Comunicação interna

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<p>A comunicação interna é indispensável para o bom andamento dos projetos dentro das</p><p>organizações, e também para o aumento da produtividade, já que é uma forma de unir os</p><p>colaboradores para transmitir as informações e dessa forma evitar erros e mal-entendidos.</p><p>É de fundamental importância para qualquer negócio, principalmente em um momento de</p><p>crise, pois é no momento de crise que a organização precisa ter seus colaboradores do seu lado.</p><p>A área de comunicação interna tem o apoio do técnico em recursos humanos para garantir a</p><p>transparência nas informações, permitindo que os colaboradores estejam cientes da situação que a</p><p>organização está enfrentando, para se posicionar frente aos fatos e certezas, e não dar espaço a</p><p>rumores.</p><p>Planejamento de comunicação</p><p>É fundamental a toda organização a cada ano rever o seu planejamento estratégico, pois é quando são</p><p>analisados os seus pontos fortes e fracos, é quando se verifica como a organização está naquele momento, bem</p><p>como o que não foi realizado e o que precisará ser alinhado para o próximo ano.</p><p>O técnico em recursos humanos tem o papel de auxiliar a área de comunicação interna, que é parte</p><p>fundamental e que integra o planejamento estratégico, já que contribui diretamente para que a organização</p><p>cresça de forma sustentável.</p><p>Seguem alguns passos para a organização criar um plano de comunicação interna, e assim verificar os</p><p>resultados do engajamento dos seus colaboradores e mais produtividade no ambiente organizacional.</p><p>São eles:</p><p>Análise da situação atual</p><p>Para iniciar, é necessário analisar em que estágio a organização se encontra. Para isso, analise as</p><p>áreas da organização e verifique como foi o crescimento de cada uma em comparação a análise anterior.</p><p>Quanto à comunicação interna, verifique quais os meios utilizados nas ações direcionadas para o</p><p>público interno, que ocorreram durante o ano todo, para se comunicar com os colaboradores.</p><p>É fundamental não esquecer de nenhum dos meios utilizados na comunicação interna para analisar</p><p>quais foram os que mais alcançaram o público interno, quais entregaram a mensagem com menos ruídos e</p><p>os formatos que mais chamaram atenção.</p><p>É importante, ainda, verificar se no decorrer do ano ocorreram conflitos internos por conta da</p><p>comunicação entre colaboradores e departamentos. A comunicação interna é uma área que não deve ser</p><p>negligenciada, já que tem efeito direto no engajamento e na produtividade dentro da organização.</p><p>Identificar falhas</p><p>Identificadas quais foram as falhas na área de comunicação interna, é chegada a hora de repensar</p><p>sobre os meios utilizados e, se necessário, verificar qual é a melhor maneira de reverter essa situação.</p><p>Se o meio de comunicação utilizado foi um mural de avisos e não teve muito sucesso em fazer com que</p><p>todos os colaboradores ficassem sabendo dos avisos, então é o momento de identificar os motivos, por</p><p>exemplo.</p><p>Alguns questionamentos devem ser levantados, tais como: o local onde o mural está localizado é de</p><p>fácil acesso? Fica em um local movimentado? Ou o problema está na linguagem ou no material utilizado</p><p>como meio?</p><p>Se a organização utiliza a TV corporativa e percebe que os colaboradores estão alinhados com a</p><p>cultura da organização e principalmente bem informados sobre o que acontece, este é o melhor meio.</p><p>É preciso definir o que será deixado para trás e o que será aperfeiçoado para ter um ano com a</p><p>comunicação interna alinhada e eficaz.</p><p>Conhecer o público alvo</p><p>Para se obter o sucesso na comunicação interna, é preciso saber com quem estamos falando. Da</p><p>mesma forma, a equipe de marketing trabalha para alcançar um público-alvo, que representa o seu cliente</p><p>ideal. A equipe que atua na comunicação interna também deve ter seu público-alvo bem definido para que o</p><p>receptor da mensagem consiga se identificar e entendê-la de forma clara.</p><p>É fundamental analisar os perfis, as necessidades de cada um, suas práticas de consumo. Se os</p><p>colaboradores se caracterizam como não tendo o costume habitual da leitura, já se sabe então que elaborar</p><p>textos extensos não resultará em bons resultados na comunicação.</p><p>É preciso também compreender também como os colaboradores enxergam a organização e a forma</p><p>como a organização se comunica com os seus colaboradores, além de identificar como a cultura da</p><p>organização é percebida por esse público-alvo.</p><p>Essas informações direcionarão os responsáveis pela comunicação interna, no caso, o departamento</p><p>de recursos humanos, a adotarem práticas cada vez mais assertivas.</p><p>Alinhar os objetivos</p><p>Após analisar o ano que passou, é possível identificar os resultados e os gargalos, e saber com quem</p><p>se deseja falar. O que a organização espera alcançar por meio da comunicação interna?</p><p>Surgem então diversas questões como: é preciso engajar colaboradores? Alinhar os colaboradores com</p><p>a cultura da organização? Manter a equipe informada sobre tudo o que acontece? Diminuir retrabalhos e</p><p>aumentar a produtividade?</p><p>Sem um objetivo bem claro e definido de onde a organização deseja chegar, fica ainda mais difícil</p><p>alcançar o resultado. Mas pela definição do objetivo é possível traçar um caminho a ser seguido, com as</p><p>ações corretas a serem feitas para alcançá-lo.</p><p>Planos de ação</p><p>Se a organização já sabe onde deseja chegar ao se dedicar melhor à comunicação para o seu público</p><p>interno, é o momento de pontuar as ações para alcançar os objetivos.</p><p>Novamente surgem questões como: quais práticas os responsáveis pela comunicação interna deverão</p><p>assumir no próximo ano? Será necessário o apoio de outros departamentos? Produção de materiais?</p><p>Eventos?</p><p>Atenção! Suas ações devem:</p><p>Ser realistas, para que sejam de fato executadas</p><p>Ter prazo determinado</p><p>Ser mensuráveis, para que os gestores possam mensurar os resultados, seja durante e/ou no</p><p>final do processo</p><p>Além disso, é preciso destacar e direcionar as ações aos seus respectivos responsáveis diretos e às</p><p>equipes envolvidas em sua execução, visando ao que poderá ser alcançado ao concluir cada uma das ações</p><p>e percebendo como isso irá auxiliar a organização a alcançar seu objetivo maior.</p><p>Cronograma</p><p>Destaca-se a importância de montar um cronograma com todas as ações detalhadas para que os</p><p>envolvidos estejam informados sobre período de cada uma dessas ações.</p><p>É importante divulgar o cronograma a todos, e utilizar um gerenciador de tarefas para criar um projeto e</p><p>delegar cada uma das ações ao seu responsável, e ainda estipular prazo e acompanhar o andamento.</p><p>O cronograma é parte fundamental da organização do plano de comunicação interna para que tudo</p><p>ocorra como planejado e para que o time à frente do planejamento permaneça alinhado.</p><p>Selecionar os indicadores</p><p>Para saber se o que foi planejado está gerando resultados positivos, é importante selecionar</p><p>indicadores que comprovarão sua eficácia.</p><p>Assim, é possível identificar possíveis falhas ainda em tempo de corrigi-las para encontrar as melhores</p><p>formas de alcançar os objetivos.</p><p>Para extrair indicadores, pode-se utilizar:</p><p>Pesquisas internas – por meio de formulários, por exemplo</p><p>Softwares que forneçam indicadores da equipe, tais como níveis de produtividade, retrabalhos</p><p>– que podem ocorrer por uma comunicação interna fraca e desalinhada, em que os colegas</p><p>não entendem bem uns aos outros</p><p>Participação dos colaboradores em eventos e processos da organização</p><p>Fidelização de clientes – já que eles possuem um relacionamento com parte dos</p><p>colaboradores</p><p>Mas você sabe qual é a importância de</p><p>planejar a comunicação interna?</p><p>A organização pode alcançar resultados importantes que façam</p><p>com que ela cresça mais, por meio de um plano de comunicação</p><p>interna bem-estruturado e seguido fielmente.</p><p>Estas são apenas algumas formas de obter indicadores, mas cada organização deve procurar apurar os</p><p>dados baseando-se em sua cultura e realidade. Estes métodos servirão ainda para medir o nível de assertividade</p><p>que a comunicação interna está apresentando.</p><p>O planejamento da comunicação interna foca nos colaboradores,</p><p>em como proporcionar uma comunicação</p><p>alinhada e um ambiente</p><p>organizacional agradável, em que todos tenham voz.</p><p>Com isso, a organização ganha colaboradores engajados com a</p><p>cultura da organização, já que se sentem valorizados e com senso de</p><p>pertencimento. Uma equipe engajada trabalha junto, colaborando uns</p><p>com os outros com ideias inovadoras e criativas, oportunizando a</p><p>organização insights e melhorias constantes.</p><p>Alinhar a comunicação por meio de um plano de comunicação</p><p>interna diminui os problemas de falta de compreensão e</p><p>consequentemente retrabalhos. Diminuindo os retrabalhos, a</p><p>produtividade aumenta e resulta em trabalhos finalizados com mais</p><p>qualidade.</p><p>Tipos de linguagem</p><p>O profissional responsável pela comunicação interna tem uma preocupação que faz pare do seu dia a dia</p><p>que está relacionada ao estilo de linguagem utilizada nos canais de comunicação direcionados aos</p><p>colaboradores.</p><p>É fundamental que todos os colaboradores entendam com clareza as mensagens transmitidas, diminuindo</p><p>os possíveis ruídos na comunicação. Inicialmente, pode parecer fácil e óbvio, mas muitas organizações ainda</p><p>pecam nessa questão.</p><p>A seguir, veremos alguns aspectos a serem considerados na elaboração das mensagens para o público</p><p>interno.</p><p>Comunicação da organização</p><p>Algumas organizações ainda têm a tradição como valor forte, que determina as nuances do discurso</p><p>organizacional.</p><p>Essas organizações utilizam a linguagem formal em qualquer circunstância. Porém, outras</p><p>organizações acreditam na modernidade, o que permite uma comunicação formal com espaço para o uso de</p><p>figuras de linguagem, com um texto mais livre, ou seja, informal.</p><p>Isso não quer dizer que sejam utilizadas palavras excessivamente coloquiais ou de desrespeito à norma</p><p>culta da língua portuguesa, significa apenas que as organizações podem utilizar termos do cotidiano para se</p><p>aproximar de seus colaboradores em sua comunicação interna.</p><p>É importante ressaltar que não existe certo ou errado, há somente uma identidade a ser respeitada.</p><p>Teor da mensagem</p><p>É necessário levar em consideração o que está sendo comunicado para determinar o estilo de escrita.</p><p>No caso de assuntos delicados, como um grande número de demissões (em diversas áreas da organização)</p><p>ou venda da organização, é preciso que seja adotada uma postura séria, que precisa ser reflatida no</p><p>discurso.</p><p>Multiplicidade de públicos</p><p>Esta é uma questão bem complicada, principalmente no caso de uma organização que tenha</p><p>colaboradores de diferentes níveis de formação.</p><p>Os colaboradores com alto nível educacional irão exigir muito da comunicação, ao mesmo tempo que</p><p>palavras não corriqueiras podem interferir no entendimento dos colaboradores com um menor nível</p><p>educacional.</p><p>É incorreto afirmar que o colaborador com menor nível educacional é incapaz de entender uma</p><p>mensagem. Porém, é necessário tomar alguns cuidados, principalmente se o assunto for complexo, como,</p><p>por exemplo, a explicação dos cálculos que incidem sobre as férias, ou ainda sobre os indicadores de</p><p>participação nos lucros da organização.</p><p>A comunicação interna ideal é aquela que melhor se encaixa nas necessidades dos</p><p>colaboradores, por isso não há uma fórmula única para isso.</p><p>Estes aspectos que foram detalhados acima são percebidos no contexto organizacional. A pratica diária, em</p><p>conjunto com o feedback dos colaboradores sobre os canais de comunicação interna, auxilia na construção de</p><p>uma comunicação ideal para a organização.</p><p>Formas de abordagem</p><p>Os canais de comunicação interna servem para facilitar a compreensão da mensagem enviada aos</p><p>colaboradores pela organização.</p><p>Vamos conhecer os canais de comunicação mais utilizados pelas organizações e entender as vantagens e a</p><p>forma de abordagem de cada um deles.</p><p>Mural de avisos</p><p>Uma das formas mais tradicional utilizada pelas organizações para se comunicar com o público interno</p><p>são os murais de avisos. Os murais são utilizados com panfletos e cartazes fixados periodicamente.</p><p>Mesmo tendo um baixo custo, os murais têm perdido espaço para outros canais de comunicação na</p><p>medida em que não são atrativos e exigem um grande esforço de atualização.</p><p>A dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou espaço comum e ainda</p><p>nomear um colaborador em cada área para ficar responsável por sua atualização periódica.</p><p>Figura 1 – Mural de avisos</p><p>Fonte: <https://endomarketin g.tv/wp-content/upload s/2017/03/jornal-mur al.jpg>.</p><p>E-mail</p><p>Os e-mails são muito utilizados nas organizações para a comunicação interna, por meio de grupos que</p><p>podem englobar toda a organização ou apenas as áreas específicas. Dessa forma as mensagens enviadas</p><p>serão acessadas pelos colaboradores e efetivamente transmitidas.</p><p>É importante destacar que os e-mails já são bem comuns nas organizações e que ao utilizar esse canal</p><p>se corre o risco de ter as mensagens ignoradas, principalmente se os colaboradores têm dificuldade de se</p><p>interessar pelos conteúdos da organização.</p><p>Por isso, se for para investir nos e-mails como forma de comunicação interna, é fundamental dedicar</p><p>uma atenção maior aos títulos para garantir sua abertura e elaborar o conteúdo de maneira clara e atrativa,</p><p>para que a mensagem seja compreendida da melhor forma.</p><p>Figura 2 – Caixa de e-mail</p><p>Fonte: <http://www.oficinade sistemas.com.br/s ite/01AdvCorpSystem /03OQueOferece/03EMail/Images /EnviandoEmail.jpg>.</p><p>TV corporativa</p><p>Uma forma de deixar a comunicação interna mais dinâmica e efetiva é a utilização da TV corporativa,</p><p>com notícias e informações exibidas em aparelhos de TV posicionados estrategicamente na organização.</p><p>Desta forma, os colaboradores ficam a par de tudo que acontece na organização e também podem</p><p>receber treinamentos e capacitações a distância.</p><p>O ideal é que cada área tenha um espaço para postar suas novidades e que o formato de vídeo seja</p><p>utilizado com frequência.</p><p>Figura 3 – TV corporativa</p><p>Fonte: <https://www.suatv.com.b r/wp-content/uplo ads/2016/03/s olucao1.jpg>.</p><p>Canal de vídeos interno</p><p>Atualmente, o conceito de TV corporativa se expandiu para além dos aparelhos de TV, sendo possível</p><p>utilizar computadores, smartphones e tablets dos colaboradores, utilizando-se de um canal de vídeos interno,</p><p>que tem as mesmas funções da TV corporativa, porém de forma muito mais acessível e simples. Cada área</p><p>poderá ter seu espaço para divulgar notícias e novidades e todos poderão acompanhar por seus próprios</p><p>aparelhos.</p><p>O canal de vídeos interno pode servir, ainda, como meio para que a organização ofereça treinamentos e</p><p>capacitações de forma simples.</p><p>Mas é importante garantir a segurança dos conteúdos postados no canal, porque podem conter</p><p>informações sigilosas e estratégicas da organização.</p><p>Tanto para a TV quanto para o canal de vídeos interno é se tenha uma plataforma estável e segura para</p><p>gerenciar os conteúdos e mantê-los privados.</p><p>Figura 4 – Canal de vídeos interno</p><p>Fonte: <http://blog.screen corp.com.br/wp-conte nt/uploads/2015/07/ McAfee.jpg>.</p><p>Intranet</p><p>A intranet é muito utilizada quando se trata de comunicação interna. É por meio dessas redes privadas</p><p>que os colaboradores podem compartilhar arquivos e informações confidenciais e se manterem conectadas a</p><p>toda a organização.</p><p>Porém, a intranet é limitada em termos de comunicação e assim como os e-mails pode perder sua</p><p>efetividade em determinados contextos.</p><p>Figura 6 – Jornal interno</p><p>Fonte: material interno Senac</p><p>Jornal interno</p><p>O jornal interno é outro canal possível para realizar a comunicação interna, pois é organizado de forma</p><p>a destacar as notícias mais importantes e também tem um espaço para cada área da organização. Mas este</p><p>meio de divulgação de notícias tem perdido espaço dentro das organizações, que querem economizar tempo</p><p>e dinheiro, já que se trata de um material difícil e caro de ser produzido por questões como edição e</p><p>impressão.</p><p>Figura 5 – Intranet</p><p>Fonte: <http://www.santodigital.com.br /wp-content/uploads /2017/03/lumapps-1 .png>.</p><p>Investir no relacionamento com o público interno por meio de uma boa comunicação interna é tão</p><p>importante</p><p>quanto construir uma imagem de confiança e admiração de clientes, fornecedores e sociedade. Ou seja, o que a</p><p>organização apresenta para o mundo deve ser totalmente alinhado com o que ela faz internamente, já que os</p><p>colaboradores representam o negócio e poderão engrandecer ou minar sua credibilidade.</p><p>É por isso que a comunicação empresarial precisa ser trabalhada de forma abrangente para que os</p><p>colaboradores estejam alinhados ao discurso oficial da organização, com seus valores e crenças.</p><p>E isso é um diferencial que auxiliará a fortalecer o negócio tanto nos bons quanto nos maus momentos, para</p><p>desfazer mal-entendidos e boatos.</p>