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2 SUMÁRIO: 1 A ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA - INTRODUÇÃO ................................ 3 1.1 Administração Estratégica – Conceito .................................................. 3 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ................................................................ 5 2.1 Definindo as áreas de abrangência do Negócio da Organização ....... 6 2.1.1 A Missão ............................................................................................. 7 2.1.2 A Visão ............................................................................................... 9 2.1.3 As Políticas / Valores ........................................................................ 10 2.2 Etapa das Análises .............................................................................. 11 2.2.1 Análise do Público Relevante ........................................................... 12 2.2.2 Análise Macro Ambiental .................................................................. 15 2.2.3 Análise do Ambiente Interno ............................................................. 18 2.2.4 A Matriz S.W.O.T. ............................................................................. 21 2.3 Objetivos ................................................................................................ 23 2.4 Estratégia ............................................................................................... 26 2.5 Orçamento ............................................................................................. 27 2.6 Controle e Avaliação ............................................................................. 28 2.7 Sistema de Gerenciamento de Responsabilidades ........................... 30 2.8 Implementação ...................................................................................... 32 Sugestões de Atividade ................................................................................. 34 BIBLIOGRAFIA: .............................................................................................. 35 3 1 A ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA - INTRODUÇÃO A melhor forma de se começar a estudar um assunto é entender imediatamente o significado do seu nome. A palavra estratégia tem sua origem no grego stratègós: de stratos (exército) e ago (liderança). O significado original visava denominar a arte do general, que deixou de estar dentro das fileiras durante o combate para observar à distância, do alto das colinas, de onde mais facilmente podia vislumbrar o campo como um todo. Assim, a tomada de decisão pelos comandantes passou a considerar situações a partir de uma análise global dos acontecimentos e das possibilidades por eles oferecidas. Com o passar dos anos a ideia de se analisar algo sobre vários aspectos, de se ter uma visão macro dos desafios que se avizinham, transportou-se para quase todos os segmentos da vida humana. Hoje é possível encontrar o conceito de estratégia sendo aplicado nos esportes, nas empresas, nas organizações e em qualquer outro ramo de atividade onde se pretenda que o processo de tomada de decisão possa ser refinado e o curso das ações tenha na antecedência alguma preponderância de previsibilidade. 1.1 Administração Estratégica – Conceito Quando se fala em Administração Estratégica imediatamente a palavra futuro estará posta na mesa. Isso porque a Administração Estratégica visa, de forma sistêmica e estruturada, estabelecer os meios e determinar os caminhos para se chegar a uma situação futura desejada. Não existe consenso entre os acadêmicos sobre as reais dimensões e delimitações da Administração Estratégica. Porém, é possível elencar alguns pontos que são comumente encontrados nos grandes autores: 4 Tem como princípio a visão de longo prazo; Procura direcionar todos os caminhos da organização; Contempla todos os setores e níveis da organização; Fornece embasamento para o crescimento; Propicia uma agilidade maior na solução de problemas; Visa melhorar o desempenho global, através da melhoria dos processos, dos procedimentos, das relações internas e externas; Faz o monitoramento do desempenho dentro de prazos preestabelecidos; A seguir, trataremos do Planejamento Estratégico dentro do contexto da Administração Estratégica. 5 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O ato de planejar é basicamente inerente ao ser humano. Basta que tenhamos que nos deslocar e já começamos a imaginar qual a melhor rota a tomar. Basta que tenhamos que fazer uma refeição para os amigos e já imaginamos as quantidades ideais dos itens que serão consumidos. Mas mesmo que essas atividades sejam feitas de forma improvisada ou até atabalhoada, as consequências quase nunca serão dramáticas ou trarão consequências irreparáveis. Mas quando o assunto é o universo organizacional, as consequências podem sim, e muitas vezes serão, desastrosas. Portanto, quando o assunto é o planejamento dentro de uma organização, esse planejamento se torna uma necessidade imperiosa. Utilizando-se sempre do fator racionalidade, o ato de planejar envolve a atividade de estabelecer objetivos, prever as necessidades para se atingir esses objetivos e prover os recursos para que esses objetivos sejam alcançados. Dentro de seus aspectos mais importantes é necessário destacar que, para que o planejamento funcione, apenas o resumo “prever” e “prover” não basta. É preciso que seja feito um acompanhamento constante das diversas etapas do que foi planejado. Por um lado, a atividade de acompanhar e controlar serve para que sejam feitas correções de rumos se algo estiver dando errado. Por outro, evita que o planejamento acabe se tornando uma peça que será engavetada e esquecida logo depois de preparada. Planejar não é um evento. É o processo contínuo de fortalecimento do que funciona e o abandono do que não funciona, de tomada de decisões arriscadas com o maior conhecimento possível de seu efeito potencial e de estabelecimento de objetivos, de avaliação de desempenho e resultado por meio de um feedback sistemático e de ajustes contínuos conforme mudam as condições. PETER DRUCKER 2001 p.14 GARY J. STERN O 6 Terceiro Setor Ferramenta de auto-avaliação para empresas São Paulo Editora Futura 2001 O início Durante boa parte do século passado, muitas corporações já faziam um planejamento estratégico. Mas é possível afirmar que nessa época ele estava restrito aos aspectos e fatores financeiros, ou seja, ao planejamento orçamentário. Sua principal fonte de estudos eram os chamados dados históricos que, depois de analisados e depurados, compunham um quadro de metas e objetivos para os próximos exercícios. Em resumo, analisava-se o desempenho passado para projetar o desempenho desejável. Com a evolução da competitividade e a enorme facilidade de acesso à informação que a acompanhou, estavam dadas as condições para que novas ferramentas de planejamento e novos conceitos em administração surgissem. Com a aceleração vertiginosa das mudanças mundiais, e a necessidade imediata de adaptação que elas geram, essas ferramentas e conceitos tornaram-se peças imprescindíveis para auxiliar as organizações a melhorar seu desempenho e consolidar sua presença na sociedade. É nesse contexto que o Planejamento Estratégico está inserido. Chiavenato (2007 p.162) destaca que “a função do planejamento nas organizações sempre foi o de reduzir a incerteza sobre o futuro e o ambiente. Agora, a nova função do planejamento é aceitar a incerteza tal qual ela se apresenta”. Dentro dos próximos assuntos veremos a seguinte distribuição dos itens que compõe o Planejamento Estratégico: 1 Áreas de Abrangência do negócio da Organização 2 Análises 2.1 Definindo as áreas de abrangência doNegócio da Organização 7 O ponto de partida para a organização que pretende instituir a administração estratégica é fazer a delimitação do seu negocio. Essa delimitação é importante porque nela estarão contidos ideais e diretrizes permanentes, que deverão servir de guia para toda a organização. A delimitação do negócio corresponde à linha mestra que a direção adota para orientar a ação organizacional e torná-la contínua e efetiva na interação com o ambiente. (TAVARES, 2005, p. 88) É nesta etapa que a organização vai considerar quais são os seus anseios e necessidades, o que ela realmente busca como realização e qual o seu verdadeiro papel na sociedade e no meio em que está inserida. Vamos a seguir dividir a abrangência em três quesitos: A Missão A Visão As Políticas / Valores 2.1.1 A Missão A definição da missão deve dar à organização uma orientação mestra que servirá de bússola para nortear todos os envolvidos (quer sejam colaboradores, fornecedores, clientes ou a sociedade em geral). Em seu corpo deve estar descrita qual a razão dessa organização existir, qual o seu âmbito de atuação, a quem ela pretende atender, em que ela gostaria de ser referência. Em suma, a missão deve ter respostas claras e inequívocas para pelo menos três dos seguintes questionamentos: a) Qual a razão desta organização existir? 8 b) Qual o seu âmbito de atuação? c) Quem eu quero atender ou impactar? d) Em que eu quero ser referência? É claro que esses questionamentos podem ser ampliados levando-se em consideração as características próprias de cada organização, tais como: sua área de atuação; se houve grandes mudanças de processos internos; se houve mudança de segmento de atuação; entre outros. Mas é importante que a missão seja bem estabelecida, pois é a partir dela que a equipe de colaboradores se sentirá motivada para alcançar os objetivos da organização. Para facilitar a compreensão, vamos ler com atenção exemplos de missão de quatro organizações de diferentes segmentos: Bradesco - Relação com Investidores Contribuir para a realização das pessoas e para o desenvolvimento sustentável, mediante a oferta de soluções, produtos e serviços financeiros e de seguros, amplamente diversificados e acessíveis. Fonte: https://www.bradescori.com.br/site/conteudo/interna/default.aspx?secaoId=770 Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein Oferecer excelência de qualidade no âmbito da saúde, da geração do conhecimento e da responsabilidade social, como forma de evidenciar a contribuição da comunidade judaica à sociedade brasileira. Fonte: https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores Kopenhagen A Kopenhagen, tradicional grife de chocolates finos, tem como missão: fabricar produtos de altíssima qualidade, preservando seu sabor com sofisticação e originalidade. Preocupada em proporcionar felicidade através de seus chocolates, está sempre atenta às mudanças do mercado para inovar e ir ao encontro das preferências de seus consumidores, oferecendo as melhores lojas, o melhor atendimento e o melhor produto para consumir e presentear. https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores 9 Trabalhando com prazer e emoção, visamos atender com excelência o interesse do investidor, a motivação do colaborador e a satisfação do consumidor. Fonte: http://www.kopenhagen.com.br/missao-visao-e-valores/ AACD Promover a prevenção, habilitação e reabilitação de pessoas com deficiência física, especialmente de crianças, adolescentes e jovens, favorecendo a integração social. Fonte: http://www.aacd60anos.com.br/ 2.1.2 A Visão Após ter construído uma missão sólida, coerente e bem estabelecia, é preciso complementá-la. Esse processo tem início ao criarmos aquilo que chamamos a visão da organização. Se a missão mostra quem a organização é, a visão dá a direção que a entidade pretende seguir e o foco que ela terá. Seu conteúdo deve sempre ter uma projeção no futuro, ou seja, demonstrar onde a empresa pretende chegar. Sigamos com o exemplo das mesmas quatro organizações. Aproveite para comparar o que cada uma estabelece como missão, seguido do que cada uma estabelece como visão. EXEMPLOS DE VISÃO Bradesco Ser a opção preferencial do cliente, tanto no mundo físico quanto no digital, diferenciando-se por uma atuação eficiente e para todos os segmentos de mercado. Fonte: https://www.bradescori.com.br/site/conteudo/interna/default.aspx?secaoId=770 Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein Ser líder e inovadora na assistência médico-hospitalar, referência na gestão do conhecimento e reconhecida pelo comprometimento com a responsabilidade social. Fonte: https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores Kopenhagen https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores 10 Ser um grupo competitivo que atue de forma abrangente no segmento alimentício, através de um portfólio de produtos com qualidade, representado por marcas fortes, com características e propostas únicas. Fonte: http://www.kopenhagen.com.br/missao-visao-e-valores/ AACD Ser a opção preferencial em Reabilitação e Ortopedia para pacientes, médicos, profissionais da área, convênios e apoiadores, e ser reconhecida pelo seu elevado padrão de qualidade e eficácia, com transparência, responsabilidade social e sustentabilidade. Fonte: http://www.aacd60anos.com.br/ 2.1.3 As Políticas / Valores A próxima etapa da definição da abrangência do negócio é estabelecer e deixar claro quais são os valores nos quais a organização acredita e quer para nortear todas as suas ações. Nesse sentido, é preciso criar as normas gerais que vão reger a conduta, que vão estabelecer vínculos entre a visão e a tomada de decisão e que também venham facilitar a consecução dos objetivos que serão determinados. XEMPLOS DE POLÍTICAS / VALORES Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein Mitzvá, Refuá, Chinuch e Tsedaká, ou seja, Boas Ações, Saúde, Educação e Justiça Social são os preceitos judaicos que motivaram médicos da comunidade judaica a fundar a Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein há 60 anos. Somados aos valores organizacionais (Honestidade, Verdade, Integridade, Diligência, Justiça, Altruísmo, Autonomia, Profissionalismo e Trabalho em Equipe.), norteiam as atividades e os colaboradores da Sociedade. https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores Kopenhagen • Lideranças Interativas • Trabalho em Equipe https://www.einstein.br/sobre-einstein/missao-visao-valores 11 Fonte: o próprio autor Figura 1 – Quadro resumo da Abrangência • Proatividade • Qualidade • Ética e Respeito Fonte: http://www.kopenhagen.com.br/missao-visao-e-valores/ AACD Responsabilidade social, respeito ao ser humano e suas diferenças, ética, qualidade, eficácia, competência e transparência. Fonte: http://www.aacd60anos.com.br/ RESUMO DAS ÁREAS DE ABRAGÊNCIA 2.2 Etapa das Análises Após delimitar a chamada “Área de Abrangência” – a missão, a visão e os valores – a organização que pretende implantar o Planejamento Estratégico deve fazer um diagnóstico abrangente, que traga para os planejadores o maior número de informações possíveis. A posse dessas informações é de vital importância para que as estratégias e os objetivos que serão traçados a partir delas possam ser sólidos e factíveis. Sabemos que um diagnóstico bem feito, em qualquer ramo da atividade humana, aumenta potencialmente as chances de acertos em projeções e também na solução de problemas. 12 Podemos aqui dividir as análises em três frentes: Análise do Público Relevante Análise Macro Ambiental Análise do Ambiente Interno 2.2.1 Análise do Público Relevante Quem são as pessoas e entidades que nos cercam Até pouco antesdos avanços tecnológicos e da era digital, era comum que dentro de uma organização quase todas as atenções estivessem voltadas para atender apenas os seus interesses operacionais mais imediatos. Na grande maioria dos casos, esses interesses eram medidos pela rentabilidade aferida no final do exercício. Quase tudo era passageiro ou dispensável, fazendo com que a organização tivesse um olhar diminuído, ou quase nem tivesse, em relação ao enorme potencial humano que orbitava as atividades por ela praticadas. Os conceitos foram mudando e prova disso é que na antiga visão operacional encontram-se nomenclaturas como funcionário. Esta nomenclatura está atrelada ao papel que a pessoa representava dentro da engrenagem da organização: de forma até autoexplicativa, percebe-se que funcionário é aquele cuja responsabilidade é executar uma função. Hoje, o quadro de pessoal dentro de uma organização é formado por colaboradores. Ou seja, são vistas como pessoas que estão diretamente envolvidas nos processos. Sua responsabilidade não é mais apenas a de entrar e sair num horário fixo e executar certas tarefas predeterminadas. O colaborador passa a fazer parte do todo de modo indissolúvel. Ele dá sugestões, tem controle e conhecimento total dos processos que controla, interfere de modo efetivo no desempenho. Mas vislumbrar apenas o quadro interno de pessoal hoje já não basta, pois a organização é vista como parte integrante do meio social. Para ter sucesso é preciso analisar vários aspectos de todas as pessoas que estão ligadas – direta ou indiretamente – ao seu universo. São os chamados grupos de interesses ou Stakeholders, que podem ser os colaboradores, os 13 fornecedores, os consumidores, os parceiros, as agências reguladoras do governo, os sindicatos, entre outros. Alguns autores assumem até os concorrentes como sendo parte dos Stakeholders. Podemos defini-los como um conjunto de pessoas ou entes cujos interesses podem afetar de maneira contundente o desempenho de uma organização, tanto de modo positivo quanto negativo. Daí a importância, dentro do Planejamento Estratégico, de se fazer um diagnóstico da situação atual dos Stakeholders e de avaliar o seu potencial impacto, tanto no desempenho global quanto em projetos específicos da organização. Vejamos agora um exemplo de metodologia para catalogar os atuais Stakeholders e monitorar a atuação da organização junto a eles: 1º passo: determinar e enumerar todos os possíveis Stakeholders; 2º passo: analisar o grau de importância de cada um deles, atribuindo-lhes um valor, de preferência, dentro de uma escala predeterminada; 3º passo: Fazer uma breve descrição dos interesses atuais desse público; 4º passo: elaborar uma lista de comentários ou de ações propostas para esse público; 5º passo: apontar o responsável pelas possíveis ações; Todos os tópicos descritos acima devem, obviamente, ser adaptados à realidade de cada entidade, de acordo com suas características e peculiaridades. E é claro que essas situações serão analisadas periodicamente, de acordo com a chegada de novas situações. Isto porque um mesmo agente, que num cenário global e de forma genérica pode ser um Stakeholder amigável, num processo determinado pode vir a ser considerado hostil. Basta para isso imaginar uma escola, por exemplo, que precisará passar por uma grande reforma. Até antes do início da obra a vizinhança tem com a 14 escola uma relação amigável e interativa. Mas, após o início das obras, essa mesma vizinhança pode ser afetada por conta dos transtornos e assim se tornar uma ameaça ao projeto, solicitando a interferência do poder público. Isto poderia causar enorme perda de tempo – entre outros muitos recursos – com atrasos e discussões. Ou seja, um mesmo público pode apresentar diferentes posturas diante de projetos diversificados da organização. Neste caso, fica exemplificado que um Stakeholder pode ser apontado como favorável no âmbito geral da organização, mas tornar-se um opositor em um projeto específico. Outro aspecto importante a ser considerado seria a ideia de se colocar metas para melhorar a interface com os Stakeholders. Assim, além dos apontamentos, das análises descritivas e do que cada público representa, estabelecer metas para se trabalhar as suas demandas e expectativas propiciaria à organização dar um salto qualitativo no relacionamento com esses públicos. XAVIER, Daniel Laurentino de Jesus (2010), em sua tese de mestrado, cita com precisão: “Traçar metas para suas relações com stakeholders atuais e em potencial como parte de um processo estratégico contínuo de administração é uma questão de sobrevivência.” (LYRA; GOMES; JACOVINE,2009) Na tabela abaixo temos um exemplo de sugestão para uma avaliação da situação atual do Público Relevante 15 Fonte: o próprio autor Figura 2 – Quadro Análise do Público Relevante 2.2.2 Análise Macro Ambiental Analisando os fatores externos que podem nos ajudar ou prejudicar O próximo item da nossa lista de coleta e análise de informação são os levantamentos e estudos direcionados a dar à organização uma visão aprofundada daquilo que podemos chamar de oportunidades e ameaças. Para fazer esse estudo a metodologia mais difundida é a chamada análise S.W.O.T. Esse acrônimo se forma a partir das iniciais em inglês das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) – no Brasil, tem-se adotado também a terminologia FOFA como tradução. Por enquanto, dentro da análise Macro Ambiental, trataremos apenas das oportunidades e ameaças, pois as forças e fraquezas serão estudadas no item Ambiente Interno. 16 A importância do levantamento Macro Ambiental é que ele deve permitir à organização vislumbrar, com antecedência e clareza, os principais aspectos externos que podem influir - positiva ou negativamente - em seu desempenho. A exatidão e a amplitude das informações analisadas precisam ser levadas em consideração com muito afinco, pois uma das coisas que caracterizam o chamado ambiente externo é que ele é composto por fatores que a organização não pode controlar. Não existe um limite ou mesmo um parâmetro exato que indique até onde uma organização deve ir na hora de levantar os fatores externos que possam se configurar como ameaças ou oportunidades. Esses fatores podem ser políticos, econômicos, geográficos, populacionais, tecnológicos, comportamentais, sociais, etc. Analisar com profundidade esses fatores é vital para que uma organização não seja surpreendida e vários projetos precisem ser adiados, interrompidos ou até mesmo encerrados, gerando perdas de recursos que muitas vezes podem ser irreparáveis. Após uma primeira etapa, que seria fazer uma relação completa de todos os fatores que julgar que devam se analisados, a organização deverá criar parâmetros dentro dos fatores e a seguir qualificá-los pelos critérios de ameaça ou oportunidade. Seria interessante que pudéssemos incrementar a nossa análise dando um atributo quantitativo para as ameaças e oportunidades, numa escala que variasse entre Alta, Média e Baixa, por exemplo. Então seria possível fazer uma separação das ameaças por grau dentro de um mesmo fator. O quadro a seguir faz uma sugestão demonstrativa da situação. 17 Alta Média Baixa Influência da TV Ameaça l Pouco interesse na leitura fora da escola Ameaça l Baixa paraticipação dos pais na vida escolar Ameaça l Sociedade do conhecimento Oportunidade l Fácil acesso à internet Oportunidade l Desemprego Baixo crescimento Gravidez precoce Uso de drogas Lares problemáticos Financeiros Políticos Jurídicos Culturais ........... Econômicos Sociais Análise Macro Ambiental - ou Abiente Externo Importância Pedagógicos Fatores Parâmetros Ameaça ou Oportunidade Fonte: o próprio autor Figura3 – Quadro Análise do Ambiente Externo Uma vez que todo o quadro tenha sido criado e devidamente analisado, é ideal que a organização promova a qualificação da situação através de: Primeiro: separar aquilo que foi visto como ameaça do que foi identificado como oportunidade. Visto dessa forma, no exemplo acima o fator Pedagógico apresentaria dois parâmetros como Oportunidades e outros três como Ameaças. Portando, dentro de um mesmo fator podemos ter as duas qualificações. 18 Segundo: Uma vez separado o que é Ameaça do que é Oportunidade, a organização deve estabelecer as prioridades, utilizando o critério de importância para classificá-las. Assim fica mais claro determinar quais devem ser as verdadeiras e primordiais preocupações da organização na hora de traçar as suas estratégias. 2.2.3 Análise do Ambiente Interno Analisando nossas forças e nossas fraquezas O autoconhecimento sempre foi fundamental para o progresso de qualquer atividade. Isso pode ser comprovado em inúmeras passagens históricas da existência humana. Mesmo durante batalhas épicas, é comum encontrar entre os vencedores pequenos exércitos que se dispuseram a fazer uma análise tanto de suas fileiras quanto do inimigo e terminaram vitoriosos. Alcançaram seus objetivos primeiro porque souberam explorar ao máximo as suas forças, ou seja, utilizar com a maior eficiência possível justamente o que sabiam fazer de melhor. Segundo, porque souberam minimizar com a máxima eficiência os seus pontos fracos. Portanto, esta etapa do Planejamento Estratégico, ou seja, fazer a análise de nossas forças e fraquezas, é de fundamental importância para o bom desempenho do seu conjunto e é nela que reside uma oportunidade única de melhoria. Indo mais além, fazer uma delimitação bem feita e consistente das forças e das fraquezas propiciará à organização um direcionamento sólido dos objetivos que posteriormente serão traçados como alvos a serem atingidos. Vai permitir que as ações da organização sejam determinadas por prioridades que se utilizaram de critérios racionais quando foram estabelecidas. E ainda vai permitir que a tarefa de estabelecer prazos para o cumprimento das ações seja feita de modo justo e acertado – impedindo que se utilizem critérios abstratos, que muitas vezes geram grandes conflitos internos. Examinando as próprias fraquezas 19 A capacidade de realizar uma autocrítica autêntica, verdadeira, equilibrada e sincera já seria, por si só, de grande valia para qualquer organização. Quem quer que se dispusesse a fazê-la nesses termos, estaria um passo a frente de qualquer concorrente. Encarrar de frente aquilo que podemos chamar de defeitos pode se transformar numa oportunidade única de melhoria de desempenho. E para que isso seja feito de forma sistemática, existem alguns padrões consagrados que podem ser bastante úteis. Evidentemente alguns desses padrões - utilizados para se fazer a análise do ambiente interno - podem variar de acordo com a esfera de atuação em que uma organização está inserida. Mas em boa medida o modo estrutural de como esse levantamento deve ser feito pode ser colocado dentro de determinados moldes inequívocos. Examinando as próprias forças O exame acurado das forças da organização não pode ser visto como um mero exercício de apontar os aspectos com os quais não devemos nos preocupar e que podemos relegar ao último degrau da escala de atenções. Não se deve adotar tal postura em primeiro lugar porque as situações podem mudar rapidamente. Em segundo lugar, se uma organização não tem claro o porquê de uma de suas áreas de atuação ser uma de suas forças, é possível que, caso tal quadro começar negativamente, não haja tempo hábil para intervir e reconduzir o desempenho para os antigos padrões elevados. Os métodos para se colocar no papel um quadro que contemple as forças e fraquezas da organização pode seguir o mesmo padrão dos anteriormente citados, ou seja, montando-se um painel em que serão descritas todas as situações tidas como pertinentes de serem analisadas. Então, primeiramente sugerimos criar aquilo que podemos chamar de grandes grupos e, em seguida, fazer uma listagem dos subgrupos que os compõem. Uma vez feita a listagem e com todas as nomenclaturas inseridas, deveremos dividir o quadro em duas situações: Desempenho e Importância. 20 Fonte: o próprio autor Figura 4 – Quadro Análise do Ambiente Interno Área Grande Força Força Neutro Fraqueza Grande Fraqueza Alta Média Baixa Pedagógica Material Didático l l Corpo Docente l l Níveis de Aprendizado l l Alunos faltam l l Professores faltam l l Salas de Aula Ambiente l l Carteiras l l Iluminação l l Ventilaçao l l Merenda Café Refeição Dependências Insumos Financeiro Rceitas Despesas Fluxo de Caixa Desempenho Importância Análise do Ambiente Interno No quadro desempenho devemos adotar uma classificação escalar. Aqui, sugerida como exemplo, apresentamos uma escala com cindo níveis, dividida por cinco designações que seriam assim distribuídas: Grande Força; Força; Neutro; Fraqueza; Grande Fraqueza. No quadro importância, exemplificaremos mostrando uma escala com três níveis, que seriam: Alta, Média Baixa. 21 Como citado anteriormente, é possível notar que no quesito Professores Faltam, essa escola apresenta Grande Força, que está qualificada como de Alta importância. Seria um erro supor que, como nesse quesito as faltas de professores são insignificantes, a escola não deve dar nenhuma atenção a isso, nem mesmo reconhecendo com simples elogios a postura destacável apresentada por esses profissionais. O fato de ser muito bom em determinada área não pode ser sinônimo de acomodação. Entender as causas que nos levam a ser muito bons em algo é fundamental para que possamos manter nossa capacidade elevada nesses pontos. 2.2.4 A Matriz S.W.O.T. Completados os levantamentos dos dois ambientes (Ambiente Externo e Ambiente Interno) e feitas as suas respectivas classificações (Ameaças e Oportunidades e Forças e Fraquezas), é possível montar a chamada Matriz S.W.O.T. Nesta etapa do processo a organização vai agrupar, num único quadro, tudo aquilo que pode ser visto com positivo nos ambientes interno e externo, bem como tudo o que pode ser classificado como negativo nesses dois ambientes. E a visão dessa matriz pode ser de grande auxílio, pois dará à organização - em formato gráfico – um apanhado sintético da situação atual. Terminada esta primeira fase, é possível afirmar que a organização já terá dado um salto quântico na busca de melhorar seu desempenho, não importando em qual setor de atividade esta organização está inserida. A energia desprendida pelas organizações modernas deve contemplar um gasto – encarado como investimento – nas atividades estratégicas, mesmo que não estejamos falando de empresas cuja razão para continuar existindo passe obrigatoriamente pela obtenção de lucros. A profissionalização, a ética, o atendimento consciente das demandas dos públicos alvos se tornou uma praticamente obrigatório. Peter Drucker, em texto de sua autoria na introdução do livro de Gary Stern (2001) destaca: Um fato consumado – e muito saldável – no ambiente de hoje é a exigência que as 22 Fonte: o próprio autor Figura 5 – Esquema sistemático da Matriz Swot organizações do terceiro setor assumam responsabilidades. As vidas transformadas são a ‘última linha’, o resultado final das organizações sem fins lucrativos. Cada missão deve ser pensada em termos de resultados, e a organização deve documentar o efeito que está produzindo na sociedade e na vida dos indivíduos. As pessoas não estão mais interessadas em saber simplesmente “É uma boa causa?” Elas querem ver compromisso e competência – uma demonstração de realização e progresso de uma organizaçãoresponsável e eficaz. (Peter Drucker in STERN 2001 p. 13) QUADRO REPRESENTATIVO DA MATRIZ SWOT 23 Item Função Perguntas-Chave Entender o público que nos cerca: Colaboradores; governos, sindicatos, comunidade local; fornecedores; etc; Quem são as pessoas que nos cercam? Entender quais são os interesses desses públicos; A quem prestamos conta? Vislumbrar com antecedência e clareza os principais aspectos externos que podem influir no desempenho da organização; Quais são as Ameaças externas? Levantar e analisar dados externos: geografia, política,economia; Quais são as Oportunidades externas? Determinar as forças e fraquezas apresentadas hoje; Onde podemos melhorar? Direcionar os objetivos; Onde devemos melhorar? Priorizar ações e andamentos; Estabelecer prazos a ser perseguidos; Público Relevante Ambiente Externo Ambiente Interno Fonte: o próprio autor Figura 6 – Quadro Resumo Etapa das Análises RESUMO DA ETAPA DAS ANÁLISES 2.3 Objetivos Após promover todo um levantamento dentro de seu universo de atuação, é natural que esse conjunto de valiosas informações coletadas traga em si mesmo a intenção de aplicá-lo em algo ainda maior. Essa aplicação será feita na montagem dos objetivos da organização. Basicamente os objetivos podem ser divididos em três grupos quando vistos dentro de uma escala temporal, hoje plenamente difundida: os objetivos de curto, médio e de longo prazo. Não há uma fórmula pronta que indique exatamente quanto tempo cada um desses fatores deve durar. Algumas organizações optam por dividir estritamente pelo prazo: de um a dois anos seria considerado curto prazo; entre dois e quatro anos, médio; e longo prazo tudo que necessitar mais de quatro anos para ser alcançado. Cada organização que fizer a opção de separar os seus objetivos usando essa escala temporal, devera fazê-lo encontrando aquela que melhor atender suas próprias necessidades. 24 Podemos entender por objetivo todo um conjunto de vontades, projetos, aspirações ou propósitos que uma organização pretenda realizar. Os alvos eleitos trazem consigo diversas funções, entre elas: apontar e coordenar as ações, estabelecer prazos, alocar os recursos necessários, motivar os colaboradores, etc. Outrossim, estabelecer objetivos permitirá que se criem avaliações de desempenho comparativas entre aquilo que estava previsto alcançar com o que realmente foi atingido, trazendo racionalidade para o processo de trabalho. Outro aspecto bastante relevante é que os objetivos devem ter uma característica que normalmente ajude a checar seu andamento: trazer dentro de si um componente numérico (um prazo, por exemplo) para facilitar o acompanhamento da sua execução. Mesmo que alguns objetivos pareçam abstratos – melhorar a qualidade de ensino, por exemplo – sempre haverá a possibilidade de se embutir algum componente numérico para provar que o objetivo foi realmente alcançado. Na hora da montagem dos objetivos é preciso considerar que muitas vezes eles precisam ser quebrados em vários componentes menores - como fases, pontos, etapas – que precisam ser vencidas antes que se possa considerar o objetivo como finalizado. No exemplo anteriormente citado, é claro que para se melhorar a qualidade de ensino há uma série de passos que precisam ser executados ao longo do trajeto. Ou seja, há objetivos menores que somados formam o objetivo maior, ou geral. Mas iria parecer confuso estabelecer objetivos para se atingir um objetivo. Quem melhor resolveu esse dilema de nomenclatura provavelmente foram os departamentos comerciais das empresas. Neles é muito comum encontrar a divisão entre metas e objetivos. Vejamos como eles fazem essa divisão. Num caso hipotético, imaginemos que o objetivo da empresa seja vender 120 mil produtos ao longo do ano (objetivo anual). Esse objetivo é quebrado em 12 meses, ou seja, 10 mil produtos por mês (meta mensal). Em seguira, esse número é dividido pelo tamanho da equipe de vendas. Imaginando um quadro com dez vendedores, teríamos que cada um deveria vender 1.000 produtos mês (meta individual). Assim, teríamos que a soma das metas individuais apontaria para o total das metas mensais. E que a soma destas resultaria no objetivo anual. Isso demonstra como algumas empresas 25 1 Melhorar o Desempenho em Matemática 4 Reformar o Refeitório 2 Motivar os Colaboradores 5 Melhorar a Comunicação com os Pais 3 Melhorar o Desempenho Esportivo 6 Aquisição de Novas Tecnologias O que fazer? Objetivos - Visão Macro (exemplo) 1.1 Subir Média das Salas meio ponto Bimestre 1.3 Próximo ano: Média Geral 7,5 1.2 Terminar o ano com Méida Geral superior a 6,5 Objetivos - Quebra por Metas (exemplo) O que fazer? 1 - Melhorar o Desempenho em Matemática Fonte: o próprio autor Figura 7 – Quadro ilustrativo dos Objetivos Fonte: o próprio autor Figura 8 – Quadro ilustrativo Quebra por Metas dividem o objetivo maior em componentes menores – ou metas, solucionando uma possível desorientação causada pela repetição de nomes. A formalização também é um componente dos objetivos que não pode ser relegada. Sua confecção e apresentação devem ser sempre feitas de modo documental. E sua visualização e conhecimento devem atingir todos os níveis necessários para ajudar na sua consecução. O exemplo a seguir mostra como o quadro de objetivos pode ser montado. Caso algum dos objetivos precise ser quebrado em etapas, segue o exemplo abaixo. 26 Item Função Perguntas-Chave Direcionar os rumos e as ações; Aonde queremos chegar? Estabelecer prazos e orientar o andamento; Fornecer a orientação básica para a formulação de metas; Objetivos Fonte: o próprio autor Figura 8 – Quadro Resumo dos Objetivos 2.4 Estratégia Vencida a etapa de criar os objetivos é chegado o momento idealizar quais seriam as melhores opções para atingi-los. Estratégia é um conjunto de ações e providências de uma corporação, instituição, setor ou região, destinado a viabilizar o seu avanço com a maior segurança possível, num universo de incertezas não só do futuro como no próprio presente. Mobilizando, motivando e condicionando colaboradores para atingir um elenco de objetivos previamente estabelecidos (PINTO,2004, p.37). É o momento estudar todas as alternativas possíveis e quais delas seriam as mais viáveis dentro do universo de recursos disponíveis. É nesta etapa que a organização vai desenvolver todos os planos de ação para que os objetivos possam ser alcançados. Podemos em alguma medida dizer que, se os objetivos são “o que nós vamos fazer”, a estratégia seria “como nós vamos fazer”. Portanto, é o momento da reflexão, do uso do conhecimento, do uso da criatividade em toda sua plenitude na hora de apontar os caminhos a serem adotados para que se chegue ao fim esperado. Mas como todas as etapas vistas anteriormente, as estratégias também devem seguir o mesmo padrão e ter seu conjunto de ações formalizadas. Todo 27 Item Função Perguntas-Chave Orientar as ações para se atingir os objetivos; Como faremos para chegar? Desenvolver os planos de ação; Estratégias Fonte: o próprio autor Figura 9 – Quadro Resumo das Estratégias o corpo dessas ações deverá ser documentado e bem como ser de conhecimento de toda a equipe de colaboradores da organização. RESUMO DAS ESTRATÉGIAS 2.5 Orçamento A elaboração do orçamento é a parte do Planejamento Estratégico que visa monitorar e orientar a utilização de todos os recursos financeiros disponíveis. É preciso enxergar com exatidão o quadro de receitas e gastos, pois são eles que vão determinar quais objetivos podem ser definidos. Normalmente elaborado para contemplar um ano, seu acompanhamento deve ser feito em períodos menores e, principalmente, regulares. Isto porque se houver algumdesvio, a capacidade de reprogramar o orçamento pode ser impraticável dentro do exercício. A elaboração anual do orçamento, bem como seu monitoramento periódico, vai desenvolver na organização uma capacidade indispensável de gerir com alta precisão as receitas disponíveis. E a experiência adquirida por este processo será, obviamente, carregada para o monitoramento e a gestão das respectivas despesas. Com a experiência advinda dessa pratica, a organização terá uma grande segurança no trato de seus recursos financeiros o que permitirá que o trabalho seja executado sempre dentro de custos adequados. Existem inúmeras maneiras de se montar um orçamento, mas é básico que o total das receitas e o total das despesas estarão contemplados no seu conjunto informativo. Para distribuir as receitas e despesas ao longo dos meses 28 Item Função Perguntas-Chave Monitorar e orientar a utilização de todos os recursos disponíveis; Quanto temos? Quanto poderemos gastar? Enxergar com exatidão o quadro das receitas x gastos; Orientar a utilização das receitas; Monitorar os gastos; Adequar os custos; Orçamento Fonte: o próprio autor Figura 9 – Quadro Resumo do Orçamento e acompanhar como ambas tem se comportado, o fluxo de caixa pode ser uma ferramenta de grande valia. Em seu interior, o total de despesas e receitas esperadas para o ano são distribuídas ao longo dos meses: são as chamadas despesas e receitas previstas. Todo mês são lançadas as despesas e receitas que realmente aconteceram, ou seja, as chamadas despesas e receitas realizadas. É este tipo de comparação entre o que estava previsto vs. o que foi realizado (também conhecido como Plano x Real) que dá à organização o conhecimento necessário para administrar de forma cada vez mais estável e sólida os recursos disponíveis. RESUMO DO ORÇAMENTO 2.6 Controle e Avaliação Todo o conjunto daquilo que foi planejado pela organização precisa passar, obrigatoriamente, por dois processos: o de controle e o de avaliação. O processo de controle é aquele que visa apontar, dentro de um determinado intervalo de tempo, se aquilo que estava previsto está efetivamente acontecendo. Determinar quais seriam, exatamente, os melhores pontos de controle para um determinado processo é uma tarefa que a organização precisa desenvolver, e para isso a experiência e o uso constante serão fundamentais. É comum encontrar nas organizações uma grande 29 resistência quando o assunto é o controle. Muitas vezes confundido com uma espécie de policiamento sobre os colaboradores, o processo de controle é na verdade a ferramenta que permite que avaliações sejam feitas. É por intermédio do comparativo do que foi previsto versus o que foi realizado que a organização pode mensurar se uma determinada meta está realmente ajustada e pode ser tratada como factível. O controle - no chamado curto intervalo de tempo - permite que ações corretivas possam ser tomadas durante o processo de execução das tarefas que visam atingir um objetivo. Sem controlar o processo no curto intervalo de tempo é possível que a consecução do objetivo esteja comprometida de modo irremediável. Para exemplificar a importância do controle, basta imaginar um aluno de universidade que receberia uma única nota, obtida por intermédio de uma única prova, aplicada ao final de 4 anos de curso. Caso não obtivesse a nota mínima, o aluno seria remetido de volta para o primeiro ano do curso. O mais recomendável nesse caso é que sejam feitas provas (controle) num curto intervalo de tempo para que as notas (avaliação) permitam ao aluno corrigir eventuais desvios. O processo de avalição vai permitir à organização medir se o desempenho está caminhando dentro daquilo que era esperado. Para isso é necessário que se criem indicadores úteis ao processo de avaliação. A criação dos indicadores é uma tarefa que vai requerer estudo e experiência. É preciso certificar-se, com antecedência, de que os indicadores escolhidos são realmente a forma mais adequada de medir um determinado desempenho. Promover sua revisão periódica para checar se eles ainda são a medida mais exata possível para medir um desempenho também é tarefa dos envolvidos com a Administração Estratégica. A avaliação do atingimento das metas e dos objetivos traçados vai permitir, por fim, que a organização se beneficie imediatamente em pelo menos duas situações importantes: 1) quando houver necessidade de intervenções para retomada de curso; 2) para dar feedback ao replanejamento. 30 Item Função Perguntas-Chave Criar os pontos-chave de controle; Monitorar no curto intervalo de tempo; Criar indicadores úteis; Característica estatística, numérica; Acompanhar documentalmente todo o processo planejado; Auxiliar e orientar o replanejamento; Conceito do Plano x Real; Controle e Avaliação Como vamos medir se vamos conseguir fazer o que estava previsto? Fonte: o próprio autor Figura 10 – Quadro Resumo do Controle e Avaliação Toda a metodologia de controle e avaliação deve estar calcada nos princípios da formalidade, que exigem o caráter documental dos processos. Nos casos em que seja possível empregar o conceito de Plano vs. Real, este tipo de comparativo deve ser utilizado, pois permite que a percepção do andamento seja imediata e inconteste. Ademais, deve-se procurar dar aos indicadores características estatísticas e/ou numéricas. A facilidade com que os parâmetros estatísticos são percebidos pelas pessoas demonstra sua eficácia. Se uma viagem que tinha uma previsão de durar uma hora levou duas, imediatamente imaginamos que algo saiu errado. Se, ao aplicar uma prova, o professor percebe que mais de 90 por cento dos alunos não conseguiu terminar o exame no tempo determinado, algo tem que ser repensado. Os dois pequenos exemplos citados demonstram que a tarefa de avaliar fica mais fácil quando existem números para auxiliá-la. RESUMO DO CONTROLE E AVALIAÇÃO 2.7 Sistema de Gerenciamento de Responsabilidades Mesmo que a organização tenha um quadro de colaboradores pequeno, a designação de um grupo de apoio ao processo de planejamento é fundamental para que seu andamento flua e que seu intento se concretize. O trabalho de acompanhamento dessa equipe prima por dar ao escopo o monitoramento indispensável que qualquer atividade de planejamento requer. Ou seja, ela deve cobrar que o Planejamento Estratégico seja plenamente implantado e perpetuado em todas as suas instâncias e competências. Todos 31 Item a ser monitorado Responsável A Quem se reporta Quando se reporta Matriz de Responsabilidade Fonte: o próprio autor Figura 11 – Quadro exemplo de Matriz de Responsabilidade os níveis da organização devem estar contemplados por essa equipe, que deverá estar plenamente comprometida com os objetivos previamente acordados e as estratégias pensadas para alcançá-los. Assim, essa equipe deve zelar para que o Planejamento Estratégico não se distancie da gestão, tornando-se uma peça inútil meramente decorativa. Além disso, é natural que ao longo do tempo surjam objeções àquilo que foi originalmente planejado. A equipe deve monitorar e atuar diretamente em tais objeções para impedir que haja a perda da credibilidade no planejamento. A seguir apresentamos um exemplo de Matriz para destacar que essa etapa também deve ser documentada. 32 Item Função Perguntas-Chave Cobrar que o Planejamento Estratégico seja plenamente implantado e perpetuado; Quem faz o quê e quando? Criar o grupo de apoio ao processo; Engajar as equipes; Representar todos os níveis decisórios e todas as áreas envolvidas; Monitorar para que o Planejamento Estratégico não se distancie da gestão; Atuar diretamente nas objeções; Sistema de Gerenciamento de Responsabilidades Fonte: o próprio autor Figura 12 – Quadro Resumo do Gerenciamento das Responsabilidades RESPONSABILIDADES2.8 Implementação A etapa de implementação é aquela que visa colocar em prática as ações programadas para que os objetivos do Planejamento Estratégico sejam alcançados. Quem se encarrega desta etapa - indivíduo ou equipe - tem pela frente um papel de negociador que se mostrará fundamental para o bom andamento do processo. O envolvimento das pessoas ao redor deve ser pleno e deve sempre seguir os seguintes princípios: Manter aberto os canais de comunicação; Promover a troca constante de informações; Promover reuniões periódicas fixas; Promover o envolvimento e o comprometimento; Incentivar e implantar o espírito de equipe; Dar feedback de forma constante aos envolvidos; 33 Fonte: o próprio autor Figura 13 – Fluxo Ilustrativo das Etapas do Planejamento Estratégico 34 Sugestões de Atividade 1 Considere todas as Missões citadas aqui como exemplo e procure criar uma para vários locais que você costuma frequentar, independentemente do ramo de atividade ou do tamanho do estabelecimento. 2 Proceda da mesma forma para os itens visão e Políticas e Valores. 3 Pesquise no seu ambiente de trabalho – ou mesmo fora dele – se as analises aqui tratadas são feitas são periodicamente levantadas. Publico Relevante, Ameaças e Oportunidades, Forças e Fraquezas. 4 Imagine quais seriam os melhores indicadores para medir o seu desempenho pessoal e depois faça o mesmo imaginando seu ambiente de trabalho. 5 Procure levantar alguns dos indicadores para aferição de desempenho do seu local de trabalho e faça uma avaliação de sua razoabilidade. 35 BIBLIOGRAFIA: GARY J. STERN O Terceiro Setor Ferramenta de auto-avaliação para empresas São Paulo Editora Futura 2001 com introdução de PETER DRUCKER CHIAVENATO, Idalberto Iniciação à Administração Geral. São Paulo 1989 CHIAVENATO, Idalberto Administração Teoria, Processo e Pratica. 4.ed Rio de Janeiro: Elsevier, 2007 TAVARES, Mauro Calixta. Gestão Estratégica. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2005 PADOVEZE, Clóvis Luís; FRANSISCHETTI, Carlos Eduardo. Planejamento Econômico e Orçamento Saraiva, 2018 ANDRADE, Arnaldo Rosa de. Planejamento Estratégico: Formulação, Implementação, Controle. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2016