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2012 Universidade do Extremo Sul Catarinense - UNESC Cursos de Administração Teoria Geral da Administração I Profª.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes Módulo I - A Profissão de Administrador ......................................................................................................................... 3 1.1 A Finalidade do CFA (Conselho Federal de Administração) ................................................................................. 4 1.2 O que é o CRA (Conselho Regional de Administração) ......................................................................................... 4 1.3 Registro dos Administradores........................................................................................................................................ 4 1.3.1 O que é o registro profissional? .................................................................................................................................. 4 1.3.2 Por que se registrar? ...................................................................................................................................................... 4 1.3.3 Áreas e Atividades de Atuação ................................................................................................................................... 4 1.4 Dia do Administrador ..................................................................................................................................................... 7 1.5 Símbolo da Profissão ....................................................................................................................................................... 7 1.5.1 Histórico do Surgimento do Símbolo do Administrador no Brasil ................................................................... 7 1.5.2 Justificativa ..................................................................................................................................................................... 7 1.5.3 O Quadrado como o Ponto de Partida .................................................................................................................... 8 1.6 Perfil do Graduando dos Cursos de Administração .................................................................................................. 8 1.7 Salários e Honorários do Administrador ..................................................................................................................... 9 Exercício: Você sabe ouvir? ................................................................................................................................................. 12 Módulo 2 - A Administração Contemporânea ............................................................................................................... 15 2 Definição da Administração ............................................................................................................................................ 16 2.1 Por que estudar Administração? .................................................................................................................................. 16 2.2 A Administração de Hoje ............................................................................................................................................. 17 2.3 O Sistema Organizacional e a Teoria Geral de Sistemas ....................................................................................... 17 2.4 Habilidades e Papéis Administrativos – Uma Visão Sistêmica ........................................................................... 21 2.5 Princípios Administrativos .......................................................................................................................................... 22 2.5.1 Fatores de Influência na Administração: Eficiência, Eficácia e Efetividade .................................................... 23 2.5.2 Abordagens do conceito de Administração ........................................................................................................... 26 2.6 Alguns Termos Técnicos da Administração ............................................................................................................. 28 2.7 Exercícios ......................................................................................................................................................................... 29 Módulo 3 – Teorias Mecanicistas (Abordagem Clássica da Administração) ........................................................... 33 3 Aspectos Introdutórios Referentes as Teorias Mecanicistas ..................................................................................... 34 3.1 Frederick Winslow Taylor e os Princípios da Administração Científica ........................................................... 34 3.1.1 Princípios da Administração Científica .................................................................................................................. 36 3.1.2 Considerações Acerca da Administração Científica ............................................................................................. 37 3.1.3 Os Seguidores de Taylor ........................................................................................................................................... 38 3.1.3.1 Estudo de movimento: Frank e Lilian Gilbreth ................................................................................................ 38 3.1.3.2 Gráficos: Henry Gantt ............................................................................................................................................ 40 3.1.3.3 Linha de Montagem: Henry Ford ........................................................................................................................ 40 3.1.3.3.1 Os princípios de Ford ......................................................................................................................................... 41 3.2 Henri Fayol: Teoria Administrativa ou Clássica ...................................................................................................... 43 3.2.1 Os Estudos de Henri Fayol ....................................................................................................................................... 43 3.2.2 Os 14 Princípios da Administração de Fayol ....................................................................................................... 44 3.2.3 Os Elementos da Teoria Administrativa de Fayol ............................................................................................... 45 3.2.4 As Funções Administrativas de Henri Fayol ......................................................................................................... 45 3.2.5 Considerações Acerca da Teoria Administrativa .................................................................................................. 46 3.3 A Teoria da Burocracia de Max Weber ..................................................................................................................... 46 3.3.1 Características da burocracia segundo Weber ....................................................................................................... 47 3.3.3 Disfunções da Burocracia .......................................................................................................................................... 48 3.3.4 Sugestões de melhorias no modelo burocrático de organização, utilizando como base a administração contemporânea, a fim de evitar as disfunções da burocracia ......................................................................................... 49 3.4 Comparação Entre as Teorias de Taylor, Fayol e Weber ...................................................................................... 53 3.5 Exercícios: ........................................................................................................................................................................53 Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 3.6 Estudos de Caso: ............................................................................................................................................................. 56 3.6.1 Estudo de Caso – Teoria da Administração Científica ....................................................................................... 56 3.6.2 Estudo de caso a respeito das Funções Gerenciais de Fayol ............................................................................... 56 3.6.3 Estudo de Caso – Teoria da Burocracia ................................................................................................................. 57 3.7 Teste autoconhecimento ............................................................................................................................................... 59 Módulo 4 – As Teorias de Transição ............................................................................................................................... 61 4 Introdução ........................................................................................................................................................................... 62 4.1 Mary Parker Follett ........................................................................................................................................................ 62 4.1.1 O Princípio de Grupo ................................................................................................................................................ 62 4.1.2 A Lei da Situação ........................................................................................................................................................ 63 4.1.3 Críticas aos Estudos de Mary Follett ...................................................................................................................... 64 4. 2 Chester Irving Barnard ................................................................................................................................................. 64 4.2.1 A Natureza do Sistema Social Cooperativo .......................................................................................................... 65 4.2.2 As Funções do Executivo........................................................................................................................................... 66 4.3 Síntese das Teorias Transitórias .................................................................................................................................. 67 4.4 Exercícios ................................................................................................................................................................... 67 4.5 Cases .................................................................................................................................................................................. 67 Módulo 5 – A Escola das Relações Humanas ................................................................................................................ 69 5 Introdução ........................................................................................................................................................................... 70 5.1 A Psicologia Industrial .................................................................................................................................................. 70 5.2 Os Estudos de Hawthorne ........................................................................................................................................... 72 5.2.1 A Experiência de Hawthorne .................................................................................................................................... 72 5.2.2 Conclusões e contribuições de Hawthorne ............................................................................................................ 77 Módulo 6 – As Teorias Comportamentalistas ................................................................................................................ 78 6 Introdução ........................................................................................................................................................................... 79 6.1 Abraham H. Maslow e a Teoria das Necessidades Humanas ............................................................................... 80 6.1.1 Considerações sobre a hierarquia das necessidades humanas ............................................................................. 82 6.2 Frederick Herzberg e a Teoria dos Dois Fatores ..................................................................................................... 82 6.3 Douglas McGregor e as Teorias X e Y ...................................................................................................................... 85 6.4 Exercícios ......................................................................................................................................................................... 87 6.5 Exercício de Auto avaliação: .................................................................................................................................. 89 Módulo 7 – A Teoria das Contingências ......................................................................................................................... 90 7 Introdução ........................................................................................................................................................................... 91 7 .1 Considerações sobre a Gestão de Contingência ...................................................................................................... 91 Módulo I - A Profissão de Administrador Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 4 1.1 A Finalidade do CFA (Conselho Federal de Administração)1 CFA tem como principais finalidades propugnar por uma adequada compreensão dos problemas administrativos e sua racional solução, orientar e disciplinar o exercício da profissão de Administrador, dirimir dúvidas suscitadas nos Conselhos Regionais, julgar, em última instância, os recursos de penalidades impostas pelo CRA, votar e alterar o Código de Ética Profissional dos Administradores, além de zelar pela sua fiel execução, e promover estudos e campanhas em prol da racionalização administrativa do País. O Conselho Federal de Administração é um órgão normativo, consultivo, orientador e disciplinador do exercício da profissão de Administrador, sediado na capital federal, responsável por controlar e fiscalizar as atividades financeiras e administrativas do Sistema CFA/CRAs. Este, que tem como missão promover a difusão da Ciência da Administração e a valorização da profissão do Administrador visando a defesa da Sociedade, é integrado pelo CFA e pelos 27 Conselhos Regionais de Administração – CRAs, sediados em todos os Estados da Federação. Cada CRA tem por finalidade dar execução às diretrizes formuladas pelo Conselho Federal, fiscalizar, na área da respectiva jurisdição, o exercício da profissão de Administrador; organizar e manter o registro de Administrador; julgar as infrações e impor as penalidades referidas na Lei n° 4.769/65, expedir as Carteiras Profissionais dos Administradores, além de elaborar o seu Regimento para exame e aprovação pelo CFA. O CFA também se reveste de Tribunal Superior de Ética dos Administradores, para julgar processos éticos em 2ª instância. Mas em sua estrutura organizacional possui uma ampla estrutura composta do Plenário, Câmaras setoriais, Diretoria, Comissões e Assembléia de presidentes de CRAs. 1.2 O que é o CRA (Conselho Regional de Administração)2 CRA é um órgão consultivo, orientador, disciplinador e fiscalizador do exercícioda profissão de Administrador. É uma autarquia Federal dotada de personalidade jurídica de direito público, com autonomia técnica, administrativa e financeira. Não recebe nenhuma subvenção do Governo Federal, sendo mantida pela anuidade, paga pelos profissionais registrados. 1.3 Registro dos Administradores3 1.3.1 O que é o registro profissional? a inscrição do Bacharel em Administração no CRA, o que habilita para o exercício legal da profissão de Administrador. Sem o registro o bacharel não pode se denominar Administrador e tão pouco atuar em quaisquer dos campos privativos dessa profissão. 1.3.2 Por que se registrar? omente quem se registra no CRA recebe a Carteira de Identidade Profissional de Administrador, válida como documento de identidade em todo o território nacional e comprovante de que está habilitado para o exercício da profissão de Administrador em seu estado. Além de ser uma obrigação legal o registro no CRA é um ato de consciência profissional, pois, além de estar atuando regularmente, o Administrador está contribuindo para a valorização e fortalecimento da sua profissão. 1.3.3 Áreas e Atividades de Atuação A área de atuação privativa do Administrador está disposta no art. 2º da Lei 4.769/65 e art. 3º de seu Regulamento, aprovado pelo Decreto 61.934/67. 1 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO: (Brasil). Finalidade. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/liberiunportal- admin/estruturas/menu-superior/cfa-1/o-cfa>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 2 CRA - CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Conheça o CRA. Disponível em: <http://www.crasc.org.br/o-que-e-o- cra>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 3 CRA - CONSELHO REGIONAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Registro dos Administradores. Disponível em: <http://www.crasc.org.br/registro-administradores>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. O O É S Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 5 Tabela 1: Principais áreas e atividades da administração. Á re as Administração Financeira Administração de Material Administração Mercadológica/ Marketing Administração de Produção Administração e Seleção de Pessoal/Recursos Humanos/Relações Industriais Orçamento Organização e Métodos e Programas de Trabalho Campos Conexos A ti vi d ad es Análise Financeira Administração de Estoque Administração de Vendas Controle de Produção Cargos e Salários Controle de Custos Administração de Empresas Administração de Consórcio Assessoria Financeira Assessoria de Compras Canais de Distribuição Pesquisa de Produção Controle de Pessoal Controle e Custo Orçamentári o Análise de Formulário Administração de Comércio Exterior Assistência Técnica Financeira Assessoria de Estoques Consultoria Promocional Planejamento de Produto Coordenação de Pessoal Elaboração de Orçamento Análise de Métodos Administração Hospitalar Consultoria Técnica Financeira Assessoria de Materiais Coordenação de Promoções Planejamento e Análise de Custo Desenvolvimento de Pessoal Empresarial Análise de Processos Administração de Condomínios Orientação Financeira Catalogação de Materiais Estudo de Mercado Interpretação de Performances Implantação de Sistemas Análise de Sistemas Administração de Imóveis Diagnóstico Financeiro Codificação de Materiais Informações Comerciais - Extra - Contábeis Locação de Mão-de-Obra Projeções Assessoria Administrativa Administração de Processamento de Dados/Informática Pareceres de Viablilidade Financeira Controle de Materiais Marketing Pessoal Administrativo Provisões e Previsões Assessoria Empresarial Administração Rural Projeções Financeiras Estudo de Materiais Pesquisa de Mercado Pessoa de Operações Assistência Administrativa Factoring Projetos Financeiros Logística Pesquisa de Desenvolvimento de Produto Recrutamento Auditoria Administrativa Turismo Sistemas Financeiros Orçamento e Procura de Materiais Planejamento de Vendas Recursos Humanos Consultoria Administrativa Administração de Bens e Valores Planejamento de Compras Promoções Seleção Controle Administrativo Administração de Capitais Sistema de Suprimento Técnica Comercial Treinamento Gerência Administrativa e de Projetos Controladoria Técnica de Varejo (grandes magazines) Implantação de Controle e de Projetos Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 6 Continuação. Á re as Administração Financeira Administração de Material Administração Mercadológica/ Marketing Administração de Produção Administração e Seleção de Pessoal/Recursos Humanos/Relações Industriais Orçamento Organização e Métodos e Programas de Trabalho Campos Conexos A ti vi d ad es Controle de Custos Implantação de Estruturas Empresariais Levantamento de Aplicação de Recursos Implantação de Métodos e Processos Arbitragens Implantação de Planos Controle de Bens Patrimoniais Implantação de Serviços Participação em outras Sociedades - (Holding) Implantação de Sistemas Planejamento de Recursos Organização Administrativa Plano de Cobrança Organização de Empresas Projetos de Estudo e Preparo para Financiamento Organização e Implantação de Custos Pareceres Administrativos Perícias Administrativas Planejamento Empresarial Planos de racionalização e Reorganização Processamento de Dados/informática Racionalização Fonte: Adaptado do Conselho Federal de Administração – CFA (2011).4 4 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Campos de Atuação. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/fiscalizacao-registro/destaques/conteudo-1/teste-pagina-conteudo-02>. Acesso em: 22 jan. 2012. Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 7 1.4 Dia do Administrador5 Nove de setembro é o "Dia Nacional do Administrador", por ser a data de assinatura da Lei nº 4769, de 9 de setembro de 1965, que criou a profissão de Administrador. O dia do Administrador foi instituído pela Resolução CFA nº 65/68, de 09/12/68. 1.5 Símbolo da Profissão6 Este é o Símbolo do Sistema CFA/CRAs. Deverá ser usado nas suas várias versões, em toda a comunicação visual dos Conselhos Federal e Regionais de Administração. O Símbolo é composto de um emblema que representa a profissão de Administrador, cuja concepção e composição é detalhada no "Manual de Identidade Visual da Profissão7", inclusive especificações de cores, para aplicação em policromia ou em preto e branco. 1.5.1 Histórico do Surgimento do Símbolo do Administrador no Brasil O Conselho Federal de Administração promoveu em 1979 um concurso nacional para a escolha de um símbolo que o representasse. Para tanto, foram convidados personalidades relacionadas às artes gráficas, como o industrial José E. Mindlin, o especialista em heráldica Adm. Rui Vieira da Cunha, o grafista Adm. Zélio Alves Pinto, o arquiteto Alexandre Wollner, além dos Presidentes dos Conselhos Regionais de Administração do Rio de Janeiro e de São Paulo, Adm. Antônio José de Pinho e Adm. Roberto Carvalho Cardoso, e do Conselheiro Federal Arlindo BragaSenna, para compor um corpo de jurados que deveriam julgar e escolher o Símbolo da Profissão do Administrador. O concurso recebeu trezentas e nove sugestões, vindas de quase todos os Estados brasileiros. Estes trabalhos foram analisados por sete membros do júri e teve como primeiro resultado a seleção de 40 (quarenta) trabalhos para serem escolhidos na segunda fase de julgamento. No dia9 de abril de 1980, em Brasília/DF, foram selecionados 10 (dez) trabalhos para uma segunda fase de julgamento. A escolha final, dificílima, devido às linguagens gráficas distintas e oriundas das diversas regiões do país, finalmente legitimou o símbolo já bastante conhecido, que representa em todo o território nacional a profissão do Administrador. O trabalho escolhido foi apresentado por um grupo de Curitiba, denominado "Oficina de Criação". O símbolo escolhido para identificar a profissão do Administrador tem a seguinte explicação pelos seus autores: "A forma aparece como intermediário entre o espírito e a matéria". Para Goethe o que está dentro (ideia), está também fora (forma). 1.5.2 Justificativa O quadrado é o ponto para atingir o símbolo, uma condensação expressiva e precisa correspondente ao (intensivo/qualitativo), por contraposição ao (extensivo/quantitativo). 5 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Dia do Administrador. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/pagina-teste-02>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 6 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Símbolo. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/o-simbolo>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. 7 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Manual da Identidade Visual da Profissão. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/downloads/Identidade%20Visual.pdf>. Acesso em: 22 jan. 2012. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 8 1.5.3 O Quadrado como o Ponto de Partida Uma forma básica, pura, onde o processo de tensão de linhas é recíproco. Sendo assim, os limites verticais/horizontais entram em processo recíproco de tensão. Uma justificativa para a profissão, que possui também certos limites em seus objetivos: Organizar; Dispor para funcionar reunir; Arbitrar; Relatar; Planejar; Dirigir; Encaminhar os diferentes aspectos de uma questão / para um objetivo comum. O quadrado é regularidade, possui sentido estático quando apoiado em seu lado, é sentido dinâmico quando apoiado em seu vértice, (a proposição escolhida). 1.6 Perfil do Graduando dos Cursos de Administração8 O Quadro 1 traz uma amostra do que seria o perfil ideal para o administrador. 8 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 200.3 [Texto retirado na íntegra das págs.05-06]. As flechas laterais indicam os objetivos da profissão, as metas a serem atingidas. As flechas centrais indicam para um ponto comum. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 9 Quadro 1 PERFIL DO GRADUANDO DOS CURSOS DE ADMINISTRAÇÃO 1 Internalização de valores de responsabilidade social, justiça e ética profissional; 2 Formação humanística e visão global que o habilite a compreender o meio social, político, econômico e cultural no qual está inserido e a tomar decisões em um mundo diversificado e interdependente; 3 Formação técnica e científica para atuar na administração das organizações, além de desenvolver atividades específicas da prática profissional em consonância com as demandas mundiais, nacionais e regionais; 4 Competência para empreender, analisando criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas transformações; 5 Capacidade de atuar em equipes multidisciplinares; 6 Capacidade de compreensão da necessidade do contínuo aperfeiçoamento profissional e do desenvolvimento da autoconfiança. Fonte: Ministério da Educação e Desporto, Comissão do Curso de Administração para o Exame Nacional de Cursos. O Quadro II apresenta as habilidades necessárias que os graduandos dos Cursos de Administração precisam desenvolver para atender o perfil descrito no Quadro I. Quadro 2 AS HABILIDADES NECESSÁRIAS PARA ESSE PERFIL 1 Comunicação e Expressão: estabelecer comunicação interpessoal, expressar-se corretamente nos documentos técnicos específicos e interpretar a realidade das organizações; 2 Raciocínio lógico, crítico e analítico: utilizar raciocínio lógico, crítico e analítico, operando com valores e formulações matemáticas e estabelecendo relações formais e causais entre fenômenos. Ser capaz também de interagir criativamente diante dos diferentes contextos organizacionais e sociais; 3 Visão sistêmica e estratégica: compreender o todo administrativo, de modo integrado, sistêmico e estratégico, bem como suas relações com o ambiente esterno; 4 Criatividade e iniciativa: propor e implementar modelos de gestão, inovar e demonstrar um espírito empreendedor; 5 Negociação: resolver situações com flexibilidade e adaptabilidade diante de problemas e desafios organizacionais; 6 Tomada de decisão: ordenar atividades e programas, decidir entre alternativas e identificar e dimensionar riscos; 7 Liderança: selecionar estratégias adequadas de ação, visando a atender interesses interpessoais e institucionais; 8 Trabalho em Equipe: selecionar procedimentos que privilegiem formas de atuação em prol de objetivos comuns. Fonte: Lacombe e Heiborn (2003, p.05-06). Essas habilidades não diferem, na maioria dos casos, das que os empresários desejam para os administradores das suas empresas. A seleção de novos administradores considera como qualidades importantes o domínio do inglês e da informática. 1.7 Salários e Honorários do Administrador9 O CFA não tem competência legal para estabelecer o piso salarial do Administrador. No entanto, segundo dados da pesquisa realizada pelo CFA sobre o Perfil Nacional do Administrador, a renda individual com maior incidência de respostas foi observada na faixa entre 5,1 e 10,0 salários-mínimos. Considerando-se os pontos médios das faixas e o número de respondentes em cada uma, a renda média aproximada do Administrador apurada foi de 11,51 salários-mínimos, sinalizando uma renda média individual aproximada de R$ 4.028,00 (quatro mil e vinte e oito reais-maio/2006). O honorário é livre para cada profissional, dependendo de sua experiência, atividade e dos serviços prestados, devendo no entanto, ser atendida a planilha como parâmetro para evitar-se o aviltamento entre os próprios profissionais Esta planilha procurou atender aos campos privativos dos Administradores, determinados pela lei 4769 de 09.09.1965. Foram adotados três valores específicos: mínimo, médio e máximo, para serem aplicados em conformidade com o faturamento bruto anual das pessoas jurídicas. VALOR MÍNIMO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual até R$ 240.000,00. VALOR MÉDIO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual de R$ 240.000,00 a R$ 2.400.000,00. 9 CFA – CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO (Brasil). Salários e Honorários. Disponível em: <http://www2.cfa.org.br/administrador/destaques/conteudo-1/salario-e-honorarios>. Acesso em: 22 jan. 2012. [Texto retirado na íntegra]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 10 VALOR MÁXIMO, a ser aplicado para prestação de serviços a pessoas jurídicas com faturamento bruto anual acima de R$ 2.400.001,00. De conformidade com o Artigo 1º da Resolução Normativa CFA Nº 254 de 19.04.2001 é obrigatório a assinatura e a citação do número do registro no Conselho Regional de Administração em todos os documentos elaborados pelo Administrador em decorrência de sua atividade profissional. A unidade de trabalho é a Hora Técnica (HT), de sessenta minutos à disposição do cliente. Sugestão de Piso Salarial: Tendo em vista a existência de salário mínimo profissional para a categoria profissionalsugerimos: valor de ingresso 6 S.M. (salários mínimos) para profissional recém formado, e, de 8 S.M. (salários mínimos) para profissional com mais de 03 anos de experiência. PLANILHA ORIENTATIVA PARA COBRANÇA DE HONORÁRIOS SOBRE SERVIÇOS TÉCNICOS PRESTADOS POR ADMINISTRADOR Início de Vigência: 01.06.2011 Aprovada em AGO de 20.05.2011 em Salvador/BA Tabela 2 Grupo Mínimo Médio Máximo 01 - Administração Financeira 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 02 - Administração de Materiais 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 03 - Administração Mercadológica 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 04 - Administração da Produção 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 05 – Rel. Ind. e Adm. de RH/ Sel. Pessoal Relações Industriais 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 06 – Orçamento 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT 07 - Organização e Métodos - Programação de Trabalho 48,61 HT 140,75 HT 225,00 HT A) Elaboração de pareceres, relatórios, planos, projetos, arbitragens e laudos, em que se exija a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de organização. 225,00 HT 225,00 HT 225,00 HT B) Pesquisas, estudos, análises, interpretação, planejamento, implantação, coordenação e controle dos trabalhos nos campos de adm. geral, com adm. e seleção de pessoal, organização, análise, métodos de programação de trabalho, orçamento, administração da produção, rel. industriais, bem como outros campos em que estes se descobrem ou com os quais sejam conexos. 225,00 HT 225,00 HT 225,00 HT C) As empresas que atuam nas áreas de Adm. de Bens e Valores; Adm. de móveis e Condomínios, Adm. de Cooperativas; Adm. De Produção; Adm. de Ticket Refeição; Adm. de Transporte; Adm. Hospitalar; Adm. Hoteleira; Adm. Mercadológica; Adm. Rural; Assess. e Consultoria Financeira Orçamentária; Adm. de Consórcio, Adm. Com. Exterior; Adm. de Process. De Dados e Adm. de Factoring, em cumprimento a Lei 4.769 de 09/09/65 deverão ter um Administrador como responsável técnico e seus honorários serão calculados com base na sua disponibilidade à empresa. 50,30 HT 140,75 HT 225,00 HT Tabela 3: Classificação das Atividades por Grupo GRUPO 01 – ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 01 - Análise Financeira 02 - Assessoria Financeira 03 - Assistência Técnica Financeira 04 - Consultoria Técnica Financeira 05 - Diagnóstico Financeiro 06 - Orientação Financeira 07 - Pareceres Viabilidade Financeira 08 - Projeções Financeiras 09 - Projetos Financeiros 10 - Sistema Financeiro 11 - Adm. de Bens e Valores 12 - Adm. de Capitais 13 - Controladoria 14 - Controle de Custos 15 - Levant. de Aplicações de Recursos 16 - Arbitragens 17 - Controle de Bens Patrimoniais 18 - Participação em outras Sociedades (Holding) 19 - Planejamento de Recursos 20 - Plano de Cobrança 21 - Projetos de estudo e preparo p/ financiamento GRUPO 02 – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 01 - Administração de Estoque 02 - Assessoria de Compras 03 - Assessoria de Estoques 04 - Assessoria de Materiais 05 - Catalogação de Materiais 06 - Codificação de Materiais 07 - Controle de Materiais 08 - Estudo de Materiais 09 - Logística 10 - Orçamento e Procura de Materiais 11 - Planejamento de Compras 12 - Sistema de Suprimento Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 11 Continuação. GRUPO 03 – ADMINISTRAÇÃO MERCADOLOGICA 01 - Administração de Vendas 02 - Canais de Distribuição 03 - Consultoria Promocional 04 - Coord. de Promoções 05 - Estudos de Mercado 07 – Marketing 08 - Pesquisa de Mercado 09 - Pesquisa de Desenvolvimento de Produtos 10 - Planejamento de Vendas 11 - Promoções 12 - Técnica Comercial 13 – Técnicas de Varejo (grandes magazines) GRUPO 04 – ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO 01 - Controle de Produção 02 - Pesquisa de Produção 03 - Planejamento de Produção 04 - Planejamento e Análise de Custo GRUPO 05 – RELAÇÕES INDUSTRIAIS E ADMINISTRAÇÃO E SELEÇÃO PESSOAL 01 - Cargos e Salários 02 - Controle de Pessoal 03 - Coordenação de Pessoal 04 - Desenvolvimento de Pessoal 05 - Interpretação de Performances 06 - Locação de Mão- de- Obra 07 - Pessoal Administrativo 08 - Pessoal de Operação 09 - Recrutamento 10 - Recursos humanos 11 - Seleção 12 – Treinamento GRUPO 06 – ORÇAMENTO 01 - Controle de Custos 02 - Controle de Custo Orçamentário 03 - Elaboração de Orçamento 04 - Empresarial 05 - Implantação de Sistema 06 - Projeções 07 - Provisões e Previsões GRUPO 07 – ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS E PROGRAMAS DE TRABALHO 01 - Administração de Empresas 02 - Análises de Formulários 03 - Análise de Métodos 04 - Análise de Processos 05 - Análise de Sistema 06 - Assessoria Administrativa 07 - Assessoria Empresarial 08 - Assistência Administrativa 09 - Auditoria Administrativa 10 - Consultoria Administrativa 11 - Controle Administrativo 12 - Ger. Adm. e de Projetos 13 - Implantação de Controle e Projetos 14 - Implantação de Estruturas Empresariais 15 - Implantação de Métodos e Processos 16 - Implantação de Planos 17 - Implantação de Serviços 18 - Implantação de Sistemas 19 - Organização Administrativa 20 - Organização de Empresas 21 - Organização e Implantação de Custos 22 - Pareceres Administrativos 23 - Perícias Administrativas 24 - Planejamento Empresarial 25 - Planos Racion. e Reorganização 26 - Processamento de Dados 27 - Projetos Administrativos 28 – Racionalização Tabela 4: Tabela Orientativa de Honorários para elaboração de Laudo Pericial. Atividades Mínimo R$ Hora técnica operacional ou judicial 140,00 Hora técnica estratégica ou consultas 240,00 Operações financeiras simples sem diligência 1.155,00 Operações financeiras - contratos SFH ou Hipotecário 1.750,00 Operações financeiras - contrato de leasing 1.750,00 Operações financeiras complexas (mais de um contrato) 2.500,00 Operações financeiras complexas - renovação confissão de dívidas 2.500,00 Operações financeiras complexas - ACC, Vendor 2.500,00 Operações financeiras complexas - desconto de títulos 1.750,00 Operações financeiras complexas - factoring 2.500,00 Operações financeiras simples: c/c cheque especial 1.500,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades pequenas 5.060,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades médias (Ltdas, S/A‟s) 6.500,00 Dissolução de sociedade - Apuração de Haveres de sociedades grandes (Ltdas, S/A‟s) 9.000,00 Indenização de lucros cessantes 2.500,00 Execuções fiscais - Estadual 2.500,00 Execuções fiscais - Federal 3.750,00 Recuperação judicial, extrajudicial, falência do empresário e sociedade empresária 3.750,00 Perícia Trabalhista - Cálculos 1.500,00 Continuação. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 12 Continuação. Atividades Mínimo R$ Laudos e Pareceres 1.500,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Hora técnica - Atividades Ope. 140,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Consultas, Orientações e Plan. 435,00 Laudo: Cisão, Fusão, Transformação ou Incorporação - Laudo Completo ((Ltdas, S/A‟s) 4.250,00 Outras remunerações ou laudos/pareceres: Crimes contra ordem pública / rel. consumo 4.250,00 Fundo de Comércio, Apuração (Ltdas, S/A‟s) 4.250,00 Demais procedimentos, quesitos, consultas, etc. - Hora técnica 140,00 Honorários: administrador, síndico, comissário, liquidante ou interventor (mensal) 4.360,00 Exercício: Você sabe ouvir? L.A Costacurta Junqueira Afirma-se, nos meios intelectuais que: sem ouvir o outro, não há empatia. Sem empatia, não há inteligência emocional. Sem inteligência emocional desenvolvida as relações não prosperam, ouvinte e falante não crescem! Verifique o quanto você é um ouvinte: Ser bom ouvinte é fundamental em qualquer relação pessoal ou profissional. Leia as questões a seguir, avalie-se em relação a cada uma das características a seguir, usando a escala ao lado de cada pergunta formulada. Responda as questões em termos da realidade atual; não procure acertar ou buscar alternativasideais, mas não reais. O teste vai identificar você neste momento. Ao conferir seus resultados você terá pistas em como melhorar sua competência de “saber ouvir”. 1. Você permite que o outro se expresse sem interrompê-lo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 2. Você escuta nas “entrelinhas”, procurando o sentido oculto das palavras, especialmente quando a pessoa usa linguagem de significado não claro? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 3. Você se esforça para desenvolver sua habilidade para reter informações importantes? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 4. Você registra os detalhes mais importantes de uma conversação? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 5. Ao recordar um acontecimento qualquer, você se preocupa em localizar e registrar fatos mais importantes e as palavras-chave? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 13 6. Você repete para o seu interlocutor os detalhes essenciais de uma conversa, antes que ela chegue ao fim, visando confirmar o que foi entendido? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 7. Quando em uma conversa com outra pessoa, você começa a imaginar a resposta a qualquer colocação apenas quando o outro já expressou suas ideias? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 8. Você evita tornar-se hostil ou excitado quando o ponto de vista do seu interlocutor difere do seu? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 9. Você ignora outros fatos paralelos à conversa quando está ouvindo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre 10. Você sente e transmite interesse verdadeiro pelo que o outro está dizendo? 1. Nunca 2. Raramente 3. Quase sempre 4. Sempre Interpretação: Pesos Sempre Quase sempre Raramente Nunca 4 3 2 1 Número de vezes em cada alternativa Multiplique o número de vezes em cada alternativa versus o peso de cada um Pontuação obtida Qual o seu desempenho como ouvinte? 32 ou mais pontos: você é um bom ouvinte, alguém que desperta confiança e que sabe captar as idéias dos seus interlocutores; 27 a 31 pontos: você é um ouvinte médio; 22 a 26 pontos: mostram a necessidade de uma ideia consciente da arte de bem ouvir, a fim de superar algumas deficiências; Abaixo de 21 pontos: provavelmente, boa parte das mensagens que você escuta são deturpadas e retransmitidas com “interferências”; Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 14 Você poderá melhorar muito sua capacidade de ouvir e de seus companheiros, se puser em prática as seguintes técnicas: Aprenda a permitir que os outros expressem seus pensamentos sem interrompê-los; Aprenda a ouvir nas “entrelinhas” (gestos, silêncios, tom da voz, ênfase em algumas palavras) pois sem sempre o outro diz tudo só com palavras; Concentre-se em desenvolver a sua capacidade de retenção do que ouve. Se for uma negociação, não faça muitas anotações durante a negociação. Trabalhe mais com a memória, escrevendo apenas o que for mais significativo; Não “tire do ar” seu interlocutor, se você achar que aquilo que ele está dizendo não lhe interessa; Não se exalte ou se irrite caso as ideias do outro forem contrárias as suas convicções; Aprenda a não prestar atenção às interferências do ambiente (barulhos, conversas paralelas, pessoas passando etc.); De acordo com suas respostas ao teste, anote os pontos que você acredita que precisam ser melhorados para tornar-se um bom ouvinte; Por fim, elimine o nunca e o raramente de suas respostas, por meio de um trabalho consciente (por exemplo, porque eu NUNCA ou RARAMENTE me interesso pelo que o outro está dizendo? Por que NUNCA ou RARAMENTE consigo me concentrar na conversa?....) Você poderá alcançar significativas melhoras nas suas relações com seus amigos, subordinados, cliente, parceiros e superiores. Módulo 2 - A Administração Contemporânea Módulo Curso de Administração - UNESC Prof.Msc.Gisele Silveira Coelho Lopes 16 2 Definição da Administração ma das atividades humanas mais importantes é administrar. Desde que as pessoas começaram a formar grupos para obter metas que não podiam cumprir como indivíduos, a administração foi essencial para assegurar a coordenação dos esforços individuais. À medida que a sociedade chegou a depender cada vez mais do esforço em grupo e que muitos grupos organizados se tornaram grandes, a tarefa dos gerentes foi crescendo em importância10. 2.1 Por que estudar Administração? A primeira razão da se estudar administração é o interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas, porque todos interagem com todos, cada dia, dentro das organizações. Por acaso, alguém não se sentiria aborrecido ao despender três horas na alfândega só para ter sua bagagem liberada? Alguém não ficaria perplexo se nenhum dos vendedores de uma loja de departamentos parecesse interessado em ajudar na compra/venda? E quando alguém ouve que o governo desperdiça milhões de dólares em ações sem resultados, o que percebe? Esses são alguns exemplos de problemas causados por “administração pobre”. Organizações bem administradas desenvolvem consistência, crescimento e prosperidade; já as mal administradas declinam e, muitas vezes, morrem. Algumas organizações conseguem se recuperar do declínio, com certeza, utilizando-se de recursos administrativos altamente eficazes.11 São as organizações que executam quase todas as atividades na sociedade moderna. As organizações complexas representam um dos elementos mais importantes da sociedade atual. Em geral as pessoas nascem em hospitais, são educadas em escolas e trabalham em uma organização. Tiram grande parte de sua satisfação material, social e cultural de organizações. O caminho para a compreensão do homem moderno e da sociedade em que vive conduz, portanto, ao estudo das organizações complexas.12 As organizações obtêm, em média, desempenho tão superior aos indivíduos, que, na maioria dos casos, fica difícil a uma pessoa competir sozinha com aquilo que está sendo executado por uma organização.13 Organização é um grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns. Incluem-se nesta definição as empresas, universidades, hospitais, escolas, creches, associações culturais, partidos políticos, sindicatos, clubes, condomínios, cooperativas, famílias, organizações não-governamentais, associações de classes profissionais, corporações militares, associações de moradores de bairro, entre outros. Quase tudo, portanto, é feito por meio de organizações. Por que isso acontece? Por que existem organizações e qual a sua origem? Quando o homem começou a constituir organizações? Desde tempos pré-históricos existem organizações e podemos dizer que existem organizações em outras espécies animais.14 10 KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz; CANNICE, Mark V.. Administração: Uma Perspectiva Global e Empresarial. 13. ed. São Paulo: Mcgraw Hill, 2009. [Texto retirado na íntegra – p.04]. 11 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra – p.04]. 12 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003 [Texto retirado na íntegra das pág.13]. 13 Lacombe e Heiborn (2003, p.13). 14 Lacombe e Heiborn (2003, p.13). U Uma das atividades humanas mais importantes é administrar. ADMINISTRAÇÃO é o processo de definir e manter um ambiente no qual indivíduos que trabalham juntos em grupos cumpram metas específicas de maneira eficiente e eficaz. É bom notar que está cada vez mais difícil se recuperar de situaçõescaóticas, o que vale dizer que, cada vez mais, o declínio significa a morte da organização. (SILVA, 2008, p.04) Organização Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objetivos comuns. Por que estudar administração? Interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 17 2.2 A Administração de Hoje A complexidade do mundo atual envolve todos os elementos de maneira interligada ou inseridas em um contexto em que eles não são tratados individualmente. Assim, também funciona a administração de organizações. Com o passar do tempo estudos administrativos eram feitos em busca de formas para melhorar o desempenho da organização, aumentar a produtividade e os lucros. Com isso, várias formas de fabricar produtos e aprimorar as ações e relacionamentos da empresa foram desenvolvidas. Tudo isso devido às mudanças ocorridas na sociedade e diversos fatores resultantes dessa mudança.15 Os reflexos da Globalização vêm se consolidando com diversas empresas que estão se expandindo para fora dos limites de seu país de origem. Os negócios internacionalizados levam as empresas a enfrentar uma competição mais acirrada independente do tipo seu tipo de organização. Diante disso, quais as mudanças que ocorreram na atuação das organizações com a globalização? Pode-se dizer que a globalização propiciou um aumento na área de atuação das organizações, além disso, aumentou consideravelmente a concorrência e a possibilidade de obter lucro devido ao câmbio de diferentes países.16 Ademais, as Mudanças Tecnológicas ocorreram recentemente e ainda estão ocorrendo, como podemos ver nos avanços tanto da informática, quanto da indústria farmacêutica, no setor agropecuário e em outras diversas áreas. Desde os anos 90 até hoje, o número de mulheres que fazem parte da força de trabalho aumentou rapidamente, incluindo mulheres casadas e com filhos pequenos. Além da abrupta entrada feminina no mercado, a diversidade também se deve ao número de pessoas que trabalham com outras nacionalidades e culturas devido à globalização. 17 Outro ponto digno de nota é que em função da Globalização e das Mudanças Tecnológicas houve mudanças significativas nas expectativas da sociedade. Primeiro, tinha-se que as empresas melhoravam a sociedade gerando empregos e produzindo produtos e serviços. Depois houve a necessidade de se criar creches para os filhos de seus funcionários, financiamentos para adquirirem a casa própria, etc. Atualmente, essa responsabilidade teve bastante repercussão em relação ao meio-ambiente, à ética e à responsabilidade social das empresas na sociedade e no ambiente em que atua.18 O Ambiente Organizacional é onde se encontram as pressões e forças externas ou internas às organizações e que influenciam a administração. 2.3 O Sistema Organizacional e a Teoria Geral de Sistemas Organização, como produto resultante do processo de organizar, é denominada dentro do enfoque da Teoria Geral dos Sistemas, de sistema organizacional.19 A Teoria Geral dos Sistemas surgiu de uma percepção dos cientistas de que certos princípios e conclusões eram válidos e aplicáveis a diferentes ramos da ciência. Imbuído dessa filosofia, o biólogo alemão Ludwig von Bertalanffy lançou em 1937 as bases da 15 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra] 16 Coelho (2008, p.04). 17 Coelho (2008, p.06). 18 Coelho (2008, p.08). 19 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 200.3 [Texto retirado na íntegra da pág.20]. Como ficou o ambiente empresarial em relação à diversidade cultural que veio ocorrer nas últimas décadas? O ambiente empresarial passou a ter mais mulheres e pessoas de diferentes culturas; Países, com diferentes costumes e línguas resultando na necessidade de as pessoas se adaptarem a esses novos fatores. Diferente do passado, quais as novas expectativas da sociedade em relação aos produtos, serviços e as empresas que os oferecem? Exigência quanto à qualidade do produto ou serviço em relação ao preço pago por eles; Surgiram novos conceitos, responsabilidade social e ética, que passaram a ser um novo item a ser procurado nos produtos, serviços e nas empresas. Sistema Organizacional É um sistema que contém elementos humanos e materiais empenhados, coordenadamente, em atividades orientadas para resultados, ligados por sistemas de informação e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 18 Teoria Geral dos Sistemas.20 A teoria foi amplamente reconhecida na administração, durante os anos 60. Sua difusão se deveu a uma necessidade de síntese e integração das teorias precedentes. De forma concomitante, o desenvolvimento de novas áreas científicas, como a informática, possibilitou a operacionalização e a aplicação de conceitos da Teoria dos Sistemas à Administração. Resumo Histórico do Principal Idealizador da Teoria Geral de Sistemas O principal idealizador e fundador da Teoria de Sistemas foi Karl Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), biólogo austríaco que realizou seus estudos preliminares com base no metabolismo, nos estados estáveis e, principalmente, nos sistemas abertos, os quais interagem fortemente com os seus ambientes, onde estão localizados os fatores e variáveis não controláveis. Bertalanffy realizou os seus estudos na Alemanha e depois foi desenvolver todos os seus trabalhos científicos nos Estados Unidos da América, até seu falecimento em 1972, na cidade de Buffalo, Estado de New York. Ele verificou, neste contexto, que existem duas premissas para o adequado tratamento dos sistemas abertos, representadas pela interdependência entre as partes ou subsistemas – para que o todo seja único e unitário -, e pela análise completa das realidades complexas do assunto que está sendo analisado. Os trabalhos de Bertalanffy focavam o campo da biologia, mas, em 1967, Eric J. Miller e Albert Kenneth Rice exploraram, ajustaram e complementaram estes trabalhos no enfoque das organizações. Esta situação facilitou, e muito, o estudo da administração das organizações, pois mostrou que cada organização é constituída por várias partes com funções específicas, para que a organização, como um todo, possa sobreviver e crescer ao longo do tempo, bem como esta organização é interativa com as variáveis que estão em seu ambiente. Pode-se considerar que a Teoria de Sistemas é uma das mais simples e, ao mesmo tempo, foi a que causou mais impacto, em curto período de tempo, nas organizações em geral. Na realidade, a aplicação da Teoria de Sistemas é a mais ampla possível, servindo para todas as ciências, tais como economia, sociologia, cibernética, comunicações, psicologia, medicina, engenharia. Verifica-se que Bertalanffy não concordava com a visão cartesiana do universo e, neste contexto, evidenciou uma abordagem orgânica da biologia, bem como tentou fazer aceitar a ideia de que o organismo é um todo maior que a soma das suas partes. Ele criticou a visão de que o mundo é dividido em diferentes áreas, como física, química, biologia, psicologia etc. Ao contrário, sugeria que se deve estudar os sistemas globalmente, de forma a envolver todas as suas interdependências, pois cada um dos elementos, ao serem reunidos para constituir uma unidade funcional maior, desenvolvem qualidades que não se encontram em seus componentes isolados.21 As empresas atuais são muito maiores e mais complexas. O mais usual é produzir, consertar e financiar aquilo que vendem. Também operam em ambientes complexos, em mudança acelerada, competitivos eglobais que podem transformar rapidamente vantagens competitivas em desvantagens competitivas. Como os gestores podem dar um sentido a essa complexidade dentro e fora de suas organizações? Uma maneira de lidar com a complexidade organizacional e ambiental consiste em adotar uma visão sistêmica das Organizações. 22 Um SISTEMA é um conjunto de elementos ou partes inter-relacionados formando um todo. Em vez de considerar uma parte de uma organização como distinta das demais partes, uma abordagem sistêmica incentiva os gestores a ampliar seu raciocínio buscando conexões entre diferentes partes da organização. De fato, uma das ideias mais importantes do método sistêmico da administração é que os subsistemas organizacionais são compostos por partes ou SUBSISTEMAS, sistemas menores no interior de sistemas maiores. Os subsistemas e suas conexões são importantes para a teoria de sistemas, em virtude da possibilidade de os gestores criarem sinergia. SINERGIA ocorre quando dois ou mais sistemas operando em conjunto podem produzir mais do que produziriam operando isoladamente.23 A Figura 1.1 ilustra como os elementos do sistema de administração operam juntos24. Estes fatores compõem os três elementos básicos do sistema em qualquer tipo de organização, visto que ele se insere no 20 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra da pág.58]. 21 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra das págs. 222-223]. 22 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra da pág. 38]. 23 WILLIAMS, Chuck. ADM. São Paulo: Cengage Learning, 2011. [Texto retirado na íntegra das págs. 38-39]. 24 Williams (2011, p.39). Su bs is te m as Sistema Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 19 ambiente onde as mudanças são características intrínsecas. As ENTRADAS (inputs) do sistema organizacional são os recursos que a empresa obtém ou extrai do ambiente. Compreendem as informações, o capital, a mão-de-obra, os equipamentos, a matéria-prima, etc. O PROCESSAMENTO se refere às competências das pessoas, aos procedimentos e à tecnologia adotada pela organização, tanto em termos administrativos quanto operacionais, para a transformação dos recursos utilizados em bens e serviços. As SAÍDAS (outputs) são os resultados do processamento e compreendem os produtos, serviços e informações que serão destinados ao ambiente e mais especificamente aos clientes ou usuários da organização. 25 Figura 1. 1: Visão Sistêmica das Organizações. Fonte: Adaptado de Ferreira, Reis e Fonseca (2002) e Williams (2011). O que se evidencia na Figura 1.1 é o atendimento aos objetivos que a organização moderna pretende atingir e o efeito “FEEDBACK” que o sistema oferece para a avaliação do desempenho da organização. Embora seja natural se considerar o lucro como o objetivo principal da empresa, entendemos que a satisfação dos clientes e usuários é o que efetivamente conduz à obtenção do lucro, porque traz vantagens competitivas mais permanentes como por exemplo, as compras repetitivas, a valorização da marca, a avaliação da qualidade e participação no mercado. O processo de feedback, isto é o retorno das informações para alimentar o sistema, irá aparecer na forma de uma avaliação qualitativa e quantitativa dos resultados da atividade organizacional e do grau de atendimento às necessidades que se pretende satisfazer. A obtenção dessas informações pode ser provocada (através de pesquisa de campo) ou aparecer naturalmente, desde que a organização esteja acompanhando e monitorando os seus registros internos e os dados oriundos do seu próprio ambiente.26 Enquanto os Sistemas Abertos podem funcionar sem interagir com seus ambientes, praticamente todas as organizações devem ser consideradas Sistemas Abertos que interagem com seus ambientes e dependem deles para sobreviver. Portanto, em vez de encarar aquilo que acontece no interior da organização como distinto do que ocorre fora dela, a abordagem sistêmica incentiva os gestores a buscar conexões entre diferentes partes da organização e as diferentes partes de seu ambiente.27 No que se refere aos ambientes que as organizações estão inseridas, há de se considerar três tipos de ambientes: macroambiente, microambiente e ambiente interno da organização. O MACROAMBIENTE possui forças externas e indiretas que influenciam a organização e não podem ser controladas. As empresas 25 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.63-64]. 26 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.64]. 27 Williams (2011, p.39). Feedback Estimulador Destaca e reforça pontos positivos e apresenta sugestões de melhoria. Feedback Corretivo Levanta críticas e faz objeções. O que é macroambiente? O macroambiente diz respeito ao ambiente geral da organização, no qual contém forças externas e indiretas sobre as quais a organização não tem controle. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 20 trabalham com o monitoramento de tendências para não correrem riscos tão grandes nos planos e ações28. Nesse ambiente torna-se fundamental utilizar a metodologia SLEPT que apresentam as variáveis incontroláveis do ambiente: SOCIAL - tradições culturais, valores, ideologias, pressões sociais e mitos, entre outros;29 LEGAL - leis e política do local onde atuam como as de proteção ao funcionário, impostos adicionais, tributos, etc.;30 ECONÔMICO - organização do sistema econômico; política econômica; produto nacional bruto e per capita; perfis de distribuição de riqueza; taxas inflacionárias e níveis de emprego, entre outros;31 POLÍTICO - padrões de organização e funcionamento do Estado e da sociedade civil e dos seus mecanismos de interação e regulação (inclusive a opinião pública);32 TECNOLÓGICO - desenvolvimentos que podem ser incluídos nas técnicas de produção ou na realização do trabalho da empresa.33 O MICROAMBIENTE corresponde a sistemas próximos à empresa e que interagem com ela de maneira forte e permanente. Abrangem os fornecedores de insumos, os clientes, os competidores e os órgãos governamentais ou regulamentadores. O microambiente influencia permanentemente a empresa e esta também procura influenciá-lo, tendo, quase sempre, alguma capacidade para isso.34 CONSUMIDORES - usuários dos produtos e serviços da organização; FORNECEDORES - supridores de recursos: capital, mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e informações, entre outros; CONCORRENTES - produzem bens ou serviços iguais, semelhantes ou sucedâneos, visando aos mesmos consumidores ou usuários; competem pelos mesmos recursos junto aos mesmos fornecedores; REGULAMENTADORES - entidades que impõem controles, limites e restrições à ação da organização: governo, meio de comunicação de massa, sindicatos, associações empresariais e de classe e organizações não governamentais, por exemplo. *35 Portanto, o AMBIENTE INTERNO DA ORGANIZAÇÃO também exerce influência sobre as ações e a produção da empresa e cada uma possui em seu ambiente, elementos diferentes daqueles de outras organizações.36 PROPRIETÁRIOS - pessoas comdireitos legais de propriedade do negócio; EMPREGADOS - pessoas através das quais a organização realiza suas tarefas; ADMINISTRADORES - aqueles que têm responsabilidade direta em conseguir atingir os objetivos departamentais e organizacionais; AMBIENTE FÍSICO - instalações da organização. *37 Vale frisar que uma visão sistêmica das organizações oferece diversas vantagens. Primeiro: força os gestores a encarar sua organização como parte integrante e sujeita às forças de ordem competitiva, econômica, social, tecnológica e legal/regulatória em seus ambientes. Segundo: também força os gestores a ter consciência de como o ambiente afeta partes específicas da organização. Terceiro: em razão da complexidade e dificuldade para tentar obter as sinergias entre partes diferentes da organização, a visão sistêmica incentiva os gestores a se concentrarem em melhor comunicação e cooperação no interior da organização. Por último, a sobrevivência também depende de assegurar que a organização continue a satisfazer grupos de interesse importantes que atuam no ambiente, como acionistas, Governos e comunidades locais. 28 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra da pág.12]. 29 LACOMBE, Franscisco José Masset; HEIBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003 [Texto retirado na íntegra da pág.21]. 30 Coelho (2008, p.12). 31 Ferreira, Reis e Pereiro (2002, p.21). 32 Ferreira, Reis e Pereiro (2002, p.21). 33 Coelho (2008, p.12). 34 Lacombe e Heiborn (2003, p.21). 35 Lacombe e Heiborn (2003, p.21). 36 Coelho (2008, p.12). 37 COELHO, Márcio. A Essência da Administração: Conceitos Introdutórios. São Paulo: Saraiva, 2008 [Texto retirado na íntegra da pág.16]. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 21 2.4 Habilidades e Papéis Administrativos – Uma Visão Sistêmica 38 O desempenho administrativo é fortemente dependente de habilidades que os administradores devem ter e dos papéis que assumem em função das contingências. As habilidades são necessárias para um bom desempenho em qualquer tipo de atividade, em qualquer situação. Há basicamente três tipos de habilidades necessárias, segundo Robert L. Katz (1974), para que o administrador possa atuar de maneira eficaz no processo de suas atividades. São elas: a) Habilidades técnicas: aquelas relacionadas ao desempenho de funções ou trabalhos especializados dentro da organização; consistem no conhecimento, nos métodos técnicos e nos equipamentos para a realização de tarefas específicas; b) Habilidades humanas: aquelas relacionadas ao tratamento com pessoas; consistem na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreendendo suas atitudes e motivações, exercendo a liderança; c) Habilidades conceituais: as relacionadas a capacidade de ver a empresa de maneira total; consistem na capacidade de compreender as complexidades da organização, de modo global, e promover o ajustamento do comportamento dos participantes da organização. Os administradores, além dessas habilidades, devem desenvolver o conhecimento aplicado dentro de cada uma delas, para que se tornem eficazes. Resumindo: um administrador deve ser alguém que a) dirija as atividades de outras pessoas e b) assuma a responsabilidade de alcançar determinados objetivos, por meio da soma de esforços. Nos diversos níveis hierárquicos de uma organização, as habilidades estão distribuídas conforme a Figura 1.2. Nela, observa-se que no nível da alta administração é necessária pouca quantidade de habilidade técnica e grande quantidade de habilidade conceitual. A alta administração (diretoria) deve se ocupar em resolver tarefas complexas e abstratas, tais como soluções de problemas, tomadas de decisão, criatividade, dentre outras que envolvem estudos analíticos e quantitativos. 38 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs.08-09]. Habilidades são as destrezas específicas para transformar conhecimento em ação, que resulte no desempenho desejado para alcance dos objetivos. Estrutura Organizacional Trata-se da distribuição das funções em níveis hierárquicos numa organização. Estes níveis, por sua vez, delimitam a atuação decisória de cada função, bem como, a forma de conduzir as ações organizacionais. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 22 Figura 1. 2: As habilidades gerenciais, nos diversos níveis da administração. Fonte: Silva (2008, p.14). As habilidades conceituais também incluem a habilidade de definir e entender situações, isto é, o planejamento organizacional. Esses sistemas abstratos são os mais difíceis, porque implicam analisar as mudanças no ambiente e desenvolver respostas para elas, o que os torna também complexos. A média administração (gerência convencional) precisa relativamente de uma menor quantidade de habilidade conceitual do que a alta administração para a sua eficácia funcional, porém necessita em maior quantidade do que a supervisão. Por outro lado, a administração operacional (supervisão) precisa de grande quantidade de habilidades técnicas (o “saber fazer”), por causa da necessidade de resolução rápida dos problemas operacionais (que dependem mais do conhecimento técnico do que de qualquer outra variável). A medida que se sobe na escala hierárquica, maior é a necessidade de habilidades conceituais e menor a de habilidades técnicas. As habilidades humanas são fortemente exigidas em todos os níveis hierárquicos da organização; no entanto, quando ocorre um crescimento hierárquico, as habilidades humanas se deslocam de intragrupais para intergrupais. 2.5 Princípios Administrativos 39 Um princípio representa um elemento básico de conhecimento que explica o relacionamento e ajuda na predição do que aconteceria se tal princípio fosse aplicado. Os princípios são desenvolvidos para ajudar os executivos a pensar e agir. Um grupo de conceitos tem sido desenvolvido por experiência e por correspondente pesquisa. Esses princípios, como considerados por Joseph L. Massie, são somente “aproximações da generalização a partir da experiência”. Como tal, eles não deveriam ser tratados como regras rígidas e inflexíveis para o comportamento administrativo. A administração, por sua natureza, tem seus princípios, que são: 1. Dinâmicos: os princípios de administração são flexíveis por natureza e estão mudando continuamente; 2. Generalizações: os princípios de administração não podem ser estabelecidos tão rigorosamente como os das ciências físicas, porque seres humanos se comportam mais erraticamente do que fenômenos físicos; 3. Relativos: os princípios de administração são relativos, e não leis absolutas que podem ser aplicadas cegamente em todas as situações; 39 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Texto retirado na íntegra das págs.08-09]. Um princípio é uma afirmativa básica ou uma verdade fundamental que provê entendimento e orientação ao pensamento e a prática, na tomada de decisões. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 23 4. Inexatos: os princípios de administração são relacionados ao caos e procuram trazer ordem a ele, regulando o comportamento humano em qualquer situação; 5. Universais: a maioria dos princípios administrativos pode ser aplicada em qualquer tipo de organização; em outras palavras, eles são aplicáveis a negócios, governos, universidades e outras organizações não lucrativas ao redor do mundo. De acordo com George Terry (1953), a utilidade dos princípiosbaseia-se na premissa de que eles proveem conduta eficiente. Por meio dos princípios da administração, um gerente pode evitar erros básicos em seu trabalho e predizer resultados de suas ações com confiança. Sendo assim, administradores usam teorias administrativas para a tomada de boas decisões em seus esforços diários de planejar, organizar, dirigir e controlar a produtividade organizacional. Uma teoria administrativa explica e prediz o comportamento das organizações e de seus membros Existe uma relatividade de valores entre os tipos de teoria. Somente a experiência pode não ser válida, e somente a metodologia não garante o sucesso. Os indivíduos adquirem conhecimento teórico e experiência prática ao mesmo tempo, seja por meio de programas de trabalho, estudo ou de treinamento. Figura 1. 3: O processo de aquisição da habilidade de administrar pela junção da teoria com a prática. Fonte: Adaptado de Robert Kreitner, Management, 8. Ed. Boston: Houghton Miflin, 2001, p.25. A Figura 1.3 descreve o processo de aquisição de conhecimento teórico e prático para administrar organizações em termos fundamentais. 2.5.1 Fatores de Influência na Administração: Eficiência, Eficácia e Efetividade São três os fatores de influência na administração das organizações:40 a) Eficiência: 40 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.44]. Uma TEORIA é um conjunto de conceitos e ideias que explica e prediz fenômenos sociais e físicos. Teoria da Configuração: Desenvolvidas pelos próprios estudiosos ou aprendidas de outros com o tempo e como resultado das experiências Teoria Científica Desenvolvidas por meio de métodos científicos. Eficiência é a otimização dos recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais, equipamentos – para a obtenção dos resultados esperados pelas organizações. Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 24 A eficiência se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:41 Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver os problemas que aparecem; Salvaguardar os recursos aplicados pela organização; Cumprir os deveres e as responsabilidades estabelecidas; e Reduzir os custos. A eficiência é a medida da utilização dos recursos quando se faz alguma coisa; refere-se a relação entre as “entradas e saídas” em um processo. Quanto mais saídas são obtidas com as mesmas entradas, maior o grau de eficiência alcançado (SILVA, 2008, p.17). Eficiência é a capacidade do administrador de obter bons produtos como produtividade e desempenho, utilizando a menor quantidade de recursos possíveis, como tempo, mão-de-obra e material, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos. Sendo assim, através deste conceito, temos que um administrador eficiente é aquele que realiza uma tarefa da melhor forma possível. Assim sendo, pode-se produzir algo interessante ao mercado, mas, se a produção deste produto não for feita com eficiência, muitas vezes o resultado final não será apropriado.42 b) Eficácia:43 A eficácia se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:44 Fazer as coisas certas, ou seja, fazer o que é preciso ser feito; Produzir alternativas criativas para as várias situações que ocorrerem nas organizações; Maximizar a utilização de todos os recursos disponíveis; Obter os resultados esperados e estabelecidos no processo de planejamento das organizações; e Aumentar o lucro da organização. A eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo. É escolher os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado.45 Portanto, a eficácia está relacionada ao cumprimento dos objetivos traçados. [...] A eficácia está associada ao conceito de fazer a coisa certa. [...] A eficácia significa atingir os objetivos traçados.46 Para compreender melhor na prática a diferença entre eficiência e eficácia, consulte a Figura 1. 4: 41 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra das págs.44-45]. 42 CARLES, Gustavo Henrique. A diferença entre eficiência, eficácia e efetividade. Disponível em: <http://garciasolucoescontabeis.com.br/index/index.php?option=com_content&view=article&id=3:a-diferenca-entre-eficiencia-eficacia-e- efetividade&catid=2:artigos&Itemid=19>. Acesso em: 02 fev. 2012. 43 Oliveira (2008, p.45). 44 Oliveira (2008, p.45). 45 SAUTE, Alan Lutzky. Eficiência e Eficácia: conceitos distintos, porém interligados. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/eficiencia-e-eficacia-conceitos-distintos-porem-interligados/11978/>. Acesso em: 02 fev. 2012. 46 FERREIRA, Ademir Antônio; REIS, Ana Carla Fonseca; PEREIRA, Maria Isabel. Gestão Empresarial: de Taylor aos nossos dias - evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. [Texto retirado na íntegra das págs.37]. Eficácia é a contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos estabelecidos pelas organizações em seus processos de planejamento. Eficácia Fazer a coisa certa; Atingir os objetivos traçados Curso de Administração - UNESC Prof.MSc.Gisele Silveira Coelho Lopes 25 Figura 1. 4: diferença entre eficiência e eficácia. Fonte: Adaptado de G. Jones et al., Contemporary management. 2 ed. Nova York: Irwin/McGraw-Hill, 2000.47 c) Efetividade:48 A efetividade se consolida nas organizações pela ocorrência dos seguintes aspectos:49 Manter-se no mercado ao longo do tempo; e Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo (permanentemente). A efetividade representa a capacidade de a organização coordenar, constantemente, no tempo, esforço e energias, tendo em vista o alcance dos resultados globais e a manutenção da organização de uma forma permanente.50 Portanto, para que a organização seja efetiva, é necessário que ela, também seja eficiente e eficaz. É importante salientar que a eficiência, a eficácia e a efetividade são algumas das principais medidas para avaliar uma boa administração, pois normalmente, os recursos com os quais os administradores trabalham são escassos e limitados.51 Na prática, considera-se que a efetividade é o principal fator de influência da administração procurada pelas organizações. Isto porque a eficiência é considerada obrigação e a eficácia é o bom-senso administrativo mínimo.52 47 Silva, Reinaldo O.da. Teorias da Administração. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008, [Figura retirado na íntegra da pág.19]. 48 Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças de. Teoria Geral da Administração. Uma abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 2008. [Texto retirado na íntegra da pág.45]. 49 Oliveira (2008, p. 45). 50 Oliveira (2008, p. 45). 51 Oliveira (2008, p. 45). 52 Oliveira (2008, p. 46). Efetividade é a relação equilibrada e otimizada entre os resultados alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo pelas organizações. E fi cá ci a A lt a B ai xa Baixa eficiência/Alta Eficácia O administrador escolhe metas certas para alcançar, mas faz mau uso dos recursos para o alcance das metas. Resultado: um produto que o consumidor quer, mas muito caro para que ele o compre. Alta eficiência/Alta Eficácia O administrador escolhe metas certas para perseguir e faz mau uso dos recursos para o alcance das metas. Resultado: um produto que o consumidor quer, com uma qualidade e preço que ele pode pagar. Baixa eficiência/Baixa
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