Comunicação Empresarial e Escrita

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Educação Profissional Paulista
Técnico em 
Logística
		
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Comunicação escrita
Código da aula: [LOG]C1U4S20A3
Comunicação empresarial 
Aula 3
Comunicação escrita
Você está aqui!
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Comunicação organizacional: preparação de game
Dinâmicas em grupo: prática
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Comunicação empresarial 
Mapa da unidade 4
Componente 1
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Comunicação empresarial 
Mapa da unidade 4
Componente 1
Comunicação escrita 
Você está aqui!
Código da aula: [LOG]C1U4S20A3
Aula 3
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Compreender a importância da escrita empresarial e entender como funciona o processo de comunicação.
Comunicar-se com eficiência, visando ao atendimento a clientes internos e externos, incluindo a elaboração de atas, organização de reuniões e produção de relatórios técnicos relacionados à área de Logística.
Comunicar ideias de forma clara e assertiva e ouvir ativamente, visando à construção de relacionamentos sólidos.
Recurso audiovisual para exibição de vídeos e imagens.
Objetivos da aula
Competências técnicas
Recursos didáticos
Duração da aula
Competências socioemocionais
45 minutos
Vídeo
Como escrever e-mail formal e profissional? 
Vamos assistir a um vídeo com dicas importantes para a elaboração de e-mail?
FICÇOMOS. Como escrever um e-mail / profissional | 9 dicas. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=yYow1jSy4vE. Acesso em: 24 maio 2024.
© Getty Images
Construindo o conceito
Tempo estimado: 20 minutos 
Professor:
Nas empresas, os e-mails desempenham um papel crucial em várias áreas, desde a coordenação de projetos até a comunicação com clientes e fornecedores. Eles são utilizados para agendar reuniões, compartilhar atualizações sobre o progresso do trabalho, resolver problemas e até mesmo para tomar decisões importantes. 
Além disso, a habilidade de redigir e-mails profissionais reflete diretamente na imagem da empresa. E-mails bem escritos demonstram profissionalismo, clareza de pensamento e respeito pelo destinatário. Por outro lado, e-mails mal redigidos podem causar confusão, mal-entendidos e até mesmo prejudicar a reputação da empresa.
Deste modo, reforçar com os alunos os quatro principais passos para ajudar na construção de um e-mail formal.
Passo 1: Ter e-mail adequado 
Ao redigir um e-mail formal, evite usar endereços que sejam formados por apelidos de infância, nomes de super-heróis ou personagens famosos. Por exemplo: zezinho@internet.com, batmandasilva@internet.com ou brancadeneve123@internet.com.
Ao criar seu endereço de e-mail, é recomendável seguir a convenção adotada pela maioria das empresas, utilizando seu primeiro e último nome. Você pode separá-los por ponto, hífen ou underline. Caso esteja usando um serviço gratuito, é possível que alguém já tenha reservado o endereço desejado. Nesse caso, adicionar números pode ser uma solução para diferenciá-lo.
Quanto à foto do perfil, é importante escolher uma imagem que transmita profissionalismo. Evite fotos muito informais, em que você aparece em momentos de descontração, diversão ou intimidade. Opte por uma foto com boa iluminação e uma expressão neutra ou amigável, que transmita uma imagem profissional e confiável.
Passo 2: Seja objetivo no assunto
Ao definir o assunto do e-mail, é crucial garantir que a mensagem seja identificada corretamente e não seja filtrada como spam.
Ao enviar currículos para vagas, é recomendável incluir a palavra "Currículo" ou "CV" antes do seu nome. Evite utilizar assuntos genéricos como "Leia isto, por favor" ou "Oi, tudo bem?". Essa prática ajuda a destacar a natureza da mensagem e a aumentar a probabilidade de que a mensagem seja aberta e considerada pelos destinatários.
Passo 3: Criar mensagem 
Introdução
Procure ser cordial. No caso de saber o nome da pessoa para qual o e-mail se destina, use termos como: “Prezada Marta Alcantra”, “Caro João”.
Mensagem
Em e-mails formais, evite usar abreviações como “vc” ou “tb”.
Evite o uso de palavras em letra maiúscula (isso pode ser interpretado como se você estivesse gritando). 
O uso de emoticons é terminantemente proibido ao redigir um email formal. Eles servem para indicar estado emocional. Portanto, são inadequados para mensagens formais.
Seja conciso, diga o que deseja em poucas palavras.
Procure não usar formatação que pareça estranha, de alguma maneira. Divida o conteúdo em poucos parágrafos e dê espaço entre eles.
Use corretor ortográfico.
Para finalizar a mensagem, procure usar as seguintes opções: atenciosamente, grato/grata, cordialmente, aguardo seu feedback, grato pela atenção, fico à disposição para mais esclarecimentos. 
Assine com o seu nome e um telefone de contato.
Passo 4: Anexar arquivos
Quando a mensagem precisa de arquivos anexados, procure dar nomes adequados que ajudem o receptor da mensagem identificá-los claramente.
Preferencialmente, use o formato PDF para envio de anexos. Evite usar formatos de arquivos editáveis, como o Word. Apenas quando for necessária a revisão do documento por outras pessoas é que deve-se utilizar esses formatos.
Fonte: DIAS, E. Saiba como escrever um e-mail formal em apenas 4 passos. Toda Carreira, [s.d.]. Disponível em: https://www.todacarreira.com/escrever-email-formal. Acesso em: 24 maio 2024.
Exemplo de um e-mail formal solicitando confirmação 
Reprodução - DIAS, [s.d.].
Construindo o conceito
	Passo 1	Use um endereço adequado.
	Passo 2	Seja objetivo no assunto.
	Passo 3	Crie a mensagem:
Introdução – Seja amistoso, use “Caro/Cara, Prezado/Prezada ou Exmo./Exma.”.
Mensagem – Evite: abreviações, emoticons, texto todo em letra maiúscula. Seja conciso, use formatação tradicional, mencione no texto os arquivos enviados em anexo e leia o histórico de mensagens.
Encerramento – Use “Atenciosamente, Grato/Grata, Cordialmente, Aguardo seu feedback, Grato pela atenção ou Fico à disposição para mais esclarecimentos”.
	Passo 4	Anexar arquivos necessários.
Resumo: como escrever um e-mail formal
Fonte: DIAS, [s.d.].
Construindo o conceito
Dicas importantes
Evite usar abreviações como “vc” e “tb”.
O uso de emoticons em alguns ambientes é indesejado.
Zele por escrever o português corretamente e use tom e linguagem apropriados (mais formais ou menos formais).
Atenção:
Use sempre o corretor ortográfico após escrever mensagem e releia o conteúdo antes de enviá-la.
Construindo o conceito
WhatsApp na comunicação empresarial
Um estudo da International Data Corporation (IDC), encomendado pela Yalo, revela que o chat instantâneo é o principal meio de contato entre consumidores e fornecedores, com 95% das empresas usando essa ferramenta para se comunicar com os clientes. Essa preferência anda de mãos dadas com a do consumidor.
O setor de varejo lidera o uso, com 74% de adoção, seguido pelo setor de saúde, com 67%.
Fonte: FEBRAFAR, 2023.
Fonte: © Getty Images.
Construindo o conceito
Como usar o WhatsApp no ambiente corporativo?
Tenha cuidado ao criar grupos com colaboradores da empresa.
Procure não enviar mensagens de trabalho nos dias ou horários de folga.
Tente não falar sobre assuntos distintos ao ambiente de trabalho.
Evite abreviação e emojis.
Defina regras para uso do celular, grupos ou outros aplicativos. 
Bom senso é fundamental.
(PRODEST, [s.d.].)
Fonte: © Getty Images.
Construindo o conceito
Professor, o WhatsApp é uma excelente ferramenta para se comunicar com agilidade. A troca de mensagens e o envio de fotos e vídeos de maneira simples são características desse aplicativo que chamam bastante a atenção dos usuários.
Seguem algumas regras para o aplicativo não prejudicar o desempenho dos colaboradores:
Cuidado ao criar grupos – Um gestor deve considerar se o uso de um aplicativo é necessário para encaminhar demandas à equipe. É recomendável alinhar essa decisão com os colaboradores antes de criar o grupo.
Esse alinhamento promove uma maior aceitação por parte da equipe em relação ao uso da ferramenta, o que é essencial para aumentar a produtividade e evitar conflitos.
Respeitar horários de folga – O descanso dos funcionáriosprecisa ser respeitado. Procure não encaminhar solicitações fora do expediente de trabalho.
Vazamento de informações – Não se deve compartilhar assuntos abordados no grupo com terceiros. As informações corporativas devem ser mantidas na esfera profissional. Um dado divulgado de maneira equivocada pode prejudicar os resultados de uma empresa.
Procure não responder a uma mensagem no momento em que foi recebida, a não ser em casos de extrema necessidade. Estabeleça horários, ao longo do dia, para responder a todas as mensagens de uma só vez.
Usar o celular várias vezes por dia para se comunicar pelo WhatsApp no ambiente de trabalho pode ser um hábito mal visto pelos gestores e pelos colegas de trabalho.
Fonte: PRODEST. Saiba como utilizar o WhatsApp no ambiente corporativo de forma eficiente, [s.d.]. Disponível em: https://prodest.es.gov.br/saiba-como-utilizar-o-whatsapp-no-ambiente-corporativo-de-forma-eficiente. Acesso em: 24 maio 2024.
Imagine que você é técnico na empresa Log Global e deseja concorrer a uma vaga de analista nessa empresa. 
Para esta atividade você precisará:
Escrever um e-mail, utilizando a linguagem corretamente.
Enviar um currículo para o departamento de RH com informações apropriadas.
Lembre-se: o arquivo deve estar em PDF com a identificação apropriada. Envie o arquivo ao AVA.
Situação fictícia elaborada especialmente para o curso.
Realizar envio de currículo por e-mail
Próxima aula
Individual
Registro
Colocando
em prática
A seção Colocando em prática tem como objetivo aplicar os conhecimentos construídos durante a aula, incentivando os estudantes a pensarem de forma crítica e prática. Siga as orientações:
Tempo total para explicação de todas as etapas das atividades:  10 minutos
Condução da atividade: entregar na próxima aula, pois será preciso utilizar computador e internet.
Gestão de sala de aula: 
Os estudantes deverão preencher o Currículo em formato Word ou criá-lo no Canva e enviá-lo por e-mail. O e-mail deverá seguir o roteiro a seguir:
Caro(a) gerente de recrutamento
Meu nome é [seu nome] e estou em busca de uma oportunidade profissional na área de [departamento de interesse].
Acabo de me formar em [nome do seu curso] e já tive experiências de estágio e trabalho voluntário que complementaram os conhecimentos que adquiri no curso, por isso me sinto apto para vivenciar a realidade da profissão em uma empresa como a [nome da empresa].
Peço a gentileza de avaliar o meu currículo, em anexo, e fico à disposição para prestar quaisquer outros esclarecimentos.
Atenciosamente,
[seu nome e sobrenome]
[seus contatos de telefone, e-mail e LinkedIn (opcional)]
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Você pode preencher um currículo apenas com os dados básicos da sua formação técnica no NOVOTEC e as HABILIDADES essenciais que adquiriu durante os projetos realizados em sala de aula.
Não se preocupe! Na UC Carreira, você terá mais tempo para preparar e escrever seu currículo na versão ideal.
Realizar envio de currículo por e-mail
Próxima aula
Individual
Registro
Currículo fictício elaborado especialmente para o curso com a ferramenta Canva.
Colocando
em prática
A seção Colocando em prática tem como objetivo aplicar os conhecimentos construídos durante a aula, incentivando os estudantes a pensarem de forma crítica e prática. Siga as orientações:
Gestão de sala de aula: 
Os estudantes poderão preencher, na sala de informática, o CV e enviá-lo para o professor. O mais importante, nesta atividade, é que eles tentem fazer isso em casa e que enviem um e-mail adequado do ponto de vista de comunicação do e-mail por escrito.
Caro(a) Gerente de Recrutamento,
Meu nome é [seu nome] e estou em busca de uma oportunidade profissional na área de [departamento de interesse].
Acabo de me formar em [nome do seu curso] e já tive experiências de estágio e trabalho voluntário que complementaram os conhecimentos que adquiri no curso, por isso me sinto apto para vivenciar a realidade da profissão em uma empresa como a [nome da empresa].
Peço a gentileza de avaliar o meu currículo, em anexo, e fico à disposição para prestar quaisquer outros esclarecimentos.
Atenciosamente,
[seu nome e sobrenome]
[seus contatos de telefone, e-mail e LinkedIn (opcional)]
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Situação
Ser 
sempre +
Você ficou responsável por enviar um e-mail com informações importantes sobre um projeto para um cliente crucial. No entanto, devido a pressa ou falta de atenção, você comete um erro ao digitar os dados, enviando informações incorretas e desatualizadas para o cliente e não colocando ninguém da empresa em cópia nesse e-mail. 
O cliente, ao receber o e-mail, percebe imediatamente o erro e entra em contato com você, expressando sua insatisfação e preocupação com a falta de profissionalismo na comunicação. A situação gera constrangimento para a empresa e afeta a confiança do cliente no serviço prestado de toda a equipe.
Agora é com você…
Fonte: © Getty Images.
Situação fictícia elaborada especialmente para o curso.
Tempo: 15 minutos
A seção Ser sempre + tem como objetivo desenvolver e aprimorar as competências socioemocionais dos estudantes, com foco específico nas situações desafiadoras que podem surgir no ambiente profissional. 
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Ação
Ser 
sempre +
Como desfazer o mal-entendido com o cliente?
Quais alternativas você poderia tomar para resolver essa situação?
Qual seria o seu comportamento?
Quais medidas você tomaria para corrigir o erro e restaurar a confiança do cliente na empresa após o incidente?
Condução da atividade:
Inicie a atividade apresentando o cenário descrito no slide.
Gestão de sala de aula:
Estimular um ambiente colaborativo, em que todos os estudantes sintam-se confortáveis para compartilhar suas ideias e preocupações. Encoraje a participação ativa, garantindo que todas as vozes sejam ouvidas.
Habilidade socioemocional escolhida: demonstrar capacidade para trabalhar em equipe, buscando soluções conjuntas e contribuindo para o alcance dos objetivos da equipe, dos gestores e da organização.
 
Ética: demonstrar ética profissional, comprometendo-se com os valores e princípios da empresa e com as normas e leis que regem o setor logístico.
Expectativas de resposta
Em primeiro lugar, contar ao gestor o seu erro, sendo ético; e, em segundo lugar, buscar alternativas para minimizar impactos com o cliente.
Assumir a responsabilidade: a pessoa deve reconhecer o erro prontamente e assumir total responsabilidade por suas ações. Isso inclui admitir o erro ao cliente de forma transparente e honesta.
Pedir desculpas: é importante pedir desculpas sinceramente ao cliente pelo inconveniente causado. Uma abordagem humilde e empática pode ajudar a restaurar a confiança e demonstrar respeito pelo cliente.
Corrigir o erro: a pessoa deve tomar medidas imediatas para corrigir o erro e fornecer as informações corretas ao cliente o mais rápido possível. Isso pode envolver reenviar o e-mail com as informações corrigidas ou entrar em contato diretamente com o cliente para esclarecer a situação.
Aprender com o erro: em vez de apenas corrigir o erro, a pessoa deve refletir sobre o que causou o erro e como pode evitar que isso aconteça novamente no futuro. Isso pode incluir revisar os procedimentos de verificação de precisão, implementar controles de qualidade adicionais ou participar de treinamentos para aprimorar habilidades relevantes.
Manter a transparência: é fundamental manter a transparência e a comunicação aberta com o cliente durante todo o processo de resolução do problema. Isso inclui fornecer atualizações sobre as medidas tomadas para corrigir o erro e garantir que o cliente se sinta informado e envolvido.
Essas alternativas éticas não apenas ajudam a resolver a situação de forma satisfatória para o cliente, mas também demonstram integridade, responsabilidade e compromisso com altos padrões éticos profissionais.
Diálogo
O que nós
aprendemos hoje?
Fonte: © Getty Images.
Nuvem de palavras
	Professor,a seção O que nós aprendemos hoje? visa reforçar o aprendizado dos conceitos-chave discutidos na aula, incentivando os estudantes a recordar e articular os principais pontos de cada tópico.  
	Também é uma oportunidade para avaliar o entendimento geral da turma sobre os tópicos abordados e identificar áreas que podem precisar de revisão adicional em aulas futuras. 
	A seção é dividida em dois momentos. No primeiro, chamado “Nuvem de palavras”, os estudantes são convidados a criar nuvens de palavras dos principais conceitos discutidos na aula. 
Gestão de sala de aula: 
Encoraje a participação dos estudantes, dando a cada um a chance de contribuir. 
Mantenha um ritmo ágil para manter a atividade dentro do tempo estipulado. 
Seja inclusivo e positivo em relação a todas as contribuições, evitando julgamentos ou correções durante a dinâmica. 
Condução da dinâmica: 3 minutos  
Informe aos estudantes que a atividade será rápida e que ela serve como uma revisão dinâmica dos conceitos abordados. 
Mencione o primeiro conceito principal discutido na aula e que consta no slide. 
Peça aos estudantes que rapidamente digam palavras-chave ou frases curtas associadas a esse conceito. 
Anote cada contribuição na lousa, agrupando-as em torno do conceito mencionado para formar uma nuvem de palavras. 
Repita o processo para cada conceito principal presente no slide, garantindo que todos os tópicos sejam revisados. 
Finalize com  uma rápida recapitulação das nuvens de palavras criadas, ressaltando como cada conjunto de palavras reflete os conceitos discutidos. 
Enfatize como essa atividade ajuda a consolidar o conhecimento adquirido e prepara os estudantes para futuras discussões ou avaliações sobre os tópicos. 
Expectativas de respostas: 
Espera-se que os estudantes estejam ativamente envolvidos e que contribuam com palavras-chave pertinentes. 
A atividade deve ser uma revisão rápida e eficaz dos conceitos, ajudando os estudantes a fixar o conhecimento de forma colaborativa e visual.  
Aprendemos a escrever e-mail de maneira formal e profissional;
Aprendemos a usar o WhatsApp como ferramenta de comunicação escrita nas empresas;
Desenvolvemos senso ético, diante de possibilidades na rotina de trabalho.
Então ficamos assim...
O que nós
aprendemos hoje?
© Getty Images
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A segunda parte da seção O que nós aprendemos hoje? tem o objetivo de reforçar e esclarecer os conceitos principais discutidos na aula, comparando-os com as palavras-chave levantadas na dinâmica de nuvens de palavras. Esta dinâmica pode ser uma ferramenta de avaliação informal do aprendizado dos estudantes, identificando áreas que podem precisar de mais atenção em aulas futuras. 
 
Condução da atividade (2 minutos): 
• Explique que esta parte da seção, “Então ficamos assim...”, é um momento de reflexão e esclarecimento sobre os conceitos abordados na aula. 
• Informe que será uma rápida revisão para assegurar que os entendimentos dos estudantes estão alinhados com as definições corretas dos conceitos. 
• Apresente o slide com a definição sintética de cada conceito principal discutido na aula, em forma de frases completas. 
• Para cada conceito, faça uma breve comparação com as palavras-chave citadas pelos estudantes na dinâmica de nuvens de palavras. 
• Destaque se as contribuições dos estudantes estavam alinhadas com o conceito e ofereça esclarecimentos rápidos caso haja discrepâncias ou mal-entendidos. 
 
Gestão de sala de aula: 
• Mantenha um tom positivo e construtivo, reforçando o aprendizado em vez de enfatizar as correções. 
• Seja direto e objetivo nas explicações para manter a atividade dentro do tempo estipulado. 
• Engaje os estudantes rapidamente, pedindo confirmações ou reações breves às definições apresentadas. 
 
Conclusão (30 segundos): 
• Resuma os pontos principais, reiterando a importância de cada conceito e mostrandocomo ele se encaixa no contexto maior da aula. 
• Reforce a ideia de que esta revisão ajuda a solidificar o entendimento dos estudantes e prepará-los para aplicar esses conceitos em situações práticas. 
 
Expectativas da atividade: 
• Os estudantes devem sair da aula com um entendimento claro e preciso dos conceitos principais. 
• A atividade serve como uma verificação rápida do entendimento dos estudantes e uma oportunidade para corrigir quaisquer mal-entendidos. 
Saiba mais
Você sabia que o WhatsApp pode ser mais que só diversão? A maioria das pessoas passa bastante tempo no WhatsApp, mas você já parou para pensar que ele pode ser uma ferramenta muito útil no trabalho também? Para entender melhor, dê uma olhada neste artigo: 
BRAZ, G; BARROS, A. O que vale (ou não) quando WhatsApp é ferramenta de trabalho? Fundação Padre Anchieta, 15 dez. 2021. Disponível em: https://cultura.uol.com.br/noticias/45002_o-que-vale-ou-nao-quando-whatsapp-e-ferramenta-de-trabalho-entenda.html. Acesso em: 24 maio 2024.
Mas cuidado: as regras mudam! O WhatsApp atualizou suas regras de uso, e é muito importante que você fique por dentro do que pode e não pode fazer, especialmente se for usá-lo no trabalho. Conheça: 
ALMEIDA, F. WhatsApp muda regras: saiba os limites para usar no trabalho. Forbes, 11 ago. 2022. Disponível em: https://forbes.com.br/carreira/2022/08/whatsapp-mudou-as-regras-quais-os-limites-para-usar-no-trabalho. 
Acesso em: 24 maio 2024.
Identidade visual: imagens © Getty Images.
ALMEIDA, F. WhatsApp muda regras: saiba os limites para usar no trabalho. Forbes, 11 ago. 2022. Disponível em: https://forbes.com.br/carreira/2022/08/whatsapp-mudou-as-regras-quais-os-limites-para-usar-no-trabalho. 
Acesso em: 24 maio 2024.
BRAZ, G; BARROS, A. O que vale (ou não) quando WhatsApp é ferramenta de trabalho? Fundação Padre Anchieta, 15 dez. 2021. Disponível em: https://cultura.uol.com.br/noticias/45002_o-que-vale-ou-nao-quando-whatsapp-e-ferramenta-de-trabalho-entenda.html. Acesso em: 24 maio 2024.
DIAS, E. Saiba como escrever um e-mail formal em apenas 4 passos. Toda Carreira, [s.d.]. Disponível em: https://www.todacarreira.com/escrever-email-formal. Acesso em: 24 maio 2024.
FEDERAÇÃO BRASILEIRA DAS REDES ASSOCIATIVISTAS E INDEPENDENTES DE FARMÁCIAS (FEBRAFAR). Comunicação empresarial: WhatsApp é usado por 95% das companhias, 18 out. 2023. Disponível em: https://febrafar.com.br/comunicacao-empresarial-whatsapp-e-usado-por-95-das-companhias. Acesso em: 24 maio 2024.
PRODEST. Saiba como utilizar o WhatsApp no ambiente corporativo de forma eficiente, [s.d.]. Disponível em: https://prodest.es.gov.br/saiba-como-utilizar-o-whatsapp-no-ambiente-corporativo-de-forma-eficiente. 
Acesso em: 24 maio 2024.
ZENDESK. Ferramenta de atendimento para WhatsApp: veja os benefícios! 14 fev. 2024. Disponível em: https://www.zendesk.com.br/blog/ferramenta-de-atendimento-para-whatsapp. Acesso em: 24 maio 2024.
Referências da aula
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