Apostila - Livros Contábeis Tradicionais e Sistemas Eletrônicos

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PROFESSOR(A): CÁSSIA CHAGAS
Procedimentos Contábeis
Livros Contábeis Tradicionais e Sistemas 
Eletrônicos
Objetivo da Aula
Apresentar os livros diário, razão e caixa, além de explorar a aplicação e as vantagens 
dos sistemas contábeis eletrônicos na Contabilidade moderna.
Apresentação
Bem-vindo(a), estudante!
Nesta aula, você estudará sobre os livros diário, razão e caixa e os sistemas contábeis 
eletrônicos. O livro diário é onde todas as transações financeiras são registradas pela primeira 
vez. Já o livro-razão organiza essas transações por conta, facilitando o acompanhamento 
detalhado do patrimônio.
No caso do livro caixa, é essencial para o controle das movimentações de dinheiro, 
evidenciando a importância de registrar entradas e saídas de caixa para a saúde financeira 
da empresa. Por último, discutiremos a evolução para os sistemas contábeis eletrônicos, 
destacando como a tecnologia transformou a prática contábil, aumentando a eficiência, 
precisão e acessibilidade dos dados financeiros.
Ao final desta aula, você estará mais preparado para falar sobre os métodos tradicionais 
e as inovações tecnológicas que moldam a Contabilidade atual. Vamos começar?
1. Livros Diário e Razão
Mesmo na era digital, alguns livros contábeis tradicionais mantêm sua importância 
fundamental para a gestão financeira e o cumprimento das obrigações legais das empresas 
(Iudícibus, 2019). Entre os mais relevantes, destacam-se:
• Livro diário: registro primário, em que todas as transações financeiras são anotadas 
em ordem cronológica;
Livro Eletrônico
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• Livro-razão: informações do livro diário, oferecendo uma visão específica para cada 
conta contábil;
• Livro de inventário: registro detalhado dos bens da empresa em uma data específica, 
geralmente no fim do exercício financeiro;
• Livro caixa: registro de todas as movimentações financeiras em dinheiro, essencial para 
o controle do fluxo de caixa da empresa.
Esses livros são imprescindíveis para uma gestão eficaz, transparência e conformidade 
com as normativas fiscais e contábeis. A escolha entre manter livros contábeis tradicionais 
ou adotar sistemas eletrônicos geralmente varia de acordo com o tamanho, o ramo de 
atividade e os recursos disponíveis de cada empresa.
• Pequenas empresas: muitas vezes, optam por manter livros contábeis tradicionais 
devido à simplicidade, aos custos reduzidos e à familiaridade com o sistema. Exemplo: 
uma pequena loja de bairro pode preferir manter um livro caixa físico para controle 
de suas transações diárias;
• Grandes empresas: tendem a preferir sistemas eletrônicos devido à eficiência, à 
capacidade de integrar grandes volumes de dados e à facilidade de realizar análises 
complexas. Exemplo: uma multinacional pode utilizar um sistema Enterprise Resource 
Planning (ERP) para integrar todas as suas operações financeiras e contábeis.
A diferença na escolha se deve principalmente à escala de operações e à necessidade 
de sofisticação nos registros e nas análises. Os sistemas eletrônicos oferecem vantagens 
significativas em termos de velocidade, precisão e análise de dados, especialmente para 
empresas maiores com operações complexas. Em outras palavras, a escolha entre métodos 
tradicionais e modernos de Contabilidade reflete uma adaptação às necessidades empresariais 
e aos avanços tecnológicos, ressaltando a importância da flexibilidade e do conhecimento 
atualizado no campo da Contabilidade.
1.1. Livro Diário
O livro diário é um dos principais registros contábeis obrigatórios para a maioria das 
empresas. Nele, são registradas, dia após dia, todas as operações que afetam a situação 
patrimonial da empresa, como compras, vendas, recebimentos e pagamentos. Cada 
lançamento inclui informações detalhadas, garantindo a rastreabilidade e a transparência 
das transações financeiras (Iudícibus, 2019). Cada transação é registrada no livro em forma 
de lançamento contábil, que deve incluir a data da operação, uma descrição detalhada, as 
contas afetadas e os valores debitados e creditados (Padoveze, 2016).
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distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal.
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No Brasil, a obrigatoriedade de manter o livro diário na empresa é estabelecida pelo 
Código Civil Brasileiro. Especificamente, o artigo 1.179 do Código Civil, na Lei n. 10.406, de 
10 de janeiro de 2002, menciona que o empresário e a sociedade empresária são obrigados 
a seguir um sistema de Contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração 
uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar 
anualmente o Balanço Patrimonial e o de resultado econômico.
Além disso, o livro diário também deve ser registrado no órgão competente para conferir 
validade jurídica, e esse procedimento é regulado por normas específicas de cada junta 
comercial estadual, em conformidade com as disposições do Departamento Nacional de 
Registro Empresarial e Integração (DREI).
A maioria das empresas, independentemente do seu tamanho, é obrigada por lei a 
manter um livro diário. Isso inclui empresas individuais, sociedades limitadas, sociedades 
anônimas, entre outras.
Como preencher o livro diário de forma correta?
Acompanhe os próximos exemplos!
Exemplo 1: Compra de mercadorias a prazo
• Data: registre a data em que a compra foi realizada;
• Descrição da transação: anote “compra de mercadorias a prazo” para identificar o tipo 
de operação;
• Contas envolvidas: registre a conta “estoque” como debitada, indicando o aumento 
no estoque devido à compra. Simultaneamente, registre a conta “fornecedores” como 
creditada, representando o aumento da obrigação da empresa com o fornecedor;
• Valor: anote o valor total da compra de mercadorias.
Exemplo 2: Pagamento de salários
• Data: marque a data em que os salários foram efetivamente pagos;
• Descrição da transação: descreva como “pagamento de salários” para especificar a 
natureza da operação;
• Contas envolvidas: registre a conta “despesas com salários” como debitada, refletindo 
a saída de recursos para pagamento de salários. Registre a conta “caixa” como credi-
tada, indicando a diminuição do caixa devido ao pagamento;
• Valor: indique o montante total dos salários pagos naquele período.
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1.2. Livro-razão
Assim como o livro diário, o livro-razão também é considerado um dos principais livros 
contábeis utilizados por empresas e contadores. Nesse documento são registradas todas 
as movimentações financeiras de cada conta contábil da empresa de forma individual. Aqui, 
a empresa tem uma visão detalhada da situação financeira de cada conta, contribuindo 
para uma análise mais precisa dos lançamentos, na localização de erros e na elaboração de 
relatórios financeiros, além de ser uma exigência legal para fins de fiscalização e auditoria 
(Iudícibus, 2019).
Quanto ao “funcionamento” do livro, cada página ou parte é dedicada a uma conta 
específica, em que são lançadas todas as operações que a afetam. Isso permite que 
a empresa tenha um controle detalhado sobre cada componente do seu patrimônio, 
como caixa, clientes, fornecedores, imóveis etc. Fazer o livro é essencial não apenas para 
cumprir com as obrigações legais e fiscais, mas também para garantir o controle interno, 
a transparência financeira e a integridade dos dados contábeis. É uma oportunidadede os 
gestores entenderem exatamente como cada operação afeta o patrimônio da empresa, 
facilitando a tomada de decisões financeiras e operacionais.
Veja como fazer um registro!
Exemplo: venda de produtos à vista
• Data: data em que a venda foi efetuada;
• Descrição da transação: “venda de produtos à vista”;
• Lançamento contábil:
− Débito: conta “caixa” – registre o valor recebido pela venda, representando o ingresso 
de dinheiro no caixa;
− Crédito: conta “vendas” – indique o valor da venda realizada, refletindo o aumento 
da receita da empresa.
• Valor: registre o valor recebido pela venda dos produtos.
Todas as empresas, independentemente do tamanho ou do regime tributário, devem 
manter um livro-razão. Cada conta contábil da empresa deve ter uma seção própria no 
livro ou no sistema contábil. Todos os débitos e créditos relacionados a essa conta devem 
ser registrados detalhadamente, incluindo a data, a descrição da operação, os valores e as 
referências aos documentos de suporte.
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Realize o registro de três transações típicas de uma empresa no livro-razão. Para 
cada transação, identifique e registre corretamente as contas afetadas, detalhando 
se são debitadas ou creditadas, e especifique os valores envolvidos. As transações 
são: 1) compra de mercadorias a prazo, 2) pagamento de salários e 3) venda de 
produtos à vista.
2. Livro Caixa
O livro caixa é um dos principais instrumentos de controle financeiro de uma empresa. 
Nele são registradas todas as movimentações financeiras em espécie, incluindo receitas e 
despesas. Esse registro é realizado de forma cronológica, detalhando cada entrada e saída 
de dinheiro e garantindo uma visão clara do fluxo de caixa da empresa (Iudícibus, 2019).
É considerada uma ferramenta indispensável para o planejamento financeiro, ajudando 
a evitar surpresas desagradáveis, garantir a liquidez necessária para as operações do dia a 
dia e tomar decisões informadas sobre investimentos e despesas. Durante o planejamento 
financeiro de uma empresa, define-se como a organização administrará seus recursos 
financeiros para alcançar seus objetivos e metas a curto, médio e longo prazo.
O funcionamento do livro caixa é baseado no registro sistemático de cada transação, 
anotado individualmente, com a data, a descrição, o valor e a natureza (entrada ou saída). 
Isso permite que a empresa mantenha um controle detalhado do saldo disponível em caixa 
(Padoveze, 2016).
Fazer o livro caixa permite o monitoramento constante das finanças, facilita a elaboração 
de relatórios financeiros, ajuda no cumprimento das obrigações fiscais e fornece dados 
valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Os relatórios financeiros apresentam 
informações detalhadas sobre a situação financeira de uma empresa, seu desempenho 
e fluxos de caixa, geralmente dentro de um período específico. Os principais relatórios 
financeiros incluem:
• Balanço Patrimonial: mostra a situação patrimonial da empresa em um determinado 
momento, listando ativos, passivos e patrimônio líquido;
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• Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE): apresenta uma síntese das operações 
financeiras realizadas em um período, incluindo receitas, custos e despesas, eviden-
ciando o lucro ou prejuízo;
• Demonstrativo de fluxo de caixa: mostra as alterações no caixa e nos equivalentes de 
caixa, segregando as movimentações em atividades operacionais, de investimento e 
de financiamento;
• Demonstrativo de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA): detalham-se as mudanças 
no lucro retido ao longo do período.
Quanto às obrigações fiscais, toda e qualquer empresa tem esse dever perante o Estado. 
Essas obrigações estão relacionadas à apuração e ao pagamento de impostos, além da entrega 
de declarações e documentos fiscais. Algumas das principais obrigações fiscais incluem:
• Impostos e contribuições: dependendo do regime tributário (Simples Nacional, Lucro 
Presumido, Lucro Real), a empresa deve recolher impostos como IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, 
COFINS, ICMS, ISS, entre outros;
• Declarações e informações fiscais: entrega de declarações como a Declaração de Débitos 
e Créditos Tributários Federais (DCTF), EFD-Contribuições, EFD-Reinf, entre outras, de 
acordo com as operações e o regime tributário da empresa;
• Notas fiscais: emissão de notas fiscais de venda, serviço ou transporte, conforme a 
atividade da empresa, garantindo a correta documentação das transações comerciais.
Quando usar o livro caixa?
O livro caixa deve ser usado continuamente, com a atualização diária das transações 
financeiras. Isso é crucial para empresas de todos os tamanhos, especialmente para pequenas 
e médias empresas que necessitam de um controle rigoroso do fluxo de caixa para manter 
a operacionalidade e planejar o futuro (Marion, 2022). Aqui estão alguns exemplos:
• Restaurantes e cafeterias: usam para registrar as vendas diárias, pagamentos a for-
necedores, salários dos funcionários e outras despesas operacionais. Isso ajuda os 
proprietários a entender o fluxo de caixa diário e a gerenciar os custos de alimentos e 
bebidas eficientemente;
• Lojas de varejo: lojas de roupas, calçados ou eletrônicos, por exemplo, utilizam para 
acompanhar as vendas, os pagamentos recebidos (em dinheiro, cartões de crédito/
débito), as despesas com a compra de mercadorias e os pagamentos de serviços como 
limpeza e segurança;
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• Salões de beleza e barbearias: nesses estabelecimentos, usam para controlar os pa-
gamentos recebidos por serviços prestados, a compra de produtos de beleza, os pa-
gamentos a profissionais autônomos e outras despesas operacionais;
• Oficinas mecânicas: usam para registrar o recebimento por serviços prestados, a compra 
de peças e ferramentas e as despesas com a manutenção do espaço e equipamentos;
• Consultórios médicos e dentários: profissionais da saúde utilizam para controlar os 
pagamentos recebidos por consultas e procedimentos, bem como as despesas com 
equipamentos, materiais e pessoal de apoio;
• Empresas de serviços: consultoria, design, programação e marketing digital registram 
os recebimentos por projetos entregues, os pagamentos a freelancers e outras des-
pesas operacionais e administrativas.
Como fazer um livro caixa?
Para fazer um livro caixa, comece escolhendo um formato (papel ou digital), defina uma 
metodologia de registro (manual ou via software) e se assegure de que todas as transações 
sejam registradas de forma clara e precisa. Inclua a data, a descrição detalhada e o valor 
e categorize cada transação como entrada ou saída. Para ilustrar como os lançamentos 
seriam registrados no livro caixa, veja os exemplos abaixo:
Exemplo 1: Venda de produtos
Data: 10/02/2024
Descrição: Venda de produtos
Valor recebido: R$ 1.500,00
Categoria: entrada
Lançamento completo:
Data: 10/02/2024
Descrição da transação: Venda de produtos – camisetas e calças
Valor: R$ 1.500,00
Saldo (exemplo): R$ 3.500,00 (após a transação)
Exemplo 2: Pagamento de fornecedores
Data: 15/02/2024
Descrição: Pagamento de fornecedores
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Valor pago: R$ 800,00
Categoria: saída
Lançamento completo:
Data: 15/02/2024
Descrição da transação: Pagamento para fornecedor XYZ – material de escritório
Valor: -R$ 800,00
Saldo (exemplo): R$ 2.700,00 (após a transação)
Exemplo 3: Recebimento de empréstimo
Data: 20/02/2024
Descrição: Recebimento de empréstimo
Valor recebido: R$ 5.000,00
Categoria: entrada
Lançamento completo:
Data: 20/02/2024
Descrição da transação: Recebimento de empréstimo – banco ABC
Valor: +R$ 5.000,00
Saldo (exemplo): R$ 7.700,00 (após a transação)
Uma boa gestão do livro caixa requer disciplina, precisão e consistência. É necessário 
garantir que todas as transações sejam registradas imediatamente, manter os registros 
organizados e assegurar a veracidade das informações. Além disso, é importante revisar 
regularmente o livro caixa, comparando-o com outros registros financeiros, para garantir 
a integridade e a precisão dos dados.
3. Sistemas Contábeis Eletrônicos
Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e integrado, a transição para sistemas 
contábeis eletrônicos representa uma evolução natural e indispensável. A adoção dos 
livros eletrônicos, em particular, marca um ponto de virada na maneira como as empresas 
gerenciam suas informações financeiras e atendem às exigências regulatórias.
Esses sistemas proporcionam uma série de benefícios, como aumento da precisão dos 
dados contábeis, eficiência na gestão do tempo, melhor conformidade fiscal e facilitação 
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da tomada de decisões baseada em dados confiáveis. Além disso, a automação de tarefas 
repetitivas reduz o risco de erros humanos, permitindo que a equipe contábil se concentre 
em análises e estratégias mais complexas.
Essa mudança não só alinha as práticas contábeis com as tendências tecnológicas 
contemporâneas, mas também destaca a importância de agilidade, precisão e segurança 
no tratamento dos dados financeiros. Portanto, uma compreensão aprofundada dos livros 
eletrônicos e do papel que desempenham no ecossistema empresarial moderno é vital para 
navegar com sucesso no vasto mar das finanças corporativas.
Por definição, entenda sistemas contábeis eletrônicos como soluções de software 
projetadas para gerenciar e automatizar as tarefas contábeis de uma empresa. Esses 
sistemas facilitam o registro, a análise e o relatório das transações financeiras, integrando 
diversas funções contábeis como lançamentos no livro diário e razão, conciliação bancária, 
preparação de demonstrativos financeiros, entre outras (Padoveze, 2016).
Alguns dos sistemas contábeis eletrônicos mais conhecidos no mercado e utilizados 
pelas empresas incluem:
• QuickBooks: amplamente usado por pequenas e médias empresas, oferece funciona-
lidades como faturamento, rastreamento de despesas, relatórios financeiros e gestão 
de folha de pagamento;
• ERP: conhecido por sua robustez, é usado principalmente por grandes organizações. 
Oferece uma ampla gama de funcionalidades, incluindo finanças, RH, operações e 
cadeia de suprimentos;
• Xero: popular entre pequenas empresas, oferece recursos como faturamento, acom-
panhamento de estoque e integração com bancos;
• Oracle Financials Cloud: sistema focado em empresas de grande porte, oferece solu-
ções abrangentes para finanças, planejamento e análise.
No Brasil, algumas soluções de sistemas contábeis eletrônicos ganharam destaque e 
são amplamente utilizadas por empresas de diferentes tamanhos e segmentos. Aqui estão 
alguns dos mais populares:
• Contmatic Phoenix: um sistema muito utilizado por escritórios de Contabilidade de-
vido à sua completa gama de soluções fiscais, contábeis e de folha de pagamento. É 
conhecido por sua adequação à legislação brasileira, incluindo as complexidades dos 
impostos locais;
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• Totvs: é uma das maiores fornecedoras de sistemas de gestão (ERP) no Brasil, ofere-
cendo módulos contábeis que atendem as empresas de diferentes tamanhos e seg-
mentos. Seus sistemas são conhecidos pela integração com outras áreas da empresa, 
como vendas, estoque e produção;
• Domínio Sistemas: bastante popular entre os escritórios de Contabilidade, o Domínio 
Sistemas oferece soluções completas para a gestão contábil, fiscal, pessoal e de folha 
de pagamento, sendo reconhecido pela facilidade de uso e pelo bom suporte técnico;
• Omie: um ERP na nuvem que vem ganhando espaço no mercado por sua interface 
amigável e pela integração de módulos contábeis com outras funções empresariais. É 
uma solução bem recebida por pequenas e médias empresas;
• Questor: um sistema contábil que se destaca pela automatização de processos e pela 
constante atualização em relação à legislação tributária brasileira. É bastante utilizado 
por escritórios de Contabilidade;
• Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI): principal 
sistema utilizado pelas instituições públicas que tem como principal finalidade gerenciar, 
de forma integrada, os dados financeiros, patrimoniais e contábeis das entidades da 
administração pública federal. Cabe destacar que existem outros sistemas específicos 
utilizados por órgãos estaduais e municipais, e cada um é adaptado às necessidades 
e à legislação específica de cada esfera de governo;
• Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): há também esse sistema, entretanto 
não é especificamente um sistema eletrônico contábil. O SPED é um sistema que in-
tegra as empresas privadas ao governo, promovendo a padronização, a racionalização 
e a validação das informações contábeis e fiscais.
O impacto dos sistemas contábeis eletrônicos na gestão das empresas é amplo e variado. 
A seguir, você conhecerá alguns efeitos:
• Financeiro: proporciona melhor controle financeiro e otimização do fluxo de caixa para 
a empresa, devido à precisão e atualização dos dados;
• Administrativo: provoca redução do tempo e esforço dedicados às tarefas administra-
tivas e contábeis, permitindo que a equipe foque as atividades estratégicas;
• Operacional: promove a eficiência operacional por meio da automação de processos e 
integração entre diferentes áreas da empresa, como vendas, estoque e finança;
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• Serviço de Contabilidade: realiza a implementação de sistemas eletrônicos, o que 
representa uma transformação significativa, pois proporcionam um aumento na 
eficácia e eficiência dos processos contábeis, além de permitir uma melhor análise e 
interpretação dos dados financeiros e melhorar a precisão das informações. Aliás, não 
apenas otimiza o trabalho do contador, mas também eleva o papel da Contabilidade 
na estratégia de negócios, passando de uma função puramente operacional para uma 
função estratégica e consultiva.
Considerações Finais da Aula
Nesta aula, você estudou sobre os principaislivros usados na Contabilidade (o livro diário 
e razão, o livro caixa) e os avanços proporcionados pelos sistemas contábeis eletrônicos. 
Você aprendeu que, no livro diário e razão, cada transação financeira é meticulosamente 
registrada e organizada, garantindo uma visão acerca do patrimônio da empresa. Com o 
livro caixa, enfatizamos a importância de gerenciar as entradas e saídas de dinheiro.
Finalmente, sobre os sistemas contábeis eletrônicos, você viu quão importante são 
essas ferramentas, que melhoram significativamente a eficiência, precisão e acessibilidade 
dos dados contábeis. Espero que esta aula tenha proporcionado novos conhecimentos, 
preparando-o para aplicar esses conceitos essenciais no mundo real.
Material Complementar
 
Escrituração (Livros contábeis e sistemas contábeis)
2020, Professor Ricardo Rios.
O professor fala sobre os livros diário e razão, além do sistema público de escrituração 
(SPED).
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=ztzbEmSuW0I. Acesso em: 20 mar. 
2024.
Referências
IUDÍCIBUS, Sergio de (coord.). Contabilidade introdutória. São Paulo: Atlas, 2019. Dis-
ponível em: https://biblioteca.sophia.com.br/terminal/9564/acervo/detalhe/86429?-
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3d86429%2386429&i=6. Acesso em: 23 dez. 2023.
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distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal.
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IUDÍCIBUS, Sergio de; MARION, José Carlos; FARIA, Ana Cristina de. Introdução à teoria da 
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O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para MARCOS - 04814982224, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou
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