Material de apoio do AVA Gestão de Projetos

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<p>19/02/2024, 10:07 Imprimir CONCEITOS GERAIS SOBRE GESTÃO DE PROJETOS 129 minutos > Aula 1 - Conhecendo um projeto Aula 2 Falhas comuns em projetos > Aula 3 - Planejamento de projeto e boas práticas de gestão > Aula 4 - Ciclo de vida de um projeto > Aula 5 - Revisão da unidade > Referências Aula 1 CONHECENDO UM PROJETO Nesta aula, você vai conhecer a definição de "projeto", bem como seus conceitos e características. É importante destacar que existem diferentes tipos de projetos em todas as indústrias e áreas de atuação. 25 minutos Para visualizar o objeto, acesse seu material digital. INTRODUÇÃO Nesta aula, você vai conhecer a definição de "projeto", bem como seus conceitos e características. É importante destacar que existem diferentes tipos de projetos em todas as indústrias e áreas de atuação. Finalmente, você deve entender a diferença entre projetos e operações para que possa ajudar sua organização a atingir melhores resultados. Ao dominar os fundamentos desta você vai conhecer como se realiza a gestão de um projeto e estará preparado para elaborar uma estrutura consistente para gerenciar seus projetos daqui em diante, utilizando as boas práticas, ferramentas e técnicas deste curso.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Agora é com você! Faça anotações durante a aula e pense nos projetos ao seu redor. Afinal de contas, existem projetos nas mais diversas áreas, como marketing, recursos humanos, finanças, engenharia e tecnologia. Segundo o Project Management Institute, o mundo precisa cada vez de mais gestores de projetos, sendo 1,9 milhão de vagas somente no Brasil até 2027. CONHECENDO UM PROJETO Segundo a ISO NBR 10.006, projeto é um "processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos". Guia (PMI, 2021, p. 4) descreve um projeto como sendo "um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo". Isso significa que um projeto tem início e fim definidos, seu objetivo é criar um resultado único por meio do planejamento, execução e controle das atividades e gerenciamento de recursos. O projeto acaba quando seus propósitos forem atingidos ou quando for verificado que eles não podem ser alcançados ou não são mais desejados. É importante destacar que a gestão de projetos não se restringe a engenharias e Tecnologia da Informação. Na verdade, trata-se de um conjunto amplo de práticas e técnicas fundamentais para o sucesso de qualquer empreendimento temporário. Podemos citar diferentes tipos de projetos, conforme suas áreas de aplicação e indústrias, tais como: Realizar uma pesquisa de mercado. Desenvolver uma campanha de marketing. Criar um treinamento para padronização e conscientização em hospitais. Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade numa planta fabril. Realizar mudanças organizacionais e reestruturações. Fazer uma campanha eleitoral. Elaborar e organizar um novo curso ou treinamento. Planejar uma viagem ou mudança para outro país. Desenvolver um novo produto ou serviço. Além das indústrias e áreas de aplicação, podemos categorizar os tipos de projetos conforme as abordagens de gerenciamento: projetos preditivos, projetos ágeis e projetos híbridos. A gestão de projetos tradicional ou preditiva trata de projetos com entregas bem-definidas, escopo fixo e requisitos estáveis. Por outro lado, projetos com elevado grau de inovação ou incerteza possuem um escopo variável e requisitos flexíveis, utilizando abordagens ágeis de gerenciamento. Finalmente, é possível combinar as abordagens tradicionais e utilizando projetos para de com requisitos de adaptabilidade.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Podemos concluir que os projetos impulsionam mudanças nas organizações. Dessa forma, a gestão de projetos é indispensável para transformar estratégias de negócios em resultados concretos. ambiente competitivo atual das organizações coloca os gestores sob grande pressão para entregar projetos dentro dos parâmetros de desempenho, cronograma e orçamento. Para ter sucesso, é preciso estabelecer prazos, definir tarefas, identificar itens de caminho crítico, especificar e adquirir materiais, acompanhar custos e valor agregado. Em contraste com os projetos, estão as Operações da organização. Operações são esforços de trabalho contínuo, que seguem procedimentos existentes na organização, repetem-se e têm caráter permanente e rotineiro. Elas são uma função organizacional que realiza a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo. Tabela 1 Comparação entre projeto e operação contínua Diferenças entre projeto e operação Projeto Operação contínua Repetitiva: o mesmo processo é repetido várias Temporário: tem um começo e um fim definidos. vezes. Objetiva produzir os mesmos resultados cada vez Produz um resultado ou produto único. que o processo é executado. Fonte: elaborada pelo autor. Existem diferentes classificações e tipos de projetos. Uma delas está relacionada à abordagem ou metodologia adotada para a sua gestão. Assim, podemos ter projetos ágeis, tradicionais e híbridos, uma combinação dos anteriores. Também podemos classificar os projetos conforme sua área de aplicação. Por exemplo, projetos de engenharia, de marketing, de pesquisa e desenvolvimento. A seguir, você irá conhecer, de maneira aplicada, os conceitos descritos até agora e aprender com exemplos práticos mais detalhados de projetos. CONHECENDO o CONTEXTO ESTRATÉGICO DOS PROJETOS Um dos princípios da metodologia PRINCE2 (OGC, 2011) é a Justificativa contínua de negócios, destacando que todo projeto precisa criar valor e realizar benefícios para as partes interessadas. Nesse sentido, entender o contexto de negócios e o contexto estratégico dos projetos é fundamental para o sucesso do gestor de projetos.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Na mesma linha, o Project Management Institute, em sua nova edição do Guia PMBOK (PMI, 2021), definiu o Value Delivery System, um ciclo de vida estendido do projeto que inclui as fases pré-projeto e também posteriores ao projeto. Portanto, antes de iniciar o projeto, é necessário identificar os ativos de processos organizacionais e os fatores ambientais da empresa. Fatores ambientais da empresa são as condições fora do controle da equipe do projeto, podendo ser internas ou externas à organização. Essas condições restringem ou direcionam as opções para o planejamento e a gestão do projeto. Fatores ambientais internos - Cultura, estrutura e processo organizacionais; - Administração de pessoal (políticas de recursos humanos). - Capacitação dos funcionários. - Disponibilidade de recursos. - Sistemas de autorização de trabalho da empresa. - Tolerância a riscos das partes interessadas. - Bancos de dados e sistemas de informação. - Infraestrutura. Fatores ambientais externos - Padrões governamentais ou setoriais. - Condições de mercado. - Elementos ambientais físicos. - Restrições legais. Ativos de processos organizacionais (ativos ligados a processos) são planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento específicos da organização e por ela usados. Estão relacionados a informações e ao conhecimento, sendo divididos em duas categorias: Processos e procedimentos - Processos organizacionais, políticas, ciclos de vida. - Diretrizes, instruções e critérios. - Procedimentos de encerramento dos projetos, controles financeiros, gestão de mudanças e de - Modelos de documentos. - Requisitos de comunicação. Base de conhecimento organizacional</p><p>19/02/2024, 10:07 - Bancos de dados e arquivos de projeto. - Informações históricas e lições aprendidas. Gerenciamento da configuração e dados financeiros. A partir do entendimento do contexto estratégico e de negócios, o gestor do projeto pode escolher a melhor abordagem de gestão, considerando as características do projeto e as necessidades das partes interessadas. modelo Diamante, proposto por Shenhar e (2009), descreve quatro dimensões para categorizar os projetos: Novidade: impacta o entendimento das necessidades das partes interessadas e a definição dos requisitos. Quanto mais inovador o projeto, maior será a variabilidade no escopo e a flexibilidade nos requisitos, uma vez que não há conhecimento prévio do mercado ou produtos e serviços para benchmark. Tecnologia: impacta o design da solução e o desenvolvimento do produto ou serviço. Um projeto com maior teor tecnológico exige habilidades técnicas especializadas e maior tempo nas atividades para definição, arquitetura e construção da solução. Complexidade: está relacionada à organização e estrutura do projeto, número de partes interessadas e interfaces, burocracia, padrões e regulamentações. Quanto maior a complexidade do projeto, maior serão o tempo e o esforço necessários para gerenciá-lo. Ritmo: está relacionado à urgência do projeto e sua duração. Projetos emergenciais exigem um ritmo de trabalho acelerado e maior autonomia para que possam ter sucesso. Projetos não urgentes podem ser executados em um ritmo mais tranquilo. Conhecido o contexto estratégico e as características do projeto, o gestor pode selecionar entre abordagens preditivas (escopo fixo e requisitos estáveis) ou abordagens ágeis (escopo variável e requisitos flexíveis). As abordagens preditivas são organizadas em fases, utilizando documentos importantes que serão apresentados em módulos posteriores desta disciplina, tais como estrutura analítica do projeto e cronograma. Figura 1 Gestão de projetos preditiva</p><p>19/02/2024, 10:07 Início Requisitos do Negócio Planejamento Técnico Execução do Projeto Encerramento Fonte: elaborada pelo autor. As abordagens ágeis são organizadas em iterações e incrementos. produto é definido progressivamente em períodos fixos ou sprints, de acordo com o framework scrum. Figura 2 Gestão ágil de projetos utilizando Scrum Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Fonte: Lorem ipsum dolor sit amet. A seguir, serão apresentadas ferramentas e técnicas para o planejamento e controle, tanto em projetos preditivos quanto em projetos ágeis.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro APLICANDO A GESTÃO DE PROJETOS primeiro passo para aumentar a maturidade em gerenciamento de projetos na sua organização é reconhecer e classificar projetos e operações de maneira diferente. Atividades de rotina em um departamento de tecnologia, recursos humanos ou engenharia, devem ser organizadas com uma sistemática própria de operações. Por exemplo, um quadro ou calendário de atividades rotineiras de manutenção preditiva e preventiva devem ser realizados conforme procedimentos estabelecidos na sua organização. Outro exemplo seria a gestão de demandas e atividades repetitivas no departamento de recursos humanos. Para cada um dos processos de operações, devemos ter indicadores e métricas que são acompanhados periodicamente. Diferentemente das operações, os projetos são temporários. Não existe um procedimento e atividades repetitivas, rotineiras. Portanto, devemos aplicar o corpo de conhecimentos em gestão de projetos e conceitos gerais para a gestão de um projeto. Independentemente do tipo e área de atuação, os processos de gestão do projeto são comuns, sejam projetos de logística, desenvolvimento de produto, tecnologia da informação, entre outros, devemos utilizar as melhores práticas internacionais, descritas a seguir O dia a dia do gerente de projetos envolve atividades de planejamento, organização, coordenação e controle. Conforme você aprendeu anteriormente, existem diferentes tipos de projetos. contexto estratégico e de negócios é fundamental para selecionar a melhor abordagem de gestão entre as opções de abordagens preditivas, ágeis e híbridas. A iniciação do projeto inclui processos para entendimento das necessidades, alinhamento das expectativas das partes interessadas e autorização formal do projeto. Três papéis importantes estão envolvidos: cliente do projeto, patrocinador do projeto e gerente do projeto. cliente do projeto pode ser externo ou interno à organização executora. Cabe a ele explicar sua necessidade e demanda, ajudando com informações para a justificativa e o objetivo do projeto. patrocinador é um executivo ou diretor da organização executora, responsável por aprovar uso dos recursos e autorizar formalmente o início do projeto. gerente do projeto pode auxiliar nos estudos de viabilidade e na justificativa de negócios, embora seja formalmente designado como gerente do projeto após a assinatura do Termo de Abertura do Projeto pelo patrocinador. Durante a iniciação, o gerente de projetos deve identificar as partes interessadas do projeto, obtendo informações relevantes a respeito delas, com o objetivo de alinhar as expectativas com os objetivos do projeto. O escopo preliminar e as estimativas iniciais podem fazer parte do Termo de Abertura do Projeto. Após a iniciação, o gerente do projeto dá início ao planejamento detalhado, podendo contar com uma equipe inicial de gestão e coordenação do projeto. A elaboração do plano de gerenciamento de projetos pode levar dias, semanas ou até meses, dependendo do tamanho e da complexidade do projeto. escopo do projeto é definido com base nos requisitos das partes interessadas e da definição das entregas do projeto. Uma ferramenta muito utilizada é a Estrutura Analítica do Projeto, uma visão gráfica com a hierarquia das entregas, exemplificada na Figura 3.</p><p>19/02/2024, 10:07 wlldd 231_u1_ges_pro Figura 3 Exemplo de estrutura analítica do projeto PROJETO FASE 1 FASE 2 FASE 3 ENTREGA ENTREGA ENTREGA ENTREGA ENTREGA ENTREGA 1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 Fonte: elaborada pelo autor. Em seguida, o gerente de projetos e sua equipe deve elaborar o cronograma do projeto, as estimativas e os recursos. O cronograma é uma visão gráfica com o sequenciamento das tarefas e suas durações para a realização das entregas do escopo. Você estudará as técnicas detalhadas e ferramentas para a elaboração do plano de gerenciamento de projetos, incluindo escopo, cronograma, recursos e orçamento. Figura 4 Exemplo de cronograma do projeto Fonte: elaborada pelo autor. Aprovado o plano de projeto, o gerente e sua equipe passam para a etapa de execução. Nesse momento, pode ser necessário mobilizar mais recursos, formando a equipe de execução do projeto. Também pode ser necessário adquirir produtos e serviços por meio de processos de compras. Quando todos os recursos estiverem disponíveis, cabe ao gerente do projeto orientar e direcionar o trabalho do projeto, atribuindo responsabilidades, designando tarefas, conduzindo reuniões e mantendo as partes interessadas informadas. Em paralelo com a execução, ocorrem os processos de monitoramento e controle. É fundamental coletar informações e acompanhar o progresso do projeto periodicamente. Conclusão das entregas, porcentagem concluída das tarefas, uso dos recursos e desempenho financeiro são algumas das informações importantes. Além disso, o gerente do projeto é responsável por gerenciar as solicitações de mudança, bem como sua implementação e a manutenção da integridade das linhas de base do projeto. À medida que se aproxima o término do projeto, os processos de encerramento começam a ser ativados. Dentre as atividades para encerrar o projeto, destacam-se a aceitação do serviço ou produto final, incluindo a transição para garantia ser realizado encerramento dos</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro contratos, o fechamento administrativo do projeto e a consolidação das lições aprendidas. VIDEOAULA Olá, estudante! Você sabe o que é um projeto? Neste curso, você vai dominar as técnicas para ter sucesso como gerente de projetos, uma profissão em alta demanda no mercado! Os projetos estão em todas as organizações, das mais diversas indústrias, desde marketing e recursos humanos até tecnologia e engenharias. Projeto é um empreendimento temporário, uma nova iniciativa para atingir objetivos estratégicos. As boas práticas em gestão de projetos permitem organizar o início do projeto, estruturando um planejamento adequado para que possamos ter sucesso na sua execução. Preparado para aprender mais sobre o tema? Então, vamos lá! Videoaula Para visualizar o objeto, acesse seu material digital. 6d Saiba mais No site do Project Management Institute, você vai encontrar os principais padrões e certificações em gerenciamento de projetos. A PMO Global Alliance é a maior comunidade de profissionais de PMO (Escritório de Projetos) do mundo. Atenção!! Ao acessar os sites, selecione a opção de tradução para o português, conforme a figura a seguir: N inglês português Google Translate A Associação Internacional de Gerenciamento de Projetos descreve o referencial de competências para o gestor de projetos.</p><p>19/02/2024, 10:07 Aula 2 FALHAS COMUNS EM PROJETOS Nas últimas décadas, observamos grandes avanços na gestão de projetos por meio do estabelecimento de padrões, da consolidação de melhores práticas e certificações. 22 minutos INTRODUÇÃO Nas últimas décadas, observamos grandes avanços na gestão de projetos por meio do estabelecimento de padrões, da consolidação de melhores práticas e certificações. Além disso, essa disciplina tem merecido atenção de pesquisas acadêmicas e profissionais para aumentar grau de maturidade das organizações e a taxa de sucesso na execução de projetos. Identificar e analisar as causas do fracasso nos projetos passados permite construir lições aprendidas e redesenhar abordagens para evitar os mesmos erros em projetos futuros. Algumas das principais causas de fracasso estão relacionadas à falta de definição clara dos objetivos e requisitos do projeto, uma vez que essa é a base para todo o planejamento. Além disso, pressões de tempo e falta de conhecimento são obstáculos à própria elaboração do projeto, causando impactos negativos durante a execução. O Project Management Institute, bem como outras organizações, como The Standish Group, realizam pesquisas para entender as causas de fracasso, de sucesso e taxas de sucesso na execução dos projetos desde 1994. Apesar do progresso em metodologias, ferramentas e técnicas, as taxas de sucesso ainda são baixas. Em torno de 70% dos projetos fracassam, o que significa que houve desvio em custo, prazo, escopo ou qualidade. Para que você, como gestor de projetos, não entre para as estatísticas negativas de fracasso, é necessário desenvolver competências técnicas, gerenciais e interpessoais. Essas habilidades serão descritas a seguir SUCESSO, FRACASSO E AS COMPETÊNCIAS DO GERENTE DE PROJETOSA Muitas coisas podem dar errado em um projeto. Todavia, a grande maioria das causas de fracasso já foram catalogadas nas últimas décadas, utilizando lições aprendidas dos projetos fracassados. Aliás, você, como gestor de projetos, precisa também documentar e revisar suas próprias lições aprendidas para não repetir os mesmos erros no futuro. É interessante destacar que as causas de sucesso dos projetos não são necessariamente o oposto das causas de fracasso, como você vai descobrir mais adiante. As chances de sucesso do seu projeto aumentam na medida em que você investe em aprendizado, competências, adoção de melhores práticas, técnicas e</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro ferramentas baseadas em padrões internacionais. Portanto, as competências de um bom gestor de projetos incluem administrar riscos, prevenir causas de fracasso, analisar potenciais incertezas, bem como desenvolver habilidades técnicas e interpessoais, utilizando melhores práticas e padrões internacionais para gerenciar seus projetos. Infelizmente, as taxas de fracasso ainda são altas nos projetos. De acordo com o estudo Pulse of the Profession: Success Rates Rise - Transforming the high cost of low performance (PMI, 2017), cerca de 70% dos projetos fracassam. Isto é, a maioria deles não atinge todos os objetivos de escopo, duração e custo. Aproximadamente 55% dos projetos estouram o orçamento planejado. Dentre as causas, podemos destacar: Falta de planejamento ou planejamento insuficiente. Desconhecimento das melhores práticas. Objetivos e requisitos não estão claros. Falta de monitoramento e controle adequados. Problemas de comunicação. Expectativas não realistas. Ambiguidade em papéis e responsabilidades. Mudanças no mercado ou tecnologias. Falta de patrocínio efetivo. Podemos enumerar centenas de causas para o fracasso de um projeto. Todavia, observando cuidadosamente, é possível categorizar essas causas de acordo com as áreas de conhecimento em gestão de projetos: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas. Dessa forma, adotar um padrão internacional e boas práticas ajuda a prevenir, evitar e controlar causas de fracasso nos projetos. Por exemplo, a identificação contínua dos riscos combinada com a análise qualitativa e quantitativa permitem que o gerente do projeto e sua equipe desenvolvam respostas efetivas aos riscos, mitigando impactos negativos de mudanças no ambiente interno ou externo. As causas de sucesso dos projetos estão relacionadas primordialmente à transparência, clareza e boas práticas. Devemos evitar ambiguidade, informações incompletas, objetivos e requisitos mal definidos. O alinhamento das expectativas é fundamental para o sucesso. Quanto às habilidades do gestor de projetos, devemos ressaltar a importância das habilidades interpessoais, como comunicação e liderança. Não basta o conhecimento técnico e o domínio das ferramentas. O gestor de projetos precisa influenciar, motivar e direcionar as partes interessadas, incluindo sua equipe direta, para o atingimento dos objetivos do projeto. Finalmente, não menos importante, o gestor de projetos deve possuir conhecimentos nas áreas de estratégia e negócios para que possa fazer a correta leitura do ambiente e a das abordagens de gestao conforme as caracteristicas do projeto.</p><p>19/02/2024, 10:07 CONTEXTUALIZANDO SUCESSO E FRACASSO EM PROJETOS Não basta conhecer as causas do fracasso na gestão dos projetos. É fundamental entender como prevenir, evitar e mitigar fatores internos e externos que possam impactar negativamente o seu projeto. Conforme mencionado anteriormente, uma das principais causas de fracasso em projetos é a falta de planejamento associada à falta de clareza em objetivos e requisitos. Como gerente de projetos, é sua obrigação orientar e dirigir as partes interessadas para a adoção de boas práticas em planejamento e gestão do projeto. Aliás, essa obrigação faz parte do Código de Ética e Conduta Profissional do Project Management Institute. Afinal, você é o especialista em gestão de projetos. Aceitar estimativas não realistas, permitir ambiguidade e falta de clareza ou compactuar com a negligência em aplicar ferramentas e técnicas adequadas podem prejudicar a sua carreira. O gerente do projeto é o responsável pela sua condução e por seus resultados, devendo: 1. Alinhar expectativas das partes interessadas. 2. Definir objetivos e requisitos claros para o projeto com base nas necessidades das partes interessadas, obtendo a sua aprovação. 3. Adotar boas práticas para o planejamento e a gestão do projeto, orientando e conduzindo atividades para elaborar o plano de gerenciamento e os documentos necessários do projeto. 4. Avaliar e revisar continuamente a justificativa de negócios, as premissas e as restrições do projeto, garantindo a sua viabilidade. 5. Atribuir papéis e responsabilidades claramente. 6. Mobilizar os recursos necessários para realização do projeto. 7. Garantir que as estimativas de duração, recursos e custos do projeto sejam definidas utilizando técnicas adequadas e evidências. 8. Gerenciar e controlar a comunicação do projeto, disponibilizando informações tempestivas e precisas para as partes interessadas do projeto. 9. Supervisionar e orientar as atividades de monitoramento e controle do projeto, acompanhando seu progresso e indicadores. 10. Tomar ações preventivas e corretivas para manter a integridade das linhas de base do projeto. As atividades acima, quando realizadas diligentemente, aumentam as chances de sucesso do projeto. Porém, o gerente de projetos deve ainda ficar atento ao contexto e ambiente estratégico do projeto. Mudanças externas ao projeto também estão entre as principais causas de fracasso. Portanto, o monitoramento e controle dos riscos é crucial para sucesso de um projeto atualmente. Vivemos em tempos de volatilidade e incerteza, novas tecnologias, mudanças de mercado, competidores, regulamentações. Esses são apenas alguns dos fatores externos que podem impactar negativamente o seu</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro projeto. Como você deve estar pensando, são muitas as responsabilidades do gerente de projetos. Mas você não está sozinho! Conte com a sua equipe e com as partes interessadas do projeto, como o seu patrocinador e o cliente, por exemplo. A comunicação frequente, baseada em transparência e cooperação, é um ingrediente essencial para o sucesso do projeto. O Project Management Institute organiza as competências dos gerentes de projetos em três áreas do Talent Triangle: Modos de Trabalho (Ways of Working): competências técnicas, conhecimento em ferramentas, metodologias e abordagens para a gestão de projetos, sejam abordagens ágeis, preditivas ou híbridas. Habilidades Interpessoais (Power Skills): competências de colaboração, comunicação e liderança, bem como a capacidade de resolver conflitos e influenciar as partes interessadas do projeto. Contexto de Negócios (Business Acumen): competências de negócios, incluindo o entendimento da estratégia, modelos de negócios, estruturas organizacionais e outros aspectos da sua organização. Além do triângulo de talentos do Project Management Institute, existe um referencial de competências bastante detalhado, que foi criado pela International Project Management Association (IPMA). Referencial de Competências da IPMA (2015) está em sua quarta versão, categorizando as competências não apenas do gerente de projetos, mas também do gerente de portfólio e do gerente de programas dentro das organizações. As competências estão descritas a seguir: Competências comportamentais - Autoconsciência e autogestão. - Integridade e confiabilidade. - Comunicação. - Relacionamento e engajamento. - Liderança. - Trabalho em equipe. - Negociação. - Desenvoltura. - Conflito e crise. - Orientação a resultados. Mudança e transformação. Competências técnicas - Definição do projeto.</p><p>19/02/2024, 10:07 - Requisitos e objetivos. - Escopo. - Tempo. - Organização e informação. - Qualidade. - Finanças. - Recursos. - Rastreamento. - Plano e controle. - Risco e oportunidade. - Partes interessadas. - Seleção e balanceamento. Competências de negócios - Estratégia. - Governança, estrutura e processos. - Compliance, padrões e regulamentações. - Poder e interesse. - Cultura e valores. De certo modo, podemos associar as competências do gerente de projetos às causas de sucesso de um projeto. Quanto mais conhecimento e competências o gerente possuir e desenvolver, maiores serão as chances de sucesso do projeto. DESENVOLVENDO COMPETÊNCIAS COMO GERENTE DE PROJETOS Como gerente de projetos, você precisa conhecer e aplicar as metodologias, melhores práticas, ferramentas e técnicas em seu dia a dia para a gestão dos projetos. É possível adquirir experiência profissional tanto em sua empresa quanto por meio de voluntariado em organizações sem fins lucrativos, como PMI.org, IPMAbrasil.org, entre outras. Além de investir em treinamentos, as organizações podem desenvolver bons gerentes de projetos por meio de programas de orientação, grupos de estudos e de discussão, coaching ou mentoring. Um plano de carreira claro para os gestores de projetos permite alavancar os resultados da organização.</p><p>19/02/2024, 10:07 Sistemas de informação, bancos de dados de lições aprendidas e a gestão do conhecimento também são ativos de processos organizacionais poderosos para o sucesso dos projetos. Vamos imaginar um projeto fictício. Por exemplo, você é o gerente de projetos responsável pela realização de uma grande feira internacional de automóveis em São Paulo. Antes mesmo de começar, você pode elaborar uma lista das potenciais causas de fracasso do projeto junto com a sua equipe, em uma sessão de brainstorming. As causas de fracasso podem ser organizadas em categorias. Por exemplo, causas relacionadas a permissões e regulamentações, à logística e ao local, a fornecedores. Futuramente, durante o planejamento do projeto, você pode tratar as causas de fracasso em seu plano de gerenciamento dos riscos, buscando respostas e mitigação. Além disso, é possível também conhecer as causas de sucesso do projeto. Você e sua equipe devem prestar atenção aos sinais e indicadores de sucesso, tais como a participação das partes interessadas, documentação completa e organizada, os papéis e as responsabilidades bem definidos e o uso de melhores práticas. Com isso, o projeto terá maiores chances de ser bem-sucedido. Finalmente, o trabalho com a mão na massa vai ajudá-lo no desenvolvimento das suas competências como gerente de projetos. A Associação Internacional de Gerenciamento de Projetos (IPMA.org) disponibiliza um referencial de competências em seu website. Habilidades interpessoais e de liderança, por exemplo, necessitam de prática para o seu desenvolvimento. Da mesma maneira, habilidades técnicas, como a elaboração do cronograma e do orçamento também são consolidadas a partir da experiência. Assim, é recomendado que o gerente de projetos iniciante tenha à mão o referencial de competências do PMI.org e da IPMA.org para fazer a sua autoanálise em relação ao desenvolvimento de competências. Muitas organizações elaboram planos de carreira e sistemas de recompensa baseadas nas evidências do desenvolvimento dessas competências para os gestores de projetos. VIDEOAULA Nesta videoaula você vai conhecer as principais causas do fracasso de um projeto e também as do sucesso. As razões do sucesso não são o oposto das causas de fracasso. O fracasso do projeto pode ocorrer por negligência, falta de conhecimento, outros fatores internos da organização ou mesmo causas externas relacionadas ao mercado, tecnologia, entre outras. Cabe ao gerente do projeto antecipar, prevenir e mitigar os riscos. Já o sucesso do projeto está bastante relacionado à adoção de boas práticas, utilização de padrões e técnicas adequadas. Dessa forma, as competências do gerente de projetos que você vai aprender nesta aula são fundamentais para o sucesso do projeto e também para o seu sucesso profissional! Videoaula Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro 6d Saiba mais O Project Management Institute organiza as competências dos gerentes de projetos em três áreas do Talent Triangle. Não seesqueça de selecionar a versão em português ao acessar o site. Leia também o artigo sugerido a seguir: ALIEVE, E. o uso da tecnologia na gestão de projetos do IST Logística de produção no oeste catarinense. 2019. Aula 3 PLANEJAMENTO DE PROJETO E BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO A gestão de projetos tem como objetivo entregar resultados por meio das iniciativas e empreendimentos temporários, que são chamados de projetos. 26 minutos INTRODUÇÃO A gestão de projetos tem como objetivo entregar resultados por meio das iniciativas e empreendimentos temporários, que são chamados de projetos. Um projeto é diferente das operações da empresa na medida em que as operações são rotineiras e padronizadas em procedimentos repetitivos, enquanto os projetos são únicos e temporários. Tanto as operações quanto os projetos fazem parte da organização. É necessário manter o dia a dia com operações comerciais, de manufatura, recursos humanos, entre outras. Por outro lado, a organização precisa de mudanças para avançar em direção aos seus objetivos estratégicos. Uma fábrica têxtil, por exemplo, possui diversos processos operacionais para manter o seu funcionamento, vendas, produção, estoque, entre outros. Imagine que o objetivo dessa fábrica é aumentar sua participação no mercado, impulsionar as vendas e lucratividade. Para isso, serão necessários projetos: para desenvolvimento de um novo produto, para a expansão da capacidade de produção, de logística, de marketing; esses seriam alguns dos exemplos. Para ter sucesso, o gerente de projetos precisa conhecer os tipos de estruturas organizacionais. Além disso, observaremos o papel do Escritório de Projetos dentro das organizações. E, finalmente, você vai descobrir o que é a restrição tripla em projetos e a importância de equilibrar essa restrição durante o ciclo de vida do projeto.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro INTRODUÇÃO AO GUIA PMBOK, ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS E RESTRIÇÃO TRIPLA DE PROJETOS estabelecimento de uma metodologia comum e termos padronizados no Guia (PMI, 2021) facilitou a difusão do gerenciamento de projetos em diversas áreas de conhecimento e indústrias, impulsionando as organizações em direção a resultados previsíveis, consistentes e repetíveis em projetos. Um projeto é um esforço temporário, isto é, possui uma data de início e de término, para construir um resultado único, produto ou serviço. Todo projeto está sujeito à chamada "restrição tripla", que envolve o balanceamento das demandas em termos de escopo, tempo e custo: Escopo do projeto: inclui todas as entregas necessárias e seus requisitos. Tempo do projeto: inclui todas as tarefas e suas durações. Custo do projeto: inclui todos os recursos necessários para execução. Quanto mais amplo for o escopo, por exemplo, serão necessários mais recursos e tarefas. A restrição tripla requer que seja feita uma análise nas três dimensões, quando houver qualquer modificação ou desvio no projeto. Por outro lado, sabemos que o gerenciamento de projetos acontece dentro de um contexto organizacional. Portanto, não basta conhecer o projeto individualmente. Devemos entender o planejamento estratégico, o modelo de negócios e os objetivos da organização. gerente de projetos deve ser capaz de navegar pela estrutura organizacional, pelos processos e pelas áreas de negócios. Existem três tipos de estruturas organizacionais: estrutura funcional, estrutura projetizada e estrutura matricial. Uma estrutura organizacional do tipo funcional ou hierárquica possui departamentos com grande independência, existindo pouca colaboração interdepartamental. Os gerentes funcionais possuem mais autoridade do que os gestores de projetos. Existe uma hierarquia bastante rígida em que os funcionários se reportam aos seus chefes. A interface entre os departamentos é feita por meio das chefias. As principais características de uma estrutura organizacional funcional são: Os projetos geralmente são executados dentro dos limites de cada departamento. Projetos interdisciplinares são coordenados de modo que cada departamento execute apenas o trabalho em sua área de especialização. Funcionários são especialistas e possuem carreira definida. A comunicação ocorre dentro do projeto; quando for necessário se comunicar com outro departamento. As chefias devem ser consultadas. Os membros da equipe trabalham no projeto em tempo parcial e também executam suas funções de rotina na organização. A grande desvantagem deste tipo de organização é a falta de poder ou autoridade do gerente de projetos, além de os membros da equipe trabalharem no projeto e na rotina da organização ao mesmo tempo.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro A estrutura organizacional do tipo projetizada é o oposto da organização funcional. Trata-se de uma estrutura organizada em torno de projetos. gerente de projeto tem autoridade máxima e os serviços administrativos e de apoio são tidos como auxiliares. Os recursos são alocados para os projetos e os membros das equipes distribuídos em times multifuncionais, com dedicação exclusiva aos projetos. As principais características da estrutura organizacional projetizada são: O gerente do projeto tem autoridade total. As comunicações ocorrem dentro do projeto e quaisquer comunicações externas são feitas pelo gerente do projeto. A organização tem foco em projetos. A grande desvantagem desse tipo de estrutura é a dificuldade em realocar os membros das equipes ao final dos projetos e a ineficiência no uso dos recursos. A seguir, discutiremos, na prática, como funcionam as organizações matriciais, uma mistura entre funcional e projetizada. Em qualquer desses tipos de organização, podemos ter um Escritório de projetos para centralizar e coordenar funções e serviços relacionados ao gerenciamento de portfólios, programas e projetos. De acordo com o Guia (PMI, 2021), Escritório de projetos "é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio". Existem diferentes tipos de Escritórios de projetos, com atribuições, responsabilidades e níveis de autoridade diferentes. O Escritório de projetos proporciona uma visão geral e controle coordenado de projetos, programas e recursos, dando feedback para as equipes de projetos e orientando a execução dos projetos. A seguir, exemplos de funções que podem ser desempenhadas pelo Escritório de projetos: Gerenciamento de recursos compartilhados. Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões internos. Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão. Monitoramento da conformidade com políticas, práticas, procedimentos, modelos e padrões Auditoria. Desenvolvimento de procedimentos, formulários e documentações (ativos de processos organizacionais). Coordenação das comunicações e inter-relacionamento dos projetos. No que tange ao escopo de atuação, os escritórios de projetos costumam ser classificados em três tipos: Autônomo ou por Projeto: trata-se de um Escritório de projetos criado para dar suporte apenas a um determinado projeto ou programa durante a sua duração, devido à importância estratégica, vulto de recursos ou mesmo exigência do cliente nesse projeto ou programa específico. Setorial ou Departamental: existe apenas dentro de um departamento ou divisão e é responsável pelo gerenciamento de projetos nesse âmbito.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Corporativo ou Empresarial: controla todos os projetos e programas da organização, orientando os processos e estabelecendo os padrões de gerenciamento de projetos, podendo se tornar um centro de excelência. DO GUIA PMBOK E DIFERENTES ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS O tipo mais comum de estrutura organizacional é a matricial, um meio termo funcional e projetizada, procurando aproveitar os benefícios de ambas. A estrutura hierárquica da organização existe para manter as operações e permitir a especialização dos profissionais, agregados em departamentos por afinidade, ao passo que os projetos possuem prioridade e os gerentes de projeto têm autoridade e poder, definindo, juntamente com os gerentes funcionais, a utilização dos recursos para atingir os objetivos do projeto. As principais características da estrutura organizacional matricial são: Comunicação mais complexa. Os gerentes de projeto e funcionais compartilham recursos. Conforme o nível de poder, podemos classificar o gerente do projeto em: Secretário de projetos - organização matricial fraca; o gerente do projeto possui pouco poder e atua como um assistente ou coordenador de comunicações. Coordenador de projetos organização matricial balanceada; o gerente do projeto possui o mesmo nível de poder que o gerente funcional e tem poder de decisão para determinados assuntos, reportando-se a um executivo sênior. Gerente de projeto organização matricial forte; o gerente do projeto possui mais poder que o gerente funcional, podendo requisitar recursos e pessoas. As organizações matriciais possuem um fluxo de informações mais complexo, pois as comunicações são tanto horizontais (mesmo nível interdepartamental) quanto verticais (dentro do departamento) e dentro do projeto. Conhecendo os três tipos de estruturas organizacionais, o gerente de projetos pode adaptar as abordagens de gestão de projetos para contexto da sua organização, balanceando a restrição tripla (escopo, cronograma e orçamento). A implantação de um Escritório de projetos requer que a organização esteja preparada, ou seja, ela deve possuir um certo nível de maturidade em gerenciamento de projetos para que o escritório possa funcionar adequadamente e aumentar o nível de maturidade da organização. A metodologia PMO value ring, criada pela PMO Global Alliance, descreve oito passos para a definição e implantação de um Escritório de projetos: primeiro passo envolve identificar as necessidades das partes interessadas, priorizando os benefícios e definindo as funções mais indicadas para o Escritório de projetos. segundo passo é o balanceamento ou equilíbrio para as funções que serão implementadas pelo Escritório de projetos, podendo não serem implementadas todas as funções ao mesmo tempo.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro terceiro passo consiste em criar o desenho detalhado dos processos para cada uma das funções a serem implementadas pelo Escritório de projetos quarto passo é a definição de indicadores ou níveis de serviço para os processos definidos no passo anterior, demonstrando como o Escritório de projetos vai gerar valor. quinto passo é o dimensionamento da equipe do Escritório de projetos, incluindo a definição das competências e capacitações necessárias para os cargos. sexto passo é a avaliação de maturidade do Escritório de projetos, medida a partir do atingimento dos indicadores dos processos definidos no Passo 4. sétimo passo é uma estimativa do retorno de investimento do Escritório de projetos, utilizando a redução do desperdício em custos e atrasos no portfólio. último passo envolve monitoramento e controle do Escritório de projetos por meio de relatórios e dashboards com informações dos processos, indicadores e maturidade. Como você aprendeu até agora, o Escritório de projetos pode disponibilizar variados serviços para a organização. Dentre essas funções, destaca-se a metodologia para gestão de projetos na organização. Escritório de projetos, como guardião da metodologia e dos processos, deve criar um manual e modelos de documentos para que os gerentes de projetos possam seguir. Em sua grande maioria, as metodologias são baseadas em melhores práticas do Guia PMBOK, incluindo orientações de seus grupos de processos, ferramentas e técnicas. COMO GERENCIAR PROJETOS NAS ORGANIZAÇÕES Uma vez entendidos os tipos de projetos, o contexto estratégico, as estruturas organizacionais e as funções dos Escritórios de projetos, passamos a nos concentrar na aplicação do Guia PMBOK para o gerenciamento de projetos reais. Na definição do (PMI, 2021), "gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos". Dentre as atividades e processos que fazem parte do gerenciamento de projetos, destacam-se: Definir partes interessadas, responsabilidades e habilidades do gerente de projeto e patrocinador. Definir projeto, programa e portfólio. Diferenciar projetos de operações. Conhecer as estruturas organizacionais e contexto do gerenciamento de projetos. Aplicar os processos de gerenciamento de projetos, conhecer sua sequência de execução, entradas, ferramentas, técnicas e saídas. Desenvolver a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), descrever atividades e o caminho crítico. Desenvolver cronograma e orçamento.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Aplicar técnicas de valor agregado. Gerenciar recursos humanos (teorias da motivação e construção de equipes). Gerenciar a qualidade (ferramentas e técnicas). Gerenciar a comunicação. Realizar gerenciamento de risco. Conhecer os processos de aquisições. Dirigir a execução do projeto. Monitorar e controlar o projeto. Controlar as mudanças e gerenciar a configuração. Encerrar o projeto. Como gerente de projetos, você precisa alinhar expectativas e balancear demandas conflitantes. Gerenciar a restrição tripla de projetos envolve equilibrar: Escopo: entregas e requisitos constituem o que precisa ser feito. Prazo: tarefas, durações e dependências impactam como será construído o escopo e quanto tempo será necessário. Orçamento: recursos humanos, materiais e financeiros definem quanto será gasto no projeto para sua execução. Como você deve imaginar, quanto maior, mais amplo e mais complexo for o escopo do projeto, maiores serão o prazo e o orçamento necessários. Quando desejamos modificar uma das restrições, precisamos analisar o impacto nas outras duas. Por exemplo, caso seja necessário acelerar o projeto para reduzir o prazo, podemos analisar a possibilidade de reduzir o escopo e as entregas ou a possibilidade de adicionar mais recursos para acelerar o trabalho, aumentando o custo do projeto. gerenciamento do projeto começa na sua iniciação, momento em que é definido o objetivo principal do projeto, sua justificativa, requisitos preliminares e estimativas de alto nível. gerente de projetos deve aplicar ferramentas e técnicas para garantir que as estimativas são realistas desde o início. Durante o planejamento do projeto, o gerente de projetos e sua equipe serão responsáveis por definir e documentar o escopo detalhado, as entregas, a estrutura analítica do projeto, as tarefas e o cronograma, recursos e orçamento, bem como os planos auxiliares. O importante é que o plano de projeto tenha prioridades. Os requisitos e as entregas devem ser priorizados para o escopo do projeto. Da mesma maneira, as tarefas e o cronograma devem ser priorizados, bem como os recursos e o orçamento. Afinal, durante a execução do projeto pode haver variações. Esses desvios precisam ser corrigidos para manter o equilíbrio da restrição tripla.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Qualquer modificação em uma das três linhas de base (escopo, cronograma e orçamento) exige que as demais sejam analisadas e revisitadas em um processo que chamamos de gerenciamento integrado das mudanças. VIDEOAULA Olá, estudante! Nessa videoaula, você vai conhecer entender mais a fundo o contexto da gestão de projetos. Em primeiro lugar, você precisa conhecer os tipos de estruturas organizacionais. Dependendo se a sua organização é do tipo funcional, projetizada ou matricial, você deve ser capaz de adaptar suas abordagens para o gerenciamento do projeto. Porém, você não está sozinho! A grande maioria das organizações possui Escritórios de projetos, uma área ou departamento responsável por centralizar, orientar e coordenar funções e serviços relacionados à gestão de projetos. Um dos papéis do Escritório de projetos é definir a metodologia de gestão de projetos para a organização. Finalmente, de posse da metodologia e modelos de documentos, para que você tenha sucesso como gerente de projetos, é crucial equilibrar a restrição tripla: escopo, cronograma e orçamento. Qualquer desvio ou alteração em uma das linhas de base exige uma análise das outras linhas de base. Vamos praticar? Videoaula Para visualizar o objeto, acesse seu material digital. 6d Saiba mais Leia o artigo sugerido a sequir, que aborda os assuntos discutidos nessa aula: OLIVERIA, R. R.; MARTINS, C. H. Desempenho do escritório de gerenciamento de projetos: Divergência de percepções entre a instrução acadêmica e a vivência profissional. innovar, V. 30, n. 75, p. 119-134, 2020.</p><p>19/02/2024, 10:07 wlldd_231_u1_ges_pro Aula 4 CICLO DE VIDA DE UM PROJETO Nesta aula, você vai conhecer ciclo de vida do projeto e as suas adaptações para diferentes indústrias. Vamos também nos aprofundar nos grupos de processos do Guia PMBOK (PMI): Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. 24 minutos INTRODUÇÃO Os conhecimentos em gestão de projetos que você adquiriu até agora são importantes para entender o contexto organizacional, fatores de sucesso e causas de fracasso. De agora em diante, serão apresentados processos, ferramentas e técnicas para que você possa gerenciar projetos na prática. Nesta aula, você vai conhecer o ciclo de vida do projeto e as suas adaptações para diferentes indústrias. Vamos também nos aprofundar nos grupos de processos do Guia PMBOK (PMI): Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. A iniciação do projeto tem como objetivo entender necessidades, alinhar expectativas e autorizar formalmente o projeto. Concluída a iniciação, o gerente de projetos e sua equipe passam a se dedicar ao planejamento detalhado, coletando requisitos, definindo entregas, elaborando cronograma e orçamento, bem como os demais documentos e planos auxiliares necessários para a execução do projeto. Os processos de execução ocorrem em paralelo com o monitoramento e controle. Enquanto a execução tem foco em mobilizar recursos, realizar aquisições, orientar e dirigir o trabalho do projeto, o monitoramento e controle têm como objetivo comparar o planejamento com a realidade, analisando o progresso e identificando variações para a tomada de medidas corretivas. Finalmente, ao término do projeto, temos os processos de encerramento para a obtenção de aceitações finais, fechamento de contratos e consolidação das lições aprendidas. DEFINIÇÃO DE CICLO DE VIDA DO PROJETO, CICLOS DE VIDA PARA DIFERENTES INDÚSTRIAS E A VISÃO GERAL DOS PROCESSOS DO GUIA PMBOK O ciclo de vida do projeto é o período desde o seu início até o seu encerramento, podendo ser organizado em fases ou etapas. O esforço total durante o ciclo de vida do projeto é pequeno no início e vai aumentando gradativamente (planejamento, mobilização e execução) até atingir o seu ponto máximo, para depois se reduzir até a finalização do projeto (encerramento e desmobilização).</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Figura 1 Ciclo de vida do projeto Ideia Entradas Equipe de gerenciamento de projetos Fases INICIAL INTERMEDIARIA FINAL Termo de Plano Aceitação abertura Saídas do gerenciamento Declaração Linha Aprovação Entrega de projetos do escopo de base Progresso Entrega do Produto projeto Fonte: adaptada de Guia PMBOK (2021). As fases do projeto são segmentos ou subconjuntos de trabalho que facilitam o gerenciamento e proporcionam uma linha de base formal para o monitoramento e controle. O trabalho e as entregas de cada fase são específicos e únicos, havendo interfaces e transições entre eles. Cada transição de fase é um ponto de reavaliação (revisões). Cada fase produz uma entrega, cuja finalização determina o fim da fase, podendo ser um marco para o projeto. As fases podem ocorrer de modo sequencial, iterativo ou com sobreposição. A abordagem tradicional em cascata é organizada em fases sequenciais, cujos esforços não se entrelaçam ou se sobrepõem entre si. Ou seja, todas as tarefas e entregas da fase anterior devem ser concluídas antes de iniciar a próxima fase, garantindo previsibilidade e governança. O gerenciamento do projeto com essa abordagem fica um pouco mais engessado, o que pode não satisfazer as necessidades de projetos que envolvam incertezas, complexidade e inovação em alto grau. Entretanto, pensando em resultados mais bem definidos e estáveis nas indústrias tradicionais, como a construção civil, por exemplo, a abordagem em cascata é perfeitamente factível e pode ser bastante útil. Figura 2 Abordagem tradicional em cascata</p><p>19/02/2024, 10:07 Início Requisitos do Negócio Planejamento Técnico Execução do Projeto Encerramento Fonte: elaborada pelo autor. É importante não confundir o ciclo de vida do projeto com o do produto. ciclo de vida do produto, geralmente, é muito maior Aliás, ele pode incluir diversos projetos. Por exemplo, após o projeto de desenvolvimento do produto, podem ser realizados projetos de atualização e expansão, entre outros. ciclo de vida do produto vai desde a concepção de um novo produto até a sua retirada de circulação, quando ele deixa de ser comercializado no mercado ou quando é retirado de operação. Figura 3 I Ciclo de vida do produto Atualização Ciclo de vida Plano de do produto negócios Produto Ciclo de vida INICIAL INTERMEDIÁRIA FINAL do projeto Fonte: adaptada de Guia PMBOK (2021).</p><p>19/02/2024, 10:07 Conforme mencionado, um mesmo produto pode necessitar de vários projetos ou mesmo de um programa para ser desenvolvido. O produto pode ainda requerer outros projetos ao longo de seu ciclo de vida para atualizações. Considere como exemplo de produto um avião comercial de passageiros. Projetos relacionados: Projeto para fazer um estudo de mercado e analisar a viabilidade do produto. Programa de desenvolvimento do avião, incluindo diversos projetos e subprojetos para cada um dos sistemas e componentes do avião. Projeto de modernização após dez anos de vida. Durante seus estudos, serão apresentados exemplos práticos dos ciclos de vida de indústrias com suas particularidades, como indústria farmacêutica, tecnologia da informação e construção civil. Cumpre destacar que o Guia PMBOK (PMI, 2021), bem como seus processos e grupos de processos que serão apresentados adiante, têm aplicação universal, constituindo os processos de gerenciamento de projetos. ADAPTANDO o CICLO DE VIDA DO PROJETO PARA DIFERENTES INDÚSTRIAS Anteriormente, você aprendeu que o ciclo de vida do projeto é constituído por fases ou etapas para o desenvolvimento e criação de um resultado único, podendo ser um produto ou serviço. Dessa forma, podemos diferenciar os processos de gerenciamento de projetos, que são universais e comuns, dos processos de desenvolvimento do produto ou serviço, que possuem particularidades para cada indústria: Processos de gerenciamento de projeto são aqueles que garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua existência, abrangem os grupos de processos e as áreas do conhecimento descritos no Guia Processos orientados ao desenvolvimento do produto ou serviço são aqueles que especificam e criam o resultado final. Em geral, são definidos pelo ciclo de vida do projeto e variam de acordo com a empresa, indústria ou área de aplicação. Como exemplo, podemos citar os projetos de desenvolvimento de software, que podem utilizar abordagens de fases com base no ciclo de vida criado pela IBM, em 2003, chamado de Rational unified process. Figura 4 Processo de desenvolvimento</p><p>19/02/2024, 10:07 Fases Disciplinas Iniciação Elaboração Construção Transição Modelagem de Negócios Requisitos Análise e Design Implementação Teste Implantação Geren. de Configuração e Mudança Gerenciamento de Projeto Ambiente Elab. Inicial Elab. Const. Const. Const. Trans. Trans. 2 1 2 N 2 Iterações Fonte: Observando a Figura 4, entendemos que se trata de uma abordagem orientada ao desenvolvimento de software. Esse talvez não seja o melhor ciclo de vida para o gerenciamento de um projeto farmacêutico ou construção civil. A título de ilustração, um projeto farmacêutico poderia utilizar as seguintes fases no ciclo de vida: concepção, estudos não clínicos, estudos clínicos, autorização de órgãos reguladores, transferência de tecnologia, fabricação para fins comerciais, encerramento do projeto e transição para operações. Project Management Institute possui extensões do Guia PMBOK para construção civil e para projetos públicos (governamentais), orientando ciclos de vida nas respectivas indústrias mencionadas. Vale lembrar que os processos de gerenciamento de projetos são aplicados universalmente em todas as indústrias e em todos os tipos de projetos são consideradas boas práticas em gerenciamento de projetos. Nas próximas seções, vamos nos aprofundar nos grupos de processos do Guia PMBOK PMI (2021)): Iniciação: processos para identificação das partes interessadas, definição da necessidade e justificativa do projeto, autorização formal para início do projeto. Planejamento: processos para o detalhamento dos requisitos, definição das entregas, elaboração do cronograma e estimativas, definição do orçamento, bem como o desenvolvimento dos planos auxiliares e documentos do projeto. Execução: processos para a mobilização dos recursos, realização das aquisições, desenvolvimento da equipe, orientação e direção do trabalho do projeto. Monitoramento e controle: processos para coletar e analisar informações de progresso, gerenciamento integrado das mudanças e controle dos riscos.</p><p>19/02/2024, 10:07 Encerramento: processos para obter aceitação dos resultados, fechamento administrativo, encerramento de contratos e consolidação das lições aprendidas. Os grupos de processos ocorrem durante o ciclo de vida do projeto e podem se repetir a cada fase do ciclo de vida. Isto é, para cada fase podemos ter a iniciação da fase, o seu planejamento detalhado, a sua execução, o monitoramento e o controle, além do encerramento da fase, para que possa ser autorizada a fase seguinte. ADOTANDO CICLO DE VIDA E GRUPOS DE PROCESSOS DO GUIA PMBOK EM SEU PROJETO NA PRÁTICA Você aprendeu sobre o ciclo de vida de um projeto e as variações de ciclos de vida para diferentes tipos de indústrias. Essas variações nas fases ou etapas para a construção do resultado único, produto ou serviço são necessárias por causa das particularidades de cada indústria. Todavia, conforme mencionado, os processos de gerenciamento de projetos e os grupos de processos do Guia PMBOK (PMI) são universalmente aplicáveis a todo tipo de projeto. A seguir, temos a descrição detalhada dos cinco grupos de processos. Figura 5 Ciclo de vida do projeto, grupos de processos e fases Processos de monitoramento e controle Processos de planejamento Grupos de processos Processos Processos de do projeto de iniciação encerramento Processos de execução Ciclo de vida Fase Fase Fase Fase Processos Processos Processos Fonte: adaptada de Guia PMBOK (2021). de de</p><p>19/02/2024, 10:07 Consiste nos processos realizados para definir e iniciar um novo projeto ou nova fase de um projeto existente, obtendo autorização para tal. O planejamento de alto nível é feito na iniciação e detalhado posteriormente no planejamento. O principal objetivo desse grupo de processos é a autorização formal de início do projeto ou fase, o comprometimento de recursos e a designação do gerente de projetos por meio do Termo de Abertura. Principais saídas: Termo de abertura do projeto. Registro das Partes Interessadas. Grupo de processos de planejamento Consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do projeto, definir e refinar os objetivos do projeto, e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Os processos de planejamento desenvolvem os planos e a documentação que irão orientar a execução do projeto. gerente do projeto deve estimular o envolvimento de todas as partes interessadas apropriadas ao planejar o projeto, desenvolver seu plano e documentos. Os procedimentos organizacionais e limites do projeto determinarão quando ocorrerá o fim do ciclo de feedback e refinamento do projeto. Os planos devem incluir como será executado e gerenciado o projeto, incluindo processos de melhoria e medições, que serão realizadas para acompanhamento. Grupo de processos de execução Consiste nos processos realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, de forma a cumprir as suas especificações. Envolve coordenar pessoas e recursos, integrar e executar atividades. A execução pressupõe que o plano de gerenciamento do projeto tenha sido feito da forma mais detalhada possível, contendo informações realistas a respeito da execução das tarefas do projeto. O gerente do projeto deve ser proativo e procurar prevenir os problemas, cujo caminho de solução deve estar desenhado no plano de gerenciamento do projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle Consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes. O desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para: Identificar variações em relação ao plano de gerenciamento. Controlar as mudanças e recomendar ações preventivas. Monitorar atividades do projeto em relação ao plano e às linhas de base.</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Influenciar fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças. Somente mudanças aprovadas devem ser implementadas; os impactos devem ser analisados antes da aprovação. O monitoramento contínuo fornece uma visão mais adequada sobre a saúde do projeto e ajuda a identificar áreas que requerem atenção adicional e medidas corretivas. Grupo de processos de encerramento Consiste nos processos executados para finalizar as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase, ou obrigações contratuais. Este grupo verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para: Encerrar o projeto ou fase, de forma apropriada e definir formalmente que o projeto ou fase estão concluídos. Obter aceitação final e formal do cliente ou patrocinador. Fazer revisão e auditoria pós-projeto ou de final de fase. Registrar impactos da adequação de qualquer processo. Documentar lições aprendidas. Aplicar atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais. Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos (PMIS) para serem utilizados como dados históricos. Encerrar aquisições. Durante seus estudos, serão apresentadas ferramentas, técnicas e processos específicos de cada grupo de processo para que você possa colocar em prática nos seus projetos. VIDEOAULA Nesta videoaula, você vai aprender sobre os ciclos de vida dos projetos em diferentes indústrias. ciclo de vida inclui as fases ou etapas para a realização do projeto. A organização e a sequência das fases podem ser diferentes, dependendo do produto ou serviço que estiver sendo criado. É importante destacar que os processos de gerenciamento de projetos definidos no Guia PMBOK (PMI, 2021) são universalmente aplicáveis a todos os projetos. Portanto, os grupos de processos que serão apresentados nesta aula serão extremamente úteis para o seu dia a dia profissional em gerenciamento de projetos. Preparado para começar? Então, vamos lá! Videoaula Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.</p><p>19/02/2024, 10:07 6d Saiba mais Caro estudante, nesse livro poderá conhecer e se aprofundar no gerenciamento de projetos. LARSON, E. W.; CLIFFORD F. G. Gerenciamento de projetos. edição. Grupo A, 2016. Leia também o artigo sugerido a seguir: DE MEDEIROS, Aline Alves O processo de definição do escopo do projeto segundo o PMBOK. Revista de Ciências Gerenciais, V. 15, n. 21, 2011. Aula 5 REVISÃO DA UNIDADE 28 minutos GESTÃO DE PROJETOS E SEU CICLO DE VIDA Olá, estudante! Vamos fazer uma revisão do que aprendemos nesta unidade? Você teve a oportunidade de conhecer as características e conceitos fundamentais da gestão de projetos. É importante relembrar que um projeto é um esforço temporário para obter um resultado Ou seja, todo projeto tem uma data de início e uma data de término, visando criar um produto ou serviço. Existem diferentes tipos de projetos, podendo ser classificados quanto às abordagens de gestão (ágil, tradicional ou híbrido), tamanho, complexidade ou indústria e área de atuação. Um projeto ágil é aquele que possui escopo flexível, sendo executado de maneira iterativa, em ciclos. Já o projeto tradicional é aquele em que o escopo é fixo, sendo executado em fases que utilizam um cronograma de tarefas interligadas. Sabendo que o mundo está se tornando cada vez mais projetizado, encontramos projetos em todas as áreas. Alguns exemplos: projetos em marketing, campanhas e eventos; projetos em recursos humanos e programas de capacitação; projetos técnicos, engenharias e tecnologia da informação; e muito mais. Exploramos falhas comuns e fatores de sucesso em projetos. As principais causas de fracasso estão relacionadas à má gestão e à falta de boas práticas. Por outro lado, o sucesso do projeto depende da combinação de técnicas com habilidades interpessoais. Você deve prestar bastante atenção à comunicação, partes interessadas, aos requisitos e riscos dos seus projetos. Desse modo, desenvolver as competências como gestor de projetos é crucial para o seu progresso profissional e para o sucesso dos seus</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Abordamos também nesta unidade o planejamento do projeto e as boas práticas de gestão, e, com isso, você aprendeu o que são estruturas organizacionais, o que é e como funciona um Escritório de Projetos. Além disso, fizemos uma introdução ao Guia PMBOK, o principal padrão internacional na área de gerenciamento de projetos, destacando a restrição tripla (escopo, tempo e custo), que está presente em todos os projetos. As estruturas organizacionais estão divididas em estrutura funcional, estrutura projetizada e estrutura matricial. Na estrutura funcional, temos uma organização baseada em hierarquia e separada em departamentos com funções muito bem definidas, havendo pouco foco em projetos multidepartamentais. No outro extremo, temos a estrutura projetizada, em que a organização possui foco nos projetos e grande autonomia para os gerentes de projetos, com equipes totalmente dedicadas aos projetos, além de áreas de apoio, que prestam serviços para os projetos. Entretanto, a grande maioria das organizações busca um meio termo para equilibrar operações e projetos, combinando os melhores aspectos da estrutura projetizada com os melhores aspectos da estrutura funcional, resultando em uma organização matricial. É comum que as organizações implementem um Escritório de projetos, área ou departamento responsável por estabelecer processos e melhores práticas em gestão de projetos para a organização como um todo. Um dos principais benefícios está na linguagem comum e na centralização das informações dos projetos e dos recursos. Os Escritórios de projetos costumam definir ciclo de vida mais adequado para a sua organização. Ciclo de vida do projeto são as suas fases, desde o nascimento até a sua conclusão. Embora o Guia PMBOK, principal padrão em gerenciamento de projetos, possua sugestões de ciclos de vida, é comum que cada organização faça as adaptações necessárias. O ciclo de vida de um projeto da construção civil, por exemplo, pode conter as seguintes fases: análises de viabilidade, iniciação do projeto, planejamento detalhado, mobilização e aquisições, construção, desmobilização. Já um projeto de tecnologia deve ter fases diferentes, considerando o ciclo de desenvolvimento do produto, como, por exemplo: levantamento de requisitos, design e protótipo, execução, testes e aceitação. REVISÃO DA UNIDADE Olá, estudante! Aprendemos muita coisa juntos até agora, não é? É hora de fazer uma revisão e trazer novos exemplos para você se aprofundar no aprendizado da gestão de projetos. Vamos revisar os conceitos e características de um projeto, bem como as práticas de gestão, incluindo o Guia PMBOK e seus grupos de processos. Além disso, vamos discutir novos exemplos relacionados a estruturas organizacionais e ciclo de vida do projeto. Vamos lá!</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro ESTUDO DE CASO Identificando projetos em sua empresa Você é um profissional de marketing com anos de experiência na área. Desde que se formou, trabalhou em diversas agências de marketing. Agora, você acaba de assumir um novo desafio em uma empresa especializada em finanças. Essa empresa possui produtos de educação e produtos financeiros, como relatórios e análises por assinatura para seus clientes. A companhia está passando por um crescimento acelerado e, por isso, contratou você para gerenciar o departamento de marketing. Como parte das atribuições do seu cargo como gerente de marketing, você precisa separar os projetos das operações, de maneira que possa dar o tratamento adequado. Aliás, a confusão entre rotina e projetos é o maior problema atual do departamento de marketing, segundo o seu chefe. As atividades da área de marketing hoje incluem: Desenvolvimento do novo website. Acompanhar indicadores de marketing. Reuniões com a equipe. Campanha de lançamento de um novo produto. Além de diferenciar projetos das operações, você precisa rever a maneira como os projetos ou novas iniciativas são planejados e gerenciados. Não existe um ciclo de vida preestabelecido nem fases padronizadas, o que torna difícil a colaboração com outros departamentos e também prejudica a visibilidade para a alta direção. O desenvolvimento do novo site, por exemplo, está com mais de três meses de atraso. Todavia, as pessoas envolvidas não sabem exatamente o que está faltando, existindo muito retrabalho e dificuldade em colaborar com as áreas de produtos e outras que precisam fornecer informações para a construção do website e também feedback para validação. Outra reclamação do seu chefe é que o departamento de marketing não possui métricas e indicadores claros. É difícil saber quais projetos estão utilizando determinados recursos e não existem relatórios padronizados para descrever a saúde e estado atual de cada projeto. Portanto, após estabelecer quais iniciativas devem ser tratadas como projetos e quais atividades serão tratadas como operações, você deverá buscar boas práticas para uma linguagem comum e processos padronizados em todo o departamento de marketing. ! Reflita arima projetos?</p><p>19/02/2024, 10:07 wlldd 231_u1_ges_pro E o que você sugere para organizar o ciclo de vida e processos desses projetos? RESOLUÇÃO DO ESTUDO DE CASO De acordo com a definição, um projeto é um esforço temporário para criar um resultado único. Portanto, ele tem data de início e de término. Já as operações não possuem uma data de término. Operações são atividades permanentes e repetitivas, rotineiras. Com base nas melhores práticas que estudamos nas aulas, sabemos que o primeiro passo de um projeto é a sua aprovação formal por meio da iniciação, consolidando o documento chamado Termo de Abertura do Projeto. Em seguida, você e sua equipe precisam realizar o planejamento detalhado, com especial atenção para a estrutura analítica do projeto, cronograma e recursos. De posse do plano de projeto, você poderá orientar a execução com sua equipe, monitorando e controlando seu progresso para garantir que está caminhando bem. O monitoramento e controle também inclui gerenciar mudanças, conforme necessário. Finalmente, ao término do projeto, é necessário obter aceitação formal e realizar o encerramento administrativo. Considerando o departamento de marketing que você acabou de assumir, teríamos os seguintes projetos: Desenvolvimento do novo website. Campanha de lançamento de um novo produto. Agora que você já identificou os projetos no departamento de marketing, é possível sugerir o ciclo de vida e os processos para gerenciá-los da melhor forma, como no exemplo da Figura 1. Figura1 I Ciclo de vida sugerido para os projetos</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro Projeto de Marketing Briefing inicial Reunião de alinhamento Aprovação do projeto Planejamento do projeto Entendimento das necessidades Definição das entregas Elaboração do Plano de projeto Execução do projeto Mobilização dos recursos Monitoramento e Controle Aceitação final Encerramento Fonte: elaborada pelo autor. O seu chefe havia reclamado também da dificuldade em colaborar com outros departamentos e da falta de visibilidade dos projetos e indicadores. Embora a metodologia comum, utilizando o ciclo de vida que você definiu na Figura 1, vai ajudar a esclarecer melhor os papéis e responsabilidades, a sua empresa precisa caminhar para uma estrutura matricial ou projetizada. Você pode sugerir a criação de um Escritório de projetos no departamento de marketing. O Escritório de projetos, em um formato matricial, seria responsável pelos gerentes de projetos, incluindo membros de equipes de outros departamentos para comporem as equipes multidisciplinares. Nesse formato de estrutura organizacional, a visibilidade dos projetos e do uso dos recursos seria muito maior, além da eficiência na colaboração e produtividade das equipes. RESUMO VISUAL</p><p>19/02/2024, 10:07 wlldd_231_u1_ges_pro Projetizada Estruturas Organizacionais Matricial Início fim Projeto Hierárquica Resultado único Requisitos são necessidades Áreas de aplicação (marketing quantificadas Gerenciamento do escopo engenharia, outras) Tipos de projeto Estrutura analítica do projeto Abordagens (ágil, tradicional, Gestão de projetos híbrida) Definir atividades Boas práticas levam ao sucesso do Gerenciamento do tempo Realizar estimativas projeto Sucesso e Fracasso Elaborar cronograma Má gestão causa fracasso do projeto Fases e processos Ciclo de vida do projeto Guia PMBOK Fonte: elaborada pelo autor. REFERÊNCIAS 4 minutos Aula 1 ABNT. NBR ISO 100006:2006 Sistemas de gestão da qualidade - Diretrizes para a gestão da qualidade em empreendimentos. Rio de Janeiro, p. 8. CARVALHO, M. M. de; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2011. OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE (OGC). Gereciando projetos de sucesso com prince2: brazilian portuguese print version of managing successful projects with prince2. Londres: The Stationery Office, 2011. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 7. ed. Filadélfia: Project Management Institute, 2021. SHENHAR, A. J.; DVIR, D. Reinventando gerenciamento de projetos: a abordagem diamante ao crescimento e inovação bem-sucedidos. São Paulo: M. Books, 2010. Aula 2</p><p>19/02/2024, 10:07 wildd_231_u1_ges_pro INTERNACIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION (IPMA). Individual competence baseline for project management: project management certification, standards, competence development. Amsterdam: IPMA, 2015. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Código de ética e conduta profissional. Disponível em: https://www.pmi.org/codeofethics. Acesso em: 13 jan. 2023. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). PMI pulse of the profession. Filadélfia: Project Management Institute, 2017. Aula 3 CARVALHO, M. M. de; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2011. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 7. ed. Filadélfia: Project Management Institute, 2021. TRENTIM, M. H. Gerenciamento de projetos. São Paulo: Atlas, 2011. Aula 4 CARVALHO, M. M. de; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2011. GUIA PMBOK, um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. edição. Newtown Square: Project Management Institute, 2021. TRENTIM, M. H. Gerenciamento de projetos. São Paulo: Atlas, 2011. Revisão da Unidade CARVALHO, M. M. de; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. São Paulo: Atlas, 2011. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 7. ed. Filadélfia: Project Management Institute, 2021. TRENTIM, M. H. Gerenciamento de projetos. São Paulo: Atlas, 2011. Imagem de capa: Storyset e</p>