capítulo 2 arquivologia

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<p>CAPÍTULO II</p><p>Métodos de Arquivamento</p><p>2</p><p>1 – Tipos de Métodos</p><p>Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam</p><p>bem ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que</p><p>chamamos de métodos de arquivamento.</p><p>A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos</p><p>documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição</p><p>pode adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos. O método de</p><p>arquivamento é determinado, portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e</p><p>pela estrutura da entidade.</p><p>O guia-fora é um formulário que serve para busca do documento e controle de saída</p><p>dos documentos que porventura tenham sido emprestados.</p><p>1.1 - BÁSICOS</p><p>ALFABÉTICO</p><p>NUMÉRICOS</p><p>GEOGRÁFICOS</p><p>IDEOGRÁFICOS ou POR ASSUNTOS</p><p>1.2 - PADRONIZADOS</p><p>VARIADEX</p><p>AUTOMÁTICO</p><p>SOUNDEX</p><p>MNEMÔNICO</p><p>RÔNEO</p><p>1.3 – ALFANUMÉRICO</p><p>2 - Sistemas dos Métodos Básicos e Padronizados</p><p>2.1 - Direto: não necessita de índices ou de códigos para a recuperação da informação.</p><p>3</p><p>A informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. É utilizado</p><p>onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa.</p><p>2.2 - Indireto: necessita de um índice ou código para que seja consultado para se localizar o</p><p>documento. A informação é localizada inicialmente através da consulta a um índice e</p><p>posteriormente no local arquivado. Resguarda mais a informação.</p><p>2.3 – Semi-indireto: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela</p><p>consulta a uma tabela. Os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa,</p><p>mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.</p><p>3 – Divisão em duas classes</p><p>a) Métodos Padronizados: dividem-se em Variadex, Automático e Soundex.</p><p>Abordaremos somente o Variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm</p><p>aplicação prática nos arquivos brasileiros. Sistema Semi-indireto.</p><p>• Variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos</p><p>documentos. Cada sequência de letras (na 2ª letra do nome) recebe uma cor específica.</p><p>Exemplo:</p><p>sequência a,b,c,d,e.............prata</p><p>sequência f,g,h,i,j................ouro</p><p>letras o, p, q ........................azul</p><p>Pinte de azul a letra “o”, 2ª letra do nome: Souza Neto, Carolina</p><p>b) Métodos Básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.</p><p>• Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação</p><p>dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação. O nome é o elemento</p><p>principal de classificação. Depois é colocado em sequência alfabética. A confecção</p><p>do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma</p><p>para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser</p><p>ordenados cronologicamente. Sistema Direto.</p><p>Regras de Alfabetação ou Alfabetização</p><p>Conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de</p><p>4</p><p>pessoas, firmas e instituições no arquivo, solucionando os casos duvidosos.</p><p>Finalidades:</p><p>Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, evitando entradas múltiplas e a</p><p>consequente perda de informações.</p><p>Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a</p><p>consequente perda de informações.</p><p>• Geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento</p><p>principal de busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes</p><p>critérios: por estado, país ou cidade. Sistema Direto. Neste método, o principal elemento de</p><p>classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação.</p><p>Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver</p><p>documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los</p><p>alfabeticamente no arquivo, após a capital.</p><p>Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em</p><p>rigorosa ordem alfabética.</p><p>Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há</p><p>cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.</p><p>Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos</p><p>nomes dos correspondentes em ordem alfabética.</p><p>Tabela com duas opções de classificação do método Geográfico:</p><p>a) Nome do estado, cidade e correspondente.</p><p>Os documentos estão organizados por estado. A capital deve vir primeiro,</p><p>independentemente de ordem alfabética. As outras cidades, porém, devem vir em ordem</p><p>alfabética. Exemplo:</p><p>Estado Cidade Correspondente</p><p>Distrito Federal Brasília (capital) Pires, Juliana</p><p>Distrito Federal Ceilândia Lopes, Priscila</p><p>5</p><p>Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Hurnig, Luiz Felipe</p><p>Rio de Janeiro Búzios Bita, Maria de Lourdes</p><p>b) Nome da cidade, estado e correspondente.</p><p>Como a cidade é o principal elemento, e não o Estado, não há destaque para as</p><p>capitais. Utiliza-se, somente, a ordem alfabética. Exemplo:</p><p>Cidade Estado Correspondente</p><p>Brasília (capital) Distrito Federal Pires, Juliana</p><p>Búzios Rio de Janeiro Lopes, Priscila</p><p>Ceilândia Distrito Federal Hurnig, Luiz Felipe</p><p>Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Bita, Maria de Lourdes</p><p>Quando for correspondência com outros países, alfabetam-se, primeiro, o País,</p><p>seguido necessariamente da capital e do correspondente.</p><p>• Numérico: utiliza números para a recuperação da informação. Divide-se em</p><p>simples, cronológico e dígito-terminal. Melhor método. Sistema Indireto. Necessita de um</p><p>Índice Alfabético Auxiliar Remissivo. Quando o principal elemento de classificação de um</p><p>documento é um número (por exemplo: processos, legislação, documentos protocolados,</p><p>etc.) a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico. Consulta indireta,</p><p>pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número</p><p>sob o qual a informação foi arquivada.</p><p>Numérico Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de</p><p>entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. Um</p><p>número a cada documento. Grande escala. Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou</p><p>disquetes de computador) que remeta do nome do correspondente para o número de sua</p><p>pasta aberta no arquivo. O índice é indispensável, pois, com o crescimento do arquivo,</p><p>torna-se impossível localizar os documentos.</p><p>Numérico Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.</p><p>Data mais ordem cronológica (número). Repartições públicas. Nesse método, quando um</p><p>6</p><p>registro é anulado, o número só é aproveitado se for distribuído na mesma data que o</p><p>registro anterior. É o único que dispensa o uso de pastas miscelânea, já que cada documento</p><p>recebe seu próprio número de registro, perfazendo um único processo, em ordem numérica</p><p>rigorosa.</p><p>Numérico Dígito terminal: grande volume. Reduzir erros. os documentos são arquivados</p><p>conforme uma sequência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três</p><p>pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda. Exemplo: o número 170482</p><p>será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par</p><p>(grupo primário), 04 o segundo (grupo secundário) e 17 o terceiro (grupo terciário).</p><p>• Ideográfico (Método por Assunto, ou Método específico ou Conteúdo): distribui os</p><p>documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Sistema Indireto. Divide-se em:</p><p>Ideográfico Alfabético e Ideográfico Numérico.</p><p>• Ideográfico Alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária</p><p>e a ordenação enciclopédica.</p><p>Ideográfico Alfabético Dicionário: assuntos isolados são dispostos alfabeticamente</p><p>conforme a sequência das letras. Os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de</p><p>forma isolada.</p><p>Exemplo:</p><p>Sistemas de arquivos</p><p>Sistemas de biblioteca</p><p>Sistemas de processamento</p><p>de dados</p><p>Venda de publicações</p><p>Ideográfico Alfabético Enciclopédico: assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais</p><p>e específicos dispostos alfabeticamente. Existe uma relação mútua entre os assuntos (geral-</p><p>específicos). Os dados são arrumados em rígida ordem alfabética.</p><p>Exemplo:</p><p>Sistemas</p><p>de arquivos</p><p>de bibliotecas</p><p>de processamento de dados</p><p>Venda</p><p>7</p><p>de publicações</p><p>• Ideográfico Numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em</p><p>decimal, duplex e unitermo.</p><p>Ideográfico Numérico Decimal: expansão limitada de classes (10). Possui códigos</p><p>(números ou letras ou códigos) atribuídos a cada assunto. Baseia-se na classificação</p><p>decimal de “Mevil Dewey”. Nove classes principais e uma décima, geral. Limitação de 10</p><p>classes.</p><p>• As subdivisões são representadas por “pontos”.</p><p>Exemplo:</p><p>211 Cursos</p><p>211.1 Extensão</p><p>211.2 Formação</p><p>Ideográfico Numérico Duplex: expansão ilimitada de classes. Possui códigos (números ou</p><p>letras ou códigos) atribuídos a cada assunto. Permite a criação de infinitas classes. Os</p><p>temas ou assuntos ou conteúdos são divididos em classes e subclasses.</p><p>• As subdivisões são representadas por “traços”.</p><p>Exemplo:</p><p>2-1-1 Cursos</p><p>2-1-1-1 Extensão</p><p>2-1-1-2 Formação</p><p>Ideográfico Numérico Unitermo: criam-se fichas a partir de termos utilizados pela</p><p>instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela</p><p>registrada.</p><p>4 – Pastas Miscelâneas</p><p>Agrupa correspondentes avulsos. Deve-se ter um máximo de cinco documentos por</p><p>correspondente dentro de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número</p><p>deve receber pasta individual. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea</p><p>deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e, entro desta, pela ordem cronológica. Tal</p><p>método tem ampla aplicação nos arquivos e especiais e especializados.</p><p>8</p><p>5 – Regras de Alfabetação</p><p>01. Nomes de pessoas físicas considera-se (puxa) o último sobrenome e depois o prenome.</p><p>(a, o, de, d', da, do, e, um, uma). Partículas não são consideradas. São colocadas no final</p><p>do prenome.</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Frank Menezes Menezes, Frank</p><p>Edson Pereira dos Santos Santos, Edson Pereira dos</p><p>Pedro de Almeida Almeida, Pedro de</p><p>Ricardo d'Almeida Almeida, Ricardo d’</p><p>Lúcia de Câmara Câmara, Lúcia de</p><p>Arnaldo do Couto Couto, Arnaldo do</p><p>Marcos Roberto Araújo da Silva Silva, Marcos Roberto Araújo da</p><p>Aníbal Barbosa Barbosa, Aníbal</p><p>02. Nomes de pessoas físicas com sobrenomes iguais, considera-se o prenome.</p><p>Complete a classificação das pastas do arquivo.</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Fábio Miranda Miranda, Fábio</p><p>Carmem Miranda Miranda, Carmem</p><p>Luciano Miranda Miranda, Luciano</p><p>Veneza Miranda Miranda, Veneza</p><p>Antônio Corrêa Corrêa, Antônio 1ª</p><p>João Carlos Corrêa Corrêa, João Carlos</p><p>Paulo Corrêa Corrêa, Paulo</p><p>9</p><p>03. Sobrenomes compostos com substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se</p><p>separam.</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Joaquim da Boa Morte Boa Morte, Joaquim da</p><p>Camilo Castelo Branco</p><p>Heitor Villa-Lobos</p><p>Sérgio Castelo Branco</p><p>04. Sobrenomes com as palavras “Santa, Santo, São” não se separam.</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Ricardo Santa Rita</p><p>João do Santo Cristo</p><p>José Carlos São Paulo</p><p>Valter Santa Rita</p><p>Ana Santo Inácio</p><p>Inácio São Benito</p><p>05. Partículas estrangeiras se escritas com inicial maiúscula não se separam, não são</p><p>consideradas como parte integrante do nome ou prenome. ( D, DA, De, Del, Des, Di, Du,</p><p>Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O, Van, Vander, Van der, Von, Vonder, etc.).</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Carlos Santos de Oliveira Oliveira, Carlos Santos de</p><p>Obs.: não se refere a esta regra de</p><p>partículas estrangeiras.</p><p>Refere-se a regra número 1</p><p>10</p><p>Erick Von Johnson Von Johnson, Erick 1ª</p><p>Eduardo Vonder Blum Vonder Blum, Eduardo 2ª</p><p>06. Sobrenomes com as palavras de grau de parentesco não se separam.</p><p>Nomes de pessoas físicas Pastas arquivadas Classificação</p><p>das Pastas</p><p>Edison Miranda Júnior</p><p>Osório Miranda Neto</p><p>Márcio Cerqueira Sobrinho</p><p>Ary Freitas Jr</p><p>Henrique Ribeiro Neto</p><p>Alcides Vasconcelos Sobrinho</p><p>07. -------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>--------------------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>Ministro Jorge Cardoso</p><p>Professor Carlos Fernandes</p><p>Coronel Émerson Pontes</p><p>Doutro Raimundo Torres</p><p>General Paulo Araújo</p><p>O Estado de São Paulo</p><p>Dr. Antônio Eduardo Pinto</p><p>11</p><p>08. -------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>--------------------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>Álvaro Costa & Cia</p><p>Barbosa Souza Ltda</p><p>Comercial Santos Ltda</p><p>Embratel</p><p>Antônio Silva & Cia</p><p>Fundação Bradesco</p><p>A tentação</p><p>The Washington Post</p><p>Companhia Petrolífera Nacional</p><p>Associação dos Jornalistas</p><p>Associação Educacional do DF</p><p>El País</p><p>09. -------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>--------------------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>I Encontro Nacional de Arquivistas</p><p>Quinto Congresso de Biblioteconomia</p><p>3º Curso de Ciências Contábeis.</p><p>10 --------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>--------------------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>---------</p><p>Espanhóis ou Hispânicos pelo penúltimo sobrenome (pai):</p><p>12</p><p>Miguel de Cervantes y Saavedra</p><p>José Hernandes Xavier</p><p>Enrico Gutierrez Salazar</p><p>11---- Orientais, Japoneses, Chineses e Árabes, etc., não se alteram:</p><p>Li Yutang</p><p>Mao Tsé Tung</p><p>Al Bem Abib</p><p>12 ------- As palavras Sociedade, Companhias e Empresas são consideradas.</p><p>Companhia Brasileira de Alimentos</p><p>Sociedade Espírita Alan Kardec</p><p>Editora Abril Ltda.</p><p>13 --------------------------------------------------------------------------------------------------</p><p>Inseticida mata 7 (sete)</p><p>Ferragem 2 (dois) irmãos</p><p>3 (três) M do Brasil</p>