Atividades financeiras na administração

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Transações Imobiliárias
Atividades financeiras na administração
O corretor de imóveis deverá ter domínio das atividades financeiras para
administrar sua empresa imobiliária e sua vida financeira, sobretudo quando atuar
como profissional liberal.
A administração financeira voltada à atividade do corretor de imóveis e às
empresas imobiliárias é extremamente específica e difere um pouco das atividades
financeiras de outras profissões ou empresas. Considerando que o mercado
imobiliário é bastante volátil, acaba sendo muito mais difícil encontrar respostas
sobre os resultados de vendas e o desempenho mensal/semestral geral de uma
empresa imobiliária ou de um profissional corretor de imóveis.
Portanto, a questão do planejamento das atividades financeiras passa a ser um
grande desafio para o corretor de imóveis e para o administrador de uma empresa
imobiliária que, muitas vezes, é representada pelo próprio corretor de imóveis.
Soma-se a isso o fato de que os elevados valores das comissões recebidas a cada
negociação circulam pelas mãos destes profissionais, os quais, algumas vezes, não
são das áreas contábil ou administrativa, fazendo com que esses fatores promovam
uma chance maior de perda de controle financeiro.
Diante disso, se este corretor de imóvel ou este administrador da empresa
imobiliária não possuir um bom planejamento e acompanhamento da situação da
sua empresa, ele poderá perder o controle e ter prejuízos.
Você sabe o que é administração financeira? A administração financeira é representada pelo
conjunto de procedimentos e ações que envolvem o planejamento, a análise e o controle de
todas as atividades financeiras dentro da empresa ou na vida do profissional. A administração
financeira lidará com a administração das finanças de um profissional, de uma pessoa, de uma
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empresa ou de uma organização visando: Planejar Controlar Utilizar para obter o melhor
resultado possível Para o sucesso do profissional é fundamental que a administração financeira
ocupe uma condição de destaque e prioridade. Diante disso, tem-se que a administração
financeira, tanto empresarial quanto a do profissional, está
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Ferramentas para administração financeira
Estes processos poderão ser desenvolvidos com o auxílio das ferramentas
empregadas na administração financeira. Por mais impressionante que possa
parecer, hoje ainda existe um número considerável de empresas que resistem à
adoção e utilização dos sistemas e das ferramentas criadas para operar no auxílio
da vida financeira.
Algumas empresas e corretores de imóveis já implementam ferramentas com
essa finalidade, todavia há ainda alguns que, apesar já utilizarem alguma planilha ou
sistema, pouco exploram as funcionalidades disponíveis. Restringindo a funções
básicas operacionais, como registrar as entradas e saídas de valores, sem nenhum
cuidado com o planejamento.
As empresas imobiliárias podem utilizar sistemas específico de gestão
imobiliária os quais irão não somente facilitar as atividades financeiras, mas também
auxiliarão na parte jurídica, no CRM, em toda a gestão de imóveis (vendas,
condomínios e locação), na interface com proprietários etc.
Para as empresas que ainda não decidiram investir em tecnologias, é possível
criar um controle manual preciso, a partir do emprego e do auxílio das planilhas
eletrônicas. Existem modelos gratuitos dos mais variados tipos disponíveis na
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internet.
Mesmo com diferentes possibilidades de recursos tecnológicos, é importante
conhecer as ferramentas empregadas nas atividades financeiras da administração
da vida de um profissional corretor de imóveis e das empresas imobiliárias.
A seguir, veremos algumas das ferramentas que auxiliam na realização das
atividades da administração financeira.
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Contas a pagar
Incialmente é interessante esclarecer que contas a pagar é uma atividade
financeira por si só, todavia iremos nesta UC trata-la como uma ferramenta para
apoio na realização das atividades financeiras. Conceitualmente, contas a pagar
significa o dinheiro que a empresa deve por ter contraído contas e obrigações.
Estão incluídas dívidas contraídas com fornecedores de matérias- primas e
insumos, além de obrigações com o fisco e outras saídas previstas de valores
(dinheiro).
Contas a pagar tem um conceito essencialmente simples, pois agrega
importância para o bom andamento de uma empresa imobiliária e para a vida
financeira do profissional corretor de imóveis. É interessante esclarecer que
para o sucesso de uma vida financeira (seja ela empresarial ou pessoal) é
importante que contas a pagar possa acontecer com excelência em relação às
despesas e receitas estimadas, avaliadas, monitoradas e controladas. O
objetivo é tornar o negócio lucrativo.
As contas a pagar, assim como as contas a receber, serão, normalmente,
discriminadas no chamado fluxo de caixa. A seguir, veremos como ele
funcionará.
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Contas a receber
Para se ter um controle das contas a receber é preciso ser muito
organizado. É possível afirmar que o principal do contas a receber é a
organização. Tanto a empresa imobiliária quanto o profissional corretor de
imóveis precisam conhecer e dominar qual é o vencimento de cada conta e de
que forma serão realizados os pagamentos. É preciso saber organizar para
monitorar com excelência.
Os clientes também demandarão uma atenção especial, pois é preciso
acompanha-los (monitorá-los) também. Saiba exatamente quais são os clientes
que tem o perfil de atraso de pagamentos, seja dos valores das comissões (que
serão pagas parceladas), seja os clientes de locações residenciais ou
comerciais.Conheça a forma de proceder dos seus clientes.
Tenha ainda monitorado quais são os clientes organizados, ou seja, que
pagam antes, e separe cada perfil de cliente. Na operação do contas a receber
é fundamental existir uma rotina de emissão de cobranças. Identifique, desta
forma, quais os documentos jurídicos possíveis de serem aplicado nestes
casos, crie rotinas de ligações, SMS, cartas e e-mails de ciência. O objetivo é
encontrar uma nova data para que o cliente efetive o pagamento atrasado. Para
evitar atrasos de pagamento, o primeiro passo é não atrasar a cobrança, prática
que infelizmente é muito comum em várias empresas.
Dicas para bem operar a prática de contas a receber
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Exercite a cobrança: não tenha pesar ou medo de realizar uma
cobrança. Como corretor de imóveis ou empresa imobiliária, se
você prestou um serviço, vendeu um produto, realizou um trabalho
de prospecção de imóveis ou administração de condomínio, você
tem direito a receber. Não hesite em o fazer a cobrança. Caso o
cliente fique incomodado com a cobrança, talvez ele não seja
interessante mantê-lo, pois certamente os atrasos ou a falta de
pagamento serão frequentes.
Prestigie aqueles que pagam antecipado: lembre-se de que o
melhor cliente é aquele que antecipa suas obrigações. Por isso,
ofereça vantagens para os clientes que pagam em dia e disponha
mais ainda para os que antecipam os pagamentos.
Não esqueça: criar uma rotina organizada é a chave para controlar as contas a
receber. Essa simples atitude será capaz de ajudá-lo a verificar o dinheiro em
caixa e esclarecer quais são os clientes que pagam.
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Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ótima ferramenta para auxiliar o corretor de imóveis
ou a empresa imobiliária nas decisões imediatas e futuras. Quanto mais
detalhado o fluxo de caixa for, melhor será. Este é um dos principais
instrumentos paragarantir a saúde financeira da vida do profissional. Este
controle poderá ser diário, semanal, mensal ou anual, dependendo da
necessidade de cada um.
O objetivo principal do fluxo de caixa é identificar o que falta e o que sobra.
Desta forma, é possível organizar o planejamento da empresa e prever as
próximas ações. Quanto menor o período de acompanhamento, mais eficiente
ele será. Por exemplo: se uma empresa faz os lançamentos de entrada e saída
a cada sexta-feira, um problema pode levar até sete dias para ser detectado.
Pense nisso.
Com relação ao relatório de contas, podemos afirmar que ele é formado
por todos os dados obtidos com as movimentações dos recursos financeiros.
Essas movimentações são:
Receitas: obtidas, normalmente, mediante a venda de mercadorias
e serviços, mas também podem ocorrer por meio de empréstimos,
vendas de bens da empresa, investimentos do proprietário e
rendimentos de aplicações.
Despesas: geradas pela produção das mercadorias, pelas
despesas de venda (comissões, propaganda etc.), despesas de
administração (salários e encargos de pessoal, aluguel, água, luz,
telefone, internet, correio etc.) e despesas financeiras (juros e
variação cambial).
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Organograma do fluxo de caixa, contendo várias caixas com as seguintes
palavras: impostos, sócios, saídas eventuais, imobilizado, depreciação,
fornecedor, salários, aplicação financeira, recebimento, vendas e despesas.
Estas caixas estão todas ao redor de uma caixa maior que contém a escrita:
fluxo de caixa
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Controle diário de caixa
Ter um conhecimento sobre controle diário de caixa garante aos
profissionais habilidade na gestão de suas vidas financeiras. Esta ferramenta é
peça-chave para decisões acertadas. Desta forma, para realizar o controle do
caixa é preciso registrar todas as entradas e saídas de dinheiro e apurar o saldo
existente.
Mesmo de forma resumida, uma simples operação de adição ou subtração
acaba intimidando muitas pessoas, estas que apresentam forte resistência à
organização e à disciplina. É sabido que muitos destes profissionais e
empresas, de forma intuitiva, realizam o controle diário do caixa, todavia isso
ocorre de forma não regular. Assim, sem adotar esta rotina, não percebem que
estão efetivamente perdendo dinheiro, deixando de obter lucros ou
desperdiçando oportunidades pontuais de negócios. Diante disso, a falta de
sincronia entre receitas e despesas se revela como o segundo maior motivo de
fechamento/falência das empresas, segundo pesquisa do Sebrae de São Paulo.
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Controle de movimentações bancárias
Outro aliado da administração financeira é o controle bancário. Por meio
deste controle é possível verificar com rapidez e eficiência a disponibilidade de
seus recursos. Esta prática contribui para a tomada de decisões acertadas e
para a melhoria do fluxo financeiro. Desta forma, o controle bancário terá duas
finalidades importantes:
Gerar informações sobre os saldos bancários existentes,
verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia.
Confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo
banco, além de apurar as diferenças nos registros, caso isso venha
a ocorrer.
Os valores existentes que estão depositados/aplicados na instituição
bancária são considerados ativos líquidos, portanto exigem administração
cuidadosa.
1. Em primeiro lugar, analisando o aspecto da segurança, os erros e
fraudes normalmente acontecem por falta ou falhas de controle,
podendo causar danos severos e por vezes fatais à vida da
empresa.
2. Em segundo lugar, o capital disponível reunirá os meios com os
quais as empresas saldam seus compromissos e realizam seus
investimentos. Portanto, tais controles deverão ser, por natureza,
rígidos.
Ainda, em relação ao controle de movimentações bancárias, é importante
frisar que todos os pagamentos deverão ser realizados em cheques ou por
meios eletrônicos, nominais, constituindo prova da operação. Evita-se assim
pagamento em moeda corrente nacional.
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Destaque também para a apuração diária do saldo da conta, pois ela é
fundamental para o sucesso desta ferramenta. Uma vez que registra todos os
depósitos e créditos efetuados na conta da empresa, bem como todos os
pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados (tarifas
bancárias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água, telefone,
entre outras).
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