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2012 Universidade do Extremo Sul Catarinense - UNESC Cursos de Administração Teoria Geral da Administração I Profª.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes Módulo I - A Profissão de Administrador ......................................................................................................................... 3 1.1 A Finalidade do CFA (Conselho Federal de Administração) ................................................................................. 4 1.2 O que é o CRA (Conselho Regional de Administração) ......................................................................................... 4 1.3 Registro dos Administradores........................................................................................................................................ 4 1.3.1 O que é o registro profissional? .................................................................................................................................. 4 1.3.2 Por que se registrar? ...................................................................................................................................................... 4 1.3.3 Áreas e Atividades de Atuação ................................................................................................................................... 4 1.4 Dia do Administrador ..................................................................................................................................................... 7 1.5 Símbolo da Profissão ....................................................................................................................................................... 7 1.5.1 Histórico do Surgimento do Símbolo do Administrador no Brasil ................................................................... 7 1.5.2 Justificativa ..................................................................................................................................................................... 7 1.5.3 O Quadrado como o Ponto de Partida .................................................................................................................... 8 1.6 Perfil do Graduando dos Cursos de Administração .................................................................................................. 8 1.7 Salários e Honorários do Administrador ..................................................................................................................... 9 Exercício: Você sabe ouvir? ................................................................................................................................................. 12 Módulo 2 - A Administração Contemporânea ............................................................................................................... 15 2 Definição da Administração ............................................................................................................................................ 16 2.1 Por que estudar Administração? .................................................................................................................................. 16 2.2 A Administração de Hoje ............................................................................................................................................. 17 2.3 O Sistema Organizacional e a Teoria Geral de Sistemas ....................................................................................... 17 2.4 Habilidades e Papéis Administrativos – Uma Visão Sistêmica ........................................................................... 21 2.5 Princípios Administrativos .......................................................................................................................................... 22 2.5.1 Fatores de Influência na Administração: Eficiência, Eficácia e Efetividade .................................................... 23 2.5.2 Abordagens do conceito de Administração ........................................................................................................... 26 2.6 Alguns Termos Técnicos da Administração ............................................................................................................. 28 2.7 Exercícios ......................................................................................................................................................................... 29 Módulo 3 – Teorias Mecanicistas (Abordagem Clássica da Administração) ........................................................... 33 3 Aspectos Introdutórios Referentes as Teorias Mecanicistas ..................................................................................... 34 3.1 Frederick Winslow Taylor e os Princípios da Administração Científica ........................................................... 34 3.1.1 Princípios da Administração Científica .................................................................................................................. 36 3.1.2 Considerações Acerca da Administração Científica ............................................................................................. 37 3.1.3 Os Seguidores de Taylor ........................................................................................................................................... 38 3.1.3.1 Estudo de movimento: Frank e Lilian Gilbreth ................................................................................................ 38 3.1.3.2 Gráficos: Henry Gantt ............................................................................................................................................ 40 3.1.3.3 Linha de Montagem: Henry Ford ........................................................................................................................ 40 3.1.3.3.1 Os princípios de Ford ......................................................................................................................................... 41 3.2 Henri Fayol: Teoria Administrativa ou Clássica ...................................................................................................... 43 3.2.1 Os Estudos de Henri Fayol ....................................................................................................................................... 43 3.2.2 Os 14 Princípios da Administração de Fayol ....................................................................................................... 44 3.2.3 Os Elementos da Teoria Administrativa de Fayol ............................................................................................... 45 3.2.4 As Funções Administrativas de Henri Fayol ......................................................................................................... 45 3.2.5 Considerações Acerca da Teoria Administrativa .................................................................................................. 46 3.3 A Teoria da Burocracia de Max Weber ..................................................................................................................... 46 3.3.1 Características da burocracia segundo Weber ....................................................................................................... 47 3.3.3 Disfunções da Burocracia .......................................................................................................................................... 48 3.3.4 Sugestões de melhorias no modelo burocrático de organização, utilizando como base a administração contemporânea, a fim de evitar as disfunções da burocracia ......................................................................................... 49 3.4 Comparação Entre as Teorias de Taylor, Fayol e Weber ...................................................................................... 53 3.5 Exercícios: ........................................................................................................................................................................53 Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 3.6 Estudos de Caso: ............................................................................................................................................................. 56 3.6.1 Estudo de Caso – Teoria da Administração Científica ....................................................................................... 56 3.6.2 Estudo de caso a respeito das Funções Gerenciais de Fayol ............................................................................... 56 3.6.3 Estudo de Caso – Teoria da Burocracia ................................................................................................................. 57 3.7 Teste autoconhecimento ............................................................................................................................................... 59 Módulo 4 – As Teorias de Transição ............................................................................................................................... 61 4 Introdução ........................................................................................................................................................................... 62 4.1 Mary Parker Follett ........................................................................................................................................................ 62 4.1.1 O Princípio de Grupo ................................................................................................................................................ 62 4.1.2 A Lei da Situação ........................................................................................................................................................ 63 4.1.3 Críticas aos Estudos de Mary Follett ...................................................................................................................... 64 4. 2 Chester Irving Barnard ................................................................................................................................................. 64 4.2.1 A Natureza do Sistema Social Cooperativo .......................................................................................................... 65 4.2.2 As Funções do Executivo........................................................................................................................................... 66 4.3 Síntese das Teorias Transitórias .................................................................................................................................. 67 4.4 Exercícios ................................................................................................................................................................... 67 4.5 Cases .................................................................................................................................................................................. 67 Módulo 5 – A Escola das Relações Humanas ................................................................................................................ 69 5 Introdução ........................................................................................................................................................................... 70 5.1 A Psicologia Industrial .................................................................................................................................................. 70 5.2 Os Estudos de Hawthorne ........................................................................................................................................... 72 5.2.1 A Experiência de Hawthorne .................................................................................................................................... 72 5.2.2 Conclusões e contribuições de Hawthorne ............................................................................................................ 77 Módulo 6 – As Teorias Comportamentalistas ................................................................................................................ 78 6 Introdução ........................................................................................................................................................................... 79 6.1 Abraham H. Maslow e a Teoria das Necessidades Humanas ............................................................................... 80 6.1.1 Considerações sobre a hierarquia das necessidades humanas ............................................................................. 82 6.2 Frederick Herzberg e a Teoria dos Dois Fatores ..................................................................................................... 82 6.3 Douglas McGregor e as Teorias X e Y ...................................................................................................................... 85 6.4 Exercícios ......................................................................................................................................................................... 87 6.5 Exercício de Auto avaliação: .................................................................................................................................. 89 Módulo 7 – A Teoria das Contingências ......................................................................................................................... 90 7 Introdução ........................................................................................................................................................................... 91 7 .1 Considerações sobre a Gestão de Contingência ...................................................................................................... 91 Módulo I - A Profissão de Administrador Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 4 1.1 A Finalidade do CFA (Conselho Federal de Administração)1 CFA tem como principais finalidades propugnar por uma adequada compreensão dos problemas administrativos e sua racional solução, orientar e disciplinar o exercício da profissão de Administrador, dirimir dúvidas suscitadas nos Conselhos Regionais, julgar, em última instância, os recursos de penalidades impostas pelo CRA, votar e alterar o Código de Ética Profissional dos Administradores, além de zelar pela sua fiel execução, e promover estudos e campanhas em prol da racionalização administrativa do País. O Conselho Federal de Administração é um órgão normativo, consultivo, orientador e disciplinador do exercício da profissão de Administrador, sediado na capital federal, responsável por controlar e fiscalizar as atividades financeiras e administrativas do Sistema CFA/CRAs. Este, que tem como missão promover a difusão da Ciência da Administração e a valorização da profissão do Administrador visando a defesa da Sociedade, é integrado pelo CFA e pelos 27 Conselhos Regionais de Administração – CRAs, sediados em todos os Estados da Federação. Cada CRA tem por finalidade dar execução às diretrizes formuladas pelo Conselho Federal, fiscalizar, na área da respectiva jurisdição, o exercício da profissão de Administrador; organizar e manter o registro de Administrador; julgar as infrações e impor as penalidades referidas na Lei n° 4.769/65, expedir as Carteiras Profissionais dos Administradores, além de elaborar o seu Regimento para exame e aprovação pelo CFA. O CFA também se reveste de Tribunal Superior de Ética dos Administradores, para julgar processos éticos em 2ª instância. Mas em sua estrutura organizacional possui uma ampla estrutura composta do Plenário, Câmaras setoriais, Diretoria, Comissões e Assembléia de presidentes de CRAs. 1.2 O que é o CRA (Conselho Regional de Administração)2 CRA é um órgão consultivo, orientador, disciplinador e fiscalizador do exercícioda profissão de Administrador. É uma autarquia Federal dotada de personalidade jurídica de direito público, com autonomia técnica, administrativa e financeira. Não recebe nenhuma subvenção do Governo Federal, sendo mantida pela anuidade, paga pelos profissionais registrados. 1.3 Registro dos Administradores3 1.3.1 O que é o registro profissional? a inscrição do Bacharel em Administração no CRA, o que habilita para o exercício legal da profissão de Administrador. Sem o registro o bacharel não pode se denominar Administrador e tão pouco atuar em quaisquer dos campos privativos dessa profissão. 1.3.2 Por que se registrar? omente quem se registra no CRA recebe a Carteira de Identidade Profissional de Administrador, válida como documento de identidade em todo o território nacional e comprovante de que está habilitado para o exercício da profissão de Administrador em seu estado. Além de ser uma obrigação legal o registro no CRA é um ato de consciência profissional, pois, além de estar atuando regularmente, o Administrador está contribuindo para a valorização e fortalecimento da sua profissão. 1.3.3 Áreas e Atividades de Atuação A área de atuação privativa do Administrador está disposta no art. 2º da Lei 4.769/65 e art. 3º de seu Regulamento, aprovado pelo Decreto 61.934/67. 1 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO: (Brasil). Finalidade. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/liberiunportal- admin/estruturas/menu-superior/cfa-1/o-cfa>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 2 CRA - CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Conheça o CRA. Disponível em: <http://www.crasc.org.br/o-que-e-o- cra>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 3 CRA - CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Registro dos Administradores. Disponível em: <http://www.crasc.org.br/registro-administradores>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. O O É S Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 5 Tabela 1: Principais áreas e atividades da administração. Á re as Administração Financeira Administração de Material Administração Mercadológica/ Marketing Administração de Produção Administração e Seleção de Pessoal/Recursos Humanos/Relações Industriais Orçamento Organização e Métodos e Programas de Trabalho Campos Conexos A ti vi d ad es Análise Financeira Administração de Estoque Administração de Vendas Controle de Produção Cargos e Salários Controle de Custos Administração de Empresas Administração de Consórcio Assessoria Financeira Assessoria de Compras Canais de Distribuição Pesquisa de Produção Controle de Pessoal Controle e Custo Orçamentári o Análise de Formulário Administração de Comércio Exterior Assistência Técnica Financeira Assessoria de Estoques Consultoria Promocional Planejamento de Produto Coordenação de Pessoal Elaboração de Orçamento Análise de Métodos Administração Hospitalar Consultoria Técnica Financeira Assessoria de Materiais Coordenação de Promoções Planejamento e Análise de Custo Desenvolvimento de Pessoal Empresarial Análise de Processos Administração de Condomínios Orientação Financeira Catalogação de Materiais Estudo de Mercado Interpretação de Performances Implantação de Sistemas Análise de Sistemas Administração de Imóveis Diagnóstico Financeiro Codificação de Materiais Informações Comerciais - Extra - Contábeis Locação de Mão-de-Obra Projeções Assessoria Administrativa Administração de Processamento de Dados/Informática Pareceres de Viablilidade Financeira Controle de Materiais Marketing Pessoal Administrativo Provisões e Previsões Assessoria Empresarial Administração Rural Projeções Financeiras Estudo de Materiais Pesquisa de Mercado Pessoa de Operações Assistência Administrativa Factoring Projetos Financeiros Logística Pesquisa de Desenvolvimento de Produto Recrutamento Auditoria Administrativa Turismo Sistemas Financeiros Orçamento e Procura de Materiais Planejamento de Vendas Recursos Humanos Consultoria Administrativa Administração de Bens e Valores Planejamento de Compras Promoções Seleção Controle Administrativo Administração de Capitais Sistema de Suprimento Técnica Comercial Treinamento Gerência Administrativa e de Projetos Controladoria Técnica de Varejo (grandes magazines) Implantação de Controle e de Projetos Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 6 Continuação. Á re as Administração Financeira Administração de Material Administração Mercadológica/ Marketing Administração de Produção Administração e Seleção de Pessoal/Recursos Humanos/Relações Industriais Orçamento Organização e Métodos e Programas de Trabalho Campos Conexos A ti vi d ad es Controle de Custos Implantação de Estruturas Empresariais Levantamento de Aplicação de Recursos Implantação de Métodos e Processos Arbitragens Implantação de Planos Controle de Bens Patrimoniais Implantação de Serviços Participação em outras Sociedades - (Holding) Implantação de Sistemas Planejamento de Recursos Organização Administrativa Plano de Cobrança Organização de Empresas Projetos de Estudo e Preparo para Financiamento Organização e Implantação de Custos Pareceres Administrativos Perícias Administrativas Planejamento Empresarial Planos de racionalização e Reorganização Processamento de Dados/informática Racionalização Fonte: Adaptado do Conselho Federal de Administração – CFA (2011).4 4 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Campos de Atuação. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/fiscalizacao-registro/destaques/conteudo-1/teste-pagina-conteudo-02>. Acesso em: 22 jan. 2012. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 7 1.4 Dia do Administrador5 Nove de setembro é o "Dia Nacional do Administrador", por ser a data de assinatura da Lei nº 4769, de 9 de setembro de 1965, que criou a profissão de Administrador. O dia do Administrador foi instituído pela Resolução CFA nº 65/68, de 09/12/68. 1.5 Símbolo da Profissão6 Este é o Símbolo do Sistema CFA/CRAs. Deverá ser usado nas suas várias versões, em toda a comunicação visual dos Conselhos Federal e Regionais de Administração. O Símbolo é composto de um emblema que representa a profissão de Administrador, cuja concepção e composição é detalhada no "Manual de Identidade Visual da Profissão7", inclusive especificações de cores, para aplicação em policromia ou em preto e branco. 1.5.1 Histórico do Surgimento do Símbolo do Administrador no Brasil O Conselho Federal de Administração promoveu em 1979 um concurso nacional para a escolha de um símbolo que o representasse. Para tanto, foram convidados personalidades relacionadas às artes gráficas, como o industrial José E. Mindlin, o especialista em heráldica Adm. Rui Vieira da Cunha, o grafista Adm. Zélio Alves Pinto, o arquiteto Alexandre Wollner, além dos Presidentes dos Conselhos Regionais de Administração do Rio de Janeiro e de São Paulo, Adm. Antônio José de Pinho e Adm. Roberto Carvalho Cardoso, e do Conselheiro Federal Arlindo BragaSenna, para compor um corpo de jurados que deveriam julgar e escolher o Símbolo da Profissão do Administrador. O concurso recebeu trezentas e nove sugestões, vindas de quase todos os Estados brasileiros. Estes trabalhos foram analisados por sete membros do júri e teve como primeiro resultado a seleção de 40 (quarenta) trabalhos para serem escolhidos na segunda fase de julgamento. No dia9 de abril de 1980, em Brasília/DF, foram selecionados 10 (dez) trabalhos para uma segunda fase de julgamento. A escolha final, dificílima, devido às linguagens gráficas distintas e oriundas das diversas regiões do país, finalmente legitimou o símbolo já bastante conhecido, que representa em todo o território nacional a profissão do Administrador. O trabalho escolhido foi apresentado por um grupo de Curitiba, denominado "Oficina de Criação". O símbolo escolhido para identificar a profissão do Administrador tem a seguinte explicação pelos seus autores: "A forma aparece como intermediário entre o espírito e a matéria". Para Goethe o que está dentro (ideia), está também fora (forma). 1.5.2 Justificativa O quadrado é o ponto para atingir o símbolo, uma condensação expressiva e precisa correspondente ao (intensivo/qualitativo), por contraposição ao (extensivo/quantitativo). 5 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Dia do Administrador. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/pagina-teste-02>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 6 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Símbolo. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/o-simbolo>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 7 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Manual da Identidade Visual da Profissão. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/downloads/Identidade%20Visual.pdf>. Acesso em: 22 jan. 2012. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 8 1.5.3 O Quadrado como o Ponto de Partida Uma forma básica, pura, onde o processo de tensão de linhas é recíproco. Sendo assim, os limites verticais/horizontais entram em processo recíproco de tensão. Uma justificativa para a profissão, que possui também certos limites em seus objetivos: Organizar; Dispor para funcionar reunir; Arbitrar; Relatar; Planejar; Dirigir; Encaminhar os diferentes aspectos de uma questão / para um objetivo comum. O quadrado é regularidade, possui sentido estático quando apoiado em seu lado, é sentido dinâmico quando apoiado em seu vértice, (a proposição escolhida). 1.6 Perfil do Graduando dos Cursos de Administração8 O Quadro 1 traz uma amostra do que seria o perfil ideal para o administrador. 8 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 200.3 [Texto retirado na íntegra das págs.05-06]. As flechas laterais indicam os objetivos da profissão, as metas a serem atingidas. As flechas centrais indicam para um ponto comum. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 9 Quadro 1 PERFIL DO GRADUANDO DOS CURSOS DE ADMINISTRAÇÃO 1 Internalização de valores de responsabilidade social, justiça e ética profissional; 2 Formação humanística e visão global que o habilite a compreender o meio social, político, econômico e cultural no qual está inserido e a tomar decisões em um mundo diversificado e interdependente; 3 Formação técnica e científica para atuar na administração das organizações, além de desenvolver atividades específicas da prática profissional em consonância com as demandas mundiais, nacionais e regionais; 4 Competência para empreender, analisando criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas transformações; 5 Capacidade de atuar em equipes multidisciplinares; 6 Capacidade de compreensão da necessidade do contínuo aperfeiçoamento profissional e do desenvolvimento da autoconfiança. Fonte: Ministério da Educação e Desporto, Comissão do Curso de Administração para o Exame Nacional de Cursos. O Quadro II apresenta as habilidades necessárias que os graduandos dos Cursos de Administração precisam desenvolver para atender o perfil descrito no Quadro I. Quadro 2 AS HABILIDADES NECESSÁRIAS PARA ESSE PERFIL 1 Comunicação e Expressão: estabelecer comunicação interpessoal, expressar-se corretamente nos documentos técnicos específicos e interpretar a realidade das organizações; 2 Raciocínio lógico, crítico e analítico: utilizar raciocínio lógico, crítico e analítico, operando com valores e formulações matemáticas e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos. Ser capaz também de interagir criativamente diante dos diferentes contextos organizacionais e sociais; 3 Visão sistêmica e estratégica: compreender o todo administrativo, de modo integrado, sistêmico e estratégico, bem como suas relações com o ambiente esterno; 4 Criatividade e iniciativa: propor e implementar modelos de gestão, inovar e demonstrar um espírito empreendedor; 5 Negociação: resolver situações com flexibilidade e adaptabilidade diante de problemas e desafios organizacionais; 6 Tomada de decisão: ordenar atividades e programas, decidir entre alternativas e identificar e dimensionar riscos; 7 Liderança: selecionar estratégias adequadas de ação, visando a atender interesses interpessoais e institucionais; 8 Trabalho em Equipe: selecionar procedimentos que privilegiem formas de atuação em prol de objetivos comuns. Fonte: Lacombe e Heiborn (2003, p.05-06). Essas habilidades não diferem, na maioria dos casos, das que os empresários desejam para os administradores das suas empresas. A seleção de novos administradores considera como qualidades importantes o domínio do inglês e da informática. 1.7 Salários e Honorários do Administrador9 O CFA não tem competência legal para estabelecer o piso salarial do Administrador. No entanto, segundo dados da pesquisa realizada pelo CFA sobre o Perfil Nacional do Administrador, a renda individual com maior incidência de respostas foi observada na faixa entre 5,1 e 10,0 salários-mínimos. Considerando-se os pontos médios das faixas e o número de respondentes em cada uma, a renda média aproximada do Administrador apurada foi de 11,51 salários-mínimos, sinalizando uma renda média individual aproximada de R$ 4.028,00 (quatro mil e vinte e oito reais-maio/2006). O honorário é livre para cada profissional, dependendo de sua experiência, atividade e dos serviços prestados, devendo no entanto, ser atendida a planilha como parâmetro para evitar-se o aviltamento entre os próprios profissionais Esta planilha procurou atender aos campos privativos dos Administradores, determinados pela lei 4769 de 09.09.1965. Foram adotados três valores específicos: mínimo, médio e máximo, para serem aplicados em conformidade com o faturamento bruto anual das pessoas jurídicas. VALOR MÍNIMO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual até R$ 240.000,00. VALOR MÉDIO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual de R$ 240.000,00 a R$ 2.400.000,00. 9 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Salários e Honorários. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/salario-e-honorarios>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 10 VALOR MÁXIMO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual acima de R$ 2.400.001,00. De conformidade com o Artigo 1º da Resolução Normativa CFA Nº 254 de 19.04.2001 é obrigatório a assinatura e a citação do número do registro no Conselho Regional de Administração em todos os documentos elaborados pelo Administrador em decorrência de sua atividade profissional. A unidade de trabalho é a Hora Técnica (HT), de sessenta minutos à disposição do cliente. Sugestão de Piso Salarial: Tendo em vista a existência de salário mínimo profissional para a categoria profissionalsugerimos: valor de ingresso 6 S.M. (salários mínimos) para profissional recém formado, e, de 8 S.M. (salários mínimos) para profissional com mais de 03 anos de experiência. PLANILHA ORIENTATIVA PARA COBRANÇA DE HONORÁRIOS SOBRE SERVIÇOS TÉCNICOS PRESTADOS POR ADMINISTRADOR Início de Vigência: 01.06.2011 Aprovada em AGO de 20.05.2011 em Salvador/BA Tabela 2 Grupo Mínimo Médio Máximo 01 - Administração Financeira 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 02 - Administração de Materiais 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 03 - Administração Mercadológica 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 04 - Administração da Produção 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 05 – Rel. Ind. e Adm. de RH/ Sel. Pessoal Relações Industriais 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 06 – Orçamento 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 07 - Organização e Métodos - Programação de Trabalho 48,61 HT 140,75 HT 225,00 HT A) Elaboração de pareceres, relatórios, planos, projetos, arbitragens e laudos, em que se exija a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de organização. 225,00 HT 225,00 HT 225,00 HT B) Pesquisas, estudos, análises, interpretação, planejamento, implantação, coordenação e controle dos trabalhos nos campos de adm. geral, com adm. e seleção de pessoal, organização, análise, métodos de programação de trabalho, orçamento, administração da produção, rel. industriais, bem como outros campos em que estes se descobrem ou com os quais sejam conexos. 225,00 HT 225,00 HT 225,00 HT C) As empresas que atuam nas áreas de Adm. de Bens e Valores; Adm. de móveis e Condomínios, Adm. de Cooperativas; Adm. De Produção; Adm. de Ticket Refeição; Adm. de Transporte; Adm. Hospitalar; Adm. Hoteleira; Adm. Mercadológica; Adm. Rural; Assess. e Consultoria Financeira Orçamentária; Adm. de Consórcio, Adm. Com. Exterior; Adm. de Process. De Dados e Adm. de Factoring, em cumprimento a Lei 4.769 de 09/09/65 deverão ter um Administrador como responsável técnico e seus honorários serão calculados com base na sua disponibilidade à empresa. 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT Tabela 3: Classificação das Atividades por Grupo GRUPO 01 – ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 01 - Análise Financeira 02 - Assessoria Financeira 03 - Assistência Técnica Financeira 04 - Consultoria Técnica Financeira 05 - Diagnóstico Financeiro 06 - Orientação Financeira 07 - Pareceres Viabilidade Financeira 08 - Projeções Financeiras 09 - Projetos Financeiros 10 - Sistema Financeiro 11 - Adm. de Bens e Valores 12 - Adm. de Capitais 13 - Controladoria 14 - Controle de Custos 15 - Levant. de Aplicações de Recursos 16 - Arbitragens 17 - Controle de Bens Patrimoniais 18 - Participação em outras Sociedades (Holding) 19 - Planejamento de Recursos 20 - Plano de Cobrança 21 - Projetos de estudo e preparo p/ financiamento GRUPO 02 – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 01 - Administração de Estoque 02 - Assessoria de Compras 03 - Assessoria de Estoques 04 - Assessoria de Materiais 05 - Catalogação de Materiais 06 - Codificação de Materiais 07 - Controle de Materiais 08 - Estudo de Materiais 09 - Logística 10 - Orçamento e Procura de Materiais 11 - Planejamento de Compras 12 - Sistema de Suprimento Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 11 Continuação. GRUPO 03 – ADMINISTRAÇÃO MERCADOLOGICA 01 - Administração de Vendas 02 - Canais de Distribuição 03 - Consultoria Promocional 04 - Coord. de Promoções 05 - Estudos de Mercado 07 – Marketing 08 - Pesquisa de Mercado 09 - Pesquisa de Desenvolvimento de Produtos 10 - Planejamento de Vendas 11 - Promoções 12 - Técnica Comercial 13 – Técnicas de Varejo (grandes magazines) GRUPO 04 – ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO 01 - Controle de Produção 02 - Pesquisa de Produção 03 - Planejamento de Produção 04 - Planejamento e Análise de Custo GRUPO 05 – RELAÇÕES INDUSTRIAIS E ADMINISTRAÇÃO E SELEÇÃO PESSOAL 01 - Cargos e Salários 02 - Controle de Pessoal 03 - Coordenação de Pessoal 04 - Desenvolvimento de Pessoal 05 - Interpretação de Performances 06 - Locação de Mão- de- Obra 07 - Pessoal Administrativo 08 - Pessoal de Operação 09 - Recrutamento 10 - Recursos humanos 11 - Seleção 12 – Treinamento GRUPO 06 – ORÇAMENTO 01 - Controle de Custos 02 - Controle de Custo Orçamentário 03 - Elaboração de Orçamento 04 - Empresarial 05 - Implantação de Sistema 06 - Projeções 07 - Provisões e Previsões GRUPO 07 – ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS E PROGRAMAS DE TRABALHO 01 - Administração de Empresas 02 - Análises de Formulários 03 - Análise de Métodos 04 - Análise de Processos 05 - Análise de Sistema 06 - Assessoria Administrativa 07 - Assessoria Empresarial 08 - Assistência Administrativa 09 - Auditoria Administrativa 10 - Consultoria Administrativa 11 - Controle Administrativo 12 - Ger. Adm. e de Projetos 13 - Implantação de Controle e Projetos 14 - Implantação de Estruturas Empresariais 15 - Implantação de Métodos e Processos 16 - Implantação de Planos 17 - Implantação de Serviços 18 - Implantação de Sistemas 19 - Organização Administrativa 20 - Organização de Empresas 21 - Organização e Implantação de Custos 22 - Pareceres Administrativos 23 - Perícias Administrativas 24 - Planejamento Empresarial 25 - Planos Racion. e Reorganização 26 - Processamento de Dados 27 - Projetos Administrativos 28 – Racionalização Tabela 4: Tabela Orientativa de Honorários para elaboração de Laudo Pericial. Atividades Mínimo R$ Hora técnica operacional ou judicial 140,00 Hora técnica estratégica ou consultas 240,00 Operações financeiras simples sem diligência 1.155,00 Operações financeiras - contratos SFH ou Hipotecário 1.750,00 Operações financeiras - contrato de leasing 1.750,00 Operações financeiras complexas (mais de um contrato) 2.500,00 Operações financeiras complexas - renovação confissão de dívidas 2.500,00 Operações financeiras complexas - ACC, Vendor 2.500,00 Operações financeiras complexas - desconto de títulos 1.750,00 Operações financeiras complexas - factoring 2.500,00 Operações financeiras simples: c/c cheque especial 1.500,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades pequenas 5.060,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades médias (Ltdas, S/A‟s) 6.500,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades grandes (Ltdas, S/A‟s) 9.000,00 Indenização de lucros cessantes 2.500,00 Execuções fiscais - Estadual 2.500,00 Execuções fiscais - Federal 3.750,00 Recuperação judicial, extrajudicial, falência do empresário e sociedade empresária 3.750,00 Perícia Trabalhista - Cálculos 1.500,00 Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 12 Continuação. Atividades Mínimo R$ Laudos e Pareceres 1.500,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Hora técnica - Atividades Ope. 140,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Consultas, Orientações e Plan. 435,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Laudo Completo ((Ltdas, S/A‟s) 4.250,00 Outras remunerações ou laudos/pareceres: Crimes contra ordem pública / rel. consumo 4.250,00 Fundo de Comércio, Apuração (Ltdas, S/A‟s) 4.250,00 Demais procedimentos, quesitos, consultas, etc. - Hora técnica 140,00 Honorários: administrador, síndico, comissário, liquidante ou interventor (mensal) 4.360,00 Exercício: Você sabe ouvir? L.A Costacurta Junqueira Afirma-se, nos meios intelectuais que: sem ouvir o outro, não há empatia. Sem empatia, não há inteligência emocional. Sem inteligência emocional desenvolvida as relações não prosperam, ouvinte e falante não crescem! Verifique o quanto você é um ouvinte: Ser bom ouvinte é fundamental em qualquer relação pessoal ou profissional. Leia as questões a seguir, avalie-se em relação a cada uma das características a seguir, usando a escala ao lado de cada pergunta formulada. Responda as questões em termos da realidade atual; não procure acertar ou buscar alternativasideais, mas não reais. O teste vai identificar você neste momento. Ao conferir seus resultados você terá pistas em como melhorar sua competência de “saber ouvir”. 1. Você permite que o outro se expresse sem interrompê-lo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 2. Você escuta nas “entrelinhas”, procurando o sentido oculto das palavras, especialmente quando a pessoa usa linguagem de significado não claro? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 3. Você se esforça para desenvolver sua habilidade para reter informações importantes? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 4. Você registra os detalhes mais importantes de uma conversação? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 5. Ao recordar um acontecimento qualquer, você se preocupa em localizar e registrar fatos mais importantes e as palavras-chave? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 13 6. Você repete para o seu interlocutor os detalhes essenciais de uma conversa, antes que ela chegue ao fim, visando confirmar o que foi entendido? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 7. Quando em uma conversa com outra pessoa, você começa a imaginar a resposta a qualquer colocação apenas quando o outro já expressou suas ideias? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 8. Você evita tornar-se hostil ou excitado quando o ponto de vista do seu interlocutor difere do seu? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 9. Você ignora outros fatos paralelos à conversa quando está ouvindo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 10. Você sente e transmite interesse verdadeiro pelo que o outro está dizendo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre Interpretação: Pesos Sempre Quase sempre Raramente Nunca 4 3 2 1 Número de vezes em cada alternativa Multiplique o número de vezes em cada alternativa versus o peso de cada um Pontuação obtida Qual o seu desempenho como ouvinte? 32 ou mais pontos: você é um bom ouvinte, alguém que desperta confiança e que sabe captar as idéias dos seus interlocutores; 27 a 31 pontos: você é um ouvinte médio; 22 a 26 pontos: mostram a necessidade de uma ideia consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar algumas deficiências; Abaixo de 21 pontos: provavelmente, boa parte das mensagens que você escuta são deturpadas e retransmitidas com “interferências”; Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 14 Você poderá melhorar muito sua capacidade de ouvir e de seus companheiros, se puser em prática as seguintes técnicas: Aprenda a permitir que os outros expressem seus pensamentos sem interrompê-los; Aprenda a ouvir nas “entrelinhas” (gestos, silêncios, tom da voz, ênfase em algumas palavras) pois sem sempre o outro diz tudo só com palavras; Concentre-se em desenvolver a sua capacidade de retenção do que ouve. Se for uma negociação, não faça muitas anotações durante a negociação. Trabalhe mais com a memória, escrevendo apenas o que for mais significativo; Não “tire do ar” seu interlocutor, se você achar que aquilo que ele está dizendo não lhe interessa; Não se exalte ou se irrite caso as ideias do outro forem contrárias as suas convicções; Aprenda a não prestar atenção às interferências do ambiente (barulhos, conversas paralelas, pessoas passando etc.); De acordo com suas respostas ao teste, anote os pontos que você acredita que precisam ser melhorados para tornar-se um bom ouvinte; Por fim, elimine o nunca e o raramente de suas respostas, por meio de um trabalho consciente (por exemplo, porque eu NUNCA ou RARAMENTE me interesso pelo que o outro está dizendo? Por que NUNCA ou RARAMENTE consigo me concentrar na conversa?....) Você poderá alcançar significativas melhoras nas suas relações com seus amigos, subordinados, cliente, parceiros e superiores. Módulo 2 - A Administração Contemporânea Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 16 2 Definição da Administração ma das atividades humanas mais importantes é administrar. Desde que as pessoas começaram a formar grupos para obter metas que não podiam cumprir como indivíduos, a administração foi essencial para assegurar a coordenação dos esforços individuais. À medida que a sociedade chegou a depender cada vez mais do esforço em grupo e que muitos grupos organizados se tornaram grandes, a tarefa dos gerentes foi crescendo em importância10. 2.1 Por que estudar Administração? A primeira razão da se estudar administração é o interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas, porque todos interagem com todos, cada dia, dentro das organizações. Por acaso, alguém não se sentiria aborrecido ao despender três horas na alfândega só para ter sua bagagem liberada? Alguém não ficaria perplexo se nenhum dos vendedores de uma loja de departamentos parecesse interessado em ajudar na compra/venda? E quando alguém ouve que o governo desperdiça milhões de dólares em ações sem resultados, o que percebe? Esses são alguns exemplos de problemas causados por “administração pobre”. Organizações bem administradas desenvolvem consistência, crescimento e prosperidade; já as mal administradas declinam e, muitas vezes, morrem. Algumas organizações conseguem se recuperar do declínio, com certeza, utilizando-se de recursos administrativos altamente eficazes.11 São as organizações que executam quase todas as atividades na sociedade moderna. As organizações complexas representam um dos elementos mais importantes da sociedade atual. Em geral as pessoas nascem em hospitais, são educadas em escolas e trabalham em uma organização. Tiram grande parte de sua satisfação material, social e cultural de organizações. O caminho para a compreensão do homem moderno e da sociedade em que vive conduz, portanto, ao estudo das organizações complexas.12 As organizações obtêm, em média, desempenho tão superior aos indivíduos, que, na maioria dos casos, fica difícil a uma pessoa competir sozinha com aquilo que está sendo executado por uma organização.13 Organização é um grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns. Incluem-se nesta definição as empresas, universidades, hospitais, escolas, creches, associações culturais, partidos políticos, sindicatos, clubes, condomínios, cooperativas, famílias, organizações não-governamentais, associações de classes profissionais, corporações militares, associações de moradores de bairro, entre outros. Quase tudo, portanto, é feito por meio de organizações. Por que isso acontece? Por que existem organizações e qual a sua origem? Quando o homem começou a constituir organizações? Desde tempos pré-históricos existem organizações e podemos dizer que existem organizações em outras espécies animais.14 10 KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz; CANNICE, Mark V.. Administração: Uma Perspectiva Global e Empresarial. 13. ed. São Paulo: Mcgraw Hill, 2009. [Texto retirado na íntegra – p.04]. 11 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra – p.04]. 12 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003 [Texto retirado na íntegra das pág.13]. 13 Lacombe e Heiborn (2003, p.13). 14 Lacombe e Heiborn (2003, p.13). U Uma das atividades humanas mais importantes é administrar. ADMINISTRAÇÃO é o processo de definir e manter um ambiente no qual indivíduos que trabalham juntos em grupos cumpram metas específicas de maneira eficiente e eficaz. É bom notar que está cada vez mais difícil se recuperar de situaçõescaóticas, o que vale dizer que, cada vez mais, o declínio significa a morte da organização. (SILVA, 2008, p.04) Organização Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns. Por que estudar administração? Interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 17 2.2 A Administração de Hoje A complexidade do mundo atual envolve todos os elementos de maneira interligada ou inseridas em um contexto em que eles não são tratados individualmente. Assim, também funciona a administração de organizações. Com o passar do tempo estudos administrativos eram feitos em busca de formas para melhorar o desempenho da organização, aumentar a produtividade e os lucros. Com isso, várias formas de fabricar produtos e aprimorar as ações e relacionamentos da empresa foram desenvolvidas. Tudo isso devido às mudanças ocorridas na sociedade e diversos fatores resultantes dessa mudança.15 Os reflexos da Globalização vêm se consolidando com diversas empresas que estão se expandindo para fora dos limites de seu país de origem. Os negócios internacionalizados levam as empresas a enfrentar uma competição mais acirrada independente do tipo seu tipo de organização. Diante disso, quais as mudanças que ocorreram na atuação das organizações com a globalização? Pode-se dizer que a globalização propiciou um aumento na área de atuação das organizações, além disso, aumentou consideravelmente a concorrência e a possibilidade de obter lucro devido ao câmbio de diferentes países.16 Ademais, as Mudanças Tecnológicas ocorreram recentemente e ainda estão ocorrendo, como podemos ver nos avanços tanto da informática, quanto da indústria farmacêutica, no setor agropecuário e em outras diversas áreas. Desde os anos 90 até hoje, o número de mulheres que fazem parte da força de trabalho aumentou rapidamente, incluindo mulheres casadas e com filhos pequenos. Além da abrupta entrada feminina no mercado, a diversidade também se deve ao número de pessoas que trabalham com outras nacionalidades e culturas devido à globalização. 17 Outro ponto digno de nota é que em função da Globalização e das Mudanças Tecnológicas houve mudanças significativas nas expectativas da sociedade. Primeiro, tinha-se que as empresas melhoravam a sociedade gerando empregos e produzindo produtos e serviços. Depois houve a necessidade de se criar creches para os filhos de seus funcionários, financiamentos para adquirirem a casa própria, etc. Atualmente, essa responsabilidade teve bastante repercussão em relação ao meio-ambiente, à ética e à responsabilidade social das empresas na sociedade e no ambiente em que atua.18 O Ambiente Organizacional é onde se encontram as pressões e forças externas ou internas às organizações e que influenciam a administração. 2.3 O Sistema Organizacional e a Teoria Geral de Sistemas Organização, como produto resultante do processo de organizar, é denominada dentro do enfoque da Teoria Geral dos Sistemas, de sistema organizacional.19 A Teoria Geral dos Sistemas surgiu de uma percepção dos cientistas de que certos princípios e conclusões eram válidos e aplicáveis a diferentes ramos da ciência. Imbuído dessa filosofia, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy lançou em 1937 as bases da 15 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra] 16 Coelho (2008, p.04). 17 Coelho (2008, p.06). 18 Coelho (2008, p.08). 19 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 200.3 [Texto retirado na íntegra da pág.20]. Como ficou o ambiente empresarial em relação à diversidade cultural que veio ocorrer nas últimas décadas? O ambiente empresarial passou a ter mais mulheres e pessoas de diferentes culturas; Países, com diferentes costumes e línguas resultando na necessidade de as pessoas se adaptarem a esses novos fatores. Diferente do passado, quais as novas expectativas da sociedade em relação aos produtos, serviços e as empresas que os oferecem? Exigência quanto à qualidade do produto ou serviço em relação ao preço pago por eles; Surgiram novos conceitos, responsabilidade social e ética, que passaram a ser um novo item a ser procurado nos produtos, serviços e nas empresas. Sistema Organizacional É um sistema que contém elementos humanos e materiais empenhados, coordenadamente, em atividades orientadas para resultados, ligados por sistemas de informação e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 18 Teoria Geral dos Sistemas.20 A teoria foi amplamente reconhecida na administração, durante os anos 60. Sua difusão se deveu a uma necessidade de síntese e integração das teorias precedentes. De forma concomitante, o desenvolvimento de novas áreas científicas, como a informática, possibilitou a operacionalização e a aplicação de conceitos da Teoria dos Sistemas à Administração. Resumo Histórico do Principal Idealizador da Teoria Geral de Sistemas O principal idealizador e fundador da Teoria de Sistemas foi Karl Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), biólogo austríaco que realizou seus estudos preliminares com base no metabolismo, nos estados estáveis e, principalmente, nos sistemas abertos, os quais interagem fortemente com os seus ambientes, onde estão localizados os fatores e variáveis não controláveis. Bertalanffy realizou os seus estudos na Alemanha e depois foi desenvolver todos os seus trabalhos científicos nos Estados Unidos da América, até seu falecimento em 1972, na cidade de Buffalo, Estado de New York. Ele verificou, neste contexto, que existem duas premissas para o adequado tratamento dos sistemas abertos, representadas pela interdependência entre as partes ou subsistemas – para que o todo seja único e unitário -, e pela análise completa das realidades complexas do assunto que está sendo analisado. Os trabalhos de Bertalanffy focavam o campo da biologia, mas, em 1967, Eric J. Miller e Albert Kenneth Rice exploraram, ajustaram e complementaram estes trabalhos no enfoque das organizações. Esta situação facilitou, e muito, o estudo da administração das organizações, pois mostrou que cada organização é constituída por várias partes com funções específicas, para que a organização, como um todo, possa sobreviver e crescer ao longo do tempo, bem como esta organização é interativa com as variáveis que estão em seu ambiente. Pode-se considerar que a Teoria de Sistemas é uma das mais simples e, ao mesmo tempo, foi a que causou mais impacto, em curto período de tempo, nas organizações em geral. Na realidade, a aplicação da Teoria de Sistemas é a mais ampla possível, servindo para todas as ciências, tais como economia, sociologia, cibernética, comunicações, psicologia, medicina, engenharia. Verifica-se que Bertalanffy não concordava com a visão cartesiana do universo e, neste contexto, evidenciou uma abordagem orgânica da biologia, bem como tentou fazer aceitar a ideia de que o organismo é um todo maior que a soma das suas partes. Ele criticou a visão de que o mundo é dividido em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia etc. Ao contrário, sugeria que se deve estudar os sistemas globalmente, de forma a envolver todas as suas interdependências, pois cada um dos elementos, ao serem reunidos para constituir uma unidade funcional maior, desenvolvem qualidades que não se encontram em seus componentes isolados.21 As empresas atuais são muito maiores e mais complexas. O mais usual é produzir, consertar e financiar aquilo que vendem. Também operam em ambientes complexos, em mudança acelerada, competitivos eglobais que podem transformar rapidamente vantagens competitivas em desvantagens competitivas. Como os gestores podem dar um sentido a essa complexidade dentro e fora de suas organizações? Uma maneira de lidar com a complexidade organizacional e ambiental consiste em adotar uma visão sistêmica das Organizações. 22 Um SISTEMA é um conjunto de elementos ou partes inter-relacionados formando um todo. Em vez de considerar uma parte de uma organização como distinta das demais partes, uma abordagem sistêmica incentiva os gestores a ampliar seu raciocínio buscando conexões entre diferentes partes da organização. De fato, uma das ideias mais importantes do método sistêmico da administração é que os subsistemas organizacionais são compostos por partes ou SUBSISTEMAS, sistemas menores no interior de sistemas maiores. Os subsistemas e suas conexões são importantes para a teoria de sistemas, em virtude da possibilidade de os gestores criarem sinergia. SINERGIA ocorre quando dois ou mais sistemas operando em conjunto podem produzir mais do que produziriam operando isoladamente.23 A Figura 1.1 ilustra como os elementos do sistema de administração operam juntos24. Estes fatores compõem os três elementos básicos do sistema em qualquer tipo de organização, visto que ele se insere no 20 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra da pág.58]. 21 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra das págs. 222-223]. 22 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 38]. 23 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra das págs. 38-39]. 24 Williams (2011, p.39). Su bs is te m as Sistema Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 19 ambiente onde as mudanças são características intrínsecas. As ENTRADAS (inputs) do sistema organizacional são os recursos que a empresa obtém ou extrai do ambiente. Compreendem as informações, o capital, a mão-de-obra, os equipamentos, a matéria-prima, etc. O PROCESSAMENTO se refere às competências das pessoas, aos procedimentos e à tecnologia adotada pela organização, tanto em termos administrativos quanto operacionais, para a transformação dos recursos utilizados em bens e serviços. As SAÍDAS (outputs) são os resultados do processamento e compreendem os produtos, serviços e informações que serão destinados ao ambiente e mais especificamente aos clientes ou usuários da organização. 25 Figura 1. 1: Visão Sistêmica das Organizações. Fonte: Adaptado de Ferreira, Reis e Fonseca (2002) e Williams (2011). O que se evidencia na Figura 1.1 é o atendimento aos objetivos que a organização moderna pretende atingir e o efeito “FEEDBACK” que o sistema oferece para a avaliação do desempenho da organização. Embora seja natural se considerar o lucro como o objetivo principal da empresa, entendemos que a satisfação dos clientes e usuários é o que efetivamente conduz à obtenção do lucro, porque traz vantagens competitivas mais permanentes como por exemplo, as compras repetitivas, a valorização da marca, a avaliação da qualidade e participação no mercado. O processo de feedback, isto é o retorno das informações para alimentar o sistema, irá aparecer na forma de uma avaliação qualitativa e quantitativa dos resultados da atividade organizacional e do grau de atendimento às necessidades que se pretende satisfazer. A obtenção dessas informações pode ser provocada (através de pesquisa de campo) ou aparecer naturalmente, desde que a organização esteja acompanhando e monitorando os seus registros internos e os dados oriundos do seu próprio ambiente.26 Enquanto os Sistemas Abertos podem funcionar sem interagir com seus ambientes, praticamente todas as organizações devem ser consideradas Sistemas Abertos que interagem com seus ambientes e dependem deles para sobreviver. Portanto, em vez de encarar aquilo que acontece no interior da organização como distinto do que ocorre fora dela, a abordagem sistêmica incentiva os gestores a buscar conexões entre diferentes partes da organização e as diferentes partes de seu ambiente.27 No que se refere aos ambientes que as organizações estão inseridas, há de se considerar três tipos de ambientes: macroambiente, microambiente e ambiente interno da organização. O MACROAMBIENTE possui forças externas e indiretas que influenciam a organização e não podem ser controladas. As empresas 25 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.63-64]. 26 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.64]. 27 Williams (2011, p.39). Feedback Estimulador Destaca e reforça pontos positivos e apresenta sugestões de melhoria. Feedback Corretivo Levanta críticas e faz objeções. O que é macroambiente? O macroambiente diz respeito ao ambiente geral da organização, no qual contém forças externas e indiretas sobre as quais a organização não tem controle. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 20 trabalham com o monitoramento de tendências para não correrem riscos tão grandes nos planos e ações28. Nesse ambiente torna-se fundamental utilizar a metodologia SLEPT que apresentam as variáveis incontroláveis do ambiente: SOCIAL - tradições culturais, valores, ideologias, pressões sociais e mitos, entre outros;29 LEGAL - leis e política do local onde atuam como as de proteção ao funcionário, impostos adicionais, tributos, etc.;30 ECONÔMICO - organização do sistema econômico; política econômica; produto nacional bruto e per capita; perfis de distribuição de riqueza; taxas inflacionárias e níveis de emprego, entre outros;31 POLÍTICO - padrões de organização e funcionamento do Estado e da sociedade civil e dos seus mecanismos de interação e regulação (inclusive a opinião pública);32 TECNOLÓGICO - desenvolvimentos que podem ser incluídos nas técnicas de produção ou na realização do trabalho da empresa.33 O MICROAMBIENTE corresponde a sistemas próximos à empresa e que interagem com ela de maneira forte e permanente. Abrangem os fornecedores de insumos, os clientes, os competidores e os órgãos governamentais ou regulamentadores. O microambiente influencia permanentemente a empresa e esta também procura influenciá-lo, tendo, quase sempre, alguma capacidade para isso.34 CONSUMIDORES - usuários dos produtos e serviços da organização; FORNECEDORES - supridores de recursos: capital, mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e informações, entre outros; CONCORRENTES - produzem bens ou serviços iguais, semelhantes ou sucedâneos, visando aos mesmos consumidores ou usuários; competem pelos mesmos recursos junto aos mesmos fornecedores; REGULAMENTADORES - entidades que impõem controles, limites e restrições à ação da organização: governo, meio de comunicação de massa, sindicatos, associações empresariais e de classe e organizações não governamentais, por exemplo. *35 Portanto, o AMBIENTE INTERNO DA ORGANIZAÇÃO também exerce influência sobre as ações e a produção da empresa e cada uma possui em seu ambiente, elementos diferentes daqueles de outras organizações.36 PROPRIETÁRIOS - pessoas comdireitos legais de propriedade do negócio; EMPREGADOS - pessoas através das quais a organização realiza suas tarefas; ADMINISTRADORES - aqueles que têm responsabilidade direta em conseguir atingir os objetivos departamentais e organizacionais; AMBIENTE FÍSICO - instalações da organização. *37 Vale frisar que uma visão sistêmica das organizações oferece diversas vantagens. Primeiro: força os gestores a encarar sua organização como parte integrante e sujeita às forças de ordem competitiva, econômica, social, tecnológica e legal/regulatória em seus ambientes. Segundo: também força os gestores a ter consciência de como o ambiente afeta partes específicas da organização. Terceiro: em razão da complexidade e dificuldade para tentar obter as sinergias entre partes diferentes da organização, a visão sistêmica incentiva os gestores a se concentrarem em melhor comunicação e cooperação no interior da organização. Por último, a sobrevivência também depende de assegurar que a organização continue a satisfazer grupos de interesse importantes que atuam no ambiente, como acionistas, Governos e comunidades locais. 28 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra da pág.12]. 29 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003 [Texto retirado na íntegra da pág.21]. 30 Coelho (2008, p.12). 31 Ferreira, Reis e Pereiro (2002, p.21). 32 Ferreira, Reis e Pereiro (2002, p.21). 33 Coelho (2008, p.12). 34 Lacombe e Heiborn (2003, p.21). 35 Lacombe e Heiborn (2003, p.21). 36 Coelho (2008, p.12). 37 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra da pág.16]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 21 2.4 Habilidades e Papéis Administrativos – Uma Visão Sistêmica 38 O desempenho administrativo é fortemente dependente de habilidades que os administradores devem ter e dos papéis que assumem em função das contingências. As habilidades são necessárias para um bom desempenho em qualquer tipo de atividade, em qualquer situação. Há basicamente três tipos de habilidades necessárias, segundo Robert L. Katz (1974), para que o administrador possa atuar de maneira eficaz no processo de suas atividades. São elas: a) Habilidades técnicas: aquelas relacionadas ao desempenho de funções ou trabalhos especializados dentro da organização; consistem no conhecimento, nos métodos técnicos e nos equipamentos para a realização de tarefas específicas; b) Habilidades humanas: aquelas relacionadas ao tratamento com pessoas; consistem na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreendendo suas atitudes e motivações, exercendo a liderança; c) Habilidades conceituais: as relacionadas a capacidade de ver a empresa de maneira total; consistem na capacidade de compreender as complexidades da organização, de modo global, e promover o ajustamento do comportamento dos participantes da organização. Os administradores, além dessas habilidades, devem desenvolver o conhecimento aplicado dentro de cada uma delas, para que se tornem eficazes. Resumindo: um administrador deve ser alguém que a) dirija as atividades de outras pessoas e b) assuma a responsabilidade de alcançar determinados objetivos, por meio da soma de esforços. Nos diversos níveis hierárquicos de uma organização, as habilidades estão distribuídas conforme a Figura 1.2. Nela, observa-se que no nível da alta administração é necessária pouca quantidade de habilidade técnica e grande quantidade de habilidade conceitual. A alta administração (diretoria) deve se ocupar em resolver tarefas complexas e abstratas, tais como soluções de problemas, tomadas de decisão, criatividade, dentre outras que envolvem estudos analíticos e quantitativos. 38 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs.08-09]. Habilidades são as destrezas específicas para transformar conhecimento em ação, que resulte no desempenho desejado para alcance dos objetivos. Estrutura Organizacional Trata-se da distribuição das funções em níveis hierárquicos numa organização. Estes níveis, por sua vez, delimitam a atuação decisória de cada função, bem como, a forma de conduzir as ações organizacionais. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 22 Figura 1. 2: As habilidades gerenciais, nos diversos níveis da administração. Fonte: Silva (2008, p.14). As habilidades conceituais também incluem a habilidade de definir e entender situações, isto é, o planejamento organizacional. Esses sistemas abstratos são os mais difíceis, porque implicam analisar as mudanças no ambiente e desenvolver respostas para elas, o que os torna também complexos. A média administração (gerência convencional) precisa relativamente de uma menor quantidade de habilidade conceitual do que a alta administração para a sua eficácia funcional, porém necessita em maior quantidade do que a supervisão. Por outro lado, a administração operacional (supervisão) precisa de grande quantidade de habilidades técnicas (o “saber fazer”), por causa da necessidade de resolução rápida dos problemas operacionais (que dependem mais do conhecimento técnico do que de qualquer outra variável). A medida que se sobe na escala hierárquica, maior é a necessidade de habilidades conceituais e menor a de habilidades técnicas. As habilidades humanas são fortemente exigidas em todos os níveis hierárquicos da organização; no entanto, quando ocorre um crescimento hierárquico, as habilidades humanas se deslocam de intragrupais para intergrupais. 2.5 Princípios Administrativos 39 Um princípio representa um elemento básico de conhecimento que explica o relacionamento e ajuda na predição do que aconteceria se tal princípio fosse aplicado. Os princípios são desenvolvidos para ajudar os executivos a pensar e agir. Um grupo de conceitos tem sido desenvolvido por experiência e por correspondente pesquisa. Esses princípios, como considerados por Joseph L. Massie, são somente “aproximações da generalização a partir da experiência”. Como tal, eles não deveriam ser tratados como regras rígidas e inflexíveis para o comportamento administrativo. A administração, por sua natureza, tem seus princípios, que são: 1. Dinâmicos: os princípios de administração são flexíveis por natureza e estão mudando continuamente; 2. Generalizações: os princípios de administração não podem ser estabelecidos tão rigorosamente como os das ciências físicas, porque seres humanos se comportam mais erraticamente do que fenômenos físicos; 3. Relativos: os princípios de administração são relativos, e não leis absolutas que podem ser aplicadas cegamente em todas as situações; 39 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs.08-09]. Um princípio é uma afirmativa básica ou uma verdade fundamental que provê entendimento e orientação ao pensamento e a prática, na tomada de decisões. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 23 4. Inexatos: os princípios de administração são relacionados ao caos e procuram trazer ordem a ele, regulando o comportamento humano em qualquer situação; 5. Universais: a maioria dos princípios administrativos pode ser aplicada em qualquer tipo de organização; em outras palavras, eles são aplicáveis a negócios, governos, universidades e outras organizações não lucrativas ao redor do mundo. De acordo com George Terry (1953), a utilidade dos princípiosbaseia-se na premissa de que eles proveem conduta eficiente. Por meio dos princípios da administração, um gerente pode evitar erros básicos em seu trabalho e predizer resultados de suas ações com confiança. Sendo assim, administradores usam teorias administrativas para a tomada de boas decisões em seus esforços diários de planejar, organizar, dirigir e controlar a produtividade organizacional. Uma teoria administrativa explica e prediz o comportamento das organizações e de seus membros Existe uma relatividade de valores entre os tipos de teoria. Somente a experiência pode não ser válida, e somente a metodologia não garante o sucesso. Os indivíduos adquirem conhecimento teórico e experiência prática ao mesmo tempo, seja por meio de programas de trabalho, estudo ou de treinamento. Figura 1. 3: O processo de aquisição da habilidade de administrar pela junção da teoria com a prática. Fonte: Adaptado de Robert Kreitner, Management, 8. Ed. Boston: Houghton Miflin, 2001, p.25. A Figura 1.3 descreve o processo de aquisição de conhecimento teórico e prático para administrar organizações em termos fundamentais. 2.5.1 Fatores de Influência na Administração: Eficiência, Eficácia e Efetividade São três os fatores de influência na administração das organizações:40 a) Eficiência: 40 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.44]. Uma TEORIA é um conjunto de conceitos e ideias que explica e prediz fenômenos sociais e físicos. Teoria da Configuração: Desenvolvidas pelos próprios estudiosos ou aprendidas de outros com o tempo e como resultado das experiências Teoria Científica Desenvolvidas por meio de métodos científicos. Eficiência é a otimização dos recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais, equipamentos – para a obtenção dos resultados esperados pelas organizações. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 24 A eficiência se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:41 Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver os problemas que aparecem; Salvaguardar os recursos aplicados pela organização; Cumprir os deveres e as responsabilidades estabelecidas; e Reduzir os custos. A eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa; refere-se a relação entre as “entradas e saídas” em um processo. Quanto mais saídas são obtidas com as mesmas entradas, maior o grau de eficiência alcançado (SILVA, 2008, p.17). Eficiência é a capacidade do administrador de obter bons produtos como produtividade e desempenho, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis, como tempo, mão-de-obra e material, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos. Sendo assim, através deste conceito, temos que um administrador eficiente é aquele que realiza uma tarefa da melhor forma possível. Assim sendo, pode-se produzir algo interessante ao mercado, mas, se a produção deste produto não for feita com eficiência, muitas vezes o resultado final não será apropriado.42 b) Eficácia:43 A eficácia se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:44 Fazer as coisas certas, ou seja, fazer o que é preciso ser feito; Produzir alternativas criativas para as várias situações que ocorrerem nas organizações; Maximizar a utilização de todos os recursos disponíveis; Obter os resultados esperados e estabelecidos no processo de planejamento das organizações; e Aumentar o lucro da organização. A eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo. É escolher os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado.45 Portanto, a eficácia está relacionada ao cumprimento dos objetivos traçados. [...] A eficácia está associada ao conceito de fazer a coisa certa. [...] A eficácia significa atingir os objetivos traçados.46 Para compreender melhor na prática a diferença entre eficiência e eficácia, consulte a Figura 1. 4: 41 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra das págs.44-45]. 42 CARLES, Gustavo Henrique. A diferença entre eficiência, eficácia e efetividade. Disponível em: <http://garciasolucoescontabeis.com.br/index/index.php?option=com_content&view=article&id=3:a-diferenca-entre-eficiencia-eficacia-e- efetividade&catid=2:artigos&Itemid=19>. Acesso em: 02 fev. 2012. 43 Oliveira (2008, p.45). 44 Oliveira (2008, p.45). 45 SAUTE, Alan Lutzky. Eficiência e Eficácia: conceitos distintos, porém interligados. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/eficiencia-e-eficacia-conceitos-distintos-porem-interligados/11978/>. Acesso em: 02 fev. 2012. 46 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.37]. Eficácia é a contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos estabelecidos pelas organizações em seus processos de planejamento. Eficácia Fazer a coisa certa; Atingir os objetivos traçados Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 25 Figura 1. 4: diferença entre eficiência e eficácia. Fonte: Adaptado de G. Jones et al., Contemporary management. 2 ed. Nova York: Irwin/McGraw-Hill, 2000.47 c) Efetividade:48 A efetividade se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:49 Manter-se no mercado ao longo do tempo; e Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo (permanentemente). A efetividade representa a capacidade de a organização coordenar, constantemente, no tempo, esforço e energias, tendo em vista o alcance dos resultados globais e a manutenção da organização de uma forma permanente.50 Portanto, para que a organização seja efetiva, é necessário que ela, também seja eficiente e eficaz. É importante salientar que a eficiência, a eficácia e a efetividade são algumas das principais medidas para avaliar uma boa administração, pois normalmente, os recursos com os quais os administradores trabalham são escassos e limitados.51 Na prática, considera-se que a efetividade é o principal fator de influência da administração procurada pelas organizações. Isto porque a eficiência é considerada obrigação e a eficácia é o bom-senso administrativo mínimo.52 47 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Figura retirado na íntegra da pág.19]. 48 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.45]. 49 Oliveira (2008, p. 45). 50 Oliveira (2008, p. 45). 51 Oliveira (2008, p. 45). 52 Oliveira (2008, p. 46). Efetividade é a relação equilibrada e otimizada entre os resultados alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo pelas organizações. E fi cá ci a A lt a B ai xa Baixa eficiência/Alta Eficácia O administrador escolhe metas certas para alcançar, mas faz mau uso dos recursos para o alcance das metas. Resultado: um produto que o consumidor quer, mas muito caro para que ele o compre. Alta eficiência/Alta Eficácia O administrador escolhe metas certas para perseguir e faz mau uso dos recursos para o alcance das metas. Resultado: um produto que o consumidor quer, com uma qualidade e preço que ele pode pagar. Baixa eficiência/BaixaEficácia O administrador escolhe metas erradas e faz mau uso dos recursos. Resultado: baixa qualidade de produtos, que o consumidor não quer. Alta eficiência/Baixa Eficácia O administrador escolhe metas inadequadas, mas faz bom uso dos recursos no alcance das metas. Resultado: um produto de alta qualidade, mas que o consumidor não quer. Eficiência Alta Baixa Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 26 Em síntese: Quadro 3: Eficiência versus Eficácia versus Efetividade. Eficiência Eficácia Efetividade Fazer as coisas da maneira adequada; Fazer as coisas certas; Manter-se sustentável no ambiente; Resolver problemas; Produzir alternativas criativas; Apresentar resultados globais ao longo do tempo; Cuidar dos recursos aplicados; Maximizar a utilização dos recursos; Coordenar esforços e energias sistematicamente. Cumprir o dever; Obter resultados; Reduzir custos. Aumentar o lucro. Fonte53 2.5.2 Abordagens do conceito de Administração54 A administração pode ter as abordagens de ciência, de arte e de profissão (SILVA, 2002, p.28). Esta situação pode ser visualizada na Figura 1.5. Figura 1. 5: As formas de abordagem do conceito de administração. Fonte: Silva (2002, p.28). Pela Figura 1.5, observa-se que a administração pode ser considerada uma ciência ou uma arte, mas o mais importante é que ela resulta em uma profissão. E quão mais forte for a sua realidade como ciência e arte, mais forte será a sustentação da administração como profissão para os executivos e funcionários da organização. A seguir, são apresentados breves comentários a respeito de cada uma das três abordagens do conceito de administração. São eles: a) Administração como ciência:55 Portanto, como ciência, a administração se consolida como um conjunto de conhecimentos adquiridos pelos administradores, os quais podem – com inteligência – ser aplicados de forma generalizada em diferentes organizações; evidentemente, com necessários ajustes a cada realidade.56 53 CHIAVENATO, Idalberto; SAPIRO, Arão. Planejamento Estratégico: fundamentos e aplicações. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus., 2009. 54 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs.08-09]. 55 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.32]. 56 Oliveira (2008, p. 32). Ciência – no contexto da administração – é o conjunto organizado de conhecimentos administrativos obtidos pela leitura, pela observação, pelas metodologias e técnicas administrativas desenvolvidas, bem como, pela prática nas organizações. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 27 E, como ciência necessita de sistematização e observação contínua, ela obriga que o conhecimento administrativo seja identificado e avaliado ao longo do desempenho de todas as atividades administrativas das organizações.57 Esta evolução do conhecimento se torna mais importante no campo da administração, pois esta não é uma ciência exata, mas uma ciência social e, portanto, o campo do conhecimento é o mais amplo possível, favorecendo fortes interações entre todas as pessoas envolvidas no processo administrativo da organização. E isto tudo em um ambiente de fortes e rápidas mudanças.58 b) Administração como arte:59 Portanto, a arte administrativa sozinha não tem muito valor, pois ela depende – e muito – dos conhecimentos desenvolvidos pela ciência administrativa.60 Este aspecto de interatividade e de complementaridade entre ciência e arte no campo da administração é de elevada importância para a evolução sustentada dos conhecimentos administrativos.61 c) Administração como profissão:62 A expressão administrador profissional tem se tornado muito usual nestes dias. O profissionalismo tem sido aceito como outra postura para a perspectiva progressista e de dinamismo. Acredita- se que o espírito profissional demande um “instinto de matador”, uma grande coragem de enfrentar desafios e alcançar resultados de modo competente.63 Devem ser consideradas duas questões ao se estabelecerem as razões para essa visão progressista:64 O que é uma profissão? Administração é profissão? De acordo com estudiosos como Edgar Schein, Billy J. Hodge e outros, as principais características de uma profissão incluem: Um conjunto sistemático de princípios, técnicas, habilidades e conhecimentos especializado; Um mínimo de treinamento e competência; Um estreito código de ética ou padrões de conduta; Um compromisso de servir, mais do que obter recompensas monetárias. Atualmente, tem-se constatado que o sucesso no trabalho é mais importante do que as recompensas financeiras ou os ganhos políticos, para aquelas pessoas que têm o básico para as necessidades de sobrevivência.65 Aplicando os critérios antes descritos, pode-se ver que, sob certos aspectos, a administração parece ser uma profissão. Existe, por exemplo, um desenvolvimento e um bem definido conjunto de conhecimentos que é geralmente válido em uma variedade de organizações e situações. Também um número 57 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.32]. 58 Oliveira (2008, p. 32). 59 Oliveira (2008, p. 32). 60 Oliveira (2008, p. 32). 61 Oliveira (2008, p. 32). 62 Oliveira (2008, p. 32). 63 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs. 28-29]. 64 Silva (2008, p.28-29). 65 Silva (2008, p.28-29). Arte – no contexto da administração – é a capacidade, sustentada pelo conhecimento dos conceitos, metodologias e técnicas administrativas, que os profissionais têm condições de aplicar, de maneira adequada, nas organizações. Profissão – no contexto da administração – é o exercício das atividades de administrador visando otimizadas satisfação e realização pessoal e profissional. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 28 expressivo de ferramentas e técnicas tem sido desenvolvido para transformar a teoria em prática. Atualmente, a aquisição de educação administrativa por meio de treinamento é também possível. 66 Observa-se que, apesar de tudo antes considerado, não existe um código de conduta de validade universal; o que existe são códigos para empresas particulares que não foram estabelecidos de maneira uniforme, e por isso não são totalmente aceitos e aplicáveis.67 Algumas organizações não adotam código de conduta, acreditando no julgamento adequado dos administradores em qualquer condição de anormalidade. Em alguns países, a corrupção tem se tornado um modo de vida, e os administradores são também parte dessa corrupção, porque não estão imbuídos dos sentimentos de dedicação, serviço e compromisso com a profissão e com a sociedade. 68 Esses fatores têm contribuído significativamente para alastrar a diferença entre teoria e prática em vários países e organizações.69 2.6 Alguns Termos Técnicos da Administração Conhecimento sistêmico organizacional: quando se tem o conhecimento do todo da organização e de suas partes, ao considerar que as partes são interdependentes entre si;70 Conhecimento Interdisciplinar: consiste num tema, objeto ou abordagem em que duas ou mais disciplinas intencionalmente estabelecem nexos e vínculos entre si para alcançar um conhecimento mais abrangente, ao mesmo tempo diversificado e unificado. Verifica-se, nesses casos, a busca de um entendimento comum (ou simplesmente partilhado) e o envolvimento direto dos interlocutores. Cada disciplina, ciência ou técnica mantém a sua própria identidade,conserva sua metodologia e observa os limites dos seus respectivos campos. É essencial na interdisciplinaridade que a ciência e o cientista continuem a ser o que são, porém intercambiando hipóteses, elaborações e conclusões. 71 [...] A interdisciplinaridade faz-se mister a intercomunicação entre as disciplinas, de modo que resulte uma modificação entre elas, através de diálogo compreensível [...]72 Este intercâmbio consiste na busca do saber de várias áreas do conhecimento, como: economia, psicologia, filosofia, contabilidade, sociologia etc; Equipes Multidisciplinares: é o conjunto de profissionais, com diferentes conhecimentos e habilidades, que realizam reuniões coordenadas e programadas, em caráter temporário ou permanente, para emitir, mediante discussão organizada, opiniões a respeito de assuntos previamente estabelecidos e que, nascidas dos debates, sejam a mais adequada à realidade e às necessidades da organização. As equipes multidisciplinares, por si só, representam uma forma interessante e simples de aplicação do desenvolvimento organizacional e da atuação dos agentes de mudanças nas organizações;73 Conhecimento Holístico na Administração: [...] reflete exatamente essa visão do todo em termos de negócios num mundo, onde os espaços e limites geográficos deixam de ser barreiras e a tecnologia de comunicação e informação encurtam a distância e o tempo das transações. Assim, o pensamento holístico caminha lado a lado com a globalização, evidenciando-se como uma condição básica para a globalização não só nos negócios, mas de todos os aspectos envolvidos no comportamento do homem;74 Agente de mudanças: é aquele profissional capaz de desenvolver comportamentos, atitudes e processos que possibilitem à organização transacionar, proativa e interativamente, com os diversos aspectos externos – não controláveis – e interno – controláveis – da organização considerada;75 Poder: é a faculdade de forçar ou coagir alguém a fazer sua vontade, por causa de sua posição (cargo) ou força, mesmo que a pessoa preferisse não o fazer;76 Autoridade: a habilidade de levar as pessoas a fazerem de boa vontade o que você quer por causa de sua influência pessoal.77 66 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs. 28-29]. 67 Silva (2008, p.28-29). 68 Silva (2008, p.28-29). 69 Silva (2008, p.28-29). 70 CAPRA, Fritjof. A teia da vida: uma nova compreensão científica dos sistemas vivos. Tradução de Newton Roberval Eichemberg. São Paulo: Cultrix/Amana-Key, 1997, 256p. 71 COIMBRA, José de Ávila Aguiar. Considerações sobre a Interdisciplinaridade. In: ARLINDO, Philippi Jr. Interdisciplinaridade em Ciências Ambientais. São Paulo : Signus Editora, 2000. Disponível em: < http://d.yimg.com/kq/groups/20721558/554067742/name/interdisciplinaridade+em+ci%C3%AAncias+ambientais.pdf#page=65>. Acesso em: 05 fev. 2012. [Texto retirado na íntegra da pág. 58]. 72 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.206]. 73 ALMEIDA FILHO, N. Transdisciplinaridade e Saúde Coletiva. Ciência & Saúde Coletiva. II (1-2), 1997. 74 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.180]. 75 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.200]. 76 HUNTER, James C.. O monge e o executivo: uma história sobre a essência da liderança. 12. ed. Rio de Janeiro: Sextante, 2004. [Texto retirado na íntegra da pág.16]. 77 Hunter (2004, p.16). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 29 2.7 Exercícios Questão 01: Joana exerce a função de secretária executiva numa Indústria Cerâmica instalada na região sul de Santa Catarina. A rotina de Joana é muito intensa, pois além de exercer algumas funções administrativas na empresa, precisa acompanhar sua gerente comercial nas viagens de negócios realizadas mensalmente. Nestas viagens, Joana percebeu que somente o conhecimento administrativo não é suficiente, já que precisa saber dialogar com diversas pessoas com formações profissionais variadas. Dessa forma, Joana começou a aprimorar seus conhecimentos em diversas áreas como: psicologia, economia, direito, filosofia, física, matemática, contabilidade, entre outras, tudo isso para não ficar atrás no momento de uma negociação, ou qualquer diálogo com pessoas das mais distintas formações. Ao conhecer a estória de Joana, qual o tipo de conhecimento que ela buscou se aprimorar? Resposta:_____________________________________ Questão 02: Uma empresa quando bem estruturada possui alguns níveis hierárquicos. Estes níveis, por sua vez, delimitam a atuação decisória, bem como, a forma de conduzir as ações organizacionais. Pode-se dizer, que todo excelente administrador, precisa dominar os níveis estratégicos organizacionais, assim como compreender o que se trata cada nível. A partir destas afirmações, solicita-se: Demonstre na figura abaixo a classificação dos níveis hierárquicos da estrutura organizacional: Questão 03: Os administradores usam teorias administrativas para a tomada de boas decisões nos seus esforços diários de planejar, organizar, dirigir e controlar a produtividade da empresa. Com base nesta afirmação, o que significa uma teoria? Assinale a alternativa correta. Conjunto de conceitos e ideias que explica e prediz fenômenos sociais e físicos. Conjunto de preceitos para ser uma orientação para a solução dos fenômenos. Conjunto de fenômenos que servem como ferramentas administrativas. Conjunto de ferramentas administrativas que servem para a solução de problemas. Questão 04: Francisca é supervisora de produção numa Indústria de Confecção há 2 (dois) anos. Sua promoção como supervisora foi em função do seu conhecimento prático em costura que pesou no ato da seleção. Quando assumiu a função suas subordinadas resistiram sua presença, cujos reflexos se deram nos resultados da produção. Francisca percebia que não era aceita pelo grupo, isso porque tinha dificuldades em se relacionar com suas lideradas. Sua impaciência e inexperiência como líder fazia com que tivesse atitudes ríspidas e duras com suas lideradas, ao ponto de desempenharem suas atribuições com medo e insegurança. O tempo se passava e o problema só agravava, muitas colaboradoras pediam demissões, pois não conseguiam conviver com Francisca em função do seu mau humor. Muitas até diziam: Francisca tem competência, é uma ótima costureira, mas como líder é muito grosseira. A partir da estória de Francisca é possível dizer que ela exercia o Poder, a Autoridade ou Ambos (poder e autoridade)? Assinale a alternativa abaixo: Poder Autoridade Ambos (poder e autoridade) Questão 05: Mário é proprietário de uma oficina de carros populares há 6 (seis) anos. Aprendeu o ofício da sua profissão de mecânico com o seu pai, que também foi mecânico, mas agora aposentado. Mário finalizou o ensino médio e não teve muito tempo para ingressar num curso técnico ou universitário por falta de tempo e condições financeiras. Mas apresenta um alto interesse em ingressar numa Universidade para cursar Administração, pois entende que será muito útil para conduzir o seu negócio com mais segurança e sustentabilidade. Ao longo dos anos, Mário foi conquistando seus clientes pela qualidade e a garantia do serviço prestado. Com o passar do tempo, a demanda por consertos dos carros aumentou consideravelmente na oficina de Mário. Esse cenário fez com que Mário contratasse mais 2 (dois)mecânicos para lhe auxiliar, já que sozinho não conseguia mais atender a demanda. Com as contratações, Mario acreditava que a dinâmica de trabalho continuasse a mesma, já que os mecânicos contratados tinham ótimas referências. Porém, no decorrer dos dias Mário começou a perceber que o ambiente de trabalho já não estava mais organizado como antes em que trabalhava sozinho, além de receber reclamações de 2 (dois) clientes sobre alguns serviços prestados. Mário começou a ficar preocupado...Diante das constantes ocupações, não conseguia encontrar tempo para identificar uma solução mais coerente para aquele momento, já que exercia as funções administrativas e também as funções de mecânico, pois o volume de trabalho assim o exigia. Passados alguns meses, o problema só agravou. As frequências das reclamações começaram a ficar infindáveis e Mário começou a perceber que aqueles clientes insatisfeitos não retornavam mais a sua oficina. Mário não conseguia ter tempo para acompanhar o trabalho dos mecânicos, pois estava se envolvido com muitas atribuições ao longo do dia. Mário fica desesperado. Parece que ele perdeu o controle da situação. Haviam muitos problemas de qualidade nos serviços e o ambiente de trabalho já estava totalmente desorganizado, desde as ferramentas até a higiene e limpeza do ambiente. Mário sabia que para o seu negócio melhorar precisava tomar algumas decisões, porém não tinha o conhecimento sistêmico para iniciar as melhorias. Desse modo, desesperado, Mário buscou auxílio do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) para organizar seu negócio. Após um diagnóstico, os consultores sugeriram que Mário Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 30 precisava liberar-se de funções que tomava o seu tempo e que outra pessoa poderia fazer. Era necessário se dedicar ao negócio como um todo, precisava planejar estrategicamente sua empresa. Sendo assim, os consultores sugeriram que Mário contratasse um auxiliar administrativo para delegar as responsabilidades burocráticas administrativas e concentrar-se em acompanhar o desempenho dos seus subordinados. Mário acatou a sugestão dos consultores e decidiu realizar a definição e distribuição hierárquica das funções dos colaboradores na empresa, além de apresentar toda esquematização em forma de organograma. Essa primeira iniciativa trouxe para Mário resultados significativos, pois o mesmo já tinha tempo para acompanhar o desempenho dos mecânicos e dar suporte ao auxiliar administrativo na análise do desempenho financeiro da empresa. A partir destes resultados, Mário continuou implantando melhorias contínuas na sua empresa e já pode dizer que se considera a melhor Oficina Mecânica da sua região. Com base na estória de Mario, como é conhecido o processo de definição dos papéis e responsabilidades hierarquicamente numa cadeia de comando dentro de uma organização? Resposta:_____________________________________ Questão 06: Paulo é gerente de uma loja de calçados. Como o foco da empresa é atender bem os clientes para garantir a sustentabilidade do negócio, Paulo procura orientar a sua equipe para manter um alto nível de qualidade no atendimento aos clientes. Nesta semana Paulo percebeu que uma das atendentes fez pouco caso de um cliente, isto é tratou-o de forma indiferente, pois o mesmo não apresentou interesse em comprar assim que entrou no estabelecimento. O que se sabe é que não é a primeira vez que esta atendente tem tal comportamento. Paulo ficou um tanto envergonhado e na hora teve uma vontade enorme de chamar a atenção da atendente, mas, como estava muito nervoso, buscou esfriar a cabeça para num momento apropriado conversar em particular com a funcionária. No dia posterior, Paulo chegou na loja e convidou a atendente para conversar na sua sala. Fez alguns questionamentos, tentou entender se a mesma estava satisfeita com o trabalho e se alguma coisa estava lhe incomodando. A atendente por sua vez, declarou que estava tudo bem, só que estava um pouco estressada com os problemas familiares. Paulo entendeu a sua situação e disse que a havia chamado para conversar, pois tinha percebido que o seu atendimento junto aos clientes não estava adequado com a política da empresa. Pediu que tomasse um pouco mais de cuidado e recebesse todos os clientes sem qualquer distinção, independente se o mesmo irá ou não comprar um produto. Destacou que quem provoca o interesse de compra no cliente é o vendedor, e se ele não estiver preparado para atendê-lo, com certeza perderá a venda. Após o diálogo com a atendente, ela agradeceu o gerente e prometeu que iria rever as suas atitudes. O gerente, por sua vez, alertou-a que esta avaliação de desempenho (feedback) ele realizaria periodicamente com todos os colaboradores e qualquer dificuldade com o trabalho, ele estaria a disposição. A partir da estória de Paulo, qual o tipo de feedback que o gerente aplicou com a atendente? Resposta:_____________________________________ Questão 07: Augusto trabalha na área comercial de uma Faculdade. Uma de suas obrigações é fazer cumprir as metas semanais e mensais de vendas estabelecidas pela instituição. Como sabe que vender Cursos de Graduação e Pós- Graduação não é uma tarefa fácil, Augusto procura definir uma meta diária para atingir, pois sabe que no final da semana ele precisa prestar contas ao seu gestor. O tempo passa e Augusto vem atingindo as metas, muitas vezes chega até ultrapassar a meta da semana. Todos que trabalham com ele percebem seu esforço e dedicação para fazer sempre o melhor e o consideram um colaborador exemplar. Todo semestre a instituição tem a prática de avaliar o desempenho de todos os colaboradores. A metodologia adotada é que todos os colaboradores avaliam seus colegas de trabalho, bem como, o gerente também o avalia. Após a tabulação dos resultados pelo setor de recursos humanos, o relatório é entregue nas mãos do gerente, em que este chama cada colaborador para apresentar o seu desempenho. Esta semana está ocorrendo às entrevistas entre o gerente e os colaboradores. É possível perceber que muitos ficam ansiosos, pois não sabem qual foi o resultado. Hoje foi o dia em que Augusto foi chamado para a entrevista. Um tanto apreensivo Augusto abre a porta da sala do gerente e percebe que o clima está um tanto tenso. O gerente o cumprimenta e esclarece como procede a metodologia de avaliação de desempenho. Augusto frisa que está de acordo com a metodologia adotada e está a disposição para ouvir o que o gestor tem a lhe dizer. O gestor inicia a sua fala dizendo que queria ter vários Augustos trabalhando com ele, pois o resultado da avaliação dos colegas foi muito positivo. Neste momento o gestor apresenta os resultados de todos os atributos avaliados e o parabeniza pelo excelente desempenho que vem apresentando no decorrer dos anos. Augusto fica muito animado e agradece o gestor pelo reconhecimento, e acrescenta: gosto muito de trabalhar nesta empresa, aqui há um clima muito bom para se trabalhar. Meus colegas me respeitam e meu gerente me reconhece por aquilo que tenho feito na organização. O gestor finaliza a fala dizendo, que manter o desempenho é fundamental, pois qualquer descuido pode prejudicar o desempenho. A partir da estória de Augusto, qual o tipo de feedback que o gestor aplicou em Augusto? Resposta:_____________________________________ Questão 08: Pode-se dizer que um princípio representa um elemento básico de conhecimento que explica o relacionamento e ajuda na predição do que aconteceria se tal princípio fosse aplicado. Desse modo, os princípios são desenvolvidos para ajudar os executivos a pensar e agir. Sendo assim, a administração, por sua natureza, tem seus princípios, que segundo Silva (2008), divididos em 5 (cinco). Apresente a seguir os 5 (cinco) princípios da Administração. Princípio I Princípio II Princípio III PrincípioIV Princípio V Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 31 Questão 09: Silva (2004) ao contextualizar o que significa uma teoria, fez menção de dois tipos distintos de teorias, nas quais se convém destacar: teoria de configuração e teoria científica. A respeito destes dois tipos de teoria analise as questões a seguir identifique F (para a alternativa Falsa) e V (para a alternativa Verdadeira). João atualmente é líder de produção numa marcenaria. Trabalha nesta empresa há 12 anos. Tudo o que aprendeu na sua vida profissional foi com o dia-a-dia nesta empresa. Desse modo, é possível dizer que João se caracteriza na teoria da configuração. Henrique é um frentista de um posto de combustível há 6 anos. Todos os dias Henrique acorda pela manhã e diz com certa convicção: “Nunca vou ser nada na vida!”. Estes argumentos de Henrique cada dia mais o deixam desmotivado em desempenhar seu trabalho. Isto porque ele é um estudante de administração e não consegue o reconhecimento profissional no seu ambiente de trabalho. As reclamações de Henrique, comovem qualquer um, pois todas as vezes que ele apresenta uma proposta para a empresa onde trabalha, o chefe não dá nem a mínima. O que Henrique não sabe, é que o chefe quer que ele ao apresentar uma solução, traga propostas devidamente calculadas, já apresentando os possíveis resultados que a empresa irá obter com tal melhoria, e não simplesmente apresentar a ideia por si só. Ao ler esta história é possível concluir que Henrique está praticando a teoria científica e não a teoria da configuração. José é um auxiliar administrativo de uma empresa do segmento cerâmico. Trabalha nesta empresa há 2 anos. Desde que ingressou na empresa, José vem aprendendo muitas rotinas administrativas, porém sente dificuldade de compreender a razão porque elas existem e qual a repercussão de um erro no desempenho de cada uma delas. Pode-se dizer que José é um prático. Com base na história de José, pode-se dizer que ele exerce a teoria científica. Maria é uma gerente administrativa de uma padaria. Trabalha nesta empresa há 8 anos. Sua carreira iniciou como auxiliar de padeiro e com o decorrer dos anos, Maria foi adquirindo a confiança de seus patrões. Conforme o tempo ia passando, Maria sentiu a necessidade de aperfeiçoar mais seus conhecimentos, isto para auxiliar nas tomadas de decisões, já que foi promovida para gerente administrativo há pouco tempo. Nisto, Maria está realizando alguns cursos de capacitação gerencial, bem como, ingressou numa faculdade de administração para aprimorar suas práticas gerenciais, a fim de auxiliar seus patrões nas tomadas de decisões. Tudo isso, porque Maria entende que somente o conhecimento prático não é suficiente para um gestor, precisa-se dos conhecimentos teóricos sobre a área. A partir do relato da história de Maria, pode-se dizer que Maria optou pela teoria científica e não da configuração. Questão 10: Dornelas é um supervisor de vendas em uma Indústria de Moveleira há 3 (três) anos. Sabe que o desempenho de sua equipe depende das metas estabelecidas e do comprometimento de cada vendedor em fazer o seu trabalho bem feito, de acordo com os objetivos da organização. Sua missão como supervisor não é tão simples, pois nem todos os supervisores entendem a importância de um excelente desempenho. Assim para superar esse desafio, Dornelas procura estabelecer uma relação muito próxima com cada vendedor, ao ponto de motivá-lo para alcançar as metas mensais. Sabe que não é fácil, mas aos poucos tem conquistado a confiança da sua equipe. O tempo passa e Dornelas é muito respeitado pelos seus subordinados, mesmo quando precisa corrigir o desempenho de alguém. Procura sempre manter uma postura idônea e evita se exaltar na frente dos seus liderados. Quando está de cabeça quente, busca colocar as ideias em ordem para depois encontrar um momento apropriado para conversar com quem precisa de uma correção ou orientação. Com base na estória de Dornelas, pode-se dizer que ele exerce o Poder, a Autoridade ou Ambos (poder e autoridade)? Assinale a alternativa abaixo: Poder Autoridade Ambos (poder e autoridade) Questão 11: Como é conhecido o processo de fornecer dados a uma pessoa ou grupo, ajudando-o a melhorar seu desempenho para que atinja seus objetivos. Além de se preocupar com o êxito na comunicação, buscando romper as barreiras com o estabelecimento de uma relação de confiança e segurança? Resposta:_____________________________________ Questão 12: Carlos trabalha num supermercado há dez anos. Quando ele iniciou sua carreira profissional não possuía experiência alguma, já que recém tinha finalizado o ensino médio e planejava ingressar numa universidade daqui a algum tempo. Sua primeira função na empresa foi como empacotador, quando após 1 (um) ano de trabalho foi promovido para a função de abastecimento de gôndolas numa determinada seção. Devido ao seu excelente desempenho, após 2 (dois) anos foi promovido para o setor de estoque, em que assumiu algumas responsabilidades que outrora nem imaginava que tinha tal capacidade. Neste período Carlos ingressou numa universidade para cursar Administração de Empresas, pois tinha a convicção de que seria reconhecido, já que suas atitudes e comprometimento com o trabalho nestes últimos anos teve resultados positivos no seu reconhecimento profissional, por parte dos seus superiores imediatos. Os anos se passaram e Carlos teve a oportunidade de trabalhar em quase todos os setores da empresa, quando após 5 (cinco) anos, foi promovido para a função de auxiliar administrativo. Essa promoção foi considerada por Carlos mais uma vitória na sua carreira profissional, pois lutou muito para conquistar o seu espaço. Como a persistência e o comprometimento em fazer o seu trabalho bem feito, Carlos conquistava a cada dia a confiança dos seus superiores, ao ponto de após 7 (sete) anos de carreira, ser promovido para Gerente Administrativo do Supermercado. Carlos, mais uma vez colhia os frutos do seu esforço, mas sabia que todo reconhecimento adquirido foi com base nos critérios estabelecidos no plano de cargos e salários da empresa, isto é, toda promoção era pautada em méritos e não apadrinhamentos. Estes méritos estavam calcados nas experiências que o candidato à vaga possuía da empresa para assumir tal cargo, ou seja, o candidato precisaria Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 32 conhecer todas as áreas e setores da empresa para assumir uma função gerencial. Esta política garantia que o candidato quando assumisse um cargo gerencial, tinha o real conhecimento do todo da organização e não tomaria decisões imaturas que diferisse da realidade. Com base na estória de Carlos, é possível dizer que ele buscou ao longo dos anos de trabalho qual tipo de conhecimento organizacional? Resposta:_____________________________________ Módulo 3 – Teorias Mecanicistas (Abordagem Clássica da Administração) Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 34 3 Aspectos Introdutórios Referentes as Teorias Mecanicistas O início da reflexão sobre a vida social organizada é algo difícil de se precisar. Entretanto, há razoável grau de consenso em se afirmar que o ponto de partida da reflexão sistematizada sobre as organizações industriais pode ser atribuído a Frederick Winslow Taylor, já no final do século XIX e início do século XX. Outros nomes como Gantt e Gilbreth, merecem quase igual relevância no contexto norte-americano. Não se tratava de cientistas sociais ou filósofos, mas sim de homens práticos, que viviam problemas concretos nas organizações produtivas, problemas concentrados no aumento de produção e cuja solução dependia de um envolvimento dos trabalhadoresnesse processo.78 Não devemos esquecer que estávamos em meio ao processo de transformação provocado pela segunda Revolução Industrial (1860): o aço substituiu o ferro como matéria-prima básica; o petróleo e a energia elétrica substituem o vapor. A máquina automatizada entra em cena. Mas, em especial, o conhecimento começava a ser introduzido na vida industrial: novas técnicas de produção e de trabalho eram exigidas, pois havia um mercado crescente e demandante por produtos a serem consumidos.79 A ênfase de Taylor, Gibreth, Ford e seguidores era absolutamente concentrada na tarefa, na racionalização, na redução dos tempos de execução. Quando se olha retrospectivamente, é fácil entender sua visão: eram engenheiros por formação, e seu local de trabalho e análise era o chão de fábrica. A mestra Beatriz Wahrlich chamava a essa concepção “engenheirística” da organização de “a visão de baixo para cima”, a tentativa de entender a organização a partir da tarefa.80 Quase simultaneamente, na Europa, em especial na França e na Inglaterra, um outro grupo também passou a se preocupar com o desempenho organizacional. Seu ponto de partida, porém, era outro; ou seja, o entendimento da organização a partir da cúpula. Evidentemente, sob essa ótica, o que de fato é percebido com mais clareza são 78 CARAVANTES, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. [Texto retirado na íntegra da pág.56]. 79 Caravantes (2005, p.56). 80 Caravantes (2005, p.56). coisas como estruturação ou departamentalização da organização (também chamada de anatomia) e seu funcionamento (ou sua fisiologia). Uma vez mais é a mestra Beatriz Wahrlich que batiza essa corrente de concepção anatômica, ou a organização de “cima para baixo”. Seu estudioso e defensor mais conhecido é Henry Fayol, que publicou, em 1916, o livro Administração industrial e geral. 81 Paralelamente aos estudos da Teoria da Administração Científica (Taylor) e Administração Clássica ou Administrativa (Fayol), emergia a Teoria da Burocracia (Max Weber). Estas três teorias são correntes da perspectiva clássica; nessas correntes, as organizações têm sido vistas, em larga escala, como estruturas mecanicistas. Surpreendentemente, essas três escolas de teorias administrativas desenvolveram-se de maneira independente.82 A Teoria Burocrática se originou na Europa, também da necessidade de organização das empresas, que cresciam em tamanho e complexidade de operação. Era necessário um modelo de organização racional que abrangesse muitas variáveis envolvidas e também o comportamento dos participantes, aplicáveis não só a fábrica, mas a todas as áreas e formas de atividades das empresas.83 3.1 Frederick Winslow Taylor e os Princípios da Administração Científica Na virada do século XIX, Frederick Taylor desenvolveu estudos a respeito de técnicas de racionalização do trabalho do operário. Suas ideias preconizavam a prática da divisão do trabalho, defendida anteriormente por Smith e Babbage e já adotada na época. Em 1911 Taylor publicou um estudo mais elaborado (Principles of Scienfitic Management), a partir de sua experiência em 81 Caravantes (2005, p.56). 82 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra da pág. 145]. 83 Silva (2008, p.145). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 35 fábrica, generalizando-a como um modelo para a prática da administração. A característica mais marcante do estudo de Taylor é a busca de uma organização científica do trabalho, enfatizando tempos e métodos e por isso é visto como o precursor da Teoria da Administração Científica.84 Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), o precursor da Administração Científica, começou sua carreira como operário na Midvale Steel Company. Posteriormente, foi promovido a moldador, supervisor e enfim, engenheiro-chefe.85 Na Midvale, Taylor foi muito afetado por sua luta travada durante três anos para fazer com que os homens que trabalhavam para ele cumprissem, conforme ele denominou “um dia de trabalho razoável”. Taylor explicou que, logo após tornar-se chefe, “os homens que trabalhavam sob minhas ordens...sabiam que eu estava integralmente exposto ao trabalho em ritmo lento, ou à restrição deliberada da produção “[para um terço daquilo que eles eram capazes de produzir]”. Quanto Taylor disse a seus funcionários: “Vou tentar obter uma produção maior”, eles responderam: “Nós o advertimos, Fred, se você tentar apressar qualquer uma dessas durações de trabalho 84 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. 85 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 26]. [como fazem os apressados ou seja, aqueles que trabalhavam em ritmo mais veloz do que o grupo], nós o enquadraremos daqui a seis semanas”.86 Ao longo dos três anos seguintes, Taylor tentou de tudo o que pôde imaginar para aumentar a produção. Ao executar o trabalho pessoalmente, ele demonstrou aos operários que era possível aumentar a produção. Contratou novos funcionários e os treinou sob sua supervisão direta, na expectativa de que aumentariam a produção. Porém, uma “pressão social muito intensa” dos outros funcionários os impedia de efetivar essa meta. Pressionados por Taylor, os operários começaram a quebrar máquinas para que não produzissem. Taylor reagiu aplicando-lhes multa a cada vez que quebravam uma máquina e por qualquer desobediência às regras, não importando se fosse de pouca importância, como chegar atrasado ao trabalho. As tensões tornaram-se tão sérias a ponto de alguns trabalhadores ameaçarem baleá-lo.87 Essa restrição enfrentada por Taylor, em função das resistências dos colaboradores em trabalharem mais depressa, ele denominou de vadiagem sistemática. Essa “preguiça” poderia ser superada com uma administração capaz de inspirar ou forçar os operários a alcançarem os padrões. A vadiagem sistemática era um problema que vinha de muito tempo, o que Taylor justificou do seguinte modo:88 a) Os trabalhadores acreditavam que, trabalhando mais depressa, fariam com que grande número de outros trabalhadores perdessem o emprego; b) Os sistemas administrativos “defeituosos” da época forçavam os operários a trabalhar mais lentamente, para proteger seus próprios interesses; c) Os métodos de trabalho empíricos vinham passando de uma geração para outra de trabalhadores (“regra do polegar”). A solução que Taylor elaborou foi a Administração Científica. A meta da Administração Científica era realizar um estudo sistemático para descobrir a forma mais eficiente 86 Williams (2011, p.26). 87 Williams (2011, p.26). 88 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.109. Midvale Steel Company (1887) Image by Kheel Center, Cornell University Administração Científica Estudo completo e o teste de diferentes métodos de trabalho para identificar as melhores e mais eficientes formas de realizar um trabalho. Trabalho em ritmo lento Quando os empregados diminuem seu ritmo ou restringem a produção deliberadamente. Apressado Um membro do grupo cujo ritmo de trabalho é significativamente mais rápido do que o ritmo normal do grupo. Vadiagem Sistemática Os trabalhadores trabalhavam mais lentamente para proteger seus próprios interesses. Regra do Polegar Os métodos de trabalho eram ensinadosde uma geração para outra de trabalhadores. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 36 para executar cada tarefa. Para fazer isso, os gestores tinham que adotar os princípios indicados por Taylor. 89 Primeiramente, precisavam “criar uma ciência” para cada elemento do trabalho. Isso significava que deviam estuda-lo. Analisa-lo. Determinar a forma mais adequada para efetuar o trabalho. Por exemplo, uma das propostas controversas de Taylor naquela ocasião era permitir intervalos para descansos dos operários da fábrica que realizavam trabalho físico. Atualmente aceitamos os intervalos como algo natural, porém as estruturas administrativas da época esperavam que os operários da época de Taylor trabalhassem sem interrupções. Ele demonstrou, por meio de experiências sistemáticas, que os intervalos frequentes para descanso aumentavam consideravelmente a produção diária.90 Em seguida os gestores tiveram de selecionar, treinar, ensinar e desenvolver cientificamente os funcionários para ajuda-los a alcançar seu pleno potencial. Antes de Taylor, os supervisores muitas vezes contratavam na base do favorecimento e do nepotismo. Quem o funcionário conhecia muitas vezes era mais importante que aquilo que ele podia fazer. Em contraste, Taylor instruiu os supervisores a administrarem trabalhadores de “primeira classe” com base em sua aptidão para realizar um bom trabalho. Por razões similares, ele também recomendou que as empresas treinassem e desenvolvessem seus funcionários – uma prática rara naquela época.91 Posteriormente, instruía os gestores a cooperarem com os operários a fim de assegurar que os princípios científicos fossem efetivamente implementados. Como Taylor sabia por experiência própria, que trabalhadores e gestores na maioria das vezes consideravam-se inimigos. Ele afirmou: “A maior parte desses homens acredita que os principais interesses dos funcionários e dos empregadores são necessariamente antagônicos. A Administração Científica, sob um ângulo oposto, fundamenta-se na convicção arraigada de que os verdadeiros interesses dos dois grupos são os mesmos. A prosperidade do empregador não pode durar por um grande número de anos a não ser que ocorra simultaneamente à prosperidade do 89 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 26]. 90 Williams (2011, p.26). 91 Williams (2011, p.26-27). funcionário. Além disso, é possível oferecer ao trabalhador o que ele mais deseja – um salário elevado – e ao empregador aquilo que este mais almeja – um custo reduzido da mão de obra para seus produtos fabricados”.92 Finalmente, era preciso dividir o trabalho e a responsabilidade igualmente entre os gestores e os funcionários. Antes de Taylor, só os colaboradores eram considerados responsáveis pela produtividade e pelo desempenho. No entanto, conforme ele afirmou: “Quase todo ato do trabalhador deve ser precedido por um ou mais atos preparatórios dos dirigentes que o capacitam a efetuar seu trabalho melhor e mais rapidamente do que ele poderia de outra forma”.93 3.1.1 Princípios da Administração Científica Taylor via a necessidade premente de aplicar métodos científicos à administração, para garantir a consecução de seus objetivos de máxima produção a mínimo custo. 94 Acima de tudo, Taylor acreditava que os princípios poderiam ser utilizados principalmente para determinar “um dia de trabalho razoável”, isto é, o que um operário médio poderia produzir em um ritmo razoável todos os dias. Após isso ser determinado, era responsabilidade dos gestores pagar os funcionários adequadamente por aquele dia de trabalho razoável. Em essência, Taylor estava tentando alinhar os interesses dos gestores e dos operários de modo que aquilo que era bom para os funcionários também era bom para os dirigentes. Ele julgava desse modo, que trabalhadores e gestores poderiam evitar conflitos que havia vivenciado na Midvale Steel. E, de acordo com Taylor, uma das melhores maneiras para alinhar dirigentes e funcionários era usar incentivos para motivar os trabalhadores. Taylor acreditava particularmente nos incentivos por unidade produzida, em que o pagamento era relacionado diretamente à quantidade produzida pelos trabalhadores.95 Diante dos pressupostos acima citados, Taylor defendia os seguintes princípios: 92 Williams (2011, p.27). 93 Williams (2011, p.27). 94 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra da pág. 15-16]. 95 Williams (2011, p.27). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 37 Quadro 4: Princípios da Administração Científica. Seleção Científica do Trabalhador O trabalhador deve desempenhar a tarefa mais compatível com suas aptidões. A maestria da tarefa, resultado de muito treino, é importante para o funcionário (que é valorizado) e para a empresa (que aumenta sua produtividade); Tempo Padrão O trabalhador deve atingir no mínimo a produção-padrão estabelecida pela gerência. É muito importante contar com parâmetros de controle da produtividade, porque o ser humano é naturalmente preguiçoso. Se o seu salário estiver garantido, ele certamente produzirá o menos possível; Plano de Incentivo Salarial A remuneração dos funcionários deve ser proporcional ao número de unidades produzidas. Essa determinação se baseia no conceito do Homo Economicus, que considera as recompensas e sanções financeiras as mais significativas para o trabalhador; Trabalho em Conjunto Os interesses dos funcionários (altos salários) e da administração (baixo custo de produção) podem ser conciliados, através da busca do maior grau de eficiência e produtividade. Quando o trabalhador produz muito, sua remuneração aumenta e a produtividade da empresa também. Pode-se dizer que há um grau de reciprocidade entre funcionário e empresa; Gerentes Planejam, Operários Executam O planejamento deve ser de responsabilidade exclusiva da gerencia, enquanto a execução cabe aos operários e seus supervisores; Divisão do Trabalho Uma tarefa deve ser dividida no maior numero possível de sub tarefas. Quanto menor e mais simples a tarefa, maior será a habilidade do operário em desempenhá-la. Ao realizar um movimento simples repetidas vezes, o funcionário ganha velocidade na sua atividade, aumentando o número de unidades produzidas e elevando seu salário de forma proporcional ao seu esforço; Supervisão Também deve ser funcional, ou seja, especializada por áreas. A função básica do supervisor, como o próprio nome indica, é controlar o trabalho dos funcionários, verificando o número de unidades produzidas e o cumprimento da produção-padrão mínima; Ênfase na Eficiência Existe uma única maneira certa de executar uma tarefa. Para descobri-la, a administração deve empreender um estudo de tempos e métodos, decompondo os movimentos das tarefas executadas pelos trabalhadores. Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.15-16). Embora Taylor permaneça uma figura controversa entre certos acadêmicos, suas principais ideias foram aprovadas no teste do tempo. De fato, suas ideias são tão bem aceitas e amplamente adotadas a ponto de as considerarmos como algo natural. Como o eminente estudioso da administração Edwin Locke afirma: “A questão não é, como já foi muitas vezes alegado, que ele estava certo no contexto de sua época mas agora está ultrapassado; mas sim que a maior parte de suas ideias permanece válida atualmente.96 3.1.2 Considerações Acerca da Administração Científica Quadro 5: Considerações Acerca da Administração Científica.(a) Enfoque Mecanicista do ser Humano A visão da organização como máquina, que pode e deve seguir um projeto definido, recebe criticas ferozes de estudiosos da administração. A partir dessa concepção, cada funcionário é considerado uma mera engrenagem no corpo da empresa, tendo desrespeitada sua condição de ser humano; (1) Homo Economicus O incentivo monetário, apesar de importante, não se revela suficiente para promover a satisfação dos trabalhadores. O reconhecimento do trabalho, os incentivos morais e a auto realização são aspectos fundamentais, que a administração científica desconsidera; (2) Abordagem Fechada A administração científica não faz referencia ao ambiente da empresa. a organização é vista de forma fechada, desvinculada de seu mercado, tendo negligenciadas as influencias que recebe e impõe ao que a cerca; (3) Superespecialização do Operário Com a fragmentação das tarefas, a qualificação do funcionário passa a ser supérflua. Ele passa a desenvolver tarefas cada vez mais repetitivas, monótonas e desarticuladas do processo como um todo. A superespecialização leva a alienação do trabalhador, no melhor estilo retratado por Chaplin em Tempos Modernos; (4) Exploração dos Empregados Como decorrência do estímulo à alienação do funcionário, da falta de consideração de seu aspecto humano e da precariedade das condições sociais existentes à época (falta de legislação trabalhista digna, proibição de movimentos sindicais), a Administração Científica legitima a exploração dos operários, em prol dos interesses patronais. Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.17-18). Taylor é normalmente visto como um cientista insensível e desumano, que tratava os operários como objetos de estudos isolados, em favor de estudos que favoreciam a elite empresarial. Entretanto, poucos apontam a preocupação de Taylor com o aumento da eficiência da produção, 96 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 28]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 38 buscando a redução dos custos não apenas para elevar os lucros, mas também para elevar a produtividade dos trabalhadores, aumentando seus salários. Não pode deixar de ser observado que, em uma época que ainda sofria os reflexos dos regimes feudal e escravocrata, as ideias de Taylor representavam um avanço na forma de encarar a participação do trabalhador no processo produtivo.97 Todavia, as constantes críticas aos métodos por ele utilizados levaram o Congresso norte-americano a convocá-lo a prestar depoimento a Câmara dos Representantes, em 1912. Ele foi forçado a se defender perante os congressistas, que acreditavam que suas ideias conduziram à exploração e a demissão dos trabalhadores.98 Além disso, por mais que se critiquem os estudos minuciosos de Taylor em tempos e métodos do processo produtivo, muitas de suas conclusões continuam sendo válidas e aplicáveis ao moderno processo produtivo. A divisão do trabalho em tarefas mínimas, por exemplo, estimulou o desenvolvimento de estudos de tecnologia e automação industrial que, hoje, permitem que o trabalho humano seja utilizado em tarefas menos entediantes, poupando o trabalhador de realizar tarefas monótonas e pessoalmente pouco enriquecedoras.99 Taylor considerou que o desenvolvimento ou sucesso do processo de produção na administração científica poderia estar relacionado a vários fatores, porém o principal ponto a ser destacado era a especialização do operário.100 3.1.3 Os Seguidores de Taylor 3.1.3.1 Estudo de movimento: Frank e Lilian Gilbreth O casal Frank e Lilian Gilbreth é mais conhecido pelo uso que fizeram dos estudos de tempo para simplificar o trabalho. De modo 97 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra da pág. 18]. 98 Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.18). 99 Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.19). 100 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.112. idêntico a Frederick Taylor, suas primeiras experiências moldaram significativamente seus interesses e contribuições para a Administração.101 Frank Gilbreth (1868- 1924) iniciou sua carreira como aprendiz de pedreiro. Enquanto aprendia as funções, observou que os pedreiros usavam três conjuntos de movimento distintos – um primeiro para ensinar aos demais trabalhadores como colocar os tijolos, um segundo para trabalhar em ritmo lento e um terceiro para trabalhar em ritmo acelerado. Ao indagar qual era o melhor, ele estudou os vários métodos e começou a eliminar os movimentos desnecessários . Por exemplo, ao projetar uma plataforma que pudesse ser construída até a altura da cintura, ele eliminou a necessidade de curvar- se para apanhar cada tijolo. Ao utilizar trabalhadores que recebiam salários menores para colocar todos os tijolos com seu lado mais vistoso voltado para cima, os pedreiros não desperdiçavam tempo virando um tijolo para identificar esse lado. Ao preparar uma argamassa mais uniforme, eles não precisavam bater de leve em cada tijolo diversas vezes para coloca-lo na posição correta. Os aperfeiçoamentos propostos 101 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 28]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 39 por Gilbreth, considerados conjuntamente, aumentaram a produtividade de 120 para 350 tijolos por hora e de 1.000 tijolos para 2.700 tijolos por dia.102 Como resultado de sua experiência com a colocação de tijolos, Gilbreth e sua esposa Lilian desenvolveram um interesse de longo prazo no uso do estudo de movimentos para simplificar o trabalho, aumentar a produtividade e reduzir o nível de esforço exigido para executar uma função com segurança. De fato, como afirmou Frank Gilbreth: “O maior desperdício do mundo surge de movimentos desnecessários, direcionados erroneamente e ineficazes”. Os estudos de movimento desmembraram cada tarefa ou função em movimentos separados e eliminaram aqueles que eram desnecessários ou repetitivos. Pelo fato de diversos movimentos serem realizados muito rapidamente, os Gilbreth usaram filmes de projeção, uma tecnologia relativamente nova na época, para analisar os cargos. No entanto, a maioria das câmeras e filmagens era acionada por manivela e, portanto, variava a velocidade que imprimiam ao filme; então Gilbreth inventou o microcronômetro, um dispositivo que podia registrar o tempo com precisão de 1/200 de segundo. Ao posicionar o microcronômetro ao lado do trabalhador no campo de visão da câmera e colocar uma luz estroboscópica piscante nas mãos do operário para melhor identificar a direção e a sequência dos principais movimentos, os Gilbreth podiam usar um filme para detectar e cronometrar de modo preciso até os movimentos mais simples e rápidos. O estudo de movimentos resultou em um aumento de produção entre 25% e 300%.103 Frederick W.Taylor também se empenhou para simplificar o trabalho, porém ele atuou no sentido de gerenciar o tempo em vez do movimento. Taylor desenvolveu estudo de tempo para acabar com o 102 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 28]. 103 Williams (2011, p.28). trabalho em ritmo lento e determinar o que poderia ser considerado um dia de trabalho razoável. Os estudos de tempo eram realizados cronometrando quanto tempoum “trabalhador de primeira categoria” levava para completar cada função de seu cargo. Foi estabelecido um tempo padrão após a inclusão de intervalos para descanso e a remuneração do funcionário aumentaria ou diminuiria dependendo se ele suplantasse ou não alcançasse aquele padrão.104 Gilbreth considerou a fadiga como um redutor da eficiência que provocava:105 a) Queda da produtividade; b) Queda da qualidade; c) Aumento da rotatividade de pessoal; d) Aumento das doenças; e) Aumento de acidentes; f) Diminuição da capacidade de esforço; g) Perda de tempo. Gilbreth também propôs alguns princípios relativos à economia de movimentos, agrupados de três modos:106 a) Relativos ao uso do corpo humano; b) Relativos ao arranjo do local de trabalho; c) Relativos ao desempenho dos equipamentos e ferramentas. Lilian Gilbreth (1878-1972) fez contribuições importantes para a administração. Ela foi a primeira mulher a concluir um doutorado em Administração, além de se tornar membro da Society of Industrial Engineers e da American Society of Mechanical Engineers. Quando Frank morreu, em 1924, ela continuou sozinha o trabalho na empresa de consultoria gerencial (que compartilharam por mais de 12 anos) que o casal fundara. Lilian interessava-se particularmente pelo lado humano do trabalho e foi uma das primeiras pessoas a contribuir para a psicologia industrial. ela estabeleceu maneiras de melhorar a comunicação no escritório, programas de incentivo, satisfação no trabalho e treinamento gerencial. Seu trabalho também convenceu o governo a criar leis relativas à segurança no local de trabalho, à ergonomia e ao trabalho infantil.107 104 Williams (2011, p.28). 105 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.116. 106 Silva (2008, p.116-117) 107 107 Williams (2011, p.29). Estudo de movimento Desmembramento de cada tarefa ou função em movimentos separados e eliminação daqueles que são desnecessários ou repetitivos. Estudo de tempo A cronometragem de quanto tempo leva para bons operários realizarem cada função de seu cargo. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 40 3.1.3.2 Gráficos: Henry Gantt Henry Gantt (1861-1919) foi inicialmente um protegido e em seguida um associado de Frederick Taylor. Ele é mais conhecido pelo gráfico de Gantt, mas também realizou contribuições importantes para a administração com relação ao treinamento e desenvolvimento de funcionários. 108 O gráfico de Gantt é uma técnica utilizada até hoje no planejamento, programação e controle de atividades e projetos, atualmente adaptados para sistemas computacionai s sofisticados.109 Os gráficos de Gantt, embora simples e diretos, foram revolucionários na era da Administração por intuição em razão das informações detalhadas sobre planejamento que proporcionavam aos gestores. Gantt afirmou: “Essas falhas mostram em um relance de olhos onde ocorrem os atrasos e indicam aquilo para que devemos atentar a fim de manter a produção adequada. O uso dos gráficos de Gantt é tão disseminado atualmente a ponto de praticamente todos os softwares de gerenciamento de projetos e toas as planilhas computadorizadas terem capacidade de criar gráficos que acompanham e exibem visualmente o avanço sendo realizado em um projeto. 110 108 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 29]. 109 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra das págs. 20-21]. 110 Williams (2011, p.29-30). Por último, Gantt, juntamente com Taylor, foi um dos primeiros a recomendar de modo enfático que as empresas treinem e desenvolvam seus funcionários. Em seu trabalho com empresas, ele constatou que os funcionários alcançavam seu melhor desempenho se fossem treinados inicialmente. Naquela ocasião, entretanto, os supervisores relutavam em ensinar aos trabalhadores o que conheciam por receio de poder perder seus empregos para funcionários mais preparados. Gantt venceu a resistência dos supervisores concedendo-lhes bônus pelo treinamento adequado dos colaboradores. A abordagem adotada por Gantt para o treinamento era direta: “(1) Uma investigação científica detalhada de cada parte do trabalho e a determinação do melhor método e da menor duração de tempo pela qual um trabalho pode ser feito; (2) Um instrutor capaz de ensinar o melhor método e a menor duração de tempo; (3) Pagamento ao instrutor e ao aluno quando este for bem-sucedido”.111 3.1.3.3 Linha de Montagem: Henry Ford Henry Ford (1863-1947), nascido no Estado de Michigan (EUA), representa a contribuição da indústria para a formação da Teoria Clássica da Administração. Ford não era nem engenheiro, nem economista, nem psicólogo; era um empresário com visão prática, que buscava a cristalização do conceito da eficiência, no mais amplo sentido, numa fabrica de automóveis.112 A empresa, na visão de Ford, do mesmo modo que na de Taylor, divide-se em dois níveis distintos: planejamento e execução. No planejamento, os técnicos elaboram os métodos e o próprio trabalho; na execução os operários só efetuam o trabalho que lhes é levado às mãos. Por isso, em razão da padronização dos elementos do 111 Williams (2011, p.30). 112 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.119. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 41 trabalho, a especialização determina um ritmo constante, assegurado pelas rotinas estabelecidas. Assim, pode-se dizer que “é o trabalho que dirige a empresa”.113 Enquanto no sistema de Taylor o operário executava, num tempo padrão movimentos regulados e prescritos pela administração de planejamento, no sistema de Ford o operário adaptava seus movimentos à velocidade da esteira rolante sendo naturalmente conduzido à ritmização involuntária, de acordo com o nível de produção.114 Enquanto Taylor se preocupava demasiadamente com a economia do trabalho humano, Ford se preocupava com a economia de material e do tempo. Esse tempo foi determinado cientificamente, não para um trabalho individual (Taylor), mas sim para execução de uma tarefa pela equipe, de modo que o operário tinha liberdade para executar o trabalho da forma que melhor conviesse (Ford).115 Aí está a principal diferença entre os dois sistemas de administração: Taylor manda executar movimentos sob rígido controle e Ford manda adaptar movimentos tão comodamente quanto possível ao ritmo da produção, às aptidões e à vontade. Taylor se preocupou mais com o estudo do tempo perdido pelo homem e máquina; Ford procurou supri o tempo perdido pela matéria- prima, com o trabalho contínuo.116 O que caracterizou Ford foi ter utilizado todas estas contribuições e posturas, com o objetivo de tornar sua empresa eficiente, compreendida a eficiência de um lado como produção, motivação e salário, e, de outro, lado como custos e preços mínimos.117 3.1.3.3.1 Os princípios de Ford O modelo administrativo de Ford caracterizava-se pelo trabalho dividido, repetido, contínuo, baseando-se principalmente nos princípios da produtividade, da intensificação e da economicidade. Dois deles se referem ao “tempo”: 113 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.119-120. 114 Silva (2008, p.119-120) 115 Silva (2008, p.120) 116 Silva (2008, p.120) 117 Silva (2008, p.120) produtividadee intensificação; o terceiro se aplica ao fator “matéria”: economicidade.118 A política de Ford se alicerçou na produção em massa, em serie e em cadeia contínua; no pagamento de altos salários e na fixação de preços mínimos para os bens produzidos. Tudo apoiado na elevação da produtividade do operário, no aumento da intensidade de produção e na economia máxima de material e de tempo de fabricação.119 Quadro 6: Princípios da Administração de Ford. O Princípio da Produtividade Recomenda o máximo de produção dentro de um período determinado (com distribuição do ganho para o empregador, para o empregado e para o consumidor, pela redução de custos que se transforma em redução de preços); O Princípio da Intensificação Consiste em aumentar a velocidade rotatória do capital circulante, visando pouca imobilização dele e grande rapidez em sua recuperação (o capital de giro é obtido dos próprios consumidores); O Princípio da Economicidade Refere-se a reduzir ao mínimo o volume de matéria prima em curso de transformação (uma vez que o “tempo é a expressão da energia humana e o estoque representa trabalho humano armazenado”). Fonte: Silva (2008, p.120). Ford estabeleceu um processo de trabalho contínuo. O automóvel era fabricado e vendido antes de serem pagos os salários e as matérias primas nele utilizadas. 120 Pode -se dizer que a grande contribuição de Henry Ford para o mundo moderno foi a criação da linha de montagem. Em sua linha de montagem implantada em 1913, saía um carro a cada 84 minutos. A empresa Ford assombrou o mundo pela velocidade de fabricação, pelo preço de venda (bastante reduzido para a 118 Silva (2008, p.120) 119 Silva (2008, p.120-121) 120 Silva (2008, p.121) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 42 época) e pala grandiosa produção anual, o que ocorreu pela introdução do conceito de eficiência como objetivo da administração. Daí adveio um original interesse de bem-estar do trabalhador. Uma das razões principais do sucesso de Ford foi a atenção dispensada ao pessoal de alta competência; ele se cercou de técnicos de elevada capacidade em todas as atividades necessárias ao êxito da fabrica. Diante do interesse que sempre demonstrou pelos problemas de seu pessoal, visivelmente pela revolucionária aplicação de benefícios salariais e assistenciais (inéditos em seu tempo), Ford pode ser considerado um precursor da Escola das Relações Humanas. Para ele, a administração, sobretudo por meio do planejamento, precede ao homem: “Quem dirige é o trabalho, não o homem. A questão é conservar todas as coisas em movimento, de modo que o trabalho vá ter ao homem e não o homem ao trabalho”. Fonte: Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.21). Quadro 7: Posição das ideias e técnicas de Taylor na administração contemporânea. Válida? Aceita Hoje? Manifestada em (consequências) Filosofia Tomada cientifica de decisão Sim Sim Ciência da administração, pesquisa operacional, contabilidade de custos etc. Cooperação gerência – mão de obra Sim Parcialmente Maior cooperação entre gerência e mão de obra (embora continuem existindo conflitos) Técnicas Estudo do tempo e do movimento Sim Sim Uso generalizado, tempos padronizados Padronização Sim Sim Procedimentos de padronização em muitas esferas e engenharia humana Tarefa Sim Sim Definição de metas, Administração por Objetivos (APO), feedback Bônus Sim Cada vez mais Proliferação de sistemas de recompensas, entre eles o plano Scanlon. Necessidade de considerar o dinheiro no enriquecimento do cargo/estudos de desenvolvimento organizacional (DO) Trabalho individualizado Parcialmente Parcialmente Reconhecimento do perigo de grupos, pensamento de grupo, desperdício social, teorias contextuais de tomada de decisão em grupo (embora as tarefas em grupo às vezes sejam mais eficientes) Treinamento gerencial Sim Sim Responsabilidade gerencial pelo treinamento do funcionário Seleção científica Sim Sim Desenvolvimento das áreas de psicologia industrial e administração de recursos humanos Horário reduzido de trabalho; pausas para descanso Sim Sim Semana de trabalho de 40 horas (ou menos), uso comum de intervalos para descanso. Fonte: Silva (2008, p.125). FORD, O PAI DO CARRO POPULAR Filho de imigrante irlandês, Henry Ford (1863-1947) iniciou sua carreira como aprendiz mecânico. Fascinado pelo motor a combustão, fundou a Detroit Automobile Company, que faliu dois anos depois. Em 1903 organizou, com um grupo de pequenos investidores, a Ford Motor Company. Em 1908 lançou o modelo T, o primeiro carro popular americano produzido em escala industrial, vendendo 10.000 unidades no primeiro ano e 250.000 em 1914. O volume de vendas permitia a Ford manter baixos preços, sem detrimento dos lucros. Aparentemente preconizando a futura participação dos funcionários nos lucros da empresa, Ford instituiu o salário mínimo de US$ 5 por dia para os que cumprissem alguns requisitos básicos. Além disso, Ford se mostrou adiante de seu tempo, quando considerava os recursos humanos da empresa. Ele defendia a ideia de que o segredo do sucesso está na habilidade de encarar os funcionários como seres humanos: “Em primeiro lugar, um empregador deve compreender as pessoas que trabalham para ele. Ele não deve cometer o erro de pensar neles como unidades ou ganhadores de salários ou como sendo diferentes dele mesmo, em qualquer aspecto. Se ele for obter seu melhor trabalho e esforço, seu interesse e, consequentemente, os melhores resultados em seu negócio, ele deve perceber que os seres humanos que trabalham para ele têm as mesmas ambições e desejos que ele”. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 43 3.2 Henri Fayol: Teoria Administrativa ou Clássica Paralelamente aos estudos de Taylor, o engenheiro francês Henry Fayol (Administration Industrielle et Générale, 1916) defendia princípios semelhantes na Europa, baseado em sua experiência na alta administração. Mas, enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos europeus, os seguidores da administração científica só deixaram de ignorar a obra de Fayol em 1949, quando foi finalmente publicada nos Estados Unidos. Já desde a década de 1920 os Estados Unidos constituíram o maior reduto em gestão empresarial. O atraso na difusão generalizada das ideias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento administrativo desconhecessem seus princípios.121 Por causa do desconhecimento do trabalho de Fayol, mesmo na França, pela maior divulgação do trabalho de Frederick W. Taylor (Teoria da administração científica), os Estados Unidos levaram 40 anos para apreciar suas ideias.122 Embora seu trabalho não tenha sido traduzido e amplamente reconhecido nos Estados Unidos até 1949, o francês Henri Fayol (1841- 1925) realizou contribuições importantes para o campo da administração. Enquanto as ideias de Taylor transformaram as empresas a partir do chão de fábrica, as ideias de Fayol, moldadas por sua experiência como diretor geral geralmente provocavam mudanças na empresa que se iniciavam no Conselho de Administra ção e chegavam depois aos níveis inferiores. Fayol é mais conhecido por desenvolver cinco funções para os gestores e 14 princípios de administração.123 Os eventos mais impressionantes na carreira empresarial de Fayol ocorreram durante seus mais de 20 anos como diretor geral da Campagnie de Commentry-Fourchambault- 121 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra das págs. 21-22]. 122Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.132. 123 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 31]. Decazeville, conhecida como Comambault, uma usina siderúrgica integrada verticalmente que controlava diversas minas de carvão e de minério de ferro e empregava entre 10 mil e 13 mil trabalhadores. Fayol foi contratado inicialmente pelo Conselho de Administração para encerrar as atividades da usina (“sem esperança de recuperação”). Porém, “após quatro meses de reflexão e estudo”, ele apresentou um plano ao Conselho, apoiado por fatos e números detalhados, para salvar a empresa. O Conselho, tendo pouco a perder, concordou. Fayol iniciou então o processo de recuperação da empresa, obtendo suprimento de recursos básicos como carvão e minério de ferro; empreendendo pesquisas para desenvolver novos produtos à base de ligas de aço; selecionando cuidadosamente os principais subordinados nas áreas de pesquisa, compras, produção e vendas e em seguida delegando-lhes responsabilidade; e reduzindo custos ao transferir a empresa para uma localização melhor e mais próxima dos principais mercados. Revendo o que foi feito após dez anos, ele atribuiu seu sucesso e o da empresa a mudanças nas práticas administrativas. Ele escreveu: “Quando assumi a responsabilidade pela recuperação da Decaville, não me apoiei em minha superioridade técnica...Apoiei-me em minha capacidade como organizador e na [minha] aptidão para lidar com pessoas.124 Fayol argumentou, com base em sua experiência como diretor geral, que o “sucesso de um empreendimento geralmente depende muito mais da capacidade administrativa de seus dirigentes do que de sua capacidade técnica”125. 3.2.1 Os Estudos de Henri Fayol De suas experiências como executivo- chefe de uma empresa integrada no processo de larga escala, Fayol começou a desenvolver suas ideias sobre administração e, em 1900, em um folheto apresentado no Congresso Internacional de Mineração e Metalurgia, ele disse:126 124 Williams (2011, p.32-33). 125 Williams (2011, p.33). 126 Silva (2008, p.132). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 44 Todos os empregados em uma organização participam, em maior ou menor grau, da função administrativa... [e] têm oportunidade para exercitar suas faculdades administrativas e ser reconhecidos por isso. Aqueles que são particularmente talentosos podem subir dos degraus mais baixos aos mais altos da hierarquia da organização (Cópia dos folhetos de 1900 e 1908, não publicados. Essas informações foram fornecidas dos arquivos da família por Henri Fayol Jr. A Arthur G. Badeian).127 Aqui, Fayol começou a separar a habilidade administrativa do conhecimento tecnológico. Em 1908, preparou outro folheto para o jubileu da Sociedade Indústria Mineral, no qual maiores avanços em seu pensamento administrativo tornaram-se aparentes.128 Primeiro, Fayol notou que o efeito da administração sobre as atividades do negócio não foi completamente entendido e que as recomendações dos especialistas técnicos poderiam ser totalmente destruídas por procedimentos administrativamente falhos.129 Segundo, “um líder que seja um bom administrador, mas tecnicamente medíocre, é geralmente muito mais útil a empresa do que se ele fosse um técnico brilhante, mas um administrador medíocre”. Desse modo, de acordo com Fayol, o sucesso organizacional depende mais das habilidades administrativas de seus líderes do que de suas habilidades técnicas.130 O folheto de 1908 de Fayol também continha uma lista inicial de princípios de administração.131 3.2.2 Os 14 Princípios da Administração de Fayol Fayol relacionou quatorze princípios básicos, que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor, já que vistos sob uma outra ótica empresarial. A própria visão do trabalho, tão característica dos trabalhos de Taylor, 127 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.132. 128 Silva (2008, p.132). 129 Silva (2008, p.132). 130 Silva (2008, p.132). 131 Silva (2008, p.132). era defendida por Fayol para cargos técnicos e também administrativos. Confira:132 Quadro 8: Princípios da Teoria Administrativa. (1) Divisão do Trabalho A especialização dos funcionários, dos executivos da administração aos operários da fábrica, favorece a eficiência na produção, aumentando a produtividade; (2) Autoridade e Responsabilidade Autoridade é o direito dos superiores hierárquicos de dar ordens que serão supostamente obedecidas; responsabilidade é a contrapartida da autoridade; (3) Unidade de Comando Um empregado deve receber ordens de apenas um supervisor, evitando contra ordens; (4) Unidade de Direção O controle único é possibilitado com a aplicação de um plano para grupos de atividades com os mesmos objetivos; (5) Disciplina Necessidade de se estabelecer normas de conduta e de trabalho, válidas para todos os funcionários. A ausência de disciplina joga a organização no caos; (6) Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral Os interesses gerais da corporação devem prevalecer sobre os interesses individuais; Remuneração: deve ser suficiente para garantir a satisfação dos funcionários e da organização; (7) Remuneração Deve ser suficiente para garantir a satisfação dos funcionários e da organização; (8) Centralização As atividades cruciais da organização e a autoridade para a sua adoção devem ser centralizadas; (9) Hierarquia (Cadeia Escalar) Defesa incondicional da estrutura hierárquica, respeitando à risca uma linha de autoridade fixa; (10) Ordem Deve ser mantida em toda a organização, preservando um lugar para cada coisa (pessoa) e cada coisa (pessoa) em seu lugar; (11) Equidade A justiça deve prevalecer também no ambiente de trabalho, justificando a lealdade e a devoção dos funcionários à empresa; (12) Estabilidade dos Funcionários A alta rotatividade do pessoal tem consequências negativas sobre o desempenho da organização e o moral dos trabalhadores; (13) Iniciativa Os gestores, por serem “uma grande fonte de força para a empresa”, devem incentivar nas pessoas o desenvolvimento da iniciativa ou a capacidade para desenvolver e implantar um plano; (14) Espírito de Corpo (“Sprit de Corps”) O trabalho deve ser conjunto, facilitado pela comunicação dentro das equipes. Os componentes de um mesmo grupo precisam ter consciência de classe, para com isso defender seus propósitos. Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.22-23) e Williams (2011, p.32). 132 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra das págs. 22]. Perfil do Administrador na Visão de Fayol [um líder que seja um bom administrador, mas tecnicamente medíocre, é geralmente muito mais útil a empresa do que se ele fosse um técnico brilhante, mas um administrador medíocre] Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 45 3.2.3 Os Elementos da Teoria Administrativa de Fayol A maioria dos elementos da Teoria Administrativa parece estar projetada para organizar coisas. Existe um forte desejo de obter vantagens da especialização, e outros benefícios da burocracia ou organizações formais. Existe também um forte desejo de evitar o caos, o comportamento casual e outros traços de desorganização ou não- organização.133 Os elementos da Teoria Administrativa incluem princípios, conceitosde linha e staff, comissões e funções da administração. Estes são usualmente prescritivos, na medida em que sugerem ações administrativas para alcançar um modelo formal de organização normativa burocrática.134 Henri Fayol estabeleceu que todas as atividades ou operações de uma empresa poderiam ser divididas em seis grupos, conforme descritos na Figura 1.6.135 Figura 1. 6: As atividades da empresa. Fonte: Silva (2008, p.135). a) Atividades técnicas: relacionadas com a transformação e produção de bens (produtos e serviços); b) Atividades comerciais: relacionadas com as transações de compra, venda e permuta; c) Atividades financeiras: relacionadas com a captação e bom uso do capital; d) Atividades contábeis: relacionadas com os controles e registros das despesas organizacionais (como inventários, balanços, custos e estatísticas); e) Atividades de segurança: relacionadas com a preservação e proteção das pessoas e dos bens; f) Atividades administrativas: relacionadas com a integração de todas as operações da organização; as atividades administrativas 133 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.134. 134 Silva (2008, p.134). 135 Silva (2008, p.134). coordenam e sincronizam as atividades anteriores, tendo, portanto, interferência/influência sobre elas. Fayol achava que, mesmo sendo apenas uma das seis grandes atividades organizacionais as administrativas eram mais importantes que as outras cinco atividades.136 3.2.4 As Funções Administrativas de Henri Fayol Ao lado dos princípios gerais, Fayol enunciou as funções precípuas da gerência administrativa. O conjunto das funções administrativas forma o processo administrativo. A ideia de processo inclui o aspecto dinâmico da relação entre as diferentes funções, com cada uma delas influenciando e sendo influenciada pelas demais. São elas:137 Quadro 9: Princípios da Teoria Administrativa. Planejar (Prever) Significa estabelecer os objetivos da organização especificando a forma como serão atingidos. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir os objetivos traçados. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das outras. Organizar É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma, segundo o planejamento traçado. Coordenar (Integrar Pessoal) A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a organização (departamentos e pessoal), tendo em vista os objetivos traçados. Comandar (Liderar) Significa fazer com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a consecução dos objetivos definidos. Controlar Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes adotadas são as mais compatíveis com o que a organização almeja. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e as ordens ditadas. Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.24). 136 Silva (2008, p.135). 137 FERREIRA, Ademir Antonio, Ana Carla Fonseca REIS, e Maria Isabel PEREIRA. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias:evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1999-2000. [Texto retirado na íntegra das págs. 22]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 46 Apesar de terem se passado muitas décadas desde o estabelecimento dessas funções por Fayol, elas ainda são descritas como as funções administrativas. Fayol considerava a previsão a principal função administrativa. A base do processo era o desenvolvimento de um plano formal de ação, que ele descrevia como “uma espécie de quadro onde eventos próximos são definidos com alguma distinção, enquanto eventos distantes aparecem progressivamente, menos diferenciados, e isso vincula o trabalho corrente, como previsto e estipulado, em um período de tempo definido”138 3.2.5 Considerações Acerca da Teoria Administrativa Quadro 10: Considerações Acerca da Teoria Administrativa. Obsessão pelo Comando Tendo como ótica a visão da organização a partir da gerência administrativa, Fayol centrou seus estudos na unidade do comando, na autoridade e na responsabilidade. Em função disso, é normalmente visto como obcecado pelo comando gerencial. A Empresa como Sistema Fechado Outra crítica frequentemente endereçada à administração clássica é que considerava a empresa como um sistema fechado. Ora, a partir do momento em que o planejamento é defendido como sendo a pedra angular da gestão empresarial, é difícil imaginar que a organização seja vista como uma parte isolada do ambiente. Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.24). 3.3 A Teoria da Burocracia de Max Weber Quando falamos em burocracia, o que primeiro nos vem a mente é a ideia de algo emperrado. Uma organização onde existem regras e rotinas em número excessivo, onde predomina um sistema de papelório e carimbos inúteis, não é isso? Entretanto, não era essa a concepção de quem cunhou o termo: Max Weber, 138 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, p.135. que viveu entre 1864 e 1920. Portanto, um contemporâneo de Frederick Taylor, apenas vivendo em território europeu. Exatamente por essa contemporaneidade (e também pela similitude de suas ideias com as de Taylor) é que o colocamos juntos a abordagem clássica, embora ele definitivamente transcenda. Trata-se de uma figura a parte.139 Weber estava interessado nos aspectos referente a organização formal, isto é, os meios racionais utilizados para dirigir as atividades de muitos indivíduos ocupantes de cargos diferentes, visando atingir um objetivo comum. Ele não era um profissional de Administração, mas sim um sociólogo interessado em detectar o que definitivamente estava ocorrendo nas sociedades industriais e comparar com o que estava ocorrendo em outras sociedades que se encontravam em diferentes estágios de desenvolvimento. Ou, ainda, comparar organizações em diferentes períodos históricos.140 O que o intrigava é algo que possivelmente intriga você e com toda certeza a nós próprios: O que é que as organizações fazem para se perpetuar nos ambientes em que estão operando? Você alguma vez já pensou nisso?141 Os indivíduos ingressam nas organizações e lá permanecem anos a fio ou, então, apenas alguns meses. Depois de afastam. Entretanto, as organizações continuam sua caminhada, permanecem vivas e atuantes, as vezes por muitas gerações, como que se perpetuando. O que as mantêm em funcionamento? Como elas são organizadas e gerenciadas?142 Uma preocupação, de enorme impacto na vida das organizações, fazia parte da constelação das inquietações weberianas: a autoridade. “Por que os indivíduos obedecem ordens? Por que eles agem de acordo com o que lhes é ordenado?” Ele teorizou que três tipos básicos de relações de autoridade podiam ser usados para classificar as organizações:143 a) Autoridade tradicional: autoridade exercida apoiada no costume ou práticas passadas. Sua fraqueza como fonte de autoridade estava 139 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005, p.65. 140 Caravantes (2005, p.65). 141 Caravantes (2005, p.65). 142 Caravantes(2005, p.65). 143 Caravantes (2005, p.65). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 47 ligada ao fato de ela valorizar o precedente, o passado, e não a melhor decisão possível; b) Autoridade carismática: autoridade baseada na “devoção a santidade, heroísmo ou caráter exemplar específico e excepcional de um indivíduo”. A fraqueza desse tipo de autoridade é que ela não prevê nem provê uma base para sucessão. Quando um líder se vai, por qualquer que seja a razão, a organização se encontra a deriva, e sua sobrevivência é ameaçada; c) Autoridade racional-legal: autoridade exercida para atingir objetivos específicos estabelecidos e baseada no direito legal da pessoa ocupante de um determinado cargo (buro, em alemão) de emitir ordens. Segundo Weber, esse tipo de autoridade é o mais adequado para as organizações de porte, complexas em natureza, pois a autoridade racional-legal enfatiza a obediência as ordens de quem ocupa o cargo – não importa quem ele seja. A autoridade está vinculada ao cargo e não ao indivíduo. Weber descreveu o tipo de organização que surgiria como consequência do emprego da autoridade racional-legal, e a que ele chamou de burocracia.144 3.3.1 Características da burocracia segundo Weber Muitas pessoas entendem como burocracia uma empresa ou organização onde há um grande volume de documentos e onde os funcionários são muito apegados a rotinas e regulamentos, fazendo com que as soluções a serem tomadas se tornem lentas e ineficientes. Estas pessoas passaram a entender como burocracia as disfunções do modelo burocrático de organização. O conceito proposto é exatamente o contrário, a burocracia deve garantir a máxima eficiência possível no alcance dos objetivos pretendidos.145 Segundo Weber, a burocracia tem as seguintes características:146 a) Caráter legal das normas e regulamentos: a burocracia é uma organização que possui normas e regulamentos estabelecidos por escrito e que abrangem todas as áreas da 144 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005, p.65. 145 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008: 14. 146 Pereira e Costa (2008, p.14). organização. Essas normas e regulamentos devem definir como a organização burocrática deverá funcionar e seu caráter legal se deve ao poder de coação conferido as pessoas investidas de autoridade sobre os subordinados; b) Caráter formal das comunicações: a burocracia é uma organização formal onde todas as regras, decisões e ações administrativas tomadas devem ser formuladas e registradas por escrito. O caráter legal se deve a necessidade de proporcionar comprovação e documentação, assim como assegurar a interpretação das comunicações por todos; c) Caráter racional e divisão do trabalho: a burocracia é uma organização onde a divisão do trabalho atende a uma racionalidade, isto é, adequar os meios aos objetivos (fins) pretendidos. Daí o aspecto racional da burocracia. Cada participante deve conhecer a sua tarefa, a sua capacidade de comandar e de ser comandado, e seus respectivos limites, para que a estrutura existente não seja prejudicada; d) Impessoalidade nas relações: o caráter impessoal da burocracia se deve ao fato da distribuição das atividades serem feitas de acordo com os cargos e funções e não das pessoas envolvidas. A administração da burocracia considera as pessoas como ocupantes de cargos e de funções. A obediência prestada pelo subordinado ao superior é impessoal, advêm do cargo ocupado; e) Hierarquia da autoridade: a burocracia é uma organização onde os cargos são definidos segundo o princípio da hierarquia, ou seja, o cargo inferior deve ser controlado e supervisionado por um posto superior. Todos os cargos devem estar sob controle ou supervisão, por isso há a necessidade da hierarquia da autoridade, que definirá as chefias nos vários níveis de autoridade. A distribuição de autoridade serve para que os atritos sejam minimizados; f) Rotinas e procedimentos padronizados: a burocracia é uma organização que estabelece regras e normas técnicas, a fim de que os ocupantes de cada cargo executem suas tarefas do modo estabelecido pela burocracia, e não da maneira que quiserem. O objetivo das regras e normas técnicas é assegurar que os funcionários tenham a disciplina e o desempenho conforme as exigências do cargo. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 48 As atividades de cada cargo devem obedecer a um padrão definido pela burocracia; g) Competência técnica e meritocracia: a burocracia é uma organização onde as promoções, transferências e contratações de pessoal ocorrem devido ao mérito e a competência técnica. Esse critério deve ser válido para toda a organização, por isso, a necessidade de testes, concursos, exames e dinâmicas para contratar e promover funcionários; h) Especialização da administração: a burocracia é uma organização onde os seus administradores não são os donos ou proprietários do negócio, deve haver a separação entre a propriedade e a administração. O dirigente é um profissional especializado em gerir a organização, que não necessariamente é o dono do negócio ou acionista da organização. Com o surgimento do profissional especializado em gerir a organização, os proprietários foram aos poucos deixando a gestão dos negócios; i) Profissionalização dos participantes: a burocracia é uma organização que se distingui pela profissionalização dos funcionários. O funcionário é considerado um profissional, pelas seguintes razões: é um especialista, é assalariado, é ocupante de cargo, é nomeado pelo superior hierárquico, seu mandato é por tempo indeterminado, segue carreira dentro da organização, não possui a propriedade dos meios de produção e administração, é fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa; j) Completa previsibilidade do funcionamento: a burocracia busca como consequência a previsibilidade do comportamento dos seus membros. O modelo burocrático pressupõe a perfeita previsibilidade do comportamento dos membros da organização: todos os funcionários devem agir totalmente de acordo com as normas e regulamentos, a fim de garantir a máxima eficiência possível no alcance dos objetivos pretendidos. Algumas vantagens encontradas na burocracia, que fazem com que ela se destaque das demais formas de associação, são: racionalidade, precisão na definição do cargo e na operação, rapidez nas decisões, univocidade de interpretação, uniformidade de rotinas e procedimentos, continuidade da organização, redução de atritos entre as pessoas, constância, confiabilidade e benefícios para as pessoas.147 3.3.3 Disfunções da Burocracia O modelo de organização burocrático, cujas consequências desejadas se resumem na previsibilidade de seu funcionamento para conseguir a maior eficiência possível, não levou em consideração as consequências imprevistas. Merton (1978), ao estudar as consequências previstas da burocracia que a leva ao alcance da máxima eficiência, pode notar as consequências imprevistas deste modelo de organização, e a estas imperfeições deu o nome de disfunções da burocracia.148 Segundo Merton (1978), as disfunções da burocracia são as seguintes:149 a) Internalização das regras e apego aos regulamentos: as normas e regulamentos são meios importantes para alcance dos objetivos da organização. A partir do momento que essas normas e regulamentos passam de meios para ao alcance de tais objetivos em os próprios objetivos, o funcionário se torna alienado e tende a perder uma das características principais de qualquer atividade racional, a flexibilidade. Assim sendo, o funcionário passa a ser um especialista,não pelo conhecimento de suas tarefas, mas pelo total conhecimento das normas e regulamentos do seu cargo ou função; b) Excesso de formalismo e de papelório: dentro da burocracia, a necessidade da documentação e da formalização de todas as comunicações a fim de que tudo seja testemunhado por escrito, leva ao excesso de formalismo e consequentemente um grande acúmulo de papelório. O papelório é uma das disfunções da burocracia que mais se pode perceber em uma organização pelo número excessivo de vias e formulários; c) Resistência às mudanças: em uma burocracia as rotinas e padrões tendem a deixar o funcionário acostumado a uma completa estabilidade e repetição de suas atividades, proporcionando-lhe uma completa segurança 147 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008: 14. 147 Pereira e Costa (2008, p.14). 148 Pereira e Costa (2008, p.14). 149 Pereira e Costa (2008, p.14). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 49 no que diz respeito a sua estabilidade na burocracia. Seguindo as normas e regulamentos da burocracia o funcionário se torna um mero executor das rotinas e procedimentos. Ao surgir alguma possibilidade de mudança, o funcionário tende a encarar como algo que possa ameaçar a sua segurança e tranquilidade. Com isso, a mudança torna-se indesejável e o funcionário passa a resistir todo e qualquer tipo de mudança; d) Despersonalização do relacionamento: uma das características da burocracia é a impessoalidade no relacionamento entre os funcionários. A burocracia enfatiza os cargos e não as pessoas, com isso, as relações personalizadas entre as pessoas da organização torna-se cada vez menor. Os funcionários passam a não conhecer os colegas pelos nomes, mas pelos títulos dos cargos, e algumas vezes pelo número de registro ou por qualquer outra forma de identificação estipulada pela organização; e) Categorização como base do processo decisório: na hierarquia de autoridade quem ocupa o posto hierárquico mais alto é quem toma as decisões em qualquer situação, mesmo que essa pessoa não tenha o conhecimento necessário sobre o assunto. Por outro lado, categorizar significa classificar as coisas invariavelmente, a fim de lidar com elas com maior facilidade; f) Superconformidade às rotinas e aos procedimentos: as rotinas e procedimentos são meios de garantir que os funcionários façam o que deles se espera. O apego às regras e rotinas transforma-as em coisas absolutas, se tornando com o tempo sagradas para os funcionários. O impacto disso nos funcionários provoca a falta de liberdade e espontaneidade, além da não compreensão do significado de suas próprias tarefas e atividades. Os funcionários passam a trabalhar em função dos regulamentos e rotinas quando deveriam trabalhar em função dos objetivos estabelecidos, perdendo assim a flexibilidade, a iniciativa e a capacidade de criar e de inovar; g) Exibição de sinais de autoridade: ao salientar a hierarquia de autoridade, torna-se necessário a identificação, por todos, daqueles que possuem o poder. Por isso à utilização de símbolos ou de sinais de status para que se possa identificar a posição hierárquica dos funcionários, como o local da sala, do estacionamento, do banheiro, do refeitório etc.; h) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público: ao se voltar para dentro da organização, para as normas e regulamentos, para as rotinas e procedimentos, o funcionário passa a criar conflitos com os clientes. Os clientes passam a ser atendidos de forma padronizada, segundo os regulamentos e rotinas, causando insatisfação do público que deseja soluções personalizadas. As disfunções fazem com que a burocracia se torne rígidas, criando conflitos com os clientes que são o próprio objetivo da organização, e perdendo a flexibilidade, a iniciativa e a capacidade de criar e de inovar. As causas das disfunções consistem no fato da burocracia não levar em conta a organização informal que está presente em qualquer tipo de organização humana, e nem se preocupar com as diferenças individuais entre as pessoas que produz impacto no desempenho das atividades organizacionais.150 3.3.4 Sugestões de melhorias no modelo burocrático de organização, utilizando como base a administração contemporânea, a fim de evitar as disfunções da burocracia Pretende-se sugerir, com base na administração contemporânea, melhorias na gestão das empresas adeptas ao modelo burocrático de organização, para evitar o surgimento das disfunções da burocracia:151 a) Internalização das regras e apego aos regulamentos Melhorias sugeridas: O futuro das organizações depende fundamentalmente da implementação de ações voltadas a encorajar um ambiente mais empreendedor. A organização que estiver adequadamente preparada para incentivar esse comportamento de forma correta, oferecendo uma estrutura que possibilite aos vários níveis organizacionais exercerem um comportamento mais empreendedor, se desenvolverá e, consequentemente, possibilitará o desenvolvimento das pessoas que fazem parte dela. 150 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008: 14. 151 Pereira e Costa (2008, p.14). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 50 O comportamento empreendedor ou a cultura empreendedora tem uma razão de ser, uma motivação para ser implementado na organização. É o pano de fundo para o fomento da inovação, da busca e identificação de oportunidades, do trabalho criativo, para a organização do trabalho e dos processos empresariais de forma mais integrada, para a eliminação de barreiras internas de comunicação etc. 152 Esse comportamento deve estar presente em todos os níveis organizacionais; caso contrário, dificilmente trará resultados. Para que isso ocorra, se faz necessária uma série de ações com foco nos processos e, principalmente, nas pessoas, que devem se sentir motivadas para agirem de forma empreendedora, sendo recompensadas por buscar algo novo, muitas vezes assumindo risco e a possibilidade de fracassar. (DORNELAS, 2003, p. 16).153 b) Excesso de formalismo e de papelório: Melhorias sugeridas: A organização horizontal é aquela onde há uma redução dos níveis hierárquicos, possibilitando maior comprometimento e responsabilidade de todas as pessoas da organização, fazendo delas parte ativa de todo o processo. A organização horizontal busca atuar num formato em que o trabalho torna- se mais ágil e dinâmico, reduzindo o excesso de formalismo.154 Para Drucker apud Rosini (2003, p. 96), o achatamento da pirâmide organizacional ou a redução de sua estrutura traz uma série de vantagens e benefícios para as organizações. As principais vantagens seriam: melhoria acentuada no sistema de comunicações; agilização no processo das decisões; redução de custos; objetivos e responsabilidades mais evidentes; redução de processos burocráticos, tornando a empresa mais dinâmica.155 Paralelo a organização horizontal, os sistemas de informação são componentes que se relacionam entre si atuando de forma a coletar, processar e fornecer informações aos sistemas e/ou processos de decisão, organizando, controlando, 152 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008:[Texto retirado na íntegra da pág. 14]. 153 Pereira e Costa (2008, p.14). 154 Pereira e Costa (2008, p.14).155 Pereira e Costa (2008, p.14). analisando e focalizando processos internos. O sistema utiliza hardware e software de computação, reduzindo o grande acúmulo de papelório.156 c) Resistência às mudanças: Melhorias sugeridas: O administrador deve ter a habilidade de minimizar os efeitos da resistência às mudanças para garantir o sucesso destas. 157 Williams, propõe os seguintes cuidados:158 a) Evite surpresas. As pessoas necessitam de tempo para que as propostas de mudança sejam avaliadas antes de serem implantadas. Na medida do possível, as pessoas a serem afetadas devem ser informadas sobre o tipo de mudança e a probabilidade de ser adotada; b) Promova uma compreensão real da mudança. Quando as pessoas reduzem o medo de perdas pessoais, a oposição à mudança também é reduzida. O passo principal para a redução do medo é a compreensão real da mudança. A compreensão das pessoas é que vai gerar o apoio necessário para a mudança e focalizar os ganhos individuais que possam resultar dela; c) Encoraje a mudança. A atitude positiva da administração em relação à mudança torna-se, provavelmente, a mais poderosa ferramenta para reduzir a resistência à mudança. Está atitude deve percorrer toda a organização desde o nível institucional até o nível operacional. A administração deve assumir e transmitir a crença de que a mudança é fundamental para o sucesso da organização e das pessoas que fazem parte dela; d) Faça tentativas de mudanças. A resistência à mudança pode ser reduzida fazendo com que as pessoas trabalhem por um período de tempo sob condições da mudança proposta antes de implantá-la ou não. Essa experiência tem o objetivo de fazer com que as pessoas reduzam o medo de perdas pessoais. d) Despersonalização do relacionamento: Melhorias sugeridas: As organizações, apesar da natureza lógica e racional (organização formal), não são totalmente mecânicas. Elas são constituídas de pessoas que, apesar de ocuparem posições dentro da organização formal, 156 Pereira e Costa (2008, p.14). 157 Pereira e Costa (2008, p.14). 158 Pereira e Costa (2008, p.14). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 51 desenvolvem o que é chamado de organização informal. È necessário que as empresas saibam lidar com a formação destes grupos informais a fim de conquistar sua simpatia e alcançar, consequentemente, sua colaboração quando necessário.159 O relacionamento e interações desenvolvidos entre as pessoas de forma espontânea nas organizações formais é que caracteriza a organização informal. 160 Segundo Chiavenato (1999, p.177), a organização informal compõe-se de sentimentos de afeição ou rejeição entre as pessoas, de atitudes favoráveis e desfavoráveis em relação às práticas administrativas, de cooperação ou hostilidade entre grupos. 161 As características principais da organização informal são:162 a) Grupos informais. Esses grupos nascem de acordo com a identificação entre as pessoas e os interesses comuns. Os grupos informais possuem sentimentos de inclusão ou rejeição, de hostilidade ou de amizade entre outros aspectos emocionais; b) Atitudes e comportamentos. Os grupos informais estabelecem padrões de comportamentos e de atitudes que são aceitos e entendidos pelos membros, de modo a traduzir os interesses e aspirações do grupo. A organização informal pode através das atitudes e comportamentos dos grupos informais, colaborar espontaneamente ou se opor a organização formal; c) Normas de trabalho. Independentemente das normas formais e oficiais da organização, surge através dos grupos informais normas de trabalho estabelecidas como padrão de desempenho aceitável e impostas a todos os membros. Também nesse caso, a organização informal pode colaborar espontaneamente ou se opor a organização formal; d) Padrões de liderança. A chamada liderança informal surge quando se confere autoridade informal a certas pessoas, independentemente da posição na organização formal. Essa 159 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008:[Texto retirado na íntegra da pág. 14]. 160 Pereira e Costa (2008, p.14). 161 Pereira e Costa (2008, p.14). 162 Pereira e Costa (2008, p.14). autoridade pode ser conferida por características pessoais ou circunstâncias, a indivíduos com a capacidade de influenciar pessoas. O desafio para o administrador é conciliar e harmonizar as características desses dois fenômenos, ou seja, adequar o perfil da organização formal e da organização informal para obter efeito de sinergia e eliminar qualquer tipo de dissonância entre ambas (CHIAVENATO, 1999, p. 177).163 e) Categorização como base do processo decisório: Melhorias sugeridas: As organizações horizontalizadas se diferenciam por possuírem poucos níveis administrativos e hierarquia baixa pelo fato da base estar próxima ao topo da organização.164 Conforme Araujo (2001, p. 307), a estrutura tradicional, convencional, piramidal que permitia a visualização imediata da cadeia de comando e que foi motivo de tantos estudos organizacionais nas próprias empresas ou nas consultorias por todo o mundo ficou como boa lembrança do século XX. O século XXI nos traz uma nova configuração e uma nova dinâmica. Coincidência ou não, a redução de níveis hierárquicos que gerou a organização horizontal e a informática e os incríveis ganhos proporcionados pela tecnologia da informação, permitiram o estabelecimento de uma gestão organizacional de forma horizontalizada (sem uma cadeia de comando visível e com exigências de coordenação por causa de seu caráter horizontal).165 As características principais das organizações horizontalizadas são: Pereira e Costa (2008, p.14). a) A comunicação ao circular pela organização torna-se mais rápida e sofre menos distorções; b) Maior rapidez nas tomadas de decisões, gerando respostas rápidas aos clientes; c) Maior proximidade entre as pessoas dos níveis mais baixos e a cúpula; d) Pessoas mais autossuficientes conforme o trabalho é executado, evitando o suporte por mais níveis administrativos; 163 Pereira e Costa (2008, p.14). 164 Pereira e Costa (2008, p.14). 165 Pereira e Costa (2008, p.14). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 52 e) Poucas oportunidades para promoção nos níveis mais baixos devido à existência de poucos níveis a serem alcançados. f) Superconformidade às rotinas e aos procedimentos: Melhorias sugeridas: As organizações devem conferir responsabilidade a seu pessoal, encorajando-os a assumir iniciativa, criando um ambiente que os possibilitem criar e inovar, demonstrando que acredita no potencial daqueles que trabalham no alcance de seus objetivos.166 De acordo com Chiavenato (2004, p. 205), hoje, as organizações estão adotando maneiras mais criativas de modelar o trabalho das pessoas. O empowerment significa o fortalecimento das pessoas que trabalham em equipes, com total responsabilidade por metas e resultados e total liberdade para tomar decisões. É uma maneira de liberar as pessoas das cadeias e prisões de seus cargos rígidos e inflexíveis. Uma maneira de desorganizar o trabalho. 167 a) O funcionamento do empowerment torna obrigatórias as seguintes condições: Envolver as pessoas na escolha de suas responsabilidades e na definição dos métodos para executar as tarefas; b) Criar um ambiente de cooperação, de compartilhamento das informações, discussão e de estabelecimento conjunto dos próprios objetivos; c) Encorajar as pessoas a assumir iniciativa, tomar decisões e colocar em uso os seus conhecimentose habilidades; d) Solicitar a opinião das pessoas, quando surgem os problemas, verem o que elas pensam e faze- las ajudarem a desenhar as soluções; e) Deixar as pessoas colocarem suas ideias e soluções em prática; f) Manter a equipe com moral alto e confiança reconhecendo os sucessos, recompensando resultados e encorajando elevado desempenho. g) Exibição de sinais de autoridade: Melhorias sugeridas : O escritório aberto é um ambiente totalmente aberto, com quase inexistentes barreiras ou divisórias, gerando uma maior 166 Pereira, Alves Rudson, e Costa, Luciangela Galletti. “Modelo burocrático de organização versus administração no século XXI.” XIX ENANGRAD - 01 a 03 de Outuvro, Curitiba, PR, 2008:[Texto retirado na íntegra da pág. 14]. 167 Pereira e Costa (2008, p.14). interação entre as pessoas, aumentando a produtividade e o fluxo de informações que circulam entre elas. Este conceito, apesar de ter surgido nos anos 50, ainda hoje representa um padrão contemporâneo. O escritório aberto junto com as estações de trabalho, que são um elemento fundamental para o compartilhamento de informações e realização de processos, de certo modo conduzem à dinâmica nas organizações horizontalizadas. 168 Os responsáveis pela gestão organizacional podem sentir-se um pouco iguais aos demais, pois já não existem, tão nitidamente, os conhecidos símbolos da autoridade: mesa maior, cadeira/poltrona de bom estilo e beleza, tapete ou piso diferenciado, ar condicionado próprio. Enfim, a privacidade cede lugar a questões mais relevantes para as organizações (ARAUJO, 2001, p. 308).169 h) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público: Melhorias sugeridas: Adotar a administração participativa que tem por objetivo valorizar a participação das pessoas na tomada de decisões referentes à administração das organizações. Administrar de maneira participativa requer um compartilhamento às decisões não apenas com funcionários, mas também com clientes, fornecedores e todo o público em geral. A meta da administração participativa é estabelecer uma ligação com todas as suas interfaces.170 Segundo Maximiano (2005, p. 395), na organização participativa, a administração é compartilhada em todos os sentidos, não apenas nas relações com os funcionários. Clientes são consultados em determinadas decisões sobre produtos e serviços enquanto fornecedores, distribuidores e o pessoal de assistência técnica participam de projetos de engenharia simultânea. A organização procura ser um sistema participativo interno, do ponto de vista comportamental e estrutural, e também aberto para o ambiente externo, recebendo todas as informações que possam ajudar no aprimoramento de sua administração.171 168 Pereira e Costa (2008, p.14). 169 Pereira e Costa (2008, p.14). 170 Pereira e Costa (2008, p.14). 171 Pereira e Costa (2008, p.14). Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 53 3.4 Comparação Entre as Teorias de Taylor, Fayol e Weber Quadro 11: Comparativo de Taylor, Fayol e Weber: uma síntese. TAYLOR FAYOL WEBER ORIGEM Chão de Fábrica Gerência Administrativa Sistema Administrativo FOCO No Empregado No Gerente Na Organização Inteira ÊNFASE Tarefa Estrutura Autoridade VANTAGENS Produtividade Eficiência Estrutura bem definida Profissionalização dos papeis gerenciais Consistência Eficiência DESVANTAGENS Subestima as necessidades sociais Foco interno Excessiva ênfase no comportamento racional do gerente Muita rigidez Lentidão PRINCÍPIOS Seleção Científica do Trabalhador - Competência técnica e meritocracia Tempo Padrão - - Plano de Incentivo Salarial Remuneração - Trabalho em Conjunto Espírito de Corpo - Gerentes Planejam, Operários Executam Autoridade e Responsabilidade - Divisão do Trabalho Divisão do Trabalho Caráter racional e divisão do trabalho Supervisão Unidade de Comando - Ênfase na Eficiência - Rotinas e procedimentos padronizados Caráter formal das comunicações - Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral - - Unidade de Direção - - Disciplina Completa previsibilidade do funcionamento Caráter legal das normas e regulamentos - Centralização - - Hierarquia (cadeia escalar) Hierarquia da autoridade - Ordem - - Equidade Impessoalidade nas relações - Estabilidade dos Funcionários - - Iniciativa Especialização da administração Profissionalização dos participantes Fonte: Ferreira, Reis e Pereira (1999-2000, p.15-16; 22-23) e Caravantes (2005, p.67). 3.5 Exercícios: Questão I: Abel é um supervisor de uma empresa de médio porte. Atualmente a empresa passa por muitos problemas referentes aos padrões de qualidade dos produtos. Sendo assim, Abel foi nomeado para rever os métodos de trabalho, bem como os processos produtivos. Em função deste trabalho, necessário se faz realizar algumas mudanças para adequar os instrumentos e ferramentas de trabalho, bem como, os equipamentos produtivos para minimizar o esforço dos colaboradores e a perda de tempo na execução de cada tarefa. Diante das mudanças supracitadas, estas se enquadram com qual Teoria da Administração? Resposta: ___________________________________ Questão 2: João é proprietário de uma padaria há 15 anos. Ao longo do tempo começou a perceber que os seus colaboradores não tinham procedimentos de trabalho padronizados, o que gerava certo desconforto perante os clientes, pois a qualidade de seus produtos oscilava constantemente. Esta oscilação era porque cada colaborador realizava as atividades da padaria do seu jeito, sendo que cada um julgava a melhor forma de se fazer o trabalho. Sendo assim, João começou aos poucos ouvir algumas reclamações dos clientes, e em função destas reclamações, convocou todos os colaboradores para uma reunião e fez as seguintes colocações: “Prezados colaboradores, temos recebido nos últimos meses muitas reclamações dos clientes em relação a qualidade do nosso trabalho. Essas reclamações são desde a qualidade do pão – produto principal da nossa empresa – até o atendimento aos clientes. O que se vê é que cada um de vocês tem uma forma diferente de trabalhar e isso tem gerado esses problemas. Sendo assim, contratei um consultor que irá nos ajudar e assim sugerir melhorias nas nossas rotinas de trabalho, pois assim melhoraremos nossa reputação perante nossos clientes. Quero acrescentar que a partir do diagnóstico feito pelo consultor iniciamos os trabalhos, analisando Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 54 minunciosamente cada tarefa exercida por cada colaborador, encontrar uma melhor maneira de realizar o trabalho para que possamos garantir a permanência deste negócio no mercado e a prosperidade tanto da empresa como dos colaboradores”. Assentados tais argumentos o consultor contratado por João propôs as primeiras iniciativas de mudanças sustentadas em qual Teoria da Administração? Resposta: ___________________________________ Questão 3: Um dos princípios da administração científica é a divisão do trabalho. Este princípio sustenta que “uma tarefa deve ser dividida no maior número possível de subtarefas. Quanto menor e mais simples a tarefa, maior será a habilidade do operário em desempenhá-la. Ao realizar um movimento simples repetidas vezes, o funcionário ganha velocidade na sua atividade, aumentando o número de unidades produzidas e elevando seu salário de forma proporcional ao seu esforço”. A partir deste conceito é CORRETO afirmar: (Assinale somente a alternativa correta). Racionalizar o trabalho é sinônimo da divisão do trabalho, pois permite isolar a tarefa, aumentar o ritmo do trabalhador e consequentemente aumentar a produtividade e a qualidade dos produtos; Racionalizar o trabalho é fazerum produto por completo, pois é dessa forma que se obtém a produtividade e a qualidade dos produtos. Um trabalhador sozinho poderá garantir maior qualidade do que vários fazendo a mesma coisa; Racionalizar o trabalho é o mesmo princípio da regra do polegar; Racionalizar o trabalho é envolver as pessoas no trabalho, considerando suas opiniões, seus saberes, inclusive observando suas aspirações e necessidades; Racionalizar o trabalho tende a prejudicar a produtividade, pois não é possível obter a eficiência e a eficácia; Questão 4: Arruda é um empresário que possui muitas propriedades de terras. Sua profissão foi a de agricultor e seus filhos pretendem seguir a mesma trajetória do pai. Um fato interessante nos negócios de Arruda é que ele é um tanto conservador, tenta passar suas ideologias para seus filhos, pois quer que os mesmos façam exatamente o que ele aprendeu. Segundo Arruda, “se até agora deu certo, porque mudar”. O que Arruda não sabe é que o mercado mudou e requer de qualquer negócio, estrutura, tecnologia, conhecimento, para assegurar certa competitividade no mercado. Um dos filhos de Arruda, já universitário, levou algumas melhorias para a empresa do pai, mas ele e o irmão resistem em aceitar. Trata-se daquela concepção de que se a geração passada conseguiu sobreviver com as técnicas produtivas até então utilizadas, a tecnologia tende a atrapalhar a lavoura e os preços dos produtos ficarão mais caros em virtude dos investimentos que serão necessários. O rapaz universitário insiste com o pai e o irmão, mas percebe que suas tentativas até então foram um insucesso. Diante da realidade da empresa de Arruda, é CORRETO afirmar: (Assinale somente a alternativa correta). Arruda ainda age de acordo com os métodos de trabalho, conhecidos como a regra do polegar; Arruda é um empresário a frente do seu tempo, pois sabe que as tecnologias são realmente um dinheiro mal investido; Os dois filhos de Arruda são criativos e querem mudar a concepção do pai sobre o modelo do seu negócio; Arruda não se submete a regra do polegar, tende a incentivar seus filhos a desenvolverem seu negócio; Arruda tem um empreendimento competitivo, aprimorar sua infraestrutura para melhorar a produtividade não seria um caminho mais rentável. É melhor contratar funcionários para dar mais empregos; Questão 5: José é proprietário de uma empresa metalúrgica há 20 anos. Possui 300 colaboradores diretos nos mais diversos níveis hierárquicos, porém a concentração maior está no nível produtivo. Nos últimos anos, José tem percebido que sua produtividade tem baixado consideravelmente, principalmente depois que fez algumas melhorias nos métodos de trabalho que requer muita mão-de-obra manual. Intrigado com a situação, José contrata uma consultoria para identificar as razões que estão impedindo que a empresa dele seja mais produtiva. O consultor após finalizar o diagnóstico constata que os colaboradores entendem que as mudanças que José implementou na sua empresa são necessárias, porém eles alegaram que estas iriam resultar numa redução de 25% da mão-de-obra atualmente instalada. Dessa forma, os colaboradores se combinaram para trabalharem mais lentamente, para que seus empregos ficassem garantidos. Analisando o diagnóstico realizado pelo consultor na empresa de José, é CORRETO afirmar: (Assinale somente a alternativa correta). O problema não estava nos colaboradores, pois eles estavam simplesmente protegendo seus empregos; José era um empresário insensível, desumano e não se importava com os empregos dos trabalhadores; Os colaboradores se submeteram a vadiagem sistemática, pois trabalhavam mais lentamente para proteger seus próprios interesses; Uma empresa que visa reduzir a mão-de-obra é uma empresa desumana, irresponsável, e acima de tudo não visa a redução dos custos; Uma empresa que visa o lucro, não deve se preocupar com os custos. A vadiagem sistemática desses colaboradores é um sinal disso. Os custos não possuem relação com os lucros; Questão 6: O que Taylor quis dizer sobre a seguinte afirmação: “Tudo o que acontece fora da normalidade, não deve ser objeto de preocupação da alta administração. Os administradores precisam se preocupar com os assuntos mais estratégicos e deixar as rotinas operacionais para a área de produção”. (Assinale somente a alternativa correta). Princípio da autoridade Princípio da administração Princípio da exceção Princípio da padronização Princípio da integração Questão 7: Taylor propôs como solução para o problema da motivação, um sistema de pagamento por unidade produzida; quanto mais peças o trabalhador produzisse, maior seria a sua Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 55 remuneração. A ideia básica era que, em termos de incentivos, cada trabalhador individualmente, seria pago por resultados. Isso era contra as normas dos sindicatos, que obtinham solidariedade coletiva, e assim tendiam a deslocar o que Taylor acreditava ser um desejo natural de homens de primeira classe por ganhos materiais e progresso pessoal, baseados em seus próprios talentos e aplicação. Desse modo, Taylor desaprovava qualquer noção de conflito entre capital e trabalho, atacando esse relacionamento (entre capital e trabalho), em vez de tratá-lo como algo de interesse mútuo. Assim, a colaboração entre gerentes e trabalhadores garantiria o sucesso do empreendimento e proveria crescimento econômico, com benefícios para todos. A partir dos pressupostos acima citados, indique os dois Princípios da Administração Científica que se enquadram com as afirmações acima: 1)__________________________________________ 2)_________________________________________ Questão 8: André é filho de um grande empresário. Foi criado num lar conservador e seu pai lhes deu uma educação firmada em princípios rígidos. Quando André entrou na universidade, seu pai lhe disse que queria acompanhar seu desempenho, pois precisava ter a certeza que seu filho ia ter condições e competência para ser seu sucessor na empresa. André sabe que se ele não se esforçar, jamais conseguirá assumir o lugar do pai. Os funcionários da empresa do pai de André são um tanto temerosos, pois reconhecem que seu pai é conservador e resistente para mudar. O tratamento dado por ele aos seus subordinados é rigoroso e não há muita abertura para diálogo. André quer mudar essa situação, pois sabe que o negócio do pai terá um futuro promissor se for realizado algumas adaptações de acordo com a realidade do mercado, tanto em novas tecnologias para ampliar a produção, bem como em pessoas capacitadas e comprometidas com o trabalho. Sendo assim, vai procurar se esforçar para conquistar a confiança do pai e aos poucos tentar tornar a cultura da empresa menos rígida e flexível às demandas do mercado. Diante dos fatos supracitados, qual dos 3 (três) tipos de autoridade destacados por Max Weber era praticada pelo pai de André? (Assinale somente a alternativa correta). Autoridade racional-legal Autoridade carismática Autoridade tradicional Questão 09: Maria é gerente de produção de uma fábrica de laticínios há 20 anos. Ao longo dos anos Maria conquistou o carinho dos seus subordinados, sendo que eles a consideram como uma mãe. Pode-se dizer que o ambiente de trabalho que Maria lidera é bem à vontade. Quando é preciso fazer alguma hora extra, Maria pede aos seus liderados e eles dizem: vamos fazer a hora extra por que você está pedindo, mas pela empresa nós não faríamos. Maria fica um tanto constrangida, mas sabe que quando se aposentar a empresa terá um problemão para resolver. Quem assumirá o lugar de Maria? É difícil! Os colaboradores gostam mais dela do que da empresa... Maria também sabe que às vezes é difícil chamar a atenção de alguém, quando é necessário corrigir, pois eles confundem a amizade com o profissionalismo. Pode-se observar diante dos fatosapresentados que Maria aplica qual dos 3 (três) tipos de autoridade destacados por Max Weber? (Assinale somente a alternativa correta). Autoridade racional-legal Autoridade carismática Autoridade tradicional Questão 10: Weber estava interessado nos aspectos referente a organização formal, isto é, os meios racionais utilizados para dirigir as atividades de muitos indivíduos ocupantes de cargos diferentes, visando atingir um objetivo comum. Ele não era um profissional de Administração, mas sim um sociólogo interessado em detectar o que definitivamente estava ocorrendo nas sociedades industriais e comparar com o que estava ocorrendo em outras sociedades que se encontravam em diferentes estágios de desenvolvimento. Ou, ainda, comparar organizações em diferentes períodos históricos. O que o intrigava é algo que possivelmente intriga você e com toda certeza a nós próprios: O que é que as organizações fazem para se perpetuar nos ambientes em que estão operando? Você alguma vez já pensou nisso? Os indivíduos ingressam nas organizações e lá permanecem anos a fio ou, então, apenas alguns meses. Depois de afastam. Entretanto, as organizações continuam sua caminhada, permanecem vivas e atuantes, as vezes por muitas gerações, como que se perpetuando. O que as mantêm em funcionamento? Como elas são organizadas e gerenciadas? Uma preocupação, de enorme impacto na vida das organizações, fazia parte da constelação das inquietações weberianas: a autoridade. “Por que os indivíduos obedecem ordens? Por que eles agem de acordo com o que lhes é ordenado?” Ele teorizou que três tipos básicos de relações de autoridade podiam ser usados para classificar as organizações, são eles: Autoridade tradicional; Autoridade carismática; Autoridade racional-legal. Diante desses pressupostos, qual destes três tipos de autoridade Weber considerou mais apropriado para organizações de porte e complexas por natureza? (Assinale somente a alternativa correta). Resposta:_____________________________________ Questão 11 – A Excel é uma empresa que tem tudo para dar certo. Mas tudo sai errado. Ela adotou um caráter legal e formal, definiu cargos e posições hierárquicas, elaborou rotinas e procedimentos e profissionalizou a diretoria e os participantes. Nada mais correto. Contudo, o resultado está decepcionando: as pessoas apenas seguem as normas e procedimentos, o formalismo é total e o papelório é uma loucura, as pessoas resistem às mudanças, o relacionamento entre os funcionários é precário e superficial, os chefes abusam das suas mordomias e se afastam dos subordinados e os clientes vivem reclamando da falta de atenção aos seus problemas. Diante deste cenário, pode-se dizer que o efeito contrário da burocracia é denominado por: (Assinale somente a alternativa correta). Características da burocracia; Determinações da burocracia; Adhocracia; Disfunções da burocracia; Burocracia racional-legal; Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 56 3.6 Estudos de Caso: 3.6.1 Estudo de Caso – Teoria da Administração Científica Caso: Taylor resolve um problema. O ano é 1898. A Bethlehem Steel vendeu 80 mil toneladas de ferro em lingotes. Agora é preciso carregar vagões com os lingotes, que estão amontoados em pequenas pilhas ao ar livre. Essa operação deve ser executada manualmente. Os operários contratados para essa gigantesca tarefa começaram movimentando 12,5 toneladas por homem por dia, o melhor que se pode conseguir. Chamado para estudar a eficiência do processo, Frederick Taylor chegou decidido a aplicar a administração científica. Taylor adotou uma combinação de pagamento elevado, proporcional à quantidade movimentada, seleção dos melhores trabalhadores e orientação para realizar a tarefa. Porém, o Taylor percebeu que os trabalhadores iriam começar correndo, para ganhar bastante, e rapidamente ficariam exaustos, sendo obrigados a interromper o trabalho muito antes de terminá-lo. Taylor, então, descobriu que homens de físico adequado conseguiriam aumentar a quantidade de toneladas movimentadas, com total segurança, desde que os supervisores os obrigassem a descansar a intervalos frequentes. Em resumo, ele descobriu que, para produzir o melhor resultado possível, um trabalhador que ele considerava de primeira classe, carregando lingotes que pesavam cerca de 45 quilos, deveria trabalhar apenas 43% do tempo. A "ciência" de carregar lingotes de ferro, desse modo, consistia primeiro em escolher o homem apropriado, e segundo, em obrigá-lo a descansar a intervalos que se havia descoberto serem os mais eficientes, após cuidadosa investigação. Como consequência da intervenção do Taylor, os homens passaram a movimentar, em média, 47,5 toneladas por dia. Esse resultado ele conseguiu não por meio do estudo de tempos e movimentos, mas da minização do dispêndio da energia muscular. E assim, Frederick Taylor demonstrou que os níveis mais altos de produtividade resultam da utilização eficiente da energia: trabalhar menos produz mais. Com base neste contexto responda: 1. Que aconteceria se Taylor não obrigasse os homens a descansar? Você acha que eles se esgotariam e sua produtividade diminuiria, como Taylor previu? 2. De forma geral, qual a consequência do trabalho duro e ininterrupto? 3. O que Taylor comprovou com esta experiência? 4. Você acha que trabalhar menos produz mais em qualquer situação? Você recomendaria isso a seus auxiliares? 5. Você conhece outras situações em que as pessoas precisam descansar para poder realizar uma tarefa? 6. Em sua opinião, por que algumas pessoas trabalham demais: necessidade, excesso de trabalho, falta de método, ergonomia, vontade de agradar o chefe, recompensa elevada ou outro motivo? 7. Você acha que, de forma geral, as pessoas que trabalham com inteligência não precisam trabalhar muito para alcançar bons resultados? 3.6.2 Estudo de caso a respeito das Funções Gerenciais de Fayol Caso 1: Os ensinamentos clássicos dizem que o gerente organiza, coordena, planeja e controla. Os fatos sugerem algo diferente: eles passam seu tempo em negociações, contatos telefônicos, reuniões, visitas, encontro com subordinados e contatos externos. Não há tempo para planejamento ou para lazer. Em suma: o gerente pode apenas reagir às pressões ditadas pela função que exerce. (MINTZBERG, Henry. In: Harvard Business Review). Com base nestas afirmações, realize discussões no grupo e apresente a opinião do grupo em função da afirmação supracitada. Caso 2: Comente a seguinte afirmação e depois promova um debate no grande grupo: De que forma os trabalhos gerenciais, isto é, as atividades de administrar, diferem do trabalho técnico das pessoas que não têm posição de chefia? Em forma de obter resultados, o que diferencia o administrador do técnico que não tem subordinados? Caso 3: TELELATINA A Telelatina é uma empresa de grande porte, que fabrica equipamentos de comunicações para grandes corporações e agências governamentais. A vantagem competitiva da Telelatina sempre foi a qualidade de seus produtos. No entanto, seus preços são mais altos que os da concorrência e seus prazos de entrega de encomendas são mais dilatados. Por causa disso, a Telelatina vem perdendo clientes para a concorrência há algum tempo. Sua diretoria achou que havia chegado o momento de fazer algo. A diretoria decidiu aprimorar os métodos e processos de trabalho na área de projeto e montagem de equipamentos, onde estavam os maiores problemas. Uma empresa americana de consultoria foi contratada para realizar esse projeto. Os objetivos eram estudar os processos e propor aprimoramentos, num período dês seis meses. Outros seis meses seriam necessários para a implantação dos aprimoramentos. A empresa de consultoria propôs uma metodologia participativa para realizar o projeto. A Telelatina deveria indicar um grupo de “funcionáriosjovens e de alto potencial”, que trabalhariam com a equipe de consultores. Eles deveriam ser treinados para atuar como consultores internos e seriam responsáveis pela implantação do projeto. A diretoria concordou. Depois da assinatura do contrato, a consultoria começou solicitando que a Telelatina indicasse o grupo de consultores internos. Formou-se então um grupo de funcionários com cerca de um ano da casa, em sua maioria trainees e gerentes júnior. Esse grupo foi treinado e posto em campo, sob orientação da consultoria, com a missão de estudar e propor aprimoramentos para os processos de desenvolvimento e fabricação de grandes equipamentos. Alguns meses depois, o grupo tinha resultados para apresentar. Suas recomendações foram discutidas na diretoria, Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 57 após passar por revisão da consultoria, e aprovada para implantação. Quando começaram as reuniões e entrevistas para implantação, os integrantes do grupo perceberam que a mudança não seria tão fácil de e realizar como havia parecido. A reação dos funcionários (engenheiros e técnicos de montagem) era, de forma geral, negativa. Dizia um: - Se essa modificação que vocês estão propondo for feita, a qualidade ficará comprometida. Dizia outro: - Isso é impossível do ponto de vista técnico. Essa etapa não pode ser encurtada. Vocês não conhecem o processo direito. Acrescentava um terceiro: - Então foi para isso que vocês estiveram aqui antes? Se eu soubesse, teria dado outras informações que vocês não souberam pedir. Suas recomendações não vão dar certo. Vocês negligenciaram fatores importantes. Depois de seis meses o projeto estava num impasse. O prazo de contrato com a empresa de consultoria havia terminado. A diretoria da Telelatina reclamava que havia comprado um projeto de aprimoramento e que esse objetivo não havia sido cumprido. A empresa de consultoria alegava que a sua responsabilidade havia terminado com o treinamento dos consultores internos. Se eles não conseguiam implantar os aprimoramentos, não era mais problema dela. Se a Telelatina quisesse uma solução, deveria contratar um novo projeto. Numa reunião, o presidente da Telelatina e os diretores trocaram as seguintes idéias: - Querem saber, nós deveríamos ter conversado mais antes. Não consigo entender. Seguimos à risca os princípios da boa administração e os conselhos da consultoria. Por que não deu certo? Temos um grupo de funcionários que começou altamente motivado. Agora, eles estão frustrados, porque não conseguem implantar nada. - Será que os técnicos resolveram sabotar o trabalho? Será que é uma questão de cultura conservadora? - Será que não confiamos demais na consultoria? Me pareceram tão pretensiosos... - Realmente, não sei o que aconteceu. - Mais difícil eu acho o que fazer daqui para frente. QUESTÕES PARA REFLEXÃO 1. Quais os principais problemas deste caso, no que diz respeito ao processo administrativo? Avalie a qualidade dos processos de planejamento, organização, execução e controle da mudança que a Telelatina fez. 2. Qual sua sugestão para resolver o problema agora? Esboce um plano, com objetivos e formas de controle, organização da equipe e etapas de execução. 3. Você conhece casos parecidos em que tenha havido problemas por causa de falhas no processo de planejar, organizar, executar e controlar? Qual o desfecho? Escolha um caso para relatar a seus colegas. 4. Faça uma síntese, com base em sua experiência e neste estudo de caso, sobre “os fatores críticos de sucesso no processo de administração”. 3.6.3 Estudo de Caso – Teoria da Burocracia Caso I: Feliciano Alpert fundara a @lert há alguns anos e imprimiu nela todo o seu carisma pessoal. Agora que acabou o impulso inicial e a empresa crescera suficientemente, Feliciano pretende organizar e burocratizar sua empresa para imprimir racionalidade no sentido de evitar perdas e desperdícios decorrentes da improvisação e da falta de planejamento. Com base nisso, como Feliciano deve trabalhar seu estilo de liderança e sua autoridade? Quais os passos para Feliciano tornar sua empresa um verdadeiro modelo burocrático? Caso 2: A Excel é uma empresa que tem tudo para dar certo. Mas tudo sai errado. Ela adotou um caráter legal e formal, definiu cargos e posições hierárquicas, elaborou rotinas e procedimentos e profissionalizou a diretoria e os participantes. Nada mais correto. Contudo, o resultado está decepcionando: as pessoas apenas seguem as normas e procedimentos, o formalismo é total e o papelório é uma loucura, as pessoas resistem às mudanças, o relacionamento entre os funcionários é precário e superficial, os chefes abusam das suas mordomias e se afastam dos subordinados e os clientes vivem reclamando da falta de atenção aos seus problemas. Se você fosse diretor da Excel, o que faria? Caso 3: Uma pequena filial de uma empresa consistia em quatro mulheres; todas tinham diploma de faculdade e idades de 26 35. As mulheres eram supervisionadas por um homem do escritório central em uma outra cidade, que também supervisionava cinco outros escritórios localizados em pontos diferentes do Estado. Este supervisor visitava os escritórios aleatoriamente e podia ser chamado quando surgisse algum problema. A unidade era nova, mas todas as empregadas tinham trabalhado pelo menos cinco anos em outras filiais. Quando a unidade foi formada, ninguém foi nomeado gerente; todos os deveres eram igualmente divididos e não havia um quadro de pessoal para o serviço burocrático. Depois de alguns meses, o escritório central percebeu que as comunicações com as filiais melhorariam se alguém que se denominaria "pessoa de contato" fosse responsável por todas as mensagens telefônicas entre o escritório central e a filial. A pessoa de contato foi escolhida com base na idade cronológica, e a nomeação foi informal. A medida que as responsabilidades e a papelada aumentavam, o escritório central, percebendo a Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 58 necessidade de mais controle, designou a pessoa de contato como "encarregada". Esta pessoa tinha o controle sobre muitas atividades do escritório, inclusive a supervisão do pessoal para o servi o burocrático recentemente contratado, mas não supervisionava ativamente o resto do pessoal. Ela tinha autoridade para assinar todos os pedidos de licença e para ajudar o escritório central nas avaliações das demais funcionárias. Após cerca de um ano, a encarregada foi nomeada "gerente de escritório", e foi entendido que ela era de fato a supervisora. Esta concentração gradual de poder e autoridade em um membro causou tensão e ansiedade no escritório. Todas as quatro funcionárias trabalhavam igualmente anteriormente, e estavam acostumadas a um sistema de avaliação em que a maioria das promoções se baseavam em testes. Além disso a funcionária que tinha sido nomeada não desejava ser gerente de escritório e repetidamente havia informado seu supervisor e suas colegas que não gostava da responsabilidade adicional e tencionava trabalhar tão pouco quanto possível. Depois de cerca de um ano como gerente do escritório pediu demissão do cargo. Uma outra funcionária que tinha desejado ser gerente e podia ter feito um bom trabalho, quando solicitada, decidiu recusar a posição, por julgar que a autoridade e responsabilidade associadas eram "demasiadamente obscuras". Ela tinha conversado com as demais e, em conjunto, tinham concordado recusar se o cargo lhes fosse oferecido, porque o título ainda não era oficial e não havia aumento no pagamento. Perguntas: O que você teria feito se fosse a primeira "gerente de escritório"? Como você teria reagido se tivesse sido a segunda pessoa a receber a oferta do cargo? O que é necessário para validar uma posição? O que este caso mostra sobre autoridade, responsabilidadee poder ? Caso 4: Poupatempo, O Caso do Governo de São Paulo O Programa Poupatempo é fruto da iniciativa da Secretaria da Gestão Pública do Governo de São Paulo, sendo administrado pela Prodesp – Tecnologia da Informação. Essa iniciativa governamental completou em outubro de 2007 dez anos de prestação de serviços ao cidadão paulista. Desde a sua fundação buscou consolidar que essa prestação de serviços obtivesse um padrão de excelência que pudesse ser percebido pelo cidadão. De acordo com o Governo de São Paulo (2007), 165 milhões de atendimentos foram realizados, sendo que 99% dos usuários nos últimos seis anos, segundo pesquisa realizada pelo Ibope, aprovam suas atividades desenvolvidas, são mais de 400 diferentes tipos de serviços prestados ao cidadão. Conta atualmente com onze postos fixos, sendo quatro na capital de São Paulo (Sé, Luz, Santo Amaro e Itaquera), dois na região metropolitana (São Bernardo do Campo e Guarulhos) e cinco no interior paulista (Campinas Centro, Campinas Shopping, São José dos Campos, Ribeirão Preto e Bauru). Não obstante, a Prodesp (2007) anunciou projeto para a ampliação do atendimento através da abertura de outras onze novas unidades: Santos, Osasco, São José do Rio Preto, Taboão da Serra, Jundiaí, Franca, Piracicaba, Presidente Prudente, Socoraba, Araçatuba, São Carlos, Araraquara, Marília e Taubaté. Também conta com sete unidades do Poupatempo móvel que se deslocam através de carretas e ônibus que levam o atendimento ao bairro e municípios distantes dos pontos fixos retro citados. Além disso, o Programa Poupatempo também disponibiliza atendimento pela internet. Através de seu portal (http://www.poupatempo.sp.gov.br/home/), além do cidadão acessar inúmeras informações, também é possível ter acesso virtual a alguns dos serviços prestados em seus postos de atendimento. Essa iniciativa já foi classificada como o melhor projeto em e-Gov do Prêmio Excelência em Governo Eletrônico 2006 (SÃO PAULO, 2007). O Programa Poupatempo buscou identificar e simplificar os principais serviços prestados ao cidadão por diversos órgãos públicos ou empresas prestadoras de serviços de natureza pública. Nesse sentido, preservando-se os aspectos legais inerentes a cada serviço prestado, foram feitas análises buscando-se a racionalização e padronização das atividades de cada processo operacional, além de melhorias na comunicação entre os órgãos envolvidos e a profissionalização dos atendentes que viabilizam os serviços. Como resultado prático, o Governo de São Paulo (2007) pôde alcançar um patamar de excelência na prestação de serviços públicos. Tal categorização é oriunda da análise de performance de algumas variáveis na prestação de serviços. Dentre elas, algumas parecem ter íntima relação com as características presentes na teoria burocrática, como por exemplo: funcionários: uniforme e treinamento (padronização das atividades, profissionalização dos indivíduos), estagiários e despesas de locomoção e transporte da administração e outras despesas administrativas (racionalidade na divisão do trabalho); digitalização e telecomunicações (formalidade nas comunicações, impessoalidade nos relacionamentos) e superintendências mais intensivas (hierarquia da autoridade). Outro exemplo da repercussão das características da burocracia desenvolvida em medida coerente com as necessidades advém do rompimento com o estado de coisa anterior ao atual cenário. Segundo o Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 59 superintendente do Poupatempo, o Programa demonstrou através da racionalização dos processos desenvolvidos, que é possível romper com a herança cartorial existente no serviço público. Da forma complementar, cita ainda três resultados colhidos pelo Programa Poupatempo, principalmente através da repercussão em diferentes organizações públicas que também foram beneficiadas. Um primeiro caso é o atendimento aos usuários da CDHU – Companhia de Desenvolvimento Habitacional e Urbano do Estado de São Paulo. A empresa pôde observar uma melhoria no atendimento através da padronização dos procedimentos executados, bem como ainda racionalizar seus processos internos após a instituição da parceria com o Poupatempo. Um segundo exemplo é a emissão de carteiras de identidade, que envolve o IIRGD – Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt. Neste caso, o trabalho conjunto proporcionou a racionalização dos processos desenvolvidos. Em terceiro lugar, o Fórum Trabalhista também contou com a racionalização das atividades executadas através da implantação de um posto do Poupatempo em suas instalações. Assim, uma audiência que poderia levar três meses para ser executada, agora é viabilizada em um mês e meio, devido à eliminação de gargalos nas atividades do processo (SÃO PAULO, 2007). A partir destes relatos pede-se que a equipe além das informações explícitas no caso, acesse o site http://www.poupatempo.sp.gov.br/home/index.asp e se aproprie mais sobre o que se trata este programa. Como sugestão, acessem também o link http://www.poupatempo.sp.gov.br/biblioteca/index.a sp que mostra o vídeo explicativo do programa. Baixem o vídeo e levem para apresentar para a turma. Torna-se oportuno frisar que relacionar este caso com a teoria da burocracia de Weber enriquecerá no momento da apresentação. 3.7 Teste autoconhecimento Você se encaixa em uma organização burocrática?172 Autoanálise orientada: Muitas organizações ainda exibem as características da burocracia descritas por Weber. Algumas pessoas se enquadram bem em organizações altamente burocráticas; outras se sentem sufocadas e presas em uma organização burocrática. Qual é a sua preferência? Para determinar seu nível de conforto com organizações burocráticas, faça o exercício a seguir: 172 Fonte: The human relations: A job oriented approach by DuBrin, 1978, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, NJ 07458. Instruções: Para cada afirmação, marque a resposta que melhor representa seus sentimentos. Questões Geralmente concordo Geralmente discordo 1 Valorizo a estabilidade em meu trabalho. 2 Gosto de uma organização previsível. 3 O melhor emprego para mim seria aquele em que o futuro é incerto. 4 O governo federal seria um ótimo lugar para trabalhar. 5 Regras, políticas e procedimentos tendem a frustrar-me. 6 Eu gostaria de trabalhar para uma empresa que tivesse 85.000 empregados internacionalmente. 7 Trabalhar como autônomo envolveria mais risco do que aquilo que estou disposto a enfrentar. 8 Antes de aceitar um emprego, gostaria de ver uma descrição exata do cargo. 9 Preferiria um emprego como pintor de paredes freelance a um emprego de escriturário no departamento de trânsito. 10 O tempo de serviço deveria ser tão importante quanto o desempenho para determinar aumentos salariais e promoções no emprego. 11 Dar-me-ia um sentimento de orgulho trabalhar para uma empresa maior e mais bem-sucedida em sua área. 12 Se tivesse a oportunidade, preferiria ganhar $ 40.000 por ano como vice-presidente de uma pequena empresa a $ 45.000 como especialista numa grande empresa. Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 60 Continuação. Questões Geralmente concordo Geralmente discordo 13 Eu consideraria uma experiência degradante usar um crachá de empregado com um número. 14 As vagas no estacionamento de uma empresa deveriam ser designadas em função do nível do cargo. 15 Se um contador trabalha para uma grande empresa, não pode ser um verdadeiro profissional. 16 Antes de aceitar um emprego (se pudesse escolher), quereria certificar-me de que a companhia tem um ótimo programa debenefícios para os empregados. 17 Provavelmente uma empresa não será bem- sucedida a menos que estabeleça um conjunto claro de regras e procedimentos. 18 Horários de trabalho normais e férias são mais importantes para mim do que descobrir emoções no trabalho. 19 Deve-se respeitar as pessoas de acordo com seus cargos. 20 Regras existem para serem quebradas. Pontuação: Marque um ponto para cada resposta “geralmente concordo” para as perguntas 1, 2, 4, 7, 8, 10, 11, 14, 16, 18 e 19. Marque um ponto para cada resposta “geralmente discordo” para as perguntas 3, 5, 6, 9, 12, 13, 15, 17 e 20. Marque somente as alternativas que você concorda ou discorda. Se não aceita a questão, deixe em branco. Um resultado igual a 15 sugere que você gostaria de trabalhar numa burocracia; 5 pontos ou menos sugerem que você ficaria frustrado em trabalhar numa burocracia, especialmente numa grande. Módulo 4 – As Teorias de Transição Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 62 4 Introdução Dois estudiosos apresentaram contribuições significativas ao pensamento administrativo, antecipando a compreensão de como a organização formal e a parte das relações humanas poderiam ser integradas. São eles: Mary Parker Follet e Chester Barnard.173 Ambos trabalharam a partir dos enfoques da perspectiva clássica e introduziram novos elementos no campo das relações humanas e na estrutura organizacional.174 4.1 Mary Parker Follett Nascida em Quincy, no Estado de Massachusetts, Mary Parker Follett (1868- 1933) frequentou, em 1898, o Radcliffe College, um anexo de Harvard, e, mais tarde, o Newham College, na Universidade de Cambridge, tendo concentrado seus estudos em filosofia, história, política e direito. Ela também realizou estudos complementares em Paris. 175 Desde o início de seus trabalhos educacionais e sociais, em 1891, Mary Parket Follett tentou implementar uma filosofia de administração baseada na tese de que qualquer sociedade duradoura, produtiva, deveria se fundamentar no reconhecimento dos desejos motivacionais do indivíduo do grupo. Ela não foi uma acadêmica convencional; mais do que isso, foi uma pensadora política, social e de administração, o que originou sua inspiração para os estudos no trabalho social em sua cidade natal.176 Cronologicamente, Mary Follett pertenceu à era da administração científica. Filosófica e intelectualmente, ela foi membro da era do ser social. Tinha “um pé em cada mundo” e serviu de ligação 173 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra das pág. 172]. 174 Silva (2008, p.172). 175 Silva (2008, p.172). 176 Silva (2008, p.172). entre a abordagem mecanicista da administração científica e a abordagem humanística, antecipando muitas das conclusões dos pesquisadores de Hawthorne.177 4.1.1 O Princípio de Grupo Em 1920, Mary Follett publicou um livro intitulado The new state (O estado novo), no qual apresentou a seguinte tese: “Nós encontramos o homem verdadeiro somente na organização do grupo. As potencialidades do indivíduo permanecem até que elas sejam liberadas pela vida do grupo”.178 O princípio do grupo estava para ser a nova psicologia e foi desenvolvido para substituir as velhas ideias de que o indivíduo pensa, sente e age independentemente. Segundo esse princípio, Follett concluiu que “a verdade individual é a verdade do grupo” e que “o homem não pode ter direitos fora da sociedade ou independente da sociedade ou contra a sociedade”.179 Mary Follett continuou a tradição da Escola Clássica apregoando a existência de princípios gerais aplicáveis tanto á indústria como a qualquer tipo de organização. Segundo ela, os problemas enfrentados pelos gerentes das indústrias eram os mesmos dos administradores do serviço público: poder, controle, participação e conflito.180 Follet estava convencida de que não houve esforço para introduzir a psicologia na administração como instrumento de explicação do 177 Silva (2008, p.172). 178 Silva (2008, p.172). 179 Silva (2008, p.172). 180 Silva (2008, p.172). CURIOSIDADES SOBRE FOLLETT Mary Parker Follett nasceu em Quincy, Massachusetts, perto de Boston, no ano de 1868, sendo a mais velha de duas crianças. Não teve uma infância feliz. Sua mãe era uma inválida nervosa e seu pai morreu quando ela ainda estava na adolescência. Já como administradora da casa, Follett foi forçada pela morte de seu pai a assumir a responsabilidade pelos assuntos financeiros da família. ___________ Fonte: ANTONELLO, Claudia Simone; PUJOL JÚNIOR, Enio; SILVA, Magda Valéria. Teorias Transitivas em Administração. Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Disponível em: <http://gestor.ea.ufrgs.br/adp/transitiva.html>. Acesso em: 12 fev. 2012. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 63 comportamento humano e para obter melhor desempenho dos indivíduos. Em seu estudo, ela propôs duas questões básicas:181 1. O que se pretende que as pessoas façam? 2. Como controlar e orientar cientificamente a conduta humana no trabalho? Follet foi a primeira estudiosa a analisar a motivação humana, partindo dos valores individuais e sociais. A administração precisa compreender as pessoas, os grupos e a comunidade. Assim, o objetivo da ação administrativa é conseguir a integração das pessoas e a coordenação de suas atividades. Em sua opinião, a coordenação era o núcleo central da administração, e ela chamou a atenção disso por meio de quatro princípios:182 Quadro 12: Os Quatro Princípios da Coordenação. Coordenação pelo contato direto Entre diversos níveis na organização; Coordenação do processo de planejamento Que deve envolver os participantes desde o início do processo; Coordenação pelos relacionamentos recíprocos Em que todas as partes influenciam e são influenciadas por outras partes; Coordenação como um processo contínuo Que não deve ter fim, como função administrativa nas organizações. Fonte: Silva (2008, p.173). 4.1.2 A Lei da Situação Um dos aspectos mais originais concebidos por Follet foi a lei da situação. Para ela, a situação concreta é que governa as ordens a serem dadas e a atenção que as pessoas darão a essas ordens. Deviam ser afastados aspectos, tais como a vontade pessoal do chefe, deixando que a situação determine o que é certo e errado. Essa lei produziria a unidade de integração do trabalho (uma pessoa não deve dar 181 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra das pág. 173]. 182 Silva (2008, p.173). ordens a outra pessoa, mas ambas devem concordar em receber ordens da situação).183 Essa ideia modificou o conceito tradicional de liderança, o líder precisa estar consciente do grupo na qual trabalha e deve se preocupar em obter a melhor contribuição de cada um. O líder deve fortalecer a união do grupo, mais do que exprimir o seu poder pessoal. “O verdadeiro líder não tem seguidores, mas pessoas trabalhando com ele”, disse Follett. 184 Tudo isso se baseava no que ela chamava de partnership (parceria): a situação deve ser tal que as pessoas cooperem facilmente e de acordo com suas vontades. Para ela, a liderança não seria mais baseada no poder, mas na influencia recíproca entre líder e liderados e destes sobre o líder, no contexto da situação. 185 Follett tinha grande preocupação do modo como as organizações resolviam os conflitos. Ela estabeleceu hipóteses de que qualquer tipo deconflito de interesses poderia ser resolvido de uma das quatro maneiras:186 1. A submissão voluntária de um dos lados; 2. A luta e a vitória de um lado sobre o outro; 3. Um acordo entre as partes; 4. A integração dos objetivos/interesses. As duas primeiras maneiras de solução eram inaceitáveis para Follett, porque envolviam o uso da força ou do poder, para a dominação. O acordo era inútil porque adiava o assunto. A integração envolvia encontrar uma solução comum ao problema sem ter de apelar aos meios antigos de dominação ou acordo. 187 No entanto, a integração, como um principio de conduta na solução de conflitos, não seria completamente eficaz, a não ser se as pessoas repensassem seus conceitos de autoridade e poder. Aí, Follett sugere o desenvolvimento de “Poder com” em vez de “Poder sobre”, e da “co-ação”, para substituir a “coerção”. Isso se aplicava não apenas à empresa, mas também aos problemas nacionais e internacionais.188 183 Silva (2008, p.173). 184 Silva (2008, p.173). 185 Silva (2008, p.173). 186 Silva (2008, p.174). 187 Silva (2008, p.174). 188 Silva (2008, p.174). A Lei da Situação - A situação concreta é aquela que governa as ordens a serem dadas e a atenção que as pessoas darão a estas ordens; - Elementos subjetivos devem ser afastados como a vontade pessoal do chefe, pois a situação é quem determina o que é certo e o que é errado. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 64 Em resumo, os aspectos relevantes da filosofia de Mary Follett, que têm sido explorados são:189 a) Redução do conflito, por meio de uma integração de interesses; b) A obediência a lei da situação, para integração do trabalho; c) A elaboração de processos psicológicos básicos, para a integração dos indivíduos no grupo de trabalho. Esses aspectos são necessários para alcançar as metas por meio de esforços de coordenação e controle das atividades organizacionais.190 Follett foi uma filósofa da administração que desenvolveu seus estudos com base no princípio da associação, que denominou “conceito de grupo”, fundamento em que os futuros sistemas industriais seriam estabelecidos, bem como as abordagens políticas e a ordem administrativa internacional.191 Ela acrescentou palavras novas como “coesão” e “pensamento em grupo” à Escola Comportamentalista, mas suas ideias da lei da situação e o conceito de autoridade pela função, bem como o tratamento psicológico da administração, foram tão originais que levaram muito tempo para se popularizar entre os estudiosos da administração. Juntamente com a norte americana Lilian M. Gilbreth e a inglesa Joan Woodward, Mary Parker Follett formou um trio feminino mais famoso da administração até o final dos anos 60. Segundo Stephen Robbins, Follett estava um quarto de século adiantada em relação a sua época.192 4.1.3 Críticas aos Estudos de Mary Follett O trabalho de Follett na esfera da ciência política, junto com seu trabalho social prático, proveu o novo fundamento à teorização da administração. Em termos filosóficos, isso inclui filosofia idealista e psicologia Gestalt.193 189 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra das pág. 174]. 190 Silva (2008, p.174). 191 Silva (2008, p.174). 192 Silva (2008, p.175). 193 Silva (2008, p.175). Ainda que seus escritos contenham muitos exemplos práticos (cuidadosamente selecionados) das vantagens e da racionalidade da cooperação humana sobre os conflitos e os benefícios da integração sobre a competição, nenhuma prova final é oferecida para essas afirmações.194 Posteriormente, ainda que ela proveja reflexos úteis é oferecida a significação do grupo e do papel do trabalho na criação da identidade, Follett não admite o fenômeno da competição entre grupos ou o impacto negativo da moderna tecnologia.195 4. 2 Chester Irving Barnard Chester Irving Barnard (1886-1961) nasceu em Malden, no Estado de Massachusetts, tendo ingressado em Harvard em 1906, onde cursou Economia, mas não recebeu o diploma por não haver concluído uma disciplina de laboratório.196 Ele foi um sociólogo de organizações sem portfólio, que por mais de 30 anos trabalhou na American Telephone and Telegraph (AT&T). Atuou também, entre outras organizações, na Rockfeller Foundation, a qual presidiu por quatro anos.197 Barnard deixou dois livros: The functions of the executive e Organization and management, publicados pela Harvard University Press, dos quais o primeiro é a sua obra-prima. Ele não esteve ligado ao experimento de Hawthorne, desenvolvido em outra empresa do grupo da AT&T, a Western Eletric Company, enquanto era presidente da Bell Telephone Co de Nova Jersey, mas conviveu com Elton Mayo, Fritz Roethlisberger e outras figuras importantes da Escola de Relações Humanas.198 Inspirado nas obras de Mayo, Follett e outros, o trabalho de Barnard consistiu na análise 194 Silva (2008, p.175). 195 Silva (2008, p.175). 196 Silva (2008, p.175). 197 Silva (2008, p.175). 198 Silva (2008, p.175). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 65 lógica da estrutura da organização e na aplicação de conceitos sociológicos na administração. 199 4.2.1 A Natureza do Sistema Social Cooperativo O trabalho mais importante de Chester Barnard foi a publicação do livro The functions of the executive (As funções do executivo), em 1938, que tinha uma dupla finalidade:200 Finalidade I Finalidade II Formular uma teoria de organização e cooperação; Apresentar uma descrição do processo executivo. Barnard desenvolveu estudos e teorias de organizações cujo propósito era estimular o exame da natureza dos sistemas cooperativos. Certa vez comentou: “falhas sociais no decorrer da história se deveram a falhas em prover a cooperação humana nas organizações formais”. Disse também que “a organização formal é aquele tipo de cooperação entre homens que é consciente, deliberado e com propósito.” Pelo exame da organização formal, é possível prover cooperação e realizar três metas básicas:201 Meta I Garantir a sobrevivência da organização pela manutenção de um equilíbrio de caráter complexo, num ambiente interno, de contínua flutuação de elementos e forças físicas, biológicas e sociais; Meta II Examinar as forças externas para as quais tais ajustes devem ser feitos; Meta III Analisar as funções de executivos em todos os níveis da administração e controle das organizações formais. A noção do conceito de sistema cooperativo começou com o indivíduo, como um ser discreto; todavia, ele notou que seres humanos não funcionavam, exceto em conjunto com outros humanos, em uma interação de relacionamento social. As pessoas se comportam em função de escolhas baseadas em seus propósitos, desejos e impulsos do momento, ou em função de quais 199 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra das pág. 175]. 200 Silva (2008, p.176). 201 Silva (2008, p.176). alternativas estiverem disponíveis. Isso são motivos.202 A organização influencia as pessoas por meio do controle exercido por seus executivos, modificando seus comportamentos. A disparidade entre motivos pessoais e organizacionais levou Barnard à dicotomia eficiência/eficácia (ver Figura 1.7). 203 Figura 1. 7: Dicotomia eficiência/eficácia, na visão de Chester Barnard. Fonte: Silva (2008, p.177). Um sistema formal de cooperação requer um objetivo ou um propósito; se a cooperação resultar em processo, a meta será alcançada e o sistemaserá eficaz.204 Um sistema é eficaz se a cooperação requerida por ele provocar o alcance da meta O conceito de eficiência é diferente; eficiência cooperativa é o resultado das eficiências individuais, desde que a cooperação seja dirigida para satisfazer “motivos individuais”.205 Somente os indivíduos poderiam determinar se suas condições estavam sendo alcançadas ou não.206 A cooperação dentro das organizações formais permite possibilidades de expansão do poder do grupo, além do que o indivíduo poderia realizar sozinho. Pessoas cooperam para fazer o que não poderiam fazer sozinhas.207 Em uma análise final, a única medida de eficiência de um sistema cooperativo é sua capacidade de sobrevivência. Para Barnard, isso significa a habilidade de a empresa continuar a oferecer indução suficiente para satisfação de 202 Silva (2008, p.176). 203 Silva (2008, p.176). 204 Silva (2008, p.176). 205 Silva (2008, p.176). 206 Silva (2008, p.177). 207 Silva (2008, p.177). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 66 motivos individuais na perseguição de propósitos do grupo.208 Uma organização não pode existir sem pessoas. Na visão de Barnard, o desejo de cooperar é o primeiro elemento universal; o segundo elemento é o propósito comum, isto é, o objetivo da organização. Não é necessário que o propósito tenha significado para a organização com um todo. De acordo com Barnard: “Organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas, ou forças de duas ou mais pessoas, dispostas a contribuir com ação para o alcance de um propósito comum”.209 Sua definição foi usada para abranger todos os tipos de organizações: militares, religiosas, acadêmicas e de negócios. O processo pelo qual dois elementos universais de Barnard tornam-se dinâmicos á a comunicação. Toda atividade é baseada na comunicação, e ele desenvolveu alguns princípios relativos a isso, tais como: Princípio I Canais de comunicação deveriam ser definitivamente conhecidos: para que todos soubessem os níveis de responsabilidades e autoridade na organização; Princípio II A autoridade objetiva requer um canal formal de comunicação: cada um deve se reportar ou ser subordinado a alguém; Princípio III A linha de comunicação dever ser tão direta ou curta quanto possível: para acelerar o processo e evitar distorções causadas por muitos canais. Outro elemento importante para a existência da organização, segundo Barnard, era a lealdade, ou seja, a dominação pela personalidade da organização, para que os outros membros pudessem prover os recursos mais adequados possíveis. Esse elemento é conhecido como responsabilidade nas organizações de negócios e submissão nas organizações religiosas.210 Uma das ideias mais incomuns de Barnard foi sua teoria da aceitação da autoridade. Ele definiu autoridade como “o caráter de uma comunicação (transmissão de ordens) em uma organização formal, em virtude do que é aceito por um participante da empresa, como determinador 208 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra das pág. 177]. 209 Silva (2008, p.177). 210 Silva (2008, p.178). da ação que realiza”. De acordo com essa definição, a autoridade tem dois aspectos:211 1º O pessoal 2º O Objetivo Aceitação subjetiva da comunicação como sendo autoritária, ditatorial; Caráter formal da comunicação. Na teoria de Barnard, a fonte da autoridade não reside nas pessoas de autoridade (naqueles que dão ordens), mas na aceitação da autoridade pelos subordinados. Quando os subordinados desobedecem a uma ordem, eles estão rejeitando a autoridade. Essa noção era antiética para todos os conceitos de autoridade.212 4.2.2 As Funções do Executivo Na análise de Barnard, os executivos operavam como centros de interconexão em um sistema de comunicações e procuravam manter a coordenação para o esforço cooperativo. Ele postulou três funções que o executivo deveria realizar:213 Função I Prover um sistema de comunicação Para manter a organização em funcionamento eficaz; Função II Promover a garantia dos esforços pessoais Para estabelecer uma relação cooperativa; Função III Formular e definir objetivos da organização Para a ordenação dos trabalhos necessários. Barnard definiu conceitos de estrutura e de dinâmica da organização. São conceitos estruturais: o indivíduo, o sistema cooperativo, a organização formal e a organização informal. São conceitos dinâmicos: a vontade, a cooperação, a comunicação, a autoridade e o processo decisório. Para ele, a organização deveria viver sob equilíbrio dinâmico.214 Chester Barnard foi um executivo erudito, que usou sua própria experiência para estabelecer sua teoria de sistemas cooperativos, mas também usou estudos de outros teóricos, como Elton Mayo e Fritz Roethlisberger. A grandeza de Barnard consistiu no fato de que, sem ser um comportamentalista, como os continuadores do 211 Silva (2008, p.178). 212 Silva (2008, p.178). 213 Silva (2008, p.178). 214 Silva (2008, p.178). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 67 experimento de Hawthorne, e sem ter sido contemporâneo da nova Escola de Sistemas e a Teoria da Decisão, ele demonstrou ser possível, a um executivo prático, elaborar uma teoria administrativa até certo ponto coerente e capaz de ser aplicada.215 4.3 Síntese das Teorias Transitórias Quadro 13: Síntese das Teorias Transitórias. Idealizadores Mary Parker Follett (1868-1933) Chester Irving Barnard (1886-1961) Formação Filosofia, direito, economia e administração pública. Sociólogo de Organizações. Estudos Princípio de Grupo; Lei da Situação; Natureza dos sistemas cooperativos; A descrição do processo executivo. Foco dos Estudos Coordenação Cooperação Fonte: Adaptado de Silva (2008). 4.4 Exercícios Questão I: Qual foi o foco dos estudos de Mary Parker Follet em 1891? Questão2: Qual foi a conclusão de Mary Parker Follet rm 1920 (no seu livro) sobre o princípio de grupo ou princípio da associação? Questão 3: Quais foram os 4 problemas destacados por Mary Parker Follet que são enfrentados pelos gerentes das indústrias e dos administradores públicos? Questão 4: Para Mary Parker Follet, qual é o objetivo da ação administrativa? Questão 5: Para Mary Parker Follet, qual era o núcleo central da administração? Questão 6: Quais foram os 4 princípios de coordenação destacados por Mary Parker Follet? Questão 7: O que Mary Parker Follet quis dizer sobre a Lei da Situação? Questão 8: Qual é a concepção de líder para Mary Parker Follet? 215 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 178]. Questão 9: Quais foram os 3 aspectos relevantes para a solução de conflitos defendidos por Mary Parker Follet? Questão 10: Quais foram as 3 metas básicas para prover a cooperação numa organização formal, segundo Chester Irving Barnard? Questão 11: Para Chester Irving Barnard, uma organização não pode existir sem pessoas, desse modo apresentou dois elementos universais, quais foram? Questão 12: Como Chester Irving Barnard, define o termo organização? Questão 13: Quais foram os 3 princípios de comunicação apresentados por Chester Irving Barnard? Questão 14: Quais foram as 3 funções postuladas por Chester Irving Barnard que um executivo deveria realizar? 4.5 Cases O CONSELHO DE JETRO A época é o século XIV a.C. liderados por Moisés, cerca de 600.000 hebreus saíram do Egito e estão indoem direção à Terra Prometida já faz algum tempo. Ontem, houve uma batalha contra os amalequitas. Moisés está muito cansado, porque teve que ficar o tempo todo em cima de uma colina, segurando o cajado no alto, para que os hebreus vencessem a batalha. Ainda bem que Arão e Hur estavam lá para ajudá-lo, segurando seus braços Hoje, Moisés está recebendo a visita de Jetro, seu sogro. Não tem muito tempo para alar com ele, pois fica de manhã até a tarde recebendo pessoas do povo, que ficam numa fila aparentemente interminável. Aliás, Moisés resolve todos os problemas que lhe são trazidos pelas pessoas. Bem no final da tarde, Jetro leva Moisés até o alto da colina, onde podem conversar sem ser incomodados. - Moisés – pergunta Jetro -, por que você tem que ficar julgando pessoalmente todos esses casos que lhe são trazidos? O que querem todas essas pessoas? - Bem, Jetro, as pessoas querem ouvir de mim a interpretação da vontade e das leis de Deus. - Desse jeito, você fica sem tempo para cuidar das questões realmente importantes. Por que você não manda outros fazer esse serviço? Já pensou se todo mundo quiser falar com você? - Ora, Jetro, esse é o meu serviço. E, depois, já imaginou se outros fizerem algo errado? - isso não deve preocupá-lo, Moisés. Escolha pessoas competentes e crie um sistema hierárquico. Forme grupos de 10 assistentes para falar diretamente com o povo. Para cada 10 grupos de 10 assistentes, designe um feitor. Ele será responsável pela análise dos casos que os assistentes não souberem resolver. Para cada grupo de 10 feitores, indique um supervisor. Esse será o chefe de 100. O supervisor resolverá os problemas que os feitores não souberem resolver. Finalmente, para cada grupo de 10 supervisores, indique um chefe, o chefe de 1000. Ele resolverá os problemas que os supervisores não souberem resolver. Assim, você só terá que Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 68 se ocupar com os problemas que os chefes de 1000 não conseguirem solucionar. Isso vai deixar tempo para que você cuide do que é realmente o trabalho de um líder. - Jetro, quem diz que eles serão capazes de resolver problemas? - Moisés, treine esse pessoal. Ensine-lhes a lei e dê- lhes as diretrizes para aplicá-la. Faça-os responsáveis. Avise a todos, que de agora em diante, eles deverão ser procurados. Aprenda a delegar, Moisés. - E como fazer a escolha? - Procure alguns que você sabe que são mais competentes. Peça ao povo que eleja outros e forme a equipe dessa maneira. - Jetro, seguirei seu conselho, mas ainda tenho receios. E se eles não aceitarem essa responsabilidade? - Ora, Moisés, você conversa com Deus de vez em quando, ou pelo menos é o que você diz. Ele saberá aconselha-lo melhor. No dia seguinte, Jetro, o primeiro consultor de executivos da História, voltou para casa. QUESTÕES PARA REFLEXÃO 1. Em essência, o que Jetro recomendou a Moisés? 2. Quais as condições para que as recomendações de Jetro funcionem? 3. Você concorda com as recomendações de Jetro ou tem alternativas? 4. Você acha que algumas pessoas recusariam a responsabilidade de auxiliar Moisés? Ou ficaria somente com os que aceitassem? 5. Em sua opinião, a recomendação continua atual? 6. Trinta e três séculos já se passaram desde aquela tarde na colina do deserto. Muitos executivos ainda não sabem, não conseguem ou não querem delegar. Por quê? Módulo 5 – A Escola das Relações Humanas Módulo 5 Introdução A Escola das Relações Humanas, como mais comumente é conhecido o movimento, foi construída com base na Teoria Clássica. As teoria administrativas até então desencadearam uma alteração: a ênfase colocada na tarefa (Taylor), na estrutura (Fayol) e na autoridade (Weber) foi transferida para a ênfase nas pessoas que fazem parte das organizações.216 Os aspectos organizacionais mais importantes se concentram no homem e seu grupo social, isto é, a preocupação passa dos aspectos técnicos e formais para os aspectos psicológicos e sociológicos.217 O movimento das relações humanas foi um esforço combinado entre teóricos e práticos para fazer os gerentes mais sensíveis às necessidades dos empregados. Isso veio como um resultado de circunstâncias especiais que ocorreram durante a primeira metade do século XX. Tal movimento pode ser comparado ao todo de uma pirâmide, cuja base é composta por três influências históricas muito diferentes, como mostrado na Figura 1.8.218 Figura 1. 8: A pirâmide do movimento das relações humanas. Fonte: Silva (2008, p.184). O enfraquecimento do sindicalismo se deveu a Grande Depressão norte-americana de 1930; a filosofia do humanismo industrial foi estabelecida por estudiosos que queriam provar que a produtividade dos indivíduos depende do tratamento dado a ele. Já os estudos de Hawthorne propunham-se a analisar as condições que melhorariam o desempenho dos empregados nas organizações.219 216 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 184]. 217 Silva (2008, p.184). 218 Silva (2008, p.184). 219 Silva (2008, p.184). 5.1 A Psicologia Industrial A psicologia industrial foi desenvolvida por Hugo Münsterberg (1863-1916) que, nascido em Danzing (Alemanha) e educado no laboratório Wundt, de Leipzig, foi cedo atraído para os Estados Unidos por Willian James (1842- 1910), o grande psicólogo de Harvard, e logo se tornou a base do movimento de psicologia industrial. Ele considerou Taylor o brilhante originador da administração científica, mas sentiu que os estudos e o movimento deste necessitava de uma base mais ampla para provar a durabilidade de seu valor.220 Münsterberg procurou combinar as habilidades dos novos empregados com as demandas de trabalho da organização, para influenciar positivamente a atitude dos empregados em direção a seu trabalho e sua organização, ao mesmo tempo que procurou entender o impacto das condições psicológicas sobre a produtividade dos funcionários.221 As mudanças sobre o comportamento das pessoas no trabalho não ocorreram fortemente até algumas décadas atrás.222 A abordagem de Münsterberg, “o chefe sabe melhor”, caracterizou o modo como as ciências comportamentais tenderam a ser aplicadas nas organizações, até por volta de 1950. A psicologia de Münsterberg e a eficiência industrial estavam diretamente relacionadas às propostas de Taylor e resumiam-se em três pontos principais: (1) o melhor homem possível, (2) o melhor trabalho possível e (3) o melhor resultado possível.223 O ponto (1) refere-se ao estudo de demandas de trabalho sobre as pessoas e a necessidade de identificação daquelas cujas qualidades mentais as fizeram mais adequadas para o trabalho que elas tinham de fazer. O ponto (2) procurava determinar as condições psicológicas sob as quais os melhores e mais satisfatórios resultados 220 Silva (2008, p.184). 221 Silva (2008, p.184-185). 222 Silva (2008, p.185). 223 Silva (2008, p.185). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 71 poderiam ser obtidos de cada pessoa. O aspecto (3) examinou a necessidade de produção de influências sobre as necessidades humanas, que eram desejáveis aos interesses da organização.224 Para cada um desses objetivos, Münsterberg delineou propostas definidas para que fossem utilizadas em testes de seleção de pesquisa de ensino em treinamento do pessoal industrial e para o estudo de técnicas psicológicas com o objetivo de aumentar a motivação dos empregados e reduzir a fadiga.225 A psicologia do trabalho da épica apoiava-se em dois aspectos fundamentais: Análise e adaptação do trabalhador aotrabalho Em que os estudos predominantes eram sobre processo de seleção do pessoal, métodos de aprendizagem do trabalho e fadiga/acidentes de trabalho; Análise e adaptação do trabalho ao trabalhador Em que os temas predominantes eram sobre o estudo da motivação da liderança e os relacionamentos interpessoais nas empresas. Em contraste com a perspectiva “do tipo” Münsterberg, nas décadas de 1960, 1970 e 1980 uma “moderna casta” de cientistas comportamentais focou sua atenção na procura de respostas para questões como: “As organizações poderiam ou deveriam permitir e encorajar seu pessoal a crescer e se desenvolver?”226 Essa perspectiva assumia que a criatividade, a flexibilidade e a prosperidade da organização fluíam naturalmente do crescimento e do desenvolvimento dos empregados. As pessoas eram consideradas mais importantes que a própria organização, e a relação entre empresa e empregados foi definida de dependência para co- dependência.227 Co-dependência: tipo de relacionamento em que ambas as partes, no caso empresa e empregados, se respeitam no que se refere a responsabilidades, alcance dos objetivos e participação nos resultados. As técnicas e os métodos de comportamento organizacional das décadas de 1960, 1970 e 1980 não poderia ter sido utilizados 224 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 185]. 225 Silva (2008, p.185). 226 Silva (2008, p.185). 227 Silva (2008, p.185). nos dias de Münsterberg, porque não se acreditavam que a co-dependência fosse o relacionamento certo entre uma organização e seus empregados.228 Taylor e outros, como Harlow Person, previram contribuições dos psicólogos para pesquisar a respeito do fator humano. Münsterberg se encaixou nesse esquema, e a ética da administração científica ficou logo aparente no foco sobre o indivíduo, na ênfase na eficiência e nos benefícios sociais a serem obtidos da aplicação do método científico. 229 As considerações sobre o fator humano estavam crescendo, e isso começou a ocorrer dentro da ética e dos objetivos da administração científica. Depois de Münsterberg, outros estudiosos apareceram. Dentre eles:230 Charles S Myers (1873-1946) Quem primeiro estudou a psicologia industrial na Grã-Bretanha; Walter Dill Scott (1869-1955) Quem idealizou testes de classificação de pessoal para as Forças Armadas dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial; Cecil A.Mace (1894-1971) Quem realizou as primeiras experiências no estabelecimento de metas como técnica motivacional nas organizações; Morris SimonViteles (1898-1996) Cujos textos tornaram-se a “bíblia da psicologia industrial”. Todavia, foi Münsterberg quem abriu o caminho, estabelecendo as bases e justificativas do movimento da psicologia industrial na administração científica.231 228 Silva (2008, p.186). 229 Silva (2008, p.186). 230 Silva (2008, p.186). 231 Silva (2008, p.186). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 72 5.2 Os Estudos de Hawthorne Nascido em Adelaide, na Austrália, Elton Mayo (1880-1949), um psicólogo que trabalhou a maior parte de sua vida na Harvard Business Scholl, foi o mais importante incentivador e protagonista da Escola das Relações Humanas. Ele foi o responsável pela coordenação e realização da experiência de Hawthorne, que desencadeou uma série de descobertas sobre o comportamento e os resultados da produtividade no trabalho, em 1923 e 1944.232 O primeiro foi desenvolvido em uma fábrica de tecidos na Filadélfia, onde ocorria uma intensa troca de funcionários, que se mostravam tristes e deprimidos, o que, de acordo com Mayo, era consequência da fadiga. Mayo então estabeleceu período de descanso ao longo do dia, o que não provocou grande alteração na motivação. Houve significativa melhora no comportamento dos operários quando eles passaram a participar da decisão de estabelecer os períodos mais convenientes de descanso.233 O segundo estudo desenvolvido foi a experiência na fábrica de Hawthorne, a mais famosa pesquisa sobre o relacionamento das pessoas no trabalho. Esse estudo será detalhado adiante. 234 O terceiro estudo foi a pesquisa que se desenvolveu em três indústrias metalúrgicas (numa cidade da costa ocidental dos Estados Unidos) onde ocorria um alto índice de absenteísmo, exceto em uma delas. Mayo descobriu que nesta última o grupo tinha reputação valorizada, o que foi consequência de treinamento dos contramestres feito muito tempo antes, a fim de preservar a dignidade pessoal do empregado, o que se mantinha até então. O treinamento dos contramestres se fundamentava em serem pacientes, 232 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 186]. 233 Silva (2008, p.186). 234 Silva (2008, p.186). atenciosos e em evitar o descontrole emocional no trato com seus subordinados.235 A quarta pesquisa foi realizada em uma fábrica de aviões, em 1944, no sul da Califórnia, onde se constatava alta rotatividade da mão- de-obra. Mayo verificou que, dentre os tipos de comportamento dos grupos da empresa, destacava- se aquele com espírito de equipe criado pelos gerentes, que incitavam a solidariedade com os demais participantes.236 5.2.1 A Experiência de Hawthorne Nenhum estudo na história da administração recebeu tanta publicidade, foi alvo de tantas interpretações e foi tão aceito, e ao mesmo tempo tão duramente criticado, como os experimentos conduzidos na fábrica da Western Eletric Co., no bairro de Hawthorne, em Chicago, Illinois.237 Os estudos realizados na Western Eletric constituem talvez o mais importante programa de pesquisa do Comitê do Trabalho na Indústria, Conselho Nacional de Pesquisas do Estados Unidos.238 As pesquisas de Hawthorne não foram coordenadas somente por Elton Mayo, mas também por G.A Pennock, tendo sido relatadas em 9 de março de 1938 por H.A.Wright e M.L.Putnam, da Western Eletric, e por Fritz. J. Roethlisberger (1898-1974), por muito tempo professor de Relações Humanas da Harvard Graduate Scholl os Business Administration, o mais proeminente dos colaboradores de Mayo.239 Elton Mayo, entretanto, teve atuação destacada nesses estudos. Os experimentos em Hawthorne são de extrema importância na teoria das organizações por diversas razões. Primeiro, porque durante esses estudos que os teóricos das organizações começaram a aprender como o 235 Silva (2008, p.187). 236 Silva (2008, p.187). 237 Silva (2008, p.187). 238 Silva (2008, p.187). 239 Silva (2008, p.187). Western Eletric Co. Fonte: Richard Gillespie. 1991. Manufacturing Knowledge: A history of the Hawthorne experiments. Cambridge University Press. p. 15 Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 73 trabalho de grupos, as atitudes e as necessidades dos empregados afetavam sua motivação e seu comportamento. Segundo, porque o programa pesquisou e mostrou um exemplo fascinante do método científico aplicado a questões organizacionais, da necessidade de avaliações da hipótese e da experimentação controlada e da necessidade de manter a mente aberta e questionadora enquanto busca a verdade por meio da ciência.240 Os estudos de Hawthorne, que se desenvolveram de 1924 a 1932, foram divididos em quatro fases ou experiências:241 Primeira Fase Os estudos da iluminação; Segunda Fase Os estudos da sala de teste de montagem de relés; Terceira Fase O programa de entrevistas; Quarta Fase Os estudos da sala de observação de montagem determinais. Primeira Fase: os estudos da iluminação A partir de novembro de 1924 até abril de 1927, foram realizados estudos para verificar a relação entre o nível de iluminação e a produtividade no trabalho242. As teorias organizacionais da época consideravam racionalmente a parte econômica dos trabalhadores e assumiam que eles eram “motivados” somente por fatores externos. Nessa linha de considerações, os pesquisadores da iluminação esperavam que a produtividade crescesse com o aumento dos níveis de iluminação.243 Houve três experimentos separados de iluminação, cada um buscando esclarecer algo surpreendente dos experimentos precedentes, cada experimento levado com um grupo de teste e outro grupo de controle.244 240 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 187]. 241 Silva (2008, p.187). 242 Silva (2008, p.188). 243 Silva (2008, p.188). 244 Silva (2008, p.188). No primeiro, trabalhadores em três departamentos da Western Eletric foram expostos a diferentes níveis de iluminação. Os pesquisadores descobriram que a produtividade crescia com o aumento da iluminação, mas não em razão tão direta, isto é, a eficiência da produção nem sempre caía com uma diminuição da iluminação.245 No segundo experimento, dois grupos de trabalhadores, em quantidades iguais de membros, foram colocados em ambientes diferentes: um grupo sob iluminação constante e outro sob iluminação variável. As diferenças de eficiência de produção entre os grupos foram muito pequenas, de modo que nada se pôde afirmar sobre o efeito da iluminação na eficiência do trabalho dos operários.246 O terceiro experimento foi levado a efeito com um grupo controlado de trabalhadores sob constante nível de iluminação, e outro grupo, sob uma série de mudanças cuidadosamente controladas no nível de iluminação. A produtividade de ambos os grupos, de teste e de controle, cresceu com o aumento da iluminação até se tornar constante, com o nível de iluminação também se tornando constante. Todavia, a produtividade do grupo de teste continuava a crescer mesmo com a diminuição da iluminação, até a luminosidade ter ficado tão fraca que os trabalhadores protestaram dizendo que não podiam ver o que estavam fazendo.247 A Figura 1.8 ilustra a relação entre a produtividade dos trabalhadores e os níveis de iluminação do ambiente de trabalho.248 Figura 1. 9: O resultado dos estudos de Hawthorne. Fonte: Silva (2008, p.189). 245 Silva (2008, p.188). 246 Silva (2008, p.188). 247 Silva (2008, p.188). 248 Silva (2008, p.188). Hawthorne. Departamento de montagem de cabos Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 74 Esses experimentos falharam no propósito básico – determinação da relação entre esforço e iluminação -, mas provavelmente tiveram efeito mais profundo sobre a evolução da teoria das organizações do que quaisquer outros experimentos anteriores, porque levantaram questões que foram aproveitadas por um grupo de cientistas perceptivos e de mente aberta.249 Segunda Fase: sala de montagem de relés A partir das descoberta s dos estudos de iluminaçã o, decidiu- se isolar um pequeno grupo de trabalhado res em uma sala especial, retirado da força regular de trabalho, de modo que seu comportamento pudesse ser sistemática e cuidadosamente estudado.250 O grupo de estudo de montagem de relés foi constituído da seguinte forma: duas operadoras de produção, experientes e que eram conhecidas pelo relacionamento amigável entre si e com as outras, foram solicitadas a participar de um teste, juntamente com outras com funções menores de supervisão e de abastecimento de peças para as outras montadoras. Esse arranjo era idêntico ao do departamento regular de montagem de relés, com exceção de que a operadora de layout servia outras seis ou sete montadoras, em lugar das 249 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 188]. 250 Silva (2008, p.189). cinco de sua sala de teste.251 Entretanto, havia um observador da sala de teste cuja função era manter precisos os registros de tudo o que ocorria, e criar e manter um clima amigável na sala.252 O objetivo dos estudos da sala de montagem de relés era verificar, sob condições cuidadosas e controladas, quais os efeitos das pausas para descanso e da fadiga sobre a produtividade do empregado. Esse estudo estabeleceu seis perguntas básicas: 1) Os trabalhadores se cansam realmente? 2) As pausas de descanso são desejáveis? 3) É desejável um dia de trabalho mais curto? 4) Quais são as atitudes dos empregados com relação ao seu trabalho e à empresa? 5) Qual é o efeito da mudança do tipo de equipamento de trabalho? 6) Qual é a razão da queda de produção no período da tarde? O estudo foi organizado em treze períodos (fases), cada um representando uma condição específica de trabalho. Os períodos de um a três foram a fase de preparação do experimento; os períodos de quatro a sete se referiram inteiramente a como os períodos de descanso foram levados a efeito; nos períodos de oito a treze foram estudados os efeitos do encurtamento dos dias e semanas de trabalho sobre a produtividade.253 O grupo de teste desenvolveu um relacionamento bastante amistoso e agradável, o que influenciou seu comportamento de trabalho. Isso não ocorria na massa de produção normal, onde praticamente os companheiros de trabalho nem se falavam.254 Esse grupo de teste, na relação harmoniosa, chegou a compensar, em termos de produção, a ausência de uma operária em um dia de trabalho, isto é, houve produção igual àquela dos dias em que todas estavam produzindo normalmente.255 251 Silva (2008, p.189). 252 Silva (2008, p.189). 253 Silva (2008, p.190). 254 Silva (2008, p.190). 255 Silva (2008, p.190). Departamento Regular de montagem de relés Grupo teste Fase II (13 Períodos) - 1 a 3 (preparação dos experimentos); - 4 a 7 (efeitos dos períodos de descanso); - 8 a 13 (efeitos do encurtamento dos dias e semanas de trabalho sobre a produtividade). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 75 De modo geral, a produção na sala de testes cresceu a despeito de intervalos ou horas de trabalho, e os pesquisadores desenvolveram cinco hipóteses para explicar essa tendência:256 A melhoria nas condições e métodos de trabalho na sala de teste: Poderia fazer com que os resultados fossem mais expressivos (mas as melhorias não eram consideradas significativas, de modo que a isto não se deu importância); A redução da fadiga: As pausas para descanso ajudariam a explicar o aumento da produção (mas concluiu-se, com base nas últimas observações, que a fadiga não era problema significativo na sala de testes); As pausas foram mais eficazes na redução da monotonia do trabalho do que na redução da fadiga: Esse foi o outro ponto levantado, mas pouco capaz de levar a conclusões, porque a monotonia no trabalho é basicamente um estado mental, e não pode ser avaliada em base de saída de dados, isoladamente; O novo plano de salários poderia influenciar a melhoria da produção: Outro fato que, sozinho, não pode ser avaliada para julgar resultados obtidos; A mudança no método de supervisão: Foi implementado na sala de testes e foi outro ponto considerado para justificar o aumento da produção (proponentes deste ponto de vista sentiram que esses períodos de experimentos foram essencialmente carregados de valores sociais). Os valores sociaisforam importantes como meios de os operadores adquirirem confiança e estabelecerem relações eficazes de trabalho com o supervisor. À medida que se olhava para trás nos experimentos, tornava-se óbvio para os pesquisadores que existia um grande número de diferenças significativas entre as condições sociais na sala de testes e na fábrica.257 Estava evidente para as operadoras, na sala de testes, que elas eram „alvo‟ de considerável atenção da alta gerência; ademais, elas foram expostas a condições totalmente diferentes que as normais de trabalho. Para os experimentadores, entretanto, controle significava „experimento controlado‟, e, por causa disso, eles precisavam de atitudes de boa vontade e cooperação.258 256 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 190]. 257 Silva (2008, p.190). 258 Silva (2008, p.190). Terceira Fase: o programa de entrevistas Com base nos resultados dos testes na sala de montagem de relés, ficou visível que o comportamento do supervisor era um ponto importante para o moral dos empregados e para a produtividade. Entretanto, pouco se sabia, naquela ocasião, sobre as reclamações dos empregados ou que tipos de comportamentos dos supervisores contribuíam para o alto ou baixo moral do empregado.259 A fim de obter informações relativas a isso, os pesquisadores decidiram entrevistar um grupo de empregados, objetivando aprender mais sobre suas opiniões com respeito ao trabalho, às condições de trabalho e à supervisão. O programa de entrevistas foi iniciado em setembro de 1928. As entrevistas começaram em pequena escala, no departamento de inspeção, e cresceram gradualmente ao ponto em que gostos, desgostos, queixas e atitudes de mais de 21 mil empregados foram conhecidos por esse meio.260 No início, os pesquisadores tentaram relacionar os comentários dos empregados a respeito da satisfação e insatisfação com o seu ambiente físico. Os pesquisadores começaram a enfocar as situações pessoais dos entrevistados como fontes de suas reclamações, e várias conclusões importantes foram tiradas: o conhecimento anterior e as condições sociais prévias de um empregado ajudavam a determinar se ele estaria satisfeito ou insatisfeito, em uma condição particular de trabalho – fatores psicológicos afetavam a satisfação e a insatisfação dos empregados no trabalho. Os resultados obtidos foram tão animadores que se decidiu ampliar o programa, e em fevereiro de 1929 foram estabelecidas as suas funções: 259 Silva (2008, p.191). 260 Silva (2008, p.191). Primeiro período do programa de entrevistas Perguntas direcionadas para conhecer a opinião dos funcionários sobre: o trabalho em si, às condições de trabalho e a supervisão. (21 mil empregados foram entrevistados neste período) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 76 Entrevistar anualmente todos os empregados para conhecer suas opiniões sobre o trabalho; Estudar os comentários favoráveis e desfavoráveis dos empregados para providências relativas; Promover conferências sobre treinamento de supervisão usando como base as entrevistas com os empregados; Promover pesquisas referentes as relações com empregados, fadiga e eficiência. Era um programa ambicioso, uma vez que a empresa tinha mais de 40 mil funcionários. Todavia, entre 1928 e 1930, foram entrevistados 21.126 empregados, sendo mais da metade do setor operacional e o restante das diversas seções da fábrica de Hawthorne.261 Em 1931 o programa sofreu uma mudança, adotando-se a técnica da entrevista não- diretiva, por meio do qual se permitia que os empregados falassem livremente, sem que o assunto fosse dirigido pelo entrevistador, ou que fosse seguido algum roteiro previamente estabelecido.262 O programa de entrevistas revelou a existência de comportamentos que indicavam que os empregados começavam a se agrupar informalmente. Essa organização informal tinha por fim protege- los do que consideravam ameaças da organização contra o seu bem-estar.263 Esse comportamento se manifestou pelos seguintes aspectos:264 261 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 191]. 262 Silva (2008, p.191). 263 Silva (2008, p.191). 264 Silva (2008, p.192). Produção controlada: Padrões que os operários achavam que deveria constituir a produção normal; Práticas não formalizadas de punição: O grupo aplicava punições aos operários que excediam os padrões de produção estabelecidos; Expressões de insatisfação com relação ao pagamento de incentivos por produção em grupo: Os resultados não eram os esperados pelos operários; Liderança informal de indivíduos que se dedicavam a manter os grupos de operários unidos: Para que os grupos obedecessem às regras de conduta; Preocupações fúteis relacionadas a promoções; Contentamentos e descontentamentos exagerados: Com relação aos superiores imediatos, em consequência de atitudes assumidas por eles sobre o comportamento dos operários. Os pesquisadores perceberam, entretanto, que muitas vezes os operários pretendiam ser leais à empresa, o que trazia conflito, tensão, inquietação e descontentamento a ambas as partes: o operário e o grupo. Considerando que esses aspectos deveriam ser mais bem verificados, os pesquisadores decidiram, em novembro de 1931, desenvolver uma quarta fase de experiência: os estudos da sala de observação de montagem de terminais.265 W.L. Warner (1898-1970), professor assistente de antropologia da Universidade de Harvard, na época afirmava que as informações colhidas nas entrevistas não deviam e não podiam ser consideradas reações de seres humanos olhados como indivíduos, mas como o resultado da interação de pessoas provenientes de grupos sociais organizados, como famílias, grupos de trabalhadores etc.266 Quarta Fase: sala de montagem de terminais Esses experimentos destinavam-se a estudar mais intensamente o mecanismo de processos de pequenos grupos “para obter informações mais precisas sobre os grupos sociais dentro da organização”. A tarefa dos 265 Silva (2008, p.192). 266 Silva (2008, p.192). Resultado do programa de entrevistas - Evidências de grupos informais entre os funcionários; - Os grupos informais os protegiam das ameaças da organização contra o bem-estar dos funcionários. Segundo período do programa de entrevistas Perguntas não direcionadas. O funcionário era livre para falar o que estava sentindo no momento sobre o seu ambiente de trabalho. (Não havia um roteiro previamente estabelecido) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 77 operários nessa sala consistia em enrolar bobinas para terminais de centrais telefônicas.267 Foram escolhidos nove bobinadores, três soldadores e dois inspetores para o experimento, todos colocados em uma sala separada. Logo ficou evidente que qualquer que fosse a determinação da alta administração, o grupo tinha sua própria opinião sobre as quantidades que deveria produzir; o gráfico da produção mostrava uma linha reta.268 O princípio fundamental do grupo era que ninguém devia trabalhar mais nem de menos; ninguém deveria dizer qualquer coisa a seus superiores que prejudicasse outro companheiro, e todos tinham de aceitar as ordens do grupo informal a que pertenciam.269 O sistema de pagamento era baseado na produção do grupo, havendo salário-hora com base em diversos fatores e um salário mínimo-hora para o caso de interrupções naprodução. Os salários só poderiam ser elevados se a produção toda aumentasse. Sabe-se que a produção dos operários não era baixa, mas poderia ser mais alta, o que o grupo informal não permitia.270 Essa extraordinária constatação de algo que já era conhecido de muitas administrações, desde o início dos tempos da história industrial.271 O experimento foi suspenso em maio de 1932, por motivos não vinculados ao seu desenvolvimento, mas por causa da recessão nos Estados Unidos.272 5.2.2 Conclusões e contribuições de Hawthorne A experiência de Hawthorne, como um todo, permitiu chegar a algumas conclusões de relativa importância: 267 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 192]. 268 Silva (2008, p.192). 269 Silva (2008, p.192). 270 Silva (2008, p.193). 271 Silva (2008, p.193). 272 Silva (2008, p.193). Os empregados não eram motivados somente por fatores externos, como pagamento e condições físicas do ambiente de trabalho; havia fatores psicológicos que afetavam a produtividade, e não só fisiológicos; Pausas no trabalho demonstravam bons resultados no que se refere à produtividade dos operários, mas não poderiam ser analisadas como elemento isolado; O relacionamento social entre as operárias e a supervisão provocava condições de trabalho que favoreciam o aumento da produtividade das funcionárias; Havia tendência de liderança em grupos mais sociáveis, o que significava maior cooperação do grupo para ultrapassar as dificuldades de trabalho; A satisfação (ou insatisfação) com as tarefas realizadas afetava fortemente o resultado da produção e a intenção dos operários; Os grupos informais (organização informal) afetavam mais os resultados de produção do que as determinações da alta administração; O grupo exercia enorme poder sobre o indivíduo, isto é, o comportamento do indivíduo era fortemente afetado pelas diretrizes estabelecidas pelo grupo; O volume de produção gerado por um operário não dependia de sua habilidade ou inteligência, mas da restrição (limite) do grupo ao qual pertencia; Inovações e melhorias técnicas introduzidas pela administração da organização não eram bem vistas pelos operários, que se sentiam explorados nessas condições: produzir mais ganhando o mesmo salário. James A. F. Stoner resume as contribuições dos estudos de Hawthorne pelos seguintes aspectos:273 A produtividade não é um problema da engenharia, mas de relacionamento do grupo; Havia uma verdadeira preocupação com pagamentos de ricos dividendos aos trabalhadores; As habilidades administrativas das pessoas como oposição às habilidades técnicas são necessárias para o sucesso gerencial; Bons relacionamentos interpessoais e intergrupais necessitam ser mantidos para a obtenção de ganhos de produtividade. Os estudiosos e pesquisadores concluíram que os acréscimos na produtividade não eram causados por eventos físicos, mas por uma complexa reação de cadeia emocional. A possibilidade de que os indivíduos destacados pelos experimentos simplesmente tenham melhorado seu desempenho mais pela atenção recebida dos pesquisadores do que por causa de alguns fatores específicos observados foi denominada efeito de Hawthorne.274 273 Silva (2008, p.193). 274 Silva (2008, p.193). Efeito de Hawthorne Os indivíduos selecionados para o experimento simplesmente melhoraram seu desempenho por causa da atenção recebida pelos pesquisadores e não por causa de alguns fatores específicos observados. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 78 Módulo 6 – As Teorias Comportamentalistas Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 79 6 Introdução A abordagem desta teoria é o foco no indivíduo, como um ser com capacidade de raciocínio e inteligência.275 Ela gerou estudos específicos da psicologia organizacional ou do trabalho, focando o indivíduo e seu comportamento, os grupos e toda organização.276 A Teoria Comportamentalista se direcionou ao aumento da produtividade nas organizações, como resultado do maior conhecimento e controle dos comportamentos, da maior participação e atuação dos trabalhadores, do maior nível de moral e de motivação, bem como da melhor integração dos trabalhadores nas atividades realizadas.277 Portanto, esta teoria considera a organização como um sistema social, o qual é constituído pelas pessoas com suas necessidades e atitudes, as quais se consolidam em seus comportamentos.278 O sistema social complementa – e se contrapõe – ao sistema técnico social das organizações, o qual é constituído pelas tecnologias, estrutura organizacional, normas e procedimentos, processos e métodos de trabalho, máquinas e equipamentos.279 A disciplina da administração que se preocupou com as questões inerentes a Teoria Comportamentalista é, na maior parte das vezes, denominada de Comportamento Humano nas Organizações.280 Os principais idealizadores e suas contribuições para a Teoria Comportamentalista:281 Herbert Alexander Simon (1947) Desenvolveu uma ciência do comportamento humano isenta da consideração dos valores. 275 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.161]. 276 Oliveira (2008, p.161). 277 Oliveira (2008, p.161). 278 Oliveira (2008, p.161). 279 Oliveira (2008, p.161). 280 Oliveira (2008, p.161). 281 Oliveira (2008, p.162). Abraham Maslow (1954) Criou o modelo de “hierarquia das necessidades” para explicar as origens da motivação humana (estudo revisto e consolidado em 1970). Frederick Herzberg (1959) Estudou a motivação no trabalho separando os “fatores de higiene” – que estão fora do controle dos funcionários – e os “fatores de motivação” – que estão sob controle dos funcionários das organizações. Também estruturou o processo de enriquecimento de tarefas. Douglas McGregor (1960) Estabeleceu dois estudos opostos de administrar: “Teoria X” – mecanista e pragmática – e “Teoria Y” – comportamento humanístico. David Clarence McCelland (1961) Estabeleceu que o clima organizacional é resultante dos estilos de liderança e de administração e da estrutura organizacional. Chris Argyris (1962) Interligou a competência interpessoal e a efetividade das organizações. William Ouchi (1982) Estabeleceu a “Teoria Z”, pela qual o envolvimento e participação é a chave do aumento da produtividade. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 80 Nesta disciplina, trataremos de três principais pesquisadores, quais sejam: Abraham Maslow; Frederick Herzberg; Douglas McGregor 6.1 Abraham H. Maslow e a Teoria das Necessidades Humanas Abraham Maslow nasceu em 1º de abril de 1908, no Brooklin, Nova York. Obteve seu Ph.D. em Psicologia na Universidade de Wisconsin, em 1934. Ele lecionou cinco anos em Wisconsin e então mudou-se para Nova York, onde lecionou nas Faculdades de Columbia e Brooklin. Em 1951, passou a lecionar Psicologia na Universidade de Brandeis. Foi um escritor prolífero, sendo Motivação e personalidade sua obra mais conhecida. Maslow faleceu em 1970.282 A Teoria das Necessidades Humanas, ou Hierarquia das Necessidades Humanas, foi desenvolvida por Abraham Maslow. Segundo ele, o homem é motivado por necessidades organizadas em uma hierarquia de relativa prepotência. Isso quer significar que uma necessidade de ordem superior surge somente quando a ordeminferior foi relativamente satisfeita. McGregor resumiu de maneira excelente a teoria de Maslow em cinco níveis, merecendo transcrição:283 Figura 1. 10: Pirâmide das Necessidades de Maslow. Fonte: Motta e Vasconcelos (2002, p.74). 282 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005 [Texto retirado na íntegra da pág.106]. 283 Caravantes (2005, p.106). Necessidades fisiológicas O homem é um animal dotado de necessidades; assim que uma de suas necessidades é satisfeita, surge outra em seu lugar. Esse processo não tem fim: é contínuo, desde o nascimento até a morte.284 As necessidades do homem estão organizadas numa série de níveis, ou numa hierarquia de valor. No nível mais baixo, mas de grande importância quando não satisfeitas, estão as necessidades fisiológicas. O homem só busca o pão quando não há pão. A menos que as circunstâncias sejam especiais, suas necessidades de amor, status e reconhecimento são inoperantes quando seu estômago está vazio há um certo tempo. Mas quando ele come regularmente e de maneira adequada, a fome cessa de ser motivação importante. O mesmo ocorre em relação às outras necessidades fisiológicas do homem: de descanso, exercício, abrigo, proteção contra intempéries etc.285 A necessidade satisfeita não motiva comportamento. Esse é um fato de profunda significação comumente ignorado pelo conceito tradicional de administração. Consideremos a necessidade de ar. O ar não causa efeitos importantes de motivação sobre nosso comportamento a não ser quando ficamos privados dele.286 Necessidades de segurança Quando as necessidades fisiológicas estão razoavelmente satisfeitas, as necessidades localizadas no nível imediatamente superior começam a dominar o comportamento do homem; começam a motivá-lo. Essas são as chamadas necessidades de segurança. São necessidades de proteção contra o perigo, a ameaça, a privação. Algumas pessoas erroneamente se referem a elas como necessidade de proteção. Entretanto, a menos que a pessoa esteja numa relação de dependência em que há uma privação arbitrária, ela não procura proteção. Há necessidade de ter oportunidade mais justa possível. Quando a pessoa confia nessa oportunidade, está mais do que disposta a correr riscos. Mas quando se sente 284 Caravantes (2005, p.106). 285 Caravantes (2005, p.106). 286 Caravantes (2005, p.107). Abraham H. Maslow (1908-1970) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 81 ameaçada ou dependente, sua necessidade é de garantia de proteção.287 Não é preciso frisar que as necessidades de segurança podem ter grande importância na empresa, pois é claro que todo empregado industrial está em relação de dependência. Ações administrativas arbitrárias, comportamentos que provoquem incertezas no empregado com respeito à sua permanência no emprego, ou que reflitam favoritismo ou discriminação, bem como política administrativa imprevisível, podem ser poderosos motivadores de necessidades de segurança nas relações de emprego em todos os níveis, do operário ao vice-presidente.288 Necessidades sociais Quando as necessidades fisiológicas do homem estão satisfeitas e ele não está mais temeroso a respeito do seu bem-estar físico, suas necessidades sociais tornam-se importante fator de motivação de seu comportamento; necessidades de participação, de associação, de aceitação por parte dos companheiros, de troca de amizade e afeto vem à tona.289 Na verdade, a administração sabe da existência dessas necessidades, mas, erroneamente, acha que elas representam certa ameaça à organização. Muitos estudos demonstram que o grupo de trabalho bastante unido e dotado de grande coesão é muito mais eficiente para a realização dos objetivos da organização do que indivíduos isolados.290 Entretanto, a administração, temendo a hostilidade grupal aos seus objetivos, muitas vezes procura, com afinco, controlar e dirigir os esforços humanos em sentidos incompatíveis com a sociabilidade e a tendência grupal dos seres humanos. Quando as necessidades sociais do homem são assim contrariadas – e, talvez, também suas necessidades de segurança -, ele comporta-se de maneira a impedir que sejam atingidos os objetivos da organização. Torna-se resistente, antagônico e hostil. Mas esse comportamento é consequência e não causa.291 287 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005 [Texto retirado na íntegra da pág.107]. 288 Caravantes (2005, p.107). 289 Caravantes (2005, p.107). 290 Caravantes (2005, p.107). 291 Caravantes (2005, p.107-108). Necessidades de estima Acima das necessidades sociais – aquelas que não motivam até que as necessidades de nível mais baixo estejam razoavelmente satisfeitas – estão outras de maior importância para a administração e para o próprio homem. São as necessidades de estima, as quais pertencem a duas classes:292 1. Necessidades relacionadas com amor- próprio: autoconfiança, realização, competência, conhecimento e independência; 2. Necessidades relacionadas com a própria reputação: status, reconhecimento, aprovação e respeito. Diversamente do que ocorre com as de nível mais baixo, essas necessidades são raramente satisfeitas: o homem procura indefinitivamente mais satisfação dessas necessidades, assim que se tornam importantes para ele. Mas elas não surgem de maneira significativa até que as necessidades fisiológicas, sociais e de segurança estejam razoavelmente satisfeitas.293 A organização industrial típica oferece poucas oportunidades de satisfação dessas necessidades egoístas para as pessoas colocadas em níveis mais baixos da hierarquia. Os métodos convencionais de organizar o trabalho, particularmente nas indústrias de produção em massa, dão pouca consideração a esses aspectos da motivação. Se as práticas da administração científica fossem preparadas com o fito específico de oposição a essas necessidades, dificilmente poderiam atingir esse propósito melhor do que o fazem.294 Necessidades de auto realização Finalmente – na hierarquia das necessidades humanas – há o que podemos chamar de necessidades de auto realização. Essas são as necessidades de cada um realizar seu próprio potencial, de estar em contínuo autodesenvolvimento, de ser criador no sentido mais alto do termo.295 Está claro que as condições da vida moderna dão apenas oportunidades limitadas para 292 Caravantes (2005, p.108). 293 Caravantes (2005, p.108). 294 Caravantes (2005, p.108). 295 Caravantes (2005, p.108). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 82 que essas necessidades, relativamente fracas, obtenham expressão. A privação que a maioria das pessoas experimenta com respeito a necessidades de nível inferior desvia suas energias para a luta pela satisfação daquelas necessidades. Assim, as necessidades de auto realização permanecem inativas. 6.1.1 Considerações sobre a hierarquia das necessidades humanas Embora talvez, em um primeiro momento, tenhamos transmitido a ideia de uma hierarquia, a verdade constatada é que este é apenas o comportamento típico, havendo um bom número de exceções, reconhecidas pelo próprio Maslow. 296Por exemplo:297 Dificuldades teóricas: A teoria da hierarquia das necessidades é quase uma teoria não avaliável (não provável), visto que apresenta dificuldade de interpretação e operacionalização; Metodologia de pesquisa: O modelo de Maslow é baseado em uma amostra relativamente pequena de objetos. É uma teoria originada em clínicas e unidades de análise de indivíduos,o que provocou o reconhecimento das limitações do modelo pelo próprio Maslow; Esquema supérfluo de classificação: O esquema de classificação das necessidades é um tanto artificial e arbitrário. As necessidades não podem ser classificadas em compartimentos estanques de cinco níveis; o modelo é mais baseado em desejos daquilo que o homem deveria ser do que aquilo que o homem atualmente é; Cadeia de causas na hierarquia: Não existe evidência determinada de que, uma vez satisfeita uma necessidade, sua tensão diminua; é também duvidoso que a satisfação de uma necessidade automaticamente ative a necessidade seguinte na escala; Necessidades como determinantes de comportamento: Assumir que as necessidades sejam as determinantes cruciais de comportamento é aberto a dúvidas; os comportamentos são influenciados por inúmeros fatores (não necessariamente as necessidades isoladamente). Além disso, existe ampla evidência de que as pessoas procuram objetivos e os engajam nos comportamentos que, de modo algum, estão conectados à satisfação das necessidades; Diferenças individuais: As pessoas diferem na intensidade de suas várias necessidades. Alguns indivíduos são fortemente influenciados por necessidades de afeição, a despeito de terem uma esplendorosa vida social e uma vida familiar agradável; outros indivíduos têm grande e contínua necessidade de segurança, a despeito de estarem empregados e de terem grande quantidade de benefícios agregados. 296 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005 [Texto retirado na íntegra da pág.109]. 297 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 212]. Outras ressalvas podem ser incluídas, dentre as quais já foram citadas, quais sejam:298 Existem pessoas criativas, aparentemente de berço, para as quais a criatividade, em si, parece mais importante do que qualquer coisa. Essa criatividade pode surgir não como expressão de auto realização e consequência da satisfação de necessidades básicas anteriores, mas justamente como forma compensatória da falta de uma daquelas necessidades básicas e de auto realização; Em certas pessoas, o nível de aspirações pode ter sido amortecido temporariamente, ou mesmo aniquilado, em função de situações vividas. Uma pessoa que tenha vivido sua existência em um nível extremamente baixo – uma situação de desemprego crônico ou subemprego, por exemplo – talvez possa continuar satisfeita o resto da vida, desde que não lhe falte alimentação; Outro exemplo em que vemos a inversão da hierarquia é o da necessidade, por muito tempo satisfeita, passar a ser subestimada. Quem nunca passou fome possivelmente não dê devido valor à alimentação. Assim, por exemplo, um indivíduo que, para manter seu auto respeito, abandonou seu emprego depois de passar alguns meses em situação de extrema penúria, sem obter uma nova fonte de renda, possivelmente reavaliará, se lhe for permitido, sua atitude anterior, aceitando novamente o emprego, a despeito de seu autoconhecimento; Talvez a mais importante das exceções seja quando ideais e julgamentos de valor estejam envolvidos. O indivíduo sacrifica a própria vida em função de um valor que lhe é caro. Entretanto, são apenas exceções, que segundo Maslow, não chegam a invalidar, em absoluto, o comportamento padrão. Supondo válida a teoria de Maslow, existem algumas deduções que nos são úteis e sobre as quais devemos refletir: o salário é o meio básico pelo qual as organizações propiciam aos indivíduos a satisfação de suas necessidades básicas, ou seja, as fisiológicas e as de segurança. Quando estas estão satisfeitas, elas deixam de ser elementos motivadores, e outras tomam seu lugar. Para novas necessidades, status, por exemplo, o efeito motivador do salário é significativamente reduzido. O que vemos nas organizações? Utilização do salário e benefícios marginais como estratégia básica e muitas vezes única para obter a cooperação do indivíduo na realização dos objetivos organizacionais.299 6.2 Frederick Herzberg e a Teoria dos Dois Fatores Frederick Herzberg nasceu nos Estados Unidos em 1923. Seus estudos básicos foram em Psicologia, dedicando-se ao estudo da 298 Caravantes (2005, p.109). 299 Caravantes (2005, p.109). Frederick Herzberg (1923-2000) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 83 saúde mental no mundo industrial e mais especificamente a motivação humana nas situações de trabalho. Obteve seu Ph.D na Universidade de Pittsburgh. Consultor conhecido em mais de 30 países, especialmente por sua teoria sobre higiene- motivação.300 A teoria sobre higiene-motivação foi formulada e desenvolvida por Frederick Herzberg a partir do estudo de entrevistas realizadas com 200 engenheiros e contadores da indústria de Pittsburgh. Essas entrevistas procuravam identificar quais as consequências de determinados tipos de acontecimentos na vida profissional dos entrevistados, visando determinar os fatores que os levaram a se sentir excepcionalmente felizes e aqueles que os fizeram sentir-se infelizes na situação de trabalho.301 Os estudos de Herzberg levaram à conclusão de que os fatores que influíam na produção de satisfação eram desligados e distintos dos fatores que levavam à insatisfação profissional. Assim:302 O oposto de satisfação profissional não seria a insatisfação, mas sim nenhuma satisfação profissional; e, da mesma maneira, o oposto de insatisfação profissional seria nenhuma insatisfação profissional e não a satisfação. Verificou-se que os fatores que causavam satisfação estavam relacionados à própria tarefa, relações com o que o indivíduo fazia, reconhecimento pela realização da tarefa, natureza da tarefa, responsabilidade, promoção profissional e capacidade de melhor executá-la. Por outro lado, constatou-se que os fatores causadores de insatisfação eram fatores ambientais, isto é, externos à tarefa, como tipo de supervisão recebida no serviço, natureza das relações interpessoais, condição do ambiente onde o trabalho era executado e, finalmente, o próprio salário percebido pelo indivíduo para executar seu serviço.303 300 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005 [Texto retirado na íntegra da pág.112]. 301 Caravantes (2005, p.112). 302 Caravantes (2005, p.112-113). 303 Caravantes (2005, p.113). Figura 1. 11: Fatores Motivacionais e Higiênicos (Herzberg). Fonte: Chiavenato (2004, p.334).304 Ao primeiro grupo de fatores, Herzberg chamou de motivadores; ao segundo, higiênicos. Chamou-se Herzberg de higiênicos porque eles criam as condições básicas necessárias para que o indivíduo possa trabalhar. A ausência de luminosidade e de ar adequado, um clima interpessoal tenso ou um salário que não permite a satisfação das necessidades básicas faz com que o indivíduo se sinta insatisfeito; entretanto, quando ele tem tudo isso, ou seja, sua higiene organizacional satisfeita, ele está apenas no ponto a partir do qual ele possa ser motivado.305 Fatores Higiênicos ou Fatores Extrínsecos Estão localizados no ambiente que rodeia as pessoas e abrangem as condições dentro das quais elas desempenham seu trabalho. Como essas condições são administradas e decididas pela empresa, os fatores higiênicos estão fora do controle das pessoas. 306 Os principais fatores higiênicos são: salário, benefícios sociais, tipo de chefia ou supervisão que as pessoas recebem de seus superiores, condições físicas e ambientais de trabalho, politicas e diretrizes da empresa, clima de relacionamento entre a empresa e osfuncionários, regulamentos internos etc. São fatores de contexto e se situam no ambiente externo que circunda o indivíduo. 307 Tradicionalmente apenas os fatores higiênicos eram utilizados na motivação dos empregados: o trabalho era considerado uma atividade desagradável e, para fazer com que as pessoas trabalhassem mais, tornava-se necessário o 304 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. rev. e atual Rio de Janeiro: Ed. Campus, c2004. 305 Caravantes (2005, p.113). 306 Chiavenato (2004, p.333). 307 Chiavenato (2004, p.333). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 84 apelo para prêmios e incentivos salariais, supervisão, politicas empresariais abertas e estimuladoras, isto é, incentivos situados externamente ao indivíduo em troca do seu trabalho. 308 As pesquisas de Herzberg revelaram que quando os fatores higiênicos são ótimos, eles apenas evitam a insatisfação dos empregados; se elevam a satisfação não conseguem sustenta-la por muito tempo. Quando os fatores higiênicos são precários, eles provocam a insatisfação dos empregados. Por causa dessa influência mais voltada para a insatisfação, Herzberg chama-os de fatores higiênicos, pois são essencialmente profiláticos e preventivos: eles apenas evitam a insatisfação, mas não provocam a satisfação. Seu efeito é similar ao de certos remédios higiênicos: evitam a infecção ou combatem a dor de cabeça, mas não melhoram a saúde. Por estarem mais relacionados com a insatisfação, Herzberg também os chama de fatores Insatisfacientes.309 Fatores Motivacionais ou Fatores Intrínsecos Estão relacionados com o conteúdo do cargo e com a natureza das tarefas que a pessoa executa. Os fatores motivacionais estão sob o controle do indivíduo, pois estão relacionados com aquilo que ele faz e desempenha. Envolvem sentimentos de crescimento individual, reconhecimento profissional e auto realização, e dependem das tarefas que o indivíduo realiza no seu trabalho. 310 Tradicionalmente, as tarefas e os cargos eram arranjados e definidos com a preocupação de atender aos princípios de eficiência e economia, eliminando o desafio e a criatividade individual. Com isso, perdiam o significado psicológico para o indivíduo que os executava e criavam um efeito de "desmotivação", provocando apatia, desinteresse e falta de sentido psicológico. O efeito dos fatores motivacionais sobre as pessoas é profundo e estável. 311 Quando os fatores motivacionais são ótimos, eles provocam a satisfação nas pessoas. Porém, quando são precários, eles evitam a 308 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. rev. e atual Rio de Janeiro: Ed. Campus, c2004. [Texto retirado na íntegra da pág.333]. 309 Chiavenato (2004, p.333-334). 310 Chiavenato (2004, p.334). 311 Chiavenato (2004, p.334). satisfação. Por estarem relacionados com a satisfação dos indivíduos, Herzberg também os chama de fatores Satisfacientes. 312 A teoria dos dois fatores de Herzberg pressupõe os seguintes aspectos:313 1. A satisfação do cargo depende dos fatores motivacionais ou satisfacientes. O conteúdo ou atividades desafiantes e estimulantes do cargo desempenhado pela pessoa; 2. A insatisfação do cargo depende dos fatores higiênicos ou insatisfacientes. O ambiente de trabalho, salário, benefícios recebidos, supervisão, colegas e contexto geral que envolve o cargo ocupado. Para proporcionar continuamente motivação no trabalho, Herzberg propõe o "enriquecimento de tarefas" ou "enriquecimento do cargo": consiste em substituir as tarefas simples e elementares do cargo por tarefas mais complexas para acompanhar o crescimento individual de cada empregado, oferecendo-lhe condições de desafio e de satisfação profissional no cargo. O enriquecimento de tarefas depende do desenvolvimento de cada indivíduo e deve adequar- se as suas características individuais de mudança. O enriquecimento de tarefas pode ser vertical (eliminação de tarefas mais simples e acréscimo de tarefas mais complexas) ou horizontal (eliminação de tarefas relacionadas com certas atividades e acréscimo de outras tarefas diferentes, mas no mesmo nível de dificuldade). O enriquecimento de cargos adiciona ou desloca para cima ou para os lados, envolvendo atribuições mais elevadas ou laterais e complementares.314 O enriquecimento de tarefas provoca efeitos desejáveis, como aumento da motivação, aumento da produtividade, redução do absenteísmo (faltas e atrasos ao serviço) e redução da rotatividade do pessoal (demissões de empregados). Contudo, pode gerar efeitos indesejáveis, como o aumento de ansiedade face a tarefas novas e diferentes quando não são bem- sucedidas nas primeiras experiências, aumento do conflito entre as expectativas pessoais e os resultados do trabalho nas novas tarefas enriquecidas, sentimentos de exploração quando a empresa não acompanha o enriquecimento de tarefas com o enriquecimento da remuneração, 312 Chiavenato (2004, p.334). 313 Chiavenato (2004, p.335). 314 Chiavenato (2004, p.335). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 85 redução das relações interpessoais devido a maior concentração nas tarefas enriquecidas. As teorias de motivação de Maslow e Herzberg apresentam pontos de concordância. Os fatores higiênicos de Herzberg relacionam-se com as necessidades primárias de Maslow (necessidades fisiológicas e de segurança, incluindo algumas necessidades sociais), enquanto os fatores motivacionais relacionam-se com as necessidades secundárias(necessidades de estima e auto realização).315 Figura 1. 12: A hierarquia das necessidades e a teoria dos dois fatores, contrastadas. Fonte: Caravantes (2005, p.114). 6.3 Douglas McGregor e as Teorias X e Y Douglas McGregor (1906-1964) graduou-se na Wayne University e obteve seu Ph.D. na Harvard University, em 1935. Lecionou em Harvard, no MIT e no Antioch College. Seus conceitos relativos as Teorias X e Y e suas contribuições para o campo do Desenvolvimento Organizacional (DO) e das Ciências Comportamentais aplicadas tornaram-no conhecido mundialmente.316 McGregor compara dois estilos opostos e antagônicos de administrar: de um lado, um estilo baseado na teoria tradicional, mecanicista e pragmática (a que deu o nome de Teoria X), e, de outro, um estilo baseado nas concepções modernas 315 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. rev. e atual Rio de Janeiro: Ed. Campus, c2004. [Texto retirado na íntegra da pág.336]. 316 Caravantes, Geraldo R. Administração: teorias e processos. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005 [Texto retirado na íntegra da pág.115]. a respeito do comportamento humano (a que denominou Teoria Y). 317 A Teoria X É a concepção tradicional de administração e baseia-se em convicções errôneas e incorretas sobre o comportamento humano, a saber:318 As pessoas são indolentes e preguiçosas por natureza: Elas evitam o trabalho ou trabalham o mínimo possível, em troca de recompensas salariais ou materiais; Falta-lhes ambição: Não gostam de assumir responsabilidades e preferem ser dirigidas e sentir-se seguras nessa dependência. O homem é basicamente egocêntrico e seus objetivos pessoais opõem-se, em geral, aos objetivos da organização; Resistência a mudança: A sua própria natureza leva-as a resistir as mudanças, pois procuram sua segurança e pretendem não assumir riscos que as ponham em perigo; A sua dependência torna-as incapazes de auto controle e autodisciplina: elas precisam ser dirigidas e controladas pela administração. Essas concepções e premissasa respeito da natureza humana formam a Teoria X, que reflete um estilo de administração duro, rígido e autocrático e que faz as pessoas trabalharem dentro de esquemas e padrões planejados e organizados, tendo em vista o alcance dos objetivos da organização. As pessoas são visualizadas com o mesmos recursos ou meios de produção.319 Para a Teoria X, a administração caracteriza-se pelos seguintes aspectos:320 A administração deve promover a organização dos recursos da empresa (dinheiro, materiais equipamentos e pessoas) no interesse exclusivo de seus objetivos econômicos. A administração e um processo de dirigir os esforços das pessoas, incentivá-las, controlar suas ações e modificar o seu comportamento para atender as necessidades da empresa; Sem essa intervenção ativa por parte da administração, as pessoas seriam passivas em relação as necessidades da empresa, ou mesmo resistiriam elas. As pessoas devem ser 317 Chiavenato (2004, p.337). 318 Chiavenato (2004, p.337). 319 Chiavenato (2004, p.337). 320 Chiavenato (2004, p.337). Douglas McGregor (1906-1964) Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 86 persuadidas, recompensadas, punidas, coagidas e controladas: as suas atividades devem ser padronizadas e dirigidas em função dos objetivos da empresa; Como as pessoas são motivadas por incentivos econômicos (salários), a empresa deve utilizar a remuneração como um meio de recompensa (para o bom trabalhador) ou de punição (para o empregado que não se dedique suficientemente a realização de sua tarefa). A Teoria X representa o típico estilo de administração da Administração Científica de Taylor, da Teoria Clássica de Fayol e da Teoria da Burocracia de Weber em diferentes estágios da teoria administrativa: bitolamento da iniciativa individual, aprisionamento da criatividade, estreitamento da atividade profissional por meio do método e da rotina de trabalho. A Teoria X força as pessoas a fazerem exatamente aquilo que a organização pretende que elas façam, independentemente de suas opiniões ou objetivos pessoais. 321 Quando um administrador impõe arbitrariamente de cima para baixo um esquema de trabalho e passa a controlar o comportamento dos subordinados, ele estará fazendo Teoria X. O fato de ele impor autocrática ou suavemente não faz diferença: ambas são maneiras diferentes de se fazer Teoria X. A própria Teoria das Relações Humanas, em seu caráter demagógico e manipulativo, também e uma forma suave, macia e enganosa de se fazer Teoria X.322 A Teoria Y E a moderna concepção de administração de acordo com a Teoria Comportamental. A Teoria Y baseia-se em concepções e premissas atuais e sem preconceitos a respeito da natureza humana, a saber:323 As pessoas não tem desprazer inerente em trabalhar. Dependendo de certas condições, o trabalho pode ser uma fonte de satisfação e recompensa (quando e voluntariamente desempenhado) ou uma fonte de punição (quando e evitado sempre que possível). A aplicação do 321 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. rev. e atual Rio de Janeiro: Ed. Campus, c2004. [Texto retirado na íntegra da pág.338]. 322 Chiavenato (2004, p.338). 323 Chiavenato (2004, p.338). esforço físico ou mental em um trabalho é tão natural quanta jogar ou descansar; As pessoas não são, por sua natureza intrínseca, passivas ou resistentes as necessidades da empresa: elas podem tornar-se assim, como resultado de sua experiência negativa em outras empresas; As pessoas tem motivação, potencial de desenvolvimento, padrões de comportamento adequados e capacidade para assumir responsabilidades. O funcionário deve exercitar auto direção e auto controle a serviço dos objetivos que lhe são confiados pela empresa. O controle externo e a ameaça de punição não são os únicos meios de obter a dedicação e esforço de alcançar os objetivos empresariais; O homem médio aprende sob certas condições a aceitar, mas também procura responsabilidade. A fuga da responsabilidade, a falta de ambição e a preocupação exagerada com a segurança pessoal são consequências da experiência insatisfatória de cada pessoa, e não uma característica humana inerente a todas as pessoas. Tal comportamento não é causa: é efeito de experiência negativa em alguma empresa; A capacidade de alto grau de imaginação e de criatividade na solução de problemas empresariais é amplamente e não escassamente distribuída entre as pessoas. Na vida moderna, as potencialidades intelectuais das pessoas são apenas parcialmente utilizadas. Em função dessas concepções e premissas a respeito da natureza humana, a Teoria Y mostra um estilo de administração aberto, dinâmico e democrático, por meio do qual administrar torna-se um processo de criar oportunidades, liberar potenciais, remover obstáculos, encorajar o crescimento individual e proporcionar orientação quanto a objetivos. A administração segundo a Teoria Y caracteriza-se pelos seguintes aspectos: 1. A motivação, o potencial de desenvolvimento, a capacidade de assumir responsabilidade, de dirigir o comportamento para os objetivos da empresa, todos esses fatores estão presentes nas pessoas. Eles não são criados nas pessoas pela administração. E responsabilidade da administração proporcionar condições para que as pessoas reconheçam e desenvolvam, por si mesmas, essas características; 2. A tarefa essencial da administração é criar condições organizacionais e métodos de operação através dos quais as pessoas possam Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 87 atingir seus objetivos pessoais, dirigindo seus próprios esforços em direção aos objetivos da empresa. A Teoria Y propõe um estilo de administração participativo e baseado nos valores humanos e sociais. Enquanto a Teoria X e a administração por meio de controles externos impostos as pessoas, a Teoria Y e a administração por objetivos que realça a iniciativa individual. As duas teorias são opostas entre si. 324 Em oposição a Teoria X, McGregor aponta a Teoria Y, segundo a qual administrar é um processo de criar oportunidades e liberar potenciais rumo ao auto desenvolvimento das pessoas. No longo período de predomínio da Teoria X, as pessoas acostumaram-se a ser dirigidas, controladas e manipuladas pelas empresas e a encontrar fora do trabalho as satisfações para suas necessidades pessoais de auto realização. A Teoria Y e aplicada nas empresas através de um estilo de direção baseado em medidas inovadoras e humanistas, a saber:325 Descentralização das decisões e delegação de responsabilidades: A fim de permitir liberdade para que as pessoas dirijam elas próprias as suas tarefas, assumam os desafios delas decorrentes e satisfaçam suas necessidades de auto realização. Ampliação do cargo para maior significado do trabalho: A Teoria Y substitui a super especialização e o confinamento de tarefas pela ampliação do cargo por meio de sua reorganização e extensão de atividades, para que as pessoas possam conhecer o significado do que fazem e ter uma ideia da sua contribuição pessoal para as operações da empresa como um todo. Participação nas decisões e administração consultiva: Para permitir que as pessoas tenham participação nas decisões que as afetam direta ou indiretamente e para que se comprometam com o alcance dos objetivos empresariais. A administração consultiva cria oportunidades para que as pessoas sejam consultadas sobre suas opiniões e pontos de vista a respeito de decisões a serem tomadas pela empresa; Auto avaliação do desempenho: Os tradicionais programas de avaliação do desempenho, nos quais os chefes medem o desempenho dos subordinados como se fossem produto que está sendo inspecionado ao longoda linha de montagem são substituídos por programas de auto avaliação do desempenho, em que a participação dos empregados envolvidos é de importância capital. As pessoas são encorajadas a planejar e avaliar sua contribuição para os objetivos empresariais e a assumir responsabilidades. 324 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7. ed. rev. e atual Rio de Janeiro: Ed. Campus, c2004. [Texto retirado na íntegra da pág.340]. 325 Chiavenato (2004, p.340). 6.4 Exercícios Questão 1: Entre as críticas à Teoria das Relações Humanas, NÃO podemos apontar: A Extremo racionalismo e pragmatismo na concepção da administração. B Concepção ingênua e romântica do operário. C Limitação do campo experimental. D Parcialidade das conclusões e ênfase nos grupos informais. E Inadequada visualização dos problemas das relações industriais. Questão 2: O Sr. Marcos, gerente de produção da empresa Guarda-Chuvas e Sombrinhas, disse que: “considerando que são as pessoas que executam os trabalhos, o papel do gerente deve ser conhecer as pessoas e criar condições para sua motivação, pois assim a produção aumentará sem necessidade de controles muito rígidos.” Isto significa que ele é adepto da: A Abordagem comportamental. B Escola de Administração Científica. C Teoria da Burocracia. D Teoria da Contingência. E Escola Clássica da Administração. Questão 3: Na BETA S.A., empresa que explora produtos químicos, o Diretor Superintendente Joel Matoso percebeu que seus funcionários estavam desmotivados e não comprometidos com os resultados do seu trabalho. Para diagnosticar melhor as causas desse clima organizacional, ele fez uma pesquisa na qual identificou que as necessidades sociais do grupo não estavam sendo satisfeitas. Para minimizar tal problema ele deverá: A Aumentar a qualidade das refeições e a duração dos intervalos para descanso. B Aumentar o conforto das instalações e melhorar a iluminação no ambiente de trabalho. C Analisar o processo de trabalho e aumentar os salários e os benefícios. D Implementar um programa que aumente a estabilidade dos funcionários na organização. E Desenvolver um programa de participação do grupo na solução dos problemas do trabalho. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 88 Questão 4: Você é gerente de Recursos Humanos de uma média empresa que está preocupada com reivindicações trabalhistas e exigências dos sindicatos. Para prevenir possíveis conflitos, você elabora para a diretoria um programa de enriquecimento de cargos. Na defesa do projeto você argumenta que o enriquecimento do cargo traz vantagens, tanto para a empresa como para o empregado, porque pode: A Gerar menor absenteísmo em virtude do comprometimento e sentimento de responsabilidade no cargo, quando o empregado não se sente explorado pela empresa com a imposição de um trabalho mais difícil. B Gerar maior rotação de pessoal garantindo a multifuncionalidade e a ambiguidade das funções no nível operacional. C Gerar maior produtividade diminuindo o conflito íntimo relacionado à dificuldade em assimilar novas atribuições e responsabilidades e facilitando a supervisão direta. D Aumentar a motivação do pessoal em face da necessidade de todos os indivíduos de assumir riscos e enfrentar novas oportunidades através da estandardização do processo e dos resultados do trabalho. E Facilitar o ajustamento mútuo da coordenação do trabalho através de processos simples de comunicação informal, enquanto o controle permanece nas mãos do gerente. Questão 5: Ao implementar um programa de avaliação organizacional, o gerente de Recursos Humanos da empresa KLJ optou por um questionário que privilegiasse um conjunto de necessidades, a fim de poder identificar aspectos que deveriam ser implementados para a melhoria da motivação de seu pessoal. Assim, levou em consideração as seguintes necessidades: I – básicas; II – sociais; III – salariais; IV – de segurança; V – de desenvolvimento; VI – de status; VII – de auto-realização; VIII – de auto-avaliação. Para uma boa avaliação comportamental, segundo o modelo de Maslow, deverão ser contempladas no instrumento apenas as necessidades: A I, II, IV, VI e VII. B I, II, V, VI e VIII. C I, III, IV, V e VIII. D II, III, IV, VI e VII. E II, III, V, VII e VIII. Questão 6: Na condição de avaliador de desempenho, designado pela Gerência de Recursos Humanos para analisar o resultado de uma pesquisa de clima organizacional no Departamento de Vendas, você observou que os aspectos abaixo foram destacados pelo grupo como pontos fracos. I – Salários; II – Reconhecimento no exercício da função; III – Atitude dos supervisores; IV – Possibilidade de enfrentar desafios; V – Plano de carreira; VI – Limpeza do local de trabalho; VII – Segurança no trabalho. Analisando esses aspectos segundo a Teoria de Herzberg, são considerados fatores motivacionais apenas, A I, III e V. B I, V e VII. C II, IV e V. D II, V e VI. E III, VI e VII. Questão 7: Dentre as pressuposições abaixo indique a que NÃO pode ser considerada na teoria Y A O dispêndio do esforço físico e mental no trabalho é tão natural como o jogo ou o descanso; B O compromisso com objetivos depende das recompensas associadas à sua consecução; C Ser humano aprende, sob condições adequadas, a aceitar responsabilidades; D O ser humano prefere ser dirigido e busca a necessidade de segurança; E O controle externo e a ameaça de punição não são os únicos meios de estimular o trabalho. Questão 8: Se os seus subordinados têm altíssima competência e maturidade profissional você deve, em princípio: A Dar ordens; B Compartilhar os problemas; C Delegar; D Determinar; E Persuadir. Questão 9: Se há empresas que proporcionam condições agradáveis de trabalho, consideradas no sentido mais amplo, inclusive o relacionamento com as pessoas, e procuram, na medida do possível, satisfazer as necessidades dos empregados, as pessoas só vão trabalhar em outras se não conseguirem emprego nessas empresas que proporcionam essas condições. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Questão 10: Os adeptos da teoria de Taylor são mais adeptos da teoria X do que da teoria Y. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Questão 11: Quando as variáveis intervenientes (motivação, lealdade, dedicação, identificação com a empresa e aspirações) pioram numa empresa, as variáveis de resultado final (lucro, produção, produtividade, vendas e margens) nem sempre acabam piorando em curtíssimo prazo. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 89 Questão 12: Um executivo competente e dedicado sempre dará certo em qualquer posição que ocupe. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 6.5 Exercício de Auto avaliação: Você é um Gerente da Teorias X ou da Teoria Y?326 Instruções: Faça um círculo do nível de concordância que sente pessoalmente em relação a cada uma das 10 afirmações seguintes: CF = Concorda fortemente C = Concorda NTC = Não tem certeza D = Discorda DF = Discorda fortemente 1 As pessoas precisam saber que o chefe está no comando. CF C NTC D DF 2 Os empregados atenderão prontamente quando um esforço extra for necessário. CF C NTC D DF 3 Os empregados precisam de orientação e controle; caso contrário, não trabalharão com dedicação. CF C NTC D DF 4 As pessoas naturalmente querem trabalhar. CF C NTC D DF 5 Um gerente deve ser um líder que decida, não- indulgente. CF C NTC D DF 6 Os empregados não devem ser evolvidos em tomadas de decisões que se referem a eles. CF C NTC D DF 7 Um gerente precisa serdurão e obstinado. CF C NTC D DF 8 O gerente deve construir um clima de confiança na unidade de trabalho. CF C NTC D DF 9 Se a unidade tem que ser produtiva, os empregados precisam ser empurrados. CF C NTC D DF 10 Os empregados precisam ter liberdade para inovar. CF C NTC D DF 326 Fonte: Adaptado de R.E. Quinn, S.R Faerman, M.P. Thompson e M.R. McGrath, Becoming a máster manager, 2. ed., New York: John Wiley & Sons, 1996, p.30-31. Pontuação: Itens CF C NTC D DF 1, 3, 5, 7, 9 2, 4, 6, 8, 10 1 ponto 5 pontos 2 pontos 4 pontos 3 pontos 3 pontos 4 pontos 2 pontos 5 pontos 1 ponto Para determinar sua pontuação, some o total de pontos para todos os 10 itens. Pontuações elevadas sugerem atitudes gerenciais de acordo com a Teoria Y. Pontuações baixas indicam atitudes que se enquadram na Teoria X. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 90 Módulo 7 – A Teoria das Contingências Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 91 7 Introdução Na década de 1970, ocorreu uma profusão de pesquisas que investigaram os fenômenos organizacionais a partir de uma nova perspectiva. Diversos escritores formularam teorias de administração das organizações que projetavam estruturas organizacionais e ações gerenciais apropriadas para situações mais específicas. Na literatura administrativa, o termo “contingência” implica que uma coisa está relacionada a outra. Isso é a aceitação do caráter altamente complexo e inter-relacionado das características organizacionais.327 A Teoria das Contingências pode ser vista como um desenvolvimento da Teoria de Sistemas e vai a um estágio posterior no relacionamento com o ambiente e outras variáveis para estruturas específicas de organização.328 A estrutura mais apropriada é dependente, entretanto, das contingências da situação para cada organização individual. Os fatores situacionais são considerados para as variações na estrutura de organizações diferentes. Esses fatores podem ser identificados de diversas maneiras, que incluem poder e controle, características dos membros de organizações, como suas habilidades, experiências, necessidades e motivações. A escolha da estrutura pode também ser influenciada pelas preferências da gerência mais alta, que representa, de algum modo, a cultura da organização. A Teoria das Contingências estabelece que situações diferentes exigem práticas diferentes, apregoando o uso das teorias tradicionais, comportamentais e de sistemas separadamente ou combinadas para resolver problemas das organizações. A abordagem contingencial pode ser vista como uma matriz de relações se – então. Se certos fatores situacionais existem, então certas variáveis na estrutura da organização e certos sistemas de gerenciamento são mais apropriados, conforme ilustrado de modo simplificado na Figura1.13.329 327 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág. 332]. 328 Silva (2008, p.332). 329 Silva (2008, p.332). Figura 1. 13: A relação de contingência se - então. Fonte: Silva (2008, p.332). A Teoria das Contingências indica os tipos de estrutura que podem ser as respostas adequadas a cada um dos vários tipos de diferentes contexto ou situação organizacional. Essa teoria tem tido um grande e profundo impacto sobre as teorias organizacionais contemporâneas e sobre o campo aplicado do desenho organizacional. Sua contribuição mais notável é a identificação das variáveis que têm um forte efeito no projeto geral das organizações, como tecnologia, tamanho e natureza do ambiente, e então na predição das diferenças na estrutura e no funcionamento das organizações, que aparecem por causa das diferenças nessas variáveis.330 Inúmeros estudos têm sido conduzidos a fim de determinar até que ponto os fatores contingenciais influenciam o desenho e a eficácia organizacional.331 7 .1 Considerações sobre a Gestão de Contingência Você aprendeu anteriormente que a meta da Administração Científica era adotar o estudo sistemático para identificar a melhor maneira para executar cada tarefa e, em seguida, usá-la em todas as situações. O problema, como você pode ter entendido após ler sobre as várias abordagens da Administração, é que ninguém entre os dirigentes parece concordar com qual seria a melhor.332 Na realidade, não há uma melhor abordagem. Mais de um século de pesquisas sobre Administração tem mostrado que não existe fronteiras ou limitações claras para a maioria das teorias e práticas administrativas. Nenhuma é universal.333 330 Silva (2008, p.333). 331 Silva (2008, p.333). 332 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra das págs. 39]. 333 Williams (2011, p.39). Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 92 Embora qualquer teoria ou prática possa produzir resultados na maior parte das vezes, nenhuma obtém sucesso sempre. Portanto, como um gerente deve decidir que teoria usar?334 Bem, depende da situação. O método de contingência da Administração indica claramente que não existem teorias administrativas universais e que a teoria ou ideia da Administração eficaz depende dos tipos de problemas com os quais gestores ou organizações se defrontam em uma ocasião específica.335 Uma das implicações práticas do método de contingência é que a Administração se mostra muito mais difícil do que aparenta. De fato, em virtude da clareza e da obviedade das teorias da Administração (pelo menos da maioria delas), alunos e trabalhadores assumem muitas vezes erroneamente que os problemas de uma empresa seriam resolvidos de modo rápido e fácil se os dirigentes adotassem apenas algumas medidas simples. Se isso fosse verdade, poucas empresas teriam problemas.336 Uma segunda implicação do método de contingência é que os gestores precisam atentar para as principais contingências que diferenciam a situação e os problemas de hoje daqueles de ontem. Além disso, significa que os gestores devem aplicar mais tempo analisando problemas, situações e funcionários antes de tomar medidas corretivas. Por último significa que, à medida que você lê este texto e aprende ideias e práticas administrativas, precisa dedicar atenção especial a expressões que indicam ressalvas do tipo “usualmente”, “nessas situações”, “para que isso dê certo” e “sob essas circunstâncias”. Agir desse modo o ajudará a identificar as principais contingências que o auxiliarão a tornar-se um gestor melhor.337 334 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra das págs. 39]. 335 Williams (2011, p.39). 336 Williams (2011, p.39). 337 Williams (2011, p.39).