Otimização de Processos de Trabalho

Prévia do material em texto

COMO ANDA A SUA ROTINA DE TRABALHO?
Filipe Gioielli
ALGUNS TERMOS EM ADMINISTRAÇÃO:
	Rotina = processo de trabalho
			(≠ processo judicial)‏
	Clientes = (razão de existir da organização)‏
		 cidadão, jurisdicionado, advogados,
		 partes, etc
Os cliente são a razão de existir da organização
Os clientes são a razão de existir do TRT
As partes e os advogados são a razão de existir do SEU trabalho
FOCO NO RESULTADO
	Foco no resultado = Foco no cliente/cidadão
TRT			CIDADÃO		
FOCO NO RESULTADO
PROCESSO
ENTRADA
SAÍDA / CIDADÃO
 DONO DO PROCESSO/ TRT/ DIRETOR/ JUIZ
O QUE É IMPORTANTE NO PROCESSO DE TRABALHO?
	Entender o processo como um todo
	Entender a importância do SEU trabalho para o conjunto
	Entender a importância do trabalho em equipe
	Tratar o cliente/cidadão como o próximo no processo
	Se colocar no lugar do cliente/cidadão
	Fazer certo desde a 1ª vez
	Entregar o que o cliente/cidadão quer
	Estabelecer responsáveis pelos processos
	Propor mudanças (melhoria contínua)‏
	Quanto mais o processo troca de mão, pior para o cliente/cidadão
PLANEJAR
COMPARAR
MEDIR
ATUAR
EXPECTATIVAS (INT/EXT)‏
INDICADORES
PADRÕES
VARIÁVEIS DE CONTROLE
FLUXO DE TRABALHO
EXPECTATIVAS
	CNJ (Metas)‏
	TRT (Planejamento estratégico, Missão, Visão)‏
	Juiz, diretor
	Clientes/Cidadão (decisões justas, no menor tempo possível, acesso fácil e simples, etc)‏
TRT 2ª REGIÃO
	MISSÃO
	Promover a pacificação social oferecendo uma prestação jurisdicional rápida, acessível e eficiente nos litígios trabalhistas.
	VISÃO
	Ser reconhecido pela sociedade, até 2014, como instituição de excelência, que atua com celeridade, credibilidade, relevância e eficiência na prestação jurisdicional.
INDICADORES
	São os termômetros do SEU trabalho. Ex:
	Quantos embargos entraram em relação ao total de cálculos que fiz?
	Quantos processos (judiciais) eu fiz no mês?
	Quantos mandados a minha equipe faz por hora?
	Quantos processos distribuídos em relação aos processos arquivados?
	Etc
PADRÕES
	OUVIR! (OOUUUVIIIRRR!!!!)‏
	COLEGAS NO ALMOÇO
	COLEGAS DE OUTRAS VARAS
	OUTRAS VARAS E OUTRAS COMARCAS
	CURSOS DADOS PELO TRT
	ADVOGADOS NO BALCÃO
VARIÁVEIS DE CONTROLE
	O que posso mudar para otimizar o meu serviço?
Improvisar e apagar incêndios não é normal
Nas situações bem controladas, os incêndios são as exceções e não as regras
Apagar incêndios é para bombeiros e não para servidores e juízes
OTIMIZAR É
	ELIMINAR
	Controle em excesso, tarefas duplicadas, retrabalho, tempo de espera, serviços não necessários
	SIMPLIFICAR
	Procedimentos, formulários, fluxos (inclusive lay-out), processos (concentrar-se nas necessidades dos clientes)‏
	INTEGRAR
	Funções, equipes, oferecer vários serviços no mesmo local
	COMPLEMENTAR
	O que não atendia aos clientes
	AUTOMATIZAR
	O que é difícil de fazer ou muito trabalhoso, o que causa tédio
OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO
TODOS GANHAM:
JUÍZES E SERVIDORES
CIDADÃOS