Apostila 09 - Processos - Encerramento

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<p>Introdução</p><p>Como diz o ditado: “Tudo que é bom um dia acaba”. E é por aqui que o projeto começa a caminhar para o</p><p>seu desfecho.</p><p>Se as ferramentas e técnicas, os processos e uma boa dose de sorte foram bem administrados, este será um</p><p>final feliz. Mas se algo deu errado, não desanime! Você terá importantes lições aprendidas que serão usadas nos</p><p>próximos projetos e o trarão cada vez mais próximo do sucesso.</p><p>O grupo de processos de encerramento é formado por apenas um processo que é o responsável por garantir</p><p>que o trabalho está em conformidade com os requisitos, que a aceitação formal do produto foi feita pelo cliente,</p><p>que foram emitidos os relatórios de desempenho finais, que houve a atualização da base de conhecimento de</p><p>lições aprendidas, que o encerramento do projeto foi formalmente realizado e que a liberação dos recursos do</p><p>projeto foi realizada.</p><p>Veja na tabela a seguir o processo que compõem este grupo de processos separados por área de</p><p>conhecimento.</p><p>Processo Área de conhecimento</p><p>Encerrar o projeto ou fase (4.7) Integração</p><p>Veja na figura a seguir o consumo de recursos previsto para este grupo de processos.</p><p>Término de um projeto</p><p>Os projetos podem ser encerrados por vários motivos:</p><p>• Seu objetivo foi alcançado;</p><p>• Seu objetivo NÃO será alcançado;</p><p>• Ele não é mais necessário;</p><p>• O cliente não quer mais;</p><p>• O dinheiro acabou;</p><p>• etc, etc, etc.</p><p>Existem três formas usuais de se encerrar um projeto, como veremos a seguir.</p><p>Extinção</p><p>Esta é melhor forma de se encerrar um projeto. Ela indica que o projeto foi concluído a contento e que as</p><p>partes interessadas o aceitaram formalmente.</p><p>Absorção</p><p>A absorção implica em que assim que o projeto se encerre se iniciará a operação contínua do produto</p><p>final. Este é o típico encerramento de projetos de TI, em que, por exemplo, ao se terminar de implantar um</p><p>sistema ERP, ele passa a ser operado rotineiramente pelos usuários. Nestes casos, a transição entre o projeto e</p><p>a operação rotineira costuma ser gradual, até que o último módulo do sistema seja definitivamente entregue.</p><p>Mas nada impede que a transição seja feita em uma única vez, como nos casos de projetos de construção</p><p>civil (exemplo: entrega de um edifício comercial).</p><p>Esta forma de encerramento considera que o objetivo do projeto foi alcançado com êxito.</p><p>Esgotamento</p><p>Neste tipo de encerramento, os recursos vão sendo cortados e o projeto deixa de ser prioridade para a</p><p>organização, definhando até “morrer” prematuramente. Isso pode acontecer por que:</p><p>• Surgem outras prioridades e os recursos financeiros são alocados nelas;</p><p>• O cliente deixa de pagar;</p><p>• O orçamento é cortado;</p><p>• Um recurso importante se extingue ou abandona o projeto.</p><p>De forma a evitar problemas futuros, o gerente do projeto deve documentar detalhadamente porque o</p><p>projeto foi encerrado antes de seu término. Pois, em algum momento é quase certo que alguém o interrogará</p><p>por que esse projeto fracassou, sem lembrar que os recursos foram cortados causando isso.</p><p>Lições aprendidas</p><p>Lições aprendidas são informações coletadas e documentadas ao longo do projeto que podem ser utilizadas</p><p>para beneficiar o projeto atual, projetos futuros ou outros projetos que estejam sendo executados pela</p><p>organização. Essas lições podem ser positivas ou negativas.</p><p>O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a correta documentação das lições</p><p>aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado e que possa repetir as práticas</p><p>que deram certo.</p><p>Por isso é que essas lições devem ser registradas durante todo o projeto. Não podendo ser deixadas apenas</p><p>para o final, pois muitos detalhes podem se perder ao longo do tempo.</p><p>É dever do gerente do projeto criar um ambiente de confiança, transmitindo a certeza de que as lições</p><p>aprendidas não serão motivadoras de punições ou até demissões; pelo contrário, serão oportunidades de</p><p>aprendizagem que beneficiarão a todos. Dessa forma, garante-se que tanto o que deu certo quanto o que deu</p><p>errado será documentado.</p><p>As lições aprendidas fazem parte dos ativos de processos organizacionais presentes nas bases de</p><p>conhecimento das organizações.</p><p>Encerramento projeto x Encerramento aquisições</p><p>Até a versão anterior do Guia PMBOK® tínhamos o processo de encerramento das aquisições e muitas vezes</p><p>surgia a dúvida sobre qual dos dois processos de encerramento era definitivamente o último a ser executado.</p><p>Isto é, encerra-se o projeto ou encerra-se o contrato por último?</p><p>Na versão atual do Guia PMBOK, o processo Encerrar as Aquisições foi extinto, pois ele pode ser tanto</p><p>absorvido pelo processo Encerrar o Projeto ou Fase (4.7) como pode ser executado fora das fronteiras do</p><p>projeto, ou seja, o encerramento das aquisições é feito por um departamento de fora do projeto.</p><p>Encerrar o Projeto ou Fase (4.7)</p><p>Este processo é composto pelas atividades necessárias para que o projeto ou fase possa ser encerrado de</p><p>forma ordenada, evitando que os projetos fiquem abertos “ad aeternun”.</p><p>Encerrar implica em verificar se o produto e o projeto correspondem aos requisitos, obtendo os aceites</p><p>formais das partes interessadas.</p><p>Veja que este processo pode ser executado ao final de cada fase, quando um projeto é assim dividido. Ao</p><p>ser executado dessa forma é possível que sejam efetuadas as avaliações se o projeto deve continuar para a fase</p><p>seguinte ou se deve ser encerrado prematuramente.</p><p>Um projeto não pode ser considerado concluído até que todas as entregas, incluindo as entregas do</p><p>gerenciamento do projeto (lições aprendidas, documentos etc) não tenham sido concluídas.</p><p>Entre as atividades previstas para este processo, citamos:</p><p>• Verificar se os critérios de aceitação do projeto ou fase foram cumpridos a contento;</p><p>• Obter o aceite formal da fase ou do projeto;</p><p>• Decidir se o projeto deve seguir adiante, quando este for dividido em fases;</p><p>• Transferir o produto para a fase seguinte ou para a organização;</p><p>• Gerenciar o cancelamento do projeto, caso necessário;</p><p>• Integrar e organizar as lições aprendidas coletadas durante todo o projeto;</p><p>• Atualizar os ativos de processos organizacionais;</p><p>• Emitir os relatórios finais mostrando o desempenho global do projeto;</p><p>• Arquivar a documentação do projeto;</p><p>• Liberar os recursos.</p><p>Observe que mesmo que o projeto seja encerrado prematuramente, este processo deve ser executado para</p><p>que sejam documentados os motivos que fizeram com que isso ocorresse.</p><p>A liberação dos recursos deverá ser executada conforme indicado no plano de gerenciamento de pessoal,</p><p>que é um componente do plano de gerenciamento dos recursos humanos.</p><p>O processo</p><p>Este processo contém os seguintes elementos:</p><p>Entradas</p><p>Termo de abertura do projeto</p><p>Este documento contém os critérios indicativos de sucesso do projeto, os requisitos de aprovação e quem</p><p>aprovará o encerramento do projeto.</p><p>Plano de gerenciamento do projeto</p><p>O plano de gerenciamento do projeto, e aqui incluindo todos os seus planos auxiliares e as linhas de</p><p>base, formam uma das principais entradas deste processo. E não poderia ser de outra forma, já que estamos</p><p>caminhando para o fim, esta coleção de documentos deverá ser revisada e os pontos faltantes preenchidos e</p><p>finalizados.</p><p>Documentos do projeto</p><p>Praticamente todos os documentos do projeto são entradas para este processo. A seguir, vai uma lista</p><p>sugerida:</p><p>• Registro das premissas</p><p>• Base das estimativas</p><p>• Registro das mudanças</p><p>• Registro das questões</p><p>• Registro das lições aprendidas</p><p>• Lista de marcos</p><p>• Comunicações do projeto</p><p>• Medições de controle da qualidade</p><p>• Relatórios da qualidade</p><p>• Documentação dos requisitos</p><p>• Registro dos riscos</p><p>• Relatório de riscos</p><p>Entregas aceitas</p><p>Estas entregas, saídas do processo Validar o Escopo, também são entradas para o encerramento do projeto,</p><p>pois é a partir delas que poderemos comprovar que o projeto pode ser finalizado. Se ainda existirem entregas</p><p>que não foram aceitas o projeto não deve ser finalizado (a não ser que o projeto esteja sendo finalizado</p><p>prematuramente).</p><p>Documentos de negócio</p><p>Os documentos de abertura do projeto, são entradas para o seu encerramento e são eles:</p><p>• Business case: este documento que contém a justificativa da necessidade do negócio e da análise de</p><p>custo-benefício do projeto, será usado para se comprovar se o que havia sido previsto foi efetivamente</p><p>alcançado.</p><p>• Plano de gerenciamento de benefícios: este documento contém a lista de benefícios previstos do</p><p>projeto e será usado para comprovar se esses benefícios foram efetivamente realizados.</p><p>Acordos</p><p>Nos contratos normalmente existem claúsulas formais indicativas para o encerramento formal das</p><p>aquisições.</p><p>Ativos de processos organizacionais</p><p>Os ativos que podem influenciar o encerramento do projeto ou fase podem ser diretrizes ou requisitos</p><p>existentes na organização para a finalização de projetos/fases, tais como, auditorias de projeto, avaliações,</p><p>critérios de avaliação. As bases de conhecimento e lições aprendidas também são ativos que podem influenciar</p><p>este processo.</p><p>Ferramentas e técnicas</p><p>Opinião especializada</p><p>A opinião especializada aqui é muito útil para auxiliar a equipe de gerenciamento a consolidar as informações</p><p>finais do projeto. Além disso, os especialistas podem também ajudar a assegurar que o encerramento está</p><p>sendo realizado de acordo com os padrões apropriados.</p><p>Análise de dados</p><p>Já vimos em diferentes pontos deste material as técnicas analíticas. Elas se referem a um grupo de ferramentas</p><p>utilizadas para prever resultados nas possíveis variações do projeto. Especificamente para o encerramento do</p><p>projeto/fase o Guia PMBOK® sugere o seguinte conjunto:</p><p>• Análise dos documentos: a avaliação da documentação disponível possibilita identificar as lições</p><p>aprendidas e o compartilhamento de conhecimento para projetos futuros e aprimoramento dos ativos</p><p>organizacionais.</p><p>• Análise de regressão: esta técnica analisa os inter-relacionamentos entre as diferentes variáveis de</p><p>projeto que contribuíram para os resultados do projeto para aprimorar o desempenho em projetos</p><p>futuros.</p><p>• Análise de tendências: esta análise pode ser usada para validar os modelos utilizados na organização e</p><p>para implementar ajustes para projetos futuros.</p><p>• Análise da variação: esta análise pode ser usada para aprimorar as métricas da organização, comparando</p><p>o que inicialmente foi planejado com o resultado final.</p><p>Reuniões</p><p>As reuniões típicas durante o encerramento do projeto ou fase são as de coleta e consolidação de lições</p><p>aprendidas, revisões de documentos e apresentação dos resultados do projeto para as partes interessadas.</p><p>Saídas</p><p>Atualizações nos documentos do projeto</p><p>Todos os documentos do projeto podem ser atualizados como resultado deste processo. Já que o projeto</p><p>ou fase se encaminham para o final, este é momento onde as últimas atualizações devem ser processadas para</p><p>que possam servir como lições aprendidas para futuros projetos.</p><p>Transição do produto, serviço ou resultado final</p><p>No caso de encerramento do projeto, este é o momento em que o produto, serviço ou resultado final</p><p>passará definitivamente para as mãos do cliente. Em muitos projetos, esta transição é realizada a partir de uma</p><p>cerimônia oficial, tal como uma festa de lançamento.</p><p>Já no caso do encerramento de uma fase, este é o momento que o resultado da fase estará apto para seguir</p><p>para a fase seguinte.</p><p>Relatório final</p><p>Este relatório fornece um resumo do desempenho do projeto e deve conter as seguintes informações:</p><p>• Breve descrição do projeto ou fase;</p><p>• Objetivos do escopo, critérios de aceitação, evidências de atendimentos a esses critérios;</p><p>• Objetivos da qualidade, os critérios para avaliação da qualidade, as datas de verificação e motivos das</p><p>variações encontradas;</p><p>• Objetivos de custo, incluindo os custos finais e os motivos das variações;</p><p>• Objetivos de cronograma, datas previstas e efetivamente realizadas e os motivos das variações.</p><p>• Resumo de como o produto atingiu (ou não) as necessidades de negócio identificadas no plano de</p><p>negócio.</p><p>Atualizações nos ativos de processos organizacionais</p><p>É aqui que a aceitação formal do produto é documentada e arquivada para referência futura. Essa</p><p>documentação é importante porque indica o encerramento oficial do projeto e é a garantia de que ele foi</p><p>concluído satisfatoriamente.</p><p>Uma função muito importante da aceitação formal do projeto é que ela dá início ao período de garantia</p><p>contra erros ou defeitos de produção. Durante esse período, que pode variar de um mês até cinco anos (ou a</p><p>critério do fornecedor), os erros são corrigidos sem encargos para o cliente. É muito importante indicar nos</p><p>termos da garantia quais problemas estarão cobertos por ela e quais não estarão.</p><p>Se o projeto foi cancelado prematuramente, as razões para o seu término e os procedimentos para a</p><p>transferência das entregas concluídas e incompletas devem ser documentados.</p><p>É também aqui que os registros e os arquivos do projeto são coletados e arquivados. Entre esses documentos</p><p>estão os documentos de planejamento (especificação de escopo, orçamento, cronograma, linhas de base etc),</p><p>registros de mudanças e de problemas entre outros.</p><p>Outro ativo muito importante são as lições aprendidas, que devem ser consolidadas e arquivadas para</p><p>referência futura. Essas lições irão permitir que você e outros gerentes de projeto aprendam com os erros e</p><p>acertos passados.</p>