;
d) espaçamento entrelinhas: 1,5;
e) margens superior e esquerda 3 cm; inferior e direita, 2 cm. Impor-
tante ressaltar que quando da elaboração de documentos a serem 
assinados no Assinador da Intranet PM, a margem inferior deverá 
contar com 6 cm
f) fonte Arial, tamanho 11, cor preta.
- Venho por meio desta...
- Esta serve para...
- Com o prazer da visita...
- Sem mais para o momento...
- ... para as providências cabíveis...
- Na oportunidade, renovo protestos de elevada estima e consideração.
18 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.2.4.2 A padronização poderá ser modificada quando regulada por norma 
expressa que oriente a apresentação estética de documentos específicos, 
notadamente os que, em razão das suas especificidades de forma e de 
suporte, demandarem essa medida. É o caso dos documentos mais extensos 
cuja circulação também ocorre no formato impresso, com encadernação, 
compondo volumes e coletâneas.
2.2.4.3 A logomarca tem a função de representar a instituição nos documentos 
cujas estruturas contemplem esse elemento. Para que essa representação 
seja legítima, é vedado alterar ou distorcer a forma padronizada da 
logomarca. Os responsáveis pela produção de documentos na PMMG 
devem providenciar a logomarca padrão para utilizá-la nos documentos 
oficiais.
A logomarca pode ser apresentada de forma reduzida, desde que observada 
a proporção de suas formas. Para os documentos produzidos no papel 
tamanho A4, a logomarca será reduzida proporcionalmente à base de 30mm.
2.2.4.4 Os recursos gráficos que visam a destacar os caracteres do texto 
(negrito, itálico, caixa alta, etc.) devem ser empregados com parcimônia. Seu 
uso desvinculado de justificativa na forma própria do gênero compromete a 
qualidade do texto.
2.2.4.5 A formatação de fontes exclusivamente em caixa alta, sem respaldo 
explícito na padronização de forma do documento, deve ser evitada. A escrita 
em caixa alta representa fala agressiva, deselegante, portanto inadequada 
para a escrita oficial. 
2.2.4.6 Aspas e itálico
Para fins de padronização, empregam-se aspas nas eventuais citações 
diretas curtas inseridas nos documentos.
À exceção dos casos em que é necessário reproduzir fala de terceiros, o 
que se faz com a citação direta, as aspas não são empregadas, na Redação 
Oficial, nos termos e expressões em seu sentido figurado, vulgar ou coloquial.
O grifo em itálico é empregado para:
a) destacar expressões ou conceitos a serem evidenciados;
b) sinalizar expressões estrangeiras;
c) anunciar títulos de obras tais como livros, revistas, artigos e outros 
semelhantes.
30mm
14
m
m
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 19
2.2.4.7 O excesso de negrito e a formatação em cores nos textos impressos, 
quando não correspondem à padronização de forma ou à necessidade de 
destacar elementos do texto, implicam gastos desnecessários dos recursos 
empregados na impressão.
Nos modelos de forma apresentados neste Manual, em consonância com 
os padrões atuais que visam à economia de recursos, o uso do negrito foi 
reduzido na formatação de determinados elementos dos textos, tais como a 
identificação dos documentos, a indicação de local e data e a identificação 
do signatário.
2.2.5 Clareza
Claro é o texto que permite imediato entendimento pelo leitor. Um documento 
oficial que deixa dúvidas, seja em passagens pontuais ou em todo o conjunto 
da mensagem, não atinge seu objetivo e pode causar prejuízos para a 
Administração ou para os administrados.
Para obter a clareza, é indispensável evitar, dentre outros: as ambiguidades; 
a quebra da ordem lógica das frases; o excesso de entrecruzamentos de 
aspectos, fatos ou opiniões em um mesmo período; o uso de adjetivos 
que confiram imprecisão; as expressões feitas que não permitam o exato 
entendimentoda situação, as contradições.
2.2.6 Formalidade
Diz respeito à cerimônia, à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao 
assunto do qual cuida a comunicação, à seleção cuidadosa de palavras. 
Inclui, também, os cuidados que visam à utilização adequada dos pronomes 
de tratamento, que são atribuídos em razão da função exercida pelos 
destinatários dos documentos oficiais. 
Um texto formal, contudo, não é um texto rebuscado, com palavras obsoletas 
e que causam dificuldades de leitura.
A formalidade não deve ser confundida com a forma, aspecto a ser observado 
sob as lentes da característica da padronização. 
20 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3 Aspectos pontuais para a formalidade, para a correção e 
para a padronização dos documentos
Não é pretensão deste Manual sintetizar aspectos referentes ao emprego da 
variante culta da língua portuguesa que podem ser solucionados em simples 
consulta à gramática normativa. Optou-se, porém, por salientar aspectos 
pontuais que, em razão da frequência com que são empregados nos 
documentos institucionais, parecem suscitar dúvidas a alguns redatores.
Ao mesmo tempo, nesta seção, apresentam-se aspectos que reportam à 
padronização que têm efeito na configuração da identidade de forma e de 
conteúdo dos documentos.
2.3.1 Pronomes de tratamento
Entre os pronomes pessoais incluem-se os pronomes de tratamento, 
empregados na menção ao destinatário dos documentos oficiais como 
recurso para manter a formalidade da comunicação. Os pronomes de 
tratamento são especificados em razão da função ocupada pela pessoa à 
qual se refere.
Importante mencionar, neste contexto, a edição do Decreto Federal nº 
9.758, de 11 de abril de 2019, que determinou a utilização apenas do 
pronome “Senhor” para referência a qualquer autoridade no âmbito do Poder 
Executivo Federal. Muito embora a citada norma não alcançar os demais 
entes federativos, torna-se importante conhecê-la na medida em que o seu 
art. 1º prescreve o mesmo uso para as correspondências destinadas às 
autoridades e servidores públicos federais.
Para a utilização dos pronomes de tratamento nos documentos oficiais, 
observam-se as especificações apresentadas a seguir (Quadro 1):
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 21
Quadro 1 – Emprego de pronomes de tratamento nas comunicações oficiais.
Pronome Esfera Destinatários
Vossa Excelência
(V. Ex.ª)
Poder Executivo
Presidente e Vice-Presidente da República; 
Ministros de Estado; Chefe da Casa Civil da 
Presidência da República; Chefe do Gabinete 
de Segurança Institucional; Chefe da Secretaria-
Geral da Presidência da República; Advogado-
Geral da União; Chefe da Corregedoria-Geral 
da União; Governadores e Vice-Governadores 
dos Estados e do Distrito Federal; Oficiais-
Generais das Forças Armadas; Embaixadores; 
Secretários-Executivos de Ministérios e demais 
ocupantes de cargos de natureza especial; 
Secretários de Estado dos Governos Estaduais 
e Prefeitos Municipais.
Poder Legislativo
Deputados Federais e Senadores; Ministros 
do Tribunal de Contas da União; Deputados 
Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais 
de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras 
Legislativas Municipais.
Poder Judiciário Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes e Auditores da Justiça Militar.
Vossa Senhoria 
(V. S.ª)
Administração 
Pública em geral
Empregado para as demais autoridades e para 
particulares.
Vossa Magnificência 
(V. Mag.ª)
Administração 
Pública em geral Reitores de Universidades.
Vossa Santidade 
(V.S.)
Comunicações 
com autoridades 
religiosas
Papa da Igreja Católica Apostólica Romana.
Vossa Eminência 
(V. Em.) ou 
Vossa Eminência 
Reverendíssima 
(V. Em. Revma.)
Cardeais.
Vossa Excelência 
Reverendíssima 
(V. Ex.ª Rev.ª)
Arcebispos e bispos. 
Vossa 
Reverendíssima 
(V. Revm.ª) ou 
Vossa Senhoria 
Reverendíssima 
(V. S.ª Rev.ª)
MonSenhores, cônegos e superiores religiosos.
Vossa Reverência Sacerdotes, padres, clérigos e demais religiosos.
Fonte: Adaptado de MINAS GERAIS, 2012, p. 20-22.
22 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3.1.1 Forma de emprego
a) Inserido na frase, o pronome Senhor somente é abreviado quando 
seguido do cargo ou do nome da pessoa à qual se refere:
- Os Senhores são bem-vindos a esta Unidade.
- O Sr. General já se encontra no recinto.
b) No uso do vocativo em ofícios, o pronome Senhor não é abreviado.
- Senhor Diretor,
c) Nas correspondências endereçadas aos Chefes de Poder, os 
pronomes de tratamento são apresentados por extenso. Nos demais 
casos, emprega-se a forma abreviada.
d) Quando a correspondência é endereçada ao Presidente da 
República, não devem ser utilizados os possessivos seu, sua, nem os 
pronomes lhe e o.
- Remetemos a Vossa Excelência... (e não Remeto-lhe).
No contexto de escrita militar, cuja formalidade é determinada por 
procedimentos peculiares, convém adotar a mesma regra no que se refere a 
evitar o uso dos possessivos seu, sua, e dos pronomes lhe e o, especialmente 
quando o documento é endereçado a destinatários de hierarquia superior.
2.3.1.2 Na PMMG, recebem tratamento V. Ex.ª as seguintes autoridades, 
por serem seus cargos equivalentes aos de Secretário de Estado:
- Coronel PM Comandante-Geral.
- Coronel PM Chefe do Gabinete Militar do Governador.
2.3.2 Algumas observações sobre o uso dos pronomes de tratamento e 
referência a cargos e funções
2.3.2.1 As formas Ilustríssimo, Digníssimo e Mui Digno foram abolidas da 
redação oficial moderna. O tratamento V. S.ª confere a adequada formalidade.
2.3.2.2 Doutor não é forma de tratamento, mas título acadêmico. Não deve 
ser utilizado indiscriminadamente.
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 23
2.3.2.3 Na PMMG, as denominações dos postos e graduações não variam 
quando se referirem a policiais do sexo masculino ou feminino. O mesmo 
ocorre com os termos genéricos indicativos das funções policiais militares. 
Para as policiais femininas, a designação do gênero é feita com a flexão do 
artigo (FIG. 1):
Figura 1 – Formas exemplificativas de referência aos cargos da PMMG 
conforme o gênero do titular.
 Fonte: Elaborado pelos autores.
2.3.3 Identificação do signatário
2.3.3.1 Os documentos oficiais devem expor o nome do signatário, abaixo 
do local de assinatura. Não se utiliza linha entre o nome e assinatura do 
emissor do documento.
2.3.3.2 Função: a função é dispensada quando a escrita do documento não 
decorrer do exercício da atribuição funcional. 
2.3.3.3 Os carimbos utilizados para a identificação do servidor da PMMG, 
nos documentos em que não é possível digitar esse elemento, devem 
acompanhar os mesmos padrões acima apresentados.
 
 Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, TEN CEL
Comandante do 100º BPM
 Exemplo:
(Espaço para assinatura)
BELTRANO DA SILVA, TEN CEL
Masculino Feminino
• O Cabo
• O Capitão
• O Chefe
• O Comandante
• A Cabo
• A Capitão
• A Chefe
• A Comandante
24 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3.3.4 Nos documentos que exigirem outras informações sobre o servidor, 
estas figurarão na identificação, junto a sua assinatura. São exemplos 
desses casos, o número do registro funcional de classe e a especialidade, 
nos documentos expedidos por profissionais da área médica. 
2.3.3.5 A assinatura manual é dispensável nos documentos produzidos em 
meios eletrônicos que permitam a identificação do emissor em razão do 
acesso a sistemas informatizados para a produção textual.
2.3.3.6 O signatário é o responsável pelo conteúdo do documento. Quem 
o assina é o servidor que possua competência legal para fazê-lo. Se o 
signatário emitir o documento que trata de assunto da competência de 
outro servidor, deve adotar recursos para registrar as circunstâncias que 
determinaram essa ação:
a) Respondendo pelo...: quando o militar não assume o cargo ou a 
função, mas responde por ele, eventualmente, durante o afastamento 
episódico e por curto lapsode tempo do titular do cargo. Por exemplo, 
quando da dispensa do serviço (comum, nojo, gala ou recompensa) 
ou da realização de serviço fora da Unidade. Há, ainda, a situação 
em que o militar responde pelo expediente da Unidade, pelo que 
se deve entender o simples encaminhamento de documentos, para 
que se evite a paralisação dos serviços administrativos, mas sem 
recomendar ou implementar a sua solução ou providências outras;
b) No impedimento: é a situação do militar em exercício momentâneo 
de cargo ou função, atribuído a outro militar, devido à impossibilidade 
eventual (moléstia, execução de trabalho urgente, etc.), ou legal 
(incompetência, suspeição ou afastamento) deste, visando ao 
encaminhamento de expedientes ou de solução de problemas 
emergentes;
 Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, MAJ PM
Respondendo pelo Comando do 100º BPM
 Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, TEN CEL
Comandante do 100º BPM
 No impedimento:
CICRANO DA SILVA, MAJ PM
SubComandante do 100º BPM
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 25
c) Por delegação: não significa assunção de cargo, encargo ou 
função, mas que o militar recebeu poderes (competência), atribuídos 
a outro, para a prática de determinados atos, mencionados no próprio 
ato de delegação. A delegação não é automática, só ocorrendo 
mediante ato da autoridade delegante ou em decorrência de lei.
2.3.3.7 Quando os documentos oficiais tiverem mais de uma página, o fecho 
e a assinatura nunca devem permanecer isolados na última. Ao menos o 
parágrafo que precede o texto deve ser transferido para a última página, a 
fim de evitar equívocos ou prejuízo à estética do documento.
Sendo o documento oficial composto de mais de uma página, é conveniente 
que o remetente assine a última, no espaço apropriado, e rubrique as páginas 
anteriores, geralmente na margem direita. Esse procedimento é obrigatório 
em documentos que exigem maior rigor no controle da autenticidade, tais 
como os de natureza disciplinar. 
2.3.4 Designações genéricas e específicas de Comandantes de Unidades
Comandante é a designação genérica dada ao militar mais graduado ou 
mais antigo, de cada Unidade, abrangendo, assim, seu Comandante, Diretor, 
Chefe ou outras denominações específicas que tenha ou venha a ter.
Nos vocativos dos documentos produzidos na PMMG, empregam-se as 
denominações específicas das autoridades destinatárias.
2.3.5 Vocativo
O elemento vocativo se apresenta de formas diversas nos documentos 
oficiais. Em nenhum documento endereçado a autoridade pública insere-
se seu nome civil no vocativo. Quando o destinatário for particular, utiliza-
se o vocativo Prezado Senhor ou Prezada Senhora e, alternativamente, 
seu nome civil, precedido do pronome Senhor – ou Senhora, por extenso, 
conforme ilustrado na (FIG. 02).
 Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, TEN CEL
Comandante do 100º BPM
 Por delegação:
CICRANO DA SILVA, MAJ PM
SubComandante do 100º BPM
26 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
Figura 2 - Exemplos de uso do vocativo em comunicações oficiais. 
Elaborado pelos autores, 2019.
 
Fonte: Elaborado pelos autores.
2.3.6 Notas relativas à característica da correção
2.3.6.1 Att. e Rtt.
Os fechos Atenciosamente e Respeitosamente não são representados por 
abreviações do tipo Att. e Rtt. O emprego dessas reduções contraria as 
características da correção.
Nos documentos cuja estrutura contemple tais formas, os registros deve ser 
exclusivamente por extenso, seguidos de vírgulas.
2.3.6.2 A palavra anexo, adjetivo, concorda em gênero e número com o 
substantivo a que se refere. A expressão em anexo não encontra respaldo 
na gramática normativa.
2.3.6.3 A palavra mesmo não é pronome pessoal, mas sim advérbio. Não 
deve substituir substantivos e pronomes em frases do tipo:
Empregos tais como os exemplificados acima representam, ainda, estilo 
descuidado, pois demonstram pouca preocupação em selecionar vocabulário 
adequado para a situação de escrita. 
 Exemplos de emprego incorreto do advérbio mesmo:
- O militar mencionado afirmou que o mesmo descumpriu as 
normas da Unidade.
- O policial esclareceu que deu voz de prisão ao autor e cientificou 
o mesmo sobre seus direitos. 
Vocativo sem uso do 
nome civil
Vocativo com uso do 
nome civil
•Prezado Senhor 
Usuário
• Prezado Senhor 
Beneficiário
• Prezada Senhora 
Maria José da Silva
• Prezado Senhor 
José Maria Soares
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 27
2.3.6.4 Hífen e travessão
Semelhantes em sua apresentação, o hífen e o travessão são recursos 
distintos e possuem usos específicos no texto.
O hífen (-) é empregado para unir elementos de palavras compostas e 
pronomes ao verbo.
O travessão (–) assinala palavras e expressões intercaladas. 
2.3.6.5 Parênteses e travessão
Na redação dos documentos da PMMG, padroniza-se o emprego de 
parênteses para destacar indicações acessórias. Siglas e abreviações 
pospostas aos correspondentes termos por extenso são apresentadas entre 
parênteses.
Para isolar, em um contexto, palavras e frases, usa-se preferencialmente 
o travessão, em eventual substituição da vírgula. Nesse caso, de acordo 
com a gramática normativa, emprega-se o travessão duplo, exceto quando 
o segundo coincidir com sinais de pausa conclusiva. Quando o segundo 
travessão coincidir com a vírgula, ambos devem ser empregados.
2.3.6.6 Grafia de números
Em regra, todos os números são grafados em algarismos e não se emprega 
o zero antes das unidades. Nos documentos digitados e impressos, 
geralmente não se emprega os algarismos seguidos da forma por extenso 
entre parênteses. A exceção se faz nos documentos cujos padrões de forma 
determinam a grafia por extenso – casos que dispensam a apresentação 
dos algarismos.
 Exemplos:
Foram registrados 1.000 homicídios em Minas Gerais nos últimos 
12 meses.
O pelotão tem o efetivo total de vinte e nove militares, incluindo o 
Comandante.
 Exemplos:
A filosofia de Polícia Comunitária – crescente no Brasil desde 
o início dos anos 1990 – é de fundamental importância para o 
fortalecimento da imagem das Polícias Militares.
O Cel Fulano – Comandante-Geral da PMMG à época – elogiou a 
participação de todos na implementação do projeto.
28 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3.6.7 Remissão externa a texto legal ou institucional 
No corpo do texto, para fazer a remissão a normas externas, sejam do 
ordenamento jurídico em geral ou de atos institucionais, é necessário 
apresentar não apenas o número do dispositivo legal aplicado, mas 
também a explicitação do conteúdo da norma, a fim de possibilitar ao leitor 
compreender o conteúdo do texto mencionado sem necessitar consultá-lo.
Na primeira menção, indica-se o número da norma, seguido da data, sem 
abreviação do mês e do ano (Lei nº 14.310, de 19 de junho de 2002). Nas 
menções posteriores, indica-se apenas o número e o ano da norma (Lei 
14.310, de 2002, ou Lei 14.310/02).
Quanto à apresentação da sequência dos tópicos da norma, adota-se 
uma das seguintes estruturas, sempre que não houver padronização que 
imponha a seleção de uma delas exclusivamente:
2.3.6.8 Citação de normas nos campos de destaque
Nos documentos em cuja estrutura há destaque para Referências e Anexos, 
a menção a outros documentos deve conter seu tipo, número, ano, controle 
e data de expedição.
2.3.6.9 Rasuras
As rasuras, as marcas de apagamento e a aplicação de corretivos 
comprometem a clareza e a autenticidade dos documentos. Nos documentos 
manuscritos, inclusive os livros destinados a controles diversos, em que não 
é possível substituir o texto incorreto, a correção deve ocorrer por meio de 
partículas retificadoras tais como “em tempo” e “digo”, conforme a situação.
 Exemplos:
Anexo: Of. 140/2017-EMPM, de 10 de abril de 2017.
 Exemplos:
- Lei 14.310/02, art. 66, § 1º, inciso IV … (do tópico maior para o 
menor)
- ... inciso IV do § 1º do art. 66 da Lei 14.310/02 (do tópico menor 
para o maior).
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃODE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 29
2.3.7 Abreviaturas, siglas e símbolos
As abreviaturas, as siglas e os símbolos cumprem o objetivo de agilizar 
e otimizar a utilização dos recursos envolvidos na produção textual e são 
marcas da comunicação moderna, adequadas no contexto da escrita oficial.
O emprego das abreviaturas, das siglas e dos símbolos, porém, não deve 
comprometer o entendimento da mensagem, nem salientar desacordo com 
os padrões definidos pelo contexto de produção. A gramática normativa é 
eficiente em descrever critérios mais gerais para a composição e o uso das 
abreviaturas, dos símbolos e das siglas, mas o conhecimento de convenções 
definidas para emprego na correspondência oficial em geral, e da PMMG 
em específico, determina a qualidade no emprego desses recursos.
2.3.7.1 Designação de unidades de tempo
Os símbolos representativos de horas se abreviam com h; minutos se 
abreviam com min (ambos sem s e sem ponto).
Nos documentos oficiais não se abreviam as palavras horas, minutos e 
segundos quando se tratarem de números inteiros.
Na redação interna da PMMG, admite-se o padrão militar de abreviação 
(grupo data-hora e suas variações). Não se trata de abreviação prevista na 
gramática normativa, portanto, segue padrões de apresentação instituídos 
pelas organizações militares brasileiras.
No grupo data-hora e nas suas variações, as iniciais dos meses e dos dias 
da semana foram padronizadas com o emprego de iniciais maiúsculas e 
representação pelas três letras iniciais, incluindo-se o mês de maio.
Nas demais situações, distintas do grupo data-hora, a grafia dos meses e 
dos dias da semana no interior das frases é feita em letras minúsculas.
 Exemplos:
Grupo data-hora completo: 011400Mar19 – Sex.
Grupo data-hora sem o dia da semana: 011400Mar19.
Somente data: 01Mar19 – Seg ou somente 01Mar19.
 Exemplos:
A chamada foi realizada às 19h30min.
A chamada foi realizada às 19 horas e 30 minutos.
A chamada foi realizada às 19 horas.
A chamada será realizada daqui a 30 minutos.
30 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3.7.2 Abreviaturas de postos e graduações
Os postos e graduações das forças militares do Brasil são abreviados como 
se apresenta a seguir:
Oficiais Praças Especiais e Praças
Força Posto Abreviatura Graduação Abreviatura
Marinha
Almirante Alte Guarda-Marinha GM
Almirante-de-Esquadra Alte Esq ou AE Suboficial SO
Vice-Almirante V Alte ou VA 1º Sargento 1º SG
Contra-Almirante C Alte ou CA 2º Sargento 2º SG
Capitão-de-Mar-e-Guerra CMG 3º Sargento 3º SG
Capitão-de-Fragata CF Cabo CB
Capitão-de-Corveta CC Soldado (CFN) SD
Capitão-Tenente CT Marinheiro MN
1º Tenente 1º Ten ou 1T - -
2º Tenente 2º Ten ou 2T - -
Exército
Marechal Mar Aspirante-a-Oficial Asp
General-de-Exército Gen Ex Subtenente S Ten
General-de-Divisão Gen Div 1º Sargento 1º Sgt
General-de-Brigada Gen Bda 2º Sargento 2º Sgt
Coronel Cel 3º Sargento 3º Sgt
Tenente-Coronel Ten Cel ou TC Cabo Cb
Major Maj Soldado Sd
Capitão Cap - -
1º Tenente 1º Ten - -
2º Tenente 2º Ten - -
Força Aérea
Marechal-do-Ar Mar Ar Aspirante Asp
Tenente-Brigadeiro-do-Ar Ten Brig Ar Suboficial SO
Major-Brigadeiro Maj Brig 1º Sargento 1S
Brigadeiro Brig 2º Sargento 2S
Coronel Cel 3º Sargento 3S
Tenente-Coronel Ten Cel Cabo Cb
Major Maj Soldado 1ª Classe S1
Capitão Cap - -
1º Tenente 1º Ten - -
2º Tenente 2º Ten - -
PMMG
CBMMG
Coronel Cel Aspirante-a-Oficial Asp a Of
Tenente-Coronel Ten Cel Cadete Cad
Major Maj Aluno Al
Capitão Cap Subtenente Subten
1º Tenente 1º Ten 1º Sargento 1º Sgt
2º Tenente 2º Ten 2º Sargento 2º Sgt
3º Sargento 3º Sgt
Cabo Cb
Soldado de 1ª Classe Sd 1ª Cl
Soldado de 2ª Classe Sd 2ª Cl
Fonte: BRASIL, 2008; Elaborado pelos autores em relação à PMMG e ao CBMMG.
Quadro 2 – Abreviaturas dos postos e graduações das forças militares do Brasil.
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 31
Em razão da recorrência com que as formas reduzidas dos postos e 
graduações militares são empregadas nos documentos da PMMG, a omissão 
do ponto abreviativo desses vocábulos é adotada como procedimento para 
evitar equívocos na leitura das frases em razão da sua semelhança com o 
ponto final.
2.3.7.3 Quando inserida de forma completa no texto, a identificação 
funcional do servidor militar da PMMG será feita no formato nº PM + posto 
ou graduação + nome completo.
A sigla PM, inserida na apresentação acima, indica a corporação Polícia 
Militar, distinguindo o servidor daqueles lotados em outras instituições 
militares.
2.3.7.4 Sempre que for necessário destacar o quadro ao qual pertence 
o servidor militar, a sigla indicativa correspondente será inserida na sua 
identificação após a sigla PM.
2.3.7.5 As abreviaturas da palavra número devem corresponder aos 
seguintes critérios:
a) a forma nº é empregada:
−	 para a classificação e o controle dos documentos 
administrativos de tipos diversos:
−	 para anteceder o registro da identificação funcional do 
servidor:
 Exemplo:
nº 310.126-5, Sd 1ª Cl PM João Guimarães Rosa
 Exemplo:
 - nº 310.126-5, Sd PM QPE João Guimarães Rosa
- nº 420.120-3, 2º Ten PM QOC Fernando Pessoa
 - nº 270.300-2, Cel PM QOS Mário de Miranda Quintana
 Exemplo:
Resolução nº ...
Comunicação Disciplinar nº ...
Ofício nº ...
 Exemplo:
 - nº 712.765-3, 1º Sgt PM Afonso Henriques de Lima Barreto.
32 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
b) a forma n. é empregada para distinguir volumes e edições de 
documentos e publicações mencionadas no texto:
c) a formatação em caixa alta das formas reduzidas nº e n. somente 
dever ocorrer quando, em razão do padrão definido para a formatação 
do documento, toda a denominação do elemento ou a passagem do 
texto for grafada em letras maiúsculas:
2.3.8 Alguns casos para o emprego de maiúsculas e minúsculas
Os casos apresentados neste tópico especificam usos a serem observados 
na produção dos documentos da PMMG. Os casos mais gerais para emprego 
de iniciais maiúsculas e minúsculas devem ser orientados pela consulta à 
gramática normativa.
2.3.8.1 Devem ser grafados com inicial maiúscula
a) As denominações dos postos e graduações da PMMG em suas 
formas por extenso ou abreviadas:
b) Os termos genéricos que remetam a designações referentes ao 
servidor em exercício de atividades na PMMG:
O emprego das iniciais maiúsculas nos vocábulos tratados neste tópico 
visa a distinguir as denominações referentes ao servidor militar das formas 
semelhantes atribuídas aos substantivos comuns fora do contexto da PMMG: 
a praça Sete de Setembro, o documento oficial, o armamento militar, etc.
 Exemplo:
Revista O Alferes, vol. 26, n. 68...
 Exemplo:
RESOLUÇÃO Nº ...
REVISTA O ALFERES, VOL. 26, N. 68...
 Exemplo:
Por extenso - Coronel, Capitão, Soldado, etc.
Abreviado - Maj, Sgt, Cb, etc.
 Exemplo:
Oficial, Praça, Militar, etc.
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 33
c) Os nomes que remetam a designações de cargos, títulos e 
autoridades religiosas, da PMMG ou fora dela, em sentido genérico 
ou não:
d) Os nomes das Unidades da PMMG, dos demais órgãos públicos 
e dos estabelecimentos particulares e de seus órgãos técnicos, 
divisões e departamentos: 
2.3.9 A pontuação aberta nos modelos de estrutura
A pontuação aberta - ausência de ponto final em alguns dos elementos 
estruturais dos documentos - é recurso próprio da redação técnica. 
Nos documentos da PMMG, essa estratégia é empregada nos itens de 
alguns cabeçalhos, na apresentação da numeração dos documentos, na 
identificação do signatário e em certos vocativos.
Nos modelos de estrutura apresentados neste Manual, a pontuação dos 
elementos constituintes está devidamente representada para permitir a 
visualização pelos redatores.
Não se admite a pontuação aberta no corpo dos textos dos documentos 
oficiais. 
2.3.10 A questão do suporte dos documentos e a formalidade
Para fins de produção textual, suporte é o termo empregado para indicar “o 
locus físico ou virtual com formato específico que serve de base ou ambientede fixação [...] do texto” (Marcuschi, 2008). Não é o suporte, mas a esfera 
de produção e circulação do documento que determina a formalidade ou o 
estilo da escrita.
Dessa forma, as mensagens eletrônicas e os demais documentos que 
circulam em meio eletrônico devem atender aos padrões de formalidade 
próprios do ambiente institucional.
 Exemplo:
 Governador do Estado, Comandante-Geral, Deputado, Diretor, 
Arcebispo, Reitor, Almoxarife, Comandante, etc.
 Exemplo:
Tribunal de Justiça, Academia de Polícia Militar, Instituto Médico Legal, 
Escola de Formação e Aperfeiçoamento de Sargentos, etc.
34 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
A decisão sobre encaminhar determinada comunicação via mensagem 
eletrônica decorre, a princípio, da avaliação sobre a adequação desse 
meio, o que abrange considerar: se os destinatários têm acesso ao sistema 
utilizado; se inexiste outro canal considerado como meio exclusivo para 
estabelecer a interação; se o trâmite posterior do texto não será inviabilizado 
em razão do suporte incialmente empregado, etc.
Produzidos no meio eletrônico institucional, os documentos são legitimados 
pelas modalidades de assinatura eletrônicas pertinentes a cada caso, 
conforme procedimentos previstos, para cada situação, em normas 
reguladoras. 
2.3.11 A estruturação dos textos
A estrutura das frases, dos períodos e dos parágrafos dos textos decorre, 
a princípio, do objetivo mais geral da comunicação e dos padrões estéticos 
convencionados para o documento. A qualidade da comunicação está 
relacionada, portanto, à identificação inicial da tipologia predominante no 
texto - narração, descrição, dissertação, argumentação, injunção, etc. - e à 
seleção das estratégias decorrentes dessa identificação.
Documentos produzidos em formulários convencionados, em meio impresso 
ou virtual, apresentam campos tabulares para destacar informações 
descritivas e narrativas. Tais informações devem ser consideradas por 
ocasião da produção das passagens que demandem a escrita contínua. 
Documentos cujas estruturas contemplem partes tabuladas e contínuas 
devem, como os de estrutura homogênea, ser considerados em sua 
integridade para fins de inserção ou busca de informações.
2.3.12 A numeração de tópicos dos textos
Alguns documentos possuem a estrutura organizada em tópicos numerados, 
ou seções, aspecto que facilita a elaboração, a leitura e a eventual remissão.
A numeração de parágrafos, muito embora não constitua a forma estrutural 
de todos os documentos, pode ser aplicada quando esse procedimento 
for necessário para facilitar o entendimento e a remissão das partes dos 
textos mais longos. Documentos tais como os ofícios, os relatórios e alguns 
memorandos podem receber a numeração sequencial dos seus parágrafos, 
conforme exemplo a seguir.
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 35
Nos documentos cuja padronização de forma prever a estruturação de 
tópicos ou seções, a numeração deve indicar a subordinação e a relação 
entre as informações expostas, o que se faz com o emprego da numeração 
progressiva, até o nível quaternário: 
Nos casos em que for necessário numerar itens do nível quaternário, isso 
será feito pelo emprego das alíneas e das subalíneas, sequencialmente:
Os textos que sucedem as alíneas e as subalíneas serão encerrados com 
ponto e vírgula, à exceção dos últimos itens, que recebem ponto final.
 Exemplo:
Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto,texto, texto, texto, texto, texto, texto.
2. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
3. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
 Exemplo:
1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,texto, texto, texto, texto, texto.
1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
1.1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto.
1.1.1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, 
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
 Exemplo:
[...]
1.1.1.1 Unidades Envolvidas
a) da APM:
- EFO;
- EFAS;
- EFSd.
36 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
2.3.13 Controle da produção e do trâmite de documentos
2.3.13.1 Visando a facilitar o controle pelo órgão expedidor e pelo receptor, 
assim como o trâmite e a resposta do documento, é conveniente tratar de 
apenas um assunto em cada texto.
2.3.13.2 Quando o documento possuir mais de uma página, recomenda-se 
numerá-lo, a partir da segunda página, no canto inferior direito. Nesse caso, 
é possível repetir, junto à numeração das páginas, o número e o controle do 
documento, quando existentes.
2.3.13.3 Para fins de controle da produção, podem ser aplicadas, no rodapé 
da página, alinhadas à esquerda, as iniciais do redator e do digitador, 
conforme for o caso. Isso é feito com a mesma fonte do texto, reduzida.
2.3.13.4 Além da inserção da numeração dos textos produzidos, adota-se o 
sistema de protocolo, que registra a saída e a entrada do documento, com 
suas informações básicas - destinatário, síntese do assunto, etc. -, assim 
como quaisquer informações que permitam rastrear o seu trâmite.
2.3.13.5 O registro da entrega dos documentos será feito por meio de 
recibos apostos pelos responsáveis pela coleta de malotes, por protocolos 
dos serviços de despacho de documentos e, no caso da entrega em mãos, 
da aposição do recibo do funcionário responsável pelo recebimento em livro 
de protocolo próprio, controlado pelo setor emissor.
2.3.13.6 Na PMMG, o servidor responsável pelo recebimento de quaisquer 
documentos deve identificar-se claramente nos recibos que emitir. Isto pode 
ser feito pela aposição do nome legível ou pelo número funcional, sempre 
acompanhados da assinatura e do posto ou da graduação. O servidor civil 
adotará os mesmos procedimentos, substituindo a indicação do posto ou 
graduação pela sua função. 
 Exemplo:
 - caso em que existe apenas o redator ou o digitador:
FMSF/digitadora
 - caso em que existem o redator e o digitador:
LHPG/redator – FMSF/digitadora
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 37
3 DOCUMENTOS DA PMMG
Os documentos apresentados neste Manual serão expostos em ordem 
alfabética, portanto, sem nenhuma classificação que remeta a categorias 
tais como nível de expedição ou função. A relação apresentada não esgota 
o rol de documentos em uso na PMMG.
3.1 Ata
3.1.1 Conceito e finalidade
Ata é o documento destinado ao registro de fatos e deliberações transcorridos 
em um encontro, uma reunião, uma assembleia ou uma convenção. Pode se 
prestar para o registro de eventos rotineiros (ou ordinários) ou esporádicos 
(extraordinários) de uma empresa, de um órgão público, de uma escola, de 
uma associação, de um condomínio, etc. Pode assumir valor administrativo, 
histórico ou jurídico, o que justifica os cuidados próprios para assegurar a 
clareza e a fidelidade, assim como para evitar alterações posteriores.
O tempo verbalpredominante, no registro das discussões e das deliberações, 
é o pretérito perfeito do indicativo (abriu, leu, posicionou-se, decidiram, etc.).
A redação da Ata é responsabilidade de um membro designado como 
Secretário, de forma efetiva ou para a função eventual em uma reunião, 
conforme o caso. 
3.1.2 Forma
Embora a Ata tradicional, manuscrita, fosse redigida em bloco – sem 
parágrafos no corpo do texto, também denominada ata discursiva –, mais 
modernamente, com o uso dos processadores de texto, é possível organizá-
la em parágrafos e em tópicos, denominada ata moderna ou esquemática.
A preocupação em elaborar a Ata manuscrita no formato em bloco decorre da 
necessidade de evitar alterações posteriores, por acréscimo. Essa mesma 
preocupação demanda a eliminação dos espaços em branco que sugiram a 
possibilidade de adulteração do registro.
Ainda que produzida com o uso de processadores de texto, a Ata pode 
assumir o formato em bloco, decisão que decorre dos padrões a serem 
adotados pela equipe que se reúne, geralmente com a orientação do 
Presidente e do Secretário.
38 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
Abreviações não são comuns em Atas, manuscritas ou digitadas. Privilegia-
se a forma por extenso de palavras e números, eliminando-se, assim, 
abreviações, números arábicos, etc., inclusive para registros de valores e 
datas. Nos casos em que a inserção das formas abreviadas for indispensável, 
devem vir precedidas das formas por extenso.
3.1.2.1 Título
Centralizado, em caixa alta, com a indicação geral do contexto em que se 
dá a reunião. Tratando-se de evento rotineiro, apresenta-se a sequência 
numérica do evento em números ordinais. Não há ponto após o título.
3.1.2.2 Texto
O texto da Ata apresenta três grupos de informações: dados introdutórios, 
ordem do dia e fecho padrão.
Os dados introdutórios registram: o dia, o mês, ano e a hora em que se inicia 
o evento; o local em que o evento ocorre; o presidente, ou outra função do 
responsável pelo evento, mencionando o seu nome completo; o secretário, 
pessoa encarregada do registro da Ata, mencionada pelo nome completo; a 
menção às pessoas presentes, indicadas pelos nomes completos.
Tratando-se de evento com grande número de pessoas, podem-se adotar, 
avaliada a conveniência, os seguintes recursos:
a) mencionar que serão listados por ocasião da assinatura:
“...presentes os professores designados e os contratados, conforme 
assinaturas que se seguem...”;
b) mencioná-los de maneira mais geral:
“...presentes os professores designados e os contratados....”
A ordem do dia contempla: a pauta da reunião; a verificação do quórum 
exigido para o evento se for o caso; os assuntos tratados, as deliberações 
e os demais procedimentos. Pode incluir, quando necessárias, a leitura e a 
aprovação de uma Ata anterior. 
A declaração de voto, embora não seja informação indispensável, pode 
ser incluída a pedido do interessado e mediante aprovação do presidente, 
especialmente nos casos em que a natureza das deliberações sugerirem a 
necessidade de registrá-la.
 Exemplos:
ATA DA TERCEIRA REUNIÃO DA COMISSÃO 34/2016-EMPM
ATA DA REUNIÃO DOS PROFESSORES DO CFSD/2017-EFSD
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 39
O fecho padrão é a fórmula na qual se inserem informações sobre o horário 
de encerramento, assim como dizeres próprios do gênero, como nos 
exemplos que se seguem:
3.1.2.3 Assinaturas
Após o texto, incluem-se a identificação e as assinaturas dos presentes. 
Tratando-se de evento com grande quantidade de pessoas, é possível 
que parte delas assine a Ata, operando como representantes dos demais. 
Essa circunstância deve ser registrada na Ata e ser do conhecimento dos 
presentes. Presidente e Secretário sempre assinam a Ata.
Assina primeiro o Presidente da sessão e, por último, o Secretário. As 
assinaturas são dispostas de maneira tal que se impeça a inclusão posterior 
de signatários que não participaram da sessão. 
3.1.3 Outras peculiaridades
Uma das importantes preocupações referentes à Ata é de que ela seja 
registrada de maneira que nada possa ser acrescentado ou modificado 
sem o devido conhecimento de todos os participantes e sem que isso esteja 
devidamente assinalado no documento. Para tal, devem ser adotados os 
seguintes cuidados:
a) nas atas manuscritas, anular todos os espaços em branco;
b) também nas atas manuscritas, adotar expressões retificadoras 
quando o Secretário percebe incorreções no texto;
c) se o engano for percebido durante a redação do texto, utiliza-se a 
expressão “digo”: “...no dia sete de maio, digo, no dia seis de maio 
de dois mil e dezessete...”;
 Exemplos:
Nada mais havendo a tratar, deu o Presidente por encerrada a reunião, às 
treze horas da mesma data, e eu, 3º Sgt PM Manuel Antônio Álvares de 
Azevedo, Secretário, lavrei a presente ata que, depois de lida e julgada 
conforme, será assinada por todos os presentes.
Nada mais sendo tratado, o Presidente encerrou a assembleia, às quinze 
horas da mesma data, determinando-me a lavratura desta ata que, lida e 
aprovada pelos presentes, será assinada por todos.
A reunião foi encerrada às nove horas. Para constar, eu, 3º Sgt PM Manuel 
Antônio Álvares de Azevedo, Secretário, lavrei a presente ata, que será 
lida e assinada, após julgada conforme.
40 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
d) se o engano for percebido após o encerramento do texto, utiliza-se a 
expressão “em tempo”, cuidando-se de sinalizar onde está localizada 
a incorreção: “Em tempo: na quinta linha, onde se lê “drogaria”, leia-
se “padaria”;
e) as abreviações, quando estritamente necessárias, serão precedidas 
da denominação por extenso: “... a documentação sobre o 
licenciamento será encaminhada para o Conselho Comunitário de 
Segurança Pública (CONSEP)...”;
f) os números são redigidos por extenso, ainda que precedidos do 
registro em algarismos arábicos:
g) possuindo a Ata mais de uma folha, todos os que assinaram o 
documento rubricam as demais páginas.
As Atas digitadas podem ser coladas nos livros, o que proporciona maior 
segurança, ou, ainda, arquivadas em pastas próprias. Ainda que digitada ou 
elaborada no formato esquemático, a Ata não prescinde de mecanismos de 
controle, tal como: o registro dos termos de abertura e de encerramento 
dos livros ou pastas de controle das Atas, assinados pela maior autoridade 
envolvida nos eventos rotineiros; a numeração sequencial das folhas das 
Atas arquivadas na pasta, assim como das páginas do livro, conforme o caso.
Algumas situações requerem o selo do cartório onde a Ata foi registrada, o 
carimbo do órgão ou setor responsável ou outros mecanismos de controle.
É facultativa a numeração das linhas da Ata, o que pode facilitar a remissão 
a partes internas. Nesse caso, numera-se desde a primeira linha do texto até 
a última de identificação das pessoas que assinam a Ata.
A Ata deve conter, de forma clara e fidedigna, os assuntos tratados na 
reunião, o que não equivale a dizer que devem ser registradas todas as falas 
das pessoas – não se trata de transcrição das falas dos presentes. A fim 
de assegurar que o documento atinja todos os seus objetivos, sem conter 
informações desnecessárias, o Secretário deve cuidar de:
a) preparar-se para a sessão, informando-se previamente sobre os 
motivos que a determinaram e identificando quais pontos devem ser 
alvo de registro;
 Exemplos:
- Aos cinco dias do mês de maio do ano de dois mil e doze...
- [...] ficou decidido que o valor mensal da contribuição para formatura 
será de R$ 50,00 (cinquenta reais) [...]
- [...] todos deverão chegar com quinze minutos de antecedência para a 
palestra [...]
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 41
b) utilizar linguagem clara e concisa;
c) buscar a fidelidade à fala das pessoas, sem limitar-se a transcrever 
o que é dito por elas;
d) adequar os registros à variante culta da língua, exceto quando o 
discurso direto for essencial;
e) detalhar processos, ordens, atribuições