Cap 8 - Projetos de Gestão de Conhecimento na prática

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Universidade Estácio de Sá
Gestão do Conhecimento
Marcelo Stork
Marianna Nara
Marianne Feijó
Saul Silveira
Capítulo 8 -
Projetos de Gestão do Conhecimento na Prática
Quando falamos da gestão do conhecimento, a conversa geralmente deriva para enunciações altamente abstratas e filosóficas. 
Mais existe um mundo real de gestão do conhecimento - um mundo de orçamentos, prazos, políticas de escritórios, liderança organizacional e projetos.
Gestão de conhecimento é um processo sistemático de encontrar, relacionar, organizar, filtrar e apresentar a informação de maneira a melhorar a competência das equipes em áreas específicas. Isto é, procurar, selecionar, analisar e sintetizar criticamente ou de maneira inteligente e racional a grande quantidade de informação disponível, com o fim de que a empresa não tenha que estudar duas vezes um mesmo processo, e desta forma melhorar o rendimento organizacional e pessoal.
Capital intelectual é a posse de conhecimentos, experiência aplicada, tecnologia organizacional, destrezas profissionais, e um conjunto de ativos intangíveis. Isto é, é o conjunto de contribuições não materiais que se entendem como o principal ativo das organizações.
Um repositório de documentos é muitas vezes chamado de repositórios de conhecimento ou uma base de conhecimento. É uma ferramenta utilizada para capturar, organizar e armazenar o conhecimento codificável e é um componente importante das iniciativas de gestão do conhecimento nas organizações.
Projetos de qualquer tamanho podem gerar uma grande quantidade de documentos. Alguns projetos de grande porte vão durar vários anos e gerar centenas de documentos. Além disso, quase todos os projetos são trabalhados por mais de uma pessoa (dos quais nem todos são necessariamente localizados no mesmo escritório), e os documentos que compõem o projeto, muitas vezes precisam ser compartilhados com as partes interessadas, dentro e fora da organização. Simplesmente enviando arquivos e para trás proíbe colaboração em tempo real e é tipicamente um processo muito pesado mesmo, então os colaboradores do conhecimento muitas vezes dependem de um repositório de documentos de um tipo ou de outro. Um repositório de documentos pode ser gerenciado com ferramentas de software, simplesmente colocado em um diretório compartilhado usando uma pasta e estrutura de arquivos, ou substituída por uma sala de dados virtual (um repositório de documentos on-line).
	 
Acesso e Transferência de Conhecimento
Enquanto os repositórios do conhecimento procuram captar o conhecimento em si, os projetos de acesso ao conhecimento concentram-se nos seus possuidores e nos seus usuários potenciais.
Esses tipos de projetos reconhecem que encontrar a pessoa que tem o conhecimento de que alguém necessita e depois transferir esse conhecimento de uma pessoa para outra pode ser um processo de dimensões assustadoras. 
Ambiente do Conhecimento
Tem por objetivo medir ou melhorar o valor do capital do conhecimento, esforços no sentindo de promover a conscientização e a receptividade cultural, iniciativas em prol da mudança de comportamento em relação ao conhecimento e tentativas de melhoria do processo da gestão do conhecimento.
Algumas empresas concentram-se nos processos de criação, compartilhamento e uso do conhecimento. Em um nível mais simples, a orientação para processos significa desenvolver métodos de medição da velocidade, custo, impacto e satisfação do cliente, das atividades da gestão do conhecimento.
Projetos com Características Múltiplas
As empresas buscam implantar projetos com diferentes tipos de combinações. Há de se dizer que este seja um método muito eficaz quando comparado com aqueles que empregam um único tipo de iniciativa.
Um inconveniente dessa abordagem é que a ausência de demarcações claras de tipos de projeto pode originar problemas de medição. A falta de clareza de objetivos do projeto dificulta também a rápida quantificação.
Sucesso em Projetos da Gestão do Conhecimento
O que constitui o sucesso na gestão do conhecimento?
1. Crescimento dos recursos vinculados ao projeto;
2. Crescimento no volume de conteúdo e de uso do conhecimento;
3. Probabilidade de que o projeto se sustente na ausência de um ou dois indivíduos específicos;
4. Familiaridade com os conceitos de conhecimentos e gestão do conhecimento em toda a organização;
5. Alguma evidencia de retorno financeiro.
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Fatores que levam ao Sucesso dos Projetos do Conhecimento
Após classificar os projetos, foram encontrados nove fatores que eram comuns aos projetos bem sucedidos. Os fatos causais identificados devem ser vistos apenas como hipóteses sobre aquilo que estabelece o sucesso de um projeto. Eis os fatores:
 Uma cultura orientada para o conhecimento
 Infra-estrutura técnica e organizacional
 Apoio da alta gerência
 Vinculação ao valor econômico ou setorial
 Alguma orientação para processos
 Clareza na visão e linguagem
 Elementos motivadores não triviais
 Algum nível da estrutura do conhecimento
 Múltiplos canais para transferência do conhecimento
Cultura Orientada para o Conhecimento
É fundamental construir uma cultura positiva em relação ao conhecimento.
Uma cultura amiga é formada por uma série de componentes diferentes:
Uma orientação positiva para o conhecimento
Ausência de inibidores do conhecimento na cultura
Projeto compatível com a cultura
Fator importante no estabelecimento de uma cultura: PESSOAS QUE A EMPRESA ATRAI E
CONTRATA.
Atitudes negativas em relação ao compartilhamento do conhecimento: Enxergar o
Conhecimento como crucial para sua permanência na organização, formando um
funcionário egoísta.
Aspectos culturais que interferem nos objetivos do projeto
 Aversão ao compartilhamento do conhecimento e ao uso do conhecimento já criado.
 Compatibilidade entre a cultura da organização e suas iniciativas da GC.
Infra-estrutura Técnica e Organizacional
Projetos do conhecimento têm maior probabilidade de sucesso quando lançam mão de uma infraestrutura mais ampla de tecnologia e de organização. Sendo a mais fácil de implementar é a infraestrutura tecnológica.
Um aspecto da infraestrutura tecnológica para projetos da GC é a existência de um conjunto de tecnologias para computação e comunicação.
PC potente e interligado a rede
Ferramentas de produtividade pessoal
Infraestruturas computacionais mais complexas e funcionais.
Construir uma infraestrutura organizacional para a gestão do conhecimento significa estabelecer um conjunto de funções, estruturas organizacionais e qualificações, que beneficie cada projeto.
Dentre as empresas analisadas, algumas haviam conseguido estabelecer múltiplos niveis de novas funções. 
Apoio da alta gerência
Os projetos de Gestão do Conhecimento se beneficiam com o apoio da alta gerencia. 
Foi verificado que o forte apoio dos executivos era crucial para projetos transformacionais do conhecimento, porém menos necessário em esforços no sentido de usar o conhecimento para melhorar funções ou processos específicos.
Os tipos úteis de apoio incluíram: 
Envio de mensagens da importância da GC e o aprendizado organizacional
Abertura de espaço e provisão de recursos para a infraestrutura
Estabelecimento do tipo de conhecimento é mais importante para a empresa.
Pessoas relativamente cerebrais e conceituais, cultos e bem formados, normalmente é que defendem as iniciativas do conhecimento.
A gestão do conhecimento pode ser dispendiosa e deve, portanto, ser vinculada ao benefício econômico ou ao sucesso do setor.
A Buckman laboratories, estima que gasta 2,5% de sua receita na GC. 
A Ernst & Young calcula 6%, e a Mckinsey & Co, 10%.
Os benefícios mais notáveis da boa gestão do conhecimento envolvem economias ou ganhos monetários.
O gerente de projeto do conhecimento deve ter uma boa visão de seu cliente e seu grau de satisfação e da produtividade e qualidade dos serviços oferecidos.
A clareza de propósito e de terminologia é fator fundamental de qualquer tipo de projeto de mudança organizacional, mas é um elemento particularmente importante da boagestão do conhecimento.
O conhecimento por estar intimamente ligado ao ego e a ocupação das pessoas, não emerge nem flui com facilidade. Os funcionários precisam ser motivados a criar, compartilhar e usar o conhecimento. Tais elementos motivadores não podem ser triviais.
Exs: Uma empresa dava milhas aéreas para que os funcionários efetuassem consultas e contribuíssem para um banco de dados de discussão. Outra oferecia picolés com cobertura de chocolate para qualquer especialista que contribuísse com sua biografia para o sistema.
Formas de motivação para comportamentos relacionados ao conhecimento devem ser incentivos duradouros e vinculados ao restante da estrutura de avaliação e remuneração.
Se um repositório de conhecimento for completamente desprovido de estrutura, não conseguirá servir à sua finalidade.
As empresas que estão construindo um banco do conhecimento ou uma rede especializada devem criar categorias e palavras chaves, além de elaboram um tesauro para auxiliar os usuários.
Algumas empresas que possuíam repositórios de conhecimento perceberam que tinham de reunir os contribuintes regularmente num ambiente que possibilitasse o contato face a face. Assim seria possível estabelecer confiança mútua, desenvolver estruturas de conhecimento e resolver questões difíceis.
Em virtude do valor do elemento humano no conhecimento, uma estrutura flexível e evolutiva é desejável. Além disso, é fundamental a presença de fatores motivadores na criação, compartilhamento e uso do conhecimento. Dados e informações são constantemente transferidos por meio eletrônico, mas o conhecimento parece transitar mais facilmente através de redes humanas.