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Gestão da Informação e Documentação 
Conceitos básicos em Gestão Documental 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Módulo 1Conceitos Básicos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Brasília - 2015 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap. 
 
 
 
 
 
 
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SUMÁRIO 
1 Conceitos básicos ............................................................ 16 
2 Referências Bibliográficas ...................................................................... 26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Com certeza você já deve ter visto alguns termos técnicos concernentes a esse tema. Agora, 
você terá a oportunidade de estudá-los de forma mais aprofundada. Vamos lá? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a) O que é informação? 
Veja a diferença entre dado e informação: 
 
Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido 
como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito 
geral, ele é definido como uma parte da informação. 
 
Já informação é mais abrangente que o conceito de dado. Quando 
informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim, 
um conjunto de dados só se tornará uma informação se estiver organizado 
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem. 
 
A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos, 
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação 
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir à informação constante em um 
documento, o conceito de informação restringir-se-á a todo o conjunto de dados devidamente 
ordenados e organizados, de forma a ter um significado. 
 
Dado X Informação 
Dado Informação 
Observação objetiva sobre algo. Conjunto de dados com relevância e propósito. 
Facilmente estruturado; 
Facilmente obtido por máquinas; 
Frequentemente quantificado; 
Facilmente transferível. 
Requer unidade de análise; 
Exige consenso em relação ao significado; 
Exige necessariamente a mediação humana. 
Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18 
 
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b) O que é documento? 
 
De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, 
fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, 
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. Já quando 
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como 
o registro, em meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse 
da organização ou de um indivíduo. Trata-se de qualquer informação escrita, objeto ou fato 
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Então dados nunca serão informações? A resposta é: depende... 
 
Muitas vezes, um dado isolado não é capaz de ser uma informação, contudo, quando o 
dado está inserido em um contexto, ele passa a representar uma informação. Veja um breve 
exemplo: 
 
a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O número 18 é um dado isolado e 
não representa qualquer informação. 
b) Resultado da pesquisa sobre gêneros em uma instituição= 20 mulheres e 25 homens. 
Aqui, os dados quantitativos informam a existência de mais homens do que mulheres. 
É toda informação registrada em um suporte material, 
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois 
comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos 
do homem numa determinada época ou lugar. 
 
Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informações das Organizações. 
 
O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema “Palavras”, demonstra a procura pelas 
palavras e pela informação. Vejam abaixo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: http://www.releituras.com/ 
drummond_bio.asp 
 
 
 
 
Conceito de SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais 
conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados 
antigamente, fita magnética, disco magnético, disco ótico, disquete, filme de nitrato). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Mas o que vem a ser suporte material? 
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO 
 
c) O que é um arquivo? 
 
O arquivo funciona como o guardião das informações existentes. É o 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas 
em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza do documento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vimos até aqui a definição de DADO, INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo 
a ilustração do conteúdo estudado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Os arquivos abarcam a memória política, econômica, social e cultural de um país, e sua 
função deve ser não só de preservação, mas também a prestação de um serviço público, 
disponibilizando informação a todos aqueles que solicitarem. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
d) O que é documento arquivístico? 
 
 
 
 
O documento arquivístico é diferente de um documento comum. 
A palavra “arquivístico” dá ao documento a característica de estar 
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivístico é 
utilizado para prestação de contas, para o registro das atividades e para 
que o cidadão possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento 
arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa 
física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja 
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação 
produzida no exercício de suas competências. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Veja um exemplo: 
 
Um Diário Oficial é um documento arquivístico, pois emitir o Diário Oficial é uma atividade 
desenvolvida pela Imprensa Nacional. 
 
Contudo, esse mesmo Diário Oficial, ao ser utilizado em um Ministério como um documento 
de consulta, pode não se constituir como um documento arquivístico. 
Para compreender melhor a diferença entre dado, informação, documento e documento 
arquivístico, vamos ver o diálogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionário, chamado Doc: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
e) O que é documento eletrônico? 
 
De acordo com o arquivo nacional, documento eletrônico é uma unidade 
de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos 
binários glo, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos. Existem 
documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas 
videomagnéticas em formato VHS e as páginas na web, respectivamente. 
 
 
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Veja um exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
f) O que é documento híbrido? 
 
Toda informação, registradaem qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada 
no exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo dessa 
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, também, documentos digitais. 
 
O documento digital é um documento “... codificado em dígitos binários glo produzido, 
transmitido e armazenado por sistema computacional.” 
Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, nesse caso: 
 
• documentos analógicos (convencionais); 
• documentos digitais. 
 
Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em 
disco óptico, um dossiê formado por documentos digitais natos e digitalizados. 
 
 
 
 
 
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Mas lembre-se! Essa não é a única forma de criar um documento eletrônico! 
 
Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em um 
dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através 
de um método eletrônico. 
 
Exemplos de documentos eletrônicos são os softwares, os bancos de dados, os arquivos 
de som, texto ou imagem disponíveis em CDs, discos ou fitas magnéticas, assim como as 
informações acessadas on-line — via Internet, o que inclui as mensagens eletrônicas pessoais 
(e-mails), fóruns de discussão, arquivos de hipertexto (http, em sítios da WWW), ou arquivos 
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus 
respectivos sítios. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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g) Diferença entre Documento digital e não digital: 
 
A maior diferença entre documento digital e não digital está na forma 
de acesso. O documento digital é acessível e interpretável por meio de 
recursos computacionais, já um documento não digital é produzido, 
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, 
em papel. 
 
São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em 
movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas 
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Documento digital e documento digitalizado: 
 
O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, 
já o digitalizado é o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo), 
capturado e transferido para sistema computacional. 
h) O que é Assinatura Digital? 
 
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado 
de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com 
segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar 
qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável, 
equivalendo a uma assinatura de próprio punho. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
i) O que é NUP? 
 
Você certamente já deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reuniões, ou ainda em alguma 
conversa de escritório. Mas, por fim, o que significa essa sigla tão utilizada? Clique na imagem 
e veja o significado. 
 
 
 
 
 
 
 
NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e 
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da 
Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do suporte. 
Esse código não terá distinção entre processos e documentos avulsos. É composto de vinte e 
um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00). 
 
Agora que você já descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse número. 
 
 
 
 
 
Veja um exemplo: 
 
Quando um cidadão constitui uma demanda para o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, 
essa demanda gera um Número Único de Protocolo – NUP, que será respondido pelo órgão ou 
entidade responsável pelo esclarecimento. 
 
 
 
 
 
 
 
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A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procurações, laudos, 
certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, 
declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de 
seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas. 
 
 
 
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014 
 
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os 
documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de 
tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os 
seguintes procedimentos: 
 
quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não 
haverá distinção entre processos e documentos avulsos 
... 
Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte 
e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito 
abaixo: 
 
I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação 
da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do 
órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo; 
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de 
oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, 
sequência que deverá ser reiniciada a cada ano; 
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído 
de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou 
processos; e 
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois 
dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos 
descritos no Anexo a esta Portaria. 
 
 
 
 
4 Referências Bibliográficas 
 
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero. 
 
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena. 
3. LE GOFF, Jacques, 1924. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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