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www.ginead.com.br CURSO Comunicação e Oratória MÓDULO 02 Comunicação e Oratória Todos os direitos reservados para Processor Alfamídia LTDA. AVISO DE RESPONSABILIDADE As informações contidas neste material de treinamento são distribuídas “NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRAM”, sem qualquer garantia, expressa ou implícita. Embora todas as precauções tenham sido tomadas na preparação deste material, a Processor Alfamídia LTDA. não têm qualquer responsabilidade sobre qualquer pessoa ou entidade com respeito à responsabilidade, perda ou danos causados, ou alegadamente causados, direta ou indiretamente, pelas instruções contidas neste material ou pelo software de computador e produtos de hardware aqui descritos. Comunicação e Oratória Comunicação e Oratória Módulo 2: Fundamentos de Etiqueta Pessoal Objetivos da Unidade Tópicos da Unidade Tutorial 2.1 – Etiqueta e Comportamento no Ambiente de Trabalho Tutorial 2.2 – Apresentação, Postura e Linguagem Corporal Tutorial 2.3 – Reuniões de Negócios Tutorial 2.4 – Ocasiões Sociais e Especiais Tutorial 2.5 – Tudo sobre Cumprimentos e Cortesia Tutorial 2.6 – O que dizer quando... Tutorial 2.7 – Vestindo para o Sucesso Comunicação e Oratória Módulo 2: Fundamentos de Etiqueta Pessoal Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Praticar a etiqueta no ambiente de trabalho e ocasiões especiais. Tópicos da Unidade Etiqueta e Comportamento no Ambiente de Trabalho Apresentação, Postura e Linguagem Corporal Reuniões de Negócios Ocasiões Sociais e Especiais Tudo sobre Cumprimentos e Cortesia O que dizer quando... Vestindo para o Sucesso 4 Comunicação e Oratória Tutorial 2.1 – Etiqueta e Comportamento no Ambiente de Trabalho Nos dias de hoje, a convivência com um número maior de pessoas no ambiente de trabalho é um fator presente e constante. Nunca houve valorização pelo trabalho em equipe tal como é visto hoje, e ao mesmo tempo, tanto em empresas de pequeno porte quanto nas de alcance transnacional. Nota-se também que mesmo o espaço físico torna-se gradativamente mais reduzido, ora para integrar as equipes em busca de um mesmo fim, ora como maneira de racionalizar custos e aumentar o faturamento da empresa. Automaticamente, somos obrigados a dividir nosso espaço diário profissional com outras pessoas, cujas características e comportamentos apresentam-se, na maioria das vezes, diferentes dos nossos. Esse cenário pode favorecer o aparecimento de “atritos” interpessoais, cuja motivação pode surgir em atitudes que desequilibrem o bem-estar do próximo, e que certamente se converterão em conflito com o tempo. Muitas pessoas não percebem, mas a esmagadora maioria dos conflitos surgidos no ambiente de trabalho surgem em focos de embate notadamente pessoais, e não propriamente com relação a assuntos profissionais. A etiqueta no trabalho é uma prática que visa minimizar tais riscos para quem a exerce, e tende a reduzir significativamente a ocorrência dos mesmos. O bom senso, aliado a algumas regras bem simples, tende a evitar grande parte dos problemas surgidos com o desgaste provocado pela convivência diária, oferecendo benefícios comprovados. Neste tutorial, faremos uma atividade inteiramente dinâmica, que exigirá a participação efetiva do treinando no processo de aprendizado. Serão usados exemplos práticos junto ao instrutor como forma de demonstração, e ao mesmo tempo, opções serão marcadas (em forma de exercícios) em cada etapa, visando a interação do grupo para chegar ao resultado correto. Na próxima página, serão apresentadas duas questões para cada comportamento específico, e apenas uma delas conterá a resposta correta de acordo com as regras de etiqueta e postura no ambiente de trabalho. Basicamente, o grupo deverá discutir o comportamento adequado e marcá- lo na apostila. 5 Comunicação e Oratória 1) Conversando com o próximo: o É prudente aproximar-se ao máximo do outro, para que não haja falhas na comunicação. o É correto tomar a distância de meio metro como base, sempre. o Inclinar-se quando a voz do outro está baixa é uma atitude correta. o Não é correto inclinar-se. É uma quebra de postura. o É correto sentar para conversar com pessoas em cadeiras de rodas, visando o conforto destas ao conversar. o Não é preciso sentar para conversar com alguém em uma cadeira de rodas. Inclusive pode ser encarado como desrespeito pela condição física do próximo. o Tocar e dar leves tapinhas nas costas são absolutamente proibidos. o Tocar e dar leves tapinhas nas costas são permitidos. 2) Salas, cubículos e áreas comuns: o Se uma conversa ocorre do lado de fora, e sua porta está aberta, é perfeitamente aceitável que você a feche imediatamente. o Se uma conversa ocorre do lado de fora, e sua porta está aberta, é prudente aguardar que a conversa acabe para fechá-la. 6 Comunicação e Oratória o A porta de sua sala pode ficar fechada sempre, sem problemas. É uma questão de preferência. o A porta deve ser fechada preferencialmente quando você recebe uma visita ou trata de assuntos estritamente reservados. o Os cubículos devem ser respeitados tal qual uma sala, e você deve pedir permissão para adentrar no espaço físico do colega. o Os cubículos são estações de trabalho integradas, e as regras para os mesmos são diferentes das de uma sala. o Quando não há divisões, é possível conversar com os colegas em qualquer momento do dia. o Em um espaço comum de trabalho, sem divisões, é preciso analisar e confirmar se o colega de trabalho está disponível para conversar sobre qualquer assunto. o Conversar em corredores é absolutamente vetado. o É possível conversar nos corredores, desde que a conversa não seja longa e você não atrapalhe o movimento de quem passa. o Caso você esteja em um ambiente na empresa comum a outras pessoas, e estas estejam criticando o chefe ou outro colega, caso você não possa sair dali é perfeitamente cabível pedir que o assunto seja tratado em outra hora ou lugar, com cortesia. o Se você estiver em um ambiente na empresa comum a outras pessoas, e estas comecem em determinado momento a criticar o chefe ou outro colega, você deve manter-se ausente do assunto, simplesmente. 7 Comunicação e Oratória o No banheiro, é permitido usar o fio dental na frente de outras pessoas. o Não é recomendável usar o fio dental, mesmo no banheiro, na frente de outras pessoas. o No elevador, pode-se conversar sobre qualquer assunto, desde que seja em volume baixo. o Quando entrar no elevador, é cabível cumprimentar e conversar apenas sobre breves trivialidades, deixando qualquer outra conversa para outro momento. 8 Comunicação e Oratória Tutorial 2.2 – Apresentação, Postura e Linguagem Corporal Abaixo estão dicas práticas para aperfeiçoar sua apresentação, postura e linguagem corporal na empresa: Evite mascar chicletes no ambiente profissional. Algum cliente ou até mesmo um superior pode chegar de repente, e será constrangedor ter de colocá-lo nolixo. Os fumantes devem tomar cuidado com roupas e hálito, principalmente após o uso de cigarros. Convém passear ao ar livre e usar desodorizantes bucais se sentir que pode afetar aos demais colegas não-fumantes. Evite comentários desnecessários sobre a vida pessoal. Não aborreça seus colegas desnecessariamente com seus problemas. Se trabalha com pessoas do sexo oposto, respeite limites e não faça comentários que possam constranger o próximo(a). Não utilize pejorativos para referir-se a alguém, tais como “querida”, “anjo”, “amor” e quaisquer palavras semelhantes. Telefonemas pessoais devem ser feitos apenas se você não tiver outra opção. Atenda ao telefone celular fora de sua sala, de preferência. Se isto não foi possível, e você atendeu a ligação ainda na frente de outras pessoas, dirija-se para um local reservado e conclua lá a conversa. Não trabalhe “espalhado” em sua cadeira. Mantenha umapostura ereta e firme. Tal atitude passa confiança e credibilidade para quem o vê. 9 Comunicação e Oratória Tutorial 2.3 – Reuniões de Negócios A etiqueta em reuniões de negócios é importantíssima, visto que ali podem ser tomadas decisões que influenciarão seus resultados para a empresa e podem colocar em evidência sua competência e desempenho. Observe como se comportar em acontecimentos deste tipo: Quando você organiza: 1. Tenha em mente: uma reunião sempre tem um objetivo, que naturalmente é partilhado entre os participantes desta. Procure nunca perder de vista essa idéia, para aumentar a produtividade e reduzir a perda de tempo nestas ocasiões. 2. Planeje e sintetize sua apresentação ou participação. De preferência elabore um roteiro, para ninguém precisar notar que você está perdido ou desorientado. 3. Se você for o responsável por convocar os interessados, chame apenas quem é realmente necessário. Será falta de consideração desperdiçar o tempo de alguém em prol de algo que não o interesse. 4. Deixe claro local e datas aos participantes. Não cometa erros neste aspecto. 5. Certifique-se de que há lugar para todos Não deixe ninguém de pé, mesmo que tenha de dividir a reunião em duas sessões. 6. Não se atrase. Quando você apenas participa: 1. Responda ao convite enviado, se for participar. Caso não seja possível participar, justifique as razões ao organizador. Logo após, procure inteirar-se do assunto tratado e se tem algo a fazer. 10 Comunicação e Oratória 2. Desligue celular, pager, relógio com alarme e qualquer outra coisa que possa fazer barulho ou tocar repentinamente. 3. Se precisar chegar tarde, avise ao organizador e peça licença ao chegar. 11 Comunicação e Oratória Tutorial 2.4 – Ocasiões Sociais e Especiais Quando você participa de eventos da sua empresa, mesmo que seja fora dela, é prudente observar alguns mandamentos para o bom comportamento em tais ocasiões. Acreditar que estes eventos são menos importantes ou que os mesmos não contam para sua carreira é um erro. Mesmo que sejam rotulados de maneira contrária, estas ocasiões sociais dizem respeito à sua videa profissional, e devem permanecer cercadas de cuidados. Observe abaixo quais são os mandamentos para a participação em eventos e ocasiões especiais: No restaurante ou em refeições sociais: Não coma nem pão ao esperar os convidados. Limite-se a beber água ou outra coisa. Guardanapo: desdobre-o e coloque-o em seu colo. Certifique-se de tempos em tempos, de que não há comida grudada no meio de seus dentes durante uma refeição. Antes de tomar um gole de sua bebida, limpe a boca com o guardanapo, para evitar que o copo fique sujo. Se não for o anfitrião, nunca reclame da comida ou serviço. A postura à mesa é a mesma que você mantém em sua cadeira no escritório: ereta e sem sombra de desleixo. Mastigar pedaços grandes demais de alguma coisa é uma atitude deselegante. Não estique o braço para pegar coisas que não estejam a seu alcance. Ao terminar a refeição, não empurre o prato. 12 Comunicação e Oratória Não arrume ou penteie cabelos quando você estiver à mesa. Tampouco maquie-se. Vá ao toalete para estes fins. Não use o palito de dentes na frente dos demais convidados. Eventos na empresa: Palitos e papéis que venham junto com os canapés devem ser jogados diretamente no lixo ou local apropriado para isto, e nunca devolvidos à mesa ou bandeja. Ao cumprimentar, não estenda a mão se a outra pessoa estiver segurando a bebida e o canapé ao mesmo tempo. Um aceno com a cabeça é suficiente. Lembre-se: a comida é menos importante que o evento. Não exagere ao encher seu pratinho, mesmo que seja muito tentador. Ao propor um brinde, pense bem antes de falar, para não haver acidentes no seu discurso. 13 Comunicação e Oratória Tutorial 2.5 – Tudo sobre Cumprimentos e Cortesia Vejamos primeiramente as regras de ouro para Cumprimentos: ETAPAS INDISPENSÁVEIS ! 1. Levante-se ou erga-se da cadeira; 2. Coloque um sorriso no rosto e olhe nos olhos da pessoa; 3. Diga “Olá” ou “Como vai?”; 4. Aperte a mão da pessoa apresentada. Como apertar a mão de alguém: 1. Estenda sua mão primeiro, tanto para homens quanto para mulheres. 2. Pressão adequada: se você apertar sem firmeza, parecerá falso, se apertar demais vai parecer dominador. O aperto médio e firme é suficiente. 3. O aperto deve ser palma a palma, e não dedos a dedos. 4. A mão deve estar perpendicular ao chão. 5. Não use o aperto com as duas mãos. 6. Não é preciso retirar as luvas, no frio, para cumprimentar alguém. 7. Se alguém recusar sua mão estendida, recolha-a e continue a cumprimentá-la. Não fique constrangido(a), o erro foi dela, e não seu. 8. Se for apresentado a um grupo maior, não é necessário que você aperte a mão de todos. 14 Comunicação e Oratória Ao ser apresentado se ... Errarem seu nome, corrija educadamente orientando o interlocutor: “Pedro, na realidade é Marcus, não Márcio”; Perguntarem algo sobre seu nome difícil, não fique constrangido e faça alguma brincadeira com o fato. Já conhece a pessoa, cumprimente e comente onde a conheceu a quem os apresentou Emergências: Esqueceu o nome de alguém conhecido? Coloque a culpa em si mesmo e pergunte o nome da pessoa, dizendo que lembra de tê-la conhecido (se puder mencione o local), mas que sua memória falhou naquele momento. Peça desculpas logo em seguida. Não entendeu o nome da pessoa apresentada? Pergunte na mesma hora, pedindo deculpas por não ter entendido. Se for fazer contato posterior, peça para anotar ou solicite um cartão de visitas. Considerações sobre Beijos e Abraços: Qualquer tipo de beijo deve ser evitado em ocasiões formais. É correto estender a mão sempre, mesmo entre mulheres. Beijar fica reservado aos eventos sociais e para pessoas conhecidas de longa data. Beijar “no ar” somente quando a maquiagem fará marcas no rosto do outro. Do contrário, evitar. Abraços fortes não devem ser dados. Apenas a colegas e amigos bem conhecidos, a quem não se vê há bastante tempo. 15 Comunicação e Oratória Os homens devem abraçar as mulheres sem empurrá-las exageradamente contra o peito. Pode parecer vulgar. Agora as boas maneiras em relação à Cortesia: Portas devem ser seguradas por quem passa primeiro. Se você está com as mãos livres, tem a obrigação de auxiliar quem está com as mãos ocupadas. Se alguém tiver dificuldades com casacos, ajude-o a vestir. Quem convida deve pagar a conta. Ficar de pé é primordial ao cumprimentar. Homens devem andar do lado de fora da calçada ao acompanhar mulheres. Puxar a cadeira para que outra pessoa sente, somente se esta tiver deficiência ou for incapacitada. Do contrário, não é obrigatório. Pessoas sobrecarregadas devem ser auxiliadas. Ajude a carregar sacolas, livros e papéis. 16 Comunicação e Oratória Tutorial 2.6 – O que dizer quando... Algumas situações incomuns devem ser observadas com atenção, e falar ou não pode demonstrar sua educação nestes momentos. Observe os cenários abaixo e saiba o que dizer quando: Alguém morreu – se um colega perder um parente ou pessoa querida, expresse verbalmente suas condolências. Se for próximo dele, e for convidado, vá até o velório e o enterro confortá-lo. Seu colega foi demitido – Seja solidário com a pessoa, e se puder auxilie-o de alguma forma. Aceite a explicação dele e não dê margem para as versões alheias. Uma colega ou esposa de colega engravidou – mostre que ficou feliz e cumprimente. Mas não dê conselhos sobre cuidados ou conte casos escabrosos sobre perdas de bebês. Uma colega, ou esposa do colega, perdeu o bebê – expresse solidariedade, e não faça demais comentários. Não procure saber muitos detalhes sem ser informado. Alguém se divorciou – Limite-se a ouvir. Se for pertinente, é permitido dar ajuda sobre detalhes materiais(apartamentos para alugar, por exemplo). Um(a) colega se casará – Deseje sinceramente que ele(a) seja feliz, e dê os parabéns. Não conte histórias sobre casamentos que não deram certo e detalhes do seu para comparar. Nunca dê conselhos conjugais. 17 Comunicação e Oratória Tutorial 2.7 – Vestindo para o Sucesso Vestir-se bem é fundamental para os profissionais que se relacionam com clientes. A imagem é parte integrante do negócio, e não é permitido fazer feio em nenhuma ocasião. Seguirão abaixo algumas regras e dicas para tornar esta tarefa fácil, tanto para homens quanto para mulheres: Mulheres Seja discreta, acima de tudo. Não ultrapasse o limite do bom senso exagerando em cores e acessórios. Cuidado com manchas, sujeira e costura. Tudo deve estar em perfeita ordem. Não se exponha: decotes acentuados e roupas semitransparentes devem ser evitados. Cuidado com as adequações: roupas para o dia e a noite possuem diferenciações básicas. Cuide para não invertê- las. Tenha um bom guarda chuva no armário. Óculos de grau usados no trabalho devem ser discretos. Não use adornos e acessórios muito chamativos no cabelo. Não permita que os cabelos caiam aos olhos. Atenção para os itens inaceitáveis: Camiseta com dizeres, desenhos e personagens de desenhos animados; Calças jeans desfiadas; Tops de ginástica; Moletons; Saias muito curtas. 18 Comunicação e Oratória Homens Cuidado com a caspa: use xampu especial ou evite banhos quentes para combatê-la. Cuidado com manchas e costuras. Sua roupa deve estar em boas condições de uso. Não use sapatos com meias brancas. Apenas se o sapato for branco (médicos e enfermeiros). Combine sapatos com as calças ou com o sapato. O ideal é combinar ambos. Não use gravatas com estampas de desenho animado e nem muito indiscretas. Se usar boné, tire-o no trabalho e só volte a usar este na rua. Se usar acessórios (anéis, pulseiras, relógio) combine-os entre si. Relógio dourado com pulseira prateada está vetado. Canetas devem ser portadas no bolso do paletó, e não da camisa. Regra: unhas sempre devem estar bem aparadas. Apare pêlos nos ouvidos e no nariz regularmente. Observe seus sapatos de vez em quando: não deixe-os sujos em hipótese alguma. Se optar por usar barba e bigode, mantenha-os bem aparados e limpos. Tenha cuidado com a comida e com resfriados. Não use perfumes fortes e loções pós-barba de muito impacto. Se for possível reconhecê-lo pelo cheiro de longe, repense o uso daquela fragrância. Combine as roupas. 19 Semeando Conhecimento 20