Aula 03 - Gestão de Arquivos

Prévia do material em texto

<p>Disciplina: Gestão de Arquivos</p><p>Professor: Daniel Rocha</p><p>A comunicação escrita oficial é a forma pela qual se redigem as</p><p>correspondências e os atos administrativos no serviço público.</p><p>O texto oficial constitui a imagem da organização. Portanto, o domínio da</p><p>língua-padrão confere unidade e uniformidade à comunicação, através</p><p>da clareza, da concisão e da formalidade.</p><p>COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL</p><p>Na correspondência oficial não se leva em consideração o estilo, isto é, a</p><p>maneira própria, individual de expressar e pensar do redator, mas se</p><p>obedece a regras que, norteando a comunicação oficial, a tornam</p><p>correta, coerente, clara, concisa, simples, objetiva.</p><p>COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL</p><p>As ideias apresentadas devem ser pertinentes ao tema proposto. Não se</p><p>pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que não esteja de acordo</p><p>com o desenvolvimento do assunto em pauta.</p><p>COERÊNCIA</p><p>É Resultante da coerência. Qualidade imprescindível na redação oficial,</p><p>consiste em apresentar o texto de modo facilmente compreensível.</p><p>CLAREZA</p><p>Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa e exata. É</p><p>dizer o máximo com o mínimo de palavras, utilizando apenas o</p><p>necessário.</p><p>CONCISÃO</p><p>Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente</p><p>idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido</p><p>exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma</p><p>hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais</p><p>autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos</p><p>oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do</p><p>ofício, também com particulares.</p><p>AVISO E OFÍCIO</p><p>OFÍCIO - EXEMPLO</p><p>O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades</p><p>administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente</p><p>em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma</p><p>forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter</p><p>meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de</p><p>projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor</p><p>do serviço público.</p><p>MEMORANDO</p><p>Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em</p><p>qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de</p><p>procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do</p><p>número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados</p><p>no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de</p><p>continuação.</p><p>MEMORANDO</p><p>MEMORANDO - EXEMPLO</p><p>É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes</p><p>Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder</p><p>Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da</p><p>Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da</p><p>abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias</p><p>que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim.</p><p>MENSAGEM</p><p>MENSAGEM - EXEMPLO</p><p>Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos</p><p>burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação</p><p>oficial expedida por meio de telegrafia, etc.</p><p>TELEGRAMA – DEFINIÇÃO E FINALIDADE</p><p>Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e</p><p>tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama</p><p>apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio</p><p>eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em</p><p>razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se</p><p>pela concisão.</p><p>TELEGRAMA – DEFINIÇÃO E FINALIDADE</p><p>Despacho é a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso</p><p>submetido a sua apreciação, podendo ser favorável ou desfavorável à</p><p>pretensão solicitada pelo administrador, servidor ou não. O despacho,</p><p>embora tenha aparência e conteúdo jurisdicional, não deixa de ser um</p><p>ato administrativo.</p><p>DESPACHO</p><p>Os despachos podem constituir-se de uma palavra (Aprovo, Autorizo,</p><p>Indefiro, etc), de duas palavras (De acordo, etc.) ou de muitas palavras.</p><p>De acordo é forma pouco expressiva de despacho. É preferível que se</p><p>esclareça com o que a autoridade está de acordo e qual a consequência</p><p>disso.</p><p>DESPACHO</p><p>DESPACHO - EXEMPLO</p><p>Ordem de serviço – é a determinação emitida pelos Subsecretários,</p><p>Subprocuradores, pelos Coordenadores e Chefes das Unidades</p><p>Administrativas quando lhes for outorgada competência.</p><p>A ordem de serviço tem a finalidade de:</p><p>a) regular o cumprimento de atos de autoridade superior ou estabelecer</p><p>métodos de trabalho ou rotinas de serviço, em repartição subordinada;</p><p>ORDEM DE SERVIÇO</p><p>ORDEM DE SERVIÇO - EXEMPLO</p><p>Parecer – manifestação técnica ou jurídica sobre um determinado</p><p>assunto, visando fundamentar e solucionar matéria que lhe serve de</p><p>objeto;</p><p>PARECER</p><p>PARECER - EXEMPLO</p><p>É um instrumento de comunicação oficial emanado pelos Secretários, por</p><p>meio do qual transmite assunto de sua competência.</p><p>PORTARIA</p><p>É uma descrição de fatos passados, analisados com o objetivo de</p><p>orientar o serviço interessado ou superior imediato para determinada</p><p>ação. Do ponto de vista da Administração Pública, relatório é um</p><p>documento oficial no qual uma autoridade expõe as atividades de uma</p><p>Unidade Administrativa, ou presta conta de seus atos a uma autoridade</p><p>de nível superior.</p><p>RELATÓRIO</p><p>RELATÓRIO - EXEMPLO</p><p>Petição e requerimento são sinônimos. O requerimento é a solicitação</p><p>sob amparo da Lei. A petição é o pedido, sem certeza legal ou sem</p><p>segurança quanto ao despacho favorável.</p><p>PETIÇÃO E REQUERIMENTO</p><p>REQUERIMENTO - EXEMPLO</p><p>Ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato. Pode</p><p>ser dada em causa própria ou referir-se a outra pessoa. Ainda, segundo as</p><p>circunstâncias e a finalidade, toma várias outras denominações, como por</p><p>exemplo: declaração de direito, de vontade, de ausência, de crédito, de</p><p>guerra, de falência, de interdição, de nascimento, de óbito, de renda, de</p><p>princípios etc.</p><p>DECLARAÇÃO</p><p>DECLARAÇÃO - EXEMPLO</p><p>É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma</p><p>assembleia ou reunião.</p><p>ATA</p><p>Enviada simultaneamente a diversos destinatários, com texto idêntico,</p><p>transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinado a</p><p>execução de serviços ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e</p><p>regulamentos.</p><p>CIRCULAR</p><p>O edital é o “ato escrito de que se serve a Administração para convocar</p><p>ou cientificar interessados sobre determinados assuntos.” São objetos</p><p>deles as concorrências ou tomadas de preços para aquisição, alienação ou</p><p>recuperação de material, realização de concursos, intimações e avisos de</p><p>interesse público (tornar público fato que deve ser de conhecimento das</p><p>pessoas nele mencionadas).</p><p>EDITAL</p><p>Elaborar 1 modalidade de comunicação oficial.</p><p>Elaborar 1 contrato social.</p><p>Elaborar um contrato de trabalho.</p><p>Slide 1</p><p>Slide 2</p><p>Slide 3</p><p>Slide 4</p><p>Slide 5</p><p>Slide 6</p><p>Slide 7</p><p>Slide 8</p><p>Slide 9</p><p>Slide 10</p><p>Slide 11</p><p>Slide 12</p><p>Slide 13</p><p>Slide 14</p><p>Slide 15</p><p>Slide 16</p><p>Slide 17</p><p>Slide 18</p><p>Slide 19</p><p>Slide 20</p><p>Slide 21</p><p>Slide 22</p><p>Slide 23</p><p>Slide 24</p><p>Slide 25</p><p>Slide 26</p><p>Slide 27</p><p>Slide 28</p><p>Slide 29</p><p>Slide 30</p><p>Slide 31</p><p>Slide 32</p><p>Slide 33</p><p>Slide 34</p>