Apresentação GED

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Gestão eletrônica de documentos
SUMÁRIO
O QUE É GED?
Como funcina a GED?
Fases da GED
Tecnologias envolvidas em um sistema de GED
Ciclo de vida de um documento
 
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O QUE É GED?
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma junção de várias tecnologias como softwares e bancos de dados que permite a uma empresa administrar seus documentos de forma digital. 
Esses documentos podem ser arquivos de texto, planilhas, documentos em PDF, imagens, sons e até vídeos.
O que é GED?
O GED tem ainda como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. 
Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente.
 
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COMO FUNCIONA 
A GED?
O GED 
Os documentos, a princípio, estão em seu formato original, papel, por exemplo. Em um arquivo com documentos assim, a busca é mais difícil e leva um certo tempo até a obtenção da informação. Chamamos de dados não estruturados, porque não possuem uma estrutura ou organização previamente definida, estando apenas sob conhecimento humano.
Conforme os dados sobre os documentos vão sendo organizados no ambiente informático, temos mais dois grupos de dados. 
Os semiestruturados, que são dados sem um esquema definido, geralmente organizados em arquivos contendo “tags” (html, xml). Não cabem em um formato de linhas e tabelas
Dados organizados em arquivo xml
Os estruturados são organizados de forma rígida, em conjuntos de dados padronizados. Nesse caso a definição dos dados é a mesma para um mesmo grupo de dados
id sempre será numérico
numero sempre será numérico
o campo assunto sempre será texto
o campo corpo sempre será texto
Com o surgimento do scanner doméstico, a microfilmagem perdeu espaço para a digitalização de documentos.
Além de mais barata, a digitalização facilitou o armazenamento de documentos em sistemas de armazenamento dentro da própria empresa, diminuindo o inconveniente da busca por documentos impressos em grandes arquivos físicos, muitas vezes longe da área de produção.
Além dos documentos físicos digitalizados, o uso massivo dos computadores disponibilizou diversos softwares para agilizar o trabalho desde a criação de novos documentos no formato digital, conhecidos como arquivos.
 
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Fases do GED
5 funcionaldades básicas
captura - É a maneira com que uma informação ou documento, eletrônico ou em papel, passa para um repositório de conteúdo, para que possa ser utilizado posteriormente (CENADEM, 2010). Quando o documento é de papel, este passo é chamado de digitalização. 
armazenamento - É o local em que os arquivos digitais serão guardados
gerenciamento - São ferramentas utilizadas para disponibilizar, monitorar, incluir, excluir, etc. os arquivos digitais. 
preservação - A preservação do arquivo físico é feita por meio de armazenamento em local seguro, organizado e adequado para o tipo de documento
disponibilização - Os arquivos digitais serão disponibilizados para o acesso dos usuários.
 
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Tecnologias em um sistema de GED
Gerenciamento de imagens - é a tecnologia mais popular do GED. Ela converte, com a utilização de scanners, papéis em imagens, ou seja, documentos físicos em digitais. Esses documentos digitais serão inseridos em um sistema para que sejam devidamente gerenciados. 
Gerenciamento de Documentos Digitais - possibilita criar documentos, configurar os acessos, revisar e descartar documentos eletrônicos. 
Através desse módulo, podemos encontrar a localização física de um documento. 
Além disso, possui um controle de versão dos documentos, permitindo que exista apenas uma cópia de cada documento
Processamento de Formulários - é uma tecnologia que automatiza a indexação* das informações constantes em formulários padronizados. Cada campo do formulário em questão é relacionado a um campo do banco de dados do sistema de Administração de Documentos.
indexação é a organização de dados sobre os documentos em uma determinada ordem, seja por alfabética, data, numérica, 
Exemplo de um formulário para cadastro de documentos
Fonte: https://eventos.dmt.ifmt.edu.br/geradoc 
Records and Information Management (Gerenciamento de Registros e Informações): é toda a gestão do ciclo de vida de um documento, não importando o seu suporte. 
Permite o acompanhamento da tramitação de um documento.
Toda vez que um documento é encaminhado para um outro setor ou pessoa, isso fica registrado no histórico de um documento
ERM (Enterprise Report Management – Gerenciamento Corporativo de Relatórios) - É um módulo de relatórios que podem ser anexados a um processo junto do documento original, como por exemplo o pagamento de uma fatura de energia elétrica.
Além disso, gera relatórios sobre a captura de documentos, indexação e recuperação de dados
 
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Ciclo de vida de um documento
criação: pode ser feita a partir de uma aplicação, como um editor de texto, por exemplo, ou pela captura através da digitalização ou importação;
alteração: o documento pode ser alterado diversas vezes até chegar na versão ideal. As diversas versões devem ser controladas, visando publicar somente a mais recente; 
roteamento: direcionamento do documento a um outro usuário ou grupo, antes de publicá-lo
• aprovação: disponibilização do documento para reutilização;
 
• recuperação: pesquisa/busca pelo documento permitindo sua reutilização. Geralmente é feita através de atributos do documento, utilizando uma linguagem de consulta. Há ainda outras técnicas de recuperação de documentos como texto integral, proximidade, fragmento de texto, entre outras; 
• armazenamento: pode ser feito on-line, utilizando-se mídias como CDs, DVDs, fitas, discos magnéticos, ambiente em nuvem, ou por meio de formatos analógicos, como microfilme ou papel;
• reutilização: após ser recuperado, o documento poderá ser reutilizado e até mesmo alterado, criando-se uma nova versão; 
• segurança: controle de acesso em vários níveis como leitura, alteração, exclusão, etc.
Quando uma empresa decide implementar uma solução de GED, ela precisa verificar quais são suas necessidades. Tem que estipular quais tipos de arquivos serão contemplados e o que será feito com eles (disponibilização via Web, acesso restrito à rede interna da empresa, etc.). 
Com estas informações, a equipe de TI verificará as tecnologias necessárias para a implantação da solução mais adequada e satisfatória para a empresa em questão.
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