Livro-Texto Unidade III (2) (1)

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<p>83</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Unidade III</p><p>5 PLANEJAMENTO EM EVENTOS</p><p>5.1 Papel das agências de eventos</p><p>Eventos maiores e mais complexos exigem uma assessoria especializada com profissionais</p><p>experientes, focados integralmente no projeto.</p><p>É muito comum empresas contratarem agências para gerenciar e executar seus eventos (convenções,</p><p>festivais, congressos, entre outros), porém pessoas físicas também recorrem a assessores, principalmente</p><p>para casamentos e festas de debutantes.</p><p>O papel da agência é o mesmo: executar o evento da forma como o cliente o imaginou.</p><p>5.1.1 Consultoria em evento</p><p>Uma das principais razões que levam à contratação de uma agência ou um profissional de eventos</p><p>é seu valor consultivo.</p><p>A agência de eventos auxilia seu cliente a definir o conceito do evento e as metas a serem alcançadas.</p><p>Isto é, tendo em vista o objetivo principal – que pode ser o lançamento de um produto ou a celebração</p><p>de um casamento –, a agência faz um levantamento dos locais mais adequados à estratégia do evento,</p><p>ajuda o cliente a definir o melhor formato do evento, a identificar o público-alvo e a pesquisar datas</p><p>mais favoráveis, sugere meios de comunicação, palestrantes, atrações e brindes pertinentes ao tema,</p><p>negocia valores com fornecedores, entre outras atividades.</p><p>5.1.2 Briefing</p><p>Para tanto, a agência de eventos faz o levantamento de algumas informações com o cliente: isso é</p><p>conhecido por briefing. O verbo inglês to brief significa resumir, encurtar, e, assim sendo, briefing pode</p><p>ser traduzido por instruções, guia, ação de instruir. Por conseguinte, diz-se que o briefing significa a</p><p>passagem de informação de uma pessoa para outra.</p><p>É essencial que o briefing descreva exatamente as necessidades e as metas do evento, pois informações</p><p>distorcidas ou omitidas e ênfases desnecessárias levam à elaboração de um projeto que não atende da</p><p>melhor forma os objetivos principais. Um ruído de comunicação pode levar a erro de foco, aumento de</p><p>custos e maior prazo de produção.</p><p>84</p><p>Unidade III</p><p>Lembrete</p><p>O ruído na comunicação pode ser conceituado como uma adulteração</p><p>indesejável em qualquer processo da comunicação, podendo provocar</p><p>danos ou desvios na mensagem.</p><p>Quanto mais conciso e objetivo for o briefing, menor a chance de equívoco, pois há foco nas</p><p>informações relevantes, excluindo as que não forem pertinentes ao evento. O responsável por ele precisa</p><p>filtrar as informações e descartar as excessivas, que podem induzir a erros.</p><p>Por outro lado, é preciso tomar cuidado para não ocorrer o inverso, isto é, a falta de informações que</p><p>são de fato relevantes ao projeto.</p><p>Como regra geral, é importante que, antes de produzir um evento, tenha-se em mente respostas</p><p>para algumas perguntas. São informações que devem constar no briefing:</p><p>• Público-alvo: a quem o evento se destina. Pode ser a lista de convidados de um aniversário</p><p>ou um grupo de pessoas definido de acordo com uma estratégia corporativa. Para um evento</p><p>com foco em tecnologia, pode fazer sentido convidar apenas pessoas do ramo que atuem nessa</p><p>área; como para o lançamento de medicamentos, em geral, convida-se médicos; em especial,</p><p>os mais influentes.</p><p>• Local: espaço onde será realizado o evento. Em eventos mais simples e informais, o local pode ser</p><p>a própria residência, um bar ou um restaurante. Dependendo do tipo de evento, faz-se necessário</p><p>um local com melhor infraestrutura ou localização mais adequada considerando o público-alvo.</p><p>Todos os aspectos do local devem ser avaliados: capacidade, estrutura, facilidade de acesso, custo,</p><p>serviços inclusos, regras do espaço, entre outros fatores.</p><p>• Formato: existem diversos formatos de eventos e cada um deles é mais apropriado para</p><p>determinada ocasião. Festas empresariais de final de ano geralmente são mais descontraídas e</p><p>demandam formatos menos tradicionais, podendo ser um churrasco, por exemplo.</p><p>• Motivo: o que leva à realização do evento? O que se pretende alcançar com o evento? É preciso que</p><p>essas respostas estejam claras para quem estiver promovendo o evento, especialmente quando se</p><p>trata de eventos corporativos, uma vez que é um investimento que deve trazer retorno à empresa.</p><p>• Data: mesmo quando o evento é uma festa de aniversário, isto é, há menor flexibilidade quanto</p><p>à data de realização, pode ser necessário encontrar a melhor época para sua celebração. Por</p><p>exemplo, se o aniversário em questão cair no meio de um feriado prolongado, talvez seja mais</p><p>adequado marcar a festa antes ou depois do feriado para que mais pessoas possam participar.</p><p>Eventos corporativos demandam pesquisa mais aprofundada para que não ocorram na mesma</p><p>data de eventos similares ou que sejam voltados para o mesmo público.</p><p>85</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Embora esses sejam os principais questionamentos, um outro fator que tem grande influência</p><p>na organização do evento, a ponto de delimitar algumas escolhas, é a verba disponível para a sua</p><p>realização. Saber o montante de dinheiro destinado à produção do evento é fundamental para seu</p><p>correto planejamento e execução, uma vez que não se pode gastar mais do que se tem no orçamento.</p><p>O quadro a seguir representa um formulário de eventos – documento que exemplifica um briefing</p><p>bastante detalhado, voltado a eventos corporativos. O formulário já está preenchido com informações</p><p>que simulam possíveis – e frequentes – respostas do cliente.</p><p>Quadro 1 – Formulário de eventos</p><p>Data da solicitação Nome do solicitante</p><p>10/11/2017 José Silva Santos</p><p>1 – Informações básicas</p><p>Nome do evento Sugestão de data do evento</p><p>Expo Gastronomia Abril de 2018</p><p>Tema do evento</p><p>Gastronomia: tendências, novas técnicas, equipamentos</p><p>Objetivo do evento</p><p>Promover a discussão sobre as tendências de gastronomia, reunir profissionais de destaques da área, divulgar novas técnicas</p><p>descobertas. Mostra de equipamentos e produtores</p><p>Formato do evento</p><p> Congresso  Feira ____ Seminário</p><p>____ Road show ____ Treinamento ____ Coquetel</p><p>____ Coletiva de imprensa ____ Casamento ____ Mesa redonda</p><p>____ Convenção de vendas ____ Lançamento de produto ____ Palestras</p><p>Outros (detalhar)_____________________________________________________________________________________</p><p>Perfil do público-alvo</p><p>Profissionais do setor de gastronomia, estudantes da área, fabricantes/revendedores de equipamentos.</p><p>Abrangência do público-alvo</p><p> Nacional ____ Internacional</p><p>Número estimado de participantes por perfil</p><p>Perfil Quantidade</p><p>estimada</p><p>Valor previsto</p><p>da inscrição Subtotal</p><p>Congresso + Expo + almoço 100 R$ 600,00 R$ 60.000,00</p><p>Acesso somente à área da Expo 300 R$ 100,00 R$ 30.000,00</p><p>Estudantes (acesso à Expo) 50 R$ 40,00 R$ 2.000,00</p><p>Total 450 R$ 92.000,00</p><p>86</p><p>Unidade III</p><p>Receita 1 (total estimado de receita proveniente de inscrição)</p><p>R$ 92.000,00</p><p>Agenda preliminar do evento</p><p>Evento com duração de 2 dias inteiros.</p><p>Na parte da manhã, ocorrem as palestras do congresso.</p><p>Almoço preparado por personalidades na área.</p><p>À tarde, a Expo é aberta para visitação ao público.</p><p>Contratação de palestrantes</p><p>____ Sim ____ Não ____ A definir</p><p>____ Nacional Quantos? 3</p><p>____ Internacional Quantos? 1</p><p>Temas</p><p>Novas técnicas / Ingredientes nacionais e valorização da cultura local / Tendências nos negócios gastronômicos</p><p>2 – Infraestrutura</p><p>Localidades sugeridas para o evento</p><p>Cidade UF Local sugerido</p><p>São Paulo SP Centro de Convenções Anhembi</p><p>São Paulo SP Expo Center Norte</p><p>São Paulo SP Espaço APAS</p><p>Tipo de espaço Qtd. Capacidade</p><p>Sala de palestra 1 100 pessoas em formato auditório</p><p>Área para almoço 1 13 mesas de 8 lugares cada</p><p>Área para exposição 1</p><p>- 20 expositores</p><p>- Circulação de 450 visitantes distribuídos em 2</p><p>dias de evento</p><p>Equipamentos necessários</p><p>Equipamento Qtd. Próprios Aluguel Especificações</p><p>Projetor 2 2 Mínimo de 2.000 Ansi lumens</p><p>Tela de projeção 2 2</p><p>Notebook 2 1 1</p><p>Monitor de retorno 1 1 42”</p><p>Sonorização para 100 pessoas 2 2 Sala de palestra e sala de almoço</p><p>Mouse sem fio com laser pointer 1 1</p><p>Cabine para intérpretes 1 1 Cabine para 2 intérpretes</p><p>Headsets para trad. simultânea 100 100</p><p>Microfone de mão volante 3 3</p><p>Microfone de lapela 4 4</p><p>Outros:</p><p>Serviços técnicos necessários</p><p>Iluminação</p><p>87</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Cenografia Conforme briefing enviado</p><p>Transmissão simultânea</p><p>Tradução simultânea</p><p>Para as palestras internacionais do congresso.</p><p>Idiomas: espanhol   português</p><p>Outros (detalhar)</p><p>3 – Patrocínio</p><p>Possíveis parceiros apoiadores não financeiros</p><p>Nome da empresa / instituição Forma de contribuição</p><p>Marca X Mailing</p><p>Marca Y Palestrante internacional</p><p>Empresa Z Empréstimo de 3 notebooks para o evento</p><p>Possíveis parceiros apoiadores financeiros</p><p>Nome da empresa / instituição Sugestão de cota de</p><p>patrocínio Valor da cota</p><p>Empresa A Ouro R$ 50.000,00</p><p>Marca B Prata R$ 25.000,00</p><p>Empresa C Prata R$ 25.000,00</p><p>4 – Comunicação e sinalização</p><p>a. Comunicação</p><p>Criação da marca do evento ____ Recursos próprios ____ Fornecedor terceirizado</p><p>Criação do site do evento / landing page ____ Recursos próprios ____ Fornecedor terceirizado</p><p>Pré-convite (Save the date)</p><p>Meio</p><p>____ Impresso – Quantidade: ___________</p><p>____ Eletrônico (e-mail)</p><p>____ Outros (detalhar):</p><p>Criação do site do evento / landing page ____ Recursos próprios ____ Fornecedor terceirizado</p><p>Convite</p><p>Meio</p><p>____ Impresso – Quantidade: ___________</p><p>____ Eletrônico (e-mail)</p><p>____ Outros (detalhar):</p><p>Mailing a ser utilizado ____ Próprio ____ Parceiros ____ Fornecedor</p><p>Descrever os parâmetros do mailing:</p><p>Empresários de gastronomia, chefs de cozinha, fabricantes de equipamentos e utensílios, estudantes da área</p><p>Material de apoio / promocional</p><p>Item Qtd. Especificações técnicas</p><p>Folheto</p><p>Catálogo</p><p>Guia/mapa do visitante</p><p>88</p><p>Unidade III</p><p>Bloco de anotações</p><p>Credencial 450 Papel couchê 250 g, 4 x 0 cores, 9 x 12 cm</p><p>Porta-credencial 450 Em PVC, sem necessidade de personalização, tamanho 10 x 13 cm</p><p>Cordão para credencial 450 Espessura 3 cm, 4 cores, com argola e presilha tipo jacaré</p><p>Outros</p><p>Brindes</p><p>Item Qtd. Especificações técnicas</p><p>Pasta para o congressista</p><p>Caneta 450 Plástica, personalização em 4 cores, acionada por click</p><p>Sacola 450 Em papel, 40 x 20 x 10 cm, com impressão em 1 cor</p><p>Caderno</p><p>Pen drive</p><p>Outros</p><p>Divulgação na mídia</p><p>Item Qtd. Especificações técnicas</p><p>Anúncio em jornais e revistas</p><p>Anúncio em televisão</p><p>Pop up em site</p><p>Anúncio em rádio</p><p>Outros</p><p>b. Sinalização</p><p>Item Qtd. Especificações técnicas</p><p>Banners 4 Tipo roll up, em lona, cerca de 1,90 x 0,90 cm, impressão em 4 cores</p><p>Placas de sinalização 10 Em PVC rígido, impressão em 4 cores, tamanhos variados</p><p>Bandeirolas</p><p>Outros</p><p>5 – Alimentos & Bebidas (A&B)</p><p>Item Qtd. Especificações técnicas</p><p>Welcome coffee</p><p>Café da manhã</p><p>Brunch</p><p>Coffee break manhã</p><p>Almoço 900 2 dias x 450 pessoas / Formato bufê / Menu intermediário</p><p>Coffee break tarde</p><p>Coquetel</p><p>Happy hour</p><p>Outros</p><p>6 – Serviços necessários</p><p>Item Qtd. Especificações</p><p>Recepcionista 6 Bilíngues</p><p>Fotógrafo 1</p><p>89</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Filmagem</p><p>RSVP ativo</p><p>RSVP receptivo 1 Recebe ligações e e-mails de inscrição</p><p>Transporte (traslado) 4 Buscar e levar palestrantes ao aeroporto</p><p>Motoboy</p><p>Intérpretes</p><p>Assessoria de imprensa 1 Para divulgação do evento</p><p>Arranjos florais</p><p>Mestre de cerimônias</p><p>Banda ou conjunto musical</p><p>DJ</p><p>Agente de limpeza</p><p>Carregadores</p><p>Manobrista</p><p>Segurança</p><p>Ambulância</p><p>Agência de eventos 1 Produção geral e coordenação do evento</p><p>Outros</p><p>Observação</p><p>Note que nesse momento a agência tem um papel mais estratégico e</p><p>consultivo, que precede a etapa de produção do evento em si.</p><p>5.1.3 Planilha de custos</p><p>Com o briefing em mãos, a agência de eventos tem elementos suficientes para criar uma planilha,</p><p>elencando todos os custos do evento, e apresentar uma estimativa de despesas para seu cliente.</p><p>Essa etapa é muito importante, pois é quando há o alinhamento entre o que o evento realmente</p><p>custará e o valor da verba disponível. Em algumas ocasiões, é necessário fazer alguns ajustes na planilha</p><p>com o propósito de se adequar à verba, como excluir alguns serviços. Nesse momento, a agência pode</p><p>buscar alternativas mais econômicas, sugerir alterações no escopo do evento e/ou pleitear por descontos</p><p>com os forneceres.</p><p>Na versão inicial, os valores são estimados e podem sofrer pequenas variações no decorrer na</p><p>execução do projeto. No entanto, uma vez aprovados os valores, é obrigação da agência monitorar</p><p>constantemente a planilha de modo a não ultrapassar os limites acordados com o cliente. Se, por algum</p><p>motivo, for preciso um maior aporte financeiro, a agência deve buscar primeiramente a aprovação do</p><p>cliente antes de fazer qualquer contratação. Os custos dependem muito das especificidades de cada</p><p>evento, assim, os itens que constarão na planilha serão diferentes em cada ocasião.</p><p>90</p><p>Unidade III</p><p>Para o modelo a seguir, foram consideradas as seguintes premissas.</p><p>Descrição do evento:</p><p>• 150 participantes;</p><p>• evento realizado em um hotel fora da cidade de origem dos participantes;</p><p>• o grupo ficará hospedado por duas noites, cortesia do cliente;</p><p>• o transporte aéreo até a cidade do evento é por conta dos participantes;</p><p>• evento organizado por uma agência de eventos cuja taxa de coordenação é de 15% sobre o valor</p><p>total do evento.</p><p>Dia 1:</p><p>• chegada do grupo;</p><p>• coquetel de boas-vindas.</p><p>Dia 2:</p><p>• palestra principal com todo o grupo durante a manhã;</p><p>• após o almoço, o grupo se divide em dois, e os subgrupos têm palestras mais focadas em seu tema</p><p>de interesse/atuação;</p><p>• jantar de encerramento.</p><p>Dia 3:</p><p>• café da manhã;</p><p>• city tour;</p><p>• partida do grupo.</p><p>91</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Tabela 1 – Planilha de custos</p><p>Descritivo Preço unitário Qtd. Subtotal</p><p>Locação de salas</p><p>Sala para a palestra principal (manhã) R$ 7.500,00 1 R$ 7.500,00</p><p>Sala menor – palestra da tarde – grupo 1 R$ 3.000,00 1 R$ 3.000,00</p><p>Sala menor – palestra da tarde – grupo 2 R$ 3.000,00 1 R$ 3.000,00</p><p>Alimentos & Bebidas (A&B)</p><p>Dia 1</p><p>Coquetel (comidas) R$ 75,00 150 R$ 11.250,00</p><p>Pacote de bebidas alcoólicas do coquetel R$ 50,00 150 R$ 7.500,00</p><p>Dia 2</p><p>Café da manhã (incluso na diária do hotel) R$ - 150 R$-</p><p>Coffee break manhã R$ 20,00 150 R$ 3.000,00</p><p>Almoço R$ 100,00 150 R$ 15.000,00</p><p>Bebidas não alcoólicas (previsão/média ao consumo) R$ 5,00 200 R$ 1.000,00</p><p>Coffee break tarde R$ 25,00 150 R$ 3.750,00</p><p>Jantar de encerramento (privativo) R$ 130,00 150 R$ 19.500,00</p><p>Pacote de bebidas para o jantar R$ 50,00 150 R$ 7.500,00</p><p>Dia 3</p><p>Café da manhã (incluso na diária do hotel) R$ - 150 R$ -</p><p>Deslocamento de pessoal</p><p>Hospedagem participantes (valor de 2 diárias) R$ 600,00 150 R$ 25.064,00</p><p>Material promocional e de apoio</p><p>Crachá R$ 3,00 175 R$ 525,00</p><p>Cordão para credencial R$ 1,50 175 R$ 262,50</p><p>Brinde R$ 15,00 175 R$ 2.625,00</p><p>Bloco de anotação R$ 2,50 175 R$ 437,50</p><p>Certificados R$ 5,00 175 R$ 875,00</p><p>Equipamentos A/V</p><p>Pacote para sonorização do coquetel, das salas de evento e do</p><p>jantar de encerramento R$ 7.500,00 1 R$ 7.500,00</p><p>Serviços</p><p>Palestrante (especialista no tema) R$ 15.000,00 1 R$ 15.000,00</p><p>Traslado participantes (aeroporto/hotel/aeroporto) R$ 3.000,00 2 R$ 6.000,00</p><p>Recepcionistas R$ 300,00 4 R$ 1.200,00</p><p>Fotógrafo R$ 1.500,00 1 R$ 1.500,00</p><p>Cenografia (ambientação, decoração e sinalização visual) R$ 35.000,00 1 R$ 35.000,00</p><p>Segurança R$ 300,00 2 R$ 600,00</p><p>Banda para o jantar R$ 3.500,00 1 R$ 3.500,00</p><p>City tour (4 ônibus com guia) R$ 2.000,00 4 R$ 8.000,00</p><p>Taxa de produção do evento (15% sobre o total) R$ 190.089,00 15% R$ 28.513,35</p><p>Total geral     R$ 218.602,35</p><p>92</p><p>Unidade III</p><p>Como promover um evento requer bastante investimento, é muito comum no mundo</p><p>corporativo a venda de cotas de patrocínio para custear as despesas, parcial ou integralmente.</p><p>O patrocinador paga</p><p>um valor de acordo com a categoria de patrocínio escolhida e, em troca,</p><p>recebe uma série de contrapartidas. Quanto maior o valor da cota, mais e melhores benefícios o</p><p>patrocinador recebe.</p><p>São exemplos de contrapartidas habitualmente encontradas em eventos empresariais: direito a</p><p>estande ou mesa para exposição de produtos, estandes de tamanhos diferentes, acesso à lista dos</p><p>participantes, divulgação da marca em convites, banners e outras peças de comunicação, direito à</p><p>palestra, entre outros.</p><p>5.1.4 Cronograma de ações</p><p>Cabe à agência elaborar o cronograma de ações, que é um documento no qual são detalhados todos os</p><p>passos necessários para a organização do evento e a data limite para sua execução. Atentar-se aos prazos</p><p>e cumpri-los é fundamental para o sucesso do evento. Uma pessoa deve ter sob sua responsabilidade o</p><p>acompanhamento do cronograma, principalmente quando as atividades são distribuídas e segmentadas</p><p>dentro da equipe.</p><p>Durante a organização de um evento, muitas tarefas estão interligadas, dependendo da etapa</p><p>anterior. Como exemplo, temos o convite de um casamento. Antes de os noivos escolherem o formato,</p><p>o papel e o tipo de letra, há certas etapas que precisam estar definidas: quantidade de convidados, data,</p><p>horário, local da celebração (religiosa e/ou festa) e telefone ou e-mail para confirmação de presença, se</p><p>houver. Todas essas atividades devem estar descritas no cronograma, bem como o prazo de execução,</p><p>para que um atraso não impacte os demais itens.</p><p>Continuando com o exemplo, se o convite do casamento for produzido posteriormente ao previsto,</p><p>é possível que alguns convidados assumam outro compromisso antes de recebê-lo, não podendo</p><p>comparecer na ocasião. E do mesmo modo que é preciso que a data e o local estejam definidos antes</p><p>de imprimir o convite, também são informações essenciais para outras tarefas, como a seleção e a</p><p>contratação de fornecedores de decoração, alimentação e mestre de cerimônias.</p><p>Cada tipo de evento exige um cronograma diferente, pois apresentam necessidades distintas. Para</p><p>uma festa de formatura, é importante ter uma atração musical, entretanto, para um encontro de</p><p>negócios, pode-se precisar de intérpretes. Embora as agências já tenham um cronograma desenvolvido</p><p>para cada formato, é preciso adequar o arquivo considerando as peculiaridades para o evento em</p><p>questão. Nem todos os casamentos terão banda e nem todos os eventos corporativos precisarão de</p><p>locação de tela e projetor de dados. É preciso analisar caso a caso e adaptar o cronograma-base à</p><p>realidade do evento.</p><p>A seguir alguns exemplos de cronograma para casamento e para uma reunião empresarial.</p><p>93</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Tabela 2 – Cronograma de casamento</p><p>Item Tempo Tipo</p><p>Lista de convidados (inicial) 15 meses</p><p>Reservar local – festa 15 meses</p><p>Reservar local – igreja 15 meses</p><p>Atração musical 12 meses</p><p>Decoração 10 meses</p><p>Definir padrinhos 10 meses</p><p>Fotografia 10 meses</p><p>Iluminação 10 meses</p><p>Lista de convidados (final) 10 meses</p><p>Sonorização do salão 10 meses</p><p>Filmagem 10 meses</p><p>Vestido da noiva 9 meses</p><p>Coral 8 meses</p><p>Lua de mel 8 meses</p><p>Bolos 7 meses</p><p>Doces 7 meses</p><p>Roupa do noivo 6 meses</p><p>Agendar curso de noivos 6 meses</p><p>Alianças 6 meses</p><p>Bem-casados 6 meses</p><p>Definir cortejo (pajens e daminhas) 6 meses</p><p>Reservar dia da noiva 6 meses</p><p>Locação de gerador 6 meses</p><p>Locação de mesas e cadeiras 6 meses</p><p>Convite 5 meses</p><p>Lista de presentes 4 meses</p><p>Roupa do cortejo (pajens e daminhas) 4 meses</p><p>Sapato da noiva 4 meses</p><p>Topo de bolo (noivinhos) 4 meses</p><p>Buquê 3 meses</p><p>Calígrafa 3 meses</p><p>Definir a data do casamento civil 3 meses</p><p>Gravar alianças 3 meses</p><p>Lista de documentos para o casamento civil e religioso 3 meses</p><p>Manobrista 3 meses</p><p>Locação de toalhas, capas de cadeira, sousplats 3 meses</p><p>Segurança extra 3 meses</p><p>Acessórios da noiva (brinco, colar, lingerie, grinalda) 2 meses</p><p>Bebidas 2 meses</p><p>94</p><p>Unidade III</p><p>Item Tempo Tipo</p><p>Pagar taxa do Ecad (se necessário) 2 meses</p><p>Enviar convites 2 meses</p><p>Marcar chá de cozinha 2 meses</p><p>Locação de carro especial (se necessário) 2 meses</p><p>Reservar hotel para a noite de núpcias 2 meses</p><p>Reunião com DJ para escolha das músicas 2 meses</p><p>Alteração do número de convidados – bufê 1 mês</p><p>Prova de maquiagem/cabelo 1 mês</p><p>Reunião de fornecedores 1 mês</p><p>Tabela 3 – Cronograma de evento corporativo</p><p>Atividade 90-60</p><p>dias</p><p>90-60</p><p>dias</p><p>45-30</p><p>dias</p><p>Sem.</p><p>4</p><p>Sem.</p><p>3</p><p>Sem.</p><p>2</p><p>7-5</p><p>dias</p><p>4</p><p>dias</p><p>3</p><p>dias</p><p>2</p><p>dias</p><p>1</p><p>dia Evento</p><p>Definir data do evento</p><p>Buscar opções de locais</p><p>disponíveis</p><p>Definir e contratar local</p><p>do evento</p><p>Definir público-alvo</p><p>Desenvolver convite</p><p>(eletrônico e/ou impresso)</p><p>Enviar convite</p><p>Levantamento de</p><p>orçamentos diversos</p><p>Contratação de</p><p>equipamentos audiovisual</p><p>Contratação de intérpretes</p><p>Contratação de</p><p>recepcionistas</p><p>Contratação do serviço de</p><p>alimentação e bebidas (A&B)</p><p>Contratação de serviço</p><p>de decoração</p><p>Contratação de</p><p>comunicação visual</p><p>Aprovação da produção</p><p>de crachás</p><p>Aprovação da produção</p><p>de brindes</p><p>Reserva de hospedagem</p><p>para os participantes</p><p>Serviço de confirmação de</p><p>presença (receptivo e ativo)</p><p>Preenchimento da Ordem de</p><p>Serviço do local do evento</p><p>Enviar aos fornecedores</p><p>informações sobre o evento</p><p>95</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Atividade 90-60</p><p>dias</p><p>90-60</p><p>dias</p><p>45-30</p><p>dias</p><p>Sem.</p><p>4</p><p>Sem.</p><p>3</p><p>Sem.</p><p>2</p><p>7-5</p><p>dias</p><p>4</p><p>dias</p><p>3</p><p>dias</p><p>2</p><p>dias</p><p>1</p><p>dia Evento</p><p>Ajuste no nº de pessoas par</p><p>o serviço de A&B</p><p>Receber itens produzidos</p><p>(crachás, banners, brindes etc.)</p><p>Encerrar as incrições no evento</p><p>Enviar as apresentações para</p><p>os intérpretes estudarem</p><p>Impressão de etiquetas</p><p>para crachás</p><p>Recebimento de</p><p>fornecedores / Montagem</p><p>do evento</p><p>Desmontagem do evento</p><p>5.1.5 Interface com fornecedores</p><p>É parte do trabalho da agência, toda a interface com os fornecedores. Isso inclui – mas não se</p><p>limita – as seguintes ações:</p><p>• Mapear os fornecedores mais adequados para as necessidades do evento.</p><p>• Conhecer o trabalho do fornecedor, seja pessoalmente, seja via amostras para se certificar da</p><p>qualidade, idoneidade e estrutura.</p><p>• Solicitar uma proposta preliminar de valores, baseada no briefing, para inserir na planilha de custos.</p><p>• Pedir que ajustem o orçamento para atualizar a planilha de custos e pegar a aprovação do cliente,</p><p>depois de definidas todas as especificações necessárias.</p><p>• Contratar fornecedores: em alguns casos, a agência contrata os fornecedores diretamente e</p><p>o cliente paga o evento como um todo para a agência. Em outras situações, dependendo do</p><p>acordado com o cliente e com a política de trabalho da agência, os fornecedores são contratados</p><p>formalmente pelo cliente, mas cabe à agência auxiliar nesse processo.</p><p>• Acompanhar a produções de itens, como brindes, cenografia, folhetos, banners e crachás.</p><p>• Ser um canal de comunicação com os fornecedores, esclarecendo dúvidas e repassando as</p><p>alterações no projeto, se houver.</p><p>• Alinhar todas as informações, faltando algumas semanas do evento. Nesse momento, a agência</p><p>revisa com os fornecedores o serviço contratado e como será a operação, em detalhes.</p><p>• Prover suporte total aos fornecedores no período de montagem do evento.</p><p>• Monitorar, durante o evento, o desempenho de todos os fornecedores.</p><p>• Continuar em contato com os fornecedores, após o evento, para conferência das contas,</p><p>recebimento das faturas, devolução de itens, entre outros.</p><p>96</p><p>Unidade III</p><p>Observação</p><p>Com o propósito de maior transparência, em geral, são</p><p>apresentados</p><p>ao cliente três orçamentos de cada serviço, para que ele possa comparar os</p><p>valores e as condições oferecidas.</p><p>É muito comum a agência de eventos ter um cadastro de fornecedores parceiros, para conhecimento</p><p>do nível do serviço ou produto. Pode ocorrer de o cliente já possuir alguns fornecedores com os quais</p><p>esteja acostumado a trabalhar, por isso a agência não deve colocar nenhum empecilho para que eles</p><p>continuem sendo contratados. Em eventos, considerando que podem haver imprevistos, trabalhar com</p><p>fornecedores confiáveis contribui para o bom andamento dos serviços.</p><p>Em síntese, toda a comunicação e o acompanhamento é de responsabilidade da agência de eventos,</p><p>evitando desgaste do cliente.</p><p>5.1.6 Produção do evento</p><p>É possível categorizar três fases distintas de um evento: pré-evento, o momento do evento e</p><p>o pós-evento.</p><p>No pré-evento, ocorre a definição do projeto e o planejamento das atividades, a elaboração e escolha</p><p>dos orçamentos, assim como a seleção de fornecedores e profissionais.</p><p>Passada essa fase, mais consultiva e estratégica, é o momento de colocar em prática tudo aquilo</p><p>que foi acordado com o cliente, que é a produção do evento em si. São feitas as contratações, visitas</p><p>técnicas ao espaço do evento e reuniões com o cliente e diversos fornecedores. A agência alinha todos</p><p>os detalhes e coordena todos os envolvidos no evento.</p><p>Uma forma de agregar valor ao pós-evento é entregar ao cliente um relatório com uma análise</p><p>crítica do evento, destacando os pontos fortes, as áreas de melhoria e as sugestões de ações para</p><p>maximizar o retorno do investimento.</p><p>5.1.6.1 Comunicação</p><p>Além da contratação de fornecedores, a produção do evento também trabalha a comunicação do</p><p>evento. Fazem parte dessas atividades:</p><p>• Criar uma identidade visual para o evento: certos eventos requerem uma comunicação visual mais</p><p>apurada. Cria-se uma imagem, um logotipo, um slogan ou algo que identifique o evento. Deve estar</p><p>presente em todos os elementos, como convite, site, banners, crachás e monitores eletrônicos.</p><p>97</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>• Fazer a correta sinalização do evento: um evento bem sinalizado, com totens, banners ou outros</p><p>meios para indicar onde se localizam as salas, a área de credenciamento, os banheiros e o coffee</p><p>break, por exemplo, contribui para um melhor fluxo e circulação dos convidados e evita atraso.</p><p>• Produzir material promocional para distribuição: imprimir folhetos, blocos, cupons e produzir</p><p>sacolas e brindes diversos, conforme perfil do evento.</p><p>• Divulgar o evento: exposição do evento nas mídias sociais e internet, além da mídia impressa, para</p><p>maior engajamento.</p><p>• Contratar uma assessoria de imprensa, caso haja necessidade.</p><p>5.1.6.2 Ordem de serviço</p><p>Para facilitar o alinhamento de informações, é muito comum a agência preencher uma ordem de</p><p>serviço do fornecedor, contendo diversos dados (endereço, hora, pessoa de contato) e como o serviço</p><p>deve ser executado, em detalhes. Esse documento é muito comum em hotéis e espaços de eventos.</p><p>Alguns exemplos de ordem de serviço referentes a eventos sociais (casamentos) e eventos corporativos</p><p>encontram-se anexos, apenas para conhecimento.</p><p>5.1.6.3 Formatos de montagem de sala</p><p>Na ordem de serviço, há detalhes sobre a montagem da sala. O formato deve estar alinhado ao tipo</p><p>de evento e seu objetivo. Há formatos que promovem maior entrosamento entre os convidados, outros</p><p>que oferecem maior conforto para os participantes e ainda existem aqueles que visam maximizar a</p><p>quantidade de pessoas dentro de um espaço.</p><p>Quanto maior número de mesas e/ou cadeiras, menor o espaço disponível para circulação e, portanto,</p><p>menor a capacidade da sala nesse formato.</p><p>Conheça as diversas montagens existentes.</p><p>• Auditório ou palestra: nesse tipo formato, não há a presença de mesas, apenas de cadeiras, que</p><p>são dispostas lado a lado. É preciso ter ao menos um corredor central para que os participantes</p><p>tenham acesso. Quando possível, corredores laterais também são bem-vindos para facilitar a</p><p>locomoção dos convidados. É o tipo de formato no qual os participantes se sentam e há maior</p><p>aproveitamento da capacidade da sala.</p><p>98</p><p>Unidade III</p><p>Figura 70</p><p>Figura 71</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/42hpvhnn. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>• Espinha de peixe: similar ao auditório, mas com o posicionamento das cadeiras em diagonal.</p><p>Esse formato ocupa um pouco mais de espaço, portanto é útil quando quer dar a sensação de</p><p>sala cheia. Para ocupar ainda mais a sala, caso seja muito ampla, pode-se usar a montagem tipo</p><p>escolar, porém posicionadas em espinha de peixe.</p><p>Figura 72</p><p>99</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>• Escolar: assim como em escolas de ensino fundamental, além da cadeira há uma mesa para que</p><p>os participantes apoiem os materiais e façam anotações de forma mais confortável. De maneira</p><p>geral, esse formato comporta metade das pessoas do que uma montagem em auditório.</p><p>Figura 73</p><p>• Coquetel: nesse tipo de montagem não há mesas nem cadeiras; os participantes circulam e</p><p>permanecem de pé. Podem haver algumas pequenas mesas de apoio para copos e cinzeiros,</p><p>acompanhadas ou não de algumas banquetas altas, porém não há cadeiras para que todos se</p><p>sentem. Usualmente, calcula-se uma pessoa por m2.</p><p>Figura 74</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/ycmrcmj8. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>• Mesa em “U”: formato indicado para eventos com poucas pessoas, pois não comporta muitos</p><p>participantes. Promove a interação entre os convidados, já que todos conseguem se ver e discutir</p><p>os tópicos abordados.</p><p>100</p><p>Unidade III</p><p>Figura 75</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/5x24x5j7. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>• Mesas redondas: muito usadas em almoços, jantares ou atividades em grupo, pois permitem</p><p>total interação entre os participantes da mesa e todos conseguem se ver. Em geral, as mesas são</p><p>montadas com seis, oito ou dez lugares. Isso é definido pelo tamanho da mesa e pela quantidade</p><p>de itens que serão colocados em cima. Refeições em que são usados sousplats exigem mais</p><p>espaço de montagem, de forma que comportarão menos pessoas à mesa.</p><p>Figura 76</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/udjs395c. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>• Mesas em meia-lua: nesse formato, as mesas são montadas com apenas metade (ou 60%) das</p><p>cadeiras, similar a uma meia-lua. Esse tipo de montagem é indicado quando há uma palestra</p><p>ou discurso, ficando todos os participantes de frente para o púlpito/palco. Se houvesse cadeiras</p><p>em volta da mesa toda, alguns convidados ficariam de costas para o apresentador. O formato</p><p>meia-lua elimina essas cadeiras. Quando um café da manhã é seguido ou ocorre simultaneamente</p><p>a uma palestra, esse formato é bastante útil. Idem para jantares, precedidos ou sucedidos por</p><p>apresentação, pois suprime a necessidade de rearranjar a sala na hora que a apresentação começar.</p><p>101</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Figura 77</p><p>• Mesa imperial: sala montada com mesa retangular, com duas presidências, geralmente, colocadas</p><p>frente a frente, mas podendo ser na lateral central da mesa.</p><p>Figura 78</p><p>Outros elementos também fazem parte da montagem da sala, a saber:</p><p>• Púlpito: tipo de tribuna que confere destaque ao palestrante. Serve de apoio para os equipamentos,</p><p>como microfones e notebooks, e itens de suporte, como copos de água para o apresentador.</p><p>O púlpito pode ser colocado direto no chão, em cima de um tablado ou palco.</p><p>Figura 79</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/bdet8wkn. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>102</p><p>Unidade III</p><p>Observação</p><p>Praticável é um tablado modulável utilizado, muitas vezes, quando não</p><p>há um palco.</p><p>• Mesa diretora: mesa que fica à frente da sala e onde são posicionados os debatedores/</p><p>conferencistas.</p><p>Figura 80</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/2p86sr3v. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>• Cabine de intérpretes: deve ser armada dentro da sala de palestra. Ocupa espaço, por isso é</p><p>preciso considerar o formato de montagem. Muitas vezes, dependendo da quantidade de idiomas</p><p>de tradução, são necessárias mais cabines na sala.</p><p>Figura 81</p><p>Disponível</p><p>em: https://tinyurl.com/3h4hanuh. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>103</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Lembrete</p><p>Um mesmo espaço permite múltiplos formatos, atendendo a diversos</p><p>tipos de eventos, ou seja, um salão de eventos pode ser montado com mesas</p><p>redondas, para um jantar de aniversário, ou apenas com cadeiras, para uma</p><p>palestra. A capacidade máxima de pessoas depende do formato escolhido.</p><p>5.1.6.4 Secretaria do evento</p><p>A secretaria de um evento é lugar que ocorre a recepção e o credenciamento dos participantes.</p><p>Funciona como uma central de informações e auxílio ao convidado; em geral, fica na entrada do evento</p><p>ou da sala, em local visível e de fácil acesso.</p><p>Para eventos com mais de 100 participantes, com chegada prevista dentro de uma curta faixa</p><p>de horário e necessidade de credenciamento, indica-se ter ao menos dois pontos de atendimento</p><p>para evitar filas e demoras. Para um atendimento bastante ágil, o ideal é ter dois pontos de</p><p>atendimento a cada 50-70 convidados. Cada ponto de atendimento deve contar ao menos com</p><p>uma recepcionista.</p><p>Figura 82</p><p>Disponível em https://tinyurl.com/yta9ssds. Acesso em: 25 set. 2023.</p><p>5.1.6.5 Roteiro do evento</p><p>Um outro documento muito importante que a agência prepara é o roteiro do evento, com a descrição</p><p>de todas as etapas, momento a momento, similar ao modelo a seguir. É também conhecido como</p><p>tempos e movimentos do evento.</p><p>104</p><p>Unidade III</p><p>Quadro 2</p><p>Dia Horário   Responsável</p><p>10/jun.</p><p>06h00 Início da montagem Hotel</p><p>06h00 Início do serviço de instalação de internet Hotel</p><p>06h00 Chegada do caminhão de cenografia Cenografia/Decoração</p><p>07h30 Chegada da caminhonete de audiovisual Equipamentos</p><p>10h00 Chegada da equipe de informática Equipamentos</p><p>10h00 Chegada do eletricista Agência de eventos</p><p>13h00 Finalização da cenografia – sala principal Cenografia/Decoração</p><p>13h00 Finalização da instalação da internet – sala principal Hotel</p><p>13h00 Ensaio Cliente + Agência</p><p>14h00 Entrada da limpeza Agência de eventos</p><p>16h00 Entrega da urna para sorteio Fornecedor</p><p>16h30 Finalização da cenografia – sala secundária Cenografia/Decoração</p><p>16h30 Finalização da internet – sala secundária Hotel</p><p>18h00 Chegada dos recepcionistas Agência de eventos</p><p>18h00 Início do treinamento dos recepcionistas Agência de eventos</p><p>20h00 Fim do treinamento dos recepcionistas Agência de eventos</p><p>22h00 Fim da montagem Todos</p><p>11/jun.</p><p>06h00 Retomada da montagem – ajustes finais Todos</p><p>06h00 Chegada dos recepcionistas Agência de eventos</p><p>07h45 Montagem do welcome coffee Hotel</p><p>08h00 Início do credenciamento / Welcome coffee Hotel + Agência</p><p>08h00 Início do welcome coffee Hotel</p><p>08h00 Abertura da Expo Hotel + Agência</p><p>08h30 Chegada dos palestrantes Agência de eventos</p><p>09h00 Início da palestra Cliente</p><p>11h30 Montagem do almoço express Hotel</p><p>12h00 Início do almoço express Hotel</p><p>13h00 Retomada das palestras Cliente</p><p>14h45 Montagem do coffee break Hotel</p><p>15h00 Início do coffee break Hotel</p><p>15h30 Retomada das palestras Cliente</p><p>16h30 Chegada do conjunto musical Músicos</p><p>16h45 Montagem do coquetel Hotel</p><p>17h00 Fim das palestras Cliente</p><p>17h00 Visita à Expo Cliente</p><p>17h00 Início do coquetel na Expo Hotel</p><p>17h00 Início da apresentação do conjunto musical Músicos</p><p>19h00 Fim do coquetel / Encerramento da Expo Hotel + Cliente</p><p>19h00 Início da desmontagem Todos</p><p>04h00 Fim da desmontagem Todos</p><p>105</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Faz parte também dessa etapa prévia a montagem do evento. Trata-se do dia em que acontecem</p><p>as preparações no espaço do evento. A agência recebe os fornecedores, supervisiona a instalação dos</p><p>equipamentos e acompanha os testes técnicos, monitora a decoração, o serviço de alimentação, orienta</p><p>a equipe, entre muitas outras tarefas. A montagem pode ser rápida, durando apenas algumas horas, por</p><p>exemplo, numa festa de aniversário em casa. Para eventos mais complexos, como feiras, congressos,</p><p>festivais ou até mesmo um casamento mais grandioso, pode ser necessário que a montagem comece</p><p>na véspera ou alguns dias antes.</p><p>No dia no evento, há a coordenação geral de todos os elementos. A agência deve ter agilidade,</p><p>flexibilidade e criatividade para sanar qualquer imprevisto de última hora, com o menor impacto</p><p>possível ao evento.</p><p>Após o encerramento do evento, a agência deverá acompanhar a desmontagem, desinstalação</p><p>dos equipamentos, retirada de itens cenográficos e, além disso, conferir as condições de devolução</p><p>do espaço locado. Nos dias subsequentes, a agência confere contas, faz acertos financeiros, entrega</p><p>os materiais que sobraram e elabora o relatório pós-evento.</p><p>6 O PRODUTOR DE EVENTOS</p><p>Dentro da agência, o produtor é a pessoa responsável pela organização do evento e cumpre</p><p>um grande número de funções diferentes, como: organizador, comunicador, negociador, mediador,</p><p>planejador e supervisor.</p><p>É essencial para a agência de eventos fazer com que os funcionários se sintam desafiados e</p><p>estimulados, além de buscar informações sobre o que seus clientes pensam e desejam para os eventos,</p><p>possibilitando identificar quais necessidades do mercado não estão sendo atendidas plenamente.</p><p>A função de um produtor pode ser tão ampla ou limitada quanto a agência julgar conveniente.</p><p>Porém, em razão da dinâmica do setor, é importante que ele tenha poder de decisão e autonomia para</p><p>mudar o que não está funcionando.</p><p>Em um evento, é necessário descentralizar, terceirizar as operações. O importante sobre esse ponto</p><p>é averiguar a qualidade das pessoas e empresas que prestarão os serviços. Reconhecendo a importância</p><p>dessa função, Giacaglia (2008, p. 21) coloca que:</p><p>Já que a atuação do organizador no planejamento, implementação,</p><p>controle e avaliação do evento é determinante para o sucesso deste e, em</p><p>última análise, para a imagem e projeção da empresa que ele representa,</p><p>é necessário que lhe propicie instrução e preparo específicos, adequados e</p><p>condizentes com o grau de responsabilidade que lhe é atribuída, e que deem</p><p>a ele condições para que possa desempenhar com eficácia e firmeza todas</p><p>as suas atribuições.</p><p>106</p><p>Unidade III</p><p>O organizador possui diversas responsabilidades, como o adequado planejamento e a tomada de</p><p>decisões relativas à produção do evento. Esse profissional deve possuir amplos conhecimentos sobre o</p><p>seu trabalho e, entre suas principais características, destacam-se:</p><p>• ser hospitaleiro/acolhedor;</p><p>• ser criativo e inovador;</p><p>• ter capacidade de resposta, para isso deve possuir amplo domínio das tarefas solicitadas;</p><p>• desenvolver uma comunicação clara com a equipe interna e com o cliente, quando tiver contato</p><p>direto (em algumas agências, a interface com o cliente é feita pelo executivo de atendimento);</p><p>• possuir a capacidade de tolerar a frustração;</p><p>• ter o controle em situações de estresse;</p><p>• conhecer as dinâmicas de grupo e do trabalho em equipe;</p><p>• ter flexibilidade e adaptação à mudança;</p><p>• dispor de habilidade administrativa;</p><p>• ter a capacidade de delegar e acompanhar os serviços designados;</p><p>• emitir ordens de maneira positiva e com educação;</p><p>• buscar alcançar a máxima produtividade no menor tempo possível;</p><p>• utilizar o potencial pleno da equipe em cada tarefa executada.</p><p>• ser capaz de executar diferentes tarefas;</p><p>• ter dinamismo e agilidade para tomar decisões;</p><p>• apresentar postura profissional e noções de regras de etiqueta.</p><p>6.1 Principais funções do organizador de eventos</p><p>Elencamos algumas das principais funções, porém é importante lembrar que a atuação de um</p><p>produtor de eventos não se limita exclusivamente a elas:</p><p>• planejar, organizar, dirigir e controlar o evento;</p><p>• trabalhar e contratar diferentes tipos de profissionais e coordená-los;</p><p>107</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>• contratar diferentes empresas especialistas em diversos segmentos dos eventos;</p><p>• negociar valores com fornecedores;</p><p>• realizar as visitas técnicas aos locais dos eventos;</p><p>• desenvolver, atualizar e gerir a planilha de custos;</p><p>• elaborar o cronograma de ações;</p><p>• supervisionar os serviços contratadores;</p><p>• recomendar ao cliente os cardápios e os tipos de serviço mais</p><p>adequados;</p><p>• cotar e selecionar shows e artistas pertinentes ao público e ao tema do evento;</p><p>• pesquisar locais para a realização dos eventos de acordo com o perfil identificado no briefing;</p><p>• monitorar o treinamento de pessoal;</p><p>• coordenar todas as etapas do evento.</p><p>Conforme observado em Zanella (2008, p. 21):</p><p>Por sua complexidade, amplitude e importância, a promoção de um evento</p><p>exige alta especialização técnica, experiência e especialização no tipo de</p><p>evento que será realizado. Sua operacionalização fundamenta-se em um</p><p>eficiente sistema de planejamento.</p><p>A atividade de organização de eventos é regulada pela Lei nº 11.771, de 17 de setembro de 2008, que</p><p>trata da Política Nacional de Turismo. A subseção V define as organizadoras de eventos:</p><p>Art. 30. Compreendem-se por organizadoras de eventos as empresas que</p><p>têm por objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento,</p><p>organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e</p><p>assessoria de eventos.</p><p>§ 1º As empresas organizadoras de eventos distinguem-se em 2 (duas)</p><p>categorias: as organizadoras de congressos, convenções e congêneres de</p><p>caráter comercial, técnico científico, esportivo, cultural, promocional e social,</p><p>de interesse profissional, associativo e institucional, e as organizadoras de</p><p>feiras de negócios, exposições e congêneres.</p><p>§ 2º O preço do serviço das empresas organizadoras de eventos é o valor</p><p>cobrado pelos serviços de organização, a comissão recebida pela intermediação</p><p>108</p><p>Unidade III</p><p>na captação de recursos financeiros para a realização do evento e a taxa de</p><p>administração referente à contratação de serviços de terceiros (Brasil, 2008).</p><p>As agências e os produtores de eventos devem analisar a necessidade de auxílios de profissionais</p><p>especializados e providenciar a contratação de equipe técnica e documentação legal em algumas das</p><p>atividades descritas a seguir:</p><p>• Montagem e desmontagem de palcos, arquibancadas, camarotes e praticáveis.</p><p>• Disposição e limpeza de sanitários químicos.</p><p>• Instalações elétricas, de geradores, de som e luz cênica.</p><p>• Definição de um plano de segurança para situações de incêndio e pânico (PSSIP), que deverá</p><p>conter desenhos do leiaute e/ou fotografias que descrevam os procedimentos adotados e os</p><p>equipamentos utilizados para casos de incêndios e pânico nos locais da realização de eventos,</p><p>principalmente para os de grande porte.</p><p>• Projetos para acessibilidade de portadores de deficiência.</p><p>• Pagamento do Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad).</p><p>• Procedimentos adequados às normas da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).</p><p>• Alvará de autorização para eventos temporários: permissão para montagem de arquibancadas;</p><p>estruturas de feiras e eventos, organização de shows, uso de som em eventos e horários</p><p>programados, companhia de trânsito, uso de fogos de artifícios, entre outros.</p><p>Saiba mais</p><p>Sobre as funções do organizador de casamentos, assista:</p><p>O CASAMENTO dos meus sonhos. Direção: Adam Shankman. Alemanha,</p><p>EUA: Columbia Pictures Corporation, Dee Gee Entertainment, IMF Internationale</p><p>Medien und Film GmbH & Co. Produktions KG, 2001. 103 min.</p><p>6.2 Cerimonial e protocolo</p><p>Em certos eventos, faz-se necessário seguir as normas de cerimonial e protocolo – especialmente em</p><p>reuniões políticas –, que regulamentam as formas adequadas de tratamento, a ordem de precedência</p><p>(prioridade) e os símbolos nacionais.</p><p>109</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Por cerimonial entende-se as regras e formalidades que tratam especificamente das cerimônias. De</p><p>modo geral, significa a administração de forma prática do protocolo. O dicionário Houaiss (Cerimonial,</p><p>2009, p. 441) define o cerimonial como:</p><p>adjetivo de dois gêneros</p><p>1 relativo a cerimônia, às solenidades ritualísticas; ritual 2 que usa de</p><p>cerimônia, de formalidade e cortesia; cerimonioso, formal</p><p>substantivo masculino</p><p>3 conjunto de formalidades que se devem observar em certas cerimônias,</p><p>atos solenes, públicos etc.; protocolo 4 regra que institui essas formalidades</p><p>5 unidade administrativa responsável pelas cerimônias e pela observância</p><p>de suas regras ou normas 6 cerimônia, formalidade, etiqueta.</p><p>O protocolo pode ser definido como as normas e regras utilizadas para coordenar o cerimonial.</p><p>Em cada país apresenta características próprias, conectadas à cultura e história dessas nações. É um</p><p>instrumento importante para as relações entre países ou empresas.</p><p>O cerimonial e protocolo diferem-se da etiqueta, que rege comportamento social das pessoas,</p><p>principalmente nos ambientes mais formais. Objetiva facilitar a relação entre os indivíduos a partir</p><p>de princípios estabelecidos para se manter um bom convívio social. Aborda tópicos, como:</p><p>• comportamento e postura em eventos;</p><p>• comportamento à mesa;</p><p>• gestual.</p><p>Assim, Bettega (2006, p. 13) esclarece que cerimonial determina a sequência dos acontecimentos</p><p>em um evento. O protocolo é a legislação que coordena o cerimonial, e etiqueta se concentra mais no</p><p>comportamento dos anfitriões e convidados.</p><p>A Lei Federal nº 5.700, de 1º de setembro de 1971, trata dos símbolos nacionais:</p><p>Art. 1° São Símbolos Nacionais:</p><p>I - a Bandeira Nacional;</p><p>II - o Hino Nacional;</p><p>III - as Armas Nacionais; e</p><p>IV - o Selo Nacional (Brasil, 1971).</p><p>110</p><p>Unidade III</p><p>O artigo 19, da mesma lei, dispõe sobre a forma e a apresentação dos símbolos nacionais:</p><p>Art. 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território</p><p>nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição:</p><p>I - Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras</p><p>bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos</p><p>ou peças semelhantes;</p><p>II - Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em</p><p>formaturas ou desfiles;</p><p>III - A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho.</p><p>Parágrafo único. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita</p><p>de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a plateia</p><p>ou, de modo geral, para o público que observa o dispositivo (Brasil, 1971).</p><p>Saiba mais</p><p>Para aprofundar-se no tema, conheça a Convenção de Viena sobre Relações</p><p>Diplomáticas, de 1965, que trata das relações e imunidades diplomáticas:</p><p>BRASIL. Decreto n. 56.435, de 8 de junho de 1965. Brasília, 1965.</p><p>Disponível em: https://tinyurl.com/2v9ub346. Acesso em: 26 set. 2023.</p><p>E o Decreto n. 70.274, de 9 de março 1972, na íntegra:</p><p>BRASIL. Decreto n. 70.274, de 9 de março 1972. Brasília, 1972. Disponível</p><p>em: https://tinyurl.com/yc54sr6m. Acesso em: 26 set. 2023.</p><p>Precedência</p><p>As regras de precedência definem a hierarquia entre as autoridades dos diversos segmentos e</p><p>baseiam-se nos seguintes aspectos:</p><p>• anfitrião;</p><p>• convidados;</p><p>• presidência;</p><p>111</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>• formas de tratamento;</p><p>• precedência (relação de prioridade);</p><p>• normas em relação aos símbolos nacionais;</p><p>• trajes/vestimentas.</p><p>A precedência está relacionada à hierarquia e é importante para a adequada ordem das autoridades</p><p>em um evento. Os critérios mais utilizados são:</p><p>• hierarquia dos cargos;</p><p>• fundação histórica da empresa;</p><p>• idade;</p><p>• ordem alfabética;</p><p>• bom senso.</p><p>Dessa forma, em uma composição de uma mesa solene, deve-se estabelecer a precedência de lugar,</p><p>isto é, a pessoa que ocupa o cargo mais importante é a primeira a ocupar seu lugar à mesa. A disposição</p><p>das pessoas deverá ser realizada a partir do centro da mesa.</p><p>Em relação à precedência da fala, esta acontece de forma inversa à composição de lugar na mesa,</p><p>pois geralmente o orador mais importante deverá ser o último a falar.</p><p>Cerimonial</p><p>Algumas normas abordadas pelo cerimonial são:</p><p>• formas de honras oferecidas aos chefes de governo;</p><p>• precedência que deve ser obedecida pelas autoridades;</p><p>• honras militares;</p><p>• símbolos nacionais;</p><p>• os diversos tipos de condecorações;</p><p>• solenidades e visitas oficiais de chefes de Estado e governantes e as recepções oferecidas aos convidados.</p><p>112</p><p>Unidade III</p><p>Dada a complexidade e nível de detalhamento</p><p>do assunto, há profissionais especializados nessas</p><p>normas; são chamados de cerimonialistas, que deverão possuir atributos como:</p><p>• pleno domínio da legislação relacionada ao tema;</p><p>• responsabilidade/pontualidade;</p><p>• conhecimento sobre a cultura e línguas de outros países;</p><p>• discrição;</p><p>• controle para situação de estresse;</p><p>• proativo, ter iniciativa;</p><p>• respeito ao próximo.</p><p>113</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Resumo</p><p>Esta unidade discorreu sobre as funções das agências e dos produtores de</p><p>eventos, que auxiliam os clientes a preparar todas as etapas de organização</p><p>de um evento, que incluem sugerir o formato mais adequado, a elaboração</p><p>dos convites e a seleção do público, pesquisar datas disponíveis e espaços,</p><p>entre outras atividades.</p><p>Para melhor organizar os eventos, a agência faz um levantamento de</p><p>algumas informações com o cliente e estabelece o briefing, que funciona</p><p>como um guia que contém as principais informações sobre o evento.</p><p>Quanto mais sucinto e objetivo ele for, menor será a possibilidade de erro,</p><p>pois o foco deve estar nos dados mais relevantes. Algumas informações que</p><p>devem constar no briefing são o público-alvo, o espaço onde será realizado</p><p>o evento, a data do evento, a razão da realização do evento, além de</p><p>elencar os equipamentos técnicos e indicar as necessidades de alimentação</p><p>e bebidas. É essencial que essas respostas sejam compreensíveis para quem</p><p>estiver promovendo o evento.</p><p>Para que o estudante acompanhe com mais detalhes a produção de um</p><p>evento, foi disponibilizado um guia que demonstra a execução do briefing.</p><p>Outro material que pode ser encontrado é a planilha de custos, com o</p><p>propósito de servir como orientação e referência na estimativa dos custos</p><p>envolvidos em um evento. Essa é uma etapa relevante no planejamento e</p><p>deve ser executada com atenção. Na planilha são destacados os principais</p><p>custos presentes na organização de um evento, tendo em mente que os custos</p><p>variarão de acordo com as características e a dimensão de cada um.</p><p>Foi apresentado o cronograma de ações, que detalha da melhor maneira</p><p>as etapas necessárias para a organização do evento e a data limite para a</p><p>execução de cada uma. Com o intuito de melhor compreensão, também há</p><p>exemplos práticos de cronogramas.</p><p>Uma das funções da agência é ser a ponte entre o cliente e os</p><p>fornecedores e, para tanto, é necessário averiguar o porte, a qualidade e a</p><p>idoneidade destes. Além da contratação de fornecedores, a organização do</p><p>evento abrange a sua apropriada comunicação.</p><p>Ações como criar uma identidade visual, um logotipo, um slogan, a</p><p>produção de material promocional e o usos das redes sociais para divulgação</p><p>são estratégias que desenvolvem essa comunicação: um evento bem</p><p>114</p><p>Unidade III</p><p>sinalizado contribui para o melhor deslocamento das pessoas e deve contar</p><p>com meios para indicar onde estão localizadas as principais áreas, como</p><p>salas das palestras, credenciamento, banheiros e pontos de alimentação.</p><p>Exemplos de ordens de serviços e roteiros de eventos, que são</p><p>essenciais para facilitar o entendimento sobre a organização dessas</p><p>atividades, foram disponibilizados.</p><p>Na ordem de serviço, há detalhes sobre a montagem da sala. O formato</p><p>deve estar alinhado ao tipo de evento e seu objetivo. Os principais exemplos</p><p>de montagem são: sala em auditório ou palestra; espinha de peixe; escolar;</p><p>formato coquetel; mesa em “U”; mesas redondas; e mesas em meia-lua. Há</p><p>formatos que possibilitam maior comunicação entre os convidados, outros</p><p>que oferecem maior espaço e conforto para os participantes e aqueles que</p><p>buscam otimizar a quantidade de pessoas no local. Deve-se estudar as</p><p>melhores opções e adequá-las ao evento.</p><p>Para o correto planejamento de um evento, foram destacadas a</p><p>necessidade de uma comunicação eficiente e a importância do produtor</p><p>de eventos.</p><p>Finalmente, foi realizado um breve apanhado sobre as normas do</p><p>cerimonial e protocolo, que, de modo geral, regulamentam, em um evento,</p><p>as formas apropriadas de tratamento, a ordem de precedência (prioridade)</p><p>e os símbolos nacionais. O cerimonial abrange as regras e formalidades que</p><p>guiam as cerimônias.</p><p>115</p><p>ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS</p><p>Exercícios</p><p>Questão 1. (Enade, 2006 adaptada) O gerente de eventos precisa saber que, para fazer um</p><p>planejamento, uma série de questões precisa ser analisada. Uma delas é a necessidade de monitorar</p><p>e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos do evento</p><p>sejam alcançados; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários</p><p>elementos do plano. O planejamento é uma ferramenta de gerenciamento. Deve-se também notar que</p><p>o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da parte do gestor de eventos.</p><p>COUTINHO, H. R. M. Organização de eventos. Manaus: Centro de Educação Tecnológica do Amazonas, 2010. p. 25-26. Disponível em:</p><p>http://redeetec.mec.gov.br/images/stories/pdf/eixo_hosp_lazer/061112_org_eventos.pdf. Acesso em: 20 maio 2018.</p><p>A partir do texto anterior, é correto afirmar que o profissional responsável pelo evento, entre outras</p><p>providências, deverá:</p><p>I – Adotar um checklist próprio que contemple o maior número possível de itens, mesmo os</p><p>aparentemente desnecessários, incluindo objetivos geral e específicos, pois é o que garante determinar</p><p>o que se pretende com o evento.</p><p>II – Levar em consideração os objetivos, público e estratégias, sendo que estas últimas consistem</p><p>naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento, pois isso interfere diretamente em</p><p>sua tipologia.</p><p>III – Despreocupar-se com o orçamento para o evento por tratar-se de ponto que não é da sua</p><p>responsabilidade, pois recursos serão granjeados pela equipe da captação de fomento.</p><p>IV – Fazer a implantação (descrição dos procedimentos desde a aprovação do projeto até o seu término),</p><p>levando em consideração os fatores condicionados para a sua realização, mais o acompanhamento</p><p>e o controle.</p><p>As providências corretas são apenas:</p><p>A) I e II.</p><p>B) I, II e III.</p><p>C) I, II e IV.</p><p>D) II e IV.</p><p>E) II, III e IV.</p><p>Resposta correta: alternativa C.</p><p>116</p><p>Unidade III</p><p>Análise das afirmativas</p><p>I – Afirmativa correta.</p><p>Justificativa: o checklist é uma relação de providências, tarefas ou necessidades do evento.</p><p>II – Afirmativa correta.</p><p>Justificativa: durante a concepção, o empreendedor/gerente de eventos deverá levantar o maior</p><p>número possível de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento.</p><p>III – Afirmativa incorreta.</p><p>Justificativa: antes da decisão final da execução de um evento, faz-se um estudo de viabilidade.</p><p>Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado são sempre as palavras-chave para evitar</p><p>transtornos financeiros para organizadores e promotores do evento.</p><p>IV – Afirmativa correta.</p><p>Justificativa: para o planejamento e organização de um evento, é primordial elaborar um projeto</p><p>com informações básicas que direcionem o desenvolvimento das atividades necessárias à sua efetivação.</p><p>Questão 2. (IFF, 2013) Um grande banquete poderá ter diversas etapas, cada uma delas com sua</p><p>importância específica e que devem ser observadas com a máxima atenção pelos organizadores. Marque</p><p>a alternativa que elenca corretamente as principais etapas de um banquete.</p><p>A) A venda do banquete, a contratação do banquete, o serviço do banquete e o encerramento.</p><p>B) A venda do banquete, a contratação do banquete, o procedimento de assessoria ao cliente, o</p><p>planejamento do banquete, a preparação do banquete, o serviço do banquete, o encerramento e</p><p>o pós-venda.</p><p>C) O procedimento de assessoria ao cliente, o planejamento do banquete, a preparação do banquete,</p><p>o serviço do banquete, o encerramento e o pós-venda.</p><p>D) O planejamento do banquete, a preparação do banquete, o serviço do banquete, o encerramento</p><p>e o pós-venda.</p><p>E) A venda do banquete, a contratação do banquete, o procedimento de assessoria ao cliente, o</p><p>planejamento do banquete, o encerramento e o pós-venda.</p><p>Resposta correta: alternativa B.</p><p>117</p><p>ORGANIZAÇÃO</p><p>DE EVENTOS</p><p>Análise da questão</p><p>A alternativa B contempla todas as fases do processo de planejamento e organização de eventos,</p><p>ou seja, concepção, pré-evento, per ou transevento e pós-evento (a venda do banquete, a contratação</p><p>do banquete, o procedimento de assessoria ao cliente, o planejamento do banquete, a preparação do</p><p>banquete, o serviço do banquete, o encerramento e o pós-venda).</p>