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TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 1 “ O princípio da sabedoria administrativa está na consciência de que não há um tipo ótimo de Estilo de Administração “. - Tom Burns - G. M. Stalker Para que o administrador tenha condições pessoais de sucesso em qualquer organização – independentemente do nível hierárquico ou da área de atuação profissional – além do seu know-how, precisa também e, principalmente, de habilidades pessoais de diagnóstico e de avaliação situacional, para ajudá-lo a discernir o que fazer diante de situações diferentes e imprecisas. Saber pensar, saber analisar, saber decidir, saber planejar, ter competência para diagnosticar antes de executar ou operacionalizar ações de trabalho, são habilidades necessárias ao administrador no mundo globalizado. O talento administrativo funciona ao redor dessas qualificações básicas. Idalberto Chiavenato TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 2 Conteúdo 1.1 RAIZES HISTORICAS DA ADMINISTRAÇÃO .................................................................................. 6 1.1.1. A ERA PRE–MODERNA: ................................................................................................. 6 1.1.2. ANTECEDENTES HISTORICOS DA ADMINISTRAÇÃO: .......................................................... 6 1.1.2.1. Influência na organização da Igreja Católica: .................................................................. 7 1.1.2.3. Influência na organização da Revolução Industrial: ........................................................ 7 1.2 A ADMINISTRAÇÃO NA SOCIEDADE MODERNA: ........................................................................ 8 1.3. PERSPECTIVAS FUTURAS DA ADMINISTRAÇÃO: ....................................................................... 9 1.4. AS QUATRO FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: ............................................................................. 10 1.5. OS NIVEIS ORGANIZACIONAIS: ................................................................................................ 11 2.1. CONTRIBUIÇÕES CLASSICAS: ................................................................................................... 13 2.1.1. ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA ........................................................................................... 13 2.1.2. ANALISE DO TRABALHO E ESTUDO DOS TEMPOS E MOVIMENTOS: ................................ 14 2.1.3. ESTUDO DA FADIGA HUMANA: ........................................................................................ 15 2.1.4. DIVISÃO DO TRABALHO E ESPECIALIZAÇÃO DO OPERÁRIO: ............................................ 15 2.1.5. CONDIÇÕES DE TRABALHO: .............................................................................................. 15 2.1.6. INCENTIVOS SALARIAIS E PRÊMOS DE PRODUÇÃO: ......................................................... 16 3.1. ADMINISTRAÇÃO GERAL: ........................................................................................................ 17 GOVERNO DA EMPRESA ......................................................................................................... 17 3.2. ABORDAGEM HUMANÍSTICA .................................................................................................. 20 3.2.1. OS PIONEIROS: .................................................................................................................. 20 3.2.2. O MOVIMENTO DAS RELAÇOES HUMANAS ( 1930 ): ....................................................... 22 3.2.3. Abordagem Contingencial: ............................................................................................... 25 3.2.4. PESQUISA DE BURNS E STALKER: ..................................................................................... 26 4.1. Globalização: ................................................................................................................. 28 4.1.1. O NOVO PERFIL DO EMPREGO: ........................................................................................ 29 4.1.2. DELEGANDO PODER: ........................................................................................................ 30 4.1.3. O NOVO FUNCIONÁRIO: ................................................................................................... 30 4.1.4. EMPREGABILIDADE: ......................................................................................................... 31 5.1 PLANEJAMENTO ....................................................................................................................... 33 5.1.1. TOMADA DE DECISÕES: .................................................................................................... 33 5.1.2. RACIONALIDADE: .............................................................................................................. 33 5.1.3. AMBIENTES DE DECISÃO: ................................................................................................. 34 file:///C:/Users/Renato/Desktop/Apostilas%201º%20Semestre%20de%202012/_Originais/Teoria%20e%20Qualidade%20Organizacional-2012.docx%23_Toc311052317 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 3 5.1.4. TIPOS DE DECISÃO DO ADMINISTRADOR: ........................................................................ 35 5.1.5. AS DECISÕES NAS ORGANIZAÇÕES: .................................................................................. 36 5.1.6. ESTILOS DE DECISÃO: ....................................................................................................... 36 5.2. SISTEMAS DE PLANEJAMENTO: ............................................................................................... 37 5.3. TIPOS DE PLANEJAMENTO: ..................................................................................................... 37 5.3.1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: ....................................................................................... 38 5.3.2. PLANEJAMENTO TÁTICO: ................................................................................................. 38 5.3.3. POLITICAS: ........................................................................................................................ 38 5.4. PLANEJAMENTO OPERACIONAL: ............................................................................................. 39 5.4.1. PROCEDIMENTOS: ............................................................................................................ 39 5.4.2. FLUXOGRAMA VERTICAL: ................................................................................................. 39 5.4.3. ORÇAMENTOS: ................................................................................................................. 41 5.4.4. FLUXOGRAMA DE BLOCOS: .............................................................................................. 41 5.4.5. PROGRAMAS: ................................................................................................................... 43 5.4.6. CRONOGRAMAS: .............................................................................................................. 43 5.5. OS COMPONENTES DO PLANEJAMENTO: ............................................................................... 44 5.5.1. Objetivos ou Metas: ......................................................................................................... 44 5.5.1.1. Condições: ..................................................................................................................... 44 5.5.1.2. Duração: ........................................................................................................................ 44 5.5.1.3. Favorabilidade: ..............................................................................................................44 5.5.1.4. Flexibilidade: ................................................................................................................. 44 6.1. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: ................................................................................................ 45 7.1. ORGANIZAÇÃO: ....................................................................................................................... 46 7.1.1. TIPOS DE ORGANIZAÇÃO: ................................................................................................. 46 7.1.1.1. A ORGANIZAÇÃO LINEAR: ............................................................................................. 48 7.1.1.2. A ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL: ...................................................................................... 49 7.1.1.3. A ORGANIZAÇÃO DE ASSESSORIA (STAFF) E LINHA: ..................................................... 50 7.2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO: ...................................................................................................... 51 7.2.1. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES: ....................................................................... 51 7.2.2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS: .............................................. 52 7.2.3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO BASEADA EM CLIENTES: ......................................................... 53 7.2.4. DEPARTAMENTALIZAÇÃO BASEADA EM ÁREA GEOGRÁFICA: ......................................... 54 8. DIREÇÃO: .................................................................................................................................... 55 8.1. HABILIDADES INTERPESSOAIS: ............................................................................................ 55 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 4 8.2. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: ............................................................................................. 55 8.3. BARREIRAS À COMUNICAÇÃO: ................................................................................................ 56 8.4. SABER ESCUTAR: ..................................................................................................................... 56 8.5. HABILIDADES NA ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS ................................................................ 57 8.6. ADMINISTRANDO AS MUDANÇAS ........................................................................................... 59 8.7. A LIDERANÇA NAS ORGANIZAÇÕES......................................................................................... 59 8.7.1. LIDERANÇA AUTOCRÁTICA: .............................................................................................. 60 8.7.2. LIDERANÇA DEMOCRÁTICA: ............................................................................................. 60 8.7.3. LIDERANÇA CARISMÁTICA: ............................................................................................... 60 8.7.4. LIDERANÇA VISIONÁRIA: .................................................................................................. 61 9.1. ADMINISTRAÇÃO DA QUALIDADE: .......................................................................................... 62 9.1.1. AFINAL, O QUE É QUALIDADE?......................................................................................... 62 9.2. O COMEÇO COM DEMING E JURAN: ....................................................................................... 63 9.3. QUALIDADE TOTAL: ................................................................................................................. 63 9.3.1. HOUSEKEEPING “5S”: UMA BASE PARA A QT: ................................................................. 64 9.3.2. JUST IN TIME ( JIT ): .......................................................................................................... 65 9.3.3. KANBAN: ........................................................................................................................... 66 9.4. ISO 9000: ................................................................................................................................. 66 9.4.1. EVOLUÇÃO DAS NORMAS SOBRE SISTEMAS DE GARANTIA DE QUALIDADE: .................. 67 9.5. ISO 9000:2000 ......................................................................................................................... 69 9.6. ISO 14.000: .............................................................................................................................. 70 9.6.1. QUALIDADE AMBIENTAL NO BRASIL: ............................................................................... 71 BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................ 72 FORMATAÇÃO PARA ELABORAÇÃO DE TRABALHOS: .................................................................... 73 OBSERVAÇÕES E ORIENTAÇÕES IMPORTANTES: ................................................................... 73 TEMAS: ........................................................................................................................................... 74 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 5 Taylor Fayol ênfase na estrutura Elton Mayo Maslow Pirâmide Hierárquica Mecânicistas e Orgânicas INFLUÊNCIA Ênfase nas tarefas GARANTIA DA QUALIDADE A D M IN IS T R A Ç Ã O ADMINISTRAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO RELAÇÕES HUMANAS TEORIA DAS Hawthorne DA HISTORICOS ANTECEDENTES Burns & Stalcker ABORDAGEM CLASSICA TEORIA DO * FILÓSOFOS * ORGANIZAÇÃO CATÓLICA * ORGANIZAÇÃO MILITAR ADMINISTRAÇÃO MODERNA Estratégico COMPORTAMENTO HUMANO TEORIA DA CONTINGÊNCIA Tático Operacional CONTROLE Monitoramento do Processo Organizacional PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO Tomada de Decisões Tipos de Organização Departamenta- lização Habilidades e interpessoais Comunicação Motivação Liderança Trabalho em Equipes Administração de Conflitos TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 6 1.1 RAIZES HISTORICAS DA ADMINISTRAÇÃO A Administração constitui a maneira de utilizar os diversos meios e recursos organizacionais- humanos, materiais, financeiros, de informação e tecnologia – para alcançar objetivos e atingir elevado desempenho. ADMINISTRAÇÃO é o processo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar objetivos de maneira eficiente e eficaz. ADMINISTRAR não significa executar tarefas ou operações, mas sim fazer com que elas sejam executadas por outras pessoas em conjunto. “O Administrador não é aquele que faz, mas sim aquele que faz fazer.” 1.1.1. A ERA PRE–MODERNA: A Administração e as atividades organizacionais existem há milhões de anos. As pirâmides egípcias e a Grande Muralha da China são provas concretas de que projetos de enorme magnitude, empregando dezenas de milhares de pessoas, eram empreendidos bem antes dos tempos modernos. As pirâmides são um exemplo particularmente interessante. A construção de uma pirâmide ocupava mais de 100 mil trabalhadores durante 20 anos. Quem dizia para cada trabalhador o que deveria fazer? Quem garantia que haveria pedras suficientes no local para manter os trabalhadores ocupados? A resposta para perguntas como essas é a ADMINISTRAÇÃO. Ela possibilita Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar as atividades. A palavra ADMINISTRAÇÃO deriva da expressão latina “ ad”(direção para, tendência para) e “ministrar”(subordinação ou obediência), representando a ação de governar, de dirigir, de supervisionar, de gerir os negócios próprios e de terceiros. “ADMINISTRAÇÃO, é a ciência de preparar, organizar e dirigir os esforços humanos aplicando-os na direção das forças e utilização dosmateriais para benefício humano”. 1.1.2. ANTECEDENTES HISTORICOS DA ADMINISTRAÇÃO: A ADMINISTRAÇÃO, tal como encontramos hoje, é o resultado histórico e integrado da contribuição cumulativa de numerosos precursores, alguns filósofos, outros físicos, economistas, estadistas, e outros até empresários que no decorrer dos tempos foram, cada qual no seu campo de atividade, desenvolvendo e divulgando as suas obras e teorias. Capítulo 01 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 7 1.1.2.1. Influência na organização da Igreja Católica: A estruturação da Igreja Católica, mostrando a sua organização no tempo, sua hierarquia de autoridade, seu estado-maior (assessoria) e sua coordenação funcional. A Igreja tem uma organização hierárquica tão simples e eficiente que sua enorme organização mundial pode operar satisfatoriamente sob o comando de uma só cabeça: “o papa”, cuja autoridade coordenadora lhe foi delegada de forma mediata por uma autoridade divina superior. Portanto, a estrutura da organização eclesiástica serviu de modelo para muitas organizações bem sucedidas, que passaram a incorporar uma infinidade de princípios e normas administrativas utilizadas pela Igreja Católica. Uma passagem bíblica (Êxodo: 18), nos conta os conselhos de Jetro, sogro de Moisés, ao notar filas enormes de pessoas que aguardavam durante o dia inteiro à espera de decisões para cada caso. Moisés atuava como intermediário entre o povo e Deus, e sendo impossível o atendimento à todos, Moisés seguindo os conselhos do sogro montou uma organização, escolhendo homens capazes em todo Israel, delegando-lhes autoridades como seu representante legal. 1.1.2.2. Influência na organização do Militarismo: A organização linear tem suas origens na organização militar dos exércitos da Antigüidade e da época medieval. O princípio da unidade de comando ( pelo qual cada subordinado só pode ter um superior ), é fundamental para a função de direção. Com o passar dos tempos, a gradativa ampliação da escala de comando trouxe também uma correspondente ampliação na graduação da autoridade delegada: à medida que o volume de operações aumentava, crescia também a necessidade de delegar autoridade para níveis mais baixos dentro da organização militar. 1.1.2.3. Influência na organização da Revolução Industrial: A revolução industrial pode ser dividida em duas épocas distintas: 1780 a 1860 – revolução do carvão e do ferro 1860 a 1914 – revolução do aço e da eletricidade TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 8 1a. fase: Substituição do artesanato pelas máquinas mecânicas, hidráulicas e à vapor, Utilização da indústria têxtil, de máquinas de fiar, teares e descaroçador de algodão, Comunicação e transporte – locomotiva à vapor 2a. fase: Substituição do ferro pelo aço como material industrial básico, Substituição do vapor pela eletricidade e pelos derivados do petróleo, como principais fontes de energia. A revolução industrial, embora tenha provocado modificações na estrutura empresarial e econômica da época, não chegou a influenciar os princípios de administração das empresas, visto que alguns empresários utilizavam o modelo das organizações militares e eclesiásticas bem sucedidas nos séculos anteriores. A tarefa básica da ADMINISTRAÇÃO, é fazer coisas através das pessoas. Seja nas indústrias, no comércio, nas organizações de serviços públicos, nos hospitais, nas universidades, nas instituições militares,, ou em qualquer outra forma de empreendimento humano, a eficácia com que as pessoas trabalham em conjunto para conseguir objetivos comuns depende principalmente da capacidade daqueles que exercem função administrativa. 1.2 A ADMINISTRAÇÃO NA SOCIEDADE MODERNA: Peter Drucker, afirma que não existem países desenvolvidos e países subdesenvolvidos, mas sim países que sabem administrar a tecnologia existente e seus recursos disponíveis e potenciais; e países que ainda não sabem. Em outros termos, existem países administrados e países sub- administrados. A ADMINISTRAÇÃO revela-se nos dias de hoje como uma das áreas do conhecimento humano mais impregnadas de complexidade e desafios. Como meio de vida, pode-se trabalhar nos mais variados níveis de uma organização. Pode-se trabalhar nas diversas especializações, seja na Administração da Produção, ou na Administração Financeira, ou na Administração dos Recursos Humanos, ou na Administração Mercadológica, ou ainda na Administração Geral. Portanto, em cada organização o Administrador soluciona problemas, dimensiona recursos, planeja sua aplicação, desenvolve estratégias, realiza diagnósticos de situações, etc., exclusivo daquela organização. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 9 Assim, a conclusão é que a ADMINISTRAÇÃO não é mecânica que dependa de certos hábitos físicos que devem ser superados ou corrigidos afim de se obter o comportamento correto. Atualmente, nas organizações ou empresas, diversas atividades específicas podem utilizar como profissional um engenheiro, um economista, um médico, um contabilista, etc., que precisam conhecer profundamente sobre a sua especialidade. Mas no momento em que é promovido para uma função de supervisor, chefe, gerente ou diretor, exatamente a partir deste momento, ele deve ser o administrador, dedicando- se a uma série de responsabilidades que lhe exigirão conhecimentos e posturas completamente novas e diferentes que a sua responsabilidade não lhe ensinou em momento algum. Tornou-se vital e indispensável em uma sociedade moderna e organizada, onde a complexidade e a interdependência das organizações são o aspecto crucial, a ADMINISTRAÇÃO se revela como um fator chave, tanto para a melhoria da qualidade de vida, como para a solução dos problemas mais complexos que afligem a humanidade de hoje. 1.3. PERSPECTIVAS FUTURAS DA ADMINISTRAÇÃO: Os administradores irão enfrentar muitos dos mesmos problemas que as gerações anteriores enfrentaram, por exemplo: flutuações cíclicas na economia das nações, acelerações na taxa da obsolescência dos produtos e processos, e aumento da preocupação com as mudanças organizacionais. Esses problemas são decorrentes da evolução do desenvolvimento tecnológico natural. As etapas do desenvolvimento tecnológico são cada vez menores: A etapa da industrialização durou 300 anos O telefone aproximadamente 80 anos A eletrônica aproximadamente 40 anos A informática aproximadamente 20 anos E atualmente, os países mais desenvolvidos (USA, Japão,etc.), estão iniciando a etapa da micro biologia As mudanças rápidas e bruscas, o crescimento organizacional, a concorrência das demais organizações e empresas, o desenvolvimento tecnológico, os fenômenos da inflação, a internacionalização, farão com que as organizações do futuro passem a lidar com a imprevisibilidade, descontinuidade e instabilidade em todos os setores de atividade. Serão necessários novas formas e modelos de organizações e uma nova mentalidade para os administradores.Há pelo menos três habilidades necessárias para que o administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: Habilidade Técnica: consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de tarefas, através de sua instrução, experiência e educação. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 10 Habilidade Humana: consiste na capacidade para trabalhar com as pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Conhecer as pessoas dando tratamento diferenciado a cada uma porque elas não são iguais. Habilidade Conceitual: consiste na habilidade para compreender a complexidade da organização global e o ajustamento ecomportamento da pessoa dentro da organização. Ela permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato. 1.4. AS QUATRO FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: O Administrador deve saber Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar as atividades das organizações e das pessoas, afim de alcançar objetivos previamente estabelecidos. O ideal seria balancear todas essas quatro funções. Porém, alguns administradores são excelentes planejadores; outros muito bons organizadores; outros sabem dirigir bem; enquanto outros ainda são ótimos controladores. O processo administrativo significa uma seqüência de funções que se sucedem. É um meio, método ou maneira de conduzir certas atividades. PLANEJAMENTO: É o processo de estabelecer objetivos e o curso da ação adequado para alcançar esses objetivos. ORGANIZAÇÃO: É o processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto de uma maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. DIREÇÃO: É o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da organização como um todo. CONTROLE: É o processo de assegurar que as atividades atuais estejam em conformidade com as atividades planejadas. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 11 1.5. OS NIVEIS ORGANIZACIONAIS: Dentro das organizações, o administrador pode executar funções desde o presidente ou diretor até um gerente ou supervisor. Pode estar situado em dos três níveis organizacionais: no nível Institucional, Intermediário ou operacional de uma organização. Nível Institucional ou Estratégico: É o nível mais alto de uma organização ( Presidentes e Diretores ), onde são tomadas as principais decisões. Nível Intermediário: É o nível que articula internamente o nível estratégico com o nível operacional da organização, recebe o nome de gerencial ou tático. Nível Operacional: É o nível mais baixo de todos. É o que administra a execução e realização das tarefas e atitudes cotidianas. PLANEJAMENTO Definir objetivos e meios para alcança-los DIREÇÃO Usar influência para motivar as pessoas ORGANIZAÇÃ O Delegar responsa- bilidades para cumprir as tarefas CONTROLE Monitorar as atividades e fazer correções RECURSOS -humanos -financeiros -materiais - informação - tecnologia DESEMPE- NHO - objetivos - produtos - serviços - eficiência - eficácia - cliente TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 12 AS CARACTERISTICAS DOS TRÊS NÍVEIS ADMINISTRATIVOS NIVEL ATUAÇÃO ABRAN- GÊNCIA ESPAÇO DE TEMPO INSTITU- CIONAL TATICO Parcial, envolvendo uma unidade da organização Médio Prazo ESTRATÉ- GICO Global, envolvendo toda a organização Longo Prazo OPERA- CIONAL OPERA- CIONAL Específico, envolvendo uma opera- ção ou tarefa Curto Prazo INTERME- DIARIO TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 13 2.1. CONTRIBUIÇÕES CLASSICAS: 2.1.1. ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA As primeiras teorias da administração nasceram na era industrial clássica. Uma teoria é um conjunto coerente de idéias capazes de explicar as relações entre determinados fatos observáveis. Cada teoria administrativa aborda com muita ênfase alguns aspectos da administração, deixando de lado outros que não fazem parte de sua preocupação. Enquanto uma teoria enfatiza as tarefas operacionais, outras preocupam-se com a arquitetura organizacional, outras voltam-se para as pessoas que participam das organizações, outras mostram a importância da tecnologia na vida organizacional e outras concentram-se ns impactos ambientais sobre as organizações. Portanto, o administrador para ser bem sucedido precisa conhecer bem esses diferentes enfoques e abordagens para chegar a uma visão ampla do seu trabalho. E isso implica em conhecer as diversas teorias administrativas que fundamentam o trabalho do administrador. Os estudos iniciados nesta época, sugeriam o uso do método científico para definir a “melhor maneira” para um trabalho ser realizado. Entre os precursores da administração científica das empresas, em suas diversas áreas, mencionaremos apenas aqueles que mais contribuíram para o seu desenvolvimento. FREDERICK WINSLOW TAYLOR Engenheiro Mecânico ( 1856-1915):Taylor procurou criar uma revolução mental entre trabalhadores e administração, definindo diretrizes claras para melhorar a eficiência da produção. Definiu quatro princípios de administração. Afirmou que sua adoção resultaria na prosperidade da administração e dos trabalhadores, ou seja, estes ganhariam maiores salários e aquela, maiores lucros. OS QUATRO PRINCIPIOS DE ADMINISTRAÇÃO SEGUNDO TAYLOR: Ciência em lugar de empirismo: consistia em substituir a experiência pelo estudo Seleção e Treinamento do trabalhador: objetivava a torna-los perfeitamente aptos ao bom desempenho de suas funções conseguindo assim melhor rendimento do trabalho Articulação do trabalho com a ciência: tratava-se de fornecer ao trabalhador, os conhecimentos indicados pela organização do trabalho, conhecendo assim os melhores meios para a execução dos serviços Divisão do trabalho e das responsabilidades, ou seja, organização funcional: por esse princípio, tornava-se importante distinguir responsabilidades entre dirigentes e operários. Capítulo 02 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 14 OS PRINCIPIOS SECUNDÁRIOS DE TAYLOR: 1. Estudo de tempos e movimento: para eliminar movimentos inúteis e racionalizar o trabalho do operário e com isso estabelecer o método ideal de trabalho, ou seja, a melhor maneira de executar o trabalho. 2. Seleção Científica do Trabalhador: processo seletivo para adequar as pessoas às tarefas especializadas a serem executadas. 3. Preocupação com a fadiga: movimentos mal planejados produzem cansaço e redução da eficiência do operário. A preocupação é determinar qual é a lei da fadiga, ou seja, como ela ocorre e como pode ser evitada. 4. Padrão de produção:corresponde à eficiência = 100%. É o padrão normal de produção de um operário médio no seu trabalho. 5. Plano de Incentivo Salarial: remunerar o operário por peça produzida. Quando ele ultrapassar o padrão de produção, deve receber prêmios adicionais, para ser incentivado a produzir acima do padrão. Prevalecia o conceito de “homo economicus”: as pessoas são motivadas exclusivamente pelo dinheiro. 6. Supervisão funcional: Taylor achava que a supervisão também deveria ser especializada, de modo que cada operário se subordinasse a diversos supervisores, cada qual especializado em determinada área de atividade. A supervisão funcional é o oposto do comando único que prevaleceria na Teoria Clássica da Administração. 7. Condições Ambientais de Trabalho: para reduzir a fadiga, os engenheiros se preocuparam com aspectos físicos como iluminação adequada, baixo ruído, temperatura razoável, etc. 2.1.2. ANALISE DO TRABALHO E ESTUDO DOS TEMPOS E MOVIMENTOS: Para Taylor, racionalizar o trabalho dos operários seria uma análise do trabalho, ou seja, divisão e subdivisão de todos os movimentos necessários à execução de cada operação de uma tarefa, em série ordenada de movimentos mais simples. Os movimentos inúteis eram eliminados e os úteis eram racionalizados e fundidos com outro, ocasionando economia de tempo e de esforço ao operário. Essa análise do trabalho gerava a determinação do tempo médio que um operário comum levaria para execução da tarefa, utilizando-se do cronômetro. Taylor utilizou de uma metodologiacientífica para obter os resultados desejados. METODO é a maneira de se fazer algo para se obter um determinado resultado. O estudo dos tempos e movimentos trouxe outras vantagens: 1) eliminar os movimentos inúteis, substituindo por outros mais eficazes 2) tornar mais racional a seleção e treinamento do pessoal 3) melhorar a eficiência do operário e o rendimento da produção 4) distribuir o trabalho, para que não houvesse falta ou excesso 5) ter base uniforme pra salários iguais e prêmios por aumento de produção 6) calcular com precisão o custo unitário, e o preço de venda dos produtos TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 15 Os objetivos do estudo dos tempos e movimentos são os seguintes: 1) eliminação de todo desperdício de esforço humano 2) adaptação dos operários à tarefa 3) treinamento dos operários 4) maior especialização de atividades 5) estabelecimento de normas bem detalhadas de atuação no trabalho FRANK B. GILBRETH, foi outro engenheiro americano que ajudou Taylor no seu interesse pelo operário. Procurou encontrar meios de aumentar a produtividade. Concluiu que o trabalho manual podia ser reduzido a movimentos elementares para definir os movimentos necessários á execução de uma tarefa e conseguir a eficiência no trabalho. EFICIÊNCIA significa a correta utilização dos recursos disponíveis. A conseqüência direta da eficiência è a produtividade. Quanto maior a eficiência, maior a produtividade! 2.1.3. ESTUDO DA FADIGA HUMANA: O estudo dos movimentos baseou-se na anatomia e fisiologia humana. Gilbreth desenvolveu seus estudos baseados na ciência estatística e não na fisiologia, uma vez que sua formação profissional era a de engenheiro, mas avaliou os efeitos da FADIGA na produtividade do operário. Ele verificou que a fadiga traz ao trabalhador as seguintes conseqüências: # diminuição da produtividade e da qualidade no trabalho # perda de tempo # doenças ocupacionais, acidentes # diminuição da capacidade de esforço FADIGA, significa, então, uma redução da eficiência. 2.1.4. DIVISÃO DO TRABALHO E ESPECIALIZAÇÃO DO OPERÁRIO: Para eliminar os movimentos desnecessários foram desenvolvidos a análise do trabalho e o estudo dos tempos e movimentos. Com isso, criou-se a divisão de trabalho e especialização do operário, cuja finalidade era a de elevar sua produtividade.A linha de produção ( ou linha de montagem ), foi a principal base de aplicação deste novo conceito. Com a especialização, o operário perdeu a liberdade e iniciativa da sua maneira de trabalhar e, durante toda a jornada de trabalho, passou a ser confinado à execução automática e repetitiva. 2.1.5. CONDIÇÕES DE TRABALHO: Além do motivo salarial e método de trabalho, Taylor verificou que deveria existir um mínimo de condições para garantir o bem-estar físico do trabalhador e, com isso, diminuir a fadiga. Para aumentar a eficiência, o conforto do operário e a melhoria do ambiente físico. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 16 2.1.6. INCENTIVOS SALARIAIS E PRÊMOS DE PRODUÇÃO: Taylor e seus seguidores desenvolveram planos de incentivos salariais e de prêmios de produção. A idéia básica era que a remuneração baseada no tempo, não estimulava ninguém a trabalhar mais e deveria ser substituída por remuneração baseada na produção de cada operário – salário por peça. O que produzisse pouco ganharia pouco e o que produzisse muito ganharia na proporção de sua produção. Para isso foi definido um tempo padrão 100%, ensejando que na atividade devidamente racionalizada e que ocorria neste tempo médio, houvesse um estímulo à produção de um quantitativo de peças superior ao preconizado, concorrendo com isso na adoção de prêmio adicional como incentivo salarial. Com o plano de incentivo salarial Taylor julgava que seria melhor para a empresa e melhor para os empregados. Com isso, levou o operário americano a ser o mais bem pago do mundo, obtendo um elevado padrão de vida. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 17 3.1. ADMINISTRAÇÃO GERAL: Os teóricos da Administração Geral eram indivíduos que consideravam o tema da administração da perspectiva da organização como um todo. São importantes porque desenvolveram as primeiras teorias gerais a partir da perspectiva da administração como um todo. HENRY FAYOL – Engenheiro Francês ( 1841-1925 ): Enfatizava a administração como o processo que garantia o desenvolvimento ordenado das atividades industriais. Para Fayol, “governar é conduzir a empresa até a meta proposta, procurando obter o maior rendimento de todos os recursos de que dispõe, e garantir o desenvolvimento das seis funções essenciais”, demonstradas no quadro a seguir: Para Fayol, a mais importante dessas funções era a administrativa. Segundo ele, administrar é: Prever: sondar o futuro e elaborar um programa de ação, Organizar: estabelecer bases para o funcionamento das atividades, Comandar: dirigir o pessoal, Coordenar: ligar, unir e harmonizar todos os atos e esforços, Controlar: vigiar para que tudo ocorra conforme as regras e as ordens estabelecidas. Fayol apontou em seus princípios fundamentais da ADMINISTRAÇÃO, 14 itens básicos que serviam como mandamentos administrativos: Capítulo 03 FUNÇÃO FINANCEIRA FUNÇÃO ADMINISTR FUNÇÃO CONTABIL FUNÇÃO DE SEGURANÇA FUNÇÃO COMERCIAL FUNÇÃO TECNICA GOVERNO DA EMPRESA TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 18 Divisão do Trabalho: tem por finalidade produzir mais com menos esforço Autoridade: direito de mandar e se fazer obedecer Disciplina: assiduidade, respeito e obediência Unidade de comando: um único chefe comanda Unidade de direção: um único programa para um conjunto de operações que visam o mesmo objetivo Subordinação dos interesses particulares ao interesse geral: conciliação dos diversos interesses para conquistar um determinado objetivo Estabilidade do pessoal: o grupo de trabalhadores não deve sofrer mudanças constantes para evitar a insegurança União do pessoal: colaboração de todos Hierarquia: relação de autoridade e responsabilidade buscando manter a ordem Centralização: as decisões devem ser tomadas pelo chefe Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar Eqüidade: justiça e igualdade na aplicação das normas Remuneração do pessoal: contraprestação dos serviços prestados Iniciativa: manter a iniciativa de todos através do respeito. A organização social de cada empresa merece atenção especial, devendo haver criteriosa seleção e admissão do pessoal, com vistas à capacidade de cada um, ou seja, o homem certo deve realizar a tarefa apropriada. HENRY FORD ( 1863-1947): Industrial norte americano, iniciou sua vida como simples mecânico, chegando posteriormente a engenheiro-chefe de uma fábrica. Fundou sua primeira fábrica em 1899 junto com alguns colaboradores, que logo depois foi fechada. Sem desânimo, conseguiu um financiamento e fundou a FORD MOTOR CO., fabricando um modelo de carro popular dentro de um plano de vendas e de assistência técnica. Em 1913 fabricava 800 carros por dia. Enquanto nos países da Europa a jornada diária de trabalho era de 10 a 12 horas, Ford estabeleceu 8 horas diárias. Em 1926, tinha 88 fábricas e já empregava 150.000 pessoas, fabricando 2.000.000 de carros por ano. Criou em suas empresas as linhas de montagem, desenvolvendo a produção em série de automóveis. O princípio básico defendido por Ford é o ritmo. Segundo ele, deve-se abreviar o tempo de realização de um trabalho, através da simplificação das operações e do melhor aproveitamento das máquinas, criando assim, um ritmo de produção contínuo e satisfatório. Essesistema constitui um marco no desenvolvimento da organização do trabalho. Sobretudo, porque seu criador encarou a questão pelo prisma social. Em suas fábricas de automóveis, Ford inverteu o processo de montagem: em vez de o operário se locomover à procura da peça, a peça chegava até o operário. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 19 Surgem aí os três princípios fordiano: Intensificação: tem por objetivo diminuir o tempo de produção, de modo que se obtenha emprego imediato dos equipamentos e da matéria-prima e a pronta colocação dos produtos no mercado. Com esse procedimento, obtém-se rapidamente o reembolso do capital investido. Economicidade: deve-se reduzir ao máximo o emprego de matéria-prima no processo da transformação. Produtividade: objetiva-se aumentar a capacidade de produção dos trabalhadores, no menor período de tempo, permitindo-lhes também a percepção de maiores salários. Essa política resulta em benefício para o empresário (maior produção) e para o empregado (maior salário). Em resumo, as idéias básicas de Ford foram as seguintes: # Prestar um serviço á coletividade # compreender o papel social do empregador # trabalhar em série ou em cadeia # reduzir os custos de produção # elevar os salários # vender a preços baixos # encarar o operário como consumidor MAX WEBER ( primeiros anos do século XX ): Sociólogo alemão, desenvolveu a teoria das estruturas de autoridade e descreveu a atividade organizacional em função das relações de autoridade. Imaginou um tipo ideal de organização ao qual chamou de burocracia. Era um sistema caracterizado por divisão de trabalho, uma hierarquia claramente definida, com regras e regulamentos detalhados e relações impessoais. O sistema também reconhecia uma separação entre donos e gerentes, legitimando assim o status de gerentes de carreira ou gerentes profissionais. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 20 Principais características: Divisão do trabalho: os trabalhos são divididos em tarefas simples, rotineiras e bem definidas Hierarquia de autoridade: os cargos ou postos são organizados em uma hierarquia, sendo cada um dos postos inferiores controlado e supervisionado por um mais elevado Seleção formal: todos os membros da organização serão selecionados com base em qualificações técnicas demonstradas por treinamento, educação ou exame formal Regras e regulamentos formais: para garantir uniformidade e regulamentar as ações dos funcionários, os gerentes devem recorrer constantemente a regras organizacionais formais Impessoalidade: regras e controles são uniformemente aplicados, evitando-se envolvimento com as personalidades e preferências pessoais dos funcionários Orientação de carreira: os gerentes são funcionários profissionais e não proprietários das unidades que administram. Trabalham em troca de salários fixos e seguem suas carreiras dentro da organização Weber reconhecia que essa “burocracia ideal” não existia na realidade, mas representava uma reconstrução seletiva do mundo ideal. Acreditava que seu modelo poderia eliminar a ambigüidade, ineficiências e apadrinhamento que caracterizavam a maioria das organizações daquela época. 3.2. ABORDAGEM HUMANÍSTICA Perspectiva que estuda a administração por meio da consideração de fatores que influenciam e explicam o comportamento humano no trabalho. 3.2.1. OS PIONEIROS: ROBERT OWEN (1789): Quando tinha apenas 18 anos, Robert Owen, um próspero empresário escocês, adquiriu sua primeira fábrica. Indignado com as práticas selvagens que presenciou na Escócia – como o emprego de menores ( muitos com menos de 10 anos ), jornadas de trabalho de 13 horas e condições de trabalho miseráveis. Owen tornou-se um reformador. Repreendeu os donos de fábrica por tratar melhor seus equipamentos do que seus funcionários. Constatou que eles compravam as melhores máquinas, mas depois contratavam a mão de obra mais barata para operá- las. Owen afirmava que o dinheiro gasto para aprimorar a mão de obra era um dos melhores investimentos que os empresários poderiam fazer. Dizia que demonstrar preocupação pelos funcionários não só era altamente lucrativo para a administração como também aliviaria a miséria humana Ele estava mais de cem anos à frente de seu tempo, quando em 1825, defendeu horas regulamentares de trabalho para todos, legislação sobre a mão de obra infantil, educação pública, fornecimento pela empresa d refeições no trabalho e envolvimento empresarial em projetos comunitários. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 21 HUGO MÜNSTERBERG (1900): Criou o campo da psicologia industrial – o estudo científico sobre os indivíduos no trabalho para maximizar sua produtividade e ajustamento. Münsterberg sugeria o uso de testes psicológicos para melhorar a seleção de funcionários, o valor da teoria da aprendizagem no desenvolvimento de método de treinamento e o estudo do comportamento humano para entender quais as técnicas mais eficazes de motivação dos trabalhadores. MARY PARKER FOLLETT ( 1900): Foi uma das primeiras a reconhecer que as organizações podem ser encaradas a partis da perspectiva do comportamento individual e grupal. Follett, viveu, lecionou e escreveu por volta da mesma época em que floresciam as idéias de administração científica, mas o que ela propôs, estava mais voltado para as pessoas. Ela achava que as organizações deveriam basear-se mais em uma ética grupal do que no individualismo. O potencial individual, afirmou ela, permanece apenas potencial até que seja liberado por meio da associação a um grupo. O trabalho do gerente era harmonizar e coordenar os esforços grupais. Gerentes e trabalhadores deveriam encarar-se como parceiros – participantes de um grupo comum. Como tal na orientação de subordinados, os gerentes deveriam recorrer mais às suas especializações e ao conhecimento do que à autoridade formal de sua posição. As idéias humanísticas de Follett influenciaram o modo como hoje encaramos a motivação, a tomada de decisões, a liderança, a equipe, o poder e a autoridade. Uma das razões mais fortes da importância de Follett para a prática da administração é o recente comentário feito pelo presidente da London School of Economics, Sir Peter Parker: “Muitas vezes se tenta desvendar quem foi o pai da administração. Eu não sei quem foi o pai, mas não tenho nenhuma dúvida sobre que foi a mãe. Mary Parker Follett”. CHESTER BARNARD (1938): Tal como Fayol, Chester Barnard estudou a administração na prática – era presidente da Bell Telephone de New Jersey. Ele havia lido a obra de Weber e fora influenciado por seus escritos. Mas, ao contrário de Weber, que tinha uma visão impessoal das organizações, Barnard as encarava como sistemas sociais que exigem cooperação humana. Expressou suas opiniões no livro Funções do Executivo de 1938. Barnard acreditava que as organizações eram compostas de pessoas com relações sociais interativas. O papel principal do gerente era o de comunicar e estimular os subordinados e empenharem altos níveis de esforço. Parte importante do sucesso de uma organização dependia de se obter cooperação por meio de ênfase em metas comuns e de se manter boas relações com pessoas e instituições externas com as quais a organização regularmente interagia. Reconhecendo que a organização dependia de investidores, fornecedores, clientes e outros públicos externos. Barnard introduziu a idéia de que os gerentes tinham de examinar o ambiente externo e depois ajustar a organização para manter um estado de equilíbrio. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 22 OS ESTUDOS DE HAWTHORNE - Elton Mayo (1924-1932): Sem dúvida, a contribuição mais importante para a abordagemhumanística da administração surgiu dos estudos de Hawthorne, realizados na usina da Western Eletric em Hawthorne, próximo de Chicago, entre 1924 e 1932. originalmente iniciados por funcionários da WE e mais tarde supervisionados pelo professor Elton Mayo, de Harvard, concluíram que o comportamento e sentimento eram estreitamente ligados, que as influências do grupo afetavam significativamente o comportamento individual, que os padrões do grupo definiam a produção individual do trabalhador e que o dinheiro era um fator menor que os padrões e sentimento do grupo ou a segurança na determinação da produção. Entre as práticas organizacionais atuais que devem suas raízes aos estudos de Hawthorne, encontram-se os levantamentos de atitudes, o aconselhamento do funcionário, o treinamento gerencial, a tomada de decisão participativa e os sistemas de remuneração baseados no trabalho em equipe. 3.2.2. O MOVIMENTO DAS RELAÇOES HUMANAS ( 1930 ): Ainda dentro da abordagem humanística, outro grupo que é importante para a história da administração por seu compromisso inabalável em tornar mais humana a prática gerencial. No geral, os participantes do movimento das relações acreditavam na importância da satisfação do funcionário – um trabalhador satisfeito era um trabalhador produtivo. Em sua maior parte, os nomes associados a esse movimento – Dale Carhegie, Abraham Maslow e Douglas McGregor – eram indivíduos cujas visões foram moldadas mais por suas convicções do que por dados substantivos de pesquisas. DALE CARNEGIE (1930): Freqüentemente negligenciado pelos historiadores da administração, apesar de suas idéias e ensinamentos terem produzidos um efeito enorme na prática gerencial. Seu livro “Como fazer amigos e influenciar pessoas” foi lido por milhões de pessoas entre os anos de 1930 a 1950. além disso, durante esse mesmo período, dezenas de milhares de gerentes e aspirantes a gerentes assistiram às suas palestras e seminários sobre administração. Qual era o tema do livro e das conferências de Carnegie? Basicamente ele dizia que o caminho para o sucesso passava pela conquista da cooperação dos outros. Carnegie aconselhava que o caminho para o sucesso residia em: (1) fazerem os outros se sentirem importantes mediante sua apreciação sincera de seus esforços; (2) provocar uma boa primeira impressão; (3) conquistar as outras pessoas para o nosso modo de pensar deixando que elas falem, solidarizando-se com elas e “nunca dizendo a uma pessoa que ela está errada” e (4) mudar as pessoas elogiando seus bons traços de caráter e dar ao infrator a oportunidade de salvar as aparências. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 23 ABRAHAM MASLOW (1943):Em 1943, Abraham Maslow, um psicólogo humanista, classificou hierarquicamente cinco categorias de necessidades ( Pirâmide de Maslow ): filosóficas, de segurança, sociais, de estima e de auto-realização. Em termos de motivação, Maslow afirmou que cada passo na hierarquia deve ser satisfeito antes que o seguinte possa ser dado e que, uma vez substancialmente satisfeita uma necessidade, ela não motiva mais o comportamento., além disso, Maslow acreditava que a auto-realização – ou seja, a pessoa realizar seu potencial pleno – era o ápice da existência do ser humano. Com base na teoria de Maslow, milhões de gerentes alteraram as políticas e as práticas de suas organizações para reduzir as barreiras que atrapalhavam a capacidade de auto-realização dos funcionários. Uma pesquisa entre professores de administração no início dos anos 70 descobriu que o texto de 1943 de Maslow sobre a hierarquia das necessidades era citado como o segundo mais influente entre todos os artigos de administração. A hierarquia das necessidades ainda é justificadamente, a melhor teoria conhecida sobre motivação geral. Mesmo hoje, nenhum autor nas áreas de administração, comportamento organizacional, psicologia ou marketing tende a omitir uma discussão sobre a hierarquia das necessidades de Maslow. PIRAMIDE DAS NECESSIDADES DE MASLOW TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 24 DOUGLAS McGREGOR: Mcgregor é mais conhecido por um livro no qual formulou dois conjuntos de premissas – a teoria X ( Taylor ) e a teoria Y ( Elton Mayo ) – sobre a natureza humana. A teoria X apresenta uma visão essencialmente negativa do individuo. Ele supõe que as pessoas tem pouca ambição, detestam trabalho, desejam evitar a responsabilidade e precisam ser conduzidas de perto para que efetivamente trabalhem. Por outro lado, a teoria Y oferece uma visão positiva. Ela supõe que as pessoas podem exercer autocomando, aceitam a responsabilidade e consideram o trabalho como algo tão natural quanto o repouso ou o lazer. Ele acreditava que as premissas da teoria Y captavam melhor a verdadeira natureza dos trabalhadores e deveriam orientar a prática da administração. TEORIA “ X” TEORIA “ Y “ 1. funcionários indolentes ( não gostam de Trabalhar ), 2. Não possuem ambição, 3. São resistentes à mudanças, 4. São Egocêntricos, 5. Evitam responsabilidades. 1. Não há prazer, nem desprazer em trabalhar, 2. Aceitam e acatam responsabilidades, 3. Precisam ser conduzidos e coordenados de perto, 4. Possuem potencial para desenvolvimento. Um caso que se conta sobre Mcgregor ilustra muito bem a essência da abordagem das relações humanas. Ele lecionou durante mais de 10 anos no Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT). Depois tornou-se presidente do Antioch College. Após seis anos em Antioch, decidiu voltar ao seu Magistério no MIT. Em seu discurso de despedida Antioch, Mcgregor parecia reconhecer que sua filosofia havia fracassado em dar conta das realidades da vida organizacional.“Acreditei, por exemplo, que um líder podia atuar com sucesso como uma espécie de conselheiro de sua organização. Achei que eu podia evitar ser um chefe. Inconscientemente, imagino, eu esperava eximir-me da necessidade desagradável de tomar decisões difíceis, de assumir responsabilidades por único curso de ação entre muitas alternativas incertas, de cometer erros e arcar com as conseqüências. Achei que talvez eu pudesse operar de forma que todos gostassem de mim – que as boas relações humanas eliminariam toda a discórdia e desacordo. Eu não poderia estar enganado. Foram necessários dois anos, mas comecei a perceber finalmente que um líder não pode evitar o exercício da autoridade, tal como também não pode evitar a responsabilidade pelo que acontece à sua organização. A ironia do caso Mcgregor foi que ele voltou para o MIT e começou a pregar novamente sua doutrina humanista. E continuou a fazer isto até sua morte. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 25 3.2.3. Abordagem Contingencial: A administração como a própria vida, não se baseiam em princípios simplistas. As seguradoras sabem que nem todas as pessoas têm a mesma probabilidade de se envolver em acidentes. Fatores como idade, sexo, antecedentes de direção e quilometragem anual são contingências que influenciam os índices de acidentes automobilísticos. A abordagem contingencial procurou aplicar esta mesma lógica à administração das organizações, reconhecendo que as práticas gerenciais precisam ser modificadas para dar conta dos fatores situacionais. Pessoas como Taylor , Fayol e Weber apresentaram princípios universais de administração, mas não conseguiram refletir a complexidade total envolvida na administração de organizações e pessoas. Um conjunto crescente de pesquisas tem demonstrado que, certas situações, esses princípios universais não levam aos resultados mais eficazes. Ao contrário das idéias de Taylor, os gerentes nem sempre estão mais bem qualificados do que os funcionários para realizar o trabalho de planejare controlar. O axioma de Fayol de que a divisão do trabalho aumenta a produção do funcionário não é universalmente aplicável. E os gerentes estão rejeitando cada vez mais a convicção de Weber de que a burocracia é o desenho mais eficiente para as grandes organizações. Às vezes os gerentes devem fazer o planejamento e o controle. Outras vezes, a divisão do trabalho é a melhor maneira de aumentar a produtividade. E às vezes a burocracia é o melhor desenho de organização. Mas às vezes não é sempre. Uma vez que as organizações são diversificadas – por tamanho, tipo de pessoas empregadas, tarefas em execução e assim por diante – seria surpreendente encontrar princípios que se aplicassem a todas as situações. Contudo, é claro que uma coisa é dizer “tudo depende” e outra é dizer do que tudo depende. Os adeptos da abordagem contingencial – entre os quais se incluem quase todos os estudiosos da administração de hoje – estão trabalhando para identificar essas variáveis desse “do que”. Uma parte mais conhecida dessas variáveis inclui o tamanho da organização e as diferenças individuais entre os funcionários, como níveis de habilidade, tolerância à ambigüidade, necessidade de crescimento ou desejo de autonomia. Chega-se à conclusão de que as organizações são afetadas por quatro fatores principais: ORGANIZAÇÃO Tecnologia Ambiente Comportamento Organizacional Estrutura Organizacional TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 26 3.2.4. PESQUISA DE BURNS E STALKER: Dois sociólogos industriais nos anos 60, pesquisaram vinte indústrias inglesas para verificar a relação existente entre as práticas administrativas e o ambiente externo dessas indústrias. Classificaram as indústrias pesquisadas em dois tipos: organizações “mecanísticas” e “orgânicas”. MECANISTA ORGÂNICA - COORDENAÇÃO CENTRALIZADA - PADRÃO RIGIDO DE INTERAÇÃO - CARGOS BEM DEFINIDOS ESTRUTURAS FLEXÍVEIS COM POUCA - LIMITADA CAPACIDADE DE DIVISÃO DE TRABALHO PROCESSO DE INFORMAÇÕES - INTENSA INTERAÇÃO ENTRE CARGOS - ADEQUADO PARA EFICIÊNCIA DEFINIDOS E MUTAVEIS DA PRODUÇÃO - ADEQUADO PARA CRIATIVIDADE - MAIOR CONFIANÇA NAS INFORMAÇÕES Pelas práticas administrativas demonstradas acima, verificam-se claramente as diferenças existentes no modo de administrar. A organização mecanista é uma forma totalmente “engessada”, centralizando-se a coordenação e as tomadas de decisões; possui padrão extremamente rígido de interação entre os departamentos com cargos bem definidos, limitando a capacidade operacional prejudicando a produtividade. Já as organizações orgânicas, possuem toda uma visão voltada para o compartilhamento das informações, buscando o operacionalização flexível de toda estrutura. Buscam ainda, interação e incentivam a criatividade. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 27 VARIAVEIS QUE INFLUENCIAM AS ORGANIZAÇÕES Ambiente é tudo aquilo que envolve externamente uma organização. É o contexto dentro do qual uma organização está inserida. Como a organização é um sistema aberto, ela mantém transações e intercâmbio com seu ambiente. Isto faz com que tudo o que ocorre externamente no ambiente passe a influenciar internamente o que ocorre na organização. Como o ambiente é vasto, complexo, envolvendo o “tudo o mais” ao redor da organização, ele pode ser analisado em dois segmentos: o ambiente geral e o ambiente de tarefa. a) Ambiente geral: é o macroambiente, ou seja, o ambiente genérico e comum a todas as organizações. Tudo o que acontece no ambiente geral afeta direta ou indiretamente todas as organizações. O ambiente geral é constituído de um conjunto de condições semelhantes para todas as organizações. b) Ambiente de tarefa: é o ambiente mais próximo e imediato de cada organização. É o segmento do ambiente geral do qual uma determinada organização extrai as suas entradas e deposita as suas saídas. É o ambiente de operações de cada organização. CONCORRENTES TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 28 4.1. Globalização: Há 30 anos, as fronteiras nacionais podiam isolar as empresas de pressões competitivas estrangeiras, fato que não ocorre nos dias de hoje. Elas perderam quase totalmente o sentido de definição dos limites de operação de uma organização. Significa fazer negócios além das fronteiras nacionais, um aumento generalizado da competição e esforços para a redução de custos. Formaram-se blocos comerciais para facilitar a livre negociação: MERCOSUL: Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai NAFTA: Estados Unidos, Canadá e México UE(União Européia): 15 países da Europa Ocidental APEC (Coop. Econômica Ásia-Pacífico ): 18 países da orla do Pacífico Os avanços na tecnologia da comunicação e as reduções às barreiras comerciais entre as nações contribuíram para a criação de uma aldeia verdadeiramente global. Com que rapidez os tempos mudaram. EMPRESAS GLOBAIS – MULTINACIONAIS – TRANSNACIONAIS: são empresas que estão distribuídas pelo planeta. Elas têm esse nome porque estão instaladas em muitos países, embora tenha uma sede central, denominada matriz. Na matriz, no país sede, ficam os laboratórios de pesquisa e projetos. Ex.: Citizen, Ford, Texaco, Olivetti, IBM, Nestlé, Honda, Volvo, Philips, Semp Toshiba, Parmalat, etc. OUTRO EXEMPLO DE PRODUÇÃO GLOBALIZADA PRODUTO: VEÍCULO FORD ESCORT Eixos: Japão amortecedores: Espanha embreagem: França Engrenagem da direção: Reino Unido Embuchamento das válvulas: Alemanha Sustentação das portas: México freios traseiros: Brasil Parte elétrica: Taiwan cabeça de cilindro do motor: Itália Além da atuação das empresas multinacionais, outra característica do processo de globalização é o uso de tecnologias avançadas baseadas principalmente na microeletrônica ( tecnologia dos pequenos circuitos ), informática e telemática fusão da telecomunicação com a informática ). Essas inovações tecnológicas têm sido utilizadas no setor produtivo industrial, agrícola, financeiro e de serviços aumentando consideravelmente a capacidade produtiva do mundo. Além disso, elas possibilitaram o desenvolvimento de uma rede de comunicação rápida e eficiente abrangendo todo o planeta. Capítulo 04 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 29 Em segundos, notícias dão volta ao mundo, capitais entram e saem de um país por transferências eletrônicas, novos produtos são fabricados ao mesmo tempo em muitos países. Concluindo, a sociedade global pode ser associada aos seguintes fatos: A integração econômica entre os países, comandada pelas grandes empresas globais Os avanços tecnológicos baseados na eletrônica, informática, telemática O desenvolvimento de uma rede de comunicação abrangendo todo o planeta A padronização cultural. As mudanças ocorridas na economia, estão obrigando as organizações a se tornarem mais flexíveis, suscetíveis a seus ambientes, com custos competitivos e uma qualidade invejável. A revolução industrial destruiu as carreiras de centenas de milhares de artesãos qualificados. Mas criou um novo grupo – os trabalhadores industriais. # 1900: esse grupo representava aproximadamente 20% da mão-de-obra; # 1950: os trabalhadores industriais haviam se tornado o maior grupo isolado em qualquer país desenvolvido; # Hoje: os trabalhadores industriais correspondem a menos de 20% da mão-de- obra semelhantes a proporção do ano de 1900. A partir da Segunda Guerra Mundial, ocorreu um desvio do trabalhador industrial para os cargos no setor de serviços. O aumento do número de empregados nos últimos 25 anos ocorreu no setor de serviços que exigembaixa qualificação (restaurante, fast-food, balconistas) e no setor de conhecimento ( enfermeiros credenciados, professores, advogados, engenheiros, tecnólogos). Até o ano de 2005 prevê-se que os trabalhadores de conhecimento poderão constituir um terço ou mais da mão-de-obra. As organizações estão eliminando os cargos, ou seja, contratando trabalhadores não permanentes – temporários, em tempo parcial, free lancers, consultores e contratados por empreitada. O processo de extinção dos cargos ainda levará um tempo até se articular completamente. Muitas profissões foram extintas e muitas profissões surgiram pra atender às necessidades de consumo dessa nova cultura. Isso quer dizer que precisamos estar sempre bem informado e atualizados, caso contrário não conseguiremos acompanhar o ritmo dos acontecimentos. 4.1.1. O NOVO PERFIL DO EMPREGO: O mercado de trabalho substituiu ao longo da Revolução Industrial, as fazendas pelas fábricas. Agora na Revolução da Informação, está se deslocando rapidamente do setor industrial para a economia de serviços. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 30 Gradativamente, a indústria oferece menos emprego, embora esteja produzindo cada vez mais graças à modernização, tecnologia, melhoria de processos e aumento da produtividade e, cada vez mais, o setor de serviços oferece mais empregos. A modernização das fábricas vai na direção de produtos melhores e mais baratos, ampliando o mercado interno de consumo e ocupando uma fatia maior no mercado externo ou global. A modernização industrial provoca uma migração de emprego e não a extinção destes. 4.1.2. DELEGANDO PODER: A maioria das organizações criadas antes do início dos anos 80, foram projetadas em torno da noção de que deveria haver uma divisão clara do trabalho e da responsabilidade entre administração e trabalhadores. Aos gerentes cabiam o planejamento e o raciocínio, e aos trabalhadores cabia apenas fazer o que lhes era determinado. A maioria das organizações está redesenhando o trabalho e os cargos de modo a deixar aos trabalhadores grande parte das decisões de trabalho anteriormente tomadas exclusivamente pelos gerentes. Essa transferência de autoridade e responsabilidade relativas ao cargo, dos gerentes para os trabalhadores, é chamada de delegação de poder. ( empowerment ). O que explica esse movimento de delegar poder aos funcionários? Existem pelo menos 3 fatores em ação: # a mão-de-obra mudou; hoje ela tem muito maia formação e treinamento do que no começo do século XX. # a competitividade global exige que as organizações sejam capazes de mudar com rapidez. # efeito do desmantelamento das hierarquias organizacionais. 4.1.3. O NOVO FUNCIONÁRIO: Com todas essas mudanças na economia e nas organizações, redefiniram o funcionário? O declínio em massa de empregos fabris manuais, criou uma força de trabalho bimodal, composta de duas classe distintas de empregados – os de alta qualificação e os de baixa qualificação. Trabalhadores de baixa qualificação estão diante de um futuro de permanente salários baixos, mínimas oportunidades de promoção e limitado poder de barganha com os patrões. Em compensação, o grupo de alta qualificação será capaz de converter a demanda por suas habilidades em segurança financeira e oportunidades de carreira. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 31 O novo pacto entre empregadores e empregados transfere da organização para o funcionário a responsabilidade pelo desenvolvimento de sua carreira. O profissional deixa de ter emprego para tornar-se empregável. O ANTIGO EMPREGADO O NOVO EMPREGADO Cargos na fábricas eram de baixa qualificação, mas bem remunerados Cargos de baixa qualificação são mal remunerados Recebe segurança no emprego em troca de lealdade A segurança no emprego é mínima A organização assume responsabilidade pelo desenvolvimento da carreira O funcionário é responsável pelo desenvolvimento da carreira É um realizador individual É um participante de equipe A previsibilidade e a estabilidade minimizam o stress A imprevisibilidade e a instabilidade aumentam o stress 4.1.4. EMPREGABILIDADE: A reflexão sobre empregabilidade não é privilégio dos trabalhadores brasileiros pois foi disseminada no mundo inteiro de forma mais acentuada a partir de 1985, quando a automação foi acelerada. Em conjunto com esse desenvolvimento empresarial, soma-se a necessidade da agilidade de decisão e de elaboração estratégica e conseqüentemente o achatamento da estrutura organizativa. Emprego: significa uma função, cargo, colocação dentro de uma empresa pública ou privada. Empregabilidade: é o conjunto de suas habilidades, conhecimentos e capacitações. É o aprimoramento de seus talentos. O ritmo acelerado dos acontecimentos apressou também o ritmo de vida das pessoas, tendo o trabalho ocupando a maior parte do tempo. Por esse motivo existe a preocupação em buscar meios mais rápidos para adquirir os conhecimentos necessários ao aperfeiçoamento. Controlar o tempo, dedicando parte à atualização, é então uma medida sábia, de quem é prevenido. Nota: um dos caminhos para manter-se informado, aproveitando todos os momentos do dia, é explorar ao máximo tudo o que a visão pode oferecer. O poder da visão é muito grande, mas geralmente é pouco utilizado e, em estado de dormência na maioria das pessoas, deixa-as distraídas e distantes do que acontece ao seu redor. 4.1.4.1. QUEM TEM MAIS CHANCE E SUCESSO PROFISSIONAL: Quem aumenta seu patrimônio profissional Quem acredita em sua própria competência Quem não tem barreiras a mudanças Quem tem coragem de empreender Quem define metas de sucesso TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 32 4.1.4.2. O NOVO PERFIL DO TRABALHADOR: Ter experiência em mais de uma área ( ser polivalente ) Ter boa cultura geral, ter boa relação interpessoal Estar atualizado com relação ao mundo Estar atualizando constantemente suas fontes básicas Ser participativo e curioso, ambicioso e criativo Atualizar-se constantemente com novas linguagens de informática 4.1.4.3. CRIATIVIDADE: É a capacidade de ver o que os outros não vêem e de visualizar o ausente. No mundo do trabalho, ser criativo não é simplesmente imaginar, mas sim ter capacidade de dar utilidade à sua criação. De nada adianta tanta informação se não a utilizarmos na vida prática. Podemos estar informados sobre um assunto, mas para conhece-lo é preciso pensar sobre ele, organizar idéias e tirar conclusões. É esse processo que nos dá segurança para podermos falar a respeito e colocar em ação as idéias sobre um assunto qualquer. A mesma observação fazemos entre olhar e ver. Olhar também não basta, é preciso ver. Criar não é um privilégio de artista e não se trata só de emoções e de imagens. Ser criativo é resolver os problemas do dia a dia, é buscar solução para as dificuldades. Ser criativo também não significa ter que ser um inventor genial ou um cientista maluco. Existem técnicas que auxiliam o desenvolvimento da criatividade: Atenção: nada será observado se estivermos distraídos, Combinar as partes: roupas, idéias, textos, sons, ... Leitura visual: aprender a perceber pessoas, ambientes e mensagens, Jogos de raciocínio: auxiliam a manter a mente sempre aberta, Esportes: auxiliam a interação entre corpo e mente, Música e artes: a inovação e a percepção são aguçadas. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 33 5.1 PLANEJAMENTO 5.1.1. TOMADA DE DECISÕES: A administração é a prática de configurar consciente e continuamente as organizações. E a arte de tomar decisões é fundamental nessaprática. Tomar decisões é identificar e selecionar um curso de ação para lidar com um problema específico ou extrair vantagens em uma oportunidade. Em suma, é uma parte importante do trabalho de administrar. A tomada de decisão é o processo de escolher um curso de ação entre várias alternativas para se defrontar com um problema ou oportunidade. Muitos autores fazem distinção entre tomar decisões e resolver problemas. É que resolver problemas pode requerer mais de uma decisão a tomar. E a tomada de decisões sempre lida com problemas. Problema é tudo aquilo que está fora do estabelecido e que bloqueia o alcance dos resultados esperados. Um problema surge quando um estado atual de assuntos difere do estado desejado ou quando ocorre algum desvio entre o que percebemos e as nossas expectativas. Em nossas vidas, a todo momento, estamos tomando decisões. A cada dia, desde a hora em que o despertador toca pela manhã até a hora de dormir novamente, a nossa vida cotidiana é uma interminável seqüência de decisões, muitas delas tomadas desapercebidamente e nem sequer conscientes. Ao dirigir o automóvel, por exemplo, as decisões se sucedem: dirigir mais rapidamente ou devagar, avançar o sinal amarelo ou parar o carro, usar a faixa da direita ou continuar à esquerda, etc. Na verdade, estamos sempre tomando decisões a respeito de qual roupa vestir, qual prato escolher, qual bebida tomar, que tipo de cumprimento dirigir ao chefe , o que fazer de manhã, à tarde, à noite, etc. A decisão com cursos alternativos de comportamento, ou seja, quando podemos fazer algo de duas ou mais formas diferentes. Essa encruzilhada de alternativas, conduz à decisão. Assim, a decisão é a escolha frente a várias alternativas de ação. Decisão, envolve sempre opção de escolha. 5.1.2. RACIONALIDADE: Decidir implica quase sempre uma certa racionalidade pessoal do tomador da decisão. Racionalidade significa a capacidade de selecionar os meios necessários para atingir os objetivos que se pretende; representa a adequação dos meios aos fins desejados. A pessoa que toma decisões é racional, ou seja, faz escolhas consistentes, maximizando o valor dentro das limitações específicas. O processo decisorial é complexo e desenvolve-se ao longo de seis etapas: Capítulo 05 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 34 Definição do problema: discrepância entre uma situação existente e uma situação desejada Identificar critérios de decisão: determinar o que é relevante à tomada de decisões. Processos de interesses, os valores e as preferências pessoais do tomador de decisão Critérios previamente identificados: conferir prioridade correta na decisão Gerar alternativas possíveis: aquelas que podem ter sucesso na solução do problema, isto é, lista-las Classificar cada alternativa segundo cada critério: comparação entre as vantagens e desvantagens de cada uma delas Calcular a decisão ótima: multiplicar a eficácia esperada de cada escolha pelo peso de cada critério e pela pontuação de cada critério para cada alternativa. O mais alto valor será a escolha ótima. 5.1.3. AMBIENTES DE DECISÃO: Ao tomar decisões, o administrador deve ponderar e pesar todas as alternativas, muitas das quais envolvem situações futuras sendo difíceis de predizer, como o comportamento dos consumidores, a reação dos concorrentes, as taxas de juros para os próximos anos, a confiabilidade em um novo fornecedor. O processo decisorial nas organizações acontece geralmente dentro de três diferentes condições ou ambientes: certeza, risco e incerteza. 5.1.3.1. Ambiente de Certeza: Acontece quando as informações são suficientes para calcular os resultados e cada alternativa de curso de ação. O administrador tem conhecimento dos objetivos e tem informação bastante confiável sobre os resultados das várias opções de cursos de ação para a resolução do problema. É a decisão mais fácil de ser tomada, pois cada alternativa pode ser associada com os resultados que pode produzir. 5.1.3.2. Ambiente de Risco: O risco acontece quando não se tem condições de previsão dos resultados das alternativas com certeza, mas apenas com uma certa probabilidade. O tomador de decisão tem informação suficiente sobre os diferentes estados da natureza, mas a qualidade dessa informação e a sua interpretação pelos outros administradores, podem variar amplamente e cada um pode atribuir diferentes probabilidades conforme seus conhecimentos. 5.1.3.3. Ambiente de Incerteza: Sob condições adversas e incertas, conhece-se muito pouco a respeito das alternativas e de seus resultados. A incerteza existe quando o tomador de decisão tem pouco ou nenhuma informação para utilizar como base para atribuir probabilidades a cada estado da natureza ou a cada evento futuro. Em caso de extrema incerteza, não é possível estimar o grau de probabilidade de que o evento venha a ocorrer. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 35 No nível organizacional, a situação se complica, pois todos os administradores estão tomando decisões nos vários níveis organizacionais e incentivando as pessoas a faze-lo também, com relação às tarefas a realizar e às metas a alcançar. A organização é um sistema complexo de tomada de decisões dos vários membros envolvidos. Na realidade, a organização, é um sistema de decisões em que cada pessoa participa consciente e racionalmente, escolhendo e decidindo entre possibilidades mais ou menos racionais que se lhes apresentam, de acordo com sua personalidade, motivações e atitudes. Os processos de percepção das situações e o raciocínio são básicos para a explicação do comportamento humano nas organizações: o que uma pessoa aprecia e deseja, influencia aquilo que ela vê e interpreta. 5.1.4. TIPOS DE DECISÃO DO ADMINISTRADOR: Diferentes problemas exigem diferentes tipos de decisão. Assuntos rotineiros e cotidianos de menor importância como entregas a clientes, devolução de mercadorias ou pagamentos de contas, são definidos através de um conjunto de procedimentos previamente estabelecidos: as chamadas decisões programadas. As decisões mais importantes, como a localização de uma nova fábrica, as características de um novo produto, uma estratégia organizacional diferente, requerem uma decisão não programada, ou seja, uma solução de problemas. Dentro das três condições ou ambientes, existem dois tipos básicos de decisão administrativa que são respectivamente aplicados para problemas rotineiros e não rotineiros: as decisões programadas e as não programadas. 5.1.4.1. DECISÕES PROGRAMADAS: São decisões rotineiras utilizadas para resolver problemas cotidianos e repetitivos que ocorrem regularmente e que podem receber respostas padronizadas. As respostas envolvem soluções oferecidas pela experiência passada e que excluem ou limitam alternativas. 5.1.4.2. DECISÕES NÃO-PROGRAMADAS: São as decisões baseadas em julgamentos, novas e não-repetitivas, tomadas para solucionar problemas não-rotineiros ou excepcionais. Certas situações de crise ou de emergência requerem decisões não programadas. DECISÕES PROGRAMADAS DECISÕES NÃO PROGRAMADAS Baseadas em dados adequados Baseadas em dados inadequados Baseadas em dados repetitivos Baseadas em dados únicos e novos Tomadas em condições estáticas e imutáveis Tomadas em condições dinâmicas e mutáveis Sob condições de previsibilidade Sob condições de imprevisibilidade Baseadas na certeza Baseadas na incerteza Podem ser computacionais Devem ser tomadas sob julgamento pessoal ( verificar quadro 9.2 da pág. 297 e, quadro 9.3 da pág. 298 do livro texto: “Administração nos Novos Tempos” de Idalberto Chiavenato. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 36 5.1.5. AS DECISÕES NAS ORGANIZAÇÕES: A teoria clássica da administração sustentavaque as organizações, ao buscar alcançar racionalmente os seus objetivos, procuravam infindavelmente um comportamento racional ótimo, ou seja, o melhor padrão possível de organização, só se detendo quando o conseguiam. Contudo, hoje se verifica que as organizações não dispõem de tempo e recursos para isso. Elas procuram uma solução satisfatória e não uma solução ótima: o comportamento de busca cessará quando a realização da organização encontrar um padrão considerado aceitável ou razoavelmente bom. Quando a realização da organização cair abaixo desse nível, nova busca de soluções será tentada. Assim,o processo decisorial nas organizações se caracteriza pelos seguintes aspectos: O tomador de decisões evita a incerteza e segue as regras padronizadas para as decisões. Quando o ambiente muda subitamente e novas estatísticas afloram ao processo decisorial, a organização é relativamente lenta no ajustamento. Ela tenta utilizar seu modelo atual para lidar com as condições modificadas. Contudo, algumas organizações dispõem de órgãos especializados que desenvolvem intencionalmente atividades de descoberta e inovação, mesmo quando a organização funciona bem. Assim, o planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer antes que a ação seja necessária. É basicamente um sistema aberto e dinâmico de decisões; o nível institucional se encarrega das decisões baseadas em compromisso e em inspiração, preferencialmente; o nível intermediário cuida das decisões baseadas em compromisso e em julgamento; enquanto o nível operacional pode adotar diferentes tipos de decisão, quase sempre programadas, conforme as atividades ou situações envolvidas. 5.1.6. ESTILOS DE DECISÃO: O modelo dos estilos de decisão identifica quatro diferentes abordagens na tomada de decisão. Seu fundamento básico é o reconhecimento de que as pessoas diferem segundo duas dimensões. A primeira, é o seu modo de pensar. Algumas são lógicas e racionais, em compensação, algumas são intuitivas e criativas. A outra dimensão diz respeito à tolerância à ambigüidade de cada pessoa. Algumas sentem uma grande necessidade de estruturar as informações, de modo a minimizar a ambigüidade, ao passo que outras conseguem processar muitos pensamentos ao mesmo tempo. Quando essas duas dimensões são colocadas num diagrama definem quatro estilos de tomada de decisão: I-DIRETIVO: têm baixa tolerância à ambigüidade e buscam racionalidade. São eficientes e lógicas é caracterizado por pessoas que tomam decisões rápidas e a curto prazo. II-ANALITICO: têm uma tolerância muito maior à ambigüidade, buscando muito mais informações e alternativas. São caracterizados pela cautela e cuidado às vezes em excesso. III-CONCEITUAL: possui uma visão muito ampla, seu enfoque é de longo alcance, encontram sempre soluções criativas para os conflitos. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 37 IV-COMPORTAMENTAL: trabalham em grupo, evitam o conflito, preocupam-se com realizações de seus pares e subordinados. Recorrem à reuniões para tomada de decisões. 5.2. SISTEMAS DE PLANEJAMENTO: O planejamento é a mais fundamental de todas as funções administrativas, pois envolve a seleção de cursos alternativos de ação para a empresa como um todo, e para cada departamento e pessoa que à integra. O planejamento envolve a seleção de objetivos, com base em certas condições e a determinação dos meios necessários para se estabelecer um curso de ação que nos conduza aos objetivos levando em consideração, com total abrangência, a natureza do futuro em que as decisões e ações planejadas devem operar. “ Planejar é decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem deve fazer”. Significa portanto, escolher entre as diversas alternativas que devem estar disponíveis, as que melhor satisfaçam todas as condições para se atingir um objetivo. Considerando deste ponto de vista, o planejamento é um comportamento humano bastante difundido; o empresário planeja uma nova empresa, o vice-presidente comercial planeja uma campanha de vendas, o advogado planeja a apresentação do seu caso, o assistente social planeja o auxílio a um desempregado, a dona de casa planeja o seu almoço e o carpinteiro planeja o conserto de uma porta, etc. 5.3. TIPOS DE PLANEJAMENTO: O planejamento é feito através de planos. O administrador deve saber lidar com diferentes tipos de planos. É uma função administrativa que se distribui entre todos os níveis organizacionais. O planejamento conta com três níveis organizacionais: Nível organizacional Tipo de planejamento Conteúdo Tempo Amplitude INSTITUCIONAL ESTRATÉGICO GENERICO E SINTÉTICO LONGO PRAZO Macroorientado Aborda a organização como um todo INTERMEDIARIO TÁTICO MENOS GENÉRICO E MAIS DETALHADO MÉDIO PRAZO Aborda cada unidade organizacional em separado OPERACIONAL OPERACIONAL DETALHADO E ANALITICO CURTO PRAZO Microorientado Aborda cada operação em separado TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 38 5.3.1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: É o processo de se estabelecer objetivos e as maneiras de se alcança-los. Está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. Totalmente sujeito às incertezas a respeito dos eventos ambientais. Tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Está orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é a longo prazo. Está voltado para as relações entre a organização e seu ambiente de tarefa; portanto, sujeito à incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza, tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. O planejamento estratégico é orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a consideração dos problemas atuais é dada apenas em função dos obstáculos e barreiras que eles possam provocar para um desejado lugar no futuro. O planejamento estratégico está alicerçado em três parâmetros : a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. 5.3.2. PLANEJAMENTO TÁTICO: Enquanto planejamento estratégico envolve toda a organização, o planejamento tático envolve apenas uma determinada unidade organizacional ou um determinado departamento ou divisão. É uma planejamento a médio prazo, geralmente pelo exercício de um ano. É um composto, uma parte, do planejamento estratégico, pois este, é desdobrado em vários planos táticos. Assim, o planejamento tático é o planejamento a médio prazo que enfatiza as atividades correntes das várias partes ou unidades da organização. O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias partes da organização – como departamentos ou divisões – devem fazer a fim de que a organização obtenha sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício.os planos táticos são desenvolvidos geralmente par as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. 5.3.3. POLITICAS: As políticas constituem planos táticos que funcionam como guias gerais de ação. Elas funcionam como orientações para a tomada de decisão. Geralmente refletem um objetivo e orientam as pessoas em direção a esses objetivos em situações que requeiram algum julgamento as políticas servem para que as pessoas façam escolhas semelhantes ao se defrontarem com situações similares. Elas definem limites ou fronteiras dentro dos quais as pessoas podem tomar suas decisões. Nesse sentido, as políticas reduzem o grau de liberdade para a tomada de decisão das pessoas. As organizações definem uma variedade de políticas, como de recursos humanos, vendas, produção, crédito, etc. cada uma dessas políticas geralmente é desdobrada em políticasmais detalhadas. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 39 As políticas de recursos humanos são divididas em políticas de seleção, remuneração, benefícios, treinamento, segurança, saúde, etc. As políticas de vendas, são divididas em políticas de atendimento ao cliente, pós-vendas, assistência técnica, garantia, etc. 5.4. PLANEJAMENTO OPERACIONAL: Está focalizado para a execução a curto prazo e cobre cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com “o que e como fazer” as atividades cotidianas da organização. É constituído de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas e funções dentro da organização. Apesar de serem heterogêneos e diversificado, os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos: 1) procedimentos: são planos operacionais relacionados com métodos, 2) orçamentos: são os planos operacionais relacionados com dinheiro, 3) programas: (ou programações), são os planos operacionais relacionados com tempo, 4) regulamentos: são os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas. 5.4.1. PROCEDIMENTOS: São uma seqüência de etapas ou passos que devem ser rigorosamente seguidos para execução de um plano. Constituem séries de fases detalhadas indicando como cumprir uma tarefa ou alcançar uma meta previamente estabelecida. Os procedimentos constituem guias para a ação e são mais específicos do que as políticas.em conjunto com outras formas de planejamento, os procedimentos procuram ajudar a dirigir todas as atividades da organização para objetivos comuns, a impor consistência ao longo da organização e a fazer economias eliminando custos de verificações recorrentes e delegando autoridade às pessoas para tomar decisões dentro de limites impostos pela administração. São geralmente transformados em rotinas e expressos na forma de fluxogramas. 5.4.2. FLUXOGRAMA VERTICAL: Retrata a seqüência de uma rotina por meio de linhas (que traduzem as diversas tarefas ou atividades necessárias para a execução da rotina), e de colunas (que representam, respectivamente, os símbolos das tarefas ou operações, os funcionários envolvidos na rotina, o espaço percorrido para a execução e o tempo despendido). É também chamado de gráfico de análise do processo. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 40 EXEMPLO DE UM FLUXOGRAMA VERTICAL DE EXECUÇÃO DE UMA CARTA DIRETOR GERAL SECRE TARIA DIGI TADOR OFFICE BOY CARTA ENTREGUE EM MÃOS AO DESTINATÁRIO Ditar a carta Dar a redação final Digitar e imprimir em duas vias Revisar a carta Ler e assinar a carta Aguardar para ser levada ao destinatário Transportar a 1ª via até o destinatário Protocolar a 2ª via Arquivar a 2ª via RESUMO DO TRABALHO EXECUTADO: SIMBOLOS FASES OU TAREFAS QUANTIDADES OPERAÇÃO 4 TRANSPORTE 1 INSPEÇÃO 1 ESPERA 1 ARQUIVAMENTO 1 TOTAL 8 Há casos em que as etapas de um fluxo precisam ser descritas mais detalhadamente e complementadas com outras informações, tendo em vista possíveis alterações ou correções. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 41 Muitas vezes, a simples visualização de um fluxograma indicará a operação que está fora de ordem ou a que está provocando demora no processo. Outras vezes é preciso visualizar elementos de controle, como por exemplo, o tempo previsto para a realização de determinada tarefa e comparar esse tempo com o que realmente foi necessário para a execução. 5.4.3. ORÇAMENTOS: São planos operacionais relacionados com dinheiro dentro de um determinado período de tempo. Recebem também o nome de “ budgets”. São gráficos de dupla entrada.: nas linhas estão os itens orçamentários e nas colunas, os períodos de tempo, em dias, semanas, meses ou anos. No nível operacional, os orçamentos têm geralmente a extensão de um ano, correspondendo ao exercício fiscal da organização. Podem também se referir a um determinado e específico serviço ou atividade. Quando os valores financeiros e os períodos de tempo se tornam maiores, ocorre o planejamento financeiro, definido e elaborado no nível intermediário da organização. Suas dimensões e seus efeitos são mais amplos do que os orçamentos, cuja dimensão é meramente local e cuja temporalidade é limitada. Exemplo de orçamento de despesas de um departamento ITENS DE DESPESAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO 1. Salários Indiretos 2. Horas Extras 3. 13º Salário 4. Gratificações 5. Encargos Sociais 890 20 75 75 455 890 20 75 75 455 890 20 75 75 455 890 20 75 75 455 960 25 80 80 492 960 25 80 80 492 960 25 80 80 492 960 25 80 80 492 6. Subtotal Salários 1.515 1.515 1.515 1.515 1.637 1.637 1.637 1.637 7. Aluguéis 8. Energia Elétrica 9. Material de Escritório 420 80 300 420 80 500 420 80 800 420 80 300 420 80 500 420 80 800 420 80 900 420 80 900 10. Subtotal Despesas 800 1.000 1.300 800 1.000 1.300 1.400 1.400 11. Total Geral 2.315 2.515 2.815 2.315 2.637 2.937 3.037 3.037 5.4.4. FLUXOGRAMA DE BLOCOS: É um fluxograma que se baseia em uma seqüência de blocos, cada um com um significado próprio, encadeados entre si. Apresenta uma simbologia mais rica e não se restringe apenas a linhas e colunas preestabelecidas no gráfico. É muito utilizado pelos analistas de sistemas e programadores de computador para representar graficamente as entradas, operações e processos, saídas, conexões, decisões, arquivamentos, que constituem o fluxo ou seqüência das atividades de um sistema. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 42 EXEMPLO DE FLUXOGRAMA DE BLOCOS Para o Exterior Para o Brasil Prepara pedido de venda Digita o pedido no terminal terminal Separa a mercadoria pedida Embala mercadoria pedida 1 1 Qual o destino? Digita o destinatário Elabora o conhecimento Nota fiscal do cliente Expedição para o cliente Digita o destinatário Elabora a guia de exportação Nota fiscal do cliente Expedição para o cliente FIM INICIO TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 43 5.4.5. PROGRAMAS: Também denominados programações, constituem planos operacionais relacionados com o tempo. Consistem em planos que correlacionam duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas ou realizadas. Os métodos de programação variam amplamente, indo desde programas simples ( em que podem utilizar apenas um calendário para agendar ou programar atividades ), até programas complexos ( que exigem técnicas matemáticas avançadas ou processamento de dados através de computador para analisar e definir variáveis que se comportam de maneira diferentes). 5.4.6. CRONOGRAMAS: É um programa simples ( do grego: chronos, tempo; e gama, gráfico ): trata-se de um gráfico de dupla entrada onde as linhas configuram as atividades ou tarefas a serem executadas e as colunas definem os períodos de tempo, geralmente dias, semanas ou meses. Os traços horizontais significam a duração das atividades ou tarefas, com início e término bem definidos, conforme sua localização nas colunas. O cronograma permite que os traços horizontais que definem a duração das atividades sejam sólidos para o que foi planejados e cortados para o que foi realmente executados.Isso possibilita uma fácil comparação visual entre o planejamento e sua execução. Exemplo de cronograma de criação de um determinado produto: ATIVIDADES JAN FEV MAR ABR MAI JUN JULAGO Projeto do novo produto Definição de componentes Projeto dos componentes Aprovação final Projeto de produção Aquisição do maquinário Instalação das máquinas Admissão de pessoal Treinamento do pessoal Testes dos protótipos Início da produção TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 44 5.5. OS COMPONENTES DO PLANEJAMENTO: 5.5.1. Objetivos ou Metas: Os objetivos, também chamados metas, representam o ponto final do planejamento; o fim em direção ao qual a organização como um todo deve se encaminhar. Num conceito bem simplista, podemos dizer que os objetivos são as coisas que desejamos que aconteçam. 5.5.1.1. Condições: Para atingir os objetivos, existem fatores que influenciam seu caminho, e que determinam ações. Estes fatores são as condições, que significam os elementos que interferem na consecução do plano. Podemos classificar as condições sob três aspectos: quanto à sua duração, flexibilidade e favorabilidade. 5.5.1.2. Duração: Quanto à sus duração, há condições que devem permanecer, ou são existentes durante um determinado tempo, e, aquelas que devem permanecer ou são existentes durante um tempo indeterminado. São exemplos de condições de tempo determinado: a manutenção dos preços de venda abaixo da concorrência durante um determinado espaço de tempo; a utilização do saldo remanescente do estoque; a aquisição de matéria-prima conforma contrato por determinado valor que apesar de acima da média de mercado garante qualidade superior. São exemplos de condições de tempo indeterminado: concorrer com outras marcas no mercado; a falta de materiais ou mão de obra especiais, cuja substituição não tem determinação de prazo, etc. 5.5.1.3. Favorabilidade: Significa escolher objetivos mais favoráveis dentro da sua capacidade de realização. De modo mais amplo. As condições são favoráveis ou desfavoráveis. Dentro do planejamento, o simples fato de toda e empresa estar consciente da necessidade de planejar já é uma condição favorável. Por outro lado, a aceitação pelos órgãos da empresa de desafios com objetivos muito difíceis de serem atingidos já é uma condição desfavorável. 5.5.1.4. Flexibilidade: Podem ser classificada em mutáveis e imutáveis. Podemos mudar conforme e necessidade, exemplo: desconto de pagamentos, alteração na tabela de preço, etc. Não podemos mudar: exigências fisco-legais, etc. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 45 6.1. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Rensis Likert, propõe uma classificação de Sistemas de Administração , definindo quatro diferentes perfis organizacionais. Para maior facilidade de compreensão, os quatro sistemas administrativos serão caracterizados apenas em relação a quatro variáveis: processo decisorial, sistema de comunicação, relacionamento interpessoal e sistema de recompensas e punições. Sistema 1: Autoritário - Coercitivo: Constitui um sistema mais fechado, duro e arbitrário de administrar uma organização. É totalmente coercitivo impondo regras e regulamentos exigindo obediência rígida e cega. O sistema impede a liberdade, nega informação, restringe o indivíduo e faz com que ele trabalhe isoladamente dos demais. Existe forte desconfiança com relação às pessoas e impede-se qualquer contato interpessoal. Utiliza-se punições e castigos como meio de coagir os funcionários a trabalharem – motivação negativa. Sistema 2: Autoritário – Benevolente: Embora sendo também um sistema Autoritário, é menos coercitivo e fechado do que o anterior. Permite alguma delegação das decisões aos níveis mais baixos, desde que estas sejam repetitivas e operacionais e sujeitas à confirmação pela cúpula. Existe ainda uma grande desconfiança das pessoas, porém se permite algum relacionamento entre elas. O sistema utiliza-se das punições, porém já pensa nas recompensas, que são estritamente materiais e salariais, frias e calculistas. Sistema 3: Consultivo: Este sistema já é bem mais aberto que os anteriores. Deixa de ser autocrático e impositivo para dar alguma margem à contribuição das pessoas. Oferece descentralização e delegação nas decisões, permitindo desta forma que as pessoas se envolvam no processo decisório da organização. O sistema acredita nas pessoas, permitindo que elas trabalhem ocasionalmente em grupos ou em equipes. Utiliza mais recompensas, e oferece menor grau de punição. Sistema 4: Participativo: No extremo direito do sistema 1, está o sistema 4, que constitui o mais aberto e democrático de todos. Incentiva a total descentralização e a delegação das decisões aos níveis mais baixos da organização, exigindo apenas um controle dos resultados por parte da cúpula. As decisões passam a ser tomadas diretamente pelos executores das tarefas. O sistema se apóia em total confiança nas pessoas e no empowerment, incentivando a responsabilidade e o trabalho em equipe. Mas o que determina o tipo de administração a ser desenvolvido pelo administrador? Geralmente é a consistência entre meios e fins. Essa consistência depende de conceitos e teorias a respeito da natureza das pessoas, de como elas se comportam na organizações e de como os administradores devem se comportar nesse conjunto. Capítulo 06 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 46 7.1. ORGANIZAÇÃO: A organização (do grego, organon=ferramenta), significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos. Toda organização precisa funcionar como um sistema integrado e coeso, em que as partes se inter-relacionam intimamente para atuar como um totalidade, a fim de alcançar um determinado objetivo com sucesso. Por que temos as organizações? Porque são mais eficientes do que indivíduos agindo independentemente. Esse fato pode ser mais bem entendido pela consideração de dois conceitos: mercado e hierarquia, e pela demonstração de como funcionam como maneiras alternativas de coordenação da atividade econômica. # mercado: meio de alocar recursos com base na negociação de preços. Isso descreveria por exemplo, o processo para contratar alguém para pintar uma casa. # hierarquia: meio de alocar recursos com base em regras e relações de autoridade. As regras criam classificações de cargos, definem remuneração e identificam pessoas autorizadas. # especialização do trabalho: divisão do trabalho, o grau em que as tarefas na organização são subdivididas em trabalhos separados. # margem de controle: quantos subordinados um gerente consegue dirigir com eficácia e eficiência. # centralização: grau em que a decisão é concentrada em um único ponto na organização, via de regra, na cúpula gerencial. # descentralização: quando pessoal de nível inferior fornece subsídios ou é de fato dotado da arbítrio para tomar decisões. # formalização: o grau de padronização dos trabalhos na organização. 7.1.1. TIPOS DE ORGANIZAÇÃO: Uma empresa consiste em definir a estrutura dos diversos órgãos que a compõem, das atividades desenvolvidas nesses órgãos e da rede de relações de autoridade. Esta estrutura determina posições diferentes ocupadas pelos indivíduos no desempenho de suas funções, gerando relações de mando e subordinação, de direitos e deveres. Sinteticamente, pode-se dizer que o quadro de funcionários de uma empresa, do primeiro administrador até os últimos escalões, compõe um conjunto de relações de autoridade e responsabilidade. Capítulo 07 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 47 AUTORIDADE: direito de mandar e se fazer obedecer RESPONSABILIDADE: habilidade de resposta Esta rede de relações de autoridadee responsabilidade denomina-se HIERARQUIA. As relações de autoridade podem ser ainda em dois níveis: a AUTORIDADE VERTICAL, quando exercida diretamente do superior ao subordinado, e a AUTORIDADE HORIZONTAL, quando exercida apenas indiretamente. As estruturas de organização e divisão hierárquica podem ser de diversos tipos que variam de acordo com o ramo de atividade econômica. As estruturas organizacionais são demonstradas através de gráficos que denominam-se organogramas, onde são representados os órgãos da empresa e as relações de autoridade e de responsabilidade existentes entre si. Na sua elaboração, deve-se levar em conta: a natureza das atividades, o produto das atividades, o processo de produção ou comercialização, a região ou zona em que as atividades são desenvolvidas, a classe ou o tipo de clientela da empresa. Nos organogramas representam-se as funções ou órgãos existentes numa empresa através de retângulos com seus nomes. Os retângulos estão unidos entre si por linhas cheias que demonstram as relações de autoridade e responsabilidade e, a hierarquia existente entre os órgãos ou funções. Para as relações de assessoria, costuma-se utilizar linhas pontilhadas para diferencia-las de relações de linha ou autoridade vertical. Estabelecendo os níveis de subordinação, os organogramas limitam o alcance ou a área de influência do controle. Dependendo do ramo, do porte e de outras características, as empresas podem ter uma estrutura na qual predomine a centralização ou uma estrutura mais racional que, utilizando o critério da divisão do trabalho, promova a descentralização. Temos na pagina seguinte, um modelo de organograma que mostra uma estrutura empresarial que tem seus níveis superiores organizados segundo a natureza das atividades. ORGANOGRAMA DE ORGANIZAÇÃO SEGUNDO A NATUREZA DAS ATIVIDADES Administração Geral Dpto. de Compras Dpto. de Produção Dpto. de Pessoal Dpto. de Vendas TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 48 7.1.1.1. A ORGANIZAÇÃO LINEAR: É o tipo mais antigo e o mais simples. Teve suas origens nas organizações militares. Suas principais características são: unidade de comando, unidade de direção, autoridade vertical. A denominação linear deve-se ao fato de que, entre o superior e os subordinados, existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade. É uma organização simples e de conformação piramidal, onde cada chefe recebe e transmite tudo o que se para sua área, uma vez que as linhas de comunicações são rigidamente obedecidas. É tipicamente uma forma de organização encontrada nas empresas de pequeno porte ou nos estágios iniciais de organizações, pois as funções básicas ou primárias geralmente aparecem em primeiro lugar e passam a constituir o fundamento da organização. Como características podemos citar: a) autoridade linear ou única; b)linhas formais de comunicação; c) centralização de decisões e, d) aspecto piramidal. PRESIDENTE DIRETOR GERENTE SUPERVISOR EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 49 7.1.1.2. A ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL: Nesta estrutura a autoridade é exercida de acordo com a divisão da administração, da direção e da chefia por funções. Suas principais características são: pluralidade de comando, pluralidade de direção, autoridade horizontal. Esse tipo de estrutura foi consagrado por Frederick W. Taylor que, preocupado com as dificuldades trazidas pelo excessivo e variado volume de atribuições dadas aos mestres de produção, na estrutura linear de uma siderúrgica americana, optou pela supervisão funcional. O tipo de organização que Taylor encontrou era linear. Cada mestre de produção, dentro da estrutura linear, era o chefe absoluto dos seus operários. O mestre de produção por sua vez reportava-se exclusivamente ao mestre geral, para encaminhar a solicitação de providências várias. Assim, Taylor substituiu a EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR SUPERV. A SUPERV. B SUPERV. C SUPERV. D GERENTE DIRETOR PRESIDENTE TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 50 supervisão linear por uma supervisão funcional: cada operário passou a reportar-se funcionalmente a mais de um mestre. Porém cada mestre supervisionava apenas os serviços de sua especialidade. 7.1.1.3. A ORGANIZAÇÃO DE ASSESSORIA (STAFF) E LINHA: O tipo de organização linha-staff é o resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, buscando-se incrementar as vantagens desses dois tipos de organização e reduzir as suas desvantagens. Nesse tipo entende-se por linha a relação de autoridade direta de um superior que dá ordens, instruções e orientação a seus subordinados. Por assessoria compreende-se todo o trabalho consultivo, de aconselhamento e de provisão de conhecimentos técnicos com o objetivo de auxiliar o administrador. Ao assessor não cabe dar ordens ou instruções diretas aos escalões que são inferiores e sim o aconselhamento e o apoio. Exemplos de departamentos típicos de assessoria: jurídicos, publicidade, pesquisa e relações públicas. Identifica-se a condição de Staff ( assessoria ) através da ligação tracejada (-------------) apresentada no organograma. A relação é apenas de orientação e não de comando. As funções de staff podem existir em qualquer nível de uma organização, desde o nível mais alto até o nível mais baixo da organização. PRESIDENTE DIRETOR ASSESSOR JURÍDICO ASSESSOR PESQUISA GERENTE SECRETÁRIA SUPERV. A SUPERV. B SUPERV. C SUPERV. D EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR EXECUTOR TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 51 7.2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO: O departamento é uma divisão ou órgão da empresa, encarregado de um conjunto específico de tarefas ou atividades. O agrupamento das atividades em departamentos é relevante principalmente para as empresas de grande e médio portes. As que estão em fase de extensão, embora pequenas, necessitam de estrutura adequada ao seu desenvolvimento e devem implantar o sistema departamental como base indiscutível de sua política administrativa. A cada tipo de empresa cabe uma interpretação departamental própria: desde a nomenclatura até a funcionalidade. Citaremos alguns tipos de departamentalização por considera-los de real importância. Mas não são homogêneas à toda empresa.Sendo a departamentalização um meio prático de agrupar atividades, ela pode ser um instrumento ímpar ao administrador que dela se vale para dirigir, planejar ou modificar a organização, adaptando-a às necessidades empresariais. 7.2.1. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES: Também denominada departamentalização funcional, consiste no agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa. Em geral, as funções fundamentais de qualquer empresa consistem em produção, vendas e finanças. A departamentalização por funções é o critério mais utilizado para organizar atividades empresariais. DIRETORIA DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO DEPARTAMENTO DE VENDAS DEPARTAMENTO DE FINANÇAS TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 52 7.2.2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS OU SERVIÇOS: Esse tipo de departamentalização envolve diferenciação e agrupamento de atividades de acordo com o resultado da organização, isto é, de acordo com o produto ou serviço realizado. É um dos tipos mais utilizados: baseia-se nosprodutos ou serviços executados pela organização , que se descentraliza em funções deles. DIRETORIA PRODUTO 1 A1 A2 A3 A4 PRODUTO 2 B1 B2 B3 B4 PRODUTO 3 C1 C2 C3 C4 PRODUTO 4 D1 D2 D3 D4 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 53 7.2.3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO BASEADA EM CLIENTES: Na departamentalização por clientes, a organização se estrutura em unidades ao redor das características de seus clientes ou mercados. A organização se amolda aos diferentes tipos de clientes, usuários ou consumidores. A departamentalização por clientes ou por fregueses reflete o interesse pelo cliente do produto ou serviço oferecido pela organização. Esse tipo de departamentalização divide as unidades organizacionais para que cada uma delas possa servir um diferente cliente; quando diferentes clientes requerem diferentes métodos e características de produtos e, as vezes, diferentes serviços organizacionais, a estrutura centrada no cliente é a mais indicada. DIVISÃO DE VENDAS DEPARTAMENTO FEMININO Seção Perfumaria Seção Lingerie Seção Modas DEPARTAMENTO MASCULINO Seção Roupas Seção Calçados DEPARTAMENTO INFANTIL Seção Roupas Seção Brinquedos TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 54 7.2.4. DEPARTAMENTALIZAÇÃO BASEADA EM ÁREA GEOGRÁFICA: Na departamentalização por localização geográfica , a organização se estrutura em unidades ao redor da localização de seus mercados ou clientes. A organização se amolda à dimensão geográfica do mercado a ser coberto. 7.2.5. DEPARTAMENTALIZAÇÃO BASEADA EM PROCESSOS: Neste tipo de estrutura, a organização se amolda em unidades ao longo da seqüência de execução de seus principais processos. O importante é desenvolver o processo da melhor maneira para obter aumento de eficiência, qualidade e redução de custos. Um processo é a transformação de um conjunto de entradas – como ações, métodos e operações – em saídas que satisfazem às necessidades e expectativas do cliente, na forma de resultados, como produtos, informação ou serviços. DIVISÃO DE OPERAÇÕES REGIÃO CENTROESTE AGÊNCIA BRASILIA AGÊNCIA B. HORIZONTE REGIÃO NORTE/NORDESTE AGÊNCIA MANAUS AGÊNCIA FORTALEZA REGIÃO SUL/SUDESTE AGÊNCIA SÃO PAULO AGÊNCIA PORTO ALEGRE GERENTE DO PROJETO Engenheiro do Projeto Engenheiro de Compras do Projeto Engenheiro do Controle do Projeto Contador do Projeto Chefe de execução do Projeto TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 55 8. DIREÇÃO: 8.1. HABILIDADES INTERPESSOAIS: O trabalhador deve falar e agir em termos de grupo, criando linhas de consulta com todos os envolvidos e até mesmo procurando envolve-los no processo decisório. Deve preocupar-se com a qualidade da comunicação e também de ajudar as pessoas a transpor fachadas sociais de modo a aprender a trabalhar a diversidade. Trabalhar em equipe é mais produtivo porque as pessoas se complementam em seus conhecimentos, habilidades e experiências. Como tudo, o outro lado da estória mostra que operar em equipe exige mais habilidade para lidar e atenuar conflitos, pois no convívio, nos expomos mais, e dessa relação surgem tensões, ciúmes, conflitos, desconfiança, inveja e também afeto e carinho, que apesar de parecer demonstrações positivas, também geram conflitos. A equipe faz emergir o lado humano de todos nós, positivos e negativos. Relacionar-se significa: Saber ouvir; Compreender que todos podem ensinar algo; Dizer não, sem diminuir a outras pessoas; Saber elogiar e reconhecer a competência de alguém; Saber perdoar e não se eleger o dono da verdade; Não ter ressentimento armazenado; Fazer parceiria com o outro, crescer e evoluir juntos; Enxergar as qualidades e não os defeitos dos outros. Alguns erros de relacionamento: Resolver os problemas do outro, subestimando seu potencial e impedindo-lhe a aplicação de sua capacidade; Não ser apenas crítico, pois ninguém vai agüenta-lo (“o espalha grupo”); Não carregar o outro nas costas, para não criar dependência. 8.2. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: As boas habilidades da comunicação são cada vez mais importantes para o sucesso de um profissional. Comunicação envolve a transferência de uma pessoa para a outra. Se não houver nenhuma transmissão de informação ou idéias, a comunicação não aconteceu. Se ninguém ouviu o que foi dito ou lê o que se escreveu, não houve comunicação. Capítulo 08 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 56 EMISSOR== ==RECEPTOR ==RECEPTOR FEEDBACK A comunicação envolve um emissor, que transmite a mensagem, e também um receptor que a compreende. Ela não se limita meramente à fala. Existem memorandos, e-mails, boletins, apresentações visuais, etc. E a comunicação abrange mensagens e símbolos não verbais. Os gestos e as expressões faciais e corporais freqüentemente “dizem” mais que quaisquer palavras. Do mesmo modo, as roupas usadas, os cortes de cabelos, o modo com que o profissional se organiza, os carros que dirige entre outros símbolos. 8.3. BARREIRAS À COMUNICAÇÃO: Dificilmente a comunicação ocorre sem problemas. Quase sempre existem fatores que reduzem a probabilidade de que ocorra comunicação bem-sucedida. São as chamadas barreiras à comunicação. Barreiras são restrições ou limitações que ocorrem dentro ou entre as etapas do processo de comunicação, fazendo com que nem todo sinal emitido pela fonte percorra livremente o processo, de modo a chegar incólume ao seu destino. O sinal pode sofrer perdas, mutilações, distorções, como também ruídos, interferências, vazamento e, ainda, ampliações ou desvios. O boato é um exemplo típico da comunicação distorcida, ampliada e, muitas vezes, desviada. As barreiras fazem com que a mensagem enviada e a mensagem recebida sejam diferentes entre si. O conhecimento desses obstáculos pode ajudar o administrador em suas tentativas de maximizar o sucesso das comunicações. 8.4. SABER ESCUTAR: Quando ouvimos com atenção o que o outro fala, conseguimos a simpatia do outro individuo, e ainda obtemos uma série de informações que ajudam a resolver a diversidade de problemas e de situações que surgem nos âmbitos pessoal e profissional. Dois elementos mais importantes para a comunicação eficaz são a habilidade para ser um ouvinte ativo e a habilidade para dar feedback. Cada uma dessas habilidades está associada a um conjunto de comportamentos específicos. Audição ativa eficaz:é a diferença entre ouvir e escutar: Escutar: é apenas captar vibrações sonoras Ouvir: é compreender aquilo que escutamos. Ouvir requer prestar atenção, interpretar e lembra-se de estímulos sonoros. Existem oito comportamentos associados a uma audição ativa eficaz: Fazer contato visual Fazer acenos afirmativos com a cabeça e expressões faciais apropriadas Evitar ações ou gestos distraídos MENSAGEM TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 57 Fazer perguntas Parafrasear Evitar interromper o orador Não falar demais Sugestões para uma boa comunicação: Utilizar o tom correto Falar pausadamente Demonstrar interessa na conversa Desenvolver boa dicção Explicar palavras que o outro desconheça Criar uma boa imagem Ter inicio, meio e fim do pensamento Ter uma postura correta O corpo também fala: Pela linguagem do corpo, a pessoa diz muitas coisas aos outros. O corpo é antes de tudo, um centro de informações para qualquer observador. Postura: A postura pode trair um pensamento.Caminhar: quando se tem autoconfiança, a postura é ereta, anda-se de maneira descontraída e olha-se para a frente, com os olhos abertos, sem aperta-los ou esconde-los. Conversar: os gestos são naturais e tranqüilos. Sentar-se: cruzar as pernas corretamente, descansando o braço no colo ou no encosto da cadeira / poltrona. Gestos: Os gestos e trejeitos são também modos inconsistentes de conduta, sob a forma de movimentos que acompanham a linguagem. Os gestos positivos estimulam a imaginação e proporcionam um certo descanso, tanto para quem fala, como para quem ouve.O gesto usado numa brincadeira familiar e que pode ser engraçado entre amigos nem sempre é recomendável quando tratar-se de negócio / trabalho. Quem encontra dificuldades em se expressar está diante de um problema. Hoje, comunicar-se bem, transformou-se em diferencial na vida profissional. 8.5. HABILIDADES NA ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS CONFLITO, é a percepção das diferenças incompatíveis que resultam em interferência ou oposição. Podem existir interferências positivas ou negativas no desempenho do grupo. A expressão “ administração de conflitos “ é empregada como sinônimo de resolução de conflitos. Mas as duas coisas são diferentes. O conflito mantém os grupos de trabalho viáveis, autocríticos e criativos. Um grupo totalmente sem conflitos tende a se tornar estático, apático e indiferente às necessidades de mudança e inovação. O ideal é um nível ótimo de conflitos mas sem chegar ao exagero. 55% comunicação do corpo 38% Velocidade e tom da voz 7% Coisas ditas TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 58 Existem três tipos de conflitos: Diferenças de comunicação: desacordos, mal-entendidos e ruídos nos canais da comunicação. Diferenças estruturais: discordâncias sobre metas, responsabilidades, decisões, critérios de desempenho e distribuição de recursos. Diferenças pessoais: fatores como origem, educação, experiência e treinamento podem dificultar o relacionamento. OPÇÕES PARA ADMINISTRAR CONFLITOS: Abstenção: nem todo conflito exige uma ação decisiva. Às vezes, simplesmente afastar- se do conflito ou oculta-lo é a melhor solução. Essa opção é aplicada quando o conflito é trivial ou quando os ânimos estão exaltados. Acomodação: manutenção de relações harmoniosas mediante a colocação das necessidades e interesses alheios acima dos próprios interesses. Essa opção é a mais viável quando a questão em disputa não for tão importante ou quando se pretende obter créditos para questões futuras. Imposição: ou coerção, é quando se tenta satisfazer as próprias necessidades a custa da outra parte. Essa opção funciona bem quando se tem que tomar uma solução rápida sobre questões importantes ou questões impopulares. Acordo: ou conciliação exige que cada parte envolvida num conflito abra mão de alguma coisa de valor. Essa estratégia é ótima quando as partes conflitantes possuem quase o mesmo poder ou quando as pressões do tempo exigem uma solução rápida. Colaboração: é a solução final, em que todos saem ganhando. Todas as partes envolvidas num conflito buscam satisfazer seus interesses. Essa opção é indicada quando as pressões do tempo são mínimas, quando todos desejam uma solução vantajosa para todos ou quando a questão é muito importante para se adotar uma solução de compromisso. A resolução de problemas consiste em identificar claramente qual é o problema. Muitas pessoas não sabem exatamente contra quem estão lutando e por isso não podem vence-lo. Uma vez identificado o problema, deve-se concentrar as forças e as energias na resolução do mesmo. Existem diversas técnicas para a resolução de problemas, mas a mais simples consiste em criar. Ater-se nas soluções, diversas, quantas forem possíveis ser listadas. As organizações estão sofrendo alterações constantes. Seu ambiente é instável e a inovação e a criatividade são suas armas para o combate. É um processo de extinção, onde permanecerão os mais criativos, os mais capazes, os mais fortes para enfrentar as “ alterações climáticas “ e aqueles que tiverem a melhor equipe para lutar. As organizações concentram esforços para admitir profissionais que tenham competência técnica e demitem os mesmo por problemas de relacionamento. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 59 8.6. ADMINISTRANDO AS MUDANÇAS Justificativas para evitar a mudança: Nunca fizemos isso antes Ninguém jamais fez isso antes Isso não dá para fazer Não irá funcionar numa empresa pequena Não irá funcionar numa empresa grande Não vai funcionar em nossa empresa Não estamos preparados para isso Para que mudar? Está funcionando bem Fazem 25 anos que estamos fazendo desse jeito Não se ensinam truques novos para macacos velhos INOVAÇÃO: idéia nova aplicada na criação ou aprimoramento de um produto, processo ou serviço. A persuasão ( poder de convencimento ) é essencial no processo de negociação. 8.7. A LIDERANÇA NAS ORGANIZAÇÕES Liderança não é sinônimo de administração. O administrador é responsável pelos recurso organizacionais e por funções como planejar, organizar, dirigir e controlar a ação organizacional para alcançar objetivos. A rigor o administrador deveria também ser um líder, para tratar adequadamente com as pessoas que trabalham com ele. O líder por seu lado, pode atuar em grupos formais e informais e nem sempre é um administrador. A liderança é de uma certa forma, um tipo de poder pessoal. Através da liderança, uma pessoa influencia outras em função dos relacionamentos existentes. A influência é uma transação interpessoal, em que uma pessoa age no sentido de modificar ou provocar o comportamento de uma outra, de maneira intencional. Assim, sempre se encontra um líder – aquele que influencia – e os liderados – aqueles que são influenciados. A influência é um conceito ligado ao conceito de poder e autoridade. O poder em uma organização é aquela capacidade de afetar e controlar as ações e decisões das outras pessoas, mesmo quando elas podem resistir. A autoridade é o poder legítimo, ou seja, o poder que tem uma pessoa em virtude do papel ou posição que exerce em uma estrutura organizacional. É o poder legal e socialmente aceito. Uma pessoa que ocupa uma alta posição em uma organização tem poder pelo fato de sua posição ter o que chamamos de poder de posição. O poder do presidente é maior do que o do gerente, devido à autoridade formalmente atribuída pela sua posição hierárquica, e não devido às suas características pessoais que certamente o levaram ao cargo. A liderança não deve ser confundida com direção nem com gerencia. Um bom administrador deve ser necessariamente um líder. Por outro lado, nem todo líder é um administrador. A liderança é um fenômeno tipicamente social que ocorre exclusivamente em grupos sociais e nas organizações. Podemos definir liderança como uma influência interpessoal exercida numa dada situação e dirigida através do processo de comunicação humana para a consecução de um ou mais objetivos específicos. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 60 As qualidades do líder podem ser hereditárias e adquiridas, natas e inatas, porém, os atributos essenciais da liderança são suscetíveis de educação e desenvolvimento. A influência do líder pode ser de maneira consciente ou inconsciente.O segredo de uma boa liderança requer apenas o uso e a aplicação de verdades que se encontram, sob formas diversas nas ocorrências diárias. 8.7.1. LIDERANÇA AUTOCRÁTICA: Optando pela liderança autocrática, o líder se limita a expedir ordens e instruções, aguardando que sejam cumpridas.O líder centraliza suas preocupações na disciplina como instrumento de obtenção do moral do grupo. Aplica forças externas, de que o subordinado é objeto.Transformam os funcionários em peças de uma rotina sujeitos ao controle alheio em vez de considerá-los como seres humanos que pensam e têm sentimentos. Utiliza a coação como método predominante. Podemos afirmar que o líder autocrático tem no domínio a sua principal força, pois: mantém o subordinado em situação de dependência manipula as pessoas torna-se necessário para os outros exerce apenas a função de comando limita a liberdade de ação dos subordinados segue normas e regras minuciosas exige constante e cega obediência, ao pé da letra A bajulação que recebe dos subordinados e a expressão contínua da admiração lhe são tão necessárias como uma droga na qual estivesse viciado. 8.7.2. LIDERANÇA DEMOCRÁTICA: O líder democrático focaliza a pessoa do subordinado, ajudando-o a desenvolver o máximo de sua capacidade. Dirige e educa seus subordinados. Encara a moral do grupo como instrumento predominante. A moral do grupo é o alicerce sobre o qual repousa a disciplina. A liderança democrática procura libertar a energia humana dos subordinados, orientando-os para a execução dos objetivos que levam à causa comum. Procura obediência consentida e não imposta. Sua autoridade é exercida com e não sobre os subordinados. O líder democrático não procura se tornar necessário, mas amigo. 8.7.3. LIDERANÇA CARISMÁTICA: É o tipo de liderança tido como heróica ou extraordinária devido a determinados comportamentos observados pelos seguidores. O líder articula uma visão atraente, que fornecerá aos seguidores um sentido de continuidade por vincular o presente a um futuro melhor para a organização. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 61 Principais características: autoconfiança: possuem confiança plena no próprio julgamento e habilidade visão: apresentam uma meta idealizada que propões um futuro melhor que o atual habilidade de articulação: eles podem esclarecer e formular sua visão de maneira clara e compreensível, despertando uma força motivadora nos seguidores forte convicção: fortemente comprometidos, dispostos a assumir elevados riscos comportamento fora do habitual: atitudes vistas como modernas agentes de mudanças: propiciam as mudanças sensibilidade ao ambiente: fazem avaliações realistas das imposições ambientais e dos recursos necessários a provocar a mudança. 8.7.4. LIDERANÇA VISIONÁRIA: É a habilidade para criar e articular uma visão do futuro, realista, digna de crédito e atraente, que cresce a partir do presente e o aperfeiçoa. Essa visão, desde que corretamente escolhida e implementada, é tão estimulante que “efetivamente dá um arranque no futuro ao instigar as habilidades, os talentos e os recursos para fazer com que ele aconteça”. Principais qualidades: capacidade para explicar a visão aos demais capaz de expressar a visão não apenas verbalmente, mas também pelo comportamento de líder estender a visão para diferentes contextos de liderança Mesmo num grupo, existe a necessidade de se relacionar com outras pessoas individualmente. Liderança é aprendizado. Liderança é como um investimento; rende juros, respeito, experiência, habilidade com as pessoas, disciplina, visão, ímpeto e senso de oportunidade. Antes de liderar algo ou alguém, é necessário liderar a si próprio. Existem várias formas de conseguir ser um líder, alguém que tenha crédito: autoconhecimento definir uma visão de futuro definir missões que o ajudem a concluir sua visão praticar a franqueza ser justo consigo mesmo mostrar consistência cumprir as promessas feitas manter confidencialidade demonstrar competência Pode-se influenciar pessoas por meio de características pessoais, como a experiência técnica ou carisma pessoal. No mundo tecnológico de hoje, as especializações se tornam uma fonte cada vez mais poderosa de influência. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 62 9.1. ADMINISTRAÇÃO DA QUALIDADE: 9.1.1. AFINAL, O QUE É QUALIDADE? A palavra qualidade tem vários significados, dependendo de como é utilizada. Para um engenheiro, qualidade significa aderência perfeita e conformidade às especificações e padrões de referência do projeto do produto. Zero defeito é o nome atribuído quando essas especificações são plenamente atendidas.para um estatístico, qualidade significa menor desvio padrão possível em relação à média aritmética, mediana ou qualquer medida estatística de posição. Variância zero é o nome atribuído quando isso acontece. Mas, para uma dona de casa, a qualidade tem um significado completamente diferente. Como cliente ou consumidora, a dona de casa não está preocupada com os conceitos do engenheiro ou do estatístico: ela deseja um produto ou serviço que satisfaça suas necessidades pessoais. O engenheiro e o estatístico formulam conceitos de qualidade que podem ser utilizados internamente dentro das organizações para a produção dos produtos ou serviços. Mas de nada adiante a qualidade interna se o cliente ou consumidor não está satisfeito com os produto ou serviço que utiliza. Existem dois tipos de conceito de qualidade: 1) qualidade interna: constitui a maneira pela qual uma organização administra a qualidade dos seus processos, produtos e serviços, 2) qualidade externa:constitui a percepção que o cliente, consumidor ou usuário tem a respeito do produto ou serviço que compra e utiliza. Hoje , a responsabilidade pela qualidade foi totalmente descentralizada e delegada ao nível da execução. Cada funcionário ou operário é responsável pela qualidade do seu trabalho e pela satisfação do seu cliente interno. O cliente interno significa o funcionário ou o operário a quem ele entrega o trabalho que realizou. Assim, em toda organização há uma extensa cadeia de qualidade: cada funcionário tem o seu fornecedor interno e o seu cliente interno. Assim, a cadeia da qualidade agrega valor à organização e aos seus funcionários e se transforma em cadeia de valor que está substituindo a cadeia escalar nas organizações que trocaram a hierarquia verticalizada pela organização horizontalizada. No final da cadeia de valor está o cliente externo que é o último consumidor dos bens e serviços produzidos. Capítulo 09 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 63 9.2. O COMEÇO COM DEMING E JURAN: A introdução dos modernos conceitos de qualidade ocorreu com o americano Walter Edwards Deming, convidado, por volta de 1951 a ensinar os padrões americanos de administração aos industriais japoneses, num país totalmente destruído pela guerra. Deming pregava e os japoneses ouviam atentamente: eliminar defeitos, analisar e encontrar a fonte dos erros, fazer correções e registrar o que ocorre posteriormente. O resultado foi o longo relacionamento, reverenciado na criação do Prêmio Deming de Qualidade, instituído na década de 50 como a mais importante premiação anual atribuída às empresas japonesas que se destacam pela qualidade de seus produtos e serviços. Logo depois, outro americano, Joseph M. Juran, levou aos japoneses as primeiras técnicas para fazer a qualidade ocorrer nas organizações. Foi a fase de instrumentalização da qualidade. Graças a Juran, a qualidade deixou de ser uma preocupação com a produção e tornou-se a prioridade em todos os níveis e áreas da administração das organizações japonesas. Foi o surgimento da administração da qualidade total. Embora sendo americanos, Deming e Juran, somente se tornaram conhecidos em território americano, muitas décadas depois. 9.3. QUALIDADE TOTAL: A qualidade total é uma filosofia de gestão que pressupõe o envolvimento de todos os membros de uma organização em uma constante busca de auto-superação e contínuo aperfeiçoamento – o envolvimentoe participação de todas as pessoas em todos os níveis da organização e a busca da melhoria constante e contínua. O termo qualidade total (QT) é utilizado para descrever o processo de fazer com que os princípios da qualidade constituam parte dos objetivos estratégicos da organização, aplicando-os a todas as operações, juntamente com um melhoramento contínuo, e focalizando as necessidades do cliente, para fazer as coisas certas na primeira vez. Sete características da Qualidade Total: ☺ QT é organizacionalmente ampla e ultrapassa todos os departamentos funcionais ☺ QT focaliza a qualidade dos processos que levam ao produto ou ao serviço ☺ QT é um processo de melhoria contínua ☺ QT requer total apoio da alta administração e envolvimento de todos ☺ QT focaliza o cliente, o usuário, o consumidor ☺ QT repousa sobre a solução de problemas e sobre o empowerment ☺ QT envolve uma abordagem de equipes. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 64 9.3.1. HOUSEKEEPING “5S”: UMA BASE PARA A QT: É uma prática desenvolvida no Japão na década de 50, onde os pais ensinavam, já naquela época, a seus filhos princípios educacionais que o acompanham até a fase adulta. A denominação “5S” é devido as cinco palavras iniciada pela letra “S” quando pronunciadas em japonês: SEIRI ( organização ), separar o necessário do desnecessário SEITON ( arrumação ), colocar as coisas nos seus devidos lugares SEISO ( limpeza ), limpar, manter o ambiente limpo e agradável SEIKETSU ( asseio ), padronizar, simplificar as coisas SHITSUKE ( disciplina ), disciplinar, manter a ordem e os compromissos Os objetivos do 5S são: # melhoria da qualidade # prevenção de acidentes # redução de custos # prevenção de quebras # melhoria do ambiente de trabalho # motivação do funcionário # base para programas de administração participativa ORGANIZAÇÃO ( SEIRI ) ARRUMAÇÃO ( SEITON ) ASSEIO ( SEISKETSU ) LIMPEZA ( SEISO ) DISCIPLINA ( SHITSUKE ) TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 65 9.3.2. JUST IN TIME ( JIT ): Melhorar a qualidade e diminuir o custo parece sempre muito difícil, mas um dos conceitos que vêm firmar ser possível é o JIT. Um dos estudiosos nesse conceito, Dr. Richard D. Schonberger, vem, desde março de 1983, divulgando e assessorando empresários para sua aplicação. Em tradução técnica o conceito de JUST IN TIME, significa “ Só na hora “, ou em outras palavras, o material certo deve estar disponível na hora certa, em local certo para ser utilizado no momento certo. MATERIAL CERTO MOMENTO PRODUÇÃO HORA CERTA DE UTILIZAÇÃO LOCAL CERTO É entendida como uma meta constante de empregados e administradores para acabar com a prática de desperdícios em situações que temos total controle. Nesse conceito, a filosofia básica, é a manutenção de estoques mínimos de segurança mantidos para atender as variações de prazo de entrega ou procura excessiva do produto necessário. Um estoque regulador. Utilizando o JIT, a empresa não mantém estoques elevados, sendo o processo produtivo alimentado diretamente pelos fornecedores parceiros num sincronismo que não permite falhas. O JIT obriga um desenvolvimento conjunto de fornecedores e clientes com intuito de estabelecer relações duradouras e gerar planos de fornecimento único , que viabilizam entregas freqüentes em pequenas quantidades, com a mesma qualidade que se pretende no final do processo. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 66 9.3.3. KANBAN: É uma palavra japonesa que significa “registro visível” ( Kanh= cartão – Banh= controle ). É utilizado como uma autorização para a produção e seu controle se dá por uma tabuleta, um metal ou uma ficha, pois o importante é o conceito e não a sua instrumentalização. Um sistema de controle de fluxo de material ao nível da fábrica e que se estende, am alguns casos, ao controle do material distribuído, com estoque tendendo a “zero”. Esse sistema ajuda na implantação do JIT como uma ferramenta, pois na prática ele vai significar estoque de giro menor e que deve atender o sistema de qualidade para não comprometer o processo produtivo, já que o material defeituoso não possui substituição disponível. Operacionalizar o Kanban requer embalagens industriais padronizadas como pequenos containers que acondicionará materiais iguais em idênticas quantidades, sempre acompanhado de ordem de serviço. À medida que esse pequeno container for se esvaziando, significa que foi completada a ordem, e automaticamente substituída por outro Kanban. 9.3.3.1. Normas de implantação do KANBAN: Não se produz sem a ordem / ficha Cada caixa / container de materiais só acompanhará uma ordem / ficha Somente utilizar materiais com qualidade certa Manter pessoal e equipamentos para atender as ordens Uniformidade no processo produtivo O suprimento deve seguir o conceito JIT 9.3.3.2. Vantagens do sistema KANBAN: Redução do estoque e de seu investimento Qualidade e eliminação de perdas Controle do processo produtivo sem burocracia Comprometimento da mão-de-obra com a qualidade 9.4. ISO 9000: É um conjunto de normas ajustadas internacionalmente que traduz em exatamente o significado atualizado do Sistema de Qualidade e que disciplinam exigências nas áreas de Marketing, Planejamento, Projetos, Administração, Compras, Expedição, Assistência Técnica, etc. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 67 A denominação pode ser diferente em determinados países, mas o conceito de qualidade não difere do conteúdo básico. Com certeza não é uma série que será esquecida pelas empresas do mundo inteiro, pois os grandes clientes já estão solicitando de seus fornecedores seu enquadramento e certificação dentro das normas dessa série pois permite que os clientes avaliem seus fornecedores em qualquer parte do mundo. 9.4.1. EVOLUÇÃO DAS NORMAS SOBRE SISTEMAS DE GARANTIA DE QUALIDADE: Em 23 de fevereiro de 1947 a ISO já vinha trabalhando em comissões para estudos da padronização. Nos anos 50, durante a segunda guerra mundial foi criada a primeira regra nos Estados Unidos chamada de MIL-Q-9858. Nos anos 60, no momento em que a indústria nuclear se desenvolvia, criou-se o 10 CFR 50. Nos anos 70, desenvolveu-se a BS 4891/92 e a BS 5750/79 pelos britânicos visando à exploração do petróleo no Mar do Norte . Em 1985, o Canadá desenvolve a CSA CAN 32-299, enquanto que a Alemanha segue sua própria norma KTA 1401. Em 1987, a série ISO 9000 foi consolidada. Em janeiro de 1992, o comitê já contava com a adesão de 90 países com os mesmos objetivos. Até fevereiro de 1992, 52 países haviam adotado a série de normas ISO 9000. A série ISO 9000 é basicamente composta por quatro normas, conforme quadro a seguir: ISO DESCRIÇÃO / APLICAÇÃO 9000 Define a natureza orientativa para uso das demais normas desta série ( aspectos internos e externos). 9001 9002 Estabelece exigência de qualidade em projetos / desenvolvimentos, produção, instalação e assistência técnica 9003 Define exigência de garantia de qualidade em testes e especificações finais (aspectos externos ). 9004 Estabelece diretrizes para disciplinar a Gestão da Qualidade quanto ao gerenciamento da política, objetivos e responsabilidade ( uso interno ). TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 68 LISTA DOS REQUISITOS DA SÉRIE ISSO 9000 Nº OBJETIVO 9001 9002 9003 4.1 Definir a política e os objetivos da qualidade, a organização e as responsabilidade e autoridade daspessoas que decidem SIM SIM SIM 4.2 Definir estrutura normativa pela qual a empresa efetivamente obtém qualidade SIM SIM SIM 4.3 Definir regras para vender corretamente SIM SIM SIM 4.4 Definir regras para qual as idéias, sejam transformadas em produtos SIM SIM SIM 4.5 Assegurar que os documentos certos estejam com a pessoa certa, na hora certa SIM SIM SIM 4.6 Definir boas regras de compra SIM SIM SIM 4.7 Definir regras para situação especial de recebimento de materiais SIM SIM SIM 4.8 Assegurar a identificação dos produtos e possibilitar a recuperação da história dos produtos e dos processos SIM SIM SIM 4.9 Assegurar que os processos de produção sejam executados sob condições controladas SIM SIM SIM 4.10 Definir regras para inspeção de produtos e ensaios de laboratórios SIM SIM SIM 4.11 Assegurar o conhecimento das incertezas dos equipamentos de medida SIM SIM SIM 4.12 Definir se os produtos podem ou não ser usados SIM SIM SIM 4.13 Controlar os produtos interditados para uso SIM SIM NÃO 4.14 Controlar regras para ações corretivas SIM SIM NÃO 4.15 Definir regras para manuseio e transporte de produtos SIM SIM NÃO 4.16 Definir como comprovar (por escrito) a qualidade SIM SIM NÃO 4.17 Definir as verificações periódicas do funcionamento das diferentes atividades da empresa ( auditoria ) SIM SIM NÃO 4.18 Assegurar a capacitação técnica do pessoal SIM SIM NÃO 4.19 Definir critérios para atividades pós-vendas SIM NÃO NÃO 4.20 Definir regras para aplicações de técnicas estatísticas SIM NÃO NÃO TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 69 9.5. ISO 9000:2000 A mais nova versão em se tratando das Normas ISO, é a ISO 9000:2000 que procura adequar cada vez mais os processos de aperfeiçoamento das necessidades das organizações em busca de soluções tecnológicas, de processos e de recursos humanos para fazer frente à competitividade constante oferecida pela globalização. Nesta busca, alteram-se alguns itens de avaliação, englobam-se outros, adequam-se outros e condensam-se alguns para melhor atendimento e entendimento. Conforme Constante na NBRISO 9000:2000, os tópicos principais são: SEÇÃO TOPICOS PRINCIPAIS 0. INTRODUÇÃO 0.1 Geral 0.2 Enfoque no Processo 0.3 Relação com a ISO 9004 0.4 Compatibilidade com outros sistemas de administração 1. ESCOPO 1.0 Geral 1.1 Aplicação 2. REFERENCIA NORMATIVA Documentos Relacionados 3. TERMOS E DEFINIÇÕES Termos e Definições que se aplicam 4. SISTEMA DA ADMINISTRAÇÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais 4.2 Requisitos de documentação 5. RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO 5.1 Comprometimento da Administração 5.2 Foco no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planejamento 5.5 Responsabilidade, autoridade e comunicação 5.6 Revisão gerencial ( do sistema da qualidade ) 6. ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infra-estrutura 6.4 Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planejamento da realização do produto 7.2 Processos relacionados ao Cliente 7.3 Projeto e/ou Desenvolvimento 7.4 Compras 7.5 Fornecimento de Produtos ou Serviços 7.6 Controle de Ferramentas de mensuração e monitoramento 8.MENSURAÇÃO, ANALISE E APRIMORAMENTO 8.1 Geral 8.2 Monitoramento e Mensuração 8.3 Controle de Produtos fora de conformidade 8.4 Analise de Dados 8.5 Aprimoramento TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 70 9.6. ISO 14.000: Existe registro que há 65 milhões de anos a Terra foi atingida por um meteorito, provocando o desaparecimento de dinossauros e outras espécies por conta do choque ambiental. A partir dessa ocorrência, surgiram outros fenômenos naturais como terremotos, erupções vulcânicas, mas que o homem não tem qualquer ação, pois é uma manifestação da natureza, traduzida em crença popular como sendo o “descontentamento da natureza com a agressão do homem ao meio ambiente”. Na década de 60, iniciaram-se estudos no chamado Clube de Roma, formado por um grupo de cientistas que previa o crescimento econômico com a utilização dos recursos naturais esgotáveis. Nesta ocasião surgiram movimentos devido à contaminação das águas e do ar pelos países industrializados e pela contaminação da baía de Minamata, no Japão. Na década de 70, iniciou-se a regulamentação do controle ambiental. Sendo em 1972 o marco da estruturação e estabelecimento da legislação que protege o meio ambiente, através da Conferência de Estocolmo. Em 1978, surge na Alemanha o primeiro selo ecológico que rotulava produtos considerados corretos dentro da legislação de proteção ambiental. Na década de 80, entra em vigor legislação específica que controla a emissão de gases para as novas indústrias e as já existentes, para evitar acidente como o de Chernobyl, na Rússia. A conscientização do governo e dos empresários quanto ao perigo findam a década de 80 com uma preocupação de conservação ambiental globalizada, através do protocolo de Montreal em 1987, banindo de circulação produtos químicos originados do cloro- fluor-carbonos- CFC’s. Em 1989 na Basiléia, Suíça, assina-se o Convênio Internacional que dispõe sobre a importação e exportação de resíduos, impedindo a remessa a países sem condições de recebe-los. Na década de 90, a humanidade começou a compreender que a conservação de seu habitat era imprescindível e iniciou-se um trabalho de melhoria de qualidade do meio ambiente e que tem tomado melhor forma e tamanho a cada momento. Em 1992 entra em vigor as normas britânicas BS 7750 - Specification for Environmental Mannajement Systems ( Especificação para Sistemas de Gestão Ambiental ). Os temas ambientais globais discutidos como preocupação mudaram o comportamento empresarial e sua base consistia: na proteção de florestas, proteção da camada de ozônio, proteção do desenvolvimento sustentável, controle do aquecimento global e preservação da biodiversidade. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 71 9.6.1. QUALIDADE AMBIENTAL NO BRASIL: Só a partir dos anos 70, o Brasil teve uma legislação que abordasse a qualidade ambiental, e inicialmente, através de normas sobre saúde, fauna, flora, segurança e higiene industrial, hoje mais completa com abordagens que buscam um controle de problemas de contaminação como: Regulamentação de locais de produção com objetivo de controle de resíduos Limitação de áreas que possam agredir área ou regiões protegidas Regulamentação que restringe produção de produtos que necessitam de materiais perigosos. A legislação ambiental existente pune empresa que transgridem os padrões de qualidade com multas e riscos de interdição provisórias e definitivas de suas instalações, ocasionando lucros cessantes. Assim, a empresa deve estar atenta a riscos que sua atividade possa desencadear de forma interna e externa como: 1. Saúde e segurança dos trabalhadores que podem gerar processos trabalhistas e autuação pela fiscalização. 2. Contaminação de comunidades e regiões que geram multas, interdições e pressões de ONG’s. 3. Contaminação dos seus produtos, trazendo problemas para suas áreas de Marketing e Vendas com casos de processos por conta do Código de Defesa do Consumidor. 4. Imagem Institucional dentro e fora do país. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 72 BIBLIOGRAFIA: CHIAVENATO, I – Princípios da Administração, O essencial em Teoria Geral da Administração – Campus - 2006 CHIAVENATO, I. – Administração nos Novos Tempos – Campus - 2001 CHIAVENATO, I. – Introdução à Teoria Geral da Administração 7ªed – Campus - 2004 KWASNICKA, EUNICE L. – Introdução à Administração – Atlas - 1993 HAMPTON, DAVID R. – AdministraçãoContemporânea – Makroon Books - 1992 ROBBINS, S. P. – Administração, Mudanças e Perspectivas – Saraiva - 2000 ROCHA, LUIZ O. LEAL DA – Organização e Métodos – Atlas - 1995 BARCELLOS, F. Drª - A psicologia aplicada à Administração de Empresas – ediouro – 1984 MONTANA J.P.&CHARNOV B.H. – Administração – Saraiva - 1998 TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 73 FORMATAÇÃO PARA ELABORAÇÃO DE TRABALHOS: CAPA: 1. logotipo da escola no alto ( poderá conseguir no laboratório de informática,com profº Renato ), 2. nome do curso: ex.: TECNICO EM ADMINISTRAÇÃO – TURMA I 3. nome da disciplina: ex.: Teoria e Qualidade Organizacional 1ª página: Nome completo e nº dos integrantes do grupo, número do grupo e, Tema do trabalho. 2ª página: índice 3ª página: introdução ao tema do trabalho que será tratado. 4ª página em diante: desenvolvimento do tema ( mínimo: 10 páginas ) Penúltima página: Conclusão do trabalho: opinião do grupo em relação ao tema. Última página: Bibliografia OBSERVAÇÕES E ORIENTAÇÕES IMPORTANTES: 1. deverão ser utilizadas para todo o trabalho letra em formato Arial: 1.a. para títulos: tamanho 14 1.b. para subtítulos: tamanho 12 1.c. para textos: tamanho 10 2. O texto deverá ser de modo justificado 3. Não esquecer de paginar o trabalho, pois sem a paginação não há como fazer o índice da 2ª página. 4. Na bibliografia, deverão ser colocados os meios utilizados para as pesquisas realizadas na elaboração do trabalho. Ex.: Livro: Nome do Autor, Nome do Livro, Ano de publicação, Editora. Sites: www.................. ( Google é buscador ) Revistas: Nome da Revista, Editora, tema da matéria, Nome do Autor e nº da(s) pagina(s) da matéria. 5. Nos trabalhos poderão ser utilizados recortes, gráficos, fotos, etc., desde que relevantes aos temas abordados. TE O R IA E Q U A LI D A D E O R G A N IZ A C IO N A L 74 TEMAS: 1. Fundamentos da Administração de Taylor ,Fayol e Ford (uma produção em série) 2. Abordagem das Relações Humanas e Contingencial ( Elton Mayo, Maslow, Dale Carnegie, Burns & Stalcker ) 3. Sistemas de Planejamento 4. Blocos Econômicos e a Globalização 5. Chefia e Liderança nas Organizações 6. Motivação nas Organizações 7. O Trabalho em Equipes nas Organizações 8. Comunicação e Relacionamento interpessoal nas Organizações 9. ISO9000 e a Qualidade Total nas Organizações (sete ferramentas da qualidade)