Conhecimentos_Especificos

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DPE-SP
Oficial de Defensoria Pública
Conhecimentos Específicos
Organização de arquivos: conceitos fundamentais da arquivologia. Gestão de documentos. 
Tipos de arquivo ..............................................................................................................................1
Rotina de trabalho .........................................................................................................................16
Eficácia profissional .......................................................................................................................17
Administração do tempo ................................................................................................................17
Ambiente e particularidades do trabalho .......................................................................................22
Organização de agenda/calendário ..............................................................................................28
Follow-up .......................................................................................................................................28
Follow-through ..............................................................................................................................29
Excelência no atendimento ao cidadão; o enfoque na qualidade; o atendimento presencial 
e por telefone ................................................................................................................................29
Relacionamento com chefia, visitantes e colegas da repartição ..................................................37
Comunicação pessoal – comunicação impessoal – comunicação verbal ....................................38
Produção de mala-direta ...............................................................................................................40
Índices analíticos ..........................................................................................................................40
Interpretação e elaboração de organogramas e fluxogramas, considerando seus níveis 
hierárquicos ...................................................................................................................................42
Elaboração de cronogramas .........................................................................................................49
Administração de materiais. Administração de compras. Operações com almoxarifado ..............50
Organização de material no ambiente de trabalho .......................................................................83
Reuniões: tipos, objetivos e técnicas; planejamento e organização; agendamento; tipos de 
convocação; preparo de ambiente e equipamentos .....................................................................83
Noções de Direito Constitucional: Dos Direitos e Garantias Fundamentais (arts. 05º a 07º 
da CF)............................................................................................................................................85
Da Organização Político-Administrativa: União, Estados e Municípios – art. 18 a 31 da CF. 
Municípios – Lei Orgânica .............................................................................................................92
Administração pública: princípios constitucionais; servidores públicos ......................................103
Finanças públicas: normas gerais; orçamentos ..........................................................................113
Noções de Direito Administrativo: Conceito de Administração Pública. Diferenças entre Governo 
e Administração. Supremacia do Interesse Público. Princípios Básicos da Administração 
Pública. Legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Aplicação dos 
princípios constitucionais e dos demais princípios norteadores da Administração Pública ........124
Poder de Polícia ..........................................................................................................................133
Atos administrativos: conceito, requisitos, atributos, discricionariedade e vinculação; classificação; 
espécies, motivação, anulação, revogação e extinção ...............................................................134
Agentes públicos. Regime jurídico-constitucional, art. 37 a 41 da Constituição Federal............142
1759472 E-book gerado especialmente para SARA DO PRADO VIRECCI FANA
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Processo administrativo: conceito, requisitos, objetivos, fases, espécies, princípios do 
processo administrativo ...............................................................................................................161
Improbidade Administrativa. Lei Federal nº 8.429/92, atualizada até a Lei nº 14.230, de 2021 
– sanções aplicáveis em virtude da prática de atos de improbidade administrativa ...................174
Crimes Praticados Por Funcionários Públicos Contra a Administração em Geral: Código 
Penal (Decreto-lei nº 2.848/40 e suas alterações posteriores)- arts. 312 a 327 .........................189
Legislação específica: Lei Complementar Estadual nº 988/2006 e suas alterações 
posteriores ...................................................................................................................................194
Lei Complementar Federal nº 80/94, e alterações posteriores, em especial a Lei 
Complementar 132/2009 .............................................................................................................242
Lei Complementar Estadual nº 1.050/2008 .................................................................................277
Deliberação CSDP nº 111, de 9 de janeiro de 2009 e alterações ...............................................283
Ato Normativo DPG nº 55, de 20 de outubro de 2011 .................................................................299
Estatuto da Igualdade Racial (Lei nº 12.288/2010): Disposições Preliminares e Direitos 
Fundamentais - Títulos I e II .......................................................................................................304
Estatuto da Pessoa com Deficiência (Lei nº 13.146/2015): Disposições Preliminares e
Direitos Fundamentais - Títulos I e II .........................................................................................311
Lei Maria da Penha (Lei nº 11.340/2006): Disposições Preliminares, Da Violência Doméstica e 
Familiar contra a Mulher e Da Assistência à Mulher em Situação de Violência Doméstica e 
Familiar (Títulos I e II; capítulos I e II, do Título III ...................................................................324
Decreto estadual nº 55.588/2010 ................................................................................................327
Redação oficial: Documentos oficiais, tipos, composição e estrutura. Aspectos gerais da 
redação oficial. Correspondência oficial: definição, formalidade e padronização; impessoalidade, 
linguagem dos atos e comunicações oficiais (ofício, e-mail, mensagem), concisão e clareza, 
editoração de textos (Manual de Redação da Presidência da República – 3ª edição, revista, 
atualizada e ampliada) ................................................................................................................328
Exercícios ....................................................................................................................................344
Gabarito .......................................................................................................................................347
1759472 E-book gerado especialmente para SARA DO PRADO VIRECCI FANA
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Organização de arquivos: conceitos fundamentais da arquivologia. Gestão de docu-
mentos. Tipos de arquivo
 
A arquivística é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem 
observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos e, tem por objetivo, gerenciar todas as infor-
mações que possam ser registradasem documentos de arquivos.
A Lei nº 8.159/91 (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá outras 
providências) nos dá sobre arquivo: 
“Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos docu-
mentos.”
Á título de conhecimento segue algumas outras definições de arquivo.
 “Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas 
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação”, CONARQ.
“É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no 
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”, Solon 
Buck (Souza, 1950) (citado por PAES, Marilena Leite, 1986).
“É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, 
no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que pode-
rão oferecer no futuro.” (PAES, Marilena Leite, 1986).
De acordo com uma das acepções existentes para arquivos, esse também pode designar local físico desig-
nado para conservar o acervo.
A arquivística está embasada em princípios que a diferencia de outras ciências documentais existentes. 
Vejamos:
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O princípio de proveniência nos remete a um conceito muito importante aos arquivistas: o Fundo de Ar-
quivo, que se caracteriza como um conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independentemente 
da sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo– reunidos automática e organicamente –ou 
seja, acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição–, criados e/ou acu-
mulados e utilizados por uma pessoa física, jurídica ou poruma família no exercício das suas atividades ou das 
suas funções.
Esse Fundo de Arquivo possui duas classificações a se destacar.
Fundo Fechado – quando a instituição foi extinta e não produz mais documentos estamos.
Fundo Aberto - quando a instituição continua a produzir documentos que se vão reunindo no seu arquivo.
Temos ainda outros aspectos relevantes ao arquivo, que por alguns autores, podem ser classificados como 
princípios e por outros, como qualidades ou aspectos simplesmente, mas que, independente da classificação 
conceitual adotada, são relevantes no estudo da arquivologia. São eles:
- Territorialidade: arquivos devem ser conservados o mais próximo possível do local que o gerou ou que 
influenciou sua produção.
- Imparcialidade: Os documentos administrativos são meios de ação e relativos a determinadas funções. Sua 
imparcialidade explica-se pelo fato de que são relativos a determinadas funções; caso contrário, os procedi-
mentos aos quais os documentos se referem não funcionarão, não terão validade. Os documentos arquivísticos 
retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam.
- Autenticidade: Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, 
portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Por finalidade a arquivística visa servir de fonte de consulta, tornando possível a circulação de informação 
registrada, guardada e preservada sob cuidados da Administração, garantida sua veracidade.
Costumeiramente ocorre uma confusão entre Arquivo e outros dois conceitos relacionados à Ciência da In-
formação, que são a Biblioteca e o Museu, talvez pelo fato desses também manterem ali conteúdo guardados 
e conservados, porém, frisa-se que trata-se de conceitos distintos.
O quadro abaixo demonstra bem essas distinções:
Arquivos Públicos
Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II:
“Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas ativi-
dades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas 
funções administrativas, legislativas e judiciárias”.
Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz:
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“§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter 
público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento 
de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.»
Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidades privadas (revestidas de 
caráter público – mediante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos, independen-
temente da esfera de governo.
Arquivos Privados
De acordo com a mesma Lei citada acima:
 “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físi-
cas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.”
Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, a pessoa jurídica a qual o enunciado se refe-
re diz respeito à pessoa jurídica de direito privado, não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito 
público, pois os órgãos que compõe a administração indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, 
são também pessoas jurídicas, destituídas de poder político e dotadas de personalidade jurídica própria, po-
rém, de direito público.
Exemplos:
• Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc.
• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.
• Comercial: companhias, empresas, etc.
A arquivística é desenvolvida pelo arquivista, profissional com formação em arquivologia ou experiência 
reconhecida pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, 
arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc.
Ao arquivista compete gerenciar a informação, cuidar da gestão documental, conservação, preservação e 
disseminação da informação contida nos documentos, assim como pela preservação do patrimônio documental 
de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última instância, da sociedade como um todo. 
Também é função do arquivista recuperar informações ou elaborar instrumentos de pesquisas arquivisticas.1
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretu-
do gráfico, que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurí-
dico, documentos são frequentemente sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivístico: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebi-
da no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficien-
tes para servir de prova dessa atividade. 
Administrar, organizar e gerenciar a informação é uma tarefa de considerável importância para as organiza-
ções atuais, sejam essas privadas ou públicas, tarefa essa que encontra suporte na Tecnologia da Gestão de 
Documentos, importante ferramenta que auxilia na gestão e no processo decisório.
A gestão de documentos representa um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-
ção ou recolhimento para a guarda permanente.
Através da Gestão Documental é possível definir qual a politica arquivistica adotada, através da qual, se 
constitui o patrimônioarquivistico. Outro aspecto importante da gestão documental é definir os responsáveis 
pelo processo arquivistico.
A Gestão de Documentos é ainda responsável pela implantação do programa de gestão, que envolve ações 
como as de acesso, preservação, conservação de arquivo, entre outras atividades.
1Adaptado de George Melo Rodrigues
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Por assegurar que a informação produzida terá gestão adequada, sua confidencialidade garantida e com 
possibilidade de ser rastreada, a Gestão de Documentos favorece o processo de Acreditação e Certificação 
ISO, processos esses que para determinadas organizações são de extrema importância ser adquirido.
Outras vantagens de se adotar a gestão de documentos é a racionalização de espaço para guarda de docu-
mentos e o controle deste a produção até arquivamento final dessas informações.
A implantação da Gestão de Documentos associada ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias 
do Gerenciamento Eletrônico de Documentos deve ser efetiva visando à garantia no processo de atualização 
da documentação, interrupção no processo de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de perda 
do acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso à informação pela internet 
e intranet.
A Gestão de Documentos no âmbito da administração pública atua na elaboração dos planos de classifica-
ção dos documentos, TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente de avaliação. Desta 
forma é assegurado o acesso rápido à informação e preservação dos documentos.
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Esse processo acima descrito de gestão de informação e documentos segue um tramite para que possa ser 
aplicado de forma eficaz, é o que chamamos de protocolo.
O protocolo é desenvolvido pelos encarregados das funções pertinentes aos documentos, como, recebimen-
to, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. 
A finalidade principal do protocolo é permitir que as informações e documentos sejam administradas e co-
ordenadas de forma concisa, otimizada, evitando acúmulo de dados desnecessários, de forma que mesmo 
havendo um aumento de produção de documentos sua gestão seja feita com agilidade, rapidez e organização.
Para atender essa finalidade, as organizações adotam um sistema de base de dados, onde os documentos 
são registrados assim que chegam à organização.
A partir do momento que a informação ou documento chega é adotado uma rotina lógica, evitando o descon-
trole ou problemas decorrentes por falta de zelo com esses, como podemos perceber:
Recebimento:
Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pes-
soal.
Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.
Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais 
informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destina-
tários.
Registro:
Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamentecom seu número, nome do remeten-
te, data, assunto dentre outras informações.
Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.
Depois de analisado o documento ele é classificado em uma categoria de assuntopara que possam ser 
achados. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.
 
Distribuição:
Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso 
fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.
 
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Tramitação:
A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa.É o caminho que o documento percorre 
desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem 
ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados 
corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará aagilizar a sua loca-
lização.
 Expedição de documentos:
A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos. Também deve nume-
rar e datar a correspondência no original e nas cópias, pois as cópias são o acompanhamento da tramitação do 
documento na empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.
Sistemas de classificação
O conceito de classificação e o respectivo sistema classificativo a ser adotado, são de uma importância de-
cisiva na elaboração de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo. 
Um bom plano de classificação deve possuir as seguintes características:
- Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos proble-
mas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adotadas, tanto melhor se efetuará a ordenação da 
documentação;
- A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em 
última análise, focando a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;
- Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclu-
sões;
- Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efetuadas, e promover a sua atualiza-
ção sempre que se entender conveniente.
A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, 
como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, sele-
ção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico 
é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da 
informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, 
constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. 
Na classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais distribuídos de acordo com as fun-
ções e atividades desempenhadas pelo órgão. 
A classificação deve ser realizada de acordo com as seguintes características: 
De acordo com a entidade criadora
- PÚBLICO – arquivo de instituições públicas de âmbito federal ou estadual ou municipal.
- INSTITUCIONAL – arquivos pertencentes ou relacionados à instituições educacionais, igrejas, corporações 
não-lucrativas, sociedades e associações.
- COMERCIAL- arquivo de empresas, corporações e companhias.
- FAMILIAR ou PESSOAL - arquivo organizado por grupos familiares ou pessoas individualmente.
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De acordo com o estágio de evolução (considera-se o tempo de vida de um arquivo)
- ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e frequentemente 
consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.
- ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivo cor-
rente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos 
que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. 
- ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam 
o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico. Eles são conservados somente por 
causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que 
se conheça como os fatos evoluíram. 
De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
- ARQUIVO SETORIAL - localizado junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo 
corrente.
- ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diver-
sos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.De acordo com a natureza de seus documentos
- ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fo-
tografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado 
não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, contro-
le e conservação.
- ARQUIVO ESPECIALIZADO – também conhecido como arquivo técnico, é responsável pela guarda os 
documentos de um determinado assunto ou setor/departamento específico.
De acordo com a natureza do assunto
- OSTENSIVO: aqueles que ao serem divulgados não prejudicam a administração;
- SIGILOSO: em decorrência do assunto, o acesso é limitado, com divulgação restrita.
De acordo com a espécie
- ADMINISTRATIVO: Referente às atividades puramente administrativas;
- JUDICIAL: Referente às ações judiciais e extrajudiciais; 
- CONSULTIVO: Referente ao assessoramento e orientação jurídica. Busca dirimir dúvidas entre pareceres, 
busca alternativas para evitar a esfera judicial.
De acordo com o grau de sigilo
- RESERVADO: Dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, opera-
ções ou objetivos neles previstos;
- SECRETO: Dados ou informações referentes a sistemas, instalações, projetos, planos ou operações de 
interesse nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações 
estratégicos, cujo conhecimento não autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do 
Estado;
- ULTRASSECRETO: Dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacional, a 
plano ou operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento 
científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não 
autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.
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Arquivamento e ordenação de documentos
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento 
dos documentos no arquivo.
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o documento deverá ser encami-
nhado ao seu destino para arquivamento, após receber despacho final.
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. 
Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido 
quando solicitado posteriormente. 
O documento ficará arquivado na unidade até que cumpra o prazo para transferência ao Arquivo Central ou 
sua eliminação.
As operações para arquivamento são:
1. Verificar se o documento destina-se ao arquivamento;
2. Checar a classificação do documento, caso não haja, atribuir um código conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem sequencial;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar 
aqueles que tratam do mesmo assunto, por consequência, o mesmo código;
5. Arquivar as pastas na sequência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a 
classificação “diversos”;
6. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – crono-
lógica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original 
manter uma única cópia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externa-
mente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.
8. Endereçamento - o endereço aponta para o local onde os documentos/processos estão armazenados. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical.
- Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros, ―deitados, dentro do mobili-
ário. É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e 
dobras nos mesmos.
- Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado 
para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos 
quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recupera-
ção da informação sem o uso de instrumentos.
Tudo o que isso quer dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou qualquer outro 
semelhante) para localizar um documento em um arquivo. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por 
exemplo, os métodos alfabético e geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os 
métodos numéricos.
A ORDENAÇÃO é a reunião dos documentos que foram classificados dentre de um mesmo assunto.
Sua finalidade é agilizar o arquivamento, de forma organizada e categorizada previamente para posterior 
arquivamento.
Para definir a forma da ordenação é considerada a natureza dos documentos, podendo ser:2
2Adaptado de www.agu.gov.br
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1. Arquivamento por assunto
Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o 
próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o 
assunto tratado neles.
Isso permite agrupar documentos que tratem de assuntos correlatos e permite encontrar informações com-
pletas sobre determinada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente interessante para empresas 
que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema.
2. Método alfabético
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que consiste em 
organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais 
intuitiva e eficiente.
Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome. Esta-
mos falando sobre um método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples.
No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns er-
ros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do funcionário.
Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar 
esse método com a escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada.
Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de 
facilitar a localização e a recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somente uma variação do 
método alfabético. É possível, ainda, combinar esse método ao de arquivamento por assunto, usando a ordem 
alfabética para subdividir a organização.
3. Método numérico
O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com 
um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, 
permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.
Como o próprio nome indica, esse método é aquele usado quando os documentos são ordenados por nú-
meros. É possível escolher três formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
- Método numérico simples
Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou do documento em que 
ele foi arquivado. É muito utilizado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de fun-
cionários.
- Método numérico cronológico
Um método usado para fazer a organização dos documentos por data. É extremamente utilizadopara or-
ganizar documentos financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para buscar a 
informação.
- Método numérico dígito-terminal
A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o método simples não é 
eficiente. Isso ocorre porque ele acaba se tornando trabalhoso e lento. Por isso, nesse caso, o mais indicado é 
utilizar o método dígito-terminal.
Nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a 
ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento mais ágil e eficiente.
4. Método eletrônico
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização 
— o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas e de acordo com o método que mais se en-
caixa na organização e nas necessidades da empresa, mas fazer sua gestão online e até mesmo remota.
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5. Método geográfico
Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto 
é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem. 
No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o mé-
todo geográfico seja utilizado de forma adequada. Confira!
- Norma do método geográfico 1
Quando os documentos são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabetica-
mente. Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou 
estado: sempre postas em ordem alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma 
vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.
- Norma do método geográfico 2
Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de 
que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, 
o estado a que ela corresponde precisa aparecer na identificação.
6. Método temático
Esse é um método que propõe a organização dos documentos por assunto. Assim, a classificação é elabo-
rada pelos assuntos e temas básicos, que podem admitir diversas composições.
7. Índice onomástico (opcional)
Índice de nomes próprios que aparecem no texto. Deve ser utilizado quando o Coordenador da coleção as-
sim o decidir. Deve ser organizado da mesma maneira que o índice remissivo.
Tabela de temporalidade 
Instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, 
recolhimento, descarte de documentos, com a finalidade de garantir o acesso à informação a quantos dela 
necessitem.
É um instrumento resultante da atividade de avaliação de documentos, que consiste em identificar seus 
valores (primário/administrativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda, registrando dessa for-
ma, o registra o ciclo de vida dos documentos.
Para que a tabela tenha validade precisa ser aprovada por autoridade competente e divulgada entre 
os funcionários na instituição. 
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos 
por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a 
destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua 
compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Apresenta-se aqui os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distri-
buídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados 
alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Trata-se do tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente 
e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou.
Deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação 
daaposentadoria; e até quitação da dívida. 
- Os prazos são preferencialmente em ANOS
- Os prazos são determinados pelas: - Normas
 - Precaução
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 - Informações recaptulativas
 - Frequência de uso
3. Destinação final: Registra-se a destinação estabelecida que pode ser:
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias 
à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e 
aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos docu-
mentais avaliados.
A definição dos prazos de guarda devem ser definidos com base na legislação vigente e nas necessidades 
administrativas.
ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados 
procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua 
preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
Não podemos nos esquecer dos documentos eletrônicos, que hoje em dia está cada vez mais presente. As 
alternativas são diversas, como dispositivos externos de gravação,porém, o mais indicado hoje, é armazenar 
os dados em nuvem, que oferece além da segurança, a facilidade de acesso.
Armazenamento
Áreas de armazenamento
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos 
iminentes, evitando-se, por exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos;
- áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e 
construções irregulares;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petró-
leo;
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- áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e 
aeroportos.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e con-
forto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. 
Condições Ambientais
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado 
das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as 
necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que 
são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos po-
luentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de 
umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofis-
ticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de venti-
lação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumen-
tam as proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de 
guarda estabelecido, isto é, em temperaturae umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de 
metodologia previamente definida;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e 
umidade relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem 
ser mantidos em funcionamento sem interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas 
ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos 
tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os 
contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de jane-
las;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas espe-
ciais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensiona-
dos, sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber: fotografias em preto e branco 
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% fotografias em cor T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% filmes e registros magnéticos T 
18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%.
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Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua 
preservação.
A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confec-
ção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre 
segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e 
mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados 
a cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, 
devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre 
tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve 
ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de cam-
pos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmen-
te em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações exter-
nas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso te-
nham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a 
proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre 
iguais às dos documentos que irão abrigar, ou, caso haja espaço, esses devem ser preenchidos para proteger 
o documento.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimica-
mente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos 
documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às 
expectativas de preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de 
papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.3
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
A manutenção dos documentos pelo prazo determinado na tabela de temporalidade dependem de três as-
pectos:
Fatores de deterioração em acervos de arquivos
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fato-
res aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conser-
vação para minimizá-los.
A grande maioria dos arquivos é constituída de documentos impressos, e o papel é basicamente composto 
por fibras de celulose, portanto, identificar os principais agentes nocivos da celulose e descobrir soluções para 
evita-los é um grande passo na preservação e na conservação documental.
Essa degradação à qual os acervos estão sujeitos não se limita a um único fator, pelo contrário, são várias 
as formas dessa degradação ocorrer, como veremos a seguir:
3Adaptado de CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos/ www.eboxdigital.com.br
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1. Fatores ambientais
São os agentes encontrados no ambiente físico do acervo, como por exemplo, Temperatura, Umidade Rela-
tiva do Ar, Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
- Temperatura e umidade relativa
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, principalmente quan-
do em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. A 
velocidade de muitas reações químicas, é dobrada a cada aumento de 10°C. A alteração da umidade relativa 
proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais.
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da tempera-
tura e umidade relativa elevada.
- Radiação da luz
Toda fonte de luz, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos através 
da oxidação.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; 
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas 
quanto em lâmpadas fluorescentes.
- Qualidades do ar
 O controle da qualidade é muito importante porque os gases e as partículas sólidas contribuem muito para 
a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos, destacando que esses poluentes podem tanto vir do am-
biente externo como podem ser gerando no próprio ambiente.
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os 
roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes 
nas dependências onde se encontram os documentos.
- Fungos
Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento 
provém dos papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade é fator indispensável para o me-
tabolismo dos nutrientes e para sua proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais 
atacados e na própria colônia de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o 
crescimento das colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene.
As medidas para proteger o acervo de infestação de fungos são:
- estabelecer política de controle ambiental, principalmente temperatura, umidade relativa e ar circulante
- praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas adequadas;
- instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio dos documentos e regras de higiene do local;
- manter vigilância constantedos documentos contra acidentes com água, secando-os imediatamente caso 
ocorram.
- Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. 
Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas 
para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde 
que não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se faz nos mesmos moldes citados acima: tem-
peratura e umidade relativa controladas, além de higiene periódica.
- Ataques de insetos
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Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos, provocam perdas de superfície e man-
chas de excrementos. As baratas se reproduzem no próprio local e se tornam infestação muito rapidamente, 
caso não sejam combatidas. 
Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros. A fase 
de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. 
Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus derivados, como também a madeira do mobiliário, portas, pisos 
e todos os materiais à base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar à fase adulta. Na fase adulta, 
acasala e põe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as coleções como para o prédio em si. Os 
cupins percorrem áreas internas de alvenaria, tubulações, conduítes de instalações elétricas, rodapés, batentes 
de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às paredes, caixas de interruptores 
de luz, assoalhos etc.
3. Intervenções inadequadas nos acervos
Trata-se de procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo 
de interromper ou melhorar seu estado de degradação e que as vezes, resultam em danos ainda maiores.
Por isso, qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais 
dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. 
4. Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito frequente em qualquer tipo de 
acervo.
O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos fun-
cionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas foto-reproduções, 
na pesquisa pelo usuário etc. 
5. Fatores de deterioração 
Como podemos ver, os danos são intensos e muitos são irreversíveis. Apesar de toda a problemática dos 
custos de uma política de conservação, existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas 
de dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem 
ser feitos, a começar por:
- treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação;
- atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia 
novas técnicas, materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos);
- monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis;
- uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
- adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos;
- contato com profissionais experientes que possam assessorar em caso de necessidade.
6. Características gerais dos materiais empregados em conservação
Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, é recomendado 
apenas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, 
quimicamente estáveis, resistentes, duráveis. Suas características, em relação aos documentos onde são apli-
cados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inércia.Dentro das especificações posi-
tivas, encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos, os poliésteres inertes, os adesivos alcalinos 
e reversíveis, os papéis orientais, borrachas plásticas etc., usados tanto para pequenas intervenções sobre os 
documentos como para acondicionamento.
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7. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para a conservação de acervos
Como já enfatizamos anteriormente, é muito importante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que 
integram nossos acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vários são os procedimentos que, apesar de simples, são de grande importância para a estabilização dos 
documentos.
8. Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando 
conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes num 
acervo. Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou 
arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência.
- Processos de higienização
- Limpeza de superfície - o processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à limpeza 
de superfície e, portanto, é mecânica, feita a seco, com o objetivo de reduzir poeira, partículas sólidas, incrus-
tações, resíduos de excrementos de insetos ou outros depósitos de superfície. 
- Avaliação do objeto a ser limpo - cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higie-
nização é necessária e se pode ser realizada com segurança. No caso de termos as condições abaixo, prova-
velmente o tratamento não será possível:
• Fragilidade física do suporte 
• Papéis de textura muito porosa 
- Materiais usados para limpeza de superfície - a remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o 
documento) é feita através de pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam 
à técnica, como bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete; 
- Limpeza de livros 
- Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia, conforme o es-
tado da encadernação;
- Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha ou pin-
cel, limpar os cortes, começando pela cabeça do livro, que é a área que está mais exposta à sujidade. Quando 
a sujeira está muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de pó de baixa potência ou ainda 
um pedaço de carpete sem uso;
- O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienização;
- Oxigenar as folhas várias vezes.
- Higienização de documentos de arquivo - materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebra-
diços, frágeis, distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do 
uso de papéis de baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de manuseio também 
contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e 
cuidado.
- Documentos manuscritos - os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados em relação aos 
manuscritos. O exame dos documentos, testes de estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais 
de limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados.
- Documentos em grande formato
- Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral em papel vegetal) podem ser limpos com 
pó de borracha, após testes. Pode-se também usar um cotonete - bem enxuto e embebido em álcool. Muito 
sensíveis à água, esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil 
remoção.
- Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito frágeis. Não se recomendalimpar a área 
pictórica. Todo cuidado é pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.
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- Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Em mapas impressos, 
desde que em boas condições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas. 
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo 
de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e 
técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Caso esses critérios não sejam 
obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. Os 
demais documentos permitem algumas intervenções, de simples a moderadas. Os materiais utilizados para 
esse fim devem ser de qualidade arquivística e de caráter reversível. Da mesma forma, toda a intervenção deve 
obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso significa que, caso seja necessário reverter o processo, 
não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados.
Toda e qualquer procedimento acima citada obrigatoriamente deve ser feito com o uso dos EPIs – Equipa-
mentos de Proteção Individual – tais como avental, luva, máscara, toucas, óculos de proteção e pró-pé/bota, a 
fim de evitar diversas manifestações alérgicas, como rinite, irritação ocular, problemas respiratórios, protegendo 
assim a saúde do profissional.4
Rotina de trabalho
Do dicionário, o significado de rotina significa: “sequência de procedimentos, dos costumes habituais; modo 
como se realiza alguma coisa, sempre da mesma forma; que se faz todos os dias”.
Em nosso entendimento, rotina de trabalho é a sequência das atividades profissionais que realizamos diaria-
mente. Não somente a sequência que compõe a rotina, mas também a forma que realizamos essas atividades.
Se definimos bem uma rotina de trabalho evitamos o acúmulo de tarefas, atrasos no cumprimento de prazos 
e outros contratempos que podem surgir quando não existe uma programação a ser seguida.
Mas é bom ter em mente que a rotina deve ser flexibilizada, atender as demandas mais urgentes. Devemos 
sempre ter em mente as prioridades de cada momento e assim dar ênfase as mesmas. Uma rotina de trabalho 
muito rígida, faz com que os colaboradores fiquem insatisfeitos, justamente por não terem flexibilidade de fazer 
ajustes em casos de imprevisto ou quando necessário.
Não existe uma fórmula exata, para se criar uma boa rotina de trabalho. Ela pode variar de acordo com a 
empresa, o setor, o cargo, ou se o trabalho é realizado em home office. Alguns pontos devem ser levados em 
consideração para uma boa otimização de sua rotina:
- Mantenha um padrão nos processos;
- Defina projetos e metas;
- Categorize as rotinas operacionais (semelhança e/ou afinidades);
- Monitore o desempenho;
- Divida as atividades de acordo com as prioridades;
- Delegue tarefas;
- Use ferramentas para gerenciar a rotina de trabalho;
- Defina seu horário de trabalho.
Tenha em mente que o planejamento é a palavra chave para uma boa rotina de trabalho.
4Adaptado de Norma Cianflone Cassares
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Eficácia profissional
Do dicionário o termo eficácia significa: “a qualidade daquilo que cumpre com as metas planejadas, ou seja, 
uma característica pertencente as pessoas que alcançam os resultados esperados”.
Mediante a isso, vemos muito dois termos que estão diretamente relacionados ao desempenho profissional:
- Eficiência: fazer certo; é o meio para se atingir um resultado; é a atividade, ou, aquilo que se faz. Um 
profissional com eficiência é o que produz muito que dá bons resultado é o profissional quantitativo.
- Eficácia: a coisa certa; é o resultado; o objetivo: é aquilo para que se faz, isto é, a sua Missão. Um profis-
sional com eficácia é o que produz o esperado, mas no resultado final é de qualidade.
Para ser eficaz, o profissional deve reunir uma série de qualidades importantes, como: organização, plane-
jamento, proatividade, produtividade e liderança.
Uma atividade realizada com eficácia é sinônimo de sucesso, pois o objetivo almejado foi alcançado confor-
me o planejado, ou mesmo superou as expetativas.
A eficácia é o resultado da busca contínua de conhecimentos, técnicas, observações, métodos de trabalho.
A eficácia não é uma conquista definitiva. É uma busca contínua. Algumas normas práticas, no entanto, po-
dem ser estabelecidas:
• Planejar as tarefas que serão realizadas todos os dias;
• Classificá-las em ordem de importância e de urgência;
• Planejar entrevistas e contatos;
• Manter a própria agenda e a do executivo sempre atualizadas;
• Bem como a lista de lembretes;
• Habituar-se a fazer FOLLOW UP.
Administração do tempo
É uma ferramenta gerencial5, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permi-
tindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa 
administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho 
executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, 
do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
O Profissional e o seu Tempo
Um dos maiores problemas, para todos é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. 
Peter Drucker, diz que o profissional que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar 
nada mais. Pois é de vital importância que domine o seu tempo, ao invés de ser por ele dominado. 
Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do Tempo: 
• Quantificar como ele é utilizado atualmente; 
• Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação; 
• Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos. 
Diante desses passos, importante se faz a reflexão sobre como transformar o tempo em aliado. 
5 ADRIANA LACERDA. COMO GERENCIAR O TEMPO. CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE 
DO ESTADO DO CEARÁ
Administração Eficaz do Tempo. Pesquisa: CIPE – Centro Integrado de Pesquisa e Ensino: Abril 2010.
ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994.
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Dicas para fazer do tempo um aliado
Descobrir, planejar, agir. Os três passos iniciais para quem quer aprender a gerenciar o tempo podem pare-
cer simples, mas exigem meticulosidade, força de vontade e, acima de tudo, disposição para mudar o estilo de 
vida. Definir prioridades, planejar a execução delas e, por fim, realizá-las, é o caminho das pedras para aqueles 
que querem ter uma vida equilibrada e organizada. 
Avaliar o que é realmente importante é fundamental para gerenciar o tempo. De acordo com o consultor Mar-
co Antônio Imperador, da Franklin Covey do Brasil, quando não se sabe quais são as prioridades, tudo parece 
urgente e imprescindível.
Infelizmente, quando os outros veem que estamos fazendo tudo, esperam sempre que todas as tarefas se-
jam realizadas. Isso não é bom. Entre as consequências de não priorizar estão a queda no rendimento e até no 
conceito que o funcionário tem na empresa. O gestor não precisa de quem faz tudo, mas de quem faz bem o 
que é realmente necessário - explica Imperador. 
Planejamento Diário 
1. Rever o dia de ontem. 
2. Relacionar os eventos de hoje de forma realista. 
3. Priorizar cada tarefa.
4. Ordenar as tarefas. 
Passo A Passo 
Balança Biológica 
O primeiro ponto é a aceitação do problema - no caso, a não administração do tempo - e o comprometimento 
com a mudança. O período reservado para o lazer e descanso e para o trabalho deve ser igual, 50% para cada. 
O gerenciamento do tempo sóé possível quando a balança biológica está equilibrada. 
Delegar Funções 
Não ser controlador é fundamental, alguém que tem inúmeras tarefas concentradas em si e que não as dele-
ga, é o exemplo clássico do profissional que nunca tem tempo. Outro tipo que não consegue fazer o dia render 
é o tipo ditador. Quase sempre mal visto é constantemente boicotado. As tarefas que ele delega são mal feitas 
e têm que ser executadas de novo, muitas vezes, por ele mesmo. 
Dizer Não 
O profissional que nunca se nega a fazer alguma tarefa é uma vítima em potencial da falta de tempo. Grande 
parte das empresas não tem uma definição clara de cargos e funções, de quem faz o quê. Isso acaba sobrecar-
regando os funcionários mais proativos e os chefes. A ordem é priorizar e saber dizer não. 
E-mail 
Em vez de ajudar, o correio eletrônico pode acabar se tornando um dos grandes vilões quando o assunto é 
poupar tempo. Correntes, piadas e diversos assuntos que nada têm a ver com o trabalho entopem a caixa de 
e-mail e tomam um tempo enorme dos funcionários. A solução é a definição pelas companhias de uma política 
clara de uso da intranet. A dica é utilizar o correio eletrônico o mínimo possível nas conversas com colegas de 
trabalho. O ideal é ir até os colegas e falar pessoalmente. Além de poupar tempo, é uma boa oportunidade de 
estreitar relacionamentos. 
Instrumentos Úteis 
Agenda, bloco de anotações e gravador são alguns dos recursos concretos que o profissional pode utilizar 
para otimizar seu tempo. No entanto é imprescindível não se deixar escravizar por esses instrumentos de ge-
renciamento. Ele deve escolher apenas um e planejar e organizar suas tarefas nele. “São muitos os que usam 
agenda, e-mail, gravador... Em vez de ganharem tempo, acabam perdendo porque tem que checar seus com-
promissos em vários lugares diferentes.
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Reuniões 
Objetividade deve ser um dos lemas do executivo que quer gerenciar bem o seu tempo. Por isso, reuniões 
só devem ser convocadas se forem estritamente necessárias. Consomem muito tempo. Se forem inevitáveis, o 
ideal é discutir especificamente o assunto pautado. Delimitar o tempo de duração e o que vai ser abordado no 
encontro também evita o desperdício de tempo
Simplicidade 
A prolixidade é um dos grandes problemas nas empresas. Uma conversa telefônica que poderia durar cinco 
minutos, prolonga-se por uma hora por pura falta de objetividade. O profissional que tenta fazer mil coisas ao 
mesmo tempo, não se concentra em nada e não define prioridades certamente não conseguirá fazer seu dia 
render. 
Quanto tempo utilizar em cada tarefa? 
A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para 
ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro 
desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para 
o trabalho. Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente des-
cobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante. 
Dividindo seu trabalho de rotina em lotes. 
A divisão em categorias e o agrupamento de seu trabalho podem ser chamados de “agrupamento”. Processe 
as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduzindo dessa forma, o desperdício e o deslocamento. 
Você executará cada tarefa de forma mais eficiente. Muitos elementos de seu trabalho podem ser reduzidos a 
simples rotinas que lhe permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Esses tipos de tare-
fas realmente se prestam ao agrupamento. As vantagens de abordar o seu trabalho dessa maneira são várias. 
Você verá que o trabalho em lotes permite que você se prepare e se organize para ele de uma só vez, ao invés 
de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente. 
Superando o adiamento 
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. 
Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o Faça Agora será um elemento chave 
para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo. A maioria das 
pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho muito 
tempo” é uma desculpa comum. 
“Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei.” “Não é tão importante.” A lista 
e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável. 
Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada 
problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes. 
As oito maneiras de superar o adiamento: 
Faça agora e fará uma vez somente: 
- Não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja. 
- Clareie a sua mente: Não postergue nada. 
- Programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer. 
- Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário seus problemas crescerão e consumi-
rão mais tempo. 
- Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo. 
- Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. 
- Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se. 
- Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa. 
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Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz 
mais autoconfiança e auto respeito. 
Esqueça lembrando 
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de “tudo” o que deve ser feito. É 
um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em uma certa época, o ritmo atual do tra-
balho e da vida particular e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que 
é impraticável estar por dentro de mil coisas a fazer. Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, 
lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de “tudo” 
nos momentos menos interessantes. 
Os executivos e gerentes deveriam se interessar mais em esquecer todas as coisas que têm a fazer. Sim eu 
disse esquecer. O que as pessoas precisam é de ter um sistema adequado em prática para se lembrar dessa 
infinidade de detalhes quando, e só quando, for preciso.
Alguns Pontos de Estrangulamento Detectados: 
• Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada; 
• Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as atividades; 
• Agende e divulgue as reuniões; 
• Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”
É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossí-
vel, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice. 
O que fazer com o tempo ganho?
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, 
entrevistas, etc. E então: 
• Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa; 
• Pare e repense as suas atividades diárias; 
• Redescubra-se como profissional e como pessoa; 
• Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras; 
• Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las; 
• Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais profissionais da sua empresa. 
Benefícios obtidos com uma melhor Administração Do Tempo: 
• Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida; 
• Permite aproveitar mais a vida; 
• Possibilita maior domínio e controle do trabalho; 
• Evita pressão interna e pressões externas;• Segurança e objetividade do trabalho; 
• Aumenta a produtividade; 
• Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
• Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico. 
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 
1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo 
para nada. 
O primeiro passo é sabermos se estamos ou não utilizando bem o nosso tempo. A melhor maneira de des-
cobrirmos é fazendo algumas perguntas, como, por exemplo, as listadas a seguir: 
• Tenho a sensação de que nunca consigo terminar todas as tarefas planejadas no tempo previsto? 
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• Fico alternando entre uma tarefa e outra? 
• Sou constantemente interrompido enquanto estou executando meu trabalho? 
• Gasto mais tempo do que deveria falando ao telefone ou lendo e-mails; ou nem sequer sei quanto tempo 
gasto com estas atividades?
Desperdiçadores do Tempo: 
• Não definição / Classificação das metas; 
• Não fazer plano diário; 
• Prioridades não claras/ falta priorização; 
• Alterações constantes de ordens e de prioridades; 
• Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles; 
• Não se prevenir contra problemas rotineiros; 
• Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista; 
• Sobrecarga de trabalho; 
• Atrasos; 
• Barulho; 
• Desorganização pessoal; 
• Arquivos desorganizados; 
• Responsabilidade e autoridades confusas; 
• Não se ajustar a mudanças; 
• Treinamento deficiente; 
• Excesso de controle e Reuniões improdutivas; 
• Fazer eu próprio / não delegar; 
• Não saber dizer não; 
• Excesso de material para ler; 
• Excesso de comunicação; 
• Falta de comunicação; 
• Inexistência de padrões / critérios; 
• Falta de diretrizes; 
• Não adaptação / resistências à mudanças. 
O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo pois ele 
proporciona oportunidades iguais para todos.
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Ambiente e particularidades do trabalho
Segundo Srour6, Organização é uma palavra originada do Grego “organon” que significa instrumento, uten-
sílio, órgão ou aquilo com que se trabalha. De um modo geral, organização é a forma como se dispõe um sis-
tema para atingir os resultados pretendidos.
Podemos falar de organização escolar, organização empresarial, organização pessoal, organização de 
eventos, organização doméstica, etc. Em todas essas aplicações, o sentido de organização se baseia na forma 
como as pessoas se inter-relacionam entre si e na ordenação e distribuição dos diversos elementos envolvidos, 
com vista a uma mesma finalidade.
Elementos que Envolvem a Organização do Trabalho
 Sala de Recepção 
Quem recebe é o anfitrião da instituição e, por isso mesmo, é de se esperar que cuide do setor onde trabalha 
como se fosse a sua própria casa. Contudo, muitos profissionais falham na realização desse importante servi-
ço, porque implica no cumprimento de algumas tarefas aparentemente desnecessárias. 
A(o) recepcionista/secretária/cargo administrativo que mantém a sala de recepção limpa, em ordem e efi-
cientemente organizada estará apenas demonstrando uma atitude correta com o serviço. 
Muitas vezes o ambiente de trabalho a que você se acostumou a trabalhar está contra você. Pense que você 
passa, pelo menos, oito horas do seu dia no trabalho e certamente o que estiver errado no seu ambiente de 
trabalho vai diminuir sua produtividade e causar danos a sua saúde! 
O Mobiliário 
Uma mesa muito baixa acaba com a coluna de qualquer um. O tampo da mesa deve estar em média a 80 
cm do chão. A cadeira deve ter sempre encosto para toda a área das costas e deve ser acolchoada. Seus pés 
devem estar sempre apoiados. Se a cadeira é alta demais, providencie uma caixinha para apoiar os pés. O 
teclado do computados deve estar a uma distância que faça o cotovelo estar a 90º em relação ao corpo. O topo 
do monitor deve estar à altura da linha dos olhos de modo que a cabeça fique levemente inclinada para baixo. 
Uma cadeira de escritório deve ter apoio para o antebraço. Apoie seu braço nele para usar o mouse.
A Iluminação
Se você puder fazer algo para melhorar a iluminação da sua sala, faça. Danos na visão decorrentes de uma 
iluminação inadequada podem gerar problemas irreversíveis em médio prazo. Quando perceber que está incli-
nando a cabeça para conseguir ler alguma coisa, procure seu oculista e providencie uma iluminação melhor. 
Utilização dos Materiais de Escritório
Pastas: a quantidade de papéis que se circulam por sua mesa pode fazer com que você perca tempo so-
mente tentando tirar tudo aquilo da sua frente, para achar algo em sua mesa. O remédio para esta papelada 
toda se chama arquivo. Existem pastas de plástico transparente que não precisam sequer ser abertas para 
se ver o que há dentro delas. Outras destas pastas são arquivos com dezenas de divisórias. Nestes arquivos 
podem ficar os papéis que estavam em pastas com um número menor de folhas ou se fazer um “pré-arquivo” 
para as folhas que devem ser estudadas mais tarde.
Papéis de rascunho: se os tempos estão para economia, colabore. Transforme as folhas que iriam para o 
lixo e que estavam com o verso em branco, em papel de recados. 
Cola: prefira as de bastão, pois não fazem sujeira desnecessária. 
Furador de papéis: são usados para arquivar papéis em pastas tipo fichário. Eles podem ter quatro, três ou 
dois furos. 
6 SROUR, Robert H. Poder, cultura e ética nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
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Grampeador: prefira os com grampos maiores, que conseguem grampear mais de vinte folhas. Para menos 
que isso você pode usar um clipe. Alguns grampeadores vêm com um tirador de grampos na parte de trás. Caso 
o seu não tenha, providencie aqueles longos de metal ou os pequeninos com dois dentinhos. Se tiver que gram-
pear folhas que deverão ser muito manuseadas, passe uma fita adesiva em volta do canto do papel e grampeie 
em cima da fita. Isto evitará que as folhas rasguem e também protege o papel contra a ferrugem do grampo. 
Fita adesiva: hoje em dia existem fitas quase invisíveis. Se a fita não vem dentro de um suporte que separa 
a extremidade do rolo, faça uma aba (dobre 1 cm da fita para baixo de modo que este 1 cm de parte não adesiva 
fique virada para o rolo) para poder pegar a fita da próxima vez, sem ficar arranhando o rolo e rasgando a fia 
em que se vai perder muito mais tempo. 
Clipes: eles servem para manter papéis juntos temporariamente e sem furar o papel. Para consumar a união 
entre dois papéis, use o grampeador. Além do mais, clipes enferrujam com o tempo e entortam. Porém existem 
outros clipes, feitos para grande quantidade de folhas. Alguns são coloridos bastante bonitos e práticos. Reco-
menda-se utilizá-los à vontade a fim de manter a ordem.
Tesoura/Estilete: o uso descuidado do estilete pode acabar com o tampo de sua mesa. Para evitar o uso da 
tesoura ou do estilete algumas pessoas dobram o papel para um lado, para o outro, apoiam na quina da mesa, 
procuram a régua para romper o papel na dobra. Tudo isso é tempo desperdiçado. O estilete ou a tesoura à 
mão são um caminho mais curto, mas cuidado com o estilete. Mantenha-o sempre retraído, com lâmina para 
dentro. Quando a lâmina é mantida retraída, o estilete é até mais seguro que a tesoura. Para abrir cartas é 
melhor usar um cortador de papéis mesmo. O estilete é afiado demais e pode estragar o conteúdo do envelope. 
Régua: além de seu uso primário, ela é bastante útil no uso de estilete, mas tenha cuidado de passar o es-
tilete pela parte mais grossa. O estilete deforma a régua e as linhas traçadas pela parte marcada pelo estilete 
não ficam tão retas. 
Lápis/Lapiseira: para diminuir a tralha do escritório,