08 Conceitos de GED

Prévia do material em texto

CONCEITOS 
 
1 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
Conceitos 
O que é GED? 
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de 
Documentos. 
A gestão de documentos é uma área da administração geral relacionada com os princípios de 
economia e eficácia na produção e uso dos documentos, segundo os quais a informação deve estar 
disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível. 
A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos 
documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e 
direitos. 
Destacam-se como objetivos específicos da Gestão de Documentos: 
· permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações 
· promover a transparência dos atos administrativos 
· garantir economia, eficiência e eficácia na administração 
· tornar o processo decisório mais célere 
· racionalizar a produção documental 
· controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos 
· normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e 
eliminação de documentos 
· contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente 
Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de 
módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou 
digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, 
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. 
Os principais módulos de uma solução de GED são: 
••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, 
transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as 
aplicações de negócios. 
••>> Document Management (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar 
com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. 
Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, 
datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. 
••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as 
tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. 
Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas. 
••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, 
armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados. 
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo 
custo, mantendo-se sua forma original. 
••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as 
informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de 
digitação. 
Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character 
Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres. 
CONCEITOS 
 
2 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
••>> Records and Information Management (RM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um 
documento, independente da mídia em que se encontre. 
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, 
disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de 
temporalidade. 
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) engloba as tecnologias de gravação, gerenciamento, 
armazenamento, preservação e fornecimento de conteúdo e documentos relacionados aos processos 
organizacionais na empresa. 
O termo Gestão Eletrônica de Documentos, GED, é uma palavra moderna, os produtos, soluções, um 
mercado e uma indústria de descrever. É composto de três termos indivíduo que tem um significado 
especial nesta combinação. Enterprise é utilizada por todos os privilégios (direitos de acesso e 
edição) de uma empresa (no sentido de uma empresa) de solução. Além disso, a empresa amplia 
prazo, neste contexto, as empresas no sentido mais amplo (projetos privados, associações, 
instituições de direito público, etc.) 
O conteúdo está disponível para qualquer tipo de conteúdo em sistemas eletrônicos. Gestão é usado 
no sentido de um sistema de software e está disponível para o manejo, processamento e controle de 
sistemas. Tem havido várias tentativas de transferência do conceito de gerenciamento de conteúdo 
corporativo na língua alemã, por exemplo, "Empresa" Content Management "ou" gerenciamento de 
conteúdo corporativo ". Estes testes sofrem porque se envolvem formações conceito desconhecido e 
não definidos anglicismos como parte da palavra. Enquanto isso, o prazo de gestão de conteúdos da 
empresa, e os correspondentes sigla GED se estabeleceu na língua alemã. 
* A definição 
* 2 alegação de gerenciamento de conteúdo empresarial (GED) 
* 3 Características de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo 
* 4 componentes da GED Gestão Eletrônica de Documentos 
* 5 Ver também 
* 6 Referências 
* 7 Literatura 
Definição 
A definição aceita da sigla GED e do conceito de gerenciamento de conteúdo corporativo vem da 
indústria associação AIIM International: gerenciamento de conteúdo empresarial abrange as 
tecnologias de gravação, gerenciamento, armazenamento, preservação e fornecimento de conteúdo 
e documentos relacionados aos processos organizacionais. MEC inclui este tecnologias tradicionais, 
como a entrada de gestão, gestão de documentos, colaboração, gerenciamento de conteúdo Web, 
workflow, gestão de processos de negócios, gestão de produção, armazenamento e arquivamento 
eletrônico de um. GED é um ramo da informação e lida principalmente com informações fraca ou não-
estruturados, como documentos ou conteúdos são referidos. 
A Internet, nomeadamente mudar o actual documento prazo e as ofertas de soluções relacionadas. 
Fala-se de conteúdos modernos e sistemas relacionados, tais como gerenciamento de conteúdo, 
gerenciamento de conteúdo Web de gerenciamento de conteúdo ou da empresa. Documento e 
conteúdo têm uma qualidade diferente, você não pode usar os termos indistintamente. Para o índice, 
a natureza fechada do documento eletrônico será dissolvida. A informação estrutural, metadados 
descritivos, layouts são geridos separadamente do conteúdo real, de modo que o conteúdo de formas 
diferentes, pode ser utilizado para diferentes fins. Empresa de gerenciamento de conteúdo em si é 
apenas um dos muitos termos no contexto de gerenciamento de conteúdo. missão da Gestão 
Eletrônica de Documentos, incluindo gerenciamento de conteúdo Web e inserir (ver componentes 
individuais GED). 
No entanto, é preciso ver também a determinação numérica do direito universal e da infinidade de 
componentes de gerenciamento de conteúdo corporativo, GED, que podem servir aos melhores como 
uma visão, a estratégia ou a designação de uma indústria - uma solução de sistema fechado ou um 
único produto não é GED. Pode-se [portanto GED sinônimo DRT documento relacionado 
Technologies ou documento DLM Lifecycle Management (Document Lifecycle Management), assim 
CONCEITOS 
 
3 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
como um período potencial de resumo do grupo para as várias tecnologias, produtos e estratégias de 
negócios para a posição. 
O termo GED gerenciamento de conteúdo empresarial envolve a combinação de palavras em 
gerenciamento de conteúdo, e assim sobrepõe-se as necessidades de gerenciamento de conteúdo. 
Antes que você possa recorrer a uma definição do MEC, pois, em primeiro lugar deve ser o prazo de 
gestão de conteúdos (CM) ea definição de Web Content Management (WCM) pontos de vista. 
Demandas de gerenciamento de conteúdo empresarial (GED) 
Gestão Eletrônica de Documentos: arquitetura GED. Fonte: PROJETO AIIM / CONSULT 2003 
Empresa de gerenciamento de conteúdo inicia com a abordagem de que toda a informação interna de 
uma empresa em uma plataformaintegrada para utilização na rede de parceiros e fornecer externo 
("repositório unificado federados," Data / Documento / Conteúdo Warehouse). MEC inclui informações 
tradicionais, tais como gerenciamento de documentos, gestão do conhecimento (gestão do 
conhecimento), gerenciamento de workflow, arquivamento, etc, e integra o host e cliente / servidor do 
mundo, com portais e outras tecnologias da Internet. Objectivo do MEC é evitar a redundância de 
dados e documentos (qualquer informação existe apenas uma vez) para regular o acesso uniforme, 
independentemente da fonte e da utilização de qualquer informação prestada e todas as aplicações 
como um serviço para fornecer uniforme. 
GED uma tecnologia de base de e-business para fornecer as informações necessárias e 
controlar os processos. 
O termo empresa de soluções de gerenciamento de conteúdo são combinados de modo que, mesmo 
usando tecnologias de Internet, mas concentrar-se na entrega de informação em casa. As soluções 
tendem a ser portais corporativos para B2B e B2E Extranet e Intranet. A gestão de documentos mais 
recentes, groupware e workflow fornecedores que ainda não totalmente convertido a sua arquitetura, 
e é um servidor web na frente de suas aplicações, também são encontrados nesta categoria 
novamente. 
Empresa de gestão de conteúdo está a seguir uma abordagem de componentes, que prevê diversas 
camadas da infra-estrutura necessária para qualquer aplicação. Ele se posiciona como middleware, 
cujos serviços estão disponíveis para todas as aplicações. áreas de aplicação importantes que 
dependem de componentes de infra-estrutura de GED gerenciamento de conteúdo corporativo, por 
exemplo,: 
* GED portal 
Browser-based interface personalizada para acesso a informação de diversas fontes internas e 
externas, e para substituir o host anterior e / ou interfaces de cliente. 
Armazém Documento * Dados / GED 
Agentes, middleware e meta-dados para a integração e sumarização de informações não-
estruturadas a partir de várias fontes dentro da empresa. 
* Workflow GED 
Processo de agrupamento e partilha de informação. 
* Gestão do Conhecimento GED 
Tratamento de informações estruturadas e não estruturadas, a classificação automática e CBT 
Computer Based Training. 
Características da Empresa [Gestão de Conteúdos Edit] 
Um olhar sobre as definições das diferentes aplicações de GED e WCM, é claro que as diferenças 
ainda existentes no sistema de categorias não pode ser sustentada por muito tempo. Isto aplica-se 
aos produtos e as plataformas técnicas, bem como para a utilização de modelos. O que ainda é 
usado como um puro solução in-house para amanhã para parceiros ou clientes estarão disponíveis. 
CONCEITOS 
 
4 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
O conteúdo e as estruturas de uma sociedade moderna, centrada no portal externo amanhã será a 
plataforma para a entrega de informações internas. 
GED é superar as limitações das actuais aplicações verticais e "ilha" arquitecturas. O usuário não 
pode, em princípio, que ele trabalha com uma solução de GED. Para o novo mundo da web baseado 
em TI, que está se estabelecendo como uma espécie de terceira plataforma ao lado do host 
convencional e sistemas cliente / servidor, GED fornece a infra-estrutura necessária. joga para a 
introdução e utilização de GED, portanto, Enterprise Application Integration (EAI) é um papel especial. 
A reivindicação de um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo, em contraste com a 
gestão de conteúdo web puro é manifestado por Ulrich Kampffmeyer, 2001], em três conceitos 
principais: 
Gestão Eletrônica de Documentos componentes como serviços independentes. 
GED informação, independentemente da fonte de forma independente e gerenciar o uso necessário. 
A funcionalidade é fornecido como um serviço, a variedade de aplicações em uma arquitetura 
orientada a serviços (SOA) pode ser usado. A vantagem de um conceito de serviço é que, para 
qualquer funcionalidade dado apenas um serviço geral está disponível e redundante, caro e difícil de 
manter as funções paralelas é evitado. 
Gestão Eletrônica de Documentos como um repositório único para todos os tipos de informação. 
GED é um armazém de conteúdo (tanto de data warehouse e armazém documento) a informação 
está em um repositório estruturado de maneira uniforme em série. Expensive despedimentos e 
problemas associados com a consistência da informação são superados. Todos os pedidos de 
entregar o seu conteúdo em um repositório único, que por sua vez, fornece todas as aplicações 
necessárias informações. 
* EAI Enterprise Application Integration conecta todos os componentes. 
GED, portanto, é uma coleção de componentes de infra-estrutura em multicamadas e inclui todos os 
documentos relacionados DRT Tecnologias para o manuseio, abertura e gestão de dados mal 
estruturados. GED gerenciamento de conteúdo corporativo, por conseguinte, um dos componentes 
básicos necessários da área total dar-business aplicativo. 
Empresa de gestão de conteúdos funcionando corretamente quando o usuário está efetivamente 
invisível. tecnologias de GED são infra-estruturas que suportam aplicações especializadas como 
serviços subordinados. GED também a alegação de que todas as informações de um WCM para gerir 
como um repositório universal e para cobrir as necessidades de arquivamento com. 
Componentes da GED [Gestão Eletrônica de Documentos Edit] 
Gestão Eletrônica de Documentos: componentes da MEC. Fonte: PROJETO AIIM / CONSULT 2003 
GED para a empresa de soluções de gerenciamento de conteúdo, as diversas tecnologias e 
componentes são combinados, o que faz sentido em parte como uma solução independente pode ser 
utilizado sem a pretensão de um sistema em toda a empresa. 
Esses componentes de GED e tecnologias podem ser classificados em cinco categorias principais: 
o aquisição (captura), 
o Administration (Administração) 
o armazenamento (Store), 
o de saída (Deliver) e 
preservação o (Preserve) 
Este modelo é baseado em cinco conceitos-chave da definição da AIIM International. A recente 
aplicação de campos clássicos 
o Document Management (DM, DMS, gerenciamento de documentos), 
o Collaboration (sistemas de co-apoio, groupware) 
o de gerenciamento de conteúdo Web (WCM, WCMS, incluindo os portais), 
o Records Management (RM, arquivo e gerenciamento de armazenamento com o uso de meios de 
CONCEITOS 
 
5 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
armazenamento de longo prazo) e 
O Workflow / Business Process Management (BPM, o processamento de fluxo de trabalho) 
forma os componentes de gerenciamento real (administrativas e de processamento de componentes), 
a capturar, armazenar, entregar e Preservar e contato podem ser combinados ou utilizado como 
alternativa. 
Embora a gestão de documentos, gerenciamento de conteúdo Web, colaboração, workflow e 
gerenciamento de processos de negócios e não para a parte dinâmica do ciclo de vida da informação 
são responsáveis, é a tarefa de gerenciamento de registros, a administração não está a mudar para 
mais informações. Acima de tudo isso paira o uso da informação, quer através de clientes 
independentes dos componentes do sistema de GED, ou seja na forma de uma "habilitação" 
aplicações existentes (funcionalidade será integrada em uma aplicação existente, de modo que 
nenhuma interface cliente em separado) que o acesso a funcionalidade dos serviços de GED, e as 
informações armazenadas. Especialmente a integração das tecnologias existentes é claro que GED 
não é uma nova categoria de produto, mas posicionou-se como uma força. 
Gestão Eletrônica de Documentos System 
Outros temas relacionados páginas na Wikipedia 
* Gestão de Processos de Negócio 
* Certificação CompTIA CDIA + 
* Software de Colaboração 
* Gerenciamento de Conteúdo 
* Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS) 
* Gravação de transações Compliant (CTR) 
* Digitalização 
* Digital Asset Management DAM () 
* Gerenciamento de Documentos (Document Management ou Gestão de Documentos DM Eletrônica 
EDM) 
* Documento Technologies* Lifecycle Management Document (DLM Lifecycle Management Document) 
* O arquivamento eletrônico (Preservação Digital) 
* Gerenciamento de Conteúdo de Governo 
* Groupware 
* Gerenciamento de Conteúdo de Saúde 
* Gerenciamento de Conteúdo de Hospital 
* Information Lifecycle Management (ILM Information Lifecycle Management) 
* Informação Logística 
* Informação 
* A preservação a longo prazo (Preservação) 
* Sistema de Memória Organizacional 
* Gestão de saída 
* Sistema de Gerenciamento de Conteúdo Web (WCMS) 
* Gestão do Conhecimento (KM Knowledge Management) 
* Gerenciamento de Workflow 
Workflow 
O que é workflow e para o que exatamente ele serve? 
Traduzindo para o português, o termo workflow significa, literalmente, fluxo de trabalho. 
Na prática, trata-se da automação de processos de negócio, nos quais os documentos, informações e 
tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo 
com um conjunto pré-estabelecido de regras. 
Em tese, essa gestão poder ser organizada de forma manual, mas atualmente a maior parte do 
workflow é sistematizada no contexto das tecnologias de informação, mais conhecidas como 
sistemas de TI. 
CONCEITOS 
 
6 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
O que é workflow sob o ponto de vista tecnológico e como ele aperfeiçoa os processos de 
negócio? 
A tecnologia workflow refere-se a um conjunto de ferramentas que, quando vistas sob uma ótica 
macroambiental, fazem a ponte entre eventuais unidades de produção e o escritório de uma 
determinada empresa. 
Entrementes, se analisada no âmbito microambiental, ela conecta os sistemas de TI à cultura das 
próprias empresas e, por conseguinte, acaba conectando os colaboradores aos processos de 
negócio em si. 
De maneira geral, a tecnologia workflow não somente garante a comunicação e troca de informações 
entre diferentes departamentos envolvidos em um mesmo processo de negócio, como garante que 
toda e qualquer tarefa seja executada pelo colaborador para o qual ela for destinada. 
E quais os principais benefícios da aplicação da tecnologia workflow aos processos de 
negócio? 
O raciocínio é mais simples do que parece. Uma vez que todas as atividades da empresa são 
sistematicamente planejadas e controladas, e a comunicação entre departamentos se torna mais 
eficiente, consequentemente o fluxo de trabalho da empresa será continuamente otimizado. 
Desta forma, eliminam-se gargalos em todo o processo, o que inevitavelmente gera uma redução de 
custospara a empresa, e ganha-se muito em eficiência, o que exponencialmente aumenta a 
produtividade. 
Entendeu o que é workflow e gostaria de incorporar essa tecnologia aos processos da sua 
empresa? 
Profissionais que estejam alinhados com as atuais tendências de gestão de negócios sabem que o 
conceito de workflow, apesar de importantíssimo, deve ser analisado em um contexto muito mais 
amplo e abrangente conhecido como BPM. 
O BPM, sigla para Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é 
um sistema tecnológico que além da automação de processos, possibilita um detalhado mapeamento 
de informações importantes. Com este mapa em mãos, o gestor pode analisar mais profundamente 
os processos da empresa e elaborar um plano de ação para que eventuais melhorias possam ser 
realizadas. 
O que é Workflow (Fluxo de Trabalho)? 
O fluxo de controle ou workflow, permite a sincronização do processo de execução de atividades, ou 
seja, sua interação se dá por meio de conexões entre responsáveis e ações, com isso possibilita a 
sincronização do processo de execução de atividades. O termo Gerenciamento de Workflow 
(Workflow Management) refere-se a ideias, métodos, técnicas e software usados para apoiar 
processos de negócios estruturados. 
Atualmente as empresas que possuem um Sistema de Workflow, mesmo que mal elaborado, 
cometem menos erros, pois são mais eficazes e eficientes em suas atividades rotineiras, tornando 
seus serviços mais concisos, ou seja, oferecendo mais qualidade, padronização e agilidade das 
atividades gerenciadas por aquele sistema. 
Nos dias de hoje, a área de sistemas de workflow encontra-se em evidência, pois a mesma consiste 
em representar as atividades que compõem os processos, seu fluxo de execução e as interações 
entre os mesmo, assim como os agentes responsáveis e os recursos envolvidos. Em cada 
organização, os processos de negócios possuem características próprias, logo um modelo de 
workflow deve representar de forma realística as informações qualitativas e quantitativas da mesma. 
A estrutura do workflow é extremamente volátil, pois representa as mudanças das regras e protocolos 
dos processos de negócio e/ou atividades administrativas. A evolução dos sistemas é inevitável 
porque tanto os processos do negócio quanto as atividades administrativas, podem variar de acordo 
com as reformas organizacionais e mudanças do ambiente externo. 
CONCEITOS 
 
7 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
Os modelos de workflow precisam disponibilizar expressões relacionadas as ações processuais, 
restrições temporais, trocas dinâmicas e tratamento de exceções. Além disso, é necessário que o 
mesmo recupere o histórico do fluxo de trabalho, permitindo o monitoramento do fluxo através de 
auditorias. 
No caso do EV-DOC, o modelo adotado é de Workflow transacional, onde são envolvidas a execução 
e coordenação de múltiplas tarefas que podem envolver humanos, requer o acesso para sistemas do 
tipo HAD (autônomo, heterogêneo, distribuído), e apóia o uso seletivo de propriedades transacionais 
(exemplo: atomicidade, consistência, isolação e durabilidade) para tarefas individuais e entradas de 
workflow, ocasionando a necessidade de especialização das funcionalidades de cada workflow, ou 
seja, permitindo a possibilidade de controle de acesso a determinada parte do fluxo e sua auditoria, 
de forma simples e eficaz. 
Uma gestão empresarial de qualidade exige, antes de qualquer outra coisa, a otimização de todos os 
processos da empresa, de modo que haja um alinhamento estratégico eficaz. Saber aproveitar a 
sinergia entre tecnologia de ponta, funcionários engajados e processos alinhados é o que um 
empreendimento precisa para se destacar em meio à concorrência. 
Na atual era digital, as relações de trabalho exigem um grande dinamismo para que todas as etapas 
sejam feitas com rapidez, seja do cliente para a empresa ou entre os funcionários de uma mesma 
organização. Nesse contexto, compreender o que é workflow torna-se imprescindível. 
Para desempenhar corretamente os processos de trabalho de uma organização, é preciso saber 
planejar e investir corretamente em sistemas que otimizem o fluxo de tarefas. O mapeamento de 
fluxos de trabalho, ou, como são chamados no mercado, workflows surge como grande aliado na 
otimização de tarefas e processos. 
Isso acontece porque o desenho dos processos empresariais ajuda os gestores na identificação de 
gargalos e pontos de melhoria, e também a investir recursos onde realmente importa. Ficou 
interessado? Então continue lendo este artigo para descobrir o que é workflow e saber como essa 
ferramenta pode mudar a rotina da sua empresa! 
O que é workflow? 
No cotidiano corporativo, o workflow caracteriza a automação de processos, na qual dados, 
informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, formando uma determinada 
hierarquia e seguindo regras pré-estabelecidas. O termo workflow, originado do inglês, ao ser 
traduzido para o português, significa, literalmente, fluxo de trabalho. 
Workflow é, portanto, o desenho de um processo ou uma atividade presente na sua empresa. Vai 
desde as primeiras estratégias pensadas até as ações de pós-venda. Mapear esses processos é 
essencial para quem quer melhorar a experiência do usuário em todas as partes do processo de 
conhecimento da empresa e da venda de produtos e serviços. 
A utilização de workflows é necessária para facilitar a vida dos gestores e para melhorar os 
resultados de forma significativa. Essa eficiênciaaumenta quando há também um sistema para 
automatizar os workflows e auxiliar os gestores nas medições necessárias. 
Tais sistemas ajudam a identificar estratégias para surpreender o cliente, melhorar o 
relacionamento e atendimento, auxiliar a mensuração e o monitoramento, e ajudar na fidelização dos 
clientes. 
Tudo isso por uma razão muito simples: o workflow é um sistema de automação que coloca o cliente 
como o foco da empresa; ou seja, esse sistema trabalha juntamente ao CRM, o que é essencial para 
melhorar a vida financeira da organização e gerar resultados cada vez mais positivos. 
Por isso, essa tecnologia vem se tornando a grande aliada dos empreendedores que pretendem 
agilizar ações dentro de seus negócios e ganhar, a cada dia, mais produtividade. 
CONCEITOS 
 
8 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
Como funciona um sistema de workflow? 
O sistema workflow traduz os fluxos de trabalho já existentes na empresa em processos que podem 
ou não ser automatizados. Em seguida, quebra esses processos em tarefas, que são distribuídas 
entre as pessoas participantes do processo. 
Não é apenas uma ferramenta de comunicação ou de troca de informações internas, é um verdadeiro 
passo a passo de tudo que a empresa faz. É uma maneira eficaz de acompanhar o desenvolvimento 
do trabalho interno, prever as saídas, melhorar os pré-requisitos das atividades e estimular a 
comunicação entre áreas. 
Quando aplicadas ao cotidiano corporativo, as tecnologias utilizadas pelo workflow não apenas 
garantem a otimização da comunicação e a troca de dados e informações entre os diferentes 
departamentos participantes de um mesmo processo. Elas também garantem que toda tarefa 
desempenhada pela sua empresa seja executada pelo colaborador mais indicado. 
Quais as suas vantagens? 
As vantagens proporcionadas pelo workflow são inúmeras, mas uma das principais delas é organizar 
sua empresa com foco no cliente, com atuação bem feita e que gere resultados. Pense bem, se todos 
os processos e atuações da empresa estão sistematizados dentro dessa ferramenta, com 
planejamento e controle por parte dos líderes e gestores, tudo fica muito mais otimizado e eficiente. 
O resultado disso é a melhora substancial nas vendas e nos lucros da empresa. Nos tópicos a seguir, 
informaremos outras vantagens que o workflow pode trazer para o seu negócio. 
Gerenciamento com maior fluidez 
O workflow proporciona mais agilidade, já que secciona e define bem a tarefa que cada um deve 
executar. O resultado disso é a diminuição do tempo gasto em cada tarefa, e isso permite que outros 
projetos sejam antecipados ou, até mesmo, que novos projetos sejam executados. 
Otimização dos serviços disponibilizados aos clientes 
Ao desempenhar a gestão correta em seu negócio, é possível aprimorar a maneira como as tarefas 
são feitas. Esse processo pode acontecer de muitas maneiras, como por meio da análise de gráficos 
ou dos relatórios de produção gerados pelo novo sistema adotado. 
Dessa maneira fica mais fácil descobrir as falhas que acontecem em comum nos serviços que 
seu empreendimento oferece. E isso torna a experiência de trabalhar com a sua empresa mais 
benéfica. 
Economia de capital humano 
Quando o foco é direcionado ao que deve ser feito efetivamente, a maior organização obtida resulta 
em um número menor de etapas — por fim, a lucratividade aumenta e o desgaste da sua equipe 
diminui. 
A automatização sugerida pelo workflow é a melhor alternativa para reduzir custos dentro da sua 
empresa. Isso porque poupar tempo nas tarefas do cotidiano diminui também recursos humanos e 
materiais utilizados para fazer com que o fluxo aconteça de maneira mais eficiente. 
Eliminação de etapas desnecessárias 
Com a ajuda do workflow, o maior número de etapas desnecessárias são identificadas. Isso facilita o 
processo de definição da ordem com que as tarefas deverão ser realizadas. 
Utilizando a automatização nas tarefas do cotidiano corporativo, os funcionários têm suas tarefas 
redefinidas, caso necessário. Isso torna possível readaptar a função de cada membro da equipe de 
acordo com suas habilidades. 
CONCEITOS 
 
9 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
É possível focar o tempo ativo dos funcionários na gestão focada para o negócio, em vez de 
desperdiçá-lo com tarefas operacionais. Vale lembrar que, com relatórios de trabalho bem 
elaborados, é possível buscar melhores soluções para a sua empresa. 
Simplificação da comunicação interna 
Dois dos fatores que atrapalham o desempenho de uma empresa são a falta de comunicação e 
os erros que acontecem entre os seus funcionários, e até mesmo entre os gestores. Com a ajuda de 
um bom software, não é preciso lembrar o que deve ser feito por cada um, pois o sistema mostra 
automaticamente o status de andamento de cada tarefa. 
A automatização da comunicação da equipe corporativa também reduz, de forma drástica, a lentidão 
em etapas específicas das tarefas do cotidiano da sua empresa. 
Redução de erros 
O aumento na produtividade dos seus funcionários, com o uso dessa estratégia, também está 
relacionado à redução dos erros que costumam acontecer na realização das tarefas. Ao automatizar 
tarefas burocráticas e diminuir a interferência humana, as várias etapas dos processos corporativos 
tornam-se cada vez menos suscetíveis a erros. 
Com isso, é gerada maior confiabilidade de dados e informações — o que resulta também na redução 
de falhas na hora de tomar decisões importantes para o futuro do seu empreendimento. 
Outro ponto muito importante proporcionado ao adotar essas práticas em sua empresa, é a 
necessidade de retrabalho em determinadas tarefas. Como essa é reduzida, seus funcionários terão 
mais tempo para dedicar a processos considerados mais importantes. 
Como ter o workflow na minha empresa? 
Para iniciar a automação de processos e funções em uma empresa, é imprescindível efetuar, em 
primeiro lugar, uma análise minuciosa das tarefas desenvolvidas em seu empreendimento. Cada 
etapa que seja possível automatizar deve ser previamente analisada para que possa ser escolhida a 
melhor alternativa para o gerenciamento. 
Como constatamos durante este artigo, o workflow traz muitos benefícios para a empresa e simplifica 
muito o trabalho dos colaboradores. Para iniciar a implementação na sua empresa, é imprescindível 
realizar a seguinte análise. 
Mapear todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa é outro ponto 
fundamental. Com isso, torna-se mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias. 
Entenda todos os passos e as informações trocadas entre os participantes. 
Teste as novas mudanças 
Realize um mapeamento de todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa. Dessa 
maneira, é mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias. 
É imprescindível modelar todas as etapas de um processo, eliminar desperdícios, retrabalhos e 
poupar tempo. Estabeleça uma nova e melhorada rotina corporativa para sua equipe. 
Mobilize toda a equipe para testar os softwares escolhidos e executar as novas etapas definida. 
Dessa maneira é possível verificar o que deu certo e o que não funcionou da maneira esperada. Por 
fim, faça as alterações necessárias para atingir suas metas. 
Vale ressaltar que, assim como em muitas tecnologias, o workflow é uma estratégia que necessita de 
um processo de melhoria constante. São necessárias revisões periódicas dos resultados obtidos e, 
conforme for, deve-se mudar a estratégia. 
O workflow, assim como qualquer tipo de sistema, é feito a partir de um software para computadores 
que define tudo que deve ser automatizado dentro da empresa. Basta contratar esse serviço e 
começar a trabalhar com ele com a consultoria da empresa que te vendeu a ferramenta. 
CONCEITOS 
 
10 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
Existem alguns softwares disponíveis no mercado, mas o ideal é pesquisar sobre cada um deles e 
descobrir qual atende melhor a situação específica da sua empresa. Os próprios vendedores desse 
software vão teajudar nessa tarefa. 
Saber o que é workflow e como implementá-lo em sua empresa corretamente são pontos 
importantíssimos para entender sobre como a tecnologia pode te ajudar a otimizar as tarefas e os 
resultados da sua empresa. 
Quanto mais automatizado for o seu jeito de trabalhar, melhores resultados vão aparecer e os lucros, 
certamente, aumentarão. 
Gestão do conhecimento 
O termo “Gestão do Conhecimento” provém do inglês “Knowledge Management” (KM), e trata-se de 
uma área de atuação transversal entre as diversas disciplinas relacionadas, sobretudo, à gestão 
estratégica, teoria das organizações, sistema de informação, gestão da tecnologia, e às áreas mais 
tradicionais como a economia, sociologia, psicologia, marketing, entre outras. 
A gestão do conhecimento é reconhecida como um recurso estratégico inserido nas empresas e no 
cotidiano das pessoas. Estamos na era do conhecimento, sabemos que, num processo lógico, toda 
experiência e informação gerada pelo ser humano em sociedade torna-se em conhecimento, 
conhecimento presente nas bancas acadêmicas, nos livros e nas enciclopédias virtuais. 
Para ser mais competitivo no campo profissional, para uma empresa crescer e para uma pessoa viver 
melhor é necessário conhecimento e seu domínio em determinadas áreas. Conhecer é conquistar, 
elaborar e praticar melhor; porém, saber muito, por si só, não significa melhor nível de 
competitividade. 
O conhecimento, além de suportes, necessita de gestão, processo de armazenagem, zelo na guarda 
de suas informações, gerenciamento e canais para a sua disseminação. O conhecimento abrange o 
capital intelectual, o capital humano, a capacidade de pesquisar e inovar e a inteligência empresarial. 
A gestão de conhecimento é necessária em virtude da existência do conhecimento na empresa, na 
mente das pessoas, nos departamentos e nos processos executados. Todos esses elementos são 
fundamentais e presentes a uma empresa. Esse tipo de gestão consiste numa modelagem de 
processos corporativos por meio de conhecimentos gerados, uma maneira de estruturar as atividades 
organizacionais no ambiente interno e externo, trata-se de um gerenciamento corporativo. 
Visa favorecer a organização por meio de seu próprio conhecimento adquirido e desenvolvimento e a 
partir do conhecimento colhido no ambiente externo (experiência de concorrentes, influencias 
culturais, inovações tecnológicas, etc). Essa gestão se preocupa com as condições organizacionais, 
localização, geração e partilha do conhecimento, e das ferramentas a serem utilizadas na 
comunicação e organização de determinado conteúdo. 
A gestão de conhecimento amplia a vantagem competitiva e concorrencial da empresa, reduz custos 
com P&D (Planejamento e Desenvolvimento), geração de novos modelos de negócio, melhor 
aproveitamento e desenvolvimento do capital intelectual da empresa, suporte às tomadas de decisão 
e melhorias na produção e na prestação de serviços. 
Em suma, é uma modalidade de gestão que facilita o controle e o acesso às informações relevantes 
num processo de trabalho e a administração de seus meios. O conhecimento parte de uma 
informação, pesquisa, experiência e produz impactos positivos ou negativos na sociedade e em 
determinada organização, dependendo de como esse conhecimento é filtrado, analisado e gerido. 
O que é gestão do conhecimento? 
A gestão do conhecimento é a ideia de que todo o conhecimento que parte de colaboradores 
pertence também a organização. Em contrapartida, todos os colaboradores podem usufruir de todo o 
conhecimento presente na organização. 
A gestão de conhecimento é necessária em virtude do conhecimento existente na empresa, na mente 
das pessoas, nos departamentos e processos executados. Esse tipo de gestão consiste numa 
CONCEITOS 
 
11 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
maneira de estruturar as atividades organizacionais no ambiente interno e externo, como um 
gerenciamento corporativo. 
No geral, consiste na modelagem do processo por meio de conhecimentos gerados, ao mesmo 
tempo em que estrutura as atividades como parte de um gerenciamento corporativo. Ela visa tornar 
acessível grandes quantidades de informação organizacional, dando vida aos dados soltos e 
transformando-os em informação essencial. 
Assim como para uma pessoa, ter conhecimento e domínio em determinadas áreas é fundamental, 
para uma empresa não é diferente. Conhecer é conquistar, elaborar e praticar melhor; porém, saber 
muito, não significa garante algum nível de competitividade. 
Não é apenas um modo de eficiência operacional, mas sim parte da estratégia usada na educação 
corporativa. 
Educação Corporativa 
 
A Educação Corporativa, também conhecida como Educação Empresarial é basicamente a aquisição 
da competência em empreender um forte processo de aprendizagem e gestão do conhecimento, de 
acordo com a visão e missão da empresa ou instituição. 
A Educação Corporativa pode ser definida como uma prática coordenada de gestão da gestão do 
conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. Educação 
corporativa é mais do que treinamento empresarial ou qualificação de mão-de-obra, nesse sentido. 
Nela, temos alguns objetivos: desenvolver a prática de atividades, enfatizar a cultura empresarial, 
desenvolver a cidadania para o sucesso da organização, entre outros. 
A missão da Educação Corporativa é formar e desenvolver talentos na gestão dos negócios, por meio 
da aprendizagem e gestão do conhecimento organizacional. 
Tanto a aprendizagem quanto a gestão do conhecimento precisam ser eficientes para que não haja 
desperdício de tempo, que hoje é um recurso muito valioso. A visão dos objetivos e as metas a serem 
alcançadas na Educação Corporativa devem ser sempre compartilhadas. 
A importância da Gestão do Conhecimento 
 
A gestão do conhecimento favorece a organização por meio da sua própria sabedoria adquirida a 
partir de conhecimento colhido diretamente do ambiente externo, como experiência de concorrentes, 
inovações tecnológicas, influências, culturais, etc. 
Essa gestão se preocupa com as condições organizacionais, como localização, geração e 
compartilhamento de conhecimento, entre outras. 
CONCEITOS 
 
12 WWW.DOMINACONCURSOS.COM.BR 
Também amplia a vantagem competitiva, reduz custos com planejamento e desenvolvimento gerando 
novos modelos de negócio, melhor aproveitamento e desenvolvimento do capital intelectual da 
empresa. 
Além disso, a gestão do conhecimento aumenta a capacidade da organização, refletindo sobre o 
desempenho atual. 
Este tipo de modalidade de gestão facilita o controle e o acesso às informações relevantes num 
processo de trabalho e a administração de seus meios. O conhecimento parte de uma informação, 
pesquisa, experiência e produz impactos positivos ou negativos na sociedade e em determinada 
organização, dependendo de como esse conhecimento é filtrado, analisado e gerido. 
O contexto central da gestão do conhecimento nas organizações, e consequentemente na educação 
corporativa, é de aproveitar os recursos já existentes para serem empregados de maneiras práticas. 
Há de um lado, funcionários com objetivos comuns no aprendizado, e de outro, empresários visando 
lucro junto ao crescimento da empresa, visto que este tipo de investimento tem grandes 
possibilidades de trazer retornos satisfatórios e vantagens competitivas. 
Empresas que utilizam esta ótica de renovação contínua de seus funcionários, os capacitando, sem 
dúvidas terão maior possibilidade de reter os seus talentos internos. 
Uma das melhores formas de incorporar esta modalidade é a adoção de uma plataforma EAD 
(educação a distância), onde é possível criar cursos online, fazer a gestão de alunos e cursos e 
vendê-los através de uma página de vendas. 
A Edools oferece uma plataforma EAD completa e intuitiva, com personalização de acordo com as 
necessidades de sua empresa, ideal a educação corporativa ser trabalhada. 
Se você deseja trabalhar a educação corporativa de forma eficienteem sua empresa, fale com um de 
nossos especialistas! 
Espero que este artigo tenha sido útil para você que deseja implantar este tipo de modalidade e não 
sabe por onde começar ou, para quem já usa, saber como melhorar ainda mais. 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________ 
_________________________________________________________________________________