Questão Agente Administrativo

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Passagem do Arquivo Corrente para o Arquivo 
Intermediário = Transferência. 
Passagem do Arquivo Corrente ou Intermediário 
para o Arquivo Permanente = Recolhimento.
A gestão de documentos concentra-se nas fases 
Corrente e Intermediária.
Para algumas bancas como CESPE: A gestão de 
documentos ocorre nas 3 fases.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos 
públicos informações de seu interesse particular 
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em docu-
mentos de arquivos, que serão prestadas no prazo 
da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas 
aquelas cujos sigilo seja imprescindível à seguran-
ça da sociedade e do Estado, bem como à inviolabi-
lidade da intimidade, da vida privada, da honra e 
da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consul-
ta aos documentos públicos na forma desta Lei.
Ou seja, o Poder Público deverá liberar a consulta 
dos documentos públicos.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização 
pelo dano material ou moral decorrente da viola-
ção do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e 
administrativa.
Se alguém divulgar um documento sigiloso, ele 
deverá ser punido nas três instâncias, se necessário e 
de forma acumulada.
Voltemos a essa lei fundamental para o seu 
concurso!
Capítulo II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício 
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito 
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal 
em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de docu-
mentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarrega-
das da gestão de serviços públicos no exercício de 
suas atividades.
Importante!
Documentos públicos são aqueles produzidos ou 
recebidos, no exercício de suas atividades, por: 
z Órgãos públicos (federais, estaduais, do DF e 
municipais).
z Entidades privadas encarregadas de serviços 
públicos.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públi-
cas e de caráter público implica o recolhimento de 
sua documentação à instituição arquivística públi-
ca ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados 
como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles 
em curso ou que, mesmo sem movimentação, cons-
tituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários 
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e infor-
mativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos 
por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização da instituição 
arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis.
Segundo o DBTA (2005), imprescritível é “princípio 
pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os 
arquivos públicos, sem limitação de tempo, por serem 
estes considerados bens públicos inalienáveis”. Segun-
do o DBTA (2005), inalienável é “princípio pelo qual é 
impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros”.
Continuando a Lei de Arquivos!
Capítulo III
Dos Arquivos Privados
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os con-
juntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades.
Ou seja, todos os documentos que não são 
produzidos por órgãos públicos ou instituições que 
tenham relações com órgãos públicos são PRIVADOS.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identifica-
dos pelo Poder Público como de interesse público e 
social, desde que sejam considerados como conjun-
tos de fontes relevantes para a história e desenvol-
vimento científico nacional.
A identificação de um arquivo privado como de 
interesse público e social pode ser feito pelo Presiden-
te da República e por ato do Ministro de Estado da Jus-
tiça e Segurança Pública.
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social não poderão ser alienados 
com dispersão ou perda da unidade documental, 
nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o 
Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos pri-
vados identificados como de interesse público e 
social poderá ser franqueado mediante autoriza-
ção de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderão ser depositados a 
título revogável, ou doados a instituições arquivís-
ticas públicas.
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades 
religiosas produzidos anteriormente à vigência do 
Código Civil ficam identificados como de interesse 
público e social.
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 Vamos ler mais um pouco?
Capítulo IV
Da Organização e Administração de Institui-
ções Arquivísticas Públicas
Art. 17 A administração da documentação públi-
ca ou de caráter público COMPETE às instituições 
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Fede-
ral e municipais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os 
do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legis-
lativo e do Poder Judiciário. São considerados, tam-
bém, do Poder Executivo os arquivos do Ministério 
da Marinha, do Ministério das Relações Exterio-
res, do Ministério do Exército e do Ministério da 
Aeronáutica.
Arquivos Federais
 z Arquivo Nacional
 z Poder Executivo Federal (Ex: Presidência da 
República)
 z Poder Legislativo Federal (Ex: Senado Federal)
 z Poder Judiciário Federal (Ex: STF)
Portanto, se o seu concurso é federal (PRF, PF, 
IBAMA), os arquivos da sua instituição são arquivos 
federais.
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder 
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arqui-
vo do Poder Judiciário.
Arquivos Estaduais
 z Poder Executivo Estadual (Ex: Secretaria de Assis-
tência Social do Maranhão)
 z Poder Legislativo Estadual (Ex: Câmara Legislativa 
da Bahia)
 z Poder Judiciário Estadual (Ex: Defensoria Pública 
do Rio Grande do Norte)
Portanto, se o seu concurso é estadual, os arquivos 
da sua instituição são estaduais.
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do 
Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário.
O Distrito Federal possui arquivos distritais e NÃO 
estaduais!
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder 
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
Arquivos Municipais
 z Poder Executivo Municipal (Ex: Prefeitura de São 
Luís - MA)
 z Poder Legislativo Municipal (Ex: Câmara de Mauá -SP)
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organi-
zados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e rece-
bidos pelo poder executivo federal, bem como pre-
servar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda, e acompanhar e implementar a política 
nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas 
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais.
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal 
no exercício das suas funções, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos pro-
duzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no 
exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriun-
dos de cartórios e secretarias, bem como preservar e 
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
O Arquivo Nacional só deveresguardar os docu-
mentos do Executivo Federal. Por exemplo, se você 
vai fazer o concurso da PG/DF, ele não será resguar-
dado pelo Arquivo Nacional, porque é não um órgão 
federal e nem no Executivo! “Art. 18 - Compete ao 
Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos docu-
mentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo 
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda, e acompanhar e imple-
mentar a política nacional de arquivos”.
Os Poderes Judiciário e Legislativo são responsáveis 
pela sua própria gestão e recolhimento.
Art. 21 Legislação estadual, do Distrito Federal e 
municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, 
bem como a gestão e o acesso aos documentos, 
observado o disposto na Constituição Federal e 
nesta Lei.
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (CESPE-CEBRASPE – 2019) A eliminação de docu-
mentos acumulados por instituições públicas deve-
rá ser realizada mediante autorização da secretaria 
de justiça, no âmbito federal, ou de seu similar, nos 
estados.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
“Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e 
municipal definirá os critérios de organização e vin-
culação dos arquivos estaduais e municipais, bem 
como a gestão e o acesso aos documentos, observado 
o disposto na Constituição Federal e nesta Lei”. Cada 
esfera vai decidir como realizar os processos de ges-
tão, dentre eles, a eliminação. Resposta: Errado.
2. (CESPE-CEBRASPE – 2019) Compete ao Arquivo 
Nacional resguardar os documentos oriundos das ati-
vidades exercidas pelo Tribunal de Justiça do Estado 
do Amazonas.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
O Arquivo Nacional só resguarda documentos do 
Executivo Federal. Resposta: Errado.
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DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil 
e administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de 
valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social.
Se alguém rasgar ou roubar um documento per-
manente, por exemplo, ele será processado nas três 
instâncias e as penas podem se acumular.
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arqui-
vos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacio-
nal, que definirá a política nacional de arquivos, 
como órgão central de um Sistema Nacional de 
Arquivos (SINAR).
O CONARQ definirá a política nacional de Arquivos 
e será o órgão central do SINAR.
O CONARQ é vinculado ao Arquivo Nacional.
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será pre-
sidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e 
integrado por representantes de instituições arqui-
vísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conse-
lho criado neste artigo serão estabelecidos em 
regulamento.
O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO 
E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS
Nós já vimos o que são os arquivos correntes e 
intermediários. Para relembrar:
Arquivos Correntes (1ª idade): “conjunto de docu-
mentos, em tramitação ou não, que, por seu valor pri-
mário, é objeto de consulta frequente pelo órgão ou 
entidade que o produziu e ao qual compete sua admi-
nistração” (CONARQ, 2019).
Arquivos Intermediários: (2ª idade): “é o conjun-
to de documentos originários de arquivos correntes 
com uso pouco frequente pelo órgão ou entidade que 
o produziu e que aguarda destinação final” (CONARQ, 
2019).
Agora vamos aprofundar algumas características 
de cada uma dessas idades.
Arquivos Correntes
 z Todos os Documentos passam pelos arquivos 
correntes.
 z Os documentos que formam os arquivos correntes 
podem ser encontrados em todas as unidades ou 
todos os setores de trabalho de uma organização 
e são caracterizados pela possibilidade de terem 
valor administrativo, técnico ou legal.
 z Documentos correntes possuem valor primário 
em seu nível máximo.
 z Para ser considerado corrente, um documento 
deve ter uma possibilidade de uso alta.
 z O acesso aos documentos do arquivo corrente é 
restrito aos acumuladores.
 z O apoio às atividades cotidianas é a justificativa 
para a conservação dos documentos correntes.
 z Nos arquivos correntes que se realizam as ativida-
des de PROTOCOLO.
Arquivos Intermediários
 z Os documentos NÃO passam obrigatoriamente 
pelos arquivos intermediários.
 z A diminuição do valor primário dos documentos 
indica a necessidade da transferência dos docu-
mentos correntes aos arquivos intermediários.
 z Arquivo intermediário é o conjunto de documen-
tos originários de arquivos correntes, com uso 
pouco frequente, que aguarda sua destinação final 
em depósito de armazenamento temporário, é 
uma guarda temporária.
 z O arquivo intermediário pode ser dividido em 
duas fases: uma em que os documentos ficam pró-
ximos do usuário direto, e outra em que eles ficam 
mais distantes do usuário, considerando-se maior 
ou menor possibilidade de uso desses documentos.
 z O arquivo intermediário, que constitui um dos 
principais elementos do programa de gestão de 
documentos, foi concebido para armazenar uma 
grande quantidade de documentos com um baixo 
custo.
 z A organização de documentos transferidos a 
arquivos intermediários NÃO pode ser modificada 
sem o consentimento de quem os acumulou.
 z Para a transferência de documentos ao arquivo 
intermediário, o prazo de guarda e a destinação 
final definidos na tabela de temporalidade são 
imprescindíveis.
 z A principal motivação para a criação da idade 
intermediária de arquivos foi a econômica.
 z São objetivos do arquivo intermediário: evitar a 
manutenção de documentos por um longo perío-
do nos setores de trabalho e o recolhimento pre-
maturo de documentos ao arquivo permanente, 
garantir a redução dos custos de conservação de 
documentos e potencializar o acesso à informação.
 z O acesso aos documentos é restrito aos acumula-
dores ou às pessoas autorizadas.
 z A justificativa para sua conservação está em razões 
administrativas, técnicas, legais ou fiscais.
Agora que destrinchamos as características dos 
arquivos correntes e intermediários, a tabela abaixo 
vai te ajudar a perceber as diferenças entre esses dois.
Correntes 
(administrativa, 
de gestão, ativo)
Intermediários 
(limbo, purgatório, 
semiativo, 
pré-arquivos)
FREQUÊNCIA DE 
USO
Frequentemente 
consultados;
Raramente 
consultados;
VIGÊNCIA Documentos 
vigentes;
Final de vigência; 
documentos que 
aguardam prazos 
longos de prescrição 
ou precaução; 
aguardam a 
destinação final:
eliminação ou guarda 
permanente;
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VALOR Imediato ou 
primário Imediato ou primário
ACESSO 
Restrito ao 
organismo 
produtor
Restrito aos 
acumuladores ou às 
pessoas autorizadas.
LOCAL 
DE 
ARQUIVAMENTO
Próximo ao 
produtor 
(descentralizado)
Pode ser dividido 
em duas fases: 
uma em que os 
documentos ficam 
próximos do usuário 
direto, e outra em 
que eles ficam mais 
distantes do usuário, 
considerando-se 
maior ou menor 
possibilidade 
de uso desses 
documentos. Mas 
em geral, ele está 
distante do produtor 
(centralizado).
GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de documentos é conteúdo essencial para 
a compreensão de assuntos futuros e sempre cai nas 
questões de Arquivologia dos concursos. Segundo o 
CONARQ (2019), a gestão de documentos “implica em 
acompanhar todo o ciclo vital dos documentos pro-
duzidos por um órgão ou entidade no desempenho de 
suas funções e atividades, determinando aqueles que 
devem ser conservados em caráter permanente e os 
que devem ser eliminados a curto, médio e longo pra-
zo, resultando em eficiência e economia de tempo e 
espaço, na racional utilização de recursos humanos, 
materiais e financeiros e na redução da massa docu-
mental produzida. Sua execução exige planejamento, 
organização, coordenação e controle de pessoal, espa-
ço físico, equipamentos, instalações, material e recur-
sos financeiros”.
Segundo a Lei 8.159/91, a gestão de documentos é 
“o conjunto de procedimentos e operações referentes 
à sua produção, tramitação,uso, avaliação e arqui-
vamento em fase corrente e intermediária, visan-
do a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente”.
De acordo com o Dicionário de Terminologia 
Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, 
a gestão de documentos é “um aspecto da administra-
ção geral relacionado com a busca de economia e efi-
cácia na produção, manutenção, uso e destinação final 
dos documentos”.
Segundo Bernardes (1998), a gestão de documen-
tos é o “conjunto de medidas e rotinas que garante o 
efetivo controle de todos os documentos de qualquer 
idade desde sua produção até sua destinação final (eli-
minação ou guarda permanente), com vistas à racio-
nalização e eficiência administrativas, bem como à 
preservação do patrimônio documental de interesse 
histórico-cultural”.
Podemos observar as principais características da 
gestão de documentos através desses conceitos:
 z A gestão de documentos acompanha o ciclo vital 
dos documentos (1ª, 2ª e 3ª idade), mas se concen-
tra nas fases corrente e intermediária.
 z Ela busca a racionalização do uso de recursos, eco-
nomia, eficiência e eficácia administrativa, preser-
vação da memória.
 z As ações compreendidas pela gestão de documen-
tos incluem a definição da política arquivística, 
que tem por objetivo produzir, manter e preservar 
documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e 
compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções 
e atividades.
 z A eficácia de um programa de gestão de documen-
tos depende da adoção de métodos de classifica-
ção e de avaliação (vamos aprofundar isso logo 
à frente), com a aplicação de códigos de classifica-
ção e de tabelas de temporalidade e destinação de 
documentos de arquivo, além da implantação de 
sistemas de arquivos.
 z O programa de gestão de documentos deve ter 
como base uma política arquivística e a designa-
ção de responsabilidades, além de estar alinhado 
com a missão institucional e a legislação arquivís-
tica em vigor.
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (VUNESP – 2020) Conjunto de procedimentos e ope-
rações técnicas referentes a produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento de documentos arqui-
vísticos em fase corrente e intermediária, visando a 
sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
nente. Trata-se da definição de
a) preservação e conservação de documentos.
b) ciclo vital dos documentos.
c) sistema de gestão arquivística de documentos.
d) gestão de documentos de arquivo.
e) classificação quanto ao grau de sigilo.
A questão usou o conceito da Lei 8.159/91, “o con-
junto de procedimentos e operações referentes à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-
vamento em fase corrente e intermediária, visando 
a sua eliminação ou recolhimento para guarda per-
manente”. Resposta: Letra D. 
2. (CESPE-CEBRASPE – 2013) A gestão de documentos 
refere-se a uma área da administração geral relaciona-
da com a busca de economia e eficácia na produção, 
manutenção, uso e destinação final de documentos.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
A questão usou o conceito da CIA, “um aspecto da 
administração geral relacionado com a busca de 
economia e eficácia na produção, manutenção, uso e 
destinação final dos documentos”. Resposta: Certo. 
A gestão de documentos divide-se em 3 fases, a PUD:
Produção: “produção dos documentos em razão da 
execução das atividades de um órgão ou entidade. Nes-
ta fase deve-se otimizar a produção dos documentos, 
evitando produzir aqueles que não sejam essenciais, 
diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, 
armazenado e eliminado, e garantindo, assim, o uso 
adequado dos recursos de tecnologia da informação 
(reprografia e automação)” (CONARQ, 2019). Nela, rea-
lizam-se as seguintes atividades: