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FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 1 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos de gestão. Ela está dividida em cinco temas principais: 1. Introdução à gestão de organizações; 2. Organização de trabalho não profissional; 3. A lógica da gestão profissional; 4. Organizações, processos, sistemas e pessoas; e 5. Caos e complexidade organizacional. O objetivo principal desta aula é fazer uma introdução à gestão de organizações e, para isso, definiremos o que é gestão e o que são organizações. Discutiremos inicialmente as organizações de trabalho não profissional para entendermos a lógica do trabalho e da gestão profissional. Por fim, refletiremos a respeito das organizações sob o ponto de vista dos processos, sistemas e pessoas. Chegaremos ao ponto de compreender que as organizações têm sempre algum nível de caos e de complexidade, ou seja, organizações são fenômenos complexos cujas variáveis nem sempre são plenamente conhecidas. Por essa razão, a gestão organizacional é tão necessária. CONTEXTUALIZANDO Para contextualizar, vamos refletir sobre coisas limitadas em nossas vidas: dinheiro para comprarmos coisas, tempo para nos dedicarmos a uma determinada atividade, roupas para estarmos sempre na moda, espaço para guardarmos bugigangas, quartos para recebermos visitas, atenção para nos concentrarmos em problemas complexos etc. Muitas coisas de nosso dia a dia são limitadas, de modo que somos obrigados a otimizar sua utilização. Isso é, em certa medida, fazer gestão. Toda vez que nos preocupamos com a utilização de um recurso limitado, estamos fazendo a gestão desse recurso. Conseguimos aproveitar melhor o nosso tempo quando planejamos sua utilização de forma que haja tempo para que possamos fazer tudo o que precisamos. Quando chegamos a uma situação em que vemos que não teremos tempo hábil para fazer tudo o que devemos, podemos, por exemplo, utilizar critérios para definir o que fazer primeiro. Isso é fazer gestão de seu tempo. Da mesma forma, mesmo sem saber, fazemos a gestão de uma série de outras coisas. Porém, quando falamos de gestão 3 profissional, as coisas são ainda mais sérias e, para isso, contamos com muitas ferramentas e metodologias que podem nos auxiliar. O gestor é o indivíduo que faz a gestão. Ele pode ser um administrador com formação na área (que é o ideal), ou não (que é o mais comum). Muitos profissionais atualmente se dedicam à gestão sem serem administradores. Engenheiros muitas vezes criam suas próprias empresas de engenharia, médicos e dentistas, suas clínicas de saúde, advogados, seus escritórios de advocacia etc. Quando isso acontece, eles passam a desempenhar menos funções técnicas de sua área de formação e mais atividades de gestão de suas equipes. Da mesma forma, muitas outras pessoas criam seus próprios negócios e passam a fazer gestão. Algumas vezes por necessidade, outras vezes por terem espírito empreendedor. Todas essas pessoas e profissionais precisam compreender as ferramentas básicas de gestão para que tenham maior chance de sucesso em suas atividades. Por isso, tem sido cada vez mais comum que esses profissionais procurem uma formação em gestão. TEMA 1 — INTRODUÇÃO À GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES Antes de nos aprofundarmos no conceito de gestão, precisamos esclarecer o termo organização, que é muito comum para nós, administradores e gestores; nós o usamos para designar empresas, corporações, firmas, associações e outros tipos de entidades estruturadas racionalmente para determinados fins. Na maioria das vezes poderíamos substituir o termo “organização” por “empresa”, mas não o fazemos porque “organização” é um conceito bem mais abrangente e nos ajuda a dizer que um gestor profissional é tanto capaz de gerir uma empresa, quanto um sindicato, ou uma organização não governamental (ONG). Ou seja, a gestão de organizações envolve diversos tipos de organizações, não apenas aquelas formalmente constituídas ou cuja finalidade é a obtenção de retorno econômico-financeiro. Podemos, portanto, definir uma organização como sendo duas ou mais pessoas trabalhando de forma coordenada e racional para atingir um ou mais objetivos comuns. Nesse contexto, a gestão organizacional tem por objetivo auxiliar na estruturação e coordenação organizacional, tendo em vista os seus objetivos. 4 A gestão de organizações está diretamente relacionada ao processo de planejamento, organização, liderança e controle em uma organização. Nesse sentido, o foco da gestão organizacional recai sobre recursos, processos, sistemas, pessoas e tudo mais que possa ocorrer no âmbito organizacional. Entretanto a gestão tem amplitude definida, pois podemos tanto fazer a gestão de toda uma organização se formos proprietários, por exemplo, como fazer a gestão de um setor ou departamento. Desse modo, a amplitude da gestão será dada pela posição hierárquica que o gestor ocupar nessa organização. Em geral, o termo gestor designa o administrador que atua em cargos de gerência nos níveis intermediários das organizações. Esse nível também é chamado de nível tático das organizações. Figura 1 – Estrutura hierárquica das organizações Em uma organização convencional, as decisões estratégicas são formuladas no nível mais alto, pelos administradores de topo. Essas decisões e estratégias devem chegar ao nível operacional para que sejam levadas a efeito, e isso é feito pelos administradores de nível intermediário ou gestores. Dessa forma, os gestores desse nível têm um papel fundamental: fazer com que estratégias complexas e com metas sejam comunicadas de forma objetiva aos níveis organizacionais ligados à execução das tarefas. Nesse caso usamos o termo organização convencional porque a forma como as organizações elaboram e executam suas estratégias tem evoluído e, embora a área de estratégia organizacional seja uma das mais estudadas na área de administração, a cada dia as organizações encontram novas formas de gerar Nível tático: Implantação das estratégias e planejamento de médio prazo; Escopo limitado à área ou função organizacional. Nível operacional: Ações de curto prazo; Escopo limitado à área ou função organizacional. Nível tático: administradores/ gestores que atuam sobre áreas da organização e podem ou não gerenciar outros gestores. Nível operacional: gestores que atuam sobre áreas da organização liderando equipes. Nível estratégico: Estratégias de longo prazo; Escopo institucional. Nível estratégico: administradores que atuam sobre toda a organização e gerenciam outros administradores. 5 diferenciais competitivos. Nesse sentido, muitas vezes o modo convencional de se fazer estratégia dá lugar a novos modos inovadores. O processo de gestão organizacional está assentado sobre quatro pilares: o planejamento, a direção, a organização e o controle (PDOC). Juntos eles formam o processo administrativo em organizações e, por isso, vamos detalhar cada um deles a seguir. Observe que, embora os apresentemos separadamente, na prática, eles acontecem de forma simultânea e complementar e são parte de um processo maior, que é a própria gestão organizacional como um todo. Planejamento – Uma boa gestão se inicia com planejamento. Esse é o primeiro passo da gestão eficaz, pois é por meio dele que se decidem objetivos, metas e formas de atingi-los. Planejar é decidir antecipadamente todos os passos importantes de uma organização para que as decisões possam ser bem pensadas, e não – como se faz muitas vezes – tomadas em momentos de crise, sem tempo para analisar os problemas e as possíveis alternativas. Quando não planejamos nossas ações em geral, temos de lidar com situações de improviso, com a falta de alternativas,ou mesmo ficamos impossibilitados de aproveitar alguma oportunidade. O planejamento organizacional pode ser de longo, médio ou curto prazo. Os planos de longo prazo são associados às questões estratégicas que englobam as organizações como um todo, os planos de médio prazo devem estar associados aos de longo prazo e atingem principalmente as áreas funcionais das organizações, marketing, gestão de pessoas, produção etc. Os planos de curto prazo derivam dos planos de médio prazo e estão associados às atividades mais operacionais das organizações, as chamadas atividades-fim. Organização – Até então, temos usado o termo “organização” para designar uma pessoa jurídica, como uma empresa. Todavia a palavra também pode ser usada para o processo de organizar. Nesse sentido, organização refere-se ao processo de estruturação organizacional e de alocação de recursos. Em um processo de organização, define-se, por exemplo, a estrutura organizacional. Dito de outra forma, é estabelecido como as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. 6 A estruturação de uma organização demanda uma série de subprocessos e, dentre eles, são importantes a divisão de trabalho, a departamentalização e o estabelecimento de políticas de coordenação. Todas essas questões estão ligadas à estrutura formal da organização que é aquela que podemos ver normalmente representada em organogramas. Quadro 1 – Como se estrutura uma organização Estrutura organizacional: a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Divisão de trabalho: a decomposição de uma tarefa complexa em componentes, de modo que os indivíduos sejam responsáveis por um conjunto limitado de atividades e não pela tarefa como um todo. Departamentalização: agrupamento em departamentos de atividades de trabalho que sejam semelhantes ou logicamente conectadas. Coordenação: integração das atividades realizadas pelas partes separadas de uma organização para alcançar objetivos organizacionais. Fonte: Stoner; Freemann, 1994. Direção – A gestão organizacional é feita por pessoas, para pessoas e por meio de pessoas. Já a direção refere-se aos aspectos humanos ligados à gestão, e tem como temas importantes relacionados a ela a liderança, a comunicação, a motivação e a coordenação. A liderança é dada pela relação entre líderes e liderados, com os primeiros influenciando as ações dos segundos. É o processo de dirigir e influenciar as atividades relacionas às tarefas dos membros de um grupo (Stoner; Freemann, 1994). Bons líderes são capazes de fazer com que as pessoas desenvolvam melhor seus trabalhos individualmente e em equipes. A liderança pode ser baseada na autoridade, no carisma ou na tradição, mas atualmente é consenso de que a liderança mais efetiva é a situacional na qual a forma de liderar se adapta ao contexto e às pessoas. Controle – Refere-se ao processo de verificação sobre o que foi planejado e os resultados. O controle é a atividade de conferência de resultados, mas não é realizado apenas ao final de um processo: ele pode e deve estar presente em todas as etapas intermediárias, a fim de que se possa saber antecipadamente se o planejamento realizado está ou não sendo efetivo. Controlar significa usar dados e informações para saber do 7 que ocorre na organização e, para isso, os gestores precisam de bons sistemas de informações gerencias que permitam a tomada de decisões com base em dados reais e relevantes. Stoner e Freeman (1999) dividem a função de controle em quatro elementos: (i) estabelecer padrões de desempenho; (ii) medir o desempenho atual; (iii) comparar esse desempenho com os padrões estabelecidos; e (iv) caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. Cada uma dessas etapas demandará um processo de reflexão para adequação ao contexto de cada organização e situação específica. Figura 2 – Fluxo de controle de uma atividade Fonte: Adaptado de Stonner e Freeman, 1999. TEMA 2 — COMPETÊNCIAS GERENCIAIS Para Katz (1955), há três tipos de habilidades importantes para os administradores: as técnicas, as humanas e as conceituais. Habilidades técnicas seriam aquelas ligadas ao fazer, à atividade operacional propriamente dita. Em uma padaria, por exemplo, seria literalmente saber misturar os ingredientes e “colocar a mão na massa” para fazer pães. As habilidades humanas referem-se ao relacionamento interpessoal. Ao trabalhar em equipe essas habilidades permitem que haja sinergia e contribuem para uma boa qualidade de vida no trabalho e melhores resultados em termos de resultados. Esse tipo de habilidade é necessário a todos, mas absolutamente essencial a gestores e quaisquer indivíduos em posição de liderança. Por fim, as habilidades conceituais dizem respeito a conhecimentos, teorias etc. São muito necessárias para lidar com conceitos abstratos Estabelecer padrões e métodos para medir o desempenho Medir o desempenho O desempenho está ok? Iniciar ações corretivas Não fazer nada 8 Habilidades humanas complexos. Das três habilidades, é a mais dependente de nossa capacidade de acessar, manter e relacionar conceitos racionalmente. Conforme o estudo de Hersey e Blanchard (1976, citado por Stoner; Freeman, 1994), à medida que os administradores sobem na hierarquia organizacional, precisam de menos habilidades técnicas e mais habilidades conceituais. A ideia é que, quanto mais próximos da alta direção, menos os administradores precisam se envolver com questões técnicas ou operacionais. Essas atividades, então, passam a ser delegadas para outras pessoas. Observe essa relação na Figura 3: note que as habilidades humanas são necessárias em todos os níveis organizacionais, porém sobretudo no nível intermediário – justamente o nível mais associado às atividades de gestão. O gestor médio precisa ter desenvolvidos todos os três tipos de habilidades, mas especialmente precisa ter habilidade humana, pois sua principal atividade está ligada à coordenação de equipes. Figura 3 – Habilidades dos gestores de acordo com a hierarquia da organização Fonte: Adaptado de Chiavenato, 2000. Para além do conceito de habilidade, está o de competência, sobre o qual psicólogos e administradores debatem desde a década de 1970. Embora haja ainda hoje propostas diversas, parece que há consenso em torno de Fleury e Fleury (2001) que definem competência como: “um saber agir responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos e habilidades que agreguem valor econômico à organização e valor social ao indivíduo”. Os autores apontam para a convergência das várias definições para três vertentes que se dirigem para a formação de competência: conhecimentos, habilidades e atitudes. Talvez seja essa a noção mais conhecida e disseminada de competência: o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes capazes de gerar valor na execução de uma tarefa. Nível institucional Nível intermediário Nível operacional Alta direção Gerência Supervisão Habilidades conceituais Habilidades técnicas 9 Do ponto de vista da gestão, a competência gerencial é aquela por meio da qual o gestor faz com que suas equipes obtenham resultados melhores, com menos esforço, maior qualidade e menor uso de recursos, considerando os objetivos estratégicos organizacionais. Dessa forma: Conhecimento → saber Habilidades → saber fazer Atitudes → como e por que fazer Considerando essas vertentes, podemos dizer que: Aquele que sabe, mas não sabe fazer, é um indivíduo teórico; Aquele que sabe fazer, mas não entende como fazer, é um indivíduo prático; Aquele que sabe, sabe fazer, como e por que fazer é um indivíduo competente. Devemos aindarefletir sobre um aspecto muito interessante da competência gerencial: por muito tempo, conhecimentos e habilidades foram as únicas coisas valorizadas para efeito de gestão organizacional, pelo simples fato de que, para muitas organizações, não importava como atingir suas metas desde que elas fossem atingidas. Essa forma de pensar se aproxima do pensamento de Maquiavel (2011), segundo o qual os fins justificam os meios. Atualmente a forma como os gestores atuam tem sido tão (ou mais) importante quanto os conhecimentos e as habilidades envolvidos nessa atuação. Em outras palavras, a maneira pela qual administradores e gestores têm tomado decisões e conduzido processos organizacionais tem sido cada vez mais valorizada pelas organizações e pela própria sociedade. Não basta atingir as metas, é preciso que as ações sejam éticas, moralmente corretas, socialmente justas e ambientalmente sustentáveis. TEMA 3 – A LÓGICA DA GESTÃO PROFISSIONAL No final do século XIX discutia-se a importância da gestão no âmbito das indústrias. Engenheiros realizavam estudos e propunham teorias para a elevação da eficiência e da produtividade industrial e, nesse processo, houve dois que ficaram marcados na história como os principais precursores da administração. 10 Um deles era o francês Henry Fayol (1989), que defendeu, no início do século passado, a ideia de que as organizações precisavam ser agrupadas em funções que seriam comuns a todas elas: Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa; Funções comerciais, relacionadas com a compra, venda e trocas; Funções financeiras, relacionadas com a captação de recursos; Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; Funções contábeis, relacionadas com custos, registros, balanços, inventários e estatísticas; Funções administrativas, relacionadas com a integração das outras cinco funções. Para Fayol, a função administrativa é a responsável pela coordenação de esforços e pela harmonia dos atos das demais. O autor defendia, ainda, a formação de administradores para o exercício da função administrativa, além da existência de uma doutrina administrativa, ou seja, o início da administração como uma área de estudo e uma ação profissional. Seus estudos ficaram registrados como sendo os da Administração Clássica. O outro precursor famoso foi Frederick Taylor, que também defendia a ideia de que a administração deveria ser executada por pessoas preparadas para a função. Além disso, postulava que deveria haver estudos científicos que substituíssem improvisos e métodos irracionais na condução das ações das empresas. Assim, sua proposta era o desenvolvimento da Administração Científica, pautada em princípios gerais e em conhecimentos comprovados por estudos científicos. Em sua obra, Taylor (1990) salienta que a adoção da Administração Científica poderia trazer os seguintes benefícios: Ciência, em lugar de empirismo; Harmonia, em vez de discórdia; Cooperação, não individualismo; Rendimento máximo, em lugar de produção reduzida; Desenvolvimento de cada homem, no sentido de alcançar maior eficiência e prosperidade. 11 Fayol fez proposições sobre a estruturação das empresas, focou na formação de uma estrutura hierárquica que facilitasse a coordenação e o comando. De certa forma, propunha a unificação da empresa em torno de um só objetivo e um só comando. Já Taylor preocupava-se mais com a racionalização das tarefas executadas pelos operários. Sua meta era a realização de uma organização racional do trabalho (ORT). Ambos, portanto, propunham a racionalidade na gestão. Racionalidade diz respeito ao uso da razão para resolver problemas. Em outras palavras: o uso de métodos, metodologias, ferramentas e outras formas de melhorar a previsão e o controle de processos, bem como o estabelecimento das diferenças entre fatos reais e suposições. A lógica da gestão profissional está ligada, desta maneira, a uma ação racional no âmbito organizacional. A racionalidade administrativa faz alinhamento entre resultados e ações, de modo que as ações são pensadas tendo em vista os resultados desejados. Nesse sentido, a gestão tende a ser pragmática, ou seja, só interessa aquilo que leva ao resultado esperado. O pragmatismo é uma corrente filosófica do final do século XIX e, assim, os primeiros estudos sobre gestão foram muito influenciados por ela. Além de racional, a gestão profissional é prática. Teorias ainda nos servem como apoio para decisões, no entanto o efeito é sempre medido pelo resultado prático. Podemos dizer que há um cálculo utilitário de consequência na ação e, dessa forma, os gestores pautam suas ações baseados no retorno que poderão ou não obter. Essa forma de compreensão da ação administrativa derivou correntes de pensamento, como a escola da Administração por Objetivos (APO) na década de 1960, metodologias como o Objective and Key Results (OKRs), e métodos como Getting Things Done (GTD), que serão estudados oportunamente. Das reflexões que propusemos até agora, resta a conclusão de que a lógica da gestão profissional, ou da administração, está pautada em uma racionalidade prática com cálculo utilitário de consequências. Isso explica por que conceitos como eficiência, eficácia, efetividade e retorno sobre o investimento (ROI) são tão importantes no contexto da gestão profissional. Contudo, aqui cabe uma importante reflexão: os fins sempre justificam os meios? Essa tem sido uma questão central nas discussões envolvendo responsabilidade e ética empresarial, bem como nas questões sobre 12 sustentabilidade. A legitimidade das ações organizacionais pode ser tão ou mais importante que os aspectos técnicos. Em outras palavras, mesmo que uma organização dê lucro, se não tiver legitimidade, pode se tonar inviável. Uma profunda reflexão sobre legitimidade organizacional pode ser apreciada no trabalho de Rossoni (2016), no entanto, como exemplo didático, podemos citar a indústria do cigarro, que nas últimas décadas tem tido cada vez menos consumidores. Como descrevem Portes e Machado (2018), sucessivas campanhas e regulamentações têm mudado a opinião pública em relação ao fumo. Assim, ainda que o negócio seja lucrativo, a queda sucessiva de legitimidade transformou uma grande indústria de marcas famosas em um mau negócio (veja mais em <https://exame.abril.com.br/blog/branding-consumo- negocios/o-ultimo-suspiro-da-industria-do-tabaco/>). Portanto, embora a lógica administrativa tenha um viés que considera as questões técnicas envolvendo a racionalidade prática com cálculo utilitário de consequências, outras questões também devem ser aventadas como a relação da organização com seu contexto social. É interessante observar que tanto Fayol quanto Taylor foram muito criticados por terem focado demasiadamente na questão da eficiência organizacional. Contudo, em sua obra Princípios de administração científica, Taylor (1990) deixa claro que o “princípio da administração deve ser o de assegurar o máximo de prosperidade ao patrão e, ao mesmo tempo, o máximo de prosperidade ao empregado”. Dessa forma, na visão de Taylor, a administração deveria gerar prosperidade tanto para as organizações quanto para as pessoas que nela trabalham. Taylor, Fayol e outros de sua época procuravam criar diretrizes que, ao serem seguidas, proporcionariam melhores resultados para as indústrias e, por isso, suas teorias são classificadas como prescritivas. Um outro tipo de teoria possível é a descritiva, que é aquela que procura descrever uma determinada situação ou um fenômeno para facilitar sua compreensão. É o caso das teorias propostas por Max Weber (1864-1920), sociólogo alemão que estudou, entre outras coisas, os fenômenos organizacionais. Weber (1947) descreve o funcionamentode uma organização ideal em seu modelo burocrático: neste estão presentes aspectos da lógica organizacional que, em grande medida, permanecem nas organizações contemporâneas: hierarquia estritamente bem- definida, normatização por regulamentos e linhas de autoridade claras. Para 13 Weber, a organização ideal teria os objetivos pensados de forma racional e a divisão de trabalho seria declarada explicitamente. Além disso, ele enfatiza a competência técnica (profissional) e avaliações de desempenho pelo mérito (Stoner; Freemann, 1994). TEMA 4 — ORGANIZAÇÕES, RACIONALIDADES, CAOS E COMPLEXIDADE 4.1 As organizações na sociedade As organizações servem à sociedade à medida que proporcionam a satisfação de necessidades e desejos, funcionando, ainda, como instituições capazes de regular a vida social. Na sociedade moderna, dependemos de hospitais, escolas, governos, indústrias, delegacias de polícia, sindicatos, órgãos de classe e muitas outras organizações que sustentam a vida civilizada. É também importante ter a noção de que as organizações existem para realizar ações que pessoas isoladas não seriam capazes de fazer. Uma boa explicação para isso pode partir das coisas que existem à sua volta. Peguemos como exemplo uma simples caneta: quantas pessoas trabalharam para que essa caneta existisse? Temos a indústria do petróleo na produção do plástico ou do acrílico, a indústria siderúrgica na produção das partes metálicas, a indústria química que produziu a tinta; houve um trabalho de design para dar forma à caneta, um trabalho de engenharia para fazê-la funcionar, uma equipe de marketing para divulgar o produto, contadores, vendedores, distribuidores. Muitas pessoas são conectadas para a produção das coisas mais simples. A preservação do conhecimento é outra responsabilidade que as organizações detêm. Quando ainda predominava, na sociedade, o trabalho artesanal, antes da Revolução Industrial no século XVIII, o conhecimento e a técnica pertenciam apenas ao artesão, que os transmitia aos seus aprendizes. Uma das consequências da Revolução Industrial foi a transferência desse tipo de saber para as organizações, as quais geram, armazenam e disseminam conhecimentos de acordo com seu contexto. Algumas organizações são especialmente estruturadas para isso, como universidades e centros de pesquisa; outras o fazem de forma indireta, como empresas privadas comerciais. As organizações proporcionam ainda a existência de carreiras. Embora cada um de nós possa realizar seu próprio trabalho e sua geração de renda, temos a possiblidade de trabalhar em organizações corporativas em associação 14 com outras pessoas. Ainda que indústria e comércio sejam as áreas mais lembradas nesse contexto, podemos citar também igrejas, repartições públicas, escolas, hospitais, ONGs e muitas outras organizações nas quais podemos trabalhar. É preciso, portanto, dada a infinidade de organizações que existem em nossa sociedade, distingui-las, para que possamos compreender melhor os elementos que orientam suas ações. 4.2 Instituições, organizações e empresas Quando usamos os termos “instituições”, “organizações” e “empresas” podemos estar nos referindo a um mesmo objeto. No entanto, por definição, são conceitos distintos, e esse é o primeiro passo da diferenciação que temos de fazer quando abordamos o tema organizações. Ao nos referimos ao termo “instituição”, na sociologia distinguimos as práticas sociais que se reproduzem entre gerações e em diversas sociedades. Assim como a prática de empréstimo bancário se tornou uma prática social desde a Idade Média na Europa, os empreendimentos bancários são considerados instituições, pois carregam consigo uma prática social recorrente. O mesmo podemos afirmar da prática do casamento, reconhecido como uma instituição social, visto que representa uma prática social percebida nas diversas sociedades e que sela um contrato de união entre dois indivíduos. Portanto, quando falamos de instituições, podemos estar nos referindo a práticas sociais, e também a práticas realizadas no contexto de organizações específicas – como os bancos – e nesse ponto é que podem coincidir os conceitos. O emprego do termo “organização” refere-se a um ordenamento social constituído essencialmente por pessoas que se associam a fim de atingir objetivos específicos (Blau; Scott, 1979), os quais podem estar associados a finalidades diversas, desde a defesa de ideias, princípios e valores, como no caso de entidades religiosas e ONGs ambientais, passando pela defesa de interesses públicos, como ocorre com as organizações de Estado, até a geração de renda e produção de bens para comercialização, como acontece com as cooperativas agrícolas ou grandes indústrias, por exemplo. E é aqui que podemos distinguir uma organização social de uma organização empresarial ou simplesmente de uma empresa. Nem toda organização social constitui uma empresa, visto que esta última está essencialmente associada à produção de 15 bens e serviços voltados para coletividades. As empresas podem estar vinculadas ao Estado e, portanto, ter caráter público, como podem ser privadas, e tal condição também determinará diferentes lógicas de atuação. 4.3 Racionalidade e organizações Quando reconhecemos que os fatores que motivam a ação entre os diversos tipos de organizações e empresas podem ser diferenciados, podemos afirmar que diferentes racionalidades orientam o comportamento e as decisões de indivíduos e grupos sociais que as compõem. Vamos exemplificar: quando analisamos um órgão de Estado, como uma secretaria municipal de saúde, entendemos que os dirigentes adotam como princípios (ao menos em teoria) o atendimento eficiente aos cidadãos que pagam os impostos e que sustentam a manutenção deste e de outros órgãos municipais. Portanto, os profissionais adotam não apenas regras, mas princípios que orientarão as decisões na gestão pública. Já em um empreendimento familiar em que os membros do grupo social, envolvendo um casal e filhos, que administram uma propriedade rural, por exemplo, estão preocupados com a geração de renda cujo objetivo é o de garantir o sustento das necessidades familiares e, ao mesmo tempo, a preservação do patrimônio da propriedade rural em benefício dos filhos que futuramente devem herdá-la. A racionalidade envolvida nas decisões do grupo familiar envolve, portanto, não apenas o cálculo utilitário visando à geração de riquezas e à busca pela eficiência de um negócio, mas as decisões são tomadas para conciliar as relações familiares entre seus membros com a manutenção de uma atividade produtiva. Por fim, em uma empresa privada, responsável pela contratação formal de empregados e que atue na produção e comercialização de bens, a lógica que governa as decisões dos seus executivos está fortemente vinculada à capacidade de geração de riquezas, geralmente sob uma condição mais impessoal do que no exemplo da organização familiar citado anteriormente. Se houver falta de demanda ou ineficiência na gestão de custos, possivelmente haverá demissões ou reordenamentos da capacidade produtiva. Assim, é preciso compreender que cada tipo de organização é regida por diferentes racionalidades e ou lógicas de ação e que as empresas dos setores público e privado são apenas alguns exemplos de organizações possíveis. Este 16 entendimento é fundamental para compreender que nem sempre os princípios que regem a gestão eficiente em uma empresa podem se aplicar a outros tipos de organização que sigam lógicas de ação diversas. Este panorama é complementado ainda por outra variável à qual denominamos de complexidade. 4.4 Caos e complexidade De acordo com Maximiano (2002), o termo “complexidade” representa o “grande número de problemas e variáveis em uma situação [...], quanto maior o número de problemas e variáveis,mais complexa é considerada a situação”. O termo “caos”, por outro lado, significa desordem e aparentemente uma situação complexa que pode ser interpretada como desordenada e caótica. No entanto, as organizações contemporâneas, e principalmente as empresas, convivem em contextos inter-relacionados considerados complexos, assim como podem ser considerados complexos os desafios enfrentados por elas para se manterem vivas e competitivas. Lidar com situações complexas, portanto, passou a ser uma necessidade e, desta maneira, tornou-se o alvo de estudos de diversos pesquisadores e administradores. No próximo tema, trataremos de alguns aspectos relacionados à abordagem sistêmica, que busca lidar justamente com a compreensão de situações complexas em diversas áreas do conhecimento – entre elas a gestão de empresas e de organizações em geral. TEMA 5 — ABORDAGEM SISTÊMICA E PROCESSOS Enquanto algumas abordagens de investigação das organizações e da administração de empresas ao longo do século XX deram ênfase à gestão eficiente de seu ambiente interno, como é o caso da administração científica de Taylor e do modelo japonês de produção, segundo Maximiano (2002), havia uma lacuna que considerasse as variáveis do ambiente externo da organização como fatores de influência sobre as organizações. Portanto, a abordagem sistêmica desenvolvida na segunda metade do século XX por intelectuais e investigadores de diversas áreas tem influenciado a forma como enxergamos os problemas que envolvem as organizações. Com base em estudos nas mais diversas áreas do conhecimento, como biologia 17 (realizados pelo biólogo austríaco Von Bertalanffy) e sociologia (pelo alemão Niklas Luhmann e pelo estadunidense Talcott Parsons, sociólogos), a abordagem sistêmica pressupõe que contextos com alta complexidade devem ser compreendidos como sistemas que recebem influência de diversas variáveis. 5.1 A ideia de sistema A ideia de sistema, segundo Maximiano (2002), pressupõe um todo que pode ser decomposto em partes ou subsistemas. De acordo com o autor, assim como em organismos vivos, as organizações podem ser compreendidas como sistemas que podem ser divididas em ao menos dois subsistemas: o técnico e o social. O sistema técnico compreende os recursos físicos e abstratos que independem do ser humano, como a definição da missão e dos objetivos da organização, a divisão do trabalho, as instalações, as tecnologias e os processos de trabalho. Já o sistema social compreende os indivíduos, os grupos, as relações sociais, o clima organizacional, as motivações, as atitudes e a cultura organizacional. A noção de sistema pressupõe também uma estrutura representada por uma dinâmica que permite simplificar o conjunto de sistemas que envolvem uma estrutura complexa como a organização. Assim como em estruturas biológicas vivas, compreende-se que a organização recebe entradas (inputs) que sofrem a ação de um processo específico, entregando, ao ambiente onde há outros sistemas inter-relacionados, saídas ou resultados decorrentes do processamento das entradas. Para exemplificar, podemos descrever a matéria- prima como input em uma unidade fabril de uma indústria. As saídas representam o produto final processado na unidade de fabricação e que vão alimentar outros sistemas, como uma rede de lojas comerciais. Essas lojas constituem unidades de processamento que têm como saída a comercialização para clientes externos. É nas operações de um sistema que ficam delimitados os processos que produzem os resultados esperados. Os processos geralmente compreendem períodos específicos para a operação de resultados, e esses períodos servem de referência para o bom desempenho da organização. Portanto, os processos que envolvem a transformação de insumos, em uma loja de sanduíches, por 18 exemplo, devem manter padrões de tempo de produção e de qualidade específicos a fim de atender às necessidades dos clientes. Isso significa dizer que deve haver controles de qualidade, de tempo de produção e de atendimento para que as entradas se revertam nas saídas esperadas. A compreensão da dimensão complexa da organização como sistema pressupõe ainda que o controle sobre o processo produtivo não seja a única preocupação do gestor do empreendimento, que tem outros sistemas a serem considerados, como o sistema que gerencia e mantém o quadro de empregados, o sistema que gerencia a área contábil e financeira, o sistema que acompanha e gerencia a imagem da organização perante a comunidade. Todos esses sistemas pressupõem, dessa forma, variáveis que, ao serem processadas, entregam algum tipo de resultado inter-relacionado. Outro conceito embutido na perspectiva sistêmica é a retroalimentação ou feedback. A retroalimentação representa os sinais de desempenho identificados nas saídas do sistema com base na análise dos resultados dos processos envolvidos nele. Significa, ainda, que a avaliação do desempenho do sistema servirá de subsídio para o aperfeiçoamento do seu desempenho. Quando uma organização apresenta resultados de venda baixos, essa informação pode ser avaliada e estudada, uma vez que tais resultados podem estar associados à redução da qualidade dos produtos, constituindo uma causa interna ou devido à baixa demanda externa em função de uma crise econômica, por exemplo. Identificada a real causa do desempenho, o gestor poderá tomar decisões adequadas para reverter o desempenho ou rever estratégias. A compreensão sistêmica da organização pressupõe, assim, lidar com os chamados indicadores. Esses indicadores podem avaliar tanto os resultados ou as saídas quanto as operações envolvidas no próprio processo de transformação de entradas em saídas. Figura 4 – Exemplificação de um sistema 19 A compreensão de que os processos representam a forma de ação das organizações, e de que as várias partes que a compõem podem ser compreendidos como sistemas complementares com processos interligados, representa também um modo de análise do funcionamento de sistemas organizacionais. A gestão por processos representaria então um modo de analisar e decidir com base no que se denomina de mapeamento de processos. O gestor, com base no mapeamento das atividades pricipais do negócio, das atividades meio e das atividades de apoio, pode estabelecer modos de atuação mediante uma visão sistêmica de encadeamento entre os diversos processos que compõem as operações da empresa. Existem diversas metodologias de diagnóstico organizacional e gestão baseadas na visão por processos, mas, nesse momento, o importante é que você tenha em mente que as diversas atividades desempenhadas em uma organização empresarial podem ser compreendidas como um encadeamento de processos, cada um com suas entradas e saídas que irão alimentar outros processos complementares. TROCANDO IDEIAS Imagine que você acabou de se formar na faculdade e prestou um concurso público para uma empresa estatal, assumindo um cargo na área administrativa. Quais seriam as principais diferenças e similaridades que caracterizam a sua atuação no âmbito da área administrativa em uma empresa pública em relação ao setor privado? NA PRÁTICA Você agora integra uma equipe multidisciplinar responsável por avaliar e melhorar o desempenho de uma linha de produção de uma fábrica de móveis, desde a aquisição de insumos até o serviço de pós-venda. Se você adotar uma perspectiva sistêmica de diagnóstico e análise da organização, terá de dividir as diversas etapas da atividade produtiva em sistemas com processos envolvendo entradas e saídas. Sabe-se que o primeiro sistema consiste na aquisição de matéria-prima: madeira em estado bruto, como entrada, e que após seu processamento o resultado compreende tábuas retas para beneficiamento e manufatura. 20 Quatro sistemas produtivos ou etapas com entradase saídas são identificados entre o primeiro sistema identificado na etapa anterior e o último sistema, compreendendo o resultado final em produto comercial. Busque avaliar e justificar quais medidas deverão ser tomadas nos diferentes processos dos sistemas subsequentes ao primeiro sistema de beneficiamento de madeira bruta caso o gestor aperfeiçoe esse processo com a aquisição de maquinário novo para melhorar seu depempenho em termos de quantidade produzida por minuto. Explicação: caso haja essa melhora no desempenho do sistema que processa o beneficiamento da madeira bruta, haverá a necessidade de que toda a cadeia de processamentos subsequentes tenha sua velocidade e sua capacidade aumentadas. Caso contrário, a produção de tábuas irá se acumular causando aumento de gastos com estoque. FINALIZANDO Até aqui você travou contato com um conteúdo introdutório a respeito das noções de gestão e organizações. Conceitos como direção e controle e a distinção entre instituições, organizações e empresas constituem elementos fundamentais para que sigamos adiante nesta jornada. Ainda que elementos relativos à gestão de organizações possam ser evidenciados ao longo de diversos períodos históricos, foi ao longo do século XX que elas assumiram as características dos dias atuais. A complexidade e inter- relação que as organizações mantêm em um ambiente interconectado torna a gestão das organizações um desafio imenso. As práticas gerenciais e o modo como enxergamos as atividades de uma organização constituem, portanto, habilidades que exigem não apenas capacitação, mas boa dose de experiência prática, pois cada realidade é única em suas características. O gestor de uma organização que tem um perfil generalista vai lidar com uma infinidade de variáveis técnicas, humanas, sociais e econômicas – inclusive ainda mais diversas do que em outras profissões especialistas que se atêm essencialmente a atividades técnicas, por exemplo. 21 REFERÊNCIAS BLAU, P.; SCOTT, W. R. Organizações formais. São Paulo: Atlas, 1979. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. FAYOL, H. Administração industrial e geral. 10. ed. São Paulo: Atlas,1989. FLEURY, M. T. L.; FLEURY, A. C. C. Construindo o conceito de competência. Revista de Administração Contemporânea, v. 5, p. 183-196, 2001. HERSEY, P.; BLANCHARD, K. H. 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The Theory of Social and Economic Organizations. Coord. de Talcott Parsons, trad. de A.M. Henderson e Parsons. Nova York: Free Press, 1947. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 2 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados às funções exercidas pela equipe e desempenhadas pelo gestor no ambiente organizacional. O conteúdo vem dividido em cinco temas principais: (i) cultura e background; (ii) gestão de equipes; (iii) liderança; (iv) descentralização e controle e (v) decisão. O objetivo principal desta aula é contemplar práticas e funções de gestão que integram a realidade das organizações, pois todas dependem da ação individual e coletiva das pessoas para serem dirigidas. Discutiremos inicialmente o papel que as culturas cumprem sobre o desempenho coletivo e como algumas culturas são criadas no contexto das próprias organizações. No tema 2, trataremos de elementos que determinam o papel de gerência de grupos que compõem equipes no ambiente de trabalho. Complementarmente, o tema seguinte tratará da atuação dos diferentes tipos de liderança que influenciam as equipes e os grupos nas empresas. Por fim, as duas últimas partes tratarão de questões que compõem respectivamente elementos sobre a estrutura organizacional em favor do controle das operações organizacionais e o processo decisório no contexto principalmente das organizações empresariais. CONTEXTUALIZANDO Quando passamos a atuar como colaboradores em uma empresa, percebemos que as pessoas que integram as equipes de trabalho apresentam modos particulares de interagir e se comportar. Muitas vezes, essas pessoas compartilham linguagens, ideias e princípios, atributos que compõem parte do que chamamos de cultura organizacional. Outro aspecto que caracteriza esse contexto é o comportamento daqueles indivíduos que se destacam entre os grupos de trabalho e que são capazes de influenciar o comportamento de seus colegas. A relação entre os grupos de trabalho e os indivíduos identificados com a figura de liderança é determinante no alcance ou não de resultados pelas organizações. Por fim, é preciso compreender que o modo de ordenamento da estrutura hierárquica nas organizações empresariais, pode estar relacionado com as estratégias e os objetivos delimitados pelos seus dirigentes, os quais atuam na gestão tomando decisões cotidianas que, muitas vezes, seguem 3 padrões e também se tornam alvo de estudo da ciência que investiga o comportamento de gestores. TEMA 1 — CULTURA ORGANIZACIONAL E BACKGROUND Para podermos abordar a cultura organizacional, é necessário compreender a noção mais ampla de cultura. Trata-se de um conceito essencialmente discutido no âmbito das Ciências Sociais, com ênfase na Antropologia Social, área que busca compreender o comportamento humano ao longo do tempo e em diferentes grupos sociais. 1.1 Conceito amplo de cultura A noção de cultura organizacional constitui para nós, portanto, uma delimitação específica de características culturais percebidas no âmbito das organizações sociais de caráter corporativo, orientadas pela divisão do trabalho, na qual predomina essencialmente o modelo hierárquico de estrutura de organização. Compreender a cultura organizacional possibilita entender determinadas ações da organização e dos indivíduos que a integram, permitindo distinguir seu modo de atuação. A cultura organizacional também pode refletir aspectos da cultura mais ampla de um país ou região, na medida em que, nesse contexto, se refletem as características da cultura regional. Por fim, a cultura organizacional, para alguns estudiosos, pode ser manipulada a serviço de interesses da própria organização como instrumento de direcionamento do comportamento de seus indivíduos. De acordo com Maximiano (2002), a identificação de elementos da cultura organizacional é percebida de diversas formas, por meio de aspectos materializados em objetos que compõem a estrutura física da empresa e a linguagem e o repertório de comportamentos dos seus colaboradores, como elementos não observáveis diretamente, tais como histórias compartilhadas entre eles, e, em um nível ainda mais abstrato, crenças e valores. O autor distingue em um nível mais concreto os seguintes componentes da cultura organizacional: artefatos, tecnologias e costumes.Os artefatos compõem todo tipo de elemento material que caracteriza a organização, desde a arquitetura de suas instalações até o vestuário de seus 4 empregados. Enquanto a arquitetura de órgãos da administração pública pode manter um padrão estético caracterizado pela imponência de suas construções, outras empresas, do setor de tecnologia, por exemplo, dão ênfase ao conforto e aos recursos tecnológicos disponíveis para expressar sua identidade. O vestuário também pode dizer muito sobre a cultura da organização: enquanto em uma empresa do setor financeiro ou jurídico os empregados costumam adotar um padrão sóbrio e bastante formal, de forma a transmitir uma mensagem de confiança e estabilidade a clientes e à opinião pública, empresas do ramo esportivo e de tecnologia muitas vezes estimulam seus empregados à manutenção de padrões menos formais. Algumas empresas de tecnologia inclusive buscam transmitir, com isso, a ideia de que seus empregados trabalham em ambientes descontraídos, uma vez que têm liberdade para trabalhar mais à vontade. As tecnologias adotadas no contexto das empresas também dizem muito sobre a cultura da organização de acordo com Maximiano (2002). Segundo esse autor, a tecnologia compreende não apenas objetos físicos, mas também conhecimentos empregados para resolver problemas. A tecnologia abrange desde as informações, os produtos e as práticas empregados para a fabricação de pães artesanais até atividades de investigação científica e produção de materiais sofisticados. Portanto, a tecnologia utilizada em uma empresa evidencia os valores adotados por ela, atrelada ao tipo de atividade e ou negócio da organização. Empresas de energia que têm em seu quadro engenheiros estão geralmente envolvidas com a adoção e o desenvolvimento de novas tecnologias, ao passo que empresas preocupadas com a produção de alimentos saudáveis podem valorizar tecnologias ancestrais baseadas em práticas de produção de alimentos fermentados e com poucos aditivos químicos, por exemplo. Os símbolos também integram o conjunto de elementos que caracterizam uma cultura organizacional e que são passíveis de serem observados. Os símbolos carregam consigo mensagens e significados que apontam formas compartilhadas de agir e pensar entre os integrantes de uma cultura. Os símbolos se expressam principalmente por meio da linguagem, de costumes, rituais e cerimônias (Maximiano, 2002). A linguagem, por exemplo, possibilita inclusive identificar subculturas que compreendem especificidades dentro da cultura organizacional de uma 5 empresa. A linguagem dos profissionais de marketing, expressa pelo repertório de termos adotados pelos seus integrantes — com o uso de palavras como: “target”, “Market-share”, “briefing” — revela uma atividade e um modo de realizar as atividades naquela área. Histórias relativas ao pioneirismo do sócio-diretor de algumas grandes empresas, e que são propositalmente compartilhadas pelos gestores, têm o objetivo de incutir nos empregados os valores de seu dirigente, de forma a alcançar seu comprometimento com os propósitos da organização (Vecchio, 2008). Rituais identificados entre algumas empresas, tais como cerimônias específicas para a transferência de comando entre dirigentes, transmitem a noção de identidade compartilhada entre eles e os empregados. Todos esses elementos mais ou menos visíveis possibilitam identificar aspectos mais profundos de uma cultura e que estão associados ao sistema de valores e crenças compartilhadas pelos indivíduos que compõem a organização. O sistema de valores aponta a hierarquia de princípios reconhecida e compartilhada, ao passo que o sistema de crenças revela modos de pensar e enxergar a realidade baseados nas próprias experiências pessoais e que também podem ser compartilhadas entre os indivíduos. A cultura organizacional pode representar uma função estratégica na condução do comportamento organizacional na medida em que se toma consciência da sua existência. De acordo com Robbins (2010), a cultura organizacional serve para distinguir a organização das demais; proporcionar um senso de identidade entre seus colaboradores, facilitando assim o comprometimento com algo que vai além dos interesses individuais; estimular a estabilidade do sistema social integrado pelos colaboradores e influenciar o controle comportamental dos empregados. Entre os elementos que, de acordo com Robbins, agem na criação e manutenção de uma cultura organizacional, estão a divulgação de ideais e princípios, tais como a filosofia dos fundadores da empresa, a missão, a visão e os valores. As políticas de seleção de empregados também são fundamentais nesse processo, pois possibilitarão a identificação de profissionais que mais se adequam ao perfil associado à cultura vigente. Além disso, os processos de socialização e treinamento de empregados também são diretamente relacionados com a capacidade da empresa de garantir que aspectos da cultura organizacional existente sejam mantidos. 6 1.2 Cultura organizacional x cultura regional No contexto global, empresas que atuam além de suas fronteiras nacionais têm de lidar com as diferenças culturais que posicionam sua cultura original com aquela em que passa a ter sua atuação comercial, seja no seu contexto interno, com o quadro de empregados, seja com clientes e stakeholders (Governos, fornecedores, comunidade). As diferenças de estilo comportamental, valores e linguagens devem ser alvo da preocupação dessas empresas quando passam a atuar em contextos culturais diversos, a fim de garantir a efetividade de seu quadro de pessoal junto aos clientes e parceiros externos. TEMA 2 – GESTÃO DE EQUIPES Para compreender o processo de gerenciamento de equipes, é preciso iniciar a discussão de alguns aspectos que dizem respeito ao comportamento humano de cada indivíduo. Quando tratamos de aspectos comportamentais, é preciso ter em mente que existe um grau de incerteza associado à personalidade e que cada indivíduo apresenta características diversas baseadas na sua vivência pessoal. No entanto, alguns padrões de comportamento são passíveis de serem observados, facilitando assim a compreensão de indivíduos e coletividades. De acordo com Robbins (2010), há pessoas que aceitam com mais ou menos facilidade as condições que lhes são impostas pelo grupo ou pelo ambiente em que estão inseridas. Dos que aceitam, diz-se que possuem um centro de controle externo, ao passo que daqueles que têm dificuldade em aceitar tais imposições, diz-se que possuem um centro de controle interno. As pessoas também podem apresentar diferentes graus de assunção ao risco, ou seja, da propensão a assumir mais riscos, sendo essa uma característica que as associam a personalidades mais despojadas ou mais conservadoras. Segundo Vergara (2006), é possível que, no contexto de um grupo social que se compõe como equipe a ser gerenciada, diferentes tipos de inteligência se destaquem em cada indivíduo, tais como aqueles que possuem uma inteligência lógico- matemática aguçada, outros uma inteligência associada ao uso da linguagem e outros ainda que se destacam pela inteligência interpessoal na capacidade de lidar e compreender os outros. Vergara entende ainda que as diferenças pessoais de um grupo compreendem também valores, crenças e visões de 7 mundo, motivações distintas, habilidades específicas para com o trabalho, caráter e temperamento. Por outro lado, a formação de equipes de trabalho, as quais não deixam de caracterizar um grupo social, também será influenciada por condições externas aos indivíduos, impostas ao próprio grupo pelo contexto em que está inserido, como: o processo de seleção e avaliação de desempenho a que seus integrantes foram e são submetidos; a estrutura de autoridade que lhe é imposta, ou seja, quem exerce a autoridadeformal sobre ele; os valores, recursos e estratégias da organização. Outro aspecto externo que Robbins (2010) destaca é que as características de cada equipe de trabalho variam de acordo com os propósitos a que estão vinculadas. Assim, há equipes associadas a atividades de caráter criativo, voltadas para a atividades de criação e ou solução de problemas e, nesse sentido, seus integrantes devem apresentar habilidades específicas e complementares; já para outras equipes, pode ser necessária a capacidade de autogerenciamento, pois os indivíduos assumem responsabilidade pelas decisões. Por fim, em equipes de caráter multifuncional, predominam habilidades complementares entre os indivíduos que interagem para executar determinadas tarefas. Para compreender melhor a dinâmica de grupos e equipes é preciso compreender sua estrutura. De acordo com Vecchio (2008), os grupos de trabalho geralmente apresentam um líder formal a quem os indivíduos se reportam e que exerce autoridade, detendo o poder sobre os demais. Geralmente, os grupos também seguem regras e normas específicas, que podem ter um caráter formal ou mesmo estar baseadas em acordos informais entre seus membros. Os indivíduos ainda podem, de acordo suas habilidades e características pessoais, assumir papéis ou funções específicas e uma posição (status) diferenciado perante os demais. Por exemplo, o indivíduo mais velho de um grupo, ao deter o reconhecimento de sua experiência diante dos demais, pode assumir uma posição de destaque na tomada de decisão quando o grupo reconhecer tal aspecto como importante. Por fim, o grau de coesão de um grupo diz respeito ao grau de atração e desejo que seus membros têm de permanecer no grupo, caracterizando o grau de união entre os membros. Alguns autores, como Robbins (2010), entendem que existem diferenças entre equipes e grupos de trabalho. Enquanto grupos de trabalho seriam 8 representados por coletivos que se obrigam a trabalhar em conjunto, compartilhando a subordinação a determinada autoridade e interagindo para a realização de trabalhos conjuntos, as equipes se constituiriam pela soma de esforços entre os indivíduos a fim de gerar resultados singulares, caracterizando o que se denomina de sinergia, que acontece devido ao alto grau de coesão entre seus membros. Mas como obter um maior grau de coesão? De acordo com Vecchio (2008), existem fatores que podem influenciar a manutenção e estreitamento da coesão de um grupo. Veja alguns: A similaridade de atitudes e afinidades entre os indivíduos facilitam sua convivência, de modo que se sentem mais aptos a perpetuá-la. Situações externas que representem ameaças ao grupo, como a perspectiva de mudança na alta direção ou uma mudança na política de remuneração podem aumentar a coesão do grupo, ao passo que o estímulo à concorrência entre os membros pode diminuí-la. Existe uma tendência de que grupos com menos indivíduos sejam mais coesos, visto que possibilitam mais oportunidades de interação entre todos os membros. Sistemas de reconhecimento e retribuição por desempenho para o grupo, e não pelo desempenho individual, também podem ser uma forma de influenciar positivamente a coesão do grupo. O isolamento do grupo, em relação a outros indivíduos, também pode influenciar positivamente a coesão entre os seus membros, uma vez que é estimulado o senso de objetivo comum e a defesa do grupo em relação a ameaças externas. TEMA 3 – MODELOS DE LIDERANÇA A liderança nas organizações é um tema que tem sido amplamente difundido, mas, muitas vezes, tratado e discutido com falta de propriedade e conhecimento adequados. Isso ocorre porque existem inúmeros estudos e pesquisas realizados sobre a questão, mas, devido a sua relação com o complexo comportamento humano, muitas vezes não podem ser replicados ou reproduzidos. 9 O papel do líder nas organizações está associado à sua capacidade de influenciar pessoas a concentrarem seus esforços na busca de resultados e, por essa razão, o tema é tão caro no mundo em que vivemos. O líder comumente não reproduz tal comportamento baseado em manuais ou treinamentos sistemáticos, mas demonstra características da sua personalidade, dos liderados ou relacionadas a fatores contextuais. O líder basicamente pode ser conceituado como aquele capaz de influenciar o comportamento de um grupo de acordo com seus interesses (Vecchio, 2008). Ainda de acordo com esse autor, o líder não é necessariamente aquele indivíduo que exerce o cargo de gerência ou de autoridade formal sobre um grupo. Quando isso ocorre, a empresa se beneficia dessa condição, porém o líder pode emergir de modo informal. Durante bastante tempo, os estudos sobre liderança tiveram como ênfase identificar as características que compõem as atitudes e a personalidade de um líder. No entanto, para que a liderança se manifeste, de acordo com Maximiano (2002), outros elementos devem ser considerados, como: as características dos liderados, as características das atividades a serem realizadas, além da conjuntura social, econômica e política. 3.1 Liderança situacional A liderança situacional pressupõe a compreensão de que o comportamento de um indivíduo assume características de um líder de acordo com a necessidade exigida por cada situação. Decorre, portanto, de fatores contextuais. Mas como se pode avaliar em qual situação emerge qual tipo de liderança? Baseados em diversas pesquisas, alguns modelos foram propostos por estudiosos do tema. 3.1.1 Teoria da liderança situacional Apesar de pouco pesquisada, segundo Vecchio (2008), essa teoria tem sido bastante empregada em programas de capacitação gerencial. Basicamente, ela propõe que a efetividade do comportamento de liderança depende da maturidade dos seguidores do líder, a qual é avaliada de acordo com a capacidade dos liderados em assumir responsabilidades, fixar metas e ao seu alto grau de educação e experiência em relação a uma determinada tarefa. 10 Portanto, um indivíduo pode estar maduro para uma determinada tarefa e imaturo para outra. Tal maturidade apresenta ainda duas componentes: uma relacionada ao cargo ou ao conhecimento para execução da tarefa e outra, a maturidade psicológica, que é associada à autoconfiança para aceitar as responsabilidades da tarefa. A teoria propõe que quanto maior a maturidade do liderado, mais o líder deve adotar um comportamento orientado ao relacionamento e não à tarefa. Quanto menor a maturidade demonstrada, mais direto e autocrático o líder deve se comportar, ou seja, explicando claramente o que os subordinados devem fazer. Quanto maior a maturidade dos liderados, mais o líder deve dispor de habilidades interpessoais que foquem no relacionamento, buscando inclusive a participação dos subordinados nas decisões. A partir de determinado grau de maturidade, os subordinados são capazes de se autodirigir. As comprovações desses comportamentos não são consenso, segundo Vecchio (2008), porém o apelo intuitivo da teoria torna a sua aplicação atrativa para diversos corpos gerenciais. 3.2 Outros tipos de liderança As teorias comportamentais que passaram a substituir as teorias baseadas nos traços dos líderes buscaram identificar se estilos específicos de atitudes de líderes estavam associados às atitudes e desempenho dos colaboradores. 3.2.1 Liderança carismática A liderança carismática, segundo Vecchio (2008) e Maximiano (2002), está baseada na percepção que os liderados têm da capacidade do líder de mobilizar e influenciar o grupo. O consenso aponta que o carisma está atrelado à autoconfiança do líder, a seu senso de finalidade e sua capacidade de articular uma visão que os liderados estão propensos a aceitar. Outra característica relacionada ao líder carismático é sua disposição em assumir riscos devido às suas fortes convicções e suarejeição à autoridade formal. O lado negativo da liderança carismática, no entanto, segundo os autores, é a capacidade que o líder tem de incentivo à devoção ao seu próprio ego, ou seja, a capacidade de orientar o comportamento dos liderados à satisfação do 11 seu poder pessoal, visando à autoglorificação em detrimento do reconhecimento dos liderados. 3.2.2 Liderança transacional Em oposição à liderança carismática, o conceito de liderança transacional remete àquele líder que recorre à promoção de recompensas ou a ameaças para conseguir influenciar seus seguidores. O líder transacional pode se valer, portanto, de promessas de benefícios como promoções, aumentos salariais, autonomia e liberdade no uso do tempo, ou pode ainda ameaçar a retirada desses mesmos benefícios. De acordo com Etzioni (apud Maximiano, 2002), esse líder faz uso do poder manipulativo e é muito comum no ambiente corporativo. TEMA 4 – DECISÃO DE DESCENTRALIZAÇÃO E CONTROLE Para tratar da decisão de descentralização e controle, é preciso inicialmente distinguir os conceitos de descentralização e delegação para evitar confusões e erros de interpretação. A delegação de autoridade representa o processo de transferir autoridade de um nível hierárquico para outro. O trabalho baseia-se na quantidade de autoridade e responsabilidade delegada de um chefe a seu subordinado (Stoner; Freeman, 1994). Assim, a descentralização ocorre quando a transferência de autoridade ocorre para níveis hierárquicos inferiores. Já a centralização ocorre no sentido inverso, quando a transferência ocorre para níveis hierárquicos superiores. Na centralização, portanto, a autoridade está concentrada no topo da hierarquia organizacional. Outra distinção que é necessária é entre os conceitos de descentralização e divisionalização. Alguns leitores podem interpretar que a estrutura divisionalizada (estrutura organizacional segmentada por órgãos associados a regiões, a tipos de negócios, tipos de produtos, por exemplo) possa ser associada à estrutura descentralizada, no entanto, isso nem sempre é verdade. Podem haver estruturas divisionalizadas bastante centralizadas ou estruturas funcionais (em que a estrutura organizacional de seus órgãos é ordenada por funções administrativas, técnicas e de negócios) bastante descentralizadas. 12 A decisão pela centralização ou descentralização, implicando transferência de autoridade entre níveis hierárquicos está associada a cada contexto e circunstância. Stoner e Freeman (1994) destacam alguns dos fatores que conduzem as organizações por esta ou aquela forma de projetar a estrutura de autoridade associada à centralização e descentralização, como as características da organização considerando custos e riscos associados à decisão, relação de confiança entre superior e subordinados, cultura organizacional e capacidade dos subordinados; o tamanho e a taxa de crescimento, além da estratégia e do ambiente da organização. Esses últimos elementos requerem uma explicação mais detalhada: Estratégia e ambiente da organização: De acordo com Stoner e Freeman (1994), a estratégia da organização influencia os tipos de mercado e os produtos com os quais a empresa atuará no mercado. Consequentemente, a forma de atuar no ambiente externo da organização estará diretamente relacionada. Os reflexos no ordenamento interno da organização também serão influenciados pela forma de atuação no ambiente externo. Empresas que têm suas estratégias de mercado fortemente associadas ao desenvolvimento de novos produtos em diferentes segmentos de mercado acabam adotando estruturas internas descentralizadas, como é o caso da General Electric (Stoner; Freeman, 1994). Outras empresas que atuam em mercados mais estáveis, desenvolvendo produtos tradicionais, muitas vezes apresentam a tendência de uma estrutura organizacional centralizada. Tamanho e taxa de crescimento: a possibilidade de ampliação das operações de uma empresa demanda do comando central a delegação de autoridade para os níveis mais baixos da hierarquia, a fim de que decisões sejam tomadas sem perder as oportunidades que o negócio e os mercados exigem. A tendência é que, quando a administração superior diminua o processo de delegação, a taxa de crescimento do negócio também se reduza. Custo e risco associados: quando a percepção dos administradores é de cautela quanto ao controle de gastos e assunção de riscos — e quando usamos esses termos estamos nos referindo aos sócios diretores ou 13 diretores executivos da organização —, pode haver uma tendência a diminuir o processo de delegação e, assim, a descentralização. Relação de confiança entre administrador e subordinados: o perfil dos administradores pode afetar o processo de delegação. Quando os diretores não confiam em seus subordinados, a tendência é que haja um mínimo de delegação e a estrutura se mantenha centralizada. Cultura organizacional: o perfil do administrador é capaz de provocar ainda a reprodução de uma cultura mais ou menos centralizada. A empresa pode ser reconhecida pela sociedade e pelo mercado pela sua cultura interna de centralização ou descentralização. Capacidade dos subordinados: a capacidade dos subordinados estará relacionada com as oportunidades que lhes são dadas para exercerem a tomada de decisão. Se nunca lhes é facultada a delegação de autoridade, nunca poderão avaliar suas reais capacidades. Portanto, a falta de delegação torna improvável a capacitação desses empregados e, por conseguinte, impede que ocorra um processo intencional de descentralização de forma eficaz. TEMA 5 – DECISÃO De acordo com Braga (1987), o processo decisório pode ser definido como o pensamento e a ação que resultam em uma escolha. Essa escolha consiste em selecionar entre cursos alternativos de ação ou mesmo aceitar ou rejeitar uma determinada ação. O processo decisório é considerado de grande importância para o gerenciamento eficaz das organizações, influenciando tanto os papéis de liderança como o efetivo desempenho administrativo e organizacional. Na visão de Silva (1989), o processo decisório pode ser caracterizado por três modelos distintos, quais sejam: Modelo racional: o processo decisório deve se basear na racionalidade, buscando sempre a melhor alternativa com base no cálculo de benefício. Modelo organizacional: considera que as decisões na organização são influenciadas pelo grupo e visam perseguir a decisão, sendo satisfatória em determinado momento. Modelo político: considera a decisão como resultado da negociação entre grupos de interesse distintos. 14 Neste estudo, vamos dar ênfase à relação entre o processo decisório e o comportamento individual para posteriormente tratarmos da relação entre o processo decisório no contexto das organizações. O processo decisório muitas vezes conta com um conjunto incompleto de informações que lhes servem de subsídio. Nesses casos, os indivíduos devem estar atentos até mesmo às previsões meteorológicas, ainda que estas sejam passíveis de enganos. Nesse sentido, consciente da imperfeição das informações disponíveis, o agente decisor deve se utilizar do maior número de recursos informacionais possíveis para minimizar os efeitos de uma escolha prejudicial. A argumentação sobre a limitação da escolha racional devido à falta de informações, segundo Maximiano (2002), foi desenvolvida por Herbert Simon e deu origem ao conceito de “racionalidade limitada”. Esse argumento indica que os indivíduos tendem a tomar decisões lógicas dentro das restrições impostas pela disponibilidade de informações que possuem. O processo decisório nem sempre segue critérios únicos ou padronizados para cada indivíduo. Diversos critérios podem ser empregados e, portanto, compreender os critérios que determinam as escolhas dos indivíduosrepresenta um aspecto-chave para a tomada de decisão. Tversky e Kahneman apontaram que as pessoas adotam princípios heurísticos ou regras próprias para simplificar o processo de tomada de decisão. De acordo com Stoner (1998), modelos heurísticos podem aparecer de forma repetida na tomada de decisão: existe a tendência de que as pessoas julguem a possibilidade de que um evento ocorra com base em acontecimentos recentes e que estão mais acessíveis à memória. Portanto, pode haver a tendência de acreditar que eventos ocorridos, baseados na experiência pessoal, sejam frequentes. Por exemplo, um indivíduo que tenha sido afetado por uma enchente a qual tem previsibilidade de ocorrer uma vez a cada 50 anos, pode acreditar que tais fenômenos sejam frequentes e levar este fato em consideração nas suas decisões futuras. Em decorrência do processo heurístico, os autores reconhecem uma série de “armadilhas psicológicas”, às quais estamos sujeitos em face dos fatores que influenciam nossas decisões. Descreveremos a seguir algumas dessas “armadilhas” e que poderão ser úteis nas suas escolhas: 15 Armadilha de ancoragem: a população da Turquia é de 35 milhões de habitantes? Qual sua estimativa para a população da Turquia? A primeira pergunta pode provocar no entrevistado a tendência a responder a segunda pergunta tendo como referência o número indicado de 35 milhões, ou seja, um número próximo. Portanto, busque enxergar mais de uma perspectiva e busque informações que possam validar ou invalidar aquelas informações que foram colocadas à disposição no momento das escolhas. Armadilha do status quo: ocorre quando o indivíduo se depara com uma situação que não conhece e tende a prorrogar a tomada de decisão. Nesses casos, recomenda-se verificar se a prorrogação da decisão não compromete o resultado das escolhas que estão em xeque. Então, busque listar alternativas avaliando os pontos positivos e negativos de cada curso de ação e mantenha a calma para avaliar os reais riscos envolvidos no processo de escolha. Proteção de escolhas anteriores: seu carro quebrou e você tem a opção de consertá-lo ou vender e comprar um novo. Você optou pelo conserto, porém três meses depois novo problema ocorre. Qual decisão tomar? Às vezes, existe a tendência de persistir ou reproduzir decisões anteriores e, neste caso, a opção poderia novamente o conserto. No entanto, nem sempre essa poderá ser a decisão mais adequada, mas ela acaba sendo tomada somente para manter a coerência com decisões anteriores. Armadilhas estruturais, eventos dramáticos e a negligência de informações relevantes: segundo Hammond, Keeney e Raiffa (1999), uma série de comportamentos humanos baseados em seu processo cognitivo pode determinar a escolha em um processo decisório e, em muitos casos, em direção oposta à melhor opção, ainda que esta seja a escolha desejada. Uma dessas armadilhas psicológicas consiste na tendência dos seres humanos de preverem as chances de que determinado evento ocorra com base em sua própria experiência. Dessa maneira, caso o indivíduo tenha experimentado situações extremas, como um acidente aéreo, por exemplo, haverá a tendência de que ele exagere ao afirmar a probabilidade de ocorrência desse evento, com base na sua própria experiência. 16 Para minimizar as consequências de tais comportamentos, os autores recomendam que, ao tentar prever ou estimar algo, deve ser examinado o maior número de informações estatísticas a respeito. Afirmam ainda que ignorar qualquer dado relevante pode causar uma compreensão errônea de um problema, conduzindo a um processo de escolha da decisão contrária àquela considerada ideal. TROCANDO IDEIAS Recentemente, o Brasil viveu um período de intensas manifestações de caminhoneiros, cansados das condições de trabalho a que estão sujeitos. O Governo teve de negociar com essa categoria de trabalhadores visando garantir a estabilidade nas estradas e também nas relações econômicas afetadas pelas paralisações. Na sua opinião, qual o papel das lideranças existentes entre os profissionais do transporte no planejamento dessas ações reivindicatórias? Como foi possível fazer com que tantos profissionais do transporte aderissem a esse movimento? NA PRÁTICA Vamos considerar que você é diretor de uma empresa e precisa decidir sobre a reformulação das operações de comercialização de produtos. Cabe a você a decisão sobre a estratégia de crescimento da empresa e uma das alternativas apresentada por sua equipe de marketing é a criação de divisões regionais nas cidades em que seu produto é pouco conhecido. Atualmente, o seu departamento de marketing apresenta uma estrutura enxuta com divisões ordenadas por processos: planejamento, comunicação, comercialização e pós- venda. Neste caso, você recomendaria uma mudança na estrutura em benefício das recomendações da equipe? Com base em que justificativa você tomaria sua decisão? Com base em aspectos discutidos no tema 4, relativo às estratégias de centralização e descentralização, posicione seu curso de ação. Alternativa 1: A mudança de estrutura por região é coerente com uma estratégia de expansão, portanto, se existem razões para expandir os negócios, essa pode ser uma alternativa. 17 Alternativa 2: Se a mudança representa uma iniciativa que pode comprometer os gastos da empresa ou, ainda, se a estratégia de expansão não é a mais adequada nesse momento, sem uma motivação clara para obtenção futura de retorno financeiro, cabe avaliar se essa é a melhor alternativa. FINALIZANDO Buscamos, até aqui, discutir aspectos que contemplam elementos que compõem a realidade interna das organizações e as dinâmicas sociais associadas. Assim, entendemos que o comportamento dos indivíduos se expressa tanto nas dinâmicas de interação das equipes quanto na ação das lideranças e, da mesma forma, o gestor é exigido em relação às decisões que toma, e todos esses aspectos merecem a atenção de quem pretende estudar o modo como as organizações empresariais funcionam. O comportamento individual, por sua vez, tem reflexos em dimensões mais amplas que afetam as organizações. A cultura organizacional, bem como sua estrutura hierárquica – de acordo com as quais se estabelecem as relações entre gerentes e subordinados – também podem ser afetadas pela influência de um líder ou pelas decisões tomadas por um executivo. Por isso, dimensões relacionadas ao comportamento individual podem ter reflexos em um escopo mais amplo da organização e essa complexidade de inter-relações deve fazer parte das preocupações daqueles que exercem a gestão organizacional. 18 REFERÊNCIAS BRAGA, N. O processo decisório em organizações brasileiras. Revista de Administração Pública. Rio de Janeiro. v. 21, n. 3, p.35-57. jul/set. 1987. HAMMOND, J. S. KEENEY, R. L. RAIFFA, H. Smart Choices: a Practical Guide to Making Better Decisions. Boston: Harvard Business School Press. 1999. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administração: da revolução urbana à revolução digital. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2002. ROBBINS, S. Comportamento organizacional. 11. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall. 2010. STONER, J. A. F. FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: LTC. 1999. VECCHIO, R. P. Comportamento organizacional. São Paulo: Cengage Learning, 2009. VERGARA, S. C. Gestão de pessoas. 6. ed. São Paulo: Atlas. 2006. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 3 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados com funções exercidas pelos indivíduos e desempenhadas pelo gestor no ambiente organizacional. Ela está dividida em cinco temas principais: 1. Teoria e prática organizacional; 2. Gestão do tempo; 3.Gestão da atenção; 4. Metodologias de execução de tarefas e 5. Aspectos comportamentais na gestão. O objetivo principal desta aula é discutir aspectos relativos a técnicas que instrumentalizam o indivíduo a atuar de modo mais eficaz na realização de tarefas, e por conseguinte nos processos de gestão. Discutiremos inicialmente a relação entre noções relativas ao conhecimento teórico, e sua distinção e complementariedade com as práticas organizacionais. No Tema 2, trataremos de ténicas associadas à Gestão do Tempo, que afetam tanto nossa vida pessoal quanto a execução de atividades no contesto organizacional. Complementarmente, o Tema 3 irá tratar da noção de gestão da atenção, que também representa uma dimensão que afeta a vida pessoal, interpessoal, organizacional e ambiental. Por fim, os últimos temas irão tratar de questões voltadas a práticas relacionadas à gestão individual na execução de tarefas, e também relacionadas a técnicas de autoconhecimento, visando a mudança de hábitos, estando também intrinsecamente associadas à busca por maior eficiência nos processos de gestão. CONTEXTUALIZANDO A prática da gestão demanda do indivíduo uma série de habilidades que ele adquire ao longo da sua experiência – ou, já inicia suas atividades com uma predisposição para tal. O chamado empreendedor, aquele sujeito que busca concretizar novos negócios de mercado, e se torna em algum momento bem- sucedido, é reconhecido apenas depois de muitas tentativas fracassadas de negócios. Gestores de organizações voluntárias e organizações públicas também enfrentam desafios enormes, por mais que muitas vezes a opinião pública divulgue opiniões diversas, no sentido de buscar eficiência no uso de 3 recursos com a finalidade última de atender à população e aos que necessitam de seus serviços. O que se quer dizer com isso é que desafios colocados para quaisquer gestores, em todos os seus âmbitos de atuação, demandam persistência, foco, atenção e uso inteligente do tempo de que dispõem. Do contrário, o resultado de seus esforços não atenderá as expectativas, seja de um negócio competitivo, seja de uma organização que visa a busca pela efetividade de resultados. Concentraremos, portanto, nossa discussão em reconhecer práticas e habilidades necessárias ao gestor individualmente. Inicialmente, faremos uma distinção entre conhecimento prático e teórico, no sentido de demonstrar que o gestor lida essencialmente com práticas e, portanto, com ferramentas que nem sempre têm origem estrita em conhecimentos científicos registrados em livros, pois são uma mescla de conhecimentos teóricos e práticos. Na sequência, vamos tratar de elementos que constituem habilidades essenciais à atividade do gestor. TEMA 1 – TEORIA E PRÁTICA ORGANIZACIONAL Quando discutimos questões relacionadas à gestão, podemos contemplar o âmbito da gestão de empresas privadas, de empresas públicas, de organizações associativas, não governamentais, familiares, mas também o âmbito de atividades particulares, relacionadas ao cotidiano de cada indivíduo. A aplicação da gestão na vida do cidadão moderno se popularizou de tal modo em nossa sociedade, que profissionais consultores publicam uma infinidade de trabalhos e métodos com vistas a garantir a obtenção de sucesso pessoal e profissional. São práticas divulgadas como capazes de possibilitar ao indivíduo, em diferentes áreas de atuação, a capacidade de organizar atividades pessoais e profissionais, de modo a obter a produtividade necessária para alcançar resultados financeiros que ao final estão associados a uma condição profissional e pessoal bem-sucedida. É preciso ter em mente também que os conhecimentos relacionados a práticas de gestão se popularizaram, ao menos no hemisfério ocidental, por influência de escolas de negócios norte-americanas, que propagaram mundo afora uma infinidade de conhecimentos relacionados aos fundamentos da gestão e administração de empresas, que são também elementos impregnados na cultura corporativa em diversas partes do mundo. Outro aspecto que contribuiu para o aperfeiçoamento de práticas organizacionais está relacionado com o 4 projeto de desenvolvimento global adotado por vários países após a Segunda Guerra Mundial. Com o patrocínio dos Estados Unidos, a recuperação das economias europeia e japonesa se baseou em vários tipos de intervenção, seja na esfera política ou econômica. Deming, um consultor de empresas do período pós Segunda Guerra, assim como outros especialistas norte-americanos de gestão, desenvolveu experiências pioneiras na indústria japonesa. Deming foi responsável pela adoção de técnicas estatísticas para o controle da qualidade da produção na indústria japonesa, e pela adoção de uma nova cultura de gestão nas organizações industriais daquele país. Essa experiência também foi enriquecedora para o mundo, pois trouxe como resultado técnicas e modelos empíricos de gestão, baseados em produção com uso mínimo de estoques, na busca pela qualidade e na perda zero de matéria-prima, além da prática de gestão por equipes autogeridas. Entre as técnicas emergentes a partir de então, destacam-se: o modelo Toyota de Produção, o sistema de gestão PDCA (Plan, Do, Check, Act) e o Método Ishikawa de diagnóstico de problemas, comumente identificado como Espinha de Peixe. Entre os modelos mais empregados nos últimos 20 anos como prática de gestão no Brasil, destaca-se o conjunto de passos designado pela sigla PDCA. Este conjunto de letras significa, na língua inglesa, os seguintes termos: P de Planejar (Plan), D de Fazer (Do), C de Controlar (Control), A de Agir (Act). Esses princípios representam um conjunto de passos que constituem medidas adotadas originalmente no planejamento da produção industrial. O esquema tem origem, segundo Oribe (2009), em três passos previstos por Taylor, e mais tarde pelo engenheiro estatístico norte-americano Walter Shewhart, sendo posteriormente aperfeiçoado por Deming na indústria japonesa. O esquema é atualmente empregado não apenas com vistas a garantir a manutenção da qualidade da produção industrial, mas em diversas atividades de gestão no âmbito organizacional. Todo profissional da produção de uma indústria deve, em cada processo produtivo, contemplar estas quatro etapas (planejar, fazer, controlar e agir); o seu resultado constitui alimento para que, na última etapa (agir), o resultado do processo possibilite a revisão do que pode ser aperfeiçoado para agir. Existem algumas variantes da sigla PDCA, e uma delas é a sigla PDCL, que na verdade está alinhada com o termo agir. Quando se considera o termo agir, recomenda-se agir para aperfeiçoar o resultado do processo. O termo learn, 5 que significa aprender em inglês, traz a ideia de identificar, na forma de aprendizado, os problemas que devem ser aperfeiçoados. Portanto, tais variantes apontam para uma mesma compreensão do esquema. Retomando a ideia de cadeia de valor apresentada anteriormente, os processos de uma linha de produção, ou na gestão de uma empresa, são encadeados. O resultado de um processo constitui alimento para outro processo; o seu resultado novamente alimentará um terceiro. A partir do aperfeiçoamento do resultado de cada processo, o PDCA possibilita o refinamento da gestão encadeada. Quando citamos esses conhecimentos, estamos nos referindo a práticas empregadas no contexto organizacional, consideradas, portanto, práticas organizacionais. Nesse sentido, não se trata de um conhecimento científico necessariamente, pois não está baseado em testes e experimentos, como os realizados em laboratórios com elevado grau de exatidão. Pensamos aqui em práticas de gestão reproduzidas em diversos contextos, com resultados positivos e voltadas para a busca de organização da atividade produtiva de bens e serviços, bem como para a otimização e oordenamento de atividades organizacionais nas suas mais diversas formas de atuação (setor público, privado, industrial, serviços, entre outros). Elas podem ou não estar baseadas em confirmações científicas e teorias consolidadas; terão por base, essencialmente, conhecimentos empíricos, ou seja, conhecimentos alcançados a partir da experiência e da vivência prática. É preciso ter em mente que cada vez mais as práticas organizacionais buscam no conhecimento científico, que se vale de conhecimento teórico, a capacidade de aperfeiçoar práticas de gestão. Isto porque o método científico de produção do conhecimento apresente, “em tese”, maior rigor e exatidão do que aquele conhecimento baseado na experiência de um ou mais indivíduos que não se utilizam de métodos de validação e teste de hipóteses. No entanto, como a gestão organizacional é uma atividade essencialmente prática, a solução de problemas nem sempre decorre da aplicação do método científico, que prevê a discussão de uma teoria, a validação e o teste de hipóteses. A gestão ocorre no dia a dia, no cotidiano dos indivíduos. Portanto, também é possível que práticas de gestão se desenvolvam à margem do conhecimento teórico travado nas academias. O ideal é que ambos caminhem juntos, buscando o aperfeiçoamento das técnicas de gestão empregadas na prática organizacional. 6 Por essa razão, é necessário distinguir entre teoria e prática organizacional. Quando tratamos de elementos teóricos relacionados à gestão, buscamos geralmente descrever conhecimentos testados ou levantados, de modo a usar metodologias científicas de pesquisa testadas e validadas. Pesquisas de levantamento ou experimentos com análise e validação estatística representam conhecimentos que testam ou validam hipóteses, e que, portanto, fazem o conhecimento teórico ser mais complexo e exato. Tais conhecimentos podem orientar as práticas organizacionais, e é isso que tem sido observado nas últimas décadas. Porém, paralelamente a esse processo, uma infinidade de conhecimentos empíricos, baseados principalmente em práticas observadas entre gestores e corporações, têm sido reproduzidos em outros contextos, com a promessa de garantir os mesmos resultados positivos, e assim não podem ser meramente descartados. Tais práticas encontram-se descritas em publicações relacionadas ao mundo dos negócios. O que se tem observado como um terceiro movimento é a publicação de consultores de negócio que prometem que práticas empregadas na gestão de negócios possam também ser empregadas no planejamento pessoal de indivíduos, direcionando práticas orientadas para a produtividade no ambiente corporativo para a esfera pessoal, inclusive com a promessa de garantir a felicidade das pessoas. Isso não é um fator necessariamente negativo, pois pode inclusive representar a apreensão de uma série de práticas importantes para aqueles interessados na busca pela produtividade. No próximo tema, iremos tratar de outra técnica empregada na gestão de atividades no âmbito individual e organizacional: a gestão do tempo. TEMA 2 – GESTÃO DO TEMPO A administração do tempo se torna um fator importante a ser considerado no planejamento da vida cotidiana das pessoas, na medida em que elas necessitam cada vez mais conciliar rotinas de trabalho com a busca pela qualidade de vida privada, no contexto familiar de qual fazem parte. O mundo do trabalho, usualmente associado ao mundo corporativo dentro das organizações, assim como o trabalho associado à dinâmica da internet, demanda das pessoas, cada vez mais, disponibilidade de tempo. Assim, a busca pelo equilíbrio entre trabalho e vida privada é um dos principais aspectos em 7 decorrência dos quais as técnicas de gestão do tempo vêm se tornando cada vez mais empregadas e debatidas no mundo atual. A capacidade de manter o controle sobre sua disponibilidade de tempo está associada ao modo como encaramos a vida. De acordo com conteúdo publicado pelo Sest/Senat (2016), é necessário refletir sobre a condução das atividades ligadas à família, trabalho e lazer, sobre projetos e metas pessoais e sobre, por que não, o modo como encaramos a vida. De acordo com Barbosa (2012), quando refletimos sobre o uso do tempo, é preciso considerar três esferas de atividades que consomem este elemento de nossa vida: As atividades importantes são aquelas possíveis de serem realizadas com tempo disponível. Por exemplo, a realização de um curso ou de uma atividade física. As atividades consideradas urgentes ocorrem muitas vezes de forma inesperada, e por esta razão apresentam prazos insuficientes ou muito curtos para serem realizadas. Por exemplo, um acidente ou problema com veículo particular, a doença inesperada de um parente próximo, a falta de um empregado que acarreta acúmulo de tarefas. O terceiro grupo de atividades compreende as atividades circunstanciais, aquelas que não são essenciais e que poderiam ser executadas quando não há outras atividades mais relevantes ou urgentes a serem executadas. De acordo com o autor, não podem ser demandadas de um indivíduo, num mesmo momento, atividades consideradas urgentes e circunstanciais. Ainda segundo Barbosa (2012), as pessoas devem estabelecer objetivos e metas pessoais, e para isso devem planejar a forma como irão empregar seu tempo disponível para alcançá-las. Este planejamento deve buscar reduzir atividades urgentes, assim atividades circunstanciais. Quando não planejamos nossas ações, incorremos no risco de sermos conduzidos pela distração, de forma que atividades circunstanciais consomem grande parte de nosso tempo, que poderia ser empregado para os objetivos almejados. Portanto, o primeiro passo para uma mudança de comportamento está em ter consciência de que o tempo é precioso, que não podemos controlar 8 o tempo, e sim planejar o modo como agimos em relação às nossas metas e atividades. Outro aspecto importante é o estabelecimento de prioridades. E o planejamento deve levar em conta, além das prioridades, a previsão de situações que podem ser emergenciais. Ser capaz de antever sua ocorrência permite a você otimizar o tempo disponível para outras atividades. Por exemplo: se você percebe que consome muito tempo antes de sair pela manhã para o trabalho, escolhendo a roupa que irá vestir, ou com higiene pessoal, busque antecipar o que puder para a noite anterior, para reduzir seu tempo antes de sair de casa. Acerca do estabelecimento de prioridades, a ferramenta GUT é uma das mais populares. GUT é um acrônimo de Gravidade, Urgência e Tendência. Basicamente, uma forma de categorizar as ações ou decisões tendo em vista a resolução de um problema. A matriz GUT serve para definir prioridades entre diversas alternativas de ação, como detalha Meireles (2001). Primeiramente, definimos os problemas quer precisamos categorizar. Depois, damos uma nota de 1 a 5 ao item Gravidade, considerando o potencial de dano que o problema pode gerar se não for resolvido. Em seguida, fazemos o mesmo com a Urgência, para definir a questão do tempo em que o problema deve ser resolvido. Finalmente, classificamos a Tendência, que representa o tipo de desenvolvimento que pode ocorrer caso algo não seja feito. Quadro 1 – Classificação GUT Gravidade Urgência Tendência 1 Não grave, dano mínimo Sem urgência, longuíssimo prazo Desparece 2 Pouco grave, dano leve Pouco urgente, longo prazo Reduz ligeiramente 3 Grave, dano regular Urgente, médio prazo Permanece 4 Muito grave, grande dano Muito urgente, curto prazo Piora 5 Dano gravíssimo Muitíssimo urgente, ação imediata Piora muito Fonte: Elaborado com base em Meireles, 2001. 9 Quadro 2 – Exemplo de Matriz GUT Problema Gravidade Urgência Tendência Prioridade Qual o problema? Qual a gravidade do problema? Qual a urgência da resolução? Qual a tendênciacaso não seja resolvido? Escala de prioridade Problema 01 5 3 1 15 Problema 02 1 5 5 25 Problema 03 3 3 5 45 A prioridade é determinada pela multiplicação de cada valor atribuído. No Quadro 2, usamos as escalas dispostas no Quadro 1 para classificar os problemas. Nesse exemplo, temos: Problema 1 – Gravíssimo, relativamente urgente, mas com pouco potencial de agravamento pela não ação. Problema 2 – Pouco grave, urgente e com tendência de piorar muito se não for resolvido. Problema 3 – Grave, urgente e caso não seja resolvido piora muito. Fica fácil visualizar, nesse exemplo, que o problema 03 deve ser a prioridade do momento. O uso de ferramentas como agendas ou planilhas eletrônicas, que possibilitem centralizar informações sobre tarefas, metas realizadas e previstas, facilita em muito a possibilidade de rever seu planejamento de modo rotineiro. Estabeleça limites de tempo para a realização de atividades e busque cumprir tais limites, evitando horas extras além do seu trabalho diário. Outra recomendação é contemplar no seu cotidiano atividades prazerosas, já no planejamento semanal. Busque registrar em agenda a programação de suas atividades diárias e semanais. De acordo com o Sest/Senat (2016), é preciso que haja, nas diversas dimensões da vida cotidiana, tempo para equilibrar atividades pessoais e profissionais, para planejar seu tempo, para estar com sua família e para cuidar de sua saúde e lazer. 2.1 O tempo e a produtividade Um aspecto relevante a ser considerado na gestão do tempo é a noção de gestão do conhecimento. No mundo contemporâneo, diversos recursos de tecnologia da informação proveem subsídios que possibilitam centralizar e 10 otimizar o uso das informações. Por exemplo: planilhas e agendas eletrônicas, mapas e conteúdos de internet para a busca de informações. Ao mesmo tempo em que podem ser bastante úteis para otimizar o tempo empregado em busca e ordenamento de informações, também podem causar distração, devido à grande quantidade de elementos que podem dispersar nossa atenção, como por exemplo redes sociais e informações não relevantes em portais eletrônicos, que acabam consumindo nosso tempo em atividades circunstanciais. Portanto, busque identificar, através do uso de tecnologias, aquelas que promovem a otimização do seu tempo, e se torne consciente daquelas atividades associadas às ferramentas de informação que acabam consumindo seu tempo de forma circunstancial. Barbosa (2012) recomenda um exercício para análise do aproveitamento que você faz do seu tempo: Busque, durante uma semana, anotar as tarefas realizadas durante os dias da semana, para saber como está lidando com aquilo que você considera mais relevante; Feito isso, analise e faça uma reflexão sobre aquilo que está recebendo sua atenção, e se está de acordo com suas prioridades; Busque também classificar a informação a ser analisada durante a semana, na forma de mensagens, correspondências e documentos; aquilo que não tem maior relevância deve ser descartado, e aquilo que é mais importante e urgente deve ser priorizado. Saiba mais MEIRELES, M. Ferramentas administrativas para identificar, observar e analisar problemas: organizações com foco no cliente. São Paulo: Arte & Ciência, 2001. cap. 4. TEMA 3 – GESTÃO DA ATENÇÃO De acordo com Castelo Branco et al. (2016), atualmente vivemos em um mundo em que a disponibilidade de informação não constitui uma limitação. Nossa limitação atual compreende a capacidade de absorver e processar a quantidade absurda de informações disponíveis. Neste sentido, a atenção é um 11 recurso escasso, diante do volume de informações e conhecimentos disponíveis. Por essa razão, a gestão da atenção acaba sendo necessária, para administrar, entre um dos principais recursos da era contemporânea, a gestão do conhecimento, que integra um novo modo de atuar profissionalmente nas mais diferentes áreas de trabalho. Segundo Castelo Branco et al. (2016), muitos problemas identificados no contexto organizacional têm um fundo associado a questões ligadas à atenção. Quais os principais riscos que a falta de atenção pode provocar? Acidentes de trabalho são um dos principais exemplos disso. A gestão da atenção implica em saber quando dar mais ou menos atenção, quando voltar sua atenção para este ou aquele assunto, ou quando a atenção deve ser focada ou difusa. A atenção difusa quando necessitamos de atenção a mais de uma atividade ao mesmo tempo, enquanto a atenção focada exige concentração em uma atividade exclusiva (Castelo Branco et al., 2016). Podemos compreender a gestão da atenção sob diferentes níveis, que compreendem a vida de um indivíduo. Tudo se inicia pelo nível pessoal. A medida em que ocorrem as interações, que se dão no âmbito das organizações, temos os níveis interpessoais ou grupais, e os organizacionais, respectivamente. Por fim, uma dimensão mais ampla diz respeito ao nível ambiental, como aprofundaremos a seguir. No nível pessoal: Se eu não tiver atenção comigo, como poderei dar atenção ao outro? No nível pessoal, alguns aspectos devem ser analisados: Como está o meu foco de atenção em relação à minha família? Em relação às minhas finanças? Se eu estiver desatento com a minha família, isso irá refletir no meu trabalho? E como está o meu pilar emocional? Olhar para dentro: Como eu estou? A própria pessoa está com tantas coisas em sua mente que a mente fica inquieta, e não consegue focar. O indivíduo não consegue separar esses pilares. Ainda no nível individual, não raro existem relatos de pessoas com dificuldade em manter a atenção sob determinada atividade com a qual estão comprometidas. Inúmeras são as técnicas e ferramentas que buscam minimizar a dificuldade de atenção; na internet você pode encontrar inúmeras. O fato é que cada indivíduo tem uma história única, com características que decorrem da sua própria constituição e formação enquanto indivíduo. Isto quer dizer que provavelmente cada indivíduo tem uma capacidade única e níveis de ansiedade 12 únicos, que podem influenciar negativamente ou positivamente sua atenção e foco. Portanto, o primeiro aspecto a se considerar é o autoconhecimento no nível individual. Trata-se de refletir sobre sua própria condição e sobre aspectos internos, e assim tentar identificar as causas que provocam maior ansiedade na sua vida pessoal; eis uma forma de buscar as causas e reverter seus efeitos. Outro aspecto relacionado ao autoconhecimento é a busca por identificar fatores externos ao indivíduo, e que podem afetar seu nível de atenção: alimentação parca e horas de sono adequados, permanência em locais com muito ruído, falta de exercícios físicos – esse quadro disso ajuda a elevar níveis de ansiedade do organismo. A prática de meditação também é um elemento a ser avaliado para fazer com que o organismo esteja mais apto a ter condições plenas de atenção. O processo de gestão da atenção, segundo Castelo Branco et al. (2016), envolve o gerenciamento de três movimentos: focar, manter o foco e desfocar. Palladino (2008) também destaca a importância dos três movimentos. Enquanto focar e manter o foco são práticas ligadas diretamente à realização de uma tarefa, o desfocar garante, entre outras coisas, a saúde mental da pessoa. Figura 1 – Processo da atenção Fonte: Elaborado com base em Palladino, 2008. No nível grupal, interpessoal: como é o meu relacionamento com as pessoas com quem trabalho, no ambiente familiar, no âmbito de atividades sociais? Eu sou capaz de dar atenção aos grupos a que estou relacionado? Trata-se, portanto, de um nível de atenção que contempla as relações interpessoais, e que afeta tanto o indivíduo quanto os que estão ao seu redor. É preciso, portanto, refletir sobre a qualidade das relações, e se possível obter, das 13 pessoas com asquais interagimos, sinais sobre a qualidade de nossas interações. No nível organizacional, busca-se a identificação dos objetivos da organização. Constitui uma das razões para o trabalho do indivíduo em uma organização. É exigido de cada colaborador a capacidade de agir dando atenção e com prioridade adequada aos objetivos da organização e ao que lhes foi diretamente demandado no trabalho cotidiano. Há inúmeros exemplos dentro de situações que demandam foco e atenção. Outro exemplo no contexto da organização é a capacidade de focar no marketing de projetar os produtos para as reais necessidades dos clientes. Outra dimensão ainda é o foco nas pessoas da organização, pois o gestor deve ser capaz de pensar nas condições de trabalho dos indivíduos, para que exerçam um bom trabalho e estejam satisfeitos com o que fazem. No ambiente organizacional, o indivíduo muitas vezes acaba evitando atividades mais penosas ou menos agradáveis, postergando-as. Isso pode se refletir nos relacionamentos, quando um gerente pode dar a impressão de evitar seus subordinados. O nível ambiental que compreende a integração de todos eles. O nível ambiental apresenta uma relação muito forte com o ambiente organizacional. Além da organização, existe um universo de variáveis, como fornecedores, clientes e governo. Existe ainda um ambiente que é afetado pela organização e que contempla as questões socioambientais, com responsabilidade ética da organização para com a sociedade, quanto às suas ações. Portanto, um indivíduo inserido em um grupo e em uma organização, integra um nível mais amplo, do qual não pode se desvencilhar. Cada vez mais, inclusive com a utilização da internet, é possível entender com mais precisão o papel que o nível ambiental tem em nossa sociedade. Somos cada vez mais chamados a emitir opiniões, e nos posicionar, inclusive politicamente, com relação a temas que estão relacionados com este nível, e que afetam todos nós. Como aumentar o nível de atenção nas organizações? No contexto organizacional, é necessário mostrar às pessoas a importância de gerir a atenção individual e grupal. Como gerenciar o tempo, como priorizar, como estabelecer objetivos e ferramentas que possibilitem focar e também desfocar, de modo que o indivíduo consiga dar atenção a questões particulares quando lhe for demandado? Atenção focada e atenção difusa (quando é necessário dar atenção a várias coisas ao mesmo tempo); há também momentos em que se 14 passa de um estágio a outro. De acordo com Castelo Branco et al. (2016), o equilíbrio dinâmico da atenção compreende adquirir a capacidade de equilibrar as demandas de atenção focada e difusa. Isso também possibilita um aumento da qualidade de vida das pessoas. Saber dizer “não” também é uma habilidade interpessoal importante, que serve para garantir maior eficácia na gestão da atenção. No contexto interpessoal, muitas vezes temos receio de desapontar as pessoas quando nos posicionamos de forma negativa ou contrária em relação a determinado assunto ou solicitação. Trata-se de uma crença muito comum, que pode estar associada à forma como fomos educados. No entanto, caso nosso interlocutor seja uma pessoa coerente, e não esteja se aproveitando da sua boa vontade, saberá discernir entre a sua opinião e a percepção que tem de você. Esse comportamento no nível interpessoal se reflete no ambiente organizacional, no qual somos constantemente demandados por tarefas e atividades, seja a partir da relação hierárquica entre chefes e subordinados, ou entre colegas de áreas comuns ou distintas. A medida que o empregado aceita todas as solicitações que lhe são demandadas, sem refletir se há um nível adequado de coerência, e se é capaz de conduzi-las, incorre em dois riscos: concentrar esforços em solicitações que não foram adequadamente validadas, e comprometer a sua própria credibilidade junto à organização. Isto porque, ao assumir atividades e compromissos em excesso, provavelmente irá comprometer seus resultados, tanto em termos de eficiência quanto em eficácia. Portanto, saber dizer não a demandas e criticar opiniões e solicitações colocadas por seu grupo interpessoal também é uma habilidade que deve ser desenvolvida, com vistas a facilitar o processo de gestão da atenção. Saiba mais CASTELO BRANCO, H. et al. Gestão da Atenção: a arte de gerenciar a atenção na vida e nas organizações. Curitiba: Artes e Textos, 2016. TEMA 4 – GTD (“GETTING THINGS DONE”) Trata-se de um modelo de ação e gestão do tempo orientado para a resolução de atividades e problemas. Foi desenvolvido por David Allen, consultor norte americano que publicou, em seu livro Getting Things Done, uma metodologia de execução de tarefas. A expressão getting things done tem sido 15 traduzida como ‘fazer acontecer”. Assim, no Brasil a obra de Allen também é conhecida como A Arte de Fazer Acontecer. Na verdade, a proposta de Allen busca uma melhor gestão do tempo, porém o foco está na execução de ações para a conclusão de tarefas cotidianas e de projetos planejados. De acordo com Burd (2018), o tempo não é gerenciável; sendo extrínseco a nós, não pode ser manipulado. O que podemos fazer é revisar a forma como aproveitamos o tempo a partir do planejamento e da efetiva execução de nossas ações. A metodologia GTD, portanto, implica em rever como encaramos nossos desafios, em transpor tudo que está em nossa mente para o registro em papel, com a revisão contínua das tarefas para promover sua execução. Nos parágrafos seguintes, iremos detalhar a proposta de Allen, a partir da síntese proposta por Burd (2018), que detalha a metodologia do autor norte- americano. A metodologia GTD pode ser dividida em cinco etapas. Quadro 3 – As cinco etapas do método GTD Etapa Desenvolvimento 1. Captura/coleta Nesta etapa, ocorre a identificação de todas as atividades (ou da maioria delas) que você precisa fazer no seu dia a dia. Podem entrar aqui desde as atividades rotineiras (ações que você executa todos os dias) às atividades que apresentam regularidade (reuniões mensais, quinzenais, semanais, por exemplo) e que demandam organização. 2. Processamento Com base na primeira etapa, é preciso verificar se as atividades que você identificou precisam ser resolvidas ou não. Pode ser que algumas atividades possam ser delegadas para outras pessoas, ou mesmo adiadas se o prazo final estiver distante. Por isso, um diagrama pode ser utilizado para ajudar nessa tarefa. 3. Organização É possível organizar suas tarefas por prioridades e por tipo de atividade (categoria). A partir dessa organização, você já identificar quais atividades devem ser realizadas imediatamente, assim como pode identificar qual a sequência mais adequada para suas tarefas. 4. Revisão Tudo aquilo que pode exigir uma ação deve ser revisado com frequência. Você pode definir essa revisão semanalmente, por exemplo, para identificar se as ações foram cumpridas, se foram executadas corretamente, se ainda precisam de alguma outra ação etc. 5. Execução Refere-se ao processo de decisão e execução sobre as atividades que devem ser realizadas diariamente para que as tarefas delimitadas sejam concluídas de maneira eficiente. Isso vai depender do contexto e da urgência (prioridade) das atividades, do tempo disponível para realizá-las, e da energia disponível. Fonte: Elaborado com base em Allen, 2005. Na fase de coleta, buscamos agrupar tudo que for considerado relevante. Ideias, compromissos, tarefas rotineiras, projetos. Tudo deve ser registrado em 16 um bloco de notas. Neste momento, cabe apenas o levantamento daquilo que será posteriormente processado. Concluída essa etapa, passamos para a de processamento. Utiliza-se a representação de uma caixa de entrada, que pode ser física e também eletrônica. Além do bloco de notas, tudo que for relevante e estiver impressoou em uma caixa eletrônica de mensagens deve ser centralizado para o processamento. Ao analisar o conteúdo dessas três fontes (bloco de notas, caixa de entrada física e digital), deve-se fazer a seguinte pergunta: Devo executar alguma ação? Se a resposta for positiva, e essa ação puder ser executada em um tempo estimado de 2 minutos, não há necessidade de registrar a ação, e ela deve ser executada imediatamente. Se o item registrado não demanda nenhuma ação, deverá ou ser eliminado, ou registrado em uma lista de projetos futuros ou arquivado em uma lista de itens considerados relevantes, chamada de lista de referência. Se a resposta para o item for a execução de uma ação ou ações que demandem mais tempo de execução (além dos dois minutos), deve-se realizar a segunda pergunta, muito relevante, através desta etapa se busca minimizar o efeito da procrastinação de tarefas. Se o item analisado demanda mais de 1 ação, você está diante de um projeto. Se você tiver vários projetos, organize-os em uma lista específica. Esses projetos deverão ser decompostos em ações menores, e para tanto é importante registrá-las em uma lista de ações, que deve ser dividida em sublistas, de acordo com o contexto: trabalho, casa, faculdade, entre outros assuntos. Feito isso, você terá à sua frente, mapeado, o conjunto de projetos maiores que espera realizar, e as ações necessárias para a sua execução. Falta ainda identificar os prazos. Para isso, você pode fazer uso de um calendário e de uma agenda, para registrar as ações ao longo do tempo, a fim de que tenha o controle da sua execução. Somente assim será possível fazer a efetiva gestão tarefas versus tempo. 17 Figura 2 – Diagrama do fluxo de trabalho utilizado na etapa de processamento Fonte: Elaborado com base em Allen, 2005. Até aqui, você percebe que a metodologia GTD está essencialmente associada ao registro impresso de ações. Isto porque a proposta do seu criador é esvaziar a mente e focar na execução de tarefas. Realizada a etapa analítica de processamento, o trabalho do indivíduo concentra-se apenas na execução, sem que haja novo esforço intelectual associado ao planejamento. Concluída a execução das tarefas listadas ao longo da semana, cabe a última etapa, a ser realizada por sugestão do autor, uma vez por semana. Trata- se da revisão. Aqui, cabe a repetição das etapas anteriores de coleta e processamento, a revisão da agenda e do calendário passados, a revisão da agenda e de calendários futuros, bem como a revisão das listas de ações, de projetos, de referência e de projetos futuros. Saiba mais CAMARGO, R. Como ser mais produtivo? Treasy, 5 abr. 2018. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/metodo-gtd/>. Acesso em: 30 abr. 2019. 18 TEMA 5 – ASPECTOS COMPORTAMENTAIS NA GESTÃO Como já discutimos anteriormente, há uma variedade de técnicas e ferramentas práticas que auxiliam as pessoas na busca de resultados pessoais e profissionais, e que podem ou não estar sob discussão no âmbito acadêmico. Técnicas de produção japonesa com ênfase na qualidade, técnicas de gestão da atenção, a própria ferramenta GTD são exemplos de ferramentas metodológicas para a vida prática, em busca de efetividade de resultados. Antes de prosseguir na discussão de fundamentos de gestão e de outras ferramentas de gestão necessárias, sugerimos neste tema mais um convite ao autoconhecimento. Isto porque o processo de execução da gestão, seja da vida pessoal, seja da vida profissional, depende também da capacidade de refletirmos sobre as condições que nos impedem ou nos impulsionam para o alcance de resultados. E alguns elementos citados por diversos autores podem constituir instrumentos importantes para essa reflexão: os hábitos que mantemos; o processo de meditação como elemento de redução da ansiedade; a capacidade de mudar: De acordo com Williams e Penman (2015), estudos acadêmicos têm evidenciado que o estado de espírito e as emoções vivenciadas por um indivíduo podem afetar seus pensamentos e atitudes. Apesar do senso comum apontar o contrário, os autores propõem que, se você passa constantemente por momentos de tristeza, eles podem afetar o modo como você age e pensa. O contrário também é possível, de modo que emoções positivas podem afetar positivamente seus pensamentos e seu modo de agir. Outro paradigma que tem sido desfeito à medida que novos estudos acadêmicos corroboram esse ponto, é de que as emoções também são influenciadas pela saúde de nosso corpo. Se a saúde de um indivíduo vai bem, há grandes chances de que seu estado emocional tenha se reflita em uma postura positiva diante da vida. A situação inversa também é verdadeira, de modo que uma atitude positiva diante da vida também pode melhorar seu desempenho físico, a medida em que você fic mais disposto a realizar exercícios e cuidar da saúde. Emoções negativas são um fator potencial para a falta de foco, pois o indivíduo apresenta, nessas situações, uma tendência a se perder também em pensamentos negativos, que não lhe dará sustentação para que dê atenção ao 19 que realmente almeja. Portanto, dois fatores que podem contribuir para uma mudança de hábitos, e que podem afetar suas emoções, são: a busca por uma vida mais saudável, na alimentação, na rotina de sono e até mesmo nas suas relações interpessoais; o processo de meditação. Sobre a meditação, Williams e Penman (2015) reconhecem que o organismo se comporta com uma racionalidade, que busca usar a inteligência humana de forma a resolver problemas. Se temos de viajar de um ponto A a um ponto B, buscaremos identificar a rota mais adequada. Se estamos diante de um conflito familiar, possivelmente a reflexão conduzirá ou a uma postura de confronto ou a de evitar o conflito. Williams e Penman (2015) reconhecem que este modo de funcionamento, “atuante”, muitas vezes é impregnado de crenças e preconceitos que foram sendo constituídos ao longo de nosso processo de crescimento e formação. Assim, ingressamos em um círculo vicioso, que compreende reagir de uma mesma forma a diferentes estímulos externos. Para que se possa buscar uma nova postura diante da vida, com vistas a enxergar a realidade sob novos pontos de vista, sem julgamentos prévios de situações e pessoas ao redor, é necessário adotar uma postura chamada de “atuante”. Segundo os autores, o processo de meditação, ao aliviar as tensões do cotidiano, afeta diretamente o modo como pensamos, como enxergamos a realidade, e por conseguinte como agimos diante da vida. Neste sentido, diversos autores reconhecem que nossa mente incorre em “armadilhas”, e que o pensamento, para que possa buscar novas soluções e emoções positivas, deve estar em condição de atenção plena, o que se alcança com exercícios capazes de reduzir a ansiedade. Meditação, e a busca por uma vida saudável, através da atividade física, são princípios fundamentais para possibilitar esse estado de atenção plena. Portanto, podemos dizer que este tema está intrinsecamente associado à busca do gestor pelo autoconhecimento. TROCANDO IDEIAS É muito comum vermos vídeos ou palestras com depoimentos de empreendedores que narram como lutaram para conquistar seus objetivos, e se tornarem empreendimentos de sucesso, após várias tentativas fracassadas. Os depoimentos os gestores costumam abordar os sacrifícios pessoais que tiveram que ser feitos (menos tempo com a família, por exemplo), para chegar ao objetivo 20 almejado, que é viabilizar sua empresa, com a satisfação de empregados, clientes e acionistas. Diante de tudo que foi recomendado, e provavelmente você já deve ter visto um depoimento desses (se não, busque), como você se enxerga em relação a esse perfil de profissional? Você se identifica, ou não é o tipo de atividade e propósito de vida com o qual você se identifica? Discutir essas questõesé fundamental, pois nem todos têm o perfil de empreendedores de negócios. Cada pessoa tem um perfil, história e afinidades próprias. Vale a pena gastar um pouco de seu tempo e energia buscando essas respostas, sem culpa, sem querer se projetar em modelos externos. Trata-se de uma busca por autoconhecimento. Talvez seja interessante dar uma olhada na internet e estudar esses empreendedores. Agora você já é capaz de refletir sobre os erros e acertos dessas pessoas. Seja qual for o caso, há diferenças entre aprender com o sucesso e com o fracasso dos outros. Qual delas você acha que seria melhor? Não se esqueça: participe dos fóruns e aulas interativas, compartilhe suas descobertas e aprendizados! Vamos trocar ideias! NA PRÁTICA Vamos supor que você seja um empreendedor, e necessita contratar um gerente de marketing com um perfil bastante específico. Comunicativo, dinâmico, desenvolto na interação com clientes e persistente. 1. Busque elencar todas as habilidades que um profissional da área de marketing e vendas necessitará apresentar, e inclusive metas de trabalho que deverá atingir para merecer sua confiança. 2. Identifique, na literatura relativa à gestão de marketing, qual o perfil exigido por profissionais da área comercial de vendas. 3. Consulte as dicas do mestre Philip Kotler a respeito do perfil do profissional de marketing e vendas. 4. Como você deve ter pesquisado, uma série de habilidades são exigidas desse tipo de profissional, tanto habilidades técnicas quanto pessoais. Entre elas, a resiliência. É ser capaz de não desistir e não perder o foco. Os profissionais dessa área apresentam essa habilidade muito aguçada, pois lidam com a frustração diariamente. De 100 contatos, possivelmente 1 ou 2 se concretizarão como novos negócios. Portanto, reflita também se 21 as funções da sua empresa não demandam pessoas com habilidades e perfis distintos. FINALIZANDO Buscamos até aqui discutir aspectos da vida prática do gestor, e habilidades pessoais com as quais tem de atuar em busca de seus objetivos. A noção de sucesso no ambiente organizacional, principalmente no ambiente de negócios, está associada à capacidade de gerar receita a partir da produtividade e das vendas que as empresas são capazes de fazer. No entanto, é preciso entender que nem todo mundo nasceu para ser empreendedor, ou dono de empresa, e que a gestão abrange diferentes perfis e habilidades, que serão muito bem aproveitadas de acordo com o perfil de cada atividade profissional. Por outro lado, em todo ambiente organizacional a relação com foco, atenção e aproveitamento do tempo é essencial para a busca de eficácia e eficiência, que juntas alcançam o que chamamos de efetividade. As práticas de gestão como o PDCA se tornam instrumentos que viabilizam também o aperfeiçoamento dos processos produtivos das organizações. Portanto, a gestão, enquanto prática, exige dos profissionais habilidades individuais e práticas, que buscam a melhoria continua de suas atividades. 22 REFERÊNCIAS ALLEN, D. A arte de fazer acontecer. São Paulo: Campus, 2005. BARBOSA, C. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Sextante: 2012. GTD. Call Daniel. Disponível em: <http://www.calldaniel.com.br/>. Acesso em: 30 abr. 2019. CASTELO BRANCO, H. et al. Gestão da atenção: a arte de gerenciar a atenção na vida e nas organizações. Curitiba: Artes e Textos, 2016. MEIRELES, M. Ferramentas administrativas para identificar, observar e analisar problemas: organizações com foco no cliente. São Paulo: Arte & Ciência, 2001. ORIBE, C. Y. PDCA: origem, conceitos e variantes dessa ideia de 70 anos. Qualypro, 7 abr. 2009. Disponível em: <http://www.qualypro.com.br/artigos/pdca-origem-conceitos-e-variantes-dessa- ideia-de-70-anos>. Acesso em: 30 abr. 2019. PALLADINO, L. J. Acerto o foco. São Paulo: Prumo, 2008. SEST/SENAT. Gestão do tempo. Brasília: SEST/SENAT, 2016. WILLIAMS, M.; PENMAN, D. Atenção plena: mindfulness – como encontrar a paz em um mundo frenético. Rio de Janeiro: Sextante, 2015. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 4 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nessa aula vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados com funções exercidas pelo gestor no ambiente organizacional, em cinco temas principais: (i) Estratégia; (ii) business intelligence; (iii) Processo Decisório Organizacional; (iv) Estratégia de Inovação e (v) Mudança Organizacional. O objetivo principal dessa aula é discutir aspectos relativos à estratégia competitiva no contexto das organizações. Discutiremos inicialmente sobre os conceitos de estratégia e sua aplicação no ambiente organizacional. No tema 2 trataremos de instrumentos cada vez mais empregados para a execução da estratégia das empresas, conhecidos como inteligência competitiva de negócios ou business intelligence. Complementarmente, o tema 3 trata da noção de processo decisório organizacional, complementando a noção de decisão discutida em capítulos anteriores. Por fim, os últimos temas tratarão sobre questões relacionadas às estratégias de inovação e o processo de mudança e que constituem, portanto, duas faces da mesma moeda. CONTEXTUALIZANDO Você já teve a oportunidade de entrar em contato com alguns elementos que fundamentam o trabalho do gestor, como exemplificado anteriormente. Também se deparou com elementos que fazem parte do cotidiano do indivíduo que atua como gestor e com os quais tem de lidar, como a gestão do tempo e o uso de ferramentas de busca da efetividade na execução de ações como a gestão da atenção. Seja um gerente do nível operacional de uma grande ou pequena organização, do nível tático ou estratégico; todos lidam com diferentes assuntos simultaneamente, necessitam comandar e se relacionar com pessoas e, ao final de tudo, buscar o resultado almejado pela organização. Nesta aula aprofundaremos os conhecimentos e as ferramentas disponíveis ao gestor de uma empresa de negócios ou organização, introduzindo a noção de estratégia. O conceito de origem militar foi introduzido no campo da gestão e se tornou peça chave na construção de conceitos e ferramentas que buscam resultados e objetivos estabelecidos por aqueles que se propõem a dirigir e 3 operar pequenos e grandes empreendimentos. Esperamos que os elementos descritos a seguir possam contribuir na instrumentalização do gestor em formação. TEMA 1 – ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA De acordo com Maximiano (2002), a palavra estratégia deriva de uma palavra de origem grega que designava “a arte dos generais”. Estrategos designava os comandantes dos exércitos gregos. Maximiano (2002) afirma que para o filósofo Aristóteles, a noção de estratégia compreendia o objetivo de alcançar a vitória no contexto da guerra. O conhecimento da estratégia militar até os dias atuais é alvo de estudos, de modo que práticas e conhecimentos relativos a batalhas desde a antiguidade são estudadas para o aperfeiçoamento das ações militares contemporâneas. O que se tornou algo inovador com a emergência das escolas de negócios norte-americanas a partir da década de 1950 do século XX foi a introdução destes conhecimentos no contexto corporativo dos negócios. A noção de estratégia, em que partes concorrem pela disputa de recursos foi aplicada ao ambiente dos negócios corporativos em que empresas concorrem entre si ao disputarem mercados e recursos. Descartado o uso da violência física, a noção de estratégia passa a ser empregada com vistas a vencer empresas concorrentes no ambiente dos negócios e buscar melhores resultados financeiros. Diversas obras relacionadas à estratégia militar são referências no mundo dos negócios, como: A arte da Guerra, obra de um antigo militar chinês – Sun Tzu; O príncipe, de Maquiavel,que apesar de tratar também das habilidades políticas do governante também descreve suas estratégias de caráter militar; estudos relativos às realizações do general e intelectual militar alemão que viveu entre os séculos XVIII e XIX “Von Clausewitz”, os quais também destacam as estratégias militares e sua relação com a noção de política (Fernandes, 2018). A estratégia pode ser compreendida como a disputa por recursos entre concorrentes, mas a noção de cooperação entre organizações diversas também se aplica ao conceito de estratégia, como afirmam Begnis, Pedrozo e Estivalete (2008). A noção de estratégia no contexto corporativo se desenvolveu desde a década de 1950 do século XX a partir de estudos realizados por especialistas em negócios corporativos dos quais merecem destaque: Igor Ansoff e Alfred D. 4 Chandler, Michael Porter, Henry Mintzberg e, por fim, Norton e Kaplan (Maximiano, 2002). As ideias desenvolvidas por estes autores são empregadas até os dias atuais no delineamento de planejamentos e ações estratégicas de pequenas e grandes corporações. A medida que tais conhecimentos são difundidos entre escolas de negócios, estes autores se tornaram referência para executivos e administradores de todo o mundo ocidental. Destacam-se algumas de suas ideais principais e modos de aplicação de seus conceitos no ambiente corporativo. De acordo com Maximiano (2002), Igor Ansoff busca explicar a estratégia com base na análise da situação atual do negócio, da identificação de tendências e do processo decisório. Já o historiador Alfred D. Chandler, segundo Maximiano (2002), enfatiza que a empresa deve estabelecer metas e objetivos de longo prazo, cursos de ação e a definição sobre onde irá aplicar seus recursos. A ênfase destes autores está na análise da concorrência e de produtos e serviços ofertados pelas empresas e no planejamento de ações. Tratam-se, portanto, de estratégias voltadas para empresas em ambientes de negócios concorrenciais essencialmente. Estes autores estimularam a aplicação de uma ferramenta bastante difundida entre organizações de negócios, públicas e não governamentais, conhecida como “Planejamento Estratégico”, um conjunto de itens a serem avaliados pelos dirigentes da organização, com intenção de definir seu plano de ações de curto, médio e longo prazo. A primeira etapa do planejamento estratégico constitui a definição da sua visão, missão e objetivos. A visão compreende o modo como seus dirigentes esperam que seu negócio seja identificado pela sociedade no curto, médio e longo prazo. A missão estabelece a finalidade a que se propõe a organização e os objetivos que são estabelecidos para cumprir esta missão. Definida a visão, a missão e os objetivos da organização, o segundo passo do planejamento estratégico compreende um diagnóstico do ambiente externo à organização, de forma a identificar ameaças e oportunidades decorrentes do ambiente. As diversas áreas externas de influência devem ser analisadas, desde a dimensões política, econômica, cultural, social e tecnológica. 5 A terceira etapa compreende o diagnóstico interno em que se avaliam os pontos fortes e fracos da organização em relação aos objetivos propostos e ao diagnóstico externo previamente realizado. O nível de detalhamento de um planejamento estratégico está diretamente associado à sua efetividade. Durante muito tempo, ao menos no contexto brasileiro, a ênfase no planejamento estratégico como ferramenta estratégica sucumbiu por um simples motivo: a falta de acompanhamento da sua execução. Não basta, portanto, realizar um planejamento estratégico extremamente detalhado. Faz-se necessário acompanhar sua execução e, se necessário, revisá-la continuamente. Outro autor que contribui até hoje para aplicação de diversos conceitos no campo da estratégia é Michael Porter, que desenvolveu duas ferramentas no campo estratégico bastante difundidas: o esquema de forças competitivas de um ramo de negócios e a cadeia de valor. O esquema de forças competitivas pode ser exemplificado na Figura 1 e representa um modo de diagnosticar a influência de agentes externos entre os concorrentes de um ramo de negócios. Trata-se de uma ferramenta que auxilia o dirigente e ou investidor de um determinado ramo de negócios a avaliar a posição de sua empresa ou potencial no ramo de atuação escolhido. Analisa a ameaça de entrada de novos concorrentes no ramo de atuação, o poder de barganha que detém fornecedores e compradores e a ameaça da entrada de novos produtos que possam substituir o produto ou serviço ofertado. Figura 1 – Esquema das forças de Porter Fonte: Adaptado de Porter (1985). 6 Considerando as cinco forças, Porter sugere três estratégias: 1. Liderança em custos; 2. Diferenciação; 3. Foco. A segunda ferramenta de diagnóstico desenvolvida por Porter diz respeito ao ambiente interno da organização, trata-se da análise da cadeia de valor do negócio, exemplificado na Figura 2. Figura 2 – Cadeia de valor de Porter Fonte: Adaptado de Porter (1985). Por meio da compreensão dos processos da organização como um encadeamento de atividades que geram valor, seus dirigentes podem avaliar de modo sistêmico o inter-relacionamento entre as diferentes atividades chave do negócio. 1.1 Estratégias de mercado De acordo com Maximiano (2002), as estratégias organizacionais também podem ser analisadas do ponto de vista de um negócio ou produto inserido no mercado. A Matriz BCG, desenvolvida pelo Boston Consulting Group (BCG) também se tornou uma ferramenta de estratégia bastante difundida entre profissionais de Marketing. Seu conceito está basicamente associado à ideia de que produtos ou serviços possuem um ciclo de vida e irão variar de acordo com a dinâmica de crescimento e com a participação no mercado. Identificada a 7 posição do produto ou serviço em relação a estas duas dimensões, o executivo terá mais subsídios para avaliar se vale a pena investir ou desinvestir recursos na sua estratégia de negócios. A partir da dimensão em que se enquadra o produto ou serviço no quadro anterior, podemos ter as seguintes qualificações do negócio (produto ou serviço): Estrelas: produtos ou serviços com elevada participação em mercados com altas taxas de crescimento. São considerados boas oportunidades de investimento. Ponto de interrogação: produtos que possuem pequenas participação em mercados com altas taxas de crescimento, nestes casos conclui-se que há maior incerteza sobre retornos de investimentos. Vacas leiteiras: produtos com alta participação em mercados estáveis (baixa taxa de crescimento), e conclui-se que os retornos são positivos sem a necessidade de aumentar investimentos. Vira-latas: produtos e negócios com pequenas participações em mercados com baixo crescimento. Não são considerados boas oportunidades de investimento. 1.2 Balance Score Card e configurações da estratégia Como dito anteriormente, não basta que uma organização, seja ela pública, privada ou voluntária, planeje suas ações por meio de um sofisticado esquema de planejamento estratégico. Faz-se necessário o olhar contínuo e criterioso para acompanhar os resultados, alterando o curso de ações quando necessário. Baseado nesta preocupação, vamos descrever brevemente o conceito de Balance Score Card desenvolvido pelos autores Norton e Kaplan (Maximiano, 2002), e que será detalhado adiante. Estes autores contribuem para o campo da estratégia organizacional a partir da preocupação com o monitoramento da execução da estratégia. Descrevem a importância da definição de indicadores em diversos âmbitos da operação das empresas para fins de monitoramento: na dimensão dos clientes e mercados no seu faturamento; na participação de produtos e serviços no faturamento; desempenho das vantagens competitivaspróprias e dos 8 concorrentes; participação do mercado em relação aos concorrentes; evolução do faturamento e grau de realização dos objetivos estratégicos. De forma integrada são monitorados: objetivos, faturamento e posições de mercado. Atualmente, novas dimensões passaram a ser integradas contemplando a realização e satisfação dos empregados, e a dimensão associada à responsabilidade social da empresa no contexto em que atua. Para finalizar, veremos as contribuições de Henry Mintzberg para o campo da estratégia. Professor canadense, Mintzberg (2000) se destaca em sua obra bastante difundida, “Safari da estratégia”, pela análise das diferentes formas de estratégia ou não estratégia que podem ser identificadas entre empresas de um determinado ramo de negócios. Assim como Porter, enfatiza a análise concorrencial entre competidores (Maximiano, 2002). No âmbito interno da organização, Mintzberg (2003) exemplificou em sua obra, As 5 configurações, diferentes configurações de negócios. Sua análise possibilita compreender que existem diferentes tipos de estruturas organizacionais, em que predominam diferentes tipos de estruturas hierárquicas, organizações, informações, tipos de conflitos e recursos sobre os quais o executivo deve atuar. Como exemplo: a configuração de uma universidade é bastante distinta de uma fábrica de autopeças ou um hospital. Aplicar medidas e decisões estratégicas em cada uma destas configurações exige o conhecimento de características básicas intrínsecas. TEMA 2 – INTELIGÊNCIA DE NEGÓCIOS OU BUSINESS INTELLIGENCE Quando discutimos os diferentes aspectos que compõem a gestão de uma organização, seja do ponto de vista das práticas como o PDCA, o modo de enxergar a organização de modo sistêmico, ou as ferramentas estratégicas, estamos realizando o uso de instrumentos de diagnóstico organizacional para aperfeiçoar o processo de tomada de decisão. Sejam de origem teórica ou prática, o fato é que estas ferramentas auxiliam o gestor a alcançar melhores resultados nas operações da empresa. A capacidade de realizar diagnóstico de situações em uma organização para buscar decidir de forma a atingir os objetivos está associada ao que se chama de inteligência competitiva de negócios, ou business intelligence. 9 Todo o arcabouço de informações e conhecimentos do qual o gestor faz uso, quando de forma objetiva e não baseada meramente no seu processo intuitivo ou juízo de valor, pode constituir uma ferramenta de business intelligence. Com o aperfeiçoamento das tecnologias computacionais de informação e telecomunicações, tais ferramentas estão evoluindo de forma radical a cada momento. No entanto, não se pode confundir business intelligence apenas com tecnologias de informática ou vinculadas à internet, pois o conceito vai além e pode estar associado a metodologias de diagnóstico organizacional, no trabalho de análise de especialistas em negócios. As tecnologias geralmente vêm potencializar modelos de inteligência de negócios preexistentes. Alguns exemplos de inteligência competitiva de negócios ou business intelligence: A ferramenta de planejamento estratégico quando implementada possibilita situar a posição atual da empresa do ponto de vista em relação à concorrência e ao ambiente externo como da situação interna quanto a pontos fortes e fracos. O monitoramento do alcance de resultados com as metodologias de “Balance Score Card” ou ainda, a identificação da situação dos produtos e serviços de uma empresa em uma matriz BCG possibilitam a tomada de decisões relativas a investimentos (e desinvestimentos) em novos e atuais negócios. Todas estas ferramentas estratégicas, quanto aplicadas e monitoradas continuamente, representam ferramentas de business intelligence. Aliado a isso, as operações relacionadas às diferentes funções de uma organização: recursos humanos, finanças e produção geram uma série de informações de negócios relativas ao seu desempenho. A capacidade dos gestores de empregarem estas informações para fazer a avaliação de desempenho usando as ferramentas estratégicas anteriormente citadas, constitui outro elemento fundamental na inteligência competitiva dos negócios. Muitas empresas adotam softwares sofisticados denominados de ERP sigla para Enterprise Resource Planning, que significa: “Planejamento de Recursos Corporativos”, entre os quais, a empresa alemã SAP é uma das mais conhecidas. Estes programas realizam operações das diferentes funções 10 organizacionais, como produção, recursos humanos, financeiro (inicialmente estavam orientados apenas para funções de logística, produção e suprimentos), além de centralizar dados, gerando indicadores analisados pelos níveis gerencias táticos e estratégicos. No entanto, para empresas que não utilizam estes sistemas, estas mesmas informações estão disponíveis, seja em controles manuais ou em planilhas eletrônicas de gestores, no caso das empresas menores, e podem ser empregadas do mesmo modo para buscar avaliações que auxiliam na tomada de decisão. O fato é que as tecnologias de softwares avançam dia após dia em termos de complexidade e sofisticação, e cabe ao gestor se atualizar com ferramentas que sejam capazes de ajudar na análise do seu desempenho frente à concorrência e até mesmo em predizer possíveis orientações do processo decisório. Há um terceiro conceito associado à inteligência competitiva de negócios, a inteligência artificial. Este conceito não se confunde com o primeiro, mas é complementar. Provavelmente você já deve ter se deparado com serviços de telemarketing, em que você é atendido por uma gravação e dependendo da sua resposta, a voz do outro lado da linha telefônica dá diferentes respostas. Estes serviços já contam com tecnologias sofisticadas que são baseadas em complexas programações de computador, as quais preveem o comportamento do consumidor ou cliente, e conforme novas variáveis são incluídas na resposta a estes sistemas, os softwares que gerenciam estas operações passam a “aprender” novas rotinas para responder novas situações. Estas tecnologias estão presentes atualmente no âmbito jurídico fazendo recomendações de pareceres, no âmbito da saúde no auxílio da identificação de diagnósticos de doenças, e em outras inúmeras atividades. A inteligência artificial passa também a ser uma realidade nos negócios, tanto na gestão de empresas, como no atendimento a clientes e consumidores. Quando você entra em um site e clica o mouse ou movimenta sua íris para um anúncio de um produto específico, haverá possivelmente dispositivos que reconhecem seu interesse e passam a lhe direcionar outros anúncios de produtos relacionados. Estas tecnologias já são uma realidade, mesmo que você não se dê conta disso. 11 Portanto, seja de modo operacional nas empresas, ou no uso de ferramentas de diagnóstico de desempenho, ferramentas de inteligência competitiva nos negócios são uma realidade. Se você é um gestor, busque identificar ferramentas que auxiliem a potencializar as operações e diagnósticos de suporte à decisão de sua organização. As ferramentas de business intelligence não devem se tornar elementos que dificultem a vida do gestor, pelo contrário, sua única finalidade é apoiar o processo de operação e decisão nos negócios. O capítulo a seguir trata sobre o processo de decisão organizacional. TEMA 3 – PROCESSO DECISÓRIO ORGANIZACIONAL De acordo com Braga (1987), o processo decisório pode ser definido como: “o pensamento e a ação que resulta em uma escolha”. Alisson e Zelikow (1999) depois de estudar o evento que ficou conhecido como “a crise dos mísseis de cuba” (episódio que ocorreu em 1962 e marcou o ponto alto da disputa entre Estados Unidos e União Soviética durante a guerra fria), tiveram insights e propuseram três modelos de tomadade decisão em organizações: Modelo racional: o processo decisório deve se basear na racionalidade, buscando sempre a melhor alternativa com base no cálculo de benefício. Modelo organizacional: considera que as decisões na organização são influenciadas pelo grupo e pretendem chegar na decisão mais satisfatória naquele determinado momento. Modelo político: considera a decisão como resultado da negociação entre grupos de interesse distintos. Trataremos agora da relação entre o processo decisório no contexto das organizações. O processo decisório muitas vezes conta com um conjunto incompleto de informações que servem de subsídio ao trabalho do gestor. A argumentação sobre a limitação da escolha racional devido à falta de informações, segundo Maximiano (2002), foi desenvolvida por Herbert Simon e que deu origem ao conceito de “Racionalidade Limitada”. Este argumento indica que os indivíduos tendem a tomar decisões lógicas dentro das restrições impostas pela disponibilidade de informações que possuem. 12 Como vimos anteriormente, o processo decisório nem sempre segue critérios únicos ou padronizados para cada indivíduo, diversos critérios podem ser empregados e, portanto, compreender esses critérios que determinam as escolhas dos indivíduos representa um aspecto chave para a tomada de decisão. No contexto do processo decisório organizacional, duas outras dimensões se associam à complexidade do processo decisório individual: As situações contingenciais da empresa associadas a situações econômicas, políticas, sociais e de mercado, que podem estar em contínua mudança; A influência dos grupos políticos que irão influenciar o processo decisório, sejam eles dirigentes, empregados ou a própria opinião pública. A falta de informação é uma precondição das limitações que se impõem ao processo decisório, conforme os conceitos de racionalidade propostos por Herbert e Simon (Maximiano, 2002). Portanto, as ferramentas de inteligência competitiva dos negócios constituem elemento essencial no processo decisório. Todo executivo e dirigente de uma organização, seja do nível operacional, tático ou estratégico deve utilizar o máximo de informações objetivas possíveis para auxiliar no processo decisório. Passou o tempo que o gestor confiava apenas na sua intuição, se ainda há pessoas que usam a prerrogativa da intuição no processo decisório, possivelmente é porque o processo intuitivo está vinculado à experiência anterior, que não deixa de ser uma informação concreta baseada em fatos prévios. Porém, diante da quantidade de recursos tecnológicos disponíveis atualmente, entre elas as ferramentas de inteligência competitiva e inteligência artificial, não faz mais sentido negar seu uso como apoio à decisão, seja nas operações de mercado, sobre contratação, premiação ou demissão de empregados, ou ainda em decisões relativas aos recursos financeiros, cabe ao gestor utilizar ao máximo as informações disponíveis, a partir de recursos tecnológicos como planilhas ou softwares de gestão, a fim de tomar as melhores decisões de acordo com a situação que vive. Para suprir a limitação de informações disponíveis para a tomada de decisões, o gesto fará uso de instrumentos de informações disponibilizadas pelos indicadores, gerados por relatórios de dados operacionais de controles financeiros e resultados de desempenho e deverá ser capaz de interpretar essas 13 informações. Por exemplo, em eventos sociais em que se encontram pessoas influentes no seu setor, há a oportunidade de discutir tendências de mercado, ou seja, não é apenas do uso de informações disponibilizadas por meio das tecnologias da informação que serão úteis, mas também, as que são absorvidas no contexto. Outra dimensão associada ao processo decisório que afeta as organizações é a política. Com exceção das empresas de empreendedores individuais, a maioria das organizações compreende a conjunção de esforços de várias pessoas envolvidas em diferentes graus no processo decisório. Em empresas menores, geralmente os sócios e alguns colaboradores mais experientes auxiliam a definir escolhas e rumos de ação. Entre empresas maiores, o conselho de acionistas, de acordo com sua participação societária, é responsável pela votação sobre as decisões a serem tomadas. Estas decisões não são muitas vezes, fruto de consenso entre os acionistas. Nos níveis tático e operacional, executivos e gerentes também encaram, muitas vezes, a reação de subordinados quanto às decisões tomadas e podem ser influenciados pela opinião deles. A capacidade de persuasão quanto à escolha decisória, portanto, acaba influenciando a efetividade das decisões. Quanto mais bem fundamentado o gestor estiver em relação as escolhas que pretende tomar e que demandam a adesão de grupos, maior será a eficácia do processo decisório, mas isto não basta. A dimensão política implica também na adesão que o gestor tem das partes envolvidas, ou seja, é preciso convencer outros agentes na decisão sobre o caminho que deve ser escolhido. Havendo conflitos de interesses entre os diferentes atores que influenciam as decisões organizacionais, possivelmente haverá também divergências nas escolhas que exigem consenso. As relações de poder, portanto, entre o gestor e seus colaboradores constituem um aspecto importante e representam o grau de influência que o gestor possui em relação aos demais. Apesar do tema ser complexo, em síntese, quanto maior o poder de influenciar que o gestor tem, maior sua capacidade de buscar a adesão nos processos decisórios. Este é um conceito sintético do que constitui as relações 14 políticas, e que podem ser vislumbradas em várias esferas de nossa sociedade, seja no ambiente familiar, comunitário, empresarial e de Estado. Saiba mais Quer se aprofundar em processo decisório? Veja o capítulo 9 de: STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Prentice Hall, 1995. Para quem quer ir mais longe: BAZERMAN, M. H.; MOORE, D. Processo decisório. 7. ed. Rio de Janeiro: Campus, Elsevier, 2010. TEMA 4 – ESTRATÉGIA DE INOVAÇÃO Até a década de 1990 do século XX, o paradigma que pairava sobre o ambiente corporativo de negócios estava vinculado à busca pela qualidade. Práticas organizacionais muito influenciadas pelas práticas da indústria japonesa tinham como ênfase a redução a zero do índice de perdas e a implantação de programas como o de “qualidade total”. Tais políticas compreendiam inclusive os departamentos voltados exclusivamente para a prática da qualidade e representavam fontes de inovação, mirando atingir metas e resultados orientados para a redução de perdas e a padronização da produção e oferta de serviços. A partir do final da década de 1990 do século passado, gradativamente, passou a assumir o lugar do paradigma da qualidade, o paradigma da Inovação. É preciso compreender que algumas empresas atuam em mercados de novos produtos, tendo como objeto de seus negócios, o lançamento contínuo de novos produtos. É o caso de empresas como a 3M, a Unilever e a General Electrics, por exemplo. Tais empresas estão habituadas a criar diariamente inovações de mercado e obviamente, suas práticas se tornam referência, tais práticas inovativas passaram a ser adotadas também por empresas que mantém seus negócios em mercados relativamente estáveis. A inovação de processos em produtos e serviços passou a ser um instrumento de busca por maior vantagem competitiva. Assim, empresas dos mais diversos segmentos passaram a adotar estratégias de inovação, não 15 apenas de seus produtos e serviços voltados para seus clientes finais, mas também nos processos que permeiam toda sua cadeia de produção. Outras empresas vão ainda mais além, e em colaboração com seus parceiros externos como os fornecedores, estendem estaspolíticas para processos da cadeia produtiva mais ampla. As estratégias de inovação entre empresas buscam estimular de forma sistemática a colaboração de seus empregados na busca por aperfeiçoamento dos processos de produtos e serviços. Algumas empresas trabalham com sistemas de premiação de acordo com o impacto das inovações, outras possuem políticas meritórias vinculadas a bonificações de acordo com o volume de inovações. É comum, tanto em âmbito nacional quanto internacional, identificar exemplos de empresas que chegam ao final do ano com mais de 100 inovações implementadas, decorrentes da iniciativa de seus empregados. Não raro, estas políticas também implicam na geração de patentes, o que as torna mais poderosas, sob o ponto de vista do impacto que proporcionam. Não apenas no setor privado é possível identificar exemplos de políticas de inovação, entre empresas públicas como concessionárias de energia, por exemplo, tais iniciativas também são observáveis e passam cada vez mais a constituir políticas permanentes estimuladas por programas de valorização e premiação dos empregados inovadores. As premiações são existentes também no setor judiciário brasileiro, por meio das iniciativas da Comissão Nacional de Justiça as duas são exemplos de estratégias aplicadas no setor público. TEMA 5 – MUDANÇA ORGANIZACIONAL Diante da estratégia da inovação e do paradigma emergente que a inovação preconiza, podemos pensar que toda inovação representa, do ponto de vista concreto na organização, uma mudança sobre um processo ou modo de produzir ou sobre os próprios bens e serviços, resultado das tarefas coordenadas na organização. Portanto, lidar com inovações implica em saber lidar com a mudança. Se os executivos de uma empresa identificam modos mais econômicos e eficientes de produzir um bem, é preciso capacitar e convencer os seus operários sobre o novo modo. 16 Se uma empresa prestadora de serviços recebe um “feedback” de seus clientes de que o atendimento deve ser aperfeiçoado, os funcionários desta empresa devem ser capacitados para atender a esta necessidade. Se os executivos de uma empresa identificam que o clima organizacional entre seus empregados não contribui para sua satisfação no trabalho e, portanto, reflete no resultado do trabalho, terá que promover mudanças sobre este aspecto. À medida em que nos deparamos com cenários concorrenciais mais intensos entre as empresas, as vantagens competitivas decorrem de maiores quantidades de iniciativas de inovação de processos e produtos e serviços. Se isto é um fato, intensificam-se também as demandas por mudanças dentro das organizações para atender as demandas puxadas pelas inovações. O tema da mudança organizacional é alvo de estudos de pesquisadores e especialistas como grandes consultorias empresariais, pois é preciso distinguir os diferentes aspectos que contribuem para um processo de mudança programada em uma organização. O primeiro aspecto a ser considerado é o diagnóstico a respeito da necessidade de um processo de mudança: Por que mudar? Quais as razões que provocam um processo de mudança em uma organização? Como identificar a necessidade de mudar? Todos estes são questionamentos que os gestores devem estar atentos a fim de assegurar a competitividade (no caso de empresas comerciais) ou relevância do papel de uma organização. As ferramentas estratégicas citadas anteriormente para diagnóstico da situação da organização apontam ameaças e oportunidades no planejamento estratégico por exemplo, e auxiliam no diagnóstico da necessidade de mudança. Se o contexto regulatório em um determinado segmento industrial muda, isso irá impactar os processos para fabricação de bens de uma determinada empresa do respectivo setor. Fatores contextuais podem estar associados a fatores econômicos, demográficos (aumento da população de idosos por exemplo), ambiental (escassez de recursos naturais), socioculturais ou tecnológicos. Identificadas as possíveis necessidades de mudança, se houver a iniciativa e expectativa de promove-la, alguns estudiosos do tema têm buscado compreender como se dá a dinâmica de um processo de mudança. 17 Na maioria das vezes o processo de mudança incorre em etapas mais ou menos traumáticas ou “tensas”, até se alcançar o resultado desejado. É preciso estar consciente de que nenhuma mudança ocorre de forma harmoniosa ou sem conflitos. Autores como Jaffe e Scott (2003) desenvolveram um modelo que exemplifica isso e que tem sido bastante difundido no mundo dos negócios, a curva de transição da mudança, que por sua vez, também é baseada em um modelo mais sofisticado de Elizabeth Kubler-Ross. Os autores afirmam que para que um processo de mudança ocorra, geralmente os seus envolvidos irão passar por quatro principais estágios ou etapas: 1. Negação; 2. Resistência; 3. Exploração; 4. Comprometimento; Figura 3 – Curva da transição da mudança Fonte: Adaptado de Jaffe e Scott (2003). Na fase de negação, a proposição de mudança terá uma reação de rejeição por parte dos envolvidos, buscando manter a situação de conforto alcançada até aquele momento. Na fase de resistência existe uma tendência a esta rejeição se aprofundar, podendo ocorrer uma recusa em aceitar os novos padrões propostos pela mudança. À medida em que os proponentes conseguem demonstrar os aspectos 18 positivos que a mudança irá proporcionar e que ela constitui um caminho sem retorno ao estágio anterior, os envolvidos, que antes apresentavam um comportamento de rejeição, passam a examinar as possibilidades que a nova situação traz. Conquistada e transmitida a confiança dos envolvidos, é percebido por todos que a mudança é um processo inexorável, esta é a fase do comprometimento. É claro que não há uma receita de bolo sobre como alcançar a efetividade em cada situação singular de mudança, a experiência e habilidade de cada gestor é que fará a diferença. No entanto, saber identificar o estágio em que se encontra cada processo de mudança auxilia muito os gestores a tomarem as decisões mais adequadas. TROCANDO IDEIAS A realidade atual das empresas nos dias atuais considera a capacidade de adaptação à mudança como uma virtude profissional. Há cargos e profissões que exigem que as pessoas sejam mais ou menos adaptáveis, por exemplo, um profissional de vendas de uma empresa quase sempre precisa se adaptar a novas demandas, realizar viagens para novos lugares em que há potencial para a conquista de novos clientes, isto faz com que sua atividade seja continuamente desafiada e ele enfrente novas situações, que estão fora de uma previsibilidade das atividades realizadas em um escritório, por exemplo. Pense sobre o tipo de atividade que você mais se adapta, levando em conta que mesmo em atividades mais estáveis, a mudança sempre fará parte da realidade das empresas, sejam elas do setor público ou privado. Acerca dos modelos de decisão de Alisson e Zelikow (1999), vale a pena conferir o filme. Saiba mais TREZE DIAS que abalaram o mundo. Direção de Armyan Bernstein; Thomas A. Bliss; Kevin Costner. Estados Unidos. Produção de Beacon Pictures. 2000. 145 minutos. 19 NA PRÁTICA Imagine que você atua na área administrativa de uma pequena empresa. Suponha que seu gerente e sócio necessita de apoio para a seleção de um currículo para um estagiário que deverá ser contratado em sua área. No entanto, devido à falta de tempo, ele encarregou você de realizar uma seleção dos melhores currículos, para que ele possa realizar uma entrevista, e então, selecione o melhor candidato. Pense em como você poderia realizar este processo de forma mais objetiva possível, utilizando de recursos tecnológicos simples, mas eficazes. Passos a considerar: Você terá de definir com seu gerente critérios e pesos para os prioritáriosna seleção, e pontuar os currículos. Precisará constituir uma ferramenta de apoio à decisão. Uma planilha eletrônica será fundamental para este trabalho; com a pontuação obtida, inserindo os dados dos candidatos a fim de que possa fazer a análise de pontos. Deverá selecionar mais de um currículo, caso o primeiro colocado por algum motivo, não possa assumir o posto de estagiário. Portanto, todos os candidatos devem ser classificados, independentemente da posição. Ao final, depois de elaborar uma planilha para auxiliar o processo decisório; pense em como você pode automatizar o processo, ou seja, como constituir uma ferramenta que realize a apresentação automática do resultado ao se inserir futuros dados de novos candidatos para outros postos de trabalho. Faça suas anotações e as leve para a nossa aula interativa. FINALIZANDO Buscamos até aqui discutir aspectos que contemplam elementos que compõem o “coração” da atividade do gestor. Entre elas, a dimensão estratégica, que congrega as ações decisórias do gestor. Apontamos elementos que fazem parte do processo estratégico e decisório e as ferramentas de inteligência competitiva ou business intelligence, que englobam desde uma planilha de dados sobre as operações e resultados da empresa, até softwares e redes sofisticadas de apoio à decisão gerencial. É preciso que o gestor entenda que não há fórmulas mágicas para se gerenciar, e sim, a junção da capacidade diferenciada de trabalhar e realizar 20 projetos (o que diferencia um gestor e um empreendedor de outros profissionais); e a capacidade essencial de se utilizar das mais diversas fontes de informação para tomar decisões no momento adequado. Quando falamos em diversas fontes, estamos falando desde aquela informação obtida na conversa de cafezinho no corredor da empresa, até os dados estatísticos disponibilizados por softwares. Neste sentido, o que diferencia o gestor efetivo pode estar associado com as capacidades a serem desenvolvidas, como o relacionamento interpessoal. Aprofundaremos ainda mais algumas práticas e ferramentas de apoio ao trabalho do gestor nas organizações. 21 REFERÊNCIAS ALLISON, G.; ZELIKOW, P. Essence of decision: explaining the Cuban missile crisis. New York: Addison Wesley Longman, 1999. BEGNIS, H. S. M.; PEDROZO, E. A.; ESTIVALETE, V. F. Cooperação como estratégia segundo diferentes perspectivas teóricas. Revista de Ciências da Administração. V. 10, n. 21, 2008. BRAGA, N. O processo decisório em organizações brasileiras. Revista de administração pública, Rio de Janeiro. V. 21, n. 3, 1987. FERNANDES, C. O conceito de guerra de Clausewitz. Disponível em: <https://guerras.brasilescola.uol.com.br/seculo-xvi-xix/o-conceito-guerra- clausewitz.html>. Acesso em: 13 maio 2019. JAFFE, D. T.; SCOTT, C. Auto renovação: alto desempenho em um mundo altamente tenso. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003. MAQUIAVEL, N. O príncipe. Rio de Janeiro: Difel, 2005. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da administração: da revolução urbana à revolução digital. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2002. MINTZBERG, H.; AHLSTRAND, B.; AMPEL, J. Safári de estratégia: um roteiro pela selva do planejamento estratégico. Porto Alegre: Bookman, 2000. MINTZBERT, H. As cinco configurações. São Paulo: Atlas, 2003. PORTER, M. E. Competitive advantage. Nueva York: The free press, 1985. ROBERTO, F. R. A. Análise das estratégias organizacionais em uma empresa no setor de construção: estudo de caso na cidade de Sumé-PB. 2015. Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STP_212_257_2 8469.pdf>. Acesso em: 13 maio 2019. SILVA, C. Três modelos de processos decisórios. Revista perspectiva econômica. V. 24, n. 66, 1989. STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Prentice Hall, 1995 TZU, SUN. A arte da guerra. Porto Alegre: L&PM, 2006. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 5 Prof. Cláudio Aurélio Hernandes 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados com funções exercidas pelo gestor no ambiente organizacional. Ela está dividida em cinco temas principais: (i) Gestão por Diretrizes - GPD; (ii) Balance Score Card; (iii) Objetive and Key Results - OKRs; (iv) Objetivos Smart; e (v) 5w2H. O objetivo principal é discutir aspectos relativos a ferramentas de gestão que possibilitam a estruturação de planos de ação e monitoramento de ações. Entre as ferramentas de mapeamento de planos de ação, discutiremos as ferramentas de GPD, OKRs, SMART e 5W2H. Depois, rataremos da instrumentalização do monitoramento de indicadores através da ferramenta de Balance Score Card. CONTEXTUALIZANDO Anteriormente, tivemos a oportunidade de discutir questões relativas ao contexto organizacional, e que integram o dia a dia do gestor, como visão sistêmica e uso do ciclo PDCA. Discutimos também ferramentas individuais de apoio ao planejamento individual do gestor, como métodos de gestão do tempo. Por fim, travamos contato com dimensões do processo decisório, da estratégia, e assim contextualizamos o cenário do gestor nas organizações. Nesta aula, abordaremos mais um conjunto de ferramentas que possibilitam ao gestor operacionalizar ações planejadas. Como estruturar um mapa para executar atividades? Como facilitar o entendimento do grupo de trabalho para executar ações? E ainda, como acompanhar seu desempenho? São as questões que abordaremos a seguir. TEMA 1 – GESTÃO POR DIRETRIZES (GPD) De acordo com Ayala (2010, p. 31), o conceito de gestão por diretrizes, referenciado usualmente pela sigla GPD, sintetiza a ideia de “desdobramento das estratégias, um processo utilizado para ligar a estratégia corporativa aos objetivos chave e os recursos, incluindo as atividades diárias”. Sua origem está relacionada a práticas de gestão desenvolvidas no contexto do pós-guerra na indústria japonesa, a partir da adaptação dos 3 conhecimentos derivados de especialistas em gestão europeus e norte- americanos, como Deming e Juran. A metodologia também conhecida no Japão como “Hoshin Kanri” consiste basicamente em preencher a seguinte lacuna na implementação de ações de planejamento estratégico: muitas vezes, os objetivos estratégicos estabelecidos pela alta administração acabam não sendo implementados, ou ainda acabam sendo interpretados de forma diversa pelos níveis operacionais. Portanto, a ideia é fazer com que os objetivos estratégicos sejam acompanhados e efetivamente alcançados na gestão do dia a dia. Considerando a realização de um planejamento estratégico nas empresas, a gestão por diretrizes permite que as estratégias sejam gerenciadas nos diferentes níveis hierárquicos e funções da empresa, a fim de que os objetivos estratégicos sejam alcançados. De acordo com Ayala (2010), cada empregado da organização deve dar sua contribuição no cumprimento das atividades que foram definidas como desdobramento do planejamento estratégico. Essa contribuição se dá na rotina, e deve ser incorporada nas atividades diárias. A metodologia de gestão por diretrizes é, em muitos casos, integrada ao uso de outras metodologias de planejamento e gestão, como o ciclo PDCA, visto anteriormente. O GPD compreende duas ações básicas, segundo Ayala (2010): o desdobramento das diretrizes do planejamento estratégico em metas e o processo denominado de “catchball”. O “catchball” compreende uma discussão em que interagem diferentes níveis hierárquicos, de cima para baixo, de baixo para cima, e horizontalmente, com o propósito de avaliar quais as formas mais adequadas de alcançar as metas propostas. Trata-se de uma discussão para validar e revisar o desdobramento das diretrizes em metas. O termo catchball se origina do jogo de baseball, e designa o treinamento da troca depasses entre os jogadores em busca de precisão. De acordo com Ayala (2010), o GPD pode ser sintetizado em quatro etapas principais: • definição das prioridades estratégicas consideradas vitais; • desdobramento das prioridades ou diretrizes estratégicas vitais em planos de ação com metas a partir da discussão entre gerentes e subordinados; 4 • realização do gerenciamento dos planos de ação na rotina diária do nível operacional; • análise para avaliar o desempenho do alcance das diretrizes estratégicas na organização. Para a realização dessas etapas, Ayala (2010) considera que geralmente são estabelecidas diretrizes finais e intermediárias. Como exemplo, cita que uma diretriz final pode ser a busca por perda zero de defeitos de fabricação. As diretrizes intermediárias são objetivos complementares, que visam alcançar a diretriz final, que constitui a perda zero de defeitos. O autor sintetiza a noção do método através da representação a seguir. Figura 1 – Esquema GPD o Hoshin Kanri Fonte: Ayala, 2010, p. 40. O esquema proposto apresenta, em seu centro, os resultados esperados do negócio, ou seja, as diretrizes e os objetivos estratégicos definidos. As setas que têm origem no centro do esquema, e se dirigem para os círculos das margens da roda, como raios de um círculo, representam as metas e os meios como as diretrizes são desdobradas, e os atores que circundam o eixo são os agentes que discutem e definem as metas. É entre os atores das margens do esquema que ocorre o processo denominado de “catchball”. O esquema de etapas da GPD é sintetizado pela figura a seguir, com as mesmas etapas indicadas por Ayala (2010). 5 Figura 2 – Etapas da GPD ou Hoshin Kanri Portanto, a ferramenta GPD se torna essencial quando uma organização com um quadro médio ou grande de empregados passa a integrar as ações de planejamento estratégico. Possibilita, assim, desdobrar os objetivos do planejamento em planos de ação e metas alcançáveis, com seu devido acompanhamento. TEMA 2 – BALANCE SCORE CARD (BSC) De acordo com Mascarenhas (2008), o “Balance Score Card” corresponde a um método para monitorar as ações da empresa em relação aos seus objetivos e diretrizes, partindo do pressuposto de que a contabilidade tradicional não consegue dar todas as respostas quanto ao seu desempenho. O método parte da identificação de indicadores-chave nas diferentes funções da empresa para buscar o monitoramento de forma efetiva e detalhada. O método tem origem com trabalhos e estudos realizados por Kaplan e Norton, que levantaram argumentos tanto teóricos quanto práticos para fundamentar sua proposta. De acordo com Mascarenhas (2008), discussões acadêmicas, como conceitos de visão baseados em recursos, e a noção de capacidades dinâmicas, passaram a indicar que novas dimensões deveriam ser avaliadas e acompanhadas para se conhecer o desempenho de uma empresa. De acordo com o autor, até então as discussões relativas à vantagem competitiva das empresas estava baseadas nas questões de escala (quanto maior a escala de produção, maior a vantagem competitiva) e escopo (quanto 6 mais bem definido o escopo, maior a vantagem competivia). O que os autores passaram a considerar no desempenho da empresa, além dessas dimensões, é a capacidade de gestão de ativos intangíveis da empresa, como o desenvolvimento de competências internas, clima organizacional, ou ainda a prontidão tecnológica (Mascarenhas, 2008). O resultado desta discussão propõe trazer variantes antes consideradas intangíveis, para possibilitar uma avaliação com indicadores tangíveis quanto ao desempenho da organização. Basicamente, os autores do “Balance Score Card” contemplam quatro áreas fundamentais em que devem ser identificados indicadores de desempenho da organização: • a dimensão econômico financeira, que possibilita apontar indicadores associados a crescimento, redução de custos, aumento de receitas e gestão de riscos; • a dimensão de mercado, que permite avaliar a estratégia de criação de valor dos clientes, tendo como indicadores por exemplo a disponibilidade, os serviços adicionais e preço; • a dimensão de processos internos, que contempla os processos críticos para possibilitar a entrega de valor competitivo aos clientes; • e a dimensão do aprendizado e crescimento, que contempla novos indicadores antes considerados intangíveis. A capacidade de desenvolver novas competências entre os profissionais da empresa, a avaliação do clima organizacional e de sua capacidade de se apropriar de novas tecnologias e inovar, se tornam também indicadores palpáveis para avaliar o desempenho da empresa, e se está alinhado com seus objetivos estratégicos. Para cada indicador, deve haver uma correlação com um objetivo estratégico. Abaixo de cada indicador, é preciso estabelecer metas, para as quais devem ser planejados projetos de operacionalização. Essa estrutura é conhecida como mapa estratégivo. Trata-se de uma visão processual de desdobramento de objetivos estratégicos. Ainda sobre os ativos intangíveis, de acordo com Mascarenhas (2008), as três categorias principais de ativos intangíveis considerados pelo BSC são: • aquelas relacionadas ao capital humano, ou seja, as habilidades e conhecimentos que os empregados da organização possuem; 7 • aquelas relacionadas ao uso da informação, como bases de dados, sistemas, redes e infraestrutura de informação; • aquelas relacionadas à cultura, liderança organizacional e ao alinhamento das pessoas com os objetivos estratégicos e a sua capacidade de compartilhar conhecimento. A vantagem competitiva, portanto, além de estar atrelada à capacidade de mobilizar a empresa para aperfeiçoar seu desempenho nas diferentes áreas (econômica, mercado, processos), se desloca também para a competência de conseguir maior grau de acurácia par medir ativos difíceis de dimensionar, como aqueles relacionados ao capital humano, informacional e organizacional. Nesse sentido, para Mascarenhas (2008), a área de Gestão de Pessoas de uma organização tem papel fundamental na implementação de ações que visam aperfeiçoar o desempenho de indicadores antes considerados intangíveis. Mas como operacionalizar indicadores de dimensões aparentemente intangíveis? Segundo o mesmo autor, não existe uma receita predeterminada, e assim cada empresa tem buscado soluções próprias. É preciso pesquisar tanto a partir de elementos teóricos e práticos, se arriscar, e buscar elementos que tragam objetividade na avaliação, para enfim testá-los na prática. Agora, abordaremos alguns elementos descritos por Mascarenhas (2008) como aspectos que tratam da relação entre o método BSC e o sistema de gestão estratégica da empresa. De acordo com o autor, as empresas que passaram a adotar o BSC com o propósito de monitorar o alcance de objetivos estratégicos também mobilizaram pessoas, tendo objetivos estratégico no centro de suas ações. Os autores do sistema BSC, de acordo com Mascarenhas (2008), teriam portanto identificado algumas características efetivas em empresas que aplicaram com sucesso o BSC em suas atividades. Essa observação teria apontado a existência de 5 princípios norteadores nas empresas: • mobilização • tradução • alinhamento • motivação • gestão. 8 Pelo princípio da mobilização, cabe à liderança da organização engajar- se e apoiar todo o corpo de colaboradores para a implementação do método BSC, e outras iniciativas que visam a busca pelo alcance dos resultados estabelecidos no planejamento estratégico. O princípio da tradução compreende a efetivação do planejamento estratégico até a delimitação de objetivos e indicadores de longo, médio e curto prazo. O princípio do alinhamento indica que as empresas discutem o desdobramento do planejamento em indicadores com os diversos agentes influenciadose influenciadores – desde as equipes corporativas, até fornecedores e clientes, no sentido de buscar seu alinhamento. A motivação é verificada quando as empresas são capazes de realizar um processo amplo de conscientização, através de atividades de comunicação e sensibilização, buscando o comprometimento, e também através de sistemas de avaliação de desempenho pessoal, a partir do monitoramento dos indicadores. O princípio da gestão está baseado na existência, entre empresas que implantaram o BSC, de práticas de manutenção de um processo contínuo de revisão do método para seu aperfeiçoamento, reduzindo tais ciclos de anuais para trimestrais. Estes princípios sintetizam práticas verificadas entre empresas que foram efetivas na implantação do BSC. TEMA 3 – OBJETIVE AND KEY RESULTS (OKRS) O método de monitoramento do alcance de resultados e objetivos, comumente designado pela sigla do termo em inglês OKR, constitui uma ferramenta de gestão bastante difundida entre empresas de tecnologia da informação. Sua relação com as empresas de tecnologia pode ter uma explicação razoável, que diz respeito à aplicabilidade da metodologia, de acordo com Joaquim Torres (2017). Os profissionais de tecnologias de informação utilizam ferramentas de gestão para a implementação de produtos e serviços, buscando agilidade e comprometimento de seu grupo de colaboradores. Para tanto, a discussão desse tipo de ferramenta é bastante difundida entre empresas de tecnologia, com foco mais intenso no desenvolvimento de novos produtos e serviços, e não necessariamente na manutenção de objetivos mais amplos da empresa. Não que a ferramenta não possa ser aplicada no escopo mais amplo, mas sua ênfase está centrada em objetivos ligados ao desenvolvimento de 9 novos produtos, congregando o esforço geralmente de equipes de desenvolvimento de software, por exemplo. De acordo com Luna et al. (2017) e Oliveira e Marques (2017), o método foi concebido pelo fundador e diretor executivo da Intel, Andy Grove, e posteriormente teria sido aplicado por John Doerr na empresa de capital de risco KPCB. Após sua aplicação nesse contexto, a empresa Google passou a adotar a ferramenta que se difundiu como ferramenta e se popularizou mundialmente. De acordo com Oliveira e Marques (2017), a ferramenta possibilita manter a coesão de empregados de modo a trabalhar a conclusão de determinado objetivo. O método compreende os objetivos e os resultados principais. Trata-se de um sistema de planejamento estratégico sintético, orientado para objetivos restritos em espaço, tamanho e tempo. O objetivo a ser comunicado aos empregados é descrito de forma qualitativa. Costuma ser sintetizado através de um conceito, frase que descreve onde se deseja chegar. Os resultados esperados, por sua vez, irão descrever como alcançar o objetivo; são mensuráveis, de caráter qualitativo e específicos. Constumam-se elencar de três a cinco resultados principais. De acordo com Oliveira e Marques (2017), o acompanhamento dos resultados costuma ser trimestral. De acordo com Joaquim Torres (2017), profissional de desenvolvimento de serviços de Tecnologia da informação, a ferramenta OKR deriva de outra ferramenta, denominada Administração por Objetivos APO, que foi assim designada por Peter Drucker na década de 50. Torres exemplifica um caso de aplicação de OKR no contexto das tecnologias digitais: • O objetivo pode estar associado a alcançar a satisfação de todos os clientes do serviço, de modo que todos sejam capazes de recomendar o serviço a seus amigos. • São estabelecidos então dois resultados esperados com os quais os empregados envolvidos no projeto devem se comprometer a buscar: • Manter mais de 80% das pesquisas de satisfação com nota acima de 8 entre 0 e 10; • Que pelo menos 50% das vendas sejam baseadas em recomendações de clientes anteriores. 10 Assim, o objetivo determinado não mantém necessariamente uma métrica, mas uma expectativa de resultado. Os resultados esperados determinam metas objetivas e quantificáveis que pressupõem o alcance do objetivo. Torres (2016) também discute principalmente a aplicabilidade dos OKRs no estágio de ciclo de vida de novos produtos e serviços. Para o autor, nos estágios do ciclo de vida em que se garante a sua manutenção, ou encontra-se em fase de declínio, a aplicação de OKRs é mais recomendada como ferramenta de gestão do que outras metodologias como Roadmaps, por exemplo, e que serão alvo de detalhamento em outro momento. Uma recomendação baseada na experiência de Torres (2016), enquanto gestor de serviços de TI, é o monitoramento semanal, ao invés de trimestral, dos resultados esperados e mensal dos objetivos. Dessa forma, segundo o autor, é possível que a cada semana se possa revisar as métricas e processos associados com a busca de resultados antes de uma avaliação final dos objetivos alcançados. Outra recomendação de Torres (2016) diz respeito a objetivos interdependentes realizados por equipes diversas. Para evitar atrasos, os objetivos devem ser ordenados de modo sequenciado, antecipando os objetivos que servirão de recurso para objetivos subsequentes. O autor recomenda, no contexto do desenvolvimento de produtos e serviços, um intervalo de ao menos um trimestre entre objetivos interdependentes. Dessa forma, é possível perceber que a ferramenta não contempla grandes novidades em relação a outros instrumentos de planejamento estratégico, exaustivamente discutidos na literatura, como o planejamento estratégico, ou o BSC por exemplo. O que diferencia os OKRs é essencialmente sua aplicação e o público alvo, orientado para objetivos geralmente de curto e médio prazos – ou seja, focado em projetos e fortemente voltados para a área de marketing e o desenvolvimento de produtos e serviços. TEMA 4 – OBJETIVOS SMART Da mesma a forma que a GPD e os OKRs, os objetivos Smart correspondem a uma ferramenta de gestão por objetivos. De acordo com Cardoso (2018), a ferramenta também tem origem nos trabalhos de Peter Drucker da década de 50, associados à sua metodologia de administração por objetivos (APO). A designação do termo smart foi dada por 11 George T. Doran, em artigo publicado no ano de 1981, no qual o autor descreve uma situação bastante prática e recorrente até os dias atuais. No nível da gerência executiva, espera-se que haja comprometimento de níveis operacionais de empregados com os objetivos estratégicos da empresa. No entanto, para esses empregados, submetidos ao stress da sua atividade, e devido às cobranças de curto prazo, muitas vezes tal comprometimento não se dá da forma esperada pelos níveis superiores. Portanto, para buscar que o comportamento dos empregados seja orientado para a busca dos resultados que trarão o alcance dos objetivos, é necessário tornar mais claro e concreto a forma como os empregados deverão direcionar seus esforços. Para tanto, a ferramenta Smart se presta de modo adequado. Sua aplicação também pode ser verificada entre gestores de projetos de sistemas computacionais, e também é indicado em ações voltadas para projetos pessoais. Santos, Reis e Cruz (2010) destacam sua aplicação no monitoramento de planos de ação voltados para o controle de doenças, realizado por órgãos de saúde pública; Fanzo, Hawkes e Rosettie (2016) discutem a possibilidade de empregar a ferramenta para delimitar ações orientadas para alcançar níveis satisfatórios de nutrição para as populações em situação de risco em âmbito mundial. A proposta congrega ações coordenadas entre governos (ministérios ligados à Saúde Pública) e instituições internacionais. Portanto, é possível perceber que o espectro de empregabilidade da ferramenta é bastante amplo, deste projetos de desenvolvimento de produtos, projetos individuais, até grandes programas de ação coordenada em âmbito nacional eaté mundial. A ferramenta também é designada pelo termo Metas Smart ou Compromissos Smart. A sigla Smart na língua inglesa representa as iniciais de palavras chave que designam os princípios norteadores: • Specific – específico • Measurable – mensurável • Attainable – alcançável • Realistic – realista • Time-bound – limitado no tempo Os termos acima correspondem aos termos originais preconizados por Doran (1981). No entanto, tanto na língua inglesa quanto em trabalhos relativos a Smart no Brasil, é possível verificar o uso de outros termos: ao invés de 12 assignable, que significa designado a alguém, attainable, que significa alcançável. Ao invés do termo realistic, que significa realista, relevant, que significa relevante. Portanto, tenha em mente que a proposta original está atrelada aos conceitos listados acima, e que as variantes também podem ser úteis de acordo com o propósito de cada gestor. Essas palavras determinam as características atribuíveis ao detalhamento de cada objetivo. Ou seja, para ser minimamente alcançável, o método reconhece que se devem detalhar todos os atributos no detalhamento do objetivo pretendido. O termo específico está relacionado à clareza que o objetivo deve trazer em seu conceito. Caso seja vago ou confuso, fica mais difícil a delimitação de indicadores e metas de monitoramento. O termo mensurável significa, da mesma forma que nos resultados esperados das OKRs, que é preciso estabelecer metas com indicadores mensuráveis para se atingir o objetivo proposto. O termo assignable, como já informado, aponta que o objetivo deve estar claramente atribuída a um responsável. Deve ainda, conforme o termo, ser realista, e não algo inalcançável, frustrando as expectativas do executor e seu demandante. E, por fim, deve apontar um limite de tempo para ser executado. É importante discorrer sobre o as considerações do modelo, discutidas por seu autor original (Doran, 1981). A proposta da metodologia Smart não é que qualquer objetivo deva ser executado desta forma, até porque nem todos os objetivos de ação são passíveis de quantificação. A proposta é que gestores e executivos sejam capazes de tornar o processo de definição de objetivos a serem executados dentro das empresas como um estilo de trabalho, e portanto, quando possível, adotado-se o Smart como norteador e não como regra estrita. De acordo com o autor, os empregados do nível operacional de uma organização muitas vezes apresentam dificuldades de executar projetos em decorrência da dificuldade de compreender os objetivos esperados e sua operacionalização, em função da falta de definições de prazos, metas e indicadores que apontem o desempenho de seu trabalho. Cabe às gerências executivas e intermediárias das organizações exercitar o processo de construção de objetivos mais transparentes, recorrendo à metodologia Smart, avaliando, caso a caso, onde ela é adequadamente passível de ser aplicada. 13 Quadro 1 – Exemplo de aplicação de Modelo de Perguntas Smart O quê? quanto? quem? possível? quanto tempo? Aumentar número de clientes em 25% equipe de vendas considerando ações realizadas pela concorrência e histórico passado é possível em 10 meses TEMA 5 – 5W2H De acordo com Avila et al. (2016), a ferramenta 5w2H também foi desenvolvida por profissionais do setor automobilístico no Japão como ferramenta auxiliar na implantação do ciclo PDCA. Os autores afirmam que o 5w2H compreende um plano de ação tarefas pré-definidas que precisem ser realizadas de forma objetiva, e para tanto emprega um detalhamento, através da busca pela resposta de sete questões básicas. O 5w2H pode ser empregado tanto de forma isolada, em práticas individuais e cotidianas, quanto associado a outras ferramentas e sistemas de planejamento, e/ou que envolvam grandes projetos. Pode ser conceituada ainda como um “check-list” para garantir que os objetivos sejam alcançados sem dúvidas aos gestores e colaboradores envolvidos na sua execução. Basicamente, a ferramenta 5w2H compreende as 7 questões listadas no Quadro 2, que deverão ser respondidas pelo planejador da ação para garantir sua execução de forma exitosa. 14 Quadro 2 – 5W2H 5W What? O que? Que ação será executada? Who? Quem? Quem irá executar/participar da ação? Where? Onde? Onde será executada a ação? Where? Quando? Quando a ação será executada? Why? Por quê? Por que a ação será executada? 2H How? Como? Como será executada a ação? How much? Quanto custa? Quanto custa para executar a ação? Fonte: Elaborado com base em Avila et al., 2016. Massaroni e Scavarda (2015) exemplificam a aplicação da ferramenta 5W2H na ação de planejamento da aquisição do acervo de bibliotecas. Para tanto, realizaram o mapeamento das ações através da resposta às perguntas propostas pelo método. Quadro 3 – Ferramenta 5W2H Atividade O Quê? Quando? Por quê Onde? Como? Quem? Quanto? Definição da política de Aquisição por compra Definir regras para aquisição dos materiais Uma vez por ano Para manter o acervo atualizado Na Bibliotec a Parque da Rocinha Através de reuniões internas Diretores e coordenad ores da biblioteca. 12.0000 15 para o acervo Organização da lista de pedidos (proveniente s da seleção) Acrescent ar os itens sugeridos pelos usuários Uma vez por semana Para atender à demanda do usuário No balcão de atendime nto da biblioteca Atualizan do a lista procedent e da seleção Bibliotecári os de referências 00,00 Complement ação dos dados apropriados (Organizaçã o dos dados bibliográfico s) Padronizar a lista por: Título, Editora, Autor, Assunto, Série, ISBN Uma vez por semana Para padroniza r e facilitar o processo de compra Sala de reunião Conferir os dados nos catálogos dos fornecedo res Bibliotecá rio de referência 00,00 Verificação da existência dos itens nas coleções Livros, periódicos, DVDs. Dentre outros materiais Após atualiza ção da lista de sugestõe s Para evitar duplicida de no acervo Na base de dados e nas estantes Comparan do a quantidad e da base de dados com as estantes Bibliotecá rio de referência 00,00 Fonte: Elaborado com base em Avila et al., 2016. A exemplificação da empregabilidade da ferramenta demonstra que pode ser adotada em projetos com objetivos específicos, de forma a facilitar o entendimento de grupos de trabalho sobre a operacionalização das atividades para alcançar o resultado proposto. 16 TROCANDO IDEIAS Assim como entre as ferramentas de planejamento individual discutidas anteriormente, como a gestão do tempo, por exemplo, tratamos aqui também de ferramentas que auxiliam gestores e grupos de trabalho a mapear suas ações e monitorar seu desempenho para o alcance dos resultados planejados. Reflita quais tipos de situações as metodologias descritas anteriormente se aplicam a projetos de curto, médio e longo prazo. Em quais você identifica a possibilidade de serem empregadas simultaneamente em projetos de curta e longa duração? Saiba mais Leia o capítulo 10 do livro. Neste capítulo, o autor descreve os princípios da administração por objetivos. Vale à pena comparar a APO com as teorias que vimos nessa aula. Elas são variações de um mesmo tema. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. NA PRÁTICA Suponha que você foi eleito síndico do condomínio onde mora. A responsabilidade de um síndico de um conjunto de moradias envolve ações de curta, média e longa duração. Como exemplo de atividades imediatas, existe a necessidade de resolver eventuais conflitosentre moradores e problemas de faltas de funcionários. De média e longa duração, podemos citar a manutenção preventiva de entradas e elevadores, bem como a pintura do prédio e o planejamento de reformas em períodos de anos. Portanto, as tarefas são inúmeras. Adote a ferramenta 5W2H para o planejamento de 3 ações com projeção de curta, média e longa duração cada uma. Você conta com a colaboração de um vice-síndico, um zelador e uma equipe de dois conselheiros, com os quais você pode compartilhar tarefas como uma equipe. O vice-síndico e o zelador podem atuar como executores e os conselheiros podem colaborar com a tomada de decisões e auxílio na busca de informações. 17 FINALIZANDO Até aqui, tivemos a oportunidade de discutir ferramentas de gestão que nos auxiliam a estruturar planos de ação e monitorar sua execução. A Gestão por Diretrizes e as ferramentas SMART e 5W2H constituem exemplos de instrumentos relativamente simples que possibilitam o mapemaneto de ações para atingir objetivos. Além disso, possibilitam tornar mais transparente. para grupos de pessoas, as responsabilidades com as quais estão envolvidas. Isso facilita o trabalho do gestor, porque facilita o processo de delegação de tarefas para suas equipes e subordinados. Além disso, discutimos a ferramenta do Balance Score Card, que constitui uma ferramenta essencial para o monitoramento do desempenho de planos estratégicos e de ação em diversos âmbitos das funções estratégicas da organização. Portanto, mapear ações e monitoramento é fundamental para o trabalho do gestor, além de outras atribuições. Atingir os objetivos e resultados esperados demandam a estruturação de ações e seu acompanhamento. Eis a importância do que discutimos até aqui. 18 REFERÊNCIAS AVILA, C. A. N. Aplicação do 5W2H para criação do manual interno de segurança do trabalho. Espacios, v. 37, n. 20, 2016. AYALA, N. F. A utilização do Hoshin Kanri para o desdobramento da estratégia no contexto da produção enxuta. Dissertação (Mestrado) – Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção, Porto Alegre, 2010. CARDOSO, A. L. L. et al. Planejamento de metas para redução de falhas no processo de distribuição de uma empresa transportadora. Revista de Gestão Industrial, Ponta Grossa, v. 14, n. 2, p. 206-226, abr./jun. 2018. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. DORAN, G. T. There's a S.M.A.R.T. Way to Write Management's Goals and Objectives. Management Review, v. 70, p. 35-36, 1981. FANZO, J.; HAWKES, C.; ROSSETIE, K. Como assumir compromissos SMART de ação em prol da nutrição. Nota de Orientação. Global Nutrition Report. Washington: International Food Policy Research Institute, 2016. LUNA, A. J. H. O. et al. Uma Abordagem para o Gerenciamento Estratégico Ágil em Saúde utilizando PES, OKR e MAnGve. Revista eletrônica Estácio Recife, v. 3, n. 2, dez. 2017. MASCARENHAS, A. O. Gestão Estratégica de Pessoas: evolução, teoria e crítica. São Paulo: Cengage Learning, 2008. MASSARONI, I. F.; SCAVARDA, A. J. R. R. Gestão de Serviços em Bibliotecas Públicas: aplicação do 5W2H na política de aquisição de acervo. CID: R. Ci. Inf. e Doc., Ribeirão Preto, v. 6, n. 1, p. 4-16, mar./ago. 2015. OLIVEIRA, T. L.; MARQUES, J. A. Relação entre grande empresa e startups: principais barreiras e proposição de ações de curto prazo. In: ENCONTRO DOS MESTRADOS PROFISSIONAIS EM ADMINISTRAÇÃO, Anais... 4., 2017. SANTOS, E. M. dos; REIS, A. C.; CRUZ, M. M. da. Análise do desempenho do sistema de monitoramento do programa de controle de DST/Aids e hepatites virais (MONITORaids) como ferramenta de gestão: desafios e possibilidades. Rev. Bras. Saude Mater. Infant., Recife, v. 10, supl. 1, p. s173-s185, nov. 2010. 19 TORRES, J. OKRs, o futuro dos roadmaps. 2016. Disponível em: <http://www.guiadastartup.com.br/okrs-o-futuro-dos-roadmaps/>. Acesso em: 6 maio 2019. _____. Roadmap ou OKR? 2017. Disponível em: <http://www.guiadastartup.com.br/roadmap-ou-okr/>. Acesso em: 6 maio 2019. FUNDAMENTOS DE GESTÃO AULA 6 Prof. Cláudio Aurélio Hernande CONVERSA INICIAL Nesta aula, vamos falar a respeito de alguns conceitos básicos relacionados às funções exercidas pelo gestor no ambiente organizacional. Ela está dividida em cinco temas principais: (1) Modelagem de Negócios Canvas; (2) Design Thinking; (3) Métodos Ágeis; (4) Estratégias Colaborativas; e (5) “A lógica do Oceano Azul”. O objetivo principal desta aula é apresentar ao aluno as abordagens que compreendem tanto a modelagem de negócios e seu processo criativo quanto ferramentas de gestão de projetos orientados para resultados. CONTEXTUALIZANDO Nos últimos 15 anos, as tecnologias da informação passaram a integrar a vida cotidiana de modo nunca visto. A internet e outras tecnologias móveis de comunicação abriram um novo mercado de serviços caracterizados pela praticamente indissociabilidade dos softwares. Por esta razão, é natural que os profissionais de tecnologia da informação tenham tido papel cada vez mais relevante na constituição destes serviços. Os métodos ágeis, a modelagem de negócios e as estratégias colaborativas representam algumas dessas práticas surgidas neste contexto e empregadas originalmente por profissionais de TI, para, depois, se propagarem noutros ramos da nossa sociedade de organizações. Vamos aprofundar cada uma delas nos próximos temas. TEMA 1 – MODELAGEM DE NEGÓCIOS CANVAS Um dos idealizadores da modelagem de negócios Canvas foi um pesquisador formado na área de ciência política e sistemas de informação da Suíça, Alex Osterwalder. A metodologia tem origem na sua pesquisa de doutoramento, em que Alex se propôs a investigar como modelos de negócios podem ser representados de modo a possibilitar a constituição de conceitos e ferramentas aplicados a tecnologias da informação (Osterwalder, 2004). Neste trabalho, portanto, o investigador estava fortemente comprometido a analisar e propor soluções no âmbito de modelos de negócios ligados a tecnologias e a aplicativos móveis de celular. Com base nesse trabalho original, Alex e seu professor orientador Yves Pigneur conceberam o processo de modelagem de negócios Canvas, que tem como propósito, de acordo com dados fornecidos pelo Sebrae (2013), possibilitar 3 ao empreendedor explicitar sua ideia de negócio, utilizando um mapa visual para validar hipóteses junto aos seus potenciais clientes. Após esta validação, o empreendedor terá, em tese, a possibilidade de reduzir incertezas de negócio, bem como ter subsídios para o planejamento e a execução do negócio. Segundo Osterwalder (Sebrae, 2013), um negócio pode ser compreendido como um sistema formado de várias partes inter-relacionadas. Um modelo constitui um modo de representar o sistema, possibilitando àqueles que o enxergam ter a mesma compreensão que seu idealizador. De acordo com o autor, ainda, o modelo de negócios possibilita maior facilidade para as contribuições colaborativas de várias pessoas, ao pensar a modelagem de um negócio. O modelo de negócios trata-se, portanto, de um mapa para discutir e testar ideais, a fim de que, após esta análise, aquelas que foram validadas possam ser implementadas. Enquanto o modelo de negócios possibilita conceber a ideia do negócio, o plano de negócios indica como este será constituído, com etapas, prazos, planos de receitas e despesas. Portanto, a modelagem precede a elaboração do plano de negócios (Sebrae, 2013). A modelagem de negócios Canvas apresenta quatro características essenciais: o pensamento visual, ou seja, a expressão do negócio por meio de ferramentas visuais e não de forma meramente descritiva; a visão sistêmica, que compreende conceber um negócio como um conjunto de partesinter-relacionadas; a cocriação, que possibilita as contribuições de várias pessoas na sua concepção e validação; e a simplicidade na aplicação, considerando que a limitação de tempo dos envolvidos demanda clareza e objetividade. O modelo Canvas se constitui basicamente de um mapa visual, um quadro, que serve de guia para a modelagem, conforme pode ser exemplificado na Figura 1. Seu propósito é auxiliar o empreendedor a responder às seguintes perguntas: O que será feito? Para quem? Como será feito? Quanto? 4 Figura 1 – Modelo Canvas COMO? O QUÊ? PARA QUEM? Parcerias Principais Atividades principais Proposta de Valor Relacionamento com clientes Segmentos de Clientes Recursos Principais Canais QUANTO? Estrutura de Custos Fontes de Receita Fonte: elaborada pelo autor. 5 O modelo sugerido pelos idealizadores do Canvas para utilização do mapa visual acima compreende a seguinte dinâmica: Se existe uma ideia para um novo negócio ou para um negócio preexistente, ela deve ser descrita no quadro. Para preenchê-lo, afixe-o em um local amplo e acessível e prefira o uso de papeis adesivos ou post its em vez de escrever diretamente na folha do quadro. Isto possibilitará a contribuição de várias pessoas e a revisão, se necessário, com a substituição de textos, bem como o reagrupamento de ideais para cada contexto. A ordem das perguntas pode ser alterada, mas a sequência geralmente se inicia pela pergunta “O quê?”. Dê preferência para iniciar com as perguntas “O quê?” e “Para quem?”. Se você empregou o modelo para iniciar um negócio, deve mantê-lo sempre atualizado, pois os negócios são dinâmicos, de modo que é recomendável sempre revisitar o modelo e fazer os ajustes que se fizerem necessários. Por exemplo, você desenvolveu um aplicativo voltado para o mercado jovem, mas, aos poucos, descobriu que o público de uma faixa etária mais avançada também emprega seu produto ou serviço. De acordo com Alex Osterwalder, o modelo é essencialmente uma ferramenta de validação de ideais. Após concluído seu preenchimento, busque testar suas hipóteses. Para tanto, discuta com pessoas que apresentam conhecimento na área de atuação de seu negócio, com potenciais. Para saber mais Veja alguns exemplos de negócios modelados no Canvas. Disponível em: <https://pt.slideshare.net/joaopnogueira/75-exemplos-de- modelagem-e-prototipagem-de-negcios-inovadores>. Acesso em: 6 maio 2019. TEMA 2 – DESIGN THINKING De acordo com a organização Endeavor Brasil (2018), o conceito de Design Thinking é um processo que fomenta a inovação entre empreendedores. Trata-se de: [...] solução de problemas de forma coletiva e colaborativa, em uma perspectiva de empatia máxima com seus stakeholders (interessados): as pessoas são colocadas no centro de desenvolvimento do produto – não somente o consumidor final, mas todos os envolvidos na ideia 6 (trabalhos em equipes multidisciplinares são comuns nesse conceito). (2018). De acordo com esta organização, a abordagem do Design Thinking deve contemplar cinco passos de ação: 1. Identificar oportunidades de inovação; 2. Descobrir “a oportunidade” de inovação; 3. Desenvolver a oportunidade que pode resultar em um produto ou serviço; 4. Testar ideias, produtos e ou serviços; 5. Implementar. Segundo o Sebrae (2019), o processo de Design Thinking possibilita, ainda, a criação de projetos mais coesos e com maior qualidade porque permite organizar ideais e informações, possibilitando, assim, tomar melhores decisões, aprimorar situações e adquirir novos conhecimentos. Sua aplicação pode se dar tanto em projetos sociais e governamentais quanto na implementação de novos negócios. De acordo com Vianna et al. (2011), a abordagem de processos de criação baseada no Design Thinking tem origem nos profissionais do design que promovem seu processo de criação centrado na experiência emocional, cognitiva e estética do indivíduo, este que fará uso da solução proposta por tais profissionais. Portanto, nesta abordagem, são formuladas perguntas por meio da observação dos fenômenos vivenciados e na própria experiência dos indivíduos que buscam responder a essas questões. De acordo com os autores, trata-se de uma abordagem abdutiva. Os autores entendem que esta abordagem pode ser expandida para além do universo dos profissionais do Design de produtos e aplicada também de forma ampliada ao ambiente de negócios. Na prática, o que se tem observado é que a prática de Design Thinking nada mais é do que um modo de conceber produtos e serviços, e até modelos, de negócios com vários produtos ou serviços, com base em uma lógica antes restrita a um grupo profissional. Se, de um lado, temos abordagens e ferramentas de gestão de projetos e modelagem de negócios apropriadas por meio de profissionais de tecnologias da informação, o mesmo ocorre com fontes relacionadas à atividade de design profissional. Segundo Vianna et al. (2011), a apropriação do Design Thinking no ambiente de negócios considera algumas etapas similares às descritas pela 7 Endeavor Brasil. Descrevemos a seguir algumas das propostas de Vianna et al (2011) para a aplicação do Design Thinking na prática. Na primeira etapa, ocorre o processo de imersão, em que existe uma forte atividade de observação, pesquisa e experimentação. Nesta etapa, busca- se compreender um problema. Na segunda etapa, ocorre a “ideação”, em que são realizadas, de maneira individual ou coletiva, ações para criação intensiva de ideais. Na terceira etapa, realiza-se o processo de prototipação, em que as ideais selecionadas são testadas e, por fim, implementadas. Cada uma destas etapas pode empregar diferentes técnicas para chegar ao resultado proposto. Discutiremos algumas delas na sequência. A primeira etapa de imersão compreende duas subfases chamadas de imersão preliminar e imersão em profundidade. Na imersão preliminar, toma-se contato com o problema ou a oportunidade em reuniões realizadas com a equipe demandante do projeto. Paralelamente, realiza-se uma pesquisa de caráter exploratório sobre o tema do projeto para que essas informações compreendam seu contexto. Outra modalidade de pesquisa, chamada de Pesquisa Desk, também deve ser realizada para avaliar tendências relativas ao tema do projeto. Na fase de imersão em profundidade, o que se busca é compreender as demandas do potencial cliente que será atendido: busca-se responder desde às perguntas sobre o que pensam, falam, fazem, utilizam, até seus conhecimentos, sonhos e sentimentos. Para isso, são empregadas diversas técnicas para coleta de informações diretas com pessoas-chave escolhidas para o processo: entrevistas, observações anotadas em cadernos de sensibilização e sessões generativas ou grupos focais que constituem dinâmicas de grupo específicas para estimular os indivíduos a relatarem suas experiências e vivências. Os resultados da imersão são expressos por meio de modelos conceituais, como “personas” que representam, por exemplo, diferentes perfis de potenciais clientes; blueprints, que constituem esquemas visuais (matrizes) e representam todas as interações que o cliente travará com o produto ou serviço; e, ainda, mapas conceituais. Concluída esta etapa de imersão, para servir de base para a fase de idealização, as principais informações obtidas na imersão são sintetizadas e 8 registradas em cartões impressos. Facilitarão a consulta e o manuseio das informações. Estes cartões podem ser afixados em diagramas de afinidades para facilitar sua interpretação posterior, de acordo com os temas relacionados. Na etapa de ideação, como o próprio nome indica, são empregadas técnicas para o desenvolvimento de ideais para geração de oportunidades. Após o estímulo do processo, as melhores opções devemser selecionadas. Entre as técnicas empregadas estão o processo de brainstorming, espaços de cocriação. As ideais são registradas em um modelo de “cardápio de ideais” e, por fim, analisadas em uma matriz de retorno x inovação. O evento de brainstorming busca estimular a geração de ideais pelo grupo e a cocriação geralmente é realizada por meio de um encontro organizado na forma atividades em grupo, com o propósito de estimular a criação de soluções inovadoras para determinado problema. A seleção das ideais passa, após seu registro, por uma análise em uma matriz, que contempla o grau de retorno x o grau de inovação. As ideais mais bem posicionadas na matriz, de acordo com a avaliação da equipe, serão selecionadas. Na fase de prototipação, são testadas e validadas as ideias. Caso se trate de uma oportunidade de negócio relacionada a um produto, por exemplo, dinâmicas com o emprego de desenho ou de modelos de representação com brinquedos de encaixe podem ser adotados. Podem ser usados, ainda, recursos mais sofisticados, como laboratórios de prototipação de produtos. Encenações dramáticas também podem ser realizadas para simular situações como a prestação de serviços e o atendimento ao cliente. A fase de implantação é descrita também, mas extrapola o processo de Design Thinking. Alcançar esta etapa é desfecho do processo. Logicamente, um (mas não apenas este) dos aspectos que possibilitarão avaliar se o processo de desenvolvimento da ideia foi bem-sucedido é se sua implementação ocorrer de forma satisfatória. Para saber mais VIANNA, M. Design thinking: inovação em negócios. Rio de Janeiro: MVJ Press. 2013. 9 TEMA 3 – MÉTODOS ÁGEIS Métodos ágeis, ou métodos leves, correspondem a metodologias de gerenciamento de projetos bastante empregadas no desenvolvimento de softwares. Têm origem tanto do modelo Toyota de produção desenvolvido no Japão quanto de práticas de desenvolvimento de projetos de software. Portanto, entre profissionais de tecnologias da informação e comunicação, essa metodologia torna-se bastante difundida e, atualmente, pode ser também empregada no contexto das organizações sociais e de negócios. De acordo com a empresa de software Stackify (2017), as metodologias ágeis ou métodos de entregas ágeis (este é o objetivo deles), têm como característica confiar à equipe de projeto o contato direto com o futuro cliente para entender suas demandas e objetivos e atendê-lo de forma rápida e incremental, ou seja, buscando sempre a melhoria contínua. Tais características estão fortemente associadas às características do desenvolvimento voltado para softwares. Além disso, destacam-se também como propriedades das metodologias ágeis: Diferentemente de metodologias tradicionais de softwares, as ágeis prometem o delineamento em poucas semanas e o desenvolvimento final do produto em poucos meses. Comunicação diária e feedbacks contínuos entre colaboradores e futuros clientes fazem parte das iniciativas. Os métodos ágeis, também conhecidos como métodos leves de gerenciamento de projetos, apresentam vários formatos. Podem ser citadas as metodologias: Scrum, Extrem Programing (XP), Feature Driven Development (FDD), Dynamic Systems Development Method (DSDM), Adaptive Software Development (ASD), Crystal, e Lean Software Development (LSD). A metodologia Scrum é a mais difundida e é empregada, segundo a Stackify (2017), em 90% dos desenvolvimentos de produtos e serviços relacionados a softwares. Vamos aprofundar a metodologia Scrum para que o aluno possa compreender de forma sintetizada seu modo de operacionalização. Na metodologia Scrum, segundo Brasileiro, projetos apresentam princípio, meio e fim, e devem ser orientados para gerar valor por meio de 10 entregas contínuas do produto proposto. As entregas normalmente são realizadas em ciclos com prazos definidos, chamados de Sprint. O cliente demandante, que será o proprietário do produto, denominado em inglês de Product Owner, aponta as funcionalidades a serem desenvolvidas e que ficam em um artefato chamado de Product Backlog. As funcionalidades do produto ou serviço devem estar priorizadas por valor de negócio. Para iniciar os trabalhos, a equipe responsável pelo desenvolvimento de produto realiza uma reunião de planejamento denominada Sprint Planning. Nesta ocasião, o Product Owner apresenta para a equipe os itens mais prioritários das funcionalidades demandadas para o produto e a equipe seleciona aquelas que farão parte do desenvolvimento Sprint Backlog. Em um segundo momento da reunião, a equipe detalhará e definirá como serão desenvolvidos os itens do Sprint Backlog. De acordo com a Stackify (2017), o desenvolvimento dos itens selecionados deve ocorrer em um período de duas a quatro semanas. O acompanhamento do progresso diário do desenvolvimento é realizado por meio de reuniões chamadas de Daily, com 15 minutos de duração em média. A reunião final para apresentação da solução ao cliente é denominada Review Meeting e tem o propósito de não só apresentar a solução do item desenvolvido, mas avaliar o que pode ser melhorado para o próximo Sprint, ou seja, a próxima seleção de funcionalidades da lista do cliente, que será escolhida para o desenvolvimento. Os projetos sob o modelo Scrum adotam um responsável que deve se comprometer com o resultado e as cobranças da equipe. Para saber mais Cruz, F. Scrum e PMBOK unidos no Gerenciamento de Projetos. São Paulo: Brasport, 2013. TEMA 4 – ESTRATÉGIAS COLABORATIVAS Estratégias colaborativas de ação podem se dar em diversos âmbitos das relações sociais. Do ponto de vista sociológico, segundo Weber (2009), podemos verificar a existência de relações colaborativas de caráter comunitário e associativo. As relações de caráter comunitário são aquelas vinculadas ao compartilhamento de culturas, hábitos, tradições ou, ainda, relações de 11 proximidade afetiva, religiosa e de parentesco. Já as relações de caráter associativo são direcionadas pelos interesses individuais, que podem ser alcançados por meio das interações com grupos e outros indivíduos. Podemos exemplificar as relações de trabalho, as relações sindicais e as cooperativas. Portanto, mesmo em um mundo interconectado por tecnologias da informação e comunicação, sabe-se as estratégias colaborativas existem há séculos e são uma constante em nossa sociedade. Além disso, as organizações, sejam elas empresas ou outros tipos de organizações, como o Estado, e de caráter voluntário, também realizam estratégias de cooperação. Alianças estratégicas entre empresas, parcerias público-privadas entre o Estado e empresas privadas ou mesmo parcerias entre organizações não governamentais (ONGs) também fazem parte da nossa realidade. É possível vislumbrar, segundo Boehs (2006), uma grande variedade de modelos de parcerias entre organizações. Neste sentido, é necessário ter em mente que quaisquer tipos de relações colaborativas pressupõem interações entre grupos e indivíduos. Estas interações podem conduzir aos resultados esperados pelas partes, ou seja, de maneira que cada um dos envolvidos na cooperação saia ganhando com a relação, do contrário, pode resultar em algum conflito. Para tanto, grande parte das relações colaborativas estabelecem meios de garantir um mínimo de previsibilidade, a fim de que as expectativas das partes envolvidas não sejam frustradas (Boehs, 2006). Você pode pensar as relações colaborativas na forma de ciclos de interação, em que geralmente podem ser identificadas três principais fases no relacionamento. Na primeira, as partes se conhecem e criam expectativas iniciais sobre a contraparte, ou seja, o possível parceiro. Na segunda, são estabelecidos acordos, seja de modo informal ou por meio de processos formalizados, como a assinatura de um contrato de negócios ou de trabalho, por exemplo.Na terceira etapa, encerra-se a parceria, seja de modo benéfico para as partes ou de modo litigioso. Quando um projeto de parceria e colaboração se encerra entre dois indivíduos ou organizações, de modo positivo para ambas as partes, elas podem resolver dar continuidade no processo colaborativo. Portanto, ao pensar dessa forma, seja no contexto das relações sociais, seja entre empresas, ou, ainda, no ambiente virtual da internet, tenha como recomendação sempre estabelecer parcerias com alguém que você acabou de conhecer, evitando incorrer em grandes riscos ou dispender muitos 12 recursos. Quando a interação demonstrar que sua contraparte é confiável, aí sim você deve investir recursos e tempo, intensificando tais relações. As estratégias colaborativas podem se estabelecer de várias formas, como dito anteriormente. Podem estar baseadas em contratos ou em expectativas informais estabelecidas entre pessoas. Podem se estabelecer também no ambiente virtual da internet, à medida que você concede informações a outras pessoas e empresas na internet, ou, ainda, quando aprova termos e condições de provedores de serviços, por exemplo. Agora que discutimos o processo colaborativo, vamos debater alguns conceitos bastante difundidos atualmente, mas que podem gerar algum tipo de confusão a respeito de estratégias colaborativas no contexto em que vivemos, ou seja, no contexto imerso do uso de tecnologias de informação e comunicação. Desde o surgimento da Internet, diversas práticas colaborativas têm se consolidado. A própria ferramenta, surgida para a efetivação de práticas colaborativas no âmbito militar nos Estados Unidos, acabou se difundindo na sociedade civil inicialmente entre profissionais da área acadêmica e, depois, para toda a sociedade. Na década de 1990, século XX, era possível identificar como uma das práticas mais comuns na internet a troca de mensagens e conteúdo de informação entre universitários e profissionais de especialidades específicas. Atualmente, com a adoção comercial da Internet, as práticas colaborativas se difundiram ainda mais com a emergência das redes sociais e dos serviços pagos. As empresas têm estimulado a adoção da Internet por meio de plataformas que permitem práticas colaborativas, a fim de promover ações de publicidade e contratação de outros serviços vinculados às ferramentas que permitem os mais variados tipos de serviços colaborativos. Por fim, o celular, multiplicador das possibilidades de uso da Internet, veio potencializar ainda mais as alternativas de tecnologias de informação que possibilitam estratégias colaborativas entre pessoas e empresas. Os serviços de contratação e prestação de serviços alternativos aos táxis, às ferramentas de avaliação de serviços de empresas em tempo real, à contratação de serviços de locação individual de imóveis em concorrência aos serviços tradicionais de hotelaria são exemplos evidentes de serviços pagos que representam novas estratégias de colaboração entre prestadores de serviços e consumidores do mundo real, que transacionam suas parcerias no mundo virtual por meio de plataformas tecnológicas de interação. 13 As atividades colaborativas, atualmente, assumem um papel importante no processo de inovação e modelagem de novos negócios. Vimos até aqui que em processos de Design Thinking são desenvolvidas atividades em grupo, com o objetivo de rever processos, responder a problemas buscando soluções inovadoras. Estas atividades também são classificadas como cocriação, em que um grupo se organiza com o objetivo de resolver problemas e projetos específicos. Atividades colaborativas orientadas por objetivos pontuais costumam ser diferentes do que se costuma chamar de “gestão colaborativa”. De acordo com Camargo (2016), é possível identificar, dentro das organizações, modos de orientar diversos processos de gestão por meio de formas colaborativas, em oposição à realização destes processos sob a orientação de uma autoridade ou liderança única. Ainda segundo a autora, atividades como planejamento, atendimento ao consumidor, gestão de projetos e orçamentos podem ser orientadas de forma colaborativa. De fato, existem inúmeras iniciativas entre organizações e na sociedade civil que evidenciam tais práticas. No entanto, é preciso estar atento ao fato de que tais condições não necessariamente se tornaram uma tendência entre as organizações tradicionais. Assim, diversas podem ser as vantagens na adoção da gestão colaborativa, tais como o enriquecimento de iniciativas de brainstorming, maiores chances de aprendizado e obtenção de conhecimento. A autora alega, ainda, o potencial para a participação igualitária nas decisões e a rapidez nos processos de mudança. Quanto a estes dois itens (decisões e rapidez) há que se tomar cuidado ao afirmar que a gestão colaborativa possa ser, de fato, uma vantagem. Muitas vezes, a falta de direcionamento no processo colaborativo pode justamente atrasar o processo decisório por falta de consenso e, com isso, afetar a rapidez necessária para processos de mudança. Por fim, destacamos o conceito de economia colaborativa. De acordo com o Sebrae, a economia colaborativa compreende todo tipo de iniciativa, seja no âmbito individual ou entre organizações e indivíduos, em que se busca o compartilhamento de recursos visando benefícios mútuos. Já citamos as plataformas de internet relacionadas a serviços de transporte e hotelaria. No entanto, tais iniciativas não se restringem apenas ao âmbito da Internet. Iniciativas colaborativas que preveem a troca de serviços entre artistas (fotógrafos, por exemplo, e profissionais da saúde ou construção, como dentistas 14 e engenheiros), modelos de negócio de lojas colaborativas, em que o dono de um espaço cede o local para comercialização de diversos proprietários. Em parceria, ambos saem ganhando. Há inúmeras possibilidades de modelos de negócio colaborativos e a internet tem auxiliado pessoas a identificarem potenciais parceiros. Plataformas de negócios específicas que aproximam estes potenciais parceiros têm sido cada vez mais difundidas, de maneira que, a cada dia, novas delas são criadas. Portanto, o universo é vasto e promissor no âmbito das iniciativas colaborativas. É preciso ter em mente que as iniciativas de colaboração envolvem processos interativos que demandam relações de confiança entre os parceiros. Pensar nesse processo como uma dinâmica cíclica de conhecer o parceiro, firmar acordos e encerrar ou perpetuar parcerias pode ser útil na manutenção do processo colaborativo a longo prazo. Para saber mais CAMARGO, R. F. D. Gestão Colaborativa: descubra os ganhos que trabalhar com cooperação pode trazer para sua empresa!, 2016. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/gestao-colaborativa/>. Acesso em: 06 maio 2019. TEMA 5 – A LÓGICA DO OCEANO AZUL Neste último tema da aula, trataremos de uma proposta de conteúdo estratégico proposto para o ambiente de negócios empresariais, segundo Kim e Mauborgne (2005), professores de estratégia do Insead, renomada escola de negócios internacional. Os autores propõem, no âmbito das estratégias de negócios para empresas, uma abordagem de diagnóstico e planejamento de ações que visem suplantar os concorrentes. Para isso, os autores exemplificam uma série de casos históricos de empresas que apresentaram este tipo de atuação e venceram seus concorrentes com estratégias inovadoras. Ao final, destacam seis princípios que orientam sua proposta estratégica. O nome da proposta de Kim e Mauborgne (2005) é descrita como a Estratégia do Oceano Azul. De acordo com os autores, as empresas enfrentam um ambiente concorrencial que faz com que seja necessário buscar valor diferenciado perante seus clientes. Este valor pode estar baseado em 15 estratégias de preço diferenciadas ou de serviços agregadosdiferenciados. À medida que a competição se torna mais acirrada, as margens obtidas com os ganhos se tornam menores, pois os concorrentes também tomarão tais iniciativas. Este ambiente altamente competitivo é denominado oceano vermelho. No entanto, nestes contextos, há empresas que enxergam oportunidades de diferenciação radical. Quando determinadas empresas são capazes de gerar inovações que as tornam radicalmente superiores aos seus concorrentes, seja por meio da oferta de produtos altamente diferenciados ou de serviços e estratégias comerciais diferenciadas, os concorrentes se tornam irrelevantes do ponto de vista competitivo. É como se descrevêssemos como exemplo a competição entre fabricantes de carros de Fórmula 1 que, de tempos em tempos, são capazes de produzir tecnologias altamente inovadoras. Tais fabricantes se tornam imbatíveis por longos períodos, até que seus competidores os alcançam em termos dos seus avanços tecnológicos conquistados. Kim e Melbourgne (2005) relatam vários exemplos de empresas que seguiram tais estratégias. No início do século XX, a Ford foi capaz de inovar a produção de veículos com a produção do modelo T. Seu diferencial estava associado aos ganhos obtidos com a revolucionária linha de produção móvel de Henry Ford, que não alcançava similaridade com qualquer outra produção de veículos à época. Nesta linha de produção, o veículo se movimentava ao longo da linha de montagem, algo revolucionário para a época, enquanto hoje, todas as linhas de produção ainda seguem este paradigma. Entre outros diversos exemplos, os autores citam o caso do modelo de negócios do Cirque du Soleil, companhia circense canadense. Ao expandir a oferta dos serviços de um circo tradicional para um público mais amplo e sofisticado, seus idealizadores ultrapassaram a concorrência dos circos tradicionais e se tornaram um novo modelo de negócios do mercado artístico e cultural, que ultrapassa fronteiras. Estes são apenas alguns exemplos de iniciativas que caracterizam o que os autores denominam de estratégia do Oceano Azul, ou seja, elevar a competitividade de uma empresa antes num mercado acirrado associado ao “oceano vermelho”, para novos patamares denominados de “oceanos azuis”. Seis princípios regem a estratégia do oceano azul, segundo seus idealizadores. 16 Reconstrução de fronteiras de mercado; Foco no panorama concorrencial, não nos números; Atuação além da demanda atual; Definição da sequência estratégica; Superação das principais barreiras organizacionais; Introdução da execução da estratégia. Os quatro primeiros princípios dizem respeito à formulação da estratégia, os dois últimos são referentes à sua execução. É preciso ter em mente que abordagens como a Estratégia do Oceano Azul constituem caráter heurístico, ou seja, representam formulações sobre modos de operar negócios, baseados na interpretação de pessoas que se aprofundam no estudo do ambiente de negócios. Tais abordagens não necessariamente são baseadas em dados estatísticos, ou seja, podem não ter um embasamento totalmente científico por conta disso, mas podem auxiliar muitos empreendedores a alcançar seus resultados. Sempre é válido avaliar se abordagens como essas se aplicam à sua realidade, ou à realidade de negócios que você busca conhecer. Para saber mais KIM, W. C.; MAUBORGNE, R. A estratégia do Oceano Azul. Como criar novos mercados e tornar a concorrência irrelevante. Rio de Janeiro: Ed. Campus, 2005. TROCANDO IDEIAS Você é dono de uma empresa e passou a competir com um concorrente que possui, a seu favor, tecnologias e investimentos que você não consegue enfrentar sozinho. Você seria capaz de formar alianças com outros concorrentes menores em busca de alcançar maior vantagem competitiva para se tornar mais forte que o primeiro concorrente? Que tipos de cuidados você deveria tomar caso viesse a formar alianças com concorrentes menores? Retome o tema 4 para refletir sobre o assunto. 17 NA PRÁTICA Você atua em um projeto social que pretende apoiar pessoas em situação de pobreza e vulnerabilidade social. Você e seus amigos propõem um projeto de mutirão para atuar em ações de reformas de residências. No entanto, vocês não sabem como pôr o projeto em prática. Com base nos métodos de Design Thinking e de modelagem de negócios Canvas, você seria capaz de descrever quais ações devem ser executadas para tirar o projeto do papel? Empregue o detalhamento das duas metodologias para pôr em prática esta proposta de projeto social ou outra ideia que você tenha em mente para melhorar o mundo. Mapeadas as ações, você pode realmente avaliar se é possível colocar estas ideias em prática! FINALIZANDO Até aqui foi uma longa jornada! Falar e exemplificar ideais, modelos, conceitos sobre os fundamentos da gestão nos trazem um repertório enorme de ferramentas que podem ser empregadas tanto no âmbito pessoal quanto no profissional, que atua em um ambiente de negócios. É preciso ter em mente que, seja qual for nossa área de atuação, sempre teremos de lidar com aspectos de gestão de recursos, gestão de relacionamentos e gestão de rotinas, e isso independentemente do ambiente, que pode ser doméstico, familiar, profissional empresarial, público ou no âmbito do voluntariado. Um profissional com formação em gestão deve ser ainda mais cobrado pela sua capacidade de utilizar ferramentas adequadas em busca de resultados e eficiência e, acima de tudo, respeitando sempre princípios éticos. Nos dias atuais, no contexto político e econômico em que vivemos, não basta mais a busca pela eficiência a qualquer custo. É preciso refletir e agir com coerência, sabendo respeitar aspectos da limitação de recursos que exigem ações sustentáveis e o bem comum por meio de ações que demonstrem princípios éticos e transparência. Portanto, desejamos que você explore ao máximo estas ferramentas que lhe apresentamos: teste-as, reavalie-as, pesquise novas práticas e revise-as 18 sempre em favor da busca pelo aperfeiçoamento. As práticas atuais estão aí para serem aperfeiçoadas e reinventadas! Boa sorte! 19 REFERÊNCIAS BOEHS. C. G. E. Identificação de mecanismos de controle em Alianças Tecnológicas Estratégicas – um estudo múltiplo de casos entre empresas do setor metal-mecânico. Dissertação (Mestrado em Administração) – Universidade Federal do Paraná, Curitiba, 2006. BRASILEIRO, R. Metodologias ágeis. Disponível em: <http://www.metodoagil.com/metodos-ageis/>. Acesso em: 06 maio 2019. CAMARGO, R. F. D. Gestão Colaborativa: descubra os ganhos que trabalhar com cooperação pode trazer para sua empresa!, 2016. Disponível em: <https://www.treasy.com.br/blog/gestao-colaborativa/>. Acesso em: 06 maio 2019. ENDEAVOR Brasil. Design Thinking: ferramenta de inovação para empreendedores. Disponível em: <https://endeavor.org.br/tecnologia/design- thinking-inovacao/?gclid=EAIaIQobChMI_a7VkY- M4AIVEYSRCh1tGwPNEAAYAyAAEgL_F_D_BwE>. Acesso em: 06 maio 2019. KIM, W. C.; MAUBORGNE, R. A estratégia do Oceano Azul. Como criar novos mercados e tornar a concorrência irrelevante. Rio de Janeiro: Ed. Campus, 2005. OSTERWALDER, A. The business model ontology a proposition in a design science approach. Tese (Doutorado) – Ecole des Hautes Etudes Commerciales de l’Université de Lausanne, Suíça, 2004. SEBRAE. Entenda o Design Thinking. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/entendaodesignthinking,3 69d9cb730905410VgnVCM1000003b74010aRCRD>. Acesso em: 6 maio 2019. _____. O quadro do modelo de negócios: um caminho para criar, recriar e inovar em modelo de negócios. Brasília, 2013. Disponível em: <https://bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf /be606c09f2e9502c51b09634badd2821/$File/4439.pdf>. Acesso em: 06 maio 2019. _____. Conheça as vantagens daeconomia colaborativa. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/economia-colaborativa-a- 20 tendencia-que-esta-mudando-o- mercado,49115f4cc443b510VgnVCM1000004c00210aRCRD?origem=tema&c odTema=1>. Acesso em: 06 maio 2019. STRACKIFY. Texto corporativo, 17 set. 2017. Disponível em: <https://stackify.com/agile-methodology/>. Acesso em: 06 maio 2019. VIANNA, M. Design Thinking: inovação em negócios. Rio de Janeiro: MVJ Press, 2013.