(Versão Resumida) CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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ÍNDICE
11. Organização: Conceito e tipos de estrutura organizacional ....................................................................................................... 321
12. Relações humanas, desempenho profissional, desenvolvimento de equipes de trabalho ....................................................... 324
13. Noções de cidadania e relações públicas ................................................................................................................................... 329
14. Comunicação ............................................................................................................................................................................. 331
15. Redação oficial de documentos oficiais. Expedição de correspondência: registro e encaminhamento .................................... 339
16. Protocolo: recepção, classificação, registro e distribuição de documentos ............................................................................... 349
Conhecimentos Específicos
Apoio Administrativo Educacional
1. Noções de Administração: Processo administrativo. Funções da administração: planejamento, organização, direção e contro-
le. Estrutura organizacional ....................................................................................................................................................... 276
2. Cultura organizacional ............................................................................................................................................................... 282
3. Noções de gestão da qualidade ................................................................................................................................................. 284
4. Noções de administração de recursos materiais ....................................................................................................................... 286
5. Noções de licitação pública: fases, modalidades, dispensa e inexigibilidade ............................................................................ 291
6. Noções de Arquivologia: Conceitos fundamentais de arquivologia. Gerenciamento da informação e a gestão de documentos.
Diagnósticos. Arquivos correntes e intermediário. Protocolos. Arquivos permanentes ............................................................ 301
7. Avaliação de documentos .......................................................................................................................................................... 309
8. Tipologias documentais e suportes físicos ................................................................................................................................. 311
9. Microfilmagem. Automação ...................................................................................................................................................... 314
10. Preservação, conservação e restauração de documentos ......................................................................................................... 319
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Apoio Administrativo Educacional
CONHECIMENTOS
ESPECÍFICOS
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO: PROCESSO ADMINISTRA-
TIVO. FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO: PLANEJAMENTO, 
ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE. ESTRUTURA OR-
GANIZACIONAL
Funções de administração
• Planejamento, organização, direção e controle
• PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE
— Planejamento
Processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura 
desejada. A organização estabelece num primeiro momento, atra-
vés de um processo de definição de situação atual, de oportunida-
des, ameaças, forças e fraquezas, que são os objetos do processo de 
planejamento. O planejamento não é uma tarefa isolada, é um pro-
cesso, uma sequência encadeada de atividades que trará um plano.
• Ele é o passo inicial;
• É uma maneira de ampliar as chances de sucesso;
• Reduzir a incerteza, jamais eliminá-la;
• Lida com o futuro: Porém, não se trata de adivinhar o futuro;
• Reconhece como o presente pode influenciar o futuro, como
as ações presentes podem desenhar o futuro;
• Organização ser PROATIVA e não REATIVA;
• Onde a Organização reconhecerá seus limites e suas compe-
tências;
• O processo de Planejamento é muito mais importante do que
seu produto final (assertiva);
Idalberto Chiavenato diz: “Planejamento é um processo de es-
tabelecer objetivos e definir a maneira como alcança-los”.
• Processo: Sequência de etapas que levam a um determinado
fim. O resultado final do processo de planejamento é o PLANO;
• Estabelecer objetivos: Processo de estabelecer um fim;
• Definir a maneira: um meio, maneira de como alcançar.
• Passos do Planejamento
— Definição dos objetivos: O que quer, onde quer chegar.
— Determinar a situação atual: Situar a Organização.
— Desenvolver possibilidades sobre o futuro: Antecipar even-
tos.
— Analisar e escolher entre as alternativas.
— Implementar o plano e avaliar o resultado.
• Vantagens do Planejamento
— Dar um “norte” – direcionamento;
— Ajudar a focar esforços;
— Definir parâmetro de controle;
— Ajuda na motivação;
— Auxilia no autoconhecimento da organização.
— Processo de planejamento
• Planejamento estratégico ou institucional
Estratégia é o caminho escolhido para que a organização possa
chegar no destino desejado pela visão estratégica. É o nível mais 
amplo de planejamento, focado a longo prazo. É desdobrado no 
Planejamento Tático, e o Planejamento Tático é desdobrado no Pla-
nejamento Operacional.
— Global — Objetivos gerais e genéricos — Diretrizes estratégi-
cas — Longo prazo — Visão forte do ambiente externo.
Fases do Planejamento Estratégico:
— Definição do negócio, missão, visão e valores organizacio-
nais;
— Diagnóstico estratégico (análise interna e externa);
— Formulação da estratégia;
— Implantação;
— Controle.
• Planejamento tático ou intermediário
Complexidade menor que o nível estratégico e maior que o
operacional, de média complexidade e compõe uma abrangência 
departamental, focada em médio prazo.
— Observa as diretrizes do Planejamento Estratégico;
— Determina objetivos específicos de cada unidade ou depar-
tamento;
— Médio prazo.
• Planejamento operacional ou chão de fábrica
Baixa complexidade, uma vez que falamos de somente uma
única tarefa, focado no curto ou curtíssimo prazo. Planejamento 
mais diário, tarefa a tarefa de cada dia para o alcance dos objetivos. 
Desdobramento minucioso do Planejamento Estratégico.
— Observa o Planejamento Estratégico e Tático;
— Determina ações específicas necessárias para cada atividade 
ou tarefa importante;
— Seus objetivos são bem detalhados e específicos.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
• Negócio, Missão, Visão e Valores
Negócio, Visão, Missão e Valores fazem parte do Referencial estratégico: A definição da identidade a organização.
— Negócio = O que é a organização e qual o seu campo de atuação. Atividade efetiva. Aspecto mais objetivo.
— Missão = Razão de ser da organização. Função maior. A Missão contempla o Negócio, é através do Negócio que a organização alcança a 
sua Missão. Aspecto mais subjetivo. Missão é a função do presente.
— Visão = Qual objetivo e a visão de futuro. Define o “grande plano”, onde a organização quer chegar e como se vê no futuro, no 
destino desejado. Direção mais geral. Visão é a função do futuro.
— Valores = Crenças, Princípios da organização. Atitudes básicas que sem elas, não há negócio, não há convivência. Tutoriza a escolha 
das estratégias da organização.
• Análise SWOT
Strenghs – Weaknesses – Opportunities – Threats.
Ou FFOA
Forças – Fraquezas – Oportunidades – Ameaças.
É a principal ferramenta para perceber qual estratégia a organização deve ter.
É a análise que prescreve um comportamento a partir do cruzamento de 4 variáveis, sendo 2 do ambiente interno e 2 do ambiente 
externo. Tem por intenção perceber a posição da organização em relação às suas ameaças e oportunidades, perceber quais são as forças 
e as fraquezas organizacionais, para quecomo “Y” são também imprescindíveis 
para as atividades da organização. Entretanto podem ser facilmen-
te substituídos em curto prazo. Os itens “X” por sua vez são aqueles 
que não paralisam atividades essenciais, não oferecem riscos à se-
gurança das pessoas, ao ambiente ou ao patrimônio da organização 
e são facilmente substituíveis por equivalentes e ainda são fáceis de 
serem encontrados.
Para a identificação dos itens críticos devem ser respondidas as 
seguintes perguntas: O material é imprescindível à empresa? Pode 
ser adquirido com facilidade? Existem similares? O material ou seu 
similar podem ser encontrados facilmente?.
Ainda em relação aos tipos de materiais temos;
- Materiais Críticos: São materiais de reposição específica, cuja
demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o 
risco. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, 
devem permanecer estocados até sua utilização, não estando, por-
tanto, sujeitos ao controle de obsolescência.
A quantidade de material cadastrado como material crítico 
dentro de uma empresa deve ser mínimo.
Os materiais são classificados como críticos segundo os se-
guintes critérios: Críticos por problemas de obtenção de material 
importado, único fornecedor, falta no mercado, estratégico e de 
difícil obtenção ou fabricação; Críticos por razões econômicas de 
materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de 
transporte; Críticos por problemas de armazenagem ou transpor-
te de materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou 
grandes dimensões; Críticos por problema de previsão, por ser di-
fícil prever seu uso; Críticos por razões de segurança de materiais 
de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção.
- Perecibilidade: Os materiais também podem ser classificados
de acordo com a possibilidade de extinção de suas propriedades 
físico-químicas. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classifica-
ção; assim, quando a empresa adquire um material para ser usado 
em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utiliza-
ção poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem 
por longos períodos. Ex. alimentos, remédios;
- Quanto à periculosidade: O uso dessa classificação permite a
identificação de materiais que devido a suas características físico-
-químicas, podem oferecer risco à segurança no manuseio, trans-
porte, armazenagem. Ex. líquidos inflamáveis.
- Possibilidade de fazer ou comprar: Esta classificação visa de-
terminar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fa-
bricados internamente ou comprados: 
- Fazer internamente: fabricados na empresa;
- Comprar: adquiridos no mercado;
- Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise de custos;
- Recondicionar: materiais passíveis de recuperação sujeitos a
análise de custos.
- Tipos de estocagem: Os materiais podem ser classificados em
materiais de estocagem permanente e temporária.
- Permanente: materiais para os quais foram aprovados níveis
de estoque e que necessitam de ressuprimento constantes.
- Temporária: materiais de utilização imediata e sem ressupri-
mento, ou seja, é um material não de estoque.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- Dificuldade de aquisição: Os materiais podem ser classifica-
dos por suas dificuldades de compra em materiais de difícil aquisi-
ção e materiais de fácil aquisição. As dificuldades podem advir de: 
Fabricação especial: envolve encomendas especiais com cronogra-
ma de fabricação longo; Escassez no mercado: há pouca oferta no 
mercado e pode colocar em risco o processo produtivo; Sazonalida-
de: há alteração da oferta do material em determinados períodos 
do ano; Monopólio ou tecnologia exclusiva: dependência de um 
único fornecedor; Logística sofisticada: material de transporte es-
pecial, ou difícil acesso; Importações: os materiais sofrer entraves 
burocráticos, liberação de verbas ou financiamentos externos.
- Mercado fornecedor: Esta classificação está intimamente li-
gada à anterior e a complementa. Assim temos: Materiais do mer-
cado nacional: materiais fabricados no próprio país; Materiais do 
mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do país; Materiais 
em processo de nacionalização: materiais aos quais estão desenvol-
vendo fornecedores nacionais.
NOÇÕES DE LICITAÇÃO PÚBLICA: FASES, MODALIDADES, 
DISPENSA E INEXIGIBILIDADE
Princípios
Diante do cenário atual, pondera-se que ocorreram diversas 
mudanças na Lei de Licitações. Porém, como estamos em fase 
de transição em relação às duas leis, posto que nos dois primei-
ros anos, as duas se encontrarão válidas, tendo em vista que na 
aplicação para processos que começaram na Lei anterior, deverão 
continuar a ser resolvidos com a aplicação dela, e, processos que 
começarem após a aprovação da nova Lei, deverão ser resolvidos 
com a aplicação da nova Lei. 
Aprovada recentemente, a Nova Lei de Licitações sob o nº. 
14.133/2.021, passou por significativas mudanças, entretanto, no 
que tange aos princípios, manteve o mesmo rol do art. 3º da Lei nº. 
8.666/1.993, porém, dispondo sobre o assunto, no Capítulo II, art. 
5º, da seguinte forma:
Art. 5º Na aplicação desta Lei, serão observados os princípios 
da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, 
da eficiência, do interesse público, da probidade administrativa, 
da igualdade, do planejamento, da transparência, da eficácia, da 
segregação de funções, da motivação, da vinculação ao edital, do 
julgamento objetivo, da segurança jurídica, da razoabilidade, da 
competitividade, da proporcionalidade, da celeridade, da economi-
cidade e do desenvolvimento nacional sustentável, assim como as 
disposições do Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1.942, (Lei 
de Introdução às Normas do Direito Brasileiro).
O objetivo da Lei de Licitações é regular a seleção da proposta 
que for mais vantajosa para a Administração Pública. No condizente 
à promoção do desenvolvimento nacional sustentável, entende-se 
que este possui como foco, determinar que a licitação seja destina-
da com o objetivo de garantir a observância do princípio constitu-
cional da isonomia. 
Denota-se que a quantidade de princípios previstos na lei não 
é exaustiva, aceitando-se quando for necessário, a aplicação de ou-
tros princípios que tenham relação com aqueles dispostos de forma 
expressa no texto legal.
Verificamos, por oportuno, que a redação original do caput do 
art. 3º da Lei 8.666/1993 não continha o princípio da promoção do 
desenvolvimento nacional sustentável e que tal menção expressa, 
apenas foi inserida com a edição da Lei 12.349/2010, contexto no 
qual foi criada a “margem de preferência”, facilitando a concessão 
de vantagens competitivas para empresas produtoras de bens e 
serviços nacionais.
Princípio da legalidade
A legalidade, que na sua visão moderna é chamado também de 
juridicidade, é um princípio que pode ser aplicado à toda atividade 
de ordem administrativa, vindo a incluir o procedimento licitatório. 
A lei serve para ser usada como limite de base à atuação do gestor 
público, representando, desta forma, uma garantia aos administra-
dos contra as condutas abusivas do Estado.
No âmbito das licitações, pondera-se que o princípio da lega-
lidade é fundamental, posto que todas as fases do procedimento 
licitatório se encontram estabelecidas na legislação. Considera-se 
que todos os entes que participarem do certame, têm direito pú-
blico subjetivo de fiel observância do procedimento paramentado 
na legislação por meio do art. 4° da Lei 8.666/1993, podendo, caso 
venham a se sentir prejudicados pela ausência de observância de 
alguma regra, impugnar a ação ou omissão na esfera administrativa 
ou judicial.
Diga-se de passagem, não apenas os participantes, mas qual-
quer cidadão, pode por direito, impugnar edital de licitação em de-
corrência de irregularidade na aplicação da lei, vir a representar ao 
Ministério Público, aos Tribunais de Contas ou aos órgãos de con-
trole interno em face de irregularidades em licitaçõespúblicas, nos 
termos dos arts. 41, § 1º, 101 e 113, § 1º da Lei 8666/1993.
Princípio da impessoalidade
Com ligação umbilical ao princípio da isonomia, o princípio da 
impessoalidade demonstra, em primeiro lugar, que a Administra-
ção deve adotar o mesmo tratamento a todos os administrados que 
estejam em uma mesma situação jurídica, sem a prerrogativa de 
quaisquer privilégios ou perseguições. Por outro ângulo, ligado ao 
princípio do julgamento objetivo, registra-se que todas as decisões 
administrativas tomadas no contexto de uma licitação, deverão ob-
servar os critérios objetivos estabelecidos de forma prévia no edital 
do certame. Desta forma, ainda que determinado licitante venha a 
apresentar uma vantagem relevante para a consecução do objeto 
do contrato, afirma-se que esta não poderá ser levada em consi-
deração, caso não haja regra editalícia ou legal que a preveja como 
passível de fazer interferências no julgamento das propostas.
Princípios da moralidade e da probidade administrativa
A Lei 8.666/1993, Lei de Licitações, considera que os princípios 
da moralidade e da probidade administrativa possuem realidades 
distintas. Na realidade, os dois princípios passam a informação de 
que a licitação deve ser pautada pela honestidade, boa-fé e ética, 
isso, tanto por parte da Administração como por parte dos entes 
licitantes. Sendo assim, para que um comportamento seja conside-
rado válido, é imprescindível que, além de ser legalizado, esteja nos 
ditames da lei e de acordo com a ética e os bons costumes. Exis-
tem desentendimentos doutrinários acerca da distinção entre esses 
dois princípios. Alguns autores empregam as duas expressões com 
o mesmo significado, ao passo que outros procuram diferenciar
os conceitos. O que perdura, é que, ao passo que a moralidade é
constituída em um conceito vago e sem definição legal, a probidade
administrativa, ou melhor dizendo, a improbidade administrativa
possui contornos paramentados na Lei 8.429/1992.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Princípio da Publicidade
Possui a Administração Pública o dever de realizar seus atos pu-
blicamente de forma a garantir aos administrados o conhecimento 
do que os administradores estão realizando, e também de manei-
ra a possibilitar o controle social da conduta administrativa. Em se 
tratando especificamente de licitação, determina o art. 3º, § 3º, da 
Lei 8.666/1993 que “a licitação não será sigilosa, sendo públicos e 
acessíveis ao público os atos de seu procedimento, salvo quanto ao 
conteúdo das propostas, até a respectiva abertura”. 
Advindo do mesmo princípio, qualquer cidadão tem o direito 
de acompanhar o desenvolvimento da licitação, desde que não in-
terfira de modo a atrapalhar ou impedir a realização dos trabalhos 
(Lei 8.666/1993, art. 4º, in fine).
A ilustre Maria Sylvia Zanella Di Pietro esclarece que “a publici-
dade é tanto maior, quanto maior for a competição propiciada pela 
modalidade de licitação; ela é a mais ampla possível na concorrên-
cia, em que o interesse maior da Administração é o de atrair maior 
número de licitantes, e se reduz ao mínimo no convite, em que o 
valor do contrato dispensa maior divulgação. “
Todo ato da Administração deve ser publicado de forma a for-
necer ao cidadão, informações acerca do que se passa com as ver-
bas públicas e sua aplicação em prol do bem comum e também por 
obediência ao princípio da publicidade. 
Princípio da eficiência do interesse público
Trata-se de um dos princípios norteadores da administração 
pública acoplado aos da legalidade, finalidade, motivação, razoabili-
dade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, 
da segurança jurídica e do interesse público.
Assim sendo, não basta que o Estado atue sobre o manto da 
legalidade, posto que quando se refere serviço público, é essencial 
que o agente público atue de forma mais eficaz, bem como que 
haja melhor organização e estruturação advinda da administração 
pública.
Vale ressaltar que o princípio da eficiência deve estar subme-
tido ao princípio da legalidade, pois nunca se poderá justificar a 
atuação administrativa agindo de forma contrária ao ordenamento 
jurídico, posto que por mais eficiente que seja, ambos os princípios 
devem atuar de forma acoplada e não sobreposta.
Por ser o objeto da licitação a escolha da proposta mais vanta-
josa, o administrador deverá se encontrar eivado de honestidade ao 
cuidar da Administração Pública. 
Princípio da Probidade Administrativa
A Lei de Licitações trata dos princípios da moralidade e da pro-
bidade administrativa como formas distintas uma da outra. Os dois 
princípios passam a noção de que a licitação deve ser configurada 
pela honestidade, boa-fé e ética, tanto por parte da Administração 
Pública, como por parte dos licitantes. Desta forma, para que um 
comportamento tenha validade, é necessário que seja legal e esteja 
em conformidade com a ética e os bons costumes.
Existe divergência quanto à distinção entre esses dois princí-
pios. Alguns doutrinadores usam as duas expressões com o mesmo 
significado, ao passo que outros procuram diferenciar os conceitos. 
O correto é que, enquanto a moralidade se constitui num conceito 
vago, a probidade administrativa, ou melhor dizendo, a improbida-
de administrativa se encontra eivada de contornos definidos na Lei 
8.429/1992.
Princípio da igualdade
Conhecido como princípio da isonomia, decorre do fato de que 
a Administração Pública deve tratar, de forma igual, todos os licitan-
tes que estiverem na mesma situação jurídica. O princípio da igual-
dade garante a oportunidade de participar do certame de licitação, 
todos os que tem condições de adimplir o futuro contrato e proíbe, 
ainda a feitura de discriminações injustificadas no julgamento das 
propostas.
Aplicando o princípio da igualdade, o art. 3º, I, da Lei 
8.666/1993, veda de forma expressa aos agentes públicos admitir, 
prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocação por meio de edital 
ou convite, as cláusulas que comprometam, restrinjam ou frustrem 
o seu caráter de competição, inclusive nos casos de sociedades co-
operativas, e estabeleçam preferências ou diferenças em decorrên-
cia da naturalidade, da sede ou do domicílio dos licitantes ou de
“qualquer outra circunstância impertinente ou irrelevante para o
específico objeto do contrato”, com ressalva ao disposto nos §§ 5º a
12 do mesmo artigo, e no art. 3º da Lei 8.248, de 23.10.1991.
Ante o exposto, conclui-se que, mesmo que a circunstância 
restrinja o caráter de competição do certame, se for pertinente ou 
relevante para o objeto do contrato, poderá ser incluída no instru-
mento de convocação do certame. 
O princípio da isonomia não impõe somente tratamento igua-
litário aos assemelhados, mas também a diferenciação dos desi-
guais, na medida de suas desigualdades. 
Princípio do Planejamento
A princípio, infere-se que o princípio do planejamento se en-
contra dotado de conteúdo jurídico, sendo que é seu dever fixar o 
dever legal do planejamento como um todo. 
Registra-se que a partir deste princípio, é possível compreen-
der que a Administração Pública tem o dever de planejar toda a 
licitação e também toda a contratação pública de forma adequada 
e satisfatória. Assim, o planejamento exigido, é o que se mostre de 
forma eficaz e eficiente, bem como que se encaixe a todos os outros 
princípios previstos na CFB/1.988 e na jurisdição pátria como um 
todo.
Desta forma, na ausência de justificativa para realizar o pla-
nejamento adequado da licitação e do contrato, ressalta-se que a 
ausência, bem como a insuficiência dele poderá vir a motivar a res-
ponsabilidade do agente público.
Princípio da transparência
O princípio da transparência pode ser encontrado dentro da 
aplicação de outros princípios, como os princípios da publicidade, 
imparcialidade, eficiência, dentre outros. 
Boa parte da doutrina afirma o princípio da transparência não é 
um princípio independente, o incorporando ao princípio da publici-
dade, posto ser o seu entendimentoque uma das inúmeras funções 
do princípio da publicidade é o dever de manter intacta a trans-
parência dos atos das entidades públicas. Entretanto, o princípio 
da transparência pode ser diferenciado do princípio da publicida-
de pelo fato de que por intermédio da publicidade, existe o dever 
das entidades públicas consistente na obrigação de divulgar os seus 
atos, uma vez que nem sempre a divulgação de informações é feita 
de forma transparente.
O Superior Tribunal de Justiça entende que o “direito à infor-
mação, abrigado expressamente pelo art. 5°, XIV, da Constituição 
Federal, é uma das formas de expressão concreta do Princípio da 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Transparência, sendo também corolário do Princípio da Boa-fé Ob-
jetiva e do Princípio da Confiança […].” (STJ. RESP 200301612085, 
Herman Benjamin – Segunda Turma, DJE DATA:19/03/2009).
Princípio da eficácia
Por meio desse princípio, deverá o agente público agir de for-
ma eficaz e organizada promovendo uma melhor estruturação por 
parte da Administração Pública, mantendo a atuação do Estado 
dentro da legalidade. 
Vale ressaltar que o princípio da eficácia deve estar submetido 
ao princípio da legalidade, pois nunca se poderá justificar a atuação 
administrativa contrária ao ordenamento jurídico, por mais eficien-
te que seja, na medida em que ambos os princípios devem atuar de 
maneira conjunta e não sobrepostas.
Princípio da segregação de funções
Trata-se de uma norma de controle interno com o fito de evitar 
falhas ou fraudes no processo de licitação, vindo a descentralizar o 
poder e criando independência para as funções de execução opera-
cional, custódia física, bem como de contabilização
Assim sendo, cada setor ou servidor incumbido de determina-
da tarefa, fará a sua parte no condizente ao desempenho de fun-
ções, evitando que nenhum empregado ou seção administrativa 
venha a participar ou controlar todas as fases relativas à execução e 
controle da despesa pública, vindo assim, a possibilitar a realização 
de uma verificação cruzada. 
O princípio da segregação de funções, advém do Princípio da 
moralidade administrativa e se encontra previsto no art. 37, caput, 
da CFB/1.988 e o da moralidade, no Capítulo VII, seção VIII, item 
3, inciso IV, da IN nº 001/2001 da Secretaria Federal de Controle 
Interno do Ministério da Fazenda.
Princípio da motivação
O princípio da motivação predispõe que a administração no 
processo licitatório possui o dever de justificar os seus atos, vindo 
a apresentar os motivos que a levou a decidir sobre os fatos, com 
a observância da legalidade estatal. Desta forma, é necessário que 
haja motivo para que os atos administrativos licitatórios tenham 
sido realizados, sempre levando em conta as razões de direito que 
levaram o agente público a proceder daquele modo.
Princípio da vinculação ao edital
Trata-se do corolário do princípio da legalidade e da objetivi-
dade das determinações de habilidades, que possui o condão de 
impor tanto à Administração, quanto ao licitante, a imposição de 
que este venha a cumprir as normas contidas no edital de maneira 
objetiva, porém, sempre zelando pelo princípio da competitividade.
Denota-se que todos os requisitos do ato convocatório devem 
estar em conformidade com as leis e a Constituição, tendo em vista 
que se trata de ato concretizador e de hierarquia inferior a essas 
entidades.
Nos ditames do art. 3º da Lei nº 8.666/93, a licitação destina-se 
a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a 
seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a pro-
moção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada 
e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da le-
galidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publi-
cidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento 
convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.
O princípio da vinculação ao instrumento convocatório princí-
pio se destaca por impor à Administração a não acatar qualquer 
proposta que não se encaixe nas exigências do ato convocatório, 
sendo que tais exigências deverão possuir total relação com o obje-
to da licitação, com a lei e com a Constituição Federal.
Princípio do julgamento objetivo
O objetivo desse princípio é a lisura do processo licitatório. De 
acordo com o princípio do julgamento objetivo, o processo licitató-
rio deve observar critérios objetivos definidos no ato convocatório, 
para o julgamento das propostas apresentadas, devendo seguir de 
forma fiel ao disposto no edital quando for julgar as propostas.
Esse princípio possui o condão de impedir quaisquer interpre-
tações subjetivas do edital que possam favorecer um concorrente e, 
por consequência, vir a prejudicar de forma desleal a outros.
Princípio da razoabilidade
Trata-se de um princípio de grande importância para o contro-
le da atividade administrativa dentro do processo licitatório, posto 
que se incumbe de impor ao administrador, a atuação dentro dos 
requisitos aceitáveis sob o ponto de vista racional, uma vez que ao 
trabalhar na interdição de decisões ou práticas discrepantes do mí-
nimo plausível, prova mais uma vez ser um veículo de suma im-
portância do respeito à legalidade, na medida em que é a lei que 
determina os parâmetros por intermédio dos quais é construída a 
razão administrativa como um todo.
Pondera-se que o princípio da razoabilidade se encontra aco-
plado ao princípio da proporcionalidade, além de manter relação 
com o princípio da finalidade, uma vez que, caso não seja atendida 
a razoabilidade, a finalidade também irá ficar ferida.
Princípio da competitividade
O princípio da competição se encontra relacionado à competiti-
vidade e às cláusulas que são responsáveis por garantir a igualdade 
de condições para todos os concorrentes licitatórios. Esse princípio 
se encontra ligado ao princípio da livre concorrência nos termos do 
inciso IV do art. 170 da Constituição Federal Brasileira. Desta manei-
ra, devido ao fato da lei recalcar o abuso do poder econômico que 
pretenda eliminar a concorrência, a lei e os demais atos normativos 
pertinentes não poderão agir com o fulcro de limitar a competitivi-
dade na licitação.
Assim, havendo cláusula que possa favorecer, excluir ou infrin-
gir a impessoalidade exigida do gestor público, denota-se que esta 
poderá recair sobre a questão da restrição de competição no pro-
cesso licitatório. 
Obs. importante: De acordo com o Tribunal de Contas, não é 
aceitável a discriminação arbitrária no processo de seleção do con-
tratante, posto que é indispensável o tratamento uniforme para si-
tuações uniformes, uma vez que a licitação se encontra destinada 
a garantir não apenas a seleção da proposta mais vantajosa para a 
Administração Pública, como também a observância do princípio 
constitucional da isonomia. Acórdão 1631/2007 Plenário (Sumá-
rio).
Princípio da proporcionalidade
O princípio da proporcionalidade, conhecido como princípio 
da razoabilidade, possui como objetivo evitar que as peculiaridades 
determinadas pela Constituição Federal Brasileira sejam feridas ou 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
suprimidas por ato legislativo, administrativo ou judicial que possa 
exceder os limites por ela determinados e avance, sem permissão 
no âmbito dos direitos fundamentais.
Princípio da celeridade
Devidamente consagrado pela Lei nº 10.520/2.002 e conside-
rado um dos direcionadores de licitações na modalidade pregão, o 
princípio da celeridade trabalha na busca da simplificação de pro-
cedimentos, formalidades desnecessárias, bem como de intransi-
gências excessivas, tendo em vista que as decisões, sempre que for 
possível, deverão ser aplicadas no momento da sessão.
Princípio da economicidade
Sendo o fim da licitação a escolha da proposta que seja mais 
vantajosa para a Administração Pública, pondera-se que é neces-
sário que o administrador esteja dotado de honestidade ao cuidar 
coisa pública. O princípioda economicidade encontra-se relaciona-
do ao princípio da moralidade e da eficiência.
Sobre o assunto, no que condiz ao princípio da economicidade, 
entende o jurista Marçal Justen Filho, que “… Não basta honestida-
de e boas intenções para validação de atos administrativos. A eco-
nomicidade impõe adoção da solução mais conveniente e eficiente 
sob o ponto de vista da gestão dos recursos públicos”. (Justen Filho, 
1998, p.66).
Princípio da licitação sustentável
Segundo Maria Sylvia Zanella Di Pietro, “o princípio da susten-
tabilidade da licitação ou da licitação sustentável liga-se à ideia de 
que é possível, por meio do procedimento licitatório, incentivar a 
preservação do meio ambiente”.
Esse princípio passou a constar de maneira expressa do contido 
na Lei 8.666/1993 depois que o seu art. 3º sofreu alteração pela Lei 
12.349/2010, que incluiu entre os objetivos da licitação a promoção 
do desenvolvimento nacional sustentável.
Da mesma maneira, a Lei 12.462/2011, que institui o Regime 
Diferenciado de Contratações Públicas (RDC), dispõe o desenvolvi-
mento nacional sustentável como forma de princípio a ser obser-
vado nas licitações e contratações regidas por seu diploma legal. 
Assim, prevê a mencionada Lei que as contratações realizadas com 
fito no Regime Jurídico Diferenciado de Contratações Públicas de-
vem respeitar, em especial, as normas relativas ao art. 4º, § 1º: 
A) disposição final ambientalmente adequada dos resíduos só-
lidos gerados pelas obras contratadas; 
B) mitigação por condicionantes e compensação ambiental,
que serão definidas no procedimento de licenciamento ambiental; 
c) utilização de produtos, equipamentos e serviços que, comprova-
damente, reduzam o consumo de energia e recursos naturais;
D) avaliação de impactos de vizinhança, na forma da legislação
urbanística; 
E) proteção do patrimônio cultural, histórico, arqueológico e
imaterial, inclusive por meio da avaliação do impacto direto ou indi-
reto causado pelas obras contratadas;
F) acessibilidade para o uso por pessoas com deficiência ou com
mobilidade reduzida.
Princípios correlatos
Além dos princípios anteriores determinados pela Lei 
8.666/1993, a doutrina revela a existência de outros princípios que 
também são atinentes aos procedimentos licitatórios, dentre os 
quais se destacamos:
Princípio da obrigatoriedade
Consagrado no art. 37, XXI, da CF, esse princípio está disposto 
no art. 2º do Estatuto das Licitações. A determinação geral é que 
as obras, serviços, compras, alienações, concessões, permissões e 
locações da Administração Pública, quando forem contratadas por 
terceiros, sejam precedidas da realização de certame licitatório, 
com exceção somente dos casos previstos pela legislação vigente.
Princípio do formalismo
Por meio desse princípio, a licitação se desenvolve de acordo 
com o procedimento formal previsto na legislação. Assim sendo, o 
art. 4º, parágrafo único, da Lei 8.666/1993 determina que “o pro-
cedimento licitatório previsto nesta lei caracteriza ato administrati-
vo formal, seja ele praticado em qualquer esfera da Administração 
Pública”.
Princípio do sigilo das propostas
Até a abertura dos envelopes licitatórios em ato público ante-
cipadamente designado, o conteúdo das propostas apresentadas 
pelos licitantes deve ser mantido em sigilo nos termos do art. 43, 
§ 1º, da Lei 8.666/1993. Deixando claro que violar o sigilo de pro-
postas apresentadas em procedimento licitatório, ou oportunizar
a terceiro a oportunidade de devassá-lo, além de prejudicar os de-
mais licitantes, constitui crime tipificado no art. 94 do Estatuto das
Licitações, vindo a sujeitar os infratores à pena de detenção, de 2
(dois) a 3 (três) anos, e multa;
Princípio da adjudicação compulsória ao vencedor 
Significa que a Administração não pode, ao concluir o procedi-
mento, atribuir o objeto da licitação a outro agente ou ente que não 
seja o vencedor. Esse princípio, também impede que seja aberta 
nova licitação enquanto for válida a adjudicação anterior. 
Registra-se que a adjudicação é um ato declaratório que ga-
rante ao vencedor que, vindo a Administração a celebrar um con-
trato, o fará com o agente ou ente a quem foi adjudicado o objeto. 
Entretanto, mesmo que o objeto licitado tenha sido adjudicado, é 
possível que não aconteça a celebração do contrato, posto que a 
licitação pode vir a ser revogada de forma lícita por motivos de in-
teresse público, ou anulada, caso seja constatada alguma irregula-
ridade Insanável.
Princípio da competitividade
É advindo do princípio da isonomia. Em outras palavras, ha-
vendo restrição à competição, de maneira a privilegiar determi-
nado licitante, consequentemente ocorrerá violação ao princípio 
da isonomia. Por esse motivo, como manifestação do princípio da 
competitividade, tem-se a regra de que é proibido aos agentes pú-
blicos “admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocação, 
cláusulas ou condições que comprometam, restrinjam ou frustrem 
o seu caráter competitivo, inclusive nos casos de sociedades coope-
rativas, e estabeleçam preferências ou distinções em razão da natu-
ralidade, da sede ou domicílio dos licitantes ou de qualquer outra
circunstância impertinente ou irrelevante para o específico objeto
do contrato”, com exceção do disposto nos §§ 5º a 12 deste art. e
no art. 3º da Lei 8.248, de 23.10.1991” .
Convém mencionar que José dos Santos Carvalho Filho, enten-
de que o dispositivo legal mencionado anteriormente é tido como 
manifestação do princípio da indistinção.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Princípio da vedação à oferta de vantagens imprevistas
É um corolário do princípio do julgamento objetivo. No referen-
te ao julgamento das propostas, a comissão de licitação não poderá, 
por exemplo, considerar qualquer oferta de vantagem que não es-
teja prevista no edital ou no convite, inclusive financiamentos sub-
sidiados ou a fundo perdido, nem preço ou vantagem baseada nas 
ofertas dos demais licitantes, nos ditames do art. 44, parag. 2°da 
Lei 8.666/1993.
Competência Legislativa
A União é munida de competência privativa para legislar sobre 
normas gerais de licitações, em todas as modalidades, para a admi-
nistração pública direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito 
Federal e dos Municípios, conforme determinação do art. 22, XXVII, 
da CFB/1988.
Desse modo, denota-se que de modo geral, as normas edita-
das pela União são de observância obrigatória por todos os entes 
federados, competindo a estes, editar normas específicas que são 
aplicáveis somente às suas próprias licitações, de modo a comple-
mentar a disciplina prevista na norma geral sem contrariá-la. 
Nessa linha, a título de exemplo, a competência para legislar 
supletivamente não permite: a) a criação de novas modalidades li-
citatórias ou de novas hipóteses de dispensa de licitação; b) o esta-
belecimento de novos tipos de licitação (critérios de julgamento das 
propostas); c) a redução dos prazos de publicidade ou de recursos.
É importante registrar que a EC 19/1998, em alteração ao art. 
173, § 1º, da Constituição Federal, anteviu que deverá ser editada 
lei com o fulcro de disciplinar o estatuto jurídico da empresa pú-
blica, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias que 
explorem atividade econômica de produção ou comercialização de 
bens ou de prestação de serviços, sendo que esse estatuto deverá 
dispor a respeito de licitação e contratação de obras, serviços, com-
pras e alienações, desde que observados os princípios da adminis-
tração pública.
A mencionada modificação constitucional, teve como objeti-
vo possibilitar a criação de normas mais flexíveis sobre licitação e 
contratos e com maior adequação condizente à natureza jurídica 
das entidades exploradoras de atividades econômicas, que traba-
lham sob sistema jurídico predominantemente de direito privado. 
O Maior obstáculo, é o fato de que essas instituições na maioria das 
vezes entram em concorrência com a iniciativa privada e precisam 
ter uma agilidadeque pode, na maioria das situações, ser prejudi-
cada pela necessidade de submissão aos procedimentos burocráti-
cos da administração direta, autárquica e fundacional.
Em observância e cumprimento à determinação da Constitui-
ção Federal, foi promulgada a Lei 13.303/2016, Lei das Estatais, que 
criou regras e normas específicas paras as licitações que são dirigi-
das por qualquer empresa pública e sociedade de economia mista 
da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Ponde-
ra-se que tais regras forma mantidas pela nova Lei de Licitações, Lei 
nº: 14.133/2.021 em seu art. 1º, inciso I.
De acordo com as regras e normas da Lei 13.303/2016, tais em-
presas públicas e sociedades de economia mista não estão dispen-
sadas do dever de licitar. Mas estão somente adimplindo tal obriga-
ção com seguimento em procedimentos mais flexíveis e adequados 
a sua natureza jurídica. Assim sendo, a Lei 8.666/1993 acabou por 
não mais ser aplicada às estatais e às suas subsidiárias.
Entretanto, com a entrada em vigor da nova Lei de Licitações de 
nº. 14.133/2.021, advinda do Projeto de Lei nº 4.253/2020, obser-
va-se que ocorreu um impacto bastante concreto para as estatais 
naquilo que se refere ao que a Lei nº 13.303/16 expressa ao reme-
ter à aplicação das Leis nº 8.666/93 e Lei nº 10.520/02. 
Nesse sentido, denota-se em relação ao assunto acima que são 
pontos de destaque com a aprovação da Nova Lei de Licitações de 
nº. 14.133/2.021:
1) O pregão, sendo que esta modalidade não será mais regula-
da pela Lei nº 10.520/02, que consta de forma expressa no art. 32, 
IV, da Lei nº 13.303/16; 
2) As normas de direito penal que deverão ser aplicadas na
seara dos processos de contratação, que, por sua vez, deixarão de 
ser regulados pelos arts. 89 a 99 da Lei nº 8.666/93; e 
3) Os critérios de desempate de propostas, sendo que a Lei
nº 13.303/16 dispõe de forma expressa, dentre os critérios de de-
sempate contidos no art. 55, inc. III, a adoção da previsão que se 
encontra inserida no § 2º do art. 3º da Lei nº 8.666/93, que por sua 
vez, passará a ter outro tratamento pela Nova Lei de Licitações.
Dispensa e inexigibilidade 
Verificar-se-á a inexigibilidade de licitação sempre que houver 
inviabilidade de competição. Com a entrada em vigor da Nova Lei 
de Licitações, Lei nº. 14.133/2.021 no art. 74, I, II e III, foi disposto 
as hipóteses por meio das quais a competição é inviável e que, por-
tanto, nesses casos, a licitação é inexigível. Vejamos:
Art. 74. É inexigível a licitação quando inviável a competição, 
em especial nos casos de:
I - aquisição de materiais, de equipamentos ou de gêneros ou 
contratação de serviços que só possam ser fornecidos por produtor, 
empresa ou representante comercial exclusivos;
II - contratação de profissional do setor artístico, diretamente 
ou por meio de empresário exclusivo, desde que consagrado pela 
crítica especializada ou pela opinião pública;
III - contratação dos seguintes serviços técnicos especializados 
de natureza predominantemente intelectual com profissionais ou 
empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para 
serviços de publicidade e divulgação:
a) estudos técnicos, planejamentos, projetos básicos ou proje-
tos executivos;
b) pareceres, perícias e avaliações em geral;
c) assessorias ou consultorias técnicas e auditorias financeiras
ou tributárias;
d) fiscalização, supervisão ou gerenciamento de obras ou ser-
viços;
e) patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas;
f) treinamento e aperfeiçoamento de pessoal;
g) restauração de obras de arte e de bens de valor histórico;
h) controles de qualidade e tecnológico, análises, testes e en-
saios de campo e laboratoriais, instrumentação e monitoramento 
de parâmetros específicos de obras e do meio ambiente e demais 
serviços de engenharia que se enquadrem no disposto neste inciso;
IV - objetos que devam ou possam ser contratados por meio de 
credenciamento;
V - aquisição ou locação de imóvel cujas características de ins-
talações e de localização tornem necessária sua escolha.
Em entendimento ao inc. I, afirma-se que o fornecedor exclu-
sivo, vedada a preferência de marca, deverá a comprovar a exclu-
sividade por meio de atestado fornecido pelo órgão de registro do 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o 
serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, 
ainda, pelas entidades equivalentes.
Em relação ao inc. II do referido diploma legal, verifica-se a dis-
pensabilidade da exigência de licitação para a contratação de profis-
sionais da seara artística de forma direta ou através de empresário, 
levando em conta que este deverá ser reconhecido publicamente.
Por fim, o inc. III, aduz sobre a contratação de serviços técnicos 
especializados, de natureza singular, com profissionais ou empresas 
de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de 
publicidade e divulgação.
Ressalta-se que além das mencionadas hipóteses previstas de 
forma exemplificativa na legislação, sempre que for impossível a 
competição, o procedimento de inexigibilidade de licitação deverá 
ser adotado.
Vale destacar com grande importância, ainda, em relação ao 
inc. III da Nova Lei de Licitações, que nem todo serviço técnico espe-
cializado está apto a ensejar a inexigibilidade de licitação, fato que 
se verificará apenas se ao mesmo tempo, tal serviço for de natureza 
singular e o seu prestador for dotado de notória especialização. O 
serviço de natureza singular é reconhecido pela sua complexidade, 
relevância ou pelos interesses públicos que estiverem em jogo, vin-
do demandar a contratação de prestador com a devida e notória 
especialização.
Por sua vez, a legislação considera como sendo de notória 
especialização, aquele profissional ou empresa que o conceito no 
âmbito de sua especialidade, advindo de desempenho feito ante-
riormente como estudos, experiências, publicações, organização, 
equipe técnica, ou de outros atributos e requisitos pertinentes com 
suas atividades, que permitam demonstrar e comprovar que o seu 
trabalho é essencial e o mais adequado à plena satisfação do objeto 
do contrato.
Vale mencionar que em situações práticas, a contratação de 
serviços especializados por inexigibilidade de licitação tem criado 
várias controvérsias, principalmente quando se refere à contrata-
ção de serviços de advocacia e também de contabilidade.
Conforme já estudado, a licitação é tida como dispensada 
quando, mesmo a competição sendo viável, o certame deixou de 
ser realizado pelo fato da própria lei o dispensar. Tem natureza dife-
rente da ausência de exigibilidade da licitação dispensável porque 
nesta, o gestor tem a possibilidade de decidir por realizar ou não o 
procedimento.
A licitação dispensada está acoplada às hipóteses de alienação 
de bens móveis ou imóveis da Administração Pública. Em grande 
parte das vezes, quando, ao pretender a Administração alienar bens 
de sua propriedade, sejam estes móveis ou imóveis, deverá proce-
der à realização de licitação. No entanto, em algumas situações, em 
razão das peculiaridades do caso especifico, a lei acaba por dispen-
sar o procedimento, o que é verificado, por exemplo, na hipótese da 
doação de um bem para outro órgão ou entidade da Administração 
Pública de qualquer esfera de governo. Ocorre que nesse caso, a 
Administração já determinou previamente para qual órgão ou en-
tidade irá doar o bem. Assim sendo, não existe a necessidade de 
realização do certame licitatório.
Critérios de Julgamento
Os novos critérios de julgamento tratam-se das referências 
que são utilizadas para a avaliação das propostas de licitação. Regis-
tra-se que as espécies de licitação encontram-se dotadas de carac-
terísticas e exigências diversas, sendo que as espécies de licitação 
tendem sempre a variam de acordo com seus prazos e ritos espe-
cíficos como um todo. Com a aprovação da Lei 14.133/2.021 em 
seu art. 33, foram criados novostipos de licitação designados para 
a compra de bens e serviços. Sendo eles: menor preço, maior des-
conto, melhor técnica ou conteúdo artístico, técnica e preço, maior 
lance (leilão), maior retorno econômico.
Vejamos: 
Menor preço
Trata-se do principal objetivo da Administração Pública que é 
o de comprar pelo menor preço possível. É o critério padrão bási-
co e o mais utilizado em qualquer espécie de licitação, inclusive o
pregão. Desta forma, vence, aquele que apresentar o preço menor
entre os participantes do certame, desde que a empresa licitante
atenda a todos os requisitos estipulados no edital.
 Nesta espécie de licitação, vencerá a proposta que oferecer e 
comprovar maiores vantagens para a Administração Pública, ape-
nas em questões de valores, o que, na maioria das vezes, termina 
por prejudicar a população, tendo em vista que ao analisar apenas 
a questão de menor preço, nem sempre irá conseguir contratar um 
trabalho de qualidade.
Maior desconto 
Pondera-se que caso a licitação seja julgada pelo critério de 
maior desconto, o preço com o valor estimado ou o máximo aceitá-
vel, deverá constar expressamente do edital. Isso acontece, por que 
nessas situações específicas, a publicação do valor de referência da 
Administração Pública é extremamente essencial para que os pro-
ponentes venham a oferecer seus descontos.
Denota-se que o texto de lei determina que a administração li-
citante forneça o orçamento original da contratação, mesmo que tal 
orçamento tenha sido declarado sigiloso, a qualquer instante tanto 
para os órgãos de controle interno quanto externo. Esse fato é de 
grande importância para a administração Pública, tendo em vista 
que a depender do mercado, a divulgação do orçamento original no 
instante de ocorrência da licitação acarretará o efeito âncora, fazen-
do com que os valores das propostas sejam elevados ao patamar 
mais aproximado possível no que diz respeito ao valor máximo que 
a Administração admite.
Melhor técnica ou conteúdo artístico
Nesse tipo de licitação, a escolha da empresa vencedora leva 
em consideração a proposta que oferecer mais vantagem em ques-
tão de fatores de ordem técnica e artística. Denota-se que esta es-
pécie de licitação deve ser aplicada com exclusividade para serviços 
de cunho intelectual, como ocorre na elaboração de projetos, por 
exemplo incluindo-se nesse rol, tanto os básicos como os executi-
vos como: cálculos, gerenciamento, supervisão, fiscalização e ou-
tros pertinentes à matéria. 
Técnica e preço
Depreende-se que esta espécie de licitação é de cunho obriga-
tório quando da contratação de bens e serviços na área tecnológica 
como de informática e áreas afins, e também nas modalidade de 
concorrência, segundo a nova lei de Licitações. Nesse caso espe-
cífico, o licitante demonstra e apresenta a sua proposta e a docu-
mentação usando três envelopes distintos, sendo eles: o primeiro 
para a habilitação, o segundo para o deslinde da proposta técnica e 
o terceiro, com o preço, que deverão ser avaliados nessa respectiva
ordem.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Maior lance (leilão)
Nos ditames da nova Lei de Licitações, esse critério se encon-
tra restrito à modalidade de leilão, disciplina que estudaremos nos 
próximos tópicos.
Maior retorno econômico
Registra-se que esse tema se trata de uma das maiores novida-
des advindas da Nova Lei de Licitações, pelo fato desse requisito ser 
um tipo de licitação de uso para licitações cujo objeto e fulcro sejam 
uma espécie de contrato de eficiência.
Assim dispõe o inc. LIII do Art. 6º da Nova Lei de Licitações:
LIII - contrato de eficiência: contrato cujo objeto é a prestação 
de serviços, que pode incluir a realização de obras e o fornecimento 
de bens, com o objetivo de proporcionar economia ao contratante, 
na forma de redução de despesas correntes, remunerado o contra-
tado com base em percentual da economia gerada;
Desta forma, depreende-se que a pretensão da Administração 
não se trata somente da obra, do serviço ou do bem propriamente 
dito, mas sim do resultado econômico que tenha mais vantagens 
advindas dessas prestações, razão pela qual, a melhor proposta de 
ajuste trata-se daquela que oferece maior retorno econômico à ma-
quina pública.
Modalidades
De antemão, infere-se que com o advento da nova Lei de Lici-
tações de nº. 14.133/2.021, foram excluídas do diploma legal da 
Lei 8.666/1.993 as seguintes modalidades de licitação: tomada de 
preços, convite e RDC – Lei 12.462/2.011. Desta forma, de acordo 
com a Nova Lei de Licitações, são modalidades de licitação: con-
corrência, concurso, leilão, pregão e diálogo competitivo.
Lembrando que conforme afirmado no início desse estudo, 
pelo fato do ordenamento jurídico administrativo estar em fase de 
transição em relação às duas leis, posto que nos dois primeiros anos 
as duas se encontrarão válidas, tendo em vista que na aplicação 
para processos que começaram na Lei anterior, deverão continuar 
a ser resolvidos com a aplicação dela, e, processos que começarem 
após a aprovação da nova Lei, deverão ser resolvidos com a aplica-
ção da nova Lei. 
Concorrência
Com fundamento no art. 29 da Lei 14.133/2.021, concorrência 
é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na 
fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requi-
sitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de 
seu objeto.
Em termos práticos, trata-se a concorrência de modalidade 
licitatória conveniente para contratações de grande aspecto. Isso 
ocorre, por que a Lei de Licitações e Contratos dispôs uma espécie 
de hierarquia quando a definição da modalidade de licitação acon-
tece em razão do valor do contrato. Ocorre que quanto maiores 
forem os valores envolvidos, mais altos e maiores serão o nível de 
publicidade bem como os prazos estipulados para a realização do 
procedimento. Em alguns casos, não obstante, é permitido uso da 
modalidade de maior publicidade no lugar das de menor publicida-
de, jamais o contrário.
Nesta linha de pensamento, a regra passa a exigir o uso da con-
corrência para valores elevados, vindo a permitir que seja realizada 
a tomada de preços ou concorrência para montantes de cunho in-
termediário e convite (ou tomada de preços ou concorrência), para 
contratos de valores mais reduzidos. Os gestores, na prática, ge-
ralmente optam por utilizar a modalidade licitatória que seja mais 
simplificada dentro do possível, de maneira a evitar a submissão a 
prazos mais extensos de publicidade do certame.
Concurso
Disposto no art. 30 da Nova Lei de Licitações, esta modalidade 
de licitação pode ser utilizada para a escolha de trabalho técnico, 
científico ou artístico. Vejamos o que dispõe a Nova Lei de Licita-
ções:
Art. 30. O concurso observará as regras e condições previstas 
em edital, que indicará:
I - a qualificação exigida dos participantes;
II - as diretrizes e formas de apresentação do trabalho;
III - as condições de realização e o prêmio ou remuneração a ser 
concedida ao vencedor.
Parágrafo único. Nos concursos destinados à elaboração de 
projeto, o vencedor deverá ceder à Administração Pública, nos ter-
mos do art. 93 desta Lei, todos os direitos patrimoniais relativos ao 
projeto e autorizar sua execução conforme juízo de conveniência e 
oportunidade das autoridades competentes.
Leilão
Disposto no art. 31 da Nova Lei de Licitações, o leilão poderá 
ser cometido a leiloeiro oficial ou a servidor designado pela auto-
ridade competente da Administração, sendo que seu regulamento 
deverá dispor sobre seus procedimentos operacionais.
Se optar pela realização de leilão por intermédio de leiloeiro 
oficial, a Administração deverá selecioná-lo mediante credencia-
mento ou licitação na modalidade pregão e adotar o critério de jul-
gamento de maior desconto para as comissões a serem cobradas, 
utilizados como parâmetro máximo, os percentuais definidos na lei 
que regula a referida profissão e observados os valores dos bens a 
serem leiloados
O leilão não exigiráregistro cadastral prévio, não terá fase de 
habilitação e deverá ser homologado assim que concluída a fase 
de lances, superada a fase recursal e efetivado o pagamento pelo 
licitante vencedor, na forma definida no edital.
Quaisquer interessados podem participar do leilão. Denota-se 
que o bem será vendido para o licitante que fizer a oferta de maior 
lance, o qual deverá obrigatoriamente ser igual ou superior ao valor 
de avaliação do bem.
A realização do leilão poderá ser por meio de leiloeiro oficial ou 
por servidor indicado pela Administração, procedendo-se conforme 
os ditames da legislação pertinente.
Destaca-se ainda, que algumas entidades financeiras da Admi-
nistração indireta executam contratos de mútuo que são garantidos 
por penhor e que, restando-se vencido o contrato, se a dívida não 
for liquidada, promover-se-á o leilão do bem empenhado que deve-
rá seguir as regras pertinentes à Lei de licitações.
Pregão
Com fundamento no art. 29 da Nova Lei de Licitações, trata-
-se o pregão de uma modalidade de licitação do tipo menor preço,
designada ao aferimento de aquisição de bens e serviços comuns.
Existem duas maneiras de ocorrência dos pregões, sendo estas nas
formas eletrônica e presencial.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Pondera-se que a Lei geral que rege os pregões é a Lei 
10.520/02. No entanto, em âmbito federal, o pregão presencial é 
fundamentado e regulamentado pelo Decreto3.555/00, já o pregão 
eletrônico, por meio do Decreto 5.450/05. 
Os referidos decretos, em razão da natureza institucional de 
processamento dos pregões, são estabelecidos por meio de regras 
diferentes que serão adotadas pelo Poder Público.
Em âmbito federal, a modalidade pregão é obrigatória para 
contratação de serviços e bens comuns. No entanto, o Decreto 
5.459/05 determina que a forma eletrônica é, via de regra, prefe-
rencial.
Ressalta-se que aqueles que estiverem interessados em partici-
par do pregão presencial, deverão comparecer em hora e local nos 
quais deverá ocorrer a Sessão Pública, onde será feito o credencia-
mento, devendo ainda, apresentar os envelopes de proposta, bem 
como os documentos pertinentes.
Referente ao pregão eletrônico, deverão os interessados fazer 
cadastro no sistema de compras a ser usado pelo ente licitante, vin-
do, por conseguinte, cadastrar a sua proposta.
A classificação a respeito das formas de pregão está também 
eivada de diferenças. Infere-se que no pregão presencial, o prego-
eiro deverá fazer a seleção de todas as propostas de até 10% acima 
da melhor proposta e as classificar para a fase de lances. Havendo 
ausência de propostas que venham a atingir esses 10%, restarão 
selecionadas, por conseguinte, as três melhores propostas.
Diversamente do que ocorre no pregão eletrônico, levando em 
conta que todos os participantes são classificados e tem o direito de 
participar da fase na qual ocorrem os lances por meio do sistema, 
dentro dos parâmetros pertinentes ao horário indicado no edital ou 
carta convite.
Inicia-se a fase de lances do pregão presencial com o lance da 
licitação que possui a maior proposta, vindo a seguir, por conse-
guinte, a lista decrescente até alcançar ao menor valor.
É importante destacar que no pregão eletrônico, os lances são 
lançados no sistema na medida em que os participantes vão ofer-
tando, devendo ser sempre de menor valor ao último lance que por 
este foi ofertado. Assim, lances são lançados e registrados no siste-
ma, até que esta fase venha a se encerrar.
Desde o início da Sessão, no pregão presencial o pregoeiro de-
verá se informar de antemão, quem são os participantes, tendo em 
vista que estes se identificam no momento do em que fazem o cre-
denciamento.
No pregão eletrônico, até que chegue a fase de habilitação, 
o pregoeiro não possui a informação sobre quem são os licitantes
participantes, para evitar conluio.
A intenção de recorrer no pregão presencial, deverá por parâ-
metros legais, ser manifestada e eivada com as motivações ao final 
da Sessão.
No pregão eletrônico, havendo a intenção de recorrer, deverá 
de imediato a parte interessada se manifestar, devendo ser regis-
trado no campo do sistema de compras pertinente, no qual deverá 
conter as exposições com a motivação da interposição.
Diálogo competitivo
Com supedâneo no art. 32 da Nova Lei de Licitações, modali-
dade diálogo competitivo é restrita a contratações em que a Admi-
nistração:
Art. 32. A modalidade diálogo competitivo é restrita a contrata-
ções em que a Administração:
I - vise a contratar objeto que envolva as seguintes condições:
a) inovação tecnológica ou técnica;
b) impossibilidade de o órgão ou entidade ter sua necessidade
satisfeita sem a adaptação de soluções disponíveis no mercado; e
c) impossibilidade de as especificações técnicas serem definidas
com precisão suficiente pela Administração;
II - verifique a necessidade de definir e identificar os meios e as 
alternativas que possam satisfazer suas necessidades, com desta-
que para os seguintes aspectos:
a) a solução técnica mais adequada;
b) os requisitos técnicos aptos a concretizar a solução já defi-
nida;
c) a estrutura jurídica ou financeira do contrato.
Obs. Importante: § 1º, inc. VIII , Lei 14.133/2021- a Adminis-
tração deverá, ao declarar que o diálogo foi concluído, juntar aos 
autos do processo licitatório os registros e as gravações da fase de 
diálogo, iniciar a fase competitiva com a divulgação de edital con-
tendo a especificação da solução que atenda às suas necessidades 
e os critérios objetivos a serem utilizados para seleção da proposta 
mais vantajosa e abrir prazo, não inferior a 60 (sessenta) dias úteis, 
para todos os licitantes pré-selecionados na forma do inciso II deste 
parágrafo apresentarem suas propostas, que deverão conter os ele-
mentos necessários para a realização do projeto.
Habilitação, Julgamento e recursos
Habilitação
Com determinação expressa no Capítulo VI da Nova Lei de Lici-
tações, art. 62, denota-se que a habilitação se mostra como a fase 
da licitação por meio da qual se verifica o conjunto de informações 
e documentos necessários e suficientes para demonstrar a capaci-
dade do licitante de realizar o objeto da licitação.
Registra-se no dispositivo legal, que os critérios inseridos foram 
renovados pela Nova Lei, como por exemplo, a previsão em lei de 
aceitação de balanço de abertura.
No que condiz à habilitação econômico-financeira, com supe-
dâneo legal no art. 68 da Nova Lei, observa-se que possui utilidade 
para demonstrar que o licitante se encontra dotado de capacidade 
para sintetizar com suas possíveis obrigações futuras, devendo a 
mesma ser comprovada de forma objetiva, por intermédio de coefi-
cientes e índices econômicos que deverão estar previstos no edital 
e devidamente justificados no processo de licitação.
De acordo com a Nova lei, os documentos exigidos para a ha-
bilitação são: a certidão negativa de feitos a respeito de falência ex-
pedida pelo distribuidor da sede do licitante, e, por último, exige-se 
o balanço patrimonial dos últimos dois exercícios sociais, salvo das
empresas que foram constituídas no lapso de menos de dois anos.
Registra-se que base legal no art. 66 da referida Lei, habilita-
ção jurídica visa a demonstrar a capacidade de o licitante exercer 
direitos e assumir obrigações, e a documentação a ser apresentada 
por ele limita-se à comprovação de existência jurídica da pessoa e, 
quando cabível, de autorização para o exercício da atividade a ser 
contratada.
Já o art. 67, dispõe de forma clara a respeito da documentação 
exigida para a qualificação técnico-profissional e técnico-operacio-
nal. Vejamos:
Art. 67. A documentação relativa à qualificação técnico-profis-
sional e técnico-operacional será restrita a:
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
I - apresentação de profissional, devidamente registrado no 
conselho profissional competente, quando for o caso, detentor de 
atestado de responsabilidade técnica por execução de obra ou ser-
viço de característicassemelhantes, para fins de contratação;
II - certidões ou atestados, regularmente emitidos pelo conse-
lho profissional competente, quando for o caso, que demonstrem 
capacidade operacional na execução de serviços similares de com-
plexidade tecnológica e operacional equivalente ou superior, bem 
como documentos comprobatórios emitidos na forma do § 3º do 
art. 88 desta Lei;
III - indicação do pessoal técnico, das instalações e do apare-
lhamento adequados e disponíveis para a realização do objeto da 
licitação, bem como da qualificação de cada membro da equipe téc-
nica que se responsabilizará pelos trabalhos;
IV - prova do atendimento de requisitos previstos em lei espe-
cial, quando for o caso;
V - registro ou inscrição na entidade profissional competente, 
quando for o caso;
VI - declaração de que o licitante tomou conhecimento de todas 
as informações e das condições locais para o cumprimento das obri-
gações objeto da licitação.
Julgamento
Sob a vigência do nº. 14.133/2.021, a Nova Lei de Licitações 
trouxe em seu art. 33, a nova forma de julgamento, sendo que de 
agora em diante, as propostas deverão ser julgadas de acordo sob 
os seguintes critérios: 
1. Menor preço;
2. Maior desconto;
3. Melhor técnica ou conteúdo artístico;
4. Técnica e preço;
5. Maior lance, no caso de leilão;
6. Maior retorno econômico.
Observa-se que os títulos por si só já dão a noção a respeito do
seu funcionamento, bem como já foram estudados anteriormente 
nesta obra. Entretanto, é possível afirmar que a maior novidade, 
trata-se do critério de maior retorno econômico, que é uma espécie 
de licitação usada somente para certames cujo objeto seja contrato 
de eficiência de forma geral.
Nesta espécie de contrato, busca-se o resultado econômico 
que proporcione a maior vantagem advinda de uma obra, serviço 
ou bem, motivo pelo qual, a melhor proposta deverá ser aquela que 
trouxer um maior retorno econômico.
Recursos
Com base legal no art. 71 da nova Lei de Licitações, não ocor-
rendo inversão de fases na licitação, pondera-se que os recursos em 
face dos atos de julgamento ou habilitação, deverão ser apresenta-
dos no término da fase de habilitação, tendo em vista que tal ato 
deverá acontecer em apenas uma etapa.
Caso os licitantes desejem recorrer a despeito dos atos do jul-
gamento da proposta e da habilitação, denota-se que deverão se 
manifestar de imediato o seu desejo de recorrer, logo após o térmi-
no de cada sessão, sob pena de preclusão
Havendo a inversão das fases com a habilitação de forma pre-
cedente à apresentação das propostas, bem como o julgamento, 
afirma-se que os recursos terão que ser apresentados em dois in-
tervalos de tempo, após a fase de habilitação e após o julgamento 
das propostas.
Adjudicação e homologação
O Direito Civil Brasileiro conceitua a adjudicação como sendo 
o ato por meio do qual se declara, cede ou transfere a propriedade
de uma pessoa para outra. Já o Direito Processual Civil a conceitua
como uma forma de pagamento feito ao exequente ou a terceira
pessoa, por meio da transferência dos bens sobre os quais incide
a execução.
Ressalta-se que os procedimentos legais de adjudicação têm 
início com o fim da fase de classificação das propostas. Adilson 
Dallari (1992:106), doutrinariamente separando as fases de classi-
ficação e adjudicação, ensina que esta não é de cunho obrigatório, 
embora não seja livre.
Podemos conceituar a homologação como o ato que perfaz o 
encerramento da licitação, abrindo espaço para a contratação. Ho-
mologação é a aprovação determinada por autoridade judicial ou 
administrativa a determinados atos particulares com o fulcro de 
produzir os efeitos jurídicos que lhes são pertinentes.
Considera-se que a homologação do processo de licitação re-
presenta a aceitação da proposta. De acordo com Sílvio Rodrigues 
(1979:69), a aceitação consiste na “formulação da vontade concor-
dante e envolve adesão integral à proposta recebida.”
Registre-se por fim, que a homologação vincula tanto a Admi-
nistração como o licitante, para buscar o aperfeiçoamento do con-
trato.
Registro de preços 
Registro de preços é a modalidade de licitação que se encontra 
apropriada para possibilitar diversas contratações que sejam conco-
mitantes ou sucessivas, sem que haja a realização de procedimento 
de licitação de forma específica para cada uma destas contratações. 
Registra-se que o referido sistema é útil tanto a um, quanto a 
mais órgãos pertencentes à Administração.
De modo geral, o registro de preços é usado para compras cor-
riqueiras de bens ou serviços específicos, em se tratando daqueles 
que não se sabe a quantidade que será preciso adquirir, bem como 
quando tais compras estiverem sob a condição de entregas parcela-
das. O objetivo destas ações é evitar que se formem estoques, uma 
vez que estes geram alto custo de manutenção, além do risco de 
tais bens vir a perecer ou deteriorar.
Por fim, vejamos os dispositivos legais contidos na Nova lei de 
Lictações que regem o sistema de registro de preços:
Art. 82. O edital de licitação para registro de preços observará 
as regras gerais desta Lei e deverá dispor sobre:
I - as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a 
quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida;
II - a quantidade mínima a ser cotada de unidades de bens ou, 
no caso de serviços, de unidades de medida;
III - a possibilidade de prever preços diferentes:
a) quando o objeto for realizado ou entregue em locais dife-
rentes;
b) em razão da forma e do local de acondicionamento;
c) quando admitida cotação variável em razão do tamanho do
lote;
d) por outros motivos justificados no processo;
IV - a possibilidade de o licitante oferecer ou não proposta em
quantitativo inferior ao máximo previsto no edital, obrigando-se 
nos limites dela;
V - o critério de julgamento da licitação, que será o de menor 
preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no 
mercado;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
VI - as condições para alteração de preços registrados;
VII - o registro de mais de um fornecedor ou prestador de servi-
ço, desde que aceitem cotar o objeto em preço igual ao do licitante 
vencedor, assegurada a preferência de contratação de acordo com 
a ordem de classificação;
VIII - a vedação à participação do órgão ou entidade em mais 
de uma ata de registro de preços com o mesmo objeto no prazo de 
validade daquela de que já tiver participado, salvo na ocorrência de 
ata que tenha registrado quantitativo inferior ao máximo previsto 
no edital;
IX - as hipóteses de cancelamento da ata de registro de preços 
e suas consequências
§ 1º O critério de julgamento de menor preço por grupo de
itens somente poderá ser adotado quando for demonstrada a invia-
bilidade de se promover a adjudicação por item e for evidenciada a 
sua vantagem técnica e econômica, e o critério de aceitabilidade de 
preços unitários máximos deverá ser indicado no edital.
§ 2º Na hipótese de que trata o § 1º deste artigo, observados
os parâmetros estabelecidos nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 23 desta Lei, 
a contratação posterior de item específico constante de grupo de 
itens exigirá prévia pesquisa de mercado e demonstração de sua 
vantagem para o órgão ou entidade.
§ 3º É permitido registro de preços com indicação limitada a
unidades de contratação, sem indicação do total a ser adquirido, 
apenas nas seguintes situações:
I - quando for a primeira licitação para o objeto e o órgão ou 
entidade não tiver registro de demandas anteriores;
II - no caso de alimento perecível;
III - no caso em que o serviço estiver integrado ao fornecimento 
de bens.
§ 4º Nas situações referidas no § 3º deste artigo, é obrigatória
a indicação do valor máximo da despesa e é vedada a participação 
de outro órgão ou entidade na ata.
§ 5º O sistema de registro de preços poderá ser usado para
a contratação de bens e serviços, inclusive de obras e serviços de 
engenharia, observadas as seguintes condições:
I - realização prévia de ampla pesquisade mercado;
II - seleção de acordo com os procedimentos previstos em re-
gulamento;
III - desenvolvimento obrigatório de rotina de controle;
IV - atualização periódica dos preços registrados;
V - definição do período de validade do registro de preços;
VI - inclusão, em ata de registro de preços, do licitante que acei-
tar cotar os bens ou serviços em preços iguais aos do licitante vence-
dor na sequência de classificação da licitação e inclusão do licitante 
que mantiver sua proposta original.
§ 6º O sistema de registro de preços poderá, na forma de regu-
lamento, ser utilizado nas hipóteses de inexigibilidade e de dispen-
sa de licitação para a aquisição de bens ou para a contratação de 
serviços por mais de um órgão ou entidade.
Art. 83. A existência de preços registrados implicará compro-
misso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obri-
gará a Administração a contratar, facultada a realização de licita-
ção específica para a aquisição pretendida, desde que devidamente 
motivada.
Art. 84. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 
1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que 
comprovado o preço vantajoso.
Parágrafo único. O contrato decorrente da ata de registro de 
preços terá sua vigência estabelecida em conformidade com as dis-
posições nela contidas.
Revogação e anulação da licitação
De antemão, em relação à revogação e a anulação do proce-
dimento licitatório, aplica-se o mesmo raciocínio, posto que caso 
tenha havido vício no procedimento, busca-se por vias legais o a 
possibilidade de corrigi-lo. Em se tratando de caso de vício que não 
se possa sanar, ou haja a impossibilidade de saná-lo, a anulação se 
impõe. Entretanto, caso não exista qualquer espécie de vício no cer-
tame, mas, a contratação tenha sido deixada de ser considerada de 
interesse público, impõe-se a aplicação da revogação.
Nos ditames do art. 62 da Lei nº 13.303/2016, após o início da 
fase de apresentação de lances ou propostas, “a revogação ou a 
anulação da licitação somente será efetivada depois de se conceder 
aos licitantes que manifestem interesse em contestar o respectivo 
ato prazo apto a lhes assegurar o exercício do direito ao contraditó-
rio e à ampla defesa”.
Já na seara da lei nº 8.666/93, ressalta-se que a norma tratou 
de limitar a indicar, por meio do art. 49, §3º, que em caso de des-
fazimento do processo licitatório, ficará assegurado o contraditório 
e a ampla defesa.
Por fim, registra-se que em se tratando da obrigatoriedade da 
aprovação de espaço aos licitantes interessados no exercício do di-
reito ao contraditório e à ampla defesa, de forma anterior ao ato 
de decisório de revogação e anulação, criou-se de forma tradicio-
nal diversos debates tanto na doutrina quanto na jurisprudência 
nacional. Um exemplo da informação acima, trata-se dos diversos 
julgados que ressalvam a aplicação contida no art. 49, §3º da Lei 
8.666/1.993 nas situações de revogação de licitação antes de sua 
homologação. Pondera-se que esse entendimento afirma que o 
contraditório e a ampla defesa apenas seriam exigíveis quando o 
procedimento de licitação tiver sido concluído. 
Obs. Importante: Ainda que em situações por meio das quais é 
considerado dispensável dar a oportunidade aos licitantes do con-
traditório e a ampla defesa, a obrigação da administração em mo-
tivar o ato revogatório não será afastada, uma vez que devendo se 
ater aos princípios da transparência e da motivação, o gestor por 
força de lei, deverá sempre evidenciar as razões pelas quais foram 
fundamentadas a conclusão pela revogação do certame, bem como 
os motivos de não prosseguir com o processo licitatório.
Breves considerações adicionais acerca das mudanças no pro-
cesso de licitação após a aprovação da Lei 14.133/2.021
• Com a aprovação da Nova Lei, nos ditames do §2º do art. 17,
será utilizada como regra geral, a forma eletrônica de contratação 
para todos os procedimentos licitatórios.
• Como exceção, caso seja preciso que a forma de contratação
seja feita presencialmente, o órgão deverá expor os motivos de fato 
e de direito no processo administrativo, porém, ficará incumbido da 
obrigação de gravar a sessão em áudio e também em vídeo.
• O foco da Nova Lei, é buscar o incentivo para o uso do siste-
ma virtual nos certames, vindo, assim, a dar mais competitividade, 
segurança e isonomia para as licitações de forma geral.
• A Nova Lei de Licitações criou o PNCP (Portal Nacional de
Contratações Públicas), que irá servir como um portal obrigatório.
• Todos os órgãos terão obrigação de divulgar suas licitações,
sejam eles federais, estaduais ou municipais. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
• Art. 20. Os itens de consumo adquiridos para suprir as demandas das estruturas da Administração Pública deverão ser de qualidade
comum, não superior à necessária para cumprir as finalidades às quais se destinam, vedada a aquisição de artigos de luxo.
• Art. 95, § 2º É nulo e de nenhum efeito o contrato verbal com a Administração, salvo o de pequenas compras ou o de prestação de 
serviços de pronto pagamento, assim entendidos aqueles de valor não superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais). 
• São atos da Administração Pública antes de formalizar ou prorrogar contratos administrativos: verificar a regularidade fiscal do
contratado; consultar o Cadastro Nacional de Empresas idôneas e suspensas (CEIS) e punidas (CNEP).
• A Nova Lei de Licitações inseriu vários crimes do Código Penal, no que se refere às licitações, dentre eles, o art. 337-H do Código
Penal de 1.940: 
Art. 337-H. Admitir, possibilitar ou dar causa a qualquer modificação ou vantagem, inclusive prorrogação contratual, em favor do con-
tratado, durante a execução dos contratos celebrados com a Administração Pública sem autorização em lei, no edital da licitação ou nos 
respectivos instrumentos contratuais, ou, ainda, pagar fatura com preterição da ordem cronológica de sua exigibilidade:
Pena – reclusão, de 4 (quatro) anos a 8 (oito) anos, e multa.
Perturbação de processo licitatório
• Os valores fixados na Lei, serão anualmente corrigidos pelo IPCA-E, nos termos do art. 182: O Poder Executivo federal atualizará,
a cada dia 1º de janeiro, pelo Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo Especial (IPCA-E) ou por índice que venha a substituí-lo, os 
valores fixados por esta Lei, os quais serão divulgados no PNCP.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E 
A GESTÃO DE DOCUMENTOS. DIAGNÓSTICOS. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIO. PROTOCOLOS. ARQUIVOS 
PERMANENTES
A arquivística é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atu-
ação de um arquivista sobre os arquivos e, tem por objetivo, gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos 
de arquivos.
A Lei nº 8.159/91 (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá outras providências) nos dá sobre 
arquivo: 
“Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições 
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”
Á título de conhecimento segue algumas outras definições de arquivo.
 “Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, 
caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou 
informação”, CONARQ.
“É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas ativi-
dades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”, Solon Buck (Souza, 1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 
1986).
“É a acumulação ordenada dos documentos,em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua ativida-
de, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.” (PAES, Marilena Leite, 1986).
De acordo com uma das acepções existentes para arquivos, esse também pode designar local físico designado para conservar o acer-
vo.
A arquivística está embasada em princípios que a diferencia de outras ciências documentais existentes. 
Vejamos:
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
O princípio de proveniência nos remete a um conceito muito importante aos arquivistas: o Fundo de Arquivo, que se caracteriza 
como um conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independentemente da sua idade, suporte, modo de produção, utiliza-
ção e conteúdo– reunidos automática e organicamente –ou seja, acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade 
da instituição–, criados e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa física, jurídica ou poruma família no exercício das suas atividades 
ou das suas funções.
Esse Fundo de Arquivo possui duas classificações a se destacar.
Fundo Fechado – quando a instituição foi extinta e não produz mais documentos estamos.
Fundo Aberto - quando a instituição continua a produzir documentos que se vão reunindo no seu arquivo.
Temos ainda outros aspectos relevantes ao arquivo, que por alguns autores, podem ser classificados como princípios e por outros, 
como qualidades ou aspectos simplesmente, mas que, independente da classificação conceitual adotada, são relevantes no estudo da 
arquivologia. São eles:
- Territorialidade: arquivos devem ser conservados o mais próximo possível do local que o gerou ou que influenciou sua produção.
- Imparcialidade: Os documentos administrativos são meios de ação e relativos a determinadas funções. Sua imparcialidade explica-se
pelo fato de que são relativos a determinadas funções; caso contrário, os procedimentos aos quais os documentos se referem não funcio-
narão, não terão validade. Os documentos arquivísticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam.
- Autenticidade: Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o
mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Por finalidade a arquivística visa servir de fonte de consulta, tornando possível a circulação de informação registrada, guardada e 
preservada sob cuidados da Administração, garantida sua veracidade.
Costumeiramente ocorre uma confusão entre Arquivo e outros dois conceitos relacionados à Ciência da Informação, que são a Bi-
blioteca e o Museu, talvez pelo fato desses também manterem ali conteúdo guardados e conservados, porém, frisa-se que trata-se de 
conceitos distintos.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
O quadro abaixo demonstra bem essas distinções:
Arquivos Públicos
Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capí-
tulo II:
“Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos pro-
duzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos 
públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e munici-
pal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e 
judiciárias”.
Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo 
diz:
“§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos pro-
duzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entida-
des privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exer-
cício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à 
instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição 
sucessora.»
Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos 
públicos ou entidades privadas (revestidas de caráter público – me-
diante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos 
públicos, independentemente da esfera de governo.
Arquivos Privados
De acordo com a mesma Lei citada acima:
 “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documen-
tos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em de-
corrência de suas atividades.”
Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, 
a pessoa jurídica a qual o enunciado se refere diz respeito à pessoa 
jurídica de direito privado, não se confundindo, portanto, com pes-
soa jurídica de direito público, pois os órgãos que compõe a admi-
nistração indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, 
são também pessoas jurídicas, destituídas de poder político e do-
tadas de personalidade jurídica própria, porém, de direito público.
Exemplos:
• Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc.
• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.
• Comercial: companhias, empresas, etc.
A arquivística é desenvolvida pelo arquivista, profissional com
formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. 
Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de 
documentação, arquivos privados ou públicos, instituições cultu-
rais etc.
Ao arquivista compete gerenciar a informação, cuidar da ges-
tão documental, conservação, preservação e disseminação da in-
formação contida nos documentos, assim como pela preservação 
do patrimônio documental de um pessoa (física ou jurídica), institu-
ção e, em última instância, da sociedade como um todo. 
Também é função do arquivista recuperar informações ou ela-
borar instrumentos de pesquisas arquivisticas.1
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Um documento (do latim documentum, derivado de docere 
“ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que 
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma 
afirmação etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente 
sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor pro-
batório. 
Documento arquivístico: Informação registrada, independen-
te da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da 
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, con-
texto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade. 
Administrar, organizar e gerenciar a informação é uma tarefa 
de considerável importância para as organizações atuais, sejam es-
sas privadas ou públicas, tarefa essa que encontra suporte na Tec-
nologia da Gestão de Documentos, importante ferramenta que 
auxilia na gestão e no processo decisório.
A gestão de documentos representa umconjunto de procedi-
mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramita-
ção, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda 
permanente.
Através da Gestão Documental é possível definir qual a politi-
ca arquivistica adotada, através da qual, se constitui o patrimônio 
arquivistico. Outro aspecto importante da gestão documental é de-
finir os responsáveis pelo processo arquivistico.
A Gestão de Documentos é ainda responsável pela implantação 
do programa de gestão, que envolve ações como as de acesso, pre-
servação, conservação de arquivo, entre outras atividades.
Por assegurar que a informação produzida terá gestão ade-
quada, sua confidencialidade garantida e com possibilidade de ser 
rastreada, a Gestão de Documentos favorece o processo de Acre-
ditação e Certificação ISO, processos esses que para determinadas 
organizações são de extrema importância ser adquirido.
Outras vantagens de se adotar a gestão de documentos é a 
racionalização de espaço para guarda de documentos e o controle 
deste a produção até arquivamento final dessas informações.
A implantação da Gestão de Documentos associada ao uso 
adequado da microfilmagem e das tecnologias do Gerenciamento 
Eletrônico de Documentos deve ser efetiva visando à garantia no 
processo de atualização da documentação, interrupção no proces-
so de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de 
perda do acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas 
que permitam acessoa partir disso, a organização possa estabelecer posicionamento no mercado, sendo elas: Posição 
de Sobrevivência, de Manutenção, de Crescimento ou Desenvolvimento. Em que para cada uma das posições a organização terá uma 
estratégia definida.
Ambiente Interno: É tudo o que influencia o negócio da organização e ela tem o poder de controle. Pontos Fortes: Elementos que 
influenciam positivamente. Pontos Fracos: Elementos que influenciam negativamente.
Ambiente Externo: É tudo o que influencia o negócio da organização e ela NÃO tem o poder de controle. Oportunidades: Elementos 
que influenciam positivamente. Ameaças: Elementos que influenciam negativamente.
• Matriz GUT
Gravidade + Urgência + Tendência
Gravidade: Pode afetar os resultados da Organização.
Urgência: Quando ocorrerá o problema.
Tendência: Irá se agravar com o passar do tempo.
Determinar essas 3 métricas plicando uma nota de 1-5, sendo 5 mais crítico, impactante e 1 menos crítico e com menos impacto.
Somando essas notas. Levando em consideração o problema que obtiver maior total.
PROBLEMA GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA TOTAL
X 1 3 3 7
Y 3 2 1 6
• Ferramenta 5W2H
Ferramenta que ajuda o gestor a construir um Plano de Ação. Facilitando a definição das tarefas e dos responsáveis por cada uma
delas. Funciona para todos os tipos de negócio, visando atingir objetivos e metas.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
5W: What? – O que será feito? - Why? Porque será feito? - Where? Onde será feito? - When? Quando será feito? – Who? Quem fará? 
2H: How? Como será feito? – How much? Quanto irá custar para fazer?
Não é uma ferramenta para buscar causa de problemas, mas sim elaborar o Plano de Ação.
WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW HOW MUCH
Padronização 
de Rotinas
Otimizar 
tempo
Coordenação Agosto 2021 João Silva Contratação 
de Assessoria 
externa
2.500,00
Sistema de 
Segurança 
Portaria
Central
Impedir 
entrada de 
pessoas não 
autorizadas
Setor Compras 20/08/21 Paulo 
Santos
Compra de 
equipamentos e 
instalação
4.000,00
• Análise competitiva e estratégias genéricas
Gestão Estratégica: “É um processo que consiste no conjunto de decisões e ações que visam proporcionar uma adequação competiti-
vamente superior entre a organização e seu ambiente, de forma a permitir que a organização alcance seus objetivos”.
Michael Porter, Economista e professor norte-americano, nascido em 1947, propõe o segundo grande essencial conceito para a com-
preensão da vantagem competitiva, o conceito das “estratégias competitivas genéricas”.
Porter apresenta a estratégia competitiva como sendo sinônimo de decisões, onde devem acontecer ações ofensivas ou defensivas 
com finalidade de criar uma posição que possibilite se defender no mercado, para conseguir lidar com as cinco forças competitivas e com 
isso conseguir e expandir o retorno sobre o investimento.
Observa ainda, que há distintas maneiras de posicionar-se estrategicamente, diversificando de acordo com o setor de atuação, capa-
cidade e características da Organização. No entanto, Porter desenha que há três grandes pilares estratégicos que atuarão diretamente no 
âmbito da criação da vantagem competitiva.
As 3 Estratégias genéricas de Porter são:
1. Estratégia de Diferenciação: Aumentar o valor – valor é a percepção que você tem em relação a determinado produto. Exemplo:
Existem determinadas marcas que se posicionam no mercado com este alto valor agregado.
2. Estratégia de Liderança em custos: Baixar o preço – preço é quanto custo, ser o produto mais barato no mercado. Quanto vai custar
na etiqueta.
3. Estratégia de Foco ou Enfoque: Significa perceber todo o mercado e selecionar uma fatia dele para atuar especificamente.
• As 5 forças Estratégicas
Chamada de as 5 Forças de Porter (Michael Porter) – é uma análise em relação a determinado mercado, levando em consideração 5
elementos, que vão descrever como aquele mercado funciona.
1. Grau de Rivalidade entre os concorrentes: com que intensidade eles competem pelos clientes e consumidores. Essa força tenciona
as demais forças.
2. Ameaça de Produtos substitutos: ameaça de que novas tecnologias venham a substituir o produto ou serviço que o mercado ofe-
rece.
3. Ameaça de novos entrantes: ameaças de que novas organizações, ou pessoas façam aquilo que já está sendo feito.
4. Poder de Barganha dos Fornecedores: Capacidade negocial das empresas que oferecem matéria-prima à organização, poder de
negociar preços e condições.
5. Poder de Barganha dos Clientes: Capacidade negocial dos clientes, poder de negociar preços e condições.
• Redes e alianças
Formações que as demais organizações fazem para que tenham uma espécie de fortalecimento estratégico em conjunto. A formação 
de redes e alianças estratégicas de modo a poder compartilhar recursos e competências, além de reduzir seus custos.
Redes possibilitam um fortalecimento estratégico da organização diante de seus concorrentes, sem aumento significativo de custos. 
Permite que a organização dê saltos maiores do que seriam capazes sozinhas, ou que demorariam mais tempo para alcançar individual-
mente.
Tipos: Joint ventures – Contratos de fornecimento de longo prazo – Investimentos acionários minoritário – Contratos de fornecimento 
de insumos/ serviços – Pesquisas e desenvolvimento em conjunto – Funções e aquisições. 
Vantagens: Ganho na posição de barganha (negociação) com seus fornecedores e Aumento do custo de entrada dos potenciais con-
correntes em um mercado = barreira de entrada.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
• Administração por objetivos
A Administração por objetivos (APO) foi criada por Peter Duc-
ker que se trata do esforço administrativo que vem de baixo para 
cima, para fazer com que as organizações possam ser geridas atra-
vés dos objetivos. 
Trata-se do envolvimento de todos os membros organizacio-
nais no processo de definição dos objetivos. Parte da premissa de 
que se os colaboradores absorverem a ideia e negociarem os obje-
tivos, estarão mais dispostos e comprometidos com o atingimento 
dos mesmos.
Fases: Especificação dos objetivos – Desenvolvimento de pla-
nos de ação – Monitoramento do processo – Avaliação dos resul-
tados.
• Balanced scorecard
Percepção de Kaplan e Norton de que existem bens que são
intangíveis e que também precisam ser medidos. É necessário apre-
sentar mais do que dados financeiros, porém, o financeiro ainda faz 
parte do Balanced scorecard.
Ativos tangíveis são importantes, porém ativos intangíveis me-
recem atenção e podem ser ponto de diferenciação de uma organi-
zação para a outra.
Por fim, é a criação de um modelo que complementa os dados 
financeiros do passado com indicadores que buscam medir os fato-
res que levarão a organização a ter sucesso no futuro.
• Processo decisório
É o processo de escolha do caminho mais adequado à organiza-
ção em determinada circunstância.
Uma organização precisa estar capacitada a otimizar recursos e 
atividades, assim como criar um modelo competitivo que a possibi-
lite superar os rivais. Julgando que o mercado é dinâmico e vive em 
constante mudança, onde as ideias emergem devido às pressões.
Para que um negócio ganhe a vantagem competitiva é neces-
sário que ele alcance um desempenho superior. Para tanto, a or-
ganização deve estabelecer uma estratégia adequada, tomando as 
decisões certas.
— Organização
• Estrutura organizacional
A estrutura organizacional na administração é classificada
como o conjunto de ordenações, ou conjunto de responsabilidades, 
sejam elas de autoridade, das comunicações e das decisões de uma 
organização ou empresa. 
É estabelecido através da estrutura organizacional o desenvol-
vimento das atividades da organização, adaptando toda e qualquer 
alteração ou mudança dentro da organização, porém essa estrutura 
pode não ser estabelecida unicamente, deve-se estar pronta para 
qualquer transformação.
Essa estrutura é dividida em duas formas, estrutura informal 
e estrutura formal, a estrutura informal é estável e está sujeita a 
controle, porémà informação pela internet e intranet.
A Gestão de Documentos no âmbito da administração pública 
atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos, 
TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente 
de avaliação. Desta forma é assegurado o acesso rápido à informa-
ção e preservação dos documentos.
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e ex-
pedição de documentos.
1Adaptado de George Melo Rodrigues
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Esse processo acima descrito de gestão de informação e do-
cumentos segue um tramite para que possa ser aplicado de forma 
eficaz, é o que chamamos de protocolo.
O protocolo é desenvolvido pelos encarregados das funções 
pertinentes aos documentos, como, recebimento, registro, distri-
buição e movimentação dos documentos em curso. 
A finalidade principal do protocolo é permitir que as informa-
ções e documentos sejam administradas e coordenadas de forma 
concisa, otimizada, evitando acúmulo de dados desnecessários, de 
forma que mesmo havendo um aumento de produção de docu-
mentos sua gestão seja feita com agilidade, rapidez e organização.
Para atender essa finalidade, as organizações adotam um sis-
tema de base de dados, onde os documentos são registrados assim 
que chegam à organização.
A partir do momento que a informação ou documento chega 
é adotado uma rotina lógica, evitando o descontrole ou problemas 
decorrentes por falta de zelo com esses, como podemos perceber:
Recebimento:
Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e 
onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.
Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.
Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos 
são abertos e analisados, anexando mais informações e assim enca-
minhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para 
seus destinatários.
Registro:
Todos os documentos recebidos devem ser registrados ele-
tronicamentecom seu número, nome do remetente, data, assunto 
dentre outras informações.
Depois do registro o documento é numerado (autuado) em or-
dem de chegada.
Depois de analisado o documento ele é classificado em uma 
categoria de assuntopara que possam ser achados. Neste momento 
pode-se ate dar um código a ele.
Distribuição:
Também conhecido como movimentação, é a entrega para 
seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da 
empresa seria feita pela expedição.
Tramitação:
A tramitação são procedimentos formais definidas pela empre-
sa.É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na 
empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas 
as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consi-
ga localizar o documento. Quando os dados são colocados correta-
mente, como datas e setores em que o documento caminhou por 
exemplo, ajudará aagilizar a sua localização.
Expedição de documentos:
A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar 
se faltam folhas ou anexos. Também deve numerar e datar a cor-
respondência no original e nas cópias, pois as cópias são o acom-
panhamento da tramitação do documento na empresa e serão 
encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus 
destinatários.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos de-
vem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou 
Sistemas de classificação
O conceito de classificação e o respectivo sistema classificativo 
a ser adotado, são de uma importância decisiva na elaboração de 
um plano de classificação que permita um bom funcionamento do 
arquivo. 
Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes ca-
racterísticas:
- Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando
critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais 
simples forem as regras de classificação adotadas, tanto melhor se 
efetuará a ordenação da documentação;
- A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do
organismo (divisão de competências) ou em última análise, focan-
do a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;
- Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do ser-
viço deixando espaço livre para novas inclusões;
- Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classifica-
ções mal efetuadas, e promover a sua atualização sempre que se 
entender conveniente.
A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-
par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar 
sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas 
com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento 
e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico 
é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a 
atividade que o gerou e determina o uso da informação nele conti-
da. A classificação define, portanto, a organização física dos docu-
mentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua 
recuperação. 
Na classificação, as funções, atividades, espécies e tipos docu-
mentais distribuídos de acordo com as funções e atividades desem-
penhadas pelo órgão. 
A classificação deve ser realizada de acordo com as seguintes 
características: 
De acordo com a entidade criadora
- PÚBLICO – arquivo de instituições públicas de âmbito federal
ou estadual ou municipal.
- INSTITUCIONAL – arquivos pertencentes ou relacionados à
instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, so-
ciedades e associações.
- COMERCIAL- arquivo de empresas, corporações e compa-
nhias.
- FAMILIAR ou PESSOAL - arquivo organizado por grupos fami-
liares ou pessoas individualmente.
. 
De acordo com o estágio de evolução (considera-se o tempo 
de vida de um arquivo)
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a docu-
mentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser man-
tido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.
- ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui
documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de 
ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados 
pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situ-
ação idêntica àquela que os gerou. 
- ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se
encontram os documentos que perderam o valor administrativo e 
cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico. Eles são conser-
vados somente por causa de seu valor histórico, informativo para 
comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se 
conheça como os fatos evoluíram. 
De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
- ARQUIVO SETORIAL - localizado junto aos órgãos operacio-
nais, cumprindo as funções de um arquivo corrente.
- ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os docu-
mentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a 
estrutura de uma instituição.
De acordo com a natureza de seus documentos
- ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas for-
mas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas 
(fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem 
tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das 
peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, contro-
le e conservação.
- ARQUIVO ESPECIALIZADO – também conhecido como arquivo
técnico, é responsável pela guarda os documentos de um determi-
nado assunto ou setor/departamento específico.
De acordo com a natureza do assunto
- OSTENSIVO: aqueles que ao serem divulgados não prejudi-
cam a administração;
- SIGILOSO: em decorrência do assunto, o acesso é limitado,
com divulgação restrita.
De acordo com a espécie
- ADMINISTRATIVO: Referente às atividades puramente admi-
nistrativas;
- JUDICIAL: Referente às ações judiciais e extrajudiciais;
- CONSULTIVO: Referente ao assessoramento e orientação jurí-
dica. Busca dirimir dúvidas entre pareceres, busca alternativas para 
evitar a esfera judicial.
De acordo com o grau de sigilo
- RESERVADO: Dados ou informações cujarevelação não-au-
torizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles 
previstos;
- SECRETO: Dados ou informações referentes a sistemas, ins-
talações, projetos, planos ou operações de interesse nacional, a 
assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, pro-
gramas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não auto-
rizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do 
Estado;
- ULTRASSECRETO: Dados ou informações referentes à sobe-
rania e à integridade territorial nacional, a plano ou operações mi-
litares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa 
e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa 
nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não auto-
rizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança 
da sociedade e do Estado.
Arquivamento e ordenação de documentos
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que 
visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no 
arquivo.
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades 
competentes, o documento deverá ser encaminhado ao seu desti-
no para arquivamento, após receber despacho final.
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabele-
cido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a aten-
ção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente po-
derá ficar perdido quando solicitado posteriormente. 
O documento ficará arquivado na unidade até que cumpra o 
prazo para transferência ao Arquivo Central ou sua eliminação.
As operações para arquivamento são:
1. Verificar se o documento destina-se ao arquivamento;
2. Checar a classificação do documento, caso não haja, atribuir
um código conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem sequencial;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existência de
antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do 
mesmo assunto, por consequência, o mesmo código;
5. Arquivar as pastas na sequência dos códigos atribuídos –
usar uma pasta para cada código, evitando a classificação “diver-
sos”;
6. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de
acordo com a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográ-
fica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não 
exista o original manter uma única cópia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em cai-
xa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo 
e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.
8. Endereçamento - o endereço aponta para o local onde os
documentos/processos estão armazenados. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizon-
tal e a vertical.
- Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns
sobre os outros, ―deitados, dentro do mobiliário. É indicado para 
arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, 
pois evitam marcas e dobras nos mesmos.
- Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns
atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos 
correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos 
documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, 
devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibi-
lidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instru-
mentos.
Tudo o que isso quer dizer é apenas se precisa ou não de uma 
ferramenta (índice, tabela ou qualquer outro semelhante) para lo-
calizar um documento em um arquivo. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema 
direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos 
alfabético e geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indi-
reto de busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.
A ORDENAÇÃO é a reunião dos documentos que foram classifi-
cados dentre de um mesmo assunto.
Sua finalidade é agilizar o arquivamento, de forma organizada 
e categorizada previamente para posterior arquivamento.
Para definir a forma da ordenação é considerada a natureza 
dos documentos, podendo ser:2
1. Arquivamento por assunto
Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos
é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, 
essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos 
de acordo com o assunto tratado neles.
Isso permite agrupar documentos que tratem de assuntos cor-
relatos e permite encontrar informações completas sobre deter-
minada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente 
interessante para empresas que lidam com um grande volume de 
documentos de um mesmo tema.
2. Método alfabético
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de docu-
mentos é o método alfabético, que consiste em organizar os do-
cumentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, 
permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
Como a própria denominação já indica, nesse esquema o ele-
mento principal considerado é o nome. Estamos falando sobre um 
método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de 
ser rápido e simples.
No entanto, quando se armazena um número muito grande de 
informações, é comum que existam alguns erros. Isso acontece de-
vido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço 
visual do funcionário.
Para que a localização e o armazenamento dos documentos 
se tornem mais rápidos, é possível combinar esse método com a 
escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra 
procurada.
Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores 
como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização 
e a recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somen-
te uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar 
esse método ao de arquivamento por assunto, usando a ordem al-
fabética para subdividir a organização.
3. Método numérico
O método numérico é outra opção de arquivamento e uma óti-
ma escolha para empresas que lidam com um grande volume de 
documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial 
para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um 
índice numérico previamente determinado.
Como o próprio nome indica, esse método é aquele usado 
quando os documentos são ordenados por números. É possível es-
colher três formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, crono-
lógico ou dígito-terminal.
2Adaptado de www.agu.gov.br
- Método numérico simples
Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo
número da pasta ou do documento em que ele foi arquivado. É 
muito utilizado na organização de prontuários médicos, filmes, pro-
cessos e pastas de funcionários.
- Método numérico cronológico
Um método usado para fazer a organização dos documentos
por data. É extremamente utilizado para organizar documentos 
financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o elemento 
essencial para buscar a informação.
- Método numérico dígito-terminal
A partir do momento em que se faz uso de números maiores,
com diversos dígitos, o método simples não é eficiente. Isso ocorre 
porque ele acaba se tornando trabalhoso e lento. Por isso, nesse 
caso, o mais indicado é utilizar o método dígito-terminal.
Nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últi-
mos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a par-
tir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento 
mais ágil e eficiente.
4. Método eletrônico
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de
forma eletrônica, realizando sua digitalização — o que permite não 
só organizá-los de diversas formas distintas e de acordo com o mé-
todo que mais se encaixa na organização e nas necessidades da em-
presa, mas fazer sua gestão online e até mesmo remota.
5. Método geográfico
Esse método é aquele usado quando os documentos apresen-
tam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa 
escolhe classificar os documentos a partir de seu localde origem. 
No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas nor-
mas precisam ser empregadas para que o método geográfico seja 
utilizado de forma adequada. Confira!
- Norma do método geográfico 1
Quando os documentos são organizados por país ou por es-
tado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Dessa forma, 
fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades 
de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética. 
Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez 
que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quanti-
dade maior de documentos.
- Norma do método geográfico 2
Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe
separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem 
no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao 
final de cada cidade, o estado a que ela corresponde precisa apare-
cer na identificação.
6. Método temático
Esse é um método que propõe a organização dos documentos
por assunto. Assim, a classificação é elaborada pelos assuntos e te-
mas básicos, que podem admitir diversas composições.
7. Índice onomástico (opcional)
Índice de nomes próprios que aparecem no texto. Deve ser uti-
lizado quando o Coordenador da coleção assim o decidir. Deve ser 
organizado da mesma maneira que o índice remissivo.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Tabela de temporalidade 
Instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte de 
documentos, com a finalidade de garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
É um instrumento resultante da atividade de avaliação de documentos, que consiste em identificar seus valores (primário/adminis-
trativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda, registrando dessa forma, o registra o ciclo de vida dos documentos.
Para que a tabela tenha validade precisa ser aprovada por autoridade competente e divulgada entre os funcionários na instituição. 
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no 
exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanen-
te, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Apresenta-se aqui os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as
funções e atividades desempenhadas pela instituição. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agi-
lizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Trata-se do tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando
atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou.
Deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação daaposentadoria; e até 
quitação da dívida. 
- Os prazos são preferencialmente em ANOS
- Os prazos são determinados pelas: - Normas
- Precaução
- Informações recaptulativas
- Frequência de uso
3. Destinação final: Registra-se a destinação estabelecida que pode ser:
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela.
Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documen-
tos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A definição dos prazos de guarda devem ser definidos com base na legislação vigente e nas necessidades administrativas.
ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados procedimentos específicos, 
de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na 
tabela de temporalidade e destinação.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Não podemos nos esquecer dos documentos eletrônicos, que hoje em dia está cada vez mais presente. As alternativas são diversas, 
como dispositivos externos de gravação,porém, o mais indicado hoje, é armazenar os dados em nuvem, que oferece além da segurança, 
a facilidade de acesso.
Armazenamento
Áreas de armazenamento
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por 
exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;
- áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
- áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de arma-
zenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. 
Condições Ambientais
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, 
as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para cada tipo 
de suporte.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por 
flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, 
especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% 
e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em 
equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrên-
cia de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto
é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente 
definida;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabiliza-
dos na média, evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em fun-
cionamento sem interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluo-
rescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminá-
rias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos ras-
teiros nas áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e
de prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e
poluentes, procurando reduzir ao máximo os contaminantes, uti-
lizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a 
abertura controlada dejanelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos
e ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura 
e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos 
bem dimensionados, sobretudo para a manutenção da estabilidade 
dessas condições, a saber: fotografias em preto e branco T 12ºC ± 
1ºC e UR 35% ± 5% fotografias em cor T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% 
filmes e registros magnéticos T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%.
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e in-
vólucros apropriados, que assegurem sua preservação.
A escolha deverá ser feita observando-se as características fí-
sicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do 
mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e 
resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove 
a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os docu-
mentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou 
prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes 
formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados 
horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou 
enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acon-
dicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser 
armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de compu-
tador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que 
possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento 
será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura 
sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e da-
nos acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e 
umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em 
casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao 
peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. 
Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpe-
za, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar 
formatos padronizados, e devem ser sempre iguais às dos docu-
mentos que irão abrigar, ou, caso haja espaço, esses devem ser pre-
enchidos para proteger o documento.
Todos os materiais usados para o armazenamento de docu-
mentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao 
longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afe-
tem a preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invó-
lucros devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de pre-
servação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, re-
comenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para 
evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.3
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos, juntamente com a classificação, é 
fundamental para a gestão de documentos, pois organizam as infor-
mações de forma racional, favorecendo a recuperação e a elimina-
ção de documentos, quando estes não são mais aplicadas na forma 
administrativo, histórica e cultural. 
A eliminação de documentos consiste na destruição dos docu-
mentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor 
secundário. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desneces-
sário de documentos em depósitos, diminuindo os gastos com re-
cursos humanos e materiais. A eliminação é resultado da avaliação 
documental e deve ter como base a Tabela de Temporalidade de 
Documentos em vigor.
A função da avaliação de documentos é de desprezar o que 
não é mais de serventia para a organização. Sendo assim, as regras 
de avaliação devem ser elencado na visão crítica nas utilizações 
arquivísticas. Bernardes e Delatorre apud Schäfer e Lima4 dizem 
que “existem documentos que jamais podem ser eliminados, pois 
comprovam fatos e atos fundamentais para nossa existência civil e 
para nossa vida pessoal. Ao mesmo tempo, não é possível e nem de-
sejável que todos os documentos sejam preservados, afinal, docu-
mentos que cumprem uma função importante durante determinado 
tempo, posteriormente, perdem o seu valor original, devendo ser 
eliminados, para que não dificultem o acesso a outros documentos 
com valor informativo e probatório relevantes”.
O processo de avaliação de documentos busca a estabelecer 
a destinação desses documentos: arquivamento, recolhimento ou 
eliminação. Isso varia de acordo com seus valores informativos, his-
tóricos, ou probatórios.
A avaliação deve ser feita na fase corrente, a fim de se distingui-
rem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumá-
ria, como os de valor informativo e probatório.
As ferramentas fundamentais para a classificação e avaliação 
de documentos são o plano de classificação e a tabela de tempo-
ralidade. Essas duas ferramentas devem ser compostas tendo re-
ferência nos princípios arquivísticos, dentre elas a organicidade, 
coerência e adaptabilidade.
Objetivos de Avaliação de Documentos5 
- Redução da massa documental
- Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
- Eficiência administrativa
- Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
3Adaptado de CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos/ www.ebox-
digital.com.br
4 SCHÄFER, Murilo Billig; LIMA, Eliseu dos Santos. A classificação e a avaliação 
de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documen-
tos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação, v.17, n.3, p.137-
154, jul./set. 2012. Disponível em: . 
Acesso em: 08 mai. 2015.
5 De acordo com Ieda Pimenta Bernardes
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâ-
mite) 
- Liberação de espaço físico
- Incremento à pesquisa
Classificação6
1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de
acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo. 
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de docu-
mentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser 
basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos ou às informações ne-
les contidas, graus de sigilo conforme legislação específica. Também 
chamada classificação de segurança.
Plano de classificação
É um esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e 
funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo 
qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mé-
todos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada 
em arquivos correntes.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 
“plano de classificação é um esquema de distribuição de documen-
tos em classes, de acordo com os métodos de arquivamento especí-
ficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma 
instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Esse plano 
geralmente é adotado em arquivos correntes”.
Etapa
A avaliação deverá ser feita na fase corrente a fim de se dis-
tinguir não só os documentos de valor eventual, de eliminação 
sumária, como os de valor informativo e probatório. Na avaliação, 
primeiro devemos observar o valor “probatório” dos documentos.
Competência
Equipe técnica será constituída para integrar uma comissão de 
avaliação e destinação documental, formada por pessoas ligadas a 
áreas profissionais diversas, tais como: 
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o
acervo, objeto de avaliação, entre outros. 
A comissão de avaliação e destinação documental deve conhe-
cer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada (com 
o propósito de poder exercer de forma competente o seu trabalho).
Observações: 
a) De acordo com o prazo de guarda, os documentos têm as
seguintes características:• Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valor adminis-
trativo para o órgão. 
• Guarda temporária – possuem valor administrativo, retido
por um tempo específico. 
• Guarda permanente – considerados de suma importância,
possuem valores probatório e informativo. 
6 CONARQ. Classificação, Temporalidade, e destinação de documentos de arqui-
vo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro, 2001.
a) Instrumentos de destinação
Há 2 instrumentos básicos: tabela de temporalidade e lista de
eliminação
Destinação de Documentos7
A destinação de documentos é um conjunto de operações que 
ocorre após a avaliação, que determina o encaminhamento dos do-
cumentos à guarda temporária, permanente ou eliminação. Esse 
conjunto de operações identificam os documentos produzidos e 
recebidos por um órgão e indicam o destino que se deve dar aos 
mesmos.
Os tipos de instrumentos de destinação de documentos8 são: 
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), Calendário de 
Transferência e Calendário de Recolhimento, Relação de Transfe-
rência e Relação de Recolhimento, Termo de Eliminação, Ata de 
Eliminação de Documentos e Edital de Ciência de Eliminação de 
Documentos.
A Tabela de temporalidade, conforme o Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística, “tabela de temporalidade é um instru-
mento de destinação, previamente aprovado por uma autoridade, 
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a trans-
ferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos (pra-
zo de eliminação). O grupo de comissão de avaliação e destinação é 
o órgão responsável pela elaboração da tabela de temporalidade”.
Também podemos dizer que a tabela de temporalidade é: o
registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão. A apli-
cação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos 
ainda no arquivo corrente.
O principais elementos constantes numa tabela de temporali-
dade são:
• tipo e/ou assunto dos documentos;
• período (datas-limites);
• quantificação;
• prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário);
• destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou
eliminação);
• campo destinado a observações.
O Calendário de Transferência e o Calendário de Recolhimento 
determina a época de transferência de documentos dos arquivos 
correntes para os arquivos intermediários.
A Relação de Transferência e Relação de Recolhimento é um 
instrumento de controle utilizado para a transferência de documen-
tos de um arquivo para outro. Esses instrumentos devem identificar 
as séries e os tipos documentais, as datas abrangentes, a quantida-
de de documentos, o órgão de origem da documentação e devem 
ser elaboradas em duas vias a serem encaminhadas juntamente 
com a documentação. Quando do recebimento, após a assinatura, 
uma via deve retornar ao órgão de origem e a outra fica junto ao 
órgão receptor.
7 BRASIL, Plano de Destinação de Documentos. Porto Alegre, 2001.
8 BRASIL, plano de destinação de documentos da universidade federal da frontei-
ra sul – UFFS
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
O Termo de Eliminação é o instrumento em que consta o re-
gistro de informações sobre documentos eliminados após terem 
cumprido o prazo de guarda, e comprova e especifica que um de-
terminado conjunto de documentos foi eliminado.
A Ata de Eliminação de Documentos é um documento onde 
deverá ser registrados todos os procedimentos relacionados à ava-
liação e destinação de documentos, e está deverá ser elaborada por 
uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), 
que aprova a relação/listagem dos documentos a serem eliminados.
O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, tem como 
objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de elimina-
ção dos acervos arquivísticos sob a sua guarda. De acordo com a 
Resolução nº 5 do CONARQ, os editais para eliminação de docu-
mentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis 
manifestações ou, quando for o caso, possibilitar as partes interes-
sadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de docu-
mentos ou cópias de peças de processos.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS
Identificação Arquivística e Tipologia Documental
Carmona Mendo (2004, p.41), referindo-se ao conceito de 
identificação definido na Espanha nas Actas de las Primeras Jorna-
das sobre Identificación de Fondos Documentales en las Adminis-
traciones Públicas, realizadas em Madrid, em 1991, explica que a 
identificação compreende:
[...] o processo de investigação e sistematização de categorias 
administrativas e arquivísticas nas quais se sustenta a estrutura de 
um fundo, sendo um dos seus objetivos principais assegurar através 
dos seu resultados a avaliação das séries documentais. (CARMONA 
MENDO, 2004, p.41).
Merece referencia os estudos de Martín-Palomino y Benito e 
La Torre Merino, autores que definem a identificação como “[...] 
fase do tratamento arquivístico que consiste na investigação e sis-
tematização de categorias administrativas e arquivísticas em que se 
sustenta a estrutura de um fundo” (LA TORRE MERINO; MARTÍN-
-PALOMINO y BENITO 2000, p.14 tradução nossa).
Essa definição foi desenvolvida no âmbito dos estudos de Ma-
ría Luisa Conde Villaverde, que toma por referencia os trabalhos do 
Grupo de Archivistas Municipales de Madrid, marcando o pionei-
rismo da Espanha na difusão da teoria e da metodologia a respeito 
dos processos de identificação como fase independente no âmbito 
das metodologias arquivísticas, diferenciando-a da classificação e 
da avaliação, afirmando que a identificação antecede à essas fun-
ções e todas antecedem à descrição.
Quando nos referimos à identificação para o tratamento dos 
fundos acumulados em arquivos, estamos falando do conhecimen-
to dos elementos que constituem as séries documentais. Pedro Ló-
pez Gómez (1998, p.39), aponta que é importante que essas tarefas 
se apoiem no princípio básico da arquivística, isto é, no “princípio 
da proveniência” que deve ser a diretriz fundamental para o tra-
tamento dos fundos de arquivo. Além disso, Pedro López Gómez 
ressalta que:
Este método deve ser combinado com a análise documental, 
que mediante o processo analítico dos documentos, nos permite, 
a partir do conhecimento das características externas e internas, 
chegar à identificação das séries documentais a que pertencem, e 
mediante um processo de síntese, pelo estudo das agrupações do-
cumentais, reconstruir tanto a organicidade como a funcionalidade 
dos arquivos e consequentemente das instituições que os produzi-
ram. (LÓPEZ GÓMEZ 1998, p.39).
O método analítico sustentado por Pedro López Gómez é deno-
minado de análise documental para fins de normalização das séries 
documentais. A partir dos parâmetros da tipologia documental e 
diante da necessidade deimplantar sistemas de gestão de docu-
mentos automatizados, que supõe padronização, as séries devem 
estar perfeitamente identificadas de maneira prévia, o que exige 
também o estudo prévio de tipos documentais.
Na dimensão desta necessidade de caracterizar os tipos docu-
mentais, inicia-se o debate das relações estabelecidas entre a arqui-
vística e a diplomática. O resultado deste debate fica evidente nos 
vários projetos que foram surgindo. A Espanha registra numerosas 
iniciativas de criação de grupos de trabalho para identificar e ava-
liar documentos de arquivo.
No âmbito municipal outras propostas se destacam, “com forte 
personalidade”, apresentando resultados que somados se traduzem 
numa “verdadeira teoria da gestão de documentos em âmbito lo-
cal”, como observa Pedro López Gómez (1998).
Os manuais de tipologia documental, elaborados com rigor 
pelo Grupo de Madri, passaram a servir de modelo para outros 
arquivistas e para outros conjuntos de documentos. (RODRIGUES, 
2008, p.55).
Na mesma linha, Carmona Mendo (2004, p.42 tradução nossa, 
grifo da autora) aponta que:
A identificação é a melhor ferramenta para aplicar o princípio 
básico da arquivística: o de respeitoà proveniência e da ordem 
original. Consiste na investigação das características dos elemen-
tos implicados na gênese do fundo: o sujeito produtor e o objeto 
produzido. Entende-se por sujeito produtor a pessoa física, família 
ou organismo que produziu e/ou acumulou o fundo. Entende-se por 
objeto produzido a totalidade do fundo e cada uma das agrupações 
documentais que o compõem.
Neste sentido, Carmona Mendo (2004) ressalta que a identifi-
cação é um método analítico que sustenta todo o tratamento arqui-
vÍstico dos documentos que compõem o fundo de arquivo de qual-
quer organização, seja pública ou privada, e que pode ser aplicado 
em todo o ciclo de vida dos documentos e que tem dois objetos: o 
órgão produtor e os documentos por ele produzido. 
Rodrigues (2008), Martín-Palomino y Benito e La Torre Merino 
(2000), Carmona Mendo (2004), analisam este método a partir de 
duas grandes etapas, a saber: identificação do órgão produtor (ele-
mento orgânico e funcional); e identificação e do tipo documental, 
para definir as séries documentais.
Identificação do órgão produtor
A primeira etapa do método proposto pelos autores analisados 
é a identificação do organismo produtor, ou seja, é a coleta de da-
dos sobre as informações essenciais a respeito da estrutura orgâni-
ca do órgão produtor.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
A autora ressalta que também é necessária a investigação de 
seu elemento funcional nesta primeira etapa, com a finalidade de 
entender as competências, funções, atividades, tarefas e procedi-
mentos administrativos da instituição em análise, que se materia-
lizam nos documentos de arquivo que formam as diferentes séries 
documentais.
A finalidade dessa primeira etapa do método proposto pela 
identificação é conhecer o completo funcionamento do órgão, as 
estruturas hierárquicas e suas atribuições, através de uma exaustiva 
investigação destes elementos orgânicos e funcionais, a partir das 
fontes de informações específicas, como explica Carmona Mendo:
As fontes que devemos consultar são as externas e internas. 
Entre as primeiras podemos citar: boletins oficiais, legislação, estu-
dos históricos realizados...; entre as internas: a própria documenta-
ção que é objeto de estudo, ou seja, as normas internas produzidas 
pelas instituições, e quando seja possível, realizar entrevistas com 
os responsáveis pela gênese dos documentos. (CARMONA MENDO, 
2004, p.42)
Carmona Mendo (2004, p.43) e Rodrigues (2008, p.71), apon-
tam que os elementos a serem considerados neste estudo sobre as 
categorias administrativas são:
• As datas de criação e/ou extinção de órgão das administra-
ções;
• As normas e a legislação que regularam ou regulam o seu
funcionamento (competências, funções, atividades e procedimen-
tos administrativos);
• Órgão que tenham precedido o desenvolvimento das compe-
tências análogas; e,
• Órgãos que herdaram competências semelhantes.
Como resultado deste levantamento de dados, são elaborados 
os seguintes instrumentos, produtos dessa primeira etapa da iden-
tificação:
• Índices de organismos produtores (também chamados de fi-
cheiros de organismos);
• Repertório de organogramas (permitem conhecer a estrutura
e suas modificações de forma gráfica durante sua vigência);
• Índice legislativo (também chamado de repertório legislati-
vo de órgãos produtores), um instrumento que tem por objetivo 
o estudo de cada norma individualizada referenciada no primeiro
instrumento.
A partir desses dados coletados e estruturados nos instrumen-
tos referenciados, o arquivista estará apto e bem preparado com 
condições para obter uma imagem fiel e completa da organização 
produtora, desenvolvendo parâmetros seguros para a gestão de do-
cumentos.
Concluída esta etapa, inicia-se a segunda etapa do método 
proposto, ou seja, a identificação do tipo documental e das séries 
documentais.
Identificação de tipos documentais
A segunda etapa da metodologia se caracteriza pelo estudo 
detalhado do tipo documental, através da análise dos elementos 
que identificam os documentos e que por comparação se agrupam 
na mesma série documental, tornando seguro o tratamento técnico 
destes conjuntos (as séries documentais) durante todas as fases do 
seu ciclo de vida, bem como a elaboração de instrumentos estáveis 
que normalizem os procedimentos para o correto funcionamento 
dos sistemas de arquivos.
Segundo Duplá Del Moral (apud CARMONA MENDO, 2004, 
p.43),
[...] se define a série documental como o conjunto de documen-
tos que correspondem a um mesmo tipo documental, produzido por 
um mesmo órgão, seu antecessor e sucessor, sempre que não forme 
parte de outro fundo de arquivo; no exercício de uma função de-
terminada. Geralmente estão sujeitos a um mesmo procedimento 
administrativo e apresentam a mesma aparência e um conteúdo 
informativo homogêneo.
Para Rodrigues (2008, p.74), este mesmo grupo de autores par-
te de um parâmetro conceitual normalizado de série documental, 
“[...] representado pela seguinte fórmula: série = sujeito produtor + 
função tipo documental”.
No Brasil, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arqui-
vística de São Paulo (2010, p.76), o conceito de série documental 
remete “à sequência de unidades de um mesmo tipo documental”, 
cuja denominação obedece a seguinte fórmula: espécie + atividade.
O núcleo duro da definição esta no reconhecimento da ativida-
de como fundamento do reconhecimento do tipo documental e de 
seu agrupamento em séries.
Entende-se por tipo documental, a ”unidade produzida por 
um organismo no desenvolvimento de uma competência concreta, 
regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, 
conteúdo informativo e suporte são homogêneos” e por série do-
cumental, “o conjunto de documentos produzidos por um mesmo 
sujeito produtor no desenvolvimento da mesma função e cuja atu-
ação administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental” 
(RODRIGUES, 2008, p.74).
O conceito de espécie e tipo documental, introduzidos por He-
loisa Bellotto na arquivística brasileira, são objetos de estudos da 
Diplomática e da Tipologia Documental, respectivamente.
O que se verifica na literatura, é que o objeto da Diplomática e 
seu campo de estudos sofrem uma adaptação na sua metodologia 
para atender às necessidades de sua aplicabilidade no campo das 
outras ciências que auxilia, ou seja, num primeiro momento o Direi-
to, depois a História e hoje a Arquivística.
Sempre adequado às necessidades de registro de dados sobre 
o documento arquivístico e considerando as informações que serão
usadas nas análises posteriores efetuadas no campo das demais
funções arquivísticas, este modelo metodológico vai além da carac-
terização da estrutura documental, campo de estudos da diplomáti-
ca clássica, buscando a contextualização do documento, chave para
a compreensão e tratamento do documento arquivístico, campo de
estudos da tipologia documental. (RODRIGUES, 2008, p. 162).
A partir da metade do século XX até os dias atuais, os arquivis-
tas veem na diplomática novos usos para essa ciência no campo de 
investigação daarquivística, isto é, como um método de análise im-
prescindível para compreender o complexo processo de produção 
dos documentos criados pela burocracia moderna. Bellotto (2002) 
explica que:
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
O objeto do moderno campo de estudos da Diplomática é a uni-
dade arquivística elementar analisada enquanto espécie documen-
tal, servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza 
jurídica dos atos nela implicados, tanto relativamente à sua pro-
dução, como a seus efeitos (CARUCCI, 1987 apud BELLOTTO, 2002, 
p.17).
Nessa perspectiva, a autora faz distinção entre o objeto da di-
plomática clássica e da nova diplomática, a tipologia documental, e 
seu método de análise, que são complementares para a identifica-
ção dos documentos arquivísticos.
As metodologias de tratamento documental num e noutro 
campo são distintas, porém, ao mesmo tempo, imbricadas. O cam-
po de aplicaçãoda Diplomática gira em torno do verídico quanto à 
estrutura e à finalidade do ato jurídico. Já o da Tipologia gira em 
torno da relação dos documentos com as atividades institucionais/
pessoais. (BELLOTTO, 2002, p. 21) 
Heloisa Bellotto (apud Rodrigues 2008, p.140), aponta que po-
demos estabelecer dois pontos de partida para a análise tipológica: 
o da diplomática ou o da arquivística.
1. Quando se parte da diplomática, o elemento inicial é a de-
codificação do próprio documento, sendo suas etapas: da anatomia 
do texto ao discurso, do discurso à espécie, da espécie ao tipo, do 
tipo à atividade, da atividade ao produtor.
2. Quando se parte da arquivística, o elemento inicial tem que
ser necessariamente a entidade produtora, cujo percurso é: da com-
petência à estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funciona-
mento à atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do 
tipo à espécie, da espécie ao documento.
A Tipologia documental é a ampliação da Diplomática na dire-
ção da gênese documental, ou seja, é a determinação e contextua-
lização da competência, funções e atividades da instituição gerado-
ra/acumuladora em um determinado contexto documental.
Enquanto a espécie documental é o objeto da Diplomática, a Ti-
pologia Documental, representando melhor uma extensão da Diplo-
mática em direção à Arquivística, tem por objeto o tipo documental, 
entendido como a “configuração que assume a espécie documental 
de acordo com a atividade que a gerou” [...] (BELLOTO, 2002, p.19, 
grifo da autora).
Os autores analisados apontam que uma vez coletadas, estru-
turadas e analisadas as informações da primeira etapa da identifica-
ção arquivística (estruturas orgânicas e funcionais – competências, 
funções, atividades), passase a estudar as normas e os procedimen-
tos administrativos, bem como os trâmites que tiveram cada tipo 
documental desde sua produção. Nesta etapa será formatado o ins-
trumento que registra os dados de cada série documental, produzi-
da ou acumulada, denominados:
• ficha de identificação e avaliação de séries documentais (Con-
de Villaverde, 1996; Martín-Palomino y Benito e La Torre Merino, 
2000)
• ficha de tipos documentais (Molina Nortes e Leyva Palma,
1996 apud RODRIGUES, 2008, p.75).
• sistemas ou manuais de tipologia documental (RODRIGUES,
2008)
Como aponta segundo Carmona Mendo (2004, p.44-46), o re-
sultado do desenvolvimento, análise e aplicação das duas etapas de 
identificação arquivística permitirá ao arquivista conhecer e desen-
volver parâmetros seguros para:
• A correta denominação da série, ou seja, sua definição; o as-
pecto externo e a materialidade do documento: meio pelo qual se 
transmite a mensagem; o suporte; o formato; e, a tradição docu-
mental, ou seja, se cópia, minuta ou original.
• O organismo produtor, as modificações orgânicas e funcio-
nais decorrentes de sua evolução no tempo e no espaço, chegando 
até a unidade administrativa encarregada da gestão das séries do-
cumentais em sua responsabilidade.
• A legislação que regulamenta as funções materializadas nos
distintos tipos documentais. Os tramites ou procedimentos admi-
nistrativos que explica a gênese do tipo documental,conhecimento 
importantíssimo para delimitar corretamente a vigência administra-
tiva, jurídica e/ou histórica dos documentos para a sua avaliação.
• A tipologia documental, os documentos básicos que com-
põem um processo ou dossiê, no caso de documentos compostos.
• A ordenação das séries, que dependerá das características
identificadas nos tipos documentais que vem determinada pelo ór-
gão produtor.
• O conteúdo dos documentos, sobre as pessoas, datas, luga-
res, etc. e os assuntos que aparecem em cada série.
• A vigência administrativa que virá determinada por uma nor-
ma administrativa do direito para cada série documental.
• A conveniência de conservar ou eliminar as séries documen-
tais de acordo com seus prazos de vigência administrativas e jurí-
dicas.
• O acesso e o grau de consulta dos documentos pelos usuá-
rios, ou seja, é possível orientar a informação determinada pelas 
próprias normas ou necessidades dos usuários.
A gestão de documentos se caracteriza como um processo 
de intervenção no ciclo de vida dos documentos de arquivo, inci-
dindo sobre o momento de produção e acumulação na primeira e 
segunda idade e que se sustenta na classificação e avaliação. Para 
o desenvolvimento destes programas é necessário a padronização
de procedimentos, o que tem inicio pela denominação correta dos
documentos contextualizada no âmbito das competências, funções,
atividades, tarefas e procedimentos desenvolvidos pelo órgão que
os produziram.
Posto isso, verificamos que existe uma estreita relação da iden-
tificação arquivística com a gestão de documentos, uma vez que ela 
se apresenta no campo teórico como um método analítico baseado 
nos princípios propostos pela diplomática, mais especificamente 
nos parâmetros dos estudos de tipologia documental. 
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
SUPORTE:
Material sobre o qual as informações são registradas. Ex: Fita 
magnética, filme de nitrato, papel, CD
FORMA
Características físicas de apresentação, das técnicas de registro 
e da estrutura da informação, conteúdo de um documento. Estágio 
de PREPARAÇÃO e TRANSMISSÃO de documentos. Ex: Cópia, origi-
nal, rascunho, minuta.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
FORMATO
Configuração física de um suporte de acordo com a sua natu-
reza e o modo como foi confeccionado. Ex: Formulário, ficha, livro, 
caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de mi-
crofilme
GÊNERO
Designação dos documentos segundo aspecto de sua formata-
ção nos diferentes suportes. Segundo a maneira que a informação 
foi registrada.
A)Documentos textuais: informações escrita ou textual. Ex:
contrato, ata, relatório, certidão
B)Documentos audiovisuais (analógico): informação esteja em
forma de som e/ou imagem em movimento. Ex: filme, registro so-
noro em fita cassete. Temos os sonoros (em som) e os filmográficos 
(em filme)
C)Documentos micrográficos: em microforma. Ex: microfilmes
e microfichas.
D)Documentos iconográficos: em imagem estática. Ex: fotogra-
fia, negativos, diapositivos (slides), desenhos, gravuras
E)Documentos cartográficos: representação de forma reduzida
de uma área maior. Ex: mapa, perfil, planta
F)Documentos informáticos ou digitais: codificado em dígitos
binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computa-
cional. Ex: arquivo em MP3, arquivo do Word, DVD
ESPÉCIE
Designação do documento segundo seu aspecto formal e da 
aplicação a que esse documento se destina
Carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, 
gravura, diapositivo (slide), planta, mapa
TIPO
Soma da espécie documental com atividade fim (finalidade) a 
que o documento se destina
Atestados médicos, atas de reunião dos empregados, cartas 
precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, 
decreto-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, 
litogravuras, serigrafias e xilogravuras
Natureza do Assunto: 
A)Ostensivos/Ordinário: pode ser de livre conhecimento
B)Sigiloso: deve ser de conhecimento restrito
ULTRASSECRETO
SECRETO
SIGILOSO
MICROFILMAGEM. AUTOMAÇÃO
De acordo com a obra Estudos Avançados em Arquivologia9, as 
organizações podem apresentar as seguintes tipologias documen-
tais: 
- Informação estratégica que apoia o planejamento e o proces-
so de tomada de decisão e, por sua vez, possibilita definir ações de 
médio e longo prazo; 
- Informação sobre o negócio que possibilita a prospecção e o
monitoramento de concorrentes e entrantes, bem como observar o 
comportamento dos clientes; 
- Informação financeira que possibilita o processamento de
custos, lucros, riscos e controles; 
- Informação comercial que subsidia as atividades relacionadas
às transações comerciais no país e no exterior; 
- Informação estatística como séries históricas, estudos com-
parativos etc.; 
- Informação gerencial que auxilia a gestãoda qualidade, o ge-
renciamento de projetos, a gestão de pessoas etc.; 
- Informação tecnológica que subsidia a pesquisa e desenvol-
vimento (P&D) buscando a inovação de produtos, materiais e pro-
cessos.
Cada tipologia congrega inúmeros tipos documentais que, por 
sua vez, são relacionados às responsabilidades, funções, atividades 
e tarefas desempenhadas na organização, dessa forma os docu-
mentos devem ser gerenciados desde a sua gênese, por meio da 
gestão documental.
A gestão documental permite a integração, importação e ex-
portação de conteúdos de diversos tipos, formatos, produtos e 
ambientes: texto, imagem, folhas de dados, gráficos, áudio, vídeo, 
e-mail, fax e páginas web.
A impressão de documentos ou a gravação em CD-ROM, DVD,
ou outro suporte eletrônico/digital poderá ser feita, desde que o 
usuário tenha sido autorizado (níveis de acesso) para tal ação. Além 
disso, a GD propicia maior segurança no que tange às assinaturas 
eletrônicas, à certificação cronológica e controle de acessos aos do-
cumentos/informações.
O suporte físico é o meio físico empregado para registrar docu-
mentos, ou seja, é a base onde se encontra determinada informa-
ção ou mesmo um documento. A matéria do concurso pede especi-
ficamente para tratarmos de microfilmagem:
9 Estudos avançados em Arquivologia/Marta Lígia Pomim Valentim (org.) – Marí-
lia. Oficina Universitária; São Paulo. Cultura Acadêmica, 2012.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Microfilmagem10
Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, 
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou ele-
trônicos, em diferentes graus de redução. O microfilme reduz os 
espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento ori-
ginal. Dessa forma, há um domínio maior da massa documental, 
implicando a busca mais eficiente da informação.
A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da docu-
mentação. O objetivo da microfilmagem é reduzir o volume docu-
mental e garantir a durabilidade das informações documentais. Um 
microfilme tem vida útil de 500 anos.
A microfilmagem está prevista na Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 
1968, regulamentada pelo Decreto Nº 1.799/1996).
A seguir apresentaremos a legislação pertinente a microfilma-
gem:
LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras 
providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber que o CONGRESSO 
NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfil-
magem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de 
órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certi-
dões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos 
filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos origi-
nais em juízo ou fora dele.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da au-
toridade competente, ser eliminados por incineração, destruição 
mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua de-
sintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua
transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, 
por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão
arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída 
sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos docu-
mentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em li-
vro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfil-
mados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segu-
rança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos 
ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade com-
petente.
10 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Elsevier, 4. ed. Rio de 
Janeiro, 2013.
Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eli-
minados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição 
detentora dos mesmos.
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (no-
venta) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, 
nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de 
traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos 
oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente,
quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a 
microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisi-
tos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos 
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de pro-
duzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfil-
mes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os car-
tórios competentes terão de cumprir para a autenticação de mi-
crofilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos 
contra terceiros.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade 
que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de 
microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário.
DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula 
a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providên-
cias.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , no uso da atribuição que lhe 
confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o dis-
posto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autoriza-
da pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos 
oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, 
produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judi-
ciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, 
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos 
particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de 
microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para 
que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regula-
da por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o 
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, da-
dos e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes 
graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que ga-
rantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utili-
zação de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, 
além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original 
como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titula-
ção, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista 
desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sem-
pre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro 
de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de 
reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de
filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer
tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de 
cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em
local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau 
de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ul-
trapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamen-
to em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obri-
gatória a repetição de uma parte da imagem anteriorna imagem 
subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a 
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será pre-
cedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem micro-
filmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos 
a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos 
a serem microfilmados é continuação da série contida em microfil-
me anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filma-
dora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, 
e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do 
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da micro-
filmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será repro-
duzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último 
documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo 
anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às dis-
posições deste Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos 
microfilmados continua em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do 
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da micro-
filmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventu-
almente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas ima-
gens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por 
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo 
permitido corte ou inserção no filme original.
§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de
uma imagem de observação, com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da micro-
filmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as
informações e assegurar a localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de quali-
dade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá 
ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equi-
pamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de defini-
ção, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, pode-
rão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não 
sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação 
final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, 
dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma 
precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extra-
ção de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou pú-
blicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade 
do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua 
atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guar-
da permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, 
devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação 
ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em 
filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais 
em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade 
competente detentora do filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes
de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual 
constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, 
cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisi-
tos especificados no artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfil-
mes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de 
carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os 
requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá
ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que 
seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por 
empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. (Revogado pelo Decreto nº 10.148, de 2019)
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfil-
magem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, 
um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o dispos-
to neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço 
executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e con-
servação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, 
somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários 
à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o 
infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis 
cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Comentários sobre a Legislação Pertinente à Microfilmagem
A Lei Nº 5.433, de 08 de maio de 1968 regula a microfilmagem de documentos oficiais em 6 artigos. 
Ressaltamos o Art. 1º que trata da autorização da utilização da microfilmagem de documentos particulares e oficiais, e do arquivamen-
to e eliminação dos microfilmes; e o Art. 2º apresenta o fato de que os documentos “históricos” não devem ser eliminados, podendo ser 
arquivados em local diferente do organismo detentor dos mesmos.
O Decreto Nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 regulamenta a Lei Nº 5.433/1968.
Ressaltamos o Art. 3º que define microfilme como o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e ima-
gens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução; os artigos 7º e 8º que tratam dos elementos de imagem de 
abertura, e dos elementos de imagem de encerramento, respectivamente; e o Art. 13 que trata da guarda permanente dos documentos 
oficiais e públicos após a microfilmagem pelo arquivo público ou órgão detentor, pois os documentos microfilmados não poderão mais ser 
eliminados.
Propósitos da Microfilmagem
1º Microfilmagem de Substituição: ocorre quando o documento microfilmado não tem valor permanente (secundário), podendo, 
dessa forma, ser eliminado. Assim, libera espaço nos arquivos corrente e intermediário. Como o documento original (no suporte papel) 
será eliminado, substituiremos o mesmo pelo microfilme.
2º Microfilmagemde Preservação: ocorre quando o documento original tem valor permanente (secundário). Por essa razão, mesmo 
microfilmado, ele nunca poderá ser eliminado. Será preservado em definitivo. A razão da microfilmagem é preservar o documento original, 
sendo utilizado o microfilme para fins de consulta.
Etapas do Processo de Microfilmagem
Etapa 1: Preparo do Documento: para preparar os documentos para a microfilmagem é necessário remover os grampos e clips, 
desamassar todos os documentos e definir o arranjo da documentação. Outros procedimentos do preparo podem envolver pequenos 
remendos e reparos.
Etapa 2: Microfilmagem: depois que os documentos estiverem preparados os documentos serão microfilmados por microfilmadoras 
rotativas ou planetárias. Fatores como tamanho e estado de conservação dos documentos devem ser levados em consideração ao escolher 
os equipamentos a serem utilizados.
Etapa 3: Processamento: o processamento é o procedimento que dará visibilidade ao documento microfilmado.
Etapa 4: Duplicação: a microforma original deve ser preservada em um arquivo de segurança, e as cópias poderão ser acessadas por 
quem possuir os direitos. 
A seguir apresenta-se um quadro com as vantagens e as desvantagens da microfilmagem:
VANTAGENS DESVANTAGENS
Validade legal (confere ao microfilme o mesmo valor do docu-
mento original); Alto custo
Economia de espaço; Dificuldade de comparação entre imagens em um mesmo 
documento.
Redução do volume de papéis e documentos;
Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa;
Facilidade de consulta a documentos arquivados;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Durabilidade do suporte;
Complementação de acervos; 
Reprodução fiel e exata do documentos microfilmado (às vezes, 
um documento encontra-se em mau estado de conservação, mas a 
imagem não será a reprodução exata do documento original, e sim 
do documento microfilmado, mas a imagem não será a reprodução 
exata do documento original, e sim do documento microfilmado). 
Portanto, a leitura do documento não ocorrerá de forma tão fácil. 
Haverá um pouco de dificuldade, nesses casos específicos.
Preservação dos documentos originais;
Favorece o sigilo documental.
Digitalização e Automação11 
O termo automação é um termo polissêmico, ou seja, a palavra é capaz de reunir diversos significados. O termo – ou os seus sinônimos: 
“automatização” e “informatização” – representa, de uma maneira geral, a substituição do trabalho do homem, manual, por sistemas pre-
viamente programados que se auto-controlam, regulam e realizam uma série de operações em velocidade superior à capacidade humana. 
Em arquivos, ou na literatura da área, a automação pode se referir, primeiramente, à utilização de computadores para realizar as práticas 
arquivísticas (produções de índices, inventários, pesquisa, acesso etc.). Dessa maneira, a máquina é utilizada para substituir o longo traba-
lho manual que vários profissionais teriam que dispensar para produzir instrumentos de recuperação em arquivos. O termo automação, 
nesse sentido, é utilizado no sentido genérico, para designar qualquer atividade que envolva a utilização de computadores. 
A inserção de documentos eletrônicos num ambiente arquivístico é considerado um “sintoma” de automação das unidades arquivísticas. 
Sendo assim, o termo automação é utilizado nos discursos sobre as práticas de produção, uso e armazenamento de documentos arquivís-
ticos eletrônicos. 
Outro uso comum para o termo automação é o que associa o fornecimento de serviços relacionados aos documentos arquivísticos através 
da Internet. O atendimento de referência em arquivos – ou a disseminação da informação – tem atingido cada vez mais usuários através 
dos sites de instituições arquivísticas naquilo que alguns autores podem designar como automação dos serviços de atendimento ao usu-
ário de arquivos. 
Mas é com o processo de seleção de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, ou seja, o que pode ser designa-
do, grosso modo, como a busca por um software que gerencie a produção, uso e destinação dos documentos arquivísticos produzidos em 
uma organização, que o termo automação está mais associado. É comum, portanto, na literatura encontrar a expressão “automação de 
arquivos” no sentido de processo de seleção de um aplicativo indicado para o controle da gestão documental arquivística.
Dica: O Gerenciamento Eletrônico dos Documentos (GED) funciona com softwares e hardwares específicos e usa, geralmente, as mí-
dias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão documental. 
Principais Conceitos
A digitalização é o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um 
escâner (definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional)
Os documentos eletrônicos são elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave 
e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias eletrônicas de massa. 
Vantagens e Desvantagens dos Documentos Digitais
11 VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Elsevier, 4. ed. Rio de Janeiro, 2013.
NEGREIROS, L. R.; DIAS, E. W. AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS NO BRASIL: OS DISCURSOS E SEUS MOMENTOS. Rio de janeiro, v.3, n.1, p. 38-53, jan./jun.2007.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
No GED, os documentos são preparados para serem digitaliza-
dos em “escâners especiais”. Depois de digitalizados, eles são confe-
ridos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos. 
Tecnologias Relacionadas à Arquivologia
- Document Management - DM (Gerenciamento de Docu-
mentos): é a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, 
aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de pro-
tocolo se beneficiou bastante com ela. 
- Document Imaging - DI (Gerenciamento da Imagem dos Do-
cumentos): é a tecnologia mais divulgada do GED. Converte papel 
em imagem (meio físico para o digital), através do processo de digi-
talização, com o uso de scanners. 
- Record and Information Management - RIM: é o gerencia-
mento do ciclo vital de um documento, não importando a mídia em 
que ele se insira. 
- Workflow (Gestão do Fluxo de Trabalho): controla e gerencia
processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas 
sejam executadas por pessoas capacitadas, e no espaço de tempo 
previsto. 
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE 
DOCUMENTOS
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE AR-
QUIVO
A manutenção dos documentos pelo prazo determinado na ta-
bela de temporalidade dependem de três aspectos:
Fatores de deterioração em acervos de arquivos
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos 
acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão 
expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e tra-
çar políticas de conservação para minimizá-los.
A grande maioria dos arquivos é constituída de documentos 
impressos, e o papel é basicamente composto por fibras de celulo-
se, portanto, identificar os principais agentes nocivos da celulose e 
descobrir soluções para evita-los é um grande passo na preserva-
ção e na conservação documental.
Essa degradação à qual os acervos estão sujeitos não se limita 
a um único fator, pelo contrário, são várias as formas dessa degra-
dação ocorrer, como veremos a seguir:
1. Fatores ambientais
São os agentes encontrados no ambiente físico do acervo,
como por exemplo, Temperatura, Umidade Relativa do Ar, Radia-
ção da Luz, Qualidade do Ar.
- Temperatura e umidade relativa
O calor e a umidade contribuem significativamente para a des-
truição dos documentos, principalmente quando em suporte-pa-
pel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor 
acelera a deterioração. A velocidade de muitas reações químicas, é 
dobrada a cada aumento de 10°C. A alteração da umidade relativa 
proporciona as condições necessárias para desencadear intensas 
reaçõesa estrutura formal é instável e não está sujeita a 
controle.
• Tipos de departamentalização
É uma forma de sistematização da estrutura organizacional,
visa agrupar atividades que possuem uma mesma linha de ação 
com o objetivo de melhorar a eficiência operacional da empresa. 
Assim, a organização junta recursos, unidades e pessoas que te-
nham esse ponto em comum.
Quando tratamos sobre organogramas, entramos em conceitos 
de divisão do trabalho no sentido vertical, ou seja, ligado aos níveis 
de autoridade e hierarquia existentes. Quando falamos sobre de-
partamentalização tratamos da especialização horizontal, que tem 
relação com a divisão e variedade de tarefas.
• Departamentalização funcional ou por funções: É a forma
mais utilizada dentre as formas de departamentalização, se tratan-
do do agrupamento feito sob uma lógica de identidade de funções 
e semelhança de tarefas, sempre pensando na especialização, agru-
pando conforme as diferentes funções organizacionais, tais como 
financeira, marketing, pessoal, dentre outras.
Vantagens: especialização das pessoas na função, facilitando a 
cooperação técnica; economia de escala e produtividade, mais indi-
cada para ambientes estáveis.
Desvantagens: falta de sinergia entre os diferentes departa-
mentos e uma visão limitada do ambiente organizacional como um 
todo, com cada departamento estando focado apenas nos seus pró-
prios objetivos e problemas.
• Por clientes ou clientela: Este tipo de departamentalização
ocorre em função dos diferentes tipos de clientes que a organiza-
ção possui. Justificando-se assim, quando há necessidades hete-
rogêneas entre os diversos públicos da organização. Por exemplo 
(loja de roupas): departamento masculino, departamento feminino, 
departamento infantil. 
Vantagem: facilitar a flexibilidade no atendimento às deman-
das específicas de cada nicho de clientes.
Desvantagens: dificuldade de coordenação com os objetivos 
globais da organização e multiplicação de funções semelhantes 
nos diferentes departamentos, prejudicando a eficiência, além de 
poder gerar uma disputa entre as chefias de cada departamento 
diferente, por cada uma querer maiores benefícios ao seu tipo de 
cliente.
• Por processos: Resume-se em agregar as atividades da orga-
nização nos processos mais importantes para a organização. Sendo 
assim, busca ganhar eficiência e agilidade na produção de produ-
tos/serviços, evitando o desperdício de recursos na produção orga-
nizacional. É muito utilizada em linhas de produção. 
Vantagem: facilita o emprego de tecnologia, das máquinas e 
equipamentos, do conhecimento e da mão-de-obra e possibilita um 
melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos, aumentan-
do a eficiência e ganhos em produtividade.
• Departamentalização por produtos: A organização se estru-
tura em torno de seus diferentes tipos de produtos ou serviços. 
Justificando-se quando a organização possui uma gama muito va-
riada de produtos que utilizem tecnologias bem diversas entre si, 
ou mesmo que tenham especificidades na forma de escoamento da 
produção ou na prestação de cada serviço.
Vantagem: facilitar a coordenação entre os departamentos en-
volvidos em um determinado nicho de produto ou serviço, possibi-
litando maior inovação na produção. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Desvantagem: a “pulverização” de especialistas ao longo da or-
ganização, dificultando a coordenação entre eles.
• Departamentalização geográfica: Ou departamentalização
territorial, trata-se de critério de departamentalização em que a 
empresa se estabelece em diferentes pontos do país ou do mun-
do, alocando recursos, esforços e produtos conforme a demanda 
da região.
Aqui, pensando em uma organização Multinacional, pressu-
pondo-se que há uma filial em Israel e outra no Brasil. Obviamen-
te, os interesses, hábitos e costumes de cada povo justificarão que 
cada filial tenha suas especificidades, exatamente para atender a 
cada povo. Assim, percebemos que, dentro de cada filial nacional, 
poderão existir subdivisões, para atender às diferentes regiões de 
cada país, com seus costumes e desejos. Como cada filial estará 
estabelecida em uma determinada região geográfica e as filiais es-
tarão focadas em atender ao público dessa região. Logo, provavel-
mente haverá dificuldade em conciliar os interesses de cada filial 
geográfica com os objetivos gerais da empresa.
• Departamentalização por projetos: Os departamentos são
criados e os recursos alocados em cada projeto da organização. 
Exemplo (construtora): pode dividir sua organização em torno das 
construções “A”, “B” e “C”. Aqui, cada projeto tende a ter grande 
autonomia, o que viabiliza a melhor consecução dos objetivos de 
cada projeto.
Vantagem: grande flexibilidade, facilita a execução do projeto e 
proporciona melhores resultados.
Desvantagem: as equipes perdem a visão da empresa como 
um todo, focando apenas no seu projeto, duplicação de estruturas 
(sugando mais recursos), e insegurança nos empregados sobre sua 
continuidade ou não na empresa quando o projeto no qual estão 
alocados se findar.
• Departamentalização matricial
Também é chamada de organização em grade, e é uma mistu-
ra da departamentalização funcional (mais verticalizada), com uma 
outra mais horizontalizada, que geralmente é a por projetos.
Nesse contexto, há sempre autoridade dupla ou dual, por res-
ponder ao comando da linha funcional e ao gerente da horizontal. 
Assim, há a matricial forte, a fraca e a equilibrada ou balanceada:
• Forte – aqui, o responsável pelo projeto tem mais autoridade;
• Fraca – aqui, o gerente funcional tem mais autoridade;
• Equilibrada ou Balanceada – predomina o equilíbrio entre os
gerentes de projeto e funcional.
Porém, não há consenso na literatura se a departamentalização 
matricial de fato é um critério de departamentalização, ou um tipo 
de estrutura organizacional. 
Desvantagens: filiais, ou projetos, possuírem grande autono-
mia para realizar seu trabalho, dificultando o processo administra-
tivo geral da empresa. Além disso, a dupla subordinação a que os 
empregados são submetidos pode gerar ambiguidade de decisões 
e dificuldade de coordenação.
• Organização formal e informal
Organização formal trata-se de uma organização onde duas ou
mais pessoas se reúnem para atingir um objetivo comum com um 
relacionamento legal e oficial. A organização é liderada pela alta ad-
ministração e tem um conjunto de regras e regulamentos a seguir. 
O principal objetivo da organização é atingir as metas estabeleci-
das. Como resultado, o trabalho é atribuído a cada indivíduo com 
base em suas capacidades. Em outras palavras, existe uma cadeia 
de comando com uma hierarquia organizacional e as autoridades 
são delegadas para fazer o trabalho.
Além disso, a hierarquia organizacional determina a relação 
lógica de autoridade da organização formal e a cadeia de coman-
do determina quem segue as ordens. A comunicação entre os dois 
membros é apenas por meio de canais planejados.
Tipos de estruturas de organização formal: 
— Organização de Linha
— Organização de linha e equipe
— Organização funcional
— Organização de Gerenciamento de Projetos
— Organização Matricial
Organização informal refere-se a uma estrutura social interliga-
da que rege como as pessoas trabalham juntas na vida real. É pos-
sível formar organizações informais dentro das organizações. Além 
disso, esta organização consiste em compreensão mútua, ajuda e 
amizade entre os membros devido ao relacionamento interpessoal 
que constroem entre si. Normas sociais, conexões e interações go-
vernam o relacionamento entre os membros, ao contrário da orga-
nização formal.
Embora os membros de uma organização informal tenham res-
ponsabilidades oficiais, é mais provável que eles se relacionem com 
seus próprios valores e interesses pessoais sem discriminação.
A estrutura de uma organização informal é plana. Além disso, 
as decisões são tomadas por todos os membros de forma coleti-
va. A unidade é a melhor característicaquímicas nos materiais.
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante im-
portante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade rela-
tiva elevada.
- Radiação da luz
Toda fonte de luz, emite radiação nociva aos materiais de acer-
vos, provocando consideráveis danos através da oxidação.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acer-
vos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas
que bloqueiem totalmente o sol; 
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle
da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas 
fluorescentes.
- Qualidades do ar
 O controle da qualidade é muito importante porque os gases e
as partículas sólidas contribuem muito para a deterioração de ma-
teriais de bibliotecas e arquivos, destacando que esses poluentes 
podem tanto vir do ambiente externo como podem ser gerando no 
próprio ambiente.
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre
outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fun-
gos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condi-
ções ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os 
documentos.
- Fungos
Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umi-
dade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos papéis, 
amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade é fator 
indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua proli-
feração. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos mate-
riais atacados e na própria colônia de fungos. Além da umidade e 
nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento das 
colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de 
higiene.
As medidas para proteger o acervo de infestação de fungos 
são:
- estabelecer política de controle ambiental, principalmente
temperatura, umidade relativa e ar circulante
- praticar a higienização tanto do local quanto dos documen-
tos, com metodologia e técnicas adequadas;
- instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio
dos documentos e regras de higiene do local;
- manter vigilância constante dos documentos contra aciden-
tes com água, secando-os imediatamente caso ocorram.
- Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos
ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as 
possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As 
iscas são válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas 
por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia 
se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade 
relativa controladas, além de higiene periódica.
- Ataques de insetos
Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimen-
tos, provocam perdas de superfície e manchas de excrementos. As 
baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação mui-
to rapidamente, caso não sejam combatidas. 
Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos 
em acervos, principalmente em livros. A fase de ataque ao acervo 
é a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre 
no próprio acervo. Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus 
derivados, como também a madeira do mobiliário, portas, pisos e 
todos os materiais à base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais 
para chegar à fase adulta. Na fase adulta, acasala e põe ovos. Os 
ovos eclodem e o ciclo se repete.
Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as 
coleções como para o prédio em si. Os cupins percorrem áreas in-
ternas de alvenaria, tubulações, conduítes de instalações elétricas, 
rodapés, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do 
alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes 
coladas às paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos etc.
3. Intervenções inadequadas nos acervos
Trata-se de procedimentos de conservação que realizamos em
um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou me-
lhorar seu estado de degradação e que as vezes, resultam em danos 
ainda maiores.
Por isso, qualquer tratamento que se queira aplicar exige um 
conhecimento das características individuais dos documentos e dos 
materiais a serem empregados no processo de conservação. 
4. Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degra-
dação muito frequente em qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, 
sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição, 
na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas 
foto-reproduções, na pesquisa pelo usuário etc. 
5. Fatores de deterioração
Como podemos ver, os danos são intensos e muitos são irre-
versíveis. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política 
de conservação, existem medidas que podemos tomar sem des-
pender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os 
efeitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem 
ser feitos, a começar por:
- treinamento dos profissionais na área da conservação e pre-
servação;
- atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência
em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas, mate-
riais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conserva-
ção dos documentos);
- monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa
em níveis aceitáveis;
- uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documen-
tos;
- adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos;
- contato com profissionais experientes que possam assessorar
em caso de necessidade.
6. Características gerais dos materiais empregados em con-
servação
Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bi-
bliotecas, arquivos e museus, é recomendado apenas o uso de ma-
teriais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres de 
quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis. 
Suas características, em relação aos documentos onde são aplica-
dos, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade 
e inércia.Dentro das especificações positivas, encontramos vários 
materiais: os papéis e cartões alcalinos, os poliésteres inertes, os 
adesivos alcalinos e reversíveis, os papéis orientais, borrachas plás-
ticas etc., usados tanto para pequenas intervenções sobre os docu-
mentos como para acondicionamento.
7. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a
conservação de acervos
Como já enfatizamos anteriormente, é muito importante ter 
conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos 
acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vários são os procedimentos que, apesar de simples, são de 
grande importância para a estabilização dos documentos.
8. Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os docu-
mentos. A sujidade não é inócua e, quando conjugada a condições 
ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos 
os suportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve 
ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, 
razão por que é considerada a conservação preventiva por exce-
lência.
- Processos de higienização
- Limpeza de superfície - o processo de limpeza de acervos de
bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza de superfície e, portan-
to, é mecânica, feita a seco, com o objetivo de reduzir poeira, partí-
culas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou 
outros depósitos de superfície. 
- Avaliação do objeto a ser limpo - cada objeto deve ser avalia-
do individualmente para determinar se a higienização é necessária 
e se pode ser realizada com segurança. No caso de termos as condi-
ções abaixo, provavelmente o tratamento não será possível:
• Fragilidade física do suporte
• Papéis de textura muitoporosa
- Materiais usados para limpeza de superfície - a remoção da
sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita 
através de pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras outras fer-
ramentas que se adaptam à técnica, como bisturi, pinça, espátula, 
agulha, cotonete; 
- Limpeza de livros
- Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha, pincel ma-
cio, aspirador, flanela macia, conforme o estado da encadernação;
- Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada,
apertando o miolo. Com uma trincha ou pincel, limpar os cortes, 
começando pela cabeça do livro, que é a área que está mais ex-
posta à sujidade. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa, 
utilizar, primeiramente, aspirador de pó de baixa potência ou ainda 
um pedaço de carpete sem uso;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primei-
ra higienização;
- Oxigenar as folhas várias vezes.
- Higienização de documentos de arquivo - materiais arquivís-
ticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis, distor-
cidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice 
de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade. As más 
condições de armazenamento e o excesso de manuseio também 
contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm 
que ser higienizados com muito critério e cuidado.
- Documentos manuscritos - os mesmos cuidados para com os
livros devem ser tomados em relação aos manuscritos. O exame 
dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para 
o uso dos materiais de limpeza mecânica e critérios de intervenção
devem ser cuidadosamente realizados.
- Documentos em grande formato
- Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no ge-
ral em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha, após 
testes. Pode-se também usar um cotonete - bem enxuto e embebi-
do em álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem ter dis-
torções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil 
remoção.
- Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito
frágeis. Não se recomenda limpar a área pictórica. Todo cuidado é 
pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.
- Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção
especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas con-
dições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áre-
as. 
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos são diminutas intervenções que pode-
mos executar visando interromper um processo de deterioração 
em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a 
critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o 
estado de conservação dos documentos. Caso esses critérios não 
sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e 
muitas vezes de caráter irreversível.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos de-
vem ser tratados por especialistas da área. Os demais documentos 
permitem algumas intervenções, de simples a moderadas. Os ma-
teriais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística 
e de caráter reversível. Da mesma forma, toda a intervenção deve 
obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso significa que, 
caso seja necessário reverter o processo, não pode existir nenhum 
obstáculo na técnica e nos materiais utilizados.
Toda e qualquer procedimento acima citada obrigatoriamente 
deve ser feito com o uso dos EPIs – Equipamentos de Proteção Indi-
vidual – tais como avental, luva, máscara, toucas, óculos de prote-
ção e pró-pé/bota, a fim de evitar diversas manifestações alérgicas, 
como rinite, irritação ocular, problemas respiratórios, protegendo 
assim a saúde do profissional.12
12Adaptado de Norma Cianflone Cassares
ORGANIZAÇÃO: CONCEITO E TIPOS DE ESTRUTURA ORGA-
NIZACIONAL
Organização
O Prof. Antonio C. A. Maximiano define organização como “um 
sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo 
(ou conjunto de objetivos). Além de objetivos e recursos, as orga-
nizações têm dois outros componentes importantes: processos de 
transformação e divisão do trabalho” (2010, p.3). 
Maximiano explica:
• Objetivos – o principal é fornecer alguma combinação de
produtos e serviços, do qual decorrem outros objetivos, tais como 
satisfazer clientes, gerar lucros para sócios, gerar empregos, promo-
ver bem-estar social etc.
• Recursos – as pessoas são o principal recurso tangível das
organizações; além dos recursos humanos são necessários recur-
sos materiais, recursos financeiros e recursos intangíveis (tempo, 
conhecimentos, tecnologias).
• Processos de transformação – os processos viabilizam o alcan-
ce dos resultados, pois são um conjunto ou sequência de atividades 
interligadas com início, meio e fim, combinando os recursos para 
fornecer produtos ou serviços. É a estrutura de ação de um sistema, 
sendo os mais importantes: processo de produção (transformação 
de matérias-primas) e processo de administração de recursos 
humanos (transformação de necessidades de mão-de-obra em 
pessoas capacitadas e motivadas para atuarem na organização).
• Divisão do trabalho – cada pessoa e cada grupo de pessoas
são especializadas em tarefas necessárias ao alcance dos objetivos 
da organização, sendo que a especialização faz superar limitações 
individuais. A soma das especializações de cada um produz sinergia, 
um resultado maior que o trabalho individual.
Para Robbins, Decenzo e Wolter (2012, p.127), organização “é 
a ordenação e agrupamento de funções, alocação de recursos e 
atribuição de trabalho em um departamento para que as atividades 
possam ser realizadas conforme o planejado”.
Segundo Chiavenato (2009), a organização é um sistema de 
atividades conscientemente coordenadas de duas ou mais pessoas, 
que cooperam entre si, comunicando-se e participando em ações 
conjuntas a fim de alcançarem um objetivo comum. Continua o 
autor em uma abordagem mais ampla:
As organizações são unidades sociais (ou agrupamentos huma-
nos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir 
objetivos específicos. Isso significa que as organizações são constru-
ídas de maneira planejada e elaboradas para atingir determinados 
objetivos. Elas também são reconstruídas, isto é, reestruturadas e 
redefinidas, na medida em que os objetivos são atingidos ou que se 
descobrem meios melhores para atingi-los com menor custo e me-
nor esforço. Uma organização nunca constitui uma unidade pronta 
e acabada, mas um organismo social vivo e sujeito a constantes 
mudanças (CHIAVENATO, 2009, p.12-13).
Uma organização é a coordenação de diferentes atividades de 
contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transações 
planejadas com o ambiente. Esse conceito utiliza a noção tradicio-
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
nal de divisão de trabalho ao se referir às diferentes atividades e 
à coordenação existente na organização e aos recursos humanos 
como participantes ativos dos destinos dessa organização.
No que se refere à importância econômica e social, a organi-
zação permite o emprego dos fatores de produção (terra, capital, 
trabalho, tecnologia etc.) para satisfazer necessidades humanas de 
modo racional e sustentável, uma vez que os bens são escassos e as 
necessidades são ilimitadas. 
Com a transformação de recursos em produtos e serviços, a 
sociedade se beneficia com a geração de renda, empregos, tributos, 
infra-estrutura, serviços públicos e o equilíbrio do mercado.
Quanto aos tipos de organização, as organizações podem ser 
públicas ou privadas; com fins econômicos (lucrativos) ou não. 
Como pessoas jurídicas, sua tipologia segue o Código Civil (Lei 
10.406, de 2002):
• Pessoas jurídicas de direito público interno – União, Estados,
Distrito Federal, Territórios, Municípios, autarquias (inclusive as 
associações públicas) e demais entidades de caráter público criadas 
por lei (art. 41);
• Pessoas jurídicas de direito público externo – Estados estran-
geiros e todasas pessoas regidas pelo direito internacional público 
(art. 42);
• Pessoas jurídicas de direito privado – associações, socieda-
des, fundações, organizações religiosas e partidos políticos (art. 44). 
Destas, somente as sociedades possuem fins econômicos.
Funções organizacionais são as tarefas especializadas que 
ocorrem nos processos da organização, resultando em produtos e 
serviços. De acordo com Maximiano, as funções mais importantes 
são:
• Operações – também chamada de produção, é a responsável
pelo fornecimento do produto ou serviço, por meio da transforma-
ção dos recursos.
• Marketing – seu objetivo básico é estabelecer e manter a
ligação entre a organização e seus clientes, consumidores, usuários 
ou público-alvo, realizando atividades de desenvolvimento de pro-
dutos, definição de preços, propaganda e vendas etc. É uma função 
que ocorre tanto em organizações lucrativas como naquelas que 
não visam lucro em suas operações.
• Finanças – responsável pelo dinheiro da organização, busca
a proteção e a utilização eficaz dos recursos financeiros, inclusive 
a maximização do lucro quando se trata de empresas. Preocupa-se 
com a liquidez para saldar obrigações da organização e abrange 
financiamento (busca de recursos financeiros), investimento 
(aplicação), controle do desempenho financeiro e destinação dos 
resultados.
• Recursos humanos – também chamada de gestão de pessoas,
busca encontrar, atrair e manter as pessoas de que a organização 
necessita, envolvendo atividades anteriores à contratação do fun-
cionário e posteriores ao seu desligamento, tais como: planejamen-
to de mão-de-obra, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação 
de desempenho e remuneração etc.
• Pesquisa e Desenvolvimento – busca transformar as informa-
ções de marketing, as ideias originais e os avanços da ciência em 
produtos e serviços. Identifica e introduz novas tecnologias, bem 
como melhora os processos produtivos para redução de custos. 
• Estrutura organizacional
A estrutura organizacional na administração é classificada
como o conjunto de ordenações, ou conjunto de responsabilida-
des, sejam elas de autoridade, das comunicações e das decisões 
de uma organização ou empresa. 
É estabelecido através da estrutura organizacional o desen-
volvimento das atividades da organização, adaptando toda e 
qualquer alteração ou mudança dentro da organização, porém 
essa estrutura pode não ser estabelecida unicamente, deve-se 
estar pronta para qualquer transformação.
Essa estrutura é dividida em duas formas, estrutura infor-
mal e estrutura formal, a estrutura informal é estável e está su-
jeita a controle, porém a estrutura formal é instável e não está 
sujeita a controle.
• Tipos de departamentalização
É uma forma de sistematização da estrutura organizacional,
visa agrupar atividades que possuem uma mesma linha de ação 
com o objetivo de melhorar a eficiência operacional da empre-
sa. Assim, a organização junta recursos, unidades e pessoas que 
tenham esse ponto em comum.
Quando tratamos sobre organogramas, entramos em con-
ceitos de divisão do trabalho no sentido vertical, ou seja, ligado 
aos níveis de autoridade e hierarquia existentes. Quando fala-
mos sobre departamentalização tratamos da especialização ho-
rizontal, que tem relação com a divisão e variedade de tarefas.
• Departamentalização funcional ou por funções: É a forma
mais utilizada dentre as formas de departamentalização, se tra-
tando do agrupamento feito sob uma lógica de identidade de 
funções e semelhança de tarefas, sempre pensando na especia-
lização, agrupando conforme as diferentes funções organizacio-
nais, tais como financeira, marketing, pessoal, dentre outras.
Vantagens: especialização das pessoas na função, facilitan-
do a cooperação técnica; economia de escala e produtividade, 
mais indicada para ambientes estáveis.
Desvantagens: falta de sinergia entre os diferentes departa-
mentos e uma visão limitada do ambiente organizacional como 
um todo, com cada departamento estando focado apenas nos 
seus próprios objetivos e problemas.
• Por clientes ou clientela: Este tipo de departamentalização
ocorre em função dos diferentes tipos de clientes que a orga-
nização possui. Justificando-se assim, quando há necessidades 
heterogêneas entre os diversos públicos da organização. Por 
exemplo (loja de roupas): departamento masculino, departa-
mento feminino, departamento infantil. 
Vantagem: facilitar a flexibilidade no atendimento às de-
mandas específicas de cada nicho de clientes.
Desvantagens: dificuldade de coordenação com os objetivos 
globais da organização e multiplicação de funções semelhantes 
nos diferentes departamentos, prejudicando a eficiência, além 
de poder gerar uma disputa entre as chefias de cada departa-
mento diferente, por cada uma querer maiores benefícios ao 
seu tipo de cliente.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
• Por processos: Resume-se em agregar as atividades da or-
ganização nos processos mais importantes para a organização. 
Sendo assim, busca ganhar eficiência e agilidade na produção de 
produtos/serviços, evitando o desperdício de recursos na pro-
dução organizacional. É muito utilizada em linhas de produção. 
Vantagem: facilita o emprego de tecnologia, das máquinas e 
equipamentos, do conhecimento e da mão-de-obra e possibilita 
um melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos, au-
mentando a eficiência e ganhos em produtividade.
• Departamentalização por produtos: A organização se es-
trutura em torno de seus diferentes tipos de produtos ou ser-
viços. Justificando-se quando a organização possui uma gama 
muito variada de produtos que utilizem tecnologias bem diver-
sas entre si, ou mesmo que tenham especificidades na forma de 
escoamento da produção ou na prestação de cada serviço.
Vantagem: facilitar a coordenação entre os departamentos 
envolvidos em um determinado nicho de produto ou serviço, 
possibilitando maior inovação na produção. 
Desvantagem: a “pulverização” de especialistas ao longo da 
organização, dificultando a coordenação entre eles.
• Departamentalização geográfica: Ou departamentalização
territorial, trata-se de critério de departamentalização em que 
a empresa se estabelece em diferentes pontos do país ou do 
mundo, alocando recursos, esforços e produtos conforme a de-
manda da região.
Aqui, pensando em uma organização Multinacional, pressu-
pondo-se que há uma filial em Israel e outra no Brasil. Obvia-
mente, os interesses, hábitos e costumes de cada povo justifica-
rão que cada filial tenha suas especificidades, exatamente para 
atender a cada povo. Assim, percebemos que, dentro de cada 
filial nacional, poderão existir subdivisões, para atender às dife-
rentes regiões de cada país, com seus costumes e desejos. Como 
cada filial estará estabelecida em uma determinada região geo-
gráfica e as filiais estarão focadas em atender ao público dessa 
região. Logo, provavelmente haverá dificuldade em conciliar os 
interesses de cada filial geográfica com os objetivos gerais da 
empresa.
• Departamentalização por projetos: Os departamentos são
criados e os recursos alocados em cada projeto da organização. 
Exemplo (construtora): pode dividir sua organização em torno 
das construções “A”, “B” e “C”. Aqui, cada projeto tende a ter 
grande autonomia, o que viabiliza a melhor consecução dos ob-
jetivos de cada projeto.
Vantagem: grande flexibilidade, facilita a execução do pro-
jeto e proporciona melhores resultados.
Desvantagem: as equipes perdem a visão da empresa como 
um todo, focando apenas no seu projeto, duplicação de estru-
turas (sugando mais recursos), e insegurança nos empregados 
sobre sua continuidade ou não na empresa quando o projeto no 
qual estão alocados se findar.
• Departamentalização matricial
Também é chamada de organização em grade, e é uma mis-
tura da departamentalização funcional (mais verticalizada), com 
uma outra mais horizontalizada, que geralmente é a por proje-
tos.
Nesse contexto, há sempre autoridade dupla ou dual,por 
responder ao comando da linha funcional e ao gerente da ho-
rizontal. Assim, há a matricial forte, a fraca e a equilibrada ou 
balanceada:
• Forte – aqui, o responsável pelo projeto tem mais autori-
dade;
• Fraca – aqui, o gerente funcional tem mais autoridade;
• Equilibrada ou Balanceada – predomina o equilíbrio entre
os gerentes de projeto e funcional.
Porém, não há consenso na literatura se a departamentali-
zação matricial de fato é um critério de departamentalização, ou 
um tipo de estrutura organizacional. 
Desvantagens: filiais, ou projetos, possuírem grande auto-
nomia para realizar seu trabalho, dificultando o processo admi-
nistrativo geral da empresa. Além disso, a dupla subordinação a 
que os empregados são submetidos pode gerar ambiguidade de 
decisões e dificuldade de coordenação.
• Organização formal e informal
Organização formal trata-se de uma organização onde duas
ou mais pessoas se reúnem para atingir um objetivo comum com 
um relacionamento legal e oficial. A organização é liderada pela 
alta administração e tem um conjunto de regras e regulamentos 
a seguir. O principal objetivo da organização é atingir as metas 
estabelecidas. Como resultado, o trabalho é atribuído a cada 
indivíduo com base em suas capacidades. Em outras palavras, 
existe uma cadeia de comando com uma hierarquia organizacio-
nal e as autoridades são delegadas para fazer o trabalho.
Além disso, a hierarquia organizacional determina a relação 
lógica de autoridade da organização formal e a cadeia de coman-
do determina quem segue as ordens. A comunicação entre os 
dois membros é apenas por meio de canais planejados.
Tipos de estruturas de organização formal: 
— Organização de Linha
— Organização de linha e equipe
— Organização funcional
— Organização de Gerenciamento de Projetos
— Organização Matricial
Organização informal refere-se a uma estrutura social inter-
ligada que rege como as pessoas trabalham juntas na vida real. É 
possível formar organizações informais dentro das organizações. 
Além disso, esta organização consiste em compreensão mútua, 
ajuda e amizade entre os membros devido ao relacionamento 
interpessoal que constroem entre si. Normas sociais, conexões 
e interações governam o relacionamento entre os membros, ao 
contrário da organização formal.
Embora os membros de uma organização informal tenham 
responsabilidades oficiais, é mais provável que eles se relacio-
nem com seus próprios valores e interesses pessoais sem dis-
criminação.
A estrutura de uma organização informal é plana. Além dis-
so, as decisões são tomadas por todos os membros de forma co-
letiva. A unidade é a melhor característica de uma organização 
informal, pois há confiança entre os membros. Além disso, não 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
existem regras e regulamentos rígidos dentro das organizações 
informais; regras e regulamentos são responsivos e adaptáveis 
às mudanças.
Ambos os conceitos de organização estão inter-relaciona-
dos. Existem muitas organizações informais dentro de organiza-
ções formais, portanto, eles são mutuamente exclusivos.
RELAÇÕES HUMANAS, DESEMPENHO PROFISSIONAL, 
DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES DE TRABALHO
— Trabalho em equipe
Trabalho em equipe pode ser definido como os esforços con-
juntos de um grupo ou sociedade visando a solução de um proble-
ma. Ou seja, um grupo ou conjunto de pessoas que se dedicam a 
realizar determinada tarefa estão trabalhando em equipe.
Essa denominação se origina da época logo após a Primeira 
Guerra Mundial. O trabalho em equipe, através da ação conjunta, 
possibilita a troca de conhecimentos entre especialistas de diversas 
áreas.
Como cada pessoa é responsável por uma parte da tarefa, o 
trabalho em equipe oferece também maior agilidade e dinamismo.
Para que o trabalho em equipe funcione bem, é essencial que 
o grupo possua metas ou objetivos compartilhados. Também é ne-
cessário que haja comunicação eficiente e clareza na delegação de
cada tarefa.
Um bom exemplo de trabalho em equipe é a forma que times 
esportivos são divididos. Cada jogador possui uma função específi-
ca, devendo desempenhá-la bem sem invadir o espaço e função dos 
seus companheiros de time.
Cada vez mais as organizações valorizam colaboradores que 
apresentam facilidade com trabalho em equipe. Como a grande 
maioria das tarefas e serviços requerem a atuação de diferentes 
setores profissionais, colaborar e se comunicar bem é mais do que 
essencial.
A capacidade para trabalho em equipe possibilita que você 
apresente melhores resultados e mais eficiência. Além disso, um 
ambiente corporativo composto por pessoas que se comunicam 
bem e colaboram sem problemas é mais harmonioso, melhorando 
muito a qualidade de vida de todos os envolvidos.
O trabalho em equipe é uma habilidade fundamental para bons 
líderes. Por isso, se a liderança está no seu plano de carreira, você 
precisa desenvolver essa capacidade.
De uma forma geral, pessoas que possuem facilidade com 
trabalho em equipe são mais contratáveis, trabalham melhor, têm 
mais qualidade de vida no trabalho e mais possibilidades de rece-
ber uma promoção.
Quais as principais competências para trabalhar bem em 
equipe
O trabalho em equipe é uma competência composta de dife-
rentes habilidades. São capacidades que podem ser aprendidas e 
desenvolvidas, e que devem ser trabalhadas por todos os profis-
sionais. Independente da sua área, o autoconhecimento visando a 
melhora nunca deve cessar.
A seguir, confira quais habilidades precisam ser desenvolvidas 
para aprimorar sua capacidade de trabalho em equipe.
• Gerenciar conflitos
Grande parte dos profissionais procura evitar os conflitos a
todo custo. No entanto, muitas vezes eles aparecem, e ignorá-los 
não é uma maneira saudável ou eficiente de proceder. Para traba-
lhar em equipe efetivamente, é preciso identificar, gerenciar e re-
solver conflitos.
Para isso, é necessário desenvolver um conjunto de habilidades 
sociais. Destacam-se a empatia e a assertividade. A empatia é fun-
damental para que você consiga acessar o ponto de vista das outras 
pessoas, compreendendo a situação por diferentes perspectivas. Já 
a assertividade ajudará a não fugir das situações socialmente des-
confortáveis e estabelecer os seus limites sem agressividade.
Falando na agressividade, a inteligência emocional é outra ha-
bilidade importantíssima tanto para a gestão de conflitos quanto 
para o ambiente profissional como um todo.
• Comunicação eficiente
Se comunicar de forma clara e eficiente é essencial para um
bom trabalho em equipe. Alinhar as metas e objetivos é o primei-
ro passo para que tudo funcione sem problemas. Quando todos os 
colaboradores entendem qual a direção que devem seguir com o 
trabalho, é mais fácil orquestrar a execução.
A comunicação também é importante para que todas as partes 
saibam o que é esperado delas. A delegação de tarefas deve ser 
clara, e ser respeitada. Novamente, a assertividade será uma habili-
dade essencial para a boa comunicação.
Quando um colaborador não sabe expressar seus limites, pode 
acabar pressionado a aceitar prazos que não pode cumprir ou tare-
fas que não sabe realizar. Isso prejudicará tanto o desempenho da 
equipe, quanto a confiança dos colaboradores. E claro, o produto 
final também será amplamente afetado.
Por isso a comunicação pode ser vista como um dos principais 
pilares do bom trabalho em equipe.
• Proatividade
A proatividade é antecipar necessidades e, de forma autôno-
ma, todas as atitudes para atendê-las. Para o bom trabalho em 
equipe, é preciso que todos os colaboradores tenham a habilidade 
de identificar situações-problema antes que elas aconteçam. O mais 
importante, no entanto, é tomar uma atitude e oferecer soluções.
Uma equipe formada por colaboradores proativos tem um fun-
cionamento mais eficiente. Os resultados são melhores e obtidos 
de forma mais rápida. Essa característica também possibilita que 
os processos sejam otimizados, elevando a qualidade do trabalho 
como um todo.
Para quefuncionários sejam proativos, no entanto, é necessá-
rio que o estilo de liderança da organização seja flexível. A abertura 
a feedbacks, sugestões e opiniões entre os gestores é essencial para 
estimular a proatividade.
• Inovação
A criatividade e inovação são habilidades capazes de transfor-
mar a forma que uma equipe interage. Para o bom trabalho em 
equipe, é preciso que seus integrantes estejam sempre inovando 
os processos e procurando soluções criativas. Isso possibilita a ob-
tenção de melhores resultados, aumento da eficiência e otimização 
dos processos.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Da mesma forma que a proatividade, a criatividade na equipe 
precisa de espaço concedido pela liderança para florescer. Estimular 
a autogestão na equipe possibilita que os profissionais criem solu-
ções inovativas para realizar suas tarefas.
• Confiança
Não existe trabalho em equipe sem confiança mútua. Afinal,
cada um precisa fazer a sua parte das tarefas e acreditar no po-
tencial de seus companheiros. Quando você confia no resto na sua 
equipe, consegue delegar tarefas sem temer pela qualidade do pro-
duto final.
Isso é especialmente verdadeiro para os líderes. Muitos gesto-
res cometem o erro de praticar a microgestão, tentando controlar 
todos os aspectos das tarefas de toda a equipe. Isso passa aos co-
laboradores a mensagem de que o líder não confia em suas habili-
dades, afetando o relacionamento entre a equipe, a autoconfiança 
e a motivação.
Para delegar, é preciso confiar. Se sua equipe sentir que a lide-
rança e seus pares confiam em seu trabalho, tem muito mais chan-
ces de realizar as tarefas eficientemente e com motivação.
• Respeito
O respeito mútuo é importantíssimo para o bom trabalho em
equipe. Colaboradores que não se respeitam como profissionais e 
como pessoas jamais terão um bom relacionamento. Sem o respei-
to, nenhuma outra habilidade que citamos anteriormente é possí-
vel.
Para estimular o respeito entre a equipe, é necessário trabalhar 
as habilidades de empatia e construir uma boa convivência entre os 
membros. Dinâmicas e exercícios de team building são ferramentas 
valiosíssimas nesse cenário.
— Relacionamento interpessoal
Para Albuquerque (2012), uma maneira de desenvolver a in-
dividualidade de cada ser é aprender a aceitá-los como são, pois 
assim nos adaptamos a cada um, construindo um comportamento 
tolerante. Quando estamos dispostos a aceitar as pessoas, conse-
quentemente nos tornamos mais flexíveis e observadores, o que 
facilita o convívio, o aprendizado, e a capacidade de desenvolver-se, 
descobrindo valores a partir de fraquezas de outros.
Mesmo sendo impossível agradar a todos o ser humano ne-
cessita entender que precisa conviver com as pessoas a sua volta, 
ninguém consegue viver sozinho, por isso tratar as pessoas bem ou 
saber lhe dar com a presença de vários a sua volta é o mínimo que 
se precisa diante de uma sociedade em decorrente ascensão.
De acordo com Chiavenato (2010), o relacionamento inter-
pessoal é uma variável do sistema de administração participativo, 
que representa o comportamento humano que gera o trabalho em 
equipe, confiança e participação das pessoas. “As pessoas não atu-
am isoladamente, mas por meio de interações com outras pessoas 
para poderem alcançar seus objetivos” (CHIAVENATO, 2010, p. 115).
Manter um bom relacionamento é imprescindível, o sucesso 
no dia a dia, na convivência com pessoas e também no ambiente 
profissional depende muito de como você trata as pessoas a sua 
volta, não se pode escolher com quem trabalhar, ou com quem 
dividir uma mesa no trabalho, somos “convidados” a lidar com as 
diferenças em todos os aspectos.
Um relacionamento interpessoal saudável entre o líder e seus 
liderados facilita no desbloqueio da insegurança que rodeiam os co-
laboradores no dia a dia, o respeito e admiração trazem harmonia 
para o ambiente de trabalho.
O aprimoramento deste relacionamento é diário, construído 
aos poucos e deve ser regado para que futuras frustrações e discór-
dias no trabalho não venham a aparecer.
Algumas vezes, lidar com as diferenças causa incompatibilida-
de, desentendimentos, problemas, que devem ser solucionados a 
partir do bom relacionamento e diálogo entre os colaboradores, 
pois, “pequenas ações são as sementes dos grandes resultados” 
(ALBUQUERQUE, 2012, p. 85).
“As relações interpessoais desenvolvem-se em decorrência do 
processo de interação” (MOSCOVICI, 2011, p. 69). É uma maneira 
de conhecer mais, aprender com situações diversas no grupo social, 
vivenciando e trocando informações.
Interagir com o outro ou se comunicar muita das vezes se torna 
uma tarefa complicada, quando essa prática costuma falhar alguns 
conflitos surgem e não são fáceis de serem resolvidos. O ser hu-
mano é envolvido por sentimentos, sensações e quase nunca pela 
razão, para se trabalhar em equipe é necessário a flexibilidade e 
compreensão, afinal realizar tarefas em equipe e estar no meio de 
pessoas no ambiente de trabalho pode gerar eficiência nas ativi-
dades e os objetivos lançados são alcançados com mais facilidade.
“Influenciar pessoas é conseguir colaboração e cooperação. 
A cooperação vai além do favor, que é uma gentileza espontânea, 
além da obrigação e do poder de mando” (ALBUQUERQUE, 2012, p. 
84). As pessoas se sentem parte do grupo quando podem colaborar.
O trabalho em equipe também é muito característico do rela-
cionamento interpessoal, o individuo precisa aprender a trabalhar 
dentro de uma organização.
Equipe é considerada um “conjunto ou grupo de pessoas com 
habilidades complementares, comprometidas umas com as outras 
pela missão comum, objetivos comuns, obtidos pela negociação en-
tre os membros envolvidos em um plano de trabalho bem difundi-
do” (CARVALHO, 2009, p. 94).
As empresas necessitam de funcionários qualificados e com 
desenvoltura, transformar um grupo em equipe é um grande de-
safio, os funcionários estão cada dia mais isolados uns dos outros, 
possuem egoísmo e temem se aproximar demais do outro temendo 
perder a vaga para um colega da mesma equipe. Gestores estão 
a procura de pessoas que pensam juntas, desenvolvem juntas e 
buscam crescimentos visando os lucros da empresa, hoje em dia 
funcionários estão sendo desligados por falta destas características.
Muitos visam somente o salário no começo do mês ou benefí-
cios que a empresa pode oferecer a ele, é necessário abrir a mente, 
pensar e agir alto, ter ações que vão deixar a empresa orgulhosa de 
ter um funcionário que possua os valores da organização, proativo 
e faz acontecer na área de atuação.
A comunicação é uma poderosa ferramenta capaz transformar 
situações, resolver conflitos e também esclarecer fatos embaraço-
sos decorrentes do dia a dia, bem como ser gentil e educado no 
ambiente de trabalho.
Além de influenciar os outros, uma boa comunicação contribui 
para a imagem de si mesmo, em um ambiente de trabalho não é 
diferente, saber conversar com o gestor ou com a equipe de traba-
lho é necessário, expressar ideias, expor opiniões, concordar com 
palavras e atitudes que vão levar a empresa a resultados positivos 
é essencial.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
A comunicação é uma “ferramenta muito poderosa para o co-
mando, tanto que é considerada uma das competências essenciais 
para o êxito profissional. Nos relacionamentos humanos tem seu 
valor potencializado” (ALBUQUERQUE, 2012, p. 104).
A dificuldade em expressar ideias ou falar em público existe e 
acompanha diversas pessoas, somente o fato do colaborador saber 
que precisa apresentar sua proposta em uma reunião ou expor sua 
opinião em algo importante dentro da organização gera medo e an-
siedade. O desenvolvimento pessoal de cada profissional é neces-
sário, aperfeiçoar nas habilidades propostas deixa de lado o fato de 
não entregar o trabalho ofertado pela empresa.
Um assunto mal falado gera confusão de informações tornando 
o ambiente de trabalho confuso e tenso, a união do relacionamento
interpessoal com umaboa comunicação torna-se eficaz diante de
uma organização que necessita de colaboradores fluentes e certos
do seu papel no trabalho.
“O desenvolvimento de competência interpessoal exige a aqui-
sição e o aperfeiçoamento de certas habilidades de comunicação 
para facilidade de compreensão mútua” (MOSCOVICI, 2011, p. 102).
Existem vários elementos primordiais e fundamentais dentro 
da comunicação e que devemos utilizar em nosso dia a dia.
Elementos - Segundo NASSAR (2005, p. 51), a estrutura comu-
nicacional possui quatro características essenciais. Tais como: Emis-
sor – está ligado a organização é quem inicia a mensagem; Meio ou 
Canal de transmissão – ligado as ferramentas de comunicação, é o 
meio através do qual é transmitida a mensagem; Receptor – público 
interno, a quem a mensagem é dirigida e as Respostas ou Feedback 
– que são os resultados obtidos.
Obstáculos – Algumas palavras transmitidas não possuem o 
mesmo significado para o emissor e receptor, surge então proble-
mas devido diferenças de interpretação.
Para que a importante comunicação exerça seu papel dentro 
das empresas é necessário as ferramentas citadas acima, através 
delas as pessoas terão mais facilidade em transmitir suas ideias e 
opiniões e também de ouvir o que está sendo falado.
A valorização do seu quadro de pessoal é primordial para que 
a empresa cresça e dê frutos, através disto os colaboradores se tor-
naram mais satisfeitos e comprometidos com seu trabalho e com as 
atividades designadas.
Para ARGENTI (2006, p. 169), “A comunicação interna no sé-
culo XXI envolve mais do que memorandos e publicações; envolve 
desenvolver uma cultura corporativa e ter o potencial de motivar a 
mudança organizacional”.
O ideal é envolver os colaboradores certos na área certa e no 
local correto, resultados positivos virão e uma gestão mais eficaz 
irá surgir.
Baseado nos conceitos acima se entende que a comunicação 
interna exerce um importante papel dentro das empresas, através 
dela os colaboradores executam suas funções de forma mais objeti-
va e de acordo com os negócios da organização.
Para DUBRIN (2003) os canais formais de comunicação são os 
caminhos oficiais para envio de informações dentro e fora da em-
presa, tendo como fonte de informação o organograma organiza-
cional, que indica os canais que a mensagem deve seguir.
A metodologia utilizada neste trabalho foi à pesquisa de cam-
po, onde foi elaborado um questionário fechado com perguntas 
direcionadas ao relacionamento interpessoal dentro das organiza-
ções.
O uso do questionário para Luz (2003) é a técnica mais utilizada 
nas pesquisas de clima, pois permite o uso das questões abertas ou 
fechadas, o custo é relativamente baixo, e pode ser aplicada a todos 
ou só a uma amostra de colaboradores.
A escolha do questionário com questões fechadas deu-se pelo 
fato dos resultados obtidos serem mais reais, o leitor e responsável 
por responder as perguntas necessita de mais atenção e compro-
metimento em analisar e interagir com o responsável pela pesquisa.
O questionário elaborado foi aplicado a gestores de uma em-
presa, logo em seguida os dados foram abordados e analisados sob 
uma estatística, objetivando descrever qual o grau de satisfação e 
de interesse dos mesmos em seus subordinados.
Através do gráfico 4.3 podemos observar que as mulheres 
possuem maior dificuldade no relacionamento interpessoal dentro 
desta organização. Não foi identificada a quantidade de homens e 
mulheres em cada área, porem com este questionário foi possível 
identificar que o publico feminino tem certa dificuldade em se re-
lacionar.
Mesmo possuindo certa dificuldade com as colaboradoras, 
este índice não prejudica a gestão dos gerentes, conforme gráfico 
4.4 podemos ver que é maior a satisfação dos gestores quando hou-
ve falar em relacionamento interpessoal.
Olhando de um modo geral os colaboradores conseguem se 
adequar uns aos outros e também com a empresa, a organização 
oferece benefícios que fazem com que os mesmos se sintam moti-
vados a trabalhar em equipe.
Lacombe (2005) afirma que a satisfação do pessoal com o am-
biente interno da empresa está vinculada a motivação, á lealdade 
e á identificação com a empresa, facilitando, assim, a comunicação 
interna e o relacionamento entre as pessoas.
— Relações humanas
O principal conceito dessa teoria administrativa é procurar 
identificar e entender os sentimentos dos trabalhadores, bem como 
relacionar essas emoções com as atividades por eles desempenha-
das.
Em outras palavras, é quando o colaborador deixa de ser trata-
do apenas como um “homem profissional” e começa a ser analisa-
do por um viés mais humano, como um “homem social”, que tem 
um comportamento complexo e mutável.
Assim, o seu desempenho não poderia ser avaliado apenas pe-
los números finais apresentados, mas por todo o processo de pro-
dução.
Surgem aí questões como: o que o levou a produzir assim? Por 
que em determinado mês ele tinha uma performance melhor ou 
pior?
Tudo começou a fazer parte de uma questão maior e, a partir 
de então, fatores externos ao ambiente organizacional passaram a 
ser observados como elementos impactantes na mensuração dos 
resultados.
Características da teoria das relações humanas
Também conhecida como Escola das Relações Humanas, essa 
teoria se baseava em três princípios básicos, que contrastavam com 
o modelo vigente até então, chamado de clássico ou mecanicista.
Confira as suas principais características:
1 – O homem não é somente um ser mecânico, pois suas ações 
são muito mais complexas do que as de uma máquina
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
2 – Todo ser humano tem seu comportamento direcionado pelo 
sistema social, em conjunto com as suas necessidades biológicas
3 – As pessoas precisam de alguns elementos fundamentais 
para viver, tais como: carinho, aprovação social, influência, prote-
ção e autorrealização.
• Como surgiu a teoria das relações humanas?
A teoria das relações humanas surgiu no período entre o final
da década de 1920 e início da década de 1930, nos Estado Unidos.
Na época, o país vivia a chamada Grande Depressão, que cul-
minou com a queda da Bolsa de Valores de Nova Iorque, em 1929.
O movimento, então, aparece como uma tentativa de encon-
trar respostas para os problemas econômicos vividos no país.
Soluções que até então eram inquestionáveis passaram a ser 
problematizadas.
Tudo o que os empresários e a população em geral queriam 
naquele momento era se reerguer como nação.
Justamente por isso, a teoria traz uma nova visão administra-
tiva para as empresas, com o intuito de rever o entendimento do 
capital humano dentro das organizações.
Experiência de Hawthorne
O grande marco da teoria das relações humanas foi a chamada 
“experiência de Hawthorne”.
Hawthorne é um bairro da cidade de Chicago, onde ficava a 
Western Electric Company, empresa de componentes telefônicos 
na qual foi realizado o primeiro estudo, dividido em quatro etapas e 
conduzido por Elton Mayo e Fritz Roethlisberger.
Os dois professores da Universidade de Harvard foram contra-
tados para analisar a produtividade dos funcionários e a sua relação 
com as condições físicas de trabalho.
Elton Mayo
Elton Mayo é considerado por muitos como o pai da teoria das 
relações humanas.
O pesquisador australiano foi o principal responsável pela me-
todologia da experiência de Hawthorne, assim como pela sua apli-
cação.
– Primeira fase:
Conhecida como estudos de iluminação, essa etapa contava
com dois grupos de funcionárias que realizavam o mesmo tipo de 
atividade, só quem em condições distintas.
Na primeira equipe, a experimental, as colaboradoras deve-
riam desempenhar suas funções com uma exposição variável de 
luz. Ora elas recebiam mais luminosidade, ora menos.
No time dois, o de controle, as trabalhadoras produziam com 
uma exposição constante à luz.
O resultado foi que, em ambos os casos, a eficiência aumentou.
Foi, então, que os pesquisadores procuraram entender o que 
levava a isso.
Depois deaumentar, diminuir e deixar os dois grupos em uma 
exposição contínua de luz, a conclusão foi de que a melhora no de-
sempenho se dava mais por um fator psicológico do que algo fisio-
lógico.
Ou seja, as mulheres se viam mais pressionadas a produzirem, 
muito em função da pressão colocada sobre elas do que propria-
mente por uma mudança drástica causada pela luz.
Por isso, os resultados encontrados nessa primeira fase foram 
deixados à margem do experimento.
– Segunda fase:
A segunda fase também era composta por dois grupos.
Um deles era formado por seis moças, sendo que cinco delas
realizavam o trabalho de montar as relés – parte dos aparelhos te-
lefônicos – e a outra era responsável por prestar ajuda a elas, alcan-
çando ferramentas para abastecer o trabalho. Esse era o chamado 
time experimental.
O outro grupo era formado por apenas cinco funcionárias e um 
contador, que contabilizava o número de peças produzidas. Essa era 
a equipe de controle.
O estudo foi dividido em 12 períodos e identificou que o time 
experimental produziu melhor, pois a supervisão era mais branda 
e não havia aquela cobrança induzida pelo instrumento que fazia a 
quantificação do trabalho.
No cenário um, o ambiente mais amistoso possibilitava um cli-
ma mais descontraído, no qual as colegas passaram a ficar amigas e 
a construir uma boa relação fora dali.
Isso sem falar nos sentimentos de colaboração e de empatia, 
também bastante reforçados.
Era o oposto do encontrado no grupo de controle, no qual a 
competitividade imperava e o individualismo tomava conta.
– Terceira fase:
Nesse momento, as questões físicas começaram a ser deixadas
um pouco de lado para dar mais atenção ao emocional e às relações 
interpessoais no trabalho.
Foi quando iniciou o programa de entrevistas, que tinha como 
objetivo ouvir as opiniões dos funcionários a respeito de suas atri-
buições.
O objetivo era entender como eles se sentiam ao realizar deter-
minadas atividades e também como mudanças dentro da empresa 
poderiam ser conduzidas e em quais aspectos.
No início, essas conversas eram dirigidas: o entrevistador con-
duzia o bate-papo conforme desejava.
No entanto, com o passar do tempo, os diálogos se tornaram 
mais livres e os colaboradores podiam abrir o coração e falar aber-
tamente sobre os seus anseios.
Durante as entrevistas, foi descoberta uma organização com-
posta pelos operários, algo informal, mas muito sério, que servia 
como uma rede de apoio para que a classe se protegesse dos even-
tuais desmandos das chefias.
– Quarta fase:
A quarta e última fase se propôs, justamente, a entender um
pouco mais sobre esse movimento iniciado pelos empregados.
A ideia foi de apresentar uma alternativa que poderia ser van-
tajosa para todos os funcionários: que tal oferecer aumento às 
equipes caso houvesse um crescimento geral da produção?
De pronto, a maioria aceitou e o que se observou foi um senti-
mento de solidariedade total.
Cada trabalhador ajudava o outro, a fim de que todos conse-
guissem cumprir suas metas e, assim, aumentassem os seus salá-
rios ao final do mês.
Foi criada uma uniformidade de comportamento, de modo que 
todos tinham que produzir em um determinado ritmo, com um ní-
vel de exigência que pudesse ser acompanhado pelos demais.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Conclusão da experiência
A experiência de Hawthorne não trouxe só uma, mas inúmeras 
conclusões, que serviram como verdadeiras bandeiras para a teoria 
das relações humanas.
Nos próximos tópicos, vamos trazer detalhes sobre elas.
– Produtividade e interação social
Diferentemente do que defendiam as teorias clássicas, que
entendiam que o desempenho profissional estava baseado única e 
exclusivamente em questões fisiológicas e físicas, a escola das rela-
ções humanas trouxe o contraponto, que relacionava produtividade 
e interação social.
Ou seja, quanto mais uma equipe trabalhar em sintonia, me-
lhores vão ser os resultados alcançados.
– A influência do grupo no pensamento individual
A reação dos trabalhadores não acontece de forma isolada,
mas sim como membros de uma coletividade.
Isso fica evidente ao observar a maneira como todos procuram 
se adequar a determinados padrões e evitar punições por não se-
guirem uma diretriz aceita pelo grande grupo.
– O reconhecimento além do monetário
Receber um aumento é importante, é claro. Mas o que a teo-
ria das relações humanas busca mostrar é que o trabalhador busca 
uma aprovação social, mais do que qualquer reajuste salarial. Ele 
também deseja participar das atividades em grupo com maior re-
presentatividade e da criação de outras estruturas organizacionais.
Quem foi que disse que a única estrutura possível dentro de 
uma empresa é a tradicional, aquela montada pelos gestores?
A teoria das relações humanas mostrou o contrário, com os 
próprios operários montando o seu próprio grupo classista.
– A especialização e a troca de funções
A especialização não era vista como uma forma de tornar uma
empresa mais eficaz. Na verdade, a busca por mais capacitação era 
a oportunidade que os profissionais tinham de se livrar da rotina 
monótona e repetitiva de seus cargos.
Assim, era possível buscar uma promoção e trocar de função 
dentro da organização.
– Foco maior nos sentimentos do trabalhador
A maior conclusão tirada da teoria das relações humanas foi,
sem dúvidas, o aprofundamento do lado social do profissional.
O comportamento teve atenção total dos chamados autores 
humanistas, que viam nos operários gente de carne e osso, que 
também tem anseios, dificuldades e sentimentos irracionais.
– Quais são as críticas à teoria das relações humanas?
Mas como nem tudo são flores, também existem muitas críti-
cas referentes a alguns métodos desenvolvidos pelos pensadores 
da teoria.
Conheça os pontos mais desaprovados dentro da escola das 
relações humanas:
– Negação total de outras teorias
É natural que um pensamento surja para contrapor uma norma
vigente. No entanto, para muitos estudiosos, a teoria das relações 
humanas simplesmente negou todos os preceitos das chamadas 
teorias clássicas e não debateu nem confrontou nenhum posicio-
namento anterior.
– Desvio do principal problema das indústrias
Muitos críticos defendem que a falta de produtividade nas em-
presas ainda não tem uma resposta conclusiva.
Segundo eles, o que a teoria das relações humanas fez foi ma-
quiar o problema, melhorando as relações de trabalho e valorizan-
do o empenho coletivo.
– Visão romântica do trabalhador
Essa objeção vai muito ao encontro do que foi citado no item
anterior.
Os defensores da escola das relações humanas acreditavam 
que um trabalhador feliz teria um desempenho melhor, mas muitos 
argumentam que isso nem sempre representa a realidade.
– Baixo nível de amostragem em seus estudos
Outro ponto bastante criticado é a limitação do campo expe-
rimental. Afinal, como basear um experimento em um grupo tão 
pequeno?
Autores resistentes à teoria defendem que as pesquisas deve-
riam ser aprofundadas para se alcançar resultados mais conclusi-
vos.
Escola das relações humanas e seus teóricos
Como já dito, Elton Mayo é considerado o maior expoente da 
escola das relações humanas. Mas isso não significa dizer que ele é 
o único.
Nomes como o próprio Fritz Roethlisberger, co-autor da expe-
riência de Hawthorne, William Dickson e Idalberto Chiavenato tam-
bém contribuíram com temas relevantes para a área.
Roethlisberger e Dickson
Juntos, os pesquisadores lançaram em 1939 a obra “Manage-
ment and the worker”, na qual analisaram um grupo de emprega-
dos trabalhando.
Entre outros elementos, o livro trouxe contribuições importan-
tes para a corrente teórica, enfatizando, por exemplo, que costu-
mes e códigos de comportamento eram mais importantes do que 
incentivos financeiros.
Além disso, os autores abordaram o desenvolvimento natural 
da liderança. Segundo eles, essa é uma habilidade inata, mas que 
pode ser aprimorada.
Em outras palavras, você pode se tornar o líder que tanto de-
seja ser.Ainda de acordo com Roethlisberger e Dickson, todas as pes-
soas têm necessidades sociais, que são tão importantes quanto às 
físicas.
Em outras palavras, o lado técnico e humano estão intimamen-
te ligados e, para a compreensão total de um trabalhador, precisam 
ser analisados em conjunto.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Chiavenato
Idalberto Chiavenato é um pensador contemporâneo da teoria 
das relações humanas.
O escritor brasileiro tem diversos livros publicados nas áreas de 
administração de empresas e de recursos humanos.
Com algumas adaptações para a realidade atual em relação ao 
texto original da Escola, como a correlação da satisfação profissio-
nal e os índices de turnover, por exemplo, Chiavenato é visto como 
um dos maiores pensadores dos processos administrativos corpo-
rativos no mundo.
Qual a importância da teoria das relações humanas para as 
empresas?
Criada há quase um século, a teoria das relações humanas ain-
da é bastante atual e tem diversos pontos que podem ser explora-
dos nos dias de hoje.
A importância de olhar e valorizar o colaborador
Um dos principais ensinamentos da teoria que pode ser trazido 
para a atualidade é o de que o colaborador é parte fundamental do 
desempenho da empresa e que, como tal, precisa ser valorizado. 
Por isso, enfatizar questões sociais e humanísticas defendidas pela 
teoria é algo que deve ser feito, mesmo 90 anos depois.
Valorizar esse profissional significa dar todas as condições para 
que ele desempenhe o seu papel da melhor maneira possível, além 
de recompensar sua atuação acima da média.
Escutar o que ele tem a dizer, suas principais necessidades e 
suas inseguranças, é um meio de oferecer esse suporte, assim como 
dar feedbacks constantes.
Como medir o desempenho do colaborador?
Garantir a valorização do seus funcionários é certeza de uma 
produtividade mais elevada e com qualidade.
Mas como se certificar de que esse desempenho é, de fato, 
aquele esperado?
Quanto a isso, você pode ficar tranquilo. Existem formas de 
mensurar a performance do seus colaboradores.
Resolução de situações com a avaliação de desempenho
Com os Key Performance Indicators (KPIs), popularmente co-
nhecidos como indicadores de performance, é possível recolher da-
dos confiáveis para basear uma avaliação de desempenho.
Existem diferentes tipos, capazes de avaliar questões como 
produtividade, eficácia e vendas, por exemplo.
Basta escolher as melhores opções para o seu caso e manter 
um acompanhamento contínuo.
Teoria das relações humanas e o ciclo motivacional
A partir dos estudos propostos pela teoria das relações huma-
nas, outros elementos comportamentais dos profissionais começa-
ram a ser analisados.
A motivação foi um deles, entendendo que um indivíduo moti-
vado tem maior propensão a atingir um objetivo pré-determinado 
do que aquele que já não tem perspectivas.
Em um primeiro momento, isso parece uma dedução lógica, 
mas foi fazendo com que cada vez mais e mais empresas se preo-
cupassem em manter seus colaboradores dispostos e comprome-
tidos, inclusive a partir de incentivos e melhorias na qualidade do 
ambiente organizacional.13
13 Fonte: www.administradores.com.br/www.rhportal.com.br/www.
NOÇÕES DE CIDADANIA E RELAÇÕES PÚBLICAS
Ser cidadão é respeitar e participar das decisões da sociedade 
para melhorar suas vidas e a de outras pessoas. Ser cidadão é nunca 
se esquecer das pessoas que mais necessitam. A cidadania deve ser 
divulgada através de instituições de ensino e meios de comunicação 
para o bem estar e desenvolvimento da nação.
A cidadania consiste desde o gesto de não jogar papel na rua, 
não pichar os muros, respeitar os sinais e placas, respeitar os mais 
velhos (assim como todas às outras pessoas), não destruir telefo-
nes públicos, saber dizer obrigado, desculpe, por favor e bom dia 
quando necessário... até saber lidar com o abandono e a exclusão 
das pessoas necessitadas, o direito das crianças carentes e outros 
grandes problemas que enfrentamos em nosso país.
“A revolta é o último dos direitos a que deve um povo livre para 
garantir os interesses coletivos: mas é também o mais imperioso 
dos deveres impostos aos cidadãos.” (Juarez Távora - Militar e polí-
tico brasileiro).
Consciência ecológica é uma expressão, exaustivamente utiliza-
da na bibliografia especializada, de anos recentes, sem uma preo-
cupação da maioria dos autores de precisarem a que, exatamente, 
estão se referindo. A noção focalizada se contextualiza, historica-
mente, no período pós Segunda Guerra Mundial, quando setores 
da sociedade ocidental industrializada passam a expressar reação 
aos impactos destrutivos produzidos pelo desenvolvimento tecno-
científica e urbano industrial sobre o ambiente natural e construí-
do. Representa o despertar de uma compreensão e sensibilidade 
novas da degradação do meio ambiente e das consequências desse 
processo para a qualidade da vida humana e para o futuro da es-
pécie como um todo. Expressa a compreensão de que a presente 
crise ecológica articula fenômenos naturais e sociais e, mais que 
isso, privilegia as razões político-sociais da crise relativamente aos 
motivos biológicos e/ou técnicos. Isto porque entende que a degra-
dação ambiental é, na verdade, consequência de um modelo, de 
organização político-social e de desenvolvimento econômico, que 
estabelece prioridades e define o que a sociedade deve produzir, 
como deve produzir e como será distribuído o produto social. Isto 
implica no estabelecimento de um determinado padrão tecnológico 
e de uso dos recursos naturais, associados a uma forma específi-
ca de organização do trabalho e de apropriação das riquezas so-
cialmente produzidas. Comporta, portanto, interesses divergentes 
entre os vários grupos sociais, dentre os quais aqueles em posição 
hegemônica decidem os rumos sociais e os impõe ao restante da 
sociedade. Assim, os impactos ecológicos e os desequilíbrios sobre 
os ciclos biogeoquímicos são decorrentes de decisões políticas e 
econômicas previamente tomadas. A solução para tais problemas, 
por conseguinte, exige mudanças nas estruturas de poder e de pro-
dução e não medidas superficiais e paliativas sobre seus efeitos. 
Essa consciência ecológica, que se manifesta, principalmente, como 
compreensão intelectual de uma realidade, desencadeia e materia-
liza ações e sentimentos que atingem, em última instância, as rela-
ções sociais e as relações dos homens com a natureza abrangente. 
Isso quer dizer que a consciência ecológica não se esgota enquanto 
ideia ou teoria, dada sua capacidade de elaborar comportamentos 
ibccoaching.com.br/www.sbcoaching.com.br/www.administradores.
com.br . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
e inspirar valores e sentimentos relacionados com o tema. Significa, 
também, uma nova forma de ver e compreender as relações entre 
os homens e destes com seu ambiente, de constatar a indivisibili-
dade entre sociedade e natureza e de perceber a indispensabilida-
de desta para a vida humana. Aponta, ainda, para a busca de um 
novo relacionamento com os ecossistemas naturais que ultrapasse 
a perspectiva individualista, antropocêntrica e utilitária que, histo-
ricamente, tem caracterizado a cultura e civilização modernas oci-
dentais.(Leis, 1992; Unger, 1992; Mansholt, 1973;
Boff, 1995; Morin, 1975).
Para Morin, um dos autores que mais avança no esforço de de-
finir o fenômeno:
“(...) a consciência ecológica é historicamente uma maneira ra-
dicalmente nova de apresentar os problemas de insalubridade, no-
cividade e de poluição, até então julgados excêntricos, com relação 
aos ‘verdadeiros’ temas políticos; esta tendência se torna um proje-
to político global , já que ela critica e rejeita, tanto os fundamentos 
do humanismo ocidental, quanto os princípios do crescimento e do 
desenvolvimento que propulsam a civilização tecnocrática.” (Morin, 
1975)
Sinaliza-se, assim, algumas referênciaspreliminares que indi-
cam o significado aqui atribuído à expressão consciência ecológica.
A participação e o exercício da cidadania, com empenho e 
responsabilidade, são fundamentais na construção de uma nova 
sociedade, mais justa e em harmonia com o ambiente. Para isto, 
é urgente descobrir novas formas de organizar as relações entre 
sociedade e natureza, e também um novo estilo de vida que res- 
peite todas as criaturas que, segundo São Francisco de Assis, são 
nossas irmãs. Queremos contribuir para melhorar a qualidade de 
vida através da construção de um ambiente saudável, que possa 
ser desfrutado por nossa geração e também pelas futuras. Vivemos 
hoje sob a hegemonia de um modelo de desenvolvimento baseado 
em relações econômicas que privilegiam o mercado, que usa a na-
tureza e os seres humanos como recursos e fonte de renda. Contra 
este modelo injusto e excludente afirmamos que todos os seres, 
animados ou inanimados, possuem um valor existencial intrínseco 
que transcende valores utilitários.
Por isso, a todos deve ser garantida a vida, a preservação e a 
continuidade. O ser humano tem a missão de administrar respon-
savelmente o ambiente natural, não dominá-lo e destruí-lo com sua 
sede insaciável de possuir e de consumir. Apesar de o quadro ecoló-
gico ser extremamente inquietante, existem cada vez mais pessoas 
e entidades que têm a consciência de que uma mudança é neces-
sária, e possível.
Relações Públicas 
Têm a ver com conscientização, educação, cultura, comporta-
mento, sustentabilidade, RELACIONAMENTOS. E quando se fala em 
relacionamentos, incluem-se aí as relações de cidadania, de pes-
soas e grupos de pessoas com órgãos governamentais, com empre-
sas de todo tipo e de todos os setores, de funcionários com chefias 
e de chefias com funcionários, de organizações com comunidades.
As relações públicas têm a competência de saber ouvir e falar 
a linguagem de cada público e, desta forma, buscar a aproximação 
entre os interessados para que possam resolver questões insatis-
fatórias. É, entre tantas outras coisas, profissão mediadora entre o 
cidadão e o Estado, buscando aparar arestas, atender necessidades, 
harmonizar interesses e, também, educar ambos os lados prestan-
do informações, promovendo campanhas de conscientização, nive-
lando conhecimento, estabelecendo diálogo.
Não estou dizendo que é fácil. Se fosse, não seria preciso um 
curso superior de quatro anos para aprender teorias e técnicas, nem 
muitos e muitos anos de prática para antecipar necessidades, saber 
o momento certo de agir, com quais recursos, quem são os contatos
certos e como abordá-los. Sem falar que é preciso experiência e ma-
turidade para saber lidar com diferentes tipos de pessoas, saber ser
suave ou firme na forma de agir, conforme a circunstância.
O PAPEL DAS RELAÇÕES PÚBLICAS NA CIDADANIA
Partindo da premissa que só com a cidadania haverá o desen-
volvimento social em qualquer campo do direito à vida: econômi-
co, social e cultural, assim, um profissional de relações públicas é o 
responsável por “quebrar os paradigmas” sociais, usando inúmeras 
ferramentas que estão ao seu alcance. A comunicação perpassa por 
estratégias com o intuito de problematizar a realidade dos públicos 
envolvidos, visto que tais públicos possuem suas singularidades, 
havendo também uma interação no processo de relacionamento 
social.
A base para a construção da metodologia teórica das relações 
públicas situa-se no funcionalismo e positivismo.
Assim, Comte decorre sobre o positivismo defendendo a uni-
dade das ciências propondo uma hierarquia entre elas. Ou seja, o 
positivismo defende a premissa de que as ciências sociais precisam 
passar por uma análise sob a perspectiva dos padrões matemáticos.
Em relação ao conceito de funcionalismo, a definição é expres-
sa como: “[...] a essência do funcionalismo é sua forma de ver a so-
ciedade como um todo organizado, em que as partes existem para 
satisfazê-lo, legitimá-lo” (KUNSCH; KUNSCH 2007, p. 123). A lógica 
do funcionalismo consiste em olhar a sociedade como um local em 
que há partes interdependentes no processo de convergência da 
sociedade em geral. Cabe aqui colocar um exemplo para melhor 
entendimento: o funcionalismo ocorre parecido com uma empresa, 
onde os setores que compões a organização ajudam para que ela, 
em geral, funcione positivamente.
Após ser visto as premissas que perpassam pela a realidade co-
municacional das relações públicas, passaremos agora para a análi-
se dos caminhos come enfoque na participação comunitária.
Para haver desenvolvimento, é necessária que haja alteração 
do capital humano e do capital do social. [...] Combater a pobreza e 
a exclusão social não é transformar pessoas e comunidades em be-
neficiários passivos e permanentes de programas assistenciais, mas 
significa, isto sim, fortalecer as capacidades de pessoas e comuni-
dades de satisfazer necessidades, resolver problemas e melhorar 
sua qualidade de vida (PERUZZO, 2002, p.253, FRANCO, 2002, apud 
KUNSCH; KUNSCH, 2007, p. 85).
A priori, devemos nos atentar para qual desenvolvimento esta-
mos falando aqui.
É certo que a palavra em questão nos remete a progresso, 
avanço e afins, porém o avanço que faz parte do pacto pela cida-
dania tem que ser a satisfação do coletivo. O desenvolvimento dito 
aqui é entender as necessidades das comunidades com suas sin-
gularidades e se apropriar de estratégias capazes de tornar a vida 
do indivíduo mais satisfatória. Ou seja, fornecer ferramentas que 
sejam o alicerce para a eficiência individual.
O papel das relações públicas neste contexto é deveras enri-
quecedor, pois ele é o responsável por compreender as necessida-
des das demandas sociais e, assim, buscar reivindicações visando 
fomentar a cidadania. As relações públicas comunitárias atuam em 
diferentes contextos, como exemplo, trazemos o aspecto informa-
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
cional e o educacional. O segundo termo nos remete a um papel 
de produção de autoconhecimento entre os indivíduos da comu-
nidade.
Porém, para que toda a teoria comunicacional se torne uma 
prática de sucesso, as ações traçadas pelo profissional têm muito a 
ver com o tipo de comunicação usado para tal. Deve ser considera-
da, sobretudo, a evolução dos instrumentos da contemporaneidade 
que contribuem para um feedback maior entre os públicos envolvi-
dos. Assim, o que o profissional fala, como fala e por onde fala, in-
fluencia o processo de interação entre a organização e seu público, 
a opinião pública e toda a sociedade.
Ademais, a autenticidade do profissional em relações públicas 
comunitárias é muito mais que trabalhar para a comunidade, por 
meio de ações. É atuar de maneira interativa, articulando e incen-
tivando os indivíduos em seus diferentes contextos. Deve ser dito 
que o relações públicas atua dentro da comunidade e em função 
dela.
A atribuição do papel de um relações públicas em prol de co-
munidade vem atender as demandas sociais, pois o estado mos-
trou-se incapaz de deter de estratégias nesse segmento. Nesta 
perspectiva, temos:
[...] Criou-se um espaço para um crescimento enorme de fun-
dações, organizações não-governamentais e movimentos da socie-
dade civil.
Além disso, as ações de responsabilidade social desenvolvidas 
pelas empresas privadas já não são uma tendência, mas uma rea-
lidade em curso. Com esse novo cenário, o planejamento voltado 
para as políticas sociais e para os processos comunicacionais tem 
passado por muitas mudanças e exige a adoção de novos paradig-
mas e novas metodologias (KUNSCH; KUNSCH, 2007, p.230).
Com base nesta citação temos a resposta para a pergunta “por 
que o papel das relações públicas é tão importante no contexto so-
cial?”. É possível dizer também em novas formas de planejamen-
to, dado a necessidade de promoção de bem-estar, redefinição da 
missão e visão, além do advento de novas formas de planejar as 
múltiplas ações estratégicas.
Em relação à tática para fomentar uma estratégia de relacio-
namento positivacom a comunidade, devemos dizer que não pode 
se atentar a uma estratégia de marketing, ela deve fazer parte da 
cultura da instituição, por esse motivo é importante que os valores 
estejam definidos. Dessa forma, o diálogo a ser estabelecido entre 
organização e público, frisará a responsabilidade social e filosofia 
inerentes à organização em questão.
Ademais, para que as ações se tornem uma prática vivencia-
da por todos os que necessitam, é essencial, antes de tudo, fazer 
um planejamento de ações, e quanto a isso é preciso o desenvolvi-
mento de duas questões. Em primeira instância é preciso fazer um 
levantamento de dados com o intuito de conhecer e mensurar a 
real situação dos públicos e identificar também quem são os líderes 
políticos responsáveis por essa questão.
Após ter todos os dados referenciais é feito o planejamento 
propriamente dito.
Neste segundo momento, serão traçadas as possíveis soluções. 
Posteriormente ao plano, é feita a execução da estratégia. Serão atrela-
dos os aspectos estratégicos, as pesquisas de opinião, o plano de ação e a 
execução visando dispor de uma comunicação efetiva para a transforma-
ção social. A mídia também se faz necessária no que tange a divulgação 
das informações necessárias, por isso, é essencial uma relação positiva 
entre organização e os diferentes veículos da comunicação.
COMUNICAÇÃO
A comunicação empresarial passa por mudanças profundas. 
Com globalização, aumentaram as exigências de velocidade e pro-
dutividade e, por essa razão, hoje, todos os empregados de uma 
empresa devem ser bons comunicadores.
- A partir de 1980, quando a disputa no mercado comercial
acirrou-se, as empresas criaram um diferencial, sobretudo no que 
se refere ao estilo da linguagem. Assim iniciou -se um processo de 
modernização e racionalização da redação comercial ou oficial.
- A qualidade das relações humanas é um ponto crucial de so-
brevivência nos negócios. As lideranças perdem força quando os 
empregados se comunicam de forma confusa e imprecisa, o que 
gera prejuízo e retrabalho.
- Assim, o redator deve ser preparado para redigir consideran-
do os pormenores da linguagem empresarial. Ao desenvolver bem 
tal procedimento, o funcionário ajuda a criar uma imagem positiva 
da empresa.
ENTENDENDO O TEXTO EMPRESARIAL NO CONTEXTO CON-
TEMPORÂNEO
Para iniciarmos nosso estudo, vamos refletir um pouco sobre a 
seguinte questão:
Por que as organizações devem modernizar seu estilo e sua lin-
guagem?
Alguém pode argumentar que um texto mal escrito não repre-
senta perda financeira substancial para uma empresa. Entretanto, 
vejamos o que pode ocorrer quando circulam documentos desse 
tipo:
- Memorandos, relatórios, atas e cartas comerciais fazem parte
das atividades desenvolvidas dentro de uma empresa e possibilitam 
a formalização e o registro da escrita.
- Elas representam o registro formal das informações que circu-
lam interna ou externamente. O investimento na competência co-
municativa hoje diferencia as empresas modernas das antiquadas, 
pois o interlocutor não dispõe mais de tempo nem vontade para 
decifrar textos mal - elaborados.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
O QUE UM TEXTO MAL - ELABORADO ACARRETA
• Desmotivação pela leitura: embromação afasta os leitores.
• Privilégio da troca oral de informações: se os textos não fo-
rem bons, as pessoas recorrerão à oralidade. Nesse caso, não há 
registros formais, o que torna a comunicação temerária.
• Falta de credibilidade: mensagens mal - elaboradas, ambí-
guas ou obscuras podem comprometer a credibilidade de uma área 
ou de toda a empresa diante de seus clientes.
• Retrabalho e prejuízos: pode ocorrer tanto para o emissor
quanto para o receptor da mensagem. Um zero colocado por distra-
ção pode ser fatal. Uma vírgula muda tudo. Um memorando escrito 
de maneira inadequada pode causar falência.
• Conflitos internos constantes: falta de clareza gera inseguran-
ça e interpretações equívocas e perigosos erros de comunicação, o 
que pode levar à desagregação –algo contrário à sinergia positiva 
necessária ao sucesso de qualquer ambiente profissional.
• Ineficiência para novos negócios: o poder de persuasão de
um texto é seriamente comprometido pela ocorrência de equívo-
cos, o que pode resultar em perdas de lucratividade.
AS VIRTUDES E OS VÍCIOS DO ESTILO EMPRESARIAL
Veremos, a partir de agora as virtudes e os vícios do estilo em-
presarial para que você melhore sua comunicabilidade no ambiente 
profissional.
A linguagem funciona como um espelho da qualidade dos pro-
dutos ou serviços de uma empresa.
EXEMPLOS DAS VIRTUDES TEXTUAIS
Objetividade
Quando falta objetividade em uma comunicação, a imagem da 
empresa fica violentamente comprometida. Textos confusos fazem 
crer que a organização é antiquada, ultrapassada e incapaz de se 
instalar num mercado altamente competitivo.
O que deve pensar quem emite textos no ambiente empresa-
rial
- O contato direto do leitor com o assunto depende de trabalho
intenso do emissor.
- Simplicidade não é pobreza, mas deputação que permite a
eficácia da comunicação.
- A peça-chave para conquistar objetividade é empatia: focar
no receptor e avaliar seus conhecimentos, dúvidas e expectativas
Concisão
A necessidade de entendimento rápido das mensagens torna o 
texto conciso desejável no contexto profissional.
Na redação empresarial, evite adjetivos, pronomes excessivos, 
advérbios:
Ex:. Ao entardecer de hoje, a mercadoria elegante que os pro-
prietários encomendaram chegou à loja trazida pelos mesmos.
Prefira substantivos e verbos. Valorize a objetividade (dos exa-
tos, números).
Melhor:
Ex:. Os proprietários trouxeram a mercadoria às 17h.
Evite períodos composto por subordinação, principalmente 
longos e intercalados
A redação empresarial não reflete somente a imagem de quem 
a redigiu, mas sim de toda a empresa. A escrita empresarial é cole-
tiva, isto é, você não escreve em seu próprio nome, mas em nome 
da companhia para a qual trabalha e, por isso, deve pensar não em 
“eu”, mas em “nós”. A maioria dos documentos referem-se à em-
presa e exigem respeito aos posicionamentos da companhia diante 
dos fatos relativos à correspondência.
Mesmo na comunicação interna, a exatidão é essencial, pois 
nesse caso, a empresa está interagindo verbalmente com seus fun-
cionários. Assim como nos documentos oficiais, o empresarial deve 
primar pela clareza, formalidade, padrão único de apresentação, 
linguagem coerente e correta.
Dentro das normas de correspondências empresariais e oficiais 
se entende como REMETENTE, aquele que envia a mensagem, como 
DESTINATÁRIO, aquele que a recebe; como FORMA, seria o tipo de 
correspondência (carta, ofício, circular, memorando, bilhete, etc.) e 
em qual linguagem, FORMAL OU INFORMAL, ela foi escrita.
Para cada um desses elementos, a redação possui normas téc-
nicas de criação, confecção, apresentação, formatação, conteúdo e 
linguagem. Toda Redação Empresarial ou Oficial deve ser produzida 
dentro de normas específicas (uma para cada tipo de documento), 
criadas pela Associação Brasileira de
Normas Técnicas (ABNT) e, também, pelo Governo Federal, 
com o Manual de Redação Oficial. O conteúdo deve seguir o rigor 
da língua culta e pátria, bem como, estrutura textual rígida e pré-
-formatada.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Entretanto, com o avanço da tecnologia e, sua consequente 
popularização, essa rigidez vem aos poucos definhando e dando 
lugar a documentos bem escritos, porém, com menor formalidade. 
O uso do correio eletrônico (e-mail) é um bom exemplo disso, mas 
mesmo esses documentos possuem algum tipo de apresentação e 
formalidade básicas.
Quanto ao uso da linguagem escrita informal dentro do am-
biente profissional, não existem regras específicas, tudo irá se resu-
mir a diferentes graus subjetivos de afetividade, parceria, amizade, 
criatividade.
Coerência e unidade
AVALIAÇÃO DA MENSAGEM:
O que o receptor desse informativo pensará dessa comunica-
ção? Será que ela é eficaz?
Já fizemosde uma organização infor-
mal, pois há confiança entre os membros. Além disso, não existem 
regras e regulamentos rígidos dentro das organizações informais; 
regras e regulamentos são responsivos e adaptáveis às mudanças.
Ambos os conceitos de organização estão inter-relacionados. 
Existem muitas organizações informais dentro de organizações for-
mais, portanto, eles são mutuamente exclusivos.
• Cultura organizacional
A cultura organizacional é responsável por reunir os hábitos,
comportamentos, crenças, valores éticos e morais e as políticas in-
ternas e externas da organização.
— Direção
Direção essencialmente como uma função humana, apêndice 
de psicologia organizacional. Recrutar e ajustar os esforços para que 
os indivíduos consigam alcançar os resultados pretendidos pela or-
ganização.
Direção = Rota – Intensidade = Grau – Persistência = Capacida-
de de sobrevivência (gatilhos da motivação)
• Motivação
“Pode ser entendido como o conjunto de razões, causa e mo-
tivos que são responsáveis pela direção, intensidade e persistência 
do comportamento humano em busca de resultados. ” É o que des-
perta no ser a vontade de alcançar os objetivos pretendidos. Algo 
acontece no indivíduo e ele reage. Estímulos: quanto mais atingível 
parecer o resultado maior a motivação e vice-e-versa.
A (Razão, Causas, Motivos) pode ser: Intrínseca (Interna): do 
próprio ser ou, Extrínseca (Externa): algo que vem do meio.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Porém a motivação é sempre um processo do indivíduo, sem-
pre uma resposta interna aos estímulos.
Liderança
Fenômeno social, depende da relação das pessoas. Aspecto 
ligado a relação dos indivíduos. Capacidade de exercer liderança 
– influência: fazer com que as pessoas façam aquilo que elas não
fariam sem a presença do líder. Importante utilização do poder para
influenciar o comportamento de outras pessoas, ocorrendo em
uma dada situação.
— Liderança precisa de pessoas.
— Influência: capacidade de fazer com que o indivíduo mude 
de comportamento.
— Poder: que não está relacionado ao cargo, pode ser por via 
informal.
— Situação: em determinadas situações a liderança pode apa-
recer.
Não confunda: Chefia (posição formal) – Autoridade (dada por 
algum aspecto) – Liderança – Poder.
A influência acontece e gera a liderança, o poder é por onde 
essa influência acontece. Esse poder pode ser formal ou informal.
Segundo Max Weber: “Poder é a capacidade de algo ou alguém 
fazer com que um indivíduo ou algo, faça alguma coisa, mesmo que 
este ofereça resistência. ” – Exemplo: votação, alistamento militar 
para homens.
— Poderes formais são aqueles que estão relacionados ao car-
go e ficam no cargo independente de quem o ocupe. Já poderes 
informais são aqueles que ficam com a pessoa, independente do 
cargo que o indivíduo ocupe.
— Autoridade: Direito formal e legítimo, que algo ou alguém 
tem, para te dar ordens, alocar recursos, tomar decisões e de con-
duzir ações.
— Dilema chefia e liderança: Chefe é aquele que toma ações 
baseadas em seu cargo, onde sofre a influência dos poderes for-
mais. E o líder é aquele que toma as decisões, recebe e consegue 
liderar os indivíduos, através de seu poder informal, independente 
do cargo que ocupe.
Conceito de Poder, segundo o Dilema chefia e liderança é o que 
consegue agrupar os dois distintos tipos de poder, os poderes for-
mais e informais.
• Tipos de Liderança:
Transacional: Baseada na troca. Liderança tradicional, incenti-
vos materiais. Funciona bem em ambientes estáveis, pois líderes e 
liderados precisam estar “satisfeitos” com o negócio em si.
Transformacional: Baseada na mudança. Liderança atual: Ins-
pira seus subordinados. Quando construída, gera resultados acima 
da transacional, já que os subordinados alcançam uma posição de 
agentes de mudança e inovação.
• Comunicação
É a ligação entre a liderança e a motivação. Para motivar é ne-
cessário comunicar-se bem. A comunicação é essencial para o todo 
dentro da organização. A organização que possui uma boa comuni-
cação, tende a ser valorizada pelos indivíduos, consequentemente 
gera melhores resultados.
A comunicação organizacional eficiente é fundamental para o 
êxito na organização. Caso a comunicação seja deficiente, acarreta-
rá um grau de incompreensão no ambiente organizacional, dificul-
tando a organização de atingir seus objetivos.
Através da comunicação a organização, bem como sua lideran-
ça, obtém maior engajamento de seus colaboradores de forma mais 
efetiva.
A comunicação interna tem como objetivo manter os indiví-
duos informados quanto as diretrizes, filosofia, cultura, valores e 
resultados obtidos pela organização. Agregando valor e tornando a 
organização competitiva no mercado.
• Descentralização e delegação
Centralização ocorre quando uma organização decide que a
maioria das decisões deve ser tomadas pelos ocupantes dos car-
gos no topo somente. Descentralização ocorre quando o contrário 
acontece, ou seja, quando a autoridade para tomar as decisões está 
dispersa pela empresa, na base, através dos diversos setores.
Delegação é o processo usado para transferir autoridade e res-
ponsabilidade para os membros organizacionais em níveis hierár-
quicos inferiores.
— Controle
Segundo Djalma de Oliveira:
“Controle é uma função do processo administrativo que, me-
diante a comparação com padrões previamente estabelecidos, pro-
cura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a 
finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que 
possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em fun-
ções do processo administrativo, para assegurar que os resultados 
satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos. ”
Segundo Robbins e Coulter:
“O processo de monitorar as atividades de forma a assegurar 
que elas estejam sendo realizadas conforme o planejado e corrigir 
quaisquer desvios significativos. ”
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Segundo Maximiano:
“Consiste em fazer comparação e tomar a decisão de confirmar 
ou modificar os objetivos e os recursos empregados em sua reali-
zação. ”
No processo administrativo o controle aparece como a etapa 
final, porém, o controle acontece durante todas as fases do proces-
so, é contínua.
• Objetivo:
— Identificar os problemas, falhas, erros e desvios.
— Fazer com que os resultados obtidos estejam próximos dos
resultados esperados.
— Fazer com que a organização trabalhe de forma mais ade-
quada.
— Proporcionar informações gerenciais periódicas.
— Redefinir e retroalimentar os objetivos (feedback).
• Características
- Monitorar e avaliar ações.
- Verificar desvios (positivos e negativos)
- Promover mudanças (correção e aprimoramento)
• Tipos, vantagens e desvantagens.
— Preventivo (ex-ante): Controle proativo. Objetiva prevenir,
evitar e identificar possíveis problemas, antes que eles aconteçam.
— Simultâneo: Controle reativo. Acontece durante a execução 
das tarefas. Controle estatístico da produção, verificar as margens 
de erro de produção. Avaliação, monitoramento.
— Posterior (ex-post): Controle reativo. Inspeção no final do 
processo produtivo se avalia o resultado dado. Acontece após.
• Sistema de medição de desempenho organizacional
Faz parte das etapas do Processo de Controle os sistemas de
medição de desempenho, onde pode-se:
— Estabelecer padrões: definição de objetivos, metas e desem-
penho esperado.
— Monitorar desempenho: acompanhar, coletar informação, 
andar simultaneamente ao processo. Determinar o que medir, 
como medir e quando medir.
— Comparação com o padrão: análise dos resultados reais em 
comparação com o objetivo previamente estabelecido.
— Medidas Corretivas: tomar as decisões que levem a orga-
nização a atingir os resultados desejados. Caminhos: Não mudar 
nada. Corrigir desempenho. Alterar padrões.
CULTURA ORGANIZACIONAL
– Cultura organizacional
Durante muito tempo o foco das organizações estava voltado
na satisfação do consumidor final, também chamado de cliente 
externo, váriosuma leitura crítica e você deve, agora, tentar identi-
ficar os erros apontados abaixo no texto.
- Existe uma confusão de assuntos nesse texto.
- O tom é, por vezes, agressivo, outras vezes cordial, não há
harmonia de tom na mensagem.
- O objetivo principal está perdido em meio a informações me-
nos relevantes e urgentes.
- A sequência das frases é incoerente e o texto poderia ser re-
duzido sem perda de conteúdo ou dividido em três mensagens me-
nores e autônomas.
- Do ponto de vista da estrutura o texto “vai e volta” nos assun-
tos, sem ordem e sem progressão.
- A linguagem está carregada de expressões antigas e chavões
desnecessários.
- Os conectivos são antiquados e mal colocados.
- Os parágrafos misturam assuntos diferentes.
- Quais os documentos devem ser levados?
- Deve confirmar a presença no jantar apenas se for levar acom-
panhante?
- O fecho é antiquado.
- Apresenta gerundismo (vão estar sendo isentos).
LINGUAGEM FORMAL
Quanto ao uso da linguagem escrita formal dentro do ambiente 
profissional, não existem regras específicas, tudo irá se resumir a 
diferentes graus subjetivos de afetividade, parceria, amizade, cria-
tividade. Acima de tudo, a linguagem será usada conforme forem 
as regras e o perfil desta e de quem a comanda. Mas, mesmo com 
certa flexibilidade, a linguagem formal (norma culta) é ideal no tex-
to empresarial.
A linguagem formal (norma culta) é ideal no texto empresarial.
Ela previne problemas como:
Ruídos na compreensão
A linguagem informal pode causar confusão, pelo uso de ter-
mos compreendidos apenas por parte dos envolvidos na comunica-
ção (como gírias e regionalismos);
Intimidade excessiva
O que é bom numa carta de amor não funciona na redação 
empresarial. Frases “emocionais” e “desabafos” não cabem no 
contexto profissional. O equilíbrio do emissor é traduzido pelo uso 
objetivo e impessoal da linguagem. Evite adjetivos, apelidos e sub-
jetividade.
- Descrédito
O coloquialismo, que cai bem numa conversa entre amigos,
pode afugentar consumidores mais exigentes. Comunicações for-
mais sugerem seriedade, objetividade e imparcialidade e previnem 
a vagueza e a ambiguidade.
- Má impressão
Linguagem informal pode significar desleixo gramatical, erros e
texto sem planejamento estrutural. Erros gramaticais sugerem que 
a empresa emprega pessoal pouco “escolarizado”.
Quanto à correção gramatical, última virtude do texto empre-
sarial, já dedicamos uma aula a este problema.
VÍCIOS DO TEXTO EMPRESARIAL MODERNO
O emissor de redações empresariais deve evitar:
1 – Verbosidade — o emissor usa estilo erudito e complicado.
2 – Chavões — o emissor emprega expressões gastas, inúteis 
e irritantes.
3 – Coloquialismo/ gírias — o emissor escreve como fala.
4 – Jargão técnico descontextualizado — uso de termos técni-
cos com leigos.
VINTE LEMBRETES PARA O REDATOR DE CARTAS EMPRESA-
RIAIS
1- Trate todos os clientes com a máxima cortesia.
2- Responda sem demora às cartas recebidas.
3- Antes de escrever, reúna todos os dados necessários.
4- Vá diretamente ao assunto, pois os clientes são pessoas ocu-
padas.
5- Seja claro e conciso, pois assim economizará o tempo do
cliente e o seu próprio.
6- Quando tiver de redigir, evite o nervosismo e a preocupação;
sem serenidade, é difícil reunir ideias apropriadas.
7- Seja original: evite as expressões rotineiras, vagas e confu-
sas.
8- Não empregue gíria: não convém ser “natural” demais! Tam-
bém não use, desnecessariamente, termos técnicos. Afinal, por que 
complicar?
9- Mostre simpatia e compreensão: evite controvérsias e os
antagonismos.
10- Não se gabe por estar sempre com a razão: você também
pode equivocar-se.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
11- Se for preciso apresentar queixas, evite o tom ofensivo, que
pode resultar em reações indesejáveis e prejudiciais. “Não se apa-
nham moscas com vinagre”, diz o ditado.
12- Em vez de censurar, peça explicações.
13- Consulte seguidamente o dicionário, para certificar-se de
que as palavras têm efetivamente o significado que você lhes atri-
bui.
14- Use, de preferência, a voz ativa: ela é mais direta, mais efi-
caz, mais vigorosa.
15- Examine cópias de cartas suas e de outros e procure encon-
trar-lhes uma redação melhor.
16- Escreva para expressar-se, não para impressionar.
17- Não faça borrões nem rasuras, que enfeiam a carta e de-
põem contra a organização.
18- A quem você está escrevendo? Se possível, forme uma
ideia do destinatário. O tom de sua carta pode variar de acordo 
com o relacionamento ou conhecimento que há entre remetente 
e destinatário.
19- Faça com que suas cartas reflitam uma atitude alegre e es-
pírito de cooperação. Mostre que você tem interesse sincero em 
ajudar, pois cativa as pessoas.
20- Lembre-se: uma carta bem redigida assegura bons negó-
cios.
CARTA EMPRESARIAL
Partes da carta empresarial
A carta empresarial consta das seguintes partes básicas: cabe-
çalho, texto e fecho.
NOTA – Alguns dos elementos citados, tanto no cabeçalho 
como no fecho, não aparecem em todas as cartas, tratando-se ape-
nas de componentes eventuais. Nos capítulos respectivos, ver-se-á 
a necessidade ou a utilidade da presença, na carta, de cada um des-
ses elementos.
O cabeçalho da carta empresarial
Como vimos o cabeçalho compreende: o timbre, o índice e o 
número, a data, o endereço, a linha de atenção, a referência ou o 
assunto e o vocativo.
1- TIMBRE
O timbre oferece ao leitor três informações sobre o remetente:
a) quem é; b) o que faz; c) qual é o seu endereço. Contém: o nome
(razão social) da empresa, a especificação do seu ramo de ativida-
des, o endereço completo do estabelecimento, inclusive número de 
telefone e telex, denominação telegráfica, etc. Havendo filiais, su-
cursais, agências, etc., essas indicações também dão dadas.
O timbre requer uma apresentação artística, identificando o 
ramo de negócios e também a personalidade da empresa. Deve ter 
sobriedade e simplicidade, pois o exagero de elementos pode fazer 
com que os fundamentais passem despercebidos.
O timbre não é um catálogo ou um guia telefônico.
Nas cartas de vendas, todavia, admite-se que o timbre apresen-
te ilustrações e mensagens específicas.
Prática mais comum é o uso do logotipo ou um “slogan” de 
especial impacto no timbre.
2- ÍNDICE E NÚMERO
O índice indica o setor ou o departamento especializado que
está expedindo a carta. Serve para o remetente arquivar os papéis, 
e também ao destinatário, que sabe a que setor da empresa diri-
gir-se, em função do assunto. É necessário em grandes empresas, 
quando a correspondência é descentralizada.
Após o índice, aparece o número de ordem da carta. Como essa 
numeração é reiniciada a cada ano, ela é seguida do número indi-
cativo do ano: DC/214-90 ( Carta nº 214, de 1990, expedida pelo 
Departamento de Crédito ). O índice e o número da carta costumam 
ser separados por uma diagonal ( / ). É recomendável separar os 
dois números, o da carta e do ano, por um hífen, o que torna mais 
fácil a leitura do conjunto. O índice e o número da carta são colo-
cados no canto superior esquerdo ou direito do papel, na mesma 
altura da data:
DCM/748-89
Do lado direito, facilita a procura da carta no arquivo, geral-
mente feita pelo respectivo número de ordem: CM/748-89
3 – DATA
É indicação do lugar, dia, mês e ano da expedição: Ex. Penápo-
lis, 23 de maio de 2013.
Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do 
lugar, desde que a carta seja expedida da localidade constante no 
timbre e que este não apresente vários endereços, como de filiais, 
sucursais, etc.
Na correspondência externa, deve-se escrever por extenso o 
nome do mês (e sempre com inicial minúscula, conforme determi-
nam as normas ortográficas); deve-se evitar abreviação dos algaris-
mos indicativos do ano: 89, 90, etc.. O ponto após a data depende 
de se empregar a pontuação aberta ou a fechada, como se verá 
adiante.
4 – ENDEREÇO
Também chamado de endereço interno, compreende o nome 
(pessoa física) ou a razão social (pessoa jurídica) e oendereço 
propriamente dito do destinatário. É colocado junto à margem es-
querda do papel, logo abaixo da posição tradicional do índice e do 
número da carta, devendo ser idêntico ao constante no envelope 
(endereço externo). Ocupa de três a cinco linhas, sempre dispostas 
em bloco, isto é, começando junto à margem esquerda:
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
5- LINHA DE ATENÇÃO
A linha de atenção é empregada quando se deseja que a cor-
respondência seja aberta por determinado funcionário, que deverá 
encarregar-se do assunto exposto. Pode-se indicar o nome da pes-
soa e/ou do departamento a que se deseja encaminhar especifica-
mente a correspondência.
6- REFERÊNCIA / ASSUNTO
A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta.
Esse dado é útil para a pessoa que classifica e arquiva a corres-
pondência, e para quem a recebe, pois, num relance, toma conhe-
cimento do assunto exposto.
Alguns autores fazem distinção entre referência e assunto ou 
objeto. Também há os que empregam a palavra epígrafe como sinô-
nimo de referência. Há certa impropriedade nesse emprego, já que 
os dois termos não são sinônimos. Epígrafe, na linguagem comum, 
significa “título ou frase que serve de um tema a um assunto”; em 
bibliografia, tem o sentido de “sentença ou divisa posta no fron-
tispício ( página de rosto ) de livro, capítulo, princípio de discurso, 
conto, composição poética, etc.”; em técnica de redação legislativa, 
finalmente, epígrafe é a “parte da norma que indica sua natureza ( 
nome ), número e data”: Decreto-Lei nº 2.227, de 16 de janeiro de 
1985.
A referência aparece, tradicionalmente, entre o endereço e o 
vocativo, a igual distância dos dois, junto à margem esquerda ou do 
meio em direção à margem direita, dependendo do estilo de dispo-
sição da carta no papel. A posição do meio em direção à margem 
direita oferece a vantagem da melhor visualização. Pode vir anteci-
pada, ou não, da abreviatura Ref.
7 – VOCATIVO
O vocativo é a saudação de cortesia que se dirige ao destinatá-
rio. Recomenda-se não abreviar qualquer dos termos do vocativo. 
Se for o caso, pode ser seguido do cargo, função ou título profis-
sional:
Senhores: Senhor Gerente: Senhor Professor:
Havendo um relacionamento maior entre o remetente e desti-
natário, o vocativo pode vir antecedido da palavra prezado:
Prezado Senhor: Prezados Senhores:
Ainda um maior grau de intimidade entre remetente e destina-
tário, o vocativo passa a ser individualizado, nominal:
Prezado Senhor Ricardo:
O TEXTO DA CARTA EMPRESARIAL
O texto é a parte central da carta ou corpo e podemos distinguir 
três partes: a introdução, o desenvolvimento e o encerramento.
1- INTRODUÇÃO
Visa a despertar o interesse do leitor e captar sua atenção. Nas
cartas de rotina, é a entrada pura e simples no assunto.
2- DESENVOLVIMENTO
Deve expor ao destinatário o motivo da carta e referir-se a um
só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto 
da mensagem. Se for necessário tratar de diversos assuntos, con-
vém que haja uma certa relação entre eles. Os assuntos devem ser 
expostos em ordem de importância. Separe cada assunto com nú-
meros, títulos e tópicos
Quando os assuntos são muito importantes, é preferível escre-
ver uma carta para cada um, garantindo a atenção devida a cada um 
deles. Também não se deve colocar na mesma carta assuntos que 
devem ser resolvidos em departamentos diferentes. Se for necessá-
rio fazer isso, coloque várias cópias no mesmo envelope. Será mais 
fácil encaminhar as cópias aos setores competentes do que circular 
a mesma carta pelos diversos setores, o que pode causar o extravio 
do documento.
3- ENCERRAMENTO
É o parágrafo que encerra o corpo da carta (pode vir junto com
o fecho de cortesia).
Ele sempre deverá atender a um dos seguintes objetivos:
- levar o leitor a agir, ou
- causar uma boa impressão, caso não se pretenda a ação do
destinatário.
O FECHO DA CARTA EMPRESARIAL
O fecho da carta empresarial compreende a despedida (fór-
mula de cortesia), a assinatura, as iniciais, a indicação de anexos, 
o aviso de cópias, o pós-escrito e o aviso de folha de continuação.
Algumas das partes citadas não aparecem na totalidade das
cartas.
1 – DESPEDIDA ( fórmula de cortesia )
Para finalizar a carta, emprega-se uma fórmula de cortesia de 
acordo com o tom geral da mensagem.
2 – ASSINATURA
A assinatura compõe-se de três elementos: o nome de quem 
assina, seu cargo ou função na empresa digitados e sua assinatura 
propriamente dita.
• Na assinatura, não cabe a anteposição de título profissional
(doutor, engenheiro etc.) ao nome de quem assina. Somente se for 
uma exigência, como nas repartições oficiais, por exemplo, haverá 
exceção a essa norma.
• Não se usa traço para assinatura.
• Se o papel é timbrado, não há necessidade de se colocar o
nome da empresa junto à assinatura.
• Não se usa mais o carimbo na assinatura, exceto em certas
cartas e outros documentos enviados para determinadas reparti-
ções públicas que exigem isso.
• Carta sem assinatura não merece consideração.
• Se duas pessoas assinarem a carta, a diretamente responsá-
vel assina à direita, e a outra à esquerda, dando a entender que a 
chefia avaliza a mensagem com sua assinatura.
• A expressão Visto deve restringir-se às comunicações inter-
nas, pois denota falta de confiança da empresa nos seus prepostos, 
nos diversos escalões.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
3 – INICIAIS
As iniciais servem para identificar quem redigiu ou ditou a carta 
e quem a anotou e/ou digitou. Às vezes indicam mais um terceiro 
elemento: o revisor.
Essas indicações são realmente vantajosas quando, numa em-
presa de grande porte, várias pessoas se ocupam de redigir ou ditar 
e outras de transcrever e/ou datilografar a correspondência, com 
vista a se fixarem às respectivas responsabilidades.
Em primeiro lugar colocam-se as iniciais de quem redigiu ou 
ditou a carta; em seguida, as de quem a transcreveu e/ou datilo-
grafou, separando-as por diagonal (/), por dois pontos (:) ou por 
hífen (-).
Havendo revisor, suas iniciais aparecem por último, separadas 
de forma idêntica:
MT/CT
JL:TB
GMC-FNB
ITK/ETD/NGT
Como se vê, todas as iniciais são maiúsculas, uma vez que sem-
pre se trata de iniciais de nomes próprios, que, pelas normas or-
tográficas vigentes, são maiúsculas. Por se tratar de siglas, não se 
coloca ponto entre as diversas letras.
Se quem assina a carta é o mesmo que a redigiu, não há ne-
cessidade de se registrarem suas iniciais, aparecendo, neste caso, 
apenas as do digitador. No caso, as iniciais do redator são supér-
fluas, uma vez que sua responsabilidade já está caracterizada na 
assinatura.
4 – INDICAÇÃO DE ANEXOS
É frequente a necessidade ou a conveniência de juntar algum 
documento à carta: contrato, recibo, lista de preços, pedido, etc., 
esses anexos devem ser mencionados na carta, em seguida às ini-
ciais ( do redator e do digitador ), junto à margem esquerda:
Anexo: 1 pedido
Anexos: 1 fatura;
2 recibos.
Anexa: 1 ficha de inscrição.
Anexas: 2 faturas;
2 listas de preços.
Note-se que a palavra anexo, por ser adjetivo, concorda em gê-
nero e número com aquilo que se vai anexar.
5 – AVISO DE CÓPIAS
Quando se envia (m) cópia (s) de uma carta à outra (s) pessoa 
(s) ou departamento (s), indica-se o destinatário dessa (s) cópia (s)
abaixo das iniciais de identificação do redator e do digitador. Essa
indicação será precedida da abreviatura C/c ( ou
C. c., menos usual ):
C/c: SPC
C/c: Sr. Mateus ( Departamento de Compras )
C/c: Departamento de Pessoal
C/c: Banco do Brasil ( Agência Central )
Às vezes não se quer que o destinatário da carta tenha conhe-
cimento de envio de cópia (s) a outra (s) pessoa (s) ou entidade 
(s). Nesse caso, a indicação de cópias não figura no original, mas 
somente nas demais vias. A essa forma dá-se o nome de cópia cega 
ou cópia confidencial.
6 – PÓS-ESCRITO
O pós-escrito é o acréscimo de alguma (s) frase (s) a uma carta 
depois de esta ter sido composta no seu formato original.Emprega-se geralmente a abreviatura P. S. ( do latim, “post 
scriptum” ) para indicar essa circunstância.
O pós-escrito, que é colocado ao pé da página, cabe em dois ca-
sos específicos: para cobrir um ponto importante omitido no corpo 
da carta; para dar ênfase a um aspecto importante da mensagem.
Não se deve abusar no emprego do pós-escrito.
Os americanos chegam a usar dois pós-escritos na mesma car-
ta, primeiro abreviado sob forma P. S., e o segundo P. P. S.
Por se tratar de expressão de uso internacional, não se deve 
substituí-la, na correspondência, por outras, como em tempo, etc.
Em tempo (E.T.) serve especificamente para indicar correções, 
alterações, ressalvas ou acréscimos em atas, certidões, etc..
7 – AVISO DE FOLHA DE CONTINUAÇÃO
A maioria das cartas ocupa somente uma folha. Às vezes, no 
entanto, se faz necessária uma segunda folha. Nesse caso, proce-
de-se assim:
RELATÓRIOS
Relatório é um documento que visa expor: ocorrências, situa-
ções e fatos administrativos. Servem para informar acerca de uma 
situação e recomendar providências futuras.
Objetivos comuns:
Recomendar soluções para um problema de negócios;
Examinar e analisar novas oportunidades e iniciativas de novos 
negócios;
Divulgar informações importantes.
Pode ser acompanhado de gráficos, tabelas, mapas e ilustra-
ções.
Características do relatório
- linguagem ordenada por critérios de tempo, espaço, causa e
efeito;
- brevidade;
- objetividade máxima;
- os parágrafos são numerados, exceto o primeiro;
- pode vir como anexo de um ofício.
Defina o objetivo e público:
Descubra quais são as informações necessárias para atingir o 
objetivo definido.
Determine o público-alvo e seu conhecimento prévio sobre o 
tema. Escolha a linguagem compatível. Se for redigido para um lei-
go, deve-se procurar “traduzir” as expressões que possam causar 
dúvidas.
Considerar o destinatário. Para alguns, os argumentos racionais 
e técnicos são prioridade. Outros preocupam-se com estética, deta-
lhes ou linguagem cordial.
PARTES DO RELATÓRIO
Capa
A capa conterá o nome da organização, o título do trabalho, 
setor que elaborou, data e nome do autor.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Título
É desejável que o título não seja vago nem impreciso. É neces-
sário delimitá-lo. Outras exigências são: nome do destinatário, do 
autor, título e data no início do relatório.
Folha de Rosto
A folha de rosto indicará o título do relatório, o autor, a quem 
é dirigido e a data.
Sumário
Contém três colunas: as divisões e subdivisões do relatório; o 
número das páginas e os itens. As partes são ligadas por linhas pon-
tuadas. Deve ser feito depois de terminado o relatório e numeradas 
as folhas ou páginas.
Sinopse
A sinopse é a condensação objetiva do relatório, na qual se in-
dica o tema ou assunto da obra e suas partes principais.
Introdução
Descreva o tema de forma breve
Corpo do texto
Organize o corpo do relatório em diversos itens, seções e sub-
seções, conforme o caso. O objetivo determina a organização da 
mensagem: informativa, persuasiva ou de orientação. Determinado 
o objetivo, é preciso estabelecer o tipo de estrutura narrativa: será
cronológica ou apresentará os fatos mais importantes no início? Po-
de-se redigir em forma de dissertação, com introdução, desenvolvi-
mento e conclusão. Um método eficaz é o que parte da estrutura: o
que, quem, quando, como, onde e por que.
Conclusão
Deve sintetizar os pontos fundamentais, evidenciando a contri-
buição de modo objetivo.
Pode avaliar as implicações trazidas pelos dados expostos e de-
terminar a necessidade de outras pesquisas.
Nesse momento, não apresente novas informações.
Apêndice (anexos)
Abrange informações complementares sobre fontes primárias 
citadas no relatório. Entre os tópicos encontra-se:
- Fotos;
- Ilustrações;
- Mapas;
- Diagramas;
- levantamentos;
- Resumos estatísticos;
- Cálculos e formas.
Referências
Citar fontes de consultas, trabalhos, pessoas, etc.. Referenciar 
cientificamente a bibliografia consultada.
Formato
Utilizar preferentemente o papel A 4 (21 x 29,7 cm), conforme 
ABNT de uso mais comum no país. Digitar de um lado só.
MEMORANDO
É uma comunicação interna simples e clara. Não use precio-
sismos e terminologia excessivamente técnica em memorandos 
(memo). Também chamados de CI (Comunicado Interno).
O memorando é um documento breve usado para passar infor-
mações a pessoas dentro de uma empresa.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Partes:
Para: nome ou cargo do destinatário.
De: nome ou cargo do emissor.
Assunto: o título que resume o teor da comunicação.
Data.
Mensagem.
Assinatura.
Checklist do memorando:
• Siga o formato adotado por sua empresa;
• Dê espaçamento duplo entre cada item;
• Não se dirija às pessoas por apelidos;
• Inclua o cargo das pessoas hierarquicamente acima de você;
• Seja claro e objetivo;
• Resuma discussões anteriores;
• Use subtítulos para facilitar a visualização do conteúdo rele-
vante no texto;
• Use tópicos e marcadores para dividir memorandos.
A repetição do cargo abaixo da assinatura é desnecessária;
Saudação final: “atenciosamente”.
Explicar siglas e esclarecer dados.
Outros procedimentos desejáveis:
Manter um arquivo com as cópias e a assinatura de recebimen-
to.
Evitar chavões, frases feitas, adjetivações inúteis.
Conteúdo:
Memorandos não devem ser exaustivos, o objetivo é resumir 
as informações essenciais.
Como evitar erros em memorandos:
• Use tom cordial;
• Não seja rebuscado;
• Apresente as informações importantes imediatamente;
• Descreva, em linhas gerais, os passos que você pretende se-
guir;
• Não se esqueça de incluir os anexos, caso sejam menciona-
dos;
• Não apresente muitas informações de uma só vez;
• Oriente seus leitores para as questões mais importantes;
• Não deixe de contextualizar as informações;
• Não exagere em expressões supérfluas.
ATA
Ata é um registro do que passou numa reunião, assembleia ou 
convenção.
Espécies: ata de assembleia geral, de assembleia geral ordiná-
ria, ata de condomínio. É portanto, um relatório pormenorizado de 
tudo o que se passou em uma reunião.
Deve ser assinada em alguns casos pelos particulares da reu-
nião (conforme estatuto da empresa), e pelo presidente ou secretá-
rio, sempre. Para sua lavratura, devem ser observadas as seguintes 
normas:
- Lavrar a ata em livro próprio ou em folhas soltas. Deve ser la-
vrada de tal modo que impossibilite a introdução de modificações.
- Sintetizar de maneira precisa as ocorrências verificadas.
- O texto será digitado ou manuscrito sem rasuras.
- O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos
numerados.
- Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior.
No caso de erros constatados no momento de redigi-la, em-
prega-se a partícula corretiva “digo”. Se o erro for notado após a 
redação de toda a ata, recorre-se à expressão: “em tempo”, que é 
colocada após todo o escrito, seguindo-se então o texto emendado: 
Em tempo: na linha onde se lê “bata”, leia-se “pata”.
Quando ocorrem emendas à ata ou alguma contestação opor-
tuna, a ata só será assinada após aprovadas as correções.
Os números são grafados por extenso
Há um tipo de ata que se refere a atos rotineiros e cuja redação 
tem procedimento padronizado. Nesse caso, há um formulário a ser 
preenchido.
A ata é redigida por um secretário. No caso da ausência deste, 
nomeia-se outro secretário (ad hoc) designado para essa ocasião.
São elementos da ata
Dia, mês, ano e hora da reunião ( por extenso );
Local da reunião;
Relação e identificação das pessoas presentes;
Declaração do presidente e secretário;
Ordem do dia;
Fecho.
EDITAL
Ato escrito oficial em que há determinação, aviso, citação, etc., 
e que se afixa em lugares públicos ou se anuncia na imprensa para 
conhecimento geral ou de alguns interessados, ou ainda, de pessoa 
determinada.
OFÍCIO
• Forma de correspondência oficial trocada entre chefes de
hierarquia equivalente ou enviada a alguém de hierarquia superior 
a daquele que assina.
•Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos
órgãos da Administração Pública entre si e também com particula-
res.
• Circula entre Agentes Públicos ou entre um Agente Público e
um Particular.
• A linguagem deve ser formal sem ser rebuscada, pois “as
comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser 
compreendidas por todo e qualquer “cidadão brasileiro” ( Manual 
de Redação da Presidência da República ).
• A finalidade é informar com o máximo de clareza e precisão,
utilizando-se o padrão culto da língua.
REQUERIMENTO
É um pedido baseado em direito legal que se encaminha a uma 
autoridade do Serviço Público ou estabelecimentos de ensino. En-
tre a invocação e o texto deve haver espaço de sete espaços duplos 
para o despacho.
Foram abolidas as expressões abaixo assinado, muito respeito-
samente e tantas outras.
São componentes de um requerimento
1. Invocação: forma de tratamento, cargo ou órgão a que se
dirige;
Ilustríssimo Senhor:
Diretor-Geral do Departamento de Pessoal do Ministério da 
Educação e Cultura:
Não se menciona no vocativo o nome da autoridade.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Não se coloca após o vocativo nenhuma fórmula de saudação.
2. Texto: nome do requerente, sua filiação, sua naturalidade,
seu estado civil, sua profissão e residência ( cidade, Estado, rua e 
nº.).
Acrescente-se, ainda, exposição do que se deseja, justificativa ( 
fundamentada em citações legais e outros documentos ).
3. Fecho: NESTES TERMOS PEDE DEFERIMENTO em letras
maiúsculas, ou:
Nestes termos pede deferimento.
Espera deferimento.
Aguarda deferimento.
Pede deferimento.
Termos em que pede deferimento;
4. Local e data.
5. Assinatura.
Obs.: Evite-se o “pede e aguarda deferimento”, pois ninguém 
pede e se recusa a aguardar.
PROCURAÇÃO
Procuração é um documento que uma pessoa passa a alguém 
para que possa tratar de negócios em nome de outra. É um do-
cumento em que se estabelece legalmente essa incumbência, se 
outorga o mandato e se explicitam os poderes conferidos.
ATESTADO
Atestado é uma declaração firmada por uma autoridade em fa-
vor de alguém ou algum fato de que se tenha conhecimento. É um 
documento oficial com que se certifica, afirma, assegura, demons-
tra algo que interessa a outrem.
CIRCULAR
A circular é uma comunicação reproduzida em muitos exempla-
res, é dirigida a muitas pessoas ou a um órgão. Serve para transmitir 
avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de caráter 
ou interesse geral.
CONVOCAÇÃO
Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se 
convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do 
texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da 
clareza das ideias do texto advém da escolha de um vocabulário 
simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia a dia ) e uso de frases 
curtas e, de preferência, orações coordenadas. O objetivo da convo-
cação deve ser reconhecido prontamente.
DECLARAÇÃO
Declaração é documento expedido por pessoa ou empresa que 
informa ou explica algo. Tem valor probatório. Nela se manifesta 
opinião, conceito, resolução ou observação.
RECIBO
Significa o documento em que se confessa ou se declara o re-
cebimento de algo. Normalmente, é um escrito particular. Alguns 
tipos de recibo: recibo de pagamento, que é o mais comum, indica 
a quitação do pagamento de uma dívida, em sua totalidade ou par-
cialmente; recibo por conta é sempre parcial; recibo por saldo indi-
ca quitação referente a todas as transações até a data da emissão, 
e é uma quitação total.
TELEGRAMA
Característica:
• Curto e claro – Códigos: PT (ponto); ABRASPAS (abrir aspas);
VG (vírgula) ; FECHASPAS (fechar aspas);
• Não se escrevem os acentos;
• Não se usa hífen;
• Não se divide palavra no final da linha;
• Tudo em maiúscula.
REDAÇÃO OFICIAL DE DOCUMENTOS OFICIAIS. EXPEDI-
ÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA: REGISTRO E ENCAMINHA-
MENTO
A terceira edição do Manual de Redação da Presidência da Re-
pública foi lançado no final de 2018 e apresenta algumas mudanças 
quanto ao formato anterior. Para contextualizar, o manual foi criado 
em 1991 e surgiu de uma necessidade de padronizar os protocolos 
à moderna administração pública. Assim, ele é referência quando 
se trata de Redação Oficial em todas as esferas administrativas.
O Decreto de nº 9.758 de 11 de abril de 2019 veio alterar re-
gras importantes, quanto aos substantivos de tratamento. Expres-
sões usadas antes (como: Vossa Excelência ou Excelentíssimo, Vossa 
Senhoria, Vossa Magnificência, doutor, ilustre ou ilustríssimo, digno 
ou digníssimo e respeitável) foram retiradas e substituídas apenas 
por: Senhor (a). Excepciona a nova regra quando o agente público 
entender que não foi atendido pelo decreto e exigir o tratamento 
diferenciado.
A redação oficial é 
A maneira pela qual o Poder Público redige comunicações ofi-
ciais e atos normativos e deve caracterizar-se pela: clareza e pre-
cisão, objetividade, concisão, coesão e coerência, impessoalidade, 
formalidade e padronização e uso da norma padrão da língua por-
tuguesa.
SINAIS E ABREVIATURAS EMPREGADOS
• Indica forma (em geral sintática) inaceitável ou 
agramatical
§ Parágrafo
adj. adv. Adjunto adverbial
arc. Arcaico
art.; arts. Artigo; artigos
cf. Confronte
CN Congresso Nacional
Cp. Compare
EM Exposição de Motivos
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
f.v. Forma verbal
fem. Feminino
ind. Indicativo
ICP - Brasil Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
masc. Masculino
obj. dir. Objeto direto
obj. ind. Objeto indireto
p. Página
p. us. Pouco usado
pess. Pessoa
pl. Plural
pref. Prefixo
pres. Presente
Res. Resolução do Congresso Nacional
RICD Regimento Interno da Câmara dos Deputados
RISF Regimento Interno do Senado Federal
s. Substantivo
s.f. Substantivo feminino
s.m. Substantivo masculino
SEI! Sistema Eletrônico de Informações
sing. Singular
tb. Também
v. Ver ou verbo
v.g. verbi gratia
var. pop. Variante popular
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela 
escrita. Para que haja comunicação, são necessários:
a) alguém que comunique: o serviço público.
b) algo a ser comunicado: assunto relativo às atribuições do
órgão que comunica.
c) alguém que receba essa comunicação: o público, uma insti-
tuição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Execu-
tivo ou dos outros Poderes.
Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor e a fina-
lidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação 
comunicativa. Os atos oficiais (atos de caráter normativo) estabele-
cem regras para a conduta dos cidadãos, regulam o funcionamento 
dos órgãos e entidades públicos. Para alcançar tais objetivos, em 
sua elaboração, precisa ser empregada a linguagem adequada. O 
mesmo ocorre com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua 
é a de informar com clareza e objetividade.
Atributos da redação oficial:
• clareza e precisão;
• objetividade;
• concisão;
• coesão e coerência;
• impessoalidade;
• formalidade e padronização; e
• uso da norma padrão da língua portuguesa.
CLAREZA PRECISÃO
Para a obtenção de clareza, 
sugere-se: 
a) utilizar palavras e
expressões simples, em seu 
sentido comum, salvo quando 
o texto versar sobre assunto
técnico, hipótese em que se
utilizará nomenclatura própria
da área; 
b) usar frases curtas, bem
estruturadas; apresentar as 
orações na ordem direta e 
evitar intercalações excessivas. 
Em certas ocasiões, para evitar 
ambiguidade, sugere-se a 
adoção da ordem inversa da 
oração; 
c) buscar a uniformidade do
tempo verbal em todo o texto; 
d) não utilizar regionalismos e 
neologismos; 
e) pontuar adequadamente o 
texto; 
f) explicitar o significado da
sigla na primeira referência a
ela; e 
g) utilizar palavras e
expressões em outro idioma 
apenas quando indispensáveis, 
em razão de serem 
designações ou expressões de 
uso já consagrado ou de não 
terem exata tradução. Nesse 
caso, grafe-as em itálico.
O atributo da precisão 
complementa a clareza e 
caracteriza-sepor: 
a) articulação da linguagem
comum ou técnica para a 
perfeita compreensão da ideia 
veiculada no texto; 
b) manifestação do
pensamento ou da ideia com 
as mesmas palavras, evitando 
o emprego de sinonímia
com propósito meramente 
estilístico; e 
c) escolha de expressão ou
palavra que não confira duplo 
sentido ao texto.
Por sua vez, ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se 
deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias. Para conseguir isso, 
é fundamental que o redator saiba de antemão qual é a ideia prin-
cipal e quais são as secundárias. A objetividade conduz o leitor ao 
contato mais direto com o assunto e com as informações, sem sub-
terfúgios, sem excessos de palavras e de ideias. É errado supor que 
a objetividade suprime a delicadeza de expressão ou torna o texto 
rude e grosseiro. 
Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de informa-
ções com o mínimo de palavras. Não se deve de forma alguma enten-
dê-la como economia de pensamento, isto é, não se deve eliminar 
passagens substanciais do texto com o único objetivo de reduzi-lo 
em tamanho. Trata-se, exclusivamente, de excluir palavras inúteis, 
redundâncias e passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
É indispensável que o texto tenha coesão e coerência. Tais atri-
butos favorecem a conexão, a ligação, a harmonia entre os elemen-
tos de um texto. Percebe-se que o texto tem coesão e coerência 
quando se lê um texto e se verifica que as palavras, as frases e os 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
parágrafos estão entrelaçados, dando continuidade uns aos outros. 
Alguns mecanismos que estabelecem a coesão e a coerência de um 
texto são: 
• Referência (termos que se relacionam a outros necessários à
sua interpretação);
• Substituição (colocação de um item lexical no lugar de outro
ou no lugar de uma oração);
• Elipse (omissão de um termo recuperável pelo contexto);
• Uso de conjunção (estabelecer ligação entre orações, perío-
dos ou parágrafos).
A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço pú-
blico e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. 
Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não de-
vem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.
As comunicações administrativas devem ser sempre formais, 
isto é, obedecer a certas regras de forma. Isso é válido tanto para as 
comunicações feitas em meio eletrônico, quanto para os eventuais 
documentos impressos. Recomendações: 
• A língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra
a sua simplicidade; 
• O uso do padrão culto não significa empregar a língua de
modo rebuscado ou utilizar figuras de linguagem próprias do estilo 
literário; 
• A consulta ao dicionário e à gramática é imperativa na reda-
ção de um bom texto.
O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com 
agentes públicos federais é “senhor”, independentemente do nível 
hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.
Obs. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino 
e para o plural.
São formas de tratamento vedadas: 
I - Vossa Excelência ou Excelentíssimo; 
II - Vossa Senhoria; 
III - Vossa Magnificência; 
IV - doutor; 
V - ilustre ou ilustríssimo; 
VI - digno ou digníssimo; e 
VII - respeitável. 
Todavia, o agente público federal que exigir o uso dos prono-
mes de tratamento, mediante invocação de normas especiais refe-
rentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo 
modo. Ademais, é vedado negar a realização de ato administrativo 
ou admoestar o interlocutor nos autos do expediente caso haja erro 
na forma de tratamento empregada.
O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes pú-
blicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome 
do agente público. Poderão constar o pronome de tratamento e o 
nome do destinatário nas hipóteses de: 
I – A mera indicação do cargo ou da função e do setor da ad-
ministração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou 
II - A correspondência ser dirigida à pessoa de agente público 
específico.
Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expe-
dientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela for-
ma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-
-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam
o que chamamos de padrão ofício.
Consistem em partes do documento no padrão ofício:
• Cabeçalho: O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página
do documento, centralizado na área determinada pela formatação. 
No cabeçalho deve constar o Brasão de Armas da República no topo 
da página; nome do órgão principal; nomes dos órgãos secundá-
rios, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; espa-
çamento entrelinhas simples (1,0). Os dados do órgão, tais como 
endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio 
eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé 
do documento, centralizados.
• Identificação do expediente:
a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com
todas as letras maiúsculas; 
b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”,
padronizada como Nº; 
c) informações do documento: número, ano (com quatro dí-
gitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor 
para a maior hierarquia, separados por barra (/); 
d) alinhamento: à margem esquerda da página.
• Local e data:
a) composição: local e data do documento;
b) informação de local: nome da cidade onde foi expedido o
documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da uni-
dade da federação depois do nome da cidade; 
c) dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do
mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se 
deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês; 
d) nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;
e) pontuação: coloca-se ponto-final depois da data;
f) alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem
direita da página.
• Endereçamento: O endereçamento é a parte do documento
que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar :
a) vocativo;
b) nome: nome do destinatário do expediente;
c) cargo: cargo do destinatário do expediente;
d) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente,
dividido em duas linhas: primeira linha: informação de localidade/
logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, 
informação do setor; segunda linha: CEP e cidade/unidade da fede-
ração, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e 
unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou 
pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obriga-
tória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da 
cidade/unidade da federação; 
e) alinhamento: à margem esquerda da página.
• Assunto: O assunto deve dar uma ideia geral do que trata
o documento, de forma sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte
maneira:
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o
conteúdo do documento, seguida de dois-pontos; 
b) descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do
documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utili-
zar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras; 
c) destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o títu-
lo, deve ser destacado em negrito; 
d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto;
e) alinhamento: à margem esquerda da página.
• Texto:
NOS CASOS EM QUE 
NÃO SEJA USADO PARA 
ENCAMINHAMENTO 
DE DOCUMENTOS, O 
EXPEDIENTE DEVE CONTER 
A SEGUINTE ESTRUTURA:
QUANDO FOREM USADOS 
PARA ENCAMINHAMENTO 
DE DOCUMENTOS, A 
ESTRUTURA É MODIFICADA:
a) introdução: em que é
apresentado o objetivo da
comunicação. Evite o uso das 
formas: Tenho a honra de, 
Tenho o prazer de, Cumpre-me 
informar que. Prefira empregar 
a forma direta: Informo, 
Solicito, Comunico; 
b) desenvolvimento: em que o
assunto é detalhado; se o texto
contiver mais de uma ideiasobre o assunto, elas devem 
ser tratadas em parágrafos 
distintos, o que confere maior 
clareza à exposição; e 
c) conclusão: em que é
afirmada a posição sobre o 
assunto.
a) introdução: deve iniciar com
referência ao expediente que
solicitou o encaminhamento.
Se a remessa do documento
não tiver sido solicitada, deve
iniciar com a informação do
motivo da comunicação, que
é encaminhar, indicando a 
seguir os dados completos 
do documento encaminhado 
(tipo, data, origem ou 
signatário e assunto de que se 
trata) e a razão pela qual está 
sendo encaminhado; 
b) desenvolvimento: se o autor
da comunicação desejar fazer
algum comentário a respeito
do documento que encaminha,
poderá acrescentar parágrafos
de desenvolvimento. Caso 
contrário, não há parágrafos 
de desenvolvimento em 
expediente usado para 
encaminhamento de 
documentos.
Em qualquer uma das duas estruturas, o texto do documento 
deve ser formatado da seguinte maneira: 
a) alinhamento: justificado;
b) espaçamento entre linhas: simples;
c) parágrafos: espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após
cada parágrafo; recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem 
esquerda; numeração dos parágrafos: apenas quando o documento 
tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se 
numeram o vocativo e o fecho; 
d) fonte: Calibri ou Carlito; corpo do texto: tamanho 12 pontos;
citações recuadas: tamanho 11 pontos; notas de Rodapé: tamanho 
10 pontos.
e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas,
pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings. 
• Fechos para comunicações: O fecho das comunicações ofi-
ciais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar 
o destinatário.
a) Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, in-
clusive o Presidente da República: Respeitosamente, 
b) Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia infe-
rior ou demais casos: Atenciosamente,
• Identificação do signatário: Excluídas as comunicações assi-
nadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações 
oficiais devem informar o signatário segundo o padrão: 
a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em le-
tras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do 
signatário; 
b) cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigi-
do apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as 
palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e 
c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centra-
lizada na página. Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar 
a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa 
página ao menos a última frase anterior ao fecho.
• Numeração de páginas: A numeração das páginas é obrigató-
ria apenas a partir da segunda página da comunicação. Ela deve ser 
centralizada na página e obedecer à seguinte formatação: 
a) posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm
da margem inferior; e 
b) fonte: Calibri ou Carlito.
Quanto a formatação e apresentação, os documentos do pa-
drão ofício devem obedecer à seguinte forma:
a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21 cm);
b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;
c) margem lateral direita: 1,5 cm;
d) margens superior e inferior: 2 cm;
e) área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da mar-
gem superior do papel; 
f) área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento;
g) impressão: na correspondência oficial, a impressão pode
ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens es-
querda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares 
(margem espelho); 
h) cores: os textos devem ser impressos na cor preta em pa-
pel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para 
gráficos e ilustrações; 
i) destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o
negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, 
letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer 
outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padroniza-
ção do documento; 
j) palavras estrangeiras: palavras estrangeiras devem ser grafa-
das em itálico;
k) arquivamento: dentro do possível, todos os documentos
elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta 
posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve 
ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser 
lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no servi-
ço público, tais como DOCX, ODT ou RTF. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
l) nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos
arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do docu-
mento + número do documento + ano do documento (com 4 dígi-
tos) + palavras-chaves do conteúdo.
Os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com 
algumas possíveis variações: 
a) [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR: Quando um órgão en-
via o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na 
epígrafe será apenas do órgão remetente. 
b) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO: Quando mais de um ór-
gão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão 
receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe. 
c) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR: Quando
mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para 
mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes cons-
tarão na epígrafe.
Nos expedientes circulares, por haver mais de um receptor, o 
órgão remetente poderá inserir no rodapé as siglas ou nomes dos 
órgãos que receberão o expediente.
Exposição de motivos (EM) 
É o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-
Presidente para: 
a) propor alguma medida;
b) submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou
c) informa-lo de determinado assunto.
A exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República 
por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado en-
volva mais de um ministério, a exposição de motivos será assinada 
por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada 
de interministerial. Independentemente de ser uma EM com ape-
nas um autor ou uma EM interministerial, a sequência numérica 
das exposições de motivos é única. A numeração começa e termina 
dentro de um mesmo ano civil.
A exposição de motivos é a principal modalidade de comunica-
ção dirigida ao Presidente da República pelos ministros. Além disso, 
pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacio-
nal ou ao Poder Judiciário.
O Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais 
(Sidof) é a ferramenta eletrônica utilizada para a elaboração, a re-
dação, a alteração, o controle, a tramitação, a administração e a ge-
rência das exposições de motivos com as propostas de atos a serem 
encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República. 
Ao se utilizar o Sidof, a assinatura, o nome e o cargo do signatá-
rio são substituídos pela assinatura eletrônica que informa o nome 
do ministro que assinou a exposição de motivos e do consultor jurí-
dico que assinou o parecer jurídico da Pasta.
A Mensagem é o instrumento de comunicação oficial entre os 
Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas 
pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar 
sobre fato da administração pública; para expor o plano de gover-
no por ocasião da abertura de sessão legislativa; para submeter 
ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de 
suas Casas; para apresentar veto; enfim, fazer comunicações do que 
seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação.
Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos ministérios 
à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação fi-
nal. As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso 
Nacional têm as seguintes finalidades: 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
a) Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinária, de projeto de lei complementar e os que com-
preendem plano plurianual,diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais.
b) Encaminhamento de medida provisória.
c) Indicação de autoridades.
d) Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do país por mais de 15 dias.
e) Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV.
f) Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior.
g) Mensagem de abertura da sessão legislativa.
h) Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos).
i) Comunicação de veto.
j) Outras mensagens remetidas ao Legislativo, ex. Apreciação de intervenção federal.
As mensagens contêm: 
a) brasão: timbre em relevo branco;
b) identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;
c) vocativo: alinhado à margem esquerda, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com o recuo de pará-
grafo dado ao texto; 
d) texto: iniciado a 2 cm do vocativo;
e) local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo
Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.
A utilização do e-mail para a comunicação tornou-se prática comum, não só em âmbito privado, mas também na administração públi-
ca. O termo e-mail pode ser empregado com três sentidos. Dependendo do contexto, pode significar gênero textual, endereço eletrônico 
ou sistema de transmissão de mensagem eletrônica. Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim 
como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. Como endereço eletrônico utiliza-
do pelos servidores públicos, o e-mail deve ser oficial, utilizando-se a extensão “.gov.br”, por exemplo. Como sistema de transmissão de 
mensagens eletrônicas, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na 
administração pública.
Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que 
possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâ-
metros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICPBrasil.
O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital ou com certificação digital fora ICP-Brasil; contudo, 
caso haja questionamento, será obrigatório a repetição do ato por meio documento físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido 
pela ICP-Brasil. Salvo lei específica, não é dado ao ente público impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros 
da ICP-Brasil.
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem 
comunicada. O assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem. Assim, quem irá receber 
a mensagem identificará rapidamente do que se trata; quem a envia poderá, posteriormente, localizar a mensagem na caixa do correio 
eletrônico. 
O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para outras instituições, para receptores 
desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, 
seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.
Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais. Com o uso do e-mail, popularizou-se o uso de abreviações como “Att.”, 
e de outros fechos, como “Abraços”, “Saudações”, que, apesar de amplamente usados, não são fechos oficiais e, portanto, não devem ser 
utilizados em e-mails profissionais.
Sugere-se que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve 
conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.
A possibilidade de anexar documentos, planilhas e imagens de diversos formatos é uma das vantagens do e-mail. A mensagem que 
encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo.
Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que apresentem poucos riscos de segurança. Quando se tratar de documento 
ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado. 
A correção ortográfica é requisito elementar de qualquer texto, e ainda mais importante quando se trata de textos oficiais. Muitas 
vezes, uma simples troca de letras pode alterar não só o sentido da palavra, mas de toda uma frase. O que na correspondência particular 
seria apenas um lapso na digitação pode ter repercussões indesejáveis quando ocorre no texto de uma comunicação oficial ou de um ato 
normativo. Assim, toda revisão que se faça em determinado documento ou expediente deve sempre levar em conta também a correção 
ortográfica.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
HÍFEN ASPAS ITÁLICO NEGRITO E SUBLINHADO
O hífen é um sinal usado para: 
a) ligar os elementos de pala-
vras compostas: vice-ministro;
b) para unir pronomes átonos a
verbos: agradeceu-lhe; e 
c) para, no final de uma linha,
indicar a separação das sílabas
de uma palavra em duas par-
tes (a chamada translineação):
com-/parar, gover-/no.
As aspas têm os seguintes em-
pregos: 
a) antes e depois de uma cita-
ção textual direta, quando esta
tem até três linhas, sem utilizar
itálico;
b) quando necessário, para
diferenciar títulos, termos téc-
nicos, expressões fixas, defini-
ções, exemplificações e asse-
melhados.
Emprega-se itálico em: 
a) títulos de publicações (livros,
revistas, jornais, periódicos
etc.) ou títulos de congressos,
conferências, slogans, lemas
sem o uso de aspas (com inicial
maiúscula em todas as pala-
vras, exceto nas de ligação);
b) palavras e as expressões em
latim ou em outras línguas es-
trangeiras não incorporadas ao
uso comum na língua portu-
guesa ou não aportuguesadas.
Usa-se o negrito para realce de pa-
lavras e trechos. Deve-se evitar o 
uso de sublinhado para realçar pa-
lavras e trechos em comunicações 
oficiais.
PARÊNTESES E TRAVESSÃO USO DE SIGLAS E ACRÔNI-
MOS
Os parênteses são emprega-
dos para intercalar, em um 
texto, explicações, indicações, 
comentários, observações, 
como por exemplo, indicar 
uma data, uma referência 
bibliográfica, uma sigla.
O travessão, que é represen-
tado graficamente por um 
hífen prolongado (–), substitui 
parênteses, vírgulas, dois-pon-
tos.
Para padronizar o uso de siglas 
e acrônimos nos atos normati-
vos, serão adotados os concei-
tos sugeridos pelo Manual de 
Elaboração de Textos da Con-
sultoria Legislativa do Senado 
Federal (1999), em que: 
a) sigla: constitui-se do resulta-
do das somas das iniciais de um
título; e 
b) acrônimo: constitui-se do
resultado da soma de algumas
sílabas ou partes dos vocábulos
de um título.
Sintaxe é a parte da Gramática que estuda a palavra, não em si, mas em relação às outras, que, com ela, se unem para exprimir o 
pensamento. Temos, assim, a seguinte ordem de colocação dos elementos que compõem uma oração: 
SUJEITO + VERBO + COMPLEMENTO + ADJUNTO ADVERBIAL
O sujeito é o ser de quem se fala ou que executa a ação enunciada na oração. De acordo com a gramática normativa, o sujeito da 
oração não pode ser preposicionado. Ele pode ter complemento, mas não ser complemento.
Embora seja usada como recurso estilístico na literatura, a fragmentação de frases deve ser evitada nos textos oficiais, pois muitas 
vezes dificulta a compreensão.
A omissão de certos termos, ao fazermos uma comparação, omissão própria da língua falada, deve ser evitada na língua escrita, pois 
compromete a clareza do texto: nem sempre é possível identificar, pelo contexto, o termo omitido. A ausência indevida de um termo pode 
impossibilitar o entendimento do sentido que se quer dar a uma frase.
Ambígua é a fraseou oração que pode ser tomada em mais de um sentido. Como a clareza é requisito básico de todo texto oficial, 
deve-se atentar para as construções que possam gerar equívocos de compreensão. A ambiguidade decorre, em geral, da dificuldade de 
identificar-se a que palavra se refere um pronome que possui mais de um antecedente na terceira pessoa.
A concordância é o processo sintático segundo o qual certas palavras se acomodam, na sua forma, às palavras de que dependem. 
Essa acomodação formal se chama flexão e se dá quanto a gênero e número (nos adjetivos – nomes ou pronomes), números e pessoa (nos 
verbos). Daí, a divisão: concordância nominal e concordância verbal. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
CONCORDÂNCIA VERBAL CONCORDÂNCIA NOMINAL
O verbo concorda com seu 
sujeito em pessoa e número.
Adjetivos (nomes ou prono-
mes), artigos e numerais con-
cordam em gênero e número 
com os substantivos de que 
dependem.
Regência é, em gramática, sinônimo de dependência, subordi-
nação. Assim, a sintaxe de regência trata das relações de depen-
dência que as palavras mantêm na frase. Dizemos que um termo 
rege o outro que o complementa. Numa frase, os termos regentes 
ou subordinantes (substantivos, adjetivos, verbos) regem os termos 
regidos ou subordinados (substantivos, adjetivos, preposições) que 
lhes completam o sentido.
Os sinais de pontuação, ligados à estrutura sintática, têm as se-
guintes finalidades: 
a) assinalar as pausas e as inflexões da voz (a entoação) na lei-
tura; 
b) separar palavras, expressões e orações que, segundo o au-
tor, devem merecer destaque; e 
c) esclarecer o sentido da frase, eliminando ambiguidades.
A vírgula serve para marcar as separações breves de sentido 
entre termos vizinhos, as inversões e as intercalações, quer na ora-
ção, quer no período. O ponto e vírgula, em princípio, separa es-
truturas coordenadas já portadoras de vírgulas internas. É também 
usado em lugar da vírgula para dar ênfase ao que se quer dizer.
Emprega-se este sinal de pontuação para introduzir citações, 
marcar enunciados de diálogo e indicar um esclarecimento, um re-
sumo ou uma consequência do que se afirmou. 
O ponto de interrogação, como se depreende de seu nome, 
é utilizado para marcar o final de uma frase interrogativa direta. 
O ponto de exclamação é utilizado para indicar surpresa, espanto, 
admiração, súplica etc. Seu uso na redação oficial fica geralmente 
restrito aos discursos e às peças de retórica.
O uso do pronome demonstrativo obedece às seguintes cir-
cunstâncias:
a) Emprega-se este(a)/isto quando o termo referente estiver
próximo ao emissor, ou seja, de quem fala ou redige.
b) Emprega-se esse(a)/isso quando o termo referente estiver pró-
ximo ao receptor, ou seja, a quem se fala ou para quem se redige. 
c) Emprega-se aquele(a)/aquilo quando o termo referente es-
tiver distante tanto do emissor quanto do receptor da mensagem.
d) Emprega-se este(a) para referir-se ao tempo presente;
e) Emprega-se esse(a) para se referir ao tempo passado;
f) Emprega-se aquele(a)/aquilo em relação a um tempo passa-
do mais longínquo, ou histórico.
g) Usa-se este(a)/isto para introduzir referência que, no texto,
ainda será mencionado;
h) Usa-se este(a)para se referir ao próprio texto;
i) Emprega-se esse(a)/isso quando a informação já foi mencio-
nada no texto.
A Semântica estuda o sentido das palavras, expressões, frases 
e unidades maiores da comunicação verbal, os significados que lhe 
são atribuídos. Ao considerarmos o significado de determinada pa-
lavra, levamos em conta sua história, sua estrutura (radical, prefi-
xos, sufixos que participam da sua forma) e, por fim, o contexto em 
que se apresenta.
Sendo a clareza um dos requisitos fundamentais de todo texto 
oficial, deve-se atentar para a tradição no emprego de determina-
da expressão com determinado sentido. O emprego de expressões 
ditas de uso consagrado confere uniformidade e transparência ao 
sentido do texto. Mas isso não quer dizer que os textos oficiais de-
vam limitar-se à repetição de chavões e de clichês.
Verifique sempre o contexto em que as palavras estão sendo 
utilizadas. Certifique-se de que não há repetições desnecessárias 
ou redundâncias. Procure sinônimos ou termos mais precisos para 
as palavras repetidas; mas se sua substituição for comprometer o 
sentido do texto, tornando-o ambíguo ou menos claro, não hesite 
em deixar o texto como está. 
É importante lembrar que o idioma está em constante muta-
ção. A própria evolução dos costumes, das ideias, das ciências, da 
política, enfim da vida social em geral, impõe a criação de novas 
palavras e de formas de dizer.
A redação oficial não pode alhear-se dessas transformações, 
nem incorporá-las acriticamente. Quanto às novidades vocabula-
res, por um lado, elas devem sempre ser usadas com critério, evi-
tando-se aquelas que podem ser substituídas por vocábulos já de 
uso consolidado sem prejuízo do sentido que se lhes quer dar.
De outro lado, não se concebe que, em nome de suposto pu-
rismo, a linguagem das comunicações oficiais fique imune às cria-
ções vocabulares ou a empréstimos de outras línguas. A rapidez 
do desenvolvimento tecnológico, por exemplo, impõe a criação de 
inúmeros novos conceitos e termos, ditando de certa forma a ve-
locidade com que a língua deve incorporá-los. O importante é usar 
o estrangeirismo de forma consciente, buscar o equivalente portu-
guês quando houver ou conformar a palavra estrangeira ao espírito
da Língua Portuguesa.
O problema do abuso de estrangeirismos inúteis ou emprega-
dos em contextos em que não cabem, é em geral causado ou pelo 
desconhecimento da riqueza vocabular de nossa língua, ou pela in-
corporação acrítica do estrangeirismo.
• A homonímia é a designação geral para os casos em que pa-
lavras de sentidos diferentes têm a mesma grafia (os homônimos 
homógrafos) ou a mesma pronúncia (os homônimos homófonos). 
• Os homógrafos podem coincidir ou não na pronúncia, como
nos exemplos: quarto (aposento) e quarto (ordinal), manga (fruta) 
e manga (de camisa), em que temos pronúncia idêntica; e apelo 
(pedido) e apelo (com e aberto, 1ª pess. Do sing. Do pres. Do ind. Do 
verbo apelar), consolo (alívio) e consolo (com o aberto, 1ª pess. Do 
sing. Do pres. Do ind. Do verbo consolar), com pronúncia diferente. 
Os homógrafos de idêntica pronúncia diferenciam-se pelo contexto 
em que são empregados.
• Já o termo paronímia designa o fenômeno que ocorre com
palavras semelhantes (mas não idênticas) quanto à grafia ou à pro-
núncia. É fonte de muitas dúvidas, como entre descrição (ato de 
descrever) e discrição (qualidade do que é discreto), retificar (corri-
gir) e ratificar (confirmar).
No Estado de Direito, as normas jurídicas cumprem a tarefa 
de concretizar a Constituição. Elas devem criar os fundamentos de 
justiça e de segurança que assegurem um desenvolvimento social 
harmônico em um contexto de paz e de liberdade. Esses complexos 
objetivos da norma jurídica são expressos nas funções: 
I) de integração: a lei cumpre função de integração ao com-
pensar as diferenças jurídico-políticas no quadro de formação da 
vontade do Estado (desigualdades sociais, regionais); 
II) de planificação: a lei é o instrumento básico de organização,
de definição e de distribuição de competências; 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
III) de proteção: a lei cumpre função de proteção contra o arbí-
trio ao vincular os próprios órgãos do Estado; 
IV) de regulação: a lei cumpre função reguladora ao direcionar
condutas por meio de modelos; 
V) de inovação: a lei cumpre função de inovação na ordem ju-
rídica e no plano social.
Requisitos da elaboração normativa: 
• Clareza e determinação da norma;
• Princípio da reserva legal;
• Reserva legal qualificada (algumas providências sejam prece-
didas de específica autorização legislativa, vinculada à determinada 
situação ou destinada a atingir determinado objetivo);
• Princípio da legalidade nos âmbitos penal, tributário e admi-
nistrativo;
• Princípioda proporcionalidade;
• Densidade da norma (a previsão legal contenha uma discipli-
na suficientemente concreta);
• Respeito ao direito adquirido, ao ato jurídico perfeito e à coi-
sa julgada;
• Remissões legislativas (se as remissões forem inevitáveis,
sejam elas formuladas de tal modo que permitam ao intérprete 
apreender o seu sentido sem ter de compulsar o texto referido).
Além do processo legislativo disciplinado na Constituição (pro-
cesso legislativo externo), a doutrina identifica o chamado processo 
legislativo interno, que se refere à forma de fazer adotada para a 
tomada da decisão legislativa.
Antes de decidir sobre as providências a serem tomadas, é es-
sencial identificar o problema a ser enfrentado. Realizada a iden-
tificação do problema em decorrência de impulsos externos (ma-
nifestações de órgãos de opinião pública, críticas de segmentos 
especializados) ou graças à atuação dos mecanismos próprios de 
controle, o problema deve ser delimitado de forma precisa.
A análise da situação questionada deve contemplar as causas 
ou o complexo de causas que eventualmente determinaram ou 
contribuíram para o seu desenvolvimento. Essas causas podem ter 
influências diversas, tais como condutas humanas, desenvolvimen-
tos sociais ou econômicos, influências da política nacional ou inter-
nacional, consequências de novos problemas técnicos, efeitos de 
leis antigas, mudanças de concepção etc.
Para verificar a adequação dos meios a serem utilizados, deve-
-se realizar uma análise dos objetivos que se esperam com a apro-
vação da proposta. A ação do legislador, nesse âmbito, não difere,
fundamentalmente, da atuação do homem comum, que se caracte-
riza mais por saber exatamente o que não quer, sem precisar o que
efetivamente pretende.
A avaliação emocional dos problemas, a crítica generalizada 
e, às vezes, irrefletida sobre o estado de coisas dominante acabam 
por permitir que predominem as soluções negativistas, que têm por 
escopo, fundamentalmente, suprimir a situação questionada sem 
contemplar, de forma detida e racional, as alternativas possíveis ou 
as causas determinantes desse estado de coisas negativo. Outras 
vezes, deixa-se orientar por sentimento inverso, buscando, pura e 
simplesmente, a preservação do status quo. 
Essas duas posições podem levar, nos seus extremos, a uma 
imprecisa definição dos objetivos. A definição da decisão legislati-
va deve ser precedida de uma rigorosa avaliação das alternativas 
existentes, seus prós e contras. A existência de diversas alternativas 
para a solução do problema não só amplia a liberdade do legislador, 
como também permite a melhoria da qualidade da decisão legis-
lativa. 
Antes de decidir sobre a alternativa a ser positivada, devem-
-se avaliar e contrapor as alternativas existentes sob dois pontos de
vista: a) De uma perspectiva puramente objetiva: verificar se a aná-
lise sobre os dados fáticos e prognósticos se mostra consistente; b)
De uma perspectiva axiológica: aferir, com a utilização de critérios
de probabilidade (prognósticos), se os meios a serem empregados
mostram-se adequados a produzir as consequências desejadas. De-
vem-se contemplar, igualmente, as suas deficiências e os eventuais
efeitos colaterais negativos.
O processo de decisão normativa estará incompleto caso se en-
tenda que a tarefa do legislador se encerre com a edição do ato nor-
mativo. Uma planificação mais rigorosa do processo de elaboração 
normativa exige um cuidadoso controle das diversas consequências 
produzidas pelo novo ato normativo.
É recomendável que o legislador redija as leis dentro de um 
espírito de sistema, tendo em vista não só a coerência e a harmonia 
interna de suas disposições, mas também a sua adequada inserção 
no sistema jurídico como um todo. Essa sistematização expressa 
uma característica da cientificidade do Direito e corresponde às 
exigências mínimas de segurança jurídica, à medida que impedem 
uma ruptura arbitrária com a sistemática adotada na aplicação do 
Direito. Costuma-se distinguir a sistemática da lei em sistemática 
interna (compatibilidade teleológica e ausência de contradição ló-
gica) e sistemática externa (estrutura da lei).
Regras básicas a serem observadas para a sistematização do 
texto do ato normativo, com o objetivo de facilitar sua estruturação: 
a) matérias que guardem afinidade objetiva devem ser tratadas
em um mesmo contexto ou agrupamento; 
b) os procedimentos devem ser disciplinados segundo a ordem
cronológica, se possível; 
c) a sistemática da lei deve ser concebida de modo a permitir
que ela forneça resposta à questão jurídica a ser disciplinada; e 
d) institutos diversos devem ser tratados separadamente.
• O artigo de alteração da norma deve fazer menção expressa
ao ato normativo que está sendo alterado.
• Na hipótese de alteração parcial de artigo, os dispositivos que
não terão o seu texto alterado serão substituídos por linha ponti-
lhada, cujo uso é obrigatório para indicar a manutenção e a não 
alteração do trecho do artigo.
O termo “republicação” é utilizado para designar apenas a hi-
pótese de o texto publicado não corresponder ao original assina-
do pela autoridade. Não se pode cogitar essa hipótese por motivo 
de erro já constante do documento subscrito pela autoridade ou, 
muito menos, por motivo de alteração na opinião da autoridade. 
Considerando que os atos normativos somente produzem efeitos 
após a publicação no Diário Oficial da União, mesmo no caso de re-
publicação, não se poderá cogitar a existência de efeitos retroativos 
com a publicação do texto corrigido. Contudo, o texto publicado 
sem correspondência com aquele subscrito pela autoridade poderá 
ser considerado inválido com efeitos retroativos.
Já a retificação se refere aos casos em que texto publicado 
corresponde ao texto subscrito pela autoridade, mas que continha 
lapso manifesto. A retificação requer nova assinatura pelas autori-
dades envolvidas e, em muitos casos, é menos conveniente do que 
a mera alteração da norma. 
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
A correção de erro material que não afete a substância do ato 
singular de caráter pessoal e as retificações ou alterações da de-
nominação de cargos, funções ou órgãos que tenham tido a deno-
minação modificada em decorrência de lei ou de decreto superve-
niente à expedição do ato pessoal a ser apostilado são realizadas 
por meio de apostila. O apostilamento é de competência do setor 
de recurso humanos do órgão, autarquia ou fundação, e dispensa 
nova assinatura da autoridade que subscreveu o ato originário. 
Atenção: Deve-se ter especial atenção quando do uso do apos-
tilamento para os atos relativos à vacância ou ao provimento de-
corrente de alteração de estrutura de órgão, autarquia ou funda-
ção pública. O apostilamento não se aplica aos casos nos quais a 
essência do cargo em comissão ou da função de confiança tenham 
sido alterados, tais como nos casos de alteração do nível hierárqui-
co, transformação de atribuição de assessoramento em atribuição 
de chefia (ou vice-versa) ou transferência de cargo para unidade 
com outras competências. Também deve-se alertar para o fato que 
a praxe atual tem sido exigir que o apostilamento decorrente de 
alteração em estrutura regimental seja realizado na mesma data da 
entrada em vigor de seu decreto.
A estrutura dos atos normativos é composta por dois elemen-
tos básicos: a ordem legislativa e a matéria legislada. A ordem legis-
lativa compreende a parte preliminar e o fecho da lei ou do decreto; 
a matéria legislada diz respeito ao texto ou ao corpo do ato.
A lei ordinária é ato normativo primário e contém, em regra, 
normas gerais e abstratas. Embora as leis sejam definidas, normal-
mente, pela generalidade e pela abstração (lei material), estas con-
têm, não raramente, normas singulares (lei formal ou ato normati-
vo de efeitos concretos). 
As leis complementares são um tipo de lei que não têm a ri-
gidez dos preceitos constitucionais, e tampouco comportam a re-
vogação por força de qualquerlei ordinária superveniente. Com a 
instituição de lei complementar, o constituinte buscou resguardar 
determinadas matérias contra mudanças céleres ou apressadas, 
sem deixá-las exageradamente rígidas, o que dificultaria sua modifi-
cação. A lei complementar deve ser aprovada pela maioria absoluta 
de cada uma das Casas do Congresso Nacional.
Lei delegada é o ato normativo elaborado e editado pelo Pre-
sidente da República em decorrência de autorização do Poder Le-
gislativo, expedida por meio de resolução do Congresso Nacional e 
dentro dos limites nela traçados. Medida provisória é ato normativo 
com força de lei que pode ser editado pelo Presidente da República 
em caso de relevância e urgência. Decretos são atos administrativos 
de competência exclusiva do Chefe do Executivo, destinados a pro-
ver as situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de 
modo expresso ou implícito, na lei.
• Decretos singulares ou de efeitos concretos: Os decretos po-
dem conter regras singulares ou concretas (por exemplo, decretos 
referentes à questão de pessoal, de abertura de crédito, de desa-
propriação, de cessão de uso de imóvel, de indulto, de perda de 
nacionalidade, etc.). 
• Decretos regulamentares: Os decretos regulamentares são
atos normativos subordinados ou secundários.
• Decretos autônomos: Limita-se às hipóteses de organização
e funcionamento da administração pública federal, quando não im-
plicar aumento de despesa nem criação ou extinção de órgãos pú-
blicos, e de extinção de funções ou cargos públicos, quando vagos.
Portaria é o instrumento pelo qual Ministros ou outras autori-
dades expedem instruções sobre a organização e o funcionamento 
de serviço, sobre questões de pessoal e outros atos de sua compe-
tência. 
O processo legislativo abrange não só a elaboração das leis 
propriamente ditas (leis ordinárias, leis complementares, leis de-
legadas), mas também a elaboração das emendas constitucionais, 
das medidas provisórias, dos decretos legislativos e das resoluções.
A iniciativa é a proposta de edição de direito novo. A iniciati-
va comum ou concorrente compete ao Presidente da República, a 
qualquer Deputado ou Senador, a qualquer comissão de qualquer 
das Casas do Congresso, e aos cidadãos – iniciativa popular. A Cons-
tituição confere a iniciativa da legislação sobre certas matérias, 
privativamente, a determinados órgãos, denominada de iniciativa 
reservada. A Constituição prevê, ainda, sistema de iniciativa vincu-
lada, na qual a apresentação do projeto é obrigatória. Nesse caso, o 
Chefe do Executivo Federal deve encaminhar ao Congresso Nacio-
nal os projetos referentes às leis orçamentárias (plano plurianual, 
lei de diretrizes orçamentárias e o orçamento anual).
A disciplina sobre a discussão e a instrução do projeto de lei é 
confiada, fundamentalmente, aos Regimentos das Casas Legislati-
vas.
Emenda é a proposição apresentada como acessória de outra 
proposição. Nem todo titular de iniciativa tem poder de emenda. 
Essa faculdade é reservada aos parlamentares. Se, entretanto, for 
de iniciativa do Poder Executivo ou do Poder Judiciário, o seu titular 
também pode apresentar modificações, acréscimos, o que fará por 
meio de mensagem aditiva, dirigida ao Presidente da Câmara dos 
Deputados, que justifique a necessidade do acréscimo. A apresen-
tação de emendas a qualquer projeto de lei oriundo de iniciativa re-
servada é autorizada, desde que não implique aumento de despesa 
e que tenha estrita pertinência temática.
A Constituição não impede a apresentação de emendas ao pro-
jeto de lei orçamentária. Elas devem ser, todavia, compatíveis com 
o plano plurianual e com a lei de diretrizes orçamentárias e devem
indicar os recursos necessários, sendo admitidos apenas aqueles
provenientes de anulação de despesa. A Constituição veda a propo-
situra de emendas ao projeto de lei de diretrizes orçamentárias que
não guardem compatibilidade com o plano plurianual.
A votação da matéria legislativa constitui ato coletivo das Casas 
do Congresso. Realiza-se, normalmente, após a instrução do proje-
to nas comissões e dos debates no plenário. A sanção é o ato pelo 
qual o Chefe do Executivo manifesta a sua anuência ao projeto de 
lei aprovado pelo Poder Legislativo. Verifica-se aqui a fusão da von-
tade do Congresso Nacional com a do Presidente, da qual resulta a 
formação da lei.
O veto é o ato pelo qual o Chefe do Poder Executivo nega san-
ção ao projeto – ou a parte dele –, obstando à sua conversão em lei. 
Dois são os fundamentos para a recusa de sanção: a) inconstitucio-
nalidade; ou b) contrariedade ao interesse público.
O veto deve ser expresso e motivado, e oposto no prazo de 15 
dias úteis, contado da data do recebimento do projeto, e comunica-
do ao Congresso Nacional nas 48 horas subsequentes à sua oposi-
ção. O veto não impede a conversão do projeto em lei, podendo ser 
superado por deliberação do Congresso Nacional.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
A promulgação e a publicação constituem fases essenciais da 
eficácia da lei. A promulgação das leis compete ao Presidente da 
República. Ela deverá ocorrer dentro do prazo de 48 horas, decor-
rido da sanção ou da superação do veto. Nesse último caso, se o 
Presidente não promulgar a lei, competirá a promulgação ao Pre-
sidente do Senado Federal, que disporá, igualmente, de 48 horas 
para fazê-lo; se este não o fizer, deverá fazê-lo o Vice-Presidente do 
Senado Federal, em prazo idêntico. 
O período entre a publicação da lei e a sua entrada em vigor é 
chamado de período de vacância ou vacatio legis. Na falta de dis-
posição especial, vigora o princípio que reconhece o decurso de um 
lapso de tempo entre a data da publicação e o termo inicial da obri-
gatoriedade (45 dias).
Podem-se distinguir seis tipos de procedimento legislativo: 
a) procedimento legislativo normal: Trata da elaboração das
leis ordinárias (excluídas as leis financeiras e os códigos) e comple-
mentares.
b) procedimento legislativo abreviado: Este procedimento
dispensa a competência do Plenário, ocorrendo, por isso, a deli-
beração terminativa sobre o projeto de lei nas próprias Comissões 
Permanentes.
c) procedimento legislativo sumário: Entre as prerrogativas
regimentais das Casas do Congresso Nacional existe a de conferir 
urgência a certas proposições. 
d) procedimento legislativo sumaríssimo: Existe nas duas Ca-
sas do Congresso Nacional mecanismo que assegura deliberação 
instantânea sobre matérias submetidas à sua apreciação.
e) procedimento legislativo concentrado: O procedimento le-
gislativo concentrado tipifica-se, basicamente, pela apresentação 
das matérias em reuniões conjuntas de deputados e senadores. Ex. 
para leis financeiras e delegadas.
f) procedimento legislativo especial: Nesse procedimento,
englobam-se dois ritos distintos com características próprias, um 
destinado à elaboração de emendas à Constituição; outro, à de có-
digos.
PROTOCOLO: RECEPÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO E 
DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
O protocolo de um arquivo é um serviço auxiliar responsável 
pelo controle tanto das correspondências recebidas por uma insti-
tuição tanto pelo trâmite dos documentos produzidos pela mesma.
Não há um padrão para a execução da função exercida pelo 
protocolo. No entanto, alguns parâmetros são utilizados para a ges-
tão desse serviço. No que tange às correspondências temos as se-
guintes atividades:
Recebimento: receber a correspondência ou outros materiais, 
separar os particulares dos oficiais, distribuir as correspondências 
particulares, separar as correspondências oficiais ostensivas das si-
gilosas. Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes, analisar e 
classificar as correspondências ostensivas;
Classificação: analisar ou interpretar o conteúdo do documen-
to, determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de clas-
sificação de documentos adotado pela instituição;
Registro: colocar o carimbo com a data, número e outras infor-
mações que o documento deve receber;
Recibo de entrega:movimentos marcaram a busca constante das 
empresas em antecipar e superar as expectativas de seus clientes. 
Com o passar do tempo gestores e executivos perceberam que 
a cultura que envolve a organização impacta diretamente na 
produtividade, qualidade do produto ou serviço prestado, e 
sobretudo, no grau de inovação da companhia, passaram então, 
a perceber o funcionário não mais como uma mão de obra, mas 
como parceiro e colaborador.
Uma vez que os processos são realizados por pessoas, que por 
sua vez são influenciados pela cultura existente na organização, 
as organizações modernas mobilizam esforços na busca do 
desenvolvimento de fatores que propicie uma cultura voltada para 
inovação. Em particular, a cultura organizacional é considerada 
como um dos principais fatores que justifica o fracasso ou sucesso 
de uma empresa.
O termo Cultura possui inúmeros significados, todos derivados 
de sua raiz latina, que se refere à plantação no solo. Em muitas 
línguas ocidentais, cultura significa civilização ou refinamento da 
mente e, em particular, os resultados desse refinamento, como 
educação, arte e literatura.
Bastante discutido nos últimos anos, a cultura organizacional 
tornou-se tema de análise de vários estudiosos que se dedicam 
ao estudo da cultura, seus elementos e os fatores que influenciam 
na cultura organizacional, entre eles, alguns afirmam ser a cultura 
um conjunto de valores e crenças compartilhados de maneira 
homogênea em toda a organização.
A cultura pode ser construída e controlada pelos líderes, 
mediante um sistema de regras formais e informais aplicados a 
todos os membros da empresa. Toda empresa, em qualquer ramo 
de atividade ou negócio, possui uma cultura que evidencia seu 
ambiente e as relações sociais.
A cultura pode ser entendida como o conjunto de atributos 
físicos e psicossociais de uma organização que caracteriza o seu 
modo de ser e determina a sua identidade. A cultura representa o 
ambiente de crenças e valores, costumes, tradições, conhecimentos 
e práticas de convívio social e relacionamento entre as pessoas. 
E inclui a forma como o trabalho é executado e o que motiva os 
membros da organização para o trabalho.
A cultura organizacional influencia o comportamento de todos 
os indivíduos e grupos dentro da organização. Ela impacta o cotidiano 
da organização: suas decisões, as atribuições de seus funcionários, 
as formas de recompensas e punições, as formas de relacionamento 
com seus parceiros comerciais, seu mobiliário, o estilo de liderança 
adotado, o processo de comunicação, a forma como seus 
funcionários se veste e se portam no ambiente de trabalho, seu 
padrão arquitetônico, sua propaganda, e assim por diante.
Mais do que um conjunto de regras, de hábitos e de artefatos, 
cultura significa construção de significados partilhados pelo 
conjunto de pessoas pertencentes a um mesmo grupo social. A 
cultura possui três características:
– Ela não é inata, e sim aprendida;
– Suas distintas facetas estão inter-relacionadas;
– Ela é compartilhada e de fato determina os limites dos
distintos grupos.
A cultura é o meio de comunicação do homem. Ela é concebida 
como um conjunto de valores e pressupostos básicos expresso 
em elementos simbólicos, que em sua capacidade de ordenar, 
atribuir significações, construir a identidade organizacional, tanto 
age como elemento de comunicação e consenso, como oculta e 
instrumentaliza as relações de dominação.
Define-se cultura organizacional como um conjunto de valores 
pré-concebidos, premissas subjacentes, memórias coletivas e 
definições presentes em uma organização. Reflete a ideologia 
dominante que as pessoas carregam em suas mentes.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Nesse contexto, o sucesso na implantação da mudança numa 
organização vai depender do grau de aceitação ou resistência de 
seus integrantes, que poderá ser maior ou menor conforme a 
compatibilidade com os seus valores, crenças ou interesses. Por sua 
vez, essa compatibilidade será o resultado da influência da cultura 
e dependências de poder da organização, e das práticas por ela 
adotadas para a implantação da mudança.
Para alcançar mudanças duradouras, não se tenta transformar 
diretamente as pessoas, mas sim as restrições organizacionais que 
atuam sobre elas, os chamados pressupostos que compõem a 
cultura, a saber: normas, valores, recompensas e poder. Conforme 
expresso no quadro a seguir.
Pressupostos da Cultura Organizacional
Normas
São padrões ou regras 
de conduta, nos quais os 
membros da organização 
se enquadram. A norma é 
um padrão que as pessoas 
obedecem sem levar em conta 
o lado bom ou mau.
As normas são explícitas no 
momento em que as pessoas 
se adaptam a elas de forma 
consciente. As regras são 
implícitas (subentendidas) 
quando as pessoas se 
conformam, sem ter 
consciência.
Valores
Representam o conjunto 
de atributos que a força de 
trabalho julga positivo ou 
negativo numa organização. 
As normas e valores se 
inter-relacionam, existindo, 
consequentemente, uma 
interdependência entre eles.
As normas de uma organização 
podem refletir certos valores 
organizacionais.
Recompensa
O comportamento das 
pessoas e influenciados pelas 
recompensas que recebem 
pelo trabalho desenvolvido. 
Os gerentes devem identificar 
estratégias de recompensas 
para estimular as pessoas a 
obter um rendimento maior.
Poder
A fonte central de poder de 
uma organização pode refletir 
padrões culturais e, estes, por 
sua vez, podem influenciar o 
comportamento das pessoas 
dessa organização.
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Há três níveis de cultura, a saber: artefatos, valores de suporte 
e pressuposições básicas de suporte. Observe a figura a seguir.
Níveis de Cultura
https://www.uniasselvi.com.br/extranet/layout/request/trilha/
materiais/livro/livro.php?codigo=38054
– Artificialidades observáveis: constituem-se da disposição
física, vestimenta, maneira como as pessoas se tratam, odor e 
“clima” do lugar, intensidade emocional e outros fenômenos 
(inclusive registros, produtos, filosofias e anuários da empresa). São 
palpáveis e mais difíceis de se decifrar com precisão.
Sabemos como reagir a elas, mas isso não é necessariamente 
um indicador confiável de como reagem os membros da organização. 
Vemos e sentimos que uma empresa é mais formal e burocrática do 
que a outra, mas isso não diz nada sobre o porquê de ser assim.
Na investigação sobre cultura, questiona-se o uso de 
instrumentos aferidores, pois eles prejulgam as dimensões que se 
está considerando. Não há meio de saber se as dimensões que se 
está considerando são relevantes ou salientes naquela cultura, até 
que se tenha examinado níveis mais profundos de cultura.
– Valores: este nível pode ser pesquisado através de entrevistas,
questionários ou instrumentos de avaliação. Estudam-se os 
valores, normas, ideologias, licenciamentos e filosofias adotadas e 
documentadas de uma cultura.
São realizadas entrevistas, em que o entrevistado pode 
responder livremente, por serem mais úteis para se chegar ao nível 
de como as pessoas se sentem e pensam. Porém, os questionários e 
instrumentos aferidores são geralmente considerados como menos 
úteis, porque prejudicam as dimensões a serem estudadas.
– Concepções básicas: reconhecem-se as concepções adotadas,
apenas através de observações mais intensas, de indagações mais 
focalizadas e de envolvimento de membros motivados do grupo. 
Essas concepções determinam o modo de perceber processos 
mentais, sentimentos e comportamento, sendo apresentado 
de forma inconsciente; se constituindo o nível mais profundo de 
entendimento da cultura organizacional.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Iceberg da Cultura Organizacional
https://www.uniasselvi.com.br/extranet/layout/request/trilha/
materiais/livro/livro.php?codigo=38054
Para melhor compreender como funcionam as organizações, 
públicas ou privadas, podemos contarentregar as correspondências ou outros 
materiais mediante recibo;
Expedição: receber a documentação expedida pelos setores da 
instituição para envio, datar original e cópias, expedir o original e 
devolver a cópia ao setor responsável;
Atendimento: prestar informações de sua área de competên-
cia, bem como realizar empréstimos.
No que se refere aos documentos produzidos e recebidos pela 
instituição em decorrência de suas atividades, são atribuições do 
protocolo:
Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos em 
todos os documentos que chegar ao setor;
Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos 
metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos mes-
mos, tentar, dentro do possível substituir todos os objetos metáli-
cos por objetos de plásticos;
Análise da classificação: avaliar se a classificação atribuída está 
correta (principalmente em caso de pedido de arquivamento defi-
nitivo) retificando-a, se for o caso;
Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os crité-
rios adotados;
Empréstimo: talvez a mais “especial” das atividades arquivísti-
cas, afinal, essa é uma das essências da criação dos arquivos.
Controle de empréstimo: controlar através de ficha manual ou 
sistema.
QUESTÕES
1. (FGV - 2017 - IBGE - Agente Censitário Regional) O processo
de organização segue alguns princípios básicos e exige que se to-
mem decisões acerca de certos elementos, entre eles:
(A) especialização do trabalho e amplitude de controle;
(B) missão e visão organizacionais;
(C) cultura organizacional e sistemas de gestão;
(D) divisão de tarefas e definição de metas;
(E) estrutura e estratégia organizacionais.
2. (IF-MT - 2014 - IF-MT - Tecnólogo - Gestão de Pessoas) Sobre
tipos de organizações, analise as afirmativas.
I - Organização funcional é a forma estrutural baseada na es-
pecialização e na supervisão funcional, na qual as linhas de comu-
nicação são diretas, a autoridade é funcional e as decisões são des-
centralizadas.
II - Organização linear é o formato estrutural híbrido que reúne 
características lineares e características funcionais.
III - Organização linha – staff é a forma estrutural baseada em 
linhas únicas de autoridade e responsabilidade, na qual predomina 
a aplicação do principio de autoridade e do comando único.
IV - Staff ou assessoria significa a propriedade de prestar con-
sultoria, recomendações, sugestão ou prestar serviços especializa-
dos.
Estão corretas as afirmativas
(A) II e III.
(B) II e IV.
(C) I e IV.
(D) I e III.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
3. (AMAUC - 2019 - Prefeitura de Itá - SC - Agente Administrati-
vo) Sobre organização, análise as proposições e identifique com (V) 
as verdadeiras e (F) as falsas:
( ) Organização é compreendida como uma unidade ou enti-
dade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar 
objetivos comuns.
( ) Organização é compreendida também como função admi-
nistrativa e parte do processo administrativo de organizar, estrutu-
rar e integrar os recurso e os órgãos incumbidos de sua administra-
ção e estabelece relações entre eles.
( ) A organização enquanto entidade social se divide em organi-
zação formal e organização informal.
( ) A organização informal é aquela baseada em uma divisão 
racional do trabalho e na diferenciação e integração de seus ór-
gãos, representada por meio de organograma, ou seja, trata-se de 
organização formalizada oficialmente.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de 
cima para baixo:
(A) F, V, F, F.
(B) V, V, V, V.
(C) V, V, V, F.
(D) F, V, V, V.
(E) V, F, V, V.
4. (FASTEF - 2019 - UFCA - Assistente em Administração) Con-
siste em uma das particularidades da organização informal:
(A) baseada em uma divisão racional do trabalho.
(B) circunscrita a um local físico.
(C) representada através do organograma.
(D) amplia-se a todos os interesses comuns das pessoas envol-
vidas.
5. (INSTITUTO AOCP - 2018 - ADAF - AM - Administrador) O de-
senho de organogramas e fluxogramas define a estrutura organiza-
cional para a empresa poder
(A) dotar de conformidade seus produtos e serviços para seus
clientes.
(B) gerenciar a cadeia de fornecedores, funcionários e interme-
diários.
(C) zelar pelas habilidades e pelos desempenhos individuais e
do grupo.
(D) auditar o sistema de qualidade de acordo com a normati-
zação.
(E) conquistar e fidelizar seus compradores para sua sobrevi-
vência.
6. (Quadrix - 2019 - CRO-GO - Fiscal Regional) Em relação aos
conceitos básicos de administração, aos tipos de organização, às 
estruturas organizacionais, à departamentalização e aos organo-
gramas e fluxogramas, julgue o item.
O aspecto piramidal é uma das características da organização 
linear.
( ) CERTO
( ) ERRADO
7. (Quadrix - 2019 - CREA-TO - Agente Administrativo) No que
se refere à administração, aos tipos de organização, às estruturas 
organizacionais, à departamentalização e aos organogramas e flu-
xogramas, julgue o item.
Na organização linha-staff, somente existem órgãos de consul-
toria e assessoria.
( ) CERTO
( ) ERRADO
8. (Quadrix - 2019 - CREA-TO - Agente de Fiscalização) No que
se refere à administração, aos tipos de organização, às estruturas 
organizacionais, à departamentalização e aos organogramas e flu-
xogramas, julgue o item.
Na organização linear, cada gerente centraliza as comunica-
ções em linha ascendente com relação aos subordinados.
( ) CERTO
( ) ERRADO
9. (Quadrix - 2019 - CRESS-GO - Agente Administrativo) Com re-
lação às noções de administração, a funções administrativas e aos 
diversos enfoques da administração, julgue o item.
As funções de administração devem ser executadas em sequ-
ência nos procedimentos administrativos, de modo a manterem a 
coerência e a eficiência.
( ) CERTO
( ) ERRADO
10. (Quadrix - 2019 - CRESS-GO - Agente Administrativo) Com
relação às noções de administração, a funções administrativas e 
aos diversos enfoques da administração, julgue o item.
Se determinada entidade adota o tipo de organização funcio-
nal, o controle disciplinar e a coordenação das diversas funções tor-
nam-se mais difíceis.
( ) CERTO
( ) ERRADO
11. (CESPE/MCT-FINEP) Quanto à evolução histórica do pensa-
mento administrativo, assinale a opção correta. 
(A) Weber propõe que uma das principais vantagens da buro-
cracia consiste em conferir rapidez à tomada de decisões.
(B) A organização que busca mensurar e analisar as atitudes
de seus empregados de modo a conseguir a sua satisfação no
trabalho está alinhada aos pressupostos da administração cien-
tífica.
(C) A organização que ressalta o papel dos gerentes como co-
nhecedores dos detalhes das tarefas desenvolvidas por seus
empregados alinha-se aos pressupostos da teoria clássica.
(D) A abordagem contingencial se preocupa em analisar as
funções da organização, dividindo-as em seis funções clássicas,
que incluem as comerciais, as financeiras e as contábeis.
(E) A teoria de sistemas adota uma visão reducionista e analíti-
ca da administração.
12. (CESPE/TSE) A respeito das novas tecnologias gerenciais
que causam impacto nas organizações, assinale a opção correta. 
(A) Reengenharia é o processo sistemático, planejado, geren-
ciado, executado e acompanhado sob a liderança da alta admi-
nistração da instituição, envolvendo e comprometendo todos
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
os gerentes e responsáveis e colaboradores da organização. 
(B) Qualidade é o repensar fundamental e é a reestruturação
radical dos processos empresariais que visam alcançar drás-
ticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de
desempenho, tais como custos, atendimento e velocidade.
(C) Gestão estratégica está relacionada a propriedades ou ca-
racterísticas de um produto ou serviço que influenciam relacio-
nadas à sua capacidade de satisfazer as necessidades explícitas
ou implícitas dos que o utilizam.
(D) Empreendedorismo governamental significa a capacidade
de promover a sintonia entre os governos e as novas condições
sócio-econômicas,com uma analogia que coloca 
as principais questões do cotidiano organizacional em destaque 
para quem deseja refletir sobre seu ofício. Trata-se da visão do 
iceberg como projeção da cultura de uma empresa.
O que se busca nessa proposta é entender que toda organização 
possui estruturas hierárquicas e elas nem sempre deixam ver tudo o 
que acontece internamente, focando apenas em aparências e ideias 
superficiais. É comum nesse contexto que somente funcionários 
antigos conheçam a fundo os valores mais enraizados no cotidiano, 
para além do marketing e da publicidade.
Partes do iceberg
Primeiramente, um iceberg possui a parte pequena e visível 
na superfície da água, o que corresponde em uma organização aos 
artefatos práticos e facilmente identificáveis, que fazem parte do 
dia a dia da equipe. Estão nessa classificação fatos, como a forma de 
vestir, falar, organizar o ambiente físico e delegar tarefas comuns.
Quando o iceberg começa a imergir chega-se a um local que 
corresponderia aos valores da empresa professados por líderes de 
recursos humanos, que desejam difundir um ambiente de trabalho 
pautado em ideias positivas de colaboração e dinamismo.
É certo que nem sempre esses valores estão internalizados 
em cada colaborador, ficando por vezes apenas estampados em 
cartazes e repetidos em reuniões motivacionais, sem maiores 
resultados que modifiquem a forma deles agirem. Nesse ponto 
mediano, o iceberg significa valores criados especialmente para 
serem difundidos para clientes e concorrentes.
Na parte mais profunda do iceberg encontram-se as crenças 
enraizadas e inconscientes, que de forma involuntária, fazem com 
que a cultura da empresa ganhe uma feição clara e seja moldada 
diariamente pela ação de seus colaboradores sem maquiagem ou 
autodefesa.
Reflexão e mudança
Deixar de lado a reflexão crítica dessa formação cultural de uma 
organização tem efeitos prejudiciais. Líderes e liderados colaboram 
assim para criar uma imagem cristalizada da instituição, que pode 
não estar em sintonia com os valores alardeados nas reuniões. Esse 
descompasso precisa ser corrigido com o empenho de todos em 
reciclar valores estagnados e elevá-los a outro patamar.
Gerenciar a cultura organizacional é tarefa complexa, que exige 
saber o quanto a parte submersa do iceberg molda o que está 
colocado na parte visível. As manifestações culturais do ambiente 
interno das organizações precisam receber a atenção que merecem 
para que se possa modificar os pontos negativos existentes.
Mas a mudança não para por aí. Conhecendo os valores 
internos que de fato norteiam o dia a dia da organização é possível 
gerar um ambiente de trabalho onde há sintonia entre as relações 
produtivas e a imagem institucional que chega ao mercado.
NOÇÕES DE GESTÃO DA QUALIDADE
— Principais teóricos e suas contribuições para a gestão da 
qualidade
Gestão da Qualidade: “Capacidade de satisfazer desejos” – Wil-
liam Edward Deming.
“Grau em que um produto está de acordo com as especifica-
ções” – Gilmore
Qualidade é uma relação entre a expectativa em relação a algo 
e a realidade daquele algo.
Quando a expectativa é suprida efetivamente, aparece em 
cena a Qualidade, que é a relação entre Expectativa e Realidade.
Essa relação pode-se dar de 3 maneiras:
1. A Expectativa ser igual a Realidade = Qualidade. Quando as
especificações do produto ou serviço se adequam à Expectativa (sa-
tisfazem as necessidades intrínsecas) do cliente.
2. A Expectativa ser menor que a Realidade = Excelência. Quan-
do as especificações do produto ou serviço surpreendem positiva-
mente, satisfazendo ou superando as Expectativas do cliente. Exce-
lência é Qualidade (superando-a, acima da Qualidade)
3. A Expectativa ser maior que a Realidade = Frustração. Quan-
do as especificações do produto ou serviço não atendem ou satisfa-
zem as Expectativas do cliente.
A Qualidade é dinâmica, sofre mudanças, depende do momen-
to e dos indivíduos. Nas primeiras eras a relação de Qualidade es-
tava muito mais ligada a Gilmore, em que a Qualidade do produto 
estava muito mais ligado à capacidade de repetir as especificações 
dele. Relação mais Industrial de Qualidade.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
A organização ou prestador de serviços pode atuar tanto no 
Realidade, quanto na Expectativa para obter essa relação (Quali-
dade).
— Eras da Qualidade
Era da Inspeção
A Qualidade era analisar o produto posterior à sua produção. 
Era a relação do produto com o padrão estabelecido.
Desvantagem: Quando a preocupação da Qualidade é somen-
te na produção final dos produtos, tem-se um desperdício grande. 
Não havia durante esse processo a retroalimentação, não há análise 
anterior das fases de produção.
Era do Controle Estatístico
A Qualidade era analisar o produto posterior à sua produção. 
Era a relação do produto com o padrão estabelecido, porém, a ava-
liação ocorria entre as fases de produção, para que havendo des-
perdício, se encontre em que momento aconteceu a falha, para não 
se repetir. Gerando agora padrões estatísticos para que não ocorra 
novamente, minimizando então o desperdício. Retroalimentação.
Era da Garantia da Qualidade – William Edward Deming:
O Planejamento como método de prevenção a priori. Pro-ativi-
dade na produção.
Treinamento dos indivíduos, análise gerando melhoramento e 
eficiência nos processos, principalmente antes da produção, mini-
mizando erros e desperdícios.
Era da Gestão da Qualidade Total
Opera além das Eras anteriores, o conceito agora é a Qualidade 
passando a ser um Diferencial Competitivo. Pesquisa de mercado, 
Avaliação de Experiência do Produto ou Serviço, fazem parte do 
processo. 
Preocupação não somente durante o processo, mas também 
com o que os clientes, fornecedores e colaboradores pensam. Pas-
sa-se a ver a Qualidade não só durante o processo, ou somente den-
tro da Organização, a Qualidade acontece antes da produção com 
os fornecedores, durante a produção dentro da organização com os 
colaboradores e fora dela, com seus clientes.
— Principais autores
Walter Shewart
Pai do Controle Estatístico: começa-se a utilizar modelos ma-
temáticos para aceitar limites de erros. A margem de erros começa 
a ser inserida nos processos, classificando como erros aceitáveis e 
não aceitáveis.
— Gráfico de Controle.
— Inicia-se a amostragem, não mais a necessidade de avaliação 
individual, um a um e sim amostras, acelerando o processo.
— Buscar evitar as causas do erro e não o erro em si.
— Criou o ciclo PDCA (chamado ciclo de Deming), porém o cria-
dor desse ciclo foi Walter Shewart.
— Inspirou os 2 grandes nomes da Qualidade: William Edward 
Deming e Joseph Juran.
William Edward Deming
Para Deming o cliente é o foco da Qualidade, que muda assim 
como os desejos do cliente.
Traz 14 princípios da Qualidade:
1. Aperfeiçoamento constante do produto ou serviço.
2. Estabelecer Nova Filosofia da Qualidade.
3. Acabar com a dependência da inspeção – fazer certo desde
o início.
4. Acabar com o lucro na base do preço – aumentar a margem
de lucro, baixando o custo de produção.
5. Aperfeiçoamento constante do processo – diminuindo os
desperdícios.
6. Treinamento on the job (no trabalho) – capacitação dos indi-
víduos dentro das atividades em si.
7. Estabelecer a Liderança – é necessário direcionamento e mo-
nitoramento do controle.
8. Eliminar o medo de inovar.
9. Quebrar as barreiras entre os departamentos – trabalharem
juntos.
10. Eliminar slogam sobre Qualidade – Qualidade não é meta,
é princípio, é valor.
11. Eliminar padrões artificiais – colocar a base da Qualidade
no propósito e não na meta em si.
12. Permita que as pessoas tenham orgulho de trabalhar na
organização.
13. Programa de educação contínua.
14. Qualidade objetivo de todos – todos devem estar envolvi-
dos.
Philip Crosby 
Principal ponto deste autor é a intolerância com margem de 
erro. 
— Conceito “Defeito Zero” ;
— Fazer certo desde a primeira vez;
— Intolerância;
— Quem comanda a perspectiva de Qualidade é o cliente eé 
mutável.
Joseph Juran
— Conceito da Trilogia da Qualidade: Planejamento + Controle 
+ Aperfeiçoamento = PCAQ.
— Planejamento: Identificar as necessidades do cliente e com 
base nisso, desenhar e projetar serviços e produtos.
— Controle de Qualidade: Avaliar desempenho > Comparar o 
que almejava com o que foi alcançado > Propor melhorias.
— Aperfeiçoamento: Melhora contínua, Treinamento, Motiva-
ção e Apoio das Equipes. 
Armand Feigenbaum
Conceito de que a Qualidade é um Esforço Sistêmico. A Quali-
dade deve ser disseminada da diretoria da organização para os de-
mais colaboradores, não só uma parte, mas do todo.
— Trabalha custo relacionados a garantia da Qualidade e rela-
cionados à falta de Qualidade.
— Garantia: Focado na Prevenção e Avaliação – Existe um custo 
nesses processos e são avaliados;
— Falta de Qualidade: Focado nas Falhas Internas: perdas de 
processos produtivos e Falhas Externas: perdas ligadas a imagem da 
organização e de competitividade em relação ao mercado.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Kauru Ishikawa
Um dos principais tradutores dos conceitos americanos para a 
realidade japonesa. Responsável pela disseminação dos CCQs - Cír-
culos de Controle de Qualidade: pequenos grupos de 6,12 ou mais 
pessoas que são responsáveis por repensar a Qualidade dentro da 
organização.
— Filosofia da melhoria continua.
— Diagrama Causa ou Efeito ou Espinha de Peixe: Encontrar o 
Efeito – Listar as Possíveis Causas e Sub-causas que vão responder 
ao Efeito.
Principal herança do diagrama Causa e Efeito é que a organiza-
ção consiga entender o problema como um efeito e consiga erradi-
car a causa para que não se repita.
— Ferramentas de gestão da qualidade (ou de processos)
• Análise (gráfico) de Pareto
Conceito: uma pequena parcela das soluções, resolvem gran-
des parcelas de problemas, assim uma pequena parcela de soluções 
porem resolver, por exemplo 80% dos problemas. Assim, 20% das 
causas são responsáveis por 80% dos problemas. Curva ABC.
• Diagrama de causa-efeito – Ishikawa
A organização consegue entender o problema como um efeito
e levanta as causas para erradicar e não se repetir. Espinha de peixe. 
• Histograma
Gráfico em barras junto com o histograma representam uma
ferramenta que analisa frequência dos fatos. Quantas vezes eles 
acontecem.
• Carta de controle ou gráfico de controle remoto da quali-
dade
Tipo de gráfico utilizado para o acompanhamento durante um 
processo, determina uma faixa chamada de limites de controle pela 
linha superior (limite superior de controlo) e uma linha inferior (li-
mite inferior de controlo) e uma linha média do processo (limite 
central), estatisticamente determinadas. Objetiva verificar se o pro-
cesso está sob controle. 
Tipos de Gráficos de Controle: Controle por variáveis e Con-
trole por atributos.
• Diagramas de dispersão
Representações de dados de duas ou mais variáveis que são
organizadas por um gráfico. O gráfico de dispersão usa coordena-
das cartesianas para mostrar valores de um conjunto de dados. Os 
dados são exibidos por pontuação, cada um com valor de uma va-
riável, determinando assim, a posição no eixo horizontal e o valor 
da outra variável determinando a posição no eixo vertical (em caso 
de duas variáveis).
• Listas de controle
Ou folhas de verificação são planilhas ou tabelas utilizadas para
facilitação da coleta e análise de dados. O uso de folhas de verifica-
ção visa economizar tempo, eliminando o trabalho de se desenhar 
figuras ou escrever números repetitivos. Além disso elas evitam 
comprometer a análise dos dados.
• Fluxogramas
Tipo de diagrama que pode ser entendido como uma repre-
sentação esquemática de um processo ou algoritmo, comumente 
expresso por gráficos que ilustram de forma descomplicada a tran-
sição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, 
é a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o 
qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo ne-
cessário para sua realização, a distância percorrida pelos processos, 
quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participan-
tes deste processo.
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATE-
RIAIS
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Recurso – Conceito = É aquele que gera, potencialmente ou de 
forma efetiva, riqueza.
Administração de Recursos - Conceitos - Atividade que plane-
ja, executa e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, 
o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos e com-
prar até a entrega do produto terminado para o cliente.
É um sistema integrado com a finalidade de prover à adminis-
tração, de forma contínua, recursos, equipamentos e informações 
essenciais para a execução de todas as atividades da Organização.
Evolução da Administração de Recursos Materiais e Patrimo-
niais
A evolução da Administração de Materiais processou-se em 
várias fases:
- A Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empre-
sa, pois comprar era a essência do negócio;
- Atividades de compras como apoio às atividades produtivas
se, portanto, integradas à área de produção;
- Condenação dos serviços envolvendo materiais, começando
com o planejamento das matérias-primas e a entrega de produtos 
acabados, em uma organização independente da área produtiva;
- Agregação à área logística das atividades de suporte à área
de marketing.
Com a mecanização, racionalização e automação, o excedente 
de produção se torna cada vez menos necessário, e nesse caso a 
Administração de Materiais é uma ferramenta fundamental para 
manter o equilíbrio dos estoques, para que não falte a matéria-pri-
ma, porém não haja excedentes.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
Essa evolução da Administração de Materiais ao longo dessas 
fases produtivas baseou-se principalmente, pela necessidade de 
produzir mais, com custos mais baixos. Atualmente a Administra-
ção de Materiais tem como função principal o controle de produ-
ção e estoque, como também a distribuição dos mesmos. 
As Três Fases da Administração de Recursos Materiais e Patri-
moniais
1 – Aumentar a produtividade. Busca pela eficiência.
2 – Aumentar a qualidade sem preocupação em prejudicar ou-
tras áreas da Organização. Busca pela eficácia.
3 – Gerar a quantidade certa, no momento certo par atender 
bem o cliente, sem desperdício. Busca pela efetividade.
Visão Operacional e Visão Estratégica
Na visão operacional busca-se a melhoria relacionada a ativida-
des específicas. Melhorar algo que já existe.
Na visão estratégica busca-se o diferencial. Fazer as coisas de 
um modo novo. Aqui se preocupa em garantir a alta performance 
de maneira sistêmica. Ou seja, envolvendo toda a organização de 
maneira interrelacional. 
Com relação à Fábula de La Fontaine, a preocupação do au-
tor era, conforme sua época, garantir a melhoria quantitativa das 
ações dos empregados. Aqueles que mantêm uma padronização de 
são recompensados pela Organização. Na moderna interpretação 
da Fábula a autora passa a idéia de que precisamos além de traba-
lhar investir no nosso talento de maneira diferencial. Assim, pode-
remos não só garantir a sustentabilidade da Organização para os 
diversos invernos como, também, fazê-los em Paris.
Historicamente, a administração de recursos materiais e patri-
moniais tem seu foco na eficiência de processos – visão operacio-
nal. Hoje em dia, a administração de materiais passa a ser chamada 
de área de logística dentro das Organizações devido à ênfase na 
melhor maneira de facilitar o fluxo de produtos entre produtores 
e consumidores, de forma a obter o melhor nível de rentabilidade 
para a organização e maior satisfação dos clientes.
A Administração de Materiais possui hoje uma Visão Estraté-
gica. Ou seja, foco em ser a melhor por meio da INOVAÇÃO e não 
baseado na melhor no que já existe. A partir da visão estratégica a 
Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais passa ser co-
nhecida por LOGISTICA.
Sendo assim:
VISÃO OPERACIONAL VISÃO ESTRATÉGICA
EFICIENCIAEFETIVIDADE
ESPECIFICA SISTEMICA
QUANTITATIVA QUANTITATIVA E 
QUALTAITIVA
MELHORAR O QUE JÁ EXISTE INOVAÇÃO
QUANTO QUANDO
Princípios da Administração de Recursos Materiais e Patrimo-
niais
- Qualidade do material;
- Quantidade necessária;
- Prazo de entrega
- Preço;
- Condições de pagamento.
Qualidade do Material
O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua 
aceitação dentro e fora da empresa (mercado).
Quantidade
Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades 
da produção e estoque, evitando a falta de material para o abaste-
cimento geral da empresa bem como o excesso em estoque.
Prazo de Entrega
Deverá ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendi-
mento aos consumidores e evitar falta do material. 
Menor Preço
O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posi-
ção da concorrência no mercado, proporcionando à empresa um 
lucro maior.
Condições de pagamento
Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha 
maior flexibilidade na transformação ou venda do produto.
Diferença Básica entre Administração de Materiais e Adminis-
tração Patrimonial
A diferença básica entre Administração de Materiais e Admi-
nistração Patrimonial é que a primeira se tem por produto final a 
distribuição ao consumidor externo e a área patrimonial é respon-
sável, apenas, pela parte interna da logística. Seu produto final é a 
conservação e manutenção de bens.
A Administração de Materiais é, portanto um conjunto de 
atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma cen-
tralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os 
materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atri-
buições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisio-
namento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos 
materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, 
até as operações gerais de controle de estoques etc.
A Administração de Materiais destina-se a dotar a adminis-
tração dos meios necessários ao suprimento de materiais impres-
cindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, 
na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor 
custo.
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de 
materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do 
momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima 
das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a pro-
vidência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do 
material necessário ao atendimento de determinada necessidade 
da administração.
São tarefas da Administração de Materiais: 
- Controle da produção;
- Controle de estoque;
- Compras;
- Recepção;
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- Inspeção das entradas;
- Armazenamento;
- Movimentação;
- Inspeção de saída
- Distribuição.
Sem o estoque de certas quantidades de materiais que aten-
dam regularmente às necessidades dos vários setores da organiza-
ção, não se pode garantir um bom funcionamento e um padrão de 
atendimento desejável. Estes materiais, necessários à manutenção, 
aos serviços administrativos e à produção de bens e serviços, for-
mam grupos ou classes que comumente constituem a classificação 
de materiais. Estes grupos recebem denominação de acordo com o 
serviço a que se destinam (manutenção, limpeza, etc.), ou à nature-
za dos materiais que neles são relacionados (tintas, ferragens, etc.), 
ou do tipo de demanda, estocagem, etc.
Classificação de Materiais
Classificar um material então é agrupá-lo segundo sua forma, 
dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve gerar confu-
são, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que 
seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classifica-
ção, ainda, deve ser feita de maneira que cada gênero de material 
ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos pode-
rão estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. 
Classificar material, em outras palavras, significa ordená-lo segun-
do critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, 
sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração 
na qualidade. O objetivo da classificação de materiais é definir uma 
catalogação, simplificação, especificação, normalização, padroniza-
ção e codificação de todos os materiais componentes do estoque 
da empresa.
O sistema de classificação é primordial para qualquer Departa-
mento de Materiais, pois sem ele não poderia existir um controle 
eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento 
correto do almoxarifado.
O princípio da classificação de materiais está relacionado à:
- Catalogação
A Catalogação é a primeira fase do processo de classificação
de materiais e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um con-
junto de dados relativos aos itens identificados, codificados e ca-
dastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas 
da empresa.
Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversi-
dade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso 
de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se 
a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simpli-
ficarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos 
as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos 
com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para 
que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse ma-
terial, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número 
de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente 
sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se ser-
vem do material, pois a não simplificação (padronização) pode con-
fundir o usuário do material, se este um dia apresentar uma forma 
e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente.
- Especificação
Aliado a uma simplificação é necessária uma especificação do
material, que é uma descrição minuciosa para possibilitar melhor 
entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de 
material a ser requisitado.
- Normalização
A normalização se ocupa da maneira pela qual devem ser utili-
zados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização 
e identificação do material, de modo que o usuário possa requisitar 
e o estoquista possa atender os itens utilizando a mesma termino-
logia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida 
e formato.
- Codificação
É a apresentação de cada item através de um código, com as
informações necessárias e suficientes, por meio de números e/ou 
letras. É utilizada para facilitar a localização de materiais armaze-
nados no estoque, quando a quantidade de itens é muito grande. 
Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir 
para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as infor-
mações necessárias, suficientes e desejadas por meios de números 
e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comumente usados 
são: o alfabético (procurando aprimorar o sistema de codificação, 
passou-se a adotar de uma ou mais letras o código numérico), al-
fanumérico e numérico, também chamado “decimal”. A escolha do 
sistema utilizado deve estar voltada para obtenção de uma codifi-
cação clara e precisa, que não gere confusão e evite interpretações 
duvidosas a respeito do material. Este processo ficou conhecido 
como “código alfabético”. Entre as inúmeras vantagens da codifi-
cação está a de afastar todos os elementos de confusão que por-
ventura se apresentarem na pronta identificação de um material.
O sistema classificatório permite identificar e decidir priorida-
des referentes a suprimentos na empresa. Uma eficiente gestão de 
estoques, em que os materiais necessários ao funcionamento da 
empresa não faltam, depende de uma boa classificação dos mate-
riais.
Para Viana um bom método de classificação deve ter algumas 
características: ser abrangente, flexível e prático.
- Abrangência: deve tratar de um conjunto de características,
em vez de reunir apenas materiaispara serem classificados;
- Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos
de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerencia-
mento do estoque;
- Praticidade: a classificação deve ser simples e direta.
Para atender às necessidades de cada empresa, é necessária 
uma divisão que norteie os vários tipos de classificação.
Dentro das empresas existem vários tipos de classificação de 
materiais.
Para o autor Viana os principais tipos de classificação são: 
- Por tipo de demanda
- Materiais críticos
- Pericibilidade
- Quanto à periculosidade
- Possibilidade de fazer ou comprar
- Tipos de estocagem
- Dificuldade de aquisição
- Mercado fornecedor.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
- Por tipo de demanda: A classificação por tipo de demanda se
divide em materiais não de estoque e materiais de estoque. Mate-
riais não de estoque: são materiais de demanda imprevisível para 
os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento. Esses 
materiais são utilizados imediatamente, ou seja, a inexistência de 
regularidade de consumo faz com que a compra desses materiais 
somente seja feita por solicitação direta do usuário, na ocasião em 
que isso se faça necessário. O usuário é que solicita sua aquisição 
quando necessário. Devem ser comprados para uso imediato e se 
forem utilizados posteriormente, devem ficar temporariamente no 
estoque. A outra divisão são os Materiais de estoques: são mate-
riais que devem sempre existir nos estoques para uso futuro e para 
que não haja sua falta são criadas regras e critérios de ressuprimen-
to automático. Deve existir no estoque, seu ressuprimento deve ser 
automático, com base na demanda prevista e na importância para 
a empresa.
Os materiais de estoque se subdividem ainda; Quanto à apli-
cação, Quanto ao valor de consumo e Quanto à importância ope-
racional.
- Quanto à aplicação eles podem ser: Materiais produtivos
que compreendem todo material ligado direta ou indiretamente 
ao processo produtivo. Matéria prima que são materiais básicos e 
insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do proces-
so produtivo. Produtos em fabricação que são também conhecidos 
como materiais em processamento que estão sendo processados 
ao longo do processo produtivo. Não estão mais no estoque por-
que já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque 
ainda não são produtos acabados. Produtos acabados: produtos já 
prontos. Materiais de manutenção: materiais aplicados em manu-
tenção com utilização repetitiva. Materiais improdutivos: materiais 
não incorporados ao produto no processo produtivo da empresa. 
Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em 
diversos setores da empresa.
- Quanto ao valor de consumo: Para que se alcance a eficácia
na gestão de estoque é necessário que se separe de forma clara, 
aquilo que é essencial do que é secundário em termos de valor 
de consumo. Para fazer essa separação nós contamos com uma 
ferramenta chamada de Curva ABC ou Curva de Pareto, ela de-
termina a importância dos materiais em função do valor expresso 
pelo próprio consumo em determinado período. Curva ABC é um 
importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a 
identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento 
adequados quanto à sua administração. Ela consiste na verificação, 
em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do 
consumo em valor monetário, ou quantidade dos itens do estoque, 
para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de 
importância. 
Os materiais são classificados em:
- Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser tra-
balhados com uma atenção especial pela administração. Os dados 
aqui classificados correspondem, em média, a 80% do valor mone-
tário total e no máximo 20% dos itens estudados (esses valores são 
orientativos e não são regra). 
- Classe B: São os itens intermediários que deverão ser tratados
logo após as medidas tomadas sobre os itens de classe A; são os 
segundos em importância. Os dados aqui classificados correspon-
dem em média, a 15% do valor monetário total do estoque e no 
máximo 30% dos itens estudados (esses valores são orientadores 
e não são regra). 
- Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de
movimentação, no entanto, requerem atenção pelo fato de ge-
rarem custo de manter estoque. Deverão ser tratados, somente, 
após todos os itens das classes A e B terem sido avaliados. Em ge-
ral, somente 5% do valor monetário total representam esta classe, 
porém, mais de 50% dos itens formam sua estrutura (esses valores 
são orientadores e não são regra).
Metodologia de cálculo da curva ABC
A Curva ABC é muito usada para a administração de estoques, 
para a definição de políticas de vendas, para estabelecimento de 
prioridades, para a programação da produção.
Analisar em profundidade milhares de itens num estoque é 
uma tarefa extremamente difícil e, na grande maioria das vezes, 
desnecessária. É conveniente que os itens mais importantes, se-
gundo algum critério, tenham prioridade sobre os menos impor-
tantes. Assim, economiza-se tempo e recursos.
Para simplificar a construção de uma curva ABC, separamos o 
processo em 6 etapas a seguir:
1º) Definir a variável a ser analisada: A análise dos estoques 
pode ter vários objetivos e a variável deverá ser adequada para cada 
um deles. No nosso caso, a variável a ser considerada é o custo do 
estoque médio, mas poderia ser: o giro de vendas, o mark-up, etc.
2º) Coleta de dados: Os dados necessários neste caso são: 
quantidade de cada item em estoque e o seu custo unitário. Com 
esses dados obtemos o custo total de cada item, multiplicando a 
quantidade pelo custo unitário.
3º) Ordenar os dados: Calculado o custo total de cada item, é 
preciso organizá-los em ordem decrescente de valor.
4º) Calcular os percentuais: Na tabela a seguir, os dados foram 
organizados pela coluna “Ordem” e calcula-se o custo total acumu-
lado e os percentuais do custo total acumulado de cada item em 
relação ao total.
5º) Construir a curva ABC
Desenha-se um plano cartesiano, onde no eixo “x” são distri-
buídos os itens do estoque e no eixo “y”, os percentuais do custo 
total acumulado.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
6º) Análise dos resultados
Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critério 
ABC. Na verdade, esse critério é qualitativo, mas a tabela abaixo 
mostra algumas indicações para sua elaboração:
Classe % itens Valor acumulado Importância
A 20 80% Grande
B 30 15% Intermediária
C 50 5% Pequena
Pelo nosso exemplo, chegamos à seguinte distribuição:
Classe Nº itens % itens Valor
acumulado
Itens em
estoque
A 2 16,7% 80,1% Faca, Jarro
B 3 25,0% 15,6%
Apontador, 
Esquadro, 
Dado
C 7 58,3% 4,3%
Key, Livro, 
Herói, Caixa, 
Bola, Giz, 
Isqueiro.
A aplicação prática dessa classificação ABC pode ser vista quan-
do, por exemplo, reduzimos 20% do valor em estoque dos itens 
A (apenas 2 itens), representando uma redução de 16% no valor 
total, enquanto que uma redução de 50% no valor em estoque dos 
itens C (sete itens), impactará no total em apenas 2,2%. Logo, redu-
zir os estoques do grupo A, desde que calculadamente, seria uma 
ação mais rentável para a empresa do nosso exemplo.• Quanto à importância operacional: Esta classificação leva
em conta a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para 
se obter o material.
Os materiais são classificados em materiais:
- Materiais X: materiais de aplicação não importante, com si-
milares na empresa;
- Materiais Y: materiais de média importância para a empresa,
com ou sem similar;
- Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na
empresa, e sua falta ocasiona paralisação da produção.
Quando ocorre a falta no estoque de materiais classificados 
como “Z”, eles provocam a paralisação de atividades essenciais e 
podem colocar em risco o ambiente, pessoas e patrimônio da em-
presa. São do tipo que não possuem substitutos em curto prazo. 
Os materiais classificados